Procesos del Pmbok

Grupo del Proceso de Iniciacin

Fuentes:

Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition,

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth Edition

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

1

Objetivos de Aprendizaje

Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciacin

Exponer criterios para abordar un proyecto

Explicar la importancia del Acta de constitucin del proyecto para iniciarlo formalmente

Explicar la importancia de identificar a los interesados

Grupo proceso iniciacin reas de conocimiento

Grupo proceso iniciacin - Qu hacer?

Seleccionar el director del proyecto

Determinar la cultura de la compaa y los sistemas existentes

Recolectar los procesos, procedimientos e informacin histrica

Dividir los proyectos grandes en fases

Entender el caso de negocio*

Identificar los requisitos, supuestos, riesgos y restricciones iniciales, y los acuerdos existentes

Evaluar el proyecto y la viabilidad del producto dentro de las restricciones dadas

Crear objetivos medibles

Desarrollar el acta de constitucin del proyecto

Identificar a los interesados y determinar sus expectativas, su influencia y su impacto

* Caso de Negocio segn el PMBoK "Documento que proporciona la informacin necesaria, desde una perspectiva comercial, para determinar si el proyecto vale o no la inversin requerida. Normalmente la necesidad comercial y el anlisis coste-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto. En el caso de proyectos externos, la organizacin solicitante o el cliente pueden elaborar el caso de negocio. El caso de Negocio responder a una o ms de las siguientes razones: demanda del mercado, necesidad comercial, solicitud de un cliente (que es el que financia), adelantos tecnolgicos, requisitos legales, impactos ecolgicos o necesidades sociales."

Grupo del proceso de Iniciacin

Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio

Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como por ejemplo, el caso de negocio

Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto

El objetivo principal: formalizar la seleccin e inicio de los proyectos

Salidas importantes:

Asignar el gerente de proyecto

Realizar un caso de negocio

Elaborar el Acta de constitucin del proyecto, firmada

Identificar los interesados

Iniciar un proyecto - Qu se necesita conocer?

El caso de negocio para el proyecto

La descripcin del producto o el enunciado del trabajo del proyecto donde se detallen los requisitos del producto conocidos hasta el momento; en otras palabras, qu se supone que debe hacer el proyecto?

Cmo el proyecto se adapta o apoya el plan estratgico de la compaa

Una lista de los probables interesados

Las restricciones conocidas (por ejemplo, cronograma, presupuesto o recursos impuestos) y los supuestos

Los acuerdos pertinentes, incluidos los contratos, si el trabajo se realizar en virtud de un contrato

Estndares de la industria

Tendencias del mercado

El sistema de control de cambios de la compaa

Iniciar un proyecto - Qu se necesita conocer?

Los procesos y procedimientos definidos para el modo de funcionamiento de la compaa

Relaciones previas con el patrocinador del proyecto, interesados probables y posibles miembros del equipo

Plantillas de los proyectos anteriores

EDT histricas

Estimaciones histricas

Lecciones aprendidas de los proyectos anteriores

Qu ocurre con la empresa actualmente, cules son los proyectos principales y cul podra llegar a ser el impacto potencial de las iniciativas actuales y planificadas en este proyecto

Comprender el futuro de la compaa

Comprender la cultura de la compaa

Una lista de las personas que podran ser buen,os miembros del equipo

Mtodos de seleccin de proyectos

Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos

Mtodos para seleccionar proyectos:

Centrarse en las necesidades generales de la organizacin

Categorizar los proyectos

Calcular el valor presente neto u otros anlisis financieros

Utilizar un modelo de calificacin ponderada

Implementar un tablero de control balanceado*

* Balanced scorecard

Enfocarse en las necesidades generales de la organizacin

A menudo es difcil dar una justificacin slida para muchos proyectos, pero todos estn de acuerdo en que tienen un alto valor

Tres criterios importantes para los proyectos:

Existe una necesidad del proyecto

Hay fondos disponibles

Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga xito

Clasificacin de proyectos

Por tema de ocupacin

Un problema

Una oportunidad

Una directiva

Por tiempo para realizarlo

Por necesidades

Por prioridad

Procesos para Seleccin de Proyectos

Mtodos Matemticos

Lineal

No lineal

Dinmico

Algoritmos

Medida de beneficios

Contribucin de beneficios

Acercamientos comparativos

Modelos Econmicos

Anlisis Financieros

Valor Presente Neto VPN*

Retorno de la inversin ROI**

Anlisis de Retorno***

Tasa Interna de Retorno IRR

Relacin costo beneficio

Costo de oportunidad

* NPV: Net present value

** ROI: Return on investment

*** Payback analysis

Anlisis del valor presente neto

El VPN es un mtodo de clculo de la ganancia esperada neta o la prdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y salidas de capital esperados

Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor econmico es un criterio clave

Entre ms alto el VPN mejor

Ejemplo de Valor Presente Neto

Note que los totales son iguales pero no los VPN debido al valor del dinero en el tiempo

Tasa de descuento

Proyecto 1

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Beneficios

Costos

Flujo de capital

Proyecto 2

Ao 1

Ao 2

Ao 3

Ao 4

Ao 5

Beneficios

Costos

Flujo de capital

Ejemplo - VPN de JWD Consulting

Multiplicar

por el

factor de descuento

de cada

ao, luego tomar beneficios acumulados para calcular

el VPN

Nota: Consulte la plantilla llamada business_case_financials.xls

Tasa de descuento

Asumir que el proyecto se completa en el ao 0

Costos

Factor de descuento

Costos descontados

Beneficios

Factor de descuento

Beneficios descontados

Beneficios descontados - costos

Beneficios acumulables - costos

Retorno en ao 1

Clculo del VPN

Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la vida del proyecto y los productos que produce

Determinar la tasa de descuento (consulte con su organizacin en qu utilizarla)

Calcular el valor actual neto

Nota: Algunas organizaciones consideran el ao de inversin como el ao 0, mientras que otros comienzan en el ao 1; algunas personas ingresan los costos como nmeros negativos, mientras que otros no

Consultar con su organizacin sobre sus preferencias

Retorno sobre la inversin

Retorno sobre la inversin (ROI) se calcula restando los costos del proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos

ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) / costos descontados

Cuanto mayor es el retorno de la inversin, mejor

Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa mnima aceptable de retorno sobre la inversin en proyectos

Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calcular encontrando la tasa de descuento que iguala el VPN a cero

* IRR: Internal Rate of Return

Anlisis de Amortizacin

Otra consideracin financiera importante es el anlisis de amortizacin

El perodo de amortizacin es la cantidad de tiempo que se tardar en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero invertido en un proyecto

La amortizacin se produce cuando el beneficio neto acumulado de descuento es igual a los costos

Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de amortizacin relativamente corto

Grfica del Periodo de Amortizacin

Retorno

Ao

Retorno

Costos acumulables

Beneficios acumulables

Modelo de clasificacin ponderada

Un modelo de calificacin ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemtico de seleccin de proyectos basados en muchos criterios

Identificar los criterios importantes para el proceso de seleccin de proyectos

Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100%

Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto

Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado

Cuanto ms alto el puntaje ponderado, mejor

Ejemplo de modelo de clasificacin ponderada para la seleccion de un proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Promedio ponderado por proyecto

Cuadro de mando Integral*

Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial

Balanced scorecard*:

Es una metodologa que convierte los valores de una organizacin, tales como el servicio al cliente, innovacin, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de mtricas definidas

* Balanced Scorecard

Ver www.balancedscorecard.org

Ejemplo de Balanced Scorecard

Defense Finance and Accounting Service, DFAS Strategic Plan, Nov 2001

(http://balancedscorecard.org/files/DFAS-strategic-plan.pdf ), p. 13.

Misin: Proveer servicios financieros responsables y profesionales para las personas que defienden Amrica

Visin: El mejor valor para nuestros clientes

Proveedor de servicios financieros de clase mundial

Socio financiero confiable e innovador

Una organizacin, una identidad

Entorno de trabajo progresivo

Metas

Satisfacer completamente los requerimientos del cliente y resolver rpidamente los problemas para ofrecer un mejor servicio

Usar mtricas de desempeo para manejar las buenas practicas y tener resultados de alta calidad

Optimizar la mezcla de la fuerza de trabajo militar y civil

Establecer una relacin de consulta con lideres

Utilizar inteligencia de negocios para mejorar la toma de decisiones

Asegurarse que todos trabajan con la misma visin

Asegurar el aprendizaje continuo de la fuerza de trabajo

Crear la nueva generacin de liderazgo DFAS

PERSPECTIVA DEL CLIENTE

Mejorar la satisfaccin del cliente

PERSPECTIVA FINANCIERA

Reducir costos al cliente

Expandir el uso de fuentes competitivas

PERSPECTIVA INTERNA

Mejorar la calidad

Innovar

Ofrecer soluciones de sistema

PERSPECTIVA DE CRECIMIENTO Y APRENDIZAJE

Mejorar las competencias de los empleados

Incrementar la satisfaccin del empleado

Desarrollar el clima para la accin

Grupo de proceso vs rea de Conocimiento

reas de conocimientoGrupo del Proceso de Iniciacin4. Gestin de la integracin del proyecto4.1 Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5. Gestin del alcance del proyecto6. Gestin del Tiempo del proyecto7. Gestin de los costos del proyecto8. Gestin de la Calidad del proyecto9. Gestin de los Recursos Humanos del proyecto10. Gestin de las Comunicaciones del proyecto10.1 Identificar a los Interesados11. Gestin de los Riesgos del proyecto12. Gestin de las adquisiciones del proyecto

23

Grupo del proceso de Iniciacin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de Conocimiento

Procesos de Gestin de la Integracin del proyecto

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto: Trabajar con los interesados en el proyecto para realizar el documento: Acta de constitucin del proyecto.

Elaborar una declaracin preliminar del alcance del proyecto : trabajar con los Interesados, especialmente los usuarios de los productos, servicios o resultados, para desarrollar los requerimientos de alto nivel y crear una declaracin preliminar del alcance

25

Acta de constitucin del proyecto

Despus de decidir en qu proyecto se va a trabajar, hay que hacrselo saber a la organizacin

Un Acta de constitucin del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto y provee direccin a los objetivos y la gestin

Elaborar el Acta de constitucin del proyecto con los interesados

El Acta de constitucin debe estar firmada por los Interesados

All se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intencin del proyecto

salida clave: un documento firmado

Acta de constitucin del proyecto

Puntos tpicos a tratar:

Objetivo del proyecto

Alcance del proyecto

Estructura de tareas

Metodologa de Implementacin

Gerente del proyecto

Equipo del proyecto

Hitos o Entregables del Proyecto

Procedimientos de entregas

Criterios de aceptacin

Riesgos identificados

Factores de xito

Solucin de conflictos

27

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5.1Planificar la gestin del alcance5.2Recopilar Requisitos5.3Definir el Alcance6.1Planificar la gestin del cronograma7.1Panificar la gestin de costos11.1Planificar la Gestin de Riesgos13.1Identificar a los InteresadosIniciador del Proyecto/ PatrocinadorEmpresa/Organizacin4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Gestin de la Integracin del Proyecto

Acuerdos

Caso de negocio

Enunciado del Trabajo del proyecto

Activos de procesos de la organizacin

Factores ambientales de la Empresa

Acta de constitucin

Develop Project Charter

4.2Develop Project Management Plan5.1Plan Scope Management5.2Collect requirements5.3Define scope6.1Plan Schedule Management7.1Plan Cost Management11.1Plan Risk Management13.1Identify stakeholdersProject Initiator/ SponsorEnterprise/Organization4.1Develop Project Charter

Project Integration Management

Agreements

Business case

Project statement of work

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

Project charter

Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin

Pertenece al rea de conocimiento Gestin de la Integracin del proyecto

EntradasEnunciado del Trabajo del ProyectoCaso de NegocioAcuerdosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosTcnicas de facilitacinSalidasActa de Constitucin del Proyecto

Develop Project Charter

InputsProject statement of workBusiness caseAgreementsEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsTools & TechniquesExpert judgmentFacilitation techniquesOutputsProject charter

Factores ambientales de la Empresa

Estructura y cultura de la organizacin

Normas de la Industria

Leyes y/o normas Gubernamentales

Infraestructura

Recursos humanos existentes

Administracin de personal

Sistemas de autorizacin de trabajo de la compaa

Condiciones del mercado

Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados)

Clima poltico

Canales de comunicacin

Bases de datos comerciales

Cultura Organizacional

Cultura objetiva:

Se caracteriza por su historia, fundadores, hroes

Cultura Subjetiva:

Supuestos compartidos: como pensamos aqu .

Valores compartidos: en que creemos aqu.

Significados compartidos: como interpretamos las cosas.

Entendidos compartidos: como se hacen las cosas aqu.

Imagen corporativa compartida: como nos ven.

Algunos Tipos de cultura

Academia:

profesionales recin graduados, los preparan para asumir puestos especializados.

Club:

Lealtad y compromiso, la antigedad es la clave. La edad y la experiencia cuentan.

Innovadores y tomadores de riesgo

Grandes incentivos por la creatividad y resultados

Fortaleza:

Compaas que lucha por sobrevivir.

Con poca seguridad

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Activos de los Procesos de la Organizacin

Procesos

Procedimientos

Instructivos

Plantillas

Formatos

Bases de datos corporativas de conocimiento

Bases de datos comerciales

Cmo hacer las cosas

Normas

Polticas

Qu instrumentos utilizar

...

Riesgos

Lecciones aprendidas

Registros

Documentos

Informes de resultados

Horas de trabajo

Costos incurridos

Archivos de proyectos

Informacin histrica

Medicin de procesos

Lneas base (alcance, costo, )

Cronogramas

Calendarios

Diagramas

Presupuestos

Datos financieras

Dficits

Gestin de riesgos

Gestin de problemas

Gestin de configuracin

Gestin de Calidad

33

Acta de constitucin - Ejemplo

Ttulo del proyecto: Proyecto de actualizacin de tecnologas de informacinFecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalizacin proyectada: Diciembre 4, 2008Gerente de proyecto: Kim Nguyen, 691-2784, knguyen@course.comObjetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos estndares corporativos. Ver el documento adjunto de descripcin de los nuevos estndares. Las actualizaciones afectarn los servidores as como las redes corporativas. El presupuesto es de $1.000.000 para hardware y software y $500.000 para costos operacionales. EnfoqueActualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidadesCrear una estimacin de costos detallada del proyectoEmitir una solicitud de cotizacin para la compra de hardware y softwareUtilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realizacin del proyectoROLES Y RESPONSABILIDADESNAME ROL RESPONSABILIDADWalter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyectoMike Zwack CIO Supervisor del proyecto, eleccin de personalKim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyectoJeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor KimNancy Reynolds VP RH Seleccin de personal , generar Memos FirmasComentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba)El proyecto estar terminado en 10 meses Mike Zwack, CIOAsumimos que el grupo de trabajo estar siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades debern realizarse en horas extralaborales. Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI

Acta de constitucin - Ejemplo de Plantilla

Ttulo y descripcin del proyecto

Qu es el proyecto?

Director del proyecto asignado y nivel de autoridad

A quin se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto, y puede determinar, gestionar y aprobar cambios al presupuesto, cronograma, personal, etc.?

Caso de negocio

Por qu se est realizando el proyecto? Sobre qu base financiera u otra base se puede justificar que se lleve a cabo este proyecto? Describe el propsito y la justificacin del proyecto.

Recursos pre-asignados

Cuntos o de cules recursos se va a disponer para el proyecto?

Interesados

Quines afectarn o sern afectados por el proyecto [influir en el proyecto} hasta la fecha?

Requisitos conocidos de los interesados

Requisitos relacionados con el alcance, tanto del proyecto como del producto

Descripcin del producto/entregables

Qu entregables especficos del producto se desean y cul ser el resultado final del proyecto?

Supuestos

Qu se considera verdadero o confiable en la situacin? De qu creemos que se trata la situacin pero no tenemos suficientes pruebas o datos?

Restricciones

Qu factores pueden limitar nuestra capacidad de cumplir? Dentro de qu lmites o parmetros tendr que funcionar el proyecto?

Objetivos medibles del proyecto

Cmo se ajusta el proyecto a las metas estratgicas de la organizacin? Qu objetivos del proyecto apoyan a estas metas? Los objetivos deben ser medibles y dependern de la prioridad definida de las restricciones del proyecto.

Resumen del cronograma de hitos

Resumen del presupuesto

Requisitos de aprobacin del proyecto

Qu elementos necesitan ser aprobados para el proyecto y quin los aprobar? Qu determina el xito?

Riesgos de alto nivel del proyecto

Amenazas y oportunidades potenciales para el proyecto

Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto

Firmas

Identificar a los Interesados

Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)

Anlisis de los Interesados

Se recopila y analiza informacin cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados

Identificar a los potenciales interesados relevantes

Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje

Matriz de poder/inters

Matriz de poder/influencia

Matriz de influencia/impacto

Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad

Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente

Conocer las razones de su oposicin

Elaborar un plan de tratamiento

Para los implicados del equipo de trabajo

Elaborar plan de tratamiento

Anlisis de los interesados en el proyecto

El anlisis de los Interesados es un documento que brinda informacin importante sobre:

Las organizaciones y nombres de los interesados

Funciones de los interesados en el proyecto

Hechos nicos sobre los interesados

Nivel de influencia e inters de los interesados en el proyecto

Sugerencias para la gestin de las relaciones con los interesados

Ejemplo de anlisis de interesados del proyecto (Stakeholders)

Interesados clavesdel proyectoAhmed SusanOrganizacinDireccin internaEquipo del proyectorolPatrocinador y uno de los fundadores de la compaaExperto en secuenciacin del ADNFactores nicosTranquilo, enfocado en el negocioPHD en biologa, fcil trabajar con ellaNivel de intersMuy altoMuy altoNivel de influenciaMuy altoExperta en la materiaSugerencias en el manejo de las relacionesMantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rpidoPuede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones

Registro de Interesados

Documento donde se identifica a los interesados.

Contenido:

Informacin de identificacin

Nombre

Puesto en la organizacin

Ubicacin

Rol

Datos de contacto

Informacin de evaluacin

Principales requisitos

Principales expectativas

Expectativas

Influencia potencial

Fase en el Ciclo de vida donde el inters es mayor

Clasificacin de los interesados

Interno/Externo

Partidario/Neutral/Opositor

Matriz de anlisis de los interesados

InteresadoInters(es) en el ProyectoEvaluacin de impactoEstrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir ObstculosInteresadoUbicacinObservacionesRiesgoPlanActividadRolResponsabilidadSeguimientoFechaObservacinAccinResponsableEstado

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Estrategia de gestin de los interesados

Matriz de Poder / Inters

Identificar a los Interesados

4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto5.2Recopilar Requisitos8.1Planificar la gestin de la Calidad10.1Planificar la gestin de las Comunicaciones11.1Planificar la Gestin de Riesgos11.2Identificar Riesgos12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones13.1Identificar a los Interesados13.2Planificar la Gestin de los Interesados

Gestin de los Interesados del Proyecto

Activos de procesos de la organizacin

Factores ambientales de la Empresa

Acta de constitucin

Registro de interesados

Documentos de adquisiciones

Empresa/Organizacin

Registro de interesados

Project Stakeholder Management

4.1Develop Project Charter5.2Collect requirements8.1Plan Quality Management10.1Plan Communications Management11.1Plan Risk Management11.2Identify Risks12.1Plan procurement Management12.1Plan procurement Management13.1Identify stakeholders13.2Plan Stakeholder Management

Project Stakeholder Management

Organizational process assets

Enterprise environmental factors

Project charter

Stakeholder register

Procurement documents

Enterprise/Organization

Stakeholder register

Identificar a los Interesados

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Iniciacin

Pertenece al rea de conocimiento Gestin de los Interesados del proyecto

EntradasActa de Constitucin del ProyectoDocumentos de AdquisicinFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasRegistro de InteresadosHerramientas y tcnicasAnlisis de los InteresadosJuicio de ExpertosReuniones

Identify stakeholders

InputsProject charterDocumentos de AcquisitionEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsStakeholder registerTools & TechniquesStakeholder analysisExpert judgmentMeetings

Links de Inters

Sobre los interesados

http://www.marcor.com.mx/index.php?option=com_content&task=view&id=35&Itemid=48

http://www.slideshare.net/jernestomejia/2-analisis-de-los-interesados-stakeholders

Inicio

http://www.nebrija.es/~jmaestro/LS5168/Slides_Iniciacion.pdf

http://www.burburaca.com/gestion-proyectos/11-gestion-de-integracion-de-proyectos.html

Identificar interesados

http://www.liderdeproyecto.com/articulos/identificar_stakeholders_por_que_molestarse_en_esto.html

Entradas1. Documentos de la Adquisicin2. Plan para la Direccin del Proyecto3. Contrato4. Informes de Desempeo5. Solicitudes de Cambio Aprobadas6. Informacin sobre el Desempeo del TrabajoHerramientas y tcnicas1. Sistema de Control de Cambios del Contrato2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones3. Inspecciones y Auditoras4. Informes de Desempeo5. Sistemas de Pago6. Administracin de Reclamaciones7. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Documentacin de la Adquisicin2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

204

102

0

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254

240

215

0

102

0

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255

204

0

0

153

-------------

204

236

255

CDIGO DE COLORES

La clave para el xito general del proyecto: Buena Gestin de la Integracin del proyecto

Los gerentes de proyecto deben coordinar todas las otras reas de conocimiento durante todo el ciclo de vida del proyecto

Muchos gerentes de proyectos nuevos tienen problemas para ver el "panorama general" y quieren centrarse en demasiados detalles

La Gestin de integracin de proyectos no es lo mismo que la integracin de software

Planeacin Estratgica y Seleccin del Proyecto

La planificacin estratgica consiste en determinar los objetivos a largo plazo, la prediccin de tendencias futuras, y la proyeccin de la necesidad de nuevos productos y servicios

Las organizaciones suelen realizar un anlisis FODA*

Anlisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Como parte de la planificacin estratgica, las organizaciones:

Identifican proyectos potenciales o posibles proyectos

Utilizan mtodos realistas para seleccionar en qu proyectos trabajar

Formalizan la iniciacin del proyecto mediante la elaboracin del Acta de constitucin del proyecto

* SWOT analysis: Analyzing Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

Grupo del Proceso de Planificacin

El objetivo principal de la planificacin del proyecto es orientar la ejecucin

Objetivos de Aprendizaje (contina)

Describir el proceso de monitoreo y control del trabajo

Comprender el proceso del control integrado de cambios, la planificacin y la gestin de los cambios en los proyectos y desarrollar y utilizar un sistema de control de cambios

Explicar la importancia de desarrollar y seguir buenos procedimientos para el cierre de los proyectos

Describir cmo el software puede ayudar en la gestin de integracin del proyecto

Objetivos de aprendizaje

Comprender la importancia de una buena comunicacin en los proyectos

Explicar los elementos de la planificacin de las comunicaciones del proyecto, incluyendo cmo crear un Plan de gestin de las comunicaciones y realizar un anlisis de las comunicaciones con los interesados

Describir varios mtodos para la distribucin de la informacin del proyecto; las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, ver la importancia de atender las necesidades individuales de comunicacin, y calcular el nmero de canales de comunicacin en un proyecto

Objetivos de aprendizaje (contina)

Comprender cmo los principales resultados de los informes de rendimiento ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del proyecto

Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones para las relaciones con los interesados y para resolver los problemas

Listar varios mtodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como la gestin de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilizando el correo electrnico y otras tecnologas de manera eficaz y el uso de plantillas

Describir cmo el software puede mejorar la gestin de las comunicaciones del proyecto

Tecnologas de la Informacin - Proceso de Planificacin

Planeacin

Estratgica

Anlisis del rea

de negocio

Planeacin del proyecto

Asignacin de recursos

Fases de la planeacin

Resultados producidos

Estrategias de vinculacin de tecnologas de informacin a la misin y visin de la empresa. Identificar las reas de negocio claves

Documentar los procesos del negocio que se pueden beneficiar de las TI

Definir proyectos potenciales

Definir el alcance del proyecto, beneficios y limitaciones

Seleccionar proyectos de TI, asignar recursos

Importancia de buenas comunicaciones

La mayor amenaza para muchos proyectos es la falta de comunicacin

Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos Comunicadores

Investigaciones muestran que los profesionales de TI debe ser capaces de comunicarse efectivamente para tener xito en sus posiciones

Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la promocin para profesionales de TI

Plan de gestin de las adquisiciones

Describe cmo sern gestionados los procesos de adquisicin, desde la elaboracin de documentacin para realizar compras externas hasta el cierre de las adquisiciones

El contenido vara en funcin de las necesidades del proyecto

Enunciado del trabajo (SOW*)

Enunciado del trabajo relativo a la Adquisicin (SOW)

Descripcin narrativa de los productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto

Define los artculos que se van a comprar o adquirir dentro del alcance del proyecto

Es un tipo de declaracin de alcance

Un buen SOW da a los participantes en una licitacin una mayor comprensin de las expectativas del comprador

* SOW Statement Of Work

Plantilla de SOW*

* SOW Statement Of Work

Planificar la contratacin

Implica la preparacin de varios documentos, necesarios para que los potenciales proveedores preparen sus respuestas y para establecer los criterios de evaluacin para la adjudicacin del contrato

Solicitud de propuesta (RFP Request For Proposals)

Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios

Una propuesta es un documento preparado por un proveedor cuando existen diferentes enfoques para satisfacer las necesidades del comprador

Solicitud de presupuesto (RFQ Requests For Quotes)

Se utiliza para solicitar presupuestos u ofertas de precio a posibles proveedores de productos o servicios comunes o estndar

La oferta, tambin llamada cotizacin, es un documento preparado por los proveedores proporcionando los precios de los artculos que ha definido el comprador

Plantilla de solicitud de propuesta

* RFP Request For Proposal

Solicitar respuestas de proveedores

Decidir:

A quin(es) invitar

Prepararles la documentacin pertinente

Qu se espera como respuesta

Propuestas

Ofertas

Las organizaciones pueden anunciar la adquisicin de bienes y servicios de varias maneras

Ir al proveedor preferido

Buscar varios proveedores potenciales

Publicar en medios que frecuenten los posibles proveedores

Invitar a una conferencia a los posibles oferentes (esto puede ayudar a aclarar las expectativas del comprador)

Seleccin de proveedores

Tambin se conoce como seleccin de fuente

Involucra:

Evaluar propuestas u ofertas de los proveedores

Escoger la mejor

Negociar el contrato (si hay lugar para ello)

Adjudicar el contrato

Criterios de seleccin de Proveedores

Se incluyen a menudo como parte de los documentos de solicitud de adquisiciones

En muchas oportunidades se limita al precio de compra

Otros criterios (lista parcial):

Comprensin de la necesidad

Costo total

Capacidad tcnica

Riesgo

Garanta

Capacidad financiera

Capacidad de produccin

Tamao y tipo de negocio

Desempeo pasado de los proveedores

Referencias

Derechos de propiedad intelectual

Derechos de propiedad exclusiva

Criterios de evaluacin de propuestas

Es importante establecer los criterios de evaluacin, y las preferencias, antes de hacer una solicitud formal de Solicitud de propuesta o Solicitud de presupuesto (RFP o RFQ)

Se debe tener mucho cuidado con las propuestas que se ven bien en el papel

No hay que olvidar evaluar ciertos factores, tales como el rendimiento en el pasado y el enfoque de la gestin

Se puede pedir/exigir una presentacin tcnica, como parte de una propuesta

Ejemplo de hoja de evaluacin de propuestas

Propuesta 1Propuesta 2Propuesta 3CriterioPesoEvaluacinPuntajeEvaluacinPuntajeEvaluacinPuntajeEnfoque tcnico30%Enfoque a la gestin30%Rendimiento pasado20%Precio20%Total100%

Planificar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin

Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Lnea Base del Alcance2. Documentacin de Requisitos3. Acuerdos para Trabajar en Equipo4. Registro de Riesgos5. Acuerdos Contractuales Relacionados con los Riesgos6. Requisitos de Recursos de la Actividad7. Cronograma del Proyecto8. Estimaciones de Costos de las Actividades9. Lnea Base del Desempeo de Costos10. Factores Ambientales de la Empresa11. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Anlisis de Hacer o Comprar2. Juicio de Expertos3. Tipos de ContratoSalidas1. Plan de Gestin de las Adquisiciones2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisicin3. Decisiones de Hacer o Comprar4. Documentos de la Adquisicin5. Criterios de Seleccin de Proveedores6. Solicitudes de Cambio

Proceso de seleccin de proveedores

Usualmente las organizaciones hacen una evaluacin inicial de propuestas y despus crean una lista ms corta de proveedores potenciales para su futura evaluacin

Los proveedores en la lista corta usualmente realizan una oferta final (BAFO Best And Final Offer)

La salida final es un contrato firmado por el comprador y el proveedor(es) seleccionado(s)

Efectuar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Ejecucin

Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Plan para la Direccin del Proyecto2. Documentos de la Adquisicin3. Criterios de Seleccin de Proveedores4. Lista de Vendedores Calificados5. Propuestas de los Vendedores6. Documentos del Proyecto7. Decisiones de Hacer o Comprar8. Acuerdos para Trabajar en Equipo9. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Conferencias de Oferentes2. Tcnicas de Evaluacin de Propuestas3. Estimaciones Independientes4. Juicio de Expertos5. Publicidad6. Bsqueda en Internet7. Negociacin de AdquisicionesSalidas1. Vendedores Seleccionados2. Adjudicacin del Contrato de Adquisicin3. Calendarios de Recursos4. Solicitudes de Cambio5. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto6. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Administrar el contrato

Para asegurar que el desempeo del proveedores cumple con los requisitos contractuales

Los contratos son relaciones jurdicas, por lo que es importante que los profesionales del derecho y la contratacin se involucren en la realizacin y la administracin de los contratos

Sugerencias para el control de cambios en contratos

Los cambios en cualquier parte del proyecto deben ser revisados, aprobados y documentados por las mismas personas y de la misma manera que fue aprobada la parte original del plan

La evaluacin de cualquier cambio debe incluir un anlisis de impacto, cmo el cambio va a afectar el alcance, tiempo, costo y calidad de los productos o servicios que se prestan?

Los cambios deben ser documentados por escrito, los miembros del equipo del proyecto tambin deben documentar todas las reuniones importantes y las llamadas telefnicas

Sugerencias para el control de cambios en contratos (contina)

Los gerentes de proyecto y los equipos deben mantenerse en contacto para asegurarse de que el nuevo sistema satisface las necesidades del negocio y del trabajo, en un entorno operativo

Tener planes de respaldo

Usar herramientas y tcnicas, tales como

Tener un sistema de control de cambios del contrato

El comprador puede llevar a cabo revisiones de desempeo, inspecciones y auditoras,

Administrar las adquisiciones

Proceso que:

Pertenece al grupo del Proceso de Seguimiento y Control

Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las adquisiciones del proyecto

Entradas1. Documentos de la Adquisicin2. Plan para la Direccin del Proyecto3. Contrato4. Informes de Desempeo5. Solicitudes de Cambio Aprobadas6. Informacin sobre el Desempeo del TrabajoHerramientas y tcnicas1. Sistema de Control de Cambios del Contrato2. Revisiones del Desempeo de las Adquisiciones3. Inspecciones y Auditoras4. Informes de Desempeo5. Sistemas de Pago6. Administracin de Reclamaciones7. Sistema de Gestin de RegistrosSalidas1. Documentacin de la Adquisicin2. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin3. Solicitudes de Cambio4. Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

PMBOK 5 Entradas Herramientas - Salidas

I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado . Especifica el

hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

II. Ubicacin del trabajo: Describe donde ser realizado el trabajo y la ubicacin de

hardware y software

III. Periodo de realizacin: Especifica cuando se espera que comience y termine el

trabajo, horas de trabajo, nmero de horas por semana, cuando debe ser realizado

el trabajo e informacin relacionada con el cronograma .

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y

especifica cuando sern terminados

V. Estndares aplicables: Especifica estndares relevantes para la realizacin del

trabajo

VI. Criterios de aceptacin: Describe como el comprador determinar si el trabajo

es aceptable

VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como

certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal,

requerimientos de viajes, etc

I. Enunciado del trabajo: Describe el trabajo a ser realizado. Especifica el hardware y software involucrado y la naturaleza exacta del trabajo

II. Ubicacin del trabajo: Describe donde ser realizado el trabajo y la ubicacin de hardware y software

III. Periodo de realizacin: Especifica cuando se espera que comience y termine el trabajo, horas de trabajo, nmero de horas por semana, cuando debe ser realizado el trabajo e informacin relacionada con el cronograma.

IV. Cronograma de entregables: Lista los entregables, los describe en detalle y especifica cuando sern terminados

V. Estndares aplicables: Especifica estndares relevantes para la realizacin del trabajo

VI. Criterios de aceptacin: Describe como el comprador determinar si el trabajo es aceptable

VII. Requerimientos especiales: Especifica requerimientos especiales como certificaciones de hardware o software, minimo grado de experiencia del personal, requerimientos de viajes, etc

I. Propsito del RFP*

II. Antecedentes de la organizacin

III. Requerimientos bsicos

IV. Entorno de hardware y software

V. Descripcin del proceso de solicitud de propuestas

VI. Estado del trabajo e informaci n del cronograma

VII. Posibles apndices

A. Descripcin general del sistema actual

B. Requerimientos del sistema

C. Volumen y tamao de datos

D. Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP *

E. Ejemplo del contrato

I.Propsito del RFP*

II.Antecedentes de la organizacin

III.Requerimientos bsicos

IV.Entorno de hardware y software

V.Descripcin del proceso de solicitud de propuestas

VI.Estado del trabajo e informacin del cronograma

VII.Posibles apndices

A.Descripcin general del sistema actual

B.Requerimientos del sistema

C.Volumen y tamao de datos

D.Contenido requerido de la respuesta del vendedor al RFP*

E. Ejemplo del contrato