Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de...

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Procesos y Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos — Procesos de la Dirección de Proyectos

Procesos de la Dirección de Proyectos

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Contenido

1 Procesos de la Dirección de Proyectos 3

2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos 5

3 Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos 6

3.1 Grupo del Proceso de Inicio ............................................................................................ 10

3.2 Grupo del Proceso de Planificación................................................................................. 12

3.3 Grupo del Proceso de Ejecución ..................................................................................... 16

3.4 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control ................................................................. 17

3.5 Grupo del Proceso de Cierre ........................................................................................... 20



3

La dirección de proyectos se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo. Para que esta aplicación de conocimientos sea efectiva se requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados. En este apartado veremos los cinco grupos de procesos: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre del proyecto, los cuales pueden generar información para mejorar la dirección de futuros proyectos.

Junto con los cinco grupos de procesos de dirección de proyectos se

estudiarán otras secciones, el resultado final es el siguiente:

3.1 Interacciones comunes entre procesos de dirección de

proyectos.

3.2 Grupos de procesos de la dirección de proyectos.

3.3 Grupo del Proceso de Inicio.

3.4 Grupo del Proceso de Planificación.

3.5 Grupo del Proceso de Ejecución.

3.6 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control.

3.7 Grupo del Proceso de Cierre.

3.8 Información del Proyecto**.

3.9 Papel de las áreas de conocimiento**.

3.10 Estándar para la gestión de proyectos de un proyecto**.

Veamos en detalle algunos de ellos.

1 Procesos de la Dirección de Proyectos

. Un proceso es un conjunto de acciones y/o actividades

interrelacionadas desarrolladas para alcanzar un resultado, producto o

servicio. Los procesos se caracterizan por que tienen entradas

(cualquier elemento, interno o externo, del proyecto que sea requerido

por un proceso antes de que dicho proceso continúe. Puede ser

resultado o salida de un proceso anterior), herramientas y técnicas que

se pueden aplicar y por las salidas que se obtienen (producto, resultado



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o servicio generado por un proceso. Puede ser un dato inicial o entrada

para un proceso sucesor)

Es importante mencionar que los procesos no son únicos, es decir,

cada organización está en capacidad de alterar un proceso para

asegurar que las salidas del proceso cumplan con las especificaciones

que buscamos. El director del proyecto debe determinar y detallar cada

proceso, para ello debe tener en cuenta los factores ambientales de la

empresa y los activos de los procesos de la organización.

Recordemos que los activos se refieren a información histórica o

lecciones aprendidas que proporcionan criterios y pautas para adecuar

los procesos a las necesidades concretas del proyecto, y los factores

ambientales de la empresa pueden restringir las iniciativas de la

dirección de proyectos.

Según la PMBOK® Guide1 para que un proyecto tenga éxito, el equipo

del proyecto debe:

• “Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar

los objetivos del proyecto.

• Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir

con los requisitos.

• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y

expectativas de los interesados.

• Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance,

tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el

producto, servicio o resultado especificado”.2

Es una responsabilidad del equipo del proyecto llevar a cabo cada uno

de los procesos del proyecto, como lo describe el PMBOK® Guide, los

procesos se podrían clasificar en dos: los procesos de dirección de

proyectos que aseguran que el proyecto avance de manera eficaz

durante todo su ciclo de vida y los procesos orientados al producto que

especifican y crean el producto del proyecto. Ambos procesos se

1 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 2 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 47.



5

definen en el ciclo de vida del proyecto y cambian de acuerdo al rango

de aplicación.

Es importante mencionar que en este documento hacemos referencia a

los procesos de dirección de proyectos. Sin embargo, es importante

resaltar la función de los procesos orientados al producto, ya que si no

se cuenta con una comprensión de la forma cómo se va a generar el

producto específico, no se puede definir el alcance del proyecto.

En todas las industrias se aplican procesos de dirección de proyectos,

ya que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de

dirección de proyectos aumenta la posibilidad de éxito de los proyectos,

por lo cual, en acuerdo general se han establecido como Buenas Prácticas.

Sin embargo, los conocimientos, habilidades y procesos contemplados

en este apartado no necesariamente se deben aplicar de la misma

forma y en todos los proyectos. El equipo del proyecto y su director

tiene la tarea de establecer los procesos apropiados y el grado de rigor

de cada uno de ellos. Además se debe analizar en detalle cada

proceso, sus entradas, el proceso de transformación (técnicas y

herramientas) y salidas, a este proceso se le llama adaptación, y lo

estudiaremos a lo largo de este apartado.

2 Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Dada la naturaleza de los procesos de la dirección de proyectos en

materia de integración, interacción y propósitos, PMBOK® Guide3

agrupa los procesos de dirección de proyectos en cinco categorías

conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (*)4:

• “Grupo del Proceso de Inicio: aquellos procesos realizados

para definir un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto

ya existente, mediante la obtención de la autorización para

comenzar dicho proyecto o fase.

3 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 4 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 49.



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• Grupo del Proceso de Planificación: aquellos procesos

requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los

objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los

objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto.

• Grupo del Proceso de Ejecución: aquellos procesos realizados

para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del

proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo.

• Grupo del Proceso de Seguimiento y Control: aquellos

procesos requeridos para dar seguimiento, analizar y regular el

progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en

las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios

correspondientes.

• Grupo del Proceso de Cierre: aquellos procesos realizados

para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos

de procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase

del mismo”.

3 Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos

Los procesos para la dirección de proyectos se superponen e

interactúan de manera constante en la práctica, aunque -en teoría- se

estudien por separado. Si bien existen diferentes formas de dirigir un

proyecto, los procesos planteados por el Project Management Institute (PMI)®5 son una guía para aplicar los conocimientos y habilidades apropiados respecto a la dirección de proyectos.

Los procesos interactúan entre sí ya que la salida de uno de estos

procesos puede ser la entrada de otro proceso, generalmente la

aplicación de los procesos de dirección de proyectos se da de forma

iterativa, pues algunos procesos se repiten durante el proyecto. La

siguiente gráfica tomada del PMBOK® Guide6 nos muestra cómo se

relacionan los procesos de la dirección de proyectos. Aquí podemos

observar que la salida del proceso de inicio es la entrada del proceso

de planificación, a su vez, podemos ver que el proceso de planificación

puede ser iterativo ya que durante el desarrollo o ejecución del

5 PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc. 6 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.



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proyecto es posible que se generen situaciones que nos lleven a

ajustar o planear partes del proyecto.

Adicionalmente, los procesos de la dirección de proyectos pueden superponerse entre sí a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Por

ejemplo, al tener un proyecto estructurado por fases, el Grupo del

Proceso de Ejecución sigue el plan establecido por el Grupo del

Proceso de Planificación. Sin embargo con el avance del proyecto es

posible que este plan original se actualice así como los documentos del

proyecto. En el Gráfico 1.1, extraído del PMBOK® Guide, podemos

observar cómo interactúan los grupos de procesos y el nivel de

superposición en las etapas del proyecto.

Gráfico 1.1 Los grupos de procesos interactúan en una fase o

proyecto7

Para asegurar que el proyecto se ejecute dentro de los tiempos y

costos estimados, es necesario que los grupos de procesos se activen

en el momento necesario, con el fin de conducir eficazmente el

proyecto hacia su cierre de forma controlada.

7 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®

Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure 3-2, Page 51.



8

Es importante mencionar que un grupo de procesos contiene los

procesos de la dirección de proyectos vinculados por sus entradas y

salidas. De esta manera, el resultado de un proceso constituye la entrada de otro.

Los grupos de procesos son diferentes a las fases del proyecto. Si los proyectos son grandes o complejos se dividen en subproyectos o fases. Por ejemplo, proyectos para rediseño de un producto que

incluyen investigaciones de mercado, diseño y producción de

prototipos, etc. En estos casos todos los grupos de proceso se deben

repetir en cada subproyecto o fase.

Según la PMBOK® Guide8 5ª Edición, existen 47 procesos directivos, con 5 grupos de procesos de dirección de proyectos y 10 Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos como se muestra en el

cuadro 1.1.

El grupo de procesos en donde se concentra la mayor parte de la

actividad es en la planificación del proyecto. En el caso de que un

proceso que ocurra en el Grupo del Proceso de Planificación y se

actualice en el Grupo del Proceso de Ejecución, este no supone un

nuevo proceso.

8 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.



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Fuente: Tabla 3.1. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas

de Conocimiento de la Dirección de Proyectos.9

A continuación estudiaremos los cinco grupos de procesos

necesarios en la dirección de proyectos. Estos tienen dependencias

bien definidas y normalmente se llevan a cabo en la misma secuencia

en cada proyecto.

Los grupos de procesos son independientes de las áreas de

aplicación o el sector industrial en el que se desarrolle el proyecto.

Además son individuales y generalmente se repiten antes de finalizar el

proyecto. Los procesos que constituyen un grupo de procesos suelen presentar interacciones tanto al interior del grupo como entre los

demás grupos de procesos. Tales interacciones pueden o no

desarrollarse en un orden determinado.

Los grupos de procesos no son las fases del ciclo de vida del proyecto.

De hecho, es posible que todos los grupos de procesos se repitan en

cada una de las fases en las que se divida el proyecto.

9 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK®

Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Table 3-1, Page 61.



10

3.1 Grupo del Proceso de Inicio

Al iniciar cualquier nuevo proyecto es importante que se organice el

proyecto y se defina claramente cuál será el alcance del mismo. El

grupo de proceso de inicio contiene todos los procesos llevados a cabo para definir un proyecto nuevo o una nueva fase de un proyecto existente. En esta etapa se gestiona y se debe obtener la autorización para iniciar dicho proyecto o fase.

En los procesos de inicio se debe definir claramente el alcance inicial del proyecto y comprometer los recursos financieros iniciales, además de elegir el director del proyecto e identificar a los interesados internos y externos que ejercen influencia sobre el resultado final del proyecto.

Todos estos datos se deben describir en el acta de constitución del

proyecto, la cual recibe aprobación para autorizar oficialmente el

proyecto dentro de la organización. Esta aprobación y el financiamiento

se realizan fuera de los límites del proyecto.

Durante el grupo de proceso de inicio es importante contemplar el

registro de interesados. Involucrar a los interesados en el inicio del

proyecto puede mejorar la probabilidad de contar con propiedad

compartida, con la aceptación de los entregables y garantizar la

satisfacción de los mismos y de esta manera disminuir los riesgos de

rechazo del proyecto.

En el Grupo del Proceso de Inicio es posible dividir en fases

independientes los proyectos que sean muy grandes o complejos. En

este caso, los procesos de inicio se realizan en las fases subsiguientes,

con el fin de validar las decisiones tomadas durante el desarrollo del

acta de constitución y en la identificación de los interesados.

Cuando se activan los procesos de inicio al comenzar cada fase se

puede mantener el proyecto centrado en la necesidad de negocio, pues

se verifican los criterios de éxito, se revisa la influencia y los objetivos

de los interesados, para así tomar una decisión sobre la necesidad de continuar, posponer o suspender el proyecto.

Existen procesos dentro de la organización, así como en el programa o

en el portafolio, que están en capacidad de realizar los procesos de



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inicio de un proyecto. Estos pueden, por ejemplo, establecer la

necesidad de requisitos de alto nivel, identificar una iniciativa más

amplia de la organización o evaluar alternativas de viabilidad del

proyecto.

Independientemente del organismo que lleve a cabo este proceso se

debe describir con mucha claridad los objetivos del proyecto. Este

documento debe contener la declaración inicial del alcance del

proyecto, los entregables. Finalmente, en los procesos de inicio

también se otorga autoridad al director del proyecto para que utilice

recursos de la organización en la ejecución del mismo.

Gráfico 1.2. Grupo del Proceso de Inicio.10

Según PMBOK® Guide11 el Grupo del Proceso de Inicio (Gráfico 1.2)

incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

• “Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: es el

proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza

formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los

requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas

de los interesados. En proyectos de fases múltiples, este proceso

se utiliza para validar o refinar las decisiones tomadas durante la

repetición anterior del proceso Desarrollar el Acta de Constitución

del Proyecto.

• Identificar a los Interesados: es el proceso que consiste en

identificar a todas las personas u organizaciones que reciben el

10 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Figure A1-4. Página 425. 11 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.



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impacto del proyecto, y en documentar información relevante

relativa a sus intereses, participación e impacto en el éxito del

proyecto”.12

3.2 Grupo del Proceso de Planificación

Contiene todos los procesos desarrollados para determinar el alcance

total del esfuerzo, precisar y refinar los objetivos, y desplegar la línea

de acción requerida para lograr dichos objetivos. Los procesos de

planificación contemplan el desarrollo del plan para la dirección del

proyecto y los documentos del proyecto que se utilizarán para llevarlo a

cabo.

La dirección de proyectos, por su naturaleza compleja, establece

canales de retroalimentación repetidos, lo cual permite un análisis

adicional, pues en la medida en que se van comprendiendo las dimensiones del proyecto asimismo se va planificando.

Durante el ciclo de vida del proyecto pueden ocurrir cambios que

generen la necesidad de reconsiderar los procesos de planificación,

incluso los procesos de inicio. Esto se denomina “planificación gradual” y consiste en la incorporación progresiva de detalles al plan

para la dirección del proyecto, para indicar que la planificación y la

documentación son actividades iterativas y continuas.

Las salidas del grupo de procesos de planificación son el plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto, los cuales

explorarán todos los aspectos del alcance, tiempo, costos, calidad,

comunicación, riesgos y adquisiciones. Los cambios que surjan pueden

generar un impacto en el plan de la dirección del proyecto y en los

documentos del proyecto, pues afectan al cronograma, los costes,

requisitos y recursos para lograr el alcance del proyecto.

Cuando se realiza la planificación de un proyecto, el equipo destinado

al mismo debe estimular la participación de los interesados para

establecer la dirección del proyecto y poder definir la documentación

requerida para este proceso.

12 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 426.



13

Es importante que la organización defina y determine los tiempos

establecidos para la planificación, ya que los procesos de retroalimentación y mejora no deben ser indefinidos. Sin embargo,

esto depende de las características propias de cada proyecto. Por

ejemplo, cuando los niveles de riesgo aumentan durante la ejecución

del proyecto se afectan las metas, el cronograma y los costos.

Entonces se deberán actualizar el plan para la dirección del proyecto y

el documento del proyecto, dado que estos aspectos no se

contemplaron en la planificación inicial.

Según PMBOK® Guide13 el Grupo del Proceso de Planificación incluye

los procesos de dirección de proyectos identificados a continuación:

• “Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto: es el

proceso que consiste en documentar las acciones necesarias

para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes

subsidiarios. El plan para la dirección del proyecto se convierte

en la fuente primaria de información para determinar la manera

en que se planificará, ejecutará, supervisará y controlará, y

cerrará el proyecto.

• Planificar la Gestión del Alcance: es el proceso mediante el

cual se crea un plan de gestión del alcance que documente cómo

se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.

• Recopilar requisitos: es el proceso que consiste en definir y

documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir

con los objetivos del proyecto.

• Definir el alcance: es el proceso que consiste en desarrollar una

descripción detallada del proyecto y del producto.

• Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): es el

proceso que consiste en subdividir los entregables y el trabajo del

proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de dirigir.

• Planificar la Gestión del Cronograma: proceso mediante el

cual se establecen las políticas, los procedimientos y la




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documentación para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y

controlar el cronograma del proyecto.

• Definir las actividades: es el proceso que consiste en identificar

las acciones específicas a ser realizadas para elaborar los

entregables del proyecto.

• Secuenciar las actividades: es el proceso que consiste en

identificar y documentar las relaciones entre las actividades del

proyecto.

• Estimar los Recursos de las Actividades: es el proceso que

consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales,

personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada

actividad.

• Estimar la Duración de las Actividades: es el proceso que

consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos

de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los

recursos estimados.

• Desarrollar el Cronograma: es el proceso que consiste en

analizar el orden de las actividades, su duración, los requisitos de

recursos y las restricciones del cronograma para crear el

cronograma del proyecto.

• Planificar la Gestión de los Costos: es el proceso que

establece las políticas, los procedimientos y la documentación

necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar

los costos del proyecto.

• Estimar Costes: es el proceso que consiste en desarrollar una

aproximación de los recursos monetarios necesarios para

completar las actividades del proyecto.

• Determinar el presupuesto: es el proceso que consiste en

sumar los costes estimados de actividades individuales o

paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos

autorizados.

• Planificar la calidad: es el proceso por el cual se identifican los

requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el producto, y



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se documenta la manera en que el proyecto demostrará el

cumplimiento con los mismos.

• Planificar la Gestión de Recursos Humanos: es el proceso por

el cual se identifican y documentan los roles dentro de un

proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las

relaciones de comunicación, y se crea el plan para la dirección de

personal.

• Planificar las Comunicaciones: es el proceso para determinar

las necesidades de información de los interesados en el proyecto

y para definir cómo abordar las comunicaciones.

• Planificar la Gestión de Riesgos: es el proceso por el cual se

define cómo realizar las actividades de gestión de riesgos para

un proyecto.

• Identificar Riesgos: es el proceso por el cual se determinan los

riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan sus

características.

• Realizar Análisis Cualitativo de Riesgos: es el proceso que

consiste en priorizar los riesgos para realizar otros análisis o

acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de

ocurrencia y el impacto de dichos riesgos.

• Realizar Análisis Cuantitativo de Riesgos: es el proceso que

consiste en analizar numéricamente el efecto de los riesgos

identificados sobre los objetivos generales del proyecto.

• Planificar la Respuesta a los Riesgos: es el proceso por el cual

se desarrollan opciones y acciones para mejorar las

oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del

proyecto.

• Planificar las Adquisiciones: es el proceso que consiste en

documentar las decisiones de compra para el proyecto,

especificar el enfoque e identificar posibles vendedores”.14

14 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 429-443.



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• Planificar la Gestión de Interesados: es el proceso mediante el

cual se desarrollan estrategias de gestión adecuadas para lograr

la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de

vida del proyecto, con la base en el análisis de sus

necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del

proyecto

3.3 Grupo del Proceso de Ejecución

Este grupo de proceso contiene todos los procesos que se deben contemplar para completar el trabajo precisado en el plan para la dirección del proyecto, con el objetivo de cumplir las especificaciones del mismo. En este grupo de procesos se debe

incluir la coordinación de personas y recursos, la integración y

realización de las actividades del proyecto conforme con el plan para la

dirección del proyecto. Generalmente, estos procesos ocupan la mayor parte del presupuesto del proyecto.

Es posible que la ejecución del proyecto, debido a los resultados

obtenidos, requiera de una actualización en la planificación inicial y el

restablecimiento de una nueva línea base del proyecto. Lo cual,

conllevará a la actualización o cambios en la duración de las

actividades, la disponibilidad y la productividad de recursos, y los

riesgos no anticipados; todas estas variaciones afectan el plan para la

dirección del proyecto y los documentos del proyecto, requiriendo un

análisis más detallado y el desarrollo de respuestas de dirección de

proyectos adecuadas.

Según PMBOK® Guide15 el grupo de procesos de ejecución incluye los

siguientes procesos de dirección de proyectos:

• “Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto: es el proceso

que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la

dirección del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto.

• Realizar aseguramiento de calidad: es el proceso que consiste

en auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a

partir de medidas de control de calidad, a fin de garantizar que se




17

utilicen definiciones operacionales y normas de calidad

adecuadas.

• Adquirir el equipo del proyecto: es el proceso para confirmar

los recursos humanos disponibles y a formar el equipo necesario

para completar las asignaciones del proyecto.

• Desarrollar el equipo del proyecto: es el proceso que consiste

en mejorar las competencias, la interacción de los miembros del

equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor

desempeño en el proyecto.

• Dirigir el equipo del proyecto: es el proceso que consiste en

dar seguimiento al desempeño de los miembros del equipo,

proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar

cambios a fin de optimizar el desempeño del proyecto.

• Gestionar las Comunicaciones: es el proceso mediante ele

cual se crea, recopila, distribuye, almacena, recupera y realiza la

disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el

plan de gestión de las comunicaciones.

• Gestionar la participación de los interesados: es el proceso

que consiste en comunicarse y trabajar en conjunto con los

interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los

problemas conforme se presentan.

• Efectuar adquisiciones: es el proceso que consiste en obtener

respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y

adjudicar un contrato”.16

3.4 Grupo del Proceso de Seguimiento y Control

. Está compuesto por aquellos procesos requeridos para rastrear,

analizar y dirigir el progreso y el desempeño del proyecto, para

identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los

cambios correspondientes. El gran beneficio que aporta este grupo de

procesos es quee el desempeño del proyecto se mide a intervalos




18

regulares y, también, como consecuencia de eventos o condiciones de

excepción.

El grupo de procesos de monitoreo y control así mismo implica lo

siguiente:

• Controlar los cambios y recomendar acciones correctivas o

preventivas.

• Revisar las actividades del proyecto y comprarlas con el plan

para la dirección del proyecto y la línea base de medición de

desempeño del proyecto.

El esfuerzo de control del proyecto siempre conlleva medir el

desempeño real y compararlo con el desempeño planificado, de tal

forma que el resultado puede amoldarse a una de las siguientes

situaciones:

1. El proyecto marcha según lo planificado.

2. El proyecto marcha mejor que lo planificado: adelantado,

eficiente en el coste y completando más trabajo del requerido.

3. El proyecto marcha peor que lo planificado: retrasado, con

sobre coste y completando menos trabajo del requerido.

Estos procesos permiten identificar la salud del proyecto y las áreas

que reclaman mayor atención, controlando la totalidad del esfuerzo del

proyecto.

Cuando los proyectos son desarrollados en fases múltiples, el grupo de

proceso de seguimiento y control coordina cada fase del proyecto con

el fin de implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias

a tiempo, ya que se puede generar actualizaciones y cambios en el

plan del proyecto.

Según PMBOK® Guide17 el Grupo del Proceso de Seguimiento y

Control incluye los siguientes procesos de dirección de proyectos:

• “Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto: es el

proceso que consiste en revisar, analizar y regular el avance a fin




19

de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan

para la dirección del proyecto. Dar seguimiento implica realizar

informes de estado, mediciones del avance y proyecciones. Los

informes de desempeño suministran información sobre el

desempeño del proyecto en lo relativo al alcance, cronograma,

costos, recursos, calidad y riesgos, que puede utilizarse como

entrada para otros procesos.

• Realizar control integrado de cambios: es el proceso que

consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los

cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos

de los procesos de la organización, a los documentos del

proyecto y al plan para la dirección del proyecto.

• Verificar el alcance: es el proceso que consiste en formalizar la

aceptación de los entregables del proyecto que se han

completado.

• Controlar el alcance: es el proceso por el que se da seguimiento

el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan

cambios a la línea base del alcance.

• Controlar el cronograma: es el proceso por el que se da

seguimiento a la situación del proyecto para actualizar el avance

del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma.

• Controlar costes: es el proceso por el que se da seguimiento a

la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del

mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

• Realizar control de calidad: es el proceso por el que se da

seguimiento y se registran los resultados de la ejecución de

actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeño

y recomendar cambios necesarios.

• Controlar las comunicaciones: es el proceso que consiste en

monitorizar y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el

ciclo de vida del proyecto para segurar que se satisfagan las

necesidades de información de los interesados del proyecto.



20

• Dar seguimiento y controlar los riesgos: es el proceso por el

cual se implementan planes de respuesta a los riesgos, se da

seguimiento a los riesgos identificados, se da seguimiento a los

riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se evalúa la

efectividad del proceso contra riesgos a través del proyecto.

• Administrar las adquisiciones: es el proceso que consiste en

gestionar las relaciones de adquisiciones, supervisar el

desempeño del contrato y efectuar cambios y correcciones según

sea necesario.

• Controlar la participación de los interesados: es el proceso

que consiste en monitorizar globalmente la relación con los

interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes

para involucrar a los interesados”.18

3.5 Grupo del Proceso de Cierre

La etapa final que se debe ejecutar en cada proyecto contiene todos los

procesos que aseguren la finalización todas las actividades y todos los

grupos de procesos de la dirección de proyectos. Con esto buscamos

finalizar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

También se establece formalmente el cierre prematuro del proyecto

que podrían incluir, por ejemplo, proyectos abortados, proyectos

cancelados y proyectos en crisis

El grupo del proceso de cierre se encarga de verificar que todos los procesos dentro de cada grupo de procesos se hayan completado a satisfacción cumpliendo con el objetivo de cerrar el proyecto o una fase del mismo, lo cual incluye:

• La obtención de una aceptación por parte del cliente o del

patrocinador.

• La revisión tras el cierre del proyecto o la fase.

• El registro de impacto de la adaptación a los procesos.

• La documentación de las lecciones aprendidas.




21

• La aplicación de actualizaciones adecuadas a los activos de los

procesos de la organización.

• El envío a archivo de los documentos relevantes del proyecto y,

• El cierre de las adquisiciones.

Según PMBOK® Guide19 el Grupo del Proceso de Cierre incluye los

siguientes procesos de dirección de proyectos:

• “Cerrar el proyecto o fase: es el proceso que consisten en

finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de

procesos de dirección de proyectos para completar formalmente

el proyecto o una fase del mismo.

• Cerrar las adquisiciones: es el proceso de finalización de cada

adquisición del proyecto”.20

19 PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc 20 Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project Management Institute, Inc., 2013, Página 460-461.

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