PROFECO · Web view18 de septiembre de 2014 Documento de nueva creación para dar cumplimiento a...

Procedimiento para la asignación y resguardo de máquinas colectoras y/o lectores de código de

barras utilizadas en el levantamiento de datos del programa “Quién es Quién en los Precios”

Codificación:MP-530-01 B

Versión:01

Vigencia:18 de septiembre de 2014

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Tiempo de Ejecución

De 20 a 25 días hábiles.

Aprobación del Documento

Elaboró: Lic. Erika A. Lejsek Leonard Directora General de Estudios sobre Consumo

Revisó: Lic. Luis Enrique Gutiérrez Reynoso Director General de Programación, Organización y Presupuesto

Visto Bueno: Lic. Juan Ricardo Hernández Morales Coordinador General de Educación y Divulgación

Autorizó: C.P. . Estela Ruiz Esparza Coordinadora General de Administración

Control de las Revisiones

Revisión FechaRevisión Consideración del cambio en el documento

00 18 de septiembre de 2014

Documento de nueva creación para dar cumplimiento a las observaciones emitidas por el Órgano Interno de Control, dentro de la visita de inspección 07/2013, emitida con número de oficio 103215/C.III.-027/2013.

http://www.profeco.gob.mx MP-530.doc/Normateca

http://www.profeco.gob.mx/




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C o n te n i d o

Página

I. Alcance...................................................................................................4

II. Formatos Requeridos.............................................................................4

II. Mecanismos de Control..........................................................................4

IV. Políticas de Operación............................................................................6

V. Descripción del Procedimiento...............................................................9

VI. Diagrama de Flujo.................................................................................11

VII. Anexos..................................................................................................13






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I. Alcance

La aplicación del procedimiento está a cargo de la Dirección de Investigación de Campo (DIC), de la Jefatura de Departamento de Operación (DO), de la Dirección de Apoyo Técnico (DAT) y de la Jefatura de Departamento de Procesamiento de Información (JDPI), así como las o los titulares de las Delegaciones y Subdelegaciones de la PROFECO.

II. Formatos Requeridos

- Resguardo temporal Formato 1

- Bitácora de asignación y movimientos Formato 2

III. Mecanismos de Control

Número deControl Puesto Responsabilidad Evidencia

documental

M 01 Dirección de Investigación de Campo

Dar seguimiento a solicitudes de distribución de máquinas colectoras de precios que realice de acuerdo a las necesidades del programa QQP.

Correo electrónico

M 02 Dirección de Apoyo Técnico

Coordina el resguardo de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras y verifica el estado físico de dichos equipos.

Formato1

M 03 Departamento de Procesamiento de Información

Realiza el control y atención de solicitudes de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.

Formato1Formato2Correo electrónico y/o oficio.






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En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisión y aplicación de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, el/la responsable de su cumplimiento deberá informar a su jefe/a inmediato las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionará la evidencia documental que sustente lo ocurrido debiendo registrar la excepción en la bitácora (fecha y descripción de los mismos hechos) correspondiente, cuyo responsable será el/la servidor/a público/a que designe el/la titular de la unidad administrativa. La información registrada, permitirá analizar la posible adecuación y mejora del presente procedimiento.






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IV. Políticas de Operación

Generales.

1. Las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras serán asignadas por la DAT a través de la JDPI exclusivamente para apoyar funciones del programa QQP conforme a los requerimientos de cada DS mediante resguardo interno Formato1 a cargo de la DAT.

En OC las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras serán asignadas por la DAT conforme a los requerimientos de la DIC siendo esta, a través del Departamento de Operación (DO) y los Jefes/as de grupo de encuestadores/as los responsables del manejo en campo de las máquinas en mención.

2. En caso de pérdida, robo o daños totales o parciales de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras, los y las responsables en OC y las DS deberán realizar las gestiones necesarias ante las autoridades competentes y notificar mediante oficio los hechos a la DAT en un plazo no mayor de 24 horas.

Recepción de solicitudes de asignación.

3. La Dirección de Investigación de Campo (DIC) sugerirá a la Dirección de Apoyo Técnico (DAT) a través de correo electrónico la distribución de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras a Delegaciones y Subdelegaciones (DS), así como de las máquinas colectoras en Oficinas Centrales (OC) de acuerdo a las necesidades del programa Quién es Quién en los Precios y deberá contener la siguiente información:

a. Nombre de la Delegación o Subdelegación.

b. Nombre del coordinador/a del programa.

c. Nombre del Delegado/a o Subdelegado/a

d. Número de equipos a asignar.

e. En caso de OC nombre del jefe/a de grupo de encuestadores/as y encuestador/a.






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4. Una vez recibidas las sugerencias, la DAT turnará a la Jefatura de Procesamiento de Información (JDPI), quien se encargará de verificar la disponibilidad de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras dentro del almacén de la DAT.

5. En caso de tener máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras disponibles en el almacén de la DAT, se asignarán los equipos requeridos, registrando en la bitácora Formato 2 de movimientos el número de inventario del bien, así como número de serie y modelo.

6. La DIC podrá dar seguimiento al proceso de asignación y consultar el estatus durante el curso del proceso.

7. Las personas que firman el resguardo de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en DS Formato 1 serán los/las responsables de dichos equipos hasta que se solicite la baja del mismo, teniendo la obligación de mantener la integridad del equipo y cuidando su buen uso.

8. La DAT se coordinará con JDPI para las actualizaciones correspondientes a los movimientos, altas y bajas de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barra, así como también ante el Departamento de Almacén e Inventarios de la DGRMSG.

9. El/La responsable de las DS enviará oficio dirigido a la DAT donde incluirá los equipos para solicitar los movimientos, altas y bajas indicando los datos contenidos en el formato de resguardo.

De las Delegaciones o Subdelegaciones

10. El resguardo temporal de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barra en DS será enviado al Delegado/a o Subdelegado/a en un plazo máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la sugerencia de asignación a la DAT.

A. El Delegado/a o Subdelegado/a devolverá a la DAT, el Formato 1 resguardo temporal, debidamente firmado en original en un plazo máximo de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recepción.

B. Las DS podrá emitir observaciones respecto a los datos registrados en el resguardo, así como solicitar algún cambio en un plazo máximo de 5 días hábiles contados a partir de la recepción.






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C. En caso de que las DS emitan observaciones del resguardo, la DAT, enviará las correcciones solicitadas al Formato 1, dentro del plazo de 5 días hábiles contados a partir de la recepción de las observaciones.

11. Las DS serán responsables de los equipos asignados en el resguardo Formato 1.

12. Una vez hecho del conocimiento de la DAT, esta se encargará de informar mediante oficio a las áreas correspondientes de esta Procuraduría.

De las responsabilidades del Departamento de Procesamiento de Información

13. Verificar la asignación de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.

14. Mantener comunicación con los Coordinadores/as del programa QQP en DS para estar al tanto de las necesidades o dudas sobre los equipos.

Asimismo, y en cumplimiento al artículo primero de La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, que al tenor dispone: “Queda prohibida toda discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas”, por lo que el presente documento podrá ser consultado y aplicado por toda persona que le aporte o genere interés para su actividades laborales.






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V. Descripción del Procedimiento

Dirección de Investigación de Campo (DIC).- Titular.

1. Sugiere mediante correo electrónico la distribución de máquinas colectoras de precios y lectoras de código de barras a DS de acuerdo a las necesidades del programa “Quién es Quién en los Precios”.

Dirección de Apoyo Técnico (DAT).- Titular.

2. Revisa correo electrónico de la DIC y lo turna al Jefe/a del Departamento de Procesamiento de Información para su atención.

Departamento de Procesamiento de Información (DPI).- Titular.

3. Recibe las sugerencias y procede a verificar la disponibilidad de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en almacén de la DAT.

Si existen equipos disponibles.4. Asigna y registra en bitácora de asignación y movimientos Formato2 y prepara

resguardo temporal Formato1. Conecta con la actividad 7.

No existen equipos disponibles.5. Envía correo electrónico a la DAT informando la insuficiencia de máquinas

colectoras de precios y/o lectores de código de barras.

Dirección de Apoyo Técnico.- Titular.

6. Informa a titular de la DIC de la imposibilidad para atender la sugerencia.

Fin


7. Revisa el resguardo temporal Formato 1 así como los números de inventario y equipos asignados a DS.

8. Firma y recaba firma del titular de la DIC dentro del Formato1 y envía mediante oficio a DS.

Delegaciones o Subdelegaciones

9. Reciben y revisan el Formato1 para proceder a realizar observaciones o la firma del mismo.






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Si existen observaciones.10. Envía por medio de oficio las observaciones que considere convenientes. Conecta

con la actividad 4.

No existen observaciones.11. Recaba firmas solicitadas en Formato1 y lo envía mediante oficio a la DAT.


12. Recibe Formato1 debidamente firmado y lo archiva en el control interno de la DAT.

13. Envía copia del Formato 1 a DS como documento oficial para su archivo dando por concluido el proceso.

Fin de procedimiento






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VI. Diagrama de Flujo






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VII. Anexos

Resguardo temporal Formato 1


Formato:

Fecha:Ciudad:

Cable de datos Cuna Cargador Otro

El usuario se hace responsable por el uso que se le de al equipo y se compromete a informar cualquier cambio o falla del mismo a la Dirección de Apoyo Técnico.

Autorizó

Coordinación General de Educación y DivulgaciónDirección General de Estudios sobre Consumo

Dirección de Apoyo Técnico

Resguardo temporal de máquinas colectoras de precios y/o lectoras de código de barras

No. No. de Inventario No. de Serie Marca Descripción Estado Físico

Delegación/Subdelegación:

AccesoriosObservaciones

Resguardatario temporal

____________________________________COORDINADOR/A DEL PROGRAMA QQP EN DS

_____________________________________DIRECTOR/A DE INVESTIGACIÓN

DE CAMPO

_____________________________________NOMBRE DE DIRECTOR/A

DE APOYO TÉCNICO

Vo. Bo.

____________________________________DELEGADO/A, SUBDELEGADO/A DE LA

PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR





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Resguardo temporal Formato 1

Instructivo de Llenado del FormatoNombre del Formato: Resguardado Temporal de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.

Objetivo: Documento que ampara la ubicación y resguardo de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.

Elaboración: Director de Apoyo Técnico

Presentación: Impreso.

Clave de Identificación: Formato I-3-MP-530-03

No. de Identificación Dice Debe Anotarse

1 Delegación/Subdelegación Nombre de la Delegación o Subdelegación correspondiente.

2 Ciudad Ciudad en la que opera el programa QQP.

3 Fecha: Día, mes y año de elaboración.

4 No. Número consecutivo.

5 No. De Inventario Número de inventario del equipo.

6 No. De Serie Número de serie del equipo.

7 Marca Marca del equipo asignado.

8 Descripción Descripción física del equipo asignado.

9 Estado físico Estado que resguarda el bien ene mención.

10 Accesorios Marcar con “X” las características aplicables.

11 Observaciones Fecha de envío del equipo por valija o mensajería a DS

12 Nombre y Firma

Nombre y Firma del titular de la DIC.Nombre y Firma del titular de la DAT.Nombre y Firma del Delegado/a, Subdelegado/a.Nombre y Firma de Coordinador/a del Programa QQP en DS.






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Bitácora de asignación y movimientos Formato 2

Dirección General de Estudios Sobre el ConsumoDirección de Apoyo Técnico

Departamento de Procesamiento de Información

No. No. De inventario

No. De serie Marca Estado Físico Accesorios Resguardo Fecha de asignación

Observaciones

Bitácora de asignación y movimientos de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en DS y OC.






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Bitácora de asignación y movimientos Formato 2

Instructivo de Llenado del Formato

Nombre del Formato: Bitácora de asignación y movimientos de máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras en DS y OC.

Objetivo: Documento que registra la ubicación, resguardo y estado de las máquinas colectoras de precios y/o lectores de código de barras.

Elaboración: Director de Apoyo Técnico

Presentación: Impreso.

Clave de Identificación: Formato I-3-MP-530-03

No. de Identificación Dice Debe Anotarse

1 No. Número consecutivo

2 No. De Inventario Número de inventario del equipo

3 No. De Serie Número de serie del equipo

4 Marca Marca del equipo asignado.

5 Estado físico Estado que resguarda el bien en mención

6 Accesorios Número de accesorios y descripción de los mismos

7 Resguardo Delegación, Subdelegación y/u Oficinas Centrales en la que se encuentra el equipo

8 Fecha de asignación Fecha de asignación o movimiento de máquina colectora de precios y/o lectores de código de barras.

9 Observaciones

Fecha de envío del equipo por valija o mensajería a DS.Reportes recibidos del funcionamiento de las máquinas colectoras y/o lectores de código de barras.



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