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Programa de Gestión de Tiempos (Timesheets) en

Proyectos de Investigación

Carmen Baras Escolá.- Vicegerente de Investigación

XXVI Jornadas Investigación Palma de Mallorca, 28 de noviembre de

2018

Antecedentes

Dos aplicaciones informáticas: Cientia y PERMAT

Cientia: Gestión económico-administrativa de los proyectos de I+D+i

PERMAT: Registro de tiempos del personal participante en proyectos europeos

Inconvenientes para los investigadores por el uso de 2 aplicaciones

Dificultades para el seguimiento y justificación en la OPE

2013-2014: Intento de interoperabilidad. Pasarelas

Abandono del proyecto al no cubrir todas las necesidades

XXVI Jornadas Investigación Palma de Mallorca, 28 de noviembre de 2018

Situación Actual

Nuevo enfoque: Integración en Cientia de los Registros de Tiempos

Ventajas: Toda la información accesible en un mismo programa utilizado por

todas las oficinas gestoras Disminuye el riesgo de errores Mayor facilidad para el seguimiento y justificación Posibilidad de adaptación a nuevas necesidades Utilidad más cercana al investigador

Inconvenientes: Partir de cero en el desarrollo del nuevo módulo de Cientia Módulo desarrollado en Formación, no en Producción (previsión 2019)


Objetivos


A) Planificación y Ejecución: disponer de unaherramienta de registro y seguimiento de tiemposfiable e integrada en el programa de gestión deproyectos. Facilitar el seguimiento y con garantíafrente a auditorías

B) Contabilidad y Justificación: simplificar loscálculos de costes y su justificación

C) Explotación: información de carácter general,utilizar los datos para otras actuaciones

A) Planificación y Ejecución: criterios y datos

Consideraciones previas:- Consideramos 1720 horas de dedicación, en los tiempos

completos- Dedicación máxima a investigación de 2/3 de las horas

totales, es decir 1.146 horas/año (en tiempos completos)- Las personas/mes se calculan automáticamente- Limitaciones horarias automatizadas, con carácter diario (7,5

horas) y anual para investigación (1.146 horas), o sus equivalentes en los tiempos parciales


Carga de datos:1) Datos de carácter general: festivos de la UZ, configuración de dedicaciones

(tiempos completos y parciales)2) Datos vinculados a cada investigador: coste hora nómina, horas de

docencia, horas de otras actividades o situaciones (vacaciones, bajas, viajes…)

3) Datos vinculados a investigador/proyecto: periodos de dedicación, horas por WP

A) Planificación y Ejecución: fases

Fase I: Creación del Proyecto: Datos generales, Equipo investigación,paquetes WP, investigador/WP


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Fase I: Creación del Proyecto: Datos generales, Equipo investigación, paquetesWP, investigador/WP


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Fase II: Apertura del Proyecto_2. Corresponde a los RLD

Fase III: Planificación horas. Criterios del investigador (máximos diarios).


2018


PLANIFICACIÓN: para la duración completa del proyecto


2018

Cientia ha realizado una propuesta de planificación teniendo en cuenta los festivos, la docencia y otras actividades, y el máximo diario indicado por el investigador


2018

A) Planificación y Ejecución: web Investigadores


2018

Fase IV: Cierre Planificación → Aceptación o modificación inves gador: Ejecución horas. Podemos establecer el cierre de planificación por el periodo deseado.



2018

A) Planificación y Ejecución: web Investigadores

Una vez recibidas las horas ejecutadas, se realiza el “cierre oficina” donde si se detecta algún error se podría rectificar pero solo desde la oficina.Cuando se realiza la justificación se realiza el “cierre justificación” y los datos ya no se pueden modificar

B) Contabilidad y Justificación


2018

Cálculo de costes de personal: con las horas ejecutadas por el investigador yel coste hora cargado en el programa, la OPE “ordena” la realización delapunte contable

Imputación a los 2 proyectos: como coste en el proyecto 1 (para sujustificación), como ingreso en el proyecto 2 (RLD) para su disposición

Justificación: Generación de losinformes necesarios (hojas de firmasde las dedicaciones de losinvestigadores, costes de losproyectos a justificar)

1) Informes de horas ejecutadas por cada investigador y proyecto en elperiodo de tiempo que interese. Diferentes informes de acuerdo con lasnecesidades

C) Explotación

2) Informes por investigador y proyectos de situación de horas ejecutadas ypendientes: necesidades de replanificar


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C) Explotación

Explotación - Aplicación a proyectos Ministerio: costes indirectos

1) Consideramos un solo paquete de trabajo: el proyecto2) La dedicación del personal del equipo de investigación es, por tanto, para

todo el proyecto, sin WP3) Calcularemos las horas necesarias en el proyecto para justificar los costes

indirectos de cada proyecto, puesto que no están determinadaspreviamente, como ocurre en P. Europeos

4) Para determinar las horas que podemos justificar de cada investigador,generaremos el listado de Investigadores_horas ejecutadas, del periodo ajustificar, para comprobar las “holguras” o máximo de horas “libres” parainvestigación

5) Dedicaciones máximas empleadas en Ministerio:única año completo: 823 horascompartida año completo : 412 horasperiodo inferior al año: calculo porcentual

Estas horas serán las utilizadas, siempre que disponga de dichos máximoslibres. En caso contrario, se ajustarán a disponibilidad.

Emplear siempre el mismo método, con las siguientes particularidades:

Periodo: Enero 2018 a Diciembre 2018

Suma de Horas ejecutadas

NIP Nombre Total ejecutadas total I+D horas disponibles

125550 Baras Escolá, Carmen 615,4 1146 530,6

135272 Borrajo Lorente, María Pilar 15 1146 1131

143962 Investigador A 0 1146 1146

144058 García Vinuesa, Luis Miguel 613 1146 533

199000 Investigacion, Vicerrectorado 224,5 1146 921,5

308425 Investigador B 0 1146 1146

322994 Investigador C 46 1146 1100

324301 Investigador D 0 1146 1146

401769 Somolinos Sanz, Oswaldo 224,5 1146 921,5

402509 Investigador E 0 1146 1146

437168 Investigador F 0 573 573

457482 Investigador G 0 1146 1146

477890 Calatayud Sanz, María del Pilar 306 573 267

623510 Investigador H 0 1146 1146


6) Obtenidas las horas, se registran como horas investigador_WP, se planificapor Cientia, se cierra planificación por oficina y el investigador recibe elcorreo para “Aprobar las horas ejecutadas”. En este caso, al no ser proyectoeuropeo, no es necesario establecer las horas diarias (aunque constan en laaplicación) y enviaremos el total de horas mensuales y anuales.

7) Se generan las hojas de horas de dedicación para la firma y justificación alMinisterio.

Emplear siempre el mismo método, con las siguientes particularidades:


Comparativa

1) En los proyectos nacionales, en principio, no es necesario justificardiariamente las horas trabajadas, no obstante, al hacer la planificaciónautomática, tanto SGI como el investigador las van a tener establecidas

2) La validación de horas ejecutadas no se realizará mes a mes, sino al finalizarel periodo que hay que justificar

3) Los ajustes necesarios no repercuten en la justificación de los costesdirectos, sino en los costes indirectos


2018


2018

Objetivo final

¡¡¡¡ Conseguir simplificar la gestión de las oficinas y reducir la gestión del investigador, cumpliendo normativa !!!!


2018

MUCHAS GRACIAS

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