Programa de Mejora de la Gestión 2012 - INECOL...nio del 201 mejora y 3) L Anexo 6 e or ite 0 No s...
29
Primera Progr I) M El proy de la S 26 de e El sist académ académ Con la del IN produc Poster necesa Este p facilida obligat servicio Ademá Durant de esta En el t en 201 a cabo consto 6.1 6.2 6.3 6.4 a Sesión Ordina rama de M Mejorar el Si yecto “Mejora Secretaría Ac enero de 201 ema de Met mica de los i micos desde a nueva imple ECOL pueda ctos académ iormente las arios para inte proyecto inició ad de ejecuc torias de esta os y 6. Uso d ás se seleccio te ese año se a última etapa ranscurso de 11: Seguimien o la etapa 6 de cuatro ac 1 Planear la i 2 Implantar la 3 Implantar e 4 Medir la sat aria de Órgano ejora de la istema de Re ar el Sistema cadémica inici 1 al 29 de jun tas-Producció nvestigadore 1991. La prim ementación d an programa icos (de su áreas direc egrarlos a los ó en enero d ción la 6: Us a categoría s e herramienta onó la etapa 5 e llevaron a c a finalizó el 26 primer seme nto de proyec Uso de herr ctividades: ncorporación as TICs, l plan de aseg tisfacción del o de Gobierno 2 a Gestión 2 eporte de Me de Reporte d ió su desarro nio 2012. ón es un sist s del INECO mera versión s el sistema de r sus metas investigación ctivas podrán s informes que de 2011 y de so de herram son: 1. Anális as de tecnolo 5: Incorporaci cabo las activ 6 de enero de estre de 2012 ctos del Siste ramientas de de TICs, guramiento d usuario. 2013 - PMG – 2012 etas-Producc de Metas-Pro ollo de acuerd tema web qu OL. La base d se liberó en 2 e metas-prod s académicas n) y enviar n generar de e se generan esde su plan mientas de T sis de la situa ogías de inform ión de buenas idades de la el 2012. se continuó ema de Admin e tecnologías e la mejora y – Anexo 6 ción Académ oducción Acad do al program ue permite la de datos cont 2011. ducción se es s, que poste su comprob e forma rápid hacia instanc eación se co Tecnologías d ación, 4. Mej mación y com s prácticas y etapa 1, 4 y ó con las activ nistración del s de informac y mica démica” bajo ma de trabajo a captura de tiene registro spera que los eriormente re bante de form da y oportun cias evaluado onsideró com de Informació jora de proce municaciones mejora de es 5, el registro vidades de la l PMG (SAPM ción y comun 1 la coordinac establecido d e la producc os de product s investigador egistrarán com ma electrónic na los report oras. mo categoría ón. Las etap esos, trámites . stándares. o de informac Fase 3 inicia MG), llevándo nicaciones, q ión del ión tos res mo ca. tes de pas s y ión ada ose que
Transcript of Programa de Mejora de la Gestión 2012 - INECOL...nio del 201 mejora y 3) L Anexo 6 e or ite 0 No s...
Primera
Progr I) M
El proyde la S26 de e El sistacadémacadém Con ladel INproducPosternecesa Este pfacilidaobligatservicio Ademá Durantde esta En el ten 201a caboconsto
6.16.26.36.4
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rama de M
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ema de Metmica de los imicos desde
a nueva impleECOL pueda
ctos académiormente las arios para inte
proyecto inicióad de ejecuctorias de estaos y 6. Uso d
ás se seleccio
te ese año sea última etapa
ranscurso de11: Seguimieno la etapa 6 de cuatro ac
1 Planear la i2 Implantar la3 Implantar e4 Medir la sat
aria de Órgano
ejora de la
istema de Re
ar el Sistema cadémica inici1 al 29 de jun
tas-Producciónvestigadore1991. La prim
ementación dan programaicos (de su
áreas direcegrarlos a los
ó en enero dción la 6: Usa categoría se herramienta
onó la etapa 5
e llevaron a ca finalizó el 26
primer semento de proyecUso de herr
ctividades:
ncorporaciónas TICs, l plan de asegtisfacción del
o de Gobierno 2
a Gestión 2
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de Reporte dió su desarronio 2012.
ón es un sists del INECO
mera versión s
el sistema der sus metasinvestigación
ctivas podráns informes que
de 2011 y deso de herramson: 1. Análisas de tecnolo
5: Incorporaci
cabo las activ6 de enero de
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de TICs,
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2013 - PMG –
2012
etas-Producc
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idades de la el 2012.
se continuóema de Admine tecnologías
e la mejora y
– Anexo 6
ción Académ
oducción Acaddo al program
ue permite lade datos cont2011.
ducción se ess, que postesu comprob
e forma rápid hacia instanc
eación se coTecnologías dación, 4. Mejmación y com
s prácticas y
etapa 1, 4 y
ó con las activnistración dels de informac
y
mica
démica” bajo ma de trabajo
a captura detiene registro
spera que loseriormente rebante de formda y oportuncias evaluado
onsideró comde Informaciójora de proce
municaciones
mejora de es
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1
la coordinacestablecido d
e la produccos de product
s investigadoregistrarán comma electrónicna los reportoras.
mo categoríaón. Las etapesos, trámites.
stándares.
o de informac
Fase 3 iniciaMG), llevándonicaciones, q
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Primera
Etapa 6.1 Plan TICs Integrac
26/01/2
Proyect
Generacde report
Los pro
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2012 16/02/2
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s de satisfacctisfacción delmite o la obtetisfacción derticipan en un tisfacción de mite o servicioejas relaciona
seguramiento de
e la mejora implan
encia Defi
mento
Numero procesoseliminan papel deincorporatecnologíinformacicomunica
o de Gobierno 2
de tecnología6.2 Implantar las T
Beneficios cualitativos
arte del renzado que nido en el Sistemtas-Producción dinicio y que se haorando a través d
os, se rediseñortes que permsultar la informacióbase de datos
matos que requnos cambios
ormes como Órganbierno.
n reportar valo
l responsableiminan el uso
urez de los scio so de firma elnivel óptimo d
ión de usuario usuario connción de un sl usuario cotrámite o serlos usuarios
o adas con trám
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12/0
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N
2013 - PMG –
as de informTICs
Im
Milestcump
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Se puedenreportes dmás fácil de PubliTesis dirigred, Artícufactor de por Investigadovigentes y red, Edinvestigadored y Equgénero por
ores en dos ti
e del proyectoo de papel servicios digi
ectrónica comde automatiza
os que el SAPn la informacservicio on el desemrvicio respecto a lo
mites o servic
04/2012 al 10/05
Unidad de medida
Líb
Número de procesos
– Anexo 6
mación y com
mplantación de TI
16/02/2012 al
tone plido
Presu
n generar de forma
y rápido icaciones, gidas por ulos con
impacto red,
ores SNI por
dad de ores por uidad de r red.
ipos de indica
o desde su in
itales de las
mo elemento ación
PMG determiión disponibl
mpeño de lo
os productos
io
5/2012
ínea base
Descripciólínea b
0
De cada académico entra a la datos se formato dey comprobpapel.
municaciones
Cs concluida
12/04/2012
u-puesto
$0.00
Sistemdirecció http://s
adores:
icio.
institución p
de identificac
ina. e para la rea
os servidores
s derivados d
ón de la base
Meta
producto que
base de entrega
e captura bante en
1
2
s
Evidencia dimplantació
ma de Metas-Pón web:
servadmon2.inecol.
para brindar
ción
alización de
s públicos q
e un proceso
Descripción de la meta
Eliminar el reporte de metas en papel.
de ón
Producción en
edu.mx/
un
un
que
o o
Valor actual
1
Primera
Grado madurezserviciosdigitalesinstitucióbrindar trámites servicio
Procesouso deelectrónielementoidentifica
Procesonivel ópautomat
Para ecalificaentre la 6.4 Med
Satisfac
Ind
Satisfaccinformacrealizaciobtenció
Satisfaccdesempepúblicostrámite o
Satisfaccrespectoderivadoo servici
a Sesión Ordina
de z de los s
de las ón para
un o
Increm
s con e firma ica como o de ación
Increm
s en su ptimo de ización
Increm
el registro de laciones obtena línea base,
ir la satisfacción d
cción del usuario m
dicador de proyec
ción del usuario ción disponible pón de un trámite
ón de un servicio
ción del usuario eño de los ser
que participan o servicio
ción de los uo a los proos de un proceso o o
aria de Órgano
mento
Mide el madurez servicios con basusabilidadisponibifuncionalgrado automatizun trámiten su nat
mento
Procesosse requisitosautenticausuario de firma o firma avanzada
mento
Mide el los procllegar a salto automatiz
los valores ennidas se repometa y los va
del usuario
medida
to Ten-dencia
con la para la e o la
Incre-mento
con el rvidores en un
Incre-mento
usuarios oductos trámite
Incre-mento
o de Gobierno 2
grado de de los digitales
se en La d, lidad, lidad y
de zación de te con base turaleza
Califgradmadde 0
s en los que reemplazan s de ación de por el uso electrónica electrónica
a
Númprocempelect
avance de cesos para su nivel más
de zación
Porcprocpoteautoque encumayauto
n los indicadortaron en el Salores actuale
10/0
Definición
Calificación promedio que usuarios de trámite o serdan a transparencia, accesibilidad claridad de información demismos
Calificación promedio que usuarios de trámite o serdan al timparcialidad, capacidad de servidores púbque participan etrámite o servici
Calificación promedio que los usuarios aatributos de cadel prodderivado proceso o trámit
2013 - PMG –
ficación de do de urez escala
0 a 10
mero de cesos que plean firma trónica
centaje de cesos con encial de omatización
se uentran en su or
omatización
ores de satisfSAPMG. De ees obtenidos f
05/2012 al 14/06
Unidad de
medida
los un
rvicio la
y la
e los
Calificaciónde loatributos dla calidad dla informaciónsobre trámite servicio, dea 10
los un
rvicio trato,
los blicos en un o
Calificaciónde calidad dla atencióde 0 a 10
dan a los alidad ducto
del te.
Calificaciónde la calidadel trámite servicio, dea 10
– Anexo 6
0
Ya se tienegrado automatizacel sistemmetas-prod
0
Para eliminde papel remecanismoseguridad garanticen usuarios documentoselectrónicos
0
El sistemmetas-prodtiene módulos mejorar y co
facción, se lleesta manera finalmente.
6/2012
e Línea base
Desde
n os de de
n el o
e 0
0
No realizanteralgunevalu
n de
ón, 0
No regissatisfdese
n ad
o e 0
0
No aplicacuestsobresatisf
e un buen de
ción en ma de ucción.
10
nar el uso querimos
os de que qué
entregan s s
1
ma de ucción
muchos por
orregir
1
evó a cabo unse obtuvo un
scripción e la línea
base Met
se ha zado riormente na uación.
8
se tienen stros de facción del
empeño
8
se ha ado ningún tionario e facción
8
3
Realizar mejoras al sistema, agregar firma digital y eliminar uso de papel.
Incorporar el uso de firma electrónica al sistema de metas-producción
Mejorar el sistema de metas-producción
na encuesta, na comparac
ta Descripciónde la meta
Se espergenerar usistema lmás eficientposible
Buen desempeño
Satisfacción de lousuarios respecto aproceso dentrega dproducción académica
9
1
1
las ión
n Valor actual
ra n o
te 7.5
8.4
os
al e e
7.7
Primera
Quejas ro servici
Percepcrelacionaun trámit
Con eSeguim Por últProducDocum
a Sesión Ordina
relacionadas con to
ión de la honada con la prestacte o servicio
el registro demiento de pro
timo se llevó cción Académ
mento de cierr
aria de Órgano
trámites Reduc-ción
nestidad ción de
Incre-mento
e la actividadyectos del Si
a cabo la Fasmica” finalizóre, 2) Asegura
o de Gobierno 2
Número de qurelacionadas trámites o serven un determiperiodo de tiem
Calificación promedio de usuarios de trámite o servicnivel de honesen la prestacióntrámite o servici
d 6.4 Medir stema de Adm
se 4: Cierre, ó el 29 de juamiento de la
2013 - PMG –
uejas con
vicios nado po
Número dquejas pcada trámio servicio
los un
cio al tidad n del o
Calificacióndel nivel dhonestidad,de 0 a 10
la satisfaccministración d
el proyecto “Munio del 201a mejora y 3) L
– Anexo 6
de por ite
0
No sregisquejacada
n de ,
0 No regisencu
ión del usuadel PMG (SAP
Mejorar el Sis2. Los apartLecciones ap
se tiene un stro de as por a trámite
0
se tienen stros por estas
10
ario, se finalPMG).
stema de Reptados que co
prendidas.
4
Quejas relacionadas con trámites servicio
0
Honestidad ela prestacióde trámite servicio
lizó la Fase
porte de Metaontiene son:
o 0.6
en ón
o 9
3:
as-1)
Primera
AdicionProductrabajo El apacalidadproyecmeses El últimel apreformenel desa El respsobre solameSisteminformela capt
a Sesión Ordina
nalmente en ctos del proyo, 4) Costo de
artado de Ased de los resucto, una vez c.
mo apartado dendizaje adqun una base dearrollo de proy
ponsable del un sistema qente había te
ma de Metas-Pes sobre la prtura de inform
aria de Órgano
el apartado ecto, 2) Bene
el proyecto y 5
eguramiento ultados del prconcluido éste
de la Fase deuirido por los e conocimientyectos futuros
proyecto lo rque tiene másenido adicioneProducción sroductividad d
mación con el
o de Gobierno 2
de cierre se eficios del pr5) Terminació
de la mejoraroyecto, a trae. En este rub
e Cierre fue participantestos que propos.
eportó como s de 10 añoses, cambios e generan tode los investimenor númer
2013 - PMG –
registró inforoyecto, 3) Inón del proyect
a registra lasavés de la mbro se reportó
el de Leccions en las difereorcione inform
un caso de és de habersey correccione
odas las consigadores. Lasro de errores
– Anexo 6
ormación en ndicadores deto.
s actividadesmedición perióó que se lleva
nes Aprendidentes etapas mación de gra
éxito: Porquee desarrolladoes urgentes
sultas y repors buenas prács posible.
los siguienteel proyecto, 4
s para el segódica de los aría a cabo la
das en el quedel proyecto
an valor para
e el proyecto o y que en losin ninguna p
rtes necesariocticas incorpo
5
s apartados: 4) Programa
guimiento deindicadores drevisión cada
e se documen, buscando qla institución
se llevó a caos últimos añplaneación. Dos para geneoradas permit
1) de
la del a 3
ntó que
en
abo ños Del erar ten
Primera
II) M
En segenero SeleccPosgra El “Mópermitesolicituoportundesarro2012. La finaleyendusuariosolicituCienciaágil, claServicimejor s Con ladocumLos revdictamde las para la Respese reccaracteconsidcosto instituc La respprocedfebrero Así cosolicituresulta Se prorequisiinstitucalcancindicad
a Sesión Ordina
Mejoras al M
guimiento al Mde 2012, el
ción de Aspiraado y de esta
ódulo de Selee a los usua
ud y requisitona y clara. Aollará de acu
alidad de esteas y reprograos y que se cud en el procas que ofreceara y sencillaios Escolaresservicio para
as mejoras pmentos en líne
visores, así cen al respectsugerencias
a aplicación y
cto a esta prcibió por parerísticas y oberación pertinasociado al
ción, así como
ponsable del dieron a firmao del 2012.
omo en los pud del asesoados alcanzad
ocedió a regitar el forma
ción que parte del proyecdores del proy
aria de Órgano
Módulo de Se
Manual de OTitular del P
antes del Sistmanera se c
ección de Asarios (aspiranos de ingres
Asimismo reviserdo al progr
e proyecto conamando algunconvierta en uceso de selece el INECOLa. Se desea res del Posgradel aspirante.
ropuestas a ea y dar segucomo los evalto de cada aque los revisoel proceso en
opuesta de prte de los gbjetivos del Pnente de reaproyecto en o modificar la
proyecto reaar nuevamen
royectos de r del PMG pdos como con
istrar en el Sato “Reporte ticipa, el Seccto, instanciayecto, que pa
o de Gobierno 2
elección de A
peración del PMG del INEema de Cont
convierte en u
pirantes del ntes al Posgrso, proporciosar y verificaama de traba
nsiste en mejnas ventanasun sistema qcción de aspi. Que los evaeducir el númo, respecto a
este módulouimiento al tráluadores puedspirante, paraores, evaluadn general.
proyecto regisgrupos técnicPrograma Es
alizar ajustes la Fase 1 y
a fecha final”.
alizó los ajustente la iniciativ
Firma Electrpara que los nsecuencia de
SAPMG la inEjecutivo” q
ctor, fecha da evaluadora,ara mayor det
2013 - PMG –
Aspirantes de
Modulo InstitECOL formaltrol Escolar”, un nuevo proy
Sistema de Crado y personando la mar los expedie
ajo establecid
orar la operas a fin de queue mantengairantes a los aluadores ten
mero de consua los requisito
se espera qámite de su sdan tener acca determinar dores y aspira
strada en el Scos la aceptspecial de Mde acuerdo
y Fase 4 de
es y el respova, para qued
ónica y Metavalores de
e la ejecución
nformación reque contienede inicio y té, nivel de imalle se presen
– Anexo 6
el Sistema d
tucional 2012lizó el Proyebajo la coord
yecto de mejo
Control Escoonal del Posgayor cantidadentes de los ado del 2 de fe
ación de este e la aplicacióna informado a
programas dngan acceso ultas directas
os y sus detal
que: 1) El assolicitud de mceso en líneasu estatus e
antes soliciten
SAPMG, con tación del p
Mejora de la a la recomecierre, aunq
nsable y Titudar formaliza
as Producciólos indicador
n del proyecto
equerida en e los datos émino, objetivmpacto, equipntan en el for
de Control Es
2 del PMG, cecto “Mejorasdinación de laora a partir de
olar” es un sisgrado INECOd de informaaspirantes. Ebrero al 12 d
módulo, integn sea más amal aspirante dde Maestría ya la informac
s al personal dlles, lo cual se
spirante puedmanera veraza a la informaen el proceson y que result
fecha 9 de froyecto al cGestión en ndación recib
que sea con
lar del PMG ado en el SA
n Académicares permitan o.
la Fase 1 qugenerales d
vo, beneficiospo de trabajormato siguien
6
scolar
con fecha 27 s al Módulo a Secretaría e este año.
stema web qOL) registrar ación de formste proyecto e noviembre
grando diversmigable para el estado de y Doctorado ción de manede la Oficina e traduce en
da registrar sz y oportuna,ación y emitir o, 3) Integracten en benefi
febrero de 20cumplir con la APF, con bida: “identificrecursos de
en la institucAPMG el 22
a se atiendiódeterminar
ue consistió el proyecto, s descripcióno y objetivoste:
de de de
que su
ma se de
sas los su en
era de un
sus 2) su ión cio
012 las la
car la
ión de
ó la los
en la
n y s e
Primera
a Sesión Ordinaaria de Órganoo de Gobierno 22013 - PMG –– Anexo 6
7
INM
C
S
E
E
E
E
Primera
En la Fproyecconcluyresponbajo la
NSTITUTO DE ECOMejoras al Módulo
Calendario de act
Sistema de Admin
Activ
Etapa 1. Análisis d
1.1 Identificar lo
1.2 Realizar un situación actual 1.3 Identificar equiere alcanzar 1.4 Identificar lasituación actuaalcanzar
Etapa: Etapa 4. Me
4.1 Definir las cproceso
4.2 Analizar el p
4.3 Implantar ac
Etapa: Etapa 5. Inc
5.1 Implantar bu
Etapa: Etapa 6. Us
6.1 Planear la TICs
6.2 Implantar las
a Sesión Ordina
Fase II, se prcto, mismo qyendo el 12
nsables en el supervisión d
Etapa 1. Aná1.1 Ident1.2 Real1.3 Ident1.4 Ident
Etapa 4. Mejo
4.1 Def4.2 Ana4.3 Imp
Etapa 5. Inco
5.1 Imp
Etapa 6. Inco1.1 Plan1.2 Imp1.3 Imp1.4 Med
OLOGÍA, A. C. de Selección de A
tividades (Fase II)
istración del PMG
vidad
de situación
s problemas
diagnóstico de la
el estado que se
a brecha entre laal y el estado a
ejora de procesos,
características de
roceso
ciones de mejora
corporación de bu
uenas prácticas
o de herramientas
incorporación de
s TICs
aria de Órgano
rocedió a regiue consta dede noviembrdesarrollo de
de la Coordin
lisis de la Situificar los Probizar un diagnificar el estadificar la brech
ora de procesfinir las caractalizar el proceplantar accion
orporación de plantar buenas
orporación de near la incorp
plantar las TICplantar el plandir la satisfacc
Aspirantes del Sis
.
G
Resul
Enunciado problemas
a Análisis de los
e Descripción dalcanzar
a a
Definición de mejora
, trámites y servic
l Definición del
Identificación oportunidad
Mejoras implan
uenas prácticas y
Descripción deprácticas impla
s de tecnologías d
e Integración requerimientos
Implantación
o de Gobierno 2
istrar el calene cuatro etape de 2012, ee las mismasnadora de Ser
uación blemas. óstico de la s
do que se reqha entre la situ
sos, trámites yterísticas del eso. es.
buenas prácts prácticas.
buenas práctporación de TCs. n de aseguramción del usua
stema de Control
tado
de los 02
s problemas 13
del estado a 21
acciones de 29
cios
proceso 13
de áreas de 21
ntadas 29
mejora de estánd
e las buenas antadas
10
de información y c
de los s de TICs
18
de TICs 26
2013 - PMG –
ndario de actipas con 12 aen total 37 se personal de rvicios Escola
situación. uiere alcanzauación actual
y servicios. proceso.
ticas y mejora
ticas y mejoraTICs.
miento de la mario.
Escolar
Fecha inicio
Fechfina
2/02/2012 12/06/2
3/06/2012 20/06/2
1/06/2012 28/06/2
9/06/2012 12/07/2
3/07/2012 20/07/2
1/07/2012 28/07/2
9/07/2012 09/08/2
ares
0/08/2012 17/08/2
comunicaciones
8/08/2012 25/08/2
6/08/2012 22/10/2
– Anexo 6
vidades a reaactividades, emanas y enla Secretaría
ares.
ar. l y el estado a
a de estánda
a de estánda
mejora.
ha al
Responsa
2012 Emma Góm
2012Bertha MUlloa
2012 Emma Góm
2012Bertha MUlloa
2012Bertha MUlloa
2012Bertha MUlloa
2012Bertha MUlloa
2012Bertha MUlloa
2012Bertha MUlloa
2012 Bertha M
alizar duranteinciando en n las que paa del Posgrad
a alcanzar.
res
res
able Unidad de
medida
mez Semanas
María Semanas
mez Semanas
María Semanas
María Semanas
María Semanas
María Semanas
María Semanas
María Semanas
María Semanas
8
e la vigencia d2 de febrerorticiparán comdo del INECO
Duración Ac
19
1
1
2
1
0
1
1
0
10
del o y mo OL,
cumulado
19
20
21
23
23
24
25
26
26
36
Primera
6.3 Implantar aseguramiento d6.4 Medir la usuario
DurantregistróSituac
Etapa
1.1Identif
losproblem
No. Enunci
del prob
1
Losaspirante
confuncon l
informadel Módu
Aspiran
a Sesión Ordina
el plan dede la mejora satisfacción de
te el periodo có en el SAPM
ción, que con
1.1 Iden1.2 Re1.3 Iden1.4 Iden
a 1 Análisis icar mas
1.2 Re
iado blema
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2013 - PMG –
3/10/2012 31/10/2
1/11/2012 12/11/2
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ón actual
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de los necesarios en
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Coesca Veproproasquco
– Anexo 6
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2012Bertha MUlloa
2012Emma GóPérez
julio de 2012tablecidas en
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1.3 Identificar el quiere al
Describa el estadoalcan
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María Semanas
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o que se requiere nzar
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1.4. Identificar entre la situac
y el estado a
Acciones de mlograr el es
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Incluir textos unamplios y relacionados convocatoria. Una vez convocatoria 2realizar estuPosgrado sea por el Comité de Posgrado, seajustar el mselección de aspSistema de Concon la finalidacoincida la isolicitada así requisitos es
37
37
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1.2 Re
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ealizar un diagnós
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2013 - PMG –
ón actual
nunciado del proceso
afectado por el problema
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Prinfla málosarc
Vecoaspasis
El proceso de olicitud puede
retrasar al spirante en el egistro de sus
requisitos debido a que falta un aviso reventivo que evite reportar
de manera anticipada e
nsospechada.
Coaslosdeno
Enal sede
– Anexo 6
1.3 Identificar el quiere al
Describa el estadoalcan
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nviar un aviso por aspirante de que
e recibieron y se ie los mismos.
estado que se canzar
o que se requiere nzar
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preventivo para elomento de reportarletados le permitampletar el envío odo.
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10
1.4. Identificar entre la situac
y el estado a
Acciones de mlograr el es
alcanz
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0
la brecha ión actual alcanzar
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Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 11
En la actividad 1.4 también solicita se reporten valores de dos indicadores seleccionados:
Indicador de
proyecto Tendencia Definición
Unidad de medida
Línea base
Descripción de la línea
base Meta
Descripción de la meta
Valor actual
Periodicidad (Meses)
Responsable de la
medición
Última fecha de
modificación
Procesos que eliminan el uso de papel
Incremento
Numero de procesos que eliminan el uso de papel debido a la incorporación de tecnologías de información y comunicación
Número de procesos
2
Actualmente contamos con el proceso de "llenado de solicitud" y "carga de requisitos".
3
Se sumará el proceso de la entrega del aviso de "solicitud y requisitos completados" a través del sistema.
2 6 Mónica
Enríquez Magaña
08/05/2012
Procesos en su nivel óptimo de automatización
Incremento
Mide el avance de los procesos para llegar a su nivel más alto de automatización
Porcentaje de procesos con potencial de automatización que se encuentran en su mayor automatización
5
Se cuenta con cinco procesos incluidos en el proceso de selección que han sido automatizados.
10
Se incluirán cinco procesos que facilitarán la comunicación con el aspirante y lo mantendrán informado respecto al estatus de su solicitud, tales como avisos por correo electrónico, avisos en sistema y opciones para habilitar ciertos campos.
5 5 Mónica
Enríquez Magaña
08/05/2012
Durante el período comprendido entre julio y agosto de 2012, se realizaron las actividades concernientes a las de la Etapa 4 Mejora de procesos, trámites y servicios:
4.1. Definir las características del proceso 4.2. Analizar el proceso 4.3 Implantar acciones de mejora
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 12
Etapa 4 Mejora de procesos, trámites y servicios
4.1 Definir las características del proceso
Proceso Objetivo Limites (inicio)
Entradas Proveedor Salidas Usuarios del
proceso Área
Conexión con
procesos
Registro de aspirantes
en el proceso de selección
de aspirantes
Contar con una interfaz clara y
amigable para el aspirante quien
debe registrar los datos de su
solicitud así como cargar los
requisitos que indique la
convocatoria en el módulo de
Aspirantes. Una vez completados
ambos pueda reportar la
conclusión de su proceso y los
revisores procedan con la revisión de sus documentos, manteniendo informado al
aspirante a través del mismo módulo o espacio.
Fecha de apertura de la convocatoria
a Fecha de
cierre de la convocatoria
Datos del aspirante y
documentos escaneados y en el formato que indique la convocatoria.
Aspirante
Ventanas de despliegue que
indican el avance de su proceso,
avisos automáticos por correo
electrónico, mensajes de alerta
previniendo de errores.
Aspirante, revisor de
documentación.
Servicios Escolares
Proceso de selección de aspirantes.
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 13
4.2 Analizar el proceso
4.3 Implantar acciones de mejora
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 14
Indicadores registrados en el SAPMG
Indicador de proyecto
Tendencia Definición Unidad de medida
Descripción de la línea base
Descripción de la meta
Procesos que eliminan el uso de papel
Incremento
Numero de procesos que eliminan el uso de papel debido a la incorporación de tecnologías de información y comunicación
Número de procesos
Actualmente contamos con el proceso de "llenado de solicitud"(registro de los datos personales del aspirante) y "carga de requisitos" (Subir cada uno de los documentos solicitados en la convocatoria)
Se sumará el proceso de "aviso a través de correo electrónico al aspirante donde se le está indicando que los proceso de solicitud y requisitos completados han sido concluidos satisfactoriamente". Asimismo en el Sistema de Control Escolar se cargan las cartas de recomendación de los aspirantes en formato electrónico, anteriormente se recibían en papel.
Tiempo para realizar un proceso
Reducción
Tiempo de ciclo para la entrega del producto de un proceso
Tiempo en días y horas
Número de días en que el personal atiende y resuelve el problema, cuando el aspirante hace clic en la opción "Reportar requisitos completados" por accidente, por lo tanto, se le bloquea el sistema y no puede continuar con el proceso de carga de requisitos.
Número de días en que el personal atenderá y resolverá con mayor oportunidad el problema cuando el aspirante hace clic en la opción "Reportar requisitos completados" por accidente, y se le bloqueé el sistema, por lo tanto no puede continuar con el proceso de carga de requisitos.
Satisfacción de los usuarios respecto a los productos derivados de un proceso o trámite o servicio
Incremento
Calificación promedio que dan los usuarios a los atributos de calidad del producto derivado del proceso o trámite.
Calificación de la calidad del trámite o servicio, de 0 a 10
Calidad de atención recibida
Se desea incrementar la calidad de atención recibida, disminuyendo o eliminando las calificaciones que se encuentran por debajo de la calificación de 8
Quejas relacionadas con trámites o servicio
Reducción
Número de quejas relacionadas con trámites o servicios en un determinado periodo de tiempo
Número de quejas por cada trámite o servicio
Los aspirantes manifestaron: No se tiene congruencia en cuanto a lo que se indica en la convocatoria con lo que se está pidiendo en sistema; No se pueden cargar archivos de más
Se desea reducir las dudas respecto a la congruencia de los requisitos de la convocatoria y del sistema de control
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 15
de 2MB; No hay mensajes preventivos y/o candados para evitar errores.
escolar. Asimismo permitir una mayor capacidad en la carga de archivos además de hacer mejoras al módulo de selección de aspirantes para evitar errores.
Satisfacción del usuario con el desempeño de los servidores públicos que participan en un trámite o servicio
Incremento
Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan al trato, imparcialidad, capacidad de los servidores públicos que participan en un trámite o servicio
Calificación de calidad de la atención, de 0 a 10
Los aspirantes perciben al personal de atención con el conocimiento necesario para responder a sus preguntas relativas a la convocatoria de posgrado.
Se espera incrementar la calificación de la confianza en cuanto a la preparación del personal.
Percepción de la honestidad relacionada con la prestación de un trámite o servicio
Incremento
Calificación promedio de los usuarios de un trámite o servicio al nivel de honestidad en la prestación del trámite o servicio
Calificación del nivel de honestidad, de 0 a 10
Al concluir el proceso de selección 2012 se aplicó la encuesta a los aspirantes quienes emitieron su calificación al respecto de la honestidad del personal.
Se desea incrementar la calificación de la percepción del grado de honestidad que los aspirantes tienen tanto en el proceso de selección como del personal.
Satisfacción del usuario con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio
Incremento
Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan a la transparencia, accesabilidad y claridad de la información de los mismos
Calificación de los atributos de la calidad de la información sobre el trámite o servicio, de 0 a 10
La Convocatoria de Posgrado es la pieza clave en el proceso de selección y la claridad de la información es indispensable para el exitoso desarrollo. Se aplicó la encuesta a los aspirantes del proceso de selección 2012.
La convocatoria tiene un alto grado de claridad y se espera incrementarla minimizando las calificaciones que se encontraron por debajo del ocho de calificación.
Procesos en su nivel óptimo de automatización
Incremento
Mide el avance de los procesos para llegar a su nivel más alto de automatización
Porcentaje de procesos con potencial de automatización que se encuentran en su mayor automatización
Se cuenta con cinco procesos incluidos en el proceso de selección automatizados.
Se incluirán cinco procesos que facilitarán la comunicación con el aspirante y lo mantendrán informado respecto al estatus de su solicitud, tales como, avisos por correo electrónico y avisos en sistema.
Etapa 5 Implantar buenas prácticas La Incorporación de buenas prácticas, se llevó a cabo durante el segundo semestre de 2012. En ese período se hicieron adiciones y correcciones. A continuación se muestran las buenas prácticas llevadas a cabo y que se registraron en el SAPMG. No. Buena práctica Descripción
1 Envío de mensajes de aviso al usuario
Consiste en hacer uso del correo electrónico como medio de aviso al usuario de las tareas que está realizando y de que están correcta o incorrectamente realizadas. Esto disminuye en el usuario la incertidumbre en cuanto a los trámites que se encuentra realizando. Facilita la comunicación con el aspirante así como representa ahorros de tiempo por parte del personal atención, al disminuir el número de preguntas.
2 Recopilación de requisitos en formato electrónico.
La recopilación de los requisitos en formato electrónico que proporcionan los aspirantes a través del sistema en línea representa ahorros importantes tanto para el aspirante como para la institución. La recopilación se hace a través del Módulo de Aspirantes y se cargan los archivos en formato .pdf, el cual facilita su consulta. Posteriormente los documentos electrónicos de los aspirantes aceptados formarán parte del expediente electrónico del mismo, el cual se integrará al archivo electrónico del Posgrado. Esta práctica facilitará su consulta en el futuro así como el cotejo con los documentos físicos que se entreguen al momento de la inscripción por parte del aspirante aceptado.
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 16
En el transcurso de los meses de agosto a noviembre de 2012 se continuó con las actividades indicadas en el seguimiento de proyectos del Sistema de Administración del PMG (SAPMG), llevándose a cabo la etapa 6 Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones, que consto de cuatro actividades:
6.5 Planear la incorporación de TICs, 6.6 Implantar las TICs, 6.7 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora y 6.8 Medir la satisfacción del usuario.
Etapa 6 Uso de herramientas de tecnologías de información y comunicaciones 6.1 Planear la incorporación de TICs
6.2 Implantar las TICs
6.3 Implantar el plan de aseguramiento de la mejora Plan de aseguramiento de la mejora implantado
Indicador de
proyecto Tendencia Definición
Unidad de medida
Línea base
Descripción de la línea base
Meta Descripción de la meta Valor actual
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 17
Procesos que eliminan el uso de papel
Incremento
Numero de procesos que eliminan el uso de papel debido a la incorporación de tecnologías de información y comunicación
Número de procesos
2
Actualmente contamos con el proceso de "llenado de solicitud"(registro de los datos personales del aspirante) y "carga de requisitos" (Subir cada uno de los documentos solicitados en la convocatoria)
3
Se sumará el proceso de "aviso a través de correo electrónico al aspirante donde se le está indicando que los proceso de solicitud y requisitos completados han sido concluidos satisfactoriamente". Asimismo en el Sistema de Control Escolar se cargan las cartas de recomendación de los aspirantes en formato electrónico, anteriormente se recibían en papel.
3
Procesos en su nivel óptimo de automatización
Incremento
Mide el avance de los procesos para llegar a su nivel más alto de automatización
Porcentaje de procesos con potencial de automatización que se encuentran en su mayor automatización
5
Se cuenta con cinco procesos incluidos en el proceso de selección automatizados.
10 Mejorar el sistema de metas-producción
8
Para el registro de los valores en los indicadores de satisfacción, se llevó a cabo una encuesta durante el 2012 a través de la cual se registraron los datos que fueron asentados en el indicador. El proceso de selección de aspirantes del Posgrado INECOL se realiza anualmente, motivo por el cual se consideraron estos valores para determinar las líneas base. En este momento se encuentra disponible la encuesta en el Módulo de Aspirantes, sin embargo será en el mes de mayo cuando contaremos con los resultados completos de la encuesta y así contar con elementos para determinar el cumplimiento de las metas. Se insertan imágenes de la encuesta aplicada a los aspirantes. 6.4 Medir la satisfacción del usuario Satisfacción del usuario medida
Indicador de proyecto
Ten-dencia Definición Unidad de
medida Línea base
Descripción de la línea
base Meta
Descripción de la meta
Valor actual
Satisfacción de los usuarios respecto a los productos derivados de un proceso o trámite o servicio
Incremento
Calificación promedio que dan los usuarios a los atributos de calidad del producto derivado del proceso o trámite.
Calificación de la calidad del trámite o servicio, de 0 a 10
8.7 Calidad de atención recibida
8.9
Se desea incrementar la calidad de atención recibida, disminuyendo o eliminando las calificaciones que se encuentran por debajo de la calificación de 8
8.7
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 18
Quejas relacionadas con trámites o servicio
Reducción
Número de quejas relacionadas con trámites o servicios en un determinado periodo de tiempo
Número de quejas por cada trámite o servicio
3
Los aspirantes manifestaron: No se tiene congruencia en cuanto a lo que se indica en la convocatoria con lo que se está pidiendo en sistema; No se pueden cargar archivos de más de 2MB; No hay mensajes preventivos y/o candados para evitar errores.
2
Se desea reducir las dudas respecto a la congruencia de los requisitos de la convocatoria y del sistema de control escolar. Asimismo permitir una mayor capacidad en la carga de archivos además de hacer mejoras al módulo de selección de aspirantes para evitar errores.
1
Satisfacción del usuario con el desempeño de los servidores públicos que participan en un trámite o servicio
Incremento
Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan al trato, imparcialidad, capacidad de los servidores públicos que participan en un trámite o servicio
Calificación de calidad de la atención, de 0 a 10
9.2
Los aspirantes perciben al personal de atención con el conocimiento necesario para responder a sus preguntas relativas a la convocatoria de posgrado.
9.4
Se espera incrementar la calificación de la confianza en cuanto a la preparación del personal.
9.2
recepción de la honestidad relacionada con la prestación de un trámite o servicio
Incremento
Calificación promedio de los usuarios de un trámite o servicio al nivel de honestidad en la prestación del trámite o servicio
Calificación del nivel de honestidad, de 0 a 10
9.5
Al concluir el proceso de selección 2012 se aplicó la encuesta a los aspirantes quienes emitieron su calificación al respecto de la honestidad del personal.
9.6
Se desea incrementar la calificación de la percepción del grado de honestidad que los aspirantes tienen tanto en el proceso de selección como del personal.
9.5
Satisfacción del usuario con la información disponible para la realización de un trámite o la obtención de un servicio
Incremento
Calificación promedio que los usuarios de un trámite o servicio dan a la transparencia, accesabilidad y claridad de la información de los mismos
Calificación de los atributos de la calidad de la información sobre el trámite o servicio, de 0 a 10
9
La Convocatoria de Posgrado es la pieza clave en el proceso de selección y la claridad de la información es indispensable para el exitoso desarrollo. Se aplicó la encuesta a los aspirantes del proceso de selección 2012.
9.1
La convocatoria tiene un alto grado de claridad y se espera incrementarla minimizando las calificaciones que se encontraron por debajo del ocho de calificación.
9
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 19
Encuesta de satisfacción aplicada.
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 20
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 21
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 22
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 23
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 24
Con el registro de la actividad 6.4 Medir la satisfacción del usuario, se finalizó la Fase 3: Seguimiento de proyectos del Sistema de Administración del PMG (SAPMG). Por último se llevó a cabo la Fase 4: Cierre, el proyecto “Mejoras al Módulo de Selección de Aspirantes del Sistema de Control Escolar” finalizó el 12 de noviembre del 2012. Los apartados que contiene son: 1) Documento de cierre, 2) Aseguramiento de la mejora y 3) Lecciones aprendidas. Adicionalmente en el apartado de cierre se registró información en los siguientes apartados: 1) Productos del proyecto, 2) Beneficios del proyecto, 3) Alcance del proyecto, 4) Indicadores del proyecto, 5) Programa de trabajo, 6) Costo del proyecto y 7) Terminación del proyecto. El apartado de Aseguramiento de la mejora registra las actividades para el seguimiento de la calidad de los resultados del proyecto, a través de la medición periódica de los indicadores del proyecto, una vez concluido éste. En este rubro se reportó que se llevaría a cabo la revisión cada 12 meses. El último apartado de la Fase de Cierre fue el de Lecciones Aprendidas en el que se documentó el aprendizaje adquirido por los participantes en las diferentes etapas del proyecto, buscando que formen una base de conocimientos que proporcione información de gran valor para la institución en el desarrollo de proyectos futuros.
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 25
El responsable del proyecto lo reportó como un caso de éxito: Si, debido a que se incorporaron y concretaron de forma efectiva las solicitudes de los aspirantes, de los revisores y evaluadores. Finalmente se adicionaron mejoras con base en nuestra experiencia y la encuesta de satisfacción 2012 para facilitar los procesos del Módulo de Aspirantes.
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 26
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 27
Proyecto de Firma Electrónica Respecto al Proyecto “Firma Electrónica” realizado en el año 2010, a finales de abril del 2012 se realizó una reunión con el Subdirector de Modelos de Planeación Estratégica Institucional de la SFP y asesor del PMG, para revisar y atender su solicitud referente al valor de los indicadores para que se documentaran adecuadamente los resultados cuantitativos y elaborar un documento de cierre que reflejara los resultados cualitativos obtenidos de la implementación del proyecto de mejora. Para tal efecto, se solicitó la remoción de firmas del proyecto de “Firma Electrónica” en el SAPMG que tenía el status de concluido, para llevar a cabo las modificaciones al documento de cierre y reflejar de manera más efectiva los logros alcanzados, además se revisaron los valores de los indicadores de acuerdo a lo solicitado por el asesor y se registraron los valores mínimos en el indicador Trámites o servicios con uso de firma electrónica, que no aplicó al proyecto. Con el oficio INECOL/DA/221/2012 del 17 de mayo del 2012 se da respuesta a la solicitud recibida.
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 28
Primera Sesión Ordinaria de Órgano de Gobierno 2012 - PMG – Anexo 6 29
