Propuesta-1 Manual Organizacion SecretariaP

Secretaría Privada del Despacho del

Gobernador

Agosto 2012

MANUAL DE ORGANIZACIÓN


Gobernador


ÍNDICE

Agosto 2012 Elaborado por: Sala Situacional Estratégica - División de Organización y Procedimientos

Pág.

Introducción...................................................................................................................... 3

Marco legal....................................................................................................................... 4

Misión y Visión…………………………………………………………………………………... 5

Organigrama…………………………………………………………………………………….. 6

Análisis de las unidades administrativas:

Secretaría Privada del Despacho del Gobernador......................................................... 8

División de Secretaría del Despacho……………………………………………………….. 10

Residencia Oficial del Gobernador…………………………………………………………. 12

Glosario de términos......................................................................................................... 13

Anexos.............................................................................................................................. 19


Gobernador


INTRODUCCIÓN


3

La Secretaría Privada del Despacho del Gobernador del Estado Lara, es creada entre

otras funciones, con el propósito de coadyuvar en la planeación, organización y ejecución de

las tareas del ciudadano Gobernador. Asimismo, y en relación al vínculo que se da entre el

gobierno y el pueblo de Lara; la Secretaría Privada, atiende la demanda que la ciudadanía

plantea al Gobernador, canalizándola a las diferentes dependencias del aparato de gobierno

estadal a que corresponda.

El presente Manual de Organización, se realizó con la finalidad de tener una visión

general, clara y correcta de la estructura organizativa que constituye esta importante unidad

orgánica dentro de la Gobernación; así como delimitar las funciones que cumple cada unidad

de trabajo o unidad subordinada dentro de la misma. Es importante señalar, que la

aprobación así como la actualización de este manual, debe ser autorizada por la máxima

autoridad de la Secretaría Privada.


Gobernador


MARCO LEGAL


4

Documento Gaceta Oficial N° Fecha

Constitución de la República Bolivariana de

Venezuela

5.908

Extraordinario

19/02/2009

Ley Orgánica de la Administración Pública.

Decreto N° 6.217

5.890

Extraordinario

31/07/2008

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

2.818

Extraordinario

01/07/1981

Ley de Simplificación de Trámites Administrativos.

Decreto N° 6.265

5.891

Extraordinario

31/07/2008

Ley de Administración del Estado Lara

11.420

Ordinaria

24/11/2008

Reglamento Parcial N° 1 de la Ley de

Administración del Estado Lara.

Decreto N° 03537

15.882

Ordinaria

01/11/2011


Gobernador


MISIÓN Y VISIÓN


5

MISIÓN

La Gobernación del Estado Lara tiene como propósito, "Mejorar la calidad de vida del

ciudadano larense", a través del desarrollo económico y social, sostenible y sustentable,

haciendo uso suficiente de los recursos humanos y materiales con que cuenta, mediante una

gerencia pública transparente, social y participativa.

VISIÓN

…


Gobernador


ORGANIGRAMA


6

DESPACHO DEL GOBERNADOR

DEL ESTADO

SECRETARIA PRIVADA DEL

DESPACHO DEL GOBERNADOR

DIVISION DE SECRETARIA DEL

DESPACHO RESIDENCIA OFICIAL DEL

GOBERNADOR


Gobernador

Agosto 2012

ANÁLIS DE LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS


Gobernador


SECRETARÍA PRIVADA


8

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Secretaría Privada del Despacho del Gobernador.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Despacho del Gobernador.

UNIDADES SUBORDINADAS: Residencia Oficial del Gobernador, División de Secretaría del

Despacho del Gobernador.

OBJETIVO: Atender con oportunidad y eficiencia los asuntos privados relacionados con el

Gobernador del Estado.

FUNCIONES:

• Recibir, dar cuenta y distribuir la correspondencia dirigida al ciudadano Gobernador.

• Redactar y despachar la correspondencia particular del Gobernador del Estado.

• Organizar y controlar la Agenda de compromisos del ciudadano Gobernador.

• Llevar un registro de la información confidencial del ciudadano Gobernador.

• Atender a visitantes nacionales y extranjeros.

• Tramitar la expedición de pasaportes solicitados por el ciudadano Gobernador.

• Organizar reuniones y eventos previa solicitud del ciudadano Gobernador.

• Dirigir, coordinar y controlar las actividades llevadas a cabo por la Residencia Oficial del

Gobernador.

• Dirigir, coordinar y controlar las actividades llevadas a cabo en el área de cocina de la

Gobernación del Estado.


Gobernador


SECRETARÍA PRIVADA


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• Controlar los materiales e insumos del área de cocina de la Gobernación del Estado.

• Formular, ejecutar y realizar seguimiento del Plan Operativo Anual (POA), así como el

control y ejecución del Presupuesto asignado a la Secretaría Privada.

• Dirigir y controlar las acciones relacionadas con el inventario general de Bienes

asignados a la Secretaría Privada.

• Las demás atribuciones que de conformidad con la Ley, y el Gobernador le designe.


Gobernador


DIVISIÓN DE SECRETARÍA DEL DESPACHO


10

UNIDAD ADMINISTRATIVA: División de Secretaría del Despacho.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Secretaría Privada del Despacho del Gobernador.

UNIDADES SUBORDINADAS: Ninguna.

OBJETIVO: Atender con oportunidad, eficiencia y eficacia asuntos relacionados con la

correspondencia institucional y gubernamental, garantizando la efectiva comunicación y

enlace entre los organismos competentes en aras de brindar una correcta canalización de las

mismas.

FUNCIONES:

• Recibir, registrar y canalizar las correspondencias institucionales y gubernamentales.

• Llevar control del archivo interno de la correspondencia recibida y enviada en este

despacho.

• Servir de enlace entre las dependencias e instituciones públicas, privadas y

gubernamentales a fin de canalizar las solicitudes realizadas por estos.

• Redactar y distribuir oficios a los entes que conforman el Gobierno Estadal.

• Llevar un registro y Control de antesala y atención diaria del público en el despacho del

ciudadano Gobernador.

• Realizar convocatorias a Directores, Jefes, Presidentes, Diputados, Concejales u otras

reuniones con el ciudadano Gobernador y llevar registro de asistencias y minutas de las

mismas.


Gobernador


DIVISIÓN DE SECRETARÍA DEL DESPACHO


11

• Las demás atribuciones que de conformidad con la Ley, y la Secretaría Privada le

designe.


Gobernador


RESIDENCIA OFICIAL DEL GOBERNADOR


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UNIDAD ADMINISTRATIVA: Residencia Oficial del Gobernador.

DEPENDENCIA JERÁRQUICA: Secretaría Privada del Despacho del Gobernador.

UNIDADES SUBORDINADAS: Ninguna.

OBJETIVO: Velar por el cumplimiento de los procesos administrativos realizados en la

Residencia Oficial, con el fin de ofrecer un espacio acogedor para la realización de reuniones

sociales y políticas, ceremonias, eventos privados y recepción de personalidades de los más

variados ámbitos de la vida pública y privada del Gobernador del Estado.

FUNCIONES:

• Administrar los recursos económicos que le sean asignados a la Residencia Oficial así

como el inventario de materiales y suministros.

• Controlar y evaluar los procesos administrativos de la Residencia Oficial.

• Coordinar las visitas guiadas a la Residencia Oficial según le sea requerido.

• Dirigir y controlar las acciones relacionadas con el inventario general de Bienes

asignados a la Residencia Oficial.

• Supervisar el mantenimiento de las áreas verdes internas y externas, áreas de

infraestructura, electricidad, aguas servidas y aguas blancas de la Residencia Oficial del

Gobernador.

• Las demás atribuciones que de conformidad con la Ley, y la Secretaría Privada le

designe.


Gobernador


GLOSARIO DE TÉRMINOS


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Actividad: Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad

administrativa como parte de una función asignada.

Administración pública Estadal: Conjunto de órganos que auxilian al Ejecutivo Estadal en

la realización de la función administrativa. Según lo establecido en la Ley de Administración

del Estado Lara.

Área: Parte de la institución en la que se subdivide y a la cual se asigna una responsabilidad.

Atribución: Cada una de las funciones, actividades o tareas que se asignan a un funcionario

o unidad administrativa mediante un instrumento jurídico o administrativo.

Autoridad: Facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones, dar las órdenes para que se

realice alguna actividad o se acate alguna decisión.

Comunicación: Transmisión y recepción de información para el logro de una mayor

eficiencia en el trabajo y el mejoramiento de las relaciones interpersonales dentro de una

organización.

Control: Actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos en los

planes, programas, políticas, normas y procedimientos, detectar desviaciones e identificar

posibles acciones correctivas.


Gobernador




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Coordinación: Proceso de integración de acciones administrativas de una o varias

instituciones, órganos o personas, que tienen como finalidad obtener de las distintas áreas

de trabajo la unidad de acción necesarias para contribuir al mejor logro de los objetivos, así

como armonizar la actuación de las partes en tiempo, espacio, utilización de recursos y

producción de bienes y servicios para lograr conjuntamente las metas preestablecidas.

Delegación de funciones: Acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere

funciones específicas y responsabilidades a un subalterno y, en algunos casos, otorga la

autoridad que necesita cuando va a desempeñar tales funciones.

Dependencia jerárquica: Relación de subordinación de unidad responsable, respecto a otra

de mayor jerarquía.

Dependencia: Institución pública subordinada al titular del Poder Ejecutivo Estatal, en el

ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los asuntos del orden administrativo que

tiene encomendados.

Documento: Soporte en el que se materializan distintos actos.

Eficacia: Elemento de medición de una organización, en cuanto al grado de realización de

sus fines y objetivos, sin importar los recursos empleados.

Eficiencia: Logro de los fines y objetivos, cuidando la utilización de los recursos.


Gobernador




15

Estructura organizativa: Forma en que se encuentran ordenadas las unidades que integran

una dependencia y/o entidad, donde se establecen niveles jerárquicos - funcionales, de

conformidad con las atribuciones legalmente asignadas.

Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para

alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es

responsable una unidad administrativa: se define a partir de las disposiciones jurídico-

administrativas vigentes.

Información: Conjunto de datos sobre una materia determinada.

Jerarquía: Nivel que se asigna a un puesto dentro de una organización, por el grado de

autoridad asignado.

Manual de organización: Documento que contiene información detallada referente al marco

jurídico administrativo, estructuras y funciones de las unidades administrativas que integran

la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad,

canales de comunicación y coordinación; asimismo, contiene organigramas que describen en

forma gráfica la estructura organizativa del ente.

Marco legal: Conjunto de disposiciones, leyes, reglamentos, decretos y acuerdos vigentes a

los que debe cumplir y aceptar la dependencia o entidad, en el ejercicio de las funciones que

tienen encomendadas.


Gobernador




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Misión: Explica la función principal y razón de ser del Ente o unidad administrativa.

Nivel jerárquico: División de la estructura organizativa, para asignar un grado determinado a

las unidades administrativas, según la disposición de sus funciones, definiendo rangos,

autoridad o responsabilidad.

Objetivo: Expresión de un propósito que se pretende alcanzar mediante una acción o

conjunto de acciones, en un período determinado. El establecimiento del objetivo de una

institución, se realiza conforme a las atribuciones de cada dependencia o ente.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura organizativa que debe reflejar en

forma esquemática, la posición de las unidades administrativas que la componen, los tramos

de control, nivel jerárquico, canales formales de comunicación y coordinación, así como

líneas de mando.

Organización: Disposición y arreglo de los distintos órganos o unidades de que se compone

un organismo administrativo y la relación que guardan esas unidades entre sí; así como la

forma en que se encuentran repartidas las actividades entre las unidades.

Órgano: Unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias

funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos.


Gobernador




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Plan operativo anual (POA): Instrumento de gestión de apoyo, que contiene las directrices

a seguir: áreas estratégicas, programas, proyectos, recursos, cronograma de actividades y

sus respectivos objetivos y metas, así como la expresión financiera para acometerlas en el

lapso de un año.

Política: Arte, doctrina u opinión referente al gobierno de los Estados. Conjunto de reglas o

normas generales que guían el pensamiento y acción de los subordinados (guías de acción).

Ayudan a tomar decisiones y a la consecución de objetivos.

Proceso: Sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada

actividad o tarea. Se puede definir un proceso como: el conjunto de actividades secuenciales

que realizan una transformación de una serie de insumos o entradas (material, mano de

obra, capital, información, etc.) en los resultados o salidas deseadas (bienes y/o servicios)

añadiendo valor.

Seguimiento: Observar el desarrollo y aplicación de los procedimientos elaborados,

comprobando su correcta aplicación o corrección en caso contrario.

Sistema de información: Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de

apoyar las actividades de una empresa o negocio.


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Sistema: Conjunto de elementos interrelacionados entre sí para satisfacer un fin específico.

En términos informáticos se dice que un sistema, es el conjunto de partes relacionadas,

programas junto a equipos de computación, que permiten recibir, procesar, obtener, y

almacenar información, de uno o más usuarios.

Unidad administrativa: Partición organizacional de una institución independientemente del

nivel jerárquico que ostenta, a la que se le asigna autoridad y responsabilidad respecto al

desempeño de actividades específicas.

Unidad responsable: Cada uno de los órganos que integran una institución, con funciones y

actividades propias que se distinguen y diferencian entre sí. Se conforma a través de una

estructura organizativa específica y propia.

Unidad solicitante: Área o sector administrativo a la que pertenece él o los funcionarios que

realizan una solicitud. Es el ente o unidad administrativa que solicita de otro departamento o

unidad administrativa la prestación de un servicio.

Visión: Conjunto de ideas generales que orientan las actividades en función de la razón de

ser del ente, como referencia de lo que un ente es y quiere llegar a ser en el futuro.


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Agosto 2012

ANEXOS

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