“PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO...

“PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO LOGÍSTICO DE GESTIÓN

DE ALMACENES EN LA EMPRESA INEMFLEX S.A.S.”

CRISTIAN JAIR HERRERA PERALTA

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERIA

PROYECTO CURRICULAR INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTA D.C

FEBRERO DE 2018

“PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO LOGÍSTICO DE GESTIÓN

DE ALMACENES EN LA EMPRESA INEMFLEX S.A.S.”

CRISTIAN JAIR HERRERA PERALTA

Trabajo de grado presentado como requisito

para optar por el título de Ingeniero Industrial

Directo Interno. MBA Ing Flor de María Umaña Villamizar

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS

FACULTAD DE INGENIERIA

PROYECTO CURRICULAR INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTA D.C

FEBRERO DE 2018

Tabla de Contenido

1. GENERALIDADES DEL PROYECTO ......................................................................... 9

1.1. TITULO. ............................................................................................................. 9

1.2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................ 9

1.3. OBJETIVOS ........................................................................................................ 9

1.3.1. Objetivo General........................................................................................... 9

1.3.2. Objetivos Específicos.................................................................................... 9

2. MARCO REFERENCIAL ........................................................................................ 10

2.1. MARCO INSTITUCIONAL .............................................................................. 10

2.1.1. Reseña histórica de la empresa .................................................................... 10

2.1.2. Misión ........................................................................................................ 10

2.1.3. Visión ......................................................................................................... 11

2.1.4. Política de Calidad. ..................................................................................... 11

2.1.5. Objetivos de Calidad. .................................................................................. 11

2.1.6. Organigrama ............................................................................................... 11

2.2. MARCO TEÓRICO........................................................................................... 12

2.2.1. Definiciones Logística ................................................................................ 12

2.2.2. Proceso logístico de Gestión de almacenes almacenamiento: ...................... 12

2.2.3. Sistema de gestión de almacenes (SGA): .................................................... 13

2.2.4. Estudio de métodos: .................................................................................... 14

2.2.5. Estudio de tiempos: ..................................................................................... 15

2.3. MARCO NORMATIVO .................................................................................... 17

2.4. MARCO LEGAL............................................................................................... 18

3. DIAGNOSTICO ....................................................................................................... 18

3.1. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA

EMPRESA. .................................................................................................................. 18

3.1.1. Maquinaria y equipo de almacenamiento: ................................................... 18

3.2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS QUE COMPRENDIEN LA GESTIÓN DE

ALMACENES. ............................................................................................................ 19

3.2.1. Ingreso de Materias Primas e Insumos. ....................................................... 19

3.2.2. Salida de Materias primas, insumos y producto terminado. ......................... 20

3.3. PLANO DE LA EMPRESA............................................................................... 20

4. ESTUDIO DE METODOS Y TIEMPOS .................................................................. 21

4.1. ESTUDIO DE MÉTODOS. ............................................................................... 21

4.1.1. Ingreso de Materias primas e insumos. ........................................................ 21

4.1.2. Salida de Materias primas, insumos o producto terminado. ......................... 25

4.2. ESTUDIO DE TIEMPOS. ................................................................................. 27

4.2.1. Muestra inicial: ........................................................................................... 27

4.2.2. Determinación del tamaño de la muestra. .................................................... 30

4.2.3. Calculo del tiempo NORMAL .................................................................... 31

4.2.4. Calculo del tiempo ESTÁNDAR ................................................................ 33

5. ANALISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS ............................................................. 34

5.1. PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA EMPRESA ....................................... 34

5.2. RESUMEN DE PROBLEMAS CON SU POSIBLE SOLUCIÓN ...................... 36

6. PROPUESTA DE MEJORA ..................................................................................... 37

6.1. PROPUESTAS .................................................................................................. 37

6.1.1. Señalización de las áreas del almacén: ........................................................ 37

6.1.2. Implementación de un código de ubicación: ................................................ 38

6.1.3. Aplicativo informático para la gestión del almacén. .................................... 39

6.1.4. Rediseño de los procesos de ingreso y salida de material. ............................ 39

6.1.5. Implementación de un sistema de video-vigilancia y control. ...................... 41

6.1.6. Restricción del paso al almacén................................................................... 42

6.2. RESULTADOS DE LAS PROPUESTAS. ......................................................... 43

7. ANALISIS FINANCIERO ....................................................................................... 45

7.1. Determinación de la inversión necesaria para desarrollar las propuestas ............. 45

7.2. Determinación del ahorro y los beneficios que conllevan la implementación de la

propuesta ...................................................................................................................... 45

7.3. Análisis financiero ............................................................................................. 47

8. PROGRAMA DE IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA ............................... 49

8.1. Actividades necesarias para implementación de las propuestas. .......................... 49

8.2. Cronogramas de las actividades para la implementación. ................................... 50

CONCLUSIONES ........................................................................................................... 51

RECOMENDACIONES .................................................................................................. 51

BIBLIOGRAFIA ............................................................................................................. 52

ANEXOS ......................................................................................................................... 53

Valoración objetiva con estándares de fatiga................................................................. 54

Manual uso del aplicativo “Gestor de almacenes e inventarios de la empresa Inemflex” 55

Manual de los nuevos procedimientos propuestos. ........................................................ 64

Reglamento de ingreso, salida y permanecía en el almacén. .......................................... 72

Índice de Ilustraciones

Ilustración 1. Organigrama de la empresa Inemflex .......................................................... 11

Ilustración 2. Plano primer piso empresa Inemflex ........................................................... 20

Ilustración 3. Diagrama de flujo Ingreso Actual ............................................................... 22

Ilustración 4. Cursograma analítico Ingreso Actual .......................................................... 23

Ilustración 5. Diagrama de recorrido Ingreso Actual......................................................... 24

Ilustración 6. Diagrama de flujo Salida Actual ................................................................. 25

Ilustración 7. Cursograma analítico Salidas Actual ........................................................... 26

Ilustración 8. Diagrama de recorrido Salida Actual .......................................................... 27

Ilustración 9. Plano de las áreas propuestas ...................................................................... 37

Ilustración 10. Ejemplo del código de ubicación en el Rack A .......................................... 38

Ilustración 11. Ubicación del sistema de video vigilancia y control .................................. 41

Ilustración 12. Cronograma de las actividades para la implementación de las propuestas.. 50

Índice de Ecuaciones

Ecuación 1. Ecuación método estadístico ........................................................................ 16

Ecuación 2. Calculo del tiempo Normal o Básico ............................................................. 16

Ecuación 3. Adición de los suplementos ........................................................................... 17

Ecuación 4. Calculo del tiempo estándar .......................................................................... 17

Ecuación 5. Calculo de tiempo promedio de las observaciones ......................................... 31

Ecuación 6. Calculo del costo del encargado del almacén ................................................. 46

Índice de Tablas

Tabla 1. Símbolos diagrama de flujo ................................................................................ 15

Tabla 2. Maquinaria y equipo de almacenamiento de la empresa ...................................... 19

Tabla 3. Relación No – Actividad Ingreso Actual ............................................................. 24

Tabla 4. Relación No – Actividad Salida Actual ............................................................... 26

Tabla 5. Muestra inicial Ingreso Material ......................................................................... 28

Tabla 6. Muestra Inicial Salida Materi.............................................................................. 29

Tabla 7. Calculo del número de observaciones Ingreso..................................................... 30

Tabla 8.Calculo del número de observaciones Salida ....................................................... 31

Tabla 9. Cálculo del valor del ritmo de trabajo ................................................................. 31

Tabla 10. Tiempos normales de las actividades de entrada de material ............................. 32

Tabla 11. Tiempos normales de las actividades de salida de material................................ 32

Tabla 12. Determinación de los suplementos .................................................................... 33

Tabla 13. Tiempos estándar de las actividades de entrada de material .............................. 34

Tabla 14. Tiempos estándar de las actividades de salida de material ................................. 34

Tabla 15. Numero de etiquetas de ubicación necesarias .................................................... 39

Tabla 16. Comparación proceso actual y propuesto Ingreso de material .......................... 40

Tabla 17. Comparación proceso actual y propuesto Salida de material ............................ 41

Tabla 18. Resultados de las propuestas en el proceso de Ingreso de material .................... 43

Tabla 19. Indicadores de los resultados Ingreso de Material ............................................. 43

Tabla 20. Resultados de las propuestas en el proceso de Salida de material ...................... 44

Tabla 21. Indicadores de los resultados Salida de Material ............................................... 44

Tabla 22. Inversión individual y global de cada una de las propuestas .............................. 45

Tabla 23. Salario y tiempos .............................................................................................. 45

Tabla 24. Salario y Auxilio de transporte ......................................................................... 46

Tabla 25. Calculo de los Aportes parafiscales ................................................................... 46

Tabla 26. Calculo de las prestaciones sociales .................................................................. 46

Tabla 27. Calculo de la seguridad social ........................................................................... 46

Tabla 28. Calculo del costo por minuto del encargado ...................................................... 47

Tabla 29. Calculo del ahorro MINIMO mensual en el proceso de Ingreso de material ...... 47

Tabla 30. Calculo del ahorro MINIMO mensual en el proceso de Salida de material ........ 47

Tabla 31. Flujo de fondos inversiones prioritarias ............................................................ 48

Tabla 32. Indicadores financieros inversiones prioritarias................................................. 48

Tabla 33. Flujo de fondos inversiones totales ................................................................... 48

Tabla 34. Indicadores financieros inversiones totales ....................................................... 48

9

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO LOGÍSTICO DE GESTIÓN

DE ALMACENES EN LA EMPRESA INEMFLEX S.A.S.

1. GENERALIDADES DEL PROYECTO

1.1. TITULO.

Propuesta de mejoramiento del proceso logístico de gestión de almacenes en la empresa

InemFlex S.A.S.

1.2. JUSTIFICACIÓN

La gestión de almacenes se define como el proceso de la función logística que trata de la

recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén hasta un punto

de consumo de cualquier producto, así como el tratamiento e información de los datos

generados (Price Waterhouse Coopers, s.f).

La gestión de almacén es uno de los aspectos fundamentales del sector comercial, tan

importante como las instalaciones y la calidad de productos y servicios de la empresa. De

hecho, el costo de posesión, administración y mantenimiento de un almacén esta

frecuentemente entre un 2% y un 5%. (Frazelle, 2002).

Teniendo en cuenta que algunos de los objetivos de la gestión de almacenes son; garantizar

el suministro continuo y oportuno de materiales y medios de producción requeridos para

asegurar la producción de forma ininterrumpida, reducir costos y minimizar las operaciones

de manipulación y transporte, se resalta la importancia y la necesidad de establecer

propuestas de mejoramiento de la gestión de almacenes en la empresa, con el fin de cumplir

dichos objetivos y mejorar el rendimiento, ahorrando tiempo y costos.

También es importante resaltar los posibles beneficios adicionales que traería la

implementación de una propuesta que mejore la gestión de almacenes dentro de la cuales

cabe resaltar; La reducción de tareas administrativas, la agilidad del desarrollo del resto de

procesos logísticos, el mejoramiento de la calidad de los productos, la optimización de

costos, la reducción de los tiempos de proceso no solo en almacenes sino en toda la cadena

de suministro, y el aumento de la satisfacción del cliente.

1.3. OBJETIVOS

1.3.1. Objetivo General

Diseñar una propuesta de mejoramiento del proceso logístico de gestión de

almacenes en la empresa Inemflex S.A.S a través de herramientas que permitan

la reducción del tiempo de localización de inventarios en el almacén.

1.3.2. Objetivos Específicos

Recolectar la información necesaria para la descripción del proceso logístico de

gestión de almacenes, tomando y comprobando los datos existentes en la empresa

y levantando los que no han sido tomados y son necesarios.

10

Hacer un diagnóstico de la situación actual del proceso logístico de gestión de

almacenes, para así identificar y confirmar las causas de los problemas.

Definir una propuesta estructurada de mejoramiento para la gestión de almacenes

que incluya las herramientas ingenieriles necesarias para garantizar la

disminución de los tiempos de localización, el flujo continuo hacia los otros

procesos de la empresa y las condiciones de seguridad óptimas.

Realizar un análisis financiero donde se establezca la relación beneficio costo

entre la situación propuesta y la situación actual.

Proponer un plan de implementación que de las directrices para que la empresa

pueda adoptar la propuesta y definir los indicadores para hacer el seguimiento y

asegurar el éxito de la implementación.

2. MARCO REFERENCIAL

2.1. MARCO INSTITUCIONAL

2.1.1. Reseña histórica de la empresa

Hace 26 años se dio inicio a la empresa INEMFLEX S.A.S. como una iniciativa

empresarial ante las necesidades de la industria colombiana de obtener materiales de buena

calidad a bajo costo, evitando así los innumerables percances que produce un empaque

flexible en mal estado, sobre todo en la industria de alimentos.

En los inicios, la empresa fue una sociedad limitada pero en la actualidad se mantiene como

una sociedad por acciones simplificadas.

La empresa ha sufrido una serie de cambios que han redundado en una infraestructura

adecuada para el volumen de producción y sus necesidades administrativas. Hacia los años

de 1987 se inició en una bodega ubicada en la Carrera 30A Nº 5b-16, doce años más tarde

se trasladó a una bodega de mayor dimensión ubicada en la Cra 35 Nº 4-28. Actualmente la

sede de Inemflex S.A.S. se ubica en la Calle 23 No 116-31 Parque Industrial Puerto Central,

en la cual se encuentra funcionando la planta de producción y oficinas del área

administrativa.

Desde su creación Inemflex S.A.S. se ha caracterizado por su constante crecimiento y

desarrollo; gracias a la aceptación del producto en el mercado, la empresa ha importado

maquinaria más moderna y de mayor capacidad lo que garantiza una producción más

eficiente. Se cuenta con personal capacitado, con experiencia y motivado lo cual ha llevado

a la implementación de uno de los referentes normativos más importantes en la actualidad

la ISO 9001:2008.

INEMFLEX S.A.S. se ha distinguido en estos 26 años por su calidad, pensando siempre

en el consumidor final. Cada producto de la compañía lleva un sello de responsabilidad por

la calidad, por la seguridad del consumidor, se caracteriza.

2.1.2. Misión

Proteger, conservar y presentar los productos de nuestros clientes mediante la fabricación,

comercialización y servicio pos venta de empaques flexibles y aluminios.

11

2.1.3. Visión

INEMFLEX S.A.S, para el año 2016, logrará una rentabilidad del 5% y para el 2017 del

10% apoyándose en el mejoramiento continuo de sus procesos.

2.1.4. Política de Calidad.

INEMFLEX S.A.S. produce empaques flexibles cumpliendo con los requisitos

establecidos por el cliente y garantizando su satisfacción, con calidad y oportunidad,

logrando así el mejoramiento continuo de nuestros procesos. Para alcanzar estos propósitos

contamos con:

Personal Competente y Capacitado.

Proveedores Calificados.

Infraestructura y Equipos Adecuados.

2.1.5. Objetivos de Calidad.

Cumplir con las entregas de los pedidos con oportunidad y la calidad requerida.

Aumentar la percepción del cliente con relación a los productos ofrecidos.

Mejorar el desempeño de los procesos.

Aumentar la competencia del personal.

Contar con Proveedores Calificados.

Garantizar equipos adecuados para la producción.

2.1.6. Organigrama

Ilustración 1. Organigrama de la empresa Inemflex

12

2.2. MARCO TEÓRICO

2.2.1. Definiciones Logística

A continuación se recopilan algunas de las definiciones más importantes y conocidas de

logística, citando a los autores más importantes en este campo a nivel internacional:

Sahid C. “Una disciplina que tiene como misión diseñar, perfeccionar y gestionar un sistema

capaz de integrar y cohesionar todos los procesos internos y externos de una organización,

mediante la provisión y gestión de los flujos de energía, materia e información, para hacerla

viable y más competitiva, y en últimas satisfacer las necesidades del consumidor final”.

Logística pura más allá de un proceso logístico, Colección Logística Corporación John F.

Kennedy, 1998.

Douglas M. Lambert, M. Cooper, J. D. Pagh. “La parte de la gestión de la cadena de

suministro (Supply Chain Management, SCM) que planifica, implementa y controla el flujo

eficiente y efectivo de materiales y el almacenamiento de productos, así como la información

asociada desde el punto de origen hasta el de consumo, con el objeto de satisfacer las

necesidades de los clientes”. Supply Chain Management: Implementation Issues and

Research Opportunities, The International Journal of Logistics Management. Vol.9, nº 2,

páginas 1-19, 1998.

Ronald H. Ballou. «es todo movimiento y almacenamiento que facilite el flujo de productos

desde el punto de compra de los materiales hasta el punto de consumo, así como los flujos

de información que se ponen en marcha, con el fin de dar al consumidor el nivel de servicio

adecuado a un costo razonable». Business Logistics Management, Cuarta edición, 1999.

2.2.2. Proceso logístico de Gestión de almacenes almacenamiento:

El almacén es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y

funcional de una compañía, comercial o industrial, con propósitos bien definidos de custodia,

control y abastecimiento de materiales y productos. En la actualidad, lo que antes se

caracterizaba como un espacio dentro de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de

mercancía, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de

generar valor agregado.

Gestión de almacenes:

La gestión de almacenes puede definirse como el proceso logístico que se encarga de

la recepción, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto

de consumo de cualquier unidad logística, así como el tratamiento de información de los

datos generados en cada uno de los procesos.

La gestión de almacenes tiene como principal propósito optimizar un área logística funcional

que actúa en dos etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la distribución física,

constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el

funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

El objetivo general de la gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo

y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios

13

de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo de producción de una organización, se

encuentra en gran medida condicionado por el ritmo del almacén.

La gestión de almacenes se ubica en el Mapa de Procesos Logísticos entre la Gestión de

Inventarios y la Gestión de Pedidos y Distribución.

Objetivos de la gestión de almacenes:

Rapidez de entregas

Fiabilidad

Reducción de costos

Maximización del volumen disponible

Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

Beneficios:

Reducción de tareas administrativas

Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos

Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante

Mejora de la calidad del producto

Optimización de costs

Reducción de tiempos de proceso

Nivel de satisfacción del cliente

2.2.3. Sistema de gestión de almacenes (SGA):

Es la denominación atribuida a programas informáticos destinados a gestionar la operativa

de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés "WMS" (warehouse

management system).

Los sistemas de gestión de almacenes tienen como principal objetivo mantener los valores

de existencias de los artículos y sus posiciones en el almacén de forma correcta y toda la

información de los movimientos de los artículos dentro de un almacén, se logra registrando

todos los movimientos físicos del almacén para luego consultarlos en la base de datos. El

borrado de registros de la base de datos es uno de los principales errores al crear un sistema

transaccional como este.

Para evitar errores es conveniente seguir una serie de prácticas:

Todo artículo tiene que estar identificado con un código

El código del artículo debe ser único y debe ser representando por una etiqueta con

su respectivo código.

Toda posición de almacenamiento debe estar identificada con un código que debe ser

representado por un código de lectura automática (código de barras , rfid) en le caso

de manutención manual de la misma. No será necesario el código en los casos de

posiciones de manutención automatizada.

14

Los operarios de los dispositivos móviles que utilicen para cualquier labor, debe

evitar, en la medida de lo posible, el ingreso de información por parte del usuario, por

lo que los movimientos dentro del almacén deberán efectuarse preferentemente

mediante lectura de códigos de barras o similar

Código de barras:

Es un código basado en la representación de un conjunto de líneas paralelas de distinto grosor

y espaciado que en su conjunto contienen una determinada información, es decir, las barras

y espacios del código representan pequeñas cadenas de caracteres. De este modo, el código

de barras permite reconocer rápidamente un artículo de forma única, global y no ambigua en

un punto de la cadena logística y así poder realizar inventario o consultar sus características

asociadas.

Formato CODE 128: Code 128 es un código de barras de alta densidad, usado

ampliamente para la logística y paquetería. Puede codificar caracteres alfanuméricos

o solo numéricos. Con este código es posible representar todos los caracteres de la

tabla ASCII, incluyendo los caracteres de control.

2.2.4. Estudio de métodos:

La ingeniería de métodos se puede definir como el conjunto de procedimientos sistemáticos

para someter a todas las operaciones de trabajo directo e indirecto, con vistas a introducir

mejoras que faciliten más la realización del trabajo y que permitan que este se haga en el

menor tiempo posible y con una menor inversión por unidad producida, por lo tanto el

objetivo final de la ingeniería de métodos es el incremento en las utilidades de la empresa.

Objetivos del estudio de métodos

Mejorar los procesos, procedimientos y la disposición de la fábrica, taller y lugar de

trabajo, así como el diseño del equipo e instalaciones.

Economizar el esfuerzo humano para reducir fatiga.

Crear mejores condiciones de trabajo.

Ahorrar el uso de materiales, máquinas y mano de obra.

Procedimiento del estudio de métodos

Selección de la tarea o trabajo a mejorar.

Registrar los detalles de las actividades.

Analizar los detalles observados

Realizar un análisis crítico y aportar ideas para un nuevo método.

Aplicación del nuevo método.

Herramientas para el registro de información

Para el registro de información relativa los métodos de trabajo, se utilizan una serie de

diagramas:

15

Gráfico de trayectoria. Llamado también de desplazamientos, nos permite consignar

datos cuantitativos sobre movimientos de trabajadoras, materiales o equipos entre

cualquier número de puestos y durante cualquier periodo dado de tiempo.

Diagrama de recorrido. Es una representación gráfica de la secuencia de actividades

que se presentan en el proceso de producción, con fines analíticos y para ayudar a

encontrar y eliminar diferencias entre métodos.

Diagrama de flujo. Nos dicen que cualquier proceso industrial o elaboración de un

producto se puede representar por medio de cinco tipos de actividades, cuya

denominación símbolo o resultado inmediato se resumen en la siguiente tabla.

Tabla 1. Símbolos diagrama de flujo

2.2.5. Estudio de tiempos:

El estudio de Tiempos es una técnica de medición del trabajo empleada para registrar los

tiempos y ritmos de trabajo correspondientes a los elementos de una tarea definida, efectuada

en condiciones determinadas y para analizar los datos a fin de averiguar el tiempo requerido

para efectuar la tarea según una norma de ejecución preestablecida.

Descomposición de la Operación en Elementos

Lo primero que tiene lugar en la etapa de cronometraje es la descomposición de la operación

en elementos, para ello hay que tener una serie de conceptos claros:

Elemento: Elemento es la parte delimitada de una tarea definida que se selecciona

para facilitar la observación, medición y análisis.

Ciclo: Ciclo de trabajo es la sucesión de elementos necesarios para efectuar una tarea

u obtener una unidad de producción. Comprende a veces elementos casuales.

Cálculo del número de observaciones

Un paso fundamental del estudio de tiempos corresponde a la determinación del tamaño de

la muestra o cálculo del número de observaciones, dado que este es un factor fundamental

para la consecución de un nivel de confianza aceptable en el estudio.

16

Método Estadístico: El método estadístico requiere que se efectúen cierto número

de observaciones preliminares (n'), para luego poder aplicar la siguiente fórmula:

NIVEL DE CONFIANZA DEL 95,45% Y UN MÁRGEN DE ERROR DE ± 5%

Ecuación 1. Ecuación método estadístico

Siendo:

n = Tamaño de la muestra que deseamos calcular (número de observaciones)

n' = Número de observaciones del estudio preliminar

Σ = Suma de los valores

x = Valor de las observaciones.

40 = Constante para un nivel de confianza de 94,45%

Valoración del ritmo de trabajo por el método nivelación y cálculo del tiempo normal.

Consiste en que a partir del análisis de los micro movimientos se hayan determinado y fijado

algunos tiempos de actuación. La suma de los tiempos estimados para todos los micro

movimientos en los que se descompone una operación da el tiempo valorado para esta; si en

vez de obtener el tiempo valorado (según un rendimiento 100/100) para toda la operación se

determina solo el tiempo valorado para un elemento, es posible al comparar este tiempo con

el que emplea actualmente el trabajador para efectuar dicho movimiento, determinar la

cadencia con la que trabaja este (el operario).

La cifra 100 representa el desempeño estándar. Si el analista opina que la operación se está

realizando a una velocidad inferior a la que en su criterio es la estándar, aplicará un factor

inferior a 100. Si por el contrario, el especialista opina que el ritmo de trabajo es superior a

la norma, aplicará un factor superior a 100.

Al calcular el tiempo corregido (suavizado por la valoración), la valoración registrada es el

numerador de una fracción en la que el denominador es la valoración estándar. Asumiendo

que como lo hemos recomendado esta valoración estándar es 100, la fracción viene a ser un

porcentaje, que al ser multiplicado por el tiempo observado, da la constante denominada

tiempo básico o normal.

Ecuación 2. Calculo del tiempo Normal o Básico

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Adición de los suplementos (tiempo concedido por elemento)

En este paso, al tiempo básico o normal se le suman las tolerancias por suplementos

concedidos, obteniéndose el tiempo concedido por cada elemento. Se procederá así para cada

elemento (Tt = Tiempo concedido elemental):

Ecuación 3. Adición de los suplementos

Tiempo estándar o tipo

En este paso se suman los tiempos totales concedidos para cada elemento que forme parte

de una operación, y se obtiene el tiempo estándar por operación.

Ecuación 4. Calculo del tiempo estándar

2.3. MARCO NORMATIVO

Las normas que de alguna manera tendrá incidencia sobre la elaboración de este proyecto en

la empresa InemFlex S.A.S son:

NTC - ISO 28000 Esta norma habla sobre los sistemas de gestión de la seguridad

para la cadena de suministro. Para montarla en una empresa, es necesario verificar

que se cumplan todos los requisitos legales dentro de la misma. (Requisitos generales,

Política de gestión de la seguridad, Evaluación de riesgo de seguridad y planificación,

Implementación y operación, Verificación y acción correctiva, Revisión por la

dirección y mejora continua)

NTC - ISO 9001:2008 Esta norma hace referencia al Sistema de Gestión de Calidad,

cuya finalidad es tener mayor eficacia y mejoramiento continuo (cumplimientos) de

los procesos, teniendo en cuenta aspectos como los requisitos, la política de calidad,

objetivos de calidad, procesos y planes, entre otros.

NTC - ISO 31000:2009 Esta norma hace referencia a la gestión de riesgos, donde lo

que busca es reconocer los posibles riesgos existentes dentro y fuera de la

organización, y así mismo generar acciones correctivas y preventivas.

NTC 4532. Define la tarjeta de emergencia, documento que contiene información

básica sobre la identificación de material peligroso y datos del fabricante,

identificación de peligros, protección personal y control de exposición, etc.

NTC 1461. Higiene y seguridad, colores y señales de seguridad, el color de la

señalización. Esta norma tiene por objeto establecer los colores y señales de seguridad

utilizados para la prevención de accidentes y riesgos contra la salud y situaciones de

emergencia.

18

2.4. MARCO LEGAL

Las leyes colombianas que se deben tener en cuenta para la realización de este proyecto son:

Resolución 2400 de mayo de 1979 “Normas sobre vivienda, higiene y seguridad en los

establecimientos de trabajo” Titulo VI, Art 218. Locales de trabajo, los pasillos y patios

alrededor de las edificaciones, los patios de almacenamiento y lugares similares, deberán

mantenerse libres de basuras, desperdicios y otros elementos susceptibles de encenderse

con facilidad. Titulo V. Art 203. Los colores básicos que se emplearan para señalar o

indicar los diferentes materiales, elementos, maquinas, equipos, etc. Art 392. Los

hombres solo podrán levantar 25 kg de peso y las mujeres 12,5.

Ley 9 del 24 de enero de 1979. Art 91. Los establecimientos industriales deberán tener

una adecuada distribución de sus dependencias, con zonas específicas para los distintos

usos y actividades, claramente separadas, delimitadas o demarcadas y, cuando la

actividad así lo exija tendrán espacios independientes para depósitos de materias primas,

elaboración, procesos especiales, depósitos de productos terminados y demás secciones

requeridas para una operación higiénica y segura. Art 120. Los vehículos, equipos de

izar, bandas transportadoras y demás elementos de manejo y transporte de materiales, se

deberá mantener y operar en forma segura. Art 121. El almacenamiento de materiales u

objetos de cualquier naturaleza, deberá hacerse sin que se creen riesgos para la salud o

el bienestar de los trabajadores o de la comunidad.

3. DIAGNOSTICO

3.1. DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA

EMPRESA.

3.1.1. Maquinaria y equipo de almacenamiento:

A continuación se hace un resumen de los equipos y la maquinaria con la que cuentan los

trabajadores en el proceso de almacenamiento:

EQUIPO DESCRIPCIÓN Y USOS CANTIDAD

Montacargas

eléctrico

Equipo que sirve para el transporte de materias

primas, insumos y productos terminados dentro del

almacén, se utiliza principalmente para productos

pesados que no se pueden transportar manualmente

y para la colocación de estas materias en los niveles

superiores de los racks de almacenamiento.

1

Montacargas

manual

Equipo que sirve para el transporte de materias

primas, insumos y productos terminados dentro del

almacén, se utiliza para trasportar cargas livianas y

trasportarlas de las áreas de producción al almacén.

1

Racks de

almacenamiento

Son estructuras de tres niveles que se utilizan para

almacenar de manera vertical las materias primas,

insumos y productos terminados, permite

aprovechar el espacio volumétrico del almacén.

1 de capacidad

para 48 estibas.

2 de capacidad

para 40 estibas.

1 de capacidad

de 32 estibas.

19

Impresora de

etiquetas

Equipo referencia Godex EZ100 que imprime las

etiquetas en el papel especial, diseñado

exclusivamente para esta función.

1

Computador

Equipo que permite mantener el control de los

inventarios del almacén, almacenar información

necesaria para el buen funcionamiento de dicha área

y donde se hacen las etiquetas que maneja la

empresa.

1

Tabla 2. Maquinaria y equipo de almacenamiento de la empresa

3.2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS QUE COMPRENDIEN LA GESTIÓN

DE ALMACENES.

La gestión de almacenes en la empresa Inemflex está compuesta por dos grandes procesos;

el ingreso de materias primas, insumos, producto en proceso y terminado al almacén y la

salida o despacho de materias primas a los diferentes procesos productivos y de producto

terminado para su transporte final al cliente. Esta información fue tomada a través de los

siguientes métodos:

Descripción del operario: Consistió en una serie de preguntas para que el operario

describiera con la mayor precisión las actividades que realiza diariamente.

Observación directa: A través de la observación repetitiva de los procesos de hace

un listado de actividades y se compara con la información suministrada por el

operario.

Grabaciones: Por medio de este medio se toma evidencia de las actividades

identificadas a través de la observación directa y sirve como base para tomar los

tiempos de dichas actividades.

Con ayuda de los métodos anteriormente mencionados, se hace la siguiente descripción de

los procesos.

3.2.1. Ingreso de Materias Primas e Insumos.

Este proceso comienza por la comprobación de la orden de compra en el computador ubicado

en el almacén, posteriormente el operario procede a imprimir dicha orden y se dirige a la

ubicación del montacargas (dependiendo de la cantidad se utiliza el manual o el eléctrico),

después de esto se dirige a la puerta del almacén, allí comprueba que lo que acaba de llegar

concuerde con la orden de compra y se hace un control de calidad superficial, si la materia

prima no supera este control o no está completa se devuelve, si por el contrario todo está bien

se descarga en el montacargas y se lleva al área donde está el computador, el operario aquí

toma manualmente la información de la materia prima en un pequeño cuaderno, se dirige al

computador y allí registra manualmente la información recién tomada en una plantilla de

Excel y crea una etiqueta de identificación la cual contiene la información básica (nombre,

peso y ubicación en algunas ocasiones) en el programa GoLabel para posteriormente

imprimirla, de nuevo se dirige a donde está el montacargas y le pega las etiquetas donde

corresponde, se sube al montacargas y se dirige a la ubicación que esté disponible, por ultimo

20

almacena la materia prima en el almacén (si no hay espacio en los racks, la almacena en los

pasillos).

3.2.2. Salida de Materias primas, insumos y producto terminado.

Este proceso comienza cuando el operario comprueba la orden de producción (para materias

primas e insumos) o la orden de venta (para producto terminado), después de comprobarla la

imprime y se dispone a buscar la ubicación de la materia prima o producto terminado en el

registro que tiene el computador en la plantilla de Excel, si no está especificada la ubicación

el operario tiene que buscarla en el almacén, (este proceso depende de la memoria y orden

del operario), cuando la encuentra registra la salida en el computador, y se dirige a donde

está el montacargas, se sube y vuelve a la ubicación de la materia prima o producto terminado,

la descarga y se dirige o a la salida o al área productiva (las dos áreas están relativamente

cercanas).

3.3. PLANO DE LA EMPRESA

En este apartado aunque la empresa cuenta con cuatro niveles, el único plano que se necesita

es el del primer piso, por tal razón solo se pondrá este:

hasta RACK B RACK C RACK D

RACK E

RACK A

MONTACARGAS

REGISTRO

PR

OD

UC

CIO

N E

IM

PR

ESIO

N

CONTROL CALIDAD

RECEPCION

hasta

Ilustración 2. Plano primer piso empresa Inemflex

21

4. ESTUDIO DE METODOS Y TIEMPOS

4.1. ESTUDIO DE MÉTODOS.

De acuerdo con la descripción realizada en el numeral 3.2, se procedió a hacer los diagramas

necesarios para el estudio de métodos.

4.1.1. Ingreso de Materias primas e insumos.

4.1.1.1. Diagrama de flujo.

Imprimir la orden de

compra

Comprobar la orden de compra

Dirigirse al montacargas

y encenderlo

Dirigirse a la puerta del

almacén

Comprobar la materia prima o

insumo que acaba de llegar

¿Cumple?Se notifica al superior y

se devuelve

Descarga la mataría

prima en el montacargas

No

Si

Llevarla al área de

registro

22

Tomar manualmente la

información de la

materia prima

Dirigirse al computador

Registrar la información

en el computador y

asignar ubicación

Crear la etiqueta no

codificada de la la

materia prima

Imprimir la etiqueta


Transporta la materia prima a su

lugar de almacenamiento

Almacenar

Pegar la etiqueta

Ilustración 3. Diagrama de flujo Ingreso Actual

23

4.1.1.2. Cursograma analítico.

En el siguiente cursograma, los tiempos que se anexan son los calculados en el numeral 4.2.

ESTUDIO DE TIEMPOS.

4.1.1.3. Diagrama de recorrido.

Para facilitar la comprensión de este diagrama se realizó la siguiente tabla:

No Actividad

1 Comprobar orden de compra

2 Imprimir orden de compra

3 Dirigirse al montacargas y encenderlo

4 Dirigirse a la puerta de almacén

5 Comprobar la materia prima

6 Descargar la materia prima en el montacargas

7 Llevar la materia prima al área de registro

8 Tomar manualmente la información de la materia prima

Ilustración 4. Cursograma analítico Ingreso Actual

24

9 Dirigirse al computador

10 Registrar manualmente la información de la MP y ubicación en el computador

11 Crear la etiqueta no codificada de la materia prima

12 Imprimir la etiqueta

13 Dirigirse y coger el montacargas

14 Pegar la etiqueta

15 Transportar la MP al su respectivo lugar de almacenaje

16 Almacenar Tabla 3. Relación No – Actividad Ingreso Actual

Con esta relación No – Actividad, se realizó el siguiente diagrama de recorrido.


RACK E

RACK A

MONTACARGAS

REGISTRO

PR

OD

UC

CIO

N E

IM

PR

ESIO

N

CONTROL CALIDAD

RECEPCION

hasta

Ilustración 5. Diagrama de recorrido Ingreso Actual

3

13

4

5 6

7 1 2

8 9 10 11

12

14

15 16

25

4.1.2. Salida de Materias primas, insumos o producto terminado.

4.1.2.1. Diagrama de flujo.

Imprimir la factura u

orden de producción

Comprobar la factura de venta u

orden de produccion

Buscar la ubicación de la materia

prima en el computador si no esta se

hace de forma manual

Registrar en el sistema la

salida


y encenderlo

Dirigirse a la ubicación

Llevarla a la salida o al

área de producción

Descargar la MP

Ilustración 6. Diagrama de flujo Salida Actual

26

4.1.2.2. Cursograma analítico.

En el siguiente cursograma, los tiempos que se anexan son los calculados en el numeral 4.2.

ESTUDIO DE TIEMPOS.

Ilustración 7. Cursograma analítico Salidas Actual

4.1.2.3. Diagrama de recorrido.


No Actividad

1 Comprobar la orden de producción o factura

2 Imprimir la orden de producción o factura

3 Buscar la ubicación de la materia prima en el computador si no esta se hace de forma manual.

4 Registrar en el sistema la salida.


6 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación

7 Descargar la MP

8 Llevarla al área de producción o salida Tabla 4. Relación No – Actividad Salida Actual


27


RACK E

RACK A

MONTACARGAS

REGISTRO

PR

OD

UC

CIO

N E

IM

PR

ESIO

N

CONTROL CALIDAD

RECEPCION

hasta

Ilustración 8. Diagrama de recorrido Salida Actual

4.2. ESTUDIO DE TIEMPOS.

Ya hecho el estudio de métodos con el cual se pudo conocer a profundidad los procesos y las

actividades de las que están compuestas, se procedió a tomar los tiempos de cada una de las

actividades y así determinar los tiempos estándar

4.2.1. Muestra inicial:

Para este estudio se tomó una muestra inicial de 10 tiempos por cada actividad, a

continuación se muestra la actividad y sus respectivos tiempos.

1

2 3 4

5

6

7

8

8

28

4.2.1.1. Ingreso Material

No Actividad Tiempo

1

Tiempo

2

Tiempo

3

Tiempo

4

Tiempo

5

Tiempo

6

Tiempo

7

Tiempo

8

Tiempo

9

Tiempo

10

1 Comprobar orden de compra 14,44 13,26 15,87 13,54 12,67 13,99 14,21 15,32 14,59 14,32

2 Imprimir orden de compra 4,72 4,87 4,41 5,14 5,46 5,10 4,16 5,17 4,60 4,94

3 Dirigirse al montacargas y encenderlo 5,10 5,16 5,94 4,99 5,46 4,76 5,77 4,65 5,23 5,01

4 Dirigirse a la puerta de almacén 22,96 19,43 18,74 22,58 21,00 22,88 18,32 22,24 21,21 22,12

5 Comprobar la materia prima 40,69 39,34 36,07 39,06 31,80 35,09 35,86 33,22 36,10 34,74

6 Descargar la materia prima en el

montacargas 28,03 27,89 29,66 27,09 28,12 29,09 26,08 30,71 28,66 30,93

7 Llevar la materia prima al área de registro 5,13 4,85 4,74 4,37 5,50 5,29 5,18 5,14 5,07 4,39

8 Tomar manualmente la información de la

materia prima 54,33 51,85 55,75 47,88 54,21 53,12 46,05 45,49 55,28 49,77

9 Dirigirse al computador 4,56 4,71 4,69 4,87 4,96 5,60 4,63 5,25 5,62 5,32

10 Registrar manualmente la información de

la MP y ubicación en el computador 98,75 93,67 100,71 99,20 94,45 92,64 97,70 99,20 92,10 97,91

11 Crear la etiqueta no codificada de la

materia prima 92,25 103,85 95,78 106,37 93,50 94,24 106,98 103,85 106,57 91,73

12 Imprimir la etiqueta 4,18 4,04 4,02 3,95 3,78 3,26 4,25 4,11 4,41 3,88

13 Dirigirse al montacargas y encenderlo 5,10 5,16 5,94 4,99 5,46 4,76 5,77 4,65 5,23 5,01

14 Pegar la etiqueta 3,49 3,76 3,78 3,73 3,29 3,14 3,85 3,18 3,20 3,67

15 Transportar la MP al su respectivo lugar de

almacenaje 63,19 65,28 58,98 64,29 58,82 66,68 59,84 65,95 63,27 61,38

16 Almacenar 63,40 63,11 66,50 60,62 65,67 65,03 67,08 61,94 62,42 60,32

Tiempo Total (seg) 573,58 566,68 565,44 579,53 550,16 570,54 572,18 587,60 580,70 561,97

Tiempo Total (min) 9,56 9,44 9,42 9,66 9,17 9,51 9,54 9,79 9,68 9,37

Tabla 5. Muestra inicial Ingreso Material

29

4.2.1.2. Salida de Material

No Actividad Tiempo

1

Tiempo

2

Tiempo

3

Tiempo

4

Tiempo

5

Tiempo

6

Tiempo

7

Tiempo

8

Tiempo

9

Tiempo

10

1 Comprobar la orden de

producción o factura 16,48 14,01 14,39 15,12 14,55 14,73 16,90 14,33 16,22 14,88

2 Imprimir la orden de producción o

factura 5,54 5,41 4,84 5,84 5,44 4,91 5,42 4,80 4,69 4,88

3


prima en el computador si no esta

se hace de forma manual.

41,74 42,10 49,77 47,20 47,34 37,41 41,27 43,52 45,93 42,31

4 Registrar en el sistema la salida. 22,64 22,61 29,21 25,79 26,19 24,28 24,85 26,33 25,23 23,34

5 Dirigirse al montacargas y

encenderlo 5,10 5,16 5,94 4,99 5,46 4,76 5,77 4,65 5,23 5,01

6 Dirigirse a su respectivo lugar de

ubicación 63,19 65,28 58,98 64,29 58,82 66,68 59,84 65,95 63,27 61,38

7 Descargar la MP 63,40 63,11 66,50 60,62 65,67 65,03 67,08 61,94 62,42 60,32

8 Llevarla al área de producción o

salida 63,19 65,28 58,98 64,29 58,82 66,68 59,84 65,95 63,27 61,38

Tiempo Total (seg) 281,29 282,94 288,61 288,15 282,29 284,48 280,96 287,47 286,25 273,49

Tiempo Total (min) 4,69 4,72 4,81 4,80 4,70 4,74 4,68 4,79 4,77 4,56

Tabla 6. Muestra Inicial Salida Mat

30

4.2.2. Determinación del tamaño de la muestra.

Tenido en cuenta la ecuación 1 del marco teórico.

Se calculó el tamaño de la muestra requerida para hacer el estudio de tiempos por medio del

método estadístico, si el tamaño de la muestra es mayor a la muestra inicial, se complementa

dicha muestra inicial con el número de observaciones necearías para alcanzar el tamaño de

la muestra calculado, a continuación se resumen los cálculos en las siguientes tablas:

4.2.2.1. Ingreso de material

No Actividad ∑ 𝒙 ∑ 𝒙𝟐 n

1 Comprobar orden de compra 142,210 2030,34 6,30

2 Imprimir orden de compra 48,566 237,25 9,40

3 Dirigirse al montacargas y encenderlo 52,088 272,84 8,99

4 Dirigirse a la puerta de almacén 211,500 4500,46 9,74

5 Comprobar la materia prima 361,957 13171,25 8,54

6 Descargar la materia prima en el montacargas 286,251 8214,93 4,09

7 Llevar la materia prima al área de registro 49,642 247,68 8,09

8 Tomar manualmente la información de la materia prima

513,726 26523,55 8,01

9 Dirigirse al computador 50,202 253,44 9,04

10 Registrar manualmente la información de la MP y ubicación en el computador

966,330 93466,45 1,49

11 Crear la etiqueta no codificada de la materia prima 995,112 99406,29 6,16

12 Imprimir la etiqueta 39,875 159,88 8,88


14 Pegar la etiqueta 35,086 123,82 9,32


627,670 39471,89 3,04

16 Almacenar 636,088 40511,73 2,01

Tiempo Total (seg) 5708,382 3259578,10 0,50

Tiempo Total (min) 95,14 Tabla 7. Calculo del número de observaciones Ingreso

Teniendo en cuenta que ninguna de las “n” calculadas superaron el número de observaciones

iniciales, estas se aceptan para hacer el cálculo de los tiempos estándar.

31

4.2.2.2. Salida de material.

No Actividad ∑ 𝒙 ∑ 𝒙𝟐 n

1 Comprobar la orden de producción o factura 151,608 2307,62 6,36

2 Imprimir la orden de producción o factura 51,768 269,40 8,38

3 Buscar la ubicación de la materia prima en el

computador si no esta se hace de forma

manual.

438,583 19356,34 10,05

4 Registrar en el sistema la salida. 250,472 6309,81 9,23


6 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación 627,670 39471,89 3,04

7 Descargar la MP 636,088 40511,73 2,01

8 Llevarla al área de producción o salida 627,670 39471,89 3,04

Tiempo Total (seg) 2835,947 804444,86 0,37

Tiempo Total (min) 47,27 Tabla 8.Calculo del número de observaciones Salida

Al igual que en los tiempos de ingreso de material en los tiempos de salida ninguna de las

“n” calculadas superaron el número de observaciones iniciales, estas se aceptan para hacer

el cálculo de los tiempos estándar.

4.2.3. Calculo del tiempo NORMAL

Para el caculo de los tiempos normales se utilizó la ecuación 2 del marco teórico, pero antes

se determinó la VALORACION DETERMINADA DEL RITMO DE TRABAJO, basado

en los siguientes factores, dichos valores fueron dados por el analista dependiendo de la

capacidad del operario realizando las actividades:

Factor Habilidad Esfuerzo Condiciones Consistencia TOTAL

Observación Excelente Excelente Buenas Excelente

Ponderación 25% 25% 20% 25% 95% Tabla 9. Cálculo del valor del ritmo de trabajo

Teniendo este valor se puede calcular tiempo normal reemplazando los valores de la formula

normal, donde:

𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑁𝑜𝑟𝑚𝑎𝑙 = 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑂𝑏𝑠𝑒𝑟𝑣𝑎𝑑𝑜 ∗95%

100%

𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜 𝑂𝑏𝑠𝑒𝑟𝑣𝑎𝑑𝑜 =∑ 𝑇𝑖𝑒𝑚𝑝𝑜𝑠 𝑂𝑏𝑠𝑒𝑟𝑣𝑎𝑑𝑜𝑠

10= 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎𝑠 10 𝑜𝑏𝑠𝑒𝑟𝑣𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠

Ecuación 5. Calculo de tiempo promedio de las observaciones

Así se obtuvieron las siguientes tablas de tiempos normales para las actividades de ingreso

y salida de material al almacén.

32

4.2.3.1. Entrada de material

No Actividad Promedio Tiempo

Normal

1 Comprobar orden de compra 14,22 13,51

2 Imprimir orden de compra 4,86 4,61

3 Dirigirse al montacargas y encenderlo 5,21 4,95

4 Dirigirse a la puerta de almacén 21,15 20,09

5 Comprobar la materia prima 36,20 34,39

6 Descargar la materia prima en el montacargas 28,63 27,19

7 Llevar la materia prima al área de registro 4,96 4,72

8 Tomar manualmente la información de la materia prima 51,37 48,80

9 Dirigirse al computador 5,02 4,77

10 Registrar manualmente la información de la MP y ubicación

en el computador 96,63 91,80

11 Crear la etiqueta no codificada de la materia prima 99,51 94,54

12 Imprimir la etiqueta 3,99 3,79


14 Pegar la etiqueta 3,51 3,33

15 Transportar la MP al su respectivo lugar de almacenaje 62,77 59,63

16 Almacenar 63,61 60,43

Tiempo Total (seg) 570,84 542,30

Tiempo Total (min) 9,51 9,04 Tabla 10. Tiempos normales de las actividades de entrada de material

4.2.3.2. Salida de material

No Actividad Promedio Tiempo

Normal

1 Comprobar la orden de producción o factura 15,16 14,40

2 Imprimir la orden de producción o factura 5,18 4,92

3 Buscar la ubicación de la materia prima en el computador si

no esta se hace de forma manual. 43,86 41,67

4 Registrar en el sistema la salida. 25,05 23,79


6 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación 62,77 59,63

7 Descargar la MP 63,61 60,43

8 Llevarla al área de producción o salida 62,77 59,63


Tiempo Total (min) 4,73 4,49 Tabla 11. Tiempos normales de las actividades de salida de material

33

4.2.4. Calculo del tiempo ESTÁNDAR

Para calcular el tiempo estándar, es necesario adicionarle al tiempo normal los suplementos

necesarios, basado en el método de Valoración objetiva con estándares de fatiga que

proporciona una tabla (Anexo 1) para calcular los suplementos teniendo en cuenta varios

factores, como postura, ruido, iluminación, etc., se determinaron los siguientes suplementos

tanto para las actividades de entrada y salida de material al almacén.

Suplementos Valor

Necesidades personales 5

Fatiga 4

Trabajo de pie 2

Postura 0

Peso levantado 1

Iluminación 0

Tensión visual 0

Ruido 2

Tensión mental 0

Monotonía mental 0

Monotonía física 0

TOTAL 14% Tabla 12. Determinación de los suplementos

Ahora conociendo el valor de los suplementos es posible calcular el tiempo estándar de

acuerdo con la ecuación 3 de cada una de las actividades que comprenden el proceso y con

la ecuación 4 del proceso total. Así se obtuvieron los siguientes resultados.

4.2.4.1. Ingreso de material.

No Actividad Suplemento

14%

Tiempo

Estándar

1 Comprobar orden de compra 1,89 15,40

2 Imprimir orden de compra 0,65 5,26


4 Dirigirse a la puerta de almacén 2,81 22,91

5 Comprobar la materia prima 4,81 39,20

6 Descargar la materia prima en el montacargas 3,81 31,00

7 Llevar la materia prima al área de registro 0,66 5,38


materia prima 6,83 55,64

9 Dirigirse al computador 0,67 5,44

10 Registrar manualmente la información de la MP

y ubicación en el computador 12,85 104,65

11 Crear la etiqueta no codificada de la materia

prima 13,23 107,77

12 Imprimir la etiqueta 0,53 4,32


34

14 Pegar la etiqueta 0,47 3,80


almacenaje 8,35 67,98

16 Almacenar 8,46 68,89


Tiempo Total (min) 1,27 10,30 Tabla 13. Tiempos estándar de las actividades de entrada de material

4.2.4.2. Salida de material.

No Actividad Suplemento

14%

Tiempo

Estándar

1 Comprobar la orden de producción o factura 2,02 16,42

2 Imprimir la orden de producción o factura 0,69 5,61

3 Buscar la ubicación de la materia prima en el

computador si no esta se hace de forma manual. 5,83 47,50

4 Registrar en el sistema la salida. 3,33 27,13


6 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación 8,35 67,98

7 Descargar la MP 8,46 68,89

8 Llevarla al área de producción o salida 8,35 67,98


Tiempo Total (min) 0,63 5,12 Tabla 14. Tiempos estándar de las actividades de salida de material

Las actividades resaltadas en ROJO son tiempos unitarios y dependen de la cantidad de

material por estiba que entre al almacén en cada proceso.

5. ANALISIS DE LOS DATOS OBTENIDOS

5.1. PROBLEMAS ENCONTRADOS EN LA EMPRESA

Teniendo en cuenta lo estudios de métodos y tiempos, se encontraron los siguientes

problemas:

Repetición de actividades

El estudio de métodos permite observar que muchas actividades especialmente los

desplazamientos se repiten demasiado, causado principalmente por el mal diseño de

los procedimientos.

Falta de un manual de procedimiento o desconocimiento de este

A través de entrevistas a los encargados del almacén se evidencio que los operarios

no conocen el manual de operación que la empresa tiene estipulado para el ingreso y

salida de material, por lo tanto cada encargado aprende el procedimiento por

experiencia y cuando hay un cambio de personal, estos procedimientos cambian.

35

Falta de capacitación y actualización de los operarios con el ERP de la empresa

La empresa cuenta con un ERP que gestiona toda la información de todas las áreas

de la empresa, incluido el almacén, pero dicho programa o cuenta con la información

de la ubicación de cada uno de los materiales dentro del almacén por lo que no sirve

para ubicar, además los encargados del almacén no saben manejar a profundidad el

programa, solo lo básico.

El almacén no cuenta con la debida señalización.

Los racks que componen el almacén no están debidamente señalizados para facilitar

la ubicación de algún material ya sea por códigos de ubicación o por tipo de material,

por tal motivo los materiales son almacenados arbitrariamente de acuerdo a la

experiencia del encargado del almacén.

Falta de compromiso por parte de los cargos superiores.

Aunque algunos de los encargados del almacén han dado sugerencias para mejorar

los procesos de almacenaje de material, muchas veces las propuestas no prosperan o

quedan a medias por la falta de compromiso de las directivas.

Procesos manuales y falta de tecnología.

El proceso se caracteriza principalmente por la falta de tecnología en la realizaron de

este, ralentizando algunos procedimientos y aumentando la posibilidad de cometer un

error.

Falta de sistemas de seguridad y control.

El almacén y la planta productiva no cuenta con sistemas de seguridad como cámaras,

que además de proporcionar seguridad puedan servir como sistema de control, ya sea

del cumplimiento de los procesos, procedimientos y tiempos estipulados o de la

producción estipulada.

Demasiado trabajo para una sola persona.

El almacén es de una capacidad considerable para ser manejado y gestionado solo por

una persona, aunque la empresa cuenta con un cargo de auxiliar de bodega que ayuda

al encargado, en este momento ese puesto no tiene personal asignado, por lo que el

encargado tiene que hacer todo por su cuenta.

Falta de delimitación entre el almacén y el área productiva además no contar

con un reglamento en el almacén

El almacén al estar integrado con el área productiva no cuenta con la delimitación

que restrinja el paso a este por parte de personal no autorizado, además de esto la

empresa no cuenta con un reglamento que estipule que esto está prohibido generando

riesgos tanto para el material almacenado en este como para las personas que estén

trabajando o pasando por él, ya sea por caída de algún nivel superior o por la

manipulación maquinaria como el montacargas.

36

5.2. RESUMEN DE PROBLEMAS CON SU POSIBLE SOLUCIÓN

A continuación de relacionan los problemas encontrados en el almacén y las propuestas

generadas para resolver o mitigar dicho problema:

PROBLEMA PROPUESTAS

Repetición de actividades Rediseño del proceso y las actividades que este

conlleva para evitar pérdidas de tiempo y repetición de

actividades.

Implementación de un sistema de gestión de

almacenes que unifique actividades.

No existe un manual de

procedimientos o en algunos

casos es demasiado complejo

para los operarios.

Crear un manual de procedimientos sencillo de

entender por los operarios.

Los operarios no están

capacitados para manejar el

ERP que la empresa maneja.

Crear instructivos sencillos de las plataformas

tecnológicas e informáticas que maneja la empresa y

las que serán propuestas en este trabajo.

Falta de apoyo por parte de los

directivos de la empresa.

Compromiso por parte de las directivas para mejorar

el proceso.

Falta de señalización de las

áreas del almacén y en general

de la empresa.

Señalización adecuada y visible de las áreas del

almacén.

Los estantes o racks del

almacén no tienen señalización

de ubicación.

Manejar un sistema de identificación de cada uno de

los estantes o racks para facilitar la ubicación de las

materias primas, insumos y productos terminados.

La mayoría de las actividades

del almacén se hace de forma

manual.

Utilizar programas automatizados que faciliten las

actividades de los operarios además de la inversión en

tecnología como lectores de códigos de barras que

reduzcan las operaciones manuales.

El almacén no cuenta con

sistemas de seguridad o control.

Cámaras que además de brindar seguridad en el

almacén permitan mantener el control de las

actividades que realizan los operarios y el nivel de

existencias.

Cualquier operario pueden

entrar al almacén y tomar la

materia prima que necesite (en

algunas ocasiones no se le avisa

de esto al encargado del

almacén)

Restringir el paso del personal no autorizado al

almacén, evitando incongruencias en el registro y

posibles accidentes.

El encargado del almacén

realiza más actividades de las

que su cargo requiere.

Verificar que el encargado realice únicamente las

actividades relacionadas con su puesto de trabajo, si

aun así las actividades son demasiadas plantear la

posible contratación de un ayudante.

37

6. PROPUESTA DE MEJORA

6.1. PROPUESTAS

Teniendo en cuenta las observaciones, el análisis de métodos y tiempos, lo problemas

encontrados y la bibliografía consultada, se presentan las siguientes propuestas de

mejora:

6.1.1. Señalización de las áreas del almacén:

De acuerdo con el análisis de métodos, se nombraron varias áreas en relación con su uso, en

este punto se propone que cada área sea debidamente señalizada con el nombre asignado en

dicho análisis para facilitar la comprensión del nuevo manual de procedimientos, además de

que dicha señalización debe cumplir cierta normativa, a continuación con ayuda del plano se

muestran las áreas a señalizar y un modelo de cómo debe hacerse en cada área.


RACK E

RACK A

MONTACARGAS

AREA REGISTRO

hasta

AREA DE DESCARGA Y

CONTROL CALIDAD DE LA MP

Ilustración 9. Plano de las áreas propuestas

Ateniendo las recomendaciones de la NTC 1461. Higiene y seguridad, colores y señales de

seguridad, el color de la señalización, el color que se debe manejar para este tipo de

señalización es el VERDE, de forma RECTANGULAR y la letra será de color BLANCO.

38

6.1.2. Implementación de un código de ubicación:

El código de ubicación se propone para solucionar el problema al momento de encontrar

algún material en el almacén, de esta manera se codificara la ubicación del material de la

siguiente manera:

RH-V R - Rack. La empresa cuenta con 5 racks para el almacenamiento, los cuales serán

nombrados con las letras A, B, C, D y E según los planos proporcionados

anteriormente.

H - Ubicación Horizontal. Los racks tiene cierta capacidad por nivel, se numerara

cada espacio de 1 a la capacidad con la que cuente (Rack A12, Rack B y C 10, Rack

D y E 8), siendo 1 la ubicación más cercana al área de registro en cada uno de los

racks.

V- Ubicación Vertical. Cada uno de los racks cuenta con 4 niveles de altura, este

valor tomara valores de 1 a 4 dependiendo de la altura en la que se ubique el material.

La siguiente imagen muestra el código de ubicación propuesto en un Rack, para este ejemplo

se considerara que el siguiente es el RACK A.

Ilustración 10. Ejemplo del código de ubicación en el Rack A

Al igual que la señalización de las áreas del almacén, la señalización de las ubicaciones en

cada ubicación dentro de los racks será de color VERDE, de forma RECTANGULAR y la

letra será de color BLANCO.

La cantidad necesaria de etiquetas se resume en la siguiente tabla.

Rack

No

Posiciones

Horizontales

No

Niveles

Verticales

No

Etiquetas

A 12 4 48

B 10 4 40

AREA DE

REGISTRO

https://www.google.com.co/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=0ahUKEwiw_NapqNHXAhWkyoMKHevSAPUQjRwIBw&url=http://homefamily.co/tipos-de-estanterias.html&psig=AOvVaw1u9cRIfosW_z7Vq8bkdHq6&ust=1511410171013194

39

C 10 4 40

D 8 4 32

E 8 4 32

TOTAL 192 Tabla 15. Numero de etiquetas de ubicación necesarias

6.1.3. Aplicativo informático para la gestión del almacén.

Concepto. Se busca diseñar un aplicativo en EXCEL automatizado a través de macros que

cumpla la función de Sistema de gestión de almacenes (SGA) y permita gestionar la

información del material en existencias dentro del almacén, implementando herramientas

tecnológicas que aumenten la seguridad y fiabilidad de los datos, además de tener una base

de datos que permita en cualquier momento consultar el registro de entradas y salidas y el

inventario actual.

Objetivos. Teniendo en cuenta los problemas encontrados la implementación de un

aplicativo tendrá como finalidad:

Unificar actividades. En el caso del ingreso de material al almacén se busca unificar

las actividades de creación de etiqueta y registro de ingresos, ya que actualmente se

manejan 3 programas para esas actividades y el tiempo tomado en estas actividades

es mucho. En el caso de la salida de materiales se busca unificar las actividades de

búsqueda de materia con el registro de su salida.

Implementar tecnología de codificación y lectura de información. Otro de los

problemas encontrados es que muchas veces la información se tomaba de manera

manual, el aplicativo busca codificar la información de los materiales dentro del

almacén con su respectiva ubicación a través de un código de barras y que la lectura

se realice a través de lectores de código de barras. Aunque también puede funcionar

perfectamente de manera manual.

Reducir los tiempos actuales. Al unificar actividades y por lo tanto recorridos entre

áreas, además de integrar tecnología se busca reducir los tiempos de los procesos de

ingreso y salida de material.

Aumentar la fidelidad de la información. Al utilizar tecnología para la lectura y

creación de las etiquetas, además de reducir la interferencia humana en el proceso se

reduce la probabilidad de cometer un error.

Funcionamiento. El funcionamiento del aplicativo esta explicado en detalle en el ANEXO.

Manual uso del aplicativo “Gestor de almacenes e inventarios de la empresa Inemflex”

que se encuentra al final del documento.

6.1.4. Rediseño de los procesos de ingreso y salida de material.

Teniendo en cuenta los cambios propuestos por la implementación de las propuestas

anteriores en especial de la propuesta 6.1.3 se requiere un rediseño de los procesos de ingreso

40

y salida de material además de un nuevo manual que explique a detalle el nuevo

funcionamiento con ayuda de diagramas de flujo, recorrido y cursogramas, estos nuevos

diagramas están disponible a detalle en el Anexo. Manual de los nuevos procedimientos

propuestos, que se encuentra al final del documento.

A continuación se explican brevemente los cambios que se proponen.

Entrada de Material. Se unificaron las actividades de creación de etiqueta y registro de

material, además se ordenaron todas las actividades de manera que las que requerían trabajo

en el computador se pusieron al mismo tiempo para evitar los traslados innecesarios que ya

existen en el proceso actual. El resultado es el siguiente.

No ACTUAL PROPUESTO

1 Comprobar orden de compra Comprobar orden de compra

2 Imprimir orden de compra Imprimir orden de compra

3 Dirigirse al montacargas y encenderlo Crear la etiqueta codificada y registrar

Materia Prima

4 Dirigirse a la puerta de almacén Imprimir la etiqueta codificada

5 Comprobar la materia prima Dirigirse al montacargas y encenderlo

6 Descargar la materia prima en el

montacargas

Dirigirse a la puerta de almacén

7 Llevar la materia prima al área de registro Comprobar la materia prima


materia prima

Descargar la materia prima en el

montacargas

9 Dirigirse al computador Pegar la etiqueta

10 Registrar manualmente la información de

la MP y ubicación en el computador

Transportar la MP al su respectivo

lugar de almacenaje

11 Crear la etiqueta no codificada de la

materia prima

Almacenar

12 Imprimir la etiqueta


14 Pegar la etiqueta


almacenaje

16 Almacenar Tabla 16. Comparación proceso actual y propuesto Ingreso de material

Salida de material. En la salida de material se realizó solo un cambio que consistió en

unificar las actividades de buscar la ubicación del material y registrar su salida. El resultado

fue el siguiente.

No ACTUAL PROPUESTO

1 Comprobar la orden de producción o

factura

Comprobar la orden de producción

2 Imprimir la orden de producción o factura Imprimir la orden de producción

41

3 Buscar la ubicación de la materia prima en

el computador si no esta se hace de forma

manual.

Buscar la ubicación de la materia prima

en el computador y registrar salida

4 Registrar en el sistema la salida. Dirigirse al montacargas y encenderlo

5 Dirigirse al montacargas y encenderlo Dirigirse a su respectivo lugar de

ubicación

6 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación Descargar la MP

7 Descargar la MP Dirigirse al área de producción o salida

8 Llevarla al área de producción o salida Tabla 17. Comparación proceso actual y propuesto Salida de material

6.1.5. Implementación de un sistema de video-vigilancia y control.

Con la implementación de un sistema de video-vigilancia y control (compuesto por cámaras

de seguridad) se busca:

Mejorar la seguridad tanto de los operarios como del material en el almacén.

Controlar desde el área de registro el nivel de existencias dentro del almacén para

saber que ubicaciones están disponibles y evitar desplazamientos innecesarios.

Tener un sistema que permita controlar las actividades que realizan los operarios

dentro del almacén.

Vigilar que el personal no autorizado no ingrese a las áreas del almacén.

Optimizar futuros estudios de métodos y tiempos.

A continuación se ilustra a través de un plano las ubicaciones que se recomiendan para ubicar

las cámaras de seguridad.


RACK E

RACK A

MONTACARGAS

REGISTRO

PR

OD

UC

CIO

N E

IM

PR

ESIO

N

CONTROL CALIDAD

RECEPCION

hasta

Ilustración 11. Ubicación del sistema de video vigilancia y control

1

2

3 4

42

La ubicación de cada una de las cámaras se explica a continuación:

Cámara 1. Permite controlar la puerta y el área de control de calidad del material que

ingresa y el rack E, su función es tanto de seguridad como de control de actividades

como el desembarco del material, el control de calidad y la revisión de capacidad

disponible del rack E.

Cámara 2. Permite controlar las áreas de Registro y el montacargas, su función es de

control de actividades del encargado del registro de entradas y salidas además de

vigilar el estado del montacargas.

Cámara 3. Permite controlar el nivel de inventarios y lugares disponibles para el

almacenamiento de los racks A Y B, además de controlar el personal en los pasillos.

Cámara 4. Permite controlar el nivel de inventarios y lugares disponibles para el

almacenamiento de los racks C Y D, además de controlar el personal en los pasillos.

6.1.6. Restricción del paso al almacén.

Esta propuesta busca mejorar varios aspectos y resolver algunos problemas como por

ejemplo:

El ingreso no autorizado y el desorden al momento de retirar un material del almacén

donde cualquier operario puede ingresar al almacén y sacar el material que necesite

su proceso sin avisar al encargado del almacén, causando que el inventario llevado

en el computador y en los sistemas de gestión no concuerde con el real.

También se busca evitar los posibles riesgos que corren las personas en un almacén

como posibles caídas de objetos de alturas superiores, posibles accidentes con la

maquinaria pesada como el montacargas.

Aumentar la seguridad de los materiales que se guardan en el almacén.

Teniendo en cuenta las limitantes con las que cuenta la empresa, dentro de las que cabe

resaltar la falta de espacio y el límite presupuestal para poner barreras físicas entre el almacén

y el resto de la empresa, se propone:

Elaborar un reglamento que prohíba y establezca las sanciones correspondientes a

quien incumpla con este, apoyado además con el sistema de vigilancia propuesto en

el punto 6.1.5. El reglamento propuesto se encuentra disponible en el Anexo.

Reglamento de ingreso, salida y permanecía en el almacén.

43

6.2. RESULTADOS DE LAS PROPUESTAS.

Se hizo una comparación entre el proceso que maneja la empresa actualmente y el nuevo

proceso propuesto, además con los tiempos calculados se hizo un análisis de la reducción o

aumento de los tiempos de cada actividad y del proceso global. Los resultados de las

propuestas se muestran a continuación.

Ingreso de Material. Los tiempos obtenidos en la siguiente tabal son los mismos tiempos

estándar calculados en este trabajo, cuando las actividades se unificaron se sumaron los

tiempos de las actividades unificadas, el UNICO TIEMPO PROPUESTO es señalado en

ROJO y es una meta a cumplir por los operarios, una vez se acostumbren al funcionamiento

del aplicativo propuesto.

PROCESO PROPUESTO INGRESO DE MATERIAL

No Actividad Tiempo

Proceso Actual

Tiempo

Proceso

Propuesto

Variación

1 Comprobar orden de compra 15,40 15,40 0,00%

2 Imprimir orden de compra 5,26 5,26 0,00%

3 Crear la etiqueta codificada y registrar Materia Prima 212,42 30,00 -85,88%

4 Imprimir la etiqueta codificada 4,32 4,32 0,00%

5 Dirigirse al montacargas y encenderlo 5,64 5,64 0,00%

6 Dirigirse a la puerta de almacén 22,91 22,91 0,00%

7 Comprobar la materia prima 39,20 39,20 0,00%

8 Descargar la materia prima en el montacargas 31,00 31,00 0,00%

9 Pegar la etiqueta 3,80 3,80 0,00%

10 Transportar la MP al su respectivo lugar de almacenaje 67,98 67,98 0,00%

11 Almacenar 68,89 68,89 0,00%

Tiempo Total (seg) 618,22 294,39 -52,38%

Tiempo Total (min) 10,30 4,91 -52,38% Tabla 18. Resultados de las propuestas en el proceso de Ingreso de material

INDICADOR VALOR

Reducción de actividades 31,25%

No de actividades eliminadas 5 Tabla 19. Indicadores de los resultados Ingreso de Material

Se resaltan entre los resultados obtenidos los siguientes:

Con la unificación de las actividades de creación de etiqueta y registro de

material, se logra una reducción del 85,88% del tiempo.

En total se eliminan 5 actividades de 16, causadas por el mal ordenamiento de las

actividades ya que eran desplazamientos entre diferentes áreas.

Estas reducciones logra también reducir en un 52,38% el tiempo total del proceso.

44

Salida de Material. Al igual que con la entrada de material los tiempos obtenidos en la

siguiente tabal son los mismos tiempos estándar calculados en este trabajo, cuando las

actividades se unificaron se sumaron los tiempos de las actividades unificadas, el UNICO

TIEMPO PROPUESTO es señalado en ROJO y es una meta a cumplir por los operarios, una

vez se acostumbren al funcionamiento del aplicativo propuesto.

PROCESO PROPUESTO SALIDA DE MATERIAL

No Actividad Tiempo

Proceso Actual

Tiempo

Proceso

Propuesto

Variación

1 Comprobar la orden de producción 16,42 16,42 0,00%

2 Imprimir la orden de producción 5,61 5,61 0,00%

3

Buscar la ubicación de la materia prima en el

computador y registrar salida 74,62 25 -66,50%

4 Dirigirse al montacargas y encenderlo 5,64 5,64 0,00%

5 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación 67,98 67,98 0,00%

6 Descargar la MP 68,89 68,89 0,00%

7 Dirigirse al área de producción o salida 67,98 67,98 0,00%

Tiempo Total (seg) 307,13 257,51 -16,16%

Tiempo Total (min) 5,12 4,29 -16,16% Tabla 20. Resultados de las propuestas en el proceso de Salida de material

INDICADOR VALOR

Reducción de actividades 12,50%

No de actividades eliminadas 1 Tabla 21. Indicadores de los resultados Salida de Material

Se resaltan entre los resultados obtenidos los siguientes:

Con la unificación de las actividades de búsqueda de la ubicación del material y

el registro de salida de material, se logra una reducción del 66,50% del tiempo.

En total se eliminan 1 actividades de 8, causada por el mal ordenamiento de las

actividades ya que eran un desplazamiento entre diferentes áreas.

Estos cambios logran también reducir en un 16,16% el tiempo total del proceso.

45

7. ANALISIS FINANCIERO

7.1. Determinación de la inversión necesaria para desarrollar las propuestas

A continuación se realiza una tabla que resume las propuestas y su respectiva inversión, y así

determinar el valor total de la propuesta general y hacer el análisis financiero:

PROPUESTA

INVERSION

Concepto Valor

Unitario Cantidad

Valor

Total

Señalización de las

áreas del almacén

Impresión de las

etiquetas que identifican

cada área

$ 2.000 4 $ 8.000

Implementación de

un código de

ubicación.

Impresión de las

etiquetas de ubicación

de cada una de los racks $ 300 192 $ 57.600

Aplicativo

informático para la

gestión del

almacén.

Compra del lector de

códigos de barras. $ 139.990 1 $ 139.990

Rediseño de los

procesos de ingreso

y salida de

material.

Impresión de los nuevos

manuales de

procedimientos $ 1.200 3 $ 3.600

Implementación de

un sistema de

video-vigilancia y

control.

Cámaras de Vigilancia

$ 348.000 1 $ 348.000

Restricción del

paso al almacén.

Impresión del

reglamento propuesto. $ 600 2 $ 1.200

INVERSION TOTAL $ 558.390

INVERSION PRIMORDIAL (Etiquetas, manuales y reglamento) $ 70.400 Tabla 22. Inversión individual y global de cada una de las propuestas

Los precios anteriormente señalados se encuentran disponibles en tiendas virtuales en

Colombia.

7.2. Determinación del ahorro y los beneficios que conllevan la implementación de

la propuesta

Para determinar el ahorro que se lograra con la implementación de las propuestas es necesario

conocer cierta información relevante e importante.

Salario del

Encargado del

almacén

Tiempo Estándar del Proceso de

Ingreso de material (min)

Tiempo Estándar del Proceso

de Salida de material (min)

Actual Propuesto Actual Propuesto

$950.000 10,30 4,91 5,12 4,29 Tabla 23. Salario y tiempos

46

El siguiente paso es conocer el costo real por minuto del encargado, es decir lo que le empresa

paga realmente por el trabajador para esto es necesario calcular la nómina con el salario base

y dividirla por el número total de minutos trabajados al mes.

Se sabe además que la empresa se ajusta a la ley por lo tanto su jornada laboral es de 8 horas

diarias y se trabajan 6 días a la semana. Con esta información es posible calcular el número

de minutos trabajados al mes.

Teniendo en cuenta esta información se calculó lo siguiente:

Salario $ 950.000

Aux. Transporte $ 83.140 Tabla 24. Salario y Auxilio de transporte

Los aportes parafiscales, las prestaciones sociales y la seguridad social se calculan con

respecto a lo dispuesto por la ley, de la siguiente manera.

Aportes Parafiscales

SENA 2% $ 19.000,00

ICBF 3% $ 28.500,00

Caja Compensación 4% $ 38.000,00

TOTAL 9% $ 85.500,00 Tabla 25. Calculo de los Aportes parafiscales

Prestaciones Sociales

Cesantías 8,33% $ 86.060,56

Prima 8,33% $ 86.060,56

Vacaciones 4,17% $ 39.615,00

Int. Cesantías 1% $ 10.331,40

TOTAL 21,83% $ 222.067,52 Tabla 26. Calculo de las prestaciones sociales

Seguridad Social

Empleado $ 76.000,00

SALUD 4% $ 38.000,00

PENSION 4% $ 38.000,00

Empleador $ 199.709,00

SALUD 8,5% $ 80.750,00

PENSION 12% $ 114.000,00

ARL 0,522% $ 4.959,00 Tabla 27. Calculo de la seguridad social

Para el cálculo del costo del encargado del almacén se siguió la siguiente formula.

𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝐸𝑛𝑐𝑎𝑟𝑔𝑎𝑑𝑜 = 𝑆𝑎𝑙𝑎𝑟𝑖𝑜 + 𝐴𝑢𝑥 + 𝐴𝑝𝑜𝑟𝑡𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎𝑓𝑖𝑠𝑐𝑎𝑙𝑒𝑠 + 𝑆𝑒𝑔𝑢𝑟𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑎𝑙 (𝐸𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑟)

Ecuación 6. Calculo del costo del encargado del almacén

47

Teniendo en cuenta la información anterior se calculó el costo del encargado por mes,

sabiendo los días laborados y las horas por día es posible calcular el costo por hora y por lo

tanto el costo por minuto.

Costo Encargado $ 1.318.349,00

Días Laborados Mes 24

Horas Diarias 8

Total Horas Mes 192

Costo por Hora $ 6.866,40

Costo por Minuto $ 114,44 Tabla 28. Calculo del costo por minuto del encargado

También se sabe que en UN ESCENARIO PESIMISTA mínimo se realiza un ingreso y

salida de material por día (en otras palabras al mes se realizan 24 entradas y 24 salidas), con

esto es posible calcular el costo MINIMO de los procesos de ingreso y salida de material

mensual, basado en los tiempos obtenidos tanto en los procesos actuales y los propuestos, así

se obtuvo la siguiente tabla de costo mensual mínimos por mes de cada uno de los procesos.

Ingreso de material Tiempo (min) Costo proceso Costo mensual

Actual 10,30 $ 1.179,15 $ 28.299,54

Propuesto 4,91 $ 561,50 $ 13.476,08

Ahorro 5,40 $ 617,64 $ 14.823,46 Tabla 29. Calculo del ahorro MINIMO mensual en el proceso de Ingreso de material

Salida de material Tiempo (min) Costo proceso Costo mensual

Actual 5,12 $ 585,93 $ 14.062,39

Propuesto 4,29 $ 490,95 $ 11.782,74

Ahorro 0,83 $ 94,99 $ 2.279,65 Tabla 30. Calculo del ahorro MINIMO mensual en el proceso de Salida de material

En consecuencia el ahorro TOTAL MINIMO mensual en ambos procesos es de:

𝐴ℎ𝑜𝑟𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑀𝐼𝑁𝐼𝑀𝑂 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙 = $17.103,10

𝐴ℎ𝑜𝑟𝑟𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑀𝐼𝑁𝐼𝑀𝑂 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙 = $205.236

Es importante resaltar que este ahorro es bajo el supuesto en un escenario pesimista de que

al día se solo se hace un ingreso y una salida, pero la realidad es que se hacen muchos más,

por lo que el ahorro real va a ser muy superior.

7.3. Análisis financiero

Para el análisis financiero se recurrió a un flujo de caja en el cual los ingresos corresponden

al ahorro calculado anteriormente y la tasa de interés de Oportunidad que va a estar dada por

el IPC de año 2017 que es del 5,75% (Tomado de la página oficial del DANE).

Dicho análisis se va a dividir en dos, primero el análisis de las inversiones prioritarias que

son además las más económicas, y después se hará el análisis de las inversiones totales. Así

se obtuvieron los siguientes flujos de caja.

48

Flujo de fondos Inversiones Prioritarias.

FLUJO DE FONDOS INVERSIONES PRIORITARIAS

AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

AHORRO $205.236 $216.934 $229.300 $242.370 $256.185

Costo de Inversión -$70.400

Flujo de Fondos -$70.400 $205.236 $216.934 $229.300 $242.370 $256.185 Tabla 31. Flujo de fondos inversiones prioritarias

Por medio de los indicadores VPN y TIR se halló la viabilidad de las inversiones y se obtuvo

Indicadores

I. Oportunidad 5,75%

VPN $899.066

TIR 297% Tabla 32. Indicadores financieros inversiones prioritarias

Como el VPN (Valor Presente Neto) dio positivo la inversión es viable y genera una buena

rentabilidad. Para el caso de la TIR (Tasa Interna de Retorno) como es mayor al Interés de

Oportunidad la inversión debe ser aceptada.

Flujo de fondos Inversiones Totales.

FLUJO DE FONDOS INVERSIONES TOTALES

AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5

AHORRO $205.236 $216.934 $229.300 $242.370 $256.185

Costos de Inversión -$558.390

Flujo de Fondos -$558.390 $205.236 $216.934 $229.300 $242.370 $256.185 Tabla 33. Flujo de fondos inversiones totales

Por medio de los indicadores VPN y TIR se halló la viabilidad de las inversiones y se obtuvo

Indicadores

I. Oportunidad 5,75%

VPN $ 411.076

TIR 29% Tabla 34. Indicadores financieros inversiones totales

Al igual que en caso de la inversiones prioritarias como el VPN (Valor Presente Neto) dio

positivo la inversión es viable y genera una buena rentabilidad. Para el caso de la TIR (Tasa

Interna de Retorno) como es mayor al Interés de Oportunidad la inversión debe ser aceptada.

49

8. PROGRAMA DE IMPLEMENTACION DE LA PROPUESTA

8.1. Actividades necesarias para implementación de las propuestas.

A continuación se hace una breve descripción de las actividades necesarias para implementar

las propuestas de una forma óptima y eficaz.

Capacitación: Al cambiar la forma como se hace regularmente un proceso, es

necesario un periodo de enseñanza en el cual el operario se familiarice con el nuevo

proceso y la tecnología que este requiere, es importante que se tenga en cuenta los

instructivos y el manual de funciones aportados en este trabajo ya que van a ser la

base fundamental para que la capacitación sea efectiva y se logre mejorara el proceso.

Compra e instalación de la tecnología: Para que las propuestas puedan surgir efecto

se necesita invertir en la tecnología que las propuestas necesitan para su óptimo

funcionamiento además de dar el tiempo necesario para que la instalación se haga de

la mejor manera y evitar percances en el futuro.

Periodo de transición: Una vez realizada la instalación de la tecnología y la

capacitación de los operarios es importante dar un tiempo razonable para que los

operarios puedan poner en práctica las propuestas, y se pase del proceso anterior a

nuevo, en este tiempo entran actividades como la actualización de los inventarios, y

la impresión de la etiquetas de la materia prima, insumos y productos terminados que

ya estén almacenados.

Seguimiento y control: Aquí se ponen en práctica diferentes métodos para medir la

efectividad y eficacia de las propuestas, se hace de manera periódica para tener un

control permanente de los resultados de las propuestas.

50

8.2. Cronogramas de las actividades para la implementación.

Ilustración 12. Cronograma de las actividades para la implementación de las propuestas

51

CONCLUSIONES

Ya que todos los procesos de la empresa son susceptibles de mejora se debe hacer un

seguimiento continuo de las propuestas presentadas en este trabajo con ayuda de los

indicadores para validar los resultados y establecer un mecanismo de mejora

continua.

Se detectó la falta de compromiso de algunos directivos con el mejoramiento de los

procesos no solo del almacén sino de la empresa en general, además de esto se ve que

existe resistencia al cambio y poca comunicación con el programador encargado del

ERP que maneja la empresa.

Se identificó la necesidad de capacitación de los empleados encargados del almacén

con los sistemas que maneja la empresa, en muchas ocasiones se evidencio que

cuentan únicamente con conocimientos básicos del manejo de estos y también el

manejo erróneo de estos.

Un aspecto importante que se tuvo en cuenta fue la generación de indicadores que

permitan analizar, controlar y mejorar las propuestas indicadas en este trabajo,

además de servir como base para la generación de otros indicadores que midan otras

áreas de la empresa.

RECOMENDACIONES

Teniendo en cuenta varios factores como el crecimiento del sector económico de la

empresa, el aumento de clientes y pedidos, y el poco espacio con el que cuenta la

planta actualmente, se recomienda planear con antelación posibles ampliaciones o

traslados a espacios más grandes, teniendo en cuenta estudios logísticos de Layout

que optimicen los recorridos y minimicen costos y tiempos.

Tomar como base lo echo en el área de almacenes y aplicarlo a las diferentes áreas

de la empresa, definir los procedimientos, documentarlos y medirlos con el fin de

mejorarlos en un futuro bajo la filosofía de la mejora continua y en cumplimiento de

las normas internacionales como las ISO u OSHAS.

Realzar un estudio de cargas de trabajo ya que se detectó que los trabajadores

encargados de la logística de los almacenes están desarrollando jornadas muy largas

y desgastantes de trabajo.

Es necesario revisar a profundidad el proceso productivo y tratar de encontrar el

porqué del alto nivel de producto defectuoso.

Establecer políticas d

Es importante integrar el aplicativo dado en este proyecto al sistema ERP que maneja

la empresa y que contiene toda la información de la misma y cada una de sus áreas

ya que la esta información es de vital importancia para toda la organización.

52

BIBLIOGRAFIA

Edward V. Krick, Ingeniería de Métodos. Editorial Limusa S.A. México D.F 1999 ISBN 968-18-0585-2

García Criollo, Roberto. Estudio del trabajo. Medición del trabajo, México D.F McGraw- Hill, c1998

ISBN 970-10-1657-1

Ingeniería de métodos y medida del trabajo, William Álvarez Bermúdez. Universidad Nacional de Colombia (Medellín)

OIT (Organización Internacional del Trabajo). Introducción al estudio del trabajo. Cuarta

Edición. Editorial Limusa, México, 1998.

53

ANEXOS

54

Valoración objetiva con estándares de fatiga

55

Manual uso del aplicativo “Gestor de almacenes e inventarios de la empresa

Inemflex”

El siguiente paso solo se realiza la primera vez que se inicie el aplicativo en un ordenador.

Instalación de la fuente CODE 128.

Para que aplicativo funcione y pueda crear los códigos de barras basado en el tipo CODE

128, es necesario instalar la fuente CODE 128 en el computador, ya que esta no viene

predeterminada en ningún programa de Office, para esto se siguen los siguientes pasos.

En la carpeta que contiene el aplicativo llamada “Gestor de almacenes e inventarios

de la empresa Inemflex” se encontrara otra carpeta llamada Barcode fonts, se hace

doble clic sobre esta.

Aparecerá un archivo tipo “Archivo de fuente TruType” llamado “code128”, se hace

doble clic sobre este:

56

Aparecerá el siguiente cuadro llamado “Code 128 (TrueType)”, y se hará clic en el

botón en la parte superior izquierda llamada “Instalar”. (Esta acción requiere

permisos de administrador)

Aparecerá el siguiente cuadro que le avisara que la instalación se está llevando a cabo.

Cuando termine oprima la “X” en el cuadro llamado “Code 128 (TrueType)” de la

parte superior derecha para salir y terminar la instalación.

57

Las siguientes son las acciones que se pueden hacer con el aplicativo.

Registro y creación de etiquetas de ingreso de material al almacén

1. Abrir el aplicativo.

2. En la pestaña INICIO, hacer clic sobre el botón REGISTRAR ENTRADA Y

GENERAR ETIQUETA.

3. El aplicativo dirigirá automáticamente a la pestaña INVENTARIO y generara el

siguiente cuadro de texto para completar con la información del material que

ingresara al almacén. En la casilla CANTIDAD DE ETIQUETAS se debe poner el

número de registros y etiquetas a generar.

58

4. Para generar los registro en el INVENTARIO haga clic en el botón REGISTRAR,

aparecerá un cuadro de dialogo que le preguntara si los datos son Correctos, si estos

son correctos oprima ACEPTAR, si están mal oprima CANCELAR y volverá al

menú anterior para modificar los errores. Una vez generados todos los registros NO

CIERRE EL CUADRO DE DIALOGO ya que NO GENERARA LAS ETIQUETAS,

para generarlas siga el siguiente paso.

5. Una vez finalizados todos los registros, para generar LAS ETIQUETAS haga clic en

el botón GENERAR ETIQUETA, y lo dirigirá a la hoja ETIQUETAS para que pueda

imprimirlas.

6. Al oprimir ACEPTAR en el paso 5 aparecerá un último cuadro que le preguntara si

quiere generar las etiquetas de dicho registro, si oprime ACEPTAR se generan las

etiquetas, si oprime CANCELAR no se generaran las etiquetas pero si el registro.

59

Buscar, Modificar y/o Registrar una salida del inventario.

PRIMERA OPCION

1. En la pestaña INICIO, seleccionar u oprimir el botón BUSCAR, MODIFICAR Y/O

REGISTRAR SALIDA

2. Automáticamente se dirigirá a la pestaña INVENTARIOS, donde se encuentra toda

la información del material que está actualmente en el almacén, y saldrá el siguiente

cuadro de texto.

60

Donde se pedirá la información de la ubicación o Nombre que se quiere consultar y

se oprime el botón BUSCAR, con esto se hará un filtro y se mostrara en el cuadro

inferior central la información encontrada en el INVENTARIO, se selecciona la que

se quiere y dependiendo del caso se oprime MODIFICAR (si algún dato esta erróneo

o se requiere cambiar) y ELIMIAR si se quiere registrar la salida, para salir del este

cuadro se oprime CERRAR.

Para volver a la pestaña INICIO se hace clic en el botón VOLVER ubicado en la parte

SUPERIOR IZQUIERDA.

SEGUNDA OPCION

1. Diríjase a la pestaña INVENTARIO.

2. En la parte superior izquierda encontrara dos botones (ELIMINAR REGISTRO y

MODIFICAR REGISTRO, seleccione alguna de las celdas de la fila que desee

eliminar o modificar y oprima el botón correspondiente.

3. En caso de seleccionar MODIFICAR aparecerá el siguiente cuadro donde podrá

cambiar la información que desee.

61

4. En caso de En caso de seleccionar ELIMINAR aparecerá el siguiente cuadro donde

le preguntara si realmente desea eliminar el registro, oprima SI y se borrara del

inventario y será almacenado en la pestaña SALIDAS.

62

Consulta de existencias en el almacén, Entradas y Salidas

1. Estando en la pestaña INICIO se hace clic en el botón CONSULTAR ENTRADAS

para dirigirse a la pestaña ENTRADAS, donde están registradas todas las entradas de

material que se han realizado al almacén durante todo el periodo.

2. Estando en la pestaña INICIO se hace clic en el botón CONSULTAR INVENTARIO

para dirigirse a la pestaña INVENTARIO, donde están registradas todos los

materiales que se encuentran ACTUALMENTE en el almacén.

63

3. Estando en la pestaña INICIO se hace clic en el botón CONSULTAR SALIDAS para

dirigirse a la pestaña SALIDAS, donde están registradas todas la salidas de material

del al almacén

4. En cualquiera de los casos para volver a la pestaña INICIO se hace clic en el botón

VOLVER ubicado en la parte SUPERIOR IZQUIERDA.

64

Manual de los nuevos procedimientos propuestos.

Procedimiento para el ingreso de material al almacén

Descripción del proceso

1. El encargado del almacén recibe la orden de compra en la cual se especifica que

material va a llegar y las características de este.

2. Se imprime dicha orden para tener constancia de las llegadas.

3. En el aplicativo de Excel crea el registro y la etiqueta codificada con código de

barras según el manual y con las características que se especifican en la orden de

compra y con la ubicación asignada en el almacén.

4. Se imprimen las etiquetas en papel especial para esta labor y con la impresora de

etiquetas con la que cuenta la empresa.

5. El encargado toma las etiquetas, se dirige al montacargas y lo enciende.

6. Después con el montacargas se dirige a la puerta del almacén donde está el

material recién llegado.

7. Se hace un breve control de calidad, donde se verifica que cumpla con lo que dice

la orden de compra y que no tenga la superficie dañada, si no pasa el control se

avisa al supervisor y se devuelve.

8. El material que pase el control se descarga del transporte en que llego y se sube

al montacargas.

9. Se pegan las etiquetas en el material según corresponda.

10. Se transporta el material a su respectiva ubicación.

11. Se almacena.

Nota. Si el ingreso no es de Materia prima sino de producto en proceso o terminado,

lo único que varía es que los pasos 6,7 y 8 se realizan en otra área diferente a la puerta

del almacén.

65

Diagrama de flujo del proceso

Imprimir la orden de

compra

Comprobar la orden de compra


y encenderlo

Dirigirse a la puerta del

almacén

Comprobar la materia prima o

insumo que acaba de llegar

¿Cumple?Se notifica al superior y

se devuelve

Descarga la mataría

prima en el montacargas

No

Si

Transporta la materia prima a su

lugar de almacenamiento

Almacenar

Pegar la etiqueta

Crear la etiqueta

codificada y registrar la

MP

Imprimir la etiqueta

66

Diagrama de recorrido del proceso


No Actividad

1 Comprobar orden de compra

2 Imprimir orden de compra

3 Crear la etiqueta codificada y registrar Materia Prima

4 Imprimir la etiqueta codificada


6 Dirigirse a la puerta de almacén

7 Comprobar la materia prima

8 Descargar la materia prima en el montacargas

9 Pegar la etiqueta


11 Almacenar



RACK E

RACK A

MONTACARGAS

REGISTRO

PR

OD

UC

CIO

N E

IM

PR

ESIO

N

CONTROL CALIDAD

RECEPCION

hasta

3

2 5

6

1

7 8 9

11

4

10

67

Cursograma analítico del proceso

68

Procedimiento para la salida de material del almacén

Descripción del proceso

1. El encargado del almacén recibe la factura de venta u orden de producción en las

cuales se especifica que material va a salir y las características de este.

2. Se imprime dicha orden para tener constancia de las salidas.

3. En el aplicativo de Excel crea busca el material, su ubicación y se registra la

salida.

4. El encargado se dirige al montacargas y lo enciende.

5. Después con el montacargas se dirige a la ubicación consultada.

6. Se descarga el material con ayuda del montacargas.

7. Se transporta el materia recién descargado a la ubicación requerida ya sea la

puerta del almacén o un proceso en particular

69

Diagrama de flujo del proceso

Imprimir la factura u

orden de producción

Comprobar la factura de venta u

orden de produccion


prima en el computador y registrar la

salida


y encenderlo

Dirigirse a la ubicación

Llevarla a la salida o al

área de producción

Descargar la MP

70

Diagrama de recorrido del proceso


No Actividad

1 Comprobar la orden de producción

2 Imprimir la orden de producción

3 Buscar la ubicación de la materia prima en el computador y registrar salida


5 Dirigirse a su respectivo lugar de ubicación

6 Descargar la MP

7 Dirigirse al área de producción o salida



RACK E

RACK A

MONTACARGAS

REGISTROP

RO

DU

CC

ION

E

IMP

RES

ION

CONTROL CALIDAD

RECEPCION

hasta

3

2 4

1

5 6

7

71

Cursograma analítico del proceso

72

Reglamento de ingreso, salida y permanecía en el almacén.

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1o.- Solo las personas autorizadas por el jefe del Departamento del almacén

podrán tener acceso a este y circular por los pasillos.

ARTICULO 2o.- El personal deberá utilizar los uniformes e instrumentos de trabajo y de

seguridad que se le entreguen, ya que de lo contrario la empresa se eximirá de toda

responsabilidad en caso de accidentes o enfermedades profesionales derivadas de la

negligencia o descuido de parte del trabajador.

ARTICULO 3o.- Por seguridad personal y limpieza del almacén, se deberá de colocar el

material en las áreas y anaqueles que les correspondan.

ARTICULO 4o.- El jefe del almacén dependerá directamente de la Vice-rectoría de

Administración, a quien deberá de enviar un informe mensual del estado que guarda el

almacén a su cargo.

ARTICULO 5o.- El encargado del almacén reportará cualquier anomalía que se presente.

CAPITULO II

RESTRICCIONES

ARTICULO 6o.- Queda estrictamente prohibida la entrada a toda persona ajena al almacén,

incluyendo a los familiares del personal, ya que contará con un área para despachar los

materiales, por lo que ninguna persona podrá acceder al almacén sin autorización.

ARTICULO 7o.- No se permitirá la entrada con mochilas, bolsas, alimentos, refrescos,

cigarros, o cualquier otro tipo de objetos que perjudique la seguridad e higiene del almacén.

ARTICULO 8o.- No se puede ingerir alimentos dentro del almacén aun en horas de comida.

ARTICULO 9o.- Queda estrictamente prohibido fumar, encender velas, cerillos,

encendedores o realizar cualquier otra actividad que pueda propiciar incendios,

principalmente en las áreas donde hayan solventes, pinturas, papel y cualquier otro tipo de

material inflamable o explosivo.

CAPITULO III

SANCIONES

ARTICULO 10o.- El incumplimiento a las disposiciones de este Reglamento será motivo

de sanción, aplicándose de acuerdo a la gravedad y al juicio del jefe del Departamento del

almacén con supervisión del gerente de recursos humanos.

“PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL PROCESO...

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