PROPUESTA DE MEJORAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS USANDO BMM (MODELADO DE NEGOCIOS) EN LA PYME. CASO: IMPORTADORA Y

EXPORTADORA AYACUCHO C.A.

Autor: AdS Isis Beatriz PiñaTutor: Ing. Msc. Jorge Luis Guerrero

Barquisimeto, Junio 2011

Contenido

El Problema

Marco Teórico

Marco Metodológico

Presentación y Análisis de los Resultados

Diseño de la Propuesta

Conclusiones y Recomendaciones

Preguntas

AdS Isis Piña

El Problema

AdS Isis Piña

Pyme

Trabajadores

Ventas Anuales

Pequeña Empresa: Trabajadores mayor a once(11) y menor a cincuenta (50)

Ventas anuales entre nueve miluna (9.001) UT y cien mil(100.000) U.T.

Mediana Empresa:Trabajadores mayor a cincuentay un (51) y menor a cien(100).

Ventas anuales entre cien miluna (100.001) U.T. ydoscientos cincuenta mil(250.000) U.T.

El Problema

Empirismo

Visión Crecimiento o Desarrollo

Estandarización y Formalización

AdS Isis Piña

Tendencia Negativa

ImpactandoNegativamente

AdS Isis Piña

Estandarización o formalización Comunicación

Modelado de Negocio Mejorar y estandarizar los procesos

El Problema

Facilita

Herramienta útil

Caso de estudioCrecimiento Acelerado Estandarización

AdS Isis Piña

Modelado de Negocio (BMM)Objetivos TIC

El Problema

Origen del Problema, necesidad de:

ObjetivosGeneral

Desarrollar una propuesta para la mejora de los procesos administrativos usando BMM Modelado de Negocios para la Pyme Importadora y Exportadora Ayacucho C.A.

Específicos

Diagnosticar la situación actual

de la empresa en función a sus

procesos administrativos

de importación y su estructura organizativa

Definir misión, visión y los objetivos

generales y específicos y de la

empresa

Identificar las tecnologías y

reglas del negocio que regulan la ejecución del proceso de importación

Detallar las actividades y tareas que

intervienen en el proceso de

importación y en los procesos de

apoyo

Definir los recursos

requeridos para ejecutar el proceso de importación

Identificar los eventos internos y

externos asociados al proceso de

importación y sus procesos de

apoyo

Definir los diferentes actores que se encuentran

asignados al proceso de importación

AdS Isis Piña

Formalización de los procesos, objetivos específicos, definición de la misión y visión, actividades, tareas y cargos

Modelado de Negocio (BMM)

Facilitar el cumplimiento correcto y eficiente de sus objetivos y estrategias

Obtener el máximo aprovechamiento de los recursos, en función al entorno dinámico y cambiante de la competitividad global

Logrando este estudio una gran relevancia en el ámbito organizacional

Justificación e Importancia

AdS Isis Piña

AntecedentesIxcot (2006), desarrolló una Tesis de Grado, titulada “Rediseño Organizacional del ÁreaAdministrativa de una empresa productora de Cardamomo, (Universidad de San Carlos deGuatemala)”

Rangel (2007) presenta un trabajo titulado “Análisis comparativo de técnicas de obtención derequerimientos para el modulo de Facturación del aplicativo Gestasotf Hospitalario paraIMSALUD (Instituto Municipal de Salud de San José de Cúcuta)”

Montilva y Vázquez (2007), realizaron un proyecto sobre “Modelo de Negocios del Sistema deRegistro y Control de Bienes de la Universidad de los Andes”

Reyes (2007), trabajo titulado “Modelado empresarial, metodología para el rediseñoorganizacional y la automatización”, la Zona Libre Cultural, Científica y Tecnológica del estadoMérida (ZOLCCYT)

AdS Isis Piña

Marco Teórico

Bases Teóricas

Organización Chiavenato (1987). Montero, Arcos y García (2007). Hall (1973)

Pymes González (1997). Sotomayor y Toribio (1999). Tewaire (1997)

Importancia de las Pymes Alonzo (2007). Arana (2007)

Tecnologías de Información y Comunicación Haag, Cummings y

MaCubbrey (2004). Tello (2007).Barrios (2009). Macau (2004)

Modelado de Negocio Ortín, García, Moros y Nicolás (2007). Eriksson & Penker

(2000). León y Asato (2009). Montilva y Barrios (2004)

Estandarización de Procesos Falconi (1992). Guevara (2008). Martínez

(2009). Davenport (2005)

AdS Isis Piña

Bases Legales

Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación

Ley para la Promoción y Desarrollo de la

Pequeña y Mediana Industria

Ley Orgánica de Simplificación de Trámites

Administrativos

AdS Isis Piña

Operacionalización de VariablesVariable Dimensión Sub-dimensión Indicadores

Desarrollo de una propuesta para la

mejora de los procesos

administrativos

Modelado de Negocio Captura y

Reprentación de los conceptos principales de la empresa y sus

relaciones según metodo BMM por Montilva y Barrios

(2004)

Definición del Modelo de Negocio Descripción de la empresa

Modelado de Objetivos

Visión de la empresa, que quiere llegar a ser

Misión de la empresa, que es actualmente

Objetivos deseados

Metas a futuro

Modelado de Reglas y Tecnologías

Reglas, Normas o Leyes que rigen a la empresa

Uso de correo electrónico interno

Uso de sistemas de información

Usos de otras tecnologías de infomación

Modelado de Procesos de NegocioProcesos Fundamentales

Procesos de Apoyo

Actividades y tareas realizadas

Modelado de Objetos del NegocioEntidades que intevienen para el logro de los objetivos

Recursos requeridos para el logro de los objetivos

Modelado de EventosEventos internos

Eventos externos

Modelado de Actores y UnidadesActores que participan en los procesos

Roles de los actores

Unidades que participan en los procesos

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Marco Metodológico

Tipo de Investigación

Población y Muestra

Diseño de la Investigación

Fases de la Investigación

Técnicas e Instrumentos de recolección de datos

Validez y Confiabilidad de los instrumentos

Técnicas de Procesamiento y Análisis de datos

De campo, tipo descriptiva

13 individuos

No Experimental

7 Fases

Observación directa, cuestionario y entrevista

Juicio expertos

Microsoft Excel 2007 Tablas estadísticas y gráficos tipo pastel

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Resultados Fase I. Diagnosticar la situación actual de la empresa en función a su proceso de importación y estructura organizativa

Levantamiento de información a través de la observación directa

Aplicación de un cuestionario a: empleados, gerentes y directivos y una entrevista a los gerentes y directivos de la empresa

Análisis y representación de la información obtenida de los instrumentos

AdS Isis Piña

Resultados

31%

46%

23%

Conoce actualmente a dónde quiere llegar y cuáles son las metas a futuro de la empresa

Muy de acuerdo

De acuerdo

Ni de acuerdo, ni en desacuerdo

Desacuerdo

Muy en desacuerdo

36%

21%

43%

Se conoce cuáles son los objetivos deseados de la empresa

Muy de acuerdo

De acuerdo

Ni de acuerdo, ni en desacuerdo

Desacuerdo

Muy en desacuerdo

AdS Isis Piña

Resultados

39%

46%

15%

Se utilizan dentro la empresa sistemas de información para el desarrollo de sus procesos

Muy de acuerdo

De acuerdo

Ni de acuerdo, ni en desacuerdo

Desacuerdo

Muy en desacuerdo

69%

31%

Se conocen todas las actividades y tareas que se realizan a diario en la empresa

Muy de acuerdo

De acuerdo

Ni de acuerdo, ni en desacuerdo

Desacuerdo

Muy en desacuerdo

AdS Isis Piña

Diseño de la propuestaFase II. Definir visión, misión y los objetivos generales y específicos de la empresa

Visión: Importar y distribuir a nivel nacional gran variedad de

productos alimenticios y artículos del Agro, cumpliendo a cabalidad con todos los permisos requeridos por la ley, contando con un gran

equipo de trabajo capacitado para así ofrecer los mejores precios y la

mayor calidad de los productos, superando de esta manera las

expectativas de nuestros clientes y consumidores.

Misión: Ser una empresa de comercialización sólida,

competitiva y líder en el mercado nacional de productos alimenticios y agrícolas, que contribuya con el

mejoramiento de la calidad de vida de los consumidores y desarrollo

del país

Objetivos Generales:

n de alimentos y productos del Agro

Generar mayores utilidades anuales Incrementar la

rentabilidad de la empresa

Cumplir con todas las leyes y normas establecidas por el

Gobierno Nacional

n de los clientes

Objetivos Específicos:

Satisfacer la creciente demanda del mercado

n posible

pida y eficaz

n financiera de la empresa

n

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Fase III. Identificar las tecnologías y reglas del negocio queregulan la ejecución del proceso de importación

Diseño de la propuesta

Tecnologías de InformaciónLeyes

Reglamentos

Instructivos y Manuales

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Fase IV. Detallar las actividades y tareas que intervienen en elproceso de importación y en los procesos de apoyo

Objetivo del proceso

Fronteras

Actores

Diseño de la propuesta

AdS Isis Piña

Diseño de la propuestaDiagrama General del Proceso

Diagrama General del Proceso de ImportaciónAdS Isis Piña

Diseño de la propuestaDiagrama de actividades

Diagrama de actividades Proceso de Importación

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Diseño de la propuestaProcedimiento

AdS Isis Piña

Fase V. Definir los recursos que son requeridos para ejecutar el proceso de importación

Diseño de la propuesta

Humanos

Materiales

Técnicos

Financieros

AdS Isis Piña

Fase VI. Identificar los eventos internos y externos asociadosal proceso de importación y sus procesos de apoyo

Diagrama de evento Solicitud de factura Proforma

Diseño de la propuesta

AdS Isis Piña

Fase VII. Definir los diferentes actores que se encuentran asignadosal proceso de importación

Descripción de Cargos

Diseño de la propuesta

AdS Isis Piña

Propuesta de la estructura organizativa

Organigrama Jerárquico propuesto para la empresa Importadora y Exportadora Ayacucho C.A

Diseño de la propuesta

AdS Isis Piña

ConclusionesEl personal que labora en la empresa posee conocimientos claros aunque generalessobre qué es actualmente la empresa

Desconocimiento de las metas de la empresa, cuales son sus objetivos específicos,los recursos necesarios para el logro de estos objetivos y los procesos de apoyo

Los procesos internos se ejecutan mediante procedimientos informales, no existeningún tipo de estandarización

No existe ningún manual que los defina formalmente y a la vez especifique cualesson estas actividades y/o tareas que responde cada persona según su cargo

No se ha establecido formalmente la estructura organizativa actual

AdS Isis Piña

Conclusiones

Sobre las leyes y reglamentos que rigen la empresa existe ciertodesconocimiento por parte de su personal

En cuanto a las Tecnologías de Información, la empresa cuenta con conexión ainternet, además poseen un sistema Administrativo Automatizado.

Solo el personal de la alta gerencia tiene conocimiento general, amplio ydetallado hacia donde se dirige la empresa y qué es actualmente, toda estainformación no se ha dado a conocer con exactitud y de manera formal a todo elpersonal que labora en la empresa

AdS Isis Piña

Recomendaciones

Implementar el desarrollo un sitio Web para la empresa que permita mejorar suimagen corporativa

Adquirir un correo corporativo con nombre y dominio propio

Aplicar mejoras internas en la empresa formalizando sus procesos, mediante lapropuesta desarrollada para esta investigación

Dar a conocer a todo el personal de la empresa la formalización de los procesos, lapuesta en marcha de la nueva estructura organizativa y la definición detallada delos cargos que intervienen en los procesos

Integrar al sistema administrativo automatizado un modulo para la gestión yseguimiento del proceso de importación

Muchas Gracias por su atención

Preguntas