a

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRAL

PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS Y

MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS EN LAS DIFERENTES AREAS DE LA FACULTAD DE

INGENIERIA Y ARQUITECTURA DE LA UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

PRESENTADO POR: OLIVA VISCARRA, ROCIO IVONNE

RIVAS VARGAS, LAURA MARCELA

PARA OPTAR AL TITULO DE:

INGENIERO INDUSTRIAL

CIUDAD UNIVERSITARIA, MARZO DE 2008

b

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

RECTOR :

Mster Rufino Antonio Quezada Snchez

SECRETARIO GENERAL :

Licenciado Douglas Vladimir Alfaro Chvez

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

DECANO :

Ing. Mario Roberto Nieto Lovo

SECRETARIO :

Ing. Oscar Eduardo Marroqun Hernndez

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

DIRECTOR :

Ing. Oscar Rene Ernesto Monge

c

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL

Trabajo de Graduacin previo a la opcin al Grado de:

INGENIERO INDUSTRIAL

Ttulo :

PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO

PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS Y MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS EN LAS

DIFERENTES AREAS DE LA FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA DE LA

UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

Presentado por :

OLIVA VISCARRA, ROCIO IVONNE RIVAS VARGAS, LAURA MARCELA

Trabajo de Graduacin Aprobado por:

Docente Director :

Ing. Mario Ernesto Fernndez Flores

San Salvador, Marzo de 2008.

d

Trabajo de Graduacin Aprobado por:

Docente Director :

Ing. Mario Ernesto Fernndez Flores

e

AGRADECIMIENTOS

En primer lugar a DIOS, por darme la paciencia y la inteligencia para

poder superar cada uno de los obstculos que se presentaron en el camino

y poder luchar y seguir adelante.

A mis PADRES, por brindarme su apoyo, por tenerme paciencia, por

confiar en mi y por guiarme en el transcurso de mi vida porque ellos han

sido los mejores maestros que he tenido y porque sin ellos no hubiese sido posible llegar a este logro en mi vida.

A mis HERMANOS, por el apoyo y ayuda que me han brindado en el desarrollo de mis estudios y en la etapa de este trabajo de Graduacin.

A la mejor de las Mejores Amigas LAURA, porque sin ella literalmente no hubiese sido posible lograr finalizar una de las etapas de nuestras vidas

como es llegar a finalizar este logro (graduarnos).

A CARLOS, porque ha sido un pilar muy importante en mi vida y nos apoyo y ayudo mucho en todo momento, por su paciencia y por sus

nimos.

A JAVIER, porque el ha sido mi mayor motivacin para luchar contra

todos los obstculos presentados.

A Mis amigos, Diana, Maria Jos, Ricardo, Miguelito, Ivone, porque ellos

me apoyaron en todo momento, porque me orientaron, me escucharon y

me animaron a pesar de cada uno de los obstculos que se nos presentaron.

ROCIO IVONNE OLIVA VISCARRA

f

La vida solo se puede comprender mirando hacia atrs, pero solo se puede vivir mirando hacia delante. Kierkegaard

Cada una de nuestras actitudes, de nuestras palabras y cada uno de nuestros actos esta grabando nuestro epitafio sobre el mundo.

El universo esta interrelacionado de formas infinitas. Cada uno de nosotros dejamos nuestra huella singular sobre la totalidad de la humanidad

Richard Rieger

Al final de esta etapa en mi vida, quisiera agradecer a la gente que ha contribuido moralmente e intelectualmente en cada paso que me ha llevado hasta este momento, vidas que me han tocado a lo largo del camino y que quiero creer que de forma recproca he dejado huella en ellas tambin. Primeramente a DIOS, la mxima fuente de energa, por haberme incitado a alzar vuelo y descubrirme capaz de sobrellevar los obstculos que me hicieron madurar al dejarme guiar por El, y aprender lecciones tanto de los momentos frustrantes como los radiantes. A mis PADRES. Por que son mi ejemplo idneo de los polos en que puedo desenvolverme. Como personaje tenaz, metdico, racional y filosfico en busca de respuestas que nacen al afrontar una situacin sin miedo a perder. Como ser humano capaz de sentir, y aprender de las experiencias, buscando dejar huellas de aliento, esperanza y paz en la personas. Ambos el aire que me empuja a volar y mitiga mis cadas. A mi HERMANA, Alty. Pues con ella no se trata de tener vnculos, ni de ser similares, tampoco la considero amiga, pues ella es la versin paralela de mi misma. Mi complemento y confidente. La parte de m a quien extrao tanto y aunque lejos, sigue marcando diferencias en mi mundo. Mi inspiracin, a quien admiro, a quien amo. A mis hermanas, quizs no de lazos sanguneos, pero si espirituales y que forman parte de mi historia personal: ROCIO (la comadre), CRISTINA (mi consejera) y MARIA JOSE (mi desahogo). Mis agradecimientos sinceros porque han creado

huellas en el camino de esta carrera y vida, huellas que se confunden con las mas y a quienes estar eternamente agradecida por compartir sus dones, sus ideas, sus palabras, sus risas, sus silencios y sus lgrimas conmigo, y por los dems principios y finales que seguiremos experimentado juntas. Finalmente a todos aquellos que me ayudaron en todo el proceso de mi carrera, y no solo en la fase acadmica, sino con el apoyo moral y humano que necesit en los momentos ms difciles dejando marcas en mi vida, mis amigos, compaeros y mentores: Ricardo, Jared, Napolen, Daisy, Daniel, Eduardo, Alvaro, Orlando Arbaiza, Hernan Pineda, Alberto, Arturo y Rafael.

Laura Marcela Rivas.

g

INDICE DE TABLAS Y FIGURAS

CAPITULO II Tabla 1. Macro procesos de la FIA 19 Tabla 2. Instrumentos de Investigacin 31 Tabla 3. Ponderacin de check List 37 Tabla 4. Anlisis de los Participantes 38 Tabla 5. Anlisis cuantitativo de Alternativas 47 CAPITULO III Tabla 6. Evaluacin de Alternativas 54 Tabla 7. Subsistemas del Sistema de Gestin Administrativo 84

CAPITULO IV Tabla 8. Pago de Honorarios a Consultores 304 Tabla .9. Contenido Capacitacin Autoridades y Personal Operativo 305 Tabla 10. Costo por Capacitacin a Autoridades y miembros del comit 305 Tabla 11. Costo de Oportunidad por Capacitacin 306 Tabla 12. Costo Total de Capacitacin a Autoridades, comit y personal Operativo 306 Tabla 13.Mdulos de Capacitacin para el Comit de Planificaron y Procesos 307 Tabla 14. Costo por Capacitacin al Comit de Planificacin y Procesos 307 Tabla.15 Costo Total de Capacitacin 308 Tabla .16 Costo Equipo de Oficina para el Comit de Planificacin y Procesos 308 Tabla .17. Costo de Documentacin del Sistema de Control Administrativo 308 Tabla .18. Costo Total de Inversin 309

INDICE DE FIGURAS CAPITULO I Figura 1. Proceso administrativo de las instituciones 7 Figura 2. El sistema de informacin gerencial 8 CAPITULO II Figura 1. Facultad de Ingeniera y Arquitectura como un Sistema 26 Figura 2. Descripcin de la metodologa de aplicacin del Marco Lgico 42 Figura 3. rbol de Problemas 44

Figura 4. rbol de Objetivos 45

h

CAPITULO III

Figura 5. Esquematizacin de la Evaluacin de las Alternativas 55 Figura 6. Esquema de estructura del comit propuesto 58 CAPITULO IV Figura 7. Desglose Jerrquico de la Planificacin de Implementacin 254 Figura 8. Desglose Analtico del Sistema 255 Figura 9. Subsistema 1. Comprometer a la Alta Direccin. 256 Figura 10. Subsistema 2. Capacitacin a Nivel Operativo 259 Figura 11. Subsistema 3. Tramites Legales 261 Figura 12. Subsistema 4. Medicin, Anlisis y Mejora del Sistema 262 Figura 13. Subsistema 5. Puesta en Marcha 264

Figura 14. Organizacin para la Implementacin 268 Figura 15. Desarrollo de la FIA como unidad presupuestaria de la UES 282 Figura 16. Sistema Nacional de Formacin Profesional 321

i

INDICE

INTRODUCCION i OBJETIVOS ii IMPORTANCIA iii JUSTIFICACION iv ALCANCES Y LIMITACIONES v

CAPTITULO I. MARCO CONCEPTUAL

1.1 TEORIA GENERAL DE SISTEMAS 1

1.2 LA ORGANIZACION COMO UN SISTEMA 3

1.3 CONTROL ADMINISTRATIVO 3

1.4 PROCESO ADMINISTRATIVO 4

1.5 DEFINICION DE CONTROL 5

1.6 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 6

1.7 SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL 7

1.8 INDICADORES DE GESTION 9

1.9 CALIDAD Y ACREDITACION EN LA INSTITUCION 11

1.10 DEFINICION DEL MARCO LOGICO COMO HERRAMIENTA

DE INGENIERIA

15

CAPTITULO II. DIAGNOSTICO

2. ANTECEDENTES 18

2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA FACULTAD DE INGENIERIA Y

ARQUITECTURA (FIA) DE LA UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR

18

2.2 SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO EN LA FACULTAD DE

INGENIERIA

25

2.3 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL 27

2.3.1 METODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO DE LA FACULTAD DE

INGENIERIA Y ARQUITECTURA

27

2.3.2 TIPO DE INVESTIGACION 28

2.3.3 DEFINICION DE LAS FUENTES DE INFORMACION 29

2.3.4 METODOS DE RECOLECCION DE DATOS 29

2.3.5 TIPO DE MUESTREO 30

2.3.6 DISEO DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACION 30

2.3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO Y MUESTRA 31

2.3.8 TABULACION DE RESULTADOS 36

2.3.9 IDENTIFICACION DE LAS PARTES INVOLUCRADAS 37

2.3.10 ANALISIS DE LOS PROBLEMAS 40

2.3.11 IDENTIFICACION Y FORMULACION DEL PROBLEMA 42

2.3.12 CONCEPTUALIZACION DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO 48

j

CAPITULO III: DISENO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE LOS RECURSOS Y MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS EN LA FIA

3.1 PROPUESTA DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DENTRO DEL

SISTEMA ADMINISTRATIVO

51

a. IDENTIFICACIN DE LOS DIFERENTES TIPOS DE ORGANIZACIN DE

ADMINISTRACION DE SISTEMAS DE GESTIN.

51

b. SELECCIN DEL TIPO DE ORGANIZACIN 54

c. GUA PARA LA FORMACIN DE LA ORGANIZACIN DEL SISTEMA. 59

3.2 METODOLOGA PARA SENSIBILIZACIN DEL SISTEMA 59

3.3 ESTABLECIMIENTO DEL PLAN ESTRATGICO DEL SISTEMA 78

3.3.1 Marco conceptual 78

3.3.2 Metodologa para el desarrollo del Plan estratgico 79

3.3.3. Propuestas de misin, visin, polticas, valores y objetivos del Sistema

Administrativo.

80

3.3.4 Base Legal del Sistema Administrativo. 81

3.4 DEFINICIN DEL ALCANCE DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO 82

3.4.1 PROCESOS QUE CONTROLARA EL SISTEMA. 82

3.4.2 METODO PEPSU PARA LA DOCUMENTACION DE PROCESOS 83

3.4.3 DESARROLLO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE APOYO 85

3.5 PROPUESTA DE DISEO DEL SISTEMA DE GESTIN 93

3.5.1 CONCEPTUALIZACIN DEL SISTEMA 93

3.5.2 ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA 95

3.5.3 SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVO PARA LA FACULTAD DE

INGENIERIA Y ARQUITECTURA DE LA UNIVERSIDAD DE EL

SALVADOR

96

CAPITULO IV: IMPLEMENTACION Y EVALUACIONES

4. ADMINISTRACION DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA 254

4.1 PLANIFICACIN 254

4.2 DESGLOSE ANALTICO PARA LA IMPLENTACION DEL

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

255

4.3 CUADRO RESUMEN DEL DESGLOSE ANALITICO 255

4.4 DURACION DEL PROYECTO DE IMPLEMENTACION 268

4.5 ORGANIZACIN PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACION 268

4.6 ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO OPERATIVO SEGN LOS

LINEAMIENTOS DISPUESTOS POR LA DIRECCION GENERAL DE

PRESUPUESTOS

269

4.7 APLICACIN DE LA LEY DE PRESUPUESTO PARA LAS

INSTITUCIONES DESCENTRALIZADAS NO EMPRESARIALES A LOS

PROCESOS DE LA FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA

282

4.8 INFORMACION PRESENTADA A LAS AUTORIDADES 297

4.9 EVALUACION DEL PROYECTO 301

k

4.9.1 EVALUACION ECONOMICA 301

4.9.2 CALCULO DE LA TMAR 301

4.9.3 COSTO DE INVERSION DEL PROYECTO 307

4.9.4 COSTOS DE OPERACION 308

4.9.5 BENEFICIOS EN TERMINOS ECONOMICOS 310

4.9.6 EVALUACION DEL VALOR ACTUAL NETO 311

4.9.7 EVALUACION DE LA TASA INTERNA DE RETORNO 311

4.9.8 RELACIN BENEFICIO/COSTO 312

4.9.9 EVALUACION DEL VALOR AGREGADO AL CLIENTE

4.9.10 EVALUACION SOCIAL

316

4.9.11 EVALUACIN FINANCIERA. 317 4.9.12 APOYO DEL INSTITUTO SALVADOREO DE FORMACIN PROFESIONAL PARA LA REALIZACION DE ESTE PROYECTO 321 5.0 CONCLUSIONES 325 6.0 RECOMENDACIONES 326 7.0 BIBLIOGRAFA 327 8.0 ANEXOS 328

i

INTRODUCCION

Toda organizacin, constituye un sistema que est dividido en subsistemas, que en su conjunto forman un todo. Una institucin educativa es un sistema de caractersticas particulares, y bajo el criterio anterior, puede verse como una organizacin. La Universidad de El Salvador, es uno de los principales centros de educacin superior a nivel Nacional. Por ello es importante que cada una de sus Unidades y Facultades, vean la mejor forma de prestar sus servicios, contando con una organizacin bien estructurada que mantenga los procesos controlados y efectivos. La planificacin, organizacin, direccin y control es importante para cualquier tipo de organizacin, en la actualidad existe ausencia de estas herramientas gerenciales dentro de las instituciones educativas, creando un conflicto a nivel

estructural que no puede garantizar la medicin de la efectividad de su proceso (enseanza aprendizaje). El presente proyecto, pretende enfocarse en una propuesta de un sistema administrativo para el control de los recursos y mejoramiento de los servicios en las diferentes reas de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura de la Universidad de El Salvador, enfocando su aplicacin en el rea de Administracin Financiera, haciendo para ello un diagnostico de la situacin actual de la Facultad para conocer todos aquellos procesos que se realizan, conocer las fortalezas y debilidades de la misma, con el propsito de proponer un sistema para mejorar el control administrativo. La propuesta de diseo de un Sistema Administrativo para la Facultad de Ingeniera y Arquitectura tienen como objetivo proporcionar una herramienta que permita mejorar la eficiencia en las operaciones por medio de la aplicacin de indicadores de gestin a los procesos, garantizando as el cumplimiento de los objetivos de la misma.

El Sistema de Gestin de Calidad que se disea en este proyecto se ha de ajustar a los objetivos que persigue el rea que lo aplique, en este documento se muestra la aplicacin en la Administracin Financiera, como punto de partida para las dems reas.

ii

OBJETIVOS

GENERAL Disear un sistema de control administrativo para las reas que forman parte de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura de la universidad de El Salvador, que proporcione las diferentes herramientas para mejorar la eficiencia de los servicios con los recursos disponibles. ESPECIFICOS

Identificar los principales servicios, procesos, procedimientos y actividades de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura de la Universidad de El Salvador, para conocer las deficiencias, insumos y variables a controlar que presenta el actual sistema de administracin el fin de establecer solucin a las necesidades que presente.

Realizar un diagnostico de la situacin Actual de la Facultad que permita conocer fortalezas y debilidades de los procesos, procedimientos, servicios y actividades, para presentar la propuesta de un sistema administrativo en el rea mas representativa.

Establecer los subsistemas con sus respectivos niveles, que conformarn el sistema de control administrativo de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura, para identificar los principales requerimientos tcnicos y administrativos para su buen funcionamiento.

Proponer una estructura organizativa para el sistema administrativo de la FIA con el objetivo de establecer las relaciones de trabajo, de autoridad y funciones que mejore y mantenga el sistema.

Delinear misin, visin, polticas, valores y objetivos del sistema con el fin de plantear la base legal de un sistema administrativo para la FIA de la UES.

Disear un catalogo de productos y sub productos con sus indicadores que permitan monitorear los niveles de desempeo de los procesos de la FIA y controlar sus recursos y productos.

Disear la diferente documentacin con la que contara el Sistema de Gestin Administrativo propuesto para la Facultad de Ingeniera y Arquitectura de la UES.

Realizar una evaluacin financiera del proyecto para reflejar los beneficios econmicos que obtendr la Facultad de Ingeniera y Arquitectura con la implantacin del Sistema de control administrativo.

Realizar una evaluacin Social para identificar aquellos beneficios que obtendrn con el sistema propuesto.

iii

IMPORTANCIA

El presente proyecto de graduacin se considera de suma importancia para la Facultad de Ingeniera y Arquitectura, por los beneficios que la misma puede obtener con la implementacin del sistema de control administrativo, tales como: El decano y vice decano obtendrn resultados para la toma de decisiones a travs de la aplicacin, por medio de los directores de escuelas y jefes de reas administrativas, de una metodologa estandardizada para la supervisin de los procesos administrativos y acadmicos realizados dentro de la Facultad de Ingeniera, lo que permitir la revisin continua de los puntos crticos de los servicios tanto acadmicos como administrativos, identificando las acciones correctivas o preventivas.

El sistema de control administrativo proporciona resultados en formatos estandarizados, bajo indicadores establecidos para determinar posibles desviaciones de las metas u objetivos, permitiendo establecer un sistema de medicin de eficiencia que puede ser utilizado por otras facultades de la Universidad. Al obtener un mejor control y estandarizacin de la informacin a travs de un sistema de informacin gerencial, se obtiene un completo registro y eficiente control de los documentos crticos, proporcionando la informacin necesaria dependiendo del nivel al que esta vaya dirigida, y aumentando la eficiencia de las actividades. Al plantear el control administrativo como un sistema, se logra la continua interrelacin y mejor flujo de informacin entre las diferentes reas de la facultad (acadmica y administrativa), permitiendo la participacin de todos los empleados en el mejoramiento de los servicios. El sistema de control administrativo facilita la implantacin de medidas

tendientes a proteger y controlar el uso de los bienes y recursos con los que cuenta la facultad, obteniendo como resultado, la optimizacin de los mismos. Finalmente el sistema de control administrativo proporcionara mtodos, herramientas y procesos definidos para medir y dirigir el desempeo de los empleados mediante sistemas de evaluacin de desempeo del personal, supervisin directa y registros.

http://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtml

iv

JUSTIFICACIN

Se justifica la creacin de una propuesta de un sistema de administrativo para el control de los recursos y mejoramiento de los servicios en las diferentes reas de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura de la Universidad de El Salvador, por las siguientes necesidades:

Falta de un sistema que integre a todas las reas administrativas y escuelas de la facultad que ayude a concretar sus objetivos por medio de actividades debidamente organizadas, planeadas, y controladas.

Falta de un sistema de Informacin estndar que procese los datos y resultados, tanto del rea administrativa como acadmica, en informacin

segn los requerimientos de los distintos niveles decisorios.

Falta de un sistema administrativo que integre los objetivos de cada rea (administrativa y acadmica) y sus departamentos, buscando el control de la ejecucin de sus actividades, del costo de tales actividades, la seguridad de los bienes y los recursos involucrados, y de las necesidades de informacin para la toma de decisiones.

Adems se justifica por presentar las siguientes oportunidades:

La Facultad de Ingeniera y Arquitectura, tiene la oportunidad de ser mas competitiva, ya que podr cumplir con las necesidades demandadas en forma eficaz y eficiente, a travs de la identificacin de sus procesos claves, y concibiendo la facultad como un sistema compuesto de sub sistemas, que ayudan a que sus actividades sean ms rpidas y en consecuencia se brinde mayor satisfaccin en la prestacin de los servicios de la misma.

La realizacin de este proyecto se justifica por el hecho de representar una oportunidad para aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo del proceso de aprendizaje en la carrera de ingeniera industrial, de forma tal que a travs de dicha prctica se le brinda una solucin al planteamiento de la problemtica expuesta y que resuelve una necesidad dentro de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura.

Un sistema de control administrativo como el que se disear puede servir de base para que otras facultades puedan adaptar sistemas similares mejorando as la competitividad que posee la Universidad actualmente dentro del mbito nacional.

v

ALCANCES Y LIMITACIONES

ALCANCES

El sistema de control administrativo que se desarrollar nicamente comprende la Administracin Financiera de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura de la Universidad de El Salvador, incluyendo todas aquellas reas, y procesos que tengan una incidencia directa con la satisfaccin de los clientes, tanto internos como externos, en cuanto a la calidad de los servicios brindados. El trabajo de graduacin comprende desde la definicin de los requerimientos del Sistema de control administrativo para la Facultad de Ingeniera y Arquitectura, seguido del Diseo del sistema que se implementar y las evaluaciones de este

proyecto. El sistema de Informacin que se propondr, incluye los procedimientos, recursos, y lineamientos para la implementacin del sistema, esto podr servir para que posteriormente en otro tema de trabajo de graduacin, se pueda proponer un software para la puesta en marcha de este sistema. El plan de implementacin incluye nicamente los mdulos a impartir y contenido de las capacitaciones, para el personal que labora en la; estos, como lineamientos para la implementacin del mismo. Para el control del sistema una vez implementado, nicamente se Plantearan los lineamientos generales de cmo ejecutar las evaluaciones al Sistema en bsqueda de la Acreditacin, el Diseo un plan de auditoria no forma parte del proyecto.

LIMITACIONES

Cualquier propuesta que indique alguna modificacin a la estructura organizativa, mtodos y procesos en la Facultad de Ingeniera y Arquitectura estar sujeta a la normativa legal y las polticas propias de la institucin; el trabajo de graduacin debe adaptarse a ellas. Por ser una institucin publica podra existir resistencia al cambio y a la implementacin de nuevos sistemas o requerimientos, actitud tomada en los diferentes niveles de la organizacin, y por parte de la Junta directiva de la facultad quienes seria los responsables de proponer este proyecto ante la rectora de la universidad.

0

CAPITULO I

MARCO

CONCEPTUAL

1

I. MARCO CONCEPTUAL

1.1 TEORA GENERAL DE SISTEMAS

ENFOQUE SISTEMICO

Se caracteriza por ser una teora de principios universales aplicables a los

sistemas en general.

El enfoque sistmico en si, es una propuesta administrativa til y vlida que ha demostrado cientficamente su efectividad, estrechamente relacionada con el entorno de la organizacin, que facilita la relacin humanista empresarial y que

permite la aplicacin de modelos diferentes para problemas diferentes.

La mayor parte de los problemas con los que tratan las ciencias sociales son de una mala Administracin y sus componentes: organizacin, planificacin, control, resolucin de problemas, toma de decisiones, etc.

Se dice, entonces que dentro del enfoque sistemtico, existe una cantidad de sistemas dentro de los cuales existen cantidades diferentes de problemas, los cuales se llevan a la solucin con la gestin y es como en el grafico que a continuacin se presenta, como se lleva a cabo la relacin existente entre estos

diferentes conceptos.

ENFOQUE SISTEMATICO

SISTEMA SISTEMA

Problema ProblemaProblemaProblemaProblemaProblema

GESTION DE

CONTROL,

PLANIFICACION,

EVALUAR, ETC.

Fuente: Organizaciones y Administracin, un Enfoque de Sistemas, Norma,

Bogot, 1985.

SISTEMA

El concepto de sistema en general est sustentado sobre el hecho de que ningn sistema puede existir aislado completamente y siempre tendr factores externos que lo rodean y pueden afectarlo.

http://www.monografias.com/trabajos4/epistemologia/epistemologia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtml

2

Es un conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una

actividad para alcanzar un objetivo. Estos elementos operan sobre elementos de entrada (datos/energa/recursos/materia), para proveer elementos de salida (informacin/energa/recursos/materia).

Entradas Salidas

Ambiente Informacin

Energa

Recursos

Materiales

Transformacin

o

procesamiento

Informacin

Energa

Recursos

Materiales

Ambiente

Modelo genrico de sistema abierto Cualquier empresa o institucin ya sea que su producto sea un bien o un servicio es un conjunto de muchos sistemas que se fusionan para hacer que sta se desempee debidamente.

La Teora de Sistemas se fundamenta en tres premisas bsicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro

ms grande.

2. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el

intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que

permite contracciones.

El inters de la Teora de Sistemas, son las caractersticas y parmetros que establece para todos los sistemas. Aplicando la administracin en la Teora de Sistemas, la empresa se ve como una estructura que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de decisiones, tanto individual como

colectivamente.

Sin embargo, estos tres puntos bsicos no pueden llevarse a cabo dentro de un sistema si ste no se centra constantemente en sus objetivos totales. Por tal

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/formulac/formulac.shtml#FUNChttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/todorov/todorov.shtml#INTROhttp://www.monografias.com/trabajos5/lacel/lacel.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/tain/tain.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/decis/decis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

3

razn es importante definir primeros los objetivos del sistema y examinarlos continuamente y, quizs, redefinirlos a medida que se avanza en el diseo del

mismo.

1.2 LA ORGANIZACIN COMO UN SISTEMA Si concebimos a la una empresa o una institucin como un sistema, se necesita tener claros ciertos conceptos: Sistema: Es un conjunto organizado de cosas o partes nter actuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Cabe aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al

campo fsico (objetos), sino ms bien al funcional. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas en: entradas, procesos y salidas. Subsistemas: En la misma definicin de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que forman el todo. Estos conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso seran subsistemas del sistema de definicin), ya que conforman un todo en s mismos y estos seran de un rango inferior al del sistema que componen. Entradas: Las entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos o informacin. Las entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus necesidades operativas.

Salidas: Las salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos, servicios e informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o, alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema. Las salidas de un sistema se convierten en entrada de otro, que la procesar para convertirla en otra salida, repitindose este ciclo indefinidamente. 1.3 CONTROL ADMINISTRATIVO

El Control Administrativo comprende un plan de organizacin, que posea las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos10/historix/historix.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/cofi/cofi.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtmlhttp://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Humanos/http://www.monografias.com/trabajos12/cofas/cofas.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/leyes/leyes.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

4

Es un proceso organizacional que constituye una fortaleza a la planificacin y acciones que ejecuta el personal que labora en la empresa que utilice este sistema. En este sentido las instituciones se ven en la necesidad de implementar un sistema de control administrativo que les permita optimizar las funciones y desarrollar con eficiencia las actividades segn cargos desempeados. 1.4 PROCESO ADMINISTRATIVO

El control administrativo tiene su base en el proceso administrativo, ya que se enfoca en controlar cada una de las etapas del proceso administrativo, las cuales son:

Planificar

Planificar es determinar los objetivos de la organizacin y establecer las estrategias adecuadas para el logro de dichos objetivos. La calidad ha de ser un objetivo de alta prioridad en la planificacin. Las funciones de organizar, dirigir y controlar se derivan de la planificacin en la medida en que estas funciones llevan a la prctica las decisiones de planificacin.

Por diferentes que sean los enfoques que se dan a los planes, todos sin excepcin tienen que ver con el logro de los objetivos de la organizacin a corto y a largo plazo. La estrategia es un concepto multidimensional que proporciona direccin, sentido de unidad y propsito a la empresa. Viene a ser como un plan maestro integrador para la organizacin. La estrategia da origen a los planes que garantizan el cumplimiento de la calidad y de otros objetivos; se orienta al logro de una ventaja competitiva sostenible sobre los competidores y pretende conseguir el emparejamiento entre el ambiente externo de la empresa y sus capacidades internas.

Organizar Una vez elaborados la estrategia, los objetivos y los planes para el logro de los objetivos, los gestores debern disear y desarrollar una organizacin apta para el cumplimiento de los objetivos propuestos.

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCEhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos4/acciones/acciones.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

5

As pues, la funcin de organizar consiste en la creacin de una estructura de

relaciones de trabajo y de autoridad que mejore y mantenga la calidad. La funcin de organizar engloba las tareas identificadas en el proceso de planificacin y las asigna a determinados individuos y grupos dentro de la empresa, de manera que puedan lograrse los objetivos establecidos en la planificacin. Organizar implica, por tanto, la conversin de los planes en accin. La funcin de organizar da lugar a una estructura organizativa que hace que la empresa pueda funcionar eficazmente como un todo coherente para lograr objetivos de calidad. Direccin La funcin de liderar, llamada algunas veces funcin de direccin o de

motivacin, supone liderar influir en los miembros de la organizacin para que acten de tal modo que puedan lograrse los objetivos establecidos. Segn Deming, los gestores han de ser los lderes que marcan el camino para mejorar la calidad de productos y servicios mediante el esfuerzo de los trabajadores. La funcin de liderazgo centra directamente su atencin en los empleados de la organizacin, ya que su propsito principal es canalizar la conducta humana hacia objetivos de la organizacin, como el del logro de una mejor calidad. Un liderazgo efectivo es de suma importancia para la organizacin. Esta capacidad deber desarrollarse especialmente en determinados niveles de gestin a medida que la competitividad global se vaya imponiendo. Controlar

Un gestor, finalmente, debe asegurarse de que el rendimiento actual de la organizacin y que su funcin de gestin este de acuerdo a lo planificado. La funcin de controlar la gestin requiere tres elementos: 1) Normas definidas de rendimiento, 2) Informacin que seale las desviaciones entre el rendimiento real y las normas

definidas 3) Accin de correccin del rendimiento 1.5 DEFINICIN DE CONTROL Un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administracin de una dependencia o entidad que permite la oportuna deteccin y correccin de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulacin, instrumentacin, ejecucin y evaluacin de las acciones, con el propsito de procurar el cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, polticas, objetivos, metas y asignacin de recursos. DEFINICIN DE CONTROL DE GESTION

El Control de gestin es un proceso que sirve para guiar la gestin organizacional hacia los objetivos de la misma y un instrumento para evaluarla.

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Existen diferencias importantes entre las concepciones clsica y moderna de control de gestin. La primera es aquella que incluye nicamente al control

operativo y que lo desarrolla a travs de un sistema de informacin relacionado con la contabilidad de costes, mientras que la segunda integra muchos ms elementos y contempla una continua interaccin entre todos ellos. El nuevo concepto de control de gestin centra su atencin por igual en la planificacin y en el control, y precisa de una orientacin estratgica que dote de sentido sus aspectos ms operativos. Para llevar acabo un control de gestin dentro de la organizacin, existen diferentes herramientas de apoyo, las cuales pueden aplicarse dependiendo del tipo de actividad y las necesidades de la misma.

1.6 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Concepto: est relacionado con los procesos. Es una red de procedimientos relacionados de acuerdo con un Esquema integrado, tendientes al logro de fines. Si lo aplicamos a una empresa en donde su producto principal es un bien, sta no puede cumplir sus fines sin mercado, producto o capital, pero para que las funciones comerciales, de produccin y finanzas puedan llevarse a cabo en forma coordinada y efectiva, ser necesario que mltiples actividades administrativas se desarrollen eficazmente y suministren la informacin necesaria para la toma de decisiones. En el Figura No 1, se representa el caso de una empresa de manufactura y comercializacin de bienes, se puede ejemplificar que su sistema esta compuesto por cinco sub sistemas: compras, pagos, produccin, ventas, cobranzas; los cuales a su vez estn interrelacionados por medio de un sistema de informacin, a nivel operativo (Contabilidad) y Gerencial, que resume y sistematiza la informacin de acuerdo a los requerimientos de ese nivel. Como se representa en el Figura No 1, Los elementos que componen un sistema

administrativo son: personas, recursos fsicos e informacin, los cuales estn presentes en todas y cada una de las etapas del proceso administrativo. Un sistema administrativo es el conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una empresa y adems generar la informacin para el control de los resultados alcanzados. Un sistema de control administrativo debe atender simultneamente a:

La ejecucin de actividades en funcin de los objetivos (eficacia); al costo de tales actividades (eficiencia); a la seguridad de los bienes y los valores involucrados (control interno);

Las necesidades de informacin para la toma de decisiones (informacin gerencial).

Debe posibilitar que las operaciones se ejecuten en el tiempo y en la forma planeada para lograr de esa forma las metas establecidas (eficacia).

http://es.wikipedia.org/wiki/Contabilidad_de_costes

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Un sistema ser ms eficiente que otro cuando pueda ser ejecutado en menor tiempo por requerir menos pasos, contar con mtodos ms simples o utilizar

medios electrnicos, pero en la relacin insumo-producto se deber considerar adems del tiempo, el uso de otros recursos como el costo de procesamiento electrnico, del personal, de los formularios, del espacio de archivos, etc. Por lo tanto, segn muestra la Figura 1, para llevar acabo las actividades de una empresa o institucin, es necesario controlar el proceso administrativo, por medio de herramientas y tcnicas de apoyo, encaminadas a mejorar la eficacia, el control interno y el flujo de informacin dentro de la empresa, todo esto es posible si se ve a la empresa no como un ente aislado, sino, un como un sistema compuesto por diferentes subsistemas, interrelaciones entre si por un sistema de informacin, el cual a travs del control interno y tcnicas para el aumento de la eficacia, persigue la mejor forma de alcanzar un fin comn.

Figura 1

1.7 SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.

La informacin formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadsticas de rutina.

Fuente: Elaboracin propia del grupo

http://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/estadistica/estadistica.shtml

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Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte ms visible de lo que se denomina Sistema de Informacin Gerencial (SIG).

Los sistemas de informacin gerencial son una coleccin de sistemas de informacin que interactan entre s y que proporcionan informacin tanto para las necesidades de las operaciones como de la administracin. Todas las funciones gerenciales; Planeacin, Organizacin, Direccin y Control son necesarias para un buen desempeo organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la Planeacin y el Control son necesarios los Sistemas de Informacin Gerencial. Por tanto el valor de la informacin proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos bsicos: Calidad, oportunidad, cantidad y relevancia.

El sistema de informacin gerencial se puede representar como una estructura piramidal. (Ver Figura 2)

1. La parte inferior de la pirmide esta comprendida por la informacin relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado.

2. El siguiente nivel comprende los recursos de informacin para apoyar las operaciones diarias de control.

3. El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de informacin para ayudar a la planeacin tctica y la toma de decisiones relacionadas con el Control Administrativo.

4. El nivel ms alto comprende los recursos de informacin necesarios para apoyar la planeacin estratgica y la definicin de poltica de los niveles ms altos de la administracin

Figura 2

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/sist-distribuidos/sist-distribuidos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/diop/diop.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/indicad-evaluacion/indicad-evaluacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/plane/plane.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

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1.8 INDICADORES DE GESTION

Los indicadores de gestin se convierten en los signos vitales de la organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer las condiciones e identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las actividades. En una organizacin tambin se debe contar con el mnimo nmero posible de indicadores que nos garanticen contar con informacin constante, real y precisa sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad, la ejecucin presupuestal, la incidencia de la gestin, todos los cuales constituyen el conjunto de signos vitales de la organizacin. Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misin, objetivos y metas de un determinado proceso.

Los indicadores de gestin son ante todo, informacin, es decir agregan valor. Los indicadores de gestin deben tener los atributos de la informacin, tanto en la forma individual como cuando se presentan agrupados. Es un sistema de informacin estadstica, financiera, administrativa y operativa que puesta al servido de la directiva de la organizacin, le permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y controlar la evolucin en el tiempo de las principales variables y procesos. Atributos a tener en cuenta para la informacin que ser utilizada en los

indicadores

Exactitud: La informacin debe presentar la situacin o el estado como realmente es.

Forma: La informacin puede ser: cuantitativa, cualitativa, numrica o grfica, impresa o visualizada, resumida y detallada. Realmente la forma

debe ser elegida segn la situacin, necesidades, habilidades de quien la recibe y la procesa.

Frecuencia: Medida de cun a menudo se requiere, se produce o se analiza.

Extensin: Es el alcance en trminos de cobertura del rea de inters.

Origen: Puede originarse dentro o fuera de la organizacin. Lo fundamental es que la fuente que la genera sea la fuente correcta.

Temporalidad: La informacin puede hablarnos del pasado, de los sucesos actuales o de las actividades o sucesos futuros

Relevancia: La informacin es relevante si es necesaria para una situacin particular.

Integridad: Una informacin completa proporciona al usuario el panorama

integral de lo que necesita saber acerca de una situacin determinada.

Oportunidad: La informacin debe estar disponible y actualizada cuando se necesita.

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Patrones para la especificacin de indicadores

1. Composicin Caractersticas: Nombre: La identificacin y la diferenciacin de un indicador es vital, y su nombre, adems de concreto debe definir claramente su objetivo y utilidad. Forma de Clculo: Se debe tener muy claro la frmula matemtica para el clculo de su valor, lo cual indica la identificacin exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades: El valor de determinado indicador est dado por las unidades las cuales varan de acuerdo con los factores que se relacionan. Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en

trminos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su clculo. 2. Naturaleza Los indicadores de gestin deben reflejar el comportamiento de los signos vitales o factores clave: Indicadores de efectividad (resultados, calidad, satisfaccin del cliente de impacto). Indicadores de eficiencia (actividad, uso de capacidad y cumplimiento de programacin). 3. Vigencia: Los indicadores se clasifican en temporales y permanentes: Temporales: Cuando su validez tiene un lapso finito, por lo regular cuando se asocian al logro de un objetivo a la ejecucin de un proyecto, al lograrse el objetivo o cuando ste pierde inters para la organizacin, los indicadores asociados debern desaparecer.

Permanentes: Son indicadores que se asocian a variables o factores que estn presentes siempre en la organizacin y se asocian por lo regular a procesos. Este indicador debe ser objeto de constante revisin y comparacin con las caractersticas cambiantes del entorno y de la organizacin. 4. Nivel de Generacin: Se refiere al nivel de la organizacin, estratgico, tctico u operativo, donde se recoge la informacin y se consolida el indicador. 5. Nivel de utilizacin:

Es el nivel de la organizacin, estratgico, tctico u operativo, donde se utiliza el indicador como insumo para la toma de decisiones.

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6. Valor Agregado:

Es identificar si un indicador genera o no valor agregado, est en relacin directa con la calidad y oportunidad de las decisiones que se puedan tomar a partir de la informacin que ste brinde. Es claro que si un indicador no es til para tomar decisiones no debe mantenerse. Determinacin para cada indicador del estado, umbral y rango de gestin.

ESTADO: Valor inicial o actual del indicador. UMBRAL: Es el valor del indicador que se requiere lograr o mantener. RANGO DE GESTION: Es el espacio comprendido entre los valores mnimo y

mximo que el indicador puede tomar. Disear la medicin. Consiste en determinar las fuentes de informacin, frecuencia de medicin, presentacin de la informacin, asignar responsables de la recoleccin, tabulacin, anlisis y presentacin de la informacin. 1.9 CALIDAD Y ACREDITACIN EN LA INSTITUCION.

a. Calidad

a.1 DEFINICIN DE CALIDAD

La Calidad se define como el grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

a.2 ANTECEDENTES DE ISO ISO significa Organizacin Internacional de Normalizacin. Est compuesta por instituciones de normalizacin de pases de todo el mundo, grandes y pequeos, industrializados y en desarrollo. ISO elabora normas tcnicas voluntarias que agregan valor a todas las operaciones comerciales y negociaciones. ISO 9000 se inicio en 1979, cuando se lanz el British Standards Technical Commitee 176 con el propsito de establecer principios genricos de calidad para satisfacer la necesidad de contar con una norma internacional mnima para la forma en que las empresas manufactureras deben establecer mtodos de control de calidad. Esto incluye no solo el control de la

calidad del producto sino tambin el mantener la uniformidad y el carcter predecible de la misma.

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Desde entonces ha habido distintos cambios en la normativa de Sistemas de Gestin de Calidad ISO 9000 los cuales se han producido como resultado de las

consultas realizadas a 350.000 usuarios. Los resultados ms relevantes de esta bsqueda son: ISO es cada vez ms usado para el sector de los servicios.

Ahora las nuevas normas ISO 9001:2000, est basada en un modelo de proceso y desarrolla los 8 principios de la Gestin de Calidad, elaborados por ISO que actan como base y fundamento de las normativas relacionadas con la Gestin

de la Calidad. Estos son:

Principio 1: Organizacin centrada en el cliente Principio 2: Liderazgo Principio 3: Compromiso de las personas

Principio 4: Enfoque a procesos Principio 5: Enfoque hacia la Gestin del Sistema Principio 6: Mejora Continua Principio 7: Enfoque objetivo para la toma de decisiones

Principio 8: Relaciones con el suministrador mutuamente beneficiosas

La adopcin de un sistema de gestin de la calidad es una decisin estratgica de la organizacin. El diseo y la implementacin del sistema de gestin de la calidad de una organizacin estn influenciados por diferentes necesidades, objetivos particulares, los productos suministrados, los procesos empleados y el tamao y estructura de la organizacin. No es el propsito de esta Norma Internacional proporcionar uniformidad en la estructura de los sistemas de gestin de la calidad o en la documentacin.

b. Acreditacin Qu es la Acreditacin de Universidades e Instituciones de Educacin Superior?

En el salvador existe la Comisin de Acreditacin de la Calidad de la Educacin superior, la cual se encuentra adscrita al Ministerio de Educacin. Actualmente, y segn el artculo 46 de la Ley de Educacin Superior, la Comisin de Acreditacin de la Calidad de la Educacin Superior, esta conformada por acadmicos quienes no representarn a institucin alguna y han sido nombrados de mutuo acuerdo, entre el Ministerio de Educacin y el Consejo de Educacin Superior, para un perodo de cuatro aos. La Acreditacin es un reconocimiento de parte del Estado a universidades y otras Instituciones de Educacin Superior (IES) que han demostrado un compromiso con la mejora continua de la calidad acadmica. Entre las otras instituciones de

educacin superior se encuentran los institutos tecnolgicos y los institutos especializados.

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Es un proceso internacionalmente adoptado para orientar a estudiantes, padres de familia y pblico en general. En El Salvador las instituciones se presentan

voluntariamente al proceso. La Acreditacin es parte del Sistema de Mejoramiento de la Educacin Superior. Qu es el Sistema de Mejoramiento de la Educacin Superior? El Sistema de Mejoramiento de la Educacin Superior se estableci en 1997 para hacer frente a la crisis universitaria de la dcada de los ochenta. Tiene tres subsistemas:

La calificacin

La evaluacin

La acreditacin En su conjunto estos tres subsistemas contribuyen a crear una cultura de evaluacin en las IES, estimulan la transparencia y la rendicin de cuentas, y contienen incentivos para la mejora continua. Qu es la Calificacin?

La Calificacin es un proceso obligatorio por medio del cual las IES envan al Ministerio de Educacin informacin cuantitativa sobre temas como el nmero de docentes a tiempo completo por estudiante, el nmero de estudiantes por computadora, el espacio por estudiante, etc. El Ministerio de Educacin publica anualmente los resultados de la calificacin. Qu es la Evaluacin? La Evaluacin es un estudio cualitativo obligatorio de las IES que se lleva a cabo cada tercer ao. Tiene como elementos principales un autoestudio realizado por la institucin misma y una visita de pares evaluadores.

El autoestudio lo elabora la institucin de acuerdo con lineamientos establecidos por el Ministerio de Educacin. La IES debe reflexionar sobre once categoras de anlisis: misin institucional, gobierno y administracin institucional, estudiantes, acadmicos, carreras y otros programas acadmicos, investigacin, proyeccin social, recursos educacionales, administracin financiera, infraestructura fsica e integridad institucional. Los pares evaluadores son profesionales reconocidos cuya evaluacin parte de una visita personal a la institucin. Dependiendo del tamao de la IES, la visita puede durar varios das. Despus de estudiar la autoevaluacin y conversar con administradores, personal acadmico y estudiantes, los pares escriben un informe sobre los resultados de su visita. Dicho informe puede incluir

recomendaciones para mejoras futuras. Las IES tienen el derecho de responder a las observaciones hechas por los pares evaluadores. En base a los elementos anteriormente descritos la Direccin

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Nacional de Educacin Superior (DNES) emite una resolucin que puede incluir recomendaciones puntuales.

Cul es el objetivo de la Acreditacin? El proceso de acreditacin, integralmente considerado, tiene los objetivos siguientes: - Propiciar la mejora continua en la calidad de la educacin superior de El Salvador. - Ser un instrumento mediante el cual el Estado da fe pblica de la calidad de las instituciones de educacin superior. - Servir de incentivo para que las instituciones verifiquen el cumplimiento de su misin, propsitos y objetivos en el marco de la Ley de Educacin Superior.

- Brindar informacin confiable a los usuarios del servicio educativo del nivel superior y alimentar el Sistema de Supervisin y Mejoramiento de la Calidad de la Educacin Superior. - Servir de mecanismo para que las instituciones de educacin superior rindan cuentas ante la sociedad y el Estado sobre la calidad del servicio educativo que prestan. - Propiciar la idoneidad y la solidez de las instituciones que prestan el servicio pblico de Educacin Superior. - Generar una cultura de evaluacin permanente apoyando procesos de autoestudio en las instituciones de educacin superior. - Servir de marco de referencia internacional que promueva la competitividad de los profesionales salvadoreos de instituciones acreditadas.

c. El Marco de la Calidad en la Acreditacin en la Institucin El conjunto de las Criterios de Evaluacin y las categoras de anlisis en el Marco de Referencia para la Acreditacin de Instituciones de Educacin Superior evidencia el inters del Estado por el mejoramiento de la calidad del

servicio educativo. Este inters coincide con la toma de conciencia de las instituciones de educacin superior acerca de la importancia de rendir cuentas ante los usuarios y la sociedad global sobre el grado en que ellas se aproximan al nivel de desempeo deseable que corresponde a su naturaleza. El logro y preservacin de la calidad es entonces un reto en materia de educacin superior; l anima la accin del Estado y convoca la voluntad de las instituciones. El concepto de calidad aplicado al servicio pblico de la educacin superior hace referencia a la sntesis de caractersticas que permiten reconocer un programa acadmico especfico o una institucin de determinado tipo y hacer un juicio sobre la distancia relativa entre el modo como en esa institucin o en ese

programa acadmico se presta dicho servicio y el ptimo que corresponde a su naturaleza.

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Una institucin de educacin superior tiene calidad en la medida en que haga efectivo su concepto, en la medida en que se aproxime al ideal que le corresponde

tanto en relacin con sus aspectos universales como en lo que toca a los que corresponden al tipo de institucin a que pertenece y al proyecto especfico en que se enmarca y del cual constituye una realizacin. La calidad de la educacin superior es la razn de ser del Subsistema de Acreditacin; reconocerla, velar por su incremento y fomentar su desarrollo otorga sentido a la accin de la Comisin de Acreditacin. La calidad, as entendida, supone el esfuerzo continuo de las instituciones por cumplir en forma responsable con las exigencias propias de cada una de sus funciones.

c.1 La evaluacin de la calidad en el Subsistema de Acreditacin y su

reconocimiento En el proceso de Acreditacin se distinguen cuatro aspectos: el primero es la evaluacin de la calidad realizada por la institucin misma (Autoestudio), este puede darse una vez implementado el sistema de gestin baso en los princios de calidad de las ISO 9001:2000, confirmada por pares evaluadores externos que pueden penetrar en la naturaleza de lo que se evala; el segundo es la resolucin dada por el Ministerio de Educacin sobre la evaluacin; el tercero es el dictamen de la Comisin de Acreditacin; y el cuarto es el reconocimiento pblico de la calidad. 1.10 Definicin del Marco Lgico como herramienta de Ingeniera.

Definicin Es una herramienta de trabajo con la cual un evaluador puede examinar el desempeo de un proyecto en todas sus etapas: conceptualizacin, diseo, ejecucin y evaluacin de proyectos. Propsito

Brindar estructura al proceso de planificacin y comunicar informacin esencial relativa al proyecto.

Auto evaluacin

Implementar el sistema de gestin basado en los principios de calidad de las ISO 9001:200, y del

control administrativo

Resolucin del Ministerio de

Educacin

Obtencin de la

acreditacin

Reconocimiento publico de

Calidad

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Importancia Permite visualizar de una manera rpida y fcil el contenido de un proyecto,

proporcionando informacin condensada sobre aquellos aspectos relevantes para los usuarios de la informacin. En el caso del EML se compone de cuatro fases: El anlisis de la participacin:

Se trata de describir al conjunto de los agentes sociales que forman parte de la comunidad, poniendo de manifiesto sus problemas especficos, intereses y las relaciones que tienen establecidas entre s (grupos, intereses, problemas, recursos, relaciones, etc.). El anlisis de los problemas:

Partiendo de la informacin disponible se analiza la situacin existente y se identifican los principales problemas y las relaciones causa-efecto que se dan entre ellos. (a travs de un rbol de problemas). El anlisis de los objetivos: se describe la situacin hipottica que se alcanzara en el momento en que se solucionasen todos los problemas planteados en el paso anterior. El anlisis de las alternativas: se identifican las posibles ramas medios-fin alternativas, obtenidas tras el anlisis de los objetivos y se selecciona la estrategia a seguir para el proyecto. Matriz de planificacin del proyecto La matriz de planificacin del proyecto es el documentoherramienta ms caracterstico del enfoque del marco lgico que busca comprender la lgica interna de una intervencin. La estructura general de la matriz es la siguiente:

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En donde:

OBJETIVO GENERAL: Es la descripcin de cmo el programa contribuye, en el largo plazo, a la solucin del problema o satisfaccin de una necesidad que se ha diagnosticado. No implica que el programa, en s mismo, ser suficiente para lograr el Fin, pudiendo existir otros programas que tambin contribuyen a su logro. OBJETIVO ESPECIFICO: Es el resultado directo a ser logrado como consecuencia de la utilizacin de los resultados (bienes y/o servicios) producidos por el programa. Es una hiptesis sobre el beneficio que se desea lograr. Es la contribucin especfica a la solucin del problema (o problemas) diagnosticado (s).

RESULTADOS: Son los bienes y/o servicios que produce o entrega el proyecto para cumplir su propsito. Deben expresarse en acciones o trabajo terminado. El conjunto de los resultados permite el logro del Objetivo. ACTIVIDADES DEL PROGRAMA: Son las principales tareas que se debe cumplir para el logro de cada uno de los resultados del proyecto. Las actividades deben presentarse agrupadas por resultado.

0

CAPITULO II

DIAGNOSTICO

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II. DIAGNOSTICO

2. ANTECEDENTES 2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA FACULTAD DE INGENIERA Y ARQUITECTURA (FIA) DE LA UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR. La Universidad de El Salvador est constituida por 17 Unidades las cuales son dependencia directa del gobierno de la Junta Directiva y el Decanato. Siendo estas por un lado todas las unidades acadmicas y por el otro todas las unidades administrativas. La Facultad de esta manera se encuentra integrada por autoridades, personal acadmico, sus estudiantes, sus profesionales no docentes y su personal administrativo no docente.

La Junta Directiva de la FIA est integrada por el Decano, dos representantes del Personal Acadmico, dos representantes de los Profesionales no Docentes y dos representantes de los Estudiantes de la Facultad con igual nmero de suplentes para estos. La estructura general de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura se presenta en el organigrama siguiente:

ESCUE

LA DE

INGENI

ERIA

CIVIL

ESCUE

LA DE

INGENI

ERIA

MECANI

CA

ESCUEL

A DE

INGENIE

RIA

ELECTRI

CA

JUNTA DIRECTIVA

ESCUE

LA DE

INGENI

ERIA

INDUS

TRIAL

ESCUEL

A DE

INGENIE

RIA

QUIMICA

ESCUEL

A DE

ARQUIT

ECTURA

UNIDA

D DE

CIENC

IAS

BASIC

AS

ESCUEL

A DE

INGENIE

RIA DE

SISTEMA

S

INFORM

ATICOS

BIBLIO

TECA

PLANI

FICACI

ON

ADMINIS

TRACIO

N

ACADEM

ICA

ADMINIS

TRACION

GENERALDECAP

CENTRO

DE

INVESTIGA

CIONES Y

APLICACIO

NES

NUCLEARE

S

UNIDAD

DE

METAL

MECANI

CA

ASAMBLEA DE

PROFESORES

SECRETARIA

COMITE

TECNICO

ASESOR

DECANATO

VICEDECANATO

De forma muy general pueden identificarse algunos macro procesos importantes

en la facultad de ingeniera y arquitectura, de los cuales se desprenden procesos, y procedimientos ms especficos

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Tabla 1. Macro procesos de la FIA MACRO PROCESO DEFINICION

Administrativo de apoyo

Macro-proceso que involucra las actividades administrativas que apoyan a las diferentes reas que conforman la Facultad y que contribuyen su eficaz desarrollo

Planeacin Institucional

Macro-proceso de apoyo que incluye todas aquellas actividades involucradas en la toma de decisiones de carcter institucional en la direccin que ha de tomar la FIA.

Administrativo Acadmico

Contribuye de manera indirecta al logro de la misin, ya que sirve de apoyo al Macroproceso enseanza aprendizaje

Enseanza Aprendizaje

Conjunto de procesos por los cuales el docente prev, selecciona y organiza los elementos de cada situacin de aprendizaje, con el fin de crear las mejores condiciones para el logro de los objetivos previstos.

Investigacin Cientfica

Conjunto de procesos a travs de los cuales se le brinda solucin a problemticas de ndole cientfico con carcter social o acadmico

Proyeccin Social

Conjunto de actividades planificadas que persiguen objetivos acadmicos, investigacin y de servicio; con el fin de poner a los miembros de la comunidad universitaria en contacto con la realidad, para obtener una toma de conciencia ante la problemtica social salvadorea e incidir en la transformacin y superacin de la sociedad.

Prestacin de Servicios

Conjunto de procesos relacionados con los servicios tecnolgicos que la Facultad ofrece vinculndola a sus clientes, especficamente en las reas de suelos, ensayos de materiales, aplicaciones nucleares, empaques, embalajes y metal mecnica.

IDENTIFICACION DE LAS DIFERENTES AREAS DE LA FIA. Cada una de las reas de la facultad cuenta con diferentes insumos que necesita para realizar sus productos y servicios, todas estas variables necesitan ser definidas con el objetivo de controlar los procesos antes definidos:

ESCUELAS DE INGENIERAS Y CIENCIAS BSICAS Las carreras de Ingeniera tienen como base el conocimiento difundido por la Unidad de Ciencias Bsicas. Las diferentes escuelas y la Unidad de Ciencias Bsicas forman parte muy esencial del apoyo al proceso enseanza-aprendizaje en la FIA.

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Servicios: Formar profesionales en los campos de la Ingeniera y la Arquitectura;

capacitados moral e intelectualmente para desempear su funcin en la sociedad, por medio de: La transmisin y evaluacin de conocimientos. Realizacin de Inscripcin de asignaturas. Elaboracin de Informes acadmicos Elaboracin y diseo de planes de estudio (Practicas, laboratorios, parciales, horarios de asignaturas, seguimimiento a trabajos de graduacin, etc.) Insumos: Los alumnos con necesidades de superacin de educacin. Solicitudes de alumnos de Nuevo Ingreso.

Posibles Variables de control:

Tiempo de Gestin para nuevo ingreso a la FIA

Examen de admisin.

Estudio de vocacion Profesional.

Resultados del desempeo de los alumnos

CENTRO DE INVESTIGACIONES DE APLICACIONES NUCLEARES Este centro se encarga de prestar servicios de investigacin de controles de compocision de materiales y de contaminaciones a instituciones del sistema publico, clinicas, empresas publicas y privadas asi como departamentos o materias que necesiten de sus servicios. Servicios:

- Laboratorio de metrologia y dosimetria personal. - Fluorescencia de Rayos X ( medicion de materiales y contaminantes

de materiales pesados) - Difraccin de Rayos X - Centelleo Liquido, el cual consiste en la verificacin de niveles de

titrio (H3) en agua. - Tcnicas de anlisis Nucleares para verificacin de niveles de

radiacin del medio ambiente y de los alimentos.

Insumos: Todo tipo de solicitudes dependiendo de las necesidades presentadas. Posibles Variables de control:

- Tiempo de Gestin para la afirmacin y procesamiento de la

solicitud. - Cantidad de personas externas o internas que presentan solicitudes. - Tiempo necesario para llevar a cabo las solicitudes.

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UNIDAD DE METALMECNICA Es un laboratorio que apoya a las escuelas de Ingeniera Mecnica e Ingeniera

Industrial, que cuenta con maquinarias industriales ya sea para realizar trabajos profesionales solicitados por entidades externas o internas y en donde se realizan ensayos. Servicios: Prestar servicios de Laboratorio industrial a escuelas de la facultad y entidades externas que lo soliciten. Insumos: Todo tipo de solicitudes dependiendo de las necesidades presentadas. Posibles Variables de control:

- Tiempo de Gestin para la afirmacin y procesamiento de la solicitud.

- Cantidad de personas externas o internas que presentan solicitudes. - Tiempo necesario para llevar a cabo las solicitudes. - Tiempos de utilizacin de las maquinarias

LABORATORIO DE SUELOS Es un laboratorio que apoya a las escuelas la FIA y presta servicios de estudios y analisis de suelos de las diferentes entidades que lo soliciten. Servicios:

Prestar servicios de Laboratorio de suelos, pruebas de varillas para construccin y cilindros de concreto a entidades externas e internas que lo soliciten. Insumos: Todo tipo de solicitudes dependiendo de las necesidades presentadas. Posibles Variables de control:

- Tiempo de Gestin para la afirmacin y procesamiento de la

solicitud. - Cantidad de personas externas o internas que presentan solicitudes. - Tiempo necesario para llevar a cabo las solicitudes. - Tiempos de utilizacin de las maquinarias

CENTRO DE INVESTIGACIN DE EMPAQUES DE CA Y PANAM (CDEICAP)

Es un laboratorio que apoya a las escuelas la FIA y presta servicios de estudios y anlisis de estudios de papel, cartn, etc. de las diferentes entidades que lo soliciten.

Servicios: Prestar servicios de estudios de resistencias de papel y cartn, pruebas de soporte de los mismos a entidades externas e internas que lo soliciten.

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Insumos: Todo tipo de solicitudes dependiendo de las necesidades presentadas.

Posibles Variables de control:

- Tiempo de Gestin para la afirmacin y procesamiento de la solicitud.

- Cantidad de personas externas o internas que presentan solicitudes. - Tiempo necesario para llevar a cabo las solicitudes. - Tiempos de utilizacin de las maquinarias

ADMINISTRACIN GENERAL Administracin General responsable de administrar en forma eficiente los recursos financieros de la facultad, gestionando la asignacin del presupuesto para la realizacin de los nuevos proyectos, para las unidades de la facultad y para sus empleados. Para la Administracin general se podran identificar de forma preliminar los siguientes factores: Servicios:

1) Servicios generales. Este servicio es a nivel interno, donde los diferentes departamentos y unidades de la FIA son los clientes. Los servicios que se prestan son: Reproducciones, Conserjera y Limpieza, Mantenimiento fsico, Transporte

2) Activo Fijo Los clientes de este servicio tambin son los diferentes departamentos y unidades de la FIA. Los servicios que presta son: Adquisicin de Recursos miscelneos y especficos (materiales y papelera de oficina de oficina, equipos de oficina, etc.), Adquisicin de material bibliogrfico y Compras.

3) Finanzas.

En el caso de finanzas, los servicios que se prestan tienen la peculiaridad de tener como clientes, tanto a los empleados de la Facultad (incluyendo del rea administrativa general, acadmica y profesores), como a otros departamentos, Por ejemplo: Recursos humanos, Activo Fijo, Decanato. Los servicios que se prestan son: Remuneraciones Adicionales, Pago de servicios profesionales, Pago de planillas, Planilla del ISSS, Liquidacin de Facturas y Vales, Control de ingreso econmico estudiantil, Constancias de renta

4) Recursos Humanos Los principales clientes son los empleados de la FIA y Decanato y junta directiva. Los servicios que se prestan son: Evaluacin y seleccin del personal, Desarrollo Humano, Evaluacin del desempeo del personal, Licencias, Infracciones y quejas, Eleccin de autoridades de la FIA.

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Insumos: Se han identificado insumos de forma preliminar para el proceso que lleva acabo

la Acadmica General, estos son:

Necesidad de servicios bsicos de las unidades y departamentos de la FIA. (Servicios Generales)

Solicitudes de recursos miscelneos y especficos (Activo fijo)

Manifestacin de quejas y faltas por parte del personal (Recursos humanos)

Ofertas de puestos, Solicitud de necesidades de personal, Necesidades de capacitacin del personal.(Recursos humanos)

Documentacin relacionada con pagos (Finanzas)

Solicitudes y constancias del personal (Finanzas)

Posibles Variables de control:

Tiempo de Gestin de recursos econmicos de la FIA

Cumplimiento de proceso y requisitos para Contratacin de personal

Personal capacitado de nuevo ingreso

Numero de capacitacin a personal de la FIA anualmente

Tiempo de resolucin sobre infracciones y quejas de empleados

Resultados del desempeo de los empleados

Cumplimiento de metas

Tiempo de atencin para recursos materiales solicitados

Atencin de Servicios de apoyo

ADMINISTRACIN ACADMICA:

Administracin Acadmica se encarga de llevar el registro acadmico, procesos administrativos y acadmicos de la Facultad, manteniendo una estrecha coordinacin y colaboracin con el Decanato, Junta Directiva, Vice-Decanato, Secretaria de Asuntos Acadmicos y la Administracin Acadmica Central.

Servicios:

1) Gestin de Movimientos Acadmicos 2) Control de Avance de carrera de la poblacin estudiantil 3) Control en los procesos de Graduacin 4) Emisin y control de reportes y constancias 5) Apoyo al proceso Enseanza Aprendizaje (PEA)

Insumos:

1) Solicitudes de Acciones acadmicas para Cambio de carrera, Traslado automtico, Incorporacin, Equivalencias, Reingreso, retiro, etc.

2) Solicitudes por parte de las diferentes escuelas, y alumnos para obtencin

de mandamientos, certificaciones, declaratorias, constancias, etc. 3) Solicitudes de prstamo de material bibliogrfico, prstamo de equipo

audio visual.

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Posibles variables de control: 1) Tiempo en la Obtencin de:

Resolucin de Acciones acadmicas, Constancias, Certificaciones, Comprobantes, Constancias, Resoluciones, Mandamientos, Declaratorias, Reportes y Constancias

2) Tasa de rechazo por incumplimiento a requisitos en dichos documentos.

PLANIFICACIN Planificacin es la unidad responsable de apoyar y asesorar a las autoridades de la Facultad en lo que respecta a planes, polticas y programas que propicien el buen funcionamiento y definan la orientacin de la misma.

Servicios: De forma preliminar se identifican los siguientes servicios: Planeacin Estratgica:

1) Elaboracin del Plan Estratgico 2) Desarrollo de proyectos

Planeacin Tctica: 3) Elaboracin de Plan Anual de Trabajo 4) Planificacin de recursos 5) Seguimiento del Plan anual 6) Plan de evaluacin institucional

Planificacin de Ingreso acadmico:

7) Planificacin de actividades 8) Establecimiento de criterios de admisin

Insumos:

1) Necesidades de la sociedad enunciadas por las unidades que pertenecen a

la Facultad 2) Lineamientos de plan estratgico proporcionado por Vice decanato 3) Capacidad instalada de docentes e infraestructura en la FIA 4) Plan Estratgico obtenido de la Planeacin Tctica

Posibles variables de control:

1) Tiempo de elaboracin, y aprobacin de: Plan Estratgico, Plan Operativo anual, Plan de Ingreso acadmico por ciclo.

2) Cumplimiento a cada uno de los planes a lo largo del ciclo acadmico.

BIBLIOTECA

Biblioteca contribuye al desarrollo de programas acadmicos al servicio de docentes, estudiantes e investigadores mediante la gestin de material bibliogrfico puesto a disposicin para mejorar la calidad acadmica de la Facultad.

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Servicios El principal servicio es la prestacin de diferentes tipos de material bibliogrfico,

equipo audio visual, y salones para reuniones, defensas o eventos. Insumos Necesidades de alumnos activos o en proceso de graduacin, unidades de la FIA, profesores, instituciones fuera de la facultad y pblico en general. Posibles variables de control

1) Tiempo de atencin a solicitudes para los diferentes servicios. 2) Control de equipo audiovisual y material bibliogrfico existente en la

biblioteca. 3) Control de prstamos y devolucin de equipo audiovisual y material

bibliogrfico.

2.2 SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO EN LA FACULTAD DE INGENIERIA A pesar de que la facultad de ingeniera y arquitectura cuenta con la mayora de sus procedimientos documentados, y que han habido proyectos enfocados a mejorar la calidad administrativa y operativa de sus actividades, han sido proyectos aislados y necesitan de actualizacin. Actualmente no existe un modelo de sistema administrativo que plantee a todas y cada una de las reas, departamentos y escuelas de la facultad como un sistema, que se interrelacionen entre si y que busquen un fin comn. Aunque se encuentran bajo un mismo mando, las diferentes escuelas y departamentos presentan sus resultados y servicios de forma diferente, por lo que existen deficiencias marcadas en el sistema de informacin utilizado. El objetivo de concebir a la Facultad de Ingeniera y Arquitectura como un

sistema (ver Figura 1), es definir los diferentes sistemas y sub sistemas que la conforman y crear nuevos sistemas de apoyo para el mejoramiento de sus actividades, que ayuden a mejorar el control de sus recursos (personas, recursos fsicos e informacin) y aumentar la eficacia de los servicios que se prestan.

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Figura 1

Factores endgenos y exgenos al Sistema Administrativo de la FIA: En el transcurso del desarrollo del Sistema ser necesario definir cuales son aquellos factores Externos (Exgenos) e internos (Endnenos). Los factores externos son situaciones, acontecimientos o decisiones que son

necesarios para el xito del sistema, pero que escapan de manera total o mayoritario al control de la gestin del proyecto, en cuanto a los factores internos son aquellos que si pueden ser controlados por el sistema y dependen de cmo este es estructurado. Algunos ejemplos podran ser:

FACTORES DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE LA FIA

Endgenos Exgenos

Planeacin Estratgica Normas de control Interno Corte de Cuentas

Documentacin de control Polticas dictadas por la Rectora

Estructura Organizativa Presupuesto asignado

Infraestructura Conducta de los alumnos

Cantidad de Personal Actitudes del Personal

Costumbres en el trabajo

Alumnos

Recursos

Materiales

Clientes Informacin

Profesionales

Servicios Informacin

Fuente: Elaboracin propia del grupo

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2.3 DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL

2.3.1 Metodologa para el Diagnostico de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura A continuacin se representan las distintas fases en las que se basa la metodologa general del presente Diagnostico:

1. Fase de Planeacin

FASE DE PLANEACION

OBJETIVOS DEL DIAGNOSTICO

INICIO

RECOLECCIN DE INFORMACIN SECUNDARIA

DEFINICIN DE FACTORES PARA SELECCIONAR EL UNIVERSO Y LA MUESTRA

DETERMINACIN DEL UNIVERSO Y LA MUESTRA

SELECCIN DE TCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIN

DISEO DE INSTRUMENTOS DE

INVESTIGACIN PRIMARIA (ENCUESTAS)

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2. Fase de Ejecucin

2.3.2 Tipo de investigacin El tipo de investigacin depende del enfoque o enfoques adoptados durante el proceso investigativo, entre estos podemos mencionar los siguientes: - Investigacin Exploratoria. Se utiliza cuando se buscan indicios acerca de la

naturaleza general de un problema, existen pocos antecedentes o conocimientos del fenmeno en cuestin. Se realiza con el propsito de destacar aspectos fundamentales de una problemtica determinada, y

encontrar los procedimientos adecuados para elaborar una investigacin posterior.

FASE DE EJECUCION

PRUEBA PILOTO DEL INSTRUMENTO

EXISTE DEFICIENCIA

EJECUCIN DE ENCUESTA

TABULACIN Y ANLISIS DE DATOS

CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN PARA SU ANALISIS SEGN LOS TIPOS DE SEGMENTACION DEL UNIVERSO

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CORRECCIONES

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- Investigacin Descriptiva. Los estudios descriptivos, buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro

fenmeno que sea sometido a anlisis. Miden o evalan diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenmeno a investigar.

- Investigacin Causal. Se utiliza para aquellos estudios en donde se requiere

ser muy especfico, cuando es necesario demostrar que una variable causa o determina los valores de otras variables.

Para el presente estudio, se combinar el enfoque exploratorio con el enfoque descriptivo, ya que la problemtica a tratar es compleja, donde factores culturales, polticos, sociales, tcnicos, entre otros se ven involucrados por la naturaleza de la institucin, por lo que una investigacin causal llevara mucho tiempo y recurso.

2.3.3 Definicin de las Fuentes de informacin. Fuentes de Informacin Primaria Informacin Primaria Las fuentes primarias de informacin estn constituidas por las entrevistas y cuestionarios a los Jefes de Unidades y Autoridades de la Facultad, personal administrativo, de apoyo y catedrticos

Acercamiento y Conversacin directa con el usuario. Se realizan encuestas con el objetivo de conocer como se desarrolla la gestin administrativa en cada una de las reas y unidades de la FIA.

Fuentes Secundarias Son aquellas que renen informacin escrita que existe sobre el tema, y la obtencin de datos estadsticos, histricos, administrativos, etc. de la FIA. Y otras consultas bibliograficas y textos por Internet referente a tcnicas o material tcnico de apoyo. La informacin secundaria utilizada se obtendr de las

siguientes fuentes:

Publicaciones del Ministerio de Educacin,

Documentos de la Universidad de El Salvador

Documentos de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura

Libros, estudios referentes al tema y documentos en bibliotecas.

Internet.

2. 3.4 Mtodos de Recoleccin de Datos

Los mtodos utilizados para recolectar los datos necesarios que sern utilizados en el posterior anlisis y conceptualizacin de la implantacin del sistema son los siguientes:

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Entrevista personal Consiste en formular preguntas a uno o ms encuestados en una situacin cara

a cara. La tarea del entrevistador es ponerse en contacto con los encuestados, formular las preguntas y registrar las respuestas. Las preguntas deben formularse en forma clara y registrarse con mucha exactitud. Este proceso puede hacer que los entrevistados sesguen sus respuestas (por ejemplo, con el deseo de complacer o impresionar al entrevistador). Observacin Es el registro visual de lo ocurre es una situacin real, clasificando y consignando los acontecimientos pertinentes de acuerdo con algn esquema previsto y segn el problema que se estudia. La Encuesta.

Para obtener la informacin primaria se disearon 3 cuestionarios con el objetivo de mantener un orden en la recoleccin de los datos. Estos se elaboraron para ser dirigidos al personal Administrativo de la FIA, Catedrticos y Personal de apoyo. Entrevista Personal. Por medio de las entrevistas se pretende obtener informacin que proporcionara datos mas especficos para realizar el diagnostico, para ello se abord a las autoridades de la FIA : Ing. Francisco Alarcn (Vice Decano de la Facultad) e Ing. Pedro Marroqun, quienes estn mucho mas relacionados con la operativizacin de las actividades de la facultad y los problemas que existe en la actual gestin. Consulta Bibliogrfica. Se consultaron diferentes fuentes bibliogrficas de Instituciones Publicas y Privadas, para obtener datos que permitirn profundizar en el tema. 2. 3.5 Tipo de Muestreo El tipo de muestreo utilizado es el muestreo aleatorio simple, debido a que todos los elementos de la muestra tienen iguales posibilidades de ser seleccionados, y

adems es una poblacin definida como finita.

2. 3.6 Diseo de Instrumentos de Investigacin

Para definir el estado actual de la FIA, es necesario determinar las herramientas de investigacin a travs de las cuales se recopilar la informacin. A continuacin se presenta el detalle de los instrumentos de investigacin, a quienes van dirigidos y los objetivos que persiguen cada uno de ellos.

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

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Tabla 2. Instrumentos de Investigacin INSTRUMENTO OBJETIVO POBLACION OBJETO DE

ESTUDIO

Entrevistas con los Jefes de Unidades y Autoridades de la Facultad. (Ver Anexo 1).

Conocer las necesidades de las altas autoridades de la FIA respecto a procesos de control y gestin administrativa y su correspondencia con las del personal Administrativo.

Decano, Vice Decano, Jefes de Unidades Administrativas.

Cuestionario dirigido al personal administrativo de la FIA (Ver anexo 1)

Identificar la situacin actual del rea administrativa de la FIA respecto a las necesidades y deficiencias de la Gestin Administrativa y su relacin con la informacin obtenida de las altas autoridades.

Personal de Administracin acadmica, Administracin General, Laboratorios, biblioteca.

Cuestionario dirigido a catedrticos de la FIA (Ver anexo 1)

Identificar la situacin actual de los catedrticos de la FIA sus necesidades y deficiencias del servicio ofrecido.

Profesores de la diferentes facultades

Cuestionario dirigido personal de Apoyo de la FIA (Ver anexo 1)

Identificar la situacin actual del rea administrativa de la FIA respecto a las necesidades y deficiencias de la Gestin Administrativa y su relacin con la informacin obtenida de las altas autoridades.

Personal de Intendencia, mantenimiento, Motoristas.

Lista de chequeo para estudiantes de la FIA.

Identificar la situacin actual de los alumnos de la FIA sus necesidades y deficiencias en la Gestin del servicio ofrecido.

Alumnos de 4to y 5to ao.

2. 3.7 DETERMINACION DEL UNIVERSO Y MUESTRA

A. Cuestionario Dirigido Al Personal Administrativo De La FIA i. Determinacin del universo Segn los datos obtenidos por el Ing. Pedro Marroquin, Administrador Financiero de la Facultad de Ingeniera y Arquitectura1, la cantidad de empleados forma parte de la categora Personal Administrativo son: 70 personas. Estos estn compuestos por:

Decano y Vice Decano.

Jefes de las reas de Administracin Acadmica y General.

Tcnicos, secretarias y dems personal de las reas de Administracin Acadmica y General

Personal de Laboratorios y centros de estudios, personal de la Biblioteca.

1 Entrevista personal con el Ing. Pedro Marroqun, Administrador Financiero de la FIA

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ii. Determinacin de la muestra

Una muestra es una parte del universo y se selecciona de tal manera que sea representativa del mismo. Las propiedades de la muestra permiten establecer una estimacin de las caractersticas de la poblacin. El valor de la muestra es probable que sea diferente del valor de la poblacin. Esta diferencia se denomina error del muestreo, el cual es primordial reducirlo al mnimo. Mientras ms grande es la muestra, menor es el error de muestreo y viceversa. Para determinar el tamao de la muestra, intervienen variables como: el coeficiente de confianza, el margen de error, las probabilidades de xito y fracaso, y el tamao del universo en estudio. Debido a que la poblacin es finita, se aplica la siguiente formula para determinar el tamao de la muestra:

Donde: n: Tamao de la muestra N: Tamao de la poblacin Z: Valor crtico correspondiente al coeficiente de confianza de la investigacin. E: Error muestral, que puede ser determinado segn el criterio del investigador. p: proporcin poblacional de la ocurrencia de un evento. q: proporcin poblacional de la no ocurrencia de un evento. (1 - p)

Clculo de la Muestra.

De acuerdo a la frmula de universo finito:

Para el presente anlisis el valor de Z es de 1.65, lo que significa un nivel de confianza del 90% permitiendo un error del muestreo pequeo representando mejor a la poblacin en estudio. Los valores de p y q representan la probabilidad de xito o fracaso que los encuestados concozcan del tema e interpreten bien lo que se les pregunte, por lo tanto se ha otorgado a p y q, 95% y 5%, respectivamente.

n = Z 2 p q N

(N 1 ) E2 + Z 2 p q

n = Z 2 p q N

(N 1) E2 + Z 2 p q

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El valor de N se obtiene como se mencion anteriormente en la definicin del Universo, equivalente a la poblacin del Universo: siendo este de 70 segn los

datos obtenidos en la FIA. El valor que se utiliza para E, es del 10 % ya que se requiere que el estudio tenga una mayor exactitud, es decir que se requiere que el error muestral sea mnimo con el objeto de reducir la incertidumbre de los datos con respecto a la poblacin. Datos: Z= 1.65 P= 95% q= 5% E= 10%

N= 70 Dando como resultado:

B. Cuestionario dirigido a catedrticos de la FIA i. Calculo del universo Segn los datos obtenidos por el Ing. Pedro Marroqun, Administrador Financiero de la Facultad de Ingeniera y A