PROTOCOLO de COmunicacion
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Elaborado por: Licda. Rossanna Rodríguez. Licda. Rossanny Tavárez. Santiago de los Caballeros, República Dominicana Abril 2015 Revisado Por el Comité CAF-EPH 2015 Calle R. César Tolentino #51, esq. 16 de agosto, Santiago de los Caballeros, República Dominicana. INSTITUTO SUPERIOR DE FORMACIÓN DOCENTE SALOMÉ UREÑA RECINTO EMILIO PRUD´HOMME EQUIPO DE COMUNICACIÓN INTERNA EPH. Protocolo de Comunicación Interno para el Recinto.
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Elaborado por:Licda. Rossanna Rodríguez.
Licda. Rossanny Tavárez. Licda. Luz Mena.
Santiago de los Caballeros,República Dominicana
Abril 2015
Revisado Por el Comité CAF-EPH 2015
Calle R. César Tolentino #51, esq. 16 de agosto, Santiago de los Caballeros, República Dominicana.
INSTITUTO SUPERIOR DE FORMACIÓN DOCENTE SALOMÉ UREÑA
RECINTO EMILIO PRUD´HOMME
EQUIPO DE COMUNICACIÓN INTERNA
EPH.
Protocolo de Comunicación Interno para el Recinto.
Instituto Superior de Formación Docente S alomé Ureña Recinto Emilio Prud´Homme
Uno de los elementos necesarios para asegurar una adecuada gestión de la
comunicación interna en todo tipo de organizaciones consiste en la elaboración e
implementación de la Política de Comunicación Interna.
Comunicación interna
La gestión de la comunicación debe ser manejada por Recursos Humanos
y el equipo de comunicación.
Las informaciones institucionales relevantes deben ser validadas por el
vicerrector y gestionadas a través de Recursos Humanos y Comunicación.
Se deben establecer medios y formas de comunicación entre: un recinto y
otro, un departamento y otro, etc.
En cuanto a los murales:
Las informaciones publicadas en el mural general deben ser aprobadas por
el equipo de comunicación.
Cada coordinador deberá responsabilizar a un miembro de su equipo para
la publicación de las informaciones.
Las publicaciones deberán ser retiradas una vez pasadas las actividades.
Los murales deberán estar actualizados de acuerdo al calendario de
actividades de los Departamentos, División y sección.
La clasificación de los murales estará distribuida de la siguiente manera:
Un mural común para las informaciones generales, que estará ubicado
en el Salón Profesora Estela Estrella. (Actualización constante)
o Calendario de actividades semanales.
o Actividades del día. (Reuniones, talleres, Invitaciones etc,)
o Actividades relevantes.
o Informaciones generales del ISFODOSU.
Instituto Superior de Formación Docente S alomé Ureña Recinto Emilio Prud´Homme
o Notas lutuosas.
Mural institucional: (De acuerdo a la necesidad)
Frente a dirección académica
o Filosofía corporativo.
o Informaciones Plan estratégico .
o Informaciones CAF.
o Informaciones institucionales relevantes. (Convenios e instituciones
asociadas)
o Artículos sobre el instituto o sobre educación.
o Artículo sobre actualización capacitación del personal del instituto.
Mural informativo FMA (Actualización Mensual)
o Publicaciones ECOS.
o Filosofía.
o Valor del mes.
o Referencias de página web y revistas online.
o Cartas apostólica.
o Y cualquier información relevante de la iglesia.
o Noticias de indole religiosas.
o Ambitos.
Murales asignados a Departamentos, divisiones y o secciones:
Recursos Humanos: (Actualización mensual)
o Cumpleaños del mes.
o Empleados del mes.
o Horario de servicios.
Dirección Académica: (De acuerdo a la necesidad)
Instituto Superior de Formación Docente S alomé Ureña Recinto Emilio Prud´Homme
o Horarios.
o Fecha de exámenes.
o Calendario mensual de actividades del cronograma académico.
o Horario de servicios.
Registro: (Actualización mensual)
o Fechas de preselección, reinscripción, modificación de asignaturas,
Inscripción de materias especiales, graduación y todo lo propio de la
división. Inicio de docencia.
o Pensúm plastificados por planes estudio.
o Descripción de planes de estudios.
o Brochure del área.
o Horario de servicios.
Servicios estudiantiles (De acuerdo a las necesidades)
o Convocatorias (Reuniones, talleres, conferencias, Listado de
estudiantes, entre otros)
o Publicación de informaciones con respecto a targetas.
o Distribución de limpieza del comedor.
Biblioteca: (Actualización mensual)
o Efemérides. (Fechas destacadas del mes)
o Lista de libros recién adquiridos. (Portada y breve reseñas)
o Fotos de talleres de biblioteca
o Actividades del Club de lectores.
o Noticias relevantes de cultura.
Admisiones (Actualización de acuerdo a la necesidad)
o Descripción de planes de estudios visibles.
o Descripción del proceso de admisión.
Instituto Superior de Formación Docente S alomé Ureña Recinto Emilio Prud´Homme
o Requisitos de admisiones.
o Fecha del proceso de admisión.
o Listados de admitidos.
o Horario de servicios.
o Afiches y artículos promocionales
Orientación: (De acuerdo a las necesidades)
o Horario de servicios.
o Frases de motivación.
o Convocatoria.
o Código de vestimenta.
Egresados:
o Miembros del comité.
o Proceso de asociación.
o Informaciones sobre capacitaciones a egresados.
o Convocatorias.
Murales internos de oficinas y cubículos.
o Los murales que están dentro de las oficinas misión, visión
institucioonal.
o Calendario interno de trabajo.
o Listado de las extensiones telefónicas.
o Cualquier información
Mural de Pastoral Universitaria
o Informaciones de PROFAJ.
o Informaciones sobre encuentros semanales de pastoral.
o Horario de servicios.
Instituto Superior de Formación Docente S alomé Ureña Recinto Emilio Prud´Homme
o Informaciones sobre pastoral salesiana. (Encuestro generales de
pastorales universitarias, congresos, Juegos Salesianos, Pascual
Juvenil, convivencias)
o Filosofía.
Mural Estudiantil: (Cuatrimestral y de acuerdo a la necesidad)
o Estudiantes destacados.
o Reconocimiendo (esfuerzo, motivación, servicio y disponibilidad…)
o Calendario de actividades del cuatrimestre.
o Reconocimiento por grupos.
o Elementos de interes de los estudiantes.
Murales estudiantiles por aula: (Cuatrimestral)
o Horario de clases.
o Frases motivadoras.
o Informaciones relevantes para el grupo.
o Distribucion de oficios.
Mural de inicial:
o Actividades realizadas
Mural de ciencias:
o Carácter cientifico.
o Actividades del club de ciencias.
o Efemerides de naturales.
Del Uso de las Mamparas
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o Deben ser solicitadas de manera formal con mínimo un día de
anticipación a servicios generales o vicerrectoría.
o Enumerarlas.
o Las informaciones expuestas en las mamparas deberán ser retiradas
al final del tiempo estipulado para la actividad.
o Todas las mamparas deberán ser devueltas en las mismas
condiciones que fueron entregadas.
o Está prohibido escribir encima de las mamparas, ni usar silicón, uhú
y nada que pueda dañarla.
o Prohibido pegar en las paredes.
o Seran usadas para ayudar a la mejora de las exposiciones.
Del Plasma
o Las informaciones a publicar en el plasma serán enviadas o
entregadas al Equipo de Comunicación quienes accederán a su
publicación de la siguiente manera:
Las actividades a realizar deben ser entrgadas con un
mínimo de tres días antes a ala realización de las mismas.
Las evidencias de las actividades realizadas deberán ser
entregadas a más tardar tres días después de la publicación.
(Deben estar listas para publicar, es decir haber depurado
todo lo que no esté en óptimas condiciones para dicho fin)
o El uso del plasma sólo estará destinado para:
Promoción Plan estraégico, CAF y Filosofía Corporativa.
(Dos veces a la semana y cuando no haya evidencias de
actividades que proyectar)
Instituto Superior de Formación Docente S alomé Ureña Recinto Emilio Prud´Homme
Promoción de actividades. Las cuales deben contener:
Identidad institucional, nombre de la actividad, fecha, día,,
hora, lugar, a quien va dirigida, responsable. Facilitador,
propósito.
Evidencias de actividades realizadas (videos, fotos…) Las
cuales deben contener los datos anteriormente señalados.
Las actividades promocionadas en el plasma tendrán una
duración máxima de una semana.
Cada coordinador podrá elegir el formato de promoción y
evidencias de actividades, siempre y cuando cumpla con lo
antes señalado.
Al final de cada custrimestre se exhibirá un resúmen de las
actividades realizadas en el mismo. Así como a final de año
un resumen de todas las actividades.
Del buzón de sugerencias:
Deberán contar con buzón de sugerencias Los
departamentos, divisiones y secciones que ofrezcan
servicios directos a clientes internos o externos.
El instrumento de evaluación será un modelo estándar que
arrojará información cuantitativa y cualitativa.
La revisión periódica (mensual) de los buzones de
sugerencia estará a cargo del equipo de Comunicación
Interna del Recinto, quienes tabularán y prepararán el
informe.
A cada departamento se le entregará el informe de los
resultados en una micro reunión organizada por el equipo de
comunicación.
Correo Electronico Institucional
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Cada empleado debera tener creado un correo instucional.
Las informaciones internas interdepartamentales deberán ser
enviadas vía el correo electrónico.
Toda solicitud de informacion de carácter interna debe ser
enviada por el correo anteriormente señalada.
Identidad Corporativa
El logotipo de la institución es único y debe tener el mismo trato en todas
las instancias.
La filosofía corporativa (misión, visión y valores) del recinto no puede ser
alterada ni modificada, para beneficio o adaptación, además debe ser
expuesta.
Todas las comunicaciones escritas (infomes, formularios) y cualquier otro
tipo de documento deberán contener el logotipo de la institución.
Las presentaciones en powerpoint deberán realizarse en una plantilla
estándar.
Se debe establecer un formato para la realización de documentos formales.
Uso obligatorio de correo personal institucional.
Uso obligatorio del carnet.
