Proyecto. Final Junior (Resto Contenido)

8/16/2019 Proyecto. Final Junior (Resto Contenido)

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Técnicas de Recolección

Recopilación de la Información

El primer paso para alcanzar una investigación eficiente es, conocer el

objeto de estudio, logrando determinar cada una de las características y partes que

lo constituyen haciéndolo único o diferente de los demás. De igual manera, a

través de la recopilación de información se logra establecer las fortalezas y

debilidades del sujeto de estudio, todo esto con la finalidad de tomar los

correctivos necesarios.

En este sentido, se aplica la recopilación de información relacionada con el

proceso del sistema de información para la automatización del proceso de

inventario de los productos que ofrece Comercial el Jordán, ubicada en San

Fernando estado Apure, esto se desea lograr mediante el uso de técnicas e

instrumentos que ofrecen grandes oportunidades de obtención de datos útiles para

la investigación. Las cuáles serán definidas cada una de las herramientas

utilizadas durante el proceso de investigación:

Entrevista estructurada

Esta herramienta de investigación se define por ser una que utiliza una lista

de preguntas predefinida con respecto al campo del puesto que se quiere cubrir.

De esta manera, el entrevistador realiza el mismo cuestionario a todos los

candidatos para poder manejar la situación con más orden y también paracomparar de manera equitativa el desempeño de cada uno en la entrevista.

Se aplicó esta herramienta al dueño del Comercial, y se pudo aclarar

gracias a su intervención, los puntos claves de cada una de las eventualidades

ocurridas en el proceso diario del establecimiento. La información recopilada

desde un panorama más personal, ayuda a enfocar un Sistema de Información más



3

6.- ¿Qué herramientas tecnológicas se incorporan en los controles actuales del

proceso de Inventario?7.- ¿Apoyaría usted el desarrollo de un software o sistema de información que

permita apoyar la gestión de control en el proceso de inventario de sus

productos?

Resultados obtenidos con la Entrevista

Luego de realizar la entrevista al propietario se pudo constatar que dentro

del negocio se realiza el proceso de inventario utilizando como soporte, facturas

de compra y de venta, cuadernillo, lápiz, y luego se lleva a cabo una observación

directa para verificar la información obtenida de las herramientas ya antes

mencionadas, y de esta manera se obtiene un control de los productos con los que

realmente cuenta o posee el establecimiento comercial. Inicialmente el proceso de

inventario lo realiza el propietario o los empleados, estos toman apuntes sobre

todos los productos, tanto los entrantes como así también los que son vendidos,

esto lo realizan apoyándose en las facturas de compra y de venta, estos apuntesson plasmados en un cuadernillo, luego contabilizan cada uno de estos, y para que

sea un proceso más sencillo se clasifican los productos por rangos de categorías,

de precios, y posteriormente también codificar su ubicación tanto en el almacén,

como en los anaqueles. En este proceso intervienen personas que realizan

funciones variadas dentro del mismo negocio.

Los problemas que regularmente ocurren en los procesos analizados serelacionan directamente con la disponibilidad de tiempo, lo tedioso que resulta

elaborar un inventario llevando a cabo todo el proceso antes mencionado, y esto

suele suceder tal vez por desconocimiento o por no ser una actividad digamos,

divertida, y muchas veces no se hace con la suficiente continuidad y se pospone

demasiado. Otro de los problemas que se presenta es que no se obtiene una

información exacta del movimiento diario de la mercancía lo cual conlleva a que



4

no se realicen los despachos a tiempo por no saber con exactitud que hay en el

almacén y en los anaqueles.

También cabe mencionar que en el departamento de almacén como en los

anaqueles no se tiene un sistema que les permita a ellos verificar si algún producto

está en existencia y que el mismo arroje la información sin tener que estar

buscando dentro del almacén a ver si lo hay o no. Es importante resaltar que al

momento de llevar a cabo el proceso de inventario no se incluye el uso de equipos

tecnológicos a pesar de poseerlos. El propietario hace énfasis en su apoyo al

desarrollo de herramienta automatizada para llevar mejor control de la empresa.

Revisión bibliográfica

Esta técnica se define como un conjunto de datos que describen la fuente

de información utilizada para la realización del trabajo que se está presentando

(necesariamente las referencias bibliográficas se realizan a trabajos anteriores

cronológicamente al que se ha realizado). Estas fuentes están compuestas por:libros, folletos, publicaciones diarias o periódicas, y cualquier material o

documento escrito.

Basándonos en este concepto se evaluó una serie de documentos en los

cuales se obtuvieron distintas posturas acordes al tema a evaluar, tales como:

Importancia y beneficios que brinda un Sistema de Información, según Guzmán,

donde plantea que un Sistema de Información, proporciona, facilita y ejecutaautomáticamente procesos que constantemente se realizan manualmente, así como

también brinda información y datos para ayudar a la toma de decisiones y crea

una interacción con el usuario de manera más profunda, aportando de tal manera,

simplicidad, continuidad y consistencia, flexibilidad y dinamismo, en los

diferentes procesos a realizar.



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Cuadro 3Resultados de la revisión bibliográfica

Aspectos EspecificacionesÁreas DeConflicto

ConclusionesOportunidades

de Mejoras

TeoríaGeneral

deSistemas

Tendencias en lateoría general delos sistemas” (L.von Bertalanffy).Por Andy KevinLendore, 2012.

Criterios deadministraci

ón derecursos

orientados

alservicio.

Fundamentos deuna

gerencia deadministración y

servicio.

Aprovechar lasideas relacionadas

con cultura deadministración y

servicio.

Administr ación.

Control Interno:un efectivo

Sistema para laempresa. Joaquín

RodríguezValencia, 2006.

Administración,

planificación y procesosde controlesinternos deinventarios.

Conceptos básicos y Nociones

administrativaselementales quese deben aplicar

en una

institución uorganización.

Considerar losfundamentos y las

nocioneselementales de la

teoría de laadministraciónque éste autor

ofrece.

Bases dedatos

Sistemas de Basesde Datos, un

enfoque práctico para diseño,

implementación ygestión. Cuarta

Edición. PorThomas m.

Connolly Carolyne. Begg.

Modelosclásicos de bases de

datos

Se obtuvo de lareferencia ya

descrita,material

relacionado conlas bases de

datos en general,como lo son los

modelosreferencias y losdatos de fuentes.

Se consideradonde reside el

servidor deaplicaciones y el

conjunto de programas a losque da soporte.



6

Observación directa

Esta es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno,

hecho o caso, tomar información y registrarla para su posterior análisis. La

observación es un elemento fundamental de todo proceso investigativo; en ella se

apoya el investigador para obtener el mayor número de datos (WILSON 2000). Es

directa cuando el investigador se pone en contacto personalmente con el hecho o

fenómeno que trata de investigar.

Dando uso a la mencionada herramienta de investigación, se pudovisualizar de manera directa y discreta las diferentes actividades a la hora derealizar el proceso de inventario, llevado a cabo por el personal que labora enComercial el Jordán. Evidenciándose cada uno de los inconvenientessuministrados por el dueño y personal de la empresa.

Cuadro 4Observación: Ambiente de Trabajo

Procesos Observados Resultados Oportunidades de Mejora

Almacenamiento de pedidos (facturas).

Este proceso se realiza enel Comercial.

Espacios no determinados paraeste proceso específico.Determinar un espacio dedepartamento para elalmacenamiento de todos los

procesos de inventarios.

Elaboración delinventario.

De igual manera serealiza en el Comercial.

Restringir acceso a personasajenas al proceso.

Distribución de productos dentro delestablecimiento.

Los controles se realizandentro de lasinstalaciones delComercial.

Determinar espaciosespecíficos para los diferentestipos de productos que ofreceel Comercial.



7

Cuadro 5Observación: Métodos de Trabajo


Elaboración deregistros plasmados encuadernillos.

Este proceso está ligado alanterior y consiste en laelaboración de registros delos productos tanto de losque entran, como de los quesalen.

Verificar rigurosamentecada uno de los procesos deentrada de productos y desalidas.

Distribución de productos

Una vez realizada laorganización de los

productos a vender, soncolocados en almacén yanaqueles para su posteriorventa.

Mejorar controles básicos para evitar pérdidas.

Cuadro 6Observación: Responsables


Elaboración deregistros de los

productos al presentarinexistencias de estos,y distribución de

productos dentro delAlmacén.

PropietarioEmpleados

Aprovechar losconocimientos de este

personal sobre el manejo delos procesos que se realizanal momento de elaborar elinventario, y emplearlo en laherramienta propuestaregistrando y almacenandolos datos en la base dedatos.

Cuadro 7Observación: Herramientas de Trabajo


Facturas de comprasalmacenadas ycuadernillos para losregistros de inventario.

Bolígrafo, cuadernillos. Incorporar un sistema paraagilizar los procesosefectuados.

Distribución de

documentación.

Propietario

Empleado.

Incorporar métodos para la

distribución.



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Cuestionario

El cuestionario se define como una forma de encuesta caracterizada por la

ausencia del encuestador, lo que obliga a este a manifestar explicaciones que

orientan la forma de encuestar. El cuestionario permite estandarizar e integrar el

proceso de recopilación de datos. Un diseño mal construido e inadecuado conlleva

a recoger información incompleta, datos no precisos de esta manera genera

información nada confiable. Por esta razón el cuestionario es en definitiva un

conjunto de preguntas respecto a una o más variables que se van a medir.

También, se aplica el cuestionario con respuestas cerradas a tres (03) de

las personas que se relacionan directamente con el proceso de elaboración y

distribución de documentos, el cual consta de ocho (08) preguntas con tres (03)

posibles respuestas de las cuales debe seleccionar una.

A continuación se muestra el modelo de cuestionario aplicado:

Cuadro 8Modelo Cuestionario Aplicado

Nombre y Apellido: ____________________________ Fecha: ____________

CuestionarioSistema de Información para la Automatización del Proceso de Inventario de

los productos que ofrece Comercial El Jordán, Ubicado en San FernandoEstado Apure.

Seleccione con una (X) la opción que considere correcta

1) ¿Cuánto tiempo lleva laborando en la empresa?

( ) Menos de un año( ) Un año( ) Mas de un año2) ¿A qué proceso se relaciona directamente su trabajo?( ) Proceso de inventario( ) Atención al cliente( ) Distribución de productos3) ¿De qué manera se lleva control del proceso que ejecuta?( ) No se lleva( ) Manual mediante formatos( ) Mediante el uso de computadora



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4) Según su opinión ¿Cómo observa el proceso de inventario actualmenteutilizado en la empresa?

( ) Deficiente( ) Eficiente( ) Regular5) ¿De cuánto en cuánto tiempo realizan el proceso de inventario en ComercialEl Jordán?( ) De forma periódica( ) De forma escalonada( ) A final de año fiscal6) ¿Qué nivel de conocimiento posee usted en el área de computación?( ) Ninguno( ) Básico( ) Avanzado7) ¿Qué le parece la idea de implantar un Sistema de Información que ayude amejorar y hacer más efectivo, rápido, eficiente, seguro, el proceso deinventario?( ) Bien( ) Muy bien( ) Excelente8) ¿Prestaría su apoyo en el desarrollo de un sistema de información para elcontrol del sistema de información para llevar a cabo el proceso de inventario?( ) Si

( ) No( ) No sabe

Cuadro 9Tabulación de cuestionario

N° DESCRIPCIÓN 1 2 3 ANÁLISIS

1 ¿Cuánto tiempo llevalaborando en laComercial?

3 0 0 Se observa la estabilidad laboraldentro de la empresa ya que el 100%de los cuestionados tienen más de unaño laborando.

2 ¿A qué proceso serelaciona directamente sutrabajo?

3 0 0 De acuerdo a los resultados seobserva que la mayoría representada

por un 100% se relacionan con el proceso de inventario que se ejecutanen la empresa.

3 ¿De qué manera se llevacontrol del proceso queejecuta?

0 3 0 El 100% de los cuestionados infiereque los controles se llevan de formamanual



10

4 Según su opinión ¿Cómoobserva el proceso de

inventario actualmenteutilizado en la empresa?

0 0 3 De acuerdo al 100% de loscuestionados los procesos se realizan

de forma regular.

5 ¿De cuánto en cuántotiempo realizan el procesode inventario en ComercialEl Jordán?

0 3 0 El 100% de las respuestas infierenque el proceso de inventario serealiza en un periodo de tiempoescalonado.

6 ¿Qué nivel deconocimiento posee usteden el área de computación?

0 3 0 Al verificar las respuestas se observaque el 100% de los cuestionadosindican que poseen un nivel básico

de conocimiento en el área decomputación.

7 ¿Qué le parece la idea deimplantar un Sistema deInformación que ayude amejorar y hacer másefectivo, rápido, eficiente,seguro, el proceso deinventario?

0 3 0 Las respuestas en este ítem son demayoría la cual resalta el hecho deque el 100% consideran muy buenaidea implantar un Sistema deInformación para mejorar el procesode inventario.

8 ¿Prestaría su apoyo en el

desarrollo de un sistema deinformación para el controldel sistema de información

para llevar a cabo el proceso de inventario?

3 0 0 El 100% de los cuestionados indica

que prestaría su apoyo en eldesarrollo de un sistema deinformación que permita automatizarlos procesos.

Planteamiento del problema

Descripción de la situación inicial

En toda empresa es importante que en el organigrama de la empresa elalmacén ocupe un lugar especial ya sea como puesto de trabajo o como staff, para

garantizar que la persona responsable del almacenamiento del inventario lo realice

con eficiencia y eficacia. Por ser los inventarios un Activo muy importante, la

ubicación de la mercadería debe ser prioridad para la Empresa cumplir con las

normas de Higiene y Seguridad de los empleados, para evitar el riesgo de

accidentes.



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El mundo se encuentra en un proceso de cambio continuo, es por ello que

empresas tanto pequeñas como grandes se ven obligadas a adaptarse a los mismos

para lograr así seguir figurando en el mundo empresarial. La evolución de la

tecnología en el campo de la computación es feroz, esto viene dado por la

necesidad de buscar un método rápido, efectivo y seguro para el manejo masivo

de información.

Empresas muy grandes de las regiones luego de implementaciones

millonarias de sistemas de control o sistemas de información, utilizan planillas de

cálculos, facturas, entre otras para deducir trabajo (el que se vuelca manualmente

en los respectivos sistemas).

En México, Argentina, Brasil, y otros países de Latinoamérica, es

frecuente encontrar empresas que utilizan para su operación dos o más sistemas

para el control o gestión de los procesos que se realizan en las mismas. Pero no se

trata de diferentes sistemas, sino solo de diferentes razones sociales para una

misma actividad la cual pueda dar solución a lo que se requiere.

En Venezuela, son muchas las empresas que carecen de sistemas

automatizados, esto las coloca en retraso frente a aquellas que van de la mano con

los constantes avances tecnológicos y que su presencia en el mercado es fuerte.

Los sistemas automatizados son más que un método de alto rendimiento, pero la

realidad de la problemática que se ha estado enfrentando en este país es otra, ya

que se ha mantenido las practicas ortodoxas de los registros y controles deinformación de forma manual, para los procesos que se ejecutan en negocios u

otras organizaciones hace un trabajo tedioso en algunos casos.

Los procesos rutinarios en forma manual procesan información lenta, sin

embargo existen muchas organizaciones y empresas en el país que han mejorado

sus sistemas de control de información y sistemas de gestiones, no obstante a

pesar de sus esfuerzos por surgir y mantenerse a la par de otras empresas el



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rendimiento no es el oportuno y su calidad inapropiada por la falta de

conocimientos en el personal que opera estos sistemas, además de ellos no se tiene

por costumbre el mantenimiento de ellos.

En la misma índole de ideas, se puede determinar el estatus del estado

Apure en relación al tema en estudio, se evidencia que actualmente unas que otras

empresas, comercios, organizaciones, entre otros; no cuenta con sistemas de

información donde las compañías puedan automatizar sus inventarios y de esta

manera llevar un buen control de cada uno de los productos que estos

promocionan en la misma.

San Fernando de Apure, ciudad que paso a paso ha venido optando en

sustituir prácticas orientadas a la burocracia por hábitos más simplistas, producto

a una nueva ideología de trabajos orientados a la eficiencia, ha quedado con el uso

de métodos pocos frecuentes.

Caso especial presente en esta ciudad, tenemos como referencia a la

empresa Comercial el Jordán asumiendo desde entonces el reto de atender y cubrir

las necesidades de sus clientes y poseer un correcto y eficiente control de

inventario. Esta organización profesional joven, se dedica a brindar servicio en las

ventas de materiales ferreteros y artículos en General.

Por otra parte muchas de las actividades que realizan se llevan a cabo de

forma manual, tales como: facturaciones, pedidos, cotizaciones, despachos,control de inventario, entre otros. Pero en este caso nos enfocaremos en lo que

respecta al proceso de control de inventario llevado a cabo en la empresa ya antes

mencionada, al ser realizado de forma manual esto origina una considerable

pérdida de tiempo, dinero y complejidad en el manejo y control de los productos

que la empresa ofrece, provocando así una serie de problemas los cuales detallo

sin orden específico tales como: falta de registros, exceso de inventarios, demoras

en la entrega de los productos, desorden en cuanto a la mercancía que se tiene en



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el almacén, estar expuesto al robo de la mercancía, dificultad para determinar la

cantidad de productos despachados, no vender un producto por falta de existencias

en el inventario, lo que conlleva a la pérdida del mismo; esto conlleva a la mala

gestión, deficiente atención al cliente, demoras al entregar los productos, desorden

al momento de atender al consumidor, extravió y deterioros de facturas al

elaborarse, situación que queda en evidencia ante los clientes. Ocasionando cada

uno de los inconvenientes y puntos frágiles ya mencionados y detectados en

Comercial El Jordán con respecto al proceso de control de inventario y así

también al servicio prestado hacia sus clientes.

Síntomas

Falta de registros.

Exceso de inventarios.

Demoras en la entrega de los productos.

Desorden en cuanto a la mercancía que se tiene en el almacén.

Dificultad para determinar la cantidad de productos despachados.

Perdidas de productos.

Causa Principal

También es necesario determinar la causa principal que ocasiona que el

proceso de inventario, actual, establecido en dicha empresa, no sea eficaz y

eficiente. Y no es más que la desorganización que existe dentro delestablecimiento, esto es debido a la falta o pocos registros realizados ya sea por el

dueño o los empleados, lo que produce un desconocimiento y descontrol de los

productos, nuevos entrantes, los que se tienen en almacén y anaqueles, y de igual

forma lo que ya hayan sido vendidos.



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Factores Determinantes y Contribuyentes

Cuadro 10Factores Determinantes y Contribuyentes

DETERMINANTE CONTRIBUYENTE

La falta de registros o reportes, al igual quela falta de un responsable, políticas osistemas que ayuden al manejo o controlde inventario de los productos que salen oentran (venta y compra).

Poca organización en el entorno, y a laclasificación y archivo de las facturascorrespondientes a cada venta y asítambién a las facturas correspondientesa las compras realizadas.

Debido al deficiente control que se lleva

dentro de la empresa a la hora dealmacenar los tipos de productos que esta posee para la venta, ocurriendo unaconsiderable desorganización en eldepósito.

Demora en el despacho y entrega por

parte del personal que labora en laempresa, de los diferentes tipos de productos que esta ofrece, produciendouna ineficiente atención al cliente.

Desconocimiento de la cantidad y tipos de productos que hay en existencia en elalmacén a consecuencia de unainsuficiente gestión o control de inventarioaplicado en el depósito.

Perdida de productos, ya sea debido a la baja calidad de la materia prima dada sucaducidad o al no haber un adecuadocontrol los propios empleados puedenincidir en el robo, ocasionando aumento

de costos.

Pronostico

Considerando la situación actual de Comercial El Jordán, relacionado a su

sistema de control de inventario se puede diagnosticar muchos inconvenientes y

contratiempos que afectaran directamente en el rendimiento, eficiencia y

crecimiento de la empresa, produciéndose daños en función del tiempo tan

irreparables como la reducción de la producción, desperdicios de productos,

incumplimiento a los clientes, fractura de la empresa, entre otros. De esta manera

debe ser motivo de estudio, atacar de manera eficaz cada una de las deficiencias

ocasionadas en cortos, medianos y largos plazos, sin escatimar ningún esfuerzo

hasta lograr la realización idónea del sistema a emplear.



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Cuadro 11

Pronóstico por Escenarios

PLAZOS

ESCENARIOS

CORTO MEDIANO LARGO

F A

V O R A B L E

Se continúa con laejecución de lasactividades conciertas deficiencias.

El impacto de lasdebilidades irácreciendo con el pasodel tiempo impidiendollevar de manera

eficiente el control deinventario en laempresa.

Aumentoconsiderable de loserrores en el áreade almacenamientotanto en los

productos entrantesy salientes.

D

E S F A B O R A B L E

Dificultad para eldespacho ydistribución de los

productos.

Aumento deincomodidad del

personal que labora enla empresa a la hora deubicar los productos enel almacén y asítambién quejas por

parte de los clientes.

Provocando perdida de clientelaasí como tambiénquiebra de laempresa.

Propuesta

De acuerdo al estudio planteado se propone un Sistema de Información

para la Automatización del Inventario de los Productos que ofrece Comercial el

Jordán, permitiéndole tanto al dueño como a los empleados llevar un control y una

gestión de inventario de manera más eficiente y eficaz de los diferentes productosque esta ofrece; y dando la facilidad a la hora de saber qué tipo y que cantidad de

insumos se tiene en el depósito, para así lograr un correcto desempeño en el

despacho y entrega de los mismos, proporcionándole a la empresa un buen

ambiente de éxito, organización y de producción.

Se plantea tener una interfaz de fácil interacción con el personal que labora

en la empresa, donde queden eliminados los inconvenientes de interpretación a la



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hora de buscar un producto, dado que este sistema de información tendrá de

manera interactiva un inventario de cada uno de los materiales y artículos que

disponen para una mejor comprensión. Y así lograr tener un nivel de equilibrio

óptimo en cuanto al inventario de la empresa.

Justificación

En términos generales, los Sistemas de Información se mantienen vigentes

en la medida en que logren involucrar a los actores de la sociedad en su

actualización y desarrollo. En la medida en que la gente se apropia de la

información, esta permanece y se desarrolla como parte activa de la cultura. A su

vez, un sistema de información pasa hacer un elemento para la competitividad de

una empresa e incluso para su mera supervivencia. Los sistemas de información

no solamente pueden contribuir decisivamente a la eficacia y eficiencia de las

operaciones diarias sino también a facilitar un entorno de trabajo adecuado.

El desarrollo de este proyecto tiene como finalidad el proporcionar unsistema de información automatizado que se adecue a las necesidades de la

empresa, la cual tiene como objetivo proporcionar, ofrecer y brindar

primordialmente un óptimo nivel de inventario a todo el personal que labora en la

misma, para que se le haga mucho más accesible y rápido llevar a cabo sus

diferentes obligaciones y tareas dentro de la empresa. Y también servirle de

beneficio a la comunidad al momento de adquirir los productos que día a día son

necesarios al consumidor, estos se refieren a productos ferreteros y artículos engeneral. Tal sistema deberá presentar un control de inventario, correspondiente

tanto a los productos que entran y salen de la empresa (compras y ventas), para así

evitar descontrol y desorganización en la misma.

En consecuencia, la implementación de este sistema de información

automatizado en Comercial El Jordán, magnificaría de una manera considerable el

manejo, control y gestión del inventario con el cual cuenta la empresa y permitirle



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a todo el personal del mismo llevar a cabo las diferentes tareas o procesos de

manera más eficiente y eficaz, y ayudar a mantener el negocio en marcha y

funcionando exitosamente. Como también prevenir una mala administración de

fondos, pérdidas financieras, pérdidas de producción, entre otras cosas. Y de esta

manera brindar su posterior servicio a la población de San Fernando de Apure.

Obteniendo beneficios puntuales desde el punto de vista comercial, cultural y de

información.

Metodología seleccionada

Justificación de la metodología

Cuando se está proponiendo un sistema de información como solución a

un problema específico, se debe tener una guía que permita establecer cuáles serán

las estrategias y pasos a seguir durante el desarrollo de la investigación. Para ello

se cuenta con la metodología propuesta por el Centro de Investigación de la

Universidad Bicentenaria de Aragua, que comprende las siguientes fases:

Fases de la metodología

Fase I: Diagnóstico

Para completar esta fase se hace uso de las técnicas de recolección de

información en donde se verifica cada uno de las características del sistema actual

de forma tal que se logre conocer de lleno el funcionamiento del mismo.

Consta de una serie de actividades que deben ser desarrolladas: describir la

situación problemática, determinar las entidades que se encuentran relacionadas

con el proceso, describir de forma detallada cada uno de los subprocesos

originados del principal.



18

Fase II: Determinación de los requerimientos

En esta parte de la investigación, se interpretan los resultados obtenidos

con los métodos de recolección de información, destacando cada una de las

necesidades del proceso actual, que se convertirán posteriormente en los

requerimientos que debe cubrir el sistema que se propone. Esta etapa es de vital

importancia para la investigación ya que va a definir las características que debe

tener el sistema de información de manera que sea eficiente.

Por tal razón, se debe cumplir con una serie de actividades: realizar el

análisis situacional de cada entidad, describir y analizar cada documento

involucrado en el proceso objeto de estudio y definir los requerimientos de

acuerdo a las necesidades planteadas por los usuarios.

Fase III: Diseño

De acuerdo al análisis de los requerimientos del sistema actual, se procedea diseñar cada una de las pantallas que compondrán al sistema propuesto,

estableciendo un prototipo que permita mejorar los errores que se están

presentando. Las actividades realizadas en esta etapa son: describir el alcance de

la propuesta, diseñar diagramas de los procesos, establecer necesidades de

almacenamiento, diseñar la base de datos, diseño de pantallas del prototipo y

establecer plan de pruebas.

Entre los diagramas a utilizar se encuentran los Diagramas de Árbol, De Flujo

de Datos y Flujo de Información que facilitarán la representación de los procesos

con la utilización del sistema propuesto.



19

Fase IV: Análisis económico

Con la finalidad de determinar la factibilidad económica del sistema

propuesto se realiza una revisión de sistemas del mercado actual que guarden

relación con el proceso en estudio, a fin de determinar precios y características.

Luego se hace un análisis de los costos y beneficios que trae consigo la

implementación del mismo para posteriormente determinar el retorno de la

inversión. A partir de estos datos se decidirá si se implementa o no el sistema de

información.

Al igual que en las fase anteriores, es necesario cumplir con una serie de

actividades, entre las que se encuentran: realizar un estudio de mercado

verificando los sistemas similares, determinar los costos, establecer los beneficios,

diseñar gráficas de punto de equilibrio y planificar una propuesta de

comercialización.

Objetivos de la investigación

Objetivo general

Desarrollar un Sistema de Información para la Automatización del Proceso

de Inventario de los Productos que ofrece Comercial el Jordán, ubicado en San

Fernando Estado Apure.

Objetivo específicos

Diagnosticar la situación actual de la elaboración de documentos de los

procesos de inventario del Comercial el Jordán.

Determinar los requerimientos de cada una de las entidades que participan

en el proceso en estudio.



20

Diseñar un prototipo del Sistema de Información de acuerdo con las

necesidades encontradas en el análisis del proceso actual.

Elaborar un análisis económico de la propuesta que permita determinar la

factibilidad del mismo, propuestas de comercialización y conveniencia financiera.

Ámbito de la propuesta

Alcance

Con esta investigación se presenta una propuesta del desarrollo de unsistema de información para la automatización de los procesos de inventario

llevado a cabo en el establecimiento Comercial el Jordán, con el objetivo de

aminorar y erradicar las deficiencias que se presentan actualmente con el

mencionado proceso. De tal manera que se pueda establecer controles eficientes y

eficaces de forma tal que se aumente la confiabilidad y efectividad de la

institución. Un aspecto importante, es la rapidez en la ejecución de las actividades

frecuentes y comunes, transformándolas de pesadas, tediosas y lentas, a diligentes, precisas y correctas en donde la incorporación de la computadora es el punto de

inicio dentro de la empresa.

Cabe destacar que el sistema será desarrollado bajo el lenguaje de

programación PHP manejador de bases de datos MySql, lo cual garantizará fácil

adaptabilidad a cualquier plataforma y a la vez presentará una interfaz amigable al

usuario.

Limitaciones

El sistema de información propuesto se diseña de acuerdo a las

necesidades encontradas durante la recopilación de información de forma

exclusiva y por las exigencias dadas por el propietario de la empresa para su

negocio, cualquier otra empresa desee adquirirlo o considere utilizarlo deberá



21

realizar modificaciones adicionales con la aprobación del programador o

programadora.

Planificación del Proyecto.Recurso técnico.

En esta etapa se definen las herramientas necesarias para la realización del

proyecto y del sistema de información propuesto. Se toma en cuenta también los

insumos que serán utilizados durante la ejecución de las actividades propias de la

investigación.Cuadro 12Software

CODIGO SOFTWARE REQUERIDOS1 Microsoft Windows 7S2 Microsoft Access 2007

S3 PHPS4 Acrobat ReaderS5 MySQL

Cuadro 13Hardware

CODIGO HARDWAREH1 Computador con las siguientes características:

Procesador Intel Core i3 cuatro núcleosDisco Duro de 500 Gb2gb de Memoria RAMCDWriterMonitor 19”

MultimediaH2 Impresora de inyección de tinta.

Cuadro 14Materiales e insumos

CODIGO MATERIALES E INSUMOSA Papelería (hojas, lápices, carpetas, CDs)

B Conexión a Internet



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Cuadro 15Recurso humano

CODIGO RECURSO HUMANORH-1 Tutor

RH-2 Programador

Cuadro 16Cronograma de actividades

Fases Actividades

R e c u r s o s

T é c n i c o s

R e c u r s o s

E c o n ó m i c o s

C r i t e r i o d e

A c e p t a c i ó n

P l a n

A l t e r n a t i v o

SEMANAS

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2

D i a g n o s t i c o

Descripción de la situación problemática H1,H2,S2,S5,A,B,C,R H-1 80.00 CA – 1 PA – 1

Determinar las entidades queintervienen

H1,H2,S2,S5,A,B,C,R H-1

50.00 CA – 2 PA – 2

Describir los procesosH1,H2,S2,S5,A,B,C,R

H-160.00 CA – 3 PA – 3

Realizar los diagramas delsistema actual

H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1

70.00 CA-4 PA-4

D e t e r m i n a c i ó n

d e

R

e q u e r i m i e n t o s Realizar el análisis

situacionalH1,H2,S2,S5,A,C,RH-

155.00 CA – 5 PA – 5

Describir los documentosH1,H2,S2,S5,A,B,C,R

H-145.00 CA – 6 PA – 6

Definir los requerimientosH1,H2,S2,S5,A,C,RH-

175.00 CA – 7 PA – 7

D i s e ñ o

Describir el alcance de la propuesta


85.00 CA – 8 PA – 8

Definir las funciones de laherramienta

H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1,RH-2

90.00 CA – 9 PA – 9

Describir las entidades queintervienen en el nuevo

sistema


65.00 CA – 10 PA – 10

Describir los procesos delsistema propuesto

H1,H2,S2,S5,A,C,RH-1,RH-2

85.00 CA-11 PA-11

Diseñar los diagramas delsistema propuesto

S1,S2,S3,S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2

350.00 CA-12 PA-12

Definir la base de datosS1,S2,S3,S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2

90.00 CA-13 PA-13

Diseñar el mapa denavegación

S1,S2,S3 S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2

70.00 CA-14 PA-14

Elaborar la descripciónmodular

S1,S2,S3,S4,S5,A,C,H1,H2,RH-1, RH-2

60.00 CA-15 PA-15

Diseñar y aplicar pruebasS2,S5,A,B,C,

H1,H2,RH-1, RH-285.00 CA-16 PA-16

E v a l u a c i ó n

E c o n ó m i c a

Realizar un estudio demercado

S2,A,B,C,RH-1,H1 75.00 CA-17 PA-17

Realizar un análisis decostos

S2,A,C,RH-1,H1 65.00 CA-18 PA-18

Emitir una conclusiónfinanciera

S2,A,C,RH-1,H1 75.00 CA-19 PA-19

1630.00



23

Criterios de aceptación

En el siguiente cuadro se presentan los criterios de aceptación utilizados en

el cronograma de actividades, codificados a fin de servir de leyenda para leer y

comprender la planificación diseñada.

Cuadro 17Criterios de aceptación

CÓDIGO CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

CA-1 Definir los síntomas y causas que describen la situación problemática detectadaCA-2 Describir las funciones de las personas involucradas en los procesos bajo estudioCA-3 Describir de forma detallada los procesos bajo estudio

CA-4Elaborar los diagramas de los procesos del sistema actual de acuerdo a lametodología seleccionada

CA-5Determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de cada áreaclave involucrada

CA-6 Describir cada uno de los documentos involucrados

CA-7Definir los requerimientos de acuerdo a los resultados del análisis documental y

situacionalCA-8 Definir y describir la aplicación propuestaCA-9 Describir las funciones de la herramienta propuesta

CA-10Describir las funciones de las personas involucradas en los procesos con el usodel sistema propuesto

CA-11 Describir de forma detallada los procesos con el uso del nuevo sistema

CA-12Elaborar los diagramas de los procesos del sistema propuesto de acuerdo a lametodología seleccionada

CA-13 Diseñar las tablas y las relaciones de la base de datos

CA-14 Diseñar el mapa de navegaciónCA-15 Elaborar la descripción de los módulos del sistemaCA-16 Verificar el correcto funcionamiento del sistemaCA-17 Obtener una síntesis de todos los sistemas similares en el mercado

CA-18 Calcular el costo de desarrollo del sistema

CA-19 Elaborar una conclusión financiera basada en el análisis económico



Plan alternativo

Los planes alternativos definidos en cada actividad del cronograma, se

describen en el siguiente cuadro.

Cuadro 18Planes alternativos

CÓDIGO PLANES ALTERNATIVOSPA-1 Aplicar instrumentos de recolección de datos adicionalesPA-2 Aplicar entrevistas a los encargados de los procesosPA-3 Observar nuevamente los procesos

PA-4 Solicitar asesoría al tutorPA-5 Analizar nuevamente la información recopiladaPA-6 Analizar nuevamente los documentos proporcionados por las empresas visitadasPA-7 Analizar nuevamente la información recopiladaPA-8 Solicitar asesoría al programadorPA-9 Solicitar asesoría al programador

PA-10 Analizar las funciones del sistema con relación a los procesos involucradosPA-11 Solicitar asesoría al tutorPA-12 Solicitar asesoría al tutorPA-13 Solicitar asesoría al programadorPA-14 Solicitar asesoría al programadorPA-15 Solicitar asesoría al programador

PA-16 Realizar correcciones y nuevas pruebas al sistemaPA-17 Realizar búsquedas en Internet y casas de venta de softwarePA-18 Solicitar asesoría al tutorPA-19 Analizar la información obtenida en el estudio económico

Proyecto. Final Junior (Resto Contenido)

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