Proyecto helbis

PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN

EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACIÓN DE

ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO LATINOAMERICANO DE FORMACIÓN EN MECANIZACIÓN AGRÍCOLA “MANUELA SÁENZ”.

Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González

Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro

Barquisimeto, Abril 2012

ÍNDICE GENERAL

ppLISTA DE CUADROS………………………………………………………… ivRESUMEN……………………………………………………………………… v

I PARTEDESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1. Diagnostico Situacional…………………………………………………… 11.1. Descripción del Contexto………………………………………… 1

1.1.1. Razón Social de la Organización…………………………... 11.1.2. Naturaleza de la Organización……………………………… 11.1.3. Localización Geográfica…………………………………….. 21.1.4. Historia de vida de la Organización………………………... 31.1.5. Organizaciones vinculadas al proyecto……………………. 4

1.2. Problemas, necesidades o intereses del Contexto…………… 51.2.1. Descripción del diagnostico situacional……………………. 51.2.2. Jerarquización y selección de las necesidades…………... 81.2.3. Selección de las necesidades………………………………. 91.2.4. Alternativas de soluciones…………………………………... 9

2. Justificación e Impacto Social …………………………………………… 102.1. Razones que llevan a realizar el proyecto………………………. 10

a) Desde el punto de vista teórico y sus aportes al

conocimiento…………………………………………………….11

b) Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción……….. 12c) Desde la razón legal…………………………………………… 13d) Desde el Contexto Participante – Comunidad……………… 14e) Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo

Económico y Social de la Nación, Líneas de investigación

del PNF en Administración y Transversalidad con los ejes

proyecto, socio critico y profesional…………………………..14

2.2. Población Beneficiada……………………………………………... 173. Objetivos……………………………………………………………………. 18

3.1. General……………………………………………………………… 183.2. Específicos………………………………………………………… 18

II PARTEPLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

1. Plan de Acción……………………………………………………………. 20

ii

2. Cronograma de Actividades…………………………………………….. 23

III PARTERESULTADOS Y LOGROS

1. Conclusiones y Recomendaciones……………………………………… 241.1. Conclusiones……………………………………………………….. 241.2. Recomendaciones…………………………………………………. 26

IV PARTEANÁLISIS DE RESULTADOS

REFERENCIAS………………………………………………………………... 29ANEXOS……………………………………………………………………….. 32

A. Guión de la entrevista………………………………………………….. 34B. Hoja para la Revisión del Manual…………………………………….. 37

LISTA DE CUADROS

CUADRO pp.

1 Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos…. 62 Población Beneficiada Directamente……….……………….…… 83 Plan de Acción……………………………………..………………. 204 Cronograma de Actividades………………………………………. 24

iii

EVALUACIÓN DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL PROCESO DE COMPRAS DE LA COORDINACIÓN DE

ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO LATINOAMERICANO DE FORMACIÓN EN MECANIZACIÓN AGRÍCOLA “MANUELA SÁENZ”.

Autores: Oscaida Vargas Moisés Leal Helbis Nunes Daniel Rodríguez Herver castillo Carlos González

Tutor Asesor: William Rodríguez Tutor Externo: Carlos Lázaro Fecha: Abril 2012

RESUMEN

iv

El presente proyecto socio integrador, tiene como finalidad evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”, Barquisimeto, Estado Lara. La investigación se enmarca bajo la modalidad de Investigación-Acción Participativa, donde los participantes se involucran directamente con el objeto de estudio. En este proyecto socio productivo, se aplicaron técnicas de recolección de datos como: Observación Participante y Encuesta. La encuesta se realizó al personal que labora en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”. Se Tomó como población objeto de estudio el personal de la Coordinación de Administración que tiene la responsabilidad de gestionar las compras. La información recolectada se analizó, discutió y sirvió de base para formular los resultados de la evaluación. Entre las conclusiones a las que se llegó, se tiene que, los manuales son una guía para toda organización donde se reflejan las actividades de manera metódica, al realizar este estudio se contribuye a mejorar eficazmente la comunicación y la ejecución de los procesos, para tal efecto, se recomienda la actualización periódica de los manuales, contando con la participación de todos los trabajadores involucrados y tener en cuenta los nuevos conocimientos y herramientas adquiridos.

Descriptores: Compras, Manual, Normas y Procedimientos, Procesos Administración

v

I PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

1. Diagnostico Situacional

1.1.Descripción del Contexto

1.1.1 Razón Social de la Organización

El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz” está adscrito a la Empresa Socialista “Pedro Camejo”.

(Compañía de Mecanizado Agrícola y Transporte Pedro Camejo S.A.)

1.1.2 Naturaleza de la organización

Producto de la necesidad de desarrollar la industria agroalimentaria

venezolana en aras de lograr un apalancamiento de la soberanía alimentaria

del país, el Gobierno Nacional de la República Bolivariana de Venezuela

fundó la Corporación Venezolana de Alimentos, la cual crea las bases para la

gestión y organización del sector agrícola del país, el cual se vincula

directamente con el sector alimentario.

En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria crea nuevas

empresas que se encargan del control del sector alimentario, entre ellas la

Empresa Socialista “Pedro Camejo” que se crea como el brazo ejecutor de

las políticas de mecanización agrícola para los pequeños y medianos

productores excluidos en antiguas políticas gubernamentales.

1

En el año 2010, producto de la reestructuración de la CVA, ésta pasa a

ser la Corporación Venezolana de Alimentos, en donde a través de su

empresa, la Empresa Socialista “Pedro Camejo” crea el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,

con el objeto de capacitar en los aspectos técnico-productivos, sociopolíticos

y milicianos a los trabajadores y trabajadoras de la empresa, a miembros de

los Consejos Comunales de la región y a representantes de los países de la

Alternativa Bolivariana para las Américas (A.L.B.A.).

La organización en estudio se dedicará a capacitar a los trabajadores

y trabajadoras, miembros de Consejos comunales y compañeros y

compañeras de los países que integran la Alternativa Bolivariana para los

Pueblo de Nuestra América (A.L.B.A.), en el área de la mecanización

agrícola.

1.1.3 Localización Geográfica

El Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”, está ubicado en Urachiche, Estado Yaracuy, Municipio

Urachiche, en el Corredor Agroindustrial “Prudencio Vásquez”, donde

también funcionan otras empresas de la Corporación Venezolana de

Alimentos.

1.1.4 Historia de Vida de la Organización

El Gobierno Nacional crea el 13 de noviembre del 2001 a través del

Decreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario se crea la Corporación

Venezolana Agraria, la cual establece empresas dedicadas a las diferentes

áreas del sector agrícola con el objeto de desarrollar la agricultura para una

mayor producción de alimentos.

2

En ese sentido, la Corporación Venezolana Agraria pasa a ser

Corporación Venezolana de Alimentos, ahora también se encarga de la

producción y comercialización de productos alimenticios a través de sus

empresas, sin dejar de lado sus empresas de servicios, como la Empresa

Socialista “Pedro Camejo”, la cual fue fundada el 14 de Junio del 2006 con el

objeto de prestar servicios de mecanización agrícola a los pequeños y

medianos productores de las diferentes regiones agrícolas del país.

En vista de la necesidad de capacitar al personal que labora en dicha

organización, se crea el Centro Latinoamericano de Formación en

Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, el cual se concibe como un espacio

formativo en las áreas técnico-productivas apoyando la capacitación de las

diversas maquinarias e implementos utilizados para mecanizar la agricultura,

y a su vez generar conciencia en cuanto al uso de esa maquinaria y su

cuidado. La puesta en marcha de esta organización aportará a una mayor

relación con los países del ALBA y a su vez permitirá fortalecer la soberanía

agroalimentaria de nuestras naciones.

El centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz” comenzó a funcionar el 28 de noviembre del 2010,

brindando su I Curso de Mecanización Agrícola a 32 personas entre ellos 2

bolivianos y 2 nicaragüenses y el resto entre trabajadores, trabajadoras y

postulados por los Consejos Comunales de la localidad de Urachiche, estado

Yaracuy. Se estima su inauguración para el año 2011.

1.1.5 Organizaciones Vinculadas al Proyecto

En este proyecto socio productivo se vinculan las siguientes

organizaciones:

a. Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”: ubicado en Urachiche, Municipio Urachiche del Estado

Yaracuy, lugar donde se llevó a cabo el proyecto.

3

b. Empresa Socialista “Pedro Camejo”: cuya sede principal se encuentra

ubicada en Cabudare, Municipio Palavecino del estado Lara.

c. Corredor Agroindustrial del Estado Yaracuy “Prudencio Vásquez”, sede

de las distintas empresas de la Corporación Venezolana de Alimentos

como: Leguminosas del ALBA, Empresa Socialista “Bravo Cacique”,

ISOPESCA, Corporación CASA, Empresa Socialista “Pedro Camejo” y el

Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

“Manuela Sáenz”.

d. Consejos comunales y demás organizaciones sociales: diferentes

órganos del Poder Popular de la localidad de Urachiche, estado Yaracuy.

e. Fundos Zamoranos.

1.2.Problemas, Necesidades o Interés del Contexto.

A través de un diagnóstico situacional realizado durante la fase III, se

determinó la necesidad del diseñó del Manual de Normas y Procedimientos

para el Proceso de Compras de la Coordinación de Administración del

Centro Latinoamericano de formación en Mecanización Agrícola “Manual

Sáenz”, para alcanzar los objetivos perseguidos para solucionar el problema

que le dio origen.

Posteriormente, durante la evaluación realizada en la fase IV, los

participantes obtuvieron información fundamental que permite establecer la

necesidad, de realizar ajustes en el diseño, de tal forma de facilitar el

cumplimiento de las actividades programadas y el logro de los objetivos. Esta

información se detalla a continuación:

1.2.1 Descripción del Diagnostico Situacional

El desarrollo de la evaluación se fundamentó en un proceso de

triangulación de información, utilizando diferentes recursos para recopilar las

4

experiencias de los diversos actores involucrados en el proyecto. De gran

importancia es, indicar que se utilizaron técnicas de recolección de evidencia;

según Arias (2004), son “las distintas formas o maneras de obtener

información” (p. 35). En este sentido, para llevar a cabo la fase diagnóstica

se utilizo, la entrevista, la cual consiste en la formulación de un o varias

preguntas que son respondidas de manera oral y estas se pueden realizar

tanto a una sola persona como a un grupo en particular (Ver Anexo A).

Por su parte, Pérez Serrano, (citado por Hernández, 2008), señala que la

entrevista es una técnica mediante el cual el entrevistador sugiere al

entrevistado unos temas sobre los que este es estimulado para que exprese

todos sus sentimientos y pensamientos de forma libre, conversacional poco

formal. Su uso es variado, pero principalmente se usa como complemento en

la búsqueda de datos específicos, es decir obtener información que sería

muy difícil conseguir con otra técnica.

Además de ello, se buscó la información a través del diseño y uso de

una hoja de revisión del Manual (Ver Anexo B), que permitió detectar

requerimientos de ajustes en el mismo. Se debe mencionar, que tanto la

entrevista, como la hoja de revisión fueron dirigidas a cada uno de los

miembros de la población beneficiada directamente y al personal del

Departamento de Organización y Métodos, unidad responsable de la revisión

de Manuales dentro de la organización.

Ahora bien, la información y evidencias recolectadas durante esta fase,

a través de las técnicas de recolección, le proporcionaron los insumos

necesarios a los participantes, para que los mismos, reflexionaran sobre las

necesidades detectadas, así pues, se realizó una matriz de análisis del

Manual de Normas y Procedimientos, dando como resultado los siguientes

aspectos a tomar en cuenta al momento de realizar la evaluación, así como

la formulación de las estrategias y sugerencias a ser consideradas en una

toma de decisiones.

5

6

Cuadro 1

Matriz de Análisis del Manual de Normas y Procedimientos

Análisis Situación Actual Análisis Critico Estrategias o Sugerencias

Evaluación del Manual de normas y procedimientos para el

proceso de compras de la coordinación deAdministración

Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)

La portada no tiene identificada a la empresa

Se desconoce a qué empresa pertenece

Identificar la empresa en la portada del Manual.

Falta información con respecto a la unidad

encargada del diseño y aprobación del manual.

Se desconoce quién (es) elaboraron el manual, a su vez, quien (es) de la Junta

Directiva dieron visto bueno del mismo.

Se recomienda ubicar al pie de página de todo el

manual dicha información, así como las firmas y

sellos en señal de aprobación.

El objetivo del manual está presente en el manual. Sin embargo, falta describir el

alcance y las unidades involucradas están mal

ubicadas dentro del mismo.

Se debe colocar la información de las

unidades involucradas


proceso de compras de la coordinación de

AdministraciónCaso: Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)

Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del

manual.

Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los flujogramas de proceso deben

ir al final de cada proceso respectivamente.

Las bases legales están correctamente ubicadas.

No presenta un glosario de términos

Colocar el glosario de términos.

Las normas generales y específicas no están

delimitadas de manera clara y precisa.

Se observa que las normas no están

identificadas correctamente según la

Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales

y las normas especificas, separadas unas de las otras,

6

Análisis Situación Actual Análisis Critico Estrategias o Sugerencias

1.

estructura del manual. Las normas específicas no están organizadas

según los procedimientos.

con sus respectivos títulos.

Separar en manual anexo los cargos que se presentan, así como las funciones por cargo.

En el manual de procedimientos se

encuentra inmerso el manual de cargos y

funciones, cuando esta información debe estar

por separado en un manual independiente.

Incluir la información correspondiente de cargos y

funciones en el manual existente correspondiente.


proceso de compras de la coordinación deAdministración

Caso: Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”)

Los formatos que se muestran en el manual de normas y procedimientos no poseen

información referente al modo de uso de los mismos.

Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)

De los resultados anteriores se desprende la necesidad de la

evaluación, pues como lo señala Sapag Chain (s/f), la evaluación es un

instrumento que ayuda a establecer objetivamente ciertos aspectos

resultantes del estudio, para medir objetivamente las premisas y supuestos,

estas deben nacer de la realidad misma en la que el proyecto estará inserto y

en el que deberá rendir sus beneficios.

1.2.2. Jerarquización y Selección de Necesidades

Es necesario puntualizar que se han evidenciado algunas necesidades,

entre ellas se tiene:

1. Fallas en diversos aspectos del Manual de Compras.

2. Falta de Control en la aplicación de los manuales de normas y

procedimientos para el correcto cumplimiento de los mismos.

Es importante resaltar, que las necesidades antes mencionadas se han

considerado de acuerdo al orden de importancia y según su prioridad.

1.2.3. Selección del Problema o Necesidades

Es importante destacar, que la selección de las necesidades se ha

realizado atendiendo a la importancia que tiene para el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,

el Manual de normas y Procedimientos, para la correcta realización de las

transacciones correspondientes a las compras, proceso este fundamental

dentro del Centro.

En ese sentido, se selecciona como único problema a tratar en este

proyecto socio integrador, el que corresponde a las Fallas en diversos

aspectos del Manual de Compras, esto debido a la relevancia de establecer

claridad y precisión en toda la información contenida en el Manual, y que es

8

primordial para el desarrollo de las transacciones mencionadas

anteriormente.

Además de lo expuesto anteriormente, se decide abordar el problema,

pues, está directamente relacionado con nuestra área de competencia como

participantes del Programa Nacional de Formación en Administración.

1.2.4. Alternativas de Solución

Para efectos de este proyecto socio integrador, considerando la

necesidad seleccionada, se propone como alternativa de solución la

Evaluación del Manual del Procedimiento de Compras para el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”

(CLFMA). Dicho Manual de Procedimiento se basa en los distintos aspectos

legales y administrativos establecidos en las leyes de la República

Bolivariana de Venezuela y en las normativas establecidas por la empresa.

En cuanto al aspecto legal, para este manual, son especiales las leyes

referentes a los procedimientos administrativos en las empresas públicas o

empresas del Estado, la Ley de contrataciones y la Ley sobre Simplificación

de Trámites Administrativos.

En tal sentido, el desarrollo de la Evaluación del Manual del

procedimiento de compras del Centro Latinoamericano de Formación en

Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”, permitirá realizar ajustes en el

diseño del mismo, permitiendo el adecuado cumplimiento de las actividades

programadas y el logro de los objetivos, trayendo como consecuencia la

efectividad y eficiencia para el procedimiento de referencia, y por ende para

el Centro.

2. Justificación e Impacto Social

2.1. Razones que Conllevan a Realizar el Proyecto

9

En lo que respecta a las razones que conllevan a realizar el Proyecto

Socio Integrador, se debe mencionar, que evaluar el Manual de Normas y

Procedimientos para el proceso de compras permite al Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización agrícola “Manuela Sáenz”,

obtener información relevante para la toma de decisiones, y determinar de la

manera más significativa y objetiva posible, la pertinencia, eficacia, eficiencia

e impacto de las actividades implicadas en el Manual, a la luz de los

objetivos.

De este modo, la evaluación del Manual es fundamental, porque sirve

como un instrumento que provee información para la toma de decisiones,

además que permite emitir un juicio sobre la bondad o conveniencia del

diseño del mismo, ayudando a estudiar objetivamente e identificar los

aspectos que fallan o no en dicho diseño, y si estuvieron a la altura de las

expectativas.

Ahora bien, a continuación se presentan algunas razones que justifican

la realización de este proyecto:

a. Teórico-Conocimiento: la presente investigación se desarrolla en el marco

del Programa Nacional de Formación en Administración, el cual busca formar

el nuevo administrador y la nueva administradora cónsono con el nuevo

Modelo Productivo Socialista establecido en el Plan Nacional de Desarrollo

Económico y Social de la Nación Simón Bolívar 2007-2013. Al respecto, este

Administrador debe conocer a fondo todos los procesos administrativos

llevados a cabo dentro de una organización, y los procedimientos

desarrollados para el buen desempeño de actividades dentro de la empresa.

Cabe mencionar, que uno de los procedimientos más importantes que

se realiza en la organización en estudio es el de compra, según Bassi (2001)

las compras se definen como “actividades que atañen a un negocio en lo que

respecta a costo, calidad y disponibilidad física de materiales, pues deben

asegurar las materias primas para la fabricación de los productos o la

10

prestación de los servicios y su comercialización” (p. 301). Para este

procedimiento se toman en cuenta diversas variables como: abastecimiento,

precios, existencia, alternativas, costos.

Por otro lado, es importante resaltar que evaluar el procedimiento de

compras pasa por un análisis de gestión de compras que Mecinas (1999)

define como “un proceso que contribuye a los objetivos comunes de la

empresa mediante la adquisición de material necesario para obtener el

producto” (p. 65). Por lo antes expuesto, se nota la importancia de la

realización de un manual de procedimientos para la compra que permita

garantizar un proceso limpio y justo, además de legal según las normas y

leyes de Venezuela y que a su vez garantice el cumplimiento de los objetivos

de la organización.

b. Técnico – ámbito de acción: el desarrollo de un nuevo modelo productivo,

capaz de incentivar el desarrollo humano sostenible y no subordinado al

capital como único motor de la humanidad, requiere de profesionales de la

administración capaces de afrontar nuevos retos que se adecuen a las

necesidades del país y de las organizaciones bajo un modelo más humanista

de desarrollo.

En tal sentido, durante la realización de esta investigación, los

participantes desarrollan una herramienta de evaluación que permite verificar

si se están cumpliendo los objetivos en el proceso de compras para mejorar

la transparencia y uso de los recursos en el Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, trayendo como

consecuencia el desarrollo eficaz y eficiente de dicho procedimiento.

Por último, se puede decir, que con este ámbito se busca consolidar la

integración de los diversos procesos y áreas operativas, para que exista el

crecimiento de la organización y del colectivo. En este sentido, los

participantes del proyecto Socio Integrador proporcionaran alternativas de

solución para las necesidades plasmadas de los resultados obtenidos, lo

11

cual, ayudara al progreso de esta organización y mejorar los servicios que le

ofrecen a las comunidades.

c. Legal: el presente proyecto Socio Integrador tiene su fundamento legal en

las siguientes leyes y decretos: como principal base legal, se tiene la

“Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Otra base legal

corresponde a la Ley Orgánica de la Administración Pública, la cual rige los

procedimientos administrativos a seguir, que se deben considerar al

momento de analizar y proponer procedimientos administrativos innovadores.

Vale resaltar, que la Ley Orgánica de la Administración pública

comprende el conjunto de sistemas, órganos, normas y procedimientos que

intervienen en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el

cumplimiento de los fines del Estado, y estará regida por los principios

Constitucionales de legalidad, eficiencia, solvencia, transparencia,

responsabilidad, equilibrio fiscal y coordinación macroeconómica”.

Además de las anteriores, se tiene como base la Ley Orgánica de la

Administración Financiera del Sector Publico, esta establece en su artículo 2,

qué comprende la administración financiera del sector y qué principios los

rige. Así mismo, el Reglamento Nº 4 de la Ley Orgánica de la Administración

Financiera del Sector Publico, establece las disposiciones básicas para el

funcionamiento del sistema de contabilidad pública, el cual será único,

integrado y aplicable a todos los órganos de la República.

Por otro lado, encontramos la Ley Orgánica de las Contrataciones

Públicas y la Ley de Licitaciones. También, se fundamenta en la Ley de

Contrataciones y la Ley de simplificación de Trámites Administrativas, esta

última encargada de establecer lineamientos bajo los cuales los órganos y

entes de la Administración Pública realizarán la simplificación de los

trámites administrativos que se efectúan ante los mismos.

d. Participante-Comunidad: El proyecto favorece a la búsqueda del

perfeccionamiento de las actividades ejecutadas por los integrantes de esta

organización, y a las mejoras sistemáticas de cada uno de los

12

departamentos, para que ello genere un mejoramiento en las compras del

Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela

Sáenz”.

Así mismo, los participantes proporcionaran las herramientas para la

ejecución de dichas propuestas, y cumplirlas a cabalidad, es lo esperado. La

iniciativa de los participantes de abordar esta empresa socialista, permitirá

hacer seguimiento a todos los procedimientos que allí se ejecutan, para

posteriormente realizar propuestas y recomendaciones según las

necesidades observadas.

En virtud de lo expuesto, el proyecto contribuye al mantenimiento,

crecimiento y desarrollo de la empresa, a través del desarrollo del proceso de

evaluación, lo que permitirá la determinación de estrategias que repercutirán

en el logro de los objetivos, y en lo enmarcado en su misión y visión.

e. Vinculación del proyecto con el Plan de desarrollo Económico y social

de la Nación 2007-2013, Líneas de investigación del Programa Nacional

de Formación en Administración, y transversalidad con el eje proyecto,

socio crítico y profesional: Este proyecto Socio Integrador, se encuentra

relacionado con las Líneas Generales del “Plan de Desarrollo Económico y

Social de la Nación 2007-2013” la línea número 3: Modelo Productivo

Socialista, que tiene como finalidad desarrollar el nuevo modelo productivo

endógeno como base económica del Socialismo del Siglo XXI, incrementar la

soberanía alimentaria y consolidar la seguridad alimentaria, lográndose esto

a través del fortalecimiento de los mecanismos de creación y desarrollo de

Empresas Socialista y de redes en la economía social, al igual que

mantener la sostenibilidad de la economía social.

Ahora bien, el Centro Latinoamericano de Formación en mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz” surge como un modelo mediante la participación

comunitaria, contribuyendo a incrementar la calidad de vida de la población

bajo principios de justicia y equidad. Asimismo, se vincula con la Línea de

Investigación N° 2 del Programa Nacional de Formación en Administración

13

(PNFA), la cual establece la “Producción Sostenible en los Modelos

Productivos”, específicamente en el objetivo de “Planificar, controlar y

evaluar los procesos de compras de insumos y bienes de servicios, dirigidos

al desarrollo endógeno y al crecimiento sostenido de las comunidades”.

Además de lo anterior, se encuentra vinculado con la estructura

curricular, ya que cumple en ser un proyecto de carácter socio integrador

teniendo como finalidad la resolución de un problema colectivo, en este caso,

la Evaluación de procedimientos administrativos, permitiendo así, el correcto

funcionamiento del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”.

Es necesario destacar, que el perfil del egresado en administración bajo

la modalidad del PNF claramente explica que, es un ciudadano que detecta y

soluciona problemas propios de su ámbito de actuación mediante la

creatividad, análisis y comprensión organizacional dentro del marco legal

vigente, que le permite integrarse con conciencia al desarrollo

socioeconómico, político, sustentable y sostenible, acompañado por una alta

motivación, además de ser un ciudadano integral activo, critico, innovador,

emprendedor y solidario, que practique y respete los valores humanísticos,

con aptitudes para desempeñarse operativamente en todas las fases del

proceso administrativo.

En tal sentido, se demuestra la Transversalidad de los ejes del PNFA

con el proyecto, puesto que se han tomado de los tres ejes, información

importante para poner en ejecución el mismo. En el eje socio-critico se hace

profundizar lo que en Venezuela se viene desarrollando, un proceso de

transformación en lo político, social, educativo, económico y cultural, donde

obligatoriamente se necesita de cuadros profesionales capaces de diseñar y

de administrar nuevas formas de producción y nuevas formas de propiedad

de medios de producción, al servicio de la satisfacción de las necesidades

fundamentales de la población, y con capacidad para generar y conducir

14

nuevas organizaciones con conciencia ética y ecológica y orientadas hacia el

desarrollo sustentable.

Para ello es necesaria la participación de todos los actores involucrados

en el hecho educativo (Facilitadores, Participantes, Comunidades). Así, los

egresados se forman con una tendencia diferente, donde debe prevalecer

como administradores, valores humanistas que van más allá de un interés

individual y de lucro, a la vez de estar obligados a llevar esta propuesta a

cada comunidad que abra sus puertas, y den la oportunidad de ofrecerles un

nuevo modelo de administrar sus negocios, como es el caso del Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola ”Manuela Sáenz”,

quienes confiaron en esta propuesta de estudio, y brindaron el apoyo

institucional solicitado.

En cuanto al Eje Profesional, se han impartido diferentes unidades

curriculares a lo largo del trayecto IV , lo cual ha desarrollado en cada uno,

como participantes, destrezas y habilidades, conocimientos y eficiencia, en lo

que respecta al área Administrativa, Contable-Financiera, Talento Humano y

Comercialización lo que ha permitido la formación como seres, humanistas,

integradores, socialistas, capaces de resolver o detectar problemas, y estar

abiertos a los cambios internos y externos, de manera que permite una

integración en la metodología de proyectos de participación comunitaria,

actualmente difundida y ejecutada dentro de los nuevos planes de carrera

universitaria en el marco de la Misión Alma Mater.

2.2. Población Beneficiada

Dentro de los beneficiados directos tenemos a los trabajadores del

Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola

Cuadro 2

Población Beneficiada Directamente

15

CARGO CANTIDADAdministrador 1

Talento Humano 1Planificador 1

Coordinador 1

Obreros 11

Conductor 1

Docentes 4

TOTAL 20Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)

En cuanto a la población beneficiada indirectamente, tenemos a los

trabajadores y trabajadoras de la empresa Socialista “Pedro Camejo”

miembros de Consejos Comunales, y compañeros y compañeras de los

países que integran la Alternativa Bolivariana para los pueblos de nuestra

América (A.L.B.A).

3. Objetivos del Proyecto

General

Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos para el Proceso de

Gestión de Compras de la coordinación de Administración del Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”

en Urachiche, estado Yaracuy.

Específicos

16

1. Diagnosticar la situación actual del Manual de Normas y Procedimientos

del Proceso de Compras del Centro Latinoamericano de Formación en

mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”.

2. Analizar las mejoras al Manual de Normas y Procedimientos del Proceso

de compras del Centro Latinoamericano de Formación en mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz”.

3. Sugerir las estrategias para desarrollar y mejorar la aplicación del Manual

de Normas y Procedimientos del Proceso de compras.

17

II PARTE

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

18

19

1. Plan de Acción

Cuadro 3

Plan de Acción

QUE COMO CUANDO DONDE QUIENES CON QUE

Visita programada al Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

Reunión con los miembros del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”

donde se dio información de parte de los integrantes del

proyecto, sobre la evaluación del manual de normas y

procedimientos.

06/09/11

Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización

Agrícola “Manuela Sáenz. Urachiche,

Municipio Urachiche,

Estado Yaracuy.

Oscaida VargasMoisés Leal

Helbis NunesDaniel Rodríguez

Herver CastilloCarlos Gonzales

RECURSOS FÍSICOS:Cámara fotográfica, celulares.

RECURSOS FINANCIEROS:Viáticos

Barquisimeto-Urachiche (Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz) y Urachiche – Barquisimeto

5 x 30 = 150 Bs.

Alimentos y Bebidas5 x 50 = 250

Reunión con el Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.

Discusiones Grupales.Lluvia de ideas.

Análisis del contenido del Proyecto Socio Integrador y del Programa del PNF en

Administración.

13/09/11Aula de Clase del

UPTAEB.




RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del

PNFA.

Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte

del Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.

Se acordó la evaluación del manual de compras, en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.


UPTAEB.




RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del PNFA., cámara fotográfica, y

grabadora.

19

Reunión de equipo donde se establecieron las

estrategias innovadoras a implementar en el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

Se acordaron las siguientes estrategias: Guion de

entrevistas al personal de Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización

“Manuela Sáenz”, destacando la Evaluación del Manual de Compras para la empresa.

17/01/12Casa de Helbis

Nunes




RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del

PNFA.

Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz,

en compañía del Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.

Se obtuvo información de las acciones ejecutadas por el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, la cual fue muy lucrativa para

ambas partes.

07/02/12





Estado Yaracuy.







5 x 35 = 175 Bs.


Visita programada al Centro Latinoamericano de

Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

Se idearon propuestas para que el manual, sea aceptado por todos los miembros del Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

.

22/02/12





Estado Yaracuy.







5 x 35 = 175 Bs.


19

Reunión con el Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.

Se realizo la Revisión de formatos, la Requisición, las

Notas de entrega y el Acta de recibido. Se nos sugirió la

mejora de los formularios y agregarle algunos tips.


UPTAEB.




RECURSOS FISICOS:Manual de compras.,

Programa del PNFA, Hojas Tamaño Carta.

Entrega del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte

del UPTAEB.

Entrega del proyecto para corroborar trabajo realizado en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,


UPTAEB.




RECURSOS FÍSICOS: Lápiz, paginas blancas, programa del PNFA, Borrador del Proyecto

Socio Integrador.

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012)

19

2. Cronograma de Actividades

Cuadro 4

Cronograma de Actividades

No. ACTIVIDAD

SEPTIEMBRE OCTUBRE ENERO FEBRERO MARZO

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 51 Visita programada al Centro Latinoamericano

de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

2 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.

3 Entrega de Informe de Avance del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del Tutor Asesor Prof.

William Rodríguez.4 Reunión de equipo donde se establecieron las

estrategias innovadoras a implementar en el Centro Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

5 Reunión con el nuevo Tutor Externo Carlos Lázaro asignado en el Centro

Latinoamericano de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz, en compañía del Tutor Asesor Prof. William

Rodríguez.6 Visita programada al Centro Latinoamericano

de Formación en Mecanización Agrícola “Manuela Sáenz.

7 Reunión con el Tutor Asesor Prof. William Rodríguez.

8 Entrega del Proyecto Socio Integrador del Trayecto IV para su revisión por parte del

UPTAEB.

Fuente: Vargas, Leal, Nunes, Rodríguez, Castillo y González (2012).

III PARTE

RESULTADOS Y LOGROS

1. Conclusiones y Recomendaciones

1.1.Conclusiones

La consulta de fuentes bibliográficas y documentales, así como el

análisis e interpretación de la evidencia recabada en el estudio, permitieron

llegar a las siguientes conclusiones, de acuerdo con los objetivos del estudio

referidos al plan de acción:

1. Con respecto al primer objetivo, Diagnosticar la situación actual del

Manual de Normas y Procedimientos del proceso de Compras, se

determinó, según la evidencia recabada, que el mismo presenta los

siguiente requerimientos:

a. La portada no tiene identificada el Centro Latinoamericano de

Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”, por lo que se

desconoce a quien pertenece, pudiendo esto generar dudas entre el

personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.

b. Existe una falta información con respecto a la unidad encargada de la

elaboración y aprobación del manual, por lo que hay un

desconocimiento total del área encargada de dar el visto bueno del

mismo, generando esto, al igual que el caso anterior, dudas en el

personal que debe aplicar sus normas y procedimientos.

c. El objetivo del manual está presente en el mismo, sin embargo, falta

describir el alcance y las unidades involucradas están mal ubicadas

dentro del mismo.

d. Los flujogramas de procesos están mal ubicados dentro del manual.

23

e. No presenta un glosario de términos.

f. Las normas generales y específicas no están delimitadas de manera

clara y precisa.

g. Los formatos que se muestran en el manual de normas y

procedimientos no poseen información referente al modo de uso de

los mismos.

De lo expuesto se deduce, que el manual no cumple con todos los

requisitos del Manual de Normas y Procedimientos, puesto que, no

contempla todos los aspectos relacionados con su elaboración, filosofía y

objetivos del centro.

2. En cuanto al siguiente objetivo; Analizar las mejoras del Manual de

Normas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro

Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela

Sáenz”, se pudo establecer que se deben hacer mejoras a la portada

identificando en ella a la empresa, además se debe ofrecer información

sobre la unidad encargada de la elaboración y aprobación del Manual, se

deben reestructurar las normas generales y específicas, asimismo, se

deben reubicar los flujogramas de los procesos, entre otras mejoras; de

tal forma de garantizar la calidad del Manual y así posibilitar la aplicación

de una variedad apropiada de actividades y de habilidades, asegurar que

las tareas sean identificables como una unidad significativa de trabajo y

no como algo fragmentado y sin contenido, además de mantener un clima

de seguridad para todo el personal, al tener una fuente de referencias

única y fiable para sus actuaciones.

3. En lo referente al tercer objetivo; se concluyó, que es fundamental la

puesta en práctica de un conjunto de estrategias dirigidas a mejorar la

aplicación del Manual de Normas y Procedimientos del Proceso de

compras, así pues, se plantean las siguientes:

a. Identificar la empresa en la portada del Manual.

24

b. Se recomienda ubicar al pie de página de todo el manual la

información de la unidad responsable del Manual, así como las firmas

y sellos en señal de aprobación.

c. Se debe colocar la información de las unidades involucradas.

d. Las paginas 3, 4, 5 y 6 del manual donde se detallan los flujogramas

de proceso deben ir al final de cada proceso respectivamente.

e. Colocar el glosario de términos.

f. Identificar y ubicar de manera correcta las normas generales y las

normas especificas, separadas unas de las otras, con sus respectivos

títulos

g. Incluir la información correspondiente de cargos y funciones en el

manual existente correspondiente.

h. Diseñar manual de uso de los formatos utilizados.

1.2.Recomendaciones

En relación con lo planteado anteriormente, se sugiere lo siguiente:

1. Tener un modelo unificado para todo el Centro.

2. Tener un formato que permita su constante revisión y actualización, ya

que debe revisarse periódicamente.

3. Tener en cuenta y ser consecuente con la filosofía y objetivos del

Centro y el Departamento de Compras.

4. Que hayan manuales disponibles en todas las unidades, de manera que

todo el personal tenga acceso a ellos.

5. Que sea aceptado par todo el personal al que va dirigido.

6. Capacitar y divulgar a todo el personal, la importancia del uso del

manual de normas y procedimientos de la empresa.

7. Separar el manual de normas y procedimientos del manual de cargos y

funciones, ya que, de esta manera, se delimitara de forma más

25

detallada las funciones que deben ejecutar cada área específica, y cada

colaborador de las mismas. Esto es importante al momento de inquirir

responsabilidades.

26

IV PARTE

ANÁLISIS DE RESULTADOS

Se determinó la necesidad de evaluar los procesos existentes en el

Manual de Nomas y Procedimientos del proceso de Compras del Centro

Latinoamericano de Formación en mecanización Agrícola “Manuela Sáenz”,

buscando el mejoramiento de los mismos. Los participantes establecieron

como prioridad el cumplimiento del manual tal y como está establecido, por

encima de los procesos realizados empíricamente.

De esta manera se realizaron visitas programadas, y se efectuaron

entrevistas a cada uno de los miembros de la población beneficiada

directamente dentro de la organización, para visualizar las fallas que poseen

en la ejecución de sus procedimientos, además se les hizo entrega de una

hoja para la evaluación del Manual, de tal forma de que se pudiera ampliar la

información recabada; esta también le fue entregada al personal del

Departamento de Organización y Métodos, por ser este el área encargada de

la elaboración y aprobación de los Manuales del Centro.

Al tener toda la información redactada y acorde a lo previamente

trazado, se diseño la matriz de análisis del manual de normas y

procedimientos, destacando la situación actual, el análisis crítico y las

sugerencias con respecto a diversos aspectos en el área de compras, así

como de los formatos que deben utilizarse en dicha área.

Dichos resultados sirvieron de base para el mejoramiento de los

procesos donde fueron detectadas las fallas, a la vez de permitir la

modificación y actualización del manual de normas y procedimientos, de

aquellos procesos que estén obsoletos y no estén acordes con la realidad de

la organización.

27

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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28

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30

ANEXOS

31

ANEXO A

GUIÓN DE LA ENTREVISTA

32

GUIÓN DE LA ENTREVISTA

1. ¿Está Ud. involucrado con algunos de los procedimientos que se

encuentran descritos en el Manual de Normas y Procedimientos?, si la

respuesta es afirmativa, ¿En cuál y de qué forma?

2. ¿Ha tenido oportunidad de leer el Manual completamente o solo una

parte de él?

3. ¿Considera Usted que el proceso donde se encuentra involucrado está

descrito de forma clara y precisa?

4. ¿Considera Usted que en el proceso donde se encuentra involucrado

están descritos todos los pasos y unidades que lo conforman? Por

ejemplo:

• Debe ser un modelo unificado para toda la organización.

• Las normas y procedimientos que se incluyan han de ser los

necesarios y no más.

• Hay que tener en cuenta que al seleccionar los aspectos de trabajo

que se deben normalizar, habitualmente caemos en el error de incluir

en el manual fundamentalmente, normas y procedimientos complejos

y de utilidad muy específica y poco frecuente. Sin embargo, pensamos

que, precisamente aquellos aspectos del trabajo habitual que pueden

parecer simples y muy conocidos por su frecuente utilidad, es donde

más fácilmente se puede caer en defectos por la rutina, lo que puede

ser un factor decisivo de deterioro de la calidad.

• El manual tendrá un formato que permita su constante revisión y

actualización, ya que debe revisarse periódicamente.

33

• Todo su contenido ha de tener en cuenta y ser consecuente con la

filosofía y objetivos de la institución y el Departamento que

corresponda.

• Habrá manuales disponibles en todas las unidades, de manera que

todo el personal tenga acceso a ellos.

• El manual deberá ser aprobado y respaldado por los órganos de

gobierno de la organización.

• Deberá ser conocido y aceptado par todo el personal al que va

dirigido.

5. ¿En relación a la pregunta anterior, considera Usted que el Manual

requiere algún ajuste o a su parecer cumple con los requisitos expuestos?

34

ANEXO B

HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL

35

HOJA PARA LA REVISIÓN DEL MANUAL

36

Proyecto helbis

Documents

Transcript of Proyecto helbis