PROYECTO GESTIÓN M&M. Finalidad y descripción.

Este Proyecto, denominado Gestión MyM, está basado en la idea de informatizar la gestión de una pequeña empresa. Para ello, nada mejor que la elaboración de una aplicación a medida.

Utilizando formularios Windows, y sirviéndome de la potente herramienta Visual Studio 2005, como autora de este Proyecto, me he visto implicada en la labor de respetar la forma de funcionamiento de la empresa en cuestión, adaptándome en lo posible al devenir diario de la misma.

Gestión MyM, trata de recoger en sus módulos todas las operaciones reales de la empresa, desde que se inicia el proceso de comercialización con la entrada de artículos procedentes de la compra a proveedores, hasta la realización de la factura de venta y la anotación de la misma en los libros de registro obligatorios.

El diseño de los formularios se ha adaptado a los utilizados hasta ahora en la empresa; uno de los más importantes es el de “Pedidos”, que está basado en un documento ya existente que debía cumplimentarse manualmente.

Los formularios de mantenimiento, cuya función básica es registrar las altas, bajas y modificaciones, se han elaborado teniendo en cuenta la flexibilidad con la que se trabaja en la empresa; sirva de ejemplo para clarificar esta cuestión, que no se recogen los mismos datos de todos los clientes: unos tienen email y otros no, de algunos conocemos el número de cuenta bancaria y de otros no, unos tienen establecido nombre comercial y otros no.

Por razones de funcionalidad, se han incorporado a la aplicación todos los modelos oficiales de Hacienda, utilizados para realizar las liquidaciones trimestrales, los programas relativos a las declaraciones informativas y los que permiten realizar declaraciones anuales.

Los libros de registro obligatorios, que Comercial MyM debe archivar y conservar, se han diseñado como informes para que puedan ser impresos.

Tras esta breve introducción, se va a describir el funcionamiento global de Gestión MyM a través de los procesos más destacados:

1.- Proceso de venta. El formulario básico para este proceso es “Pedidos”. Los aspectos que abarca son amplios y se describirán posteriormente con detalle; aquí sólo mencionar que se controla la venta a clientes nuevos o ya existentes, el stock mínimo y su reposición, la catalogación de algunas

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existencias como reservadas, la generación del documentos como “pedido”, “albarán”, “factura”, etc.

2.- Devoluciones. La aplicación permite gestionar las devoluciones de artículos realizadas por clientes y la impresión de “vales de compra” o las devoluciones que la empresa realiza a proveedores.

3.- Proceso de compras y gastos. En este proceso se ha pretendido recoger en la aplicación la recepción de mercancía, el mantenimiento de proveedores, el de acreedores y el registro de facturas recibidas.

4.- Adquisición de bienes de inversión. Los bienes de estas características deben ser registrados y para ello se ha diseñado un formulario que recoge aspectos básicos que facilita generar el Registro oficial correspondiente.

5.- Gestión interna. Para la obtención de listados, gráficos o registros, se han diseñado informes, por su gran facilidad de ser impresos. Como herramientas de ayuda están la calculadora y un calendario. Otro elemento fundamental de gestión interna que incorpora la aplicación es el buscador.

6.- Ayuda. La ayuda y el manual de usuario son elementos que no deben faltar, para que el usuario consulte los detalles sobre el funcionamiento de algún elemento.

Para hacer posible el manejo racional de tal cantidad de información, se ha creado una base de datos denominada Comercial MyM, que refleja el funcionamiento de la empresa.

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Descripción detallada del Proyecto software

Herramientas de desarrollo software utilizadas.

1. Visual Studio 2005. Potente herramienta de desarrollo software que utiliza Visual Basic 2005 como lenguaje de programación. La he utilizado por su facilidad de uso y porque proporciona, en esta nueva versión, características nuevas y mejoradas para el desarrollo de aplicaciones basadas en formularios windows, entre otras. Por nombrar algunas, puedo citar las mejoras en los controles ContextMenuStrip, DataGridView, MenuStrip, StatusStrip, ToolStrip, las líneas de ajuste en formularios Windows Forms para organizar controles y sobre todo, el nuevo modelo de enlace a datos. Respecto a éste último, Visual Studio genera el nuevo objeto TableAdapter que facilita las tareas de rellenar conjuntos de datos, ejecutar consultas y procedimientos almacenados. Esta nueva característica de datos locales permite incluir directamente en la aplicación, archivos de Microsoft Access y Microsoft SQL Server.

2. Access 2003. Aplicación del paquete Office de Microsoft para la creación y manejo de bases de datos. La he utilizado para crear la base de datos “Comercial MyM” por su fácil manejo, porque genera sentencias en lenguaje SQL, y porque los archivos de Access se pueden incluir directamente en la aplicación objeto de este Proyecto.

3. Word 2003. Aplicación del paquete Office de Microsoft para el tratamiento de textos y gráficos. La he utilizado para la captura y recorte de imágenes, para el diseño de rótulos con la herramienta WordArt y por su fácil manejo.

4. Corel Capture. Utilidad gráfica incluída en Corel Draw. La he elegido porque permite realizar capturas de imágenes que

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necesitan una determinada resolución de ppp, un tamaño específico o un área determinada de captura (rectangular, elíptica, a mano alzada, objeto actual, etc.).

5. Corel Photo-Paint. Esta aplicación permite el diseño y manipulación de objetos gráficos. La he utilizado simultáneamente con Corel Capture, como aplicación de destino para guardar las capturas y dar formato jpg a las mismas con objeto de utilizarlas en el Proyecto.

6. Xara Webstyle 4. Aplicación para diseño de gráficos en 2D y 3D. Lo he utilizado porque incorpora plantillas de elementos muy variados, que una vez personalizados, quedan con aspecto muy profesional. Con Xara he diseñado los botones del formulario principal y he usado algunos Backgrounds como fondos de formularios.

7. Adobe Reader. Aplicación para el manejo de archivos en formato PDF. La he utilizado porque los modelos oficiales de Hacienda, ahora permiten su cumplimentación en el formato mencionado.

8. Microsoft Help Workshop. Utilizado para generar y compilar los archivos de ayuda que incorpora Gestión M y M.

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Descripción de la estructura de datos utilizada.

Base de datos Comercial M y M.La estructura de esta base de datos es el resultado de la

investigación realizada en la propia empresa con objeto de reflejar en lo posible su funcionamiento real y al mismo tiempo, adecuarla a la aplicación que es objeto de este Proyecto.

La información está organizada en torno a las siguientes entidades: clientes, proveedores, acreedores, pedidos, artículos, bienes de inversión, facturas recibidas y registro de ventas.

Sirvan como aclaración y clarificación acerca de la base de datos los detalles que a continuación se citan:

1. Hay que tener en cuenta que los clientes pueden tener un nombre comercial, ninguno o varios (si el titular del negocio cuenta con varios establecimientos); lo mismo ocurre con las cuentas bancarias y con las direcciones de correo electrónico; es por ello, que estos datos se han recogido en tablas aparte. Éste también es el caso de los proveedores.

2. Tanto las facturas recibidas como las emitidas se anotarán en registros oficiales. Cada pedido que un cliente realice, generará un albarán y una factura y ésta última se anotará en el Registro de Ventas e Ingresos con un número de orden. Cada factura recibida, ya sea de proveedores o de acreedores, se anotará en el Registro de Compras y Gastos.

3. Los clientes pueden realizar uno o varios pedidos y en cada pedido pueden adquirir uno o varios artículos que se reflejan en las líneas del pedido correspondiente.

4. Cada uno de los bienes de inversión adquiridos se anota en el Registro de Bienes de Inversión y Amortizaciones.

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