Proyecto PyxisM

Renovación tecnológica del software Académico-Administrativo

16 Junio de 2015

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

2. Antecedentes

• Desde hace más de dos décadas la Universidad ha realizado sus procesos académico-administrativos bajo una plataforma de información desarrollada a la medida conocidacomo Simbiosis.

• Simbiosis presenta limitaciones tanto en la funcionalidad como en su actualizacióntecnológica.

• Dadas estas limitaciones, resulta difícil, y en ocasiones casi imposible, atender lasnuevas demandas de las áreas académicas para implementar nuevas funcionalidadesque apoyen iniciativas de gestión y desarrollo como son los procesos de acreditación,internacionalización, autogestión y desarrollo institucional

• Basado en lo anterior la Universidad decidió emprender este nuevo reto, buscandoen el mercado una solución de talla mundial, reconocida por incluir las mejoresprácticas asociadas a la gestión de instituciones educativas y representada por unaempresa implementadora con trayectoria y credibilidad.

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

1. Reconocimiento de los Egresados2. Calidad de la Investigación 3. Contribución a la Sociedad 4. Equidad e Inclusión5. Reducción de Deserción6. Profesores y Colaboradores7. Diversidad Académica 8. Calidad del Aprendizaje9. Internacionalización10. Visibilidad11. Calidad de los Procesos12. Disponibilidad de Recursos

13. Sostenibilidad Económica

5. REDUCCIÓN DE DESERCIÓN

Aumentar el porcentaje de graduación de losestudiantes, manteniendo el nivel deexcelencia en la formación

11. CALIDAD DE LOS PROCESOS

Mejorar continuamente la calidad de losprocesos institucionales, y lograr sureconocimiento mediante acreditaciones ycertificaciones nacionales e internacionales

12. DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

Asegurar la disponibilidad oportuna de losrecursos físicos y tecnológicos necesariospara el desarrollo de la Universidad

3. Alineación con Objetivos Institucionales

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

4. Objetivos del Proyecto

1. Renovar el sistema de gestión académica de la Universidad,para ofrecer a la comunidad Icesi un sistema integrado degestión de los procesos académicos de pregrado y posgrado,flexible y disponible a través de diferentes dispositivos.

2. Revisar y ajustar los procesos académico - administrativos deIcesi, incorporando y adaptando las mejores prácticasempleadas por universidades e instituciones de educaciónsuperior en Colombia y el mundo.

3. Incorporar al nuevo sistema integrado la gestión de mercadeo yatracción de nuevos estudiantes.

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

5. Proceso de selección

• El proceso de selección de la herramienta y de la empresa implementadora incluyó:

• Identificación y revisión en el mercado de soluciones similares y de las empresasimplementadoras que tuvieran clientes del sector educativo, y experiencia similar.

• Invitación de 2 empresas de reconocimiento mundial, Oracle (Peoplesoft) yEllucian (Banner), las cuales pasaron por un proceso exhaustivo de evaluación queincluyó visitas a clientes, revisión técnica y funcional de los módulos, y vinculaciónde Líderes de proceso y directores de área.

• Todo lo anterior con el fin de asegurar que la decisión respondiera a las necesidadesreales de Icesi, y contemplara a todos los actores que hoy aseguran la gestión de laUniversidad.

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

6. Empresas aliadas

Empresa seleccionada

para liderar el proceso

de implementación de

Banner, la solución

elegida.

Firma de consultoría

escogida para

acompañar el proyecto

Pyxis desde el frente de

Gestión de Cambio.

6. Ellucian - Nuestra Misión

6. Ellucian en el mundo

ComunidadAcadémica más grande y

consolidada del sector

40+ años sirviendo a

educación superior

+2.400 IES Clientes

Ellucian actualmentecuenta con clientes en más de 40 países

El proveedor más grande de ERP para educación superior en el mundo

Una de las top 30compañías más grandes de USA y

1 HE

6. Ellucian - Líderes globales en educación

superior

6. Ellucian – Líderes globales en educación superior

6. Ellucian – Usuarios en Colombia

6. Ellucian – Mejor experiencia, mayor cobertura

6. Empresas aliadas - Azurian

6. Empresas aliadas - Azurian

+15 años de experiencia

+270 proyectos

+150 clientes

Bogotá Medellín

Quito

Lima

Miami

El 60% de nuestros clientes vende más de

USD 100 MM

El 25% de nuestros clientes tiene operaciones

regionales en Latam

El 50% de nuestros clientes nos han

contratado más de un

proyecto

6. Empresas aliadas - Azurian

6. Empresas aliadas - Azurian

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

7. Componentes de la solución

Solución de Gestión InstitucionalSolución de Gestión Institucional

7. Gestión del Ciclo de vida del estudiante

Mercadeo, Captación y Admisión

Encuentre, atraiga y admita a los alumnos con el perfil

más adecuado y de forma eficiente.

7. Gestión del Ciclo de vida del estudiante

Registro, Historia académica, Matrícula y CxC

Gestión de la matrícula, trazabilidad, auditoria, simulaciones,

servicios web a los estudiantes, facilitador de retención estudiantil.

7. Gestión del Ciclo de vida del programa

Catálogo de cursos, Planta docente, Espacios físicos,

Programación académica

Apoyo y asesoría para los docentes, medio a través del cual se

gestionan asuntos para retención estudiantil, eficiencia en la

programación.

7. Gestión transversal a todos sus procesos

Construya los flujos de trabajo que requiera, una los documentos

digitalizados a sus procesos, cuente con reportes, indicadores, tableros

con foco usuario final, comunique, consulte y gestione en todos los

niveles.

Workflow, Gestión documental, Inteligencia de negocios

7. Desde un mismo lugar

Portal Luminis, Mobile

La información, las herramientas y los servicios adecuados al alcance de

los estudiantes, docentes, personal administrativo y comunidad, en

cualquier momento y desde cualquier sitio, incluso desde dispositivos

móviles. Autogestión y autonomía.

7. Tecnología y Principios de Diseño

BannerXE

Una estrategia innovadora basada en principios comunes, estándares y

servicios que permiten alcanzar economías de escala mediante portafolio

de soluciones a disposición de la Institución.

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

8. Metodología de Implementación de Ellucian(EIM) y Gestión del Cambio

8. EIM – Gerencia de Proyectos

Las fases de la Gerencia de

Proyecto de la metodología

de Implementación de

Ellucian están alineadas

con el Project Management

Institute’s (PMI)

Entregables claves por

fases permiten controlar las

diferentes dimensiones de

un proyecto

8. EIM – Entrega de la solución y Principales artefactos

Definir Diseñar Configurar ProbarDesple-

gar

Capacitación

• Diagramas de Proceso V1

• Libros de Decisión V1

• Diagramas de Proceso Vf

• Libros de Decisión V2

• Configuración del Proceso

• Guías Paso a Paso• Definición de los Casos

Prueba

• Ejecución de los casos de prueba.

• Validación de las Guías Paso a Paso

• Matriz de Seguridad

• Salida en vivo de la solución.

• Ayuda s de Trabajo suplementarías

• Transferencia de conocimiento continua• Plan de capacitación a usuarios finales

• Capacitación a los usuarios finales

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

9. Cronograma General

Fase de Definición

Fase de Diseño

Fase de Configura-

ción

Fase de Pruebas

Fase de Desplie-gue

30/Jun/2015 23/Oct/2015 23/Dic/2015 11/Mar/2016 08/Abr/2016 02/May/2016

Capacitaciones

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen.

10. Equipo del proyecto

Comité Directivo

• Francisco Piedrahita – Rector• José Hernando Bahamón L. – Dir. Académico• Patricia Ruiz Brand– Dir. Mercadeo• Carlos G. Chaparro – Dir. Administrativo y Financiero• Sandra Paulina López O.– Dir. SYRI• Adriana Penilla Quintero – Jefe Gestión Humana• Gerentes del ProyectoEllucian:• Claudio González – Dir Regional de Entrega• Misael Gómez – Gte. Territorio Colombia y Ecuador • Javier Montellano – Vicepresidente de Servicios

EquipoAcadémico

EquipoFinanciero

EquipoMercadeo

EquipoProcesos

EquipoTécnicoDES/INF

EquipoEstrategia

de reportes

Francisco Piedrahita

Rector

José H. BahamónLozano

Dir. Académico

Liliana FrancoGerente Proyecto

Manuel RomeroGerente

Proyecto Ellucian

Stefanía Restrepo

SecretariaEquipo de

ImplementaciónComité Gestión de Cambio

• Adriana Penilla Q – Líder GC• Equipo Azurian

Inscripción de

Asignatura

Evaluación docente

Administración académica y de

soporte estudiantil

Administración de Registro General de

Estudiantes y Procesos

Matriz de Conflicto

CAPP / Proyecciones

Programación Académica (Horario de

Clase)

Administración de Catalogo de

Cursos

Administración de Ubicación – espacios

físicos

Asignación Docente y Seguimiento y

Administración de Carga

10. Equipo del proyecto

EQUIPO ACADÉMICO

• Jimmy Fernando Paz - Líder• Mónica Vásquez Villada• Carlos Quique

• Carlos Contreras - Ellucian

EQUIPO ACADÉMICO

• Luz Angie Trujillo - Líder• Johnny Vargas Vargas• Carlos Quique• Beatriz Melo Herrera• José Mauricio Gadban

• Carlos Contreras - Ellucian

10. Equipo Implementación

EQUIPO FINANCIERO

• David Posada Velasco - Líder• Carlos Eduardo Ruiz • Beatriz Henao Vásquez• Jimmy Fernando Paz

• Mauricio Pineda - Ellucian

Evaluación DocenteCuentas por Cobrar del Estudiante

Solicitudes de Servicio

EQUIPO MERCADEO

• Lina María Escobar • Heidi Navarro Ríos• Jimmy Fernando Paz

• Carlos Contreras – Ellucian. • Walter Villegas – Ellucian.

Encuesta General

Administración de Eventos

Persona General y

Administración Registros

Administración de

Reclutamiento y Admisión

10. Equipo Implementación

EQUIPO PROCESOS

• Jorge Luis Rojas • Leonardo Jaramillo M.• Jorge A. Escobar O.

• Patricio Rojas – Ellucian• Hellen Cabello – Ellucian

BDMS

Banner Workflow

EQUIPO INTEGRACIONES DESARROLLOS

• Guillermo Gomez (E-learning)• Juan Manuel Lozano • Alvaro José Acosta M• Belman Marín Franco• Fabián Ceballos Rodríguez• Jhon Sebastián Marín • Paola Campo Muñoz• Flor Magnolia Gomez S.(20%)

• Eduardo Nuñez – Ellucian• Carlos Mendoza – Ellucian• Otros - Ellucian

BDMS

Argos

Recruiter

Migración de Datos

Banner Workflow

Banner Student

Seguridad

Luminis

Ellucian Mobile

10. Equipo Implementación

EQUIPO INFRAESTRUCTURA

• Gustavo Escobar Mayor• Andrés Mauricio Posada

• José Ayala – Ellucian• Leticia Lopez – Ellucian• Otros - Ellucian

EQUIPO ESTRATEGIA REPORTES

• Lizette Gonzalez Robles• Jimmy Fernando Paz• Luz Angie Trujillo • David Posada V.• Carlos Eduardo Ruiz • Beatriz Henao• Equipo Desarrollo

• Rafael Barron - Capacitador

10. Equipo Cambio

Líder GC

Adriana Penilla Quintero

Analista GDC

Flor Magnolia Gómez

Comunicador

Carlos Gutierrez Riveros

Equipo Icesi

Consultor Asociado

Luis Escalante

Consultor GDC 1

Liliana Morales

Consultor GDC 2

Natalia Correa

Equipo Azurian

Comité Gestión de Cambio

-Equipo GC Icesi-Equipo GC Azurian-Gerencia de Proyecto Icesi

Agenda

1. Bienvenida

2. Antecedentes

3. Alineación con Objetivos Institucionales

4. Objetivos del Proyecto

5. Proceso de selección

6. Empresas Aliadas

7. Componentes y arquitectura de la solución

8. Metodología de Implementación

9. Cronograma General de Proyecto

10. Equipo del Proyecto

11. Presentación de Pyxis - Imagen

10. Presentación Imagen Pyxis

El nombre , logo y eslogan de Pyxis surgieron de unejercicio colectivo que buscó resaltar los beneficiospara la Universidad y objetivos del proyecto.

Significa brújula en latín y representa dos ideas: launión de esfuerzos al navegar hacia una mismadirección y a la nueva plataforma que, como la brújula,será la herramienta que ayude a Icesi a llegar a OtroNivel

¡Gracias!M

Proyecto Pyxis

16 Junio de 2015

Inquietudes y comentarios a:

Info-pyxis@listas.icesi.edu.co