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  • 1. SISTEMA WEB DE CONTROL Y ENTREGA DE INFORMACINDEL S.G.C. A LAS GG.UU.CC. DEL EJRCITO En el presente Captulo se identifica los problemas, objetivos, justificaciones. Las mismas se constituyen en informacin fundamental para el desarrollo del presente proyecto.1. INTRODUCCION La informacin en una Institucin conforma la base fundamental para salvaguardar evidencia de sus actividades, de esta manera facilita la toma dedecisionesy administrar el conocimiento plasmado en mltiples presentaciones documentales, sin importar su tipo de soporte, con el entendido de que los documentos son material importante de conservar y organizar para cualquier Institucin pblica o privada. La documentacin es el soporte del sistema de gestin de la calidad, pues en ella se plasman no slo las formas de operar de la organizacin sino toda la informacin que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones. [BARRY, 1996]. En este particular, la documentacin debe ser administrada y custodiada por una dependencia cuya principal funcin sea brindar un adecuado control y seguimiento de la informacin y el conocimiento plasmado en los diferentes documentos que produce e integra la Institucin. El Ejercito, desde sus orgenes hasta el presente, partiendo del conocimiento de la realidad nacional, ha buscado en forma continua, adecuar y mejorar su organizacin con el propsito de servir en las mejores condiciones posibles a los intereses de la defensa, la seguridad y estabilidad de la Repblica, contribuyendo permanentemente en el desarrollo y bienestar de la nacin. La utilizacin de la misma y sistemas de informacin se ha convertido en una necesidad para diferentes instituciones, debido a que gracias a la incorporacin de stos se facilita el manejo de la informacin permitiendo con esto la agilizacin de procesos, almacenamiento, seguridad de datos, y ante todo la eficacia en la transmisin de la informacin, de tal manera que se pueda mejorar el desarrollo de las actividades y procesos en una Organizacin [LEDO, 2006]. La importancia de tener una buena administracin de documentacin en las instituciones, se ha incrementado en los ltimos aos, esto debido a los resultados al momento de implantarlos. [CROSBY, 1987]. La informacin manejada por el Comando de comunicaciones del Ejercito, hace imperiosa la necesidad de implementar el Sistema de Control de Registro del 1 - 42

2. Centro General de Comunicaciones, permitiendo de esta manera la rapidez, seguridad y exactitud de la informacin. En base a lo expuesto del presente proyecto, se pretende establecer el diseo de un Sistema Web de Control y entrega de informacin del Sistema General de Comunicaciones para el COMANDO DE COMUNICACIONES, el mismo establecer la administracin de documentos de forma que se use el menor tiempo posible para la emisin de reportes al escalafn superior (grado jerrquico militar), y pueda ser implementada en la institucin llegando a tener resultados de desempeo del proceso de las personas.2. ANTECEDENTES 2.1 Antecedentes Institucionales La Historia del Arma de Comunicaciones en nuestro Ejrcito se remonta a las primeras organizaciones de Ingeniera que datan del ao 1843, cuando el entonces Presidente de Bolivia el Gral. Jos Ballivin fund la Escuela de Ingeniera a objeto de capacitar a Oficiales como tcnicos en esa especialidad, donde Comunicaciones era solo un apndice de sta Arma. Posteriormente en 1937 se organiza la Escuela Militar de Transmisiones y Enlaces que constituye el punto de partida para la creacin como arma. El ao 1.973 se cre el Comando de Transmisiones y Enlaces como parte del Estado Mayor Especial del Comando General del Ejrcito; y el ao 1.982por OrdendeEjrcitocambi el denominativo a COMUNICACIONES del Ejrcito, como actualmente se conoce. Para ello el Comandode Comunicaciones se trazla siguiente misin:MODERNIZARELSISTEMAY LOS MEDIOSDE COMUNICACIONES DEL EJRCITO CON PERSONAL DE CUADROS CAPACITADOS PROFESIONALMENTE Y CON EQUIPAMIENTO ACORDE A LOS AVANCES TECNOLGICOS. El ao 1996 se implementan los sistemas para la transmisin de datos MODEM, constituyndose en un hito para la modernizacin del arma de comando. Misin El comando de comunicaciones del ejrcito, con todos sus medios humanos, materiales y tcnicos disponibles, proporcionara apoyo de comunicaciones, durante la presente gestin, en todo el territorio nacional, para satisfacer las necesidades de comando, control y comunicaciones del Ejrcito a fin de contribuir al cumplimiento de la misin constitucional del escaln superior. Visin2 - 42 3. Constituirse en una organizacin de comando, altamente eficiente y eficaz en la satisfaccin de las necesidades de comunicaciones de los diferentes niveles de comando del ejrcito.2.2. Antecedentes de Trabajos a Fines Como fruto de la investigacin bibliogrfica, se ha hallado una serie de Trabajos de grado, relacionados con el tema a encarar, los cuales se describen brevemente a continuacin: SISTEMA DE CONTROL DE FLUJO DE CORRESPONDENCIA PARA LA SECCIN CARGA Y ENCOMIENDAS DEL TRANSPORTE AREO MILITAR, elaborado por el Sr. Javier Pea Wilde de la Escuela Militar de Ingeniera gestin 2000, el objeto de estudio es la seccin de carga y encomiendas del Transporte Areo Militar. [PEA, 2000] La diferencia con el presente proyecto es que el objeto de estudio son los documentos que recepciona y/o emite COFADENA. SISTEMADEREGISTRO YCONTROLDETRAMITES ADMINISTRATIVOS (CIM), elaborado por el Sr. Juanes Garca Carlos de la Universidad Mayor de San Andrs gestin 2001 propuso desarrollar un sistema abocado a los trmites que se efectan en una empresa privada. [GARCIA, 2001]. La diferencia con el presente proyecto es que el entorno de desempeo ser el control y seguimiento de documentacin dentro la institucin. SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE CORRESPONDENCIA, CON ARQUITECTURA CLIENTE/SERVIDOR, PARA LA ESCUELA MILITAR DE INGENIERA, elaborado por el estudiante Carlos Andrs Velsquez Trrez de la Escuela Militar de Ingeniera de la ciudad de La Paz en la gestin 2003, con la finalidad de incrementar el flujo de correspondencia, interna y externa, ayudando a mejorar los servicios de atencin al cliente. [VELASQUEZ, 2003]. La diferencia con el presente proyecto es que el desarrollo del sistema ser bajo un entorno web. SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO, PARA LA ESCUELA MILITAR DE INGENIERA, elaborado por el estudiante Javier Tern Choque de la Escuela Militar de Ingeniera de la ciudad de La Paz en la gestin 2009, con la finalidad de incrementar el control de correspondencia, interna y externa, ayudando a mejorar los servicios de atencin al cliente. [TERAN, 2009].3 - 42 4. La diferencia con el presente proyecto se realizar de acuerdo a lasexigencias de la institucin para su desarrollo, optimizando el uso de susrecursos para COFADENA.2.3 Descripcin del Caso de EstudioSe pretende establecer el diseo de un Sistema Web de Control y entregade informacin del Sistema General de Comunicaciones para elCOMANDO DE COMUNICACIONES el mismo optimizara laadministracin de documentos de forma que se use el menor tiempoposible para la emisin de reportes al escalafn superior (grado jerrquicomilitar), y pueda ser implementada en la institucin llegando a tenerresultados de desempeo, eficacia del proceso y la satisfaccin de laspersonas.Para una mejor comprensin del seguimiento de trmite a continuacin sedescribe los siguientes tipos de documentacin:Interna.- Corresponde toda aquella documentacin del Comando decomunicaciones que son recepcionadas o transmitidas.Los tipos de documentacin interna son los siguientes: Notas de Servicio Oficio Solicitud Telefonemas. Radiogramas. Ordenes de Servicio. Informativas. VariosSu llenado, registro de salida y entrada se lo realiza manuscritamente.Externas.- Corresponde toda aquella documentacin ajena a la institucino proveniente de direcciones del interior del pas, adems de todos losradiogramas enviadas a las diferentes unidades militares.Los tipos de documentacin externa son los siguientes: Solicitud Invitaciones. Oficios. Telefonemas. Radiogramas. Entrega directa Varios 4 - 42 5. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El Comando de Comunicaciones del Ejercito, no cuenta con un Sistema Informtico Web de Control y entrega de informacin del SGC., para almacenar los radiogramas transmitida y recibida.4. OBJETIVOS Esta seccin abarca la descripcin de los objetivos. 4.1 Objetivo General. Implementar el Sistema Web de Control y entrega de informacin de manera segura, precisa y eficiente de toda informacin registrada y mejorar la administracin y uso de toda la documentacin recibida y expedida del Centro General de Comunicaciones. 4.2 Objetivos Especficos. Se desarrollara el Sistema para un mejor manejo de la informacin por parte del personal que trabaja en el Comando de Comunicaciones del Ejrcito. Asimismo se lograra la capacitacin del personal que trabaja dentro del Centro General de Comunicaciones del Ejrcito. Este sistema se mejorara el flujo de informacin y registro de toda documentacin que sea transmitida y recibida. Implementar la estructura del software, cdigo maquina, para que el sistema sea utilizado por el usuario final.5. JUSTIFICACIN. En el Comando General de Comunicaciones del Ejrcito no cuenta con un sistema Web de archivo de radiogramas por el cual es necesario implementar este sistema de registro, asimismo facilitara el control de radiogramas transmitidos y recibidos. La implementacin de la base de datos permitir que dicha informacin sea almacenada y de fcil acceso en el sistema general de comunicaciones. 5.1 Justificacin Tcnica Una vez logrado el objetivo del proyecto, el beneficio brindara la herramienta de centralizar la informacin. 5 - 42 6. 5.2 Justificacin Econmica Los costos que se reducir con la existencia de la herramienta para la centralizacin de la informacin, ser favorable tanto para el administrador del sistema como para el comando de comunicaciones 5.3 Justificacin Social La herramienta permitir que todo el personal de Radio operadores la facilidad de centralizar toda la