DISEÑO DE UN DISEÑO DE UN SIMULADORSIMULADOR

PARA SISTEMATIZAR PARA SISTEMATIZAR LA LA

CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA Y RECIBIDAENVIADA Y RECIBIDA..

TECNICO PROFESIONAL EN ARCHIVISTICA

EGMIS BELEÑO JOSE LUIS ROJAS ROSALBA ARIAS VIVIANA CARRACEDO

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMA DE INFORMACION

JOSE MARTINEZ JUAN DAVID

GUTIERREZ

Es un sistema que nos permite registrar de forma sistematizada la entrada y salida de la correspondencia.

Gracias a él podemos realizar de forma rápida, eficiente el trabajo de una empresa o una institución.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Módulo de Producción y Trámite de documento exige desarrollar las competencias: producir texto aplicando normas, técnicas, la legislación vigente, recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la organización y, además, despachar documentos empresariales.

Para desarrollar el saber de recibo de documento, hay que hacer el registro manual en una planilla y elaborarla en Excel.

Igualmente, al registrar un documento recibido se anotan los datos contenidos en el sello.

radicador

En la planilla de correspondencia recibida, también, se anota si fue respondida, hora, fecha y dependencia productora del documento.

Esto, de alguna manera, controla el manejo de la correspondencia. Sin embargo, el grupo Comercio y Servicio tiene la necesidad de un simulador de correspondencia por que permite pasar, del proceso manual al sistematizado y agilizar el trabajo de manera rápida y eficiente.

Además, no se utiliza la tecnología que tenemos en los ambientes de aprendizaje para realizar este proceso con eficiencia. Por otra parte, no se está desarrollando, a cabalidad el empleo de la tecnología para solucionar problemas en los ambientes.

Este conocimiento, lo podemos aplicar en las empresas para solucionar problemas empresariales, en materia de administración documental y, también, dejar un producto tecnológico a los futuros aprendices de los programas de formación que manejan estos saberes.

Finalmente, con la realización de este proyecto, lograremos eficiencia en el proceso y control de la correspondencia.

OBJETIVOS

GENERAL:

Diseñar un simulador para registrar y controlar la correspondencia

ESPECIFICOS

Seleccionar el lenguaje de programación para su desarrollo.

Permitir el registro de dato de acuerdo con los documentos según el diseño creado.

Rápido acceso al documento fuente sin que el usuario necesite recordar la ubicación del mismo.

Realizar un seguimiento del estado del documento desde su creación como un borrador hasta su archivo definitivo.

JUSTIFICACION

El diseño de un simulador para sistematizar la correspondencia (enviada y recibida) en la Unidad de Aprendizaje Producción y Trasmite de Documento, se ha convertido en una necesidad en el ambiente de aprendizaje, al cual queremos darle una solución, porque si estamos aplicando la estrategia “el aula sin papel” será contradictorio utilizar planilla en papel y diligenciar este proceso manual.

Otra de las razones que planeamos para

desarrollar este proyecto formativo es explorar y profundizar en el tema de programación para solucionar problemas desde el ambiente de aprendizaje en procesos reales.

Además esto saberes pueden trascender para

ponerlo en práctica en labores productiva por su aplicabilidad y uso; de tal forma que este simulador ofrece beneficios tanto en lo académico como en lo laboral.

Por otra parte tendrá un impacto positivo en la comunidad estudiantil, porque será el primer programa aplicativo diseñado por aprendices del grupo comercio y servicio; aprovechando que los ambiente de aprendizaje están dotado de tecnología y docente, altamente calificados que son los medio que necesitamos para desarrollar este proyecto que traerá muchos beneficios

CAUSAS

Posibilidad de cometer errores al registro manualmente la correspondencia recibida.

EFECTOS

No se permite la búsqueda rápida de la correspondencia archivada.

No se precisa con agilidad donde se archiva el documento.

No se permite identificar si la correspondencia recibida requiere respuesta

CAUSAS

Mayor tiempo en el control.

Fólder con documento físico para mantener el control de la correspondencia enviada dificulta su búsqueda.

EFECTO

No se determina si la correspondencia recibida se responde.

Hay que tener al día el archivo de la correspondencia enviada para tener el control de consecutivo de correspondencia enviada.

Hay que tener mucho cuidado al registrar en la planilla de correspondencia recibida el numero de radicación para no alterar su consecutivo.

Se ocupa mayor espacio por la necesidad de tener una carpeta o fólder consecutivo con la correspondencia enviada.

TRABAJO

EN EQUIPO

V A L O R ES

RESPONSABILIDAD

INICIATIVA

INVESTIGACIÓN

PRODUCCIÓN Y TRAMITE DE

DOCUMENTO

ARCHIVO

ANALISIS DE LA INFORMACIÓN

ETICA Y TRANFORMACIÓN DEL ENTORNO

SERVICIO AL CLIENTE

Es un simulador muy sencillo de usar. En la parte izquierda está el menú que indica el procedimiento a seguir: Clip Control 12: Muestra presentación

Clip consulta Control: Hace la búsqueda de los diferentes registros de correspondencia

Clip Entrada: Permite registrar la correspondencia recibida y escanear el documento

Clip Dependencia Entrada: Muestra la correspondencia recibida por dependencia.

Clip Buscar entrada por remitente: Facilita buscar la correspondencia por remitente y por fecha. En este caso buscamos la correspondencia recibida de Cocacola

Aquí se muestra la búsqueda de los registros de Cocacola

Clip Dependencia: Nos muestra el directorio de las dependencias

Clip Entrada Reporte: Muestra reporte de entrada de registro total por rangos de fecha

Clip salida: Permite registrar la correspondencia enviada al igual que escanear el documento

Clip Salida 1: Permite buscar la correspondencia enviada con un parámetro de búsqueda. Ejemplo: número de registro

Clip Buscar duplicado por Entrada: Te permite buscar las entradas repetidas por remitentes

Clip Salida Reporte: Muestra reporte salida de registro el cual te permite guardar e imprimir