IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL CETPRO INCOTEC, TACNA

[IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO EN EL CETPRO INCOTEC, TACNA] 2015

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO PARA CETPRO INCOTEC, TACNA 2015I. GENERALIDADES:

1. TITULO DE PROYECTO: IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO PARA EL CETPRO INCOTEC, TACNA 2015

2. AUTORES: ARIAS CUTIPA, JHONATAN CAI YAJA, JENNIFFER ELIZABETH MAMANI CALIZAYA, YHONATAN

3. ANTECEDENTES:La institucin actualmente no cuenta con un sistema de tramite documentario que le permita llevar un gestin documentaria (cartas, memos, oficios, solicitudes, entre otros) y una atencin al ciudadano adecuada, solo llevan un control el archivos en forma manual y adems no cuentan con el personal con las competencias adecuadas.Por su parte los ciudadanos y empresas perciben trabas y/o limitaciones al efectuar diversos trmites administrativos, lo cual no permite seriedad en las autorizaciones que requieren la Institucin para el desarrollo de sus actividades e inversiones. Carecen de acceso a la informacin y servicios va web que facilite el clima de negocios.

II. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA:

1. DEFINICION DEL PROBLEMA:

Inexistencia de recursos tecnolgicos en los procesos de gestin de trmite documentario y no contar con un sistema informtico integral que permita tener el control de la ubicacin fsica y lgica de la documentacin que llega y fluye dentro de la CETPRO INCOTEC, as como de la que se genera al interior del mismo.

2. JUSTIFICACION DE LA NECESIDAD DE DESARROLLO:

JUSTIFICACION SOCIAL, la modernizacin de la gestin documentaria generar una rpida y oportuna atencin a los usuarios que permita generar oportunidades de inversin y desarrollo para los usuarios de la Institucin.

JUSTIFICACION ECONOMICA-FINANCIERA, el contar con sistemas informticos que permitan una adecuada recepcin, atencin, control y archivo de la documentacin generar un ahorro de costo/tiempo

3. FORMULACION DE OBJETIVOS:3.1. OBJETIVOS GENERALES

Priorizar la atencin de los usuarios y pblico, simplificando los procesos administrativos, con la incorporacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin que permitir mejorar la calidad del servicio y transparencia que sustentan los procesos de modernizacin del Estado.

3.2. OBJETIVOS ESPECFICOS

3.2.1. Disminucin del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, evitando olvidos y/o documentos traspapelados.

3.2.2. Ubicacin rpida de un documento en trmite o cerrado, lgica y fsicamente.

3.2.3. Aumento en la productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la atencin de la documentacin.

3.2.4. Aumento de la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles de errores.

3.2.5. Disminucin del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto.

3.2.6. Ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda.

3.2.7. Estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).

ANEXOS

RECOPILACION DE LA INFORMACION Los encargados del proyecto han decidido coordinar una entrevista con el Director de la Institucin, para ello se desarroll previamente la cdula de una entrevista (el orden de las preguntas es de tipo embudo), herramienta con la cual se contara para conducir la entrevista que se detalla a continuacin.

CEDULA DE ENTREVISTA AL DIRECTOR DEL CETPRO INCOTEC

1. DATOS PERSONALES NOMBRE: ______________________________________________________________________

EDAD: ____________________________ SEXO: __________________________

OCUPACIN: _______________________

DOMICILIO: ______________________________________

TELEFONO: __________________________

2. PREGUNTAS PARA LA ENTREVISTA 1. Considera que es importante priorizar la atencin de los usuarios y pblico, simplificando los procesos administrativos, con la incorporacin de Tecnologa de Informacin y Comunicacin que permitir mejorar la calidad del servicio?

2. Considera que existe una diferencia entre un archivo manual y un Sistema de trmite documentario?

3. Actualmente cuenta con algn Sistema de trmite documentario en formato digital?

4. Cree Ud. que un Sistema de trmite documentario mejorara el control de archivos en su empresa?

5. Cree Ud. que disminuira del tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento si contar con un Sistema de Tramite Documentario?

6. considera que implementar un STD hara ms rpida la Ubicacin de un documento en trmite o cerrado, lgica y fsicamente?

7. Cree Ud. que aumentara productividad gracias a la implantacin de procesos lgicos para la atencin de la documentacin?

8. Cree Ud. que aumentara la efectividad por la disminucin significativa de la cantidad de actividades manuales que son las ms susceptibles de errores?

9. Considera que la implementacin de un STD disminuira del uso de papel, reduciendo drsticamente los gastos por este concepto?

10. Cree Ud. que la implementacin de un STD generara un ahorro considerable de tiempo al no tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento pues dispone de acceso instantneo a la informacin especfica con funciones de bsqueda?

11. Considera que la implementacin de un STD permitira la estandarizacin de la documentacin emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.)

12. Sabiendo los beneficios que le podra generar un STD Le gustara implementar un Sistema de Tramite Documentario en su empresa?

13. Cuenta con un presupuesto promedio para iniciar la implementacin de STD?

Gracias