Prozessmanagement für den Campus · ausgewählte Software: Adonis Professional Edition der BOC AG...
Transcript of Prozessmanagement für den Campus · ausgewählte Software: Adonis Professional Edition der BOC AG...
AnlassDurchführung
Auswertung
Prozessmanagement für den Campus
Riccardo Forth
Abteilung 5 - Hochschulplanung und InformationsmanagementMartin-Luther-Universität Halle-Wittenberg
11. Tagung der DFN-Nutzergruppe HochschulverwaltungMannheim, 7. Mai 2013
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 1 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Gliederung
1 AnlassFragestellungenProjektstart
2 DurchführungVorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
3 AuswertungAnalyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 2 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
FragestellungenProjektstart
Gliederung
1 AnlassFragestellungenProjektstart
2 DurchführungVorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
3 AuswertungAnalyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 3 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
FragestellungenProjektstart
allgemeine Anlässe
neue Organisationsstrukturen an der Hochschule
Einführung von Bachelor und Master für Umsetzung desBologna-Prozesses
erhöhter Aufwand für Erstellung und Abgleich derStudienprogrammeerhöhter Aufwand für Pflege und Kontrolle derModulvoraussetzungenerhöhter Abstimmungsbedarf zwischen den Einrichtungen
konsequente Nutztung von IT in allen Einrichtungenvielfältige Einführung neuer SystemeMöglichkeiten der elektronischen Selbstbedienungsfunktionen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 4 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
FragestellungenProjektstart
allgemeine Anlässe
neue Organisationsstrukturen an der Hochschule
Einführung von Bachelor und Master für Umsetzung desBologna-Prozesses
erhöhter Aufwand für Erstellung und Abgleich derStudienprogrammeerhöhter Aufwand für Pflege und Kontrolle derModulvoraussetzungenerhöhter Abstimmungsbedarf zwischen den Einrichtungen
konsequente Nutztung von IT in allen Einrichtungenvielfältige Einführung neuer SystemeMöglichkeiten der elektronischen Selbstbedienungsfunktionen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 4 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
FragestellungenProjektstart
Fragestellungen
Welche elektronischen und nichtelektronischen System gibt esderzeit an der Universität?
Laufen diese wirklich gut und auch gut miteinander?
Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten im Arbeitsablauf?
Welche Anforderungen müssen an ein angepaßtesCampusmanagement gestellt werden?
Prozessmanagement:
Erhebung, Bewertung und Verbesserung der zugehörigen Prozesse
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 5 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
FragestellungenProjektstart
EFRE-Verbundprojekt
konkrete Anlässe an der Universität Halle:
Wechsel in Softwaregeneration HIS-GX nach HISinOneOptimierungsprozesse in zentraler UniversitätsverwaltungEFRE-Maßnahme 41.03 „Förderung des Einsatzes neuerTechnologien im Wissenschaftsbereich und zur Schaffung vonInformations- und Wissensmanagementsystemen“
Verbundprojekt 2009 bis 2012:
Martin-Luther-Universität Halle-WittenbergHochschule Merseburg (FH)Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 6 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Gliederung
1 AnlassFragestellungenProjektstart
2 DurchführungVorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
3 AuswertungAnalyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 7 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Vorgehen Bestandsaufnahme
Festlegung Modellierungsfokus und BetrachtungsrichtungCampusmanagement, Sicht der Hochschule
Erarbeitung strukturierte Interviews für ErhebungLeitfaden, Aufgaben, Nutzer, Kommunikation, Verbesserungen
Findung gemeinsamer Begrifflichkeit
Festlegung der Modellierungsmethodik und Notationobjektorientierte Geschäftsprozessmodellierung
Festlegung der GeschäftsprozessdarstellungAktivitätsdiagramm
Festlegung von Modellierungsrichtlinienformale Korrektheit und Einheitlichkeit der Struktur, notwendigeInformationen, Datenmodelle und Verknüpfungen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 8 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Anforderungen an Prozessmanagementsoftware
Abbildung von Prozessmodellen und ProzesslandkartenAbbildung von IT-SystemmodellenAbbildung von DokumentensystemenAbbildung von Arbeitsumgebungsmodellen
datenbankgestützes Arbeiten und VersionierungVerknüpfung der Datenmodelle untereinanderansprechende visuelle Darstellung und einfache BedienbarkeitDokumentation und Präsentation der Ergebnisse(Analyse der Kosten und Laufzeiten)
ausgewählte Software:
Adonis Professional Edition der BOC AG
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 9 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Kernprozesse
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 10 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Prozesslandkarte
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 11 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Prozesslandkarte
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 11 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Bewerbung, Zulassung
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 12 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
Bewerbung, Zulassung
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 12 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
GAF Bewerbungs- und Zul.verfahren durchführen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 13 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
GAF Bewerbungs- und Zul.verfahren durchführen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 13 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
SGAF Bew.- und Zul.verfahren über HS durchführen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 14 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Gliederung
1 AnlassFragestellungenProjektstart
2 DurchführungVorgehen und AnforderungenProzessmanagement mit Adonis
3 AuswertungAnalyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 15 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Analyse
1 Dokumenation der Verbesserungspotentiale2 Abgleich der Ist-Prozesse zwischen den Hochschulen auf
Unterschiede und Gemeinsamkeiten3 Erarbeitung und Dokumentation von Referenzprozessen
Untersuchung der Ist-Prozesse auf ÜberschneidungenAufgliederung in einheitliche Prozessschritteunabhängig von IT
Erarbeitung von Referenzprozessen, welche für die drei Hochschulengelten, und Identifizierung und Formulierung von hochschultypischenBesonderheiten (Volluniversität, Fachhochschule, Kunsthochschule)
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 16 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
IT-unabhängige Referenzprozesse
freier Zugang zu den Referenzprozessen:
http://verwaltung.uni-halle.de/abteilung_5/efre/projektphasen/ unterErgebnisse der Phase „Analyse“
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 17 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Einführungsprojekte für HISinOne
Ziel (außerhalb des EFRE-Projektes):
parallele Einführungsprojekte für CampusmanagementHISinOne an Hochschulen mit extra Projektgruppen
Aufgaben:
Abgleich der Ist-Prozesse mit HISinOne-ReferenzprozessenUnterstützung der Arbeitgruppen der EinführungsprojekteHISinOneErarbeitung und Dokumenation von Soll-Prozessen
Probleme:Produktreife HISinOne eingeschränktkeine kompletten Soll-Prozesse über vollständigesCampusmanagement HISinOne
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 18 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
Einführungsprojekte für HISinOne
Ziel (außerhalb des EFRE-Projektes):
parallele Einführungsprojekte für CampusmanagementHISinOne an Hochschulen mit extra Projektgruppen
Aufgaben:
Abgleich der Ist-Prozesse mit HISinOne-ReferenzprozessenUnterstützung der Arbeitgruppen der EinführungsprojekteHISinOneErarbeitung und Dokumenation von Soll-Prozessen
Probleme:Produktreife HISinOne eingeschränktkeine kompletten Soll-Prozesse über vollständigesCampusmanagement HISinOne
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 18 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
unmittelbarer Nutzen des Prozessmanagements
umfangreiche Abbildung der Geschäftsprozesse imCampusmanagement
solide Basis für Erstellung von Fachkonzepten und für einenIT-Systemwechsel
Unterstützung von Projekten bzgl. Vorgehensweise für eineProzessaufnahme und -darstellung
Unterstützung bei der Veränderung hochschulinterner Prozesse
hochschulübergreifende Standardisierung interner Prozesse aufBasis der Referenzprozesse
intensive Zusammenarbeit der drei Hochschulen
Erweiterung und Ergänzung der HIS-Referenzprozesse undBetrachtung nicht-IT-gestützter Prozesse
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 19 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Analyse und ReferenzprozesseNutzen und Folgen
zukünftiger Nutzen des Prozessmanagements
Unterstützung der Arbeitsgruppen der EinführungsprojekteHISinOne-Campusmanagement
Unterstützung bei Veränderung hochschulinterner Prozessekontinuierliche Aufnahme und Anpassung der ProzesseErweiterung auf Prozesse außerhalb des CampusmanagementsUnterstützung von Prozessoptimierungen in zentraler unddezentraler Verwaltung
Fortführung der engen Zusammenarbeit der drei Hochschulen
Bekenntnis:Kanzler der drei Hochschulen haben sich mit Ende des Projektesexplizit für die Fortschreibung der gelebten hochschulübergreifendenZusammenarbeit bekannt.
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 20 / 24
AnlassDurchführung
Auswertung
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 21 / 24
AnhangKontaktdatenProjektablaufSoftware
Kontaktdaten
Riccardo Forth
Anschrift: Martin-Luther-Universität Halle-WittenbergAbteilung 5 - Hochschulplanung und InformationsmanagementReferat 5.2 - Qualitätssicherung und Berichtswesen06099 Halle (Saale)
Telefon: (03 45) 55-2 13 37E-Mail: [email protected]
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 22 / 24
AnhangKontaktdatenProjektablaufSoftware
zeitlicher und personeller Projektablauf09/2009 01/2010 01/2011 01/2012 01/2013
M1 M2 M3 M4
Phase1
Phase2
eingebundenes Personal HS
a) Projektkoordination (MLU)
b) Bestandsaufnahme (MLU)
e) Analyse (MLU)
f) praktische Verfahren (MLU)
c) Bestandsaufnahme (HKD)
g) praktische Verfahren (HKD)
d) Bestandsaufnahme (HSM)
h) praktische Verfahren (HSM)
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 23 / 24
AnhangKontaktdatenProjektablaufSoftware
Kandidaten für Prozessmanagementsoftware
Stand 2009:
Adonis Professional Edition (Zuschlag EFRE-Verbundprojekt)www.boc-group.com/de/produkte/adonis
Aeneiswww.intellior.ag
Aris Business Architectwww.softwareag.com/de/products/aris_platform
Bonapart Professionalwww.btc-ag.com/de/bonapart.htm
Income Suitesycat Process Designer prowww.sycat.de/de/software-bpm
Riccardo Forth Prozessmanagement für den Campus 24 / 24