¿Que es un CMS? 1. Introducción

El término CMS es el acrónimo de la frase en inglés: Content Managment

System (Sistema de Gestión de Contenidos). Algunas definiciones se centran

en los programas. Así en Wikipedia (http://es.wikipedia.org/wiki/CMS) se

define:

¨Un Sistema de gestión de contenidos es un programa que permite

crear una estructura de soporte (framework, o marco de trabajo) para la

creación y administración de contenidos por parte de los participantes

principalmente en páginas Web¨.

Esta definición se centra en los programas que permiten crear las estructuras de soporte de un CMS.

Otra posible definición de trabajo hace énfasis en un aspecto importante:

Un CMS soporta la creación, administración, distribución, publicación y

descubrimiento de información corporativa:(KM COLUMN JUNE 2003

So, what is a content management system? www.steptwo.com.au)

Esta definición se centra más en el ciclo de vida de los contenidos. En ello

debemos pensar que este ciclo ha cambiado (www.crearvirtual.blogspot.com) y

que ese cambio es una de las características fundaméntales de la WEB 2.0. Si

partimos de los antecedentes de Web 2.0 concluiríamos que en un inicio del

desarrollo de Internet existían páginas Web estáticas, cuyos contenidos se

cambiaban de forma centralizada, manteniéndose incluso desactualizados y

que luego se pasó a páginas dinámicas y actualizadas periódicamente con una

Base de Datos, regulada y manejada por alguien.

La Web 2.o ha pasado a ser mucho más que eso y puede considerarse como

una plataforma de servicios, con contenidos que son modificados y actualizados y creados por los propios usuarios y basada en un principio clave:

Un servicio mejora automáticamente cuanto mas se utiliza.

De esta forma el concepto de CMS se centra en un ciclo de creación, administración y publicación de contenidos:

El mismo concepto de CMS deja claro algunos beneficios decisivos en el manejo de los contenidos, en particular:

• Mejor control del proceso de autoría de contenidos

• Soporte a procesos de autoría descentralizados

• Tiempos mínimos en el cambio de páginas en la Web

• Mayor consistencia de los contenidos

• Facilidad de navegación

• Mayor flexibilidad

• Mejora de los niveles de seguridad

• Reduce la posibilidad de duplicación de información

• Posibilidad de crecimiento controlado

• Reducción de los costos de mantenimiento de sitios

Aparte de estos beneficios el empleo de los CMS permite a una empresa

incrementar sus posibilidades de comunicación con clientes y público en

general.

2. Precisión del Concepto de CMS

Para comprender el concepto de CMS debemos dejar claro que son las

Estrategias de Comunicación las que realmente llevan a gestionar Contenidos

de forma efectiva; los sistemas informáticos pueden a lo sumo proporcionar las

herramientas necesarias para la publicación en línea. Por tanto al hablar de

CMS (Content Management System) por lo general nos estamos refiriendo a

sistemas de publicación de contenidos.

2.1 El ciclo de publicación de contenidos

Si queremos entender y manejar un CMS debemos así

tener presentes que la implementación de estos

Sistemas subyace la definición de un ciclo de publicación

de contenidos que pasa por los pasos siguientes:

• Autoría

• Edición

• Aprobación

• Planificación

• Publicación

• Vigencia

El que en muchas ocasiones, sitios personales, blogs,

estas tareas se realicen por el mismo individuo, no

implica el que no tengamos que cumplirlas y muchos de

los fracasos que podemos tener, en términos de audiencia, actualización y

vigencia de contenidos, obedecen a que de una forma u otra se improvisan los

contenidos y se ignora la necesidad del cumplimiento de este ciclo. Por tanto la

premisa básica de un CMS es que existe un contenido que necesita pasar por

un flujo de creación, y revisión para ser publicado:

¿Que entendemos por contenido?

Podemos definir contenido como información que necesita ser publicada,

distribuida a una audiencia y que puede encontrase en múltiples formatos:

textos, imágenes, hojas de cálculo, multimedia, PDF

Desde el punto de vista práctico la publicación puede entenderse cómo la

presentación de contenidos de la forma deseada (más adecuada para una

audiencia), mediante plantillas:

Las plantillas (templates) pueden definirse como las formas de presentación de

los contenidos

Una característica básica de los CMS es estos Sistemas manejan el contenido

de forma separada de la presentación, lo que posibilita la opción de distribuir el

contenido en múltiples formatos: WEB, PDA, Celulares, Impresoras. Uno de los

conceptos básicos de WEB 2.0 es que la misma imaginación de los usuarios

define nuevas formas creativas de manejo de los contenidos, por lo que los

CMS deben ofrecer gran flexibilidad, posibilidad de colaboración y facilitar una

interfase consistente que permita estandarización en la presentación de los

contenidos

2. 2 Definición de CMS

A partir de estas consideraciones podemos definir un CMS como:

Un Sistema que organiza y permite acceder desde una Base de Datos

todo tipo de contenidos digitales y que se estructura en torno a cuatro

aspectos esenciales:

• Autoria o El mecanismo de colocar y dar formato al contenido digital en una

Base de Datos

• Flujo de Trabajo o La ruta de aprobación de los contenidos

• Almacenamiento

o La forma en que se manejan los datos en la Base

correspondiente y la posibilidad de referenciar los mismos

• Publicación

o Los mecanismos y opciones de presentación de los contenidos

digitales desde la Base de Datos

Al diseñar un CMS es imprescindible partir de un análisis previo de los

contenidos que se manejarán. En esta etapa debe:

• Producirse una lista de los temas e información que será incluida

en el Sitio.

• Organizar la lista en grupos lógicos con una estructura jerárquica

adecuada

• Crear el Mapa del Sitio

2.3 Flujo de trabajo en un CMS

Los contenidos en un CMS se procesan a partir de una unidad básica: El

Artículo. Los CMS establecen una taxonomía para clasificar los Artículos.

Todo Artículo se clasifica dentro de una Categoría que a la vez se subordina a

una Sección.

Una de las Tareas centrales de diseñar un CMS es por tanto determinar la

categorización de los contenidos dentro de la estructura jerárquica más

adecuada.

En relación con el Artículo ejemplifiquemos el ciclo de vida y los niveles de

seguridad que se establecen:

• Primer paso: El Artículo se crea y se envía a proceso de aprobación

(Nivel de usuario: Autor)

• Segundo paso: El Artículo se edita y se chequea (Nivel de usuario:

Editor)

• Tercer paso. Aprobación. Si se acepta el Artículo continua el flujo, sino

se devuelve al autor para corrección (Nivel de usuario: Editor jefe).

• Cuarto paso. Planificación de publicación: Fija fecha de expiración del

Artículo (Nivel de Usuario Planificador)

Tenemos así:

1. Autores (Authors),

2. Editores (Editors)

3. Editores jefes (Approvers)

4. Planificadores (Schedulers).

A estos niveles se agrega el de Administrador que puede desempeñar todas

las funciones anteriores y otras (creación, aprobación y eliminación de

archivos, Autores, etc.)

2.4 Operación de un CMS

Un sistema de administración de contenido funciona a menudo en el servidor

del sitio Web.

Este proceso de comunicación con el Servidor Web que aloja el CMS es

generalmente mal interpretado por el usuario inexperto que no distingue

claramente el proceso de subir y/o bajar contenidos:

Los diferentes CMS proporcionan diferentes niveles de acceso: Administrador,

Editor, autor. Un blog puede considerarse dentro de la clasificación general de

CMS y en ese caso la misma persona realiza las diferentes funciones. De igual

forma el CMS permite (si se tiene el nivel de acceso correspondiente)

comunicarse con el módulo de Administración, que es el que permite las tareas

generales, como:

• Clasificación de contenidos (Secciones, Categorías, Artículos)

• Administración de contenidos

• Selección de plantillas

• Determinación de estructuras de navegación

El acceso al CMS se realiza generalmente a través del navegador Web, y el

proceso de subir contenidos, requiere el uso de FTP.

RESUMEN:

a) El concepto de CMS se centra en un ciclo de creación, administración y

publicación de contenidos

b) Los CMS organizan y permiten acceder a contenidos desde una Base de

Datos y se estructuran en torno a cuatro aspectos centrales;

• Autoría

• Flujo de trabajo

• Almacenamiento

• Publicación

c) Aunque los CMS proporcionan las herramientas necesarias para la

publicación en línea, la gestión efectiva de los Contenidos conlleva

considerar estrategias de comunicación adecuadas

d) Al diseñar un CMS debe pensarse primero en cómo crear, estructurar y

actualizar los contenidos necesarios. Es necesario:

• Producir una lista de los temas e información que será incluida en

el Sitio.

• Organizar la lista en grupos lógicos con una estructura jerárquica

adecuada (crear el Mapa del Sitio)