Quipux - Manual Bandeja Entrada

Sistema de Gestin Documental Quipux

Manual de Bandeja de Entrada

MANUAL DE BANDEJA DE ENTRADA

SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL

QUIPUX

Licencia

Usted es libre de:

Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra

Hacer obras derivadas

Condiciones:

Reconocimiento. Debe reconocer los crditos de la obra de la manera

especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que

sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra).

Compartir bajo la misma licencia. Si altera o transforma esta obra, o

genera una obra derivada, slo puede distribuir la obra generada bajo una

licencia1 idntica a sta.

Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los trminos de la

licencia de esta obra.

Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso

del titular de los derechos de autor

Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del

autor.

Versiones:

Versin del sistema: 1.12

Versin del manual de Bandeja de Entrada: 1.0

1 Para ver la licencia completa, visite:

http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.5/es/legalcode.es


Manual de Bandeja de Entrada

NDICE

I. INTRODUCCIN ...................................................................................................................... 1

II. ALCANCE ................................................................................................................................ 1

III. GLOSARIO DE TRMINOS ................................................................................................... 1

1. Ingreso al sistema .................................................................................................................... 3

2. Estructura del sistema ............................................................................................................. 4

3. Registro de Documentos Externos .......................................................................................... 5

3.1. Registrar ............................................................................................................................. 5

3.1.1. Registrar De / Para (Remitente / Destinatario) ........................................................... 9

3.1.2. Crear Ciudadano ....................................................................................................... 13

3.1.3. Edicin de Ciudadano .............................................................................................. 15

3.1.4. Datos del Documento ................................................................................................ 16

3.1.5. Registrar Anexos ....................................................................................................... 17

3.2. Dirigir a ............................................................................................................................. 18

3.3. Comprobante .................................................................................................................... 19

3.4. Cargar Doc. Digitalizado ................................................................................................... 23

3.5. Devoluciones .................................................................................................................... 25


Manual de Bandeja de Entrada 1

MANUAL DE BANDEJA DE ENTRADA

I. INTRODUCCIN

El presente documento es el Manual de usuario para Bandeja de Entrada del

Sistema de Gestin Documental Quipux Versin 1.12, herramienta informtica que

sirve de apoyo en la gestin documental de la Institucin.

El documento est dirigido a los usuarios finales que realizas actividades

correspondientes a registro de documentos externos y asignacin de documentos

para gestin interna y despacho.

II. ALCANCE

El presente documento abarca la gua necesaria para que el usuario final de

Bandeja de Entrada de una institucin pueda utilizar el sistema Quipux, realice el

registro de documentos externos que llegan en forma fsica a la institucin y

direccionen al rea correspondiente para el respectivo trmite interno.

III. GLOSARIO DE TRMINOS

Sper Administrador Es el usuario que brinda capacitacin y soporte a

los administradores Quipux de cada Institucin,

usuarios focales y ciudadanos que utilizan el

sistema.

Administrador Quipux Es un usuario designado en cada Institucin quien

se encarga de administrar el sistema Quipux,

capacitar y brindar el soporte a los usuarios de su

Institucin. Deber trabajar en conjunto con la

Direccin de Documentacin y Archivo, Direccin

de Recursos Humanos y Direccin de Sistemas.

Funcionario Es el usuario perteneciente a alguna de las

Instituciones registradas en el sistema.

Ciudadano Es el usuario externo a la Institucin y que no est

asociado a ninguna Institucin registrada en el

sistema.



Documentacin del sistema Son los documentos que se generan en el

sistema: oficios, memorandos, acuerdos y

circulares.

Bandeja de Entrada Se refiere a la recepcin de documentacin

externa que se va a registrar en el sistema.

Bandeja de Salida Se refiere a la generacin y emisin de

documentacin hacia otras instituciones o

ciudadanos o funcionarios de la propia institucin.



1. Ingreso al sistema

Para ingresar al Sistema de Gestin Documental Quipux, se debe digitar la

siguiente direccin en el navegador de internet2: www.gestiondocumental.gov.ec.

El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox

hasta la versin 3.5.9. En otros navegadores no se certifica un adecuado

funcionamiento.

Al realizar esto se desplegar la pgina web donde se debe ingresar el nmero de

cdula y la contrasea, conforme a la Figura 1.

Figura 1. Ingreso al sistema

2

Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox versin 3.5.9 o inferior, para el

correcto funcionamiento del sistema.



2. Estructura del Sistema

Al ingresar al sistema, como se muestra en la Figura 2, se puede visualizar que

las funcionalidades se encuentran distribuidas en tres regiones, lo que permite

una navegacin fcil para el usuario. Las regiones son:

a. Regin Superior.- En esta regin se encuentran los datos generales del

sistema, los datos del usuario que ha ingresado, la funcionalidad de Firma

Digital, Ayuda sobre el sistema y la opcin para Salir del mismo.

b. Regin Izquierda.- Se encuentra el men vertical con las opciones que le

permitirn al usuario acceder a las funcionalidades del sistema, segn los

permisos que tenga asociados.

c. Regin Central.- Esta regin es el rea de trabajo, donde se van a desplegar

las funcionalidades que el usuario haya seleccionado en el men vertical.

1. Bsqueda.- En esta seccin permite realizar bsqueda de documentos

en la bandeja que se encuentra seleccionada.

2. Acciones.- Se presentan todas las acciones que se pueden realizar

sobre varios documentos o sobre un documento.

3. Lista de documentos.- Se presenta el listado de los documentos

asociados con la bandeja actual, si tiene filtro se presentarn los

documentos que cumplen con el filtro.

Figura 2. Estructura del Sistema



3. Registro de Documentos Externos

En la regin lateral izquierda, se encuentra el men vertical con las

funcionalidades del sistema. En la seccin Registros Docs Externos (Figura 3)

hay 4 opciones:

1. Registrar

2. Comprobante

3. Cargar Doc. Digitalizado

4. Devolucin

Figura 3. Seccin de registro de documentos externos

3.1. Registrar

Al seleccionar la opcin Registrar del men del lado izquierdo, se desplegar la

pantalla para registrar un documento externo (Figura 4), en la cual se deber

ingresar la informacin contenida en el documento fsico que es entregado y

recibido manualmente. La pantalla tiene cuatro (4) secciones:

1. Registro De/Para/Con Copia

2. Datos del Documento: Fecha, Categora, Tipificacin, No. de Referencia y

Asunto.

3. Anexos

4. Dirigir a

El documento debe estar dirigido para algn funcionario de la institucin, emitido

por un ciudadano o por un funcionario pblico de una institucin, el cual firm

manualmente el documento; o, por un funcionario pblico de una institucin que

no se encuentra registrada en el sistema; por ejemplo, municipio, universidad o

entidad del Estado que no pertenecen al poder Ejecutivo.

En toda institucin se tiene una rea dedicada a la recepcin de documentos, en

esta rea se debe realizar el registro de un documento externo, digitalizarlo y

luego pasarlo al rea operativa que dar trmite al documento.



Figura 4: Pantalla de registro de documentos externos

Al registrar un documento externo, conforme a la Figura 4, se debe anotar:

Registrar en el sistema el Destinatario, Remitente, Con Copia

Informacin del nmero del documento externo, tal cual se encuentra

impreso, sin aumentar caracteres adicionales.

El asunto o tema del oficio o carta

Resumen del contenido del documento

Registrar una descripcin de los anexos

Digitalizar el documento recibido y los anexos

Asociar el documento como imagen

Al registrar un documento externo es obligatorio definir: De/Para

(Remitente/Destinatario), nmero de referencia, y asunto, ingresada esta

informacin se da clic en el botn Aceptar, para generar el Comprobante de

Recepcin (Ver Figura 5) y entregar a la persona que deja el documento en la

institucin. Ms tarde, se podr culminar el proceso de registro completo.



Figura 5: Pantalla para impresin de comprobante

Al ser un documento externo en el: Para (Destinatario) o Copia, debe constar el

nombre del funcionario, a quin se dirige, en la institucin. Generalmente los

documentos externos estn dirigidos a la mxima autoridad de la institucin.

Adicionalmente, en el: De (Remitente) debe ser otro funcionario pblico de otra

institucin o un ciudadano.

Si la institucin tiene definidos procesos para Direccionar la documentacin a las

reas operativas e informar a la mxima autoridad, para agilitar la respuesta, se

debe registrar en el documento el nombre de la persona a la cual se va a Dirigir

a (ver la seccin Dirigir a).

En la Figura 6, se presenta el proceso de registro de documentos.



Figura 6: Flujo de registro de documentos

Para terminar el registro de un documento, se debe tener registrado en el sistema:

El De/Para

Asunto

Nmero de Referencia

Fecha del documento se refiere a la fecha que est impresa en el

documento

Resumen

Descripcin de anexos en el caso que los existiera

Anexos, digitalizar y registrar el documento recibido y sus anexos

Una vez registrada la informacin, se debe presionar la accin Firmar/Enviar,

solo ah el documento llegar a la bandeja de Recibidos" del o los Destinatarios

segn corresponda.



3.1.1. Registrar De / Para (Remitente / Destinatario)

Para Registrar De/Para debe dar clic en el botn Buscar De/Para que se

muestra en la parte superior de la pantalla de Registro de Documentos (Figura

7). Se visualizar la pantalla de Bsqueda para De/Para/Copia. En esta

pantalla existen algunas opciones para filtrar la informacin.

Figura 7: Pantalla de registro de documentos externos

Existen los siguientes filtros de bsqueda, para tipo de usuario:

Funcionario Pblico, se seleccionar si se desea buscar un usuario

que consta como funcionario pblico o pertenece a una institucin

registrada en el sistema,

Ciudadanos se seleccionar si se desea buscar un usuario que consta

como ciudadano, es decir, que no se encuentra registrado como un usuario

de una institucin registrada en el sistema. Ciudadanos pueden ser

funcionarios pblicos que trabajan en una institucin pblica pero esta

institucin no se encuentra registrada en el sistema como institucin.

Todos los Usuarios buscar entre funcionarios y ciudadanos.

Conforme a la Figura 8, luego de seleccionar el tipo de usuario, se debe

ingresar el Nombre, Apellido o Puesto, o parte del nombre, apellido o puesto,

para buscar al usuario que se desea registrar como Destinatario o como

Remitente. Y luego, dar clic en el botn Buscar que se encuentra al lado



derecho de la pantalla.

Si se busca un funcionario pblico se recomienda seleccionar del combo

Institucin, que corresponde a la institucin a la que pertenece el funcionario.

De esta manera la bsqueda presenta mejores resultados, caso contrario,

buscar por nombre, apellido o puesto (segn lo que se ingrese) a los

funcionarios de todas la instituciones que cumplan con el filtro definido.

Tambin existe la opcin de poder buscar por rea de una Institucin para ello

se debe dar clic en el icono + que se encuentra junto a la palabra Seleccionar

rea .

Adicionalmente, se debe ingresar de preferencia, nombre y el apellido, o

nombre y el puesto.

Figura 8: Pantalla de Buscar De/Para

Una vez que se listan los funcionarios o ciudadanos que cumplen con el filtro, a

lado derecho de la lista se presentan algunos botones azules, los cuales

permiten colocar en el documento: Para, De, Copia (Ver Figura 9).

En la lista de resultados de la bsqueda se presenta:

Tipo: en esta columna se presenta informacin de Tipo Usuario, que ser

Ciudadano (Ciu) o Funcionario (Func).



Nombre: Nombres y Apellidos del ciudadano o funcionario que cumple con

las condiciones del filtro.

Institucin: Nombre de la institucin a la que pertenece el funcionario o

ciudadano.

Ttulo: Ttulo acadmico que el funcionario o ciudadano tiene registrado en

el sistema.

Puesto: Nombre del puesto que el funcionario o ciudadano tiene registrado

en el sistema.

rea: Nombre del rea a la que est asociado el funcionario.

Email: Correo electrnico que el funcionario o ciudadano tiene registrado en

el sistema

Uso: Icono que representa el nivel de uso que el ciudadano o funcionario

tiene en el sistema, si no se ha conectado al sistema en los 4 ltimos

meses, si se ha conectado en la ltima semana, si se ha conectado

por lo menos una vez al sistema en ltimo mes (Ver Figura 9).

Figura 9: Listado de funcionario o ciudadanos que cumplen con el filtro

Al dar clic en los botones azules que se encuentran a la derecha de la lista

Para, De, Copia, se pasar el funcionario o ciudadano de la fila

seleccionada, a la lista de Datos a colocar en el documento que se

encuentra en la parte inferior de la pantalla (Ver Figura 10).

En la lista de los datos que se colocarn en el documento, se puede Borrar a

un funcionario o ciudadano seleccionado, o borrar todos los usuarios que estn

en el Para, o borrar todos los usuarios que estn en Copia a.

Si se seleccion un Ciudadano para colocarlo en el documento y si el usuario

que se encuentra identificado en el sistema, tiene permiso de Creacin de

Ciudadanos se le habilitar un link en el nombre del ciudadano, para poder

editarlo en el caso de requerirlo. Ver la seccin de edicin de ciudadanos

(2.1.1.2).



Figura 10: Listado de funcionario o ciudadanos que se han seleccionado

Cuando se encuentre conforme con la informacin de De/Para/Con Copia que

se colocar en el documento, debe presionar el botn Aceptar. En el caso que

desee cancelar todo, presione el botn Cancelar que se encuentran al final de

la pantalla (Ver Figura 11).

Figura 11: Botones de la pantalla Buscar De/Para

Al presionar el botn Aceptar se reflejar la informacin del De/Para en la

parte superior de la pantalla de Edicin/Creacin De Documentos (Figura 12).

Figura 12: Seccin De / Para de un Documento en el Registro o Creacin

En caso de no encontrar un funcionario pblico, solicitar a

[email protected] la gestin para crear al funcionario. Si es urgente

la disponibilidad del funcionario para enviar un documento, se recomienda

enviar el correo a [email protected] y notificar que se proceder a

crearlo como ciudadano.

Si no encuentra un ciudadano registrado en el sistema, proceda a realizar la

creacin del mismo. Y una vez que se cree el ciudadano en la pantalla de

Buscar De/Para se deber buscar al ciudadano creado para poder

seleccionarlo.



3.1.2. Crear Ciudadano

Para crear un ciudadano, mientras est Creando o Registrando Un Documento,

se lo debe realizar desde la pantalla de Buscar De/Para, seleccionar en Tipo

Usuario Ciudadano. Al realizar esta seleccin en la parte inferior de la

pantalla se mostrar un botn Crear Ciudadano (Figura 13).

Figura 13: Pantalla de creacin de ciudadano

Al presionar el botn Crear Ciudadano se presentar una pantalla para

ingresar los siguientes datos de un Ciudadano (Figura 14).

Figura 14: Pantalla de creacin de ciudadano

Los siguientes datos son obligatorios:



Cdula: Nmero de la cdula de ciudadana o RUC que tiene el ciudadano o la

persona jurdica. En caso de no contar con esta informacin, se puede marcar

No tiene No. de cdula, el sistema se encargar de generar un nmero de

cdula ficticio.

Nombre: Nombre del ciudadano o de persona jurdica

Apellido: Apellido del ciudadano o de persona jurdica

Los siguientes datos son opcionales:

Ttulo: Se debe ingresar el tratamiento ms el Nombre del Ttulo acadmico sin

especializacin. Por ejemplo: Seor Ingeniero, Seora Abogada, Seorita

Doctora etc. En ninguna circunstancia se deber ingresar la especializacin por

ejemplo Ingeniera en Electrnica, Ingeniero Agrnomo, etc.

Abr. Ttulo: Se debe ingresar la abreviatura del Ttulo acadmico. Por ejemplo:

Ing., Abg., Lic., Doc. etc.

Institucin: Nombre de la institucin en la que trabaja el ciudadano o de la cual

es representante.

Puesto: Nombre del puesto que desempea el ciudadano en una institucin. Si

no aplica, no se ingresar ningn texto.

Ciudad: Nombre de la ciudad en la cual reside el ciudadano.

Direccin: Nombre de la calle principal, la numeracin y la calle secundaria, la

ciudad, provincia y pas. En el caso de recintos, se debe especificar alguna

referencia que permita la ubicacin del ciudadano, para cuando se realice la

entrega de la respuesta.

Telfono: Nmero de telfono fijo o celular, en el cual se pueda ubicar al

ciudadano.

Email: El correo electrnico del ciudadano, para que reciba notificaciones del

sistema y para que inicialice su cuenta.

Contrasea: Funcionalidad que permite enviar un correo de notificacin de

inicio de contrasea para el ciudadano.

Una vez que se ingres la informacin obligatoria se debe presionar el botn

Aceptar y se almacenar la informacin ingresada.



3.1.3. Edicin de Ciudadano

Una vez que se tiene ubicado al usuario Ciudadano que se desea editar, se da

clic en el link del nombre, y se presentar una pantalla de edicin (Figura 15).

Figura 15: Editar ciudadano desde el registro de documentos

En la pantalla de edicin de datos de un ciudadano se puede editar toda la

informacin existente y registrar la informacin faltante (Figura 16).

Figura 16. Pantalla de edicin de ciudadano

Para esta edicin, se recomienda ingresar la mayor informacin posible

especialmente en la direccin, para poder realizar la entrega del documento de

respuesta.

En la pantalla de edicin en la parte inferior aparece el nombre, institucin y

correo electrnico de la persona que realiz la ltima modificacin de ese

ciudadano, la fecha y hora del cambio y detalle de los datos modificados

(Figura 17).



Figura 17. Datos de ltima actualizacin

En la Figura 17, la imagen de color amarillo, ubicada en la parte superior

derecha se puede dar clic para ver el detalle de los cambios realizados. Y en la

parte inferior de la pantalla, se presenta los datos de la persona que realiz la

ltima modificacin.

3.1.4. Datos del Documento

En el registro de un documento externo se debe ingresar informacin referente

al documento (Ver Figura 18):

Fecha: Se registra la fecha que tiene impresa el documento.

No. de Referencia: Se registra el nmero, tal cual est impreso en el

documento, sin caracteres adicionales.

Asunto: Se registra una descripcin corta de lo que trata el documento.

Informacin que sirve para futuras bsquedas.

Resumen: Se registra un resumen breve del contenido del documento. Para

ello si se debe leer el documento y extraer el pedido que tiene en el contenido.

Categora: Se registra una de las siguientes opciones: Normal, Extemporneo

o Urgente.

Tipificacin: Esta opcin se presenta siempre y cuando en la institucin se

registre la Tipificacin que se maneja en la institucin. En el caso de tener

parametrizada esta caracterstica, se puede seleccionar alguna de las opciones

existentes.

Figura 18: Pantalla para registrar informacin de un documento



3.1.5. Registrar Anexos

Para un documento externo siempre existir por lo menos el registro de un

anexo que ser el documento digitalizado.

Para registrar los anexos, dar clic en el tab Anexos que se encuentra en la

parte superior de la pantalla, bajo los botones y junto al tab de Informacin del

Docu. (Ver Figura 19).

Figura 19: Tab de Anexos

Una vez en el tab de Anexos, se presentar una pantalla (Figura 20), en la cual

se ingresar:

Descripcin de Anexos: Es una descripcin general de todos los anexos.

Archivos anexos y su descripcin: Se registrar los archivos que se

cargarn al sistema de manera digitalizada. Adems, se especificar si lleg en

fsico o en digital, puesto que pueden entregar anexos en CD y estos sern

cargados en el sistema.

Adicionalmente existe un check que permite definir si el anexo que se

seleccion para carga ser la imagen del documento, esto debe ser

seleccionado si el archivo que se seleccion para cargar es el documento

escaneado.

En el sistema se tiene lmite al tamao de los archivos que se van a cargar en

el sistema, el lmite es de 10MB por carga. Es decir, se puede guardar (enviar

al servidor a guardar) un archivo mximo de 10MB a la vez.

Figura 20: Anexos

Es importante definir si el tipo de anexos es Electrnico, cuando el anexo



lleg en un CD, flash memory, correo electrnico u otros. O si lleg de manera

fsica, seleccionar Fsico.

Al digitalizar documentos se recomienda realizarlos con una buena resolucin,

pero optimizarlos en tamao. De ser posible escanear 500 pginas en 10MB.

Adicionalmente se recomienda escanear el archivo fsico con reconocimiento

de caracteres (OCX), y no como imagen.

3.2. Dirigir a

La mayora de la documentacin externa est dirigida a la mxima autoridad de la

institucin, por tal razn, se crean procedimientos internos en las instituciones,

para poder agilitar y viabilizar de mejor manera la documentacin externa a las

reas operativas y as ganar un poco ms de tiempo para responder. En caso de

no existir esos procedimientos no se deber utilizar esta funcionalidad.

Para poder utilizar esta funcionalidad, el Administrador Institucional del Sistema

deber proporcionar el permiso de Recibir documentos externos redirigidos

(Figura 21), a los usuarios del sistema a quienes se va a direccionar la

documentacin.

Figura 21. Permiso para usuarios a quienes se direccionar los documentos externos

El direccionamiento de la documentacin queda a discrecin del funcionario que

registra la documentacin, dado que muchos direccionamientos dependen del

contenido del documento, la interpretacin del mismo y del procedimiento definido

en la institucin (Ver Figura 22). Por ejemplo: documentos que son de denuncias

se direccionar al rea Jurdica, si son documentos de contrataciones se

direccionar al rea Financiera, etc.

Esta funcionalidad Redirige un Usuarios del sistema no a un rea.



Figura 22. Seleccionar Dirigir a un funcionario la documentacin

Es importante tomar en cuenta que cuando un documento tiene Dirigir a es

enviado, al realizar la accin de Firmar/Enviar, a la bandeja Recibidos del

usuario que se seleccion en el combo Dirigir a y le llegar a la bandeja

Informados al usuario destinatario del documento.

Si el documento tiene usuarios que se definieron con Copia, les llegar el

documento a su bandeja Recibidos.

3.3. Comprobante

Esta funcionalidad permite imprimir un comprobante de recepcin de un

documento externo, en caso de requerir imprimirlo nuevamente.

Para ello debe dar clic en la opcin Comprobante del men izquierdo que se

encuentra en la seccin de Registro Docs. Externos. Se presentar una pantalla

en la cual se debe ingresar el cdigo o parte del cdigo del documento que se

desea buscar para imprimir el comprobante de Recepcin (Ver Figura 23).

Figura 23. Pantalla para Imprimir Comprobante

En la Figura 23, se debe ingresar el cdigo del documento y dar clic en Buscar,

luego se presentar una lista de los documentos que cumplen con la condicin de

bsqueda. Se seleccionar el documento, cuyo comprobante se desea imprimir,

haciendo clic en el crculo que se presenta en la primera columna de la lista,

luego se presiona el botn Imprimir Comprobante (Figura 24).



Figura 24. Lista de documentos del resultado de bsqueda

A continuacin, se mostrar un archivo PDF (Ver Figura 25), en el cual se

visualiza el comprobante de recepcin en la parte inferior derecha de una hoja A4,

para que sea impreso en el mismo documento.

La informacin que se imprime es:

Nombre institucin y telfono.

Nmero de documento.

Fecha y hora de recepcin.

Nombre del usuario que registr el documento.

Un mensaje que incluye el nmero de cdula del usuario remitente para

que pueda revisar el documento en el sistema.



Figura 25. Comprobante de recepcin

El comprobante tambin puede ser impreso como un ticket o en una impresora

especial, utilizando papel adhesivo. En caso elegir esta opcin, una vez que se

seleccion el documento, cuyo comprobante se desea imprimir, se debe presionar

el botn Imprimir Ticket. Se generar un archivo PDF con un tamao distinto y

con la misma informacin (Figura 26).



Figura 26. Comprobante de recepcin Ticket

Tambin existe la posibilidad de imprimir el cdigo de barras que corresponde a

un documento registrado, para ello debe seleccionar el documento del cual se

desea imprimir el cdigo de barra, de la lista de documentos que cumplen con la

condicin de bsqueda y presionar el botn Imprimir Cdigo de Barras, se

generar un archivo PDF con el cdigo de barras impreso en la parte superior

derecha de un documento tamao A4 (Figura 27).



Figura 27. Cdigo de Barras

3.4. Cargar Doc. Digitalizado

Esta funcionalidad permite cargar un documento digitalizado y asociar a un

documento registrado, es utilizada cuando se registr un documento pero no se

defini un anexo como imagen del documento.

Para utilizar esta funcionalidad, se debe seleccionar la opcin del men de la

izquierda (Figura 28). Se visualizar una pantalla en la cual se presenta una lista

de documentos externos que no tienen imagen asociada.

Figura 28. Men

En la pantalla (Figuro 29) se lista nmero de documento, fecha del documento,

Asunto y Para, de los documentos que no tienen imagen asociada. Se debe

seleccionar un documento y luego presionar el botn Asociar Imagen.



Figura 29. Pantalla para asociar imagen a un documento

A continuacin, se abrir una nueva pantalla en la cual se puede ingresar una

descripcin del archivo digitalizado, y un botn de Examinar, que abrir una

ventada para buscar un archivo que es el documento digitalizado. Se permite

cargar archivos de extensin: pdf, jpg, gif o png (Figura 30).

Figura 30. Pantalla para asociar imagen a un documento

Al disponer del documento y el archivo digitalizados se finaliza presionando el

botn Aceptar, se visualizar una pantalla que indica el resumen de la accin

realizada (Ver Figura 31).



Figura 31. Pantalla resumen de asociacin de imagen de un documento

En caso de no seleccionar un archivo para asociar la imagen, se presentar el

siguiente mensaje de error:

3.5. Devoluciones

Esta funcionalidad permite registrar las devoluciones que se reciben de los

documentos que se enven por correo manual, y que por alguna situacin, no

fuera posible entregar al destinatario. Suele ocurrir cuando se remite a

ciudadanos, cuya direccin registrada en el sistema, no es completa.

Figura 32. Pantalla de devolucin de documentos

Para utilizar esta funcin debe tener acceso a la misma a travs del men

Devolucin que se encuentra en la seccin izquierda. Se presentar una

pantalla (Figura 28), en la cual se debe inicialmente realizar la bsqueda del

nmero del documento que se desea realizar la devolucin.



Primeramente se debe realizar una bsqueda del documento o documentos que

se desean devolver, para ello en la caja de texto se ingresa un filtro y luego se

presiona el botn Buscar.

Se visualizar la lista de documentos generados en la institucin que cumplen con

la condicin ingresada para el filtro. Se podrn seleccionar uno o varios

documentos que se emitieron en la institucin (Ver Figura 33), y luego presionar la

accin Devolver.

Figura 33. Listado de documentos para devolver

Al presionar la accin Devolver se presentar una pantalla en la cual puede

registrar el motivo de la devolucin; por ejemplo, la direccin no se encuentra.,

luego presionar el botn Aceptar. La accin de Devolver, no cambia de estado

al documento solo genera un comentario o registro en el histrico para identificar

que no pudo ser entregado el documento (Figura 34)

Figura 34. Devolver documentos seleccionados

INTRODUCCINALCANCEGLOSARIO DE TRMINOSIngreso al sistemaEstructura del SistemaRegistro de Documentos ExternosRegistrarRegistrar De / Para (Remitente / Destinatario)Crear CiudadanoEdicin de CiudadanoDatos del DocumentoRegistrar Anexos

Dirigir aComprobanteCargar Doc. DigitalizadoDevoluciones

Quipux - Manual Bandeja Entrada

Documents

Transcript of Quipux - Manual Bandeja Entrada