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1. PROPÓSITO:

Proporcionar el servicio de préstamo de material video grabado a las áreas y personal de la Televisora quepudieran requerirlo para el desarrollo de sus programas de trabajo a fin de apoyar la productividad y elaprovechamiento integral del acervo de videoteca propiedad de la Entidad en el cumplimiento de sus metasinstitucionales.

2. ALCANCE:

El proceso es aplicable a los requisitos, trámites, registros y documentos que se operan para solicitar yobtener en préstamo material video grabado existente en los catálogos de la Videoteca de la Televisora,asimismo, al préstamo de material a instituciones solicitantes, para su uso sin fines de lucro, con la salvedadde que este tipo de solicitudes invariablemente deben realizarse por oficio, dirigido al Titular de la Direcciónde Programación.

Aplica a la Subdirección General de Producción y Programación; a la Dirección de Producción; a laDirección de Programación; a la Gerencia de Planeación; al Departamento de Videoteca y Archivo; a laDirección de Canal Internacional y Distribución de la Señal; a la Dirección de Noticias y a la Dirección deImagen Corporativa.

Área emisora del proceso: Dirección de Programación.

3. POLíTICAS:

. Es responsabilidad del Titular del Departamento de Videoteca y Archivo registrar, cuando ocurra,todo movimiento de salida de material grabado de la Videoteca en el sistema de control denominadoSITE.

. El Titular del Departamento de Videoteca y archivo es responsable de efectuar por lo menos uninventario físico total de material grabado cada año calendario, debiendo conciliar las existenciasresultantes con las que arroje el sistema SITE. Así como de realizar la verificación de registros y deexistencias, por muestreo por lo menos en tres periodos durante el año.

r~

tf. En el caso de resultar sobrantes de material grabado el responsable del Departamento deVideoteca efectuará un reporte al Gerente de Planeación Televisiva a fin de establecer su origen yefectuará su alta en el sistema SITE.

. En el caso de solicitud de material restringido, es responsabilidad del usuario o solicitante recabar lafirma del Director del área que en su oportunidad se responsabilizó del ingreso de ese material.

. Es responsabilidad del usuario de material grabado en préstamo aplicarlo únicamente para los finesseñalados en el formato de solicitud autorizado, debiendo tener el cuidado necesario en su uso paraevitar deterioro por manejo negligente.

PROCESOPARASOLICITUDDE PRÉSTAMODE Código:MATERIALVIDEOGRABADOA LA VIDEOTECA

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. Es responsabilidad del solicitante de material grabado en préstamo, utilizarlo dentro de lasinstalaciones de Canal 22. Cuando por necesidad del servicio deba utilizarlo fuera de las mismas,deberá indicarlo en la solicitud de préstamo en cuyo caso requisitará un formato de salida dematerial de Videoteca de la institución y recabará en él, la firma del Titular de la Dirección deProducción o del Titular de la Dirección de Programación. En ausencia de ambos podrán firmar elTitular de la Gerencia del Área de Planeación o el de Realización, según sea el caso.. El Departamento de Videoteca y Archivo atenderá los requerimientos de salida de material de videofuera de las instalaciones de la Televisora en horario de las 10.00 hrs. a las 19.00 hrs.

. Es responsabilidad del usuario solicitar el préstamo de material grabado, por lo menos con 24 horasde anticipación a la fecha en que lo requiere, y devolverlo a más tardar en la fecha establecida en elregistro de salida correspondiente, así como reportar, al Departamento de Videoteca, cualquierdesperfecto que haya sufrido durante su manejo.. El usuario se compromete a devolver el material, recibido en préstamo, en un periodo no mayor detreinta días naturales, pudiendo solicitar una prórroga por quince días naturales. Después de lostreinta días y en su caso la prórroga, se aplicará una multa de $10.00 por cada día natural deretraso, hasta por quince dias más, al término de los cuales deberá devolverlo o efectuar elreembolso a precio en el mercado.

. No se prestarán materiales adicionales al solicitante, cuando exista material en su poder, con fechavencida para su reintegro a la Videoteca.

. En atención a las prácticas de reciprocidad, en materia de solicitud y préstamo de material grabado,algunas instituciones podrán solicitar a la Entidad el préstamo de este tipo de material; no obstantela solicitud deberá ser emitida por oficio o vía correo electrónico en el que se expresará, entre otrainformación: el objeto al que se aplicará y el periodo de uso, deberá suscribirlo el Director de lainstitución solicitante o su representante acreditado. El Titular de la Dirección de Programaciónevaluará la petición y en su caso, podrá autorizar el préstamo, atendiendo a los fines para los quese solicite, debiendo emitir la respuesta por oficio en el que expresará las posibles condicionantesdel mismo y además indicará el plazo para la devolución.

. El Titular del Departamento de Videoteca y Archivo, deberá registrar en el sistema SITE el préstamodel material grabado, debiendo recabar del solicitante, copia de su identificación oficial cuando setrate de préstamo a otras instituciones.

. Al final de cada mes el responsable de la Videoteca y Archivo emitirá en el sistema un reporte deadeudos de material grabado y remitirá, con base en él, un correo electrónico a cada uno de losdeudores con antigüedad de treinta días o más, con copia al Titular de la Dirección del área a quepertenece, a fin de que se reintegre el material de inmediato.

. El personal con adeudos de material recibirá por correo electrónico la relación y descripción delmaterial grabado a su cargo y deberá dar respuesta a la Videoteca indicando la fecha de devolucióny las causas por las que no lo ha reintegrado, lo cual hará las veces de confirmación del adeudo yserá útil para exigir en su oportunidad el pago de la multa causada o el costo del material.

. El Titular de la Videoteca y Archivo deberá conservar las relaciones que acrediten adeudos y laconfirmación de los mismos. Verificará los casos en que no emita respuesta el deudor y reportará alDirector de Programación los adeudos con periodicidad de 45 días o más.

. Cuando la solicitud de material de video, emitida por el usuario, rebase el límite de materialautorizado, deberá recabar oficio de autorización del Director del área de la que depende a fin depoder disponer del excedente.

PROCESO PARA SOLICITUD DE PRESTAMO DE Código:MATERIAL VIDEOGRABADO A LA VIDEOTECA

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PROCESO PARA SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE Código:MATERIAL VIDEOGRABADO A LA VIDEOTECA

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4. DIAGRAMA DE PROCESO:

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PROCESO PARA SOLICITUD DE PRESTAMO DE Código:MATERIAL VIDEOGRABADO A LA VIDEOTECA

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PROCESO PARASOLICITUD DE PRÉSTAMO DE Código:MATERIAL VIDEOGRABADO A LA VIDEOTECA

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5. DESCRIPCiÓN DE PROCESO:


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SECUENCIA DE ACTIVIDADES RESPONSABLESETAPAS

1. Solicita material 1.1 Efectúa solicitud a la Videoteca, por vía USUARIOgrabado en préstamo telefónica, por correo electrónico o en forma

personal del material videograbado requeridopara su programa de trabajo.

Nota: para tener acceso como usuario o solicitante dematerial videograbado aplican los mismosrequisitos previstos en las etapas uno a dosinclusive del proceso para solicitud de préstamode material virgen y/o reciclable. Con la menciónexpresa en el oficio de solicitud de facultarlepara recibir en préstamo material videograbado.

2. Localiza claves, 2.1 Recibe la solicitud de material video grabado, TITULAR DELverifica autorización. por vía telefónica, correo electrónico o DEPARTAMENTO DE

personalmente del usuario. VIDEOTECA y2.2 Ingresa al sistema electrónico SITE y en él, al ARCHIVO

modulo de material video grabado, obtiene la o Técnico de Videotecalas claves de los materiales que contienen lasImágenes que solicita el usuario.

2.3 Verifica, con los datos del usuario, en el sistema Técnico de VideotecaSITE el límite de materiales que está autorizado asolicitar y en su caso, elimina el excedente, paraajustar la entrega al límite que tiene autorizado; lecomunica esta situación y le instruye paraobtener del Director del Área a que perteneceautorización por el material adicional.

3. Verifica posible 3.1 Verifica en registros de la Videoteca si elrestricción. material correspondiente a las claves obtenidas

tiene alguna restricción o existe alguna causapor la que no pueda utilizarse (protección autoralu otro motivo).

3.2 Consulta en caso de duda al Gerente dePlaneación para verificar restricciones posiblespara el uso del material.

¿Restringido?

SI: Continuar en etapa 4NO: Continuar en etapa 5

4. Desecha las claves 4.1 Desecha las claves de material restringidas Técnico de Videotecade material continuar en etapa 2.restringidas5. Recopila el 5.1 Recopila en Videoteca, a partir de las claves, el TITULAR DEL

material para su material video grabado. DEPARTAMENTO DE

entrega 5.2 Comunica al usuario en forma telefónica, VIDEOTECA y

personal o por correo electrónico que el material ARCHIVOesta a su disposición en la Videoteca. Técnico de Videoteca

5.3 Realiza seguimiento a la atención de su solicitud.

Tiempo de realización: variable.

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cf


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6. Se presenta para 6.1 Recibe comunicación telefónica o personal sobre USUARIOrecibir el material la disponibilidad del material requerido.

6.2 Acude a la Videoteca6.3 Verifica que el material localizado en la

Videoteca corresponda a su solicitud.6.4 Acredita su identidad con su credencial oficial.

7. Entrega el 7.1 Ingresa al sistema SITE y registra en el modulo TITULAR DEL

material, registra el de préstamos la salida del material a cargo del DEPARTAMENTO DE

préstamo usuario. VIDEOTECA y7.2 Entrega el material video grabado al usuario. ARCHIVO

Técnico de Videoteca

8. Utiliza el material, lo 8.1 Recibe a satisfacción el material video grabado. USUARIOdevuelve. 8.2 Aplica el material video grabado a los fines para

los que lo solicito.8.3 Se presenta en la Videoteca, al concluir el uso

del material video grabado.8.4 Verifica que las cintas correspondan al estuche

que las contiene y las entrega en la Videoteca.8.5 Verifica la realización del registro en el SITE por

la devolución del material.

9. Recibe material, lo 9.1 Recibe el material, verifica que las claves del TITULAR DEL

registra y almacena. mismo coincidan con las del estuche que lo DEPARTAMENTO DE

protege. VIDEOTECA y9.2 Efectúa inspección de las condiciones fisicas del ARCHIVO

Material y su contenido, en su caso realiza lasaclaraciones o reportes necesarios.

9.3 Ingresa al SITE, registra la devolución delmaterial, lo acredita al usuario.

9.4 Ingresa al SITE, registra en presencia delusuario la devolución del material.

9.5 Ubica el material recibido en el anaquel y el lugarque le corresponde.

Termina el proceso.

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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

7. REGISTROS:

8. GLOSARIO:

SITE: Sistema automatizado de registro y control de movimientos del acervo de Videoteca.

9. ANEXOS:

Formato de Salida de Material de Videoteca de las Instalaciones


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Documentos Código (cuandoaplique)

Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las No aplicaDependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.Manual para la Administración de Bienes y el Manejo de Almacenes de Canal No aplica22.

Código deRegistros Tiempo de Responsable de registro o

conservación conservarlo identificaciónúnica

Registro en el SITE de salida de material Indefinido Titular del Departamento No aplicagrabado de Videotecay Archivo

10. CAMBIOS DE ESTA VERSiÓN:

Número de versión Fecha de actualización

30 de septiembre de 2010Descripción del cambio

Meiora continua2Fecha de autorización: 28/V1/08

CONTROL DE EMISION

/{tJ-/y ~\

REVISO

IAJLic. Eva V&t~realVel¿zquez

Subdirectora General de

Producción y Programación

Dr. Jorge Volpi EscalanteDirector General



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ANEXOSalida de material de videoteca de las instalaciones

Televisión Metropolitana, S.A. de C.V.

México, D.F. (1)

I FOLIO No(2)ESTUDIOS CHURUBUSCO AZTECA, S.A.

DEPARTAMENTO DE VIGilANCIAMÉXICO, D.F.PRESENTE

Estimados señores:

Por medio de la presente les informamos que el C. (3)Está autorizado (a) para llevar fuera de estas instalaciones las siguientes cintas:

TITULO

TOTAL DE MASTERS (9) TOTAL DE CINTAS VIRGENES (10)

(11)AUTORIZA

DIRECTORDE PRODUCCiÓN(PROGRAMACIÓN)

(12)ENTREGA

JEFE DELDEPARTAMENTODEVIDEOTECAy ARCHIVO

(13)RECIBíMATERIAL

Nombre Nombre Nombre

Firma Firma Firma

PROCESOPARASOLICITUD DE PRESTAMO DE Código:MATERIAL VIDEOGRABADO A lA VIDEOTECA

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ANEXOSalida de material de videoteca de las instalaciones

Instructivo de llenado

(1) Anotar el número del día, en que se pretende sacar el material de las instalaciones, a continuación elnombre del mes y el año.

(2) Anotar el número de folio que corresponda según control consecutivo.

(3) Anotar el nombre y apellidos del productor o del personal que es portador del material de videoteca.

(4) Anotar los datos de cada cinta (una por fila) iniciando con el número de catálogo en caso de materialGrabado.

(5) Anotar si se trata de material en master; submaster; copia, etcétera.

(6) Anotar el título de la cinta o del material; en su caso anotar que se trata de material virgen.

(7) Anotar el número de control de Virgen impreso en el lomo de la cinta.

(8) Anotar la duración de la cinta.

(9) Anotar el número de cintas grabadas descritas en el formato de las que se solicita su salida.

(10) Anotar el número de cintas virgenes descritas en el formato de las que se solicita su salida.

(11) Anotar el nombre y asentar la firma del Director de Producción o de Programación, según el caso. Ensu ausencia podrá firmar el Gerente de Realización o de Planeación Televisiva, según el caso.

(12) Anotar el Nombre del Jefe del Departamento de Videoteca y Archivo y asentar su firma. En su ausenciapodrá firmar el Gerente de Planeación.

(13) Anotar el nombre completo del portador de las cintas y asentar su firma a continuación.

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