DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

ÁREA DE EDITORIAL UPV

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Área de Editorial UPV

Abril 2014

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Área de Editorial UPV

Abril 2014

AEUPV01: VENTA DE PUBLICACIONES (I)

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Tipo

A solicitud del usuario

Tipo

Comunidad universitaria yen punto de venta AEUPV

Consulta en PC’s¿Conoce el

usuario el número de referencia?

Acceso al ejemplar en estanterías

Compra

No

Sí

Devolución Debe cumplir:- Documento en perfecto estado.- Se presenta ticket- No haber transcurrido el plazo máximo de devolución.

Comprobación

¿Comprobación correcta?

Comunicación al usuario: no se

admite la devolución

No

Sí

Cobro / devolución

Pub

licac

ione

s

Registro de la operación

Operación de venta / devolución a través de:- Tarjeta bancaria.- Vale.- Efectivo.

Desmagnetizar, entrega/recogida

de ejemplar y tickets o vale

Operaciónexterna

¿Es cliente?

Pub

licac

ione

s Información al usuario sobre

disponibilidad y precio

¿Se puede vender al exterior?

No

Comunicación al usuario: no está

permitida su venta al exterior

Sí

¿La operación se va a realizar

desde la UPV?

Información al usuario sobre la

librería o distribuidora que

corresponda

No

Sí

Alta como cliente

NoEn el caso de cliente Librería, debe quedar acreditado

Emisión de albarán y nota de

entrega

Sí

Cliente

Comunicación al usuario del importe a

transferir y envío de la nota de

entrega para su firma

Librería

Particular

Preparación del envío, y envío

Registro:- Albarán- Factura

- Ejemplares- Libranza (particulares)

Pub

licac

ione

s

Registro:- Albarán- Factura- Justificante transferencia (librerías)- Libranza (particulares)En el caso de particulares,

previamente deberá haberse recibido el dinero y la libranza

Registro de factura como

cobrada, y archivo

Hasta la recepción del justificante de transferencia y la nota de entrega firmada

Tipo

DevoluciónA

Compra

SER

PIS

Servicio de Gestión

Económica

Solicitud de conciliación

Envío al Servicio de Gestión Económica de la nota de entrega firmada

Versión 02 - Octubre 2010

AEUPV01: VENTA DE PUBLICACIONES (II)

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Debe cumplir:- Documento en perfecto estado.- Se presenta ticket- No haber transcurrido el plazo máximo de devolución.

No

Sí

Pub

licac

ione

s

¿Comprobación correcta?

Comprobación

Emisión de albarán y factura

Comunicación al usuario: no se

admite devolución

Registro de factura y archivo

A

Versión 02 - Octubre 2010

AEUPV02: EDICIÓN DE PUBLICACIONES (I)

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

A solicitud de usuario

- Original o muestra de la publicación- Formulario cumplimentado según se trate de libro, revista o actas de congreso

- Documentación- Hoja de seguimiento

Sí

Apuntes

Libros/ Actas de congresos

Revistas

No

Tipo

Apertura de expediente

Recepción del formulario de solicitud de viabilidad

Estudio de viabilidad

AEUPV02P01

¿Aceptadopara edición?

Maquetación y registro ISBN de

librosAEUPV02P02

Registro de ISSN de revistas

AEUPV02P03

- Hoja de créditos- Petición ISBN o petición ISSN- Orden impresión- Original definitivo

Albarán

En función del tipo de publicación y pago de Derechos de autor

% de la tirada

Hasta que los implicados se presenten a recoger la publicación

En función del tipo de publicación

No

Sí

Preparación y envío de

documentación para imprenta

Pu

blic

aci

ones

Empresas de edición impresa

y reprografía

Aviso a los implicados

Recepción de libros /actas/

revistas / apuntes

Pub

licac

ione

s

¿Apuntes?

Valoración (precio)

Separación en lotes de libros /

revistas /apuntes para trámites

Firma de documentos de entrega, cuando

corresponda

Pub

licac

ione

s

Alta en el sistema de

gestión

En caso de primer número de una revista se envía copia al ISSN

Versión 03 - Abril 2014

AEUPV02P01: ESTUDIO DE VIABILIDAD

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

Sí

No

Sí

Sí

No

Institucional /Actas de congreso Docente

- Características de la publicación- Muestra del original para evaluar contenido

No

Sí

¿Varía significativamente el presupuesto?

Revistas

No

Sí

¿?

Solicitud de presupuesto a

diferentes proveedores

Empresas de edición impresa

y reprografía

Pub

lica

cio

nes

Tipo

¿Solicita presupuesto?

¿Aprueba valoración?

Comprobación de

características técnicas

provisionales

Firma del presupuesto provisional

Recepción de la aprobación

Elaboración de presupuesto provisional, y

envío al usuario

¿Características estándar?

Recepción de presupuestos

Tipopublicación

Recepción original del libro

¿La Editorial considera

conveniente la publicación?

Solicitud al usuario del

original del libro /revista

Solicitud de aprobación de

valoración económica

¿Existe aval?

Sí

Publicación con ISBN / ISSN

Apunte

No

No

Comunicación de la decisión

Versión 03 - Abril 2014

AEUPV02P02: MAQUETACIÓN Y REGISTRO ISBN DE LIBROS

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

No

Se entrega: - Datos del libro- Códigos de barras de ISBN- Código de barras interno- Logotipos- Resumen- Imágenes

Sí

No

Sí

¿Es correcto?

Recepción de original

maquetado

Comprobación prueba interior y

portada

Empresas de edición impresa

y reprografía

¿Es correcta?

Devolución del original

Empresas de edición impresa

y reprografía

Entrega de prueba de diseño de

portada y la prueba maquetada

His

tori

al

Envío de cambios

Empresas de diseño gráfico

Remisión de informe para

maquetación y original

Solicitud de pruebas de

portada

Empresas de edición impresa

y reprografía

Recepción de original

maquetado

Alta y asignación provisional ISBN

Recepción de pruebas de diseño de portada

Petición ISBN

Recepción de aprobación ISBN

Agencia Española del

ISBN

Solicitud de aprobación del

ISBN seleccionado

Versión 03 - Abril 2014

AEUPV02P03: REGISTRO DE ISSN DE REVISTAS

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

Petición ISSN

Solicitud de ISSN

Recepción de DL

Solicitud de DLEmpresas de

edición impresa y reprografía

Centro Nacional Español de ISSN

Recepción de ISSN

Versión 03 - Abril 2014

AEUPV03: EDICION DE TESIS DOCTORALES

USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO

A solicitud de usuario

Recepción del contrato firmado

Asignación de códigos de

publicación para la versión POD y

la electrónica

Almacenamos en repositorio

documental el expediente

Agencia de ISBN

Alta en el sistema de

gestión

Comprobación en la web del Gremio que la solicitud está

validada

Introducción/modificación de

la tesis en Riunet

- Contrato de edición de tesis doctoral. (accesible desde web Editorial)

OriginalContrato

escaneado firmado

Formato PODFormato

electrónico

Solicitud telemática ISBN comercial (POD)

Envío correo a Admon RIUNET para actualizar

contenido

¿Está la tesis en Riunet y

tiene el formato correcto?

NoEnvío correo a

usuario solicitante

Sí

Hasta que la tesis está en Riunet con el formato correcto

His

tori

al

Rep

osito

rio

Preparación del contenido

Hasta que aparece la solicitud validada en la web del Gremio de Editores

Almacenamiento en repositorio documental

Pub

licac

ione

s

Biblioteca central

Publicación del enlace de acceso

en el catálogo

Comunicación al usuario vía email

del enlace a la ficha del catálogo

Rep

osito

rio

Formulario ISBN validado

Correo enviado al autor

Versión 03 - Julio 2012

AEUPV04: COEDICIÓN DE PUBLICACIONES

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

A solicitud del usuario Información

sobre requisitos para editar, y

descartar

Estudio de condiciones

¿Existe aval?

Descartar propuesta

Remisión del contrato para la

firma

Firma del contrato

Recepción del contrato firmado

Remisión a firma del miembro

equipo rectoral, si existe fondo

Órganos de dirección

Condiciones económicas.Costes.Derechos de AutorCondiciones legalesDistribución

Redacción del contrato

Firma del responsable del

AEUPV

Recepción del contrato firmado

Envío a impresión

Tipo Pertenece al fondo

No pertenece al fondo

SíNo

¿Interesan condiciones?No

Si

¿Se imprime en Área Editorial UPV?

ImpresiónGestión de la

impresiónAEUPV04P01

Recepción de ejemplares para archivo y envío a

autores

No Sí

Puesta a la venta, en función

de las condiciones establecidas

Versión 01 - Enero 2008

AEUPV04P01: GESTIÓN DE LA IMPRESIÓN

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

Clasificación y reparto de ejemplares

Empresa de edición impresa

y reprografía

Recepción de ejemplares impresos

Valoración(precio)

Envío de la orden de impresión

Selección del impresor

-Pedir presupuesto-Condiciones económicas-Adaptación a condiciones Técnicas

- Características técnicas- Datos- Texto- Portada

Albarán de entrega

Ficha de valoración

Para:- Depósito Legal- Servicios UPV (Biblioteca, Rector…)- Autor

Pub

licac

ione

s

Versión 01 - Enero 2008

AEUPV05: DISTRIBUCIÓN DE PUBLICACIONES

PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS

A solicitud del usuario, o de oficio (distribución de novedades)

Distribución denovedades

Pedido

Sí

No

Gandia y Alcoy(a solicitud, o de oficio)

No

No

Sí

Sí

- Albarán y copia pedido- Etiqueta envío- Albarán transporte- Libros

Hasta su resolución

Devoluciones

Debe cumplir:- Documento en perfecto estado.- No haber transcurrido el plazo máximo de devolución.

No

Sí

¿Se puede vender al exterior?

Envío de reclamación

Devolución del albarán firmado

Archivo de albarán

Tramitación de la reclamación

Pub

licac

ione

s

Pub

licac

ione

s

¿Es correcto?

Preparación de envío, y envío

Tipo

Comprobación

Comunicación al usuario: no se

admite devolución

Recepción y archivo del

albarán firmado

Pub

licac

ione

s

Selección de novedades a

distribuir

Comunicación de la causa

¿Dispone de crédito?

Emisión de albarán

Generación del albarán de

pedido

Recepción y comprobación de

la mercancía

¿Comprobación correcta?

Envío electrónico del boletín en pdf

Versión 02 - Octubre 2010