RECEPCION DE MATERIALES

Es unprocesomediante el cual se recibe losproductosterminados procedentes de fbricas yalmacenes, estos se recibe en forma apilada en el camin detransportepara que luego los cargadores preparen losmediosde trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso alalmacnverifica que ladocumentacineste conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe del almacn verifique la disponibilidad de espacio en mdulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las reas demarcadas para cada lnea deproducto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser ordenados con separadores de cartn entre "cama" y "cama", y algunos cubiertos con mantas trmicas.

Funciones de la recepcin de materiales Recibir e inspeccionar los artculos y verificar las cantidades con la orden de compra y el envo. Prepararinformescuando hayescasez, daos durante el trnsito y devoluciones a los vendedores. Preparar una gua de recepcin para distribuirla a varios departamentos. Entregar la mercanca a los almacenes. Normas para la recepcin materiales1) Recibir de una manera ordenada.2) Planificar la Recepcin con arreglo a laeconoma(TiempoyMovimiento).3) Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.6)Sistemasdeseguridady proteccin procedentes.7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir8) Confrontacin sistemtica del material recibido con losdocumentosque lo acompaan.Pasos y medidasLosmaterialeso insumos deben apartarse en recepcin de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse lafactura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que enVenezuela, elsistemalegal para medir o pesar es el sistema mtrico decimal, cuya base es el metro.

DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIN DE MATERIALESOrden de Compra:Abarca de manera concreta: membretes, nombres, domicilio,telfonode la firma,computadorapara su identificacin.Nmeros:Servir para identificar lanegociacinentre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturacin de los materiales y que permita registrar y archivar elcontratopara su consulta posterior. El proveedor coloca dicho nmero en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparacin. El departamento de Almacn tendr una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el nmero debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.Fechas de emisin y de entrega:Estas fechas permiten planificar la recepcin, y uso de materialesNombre y domicilio del proveedor:Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, en caso de algn reclamoMotivacin y condiciones de pago:En las instrucciones sobre la facturacin se debe establecer el nmero de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compaas en la nota de pedido usan clusulas indicando que no se admitirn letras, a menos que exista un acuerdoconcretoen ese sentidoLugar de la entrega:Cuando la recepcin de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede dela empresa, debe indicarse claramente para evitar situaciones incmodas.Transporte:Debe indicar la va que se utilizar; por camin, ferrocarril o avin.Descripcin de lo que se compra:Ladescripcinde los diferentes artculos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designacin odescripcinclara de cada uno de ellos con medidas, tamaos o a las caractersticas que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificacin suscrita de la forma otrabajoencargadoVerificar la factura de proveedor:Precios, condiciones y descuentos, cuando se recibe el pedido.

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Comprobacin de facturas:Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobacin debe hacerse confrontando lafacturacon la orden de compra, y el resultado del conteo fsico de losmaterialesrecibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envos. De esa manera se evita el pago de los materiales oproductosno recibidos, o recibidos con fallas o excesosCalidad:Si lacalidadno est de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.Precios:El departamento decomprases fundamentalmente responsable de lospreciosque deben pagarse por los pedidos. No obstante lapersonaencargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar elprecioaprobado por el departamento de compras a travs de su orden.Condiciones:Las condiciones son un punto completo cuyaresponsabilidadcompleta a los departamentos de compras ycontabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente ariesgosde los materiales y daos sufridos, para determinar la reclamacin correspondiente.Guas de Remisin o Envos:En oportunidades, los materiales vienen acompaados de simples de remisin o guas de despacho.rea de recepcinEl flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correctaplaneacindel rea de recepcin y de su ptima utilizacin.Condiciones que impiden el flujo rpido:1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.2)Mediosde manejo de materiales deficientes.3) Demoras en la inspeccin ydocumentacinde entrada.Elobjetivoque persigue todaempresaes obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El espacio necesario para el rea de recepcin depende delvolumenmximo de mercanca que se descarga y deltiempode su permanencia en ella. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corto posible, pues el espacio requerido y elcostode operacin dependen de la fluidez con que stas se pasan del vehculo del proveedor alalmacn. Todo estancamiento innecesario eleva el costo delproducto. Loscostosde lasfuncionesdel rea de recepcin pueden ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo):1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:a) Patios de maniobra de los vehculos;b) Andenes; c) Zona de maniobras de almacenaje;d) Zona de inspeccin;e) Zona de laoficinadecontrol, yf) Zona demedicin(bscula)2) Otros costos incluyen: a) Elmantenimientodel rea y de su equipo y maquinaria,b) Los intereses sobre lainversinen el inmueble y en el equipo.3) Losgastosindirectos de: a)Personal; b)Registros, y c) Proteccin de los materiales.Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca. En cualquiera de estas instalaciones los medios ms usuales son: 1)El montacargas elctrico (de gasolina o diesel). 2)La carretillaneumtica. 3)La carretillamanual. 4)Las tarimas demadera. 5)Los contenedores. 6)Los carros especiales. 7)Los transportes de rodillos.ZONA DE INSPECCINEl flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga yalmacenamientoprovisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada.Recepcin cuantitativaTiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega. En la medida de lo posible lasoperacionesde recepcin cuantitativa se realizan en un local preparado para el efecto, que se llama normalmente sala de recepcin. Las operaciones de recepcin se efectan desde el momento de desembalar los gneros a su llegada, por lo que interesa disponer del espacio necesario para evitar los embotellamientos. El receptor cuantitativo efecta sus verificaciones bien sea contando de pieza por pieza de las mercancas recibidas en nmero o bien por mediciones que permitan las verificaciones dimensionales de identificacin.CONTEO DE PIEZASEs unprocesoque forma parte de la recepcin cuantitativa mediante el cual se realiza el conteo de todas las piezas que se han recibido en la recepcin de material, este tiene como finalidad primordial verificar que el nmero de piezas coincidan con las descritas en la nota de entrega, factura y pedido para que luego formen parte del control deinventariodel almacn.PESAJE DE PEIZASEs un proceso que se realiza luego del conteo de piezas mediante el cual se procede a confirmar que el peso los materiales coincidan con los que se especifican en la nota de entrega, factura y pedido que son recibidos en la recepcin de descritos en lo antes mencionado.Recepcin cualitativaEs necesario por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales a la de la nota de entrega, aunque puede ser procedida por inspecciones previas en la fabrica del suministrador en los casos en que es necesario y sea viable constatar la calidad de lamateria primautilizada, la misma que debe ser realizada exclusivamente por personal tcnico calificado. Tambin es importante citar que como parte fundamental de un buen almacenamiento dentro de una bodega, el de tener muy en cuenta importantes factores que ayudan en laadministracinde los materiales almacenados.Estos factores son: 1)Control de Inventarios 2)Anlisisen la Rotacin 3) Anlisis de stock.CONTROL DE CALIDADSe refiere al nfasis de calidad que enmarca laorganizacinentera, desde el proveedor hasta elconsumidor. Laadministracinde la calidad enfatiza el compromiso administrativo de llevar unadireccincontinua y extenderla a todala empresa, hacia toda la excelencia en todos los aspectos.LINEAMIENTOS BSICOS PARA UN CONTROL DE CALIDADLa administracin del control de calidad requiere de un proceso constante, que ser llamado mejoramiento continuo, donde la perfeccin nunca se logra pero siempre se busca.Involucrar al Empleado: Se ha detectado que el mayor porcentaje de losproblemasdecontrol de calidadtiene que ver con los materiales y losprocesosy no con eldesempeodel empleado por lo tanto la tarea consiste en disear el equipo y los procesos que produzcan la calidad deseada.Esto se puede lograr con un alto grado de compromiso de todos aquellos involucrados con elsistemaen forma diaria ya que lo entienden mejor quien mide: Lastcnicaspara construir la confianza de los empleados incluyen:1. Laconstruccinderedesdecomunicacinque incluyan los empleados.2. Supervisiones abiertas y partidarias.3. Mudar la responsabilidad de administracin y asesora a los empleados deproduccin.4. Construirorganizacionesconmoralalta.5. Tcnicas formales como la creacin de equipos y crculos de calidad.Crculos de Calidad:Es ungrupoformado por empleados voluntarios, que se renen en forma regular para resolver problemas relacionados conel trabajo, recibencapacitacinde planeacin en grupo, solucin de problemas y control calidad estadstico.:Conocimiento deHerramientas:Debido a que se desea confiar en los empleados para instrumentarla administracindel control de calidad, y este es un esfuerzo continuo, cada uno enla organizacin, debe ser entrenado en las tcnicas de administracin del control de calidad.Caractersticas de una Organizacin con Administracin con Control de Calidad 1.Sus esfuerzos van dirigidos hacia una satisfaccin delcliente. 2. Atencindirigida hacia la reduccin de problemas con los procesos o productos, no con los problemas de la gente. 3.La primera prioridad es la calidad. 4. Lagerenciaest comprometida al mejoramiento continuo, apoya unambientede confianza. 5. Las responsabilidades y roles son claramente definidos. 6. La atencin se centra con la prevencin en vez de la inspeccin. 7. Las personas son un recurso importante. 8.Trabajo en equipoes la norma 9. La Capacitacin est dirigida hacia eldesarrollode lafuerzalaboral.

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