Reconciliacion de efectivo parte v

Guía Reconciliación Efectivo - Centros de Efectivo y cajeros AutomáticosOficina Regional Latinoamérica y el Caribe

¡¡¡ BIENVENIDOS !!!

QUITO, 2012

SISTEMA VIRTUAL DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD INTEGRAL

-SIVFOSEG-


GUÍA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO CENTROS DE EFECTIVO Y CAJEROS

AUTOMÁTICOSLATAM

QUINTA PARTE


CENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADACENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADA

FONDOS DE EFECTIVO EN LA BÓVEDA

QUITO, 2012

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Fondos de efectivo en la bóvedaAdministración fondos de efectivo

Registro de fondos de efectivo en la bóveda

OBJETIVO RIESGO POLÍTICA

Garantizar que los documentos de registro de fondos de efectivo son custodiados adecuadamente de acuerdo con las políticas del Grupo

Perder la evidencia de auditoria de las novedades y diferencias que dejarían sin soporte adecuado al centro de efectivo para hacer frente a una reclamación de diferencias por parte de los clientes

Mantener los registros de las operaciones de provisión de efectivo el tiempo establecido por el Grupo para tal fin


Operaciones

Balance diario de fondos de efectivo


Asegurarse que hay un equilibrio de los fondos depositados, que se hace diariamente el cual debe ser hecho de forma independiente periódicamente y que los balances diarios son registrados por el sistema de información del centro de efectivo

El efectivo procesado puede ser mal distribuido, sustraídos o extraviado, ocasionando reclamaciones y / o pérdidas financieras.

Debe haber una conciliación periódica independiente del balance físico contra el saldo reportado al cliente.

Todos los fondos de efectivo deben ser documentados, supervisados y registrados en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso. Se debe registrar el número del documento con el efectivo procesado, nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.

Los documentos que registran estas transacciones deben ser correctamente diligenciados y archivados por el periodo fijado en la política correspondiente.


Reportes y conciliaciones

Envío balance diario al cliente


Conciliar permanentemente con el cliente los balances diarios de efectivo con de identificar diferencias de manera oportuna.

Tener diferencias con el cliente que no son identificadas oportunamente permitiendo la posibilidad de manejo indebida de dinero. No identificar oportunamente, diferencias o novedades existentes en los fondos de efectivo de los clientes, lo que permitiría la posibilidad de la manipulación indebida de dineros. Desconocer las causas que ocasionan las diferencias

Informar periódicamente a los clientes, la cantidad de dinero existente en el centro de efectivo y conciliar las diferencias existentes.

Todos los fondos de dinero existentes en el centro de efectivo, deben ser registrados por separados en el balance diario de cierre y deben ser conciliados diariamente contra los registros del banco de manera independiente por parte de un área ajena al área de procesos; detallando la antigüedad de los saldos y la fecha de los movimientos de efectivo


Registro del balance confirmado por el banco


Obtener evidencia diaria de parte del cliente donde confirme si esta de acuerdo con el saldo del balance enviado o si tiene diferencias por reportar

Tener diferencias con el cliente que no son identificadas oportunamente permitiendo la posibilidad de manejo indebida de dinero

Crear el mecanismo con el cliente o canal de comunicación directa con el encargado de controlar las cifras en el banco o con su superior para validar los saldos del balance diario y las diferencias que pudieren existir


Reconciliación del balance diario contra el efectivo físico


Reconciliar el saldo del balance contra el efectivo físico de cada cliente y conocer de parte de los bancos su conformidad o no respecto a los saldos de efectivo relacionados en los balances diarios de cada cliente

El efectivo procesado puede ser mal distribuido, sustraídos o extraviado, ocasionando reclamaciones y / o pérdidas financieras

Debe existir un área independiente que reconcilie periódicamente los balances diarios de los clientes contra el dinero físico existente en la bóveda.

Esta labor debe ser realizada por personal ajeno al área de operaciones y debe ser el área de auditoria interna o el área financiera si no hay departamento de auditoria aun creado.

Esta revisión física de dinero debe ser documentada, supervisada y registrada en un reporte de auditoria.

Sigue….


Reconciliación del balance diario contra el efectivo físico


El centro de efectivo debe obtener de los clientes, una evidencia escrita o por correo electrónico, de la conformidad o las novedades existentes en los saldos relacionados en los balances de efectivo que el centro de efectivo envía a los clientes.

Periódicamente las áreas de finanzas, operaciones y de auditoria deben reconciliar los saldos de los balances diarios por periodos; por ejemplo, del último bimestre y debe existir un registro físico de estas actividades de control relacionando las novedades de efectivo encontradas y la acción tomada para solucionar las inconsistencias existentes.


Diferencias y novedades de efectivo


Que todas las diferencias y novedades de efectivo estén plena y oportunamente identificadas por parte del personal encargado del centro de efectivo como también por los diferentes organismos de control que tiene el Grupo para controlar este tipo de novedades, de igual manera, todas las diferencias y novedades de efectivo deben estar registradas oportunamente en el sistema de información del centro de efectivo

No identificar y conocer oportunamente la ocurrencia de diferencias y novedades de efectivo para adoptar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles pérdidas de fondos de efectivo

Un adecuado proceso de administración de diferencias y novedades de efectivo debe contener como mínimo los siguientes elementos: Adecuada segregación de responsabilidades entre el área que identifica la diferencia, el área que supervisa la ocurrencia de este hecho y el área que aprueba las pautas a seguir como puede ser el cobro del dinero faltante o la aceptación de la pérdida por parte del centro de efectivo.

Todas las diferencias y novedades de efectivo presentadas deben ser documentadas, supervisadas y registradas en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso.

Sigue…


Diferencias y novedades de efectivo


Se debe registrar el número del documento donde se presentó la diferencia, el nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.

Los documentos que registran estas transacciones deben ser correctamente diligenciados y archivados por el periodo fijado en la política correspondiente.

Las diferencias y novedades de efectivo deben ser informadas oportunamente a los responsables correspondientes y a todos los organismos de control que el Grupo ha establecido (Área de Seguridad del país y Regional, Auditoria del país y Regional) los cuales deberán hacer la investigación correspondiente para identificar las debilidades de control existentes en el proceso y para tomar oportunamente las medidas correctivas necesarias


¡ESPERE!

RESUELVA LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 5 Y LA EVALUACIÓN EL LÍNEA

QUITO, 2012

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