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REDISEÑO, CARACTERIZACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LOS

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS AL FORTALECIMIENTO PARA LA GESTIÓN INTEGRAL LOCAL PROYECTO 511 DE LA SECRETARIA DISTRI TAL DE

INTEGRACION SOCIAL

SANDRA ESPERANZA AVILA PEREZ

Trabajo Final de Prácticas Administrativas

ASESOR ESAP: HÉCTOR OVIEDO ROJAS

ASESOR SDIS:

VICTOR ALONSO TORRES POVEDA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO

PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS Bogotá, D.C.

2009

2

Desde hace varios años empezó el sueño de llegar a mi grado como profesional, como Administradora Publica

y al tener la oportunidad de formalizar este trabajo, se materializa la realización de ese sueño, para el cual muchas

personas aportaron con trabajo, con sacrificio, con su constante amor

Quiero dedicar este trabajo a esas personas que representan en mi vida, el motor, la fuerza y la potencia para conseguir esto y más

A mí adorado hijo Daniel porque es la persona en quien me

motivó y por quien me inspiro siempre

A mi madre, por ser una mujer tan integra y por darme siempre el ejemplo de la perseverancia y el trabajo

A mí amado Orlando, por estar siempre dispuesto a ayudarme en

todos y cada uno de los momentos con su amor incondicional, por sus palabras y por sus acciones

A mis hermanos Mireya, Nubia, Hugo, Angélica y Juan Carlos

por su cariño, Y a toda mi familia por su apoyo

3

AGRADECIMIENTOS

Quiero empezar por agradecer a Dios por permitirme a pesar de la adversidad y de los momentos difíciles, llegar a este momento de mi vida, rodeada de tantas personas que amo y que sé, me aman. Agradezco a la ESAP, a los docentes, a los administrativos y a todas las personas de esta, mi Alma Matter, pues de todos he aprendido mucho, académicamente y también en lo personal. Muy especialmente, agradezco a mis compañeros y amigos, a Lorena, por ser siempre mi amiga incondicional, a Edgar, por estar siempre a mi lado, a Sandra por todo su apoyo, a Liliana por todo lo compartido, a Alexander y a Gerardo, por su voto de confianza, a Nubia, a Ximena, a Heliana, a Lubar, a Julio, a mi gran amigo Héctor Oviedo, por ayudarme y ser mi soporte en momentos muy difíciles. Mis agradecimientos van también a mis compañeros de la Subdirección para la Gestión Integral Local, a Farley, a Edgar, a Víctor, a Kelly, a Lucero, a Germán, a Sobeida, a Marisela y a cada uno de los servidores-as de la Secretaria Distrital e Integración Social, por su apoyo y confianza, en el desarrollo de este trabajo. Agradezco a todas y cada una de las personas que aportaron en el tránsito por este camino

De Corazón, Mil Gracias

4

CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN 10

I PARTE: DE LA ASESORIA UNIVERSITARIA

1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD 14

2. OBJETIVOS 15

2.1. GENERAL 15

2.2. ESPECIFICOS 15

2.3 RESULTADOS ESPERADOS 15

3. MARCO DE REFERENCIA 16

3.1 MARCO HISTORICO 16

3.2 MARCO TEÓRICO – CONCEPTUAL 30

3.2.1 Sistema Integrado de Gestión 30

3.2.2 Plataforma Estratégica 30

5

3.2.3 Sistema Integrado De Gestión De La Secretaria Distrital De Integración Social

32

3.2.4 La Secretaría Distrital de Integración Social, en el

marco del plan de desarrollo Bogotá sin indiferencia 2004 – 2008. Mapa de procesos

33

3.2.5 Mapa de Procesos de la SDIS - Bogotá Positiva

2008 – 2012 34

3.2.6 Equipo Funcional del Sistema Integrado de Gestión

37

3.3 MARCO NORMATIVO 39

4. METODOLOGÍA 40

II PARTE: DE LOS RESULTADOS DE LA AS ESORÍA UNIVERSITARIA

5. CONTEXTUALIZACIÓN Y AVANCE EN LA

IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

42

6. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 511

"FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN INTEGRAL LOCAL"

46

7. GESTIÓN SOCIAL INTEGRAL 47

7.1 Gestión Social Integral Local 48

8. PROYECTO 511 "FORTALECIMIENTO DE LA

GESTIÓN SOCIAL INTEGAL LOCAL" 49

8.1 Unidad Ejecutora Local UEL 59

6

8.2 Análisis y ajustes a los procedimientos vigentes del proyecto 511 "Fortalecimiento De La Gestión Social Integral Local" En Su Modalidad U.E.L.

60

8.3 Caracterización De Los Procedimientos Del

Proyecto 511 "Fortalecimiento De La Gestión Social Integral Local" En Su Modalidad U.E.L.

63

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 64

GLOSARIO 65 BIBLIOGRAFIA 67

7

LISTA DE ILUSTRACIONES Ilustración 1. Organigrama de la Secretaria Distrital de Integración

Social 17

Ilustración 2. Organigrama Dirección Territorial 19

Ilustración 3. Organigrama Subdirección para la Gestión Integral

Local 22

Ilustración 4. Mapa de Procesos - Bogotá Sin Indiferencia 2004 –

2008 32

Ilustración 5. Mapa de Procesos - Bogotá Positiva 2008 - 2012 34

Ilustración 6. Organigrama del Equipo Funcional del Sistema de

Integrado de Gestión 36

Ilustración 7. Simplificación de Procesos 37

Ilustración 8. Componentes del Sistema Integrado de Gestión 42

Ilustración 9. Avance de la Implementación del SIG 43

Ilustración 10. Distribución de Proyectos en la Subdirección para la

Gestión Integral Social 2004 – 2008 46

Ilustración 11. Elementos del Sistema de Gestión Integral 48

Ilustración 12. Proyectos de Inversión para la integración social en el Plan de Desarrollo Bogotá Positiva

51

Ilustración 13. Aporte del Proyecto 511 al Plan de Desarrollo Bogotá Positiva

54

Ilustración 14. Ruta Estratégica de la Dirección Territorial 56

Ilustración 15. Actividades de caracterización de procesos y

procedimientos 57

Ilustración 16. Inventario de procedimientos 61

Ilustración 17. Proyección de nuevos procedimientos 62

61

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Procedimiento Viabilidad de Proyectos vigente.

Anexo 2. Estudio de tiempos de viabilización de proyectos

Anexo 3. Procedimiento Viabilidad de Proyectos actualizado y sujeto a la revisión y aprobación en la SDIS

Anexo 4. Procedimiento Asesoría en la Formulación de Proyectos y Procedimiento Seguimiento a Proyectos

9

En el marco de desarrollo de la opción de grado Prácticas Administrativas, formulado por la Escuela Superior de Administración Pública ESAP, y dando con este cumplimiento a los requisitos para acceder al título de Administrador Público, se formulo un trabajo de consultoría y asesoría universitaria, brindada a la Secretaria Distrital de Integración social, en la subdirección Para La Gestión Integral De Los Territorios en su proyecto 511 Fortalecimiento Para La Gestión Integral Local, en lo relacionado con la Unidad Ejecutiva Local UEL. El objetivo principal del trabajo es como su nombre lo indica hacer un “Rediseño, Revisión, Caracterización y/o Actualización De Los Procedimientos Relacionados con el Fortalecimiento Para La Gestión Integral Local” Proyecto 511, en lo referente a la Unidad Ejecutora Local (en adelante UEL) ya que para la Secretaria Distrital de Integración Social (en adelante SDIS), posterior a los cambios resultado de la reestructuración, se hace manifiesta la necesidad de cambiar la formulación del mapa de Procesos asunto ya abordado por la entidad, y como consecuencia de ello, se debe dar el cambio necesario en los Procedimientos formulados dentro de los diversos proyectos de cada subdirección. Teniendo en cuenta que en el Sistema Integral de Gestión de la SDIS, se enmarcan todas las actividades habituales de las y los servidores y contratistas Integral Local, convirtiéndose en guía de una nueva cultura organizacional que tiene por fin mejorar continuamente dentro de un enfoque basado en procesos la prestación de cada uno de los servicios a los ciudadanos. De allí la importancia de que todos los procedimientos sean diseñados de acuerdo a los lineamientos propuestos en el Sistema Integrado de Gestión y generar apropiación y compromiso en cada uno de los servidores públicos y contratistas que participan en las actividades relacionadas con tales procedimientos gestionando de esta forma los procesos base de la organización. De igual manera se espera, a partir del análisis, el rediseño y la caracterización de los procedimientos relacionados con el Fortalecimiento Para La Gestión Integral Local Proyecto 511, en lo referente a la UEL, conceptuar desde la parte administrativa y de gerencia, sobre los procedimientos en proceso de ingeniería o reingeniería para el logro de la prestación de servicios a los ciudadanos con calidad.

10

1. INTRODUCCIÓN Y CONTEXTUALIZACIÓN

Liderar el diseño, la implementación el seguimiento y la evaluación de políticas públicas, dirigidas a mejorar las condiciones de calidad de vida, de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá, a través de la Gestión Social Integral que permita desde los territorios vivir una ciudad de derechos.

Secretaria Distrital de Integración Social El Fortalecimiento de la Gestión Integral Local proyecto 511 es un componente de los procesos misionales de la secretaria relacionado con la articulación, de procesos generada por el Sistema Integrado de Gestión, que ha sido diseñado e implementado con el fin de servir como herramienta estratégica en la operación de la SDIS , para potenciar las capacidades organizacionales hacia el logro de la transformación de los derechos, capacidades, intereses y necesidades de la ciudadanía, en oportunidades equitativas para toda la población de la ciudad, mediante el desarrollo de los procesos institucionales que articulan a las diferentes dependencias en torno a las responsabilidades de la entidad como un todo y mediante la caracterización de procedimientos que den cuenta del desarrollo de los procesos de direccionamiento, misionales y administrativos. Con el objetivo de lograr que la misión de la SDIS tenga una forma definida, se adopta el Sistema Integrado de Gestión mediante Resolución 438 de 2007, como una herramienta de gestión, apuntando al logro de una gestión pública efectiva y transparente como lo contempla una de las estrategias del Plan de Desarrollo 2008 – 2012 “Bogotá Positiva: para vivir mejor”. Lo que redunda en la necesidad de incorporar a las organizaciones, tecnologías organizacionales con perspectiva sistémica que faciliten la gestión de la administración distrital. Página 10 de 67 Dicho sistema, en la SDIS, se centra en la operación por procesos, permitiendo identificar las funciones y servicios de la organización como un todo y cuáles deben ser la contribución de cada dependencia y de cada proyecto al respecto, esta es la razón de ser y el objetivo del Sistema Integrado de Gestión de la SDIS. Es importante, entonces, aclarar que la operación por procesos se sustenta en el desarrollo de las relaciones existentes entre áreas de la organización, mediante las cuales se articulan las contribuciones parciales de cada dependencia, hacia el logro de los propósitos integrales de la entidad. El término Proceso es definido entre otras formas como el “conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados”, para las partes interesadas o destinatarias de una organización, en nuestro caso la ciudadanía, otras dependencias, proyectos, otras organizaciones y otros procesos. Por lo tanto, gestionar por procesos es una forma de trabajar que sobrepasa las dependencias y los proyectos, y si bien es cierto que su definición se encuentra en libros

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y normas de calidad, las interpretaciones que se le den en cada organización y su propio proceso, puede ser distinto y con diversos niveles de desarrollo. Al aplicar la gestión por procesos en la SDIS, la entidad elaboro un mapa de procesos que permite identificar la ruta que debe seguir para el cumplimiento de su plan estratégico, teniendo en cuenta sus procesos y sus proyectos. En otras palabras el conjunto de actividades relacionadas entre sí forman un proceso, y, así mismo un proyecto requiere de actividades para su implementación, estas unidades de desarrollo requieren de procedimientos. El procedimiento que no es otra cosa que la sumatoria de unas actividades básicas, es en el Sistema Integrado de Gestión un instrumento y un documento donde se detalla la forma para llevar a cabo una actividad o un proceso. La caracterización de un procedimiento fundamentalmente debe dar cuenta de para que se hace, quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Este documento intenta caracterizar algunos procedimientos pertenecientes al desarrollo de procesos de tipo misional de la entidad en el marco del sistema integrado de gestión de la SDIS. Para la elaboración del mismo, se tiene como línea base la naturaleza jurídica y funcional de la SDIS y el proceso de reestructuración que en ella tuvo lugar en 2008, y que marco la reingeniería de sus Procesos lo que por supuesto da lugar al necesario cambio en los Procedimientos como parte fundamental de tales Procesos.

12

I PARTE: DE LA ASESORIA UNIVERSITARIA

13

DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD

La Asesoría universitaria se desarrollo en la Secretaria Distrital de Integración Social, es entendida principalmente como el proceso de acompañamiento académico y técnico, para la revisión, actualización y caracterización de los Procedimientos relacionados con la modalidad UEL del proyecto 511 “Fortalecimiento para Gestión Integral Local”, desarrollado por la Subdirección para la Gestión Integral Local. Dentro del sector administrativo distrital de Integración Social, se encuentra La Secretaria Distrital de Integración Social, teniendo como misión “liderar y formular, en la perspectiva del reconocimiento y la garantía de los derechos, las políticas sociales del Distrito Capital para la integración social de las personas, las familias y las comunidades, con especial atención para aquellas que estén en mayor situación de pobreza y vulnerabilidad, ejecutar las acciones que permitan la promoción, prevención, protección, rehabilitación y restablecimiento de sus derechos, mediante el ejercicio de la corresponsabilidad y la cogestión entre la familia, la sociedad y el Estado”1. Es así que se establece como un organismo del Sector Central de la Administración Distrital, líder y rectora en la formulación, adopción, desarrollo y evaluación de las Políticas Públicas para la Integración Social para el Distrito Capital, mediante el Acuerdo 257 de 2006

1 Secretaria Distrital de Integración Social 2007

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2. OBJETIVOS

2.1. General Rediseñar, ajustar y caracterizar los procedimientos del proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local” de la subdirección para la Gestión Integral Local, en las estrategias de La Gestión social Integral en los territorios (CDC) y Gestión Local y Fortalecimiento de la Acción del Estado (OIR), desarrollado por la Subdirección para la Gestión Integral Local, acorde con los lineamientos del Sistema de Integrado de Gestión de la Secretaria Distrital de Integración Social. 2.2. Específicos 2.2.1. Contextualizar el Sistema Integrado de Gestión en la Subdirección de para la

Gestión Integral Local. 2.2.2. Recolectar la información y levantar el inventario respecto a los procedimientos

vigentes del proyecto 511 en su modalidad U.E.L 2.2.3. Analizar de los procedimientos vigentes del proyecto 511 “Fortalecimiento de la

Gestión Integral Local” para su modalidad UEL para identificar su pertinencia y aspectos a actualizar.

2.2.4. Proyectar nuevos procedimientos con las áreas y servidores-as responsables de

su ejecución, buscando mejorar la operación de las UEL locales y desde el mismo nivel central

2.2.5. Entregar los procedimientos para su revisión y aprobación. 2.3. Resultados Esperados Procedimientos rediseñados y caracterizados para las UEL–SDIS con el fin de ser implementados en el marco del proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Local Integral”, de la Subdirección para la Gestión Integral Local.

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3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO HISTÒRICO

Con el Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006 se estableció la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades del Distrito Capital. En su Título VI estableció la Organización Sectorial Administrativa del Distrito Capital definiendo doce Sectores Administrativos de Coordinación de esta forma:

1. Sector Gestión Pública

2. Sector Gobierno, de Seguridad y Convivencia

3. Sector Hacienda

4. Sector Planeación

5. Sector Desarrollo Económico, Industria y Turismo.

6. Sector Educación

7. Sector Salud

8. Sector Integración Social 2

9. Sector Cultura Recreación y Deporte

10. Sector Ambiente

11. Sector Movilidad

12. Sector Hábitat.

El capítulo ocho constituye la descripción de las características y condiciones del Sector Integración Social, estableciendo la misión del sector:

“liderar y formular, en la perspectiva del reconocimiento y la garantía de los derechos, las políticas sociales del Distrito Capital para la integración social de las personas, las familias y las comunidades, con especial atención para aquellas que estén en mayor situación de pobreza y vulnerabilidad, ejecutar las acciones que permitan la promoción, prevención, protección, rehabilitación y restablecimiento de sus derechos, mediante el ejercicio de la corresponsabilidad y la cogestión

2 Subrayado propio

16

entre la familia, la sociedad y el Estado”.

Es así que, el Sector Integración Social quedó conformado por la Secretaría Distrital de Integración Social, cabeza de Sector, y el Instituto para la Protección de la Niñez y la Juventud, IDIPRON; que le ha sido adscrito.

De esta forma, se instaura la transformación y el paso de ser Departamento Administrativo de Bienestar Social a ser la Secretaría Distrital de Integración Social. El Acuerdo además define la naturaleza, objeto y funciones básicas de la Secretaría Distrital de Integración Social, siendo definida como:

“un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y el desarrollo de políticas de promoción, prevención, protección, restablecimiento y garantía de los derechos de los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, con especial énfasis en la prestación de servicios sociales básicos para quienes enfrentan una mayor situación de pobreza y vulnerabilidad. Así como, prestar servicios sociales básicos de atención a aquellos grupos poblacionales que además de sus condiciones de pobreza se encuentran en riesgo social, vulneración manifiesta o en situación de exclusión social.”

Además de las atribuciones generales establecidas en el Acuerdo para las secretarías, la Secretaría Distrital de Integración Social tiene las siguientes funciones básicas:

a. Formular, orientar y desarrollar políticas sociales, en coordinación con otros sectores, organismos o entidades, para los distintos grupos poblacionales, familias y comunidades, en especial de aquellos en mayor situación de pobreza y vulnerabilidad y promover estrategias que permitan el desarrollo de sus capacidades.

b. Dirigir la ejecución de planes, programas y proyectos de restablecimiento, prevención, protección y promoción de derechos de las personas, familias y comunidades, en especial aquellas de mayor situación de pobreza y vulnerabilidad.

c. Establecer objetivos y estrategias de corto, mediano y largo plazo, para asegurar la prestación de servicios básicos de bienestar social y familiar a la población objeto.

d. Desarrollar políticas y programas para la rehabilitación de las poblaciones vulnerables en especial habitantes de la calle y su inclusión a la vida productiva de la ciudad.

La Secretaría Distrital de Integración Social quedó establecida como “un organismo del Sector Central de la Administración, líder y rectora en la formulación, adopción, desarrollo y evaluación de las Políticas Públicas para la Integración Social”.

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La transformación sufrida, logra que la Secretaría Distrital incluya un aspecto fundamental, y este es la facultad de ser ente rector de la política social en el territorio Distrital lo cual tiene implicaciones políticas y administrativas para las temáticas sociales en términos de la organización, el uso de los recursos, y la concepción del desarrollo.

Ilustración 1. Organigrama Secretaria Distrital De Integración Social

Fuente: Secretaria Distrital de Integración Social

Como ya se mencionó, la estructura organizacional y funcional de la Secretaria Distrital de Integración Social, se adoptada mediante Decreto 607 de diciembre 28 de 2007. De los aspectos internos en cuanto a la dirección, la parte administrativa, financiera y demás, quedan específicos de la siguiente manera:

SECRETARIA DE INTEGRACION SOCIAL

Despacho de la Secretaria – (o)

Oficina Asesora Jurídica

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Oficina Asesora de Comunicaciones

Oficina de Control Interno

Oficina de Asuntos Disciplinarios

SUBSECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL

Despacho de la Subsecretaría

DIRECCIÓN DE GESTION CORPORATIVA

Despacho del Director- a de Gestión Corporativa

Subdirección de Contratación

Subdirección Administrativa y Financiera

Subdirección de Plantas Físicas

DIRECCIÓN DE ANALISIS Y DISEÑO ESTRATEGICO

Despacho del Director -a Análisis y Diseño Estratégico

Subdirección de Diseño, Evaluación y Sistematización

Subdirección de Investigación e Información

Para el desarrollo del componente misional la entidad cuenta en su estructura con dos direcciones, la Territorial y la Poblacional. Las funciones atribuidas a las nuevas direcciones del área misional de la entidad van encaminadas al mejoramiento de la gestión institucional y en el uso eficiente, eficaz y efectivo de los recursos, es así como es una necesidad de la entidad que cada una de las oficinas se coordine inter-institucionalmente con las Direcciones Territorial, Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico, en la realización de estudios, análisis e investigaciones sobre condiciones y necesidades socioeconómicas de las comunidades locales para orientar la formulación de planes, programas y proyectos de la Secretaría.

DIRECCIÓN TERRITORIAL

Despacho del Director -a Territorial

Subdirección de Gestión Integral Local

Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración

Subdirecciones Locales para la Integración Social

DIRECCIÓN POBLACIONAL

Despacho del Director -a Poblacional

Subdirección para la Infancia

Subdirección para la Juventud

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Subdirección para la Adultez

Subdirección para la Vejez

Subdirección para la Familia

LA DIRECCIÓN TERRITORIAL La Dirección territorial está compuesta por dos subdirecciones y dieciséis subdirecciones Locales para la Integración Social (antiguos Col).

Ilustración 2. Organigrama Dirección Territorial

Fuente: Secretaria Distrital de Integración Social

Las instancias que conforman la dirección Territorial son la Subdirección de Gestión Integral Local, la Subdirección para la Identificación, Caracterización e Integración y la Subdirecciones Locales para la Integración Social (antiguos Col).

Las funciones principales de la Dirección Territorial son:

a) asesorar en la definición de lineamientos técnicos para la coordinación y participación en las diferentes instancias de decisión y gestión local e internacional.

b) la segunda es el diseño y desarrollo de procedimientos logísticos para la atención a las personas.

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La Dirección Territorial debe adicionalmente, dirigir y coordinar con las Subdirecciones Locales la representación de la entidad en los Consejos Locales de Política Social (CLOPS), y otras instancias locales de gestión y decisión de conformidad con las políticas, enfoques y estrategias definidas por la Secretaría, para la intervención de la Secretaría Distrital de Integración Social en las localidades, constituyéndose esto como un aporte importante en cuanto a la modalidad UEL, de interés para el presente trabajo.

En este sentido es fundamental la orientación a las Subdirecciones Locales en todo lo referente a la aplicación de políticas, procesos, y procedimientos en la administración de recursos financieros, físicos y de talento humano, igualmente, se debe formular en coordinación con las Direcciones Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico la normatividad, procesos y procedimientos para el establecimiento de horarios, tarifas y servicios de la Secretaría Distrital de Integración Social en las localidades.

Adicionalmente, debe coordinar con las Dirección Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico las líneas de inversión de la Secretaría Distrital de Integración Social en las localidades en concurrencia con los Fondos de Desarrollo Local y asesorarlos para que la inversión social local sea eficiente y eficaz.

En la reestructuración se pretendió atesorar y enriquecer la investigación y apropiación de conocimiento que ha caracterizado a la Secretaría de Integración Social, es así que, la Dirección Territorial Coordina con las Direcciones Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico la realización de estudios e investigaciones necesarias, para la fijación de políticas, modelos y estrategias que faciliten el desarrollo a nivel local de los proyectos y la prestación de los servicios dirigidos a los grupos poblacionales sujeto de la intervención de la Secretaría Distrital de Integración Social, así como la reformulación de los proyectos y servicios a partir del conocimiento de las realidades y circunstancias locales.

Subdirección para la Identificación, Caracterizació n e Integración

Principalmente, define e implementa las estrategias necesarias para la identificación de la población considerada beneficiaria de los programas y servicios de la Secretaría. En este sentido se encarga, de promover la gestión integrada con las demás entidades concurrentes en el desarrollo social para la identificación, caracterización e integración de los ciudadanos y ciudadanas en la red de servicios sociales del Distrito, en especial aquellos en condición de pobreza, vulnerabilidad y exclusión social. Igualmente, debe asesorar en la realización de estudios, análisis e investigaciones, sobre condiciones, cumplimiento de derechos y necesidades socioeconómicas de las comunidades locales para orientar la formulación de planes, programas y proyectos dirigidos a promover, prevenir, proteger y restituir los derechos de la población sujeto de atención. Las funciones generales establecidas para esta Subdirección fueron:

a) Coordinar con las Direcciones Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico la

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elaboración y definición de los procedimientos para caracterizar a los ciudadanos y ciudadanas en términos de reconocer sus intereses y necesidades

b) Gestionar la integración de los ciudadanos y ciudadanas a los servicios sociales del Distrito como elemento básico para hacer efectivos sus derechos, brindando a la ciudadanía mecanismos de participación e información amplia y democrática.

c) Coordinar con las Direcciones Poblacional y de Análisis y Diseño Estratégico la definición de los lineamientos técnicos y los procedimientos y brindar soporte para que en los territorios se priorice la población que se vinculará a los servicios sociales ofrecidos.

d) Realizar las recomendaciones para ajustar, modificar o crear nuevos servicios acorde con los intereses, necesidades y expectativas de la ciudadanía.

e) Asesorar a las Direcciones Territorial y Poblacional en la definición de políticas, programas y estrategias para la identificación, caracterización e integración de los ciudadanos sujetos de atención de los proyectos de la Secretaría, en especial aquellos en condición de pobreza, vulnerabilidad y exclusión social.

Subdirecciones Locales

Antes de la reestructuración llamadas Centros Operativos Locales. Con su paso a ser Subdirecciones Locales para la Integración, han reivindicado el reconocimiento a la labor administrativa desarrollada en las localidades y se convierten en la representación de la Secretaría Distrital de Integración Social en las localidades.

La función principal de las Subdirecciones es asesorar a la Dirección Territorial en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan en cada localidad, por medio de los proyectos de inversión de la Secretaría, o por medio de los Centros de Desarrollo Social, adscritos a las Subdirecciones Locales para la Integración Social o a través de contratos o convenios con organizaciones públicas o privadas. Así mismo debía:

a) Coordinar la aplicación, evaluación y control de los recursos físicos, financieros y de talento humano asignados a la respectiva subdirección local para la integración social y Centros de Desarrollo Social adscritos a él.

b) Coordinar con la Dirección Territorial la formulación e implementación del Plan de Acción y presupuesto de la Secretaría Distrital de Integración Social en la localidad.

c) Orientar, dirigir, coordinar y supervisar la organización y funcionamiento general de la Subdirecciones Locales para la Integración Social y de los Centros de Desarrollo Social adscritos a él.

d) Establecer de acuerdo con las Directrices de la Dirección Territorial, los sistemas de información sobre servicios, horarios, tarifas y regulaciones de los servicios que presta la Secretaría Distrital de Integración Social a través de la Subdirección Locales para la Integración Social y de las Unidades operativas adscritas a él o por medio de contratos o convenios, en el marco de los proyectos y servicios ofrecidos por la Secretaría Distrital de Integración Social en la localidad.

e) Ejercer la representación de la Secretaría Distrital de Integración Social en los Consejos Locales de Política Social y demás instancias locales de gestión y

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decisión de conformidad con las políticas, enfoques y estrategias definidas por la Dirección Territorial para la intervención de la entidad en las localidades

f) Establecer relaciones de coordinación con instituciones locales que presten servicios afines o complementarios a los de la Secretaría y promover ante la Dirección Territorial la celebración de convenios o contratos con entidades privadas o públicas en procura de fortalecer los proyectos y servicios que se prestan en la Localidad-es.

g) Realiza en coordinación con la dirección de Análisis y Diseño Estratégico y la Dirección Territorial los estudios, análisis de conveniencia, oportunidad, prefactibilidad y factibilidad para preparar los soportes técnicos y económicos para la contratación de su competencia de los bienes y servicios requeridos

h) Adelantar el trámite de la pre-certificación para las personas beneficiarias de Proyectos de la Secretaría, conjuntamente con el Coordinador de la Unidad Operativa y el Gerente del Proyecto en cada caso.

i) Orientar la aplicación de los procesos, procedimientos, herramientas y controles sobre la información de los beneficiarios-as de los proyectos y servicios de responsabilidad de las Subdirecciones Locales para la Integración Social para garantizar la calidad de la información en el marco de las directrices impartidas por las Direcciones Territorial y de Análisis y Diseño Estratégico.

Subdirección de Gestión Integral Local

Ilustración 3. Organigrama Subdirección Para La Gestión Integral Local

Fuente: Secretaria Distrital de Integración Social

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Bajo las directrices de la Dirección Territorial toma las funciones de aplicación de políticas en el ámbito local, entre las actividades que deberá desarrollar están:

a) Adelantar los estudios, diagnósticos, caracterizaciones e investigaciones en los diferentes contextos del territorio local, según las políticas trazadas por las Direcciones

b) Gerenciar los proyectos y la inversión social en la localidad de acuerdo con los lineamientos de la Dirección Territorial.

c) Participar en la formulación de políticas de integración social y en la implementación del Sistema Integral de Protección y Seguridad Social del Distrito a nivel local.

d) Coordinar las actividades de inversión de los Fondos de Desarrollo Local y Subdirecciones Locales para la Integración Social en la formulación de los proyectos de inversión con recursos locales.

e) Orientar a los Fondos de Desarrollo Local en la formulación de los planes de desarrollo social local, y en la formulación de los planes operativos anuales de inversiones, en concordancia con los planes de desarrollo Distrital y las políticas emanadas de la Secretaría.

LA DIRECCIÓN POBLACIONAL Conformada por cinco Subdirecciones:

Infancia Adultos Jóvenes Vejez Familia

Su función principal es asesorar a la Secretaría en la definición de la filosofía, fines y misión de la entidad y en la formulación de las políticas, estrategias, planes programas, proyectos, objetivos y metas de las subdirecciones adscritas a esta Dirección, así como en la definición de lineamientos técnicos para la prestación de los servicios dirigidos a los grupos poblacionales con el fin de dar cumplimiento a la Misión de la entidad. Así mismo debe, En términos generales, orientar a las Subdirecciones en la aplicación de políticas de la entidad, así como sobre la normatividad, las funciones, las estrategias, los procesos, los procedimientos, las actividades y los instrumentos para el desarrollo de los proyectos y servicios promoviendo el mejoramiento y desarrollo de metodologías y procedimientos para la planificación, organización y prestación de los servicios a cargo de estas Subdirecciones.

Igualmente, la Dirección Poblacional debe coordinar con la Dirección Territorial, los planes, programas y proyectos dirigidos a los grupos poblacionales sujetos de atención, así como los lineamientos técnicos para la operación de los servicios en las localidades.

Así mismo, y conservando sus funciones tal como se hacía desde le desaparecido DABS, debe orientar a las Subdirecciones adscritas a esta Dirección para que en

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coordinación con las Direcciones de Administrativa y de Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, elaboren y evalúen el programa anual de caja y el plan de compras (bienes y servicios) de los proyectos de inversión a su cargo, para la gestión administrativa - financiera de la Secretaría, presentando los informes correspondientes.

A continuación se hace mención de las funciones misionales de las Subdirecciones de la Dirección Poblacional, tomadas del Decreto 607 de 2007:

Subdirección para la Infancia

Tiene como objetivo básico asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan al grupo de población de niños/as sujetos de atención, de conformidad con la misión de la entidad. En ejercicio de esta función debe:

a) Asesorar a la Dirección Poblacional en la planificación de los insumos y recursos requeridos para la correcta ejecución de los planes, programas, proyectos y servicios dirigidos a la niñez en vulnerabilidad en el Distrito Capital.

b) Formular en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones los procesos comunicativos y campañas institucionales, relacionadas con la promoción de los programas y servicios a cargo de la Subdirección e implementarlos. Así mismo evaluar sus resultados en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

c) Asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan directamente o a través de convenios o contratos con organizaciones públicas o privadas al grupo de población de niños/as sujetos de atención, de conformidad con la misión de la entidad.

d) Asesorar a la Dirección Poblacional, en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, la Dirección Territorial y las demás Subdirecciones, en la realización de estudios, análisis e investigaciones sobre promoción, prevención, protección integral y restitución de derechos para orientar la formulación de políticas planes, programas y proyectos que respondan a las condiciones, necesidades y características de los niños y niñas en situación de vulnerabilidad en el Distrito Capital.

e) Orientar la aplicación de los procesos y procedimientos necesarios para que los diferentes proyectos y servicios que presta la Secretaría Distrital de Integración Social a través de la Subdirección, produzcan, registren, analicen y utilicen la información sobre los grupos sujeto de atención, la oferta y la demanda de servicios, las variables geográficas, entre otros aspectos que se consideren pertinentes.

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Subdirección para la Juventud

Tiene por función básica asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan al grupo de población de jóvenes sujetos de atención. Para el desarrollo de estas actividades debe:

a) Proponer a la Dirección Poblacional los insumos y recursos requeridos para la correcta ejecución de los planes, programas, proyectos y servicios del área de su competencia.

b) Brindar a la Dirección Poblacional mecanismos para la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan directamente o a través de convenios o contratos con organizaciones públicas o privadas a los jóvenes, para promover, prevenir o restituir los derechos vulnerados a esta población, de conformidad con la misión de la entidad.

c) Asesorar a la Dirección Poblacional, en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, la Dirección Territorial y las demás Subdirecciones, en la realización de los estudios, análisis e investigaciones, sobre promoción, prevención, protección integral y restitución de derechos para orientar las formulación de políticas planes, programas y proyectos que respondan a las condiciones, necesidades y características de la población de jóvenes o adolescentes.

d) Participar en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones en la definición de los procesos comunicativos y campañas institucionales, relacionadas con la promoción de los programas y servicios a cargo de la Subdirección e implementarlos. Así mismo, evaluar sus resultados en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

e) Establecer los métodos y procedimientos para verificar y evaluar la operación de los programas, proyectos y servicios de su área en el marco de los lineamientos políticas, enfoques, estrategias, procesos y procedimientos definidos por la entidad para la atención de el-los grupos poblacionales a su cargo.

f) Orientar la aplicación de los procesos y procedimientos necesarios para que los diferentes proyectos y servicios que presta la Secretaría a través de la Subdirección, produzcan, registren, analicen y utilicen la información sobre el-los grupos sujeto de atención, la oferta y la demanda de servicios, las variables geográficas, entre otros aspectos que se consideren pertinentes.

g) Establecer e implementar procedimientos, herramientas y controles que garanticen los flujos de información necesarios de manera permanente entre las distintas Subdirecciones, Unidades Operativas y demás dependencias de la Secretaría

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Subdirección para la Adultez

La función de la Subdirección es asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan al grupo de población de adultos. Las funciones son:

a) Asesorar a la Dirección Poblacional en la planificación de los insumos y recursos requeridos para la correcta ejecución de los planes, programas, proyectos y servicios del área de su competencia.

b) Asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan directamente o a través de convenios o contratos con organizaciones públicas o privadas a los adultos-as en situación de vulnerabilidad, para promover, prevenir o restituir los derechos vulnerados a esta población, de conformidad con la misión de la entidad.

c) Asesorar a la Dirección Poblacional, en coordinación con las Direcciones de Análisis y Diseño Estratégico, Territorial y las demás Subdirecciones, en la realización de los estudios, análisis e investigaciones, sobre promoción, prevención, protección integral y restitución de derechos para orientar las formulación de políticas planes, programas y proyectos que respondan a las condiciones, necesidades y características de la población adulta del Distrito.

d) Participar en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones en la definición de los procesos comunicativos y campañas institucionales, relacionadas con la promoción de los programas y servicios a cargo de la Subdirección e implementarlos. Así mismo, evaluar sus resultados en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

e) Orientar la aplicación de los procesos y procedimientos necesarios para que los diferentes proyectos y servicios que presta la Secretaría Distrital de Integración Social a través de la Subdirección, produzcan, registren, analicen y utilicen la información sobre el-los grupos sujeto de atención, la oferta y la demanda de servicios, las variables geográficas, entre otros aspectos que se consideren pertinentes.

Subdirección para la Vejez

Asesora a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan al grupo de población de adultos-as mayores. Las funciones que tiene a su cargo son las siguientes:

a) Brindar a la Dirección Poblacional los insumos y recursos requeridos para la correcta ejecución de los planes, programas, proyectos y servicios del área de su competencia.

b) Asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas,

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proyectos y servicios que se prestan directamente o a través de convenios o contratos con organizaciones públicas o privadas a los adultos-as mayores en situación de vulnerabilidad, para promover, prevenir o restituir los derechos vulnerados a esta población, de conformidad con la misión de la entidad.

c) Asesorar a la Dirección Poblacional, en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, Territorial y las demás Subdirecciones, en la realización de los estudios, análisis e investigaciones, sobre promoción, prevención, protección integral y restitución de derechos para orientar las formulación de políticas planes, programas y proyectos que respondan a las condiciones, necesidades y características de la población adulta mayor del Distrito.

d) Participar en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones en la definición de los procesos comunicativos y campañas institucionales, relacionadas con la promoción de los programas y servicios a cargo de la Subdirección e implementarlos. Así mismo, evaluar sus resultados en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

e) Establecer los métodos y procedimientos para verificar y evaluar la operación de los programas, proyectos y servicios de su área en el marco de los lineamientos políticas, enfoques, estrategias, procesos y procedimientos definidos por la entidad para la atención de el-los grupos poblacionales a su cargo.

f) Orientar la aplicación de los procesos y procedimientos necesarios para que los diferentes proyectos y servicios que presta la Secretaría a través de la Subdirección, produzcan, registren, analicen y utilicen la información sobre el-los grupos sujeto de atención, la oferta y la demanda de servicios, las variables geográficas, entre otros aspectos que se consideren pertinentes.

Subdirección para la Familia

Son funciones de la Subdirección para la Familia la de asesorar a la Dirección Poblacional en la planeación, diseño, ejecución, supervisión, control, evaluación y sistematización de las estrategias, programas, proyectos y servicios que se prestan directamente o a través de convenios o contratos con organizaciones públicas o privadas a las familias en situación de vulnerabilidad conforme la misión de la entidad, por medio de los proyectos a cargo de esta Subdirección. De igual manera debe responder por llevar a cabo las siguientes funciones:

a) Asesorar a la Dirección Poblacional en la planificación de los insumos y recursos requeridos para la correcta ejecución de los planes, programas, proyectos y servicios dirigidos a las familias en situación de vulnerabilidad.

b) Participar en la formulación de planes, programas y proyectos relativos a la promoción, prevención y protección integral de los derechos de las personas víctimas de delitos sexuales y violencia intrafamiliar, así como también, coordinar la atención de los niños y niñas y víctimas de violencia intrafamiliar y explotación sexual, en el marco de los proyectos ejecutados por la entidad para la atención de los grupos poblacionales afectados por estas problemáticas.

c) Orientar la gestión de las comisarías de familia a fin de que estas garanticen el acceso a la justicia familiar y la aplicación de medidas de protección de acuerdo

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con las competencias legales de prevención, protección y policivas, en el marco de la legislación vigente de infancia y de familia.

d) Participar en la formulación de planes, programas y proyectos para la atención y trámite de demandas y/o denuncias relativas a la protección de niños y víctimas de violencia intrafamiliar, delitos sexuales y explotación infantil.

e) Asistir a la Dirección Poblacional en el diseño, planeación, ejecución y evaluación de medidas tendientes a multiplicar mecanismos que permitan prevenir, reducir y evitar las causas de la violencia intrafamiliar, los delitos sexuales y sus consecuencias.

f) Coordinar las relaciones con las redes sociales del Distrito Capital, con entidades del orden internacional, nacional, departamental y municipal que desarrollen actividades afines, para garantizar corresponsabilidad en la ejecución, fortalecimiento y mejoramiento de los programas, proyectos y servicios a cargo de la gerencia, conforme a las políticas e instrucciones emanadas de la Secretaría y orientadas por la Dirección Poblacional.

g) Participar en coordinación con la Oficina Asesora de Comunicaciones en la definición de los procesos comunicativos y campañas institucionales, relacionadas con la promoción de los programas y servicios a cargo de la Subdirección e implementarlos. Así mismo, evaluar sus resultados en coordinación con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico.

h) Orientar la aplicación de los procesos y procedimientos necesarios para que los diferentes proyectos y servicios que presta la Secretaría Distrital de Integración Social a través de la Subdirección, produzcan, registren, analicen y utilicen la información sobre el - los grupos sujeto de atención, la oferta y la demanda de servicios, las variables geográficas, entre otros aspectos que se consideren pertinentes.

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3.2 MARCO TEÒRICO – CONCEPTUAL 3.2.1 Sistema Integrado De Gestión El Sistema Integrado de Gestión, como herramienta de gerencia basada en procesos, fue diseñado con base en las directrices estratégicas trazadas para la Secretaria de Integración Social, en coherencia con su visión, misión, funciones y proyectos institucionales. 3.2.2 Plataforma Estratégica La SDIS, cuenta con una plataforma estratégica compuesta por su misión, visión y principios, definidos en el marco de los objetivos que persigue el Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva” y de la función de entidad definida por norma: La Misión

Liderar el diseño, la implementación, el seguimiento y la evaluación de políticas públicas, dirigidas a mejorar las condiciones de calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá, a través de la gestión social integral que permita desde los territorios vivir una ciudad de derechos.

La Visión

En el 2018 será reconocida internacional, nacional, distrital y localmente como la entidad rectora de la Política Social del Distrito Capital, en el marco del Estado Social de Derecho.

Principios Solidaridad: Se manifiesta en el compromiso entre el Estado y la Sociedad para superar la adversidad, privilegiando a las personas que se encuentran en situación de pobreza y vulnerabilidad. Es un valor esencial para la convivencia. Autonomía: Reconoce la dignidad de la condición humana para favorecer el ejercicio de la libertad y promueve la autodeterminación individual y colectiva. Reconocimiento de la diversidad: Reasigna valor a las diferencias étnicas, de géneros, generacionales y culturales y busca su reconocimiento.

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Participación: Involucra a los ciudadanos y ciudadanas en la toma de decisiones públicas, y promueve el fortalecimiento de las organizaciones sociales y la construcción de capital social. Universalidad: Propende para todas las personas sin distinción, el goce de los derechos humanos consagrados en los tratados y acuerdos internacionales suscritos por Colombia, en la Constitución Política y las leyes nacionales. Probidad: Se fundamenta en actuar con rectitud en el ejercicio de lo público, en particular en el manejo de los recursos públicos, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas, veeduría y control ciudadano para garantizar la mayor cercanía de quienes habitan la ciudad a las acciones y resultados de la gestión del Estado. Equidad: Promueve la igualdad de oportunidades y el acceso a ellas mediante políticas progresivas de redistribución, con prioridad en las poblaciones que están en mayores condiciones de pobreza y vulnerabilidad. Corresponsabilidad: Busca promover el reconocimiento del compromiso y la responsabilidad que todas y todos tenemos frente a la construcción de una ciudad moderna y humana: individuo, familia, sociedad y Estado. Efectividad: Es resultado eficaz y eficiente en el ejercicio cotidiano de la labor institucional, en concordancia con los principios de economía, celeridad, imparcialidad y publicidad definidos para la función administrativa. La Secretaria Distrital de integración social, cuenta con unos objetivos institucionales precisos que dan cuenta del resultado de su gestión enmarcada en el Plan de Desarrollo Bogotá Positiva, para Vivir mejor 2008 - 2012:

a. Proteger y restablecer los derechos de las poblaciones en situación de mayor pobreza y vulnerabilidad.

b. Fortalecer la capacidad de acción local para la formulación y ejecución de la política social.

c. Garantizar que los niños y niñas entre 0 y 5 años en condiciones de pobreza y vulnerabilidad accedan a ambientes que propicien su protección y desarrollo integral.

d. Promover las capacidades y potencialidades de las personas jóvenes, conducentes a desarrollar actitudes y comportamientos que prevengan relaciones inadecuadas con la sexualidad y las sustancias psicoactivas.

e. Prevenir la explotación económica y laboral de niños y niñas y atender a aquellos y aquellas que sean víctimas de maltrato, mendicidad y explotación laboral infantil.

f. Mejorar las capacidades y ampliar las oportunidades para la inclusión económica y social de hombres y mujeres en situación de mayor vulnerabilidad y pobreza.

g. Contribuir a que las familias sean el contexto primario de la vivencia democrática y del afecto, el reconocimiento y la promoción de cada uno de sus miembros.

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h. Mejorar las condiciones nutricionales de las poblaciones en situación de mayor pobreza y vulnerabilidad.

3.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA SECRETAR IA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL “SDIS” La incorporación de tecnologías organizacionales que hagan que su gestión sea efectiva, integral y sistémica, fue plasmada en El Plan de Desarrollo “Bogotá positiva, Para Vivir Mejor’. Contempla de forma coherente con la estrategia del Distrito la Secretaria Distrital de Integración Social, una tecnología de gestión interna basada en procesos, como aspecto fundamental para conseguir el cumplimiento de su Misión y por supuesto la proyección de lo que se espera sea en la entidad a futuro. La operación por procesos permite identificar que hace la organización como un todo y los aportes de cada dependencia para la consecución del mismo El S.I.G. Sistema Integrado de Gestión, se constituye como herramienta gerencial basada en fundamentalmente en procesos, y diseñado con base en las directrices estratégicas trazadas para la SDIS. A. Criterios De Diseño Para el diseño del sistema integrado de gestión se asumieron los siguientes criterios:

a. El concepto de procesos establecido por la norma de calidad3 , b. La simplificación del mapa de procesos mediante la agrupación de aquellos

con características homogéneas, c. La relación complementaria, articulada y diferenciada con las dependencias

y proyectos de la entidad, y d. La definición de los sistemas de información que permitan la comunicación

estructurada requerida entre las partes de la organización.

B. Insumos Como pilar en el que se baso el cambio, se tomaron los análisis realizados en diferentes escenarios con miras al rediseño, basados en las 21 caracterizaciones de proceso que elaboró la entidad en 2008 y en algunas observaciones realizadas por las auditorias del Premio Distrital a la Gestión y de las auditorías internas practicadas al Sistema el mismo año. A partir del análisis de los insumos se tomo la decisión de:

1. Integrar los procesos de direccionamiento en uno solo

3 Este concepto se explica en el documento ISO/TC 176/SC 2/N 544R2 (disponible en la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico) y corresponde al mencionado por la Ley 872 de 2003.

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2. Anexar a los procesos misionales el seguimiento y la evaluación de las políticas públicas.

3. Agrupar algunos procesos administrativos en torno a la gestión del conocimiento (información y tecnología) y a la gestión de recursos físicos (gestión de la infraestructura, logística y ambiental).

3.2.4 LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN S OCIAL, EN EL MARCO DEL PLAN DE DESARROLLO BOGOTA SIN INDIFERENCIA 2004 – 2008. MAPA DE PROCESOS La Secretaria Distrital de Integración Social, contaba con un mapa con procesos transversales a todas sus dependencias. Cada proceso establece una responsabilidad “horizontal”: directivo, misional, administrativo o de seguimiento y control. La estructura de cada proceso se basa en un objetivo que orienta su desarrollo, un alcance que delimita su acción, unos parámetros que permiten controlar la calidad de sus productos y los riesgos relacionados, una documentación que le sirve de referencia y de evidencia, unos indicadores que ayudan a saber qué tanto se realiza el objetivo trazado, y unos recursos que soportan su implementación satisfactoria. Ilustración 4. Mapa De Procesos - SDIS - Bogotá Sin Indiferencia 2004 – 2008

Fuente: Mapa de procesos antiguo del SDIS

La simplificación del mapa de procesos mediante la agrupación de procesos con características homogéneas, se hacía necesaria dentro de la entidad y esto se confirma en los estudios realizados, razón por la cual, se da la fusión de proyectos.

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3.2.5 LA SECRETARÍA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIA L, BOGOTA POSITIVA, PARA VIVIR MEJOR 2008 – 2012. MAPA DE PROCESOS La Secretaría Distrital de Integración Social, atendiendo a las nuevas directrices estratégicas, coherentes con la restructuración adoptada mediante Decreto 607 de 2007, su misión, su visión y sus proyectos institucionales, plantea un nuevo mapa de procesos. Este, implica ajustes a las caracterizaciones, de procedimientos, instructivos, formatos, estándares documentales, indicadores, mapas de riesgos, equipos de trabajo, material de divulgación, planes de trabajo, planes de mejoramiento, metas del proyecto y demás componentes relacionados con el Sistema Integrado de Gestión. Algunas auditorías internas y externas que influyeron en dicho cambio, hicieron hallazgos como estos:

a. Necesidad de realización de revisión del mapa de procesos y ajustes de tal forma que este pueda reflejar de forma más precisa el que hacer de la entidad, ya que el antiguo mapa de procesos no era coherente con el que hacer de la entidad.

b. Era preciso optimizar Procesos y Procedimientos, procurando evitar la dispersión y fragmentación de la información que soporta la operación de la entidad, ya que se identifico como debilidad del antiguo Mapa de Procesos, que estaba conformado por número elevado de procesos, que se desarrollaban independientemente y que no dinamizaban la gestión institucional, generando dispersión en la producción de la información y que con la movilidad de servidores-as, se podía perder la información soporte de la entidad.

c. El nuevo mapa de procesos debería obedecer a identificar y definir sistemas de

información organizacional que hiciera más dinámica la comunicación entre actores responsables de los procesos y procedimientos adoptados, ya que era bastante raro que los servidores de una dependencia o área supieran y entendieran la dinámica de otra dependencia cada uno actuaba independientemente.

d. Otro planteamiento hecho a la entidad después de las auditorias es la adopción

de un modelo sistémico que permita por un lado analizar y diseñar Sistema Integrado de Gestión y por el otro articular procesos y proyectos con base en la Gestión Social Integral como respuesta a la dinámica social.

Indiscutiblemente, el nuevo mapa de procesos es el resultado de un diagnostico y análisis de cada uno de los procesos que hacían parte del antiguo mapa de procesos de la entidad, en el siguiente cuadro, se podrá observar con mayor claridad, el resultado final del nuevo mapa de procesos y cuales se simplificaron y se agruparon por tener características homogéneas.

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Ilustración 5. Mapa de procesos de la – SDIS - Bogotá Positiva 2008 – 2012 Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, 2009 a. Procesos Misionales Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión Social Local: hace parte de los procesos misionales, pues de cierta forma este proceso reúne a todos los demás procesos y esto puede generar una confusión innecesaria, dado que existe además el Proyecto de Fortalecimiento Local. Sin embargo, dentro del diseño del Sistema se debe tener en cuenta que permita una comunicación constante y estructurada con las Subdirecciones Locales para la Integración Social. Dicha comunicación podría establecerse identificando las variables de información asociadas a cada uno de los procesos del sistema, a nivel local, y logrando el intercambio periódico de información relacionada con estas variables. Seguimiento y Evaluación de las Políticas Públicas: como proceso misional, se completaría no solo el ciclo PHVA que aparece actualmente en el mapa (formulación de políticas-P y gestión de políticas-H) sino la coherencia con la misión institucional, especialmente si no se entiende la estrategia de Gestión Social Integral como un proceso más sino como principio a lo largo de toda la acción institucional. Incluso podrían agruparse estos tres procesos en un solo: formulación – gestión – evaluación de políticas.

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b. Procesos de Direccionamiento El direccionamiento se integro en un solo proceso, y es vista como una oportunidad de obligar a la SDIS a fusionar la planeación de la Gestión Social Integral (Proceso de Direccionamiento de la Gestión Transectorial y Comunitaria) con la planeación estratégica de la entidad (Proceso de Direccionamiento del Sistema Integrado de Gestión) y condicionar ambas al relacionamiento y posicionamiento político que persigue entidad, proceso que parece más una función directa de la Secretaria(o) Distrital de Integración Social que una responsabilidad homogéneamente compartida entre el Consejo Directivo. De otra parte, se fusiona el Proceso de Gestión Jurídica, al actual proceso de Direccionamiento de política. La asesoría jurídica es una función indispensable para dirigir la organización, por lo cual será una función transversal a otros procesos de dirección estratégica. c. Procesos de Seguimiento y Evaluación Otra componente del nuevo mapa de procesos es la combinación de los procesos de seguimiento y control (gestión independiente y evaluación de la gestión), entendiendo que las etapas de ambos tienen el mismo fin: el mejoramiento continúo de la gestión institucional. Este nuevo proceso de control y evaluación podría incluso integrarse al nuevo proceso de dirección estratégica, convirtiendo así seis procesos en uno. d. Procesos de Apoyo (o procesos administrativos): En los procesos de apoyo se unifica la gestión financiera y contractual en el proceso de adquisiciones. En este componente se unifico también el proceso de gestión de bienes y servicios, resultado de fusionar los proceso de gestión documental, logística, de la infraestructura y ambiental estableciendo así una secuencia lógica y coherente con la entidad de, construcción-dotación-administración-impacto del equipamiento. e. Gestión Del Conocimiento Se observa la posibilidad de basar la gestión del conocimiento en la producción de información misional y administrativa, que pueda bien automatizarse, convertirse en documento o posicionarse de manera estratégica, integrando así los procesos de gestión de la tecnología, gestión documental y gestión de la comunicación, respectivamente

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3.2.6 EQUIPO FUNCIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE G ESTIÓN Cada proceso es liderado por una correspondiente dependencia o dependencias que dan cuenta de su desarrollo y su dinámica, el sistema como tal se encuentra en cabeza de un equipo funcional de la Secretaria Distrital de Integración Social. Equipo responsable de la secuencia del planear, hacer, verificar y evaluar la implementación y el desarrollo del Sistema, acorde a la misión de la entidad. El equipo funcional de la SDIS está conformada por: Secretaria Distrital de la SDIS: El desarrollo y la implementación del Sistema Integrado de Gestión es responsabilidad del la Secretaria Distrital como su máxima autoridad, y como representante legal de la misma. Comité del Sistema Integrado de Gestión: son los responsables de definir las políticas y estrategias necesarias para el desarrollo, implementación, perfeccionamiento y sostenibilidad del SIG, por lo tanto debe evaluar permanentemente el avance del mismo. Equipo evaluador: está conformado por las y los servidores públicos de la Oficina de Control Interno; llevará a cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del SIG. Equipo Técnico de Gestores: este equipo participa activamente en el proceso de diseño, desarrollo, implementación, mantenimiento y difusión del Sistema Integrado de Gestión bajo las orientaciones del Representante de la Alta Dirección y en coordinación con los gestores de la Oficina de Análisis y Diseño Estratégico. El Representante de la Alta Dirección: es la comunicación entre el Consejo Directivo y el equipo técnico de gestores es por esto que se constituye como el soporte principal de la Secretaría Distrital de Integración Social para impulsar, construir y consolidar el Sistema Integrado de Gestión, Ilustración 6. Organigrama Del Equipo Funcional Del Sistema Integrado De Gestión Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

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En la siguiente ilustración se observa más claramente la simplificación de procesos y el resultado del rediseño del mapa de proceso con que venía funcionando la SDIS. Ilustración 7. Simplificación de Procesos

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FUENTE: Elaboración Propia

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3.3 MARCO NORMATIVO

a. Constitución Política De Colombia Articulo 209 b. Constitución Política De Colombia Articulo 339 c. Ley 872 de 2003 Congreso De Colombia "Por la cual se crea el sistema de

gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios."

d. Ley 489 DE 1998 Congreso De Colombia "Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones."

e. Decreto 3622 De 2005 Presidente De La República De Colombia “Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.”

f. Acuerdo 257 de 2006. Concejo de Bogotá “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital y se expiden otras disposiciones.

g. Resolución 438 De 2007 Secretaria Distrital De Integración Social "Por medio de la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión.”

h. Resolución 043 De 2007 Secretaria Distrital De Integración Social “Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión en la SDIS y se crean y reglamentan los equipos de trabajo institucional, se definen sus roles y responsabilidades en el diseño, implementación y evaluación del Sistema Integrado de Gestión.”

i. Decreto 607 de 2007 Alcalde Mayor de Bogotá, “Por el cual se determina el objeto la estructura organizacional y funciones de la secretaria Distrital de Integración Social

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4. METODOLOGÍA

La metodología a utilizar es la de Revisión Documental que responde más a las necesidades y expectativas del objetivo de la práctica, se construye en un proceso que básicamente consta de los siguientes pasos: Generación y recolección de información: Para determinar la forma en la cual se recolecta la información, los instrumentos a utilizar, las herramientas y los procesos utilizados. Para este caso, se cuenta con dos tipos de información: la primaria, solicitada a cada una de las unidades de la entidad más directamente a los funcionarios de la UEL – SDIS, responsables de llevar a cabo cada unos de los procedimientos. Dicha recolección se hará teniendo en cuenta diferentes medios, en forma magnética y física. Por otro lado se encuentra la secundaria, que será la obtenida a través de reuniones y entrevistas con los funcionarios y / o áreas responsables de los procedimiento, usando instrumentos como los muestreos estadísticos y formatos de recolección de información con la que se hará una sistematización y el respectivo análisis. Organización de la Información: Con la información recolectada se levantara un inventario de procedimientos activos y una aproximación a los que debería tener la modalidad U.E.L Análisis de la información: La información entregada por las áreas y / o funcionarios e inventariada será analizada y discutida en diferentes instancias de orientación y asesoría institucional y académica para lograr unificar cada una de las actividades insertas en los procedimientos a analizar. Documentación de la información : una vez unificados los procedimientos, se procederá a documentarlos de acuerdo con los lineamientos y a los formatos diseñados dentro del sistema de gestión integral.

Validación de la Información: al tener documentados los procedimientos se procederá a socializar y validar, los procedimientos en cada una de las dependencias con los servidores-as responsables de su ejecución, para su aceptación y posterior su aprobación.

Técnicas :

Para la recolección de la información y con el fin de avanzar en el tema, se utilizaran reuniones periódicas con las áreas que intervienen en el desarrollo del proceso de la actividad académica y de producción del producto final. Por otro lado, se hará uso igualmente de la socialización de información y retroalimentación con los profesionales de la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico, área encargada del seguimiento a los proyectos de la entidad, y responsables de la producción y estandarización de información.

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II PARTE RESULTADOS DE LA ASESORÍA UNIVERSITARIA

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5. CONTEXTUALIZACIÓN Y AVANCES ALCANZADOS

EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTI ÓN La SDIS ha definido el Sistema Integrado de Gestión como: “…una herramienta para gerenciar la operación de la SDIS, transformando los derechos, capacidades, intereses y necesidades de la ciudadanía, en oportunidades equitativas para toda la población de la ciudad, mediante el desarrollo de los procesos institucionales que articulan a las diferentes dependencias en torno a las responsabilidades de la entidad como un todo4”. Como ya se menciono el Sistema fue adoptado mediante Resolución 439 del 4 de mayo de 2007, y lo conforman los siguientes componentes: Ilustración 8. Componentes Sistema Integrado de Gestión.

COMPONENTE NORMATIVIDAD DESARROLLO

Sistema de Gestión de

calidad Decreto 4110/04 (NTCGP 1000)

Documentación de procesos y procedimientos Liderazgo del consejo Directivo Disposición de los recursos necesarios

Desarrollo de la misión institucional

Control para hacer las cosas mejor Modelo Estándar

de Control Interno Decreto

1599/05 (MECI)

Control estratégico: control a las actividades de planeación o direccionamiento Control de gestión: control a las actividades de ejecución, tanto misionales como de apoyo o administrativas

Control de evaluación: control a las actividades de seguimiento, análisis y mejora

Plan Institucional de Gestión Ambiental

Decreto 061/03 (PIGA)

Uso eficiente y ahorro del agua Uso eficiente y ahorro de la energía Gestión integral de residuos sólidos

Sistema de Desarrollo

Administrativo Decreto 3622/05 (SISTEDA)

Rediseños organizacionales Desarrollo del Talento Humano Gestión de la Calidad

Democratización de la administración pública

Moralización y transparencia en la administración pública Subsistema

Interno de Gestión

Documental y Archivos

Decreto 514/06 (SIGA)

Tablas de retención documental

Catálogo de documentos

Control de documentos y registros

Cuadro de clasificación documental

Manual de gestión documental Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

4 Secretaria Distrital de Integración Social. Manual de apoyo a la implementación del Sistema Integrado de Gestión. Bogotá 2009.

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Los desarrollos en el proceso de implementación del sistema integrado de gestión de la SDIS dependen del cumplimiento de una serie de responsabilidades de diferente orden, que están a cargo del equipo funcional del Sistema Integrado de Gestión y que necesitan que se surtan diferentes fases ya programadas. Es así que la SDIS, cuenta en este momento con unos registros que dan cuenta de los avances alcanzados en el sistema: Ilustración Nº 9. Proceso de implementación del SIG

Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

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Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

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Fuente: Dirección de Análisis y Diseño Estratégico

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6. Antecedentes del proyecto 511 “ Fortalecimiento de la Gestión Local Integral ” en su modalidad UEL

La formulación del proyecto 511, se origina en la implementación del nuevo mapa de procesos donde se tomo la decisión de fusionar procesos generado la unificación de proyectos que por la homogeneidad de sus objetivos y alcances pueden desarrollasen como estrategias para el logro de las metas de la entidad. Un visible ejemplo es la del proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local” que es el resultado de la fusión del proyecto 7306 “OIR Ciudadanía” y el proyecto 213 "Gestión para el Desarrollo Social" (CDC) y por supuesto con el proyecto 216, Fortalecimiento de la Capacidad de gestión en las Localidades. Su inicio Claramente se encuentra enmarcado el plan de desarrollo 2004 – 2008 “Bogotá Sin Indiferencia un Compromiso Social Contra la Pobreza y la Exclusión”, en el cual es trazado como una estrategia de “Garantía de Acceso Progresivo, Permanencia y Calidad en los Servicios Sociales” y dentro del programa “Restablecimiento de Derechos e Inclusión Social”. Para su adecuado funcionamiento, se articula con las Direcciones Territorial, Poblacional y de Análisis y Diseño y desarrolla actividades de coordinación con otras Instituciones del orden Nacional o Distrital, como es el caso de Secretaria de Salud, Secretaria de Educación, Secretaria de Planeación, Alcaldías locales, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar , Dirección de Prevención y Atención a Emergencias. Proyecto 216 – Fortalecimiento de la Capacidad de g estión en las Localidades Ilustración Nº 10. Organigrama de la distribución de los proyectos en la Subdirección de Desarrollo Local. Bogotá Sin Indiferencia 2004-2008.

Fuente: DABS. Desarrollo Social Integral. Centros de Desarrollo Comunitario. Bogotá. Pág. 85.

Subdirección De Desarrollo Local

COL 16 Gerencias Locales

Gerencia de Gestión Integral Local

212 – Comedores comunitarios: Un Medio para establecer el Derecho a La alimentación. 213 – CDC: Gestión para el Desarrollo Social. 215 – Fortalecimiento del tejido Local para la gestión social. 216 – Fortalecimiento de la Capacidad de gestión en las Localidades.

217 – Institucionalización del Plan De igualdad de oportunidades Equidad de género en el Distrito. 7306 – OIR Ciudadanía 7307 – Talentos Oportunidades Para la generación de ingresos.

Gerencia de Formación Para el Desarrollo

Subrayado fuera de texto

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7. GESTIÓN SOCIAL INTEGRAL

El Plan de Desarrollo "Bogotá Positiva para Vivir Mejor", establece la "Gestión Social Integral" como una estrategia de orden político para la implementación de las políticas sociales que la ciudad necesita. La Gestión Social Integral, es por lo tanto, el direccionamiento político que hace la administración distrital entorno a la gestión de la política social, dando un nuevo impacto a la relación entre los ciudadanos y las ciudadanas y el Estado. Se sustenta en el reconocimiento de la diversidad, la complejidad y en la participación como eje transformador, desde el enfoque de derechos5, permitiendo la construcción de respuestas integrales en torno a lo público, como aquello que es de interés para todos y todas. De esta herramienta, Gestión Social Integral6, se empezó hablar en la administración del Alcalde Luis Garzón, y fue en esta donde se inicio el trabajo intersectorial e Inter-institucional, para sumar cada vez más actores institucionales, dando así respuesta a las necesidades identificadas en ese momento. La Administración Distrital actual, recoge y da continuidad a lo trabajado desde ese momento y lo plasma en su Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva”, como una estrategia transectorial de transformación política, con el objetivo de poder impactar en la calidad de vida de la ciudadanía capitalina. La GSI, es una estrategia de transformación política de los ciudadanos-(as), que sobrepasa la simple coordinación administrativa, es una de las formas adoptadas por la administración distrital para asumir el desarrollo social. Se le llama estrategia porque vincula iniciativas, acciones de programas y proyectos. Para el desarrollo eficiente, efectivo y eficaz de la GIS, es necesario contar con la continua interacción de las diferentes instancias del gobierno distrital con actores sociales organizados y con la ciudadanía, ya que los resultados a obtener son las suma de las responsabilidades asumidas por cada uno frente a la construcción de Estado y por ende de lo público. La ilustración 11 muestra el desarrollo de la estrategia, que gira alrededor de los siguientes elementos fundantes:

5 Que son los derechos: Son las garantías que todas las personas tenemos por el solo hecho de ser seres humanos, independiente del status, el sexo, la raza o la nacionalidad para el disfrute de una vida digna. 6 GSI: Gestión Social Integral.

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Ilustración Nº 11. Elementos de la Gestión Social Integral

Fuente: elaboración Propia

7.1 LA GESTIÓN SOCIAL INTEGRAL LOCAL La Gestión Social Local, se logra a partir de:

a) La comprensión de territorio, no solo como un espacio geográfico sino también como un espacio pedagógico para la gestión y la acción social y

b) El reconocimiento de las capacidades y potencialidades de este territorio y de los seres humanos que lo habitan, con el objetivo de adelantar la construcción de condiciones básicas para un efectivo, progresivo y sostenible ejercicios de sus derechos.

La GSI- L es una estrategia que integra acciones y recursos sectoriales y locales desde el enfoque de derechos para priorizar y hacer frente a las causas del detrimento en la calidad de vida. De esta misma forma se espera aportar a la descentralización y a la desconcentración administrativa para entregar y garantizar la autonomía e iniciativa local, apoyando e interactuando con las subdirecciones locales, los actores sociales locales y las personas que habitan cada uno de los territorios y microterritorios en la formulación y ejecución de acciones integrales mediante la promoción de espacios de discusión transectoriales para la construcción colectiva de las posibles soluciones a las problemáticas identificadas y aterrizándolas en proyectos que impacten en cada territorio.

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Se hace visible y se pone en práctica a partir del fortalecimiento de la gestión local y de la presentación de un sin número de posibilidades en donde se articulan territorios, escenarios, prácticas sociales y culturales y actores todos ellos susceptibles de ser impactados y transformados. La Gestión Social Integral Local es una estrategia que integra acciones y recursos sectoriales y locales (salud, educación, bienestar social, cultura, entre otros) desde un enfoque de derechos para priorizar y enfrentar las causas del deterioro de la calidad de vida, aportando a la descentralización y a la desconcentración del accionar administrativo y así de este modo otorgar y respetar la autonomía e iniciativa local, apoyando e interactuando con las subdirecciones locales, los actores sociales locales y las personas que habitan cada uno de los territorios de la ciudad en la formulación y ejecución de acciones integrales mediante la promoción de espacios de discusión transectoriales para la construcción colectiva de las posibles soluciones a las problemáticas identificadas y aterrizándolas en proyectos que impacten en cada territorio. Uno de los grandes retos de la Gestión Social Integral Local en Bogotá, es la articulación institucional y sectorial con el propósito de garantizar los derechos humanos de la ciudadanía lo cual requiere de una continuo avance en la forma de gestión distrital, avance que se pretende con el fortalecimiento de lo local.

8. PROYECTO 511 “FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN SOCI AL INTEGRAL”

El proyecto 511, “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local”, nace de la necesidad de la Secretaria Distrital de Integración Social SDIS de “activar, fortalecer y cualificar la gestión local, aportando a la descentralización y desconcentración, mejorando la articulación con otras entidades y la respuesta Transectorial con el fin de lograr un mejor desempeño local, el cual redundará en mejor prestación de los servicios y por lo tanto en la calidad de vida de las personas”7. Problemáticas estructurales sociales tales como la inequidad, las diversas violencias, la pobreza, entre otras, han sido identificadas como detonantes de los factores de riesgo que dificultan la articulación institucional, de los sectores y de la sociedad civil organizada lo cual redunda en conflictos en la construcción, de procesos integrales capaces de fomentar la apropiación de dinámicas sociales. Con el fin de lograr la articulación de los diferentes sectores garantizando la inversión eficiente y efectiva que brinde el ejercicio progresivo, efectivo y sostenible de los derechos, no solo desde una perspectiva de derechos por generaciones, sino que los derechos políticos y económicos se jueguen espacios dentro del quehacer diario de los ciudadanos

7 SDIS. Proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local 2008- 2012. Dirección Territorial. Bogota 2008.

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participantes, una de las apuestas más importantes de la presente Administración Distrital. Tradicionalmente la gestión institucional de la SDIS, ha sido de carácter centralista en todo lo referente a los procesos administrativos, de planeación y el proceso gerencial de toma de decisiones. Como consecuencia de esto, la gestión no siempre ha sido capaz de dar una eficiente, eficaz y efectiva respuesta a las necesidades de un territorio, por no tener en cuenta la realidad de cada territorio como única y particular. “El desarrollo local y territorial así como la calidad de vida de los habitantes de la ciudad se ven comprometidos por los modelos de desarrollo, la inequidad, las diversas violencias y por la ausencia de un marco filosófico, político, conceptual y estratégico que permita la articulación de instituciones, sectores y sociedad civil organizada para construir, de manera conjunta, procesos integrales que generen la apropiación de dinámicas sociales, económicas, políticas, ambientales, culturales, con el fin de lograr la articulación de los diferentes sectores, garantizando la inversión eficiente y efectiva que brinde el ejercicio progresivo y sostenible de los derechos”8. Es preciso en este punto hacer referencia a los esfuerzos realizados por la SDIS que aunque ha intentado avanzar en el proceso de interacción con otras instituciones y sectores, para fortalecer la capacidad local y de construcción de un modelo de gestión social integral, es evidente que se presentan algunas deficiencias en el momento de dar cumplimiento a las metas de tipo misionales, técnicos y financieros, que den cuenta del avance en lo relacionado con la descentralización. La construcción del proyecto de “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local”, se basa en la concertación y resultado de los pactos a los que se llego, a través de los diagnósticos sectoriales, realizados por los servidores-(as) públicas, tanto del nivel central como del nivel local, producto de su interacción con la ciudadanía y que se sintetizan así:

a. Desarticulación Intersectorial : la articulación intersectorial para el abordaje de la Gestión Social Integral es limitada, esto como consecuencia de la dispersión y debilidad en los enfoques, directrices y metodologías para la implementación y seguimiento de la Gestión Social Integral, situación que genera duplicidad de funciones, sobreoferta de servicios y distorsión en las metas de población atendidas distritalmente.

b. ausencia de presupuestos participativos : se evidenciaron pobres

avances en el desarrollo de metodologías y espacios de participación que abordaran el diseño de presupuestos participativos razón por la cual no siempre la inversión local responde a las necesidades reales de las comunidades.

8 Ibídem

51

c. Insuficiente Capacidad Técnica Local : la capacidad técnica de las alcaldías locales es insuficiente para adelantar los procesos de formulación, viabilización, contratación y seguimientos de los proyectos sociales financiados con recursos de los Fondos de Desarrollo local, responsabilidad que actualmente es asumida por la Unidad Ejecutiva Local de la SDIS.

d. Deficientes Niveles De Complementariedad Y Concurre ncia :

Dificultades para concertar las propuestas locales de intervención con los lineamientos técnicos de la SDIS para la inversión social de los recursos locales, reflejada en deficientes niveles de complementariedad y concurrencia entre las acciones definidas por los proyectos de la SDIS y las que determinan los proyectos de inversión local.9”

De tal suerte, que posterior a la identificación de las causas de las debilidades en el avance en la gestión integral local la SDIS, concentra su gestión en proyectos de inversión para la integración social en procura de fortalecer la presencia de la entidad en lo local. Acción que busca, por un lado el fortalecimiento de la autonomía local y por el otro seguir el proceso de desarrollo de un modelo de Gestión Social Integral, por supuesto, enmarcado dentro de una democracia participativa y nuestro Estado Social de Derecho. Ilustración Nº 12. Proyectos de Inversión Plan de Desarrollo Bogotá Positiva 2008 - 2012

Proyectos de Inversión para la Integración Social en el Plan de Desarrollo 2008 – 2012

PROYECTOS OBJETIVO

Infancia y adolescencia feliz y protegida integralmente

Garantizar condiciones de calidad de vida y potenciar las capacidades humanas de los niños, niñas, adolescentes y sus familias, dirigidas a promover su desarrollo pleno, la protección integral y el ejercicio de sus derechos, en todos los escenarios donde transcurre su accionar, teniendo como referencia la Política de Infancia y Adolescencia y direccionado a las acciones desde la Gestión Social Integral.

Jóvenes visibles y con derechos

Construir conjuntamente con y para las y los jóvenes las condiciones necesarias para la protección, promoción y restitución de sus derechos, que garanticen progresivamente la vivencia de éstos, contribuyendo al mejoramiento de su calidad de vida, como protagonistas del desarrollo social de la ciudad.

Adultez con oportunidades

Contribuir al fortalecimiento personal, familiar y social de los adultos en situación de vulnerabilidad y fragilidad social a través de procesos orientados a la

9 SDIS. Proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local 2008- 2012. Dirección Territorial.

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protección de la vida, al desarrollo humano integral, al ejercicio de la democracia participativa y a la articulación de la gestión social en los territorios, que generen mayores oportunidades para mejorar su calidad de vida.

Atención integral por la garantía de los derechos para una vejez digna en

el Distrito

Garantizar el mejoramiento de las condiciones de calidad de vida de los viejos y viejas de la ciudad de Bogotá D.C., propiciando espacios de participación, que permitan integrarlos en la sociedad como personas autónomas y gestores de su desarrollo personal, a partir de la promoción, protección y defensa de sus derechos, contribuyendo con la formulación de una política pública de envejecimiento y vejez.

Familias positivas por el derecho a una vida libre de violencia y a una

ciudad protectora.

Garantizar a las familias bogotanas el ejercicio de sus derechos, la democracia en las relaciones, el reconocimiento de su diversidad, el desarrollo de sus capacidades y autonomía para la realización de proyectos de vida, la convivencia social y su participación en el desarrollo de la ciudad.

Institucionalización de la política pública de seguridad alimentaria y

nutricional

Lograr que los individuos y las familias en sus diversidades múltiples y en territorios multidimensionales de Bogotá gocen de seguridad alimentaria y nutricional, contando para ello con una disponibilidad suficiente y estable de los suministros de alimentos a nivel local, a precios justos, sin barreras al acceso oportuno y permanente por parte de todas las personas a los alimentos que se precisan, en cantidad, calidad e inocuidad, un adecuado consumo y utilización biológica de los mismos, y acceso a los servicios básicos de saneamiento y a la atención en salud, articulados a procesos integrales de desarrollo, y bienestar económico, político, social, cultural, jurídico y ambiental.

Participación y redes sociales para escuchar las voces rurales y urbanas para la restitución y garantía de los

derechos.

Garantizar las condiciones para la democracia participativa en los contextos complejos del territorio desde la diversidad, la multiculturalidad; reconociendo y promoviendo los saberes individuales y colectivos, el emprendimiento, la asociatividad, la articulación en red, y a partir de ellas, implementar la Gestión Social Integral incidiendo en la construcción de bienes públicos y la garantía de los derechos.

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Fortalecimiento De La Gestión Integral Local

El desarrollo local y territorial así como la calidad de vida de los habitantes de la ciudad se ven comprometidos por los modelos de desarrollo, la inequidad, las diversas violencias y por la ausencia de un marco filosófico, político, conceptual y estratégico que permita la articulación de instituciones, sectores y sociedad civil organizada para construir, de manera conjunta, procesos integrales que generen la apropiación de dinámicas sociales, económicas, políticas, ambientales, culturales, con el fin de lograr la articulación de los diferentes sectores garantizando la inversión eficiente y efectiva que brinde el ejercicio progresivo, efectivo y sostenible de los derechos.

Investigación y desarrollo para la generación de conocimiento social y

fortalecimiento de la innovación tecnológica.

Articular las acciones de producción y apropiación de la investigación, información y conocimiento con el proceso de construcción de políticas públicas y la toma de decisiones, encaminadas a promover, garantizar y restituir los derechos de los ciudadanos y las ciudadanas acorde con sus necesidades y expectativas.

Fortalecimiento de la gestión institucional

Fortalecer la gestión institucional mediante el desarrollo de los procesos que transforman derechos, capacidades, intereses y necesidades de la ciudadanía, en oportunidades equitativas para toda la población de Bogotá.

Sistema de gestión de calidad integral

de servicios sociales en el Distrito para la garantía de los derechos.

Cualificar la prestación de los servicios sociales en el Distrito para que éstos contribuyan a la garantía de derechos y al mejoramiento de las condiciones de calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá.

Apoyo a la gestión y fortalecimiento del talento humano

Proporcionar las condiciones necesarias para que la Secretaria cuente con el Talento humano de las características y competencias requeridas para liderar la política pública social en un entorno de trabajo que promueva el desarrollo y bienestar del mismo y que contribuya con sus acciones al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de Bogotá.

Fuente: Plan de Desarrollo “Bogotá Positiva, para Vivir Mejor 2008 – 2012”

El proyecto 511 “Fortalecimiento De La Gestión Integral Local” aporta a tres objetivos estructurantes y a tres componentes del Plan de Desarrollo Bogotá Positiva 2008 - 2012

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Ilustración Nº 13. Aporte del Proyecto 511 al Plan de Desarrollo Bogotá Positiva

OBJETIVOS ESTRUCTURANTES

COMPONENTES

Fuente: elaboración propia

La implementación del proyecto, que como todos los procesos sociales implica cambios constantes, ha permitido avanzar significativamente en el acercamiento entre dependencias (las oficinas y equipos de planeación local) y se por supuesto, con ello el fortaleciendo de la capacidad técnica de formulación y viabilización de proyectos de inversión en lo local a través de la UEL – SDIS, y así mismo una participación más directa de las Subdirecciones Locales, dedicadas no solo a esta importante labor, sino que también se ocupa de el soporte en la formulación y en el seguimiento de los recursos invertidos en tales proyectos sociales. Así mismo la ejecución del proyecto, y la reestructuración trajo como consecuencia la fusión tres proyectos que venían de la anterior administración distrital, Proyecto 7306 OIR Ciudadanía y Proyecto 213 “Gestión para el Desarrollo Social (CDC)” y Proyecto 216 “Fortalecimiento de la Capacidad de gestión en las Localidades”, en el marco del objetivo del proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión social Integral”.

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Dentro de la implementación del Sistema Integrado de Gestión uno de los pasos a seguir es la definición de la ruta estratégica de cada una de las direcciones de la SDIS. La Dirección Territorial, que es la instancia encargada de la ejecución del proyecto 511 a través de la Subdirección para la Gestión Integral Local El mapa de proceso de la SDIS, se rediseña y unos de los resultados es la fusión de los proyectos ya mencionados y con ello el nacimiento del proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local”. Este proyecto se enmarca dentro del proceso denominado “Prestación de los Servicios Sociales”, que hace parte del muevo mapa de procesos de la entidad, en lo misional. El nuevo direccionamiento plasmado en el nuevo mapa de procesos precisa una planificación detallada para la implementación del Sistema Integrado de Gestión y una de las fases obligada es el diseño de Rutas Estratégicas en cada una de sus direcciones. Desde luego, la Dirección Territorial, se instituye como dependencia desde donde se lidera el desarrollo institucional de la misión de la SDIS, y es la Subdirección GIL encargada de liderar la ejecución del proyecto de “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local”. La Dirección Territorial como las demás dependencias de la SDIS, maneja un cronograma de trabajo o ruta estrategia de implementación del Sistema Integrado de Gestión. El proyecto 511 se enmarca en el proceso de Prestación de los Servicios Sociales, que para su implementación tiene que surtir el desarrollo de la ruta estratégica en cuatro actividades como se muestra en la siguiente figura: 1. Caracterización proceso y procedimiento 2. Indicadores y riesgos del proceso medición y análisis 3. Medición y análisis 4. Revisión y ajustes del proceso

56

Ilustración Nº 14. Ruta Estratégica de la Dirección Territorial

Fuente: Dirección Territorial - SDIS En este punto es esencial y es una tarea obligada desde la ruta estratégica de la Dirección Territorial, la caracterización del proceso y de los consiguientes procedimientos. El proyecto 511 se desarrolla con la aplicación de los manuales de procedimientos aprobados para los antiguos proyectos de OIR Ciudadanía, Centros de Desarrollo Local y el único procedimiento aprobado para UEL; es por esto que los procedimientos vigentes se deben analizar para ajustarlos, rediseñarlos, actualizarlos y si es pertinente crear nuevos procedimientos que den cuenta de los nuevos retos propuestos por la descentralización y desconcentración de los servicios y/o productos ofertados por la SDIS.

DEFINICION DE

TERRITORIOS 2008

CONFORMACION DE EQUIPOS

TRRITORIALES 2008

CARACTERIZACIÓN TERRITORIOS E IDENTIFICACIÓN

ACTORES Abril 2009

ACUERDOS POLITICOS

CON ACTORES Junio 2009

CARACTERIZACIÓN

PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Abril 2009

INDICADORES Y RIESGOS DEL

PROCESO Abril2009

MEDICIÓN Y ANÁLISIS

Jun. –Dic.2009

REVISIÓN Y AJUSTES DEL

PROCESO Oct.– Dic. 2009

INTEGRACIÓN DE LAS ORG. SOCIALES Y

REDES A LA LECTURA DE REALIDADES

Abril – Junio 2009

FORTALECIMIENTO DE LA PARTICIPACIÓN

Permanente

CONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO

DE PLANES CONJUNTOS PARA EL TERRITORIO

Diciembre 2009

RUTAS ESTRATÉGICAS DIRECCION TERRITORIAL

1. CONFORMACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE EQUIPOS TRANSECTORIALES

4. PRESTACION DE SERVICIOS SOCIALES (SIG)

5. PARTICIPACIÓN PARA

LAS RESPUESTAS INTEGRALES

IMPLEMENTACIÓN DE ESTRUCTURA

FUNCIONAL EN LAS SDL 2008

FORMACIÓN CONTINUA DE TH

Permanente

REORIENTACIÓN DEL ROL DE LOS EQUIPAMIENTOS

LOCALES HACIA LA GSI

Mayo 2009

2. FORTALECIMIENTO DE ESTRUCTURAS Y DINÁMICAS LOCALES Y TERRITORIALES

CUALIFICACIÓN DE LOS CLOPS PARA GARANTÍA DE DERECHOS Y LA GSI

Junio 2009

3. SEGURIDAD ECONÓMICA

ARTICULACIÓN DE

ESTRATEGIAS DE GENERACIÓN DE INGRESO DE LA

D.T. Abril - Junio

CONSTITUIR MESA UNICA DE

SEGURIDAD ECONÓMICA Junio - Septiembre

IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE

ACCIONES DE GENERACION DE INGRESOS

Junio-Septiembre

CONSTRUCCION DE ESTRATEGIA DE S.E. Y MODELO DE GESTION

Septiembre

MONITOREO – SEGUIMIENTO Y

CONTROL SOCIAL 2010

CONSTRUCION DE RESPUESTAS INTEGRALES

Diciembre 2009

GESTION TRANSECTORIAL Octubre-Diciembre

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Ilustración Nº 15. Actividad de Caracterización de Procesos y Procedimientos

Fuente: Dirección Territorial – SDIS Para lograr el cumplimiento de los objetivos y metas del proyecto, se hace necesario establecer una ruta identitaria del mismo que permita a cada responsable, realizar las actividades pertinentes en cada momento del quehacer diario en la atención a los participantes, los Referentes y todos los servidores en el marco del Proyecto 511. Es por eso que se implementa una estrategia desde la cual se hace una actualización a los procedimientos vigentes, para el Proyecto completo, sin embargo cabe aclarar que el presente trabajo, responde únicamente a la actualización e implementación de algunos procedimientos de la UEL. Con relación a la implementación de los nuevos procesos se hace necesario ajustar los Procedimientos, teniendo en cuenta el proceso que viene siendo desarrollado desde la coordinación de la unidad, en compañía y apoyo de los técnicos locales y adicionalmente teniendo en cuenta que los servicios prestados obedecen a las demandas sociales que han venido cambiando.

I. CARACTERIZACIÓN

PROCESO Y PROCEDIMIENTO

• Taller para la construcción de la caracterización. DT y DADE

• Caracterización del proceso de prestación de servicios. DADE-DT-SL-Dirección Poblacional-SBS

• Participar en la elaboración del manual de procedimientos. DT-Subdirección Local

• Socialización y apropiación del proceso Prestación de los Servicios Sociales - ST-SL

Estandarización de servicios sociales SBS

Formación en sistema de calidad equipos en las Subdirecciones Locales (en adelante SL)

Dirección Territorial- Dirección de Análisis y Diseño Estratégico (En adelante DT y DADE)

Instrumentos para la caracterización. DT - DADE

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Por lo tanto el rediseño del Manual de Procedimientos es una tarea de suma importancia no solo para cualificar la atención al usuario o para la calificación de la entidad, sino también para dar respuesta a los requerimientos de órganos de control encargados de velar por el correcto funcionamiento de todas las organizaciones de carácter público, en las cuales es aplicable la norma de Calidad y el MECI. Conforme a la información suministrada por fuente primaria, se ha encontrado dentro del Proyecto, la organización de una mesa de trabajo para hacer la revisión de los Procedimientos, tarea en la que se tienen avances significativos sobre todo en lo relacionado con el Procedimiento Viabilización de Proyectos, trabajado mancomunadamente con la Dirección de Análisis y diseño Estratégico (DADE). Se ha encontrado, que en el proceso de mejoramiento a la modalidad de servicio, se han venido implementando nuevos procedimientos no documentados hasta el momento y los cuales el grupo trabaja para hacer posible la respectiva documentación y por supuesto su posterior aprobación. Teniendo como punto de partida la normatividad vigente en cuanto a Calidad y Modelo Estándar de Control Interno, SISTEDA y el SIG (Sistema Integral de Gestión) de la entidad, al igual que las metas del Proyecto 511, la prestación de servicios un poco más específicos y los cambios que se han venido dando en el Fortalecimiento de la Gestión Integral Local es importante hacer una reformulación de Procedimientos que puedan apuntar a obtener claridad en las acciones y la consecución las metas formuladas. De acuerdo con las expectativas de la entidad frente a la presente asesoría universitaria se ha considerado la pertinencia del trabajo mancomunado con la Dirección de Análisis y Diseño Estratégico (en adelante DADE), encargados de orientar en cuanto a la forma y conceptualmente la construcción y/o modificación de los Procedimientos que nos ocupan, y se recibirá el acompañamiento permanente de un profesional de Gestión Documental, dado que el documento entregable será sometido a aprobación por parte de los profesionales competentes de la entidad; adicionalmente, los equipos locales deben tener participación en la socialización y modificaciones al Manual. El fin último del proyecto es garantizar derechos a los ciudadanos, a través de una inversión social local eficiente, es entonces muy fundamental reconocer la importancia de implementar acciones que redunden en una forma clara de desarrollar cada acción de los servidores SDIS, en cuanto a los proyectos de inversión y la viabilidad de los mismos, y que mantengan la UEL, como apoyo y control permanente, constante y sostenible en el tiempo.

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8.2 Unidad Ejecutiva Local UEL – SDIS:

Para el enfoque territorial, la desconcentración y la coordinación del distrito en las localidades contiene metas de la acción distrital por localidades y un plan de acción del distrito en cada una de las localidades. Igualmente se precisa un plan de acción anual del distrito en cada uno de los territorios así como, las formas de participación de las autoridades locales en la elaboración de los planes de acción del distrito en las localidades. La administración distrital formula la política y estrategias de desconcentración territorial. Teniendo como principios: Participación En el marco del reparto de competencias se han fijado las responsabilidades de las localidades en cuanto a promoción de la participación y la organización ciudadana. Las localidades como formulantes de estrategias de promoción de la participación y la organización ciudadana con metas concretas e indicadores de resultados. Planeación El proceso de planeación de las localidades establece que los tiempos de formulación deben coincidir con el inicio del período de gobierno de los nuevos alcaldes o alcaldesas locales y dar continuidad a los proyectos que así lo ameriten. Estrategia de mejoramiento de la gestión local: consiste en mejorar la eficacia y eficiencia, introduciendo los cambios que aumenten autonomía local: Precisión de las líneas de inversión y orientación a resultados En el marco del Plan de Desarrollo se precisarán las líneas de inversión de las localidades con el propósito de concentrarlas en bienes y servicios que permitan una mayor identificación de su gestión por parte de la ciudadanía y de orientarlas hacia la obtención de resultados que contribuyan a las metas de desarrollo de la ciudad.

Es por estas razones que la UEL – SDIS tiene fundamento para su gestión en:

i) Elaboración, complementación, actualización y socialización de mecanismos de apoyo a las localidades.

ii) viabilización de proyectos

iii) Diseño de un esquema de seguimiento y evaluación

60

Líneas Técnicas SDIS En las Unidades Ejecutoras Locales de la SDIS, el proceso con los proyectos de inversión social local, comienza con la asesoría a la formulación de los mismos, acompañando y orientando a las diferentes Alcaldías Locales con respecto a los lineamientos, guiando la formulación de los proyectos hacia la articulación de los mismos a las metas del Plan de Desarrollo Distrital y el Plan de Desarrollo Local, enfatizando en las líneas técnicas y procurando La priorización de los estas. Estas hacen referencia a los sectores que serán destinatarios de la contratación pública en la Distrito y las prioridades trazadas para tal fin: Se relacionan los siguientes:

• Educación • Salud • integración Social • cultura, Recreación y deporte. • Ambiente • Movilidad • Habitad • Desarrollo económico, Industria y Turismo

8.2 Análisis y Ajuste De Los Procedimientos Vigentes en el proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Integral Local” en s u modalidad UEL

Como consecuencia de los cambios que se han tenido en la entidad y que fueron caracterizados en la primera parte de este trabajo, se surte una serie de transformaciones a las cuales, la U.E.L. no es ajena; la coordinación de este servicio o modalidad y el equipo técnico que maneja lo local; en su aspiración constante de mejoramiento continuo, y con la vista puesta en un servicio cualificado y calificado para sus destinatarios finales, realiza algunas proyecciones en cuanto a determinados procedimientos que resultarían nuevos en cuanto a su aplicación bajo normativa de la SDIS, buscando que den cuenta de las actividades que en realidad se realizan en las Unidades de Ejecución Locales en las que además de otorgar un Certificado de viabilidad a los proyectos que son presentados para este fin, se prestan otros servicios:

• unas importantes asesorías a las Alcaldía Locales en cuanto a la formulación de los proyectos de inversión social y de igual forma se hace

• seguimiento a estos proyectos con el fin de ser un garante en el cumplimiento de los acuerdos contractuales para la ejecución

61

Por supuesto desde el proyecto y la modalidad del procedimiento relacionado con la contratación se encargan en otros Procesos de la entidad. Para los fines pertinentes se ha realizado un primer inventario de información presentado en el siguiente cuadro: Ilustración Nº 16. Inventario de Procedimientos

NOMBRE OBJETIVO ESTADO

Viabilidad de Proyectos

El propósito del procedimiento de viabilidad de proyectos es determinar la coherencia o no entre los planteamientos de un proyecto de inversión local y los lineamientos distritales e institucionales de inversión social establecidos, así como la consistencia interna de dicho proyecto en términos de la relación entre sus componentes de formulación.

Vigente Circular 07 de 28 de abril de

2008

Fuente: Elaboración Propia

Ilustración Nº 15. Proyección de nuevos Procedimientos

NOMBRE OBJETIVO ESTADO

Asesoría En La Formulación De

Proyectos De Alcaldías Locales

Brindar asesoría técnica, jurídica y económica en la formulación de proyectos de inversión social local a las diferentes Alcaldías Locales del D.C. con el fin de que sean concordantes con las líneas de inversión de la SDIS.

En Construcción

Seguimiento a Proyectos de Alcaldías Locales

Velar por que los contratos ( convenios, Ordenes), se ejecuten de acuerdo a los lineamientos técnicos y jurídicos acordados

En Construcción

Fuente: Elaboración Propia

Viabilidad De Proyectos: Este procedimiento fue aprobado en la Circular 7 de 28 de abril de 2008, su propósito es “determinar la coherencia o no entre los planteamientos de un proyecto de inversión local y los lineamientos distritales e institucionales de inversión social establecidos, así como la consistencia interna de dicho proyecto en términos de la relación entre sus componentes de formulación”10.

10 Procedimiento Viabilidad de Proyectos. Propósito. SDIS. 2008.

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El Alcance del procedimiento de viabilidad de proyectos (anterior) “comprende las actividades que se llevan a cabo desde que la Alcaldía Local radica el proyecto en la Secretaría Distrital de Integración Social, hasta que esta recibe el registro del proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de la localidad, junto con el certificado de disponibilidad presupuestal que soporta su financiación”11. No obstante, se identifico la necesidad de hacer una nueva actualización de conceptos y la revisión del alcance del mismo para plantear por sugerencia de los técnicos, que le procedimiento fuera solo hasta la actividad de Registro en El Banco de Proyectos, ya que la actividades posteriores no se manejan en la UEL SDIS, sino que hace parte del quehacer de la Alcaldía Local. Con respecto a las normas jurídicas relacionadas con el procedimiento de viabilidad de proyectos que son: Por un lado el Decreto 176 de 1998 por el cual se delega en Directores de Departamento, Institutos y Establecimientos Públicos la facultad de contratar, ordenar los gastos y pagos con cargo a los FDL. Y por otro lado, el Decreto 854 de 2001, por el cual se redefinen y amplían funciones de las UEL, delegando asesoría y asistencia técnica, correspondientes a la planeación, programación, revisión y elaboración de componentes técnicos y legales de los proyectos de inversión local y de los contratos a suscribir a nombre de los FDL con el Decreto 612 de 2006, "Por el cual se modifican las disposiciones contenidas en los artículos 35 y 37 del Decreto 854 de 2001 referentes a la contratación con cargo a los presupuestos de los Fondos de Desarrollo Local", que son aplicables en el procedimiento nuevo. Las actividades relacionadas con el procedimiento son:

• Radicar el proyecto en la Secretaría Distrital de Integración Social, con el apoyo del gestor local de esta entidad, identificando como Punto de Control Realizar revisión Técnica, Jurídica, Económica y Metodológica, según los lineamientos técnicos de cada proyecto y los criterios de aceptación establecidos.

• Emitir concepto técnico, jurídico, económico y metodológico favorable. • Coordinar la realización mesa técnica para reformulación del proyecto,

según criterio de aceptación establecido para esta actividad • Emitir el certificado de viabilidad. • Comunicar viabilidad a la Alcaldía Local • Registrar el proyecto en el Banco de Programas y Proyectos de la

Localidad. • Expedir CDP según criterio de aceptación • Remitir registro y CDP del proyecto

11 Procedimiento Viabilidad de Proyectos. Alcance. SDIS. 2008.

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Y se utilizaba como registro, El formulario de Solicitud del CDP y la Lista de Verificación Técnica de Proyectos EBI. La Documentación Asociada con el procedimiento de Viabilización de Proyectos estaba determinada por los siguientes documentos:

• Lineamientos técnicos y lista de verificación por temáticas • Metodología 019 para la formulación de proyectos del Departamento Nacional de Planeación (para proyectos que no estén dentro de las metodologías específicas y con un monto inferior a los 250 salarios mínimos mensuales 124.225.000).

Los demás procedimientos no tienen ningún precedente, por lo cual su elaboración ha sido sujeta a la participación activa del grupo de gestores UEL.

8.3 Caracterización y Formulación de Nuevos Procedimien tos Proyecto 511 “Fortalecimiento de la Gestión Social Integral” A continuación se encuentran los procedimientos caracterizados en el instrumento diseñado por la Dirección De Análisis y Diseño Estratégico – DADE -. Estos documentos serán revisados por la DADE y por Gestión Documental previa aprobación por la Dirección Territorial Anexo 1. Procedimiento Viabilidad de Proyectos vigente Anexo 2. Estudio de tiempos Anexo3. Procedimiento Viabilidad de Proyectos actualizado y sujeto a revisión en la SDIS Anexo 4. Procedimientos construidos: Asesoría en la formulación de proyectos seguimiento de Proyectos

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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En el desarrollo del proyecto 511, se debe hacer seguimiento y evaluación periódica de los procedimientos, en el marco de la mejora continua. La participación de los referentes locales en el mejoramiento continuo de los procedimientos es fundamental así como lo es la responsabilidad de cada uno de los servidores-as Es importante en el marco del sistema integrado de gestión y la gestión por procesos diseñar planes de mejoramiento continuo en cada uno de los procedimientos. Es de vital importancia, tener los Procedimientos de formulación y seguimiento de proyectos, reglamentados a través de acto administrativo, ya que estas actividades, efectivamente pueden aportar en gran medida a las metas de la institución y por su puesto a las metas del plan de desarrollo, siempre y cuando hagan parte oficial del que hacer institucional. Dentro de los estudios de tiempos y componentes realizados al procedimiento de Viabilización de Proyectos, se encontró que es necesario realizar algunas modificaciones en cuanto a los requisitos para completar las acciones relacionadas con los estudios económicos, es por eso que se recomienda, consultar con la subdirección de contratación acerca del tema y nuevamente hacer actualización del procedimiento.

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GLOSARIO

ALTA DIRECCIÓN: persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad CALIDAD: grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos CENTRO DE DESARROLLO COMUNITARIO: Son Unidades Operativas de la Secretaria Distrital De Integración Social en los cuales se ejecutan gran parte de los proyectos de la política social del Distrito, con la orientación de la Subdirección Local De Integración Social CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito CAPACIDAD DE UNA ENTIDAD: aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que DOCUMENTO: información y su medio de soporte ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS: identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos" ESTRUCTURA DE LA ENTIDAD: disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. GESTIÓN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad GESTIÓN DOCUMENTAL: conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación LA GESTIÓN SOCIAL INTEGRAL : es el direccionamiento político que hace la administración distrital entorno a la gestión de la política social, dando un nuevo impacto a la relación entre los ciudadanos y las ciudadanas y el Estado MEJORA CONTINUA: acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. MISIÓN DE UNA ENTIDAD: se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito PARTE INTERESADA: organización, persona o grupo que tenga un interés en el desempeño de una entidad

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PROCESO: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. PROCESOS ESTRATÉGICOS: Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. PROCESOS MISIONALES: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. PROCESOS DE APOYO: Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. PROCESOS DE EVALUACIÓN : Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso PRODUCTO O SERVICIO: resultado de un proceso o un conjunto de procesos. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN: herramienta para gerenciar la operación de la SDIS, transformando los derechos, capacidades, intereses y necesidades de la ciudadanía, en oportunidades equitativas para toda la población de la ciudad, mediante el desarrollo de los procesos institucionales que articulan a las diferentes dependencias en torno a las responsabilidades de la entidad como un todo REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos SISTEMA: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito

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BIBLIOGRAFIA

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