Rediseño del sistema de administración financiera del ... · PDF file1.1.2...
217
Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría CUJAE REDISEÑO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ... Dianelys Amaro Martínez La Habana, 2012
Transcript of Rediseño del sistema de administración financiera del ... · PDF file1.1.2...
Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría
CUJAE
REDISEÑO DEL SISTEMA DEADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DEL ...
Dianelys Amaro Martínez
La Habana, 2012
Tesis de Maestría
Página Legal
Rediseño del sistema de administración financiera del modelo de gestión económico-financiera del Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría. – La Habana : Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (CUJAE), 2012. – Tesis (Maestría).
Dewey: 330 – Economía.Registro No.: Maestria1006 CUJAE.
(cc) Dianelys Amaro Martínez, 2012.Licencia: Creative Commons de tipo Reconocimiento, Sin Obra Derivada.En acceso perpetuo: http://www.e-libro.com/titulos
Instituto Superior Politécnico “José Antonio Echeverría”
Facultad de Ingeniería Industrial CETDIR
Rediseño del Sistema de Administración Financiera del Modelo de Gestión Económico-Financiera del Instituto
Superior Politécnico José Antonio Echeverría
Tesis presentada en opción al título de: Máster en Dirección
Autor: Lic. Dianelys Amaro Martínez Tutor: Dr.c.s José Antonio Acevedo Suárez
Junio 2011
A mis padres, hermana y abuelos por el cariño y el amor que me han brindado. A mi esposo por todo el apoyo que siempre me ha ofrecido. A mi primo Alejandro por su ayuda y dedicación. A Acevedo por incentivarme a dar estos grandes pasos en mi vida profesional. A Liset y Damián por su colaboración intachable.
A todos aquellos que hicieron posible la realización de este trabajo.
MUCHAS GRACIAS
“La batalla económica constituye hoy, más que nunca, la tarea principal y el centro del trabajo ideológico de los
cuadros, porque de ella depende la sostenibilidad y preservación de nuestro sistema social”
Raúl Castro Ruz
VI Congreso del Partido Comunista de Cuba
Abril/2011
RESUMEN
El presente trabajo titulado “Rediseño del Sistema de Administración Financiera del
Modelo de Gestión Económico-Financiera (MGEF) del Instituto Superior Politécnico
José Antonio Echeverría (ISPJAE)” se ha desarrollado, como su nombre lo indica en
dicha universidad, perteneciente al Ministerio de Educación Superior (MES). El mismo
tiene como objetivo rediseñar el Sistema de Administración Financiera en los marcos
del Modelo de Gestión Económico-Financiera para contribuir a una mayor
sistematización y efectividad de la Gestión Financiera en el Instituto, acorde con las
nuevas exigencias de la Economía Nacional y la estrategia de perfeccionamiento de la
Educación Superior.
La necesidad de este rediseño está avalada por el proceso de actualización del MGEF
y la estrategia de reordenamiento, en permanente evolución y transformación de la
actividad económico-financiera del MES.
El rediseño del Sistema de Administración Financiera se realizó tomando como base el
análisis y revisión del diseño actual, abarcando desde la definición de la misión, la
identificación de los responsables, participantes y clientes, la confección del manual de
procedimientos de los procesos y actividades, así como la conformación del mapa de
procesos. Además se estableció el plan de análisis y control de los datos a través de un
Tablero de Control y la elaboración del mapa de riesgos.
Para esto se emplearon métodos y técnicas tales como: observación directa, análisis y
síntesis de la información, entrevistas directas a personal especializado, recopilación
de datos, consultas a normativas internas y externas relacionadas al tema de
investigación, empleándose también la Lista de Chequeo y softwares como el Microsoft
Office Visio 2003, el Minitab, el Sistema Controla y Assets.NS. Además se consultó
bibliografía especializada y actualizada en las temáticas abordadas en el trabajo.
ÍNDICE INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 1
CAPÍTULO 1. MARCO TEÓRICO – REFERENCIAL DEL TEMA. ............................. 5
1.1 El Modelo de Gestión Económico-Financiera (MGEF). Introducción. .................... 5
1.1.1 Características del MGEF. .................................................................................. 7
1.1.2 Importancia de la Gestión Económico-Financiera. Papel que juega en la
evolución del sistema bancario en Cuba. .................................................................. 10
1.2 ¿Qué es la Administración Financiera? ............................................................... 12
1.3 Tendencias y alcances de la administración financiera de la Educación
Superior en Cuba. ..................................................................................................... 15
1.3.1 Tesorería Interna. ............................................................................................. 15
1.3.2 Presupuestación financiera. ............................................................................. 18
1.3.3 Análisis Económico-Financiero. ....................................................................... 20
1.3.4 Evaluación financiera de proyectos de inversión ............................................. 21
1.3.5 Fuentes de financiamiento ............................................................................... 22
1.4 Enfoque a procesos ............................................................................................. 24
1.4.1 Definiciones de Proceso ................................................................................... 25
1.4.2 Clasificación de los Procesos. .......................................................................... 27
1.4.3 Diseño de Procesos .......................................................................................... 28
1.4.4 Técnicas empleadas para el diagnóstico y mejora de los procesos. ................ 30
1.5 Marco legal de la Administración Financiera en Cuba. ........................................ 32
1.5.1 Leyes, Resoluciones, Normas, Reglas e Instrucciones emitidas por
diferentes Órganos u Organismos Rectores de la Economía Nacional. .................... 32
CAPITULO 2. SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ISPJAE. ...................................................................................... 40
2.1 Caracterización general del Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría (ISPJAE).................................................................................................. 40
2.2 Tendencias y alcances de la Gestión Financiera del ISPJAE de acuerdo a
las exigencias y evolución del entorno. ..................................................................... 41
2.2.1 Papel de la informatización. .............................................................................. 46
2.2.2 Desarrollo del sistema bancario........................................................................ 48
2.3 Caracterización general del Sistema de Administración Financiera del
ISPJAE. ..................................................................................................................... 49
2.3.1 Tesorería .......................................................................................................... 51
2.3.2 Presupuestación financiera .............................................................................. 53
2.3.3 Análisis económico- financiero ......................................................................... 55
2.3.4 Elaboración y evaluación de proyectos de inversión ........................................ 56
2.3.5 Fuentes de Financiamiento .............................................................................. 57
2.4 Diagnóstico del diseño actual del Sistema de Finanzas. ..................................... 57
2.5 Aplicación de la Lista de Chequeo. Análisis de los resultados. ........................... 60
CAPÍTULO 3: REDISEÑO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ISPJAE. ...................................................................................... 69
3.1 Manual de procedimientos ................................................................................... 69
3.2 Diseño de los Puestos de Trabajo ....................................................................... 76
3.3 Descripción del Tablero de Control...................................................................... 78
3.4 Implementación del Tablero de Control. .............................................................. 78
3.4.1 Cálculo de los Indicadores para el mes de Enero del año 2011. ...................... 79
3.4.2 Cálculo de los Indicadores para el mes de Febrero del año 2011. ................... 84
3.4.3 Plan de medidas atendiendo a los resultados del Tablero de Control. ............. 89
3.5 Mapa de Riesgos ................................................................................................. 90
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 91
RECOMENDACIONES ............................................................................................. 93
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 95
ANEXOS ................................................................................................................... 98
Introducción
1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad, la actividad económica que se realiza en Cuba responde a la tarea de
garantizar no sólo la estabilidad del país, sino su avance, de una forma y a un ritmo lo
más acelerado posible. La economía cubana debe insertarse de manera multifacética
en la economía mundial; para ello, se requiere, entre otros aspectos, de la elevación de
la eficacia empresarial, lo cual implica la necesidad de que se produzcan cambios tanto
en la gestión integral de los procesos y actividades como en el manejo de las finanzas,
redundando en la correcta planificación del presupuesto, en la actualización del sistema
contable, la posibilidad de disponer de utilidades, el surgimiento de nuevas relaciones
financieras con los bancos, entre otras, haciendo que los directivos se vean en la
necesidad de adecuar los métodos de análisis a la práctica nacional e internacional,
con vistas a facilitar la toma de decisiones y a tener una administración más eficiente
de los recursos financieros en las Empresas y Unidades Presupuestadas.
En este ámbito en el año 1998 se inició el proceso de Perfeccionamiento de la Gestión
Económico-Financiera en el Ministerio de Educación Superior (MES), convocando el
estudio y análisis de importantes conceptos y proyección que marcaron el comienzo de
un diagnóstico integral sobre los procesos de la gestión económico-financiera como
solución permanente y sistemática a las deficiencias de la gestión financiera actual y
con la necesaria adecuación de cada sistema, en correspondencia con la actualización
del modelo económico cubano esbozado en los lineamientos de la política económica y
social del país.
Para ello, es que se está desarrollando el MGEF, el cual plantea la política oficial a
seguir en cuanto a los sistemas que lo componen: planificación, administración
financiera, contabilización, comercialización, control interno, informatización, estadística
e información, recursos humanos y diseño organizacional, dando inicio a un proceso de
sistematización y reordenamiento en permanente evolución y transformación de la
gestión económico-financiera de la Educación Superior.
Introducción
2
El presente trabajo se realizó en el Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría (ISPJAE), universidad perteneciente al Ministerio de Educación Superior,
situado en Calle 114, No. 11901, entre Ciclovía y Rotonda, Municipio Marianao.
Situación problemática:
Ante las modificaciones del entorno, el nivel de los requerimientos y nuevas exigencias
de la Economía Nacional, acorde con la actualización del modelo económico cubano
esbozado en los lineamientos de la política económica y social del país y la estrategia
de perfeccionamiento de la Educación Superior, el ISPJAE se ha visto en la necesidad
de incluirse en las nuevas metodologías de mejoras de la actividad económica, a través
del rediseño del sistema de teorías, técnicas y procedimientos para la toma de
decisiones financieras de inversión y la obtención de recursos monetarios, debido a
que se determinó que existe una escasa capacidad en la planificación de los recursos
financieros y falta de sistematización, integración y actualización de los procesos,
sistemas, procedimientos y regulaciones internas.
Problema de investigación:
¿Cómo contribuir a una mayor sistematización y efectividad de la Gestión Financiera en
el ISPJAE?
Objeto de investigación o estudio:
Modelo de Gestión Económico-Financiera de las universidades.
Campo de investigación o acción:
Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
Objetivo de investigación:
Rediseñar el Sistema de Administración Financiera en los marcos del Modelo de
Gestión Económico-Financiera para contribuir a una mayor sistematización y
efectividad de la Gestión Financiera en el ISPJAE.
Introducción
3
Hipótesis:
El rediseño del Sistema de Administración Financiera adaptado a las exigencias del
Modelo de Gestión Económico-Financiera, contribuirá a una mayor sistematización y
efectividad de la Gestión Financiera en el ISPJAE.
Tareas de investigación:
1. Elaboración del marco teórico - referencial sobre el Modelo de Gestión
Económico-Financiera.
1.1 Definición de las exigencias del entorno y las tareas que debe cumplir el
Sistema de Administración Financiera.
2. Diagnóstico de la situación actual.
3. Rediseño del Sistema de Administración Financiera a través del enfoque de
procesos.
Métodos de investigación:
Métodos Teóricos: se emplean el Análisis y síntesis para analizar la situación
problemática y determinar posibles variantes de solución para contribuir a una eficiente
gestión financiera y el Hipotético – deductivo para elaborar conclusiones a partir de la
hipótesis, acerca de la factibilidad del rediseño del Sistema de Administración
Financiera de acuerdo a las exigencias del Modelo de Gestión Económico-Financiera.
Métodos Empíricos: se emplean técnicas de observación directa, análisis y síntesis de
la información, entrevistas directas a personal especializado, recopilación de datos,
consultas a documentos legales internos y externos concernientes a la gestión del
proceso de estudio. También se utiliza el criterio de expertos para asumir determinados
coeficientes que son imprescindibles para realizar el cálculo de las Razones
Financieras.
Posibles aportes y novedades de la investigación:
El aporte práctico de esta investigación radica en que se han actualizado los sistemas,
procesos, actividades y procedimientos que conforman el Sistema de Administración
Financiera del Modelo de Gestión Económico-Financiera del ISPJAE, acorde con las
nuevas exigencias de la Economía Nacional y la estrategia de perfeccionamiento de la
Introducción
4
Educación Superior.La novedad de la investigación consiste que en función de este
rediseño se actualiza el Sistema Informático Controla del ISPJAE, el cual se hará
extensivo al resto de las universidades del país que faltan por implantarlo,
contribuyendo a una mayor sistematización de la gestión financiera en la Educación
Superior.
Estructuración del contenido:
El trabajo se encuentra organizado en tres capítulos definidos como: Capítulo 1. Marco
Teórico- Referencial del tema, Capítulo 2. Diagnóstico de la Situación Actual del
Sistema de Administración Financiera y Capítulo 3. Rediseño del Sistema de
Administración Financiera del ISPJAE.
En el Capítulo 1 se presentan los conceptos fundamentales que se utilizan como base
para el estudio realizado, dentro de estos se destacan: Conceptos relacionados con el
sistema de administración financiera, proceso, enfoque de procesos, entre otros.
En el Capítulo 2 se realiza el diagnóstico del Sistema de Administración Financiera
basado en el análisis crítico del diseño actual, en función de la aplicación de una Lista
de Chequeo, conformada por un conjunto de normas y regulaciones vigentes.
En el Capítulo 3 se presenta el rediseño del Sistema de Administración Financiera con
un enfoque de procesos, que se basa en la revisión y mejora del manual de
procedimientos existente de todos los procesos y actividades que conforman el
sistema, en el que se incluye la definición de la misión, los responsables, participantes
y clientes, las ofertas del servicio y el mapa de procesos, así como la implementación
del Tablero de Control y el mapa de riesgos.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
5
CAPÍTULO 1. MARCO TEÓRICO – REFERENCIAL DEL TEMA. 1.1 El Modelo de Gestión Económico-Financiera (MGEF). Introducción.
El Perfeccionamiento a las actividades económicas en el MES iniciado a finales del año
1998, condujo a la necesidad de establecer un Modelo de Gestión Económico-
Financiera (MGEF), como solución permanente, integral y sistemática a las deficiencias
de la gestión actual, dando inicio a un proceso de sistematización y reordenamiento en
permanente evolución y transformación de la actividad económico-financiera.
La Gestión Económico-Financiera es un conjunto de diferentes acciones y procesos
interrelacionados entre sí, que persiguen el objetivo de asegurarle a la organización, de
manera eficiente y efectiva, el soporte financiero y material necesario para su
funcionamiento y desarrollo, controlando rigurosamente los recursos y empleándolos
racionalmente. (Colectivo de autores, 2001).
El MGEF está conformado por los sistemas: Planificación Económica, Administración
Financiera, Contabilización, Comercialización, Recursos Humanos, Organizacional,
Control Interno, Estadística e Información, Informatización, Evaluación y Acreditación
de la Gestión Económico-Financiera e Indicadores de la Gestión Económico-Financiera
(Ver figura 1).
Figura 1: Sistemas del Modelo de Gestión Económico-Financiero.
Fuente: Colectivo de Autores, “Perfeccionamiento de la Actividad Económica: Modelo de Gestión Económico-Financiera del MES”, 2011.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
6
Sólo el estudio, conocimiento y aplicación de los conceptos y principios de la
planificación, contabilidad, administración financiera, estadística, control interno,
comercialización, gestión de inventarios y otros, hacen necesario separar
metodológicamente los mismos, pero su integración y enfoque sistémico es condición
indispensable para el buen funcionamiento de la Gestión Económico-Financiera como
aseguramiento a los procesos sustantivos de la organización.
A continuación se relacionan las bases metodológicas del MGEF que deben ser
observadas en cada uno de los sistemas que lo conforman:
1. Conjugación de la centralización y la descentralización en la toma de decisiones,
así como asegurar el enfoque participativo.
2. Fomento de alianzas y de la tercerización para conformar la red de procesos de
la universidad.
3. Gestión integral de todas las fuentes de financiamiento (presupuesto estatal,
comercialización, donaciones, proyectos nacionales e internacionales, aportes
de organismos, créditos y otras) y su máxima alineación a los resultados finales
de la universidad.
4. Organización de las investigaciones como grupos transversales y abiertos que
permite utilizar el potencial de todos los departamentos de la universidad y otros
entes externos (nacionales y extranjeros) en función de resultados en
determinadas temáticas demandadas por el país.
5. Integración de las decisiones financieras a la gestión de las actividades y
procesos.
6. Organización de las unidades de producción y servicios sobre la base de la
especialización, diferenciando sus presupuestos y la formulación de precios
internos que permita evaluar su eficiencia y efectividad competitiva.
7. Separación de la actividad académica de la comercial, aunque con un trabajo
coordinado e integrado, mediante alianzas con entidades del sector empresarial.
8. Planificación del presupuesto por procesos y actividades, apoyado en una base
normativa abarcadora y flexible.
9. Integración de la planificación económica con la planificación estratégica de la
universidad.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
7
10. Integración y sistematización de las soluciones del diseño dinámico de cada
sistema del MGEF.
11. Amplio uso de la informatización.
12. Implementación de todas las regulaciones y políticas de los organismos rectores
a través del rediseño sistemático de los procedimientos y normas de cada
proceso y sistema.
13. Papel preponderante del recurso humano a través de su formación continua,
integración al proceso de investigación y desarrollo como medio de
autoperfeccionamiento continuo y elevada motivación moral.(Acevedo,2008)
El proceso de instauración del MGEF, consta de tres fases o pasos, a saber:
� Elaboración de la política económica y financiera de la organización.
� Aplicación de la política económico-financiera a través de los sistemas y
subsistemas que integran su gestión: diagnóstico y diseño de soluciones.
� Institucionalización de las soluciones: resoluciones, instrucciones, regulaciones,
manuales, metodologías, normas, procedimientos y reglamentos que resultaron
siguiendo el cronograma previsto, en el diseño del Sistema de Evaluación y
Acreditación aprobado en febrero del 2009 por resolución del Ministro de
Educación Superior y aplicado como programa de mejora dentro del proceso de
perfeccionamiento de la Educación Superior.
1.1.1 Características del MGEF.
El Modelo de Gestión Económico-Financiera se organiza, según las particularidades de
cada universidad, en los siguientes conceptos generales de organización y
funcionamiento:
1. Diferenciación de la gestión económica de la gerencia administrativa: aplicando
las definiciones organizacionales a los procesos y funciones, no sólo a las
estructuras de dirección económicas y la introducción en la esfera
presupuestaria de la actividad de tesorería.
2. Separación de la actividad académica de los negocios: no significa divorcio ni
marginalidad de la actividad de comercialización, sino la debida y conveniente
canalización y especialización de sus órganos de dirección y control, más que de
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
8
las personas. Academia y Negocios son como eslabones de una cadena en este
sentido.
3. Mayor empleo de mecanismos financieros en la dirección, medición y control de
las actividades económicas: sin desechar los mecanismos administrativos y/o
materiales indispensables, se introducen y priorizan los de carácter financiero,
tales como: indicadores de efectividad y eficiencia, índices de consumo o de
gasto, normas, presupuestos, etc. (Colectivo de autores, 2001)
El Modelo de Gestión Económico-Financiera aplica métodos y estilos de trabajo que
dinamizan su caracterización, tales como:
� Flexible: se organiza y se aplica en cada centro o institución de acuerdo con sus
características y particularidades propias. Cada una de ellas tendrá su propio
modelo de gestión económico-financiero.
� Creativo: innovación tecnológica a los procesos económico-contables,
garantizando el funcionamiento de dispositivos técnico-asesores y con la
participación de todos los trabajadores.
� Participativo: involucra no sólo a los trabajadores de las áreas económicas,
también a otros trabajadores y a los estudiantes, en la misma medida que
intervengan en los hechos económicos. Se asegura con el establecimiento de
los Consejos Técnicos Asesores, reuniones nacionales por especialidades:
Contadores, Ingenieros Principales, Reparación y Mantenimiento de Equipos de
laboratorios, etc. Discusión y control colectivos del Plan para el mejoramiento de
las condiciones de estudio, trabajo y vida, etc.
� Sistémico: asegura la formación y regulación de todos los procesos económico-
contables con la debida actualización, de acuerdo a las necesidades internas y a
las modificaciones del entorno.
� Integral: el MGEF abarca a todo el sistema MES, pero reconoce y da respuesta
a los requerimientos de las principales agrupaciones de centros, instituciones y
entidades, así como a la naturaleza de la actividad económica - presupuestada,
autofinanciada o empresarial - relacionándolas en la medida necesaria y
conveniente.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
9
� Cooperativo: estimula la cooperación entre entidades, dentro y fuera del sistema.
Crea estrechas relaciones de trabajo con los organismos rectores de la
economía.
� Reconocimiento: reconoce de manera moral y social a los trabajadores de las
áreas económicas por su modesto y anónimo, pero decisivo papel, en el
cumplimiento exitoso de las misiones asignadas a cada centro, institución o
entidad. Aplicación de incentivos materiales, individuales y colectivos, en
correspondencia con los resultados y al estadio alcanzado en cada área
económica.
� Motivación: oportunidades individuales para la superación y calificación
profesionales, vinculación estrecha del contenido laboral con elementos de la
Ciencia y la Técnica (proyectos de investigación, tesis de grado, etc.),
oportunidades de intercambio y actualización profesionales con otras
instituciones nacionales y extranjeras, mejoramiento de las condiciones físico
ambientales del puesto de trabajo, etc. (Colectivo de autores, 2001)
Es indispensable para el logro de los fines y objetivos del MGEF el posicionamiento de
valores que constituyan una ética de la labor profesional de las áreas y dispositivos
económicos, tales como:
� Eficiencia: todos los hechos y actividades, incluidos los que se desarrollan dentro
de la esfera presupuestada, deben conllevar su análisis económico. Todos los
centros, instituciones y entidades deben contar con un sistema de indicadores
económicos fundamentales, según su clasificación o agrupación.
� Eficacia: disposición y presentación oportuna, veraz y sintética de los datos,
análisis e informaciones de carácter económico-financiero para la toma de
decisiones.
� Racionalidad: correcto empleo de los recursos, uso y explotación adecuada de
las instalaciones y capacidades, así como la integración y cooperación de las
mismas a nivel de centro y entre entidades.
También es importante señalar que constituyen requisitos que condicionan el pleno
funcionamiento del modelo de gestión económico-financiera los siguientes aspectos:
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
10
� Alcanzar la confiabilidad contable en todos los centros, instituciones y entidades
de la organización, así como lograr un adecuado control interno de los recursos
materiales y financieros.
� Emplear la contabilidad, así como al resto de la información económica, como un
instrumento de la dirección en todos los niveles del sistema.
� Disponer de un elevado nivel de informatización y automatización en todos los
procesos económico-financieros, logrando un alto grado de profesionalización y
especialización de las funciones.
� Lograr un nuevo estadio en la organización empresarial con la constitución de un
sistema integrado de entidades bajo el patrocinio del MES, pero
interdependiente de su estructura institucional.
� Adoptar el modelo de gestión económico-financiera como la política económica
oficial de la Organización.
1.1.2 Importancia de la Gestión Económico-Financiera. Papel que juega en la evolución del sistema bancario en Cuba.
La Gestión Económico-Financiera es una de las tradicionales áreas funcionales de la
gestión empresarial, hallada en cualquier organización, competiéndole los análisis,
decisiones y acciones relacionadas con los medios financieros necesarios para el
desarrollo de todas las actividades de cada entidad. Así, la función financiera integra
todas las tareas relacionadas con el logro, utilización y control de los recursos
financieros. (http://www.knoow.com, 2010)
La Gestión Económico-Financiera en las organizaciones y en la evolución del sistema
bancario es fundamental para la generación de valor. De ahí la importancia de la
adecuada gestión económico-financiera, es decir, de su planificación, organización,
dirección, control y evaluación. Por ello, a fin de tomar las decisiones adecuadas es
necesaria una clara comprensión de los objetivos que se pretenden alcanzar, debido a
que el objetivo facilita un marco para una óptima toma de decisiones financieras.
(http://www.gestiopolis.com, 2010)
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
11
En la actualidad se ha desarrollado un arduo trabajo organizativo en las empresas, de
preparación y recalificación del personal, de introducción de modernas técnicas de
procesamiento automatizado de datos (Informatización), de novedosos cambios en la
gestión económico- financiera, así como de regulación y supervisión del sistema
bancario, cuyas instituciones hoy ofrecen una amplia gama de servicios o productos
con profesionalidad y eficiencia. Además se avanza hacia la constitución de un sistema
bancario de nivel internacional con más posibilidad de promover y encauzar el crédito
externo para el desarrollo de la economía nacional.
El Banco Central de Cuba (BCC) se constituyó como autoridad rectora, reguladora y
supervisora de las instituciones financieras y de las oficinas de representación que
radican en el país, incluyendo aquellas que se establezcan extraterritorialmente en las
zonas francas y los parques industriales. Su objetivo fundamental consiste en velar por
la estabilidad de la política monetaria del país y actuar como órgano rector del sistema
bancario y financiero, así como ejercer la supervisión de las entidades integrantes del
mismo.
De acuerdo a lo anterior se definieron tres objetivos básicos generales:
� Elevar la capacidad tecnológica y operativa de las agencias bancarias
nacionales, mediante la introducción acelerada y a gran escala de los más
modernos medios de procesamiento automatizado de la información, las
comunicaciones y la recalificación del personal para obtener mayores resultados
en la gestión financiera entre empresas y bancos.
� Dotar al sistema de entidades bancarias y financieras con la versatilidad de
formas organizativas e institucionales requerida para responder a las
necesidades de crédito y servicios bancarios del país y apoyar el desarrollo de
los vínculos de las empresas e instituciones con los mercados financieros y
bancos externos.
� Dejar establecido un sistema bancario de dos niveles supervisado por una sólida
institución -su banco central- que fuera además capaz de ocuparse de la emisión
monetaria, proponer e implementar la política monetaria más conveniente a los
intereses del país y conducir el proceso de normalización de nuestras relaciones
financieras internacionales.(Banco Central de Cuba, 2004)
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
12
En los últimos años se han producidos cambios paulatinamente en la diversidad y
complejidad de las operaciones o transacciones económicas a nivel empresarial, así
como en el fortalecimiento e incremento de las relaciones financieras con los bancos;
aparejado a ello se incrementó el papel de los organismos rectores de la economía
tomando el espacio correspondiente y bien delimitado de la actividad de planificación,
la contabilidad y el control interno, el presupuesto, los costos, la gestión de proyectos y
el sistema de administración financiera, el cual es el campo de acción de esta
investigación.
1.2 ¿Qué es la Administración Financiera?
La Administración Financiera del Estado en Cuba se define como el conjunto de
principios, normas, sistemas, instituciones y procedimientos administrativos que hacen
posible la obtención de los recursos financieros públicos y su aplicación a la
consecución de los objetivos del Estado, procurando la satisfacción de las necesidades
colectivas de la sociedad e integrado por diferentes sistemas: Tributario,
Presupuestario, Crédito Público, Tesorería, Contabilidad Gubernamental. (Ley de la
Administración Financiera del Estado, 1999)
Para Pérez (2009), en acepción más simple la administración financiera pública es el
instrumento que el gobierno moviliza para la ejecución práctica de sus programas; es
una entidad de servicio que se conforma a la filosofía política del estado y que
contempla al Gobierno desde el ángulo institucional y de su acción dinámica.
La administración financiera junto a otras áreas estratégicas de la organización debe:
coadyuvar a la elección de productos, su manufactura, comercialización y venta, crear
los puntos en donde deben establecerse las estrategias de investigación, inversión,
financiamiento, producción, incorporación y manejo de recursos estratégicos de
personal, físicos y de hechos financieros. Procurar la obtención de fondos a bajo costo
y de manera eficiente, es decir, se requiere la optimización del dinero, como recurso o
energía cuyo costo de oportunidad y de racionalidad, le convierte en un área de manejo
estratégico. (Altuve, 1996)
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
13
De todos los conceptos expuestos, se puede concluir que la administración financiera
es una rama de la administración general y es una técnica que en el primero de los
casos, se apoya en hechos históricos basados en la contabilidad y posteriormente los
usa para plantearse diversos escenarios en proyección.
En el segundo caso, actúa en la expresión de planificación del estado, a través del
presupuesto estatal, analiza, interpreta y orienta en sus diversas fases: elaboración,
discusión, ejecución, control y evaluación. La administración financiera debe actuar en
forma mancomunada con las otras áreas de cualquier organización, y su injerencia,
cuando de dinero se trata es de carácter obligatorio; en virtud de que se trata de
planificar, controlar y evaluar su desenvolvimiento.
En la actualidad la necesidad de dar respuesta rápida a los clientes y la escasez de
recursos materiales que han llevado a la necesaria disminución de los inventarios,
exige un nivel alto nivel de integración y de coordinación más estrecha de todas las
actividades de la cadena logística y determinar, con precisión, en qué momento debe
ejecutarse cada actividad en función del resultado final. Por otro lado, la escasez de
recursos financieros ha implicado que no sea suficiente la integración de las
actividades de los flujos material e informativo para realizar una adecuada gestión del
flujo logístico, por lo que han debido añadirse a dicha integración las actividades del
flujo financiero vinculadas con el resultado final.
La operación del sistema logístico está asociado a una variable vinculada al tiempo: el
ciclo logístico, el que desempeña el papel integrador de los tres flujos (material,
informativo y financiero) y los distintos procesos que se ejecutan en los mismos. Por tal
motivo, la gestión centrada en el ciclo logístico desempeña un papel determinante en la
gestión integrada en función del cliente. (Acevedo; Gómez y Colectivo de autores,
2007)
Por ello, la tendencia actual del Sistema de Administración Financiera requiere de un
enfoque integrado con la gestión logística, la gestión de las Redes de Valor y el diseño
y gestión de los procesos apoyado en una amplia informatización, lo cual genera el
concepto de Modelo de Gestión Económico- Financiera Integrado.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
14
Cuando se hace referencia a la administración financiera se sintetiza todo lo
relacionado con dinero, su tenencia, movimiento, administración e inversión. Todo lo
referido a las finanzas recibe el calificativo de financiero y puede entenderse como el
capital de la empresa, la evolución de sus cuentas o sus relaciones con los distintos
agentes e intermediarios financieros, siendo este tema muy tratado e imprescindible
para los organismos y entidades.
En el mundo de hoy en el que se mueven las empresas o instituciones por pequeñas
que éstas sean, se necesita conocer las bases de la contabilidad y las finanzas.
Palabras como balance, cuenta de resultados, amortización, provisiones, ratios, etc.
forman parte de la cultura empresarial de las personas que llevan a cabo una actividad
de empresa. El conocimiento de estos estados financieros resulta de suma importancia
para conocer en qué situación se encuentra la empresa y cómo se debe planificar su
futuro.
Considerando como referencia los criterios de Weston (1992), se especifican las
principales funciones de la administración financiera:
1. Pronóstico, planeación y control de los fondos y recursos financieros.
2. Administración del capital de trabajo.
3. Administración del efectivo y de los valores negociables.
4. Administración del crédito.
5. Ejecución de cobros y pagos.
6. Administración de inventarios.
7. Financiamiento de operaciones a corto plazo.
8. Tomar decisiones estratégicas de financiamiento a largo plazo.
9. Análisis de los flujos de efectivo y riesgos de un proyecto.
10. Evaluación y administración de las inversiones.
11. Análisis de los estados financieros.
Después de analizar las principales funciones de la administración financiera se puede
resumir que la administración financiera es el sistema de teorías, técnicas y
procedimientos para la toma de decisiones financieras de inversión y obtención de
recursos monetarios, las cuales influyen directamente sobre la eficiencia en la
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
15
utilización de los recursos escasos y la eficacia de la gestión de la organización en su
conjunto.
1.3 Tendencias y alcances de la administración financiera de la Educación Superior en Cuba.
La administración financiera cuenta con un conjunto de técnicas, mecanismos, medios
y procedimientos de análisis, valoración, planeación, evaluación y control financiero de
los recursos para la toma de decisiones de inversión y financiación que tienen lugar en
la organización.
Los procedimientos de la Administración Financiera en la Educación Superior cubana
deben diferenciarse de la siguiente forma:
1. Por tipo de actividad: esfera presupuestada, empresarial y de tratamiento
especial.
2. Por tipo de moneda de los flujos monetarios: CUP y CUC.
3. Por las particularidades de cada una de las universidades, empresas, entidades
de ciencia e innovación tecnológica y otras.
En cada una de las esferas de actividad del MES la administración financiera debe
abarcar las siguientes áreas de acción:
1. Tesorería interna
2. Presupuestación financiera
3. Análisis económico – financiero
4. Evaluación financiera de proyecto de inversión.
5. Fuentes de financiamiento.
1.3.1 Tesorería Interna.
La tesorería interna del MES debe regular dos aspectos fundamentales:
1. Esquemas financieros en CUC
2. Ejecución y control del presupuesto en CUP
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
16
Esquemas financieros en CUC
La tesorería en CUC dentro del sistema MES se fundamenta en la licencia otorgada por
la autoridad financiera y monetaria nacional para el manejo de una cuenta de
operaciones en CUC en el Banco Financiero Internacional, donde se regulan los
conceptos autorizados de ingresos y egresos, según el encargo estatal aprobado.
Para la administración de la tesorería en CUC, el MES debe poseer un esquema
financiero propio para la gestión de captación, distribución y utilización de divisas,
sustentado en los siguientes criterios básicos:
1. Existencia de una cuenta de operaciones en CUC en el BFI con desagregación
mediante subcuentas internas para cada CES, ECIT y otras unidades
organizativas del organismo, con la excepción de aquellas empresas y entidades
para las cuales sea conveniente abrir cuentas independientes.
2. Diseño e instrumentación de esquemas financieros a nivel central y de cada
CES, ECIT, empresas y de otras entidades del MES.
3. Establecimiento de un sistema de distribución de los ingresos en CUC de los
CES, ECIT y otras entidades del MES.
4. Creación de fondos para programas del organismo a nivel central.
5. Redistribución de los fondos monetarios dentro de cada CES, ECIT, empresas y
entidades adscriptas al MES, de tal forma que estimule la elevación de la
eficacia y la eficiencia de la Gestión Económico-Financiera de cada una de ellas
y en el MES en su conjunto. (Colectivo de autores, 2011)
La apertura de la cuenta de operaciones en CUC en subcuentas para cada unidad
organizativa del MES debe, por una parte, estimular la captación de divisas en
correspondencia con las normativas y objetivos estratégicos del sistema, por otra,
garantizar el análisis, seguimiento y control de los ingresos y gastos de cada entidad.
Los destinos de los Fondos Centrales que se conformen a partir de los aportes de las
unidades captadoras de divisas deben ser los siguientes:
� Financiar los gastos comunes y generales de todos los centros que, por su
naturaleza, no es posible identificar o asociar con un centro determinado, así
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
17
como el respaldo a estrategias nacionales y que se revierten en beneficio directo
o indirecto de los mismos.
� Apoyar materialmente el financiamiento de aquellas entidades del MES que no
logran, tanto por la vía estatal como de sus ingresos propios en divisas,
satisfacer sus necesidades esenciales.
� Reservar fondos financieros de ayuda extraordinaria ante contingencias y
catástrofes naturales.
� Contribuir al desarrollo de las funciones sustantivas en toda organización, dando
apoyo a las tareas de significado estratégico para el MES.
� Posibilitar a la Organización acciones inversionistas y de financiamiento de
negocios, encaminados al desarrollo de la Educación Superior. (Colectivo de
autores, 2011)
Asimismo, en cada uno de los CES debe existir un esquema financiero en CUC que
regule la creación, distribución y utilización de fondos centralizados a las diferentes
instancias de dirección, con el fin de cubrir gastos comunes a cada unidad organizativa,
el apoyo a las áreas deficitarias y el financiamiento de acciones priorizadas para su
desarrollo.
Ejecución y control de los presupuestos en CUP
En el sector presupuestado la ejecución de los presupuestos de gastos debe realizarse
en correspondencia con las regulaciones de Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) y
la Dirección de Contabilidad y Finanzas del MES a través de cuentas bancarias en
pesos cubanos, a donde se transfieren las asignaciones presupuestarias según la
programación de pagos planificada.
El papel de la subtesorería del MES es fundamental en el manejo de la cuenta central y
su interrelación con las cuentas de gastos de cada unidad presupuestada adscripta
que recibe su financiamiento a partir de la programación de pagos aprobada. (Colectivo
de autores, 2011)
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
18
En este sector el control presupuestario de los gastos debe realizarse
sistemáticamente, desagregados de la siguiente forma:
� Por unidades organizativas de cada entidad del MES.
� Por procesos y tipo de actividad.
� Por partidas y elementos del gasto.
En el sector empresarial y de tratamiento especial para la ejecución y control de los
presupuestos de ingresos y gastos deben diseñarse e implementarse esquemas
financieros que establezcan una prelación de pagos a partir de los ingresos que
estimule la eficacia y eficiencia de la Gestión Económico- Financiera. Estos esquemas
deben priorizar los gastos que representen intereses de la organización en su conjunto
y de los acreedores antes de aquellos que benefician directamente a las áreas
generadoras de ingresos.
1.3.2 Presupuestación financiera.
La presupuestación financiera en el MES debe regular tres procesos fundamentales:
1. Presupuestos de gastos en el sector presupuestado.
2. Presupuestación de ingresos y egresos financieros en CUC en el sector
presupuestado.
3. Presupuestación financiera en el sector empresarial y de tratamiento especial.
Presupuestos de gastos en el sector presupuestado
La elaboración de los presupuestos de gastos debe sustentar en el método normativo
(norma unitaria de gastos), establecido por el MFP para el sector público. Su esencia
radica en el cálculo del gasto por epígrafes normados, relacionando las normas
unitarias de gastos con el nivel de actividad. Las normas unitarias de gastos, como
indicadores financieros, reflejan el gasto por el nivel de actividad tomado para el
cálculo. De esta forma se pueden establecer los niveles de gastos racionales por
unidad de actividad en un período de tiempo. Por ejemplo, materiales de enseñanza
por estudiante al año, alimentación por comensal diario, etc. (Colectivo de autores,
2011)
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
19
Según lo planteado sería conveniente considerar que las normas unitarias de gastos
deben adaptarse a las características de cada unidad presupuestada y a las
condiciones del mercado en que se encuentra ubicada. Asimismo, la presupuestación
de los gastos debe establecerse, teniendo en cuenta las condiciones de cada unidad
presupuestada, desagregada de la siguiente forma:
� Por unidades organizativas de cada CES u otra unidad presupuestada del MES.
� Por proceso y tipo de actividad.
� Por partida y elemento del gasto.
La desagregación de los presupuestos de gastos en CUP representa el punto de
partida para comprometer a cada unidad de base en la utilización eficiente de los
recursos presupuestarios, sirviendo de fundamento para los procesos de análisis y
control financieros. Debe corresponderse con las regulaciones para la elaboración del
Plan Económico Anual, dirigido por la Dirección de Economía y Planificación del MES,
en correspondencia con los lineamientos económicos planteados por el organismo
rector de la actividad económica, el Ministerio de Economía y Planificación. (Colectivo
de autores, 2011)
Presupuestación de ingresos y egresos financieros en CUC en el sector
presupuestado.
Los presupuestos de ingresos y egresos en divisas en el sector presupuestado deben
contener todas las fuentes de ingresos previstas y los niveles de gastos a que se
destinarán los recursos monetarios generados. Además deben desagregarse por áreas
organizativas dentro de cada unidad presupuestada, por tipo de actividad y por
trimestres o meses. (Colectivo de autores, 2011)
De ahí, la importancia tener en cuenta para la proyección de los ingresos los niveles
alcanzados en períodos anteriores y las proyecciones para el año planificado, así como
las directivas de crecimiento que estipulen los niveles de dirección superiores. La
proyección de los gastos se debe realizar de acuerdo a las normas establecidas, los
niveles históricos de gastos y las necesidades proyectadas para el período planificado.
Presupuestación financiera en el sector empresarial y de tratamiento especial.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
20
La presupuestación financiera en el sector empresarial y de autofinanciamiento debe
abarcar los flujos de ingresos y egresos proyectados tanto en pesos cubanos
convertibles (CUC) como en pesos cubanos (CUP). La presupuestación financiera en
estas entidades debe fundamentarse en la proyección de ventas de bienes y servicios
para el período, el estudio del mercado, el análisis de los resultados de los períodos
anteriores, las directivas de crecimiento requeridas por el Nivel Central del Mes y los
indicadores deseados de eficiencia económico-financiera.
1.3.3 Análisis Económico-Financiero.
El análisis económico-financiero, independiente del sector a que pertenezca cada
entidad del MES, debe sustentarse en los siguientes criterios:
1. Sistematicidad: Debe realizarse mensualmente.
2. Flexibilidad: Debe adaptarse a las particularidades de cada entidad y a las
necesidades de cada momento.
3. Homogeneidad: Los indicadores utilizados en cada sector de actividad deben ser
homogéneos, de tal forma que permita su agregación y comparación con
entidades similares.
4. Utilidad y oportunidad: Los resultados del análisis deben ser útiles y oportunos
para la toma de decisiones financieras. Deben poner de manifiesto las señales
de alerta sobre las desviaciones no deseadas, utilizándose como herramienta
operativa de dirección. Para ello deben medir la eficacia y eficiencia de la
Organización.
5. Simplicidad: Los indicadores de análisis deben ser pocos y los procedimientos
de cálculo sencillos, sin que dejen de sintetizar la eficacia y eficiencia financiera
de la entidad.
6. Desagregación: El análisis financiero debe desagregarse por unidades
organizativas y actividades.(Colectivo de autores, 2001)
De acuerdo a lo expuesto con anterioridad, es fundamental que en el sector
presupuestado el análisis económico-financiero se sustente principalmente con el
cumplimiento de los presupuestos de gastos en pesos cubanos y los presupuestos de
ingresos y egresos en divisas, desagregados por áreas organizativas, actividades,
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
21
elementos y fuentes y destinos de los flujos monetarios; así como en indicadores de
eficiencia económica que correlacionen los ingresos y los gastos con los niveles de
actividad y las inversiones realizadas.
1.3.4 Evaluación financiera de proyectos de inversión
Existen en la Educación Superior proyectos de inversión, destinados al desarrollo de
áreas puramente docentes, investigativas, o de mejoramiento de las condiciones de
trabajo y vida que no son recuperables financieramente. Por ejemplo: inversiones en
aula, laboratorios docentes, residencia estudiantil, comedores obreros, etc. Por ello, la
elaboración y evaluación de proyectos debe ser diferenciada según estos sean
financieramente recuperables o no, y teniendo en cuenta o establecido por el MEP para
las inversiones materiales incluidas en el plan de la economía.
Proyectos financieramente no recuperables
La elaboración y evaluación de proyectos financieramente no recuperables debe
contener los siguientes aspectos:
a) Necesidad del proyecto.
b) Beneficios económicos esperados.
c) Beneficios sociales esperados e impacto en la Educación Superior cubana en el
ámbito territorial, nacional o internacional.
d) Presupuesto de la inversión.
e) Posibles proveedores de equipos e insumos.
f) Cronograma de ejecución del proyecto.
Proyectos financieramente recuperables
La elaboración y evaluación de proyectos financieramente recuperables debe contener
los siguientes aspectos:
a) Tipo de proyecto.
b) Caracterización de la inversión.
c) Valor total de la inversión: monto total de la inversión en unidades monetarias.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
22
d) Cronograma de ejecución.
e) Capacidad de las instalaciones ya existentes y grado de utilización de las
capacidades instaladas.
f) Mano de obra: cantidad, calificación y análisis de la necesidad de entrenamiento
del personal requerido para la inversión.
g) Insumos requeridos.
h) Descripción del mercado potencial.
i) Beneficios económicos esperados.
j) Beneficios sociales esperados.
k) Presupuesto de la inversión.
� Costos de los equipos (desagregados por tipos y cantidad, precio de compra y
vida útil)
� Gasto de instalación y puesta en marcha.
� Gasto de transportación, incluyendo seguros e impuestos aduanales.
� Aumento del capital de trabajo, diferencia entre activo circulante y pasivo
circulante asociado a la inversión.
� Análisis del presupuesto de materiales e insumos, así como del presupuesto de
salarios durante todo el tiempo de vida útil.
l) Cálculo y análisis de los flujos de caja por períodos.
m) Análisis de la evaluación financiera de la inversión a través de los siguientes
criterios:
� Valor Actual Neto(VAN)
� Tasa Interna de Rendimiento (TIR)
� Período de Recuperación de la inversión (PRI)
1.3.5 Fuentes de financiamiento
El desarrollo de las fuentes de financiamiento en la Educación Superior debe seguir las
siguientes tendencias:
� Mantenimiento del carácter presupuestario en la Educación Superior como
fuente fundamental de financiamiento de bien público.
� Desarrollo de los ingresos propios en divisa por la oferta de bienes y servicios
generados por la Educación Superior según su encargo estatal.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
23
� Incremento de la obtención de financiamientos a la actividad científica a través
de proyectos nacionales, ramales y de empresas.
� Incorporación de fuentes externas como una fuente fundamental de
financiamiento de la Educación Superior, complementaria al presupuesto estatal
y a las fuentes propias del financiamiento del sistema.
Una premisa esencial de la Gestión Económico-Financiera en el MES consiste en
lograr obtener en cada momento y oportunidad mediante los medios y fines
autorizados, el aseguramiento material y financiero que requieren las instituciones que
integran este sistema para cumplir con la misión y los objetivos encargados por el
Gobierno. (Colectivo de autores, 2011)
Las fuentes de financiamiento en divisa de la organización están constituidas por las
fuentes internas, identificadas por las actividades autorizadas en la captación de divisa
de acuerdo a los objetos sociales aprobados a cada entidad adscripta por el Ministerio
de Economía y Planificación (Eventos, Postgrado Internacional, Pregrado
Compensado, Alojamiento y Alimentación, Servicios Científicos-Técnicos, Producción y
Turismo Especializado) y las disponibilidades financieras provenientes de los donativos
puntuales y proyectos de colaboración internacionales, así como por las fuentes
externas, compuestas estas últimas fundamentalmente por el financiamiento estatal
nominalizado, directamente asignado por el gobierno central, créditos gubernamentales
y otras fórmulas de financiamiento oficial por las vías aprobadas. (Colectivo de autores,
2011)
Además de la captación de divisas existen otras fuentes internas que incrementan la
disponibilidad financiera en divisas:
� Donativos puntuales en efectivo: las donaciones realizadas a cualquier entidad
del sistema sin un objetivo o propósito manifiesto por parte del donante se
ingresarán a la cuenta del organismo central.
� Proyectos de colaboración internacional: se gestionará por parte del organismo
central, la apertura de la cuenta bancaria temporal correspondiente por el
importe objeto del proyecto al centro beneficiario, el que ejecutará directamente
dichos fondos. La cuenta bancaria es autorizada por el MINCEX, aprobada por
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
24
el BCC, y se establece que se reporten mensualmente los ingresos o
transferencias a las mismas y el saldo final de cada una de ellas.(Colectivo de
autores, 2011)
Entre las fuentes externas se encuentran las asignaciones y el financiamiento aprobado
por el gobierno central, incluido el financiamiento por créditos comerciales y
gubernamentales. El balance de todas las disponibilidades financieras, con
independencia de su procedencia y si están nominalizadas o no, permite una
valoración más integral y objetiva del aseguramiento financiero con el que cuenta la
organización para cada período.
De lo expuesto se sustenta la necesidad de poseer en la cuenta de operaciones en
divisas del organismo correctamente identificados los ingresos de cada entidad y los
aportes recibidos para destinos nominalizados de diferentes orígenes estatales o no.
De igual manera deben estar identificados las disponibilidades de cada entidad y cada
programa nominalizado a partir de las asignaciones de fondos que se realizan
mensualmente y las transferencias de sus cuentas de gastos según solicitud de cada
entidad y disponibilidad financiera.
1.4 Enfoque a procesos
El enfoque de proceso en el mejoramiento de la empresa reviste enorme importancia
debido a que con ello se logra enfocar la organización y gestión al cliente final,
racionalizando toda aquella actividad que no agrega valor al cliente final. Con ello se
logra un incremento significativo de la competitividad de la empresa (Acevedo; Gómez,
2001)
La Norma Internacional ISO 9001:2000 expresa que un Enfoque por Proceso es “la
aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la
identificación de las interacciones de estos procesos, así como su gestión”. (ISO 9001:
2000)
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
25
Otros especialistas consideran que el Enfoque por Procesos reviste enorme
importancia en el mejoramiento de la empresa. Esto se debe a que con ello se logra
enfocar la organización al cliente, racionalizando toda aquella actividad que no agrega
valor al cliente final, y logrando así, un incremento significativo de la competitividad de
la empresa. (Alonso y otros, 2006)
De los planteamientos anteriores de deriva que: el Enfoque por Procesos reviste
enorme importancia en el mejoramiento de la empresa, debido a que con ello se logra
enfocar la gestión empresarial al cliente final, racionalizando toda aquella actividad que
no agrega valor al mismo, con todo lo cual se logra un incremento significativo de la
competitividad, la elevación de la calidad, eficiencia y eficacia de la organización.
1.4.1 Definiciones de Proceso
Heras define proceso como “el conjunto de actividades secuenciales que realizan una
transformación de una serie de inputs (material, mano de obra, capital, información,
etc.) en los outputs deseados (bienes y/o servicios) añadiendo valor"(Heras, 1996)
Por su parte en la ISO 9000: 2000 se ofrece una visión más generalizada y aplicable a
cualquier actividad, pues enuncia un proceso como: “Toda aquella actividad que utiliza
recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se
transformen en resultados”.
Otras definiciones que resalta el propósito del proceso en sí, lo constituye:
“Un conjunto de causas y condiciones que repetidamente se presentan juntas para
transformar entradas en salidas. Las entradas pueden incluir gente, métodos, material,
equipo, medio ambiente, e información; la salida es algún producto o servicio. Puede
haber varias etapas para el proceso. Alternativamente, cada etapa podría versen como
un proceso”. (Christopher, 2002)
Un proceso puede ser definido como un conjunto de actividades interrelacionadas entre
sí que, a partir de una o varias entradas de materiales o información, dan lugar a una o
varias salidas, también de materiales o información con valor añadido. En otras
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
26
palabras, es la manera en la que se hacen las cosas en la organización. (Navarro,
2005)
De los conceptos expuestos se puede resumir que un proceso no es más que un
conjunto de actividades (materiales, informativas y financieras) repetitivas que
transforman entradas en salidas o resultados, por lo que es necesario para todas las
empresas enfocarse hacia el mejoramiento de los mismos. En su forma más elemental
y resumiendo las definiciones anteriores, los procesos se podrían representar, como
aparece en la Figura 2, en la cual se tiene una entrada (o Input), que estaría asociada a
un proveedor; un productor que estaría encargado de la transformación de la entrada
en salida o producto (o output), o sea agregar valor a las entradas; y el Cliente (interno
o externo) que recibiría este producto o servicio.
Figura 2: Esquema Elemental de un Proceso.
Fuente: Elaboración propia
Por otra parte, la figura también muestra que un aspecto vital para el buen
funcionamiento del proceso, es la retroalimentación, pues al colocarse puntos de
inspección y control de forma cuidadosa e inteligente a lo largo del flujo, se cuenta con
información para elevar la calidad y efectividad en el trabajo.
Input: Los materiales, equipamiento, información, recursos humanos, monetarios, o
condiciones medio ambientales necesarios para llevar a cabo el proceso.
Output: El producto o servicio creado en el desarrollo del proceso; el cual se entrega al
cliente.
Punto de inspección: Una decisión de “superado” o “no superado”, basada en los
estándares objetivos, para comprobar un output en proceso.
Entrada Salida PRODUCTOR
Retroalimentación
Proceso Elemental
Proveedor Cliente
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
27
1.4.2 Clasificación de los Procesos.
Muchos autores coinciden en que los procesos se clasifican en tres grandes grupos
como son: Procesos Estratégicos, Procesos Claves y Procesos de apoyo.
“Los Procesos estratégicos son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás
procesos y son realizados por la dirección o por otras entidades. Se suelen referir a las
leyes, normativas, aplicables al servicio y que no son controladas por el mismo.”
(Ishikawa, 1988)
Se resume que los procesos estratégicos son aquellos que regulan el funcionamiento
de los restantes procesos.
Con relación a “los procesos claves para los autores Morris y J. Brandom son aquellos
que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y son críticos para el
éxito del negocio. Son los que aportan valor al cliente y entran en contacto directo con
el mismo”. (Morris; Brandom, 2010)
Los procesos claves no son más que aquellos que representan la razón de ser de la
entidad respondiendo a su objeto social, es decir encierran las actividades que se
realizan sobre el producto en cuestión, las que tienen que ver directamente con la
producción.
Los Procesos de soporte o de apoyo son “aquellos que aportan valor indirectamente al
servicio que recibe el cliente, o no aportan valor, pero no entran en contacto directo con
el mismo y son necesarios para el buen desempeño de los básicos o claves. Son
aquellos que dan soporte a los procesos operativos”. (Morris; Brandom, 2010)
Por tanto, los procesos de apoyo son los que se realizan de forma secundaria para
contribuir a la realización de la producción y con ello cubrir las necesidades de los
clientes.
Después de haber estudiado los fundamentos del enfoque por proceso, así como la
clasificación de los mismos en estratégicos, claves y de apoyo, se deduce la
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
28
importancia de que todo lo anteriormente expuesto debe estar documentado, para
asegurar un buen funcionamiento y es para ello que se lleva a cabo el diseño de los
procesos del que se hablará a continuación.
1.4.3 Diseño de Procesos
Todo diseño presenta su propia metodología. A continuación se presenta una breve
descripción de la secuencia de pasos que se recomiendan y las técnicas utilizadas para
facilitar el diseño de los procesos durante su desarrollo, todo lo cual se especifica a
través de los documentos del diseño, estas son:
� Asignación de procesos claves a sus responsables
Una vez definidos los procesos fundamentales en el diagnóstico del proceso se deben
asignar los encargados de la supervisión y control de los procesos, es decir, los que se
comprometen por su correcto funcionamiento.
� Definir la Misión del Proceso
Es muy útil establecer la misión del servicio o en caso de tenerla definida, revisarla. La
misión identifica el objetivo fundamental del servicio, su razón de ser. Conviene
recordar que la misión debe tomar en consideración tres aspectos: qué hacemos (los
productos o servicios que ofrecemos), cómo lo hacemos (qué procesos seguimos) y
para quién lo hacemos (a qué clientes nos dirigimos).
� Identificar Clientes y sus Necesidades
Conviene diferenciar entre dos tipos de clientes: los internos y los externos: Los
Clientes Internos son los individuos o servicios dentro de nuestra organización que
reciben nuestros productos o servicios para utilizarlos en su trabajo. Los Clientes
Externos son los clientes finales, los que disfrutan de los productos o servicios.
Para identificar a los clientes propios de una organización basta con preguntarse
¿quiénes reciben nuestros productos/servicios? El objetivo de esta pregunta es
conseguir un listado de clientes a partir de la cual se debe tratar de establecer qué
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
29
necesidades tienen esos clientes, es decir, qué esperan los clientes que les
ofrezcamos. (Acevedo, 2001)
� Construcción del Mapa de Procesos
Esta técnica es útil en la etapa de evaluación del proceso para establecer la relación
entre la forma que se llevan a cabo las actividades del mismo y la contribución que con
ello hacen al logro de los objetivos estratégicos de mejoramiento del proceso;
quedando así identificadas las acciones y los campos de mejoramiento. (Casanova,
1991)
El mapa de procesos es una guía, donde se muestra la secuencia de subprocesos con
sus actividades, las entradas y salidas de los mismos apreciándose claramente que la
entrada de uno puede ser la salida de otro según la relación de dependencia que se
plantee. Asimismo dan la oportunidad de distinguir entre procesos claves, estratégicos
y de soporte (Colectivo de autores, 2009)
Para concluir se entiende por mapa del proceso a aquella representación de los
subprocesos que lo conforman donde quedan establecidas las interrelaciones con los
demás procesos que intervienen en la entidad, así como los elementos de entrada y de
salida del proceso.
� Tablero de Control
Se plantea que el tablero de control tiene como objetivo principal ayudar a la toma de
decisiones efectivas y oportunas, mediante el establecimiento y uso adecuado de un
conjunto de indicadores que integren todas las áreas de la organización, controlen la
evolución de los factores clave de éxito derivados de la estrategia y lo haga, además,
de forma equilibrada, atendiendo a las diferentes perspectivas que lo forman (las
finanzas, los clientes, los procesos internos y la formación y crecimiento). (Kaplan;
Norton, 1999)
Se plantea que el control es la función fundamental de la ingeniería cuyo mayor
propósito es medir, evaluar y corregir las operaciones del proceso, máquina o sistema
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
30
bajo condiciones dinámicas para lograr los objetivos deseados dentro de las
especificaciones de costo y seguridad. (Pérez, 2005)
� Mapa de Riesgos
A criterio de Bolaño, el Mapa de Riesgos es una técnica muy importante para cualquier
organización ya que a través de su aplicación permite identificar los riesgos en los
procesos, hacer una estimación cualitativa de su evaluación y propone acciones de
control para la eliminación o reducción de sus daños. Es una tabla que tiene 11
columnas conformadas por: Proceso, Principales riesgos, Probabilidad de ocurrencia,
Valoración del daño o la pérdida, Acciones de control, Responsables, Período,
Calificación de las acciones, Formas de aplicación, Sistema y Clasificación. (Bolaño,
2009)
1.4.4 Técnicas empleadas para el diagnóstico y mejora de los procesos.
Con el objetivo de tener un profundo conocimiento de los procesos, se hace un
diagnóstico de los mismos, empleando para ello diversas técnicas; las cuales se
describen a continuación, consideradas por muchos autores de gran importancia puesto
que son imprescindibles a la hora de diagnosticar un proceso, ellas son: Entrevista,
observación y análisis; Diagrama Ishikawa o Causa-Efecto y Lista de Chequeo.
� Entrevista, observación y análisis
El conjunto de autores Hernández, Fernández y Batista, planteaban sobre las técnicas
de la entrevista, la observación y el análisis las siguientes definiciones:
La entrevista en profundidad hace énfasis en describir lo particular, se limita a
transcribir las respuestas del entrevistado y se analiza como en la observación los
elementos más resaltantes, también definen a la entrevista grupal/grupo de discusión
como una entrevista que intenta potenciar la mayor aparición de opiniones divergentes
para finalizar con una fase de conclusión donde el mismo grupo resume lo expresado y
discutido.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
31
En relación a la observación la definen como el registro del comportamiento de los
sujetos bajo estudio, también como una técnica que sencillamente registra todo lo
observado así se esté participando como miembro activo del grupo estudiado.
Por último afirman que el análisis de documentos es cuando la observación de la
persona no es el objetivo del trabajo sino lo que producen, y puntualizan que el análisis
de tareas es cuando existe un interés sobre la manera como se resuelve una tarea que
tiene un objetivo definido se está ante una análisis de tarea. (Hernández, Fernández y
Batista, 2003)
� Diagrama Ishikawa o Causa-Efecto
El propio Ishikawa en su concepción conceptual al concebir su Diagrama Causa-Efecto
(Espina de Pescado) se puede resumir en que cuando se realiza el análisis de un
problema de cualquier índole, estos siempre tienen diversas causas de distinta
importancia, trascendencia o proporción. Algunas causas pueden tener relación con la
presentación u origen del problema y otras, con los efectos que este produce.
(Ishikawa, 1953)
En el Anexo 1 se muestra la estructura general de un diagrama Ishikawa.
� Lista de Chequeo
Según el criterio de Bichachi, se entiende por lista de chequeo a un listado de
preguntas en forma de cuestionario, que sirve para verificar el grado de cumplimiento
de determinas reglas establecidas a priori con un fin determinado. (Bichachi, 2010)
La lista de chequeo se hace esencial en el Control Interno para el diagnóstico de los
procesos y de la organización en general, siendo un método fundamental a partir de los
elementos legales, basándose en las resoluciones vigentes asociadas a la temática
que se evalúa. Facilita la información necesaria para dar cumplimiento a las
resoluciones relacionadas con el proceso, logrando el fin establecido.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
32
1.5 Marco legal de la Administración Financiera en Cuba.
El marco legal del Sistema de Administración Financiera en Cuba está regulado
principalmente por Leyes, Resoluciones, Normas, Reglas e Instrucciones que
establecen los diferentes órganos supremos u organismos rectores de la economía
cubana, entre los que se encuentran: Consejo de Estado, Contraloría General de la
República de Cuba, Ministerio de Finanzas y Precios, Banco Central de Cuba,
Ministerio de Economía y Planificación, entre otros.
En virtud a los cambios efectuados en la Economía Nacional y la estrategia de
perfeccionamiento de la Educación Superior, particularmente en la esfera financiera,
acompañado de la mejora continua de todos los procedimientos y normas establecidas
internamente; resulta factible el estudio de los principales documentos legales que
rigen el Sistema de Administración Financiera a nivel nacional.
1.5.1 Leyes, Resoluciones, Normas, Reglas e Instrucciones emitidas por diferentes Órganos u Organismos Rectores de la Economía Nacional.
Contraloría General de la República de Cuba:
� Resolución 60/2011, 01/03/2011: Establece normas y principios básicos de
obligada observancia para la Contraloría General de la República y los sujetos a
las acciones de auditoría, supervisión y control de este Órgano. Constituye un
modelo estándar del Sistema de Control Interno.
Consejo de Estado:
� Decreto-Ley No. 249/07, 04/07/2007: Declara la Responsabilidad Material.
Deroga el Decreto Ley No. 92/86 y el Decreto No. 156/89.
Ministerio de Finanzas y Precios (MFP):
� Resolución No.61/97, 22/12/97: “Donaciones recibidas y otorgadas por el Estado
Cubano”.
� Resolución No. 44/97, 27/08/97: “Conteos físicos, Faltantes, Sobrantes y
Pérdidas”.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
33
� Resolución No. 41/98,19/10/98: “Traspaso de activos fijos tangibles y otras
actividades por el ordenamiento de las relaciones de cooperación”.
� Resolución No. 60/00, 3/03/00: “Procedimiento para la venta de inventarios
ociosos y de lento movimiento”.
� Resolución No. 96/04, 4/02/04: “Registro de operaciones por tipos de moneda”.
� Resolución No. 138/00, MFP, de 18/05/00: “Reglamento por gastos de viajes al
extranjero”.
� Resolución No. 001/2001, 08/01/2001: Establece que los jefes de los organismos
de la Administración Central del Estado, demás entidades y los presidentes de
los Consejos de la Administración de las Asambleas Provinciales del Poder
Popular y del Municipio Especial de Isla de la Juventud, podrán aprobar las
compensaciones que se pagan a los dirigentes, funcionarios y técnicos por la
utilización de sus vehículos privados en función de trabajo en entidades
estatales.
� Resolución No. 399/02, 27/08/02: “Ajuste de los saldos de las cuentas que
resulten de los avalúos realizados por las entidades autorizadas”.
� Resolución No. 446/02, 30/09/02: “Movimiento de activos fijos tangibles (excepto
inmuebles) entre entidades estatales se realice mediante compraventa”.
� Resolución No. 002/2003, 06/01/2003: “Norma Complementaria No. 1 del
Sistema de Tesorería. Pone en vigor las regulaciones que normen el traspaso de
los ingresos presupuestarios, de las cuentas recaudadoras habilitadas al efecto
en las sucursales bancarias y otras oficinas autorizadas, a las cuentas de
operaciones de los presupuestos Central, Provincial y Municipal”.
� Resolución No. 379/03, 31/12/2003: “Reglamento del impuesto sobre utilidades
los tipos impositivos por actividades económicas”.
� Resolución No. 050/04, 16/02/2004: “Distribución de utilidades después del pago
del impuesto sobre utilidades y el financiamiento descentralizado de las
inversiones”.
� Resolución No. 037/05, 01/03/2005: Autoriza a que cuando un Activo Fijo
Tangible es dado de baja y como consecuencia de su desmantelamiento se
decida por la autoridad competente venderlo como Chatarra.
� Resolución No. 240/2005, 14/10/2005: Amplía el alcance y se adiciona una
disposición a la Resolución No. 1, de fecha 8 de enero de 2001, también de este
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
34
Ministerio, contentiva del procedimiento para la aprobación de las
compensaciones que se pagan por la utilización de vehículos privados en
función de trabajo, dispone en su Apartado Tercero, que el Ministerio de
Finanzas y Precios, a solicitud de los jefes de los organismos de la
Administración Central del Estado y demás entidades nacionales, aprueba,
excepcionalmente, la compensación a un dirigente o funcionario que el vehículo
sea propiedad de sus padres, hijos o cónyuge.
� Instrucción No. 004/2006, 31/01/2006: Establece la documentación requerida
para la tramitación de la solicitud que se envía al MFP para la aprobación,
excepcional, de la compensación de vehículos privados propiedad de los padres,
hijos o cónyuge del dirigente o funcionario para el cual se solicita.
� Resolución No. 087/07, 03/04/2007: "Procedimiento de Control Interno de los
Movimientos de los Activos Fijos Tangibles".
� Resolución No. 144/07, 08/06/2007: "Aprueba el Procedimiento Financiero para
dar Baja a los Equipos Automotor Ineficientes".
� Resolución No. 250/07, 07/11/2007: Dispone, con carácter obligatorio, para
todas las Unidades Presupuestadas, el registro mensual del gasto y el
correspondiente aporte al Presupuesto del Estado, de la Depreciación de Activos
Fijos Tangibles y la Amortización de Activos Fijos Intangibles, aplicando la
legislación vigente para el cálculo, determinación, aporte y registro contable de
estos conceptos de gastos.
� Resolución No. 251/2007, 07/11/2007: Aprueba el procedimiento que deben
aplicar las Oficinas de Control y Cobro de Multas, para el control, cobro e
ingreso al Presupuesto del Estado de las Infracciones Administrativas que se
impongan por el Decreto-Ley No. 246, de fecha 29 de mayo de 2007.
� Resolución No. 256/2007, 12/11/2007: Dispone que las entidades empresariales
y presupuestadas, empleadoras, mediante remuneración económica, de
sancionados penalmente a privación de libertad o a sus sanciones subsidiarias,
están obligadas a asumir las prestaciones de la Seguridad Social a corto plazo
que correspondan recibir a estos de acuerdo al Régimen de Seguridad Social
del país y aportar al Presupuesto de la Seguridad Social la contribución
establecida por la Ley Anual del Presupuesto del Estado.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
35
� Resolución No. 290/07, 17/12/2007: Establece las entidades que están
autorizadas a crear Provisión de Cuentas Incobrables, el método de cálculo y su
tratamiento.
Ministerio de Economía y Planificación (MEP):
� Resolución No. 146/1998, 04/08/1998: “Procedimiento sobre el destino de los
equipos de transporte, enseres y materiales que procede dar baja o decomisar
de entidades estatales y otras formas de propiedad que operan con capital
totalmente cubano”.
� Resolución No. 157/98, 28/09/98: “Perfeccionamiento de las Regulaciones
Complementarias del Proceso Inversionista”.
� Resolución No. 687/02, 24/12/02: “Inclusión en el Plan de Inversiones de los
arrendamientos o leasing de equipos”.
� Resolución No. 519/03, 26/09/03: “Excepciones para el Arrendamiento sin
opción de compra o leasing operativo para vehículos automotores”.
� Resolución No. 2253/2005, 08/06/2005: Establece las Indicaciones para la
Contratación Económica, que se relacionan en el Anexo a la presente
Resolución, formando parte íntegra de ésta, para ser cumplidas por las personas
jurídicas y naturales que participan en las relaciones económico-contractuales
que se establecen en el territorio nacional.
� Resolución No. 012/2006, 13/03/2006: Establece que la aprobación de los
fondos requeridos para el pago de los contratos de compraventa de mercancías
de importación, incluyendo los gastos de transportación, tanto de cargas
convencionales como contenerizadas, es responsabilidad del titular del
Presupuesto en divisas.
� Resolución No. 013/2006, 13/03/2006: Establece que las entidades de
subordinación local de las actividades de Industria Ligera, Transporte, Comercio
Interior, Industria Alimenticia, Salud Pública, Cultura, Justicia, Construcción,
Vivienda, Servicios Comunales, las Empresas de Seguridad y Protección, las
Villas y Hoteles y las Oficinas del Conservador de la Ciudad, Empresas de
Abastecimiento Técnico Material y el Recinto Ferial Expo Holguín, transferirán
sus ingresos en pesos convertibles (CUC), a la Cuenta Única de Ingresos en
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
36
divisas del Estado, desde la cuenta de ingresos que se abrirá a cada una de las
entidades.
Resoluciones Conjuntas:
� Resolución Conjunta No. 1/98, MEP – MFP, 30/03/98: “No efectuar pagos en
MLC por dietas dentro del país a las entidades estatales y privadas de capital
cubano”.
� Resolución Conjunta No. 1/05, MEP–MFP, 15/01/05: “Indicaciones para la
elaboración de las fichas de costos unitarios y componentes en pesos
convertibles”.
Banco Central de Cuba (BCC):
� Resolución No. 324/94, 21/11/1994: “Regulaciones Bancarias sobre el depósito,
extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional”.
� Resolución No. 91 de 1997: "Guía para la detección y prevención del movimiento
de capitales ilícitos".
� Decreto-Ley No. 172/97, 28/05/97: Regula la cantidad de dinero en circulación y
de créditos. Dicta las normas pertinentes en cada coyuntura económica.
� Acuerdo No. 164/00, 09/10/2000: "Penalidades por la emisión de cheques sin
fondos o con deficiencias".
� Carta Circular del Banco Central de Cuba, de fecha 24/04/2000:
“Recomendaciones para la utilización de la Letra de Cambio, Cheque y Pagaré
en el Territorio Nacional”:
� Código de Comercio: Título X: Del Contrato y Letras de Cambio, de la
Forma de las Letras de Cambio.
� Código de Comercio: Título XI: De la libranza y pagarés a la orden y de los
mandatos de pago llamados cheque.
� Artículo 944; Código de Comercio: “Sobre la prescripción de la Letra de
Cambio por las demandas o interpelación judicial”.
� Artículo 950; Código de Comercio: “Sobre el término de extinción de las
acciones procedentes de letras de cambio”.
� Resolución No. 76/2000 BCC: “Procedimiento para la apertura de cuentas para
operaciones en MLC por personas jurídicas”.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
37
� Resolución No. 074/01, 04/09/2001: “Instrucciones complementarias sobre
cobros y pagos”.
� Resolución No. 042/01, 05/04/2001: “Normas sobre los pagos a privados por
compra de bienes y servicios” con modificaciones por la Resolución No. 65/02
BCC del 2/12/02 y por la Resolución No. 69/03 BCC del 1/08/03.
� Instrucción No. 15/01, 02/10/01: “Instrucciones para el otorgamiento, control y
recuperación de los financiamientos” derogada por la Instrucción No. 25 de
fecha 30 de julio de 2004.
� Resolución No. 092/2001, 19/11/2001: “Normas sobre requisitos mínimos para la
apertura de cuentas en moneda libremente convertible por personas jurídicas
extranjeras”.
� Resolución No. 70/2001, 16/08/01: “Normas básicas sobre las operaciones de
arrendamiento financiero”.
� Resolución No. 92/02, BCC: “Normas sobre requisitos mínimos para la apertura
de cuentas en MLC por personas jurídicas extranjeras”.
� Resolución No. 49/03, 02/05/03: “Apertura de cuentas en moneda nacional y en
moneda libremente convertible de las Asociaciones”.
� Resolución No. 051/2003, 08/05/2003: Establece que las entidades estatales y
las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento (100 %) cubano, en lo
adelante entidades, deberán confirmar trimestralmente a los bancos, los estados
de sus cuentas corrientes, mediante la emisión de un certificado expedido por el
jefe máximo y el contador de estas entidades.
� Resolución No. 092/04, 29/12/2004: “Cuenta Única en el Banco Central de Cuba
para todos los ingresos en divisas y aprobación centralizada de la utilización de
las cuentas en pesos convertibles de las entidades cubanas”.
� Resolución No. 042/2004, 13/06/2004: “Procedimiento para la emisión de
licencias para operar cuentas bancarias en pesos convertibles (CUC)”.
� Resolución No. 06/05, BCC, de 01/02/05: “Modifica apartado Tercero de la
Resolución No. 64/00”.
� Resolución No. 17/05, BCC, de 08/02/05: “Normas sobre requisitos mínimos
para la apertura de cuentas bancarias en moneda nacional por personas
jurídicas”.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
38
� Instrucción No. 01/07, Banco Central de Cuba, de 31/10/2007: Modifica el
Procedimiento para aprobar Operaciones denominadas en Moneda Extranjera y
en Pesos Convertibles.
� Resolución No. 26/07, 18 /04/ 2007: Se establece que los Centros de Pago están
obligados a liquidar al Banco Prestamista el importe de los adeudos por créditos
sociales de sus trabajadores y asociados, a través de descuentos mensuales
que efectuarán en las nóminas de salarios, subsidios o prestaciones a recibir por
cada deudor.
� Resolución No. 98/2010: Los Centros de Pago retendrán de las nóminas de
salario, subsidios y de otras prestaciones, que estén pendientes por pagar a los
trabajadores que se declaren disponibles o que soliciten el cese de la relación
laboral, las mensualidades de las deudas por concepto de créditos sociales,
créditos por la Ley General de la Vivienda y de otros créditos personales que
adeuden al Banco Prestamista.
Los directivos, cuadros y especialistas de las Empresas y Unidades Presupuestadas
se deben preparar sobre la base de la información establecida en las Leyes,
Resoluciones, Normas e Instrucciones publicadas en la Gaceta Oficial de la República
de Cuba. El rediseño del Manual de Procedimientos de todos los procesos y
actividades que conforman el Sistema de Administración Financiera debe actualizarse
considerando como elemento fundamental la revisión sistemática de la documentación
legal. Con ello se contribuye a fortalecer el control de los recursos financieros de la
organización y se sustenta la implementación del MGEF del país.
Conclusiones del Capítulo
El MGEF de la organización MES constituye la base para el perfeccionamiento de la
GEF en las universidades acorde con las exigencias y regulaciones de la Economía
Nacional. Está sustentado fundamentalmente por la actividad presupuestada,
agregándose además, la actividad autofinanciada y la empresarial, en correspondencia
con la clasificación de los centros, instituciones y entidades que lo integran.
Capítulo 1: Marco Teórico-Referencial del Tema.
39
La Gestión Económico-Financiera en las organizaciones y en la evolución del sistema
bancario es fundamental para la generación de valor. De ahí, la importancia de una
adecuada gestión logística, donde se integren los flujos material, informativo y
financiero. La administración del efectivo y la gestión de los cobros y pagos son
actividades esenciales del flujo financiero que influyen en las relaciones financieras
entre las entidades y los bancos.
El Sistema de Administración Financiera es uno de los sistemas que conforman el
MGEF del Ministerio de Educación Superior, el cual define, estructura y regula el
funcionamiento financiero de toda la organización en ambas monedas: presupuesto
estatal, balances de ingresos-egresos y de los fondos financieros, planificación
financiera, aportes y contribuciones, regulaciones de gastos, préstamos, anticipos y
financiamientos. Además controla los saldos de efectivo en cuentas bancarias en
ambas monedas, elabora los flujos de caja correspondientes y el análisis económico-
financiero.
Para una adecuada implementación del Sistema de Administración Financiera se
requiere de un enfoque integrado con la gestión logística, la gestión de las Redes de
Valor y el diseño y gestión de los procesos apoyado en una amplia informatización.
La Legislación Financiera y Económica constituida en la Gaceta Oficial de la República
de Cuba, contribuye a mantener el equilibrio económico y el desarrollo ordenado de la
Economía Nacional y sustenta la implementación de los sistemas que conforman el
MGEF del país.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
40
CAPITULO 2. SITUACIÓN ACTUAL DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ISPJAE.
La actividad económica en el ISPJAE en su desenvolvimiento histórico afrontó
momentos importantes en el desarrollo de la Educación Superior e hizo trascender
notables valores positivos en el legado organizativo y ético creado a lo largo de estos
años, sin embargo, el Sistema de Administración Financiera que tributa al MGEF no ha
evolucionado en esta última etapa con la celeridad que imponen los cambios del
entorno y los requerimientos internos, por tanto, es necesario realizar un diagnóstico de
la situación actual en que se desenvuelve el mismo.
En este capítulo se realiza el análisis del diseño actual del Sistema de Administración
Financiera, ofreciendo primeramente una caracterización general del mismo y una
descripción general del centro en cuestión, ISPJAE. Conjuntamente se aplican diversas
técnicas, entre ellas, la aplicación de la Lista de Chequeo en función de los requisitos
expuestos en diferentes resoluciones que contribuyen al control interno de las
entidades, resaltando la Resolución 60/2011 del Ministerio de Finanzas y Precios. La
Lista de Chequeo fue elaborada con el propósito de detectar deficiencias y de esta
forma proponer soluciones para las mismas.
2.1 Caracterización general del Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (ISPJAE).
El Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (ISPJAE), perteneciente al
Ministerio de Educación Superior, fue fundado el 2 de diciembre de 1964 por nuestro
Comandante en Jefe Fidel Castro Ruz. Es el centro rector del estudio de las ciencias
técnicas en Cuba y en cuatro décadas de existencia ha graduado más de 50 342
profesionales, que revelan sus cualidades y una trayectoria intelectual vital.
Este centro tiene como misión: contribuir significativamente-mediante la formación
integral y continua de profesionales, la universalización de la enseñanza, la actividad
científico-técnica y la extensión universitaria - al desarrollo sostenible de la sociedad
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
41
cubana revolucionaria y socialista, con liderazgo nacional y prestigio internacional en el
campo de las ciencias técnicas, cumpliendo con honestidad el precepto permanente
que la rige, ser una Universidad comprometida y al servicio de su pueblo.
Abarca una superficie de 398 000 m2, donde están comprendidas más de 40
edificaciones que incluyen aulas, laboratorios, bibliotecas, dormitorios, cafeterías,
campos deportivos y otras instalaciones. Actualmente cuenta con 7 facultades
(Eléctrica, Civil, Industrial, Química, Informática, Mecánica, Arquitectura) donde se
cursan 12 carreras, 11 acreditadas y de ellas 8 de Excelencia. En sus aulas acoge a
estudiantes de 68 nacionalidades y mantiene lazos de amistad e intercambio con más
de 200 universidades del mundo. Posee 6 Vicerrectorías, 21 Direcciones y 12 centros
de investigación que trabajan en proyectos propios y ramales de diferentes Ministerios
y 9 áreas Administrativas y de Servicio que contribuyen a la preparación y bienestar de
los estudiantes, garantizando también el funcionamiento adecuado de todos los
procesos sustantivos y de apoyo del Instituto, tales como: docencia, compras,
aprovisionamiento, almacenes, finanzas, comercial, transporte, estadística,
contabilidad, recursos humanos, planificación.
Además, en el año 2010 el Instituto fue calificado de bien en la Evaluación Institucional
del MES y de excelente en la Acreditación de la Gestión Económico-Financiera,
constituyendo un reto para el centro, por lo cual se ha planteado la necesidad de
rediseñar e implementar un Sistema de Gestión de sus Procesos Institucionales,
mediante el cual se logre la mejora continua de los niveles de desempeño y una
eficiente gestión económico-financiera en la organización.
2.2 Tendencias y alcances de la Gestión Financiera del ISPJAE de acuerdo a las exigencias y evolución del entorno.
El ISPJAE constituye una de las mayores y más complejas entidades de servicios en la
Economía Nacional, por lo que se demanda un uso eficiente de los cuantiosos recursos
que se ponen a su disposición, revirtiéndolos con un elevado valor agregado entregado
a la sociedad mediante la formación de profesionales competentes, el incremento de su
formación posgraduada, nuevos conocimientos y tecnología que contribuyan al
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
42
desarrollo económico y social del país, el fomento de la cultura de la sociedad y
contribuir a la solución de los problemas sociales y económicos de la comunidad. Para
cumplir estas importantes misiones, la universidad debe integrar una gama diversa de
producciones y servicios que complementan y aseguran esos procesos sustantivos.
En la práctica ocurre que en la proyección de la administración financiera, la gestión
financiera se dirige fundamentalmente a la solución de problemas hacia el exterior, en
el contexto social, ignorándose ella misma ser objeto de sus propias soluciones. La
gestión financiera de la universidad debe perfeccionarse de acuerdo a la estrategia de
reordenamiento, en permanente evolución y transformación de la actividad económico-
financiera de la Educación Superior y en correspondencia con los Lineamientos de la
Política Económica y Social del Partido y la Revolución; se deben incorporar servicios y
productos, según el nuevo objeto social que establece la Resolución 37/2011.
En la siguiente tabla se hace un análisis de manera general del comportamiento de
diferentes variables que rigen la gestión financiera en el Instituto, a través de su
evolución en el tiempo, desde años anteriores (Período 2005-2010) hasta la actualidad
(Año 2011) y su tendencia durante 5 años, lo cual contribuirá posteriormente a realizar
un análisis más específico de la situación actual del Sistema de Administración
Financiera del ISPJAE.
Para realizar este diagnóstico se creó un conjunto de expertos conformado por los
Directores y Jefes de Grupo de la Vicerrectoría Económica: Directora de Economía,
Directora de Contabilidad y Finanzas, Directora de ATM y los Jefes de Grupo:
Finanzas, Contabilidad, Inventario e Informática. Además se tomó como referencia el
Modelo de Gestión Económico-Financiera en el año 2001, la Actualización del MGEF
en el año 2011 y los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y La
Revolución, 2011.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
43
Tabla No. 1: Evolución y tendencias de la Gestión Financiera.
No. Variable Período (2005-2010)
Actual (Año 2011)
Tendencias (5 años)
1 Fuentes de financiamiento
� Presupuesto estatal
� Comercialización � Aportes de
Organismos � Donaciones � Proyectos
Nacionales � Proyectos
Internacionales � Se incorpora el
crédito y los Ingresos Propios en divisas.
� Fondo del MES
Se mantienen. Búsqueda de alternativas para detener el proceso de descapitaliza- ción y la infraestructura productiva.
Mantener e incorporar nuevas fuentes. Eliminar el subsidio por pérdidas a las empresas y como norma, no recibir financiamientos presupuestarios para la producción de bienes y servicios.
2 Moneda Circulante
� Pesos Cubanos � Pesos
Convertibles � Se incorpora el
Dólar Estadounidense y el Euro.
Se mantienen Se avanzará hacia la unificación monetaria, considerando la productividad del trabajo y la efectividad de los mecanismos distributivos y redistributivos.
3 Fuentes de aprovisiona- miento
Descentralizadas. Aumento significativo de fuentes.
Se mantienen de forma descentraliza- da. Incorporación de nuevas fuentes.
Se agregará el Trabajo por Cuenta Propia. Se desarrollará mercados de aprovisionamiento que vendan y presten servicios, a precios mayoristas, sin subsidio para las Empresas, Unidades Presupuestadas y las formas de gestión no estatal.
4 Relaciones de cobro y pago
Generalización de las relaciones de cobro y pago.
Mayor generalización.
Aumento de relaciones con organismos y empresas basadas en la colaboración.
6 Financiamiento del pregrado y posgrado nominalizado
Presupuesto estatal la moneda nacional, la divisa de acuerdo a los ingresos.
Se mantiene. Autofinanciamiento. Reducción de los gastos presupuestarios, garantizando los niveles de actividad planificados, sin afectar la calidad del servicio.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
44
7 Política de precios
Carácter centralizado en la determinación de los precios de los productos y servicios.
Se mantiene. Continuar eliminando los subsidios excesivos de productos y servicios, formando los precios minoristas a partir de los costos sin cubrir ineficiencias. Estabilidad de los precios.
8 Sistema de planificación
Planificación central de indicadores fundamentales. Planificación financiera.
Integración de la planificación económica con la planificación estratégica. Determinación de indicadores, normas e índices de consumo.
Continuará siendo la base principal para el desarrollo de la Economía Nacional, teniendo en cuenta el mercado y sus características.
9 Contratación económica
Débil control y seguimiento.
Aumento del control en la revisión de los contratos. El control se limita a existencia del contrato para pagar.
En los contratos económicos se exigirá calidad del proceso de negociación, elaboración, firma, ejecución, reclamación y el cumplimiento del alcance.
10 Nivel en el control de los recursos financieros
Como aspecto poco jerarquizado.
Prioridad máxima. Surgimiento de la Contraloría General de la República de Cuba.
Fortalecer el Sistema de Control Interno (Recursos financieros).
11 Informatización.
Programa Nacional de Informatización.
Incorporación de nuevos servicios bancarios.
Informatización generalizada. Implementación y conexión de los Sistemas Informáticos de las Entidades a la Red del Sistema Bancario.
12 Nivel de servicios bancarios en la gestión de pagos
Escasos y limitados.
Surgimiento de nuevos servicios.
Aumentar la oferta de servicios para facilitar la gestión de pagos y aprovechar las ventajas de la Innovación Tecnológica.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
45
Fuente: Elaboración propia a partir del MGEF del MES, 2001; 2011 y de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución, 2011.
Al analizar el cambio de características del escenario se verifica que el mismo ha
estado actuando sobre el sistema de gestión financiera en las direcciones siguientes:
Aumento de la diversidad de operaciones económicas a realizar por la necesaria
relación con mayor número de sujetos en el entorno, diversificación de fuentes
de financiamiento y otros elementos.
Aumento de la complejidad de las operaciones económicas al no regirse por
normas únicas y tener que ajustarse a situaciones coyunturales y del mercado.
Incremento de la dinámica de las operaciones al tenerse que gestionar en base
a la limitada disponibilidad financiera existente en cada momento, lo que induce
a veces a relegar el enfoque estratégico en el aseguramiento por lo que la
planificación de los recursos financieros juega un papel fundamental.
Como se puede comprobar, el cambio del escenario en el que se desenvuelve la
gestión financiera de la universidad ha cambiado radicalmente y en consecuencia se
exige una mayor sistematización y efectividad en el contenido (sistemas, procesos,
regulaciones y procedimientos) de dicha gestión.
En el período 2005-2010 se han obtenido como principales resultados:
� Aplicación de un Sistema de Evaluación y Acreditación de la GEF que contiene
indicadores para evaluar el mejoramiento y calidad de los procesos sustantivos
de la universidad, programas de preparación para la autoevaluación interna y
externa, así como el tratamiento de la información recopilada.
� Se implementó la planificación como sistema de trabajo, contando con la
confección del plan y presupuesto de la organización; se ha iniciado la aplicación
de indicadores, normas e índices de consumo.
� Mantenimiento del carácter presupuestario de la Educación Superior, como
fuente fundamental de financiación del bien público.
� Desarrollo de los ingresos propios en divisas por la oferta de bienes y servicios,
según el encargo estatal; incorporación de fuentes externas.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
46
� Fortalecimiento del trabajo y la consolidación en la gestión contable-financiera y
de control interno.
� Transformaciones necesarias en la comercialización de los productos y servicios
del resultado de la ciencia y la técnica y de los servicios académicos que en esta
última etapa se renuevan a partir de experiencias acumuladas en más de 10
años.
� El sistema de cuenta única de tesorería en CUP fue implementado
paulatinamente en la organización, logrando un mejor control y registro del
presupuesto.
El año 2011 se inicia con la necesaria actualización de cada sistema, en
correspondencia con la actualización del modelo económico cubano esbozado en los
lineamientos de la política económica y social del país. En la Tabla 1, se consideró
este año para efectuar el análisis de la gestión financiera del período actual porque
constituye un punto importante de referencia para efectuar la proyección económica
(2011-2015) de la organización, la cual debe consolidarse con el perfeccionamiento de
todos los procesos claves, estratégicos y de apoyo que sustentan la Gestión
Económico-Financiera.
2.2.1 Papel de la informatización.
Es importante tener en cuenta que una de las herramientas claves para el adecuado
funcionamiento de la actividad financiera lo constituye la informatización de sus
procesos.
Desde mediados de los años 80 se diseñaron e introdujeron en el área financista,
principalmente en el MES un conjunto de sistemas informáticos que dieron una primera
respuesta, en el ámbito de toda la organización al control financiero.
El diseño y ejecución de la GEF en la universidad con la concepción e integración
descrita en epígrafes anteriores se apoya en una estrategia de amplia informatización
que contempla la utilización como base algún sistema ERP (Enterprise Resource
Planning) y su integración con una serie de sistemas desarrollados sobre software libre
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
47
y sobre Web que permite que los sujetos de la gestión actúen en independencia del
lugar donde se encuentren, así como asegurar su conexión permanente al sistema de
GEF. El centro de estas aplicaciones lo constituye un sitio de Intranet basado en una
Web dinámica EcoWeb para el aseguramiento, consulta e intercambio de información.
Igualmente se destacan el sistema Web Siscomed para la gestión de los procesos y el
sistema InterCompras para gestionar la red de valor. Otros software que aseguran
integralmente la base de informatización son: Sieweb (sistema de información para los
ejecutivos), Planificación (para la planificación colaborativa de toda la red) y uno
fundamental para la administración financiera: el Sistema Informático Controla, el cual
ofrece mayores facilidades para el personal que trabaja directamente en las áreas
financieras y contribuye a la toma de decisiones de una manera más efectiva.
Actualmente en el ISPJAE no existe una utilización eficiente de los Sistemas
Informáticos de Gestión Financiera porque existen funcionalidades (módulos y
reportes) que brindan los mismos que no se explotan adecuadamente. Ejemplo de ello
lo constituye el Sistema Controla y el Sistema Intercompras.
En el ciclo de la gestión económica no está debidamente integrada la administración
financiera (planificación, ejecución, control y análisis) y existe como problema
fundamental, una débil elaboración de los presupuestos en la planificación de las
actividades, por lo que es necesario aplicar las técnicas de presupuestación al definirse
o proponerse una actividad en interrelación con la planificación material y física. Esto
trae como resultado que ocurran falta de control, incumplimiento de regulaciones,
violaciones de presupuestos, disminución de eficiencia y otros fenómenos.
Así mismo, la gestión financiera que se desempeña a través de la ejecución
interrelacionada de un conjunto de procesos debe expresarse no sólo por la coherencia
que debe existir en el funcionamiento de todos los procesos internos de la
organización, sino también por la interacción de todos los demás sistemas, procesos y
servicios externos. La presencia de una gestión logística integral, en el que se
interrelacionen todos los flujos materiales, informativos y financieros juega un papel
primordial en poseer una adecuada gestión financiera con los bancos; interacción que
no existe actualmente.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
48
2.2.2 Desarrollo del sistema bancario.
En la actualidad el ISPJAE realiza todas las transacciones financieras (depósito y
extracciones de efectivo, gestión de pagos y créditos personales en CUP) mediante dos
bancos: el Banco Financiero Internacional (BFI) donde se opera en divisas y el Banco
Metropolitano (BM), donde se realizan transacciones en Moneda Nacional (CUP). En
ambos casos se opera por mediación de sus sucursales correspondientes. En el año
2010 el BCC aprobó la implantación de nuevos servicios bancarios al sector empresarial
y presupuestado del país. Estos son: Metro en línea, envío de estados de cuenta por
correo electrónico y de transferencias múltiples por ficheros.
Metro en línea: es un servicio electrónico novedoso, de fácil acceso, confiable y seguro
que permite a las entidades la conexión con el banco desde su ordenador, facilitándole
realizar operaciones en sus cuentas, sin tener que acudir a la sucursal.
Para acceder al servicio, debe contar con el requerimiento mínimo: sistema operativo
Windows, línea telefónica y Modem que le permita entra para consultar y realizar las
siguientes operaciones:
� Estados de cuenta.
� Disponibilidad de los fondos.
� Los diez últimos movimientos.
� Transferencias de fondos.
� Aporte al presupuesto.
� Recuperar comprobantes.
� Tasas de cambio de las diferentes monedas.
� Otras informaciones (tasas y comisiones, directorio de sucursales y bancos
corresponsales en el exterior).
Envío de estados de cuenta por correo electrónico: es un servicio electrónico sin costo
alguno, independiente al de Metro en Línea que facilita recibir los estados de cuenta sin
tener que acudir a la sucursal, además del ahorro correspondiente, pues al solicitarlo
impreso en papel se cobra una comisión adicional en CUP o CUC, según la moneda de
la cuenta y la periocidad con que se soliciten.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
49
Transferencias múltiples por ficheros: es una alternativa viable, que permite racionalizar
el tiempo en la sucursal, siendo muy útil para las entidades que realizan grandes
volúmenes de operaciones y no utilizan el servicio Metro en Línea (Servicio de conexión
banco-cliente).Para su utilización el cliente realiza un contrato con el banco y entrega un
fichero con la información a transferir en soporte electrónico (CD o Memoria flash) a la
especialista de la sucursal.
De todos los servicios expuestos sólo en el Instituto se cumple parcialmente el que
corresponde al envío de los estados de cuenta por vía electrónica porque sólo está
funcionando con el BFI, o sea, todos los estados de cuentas en CUC se reciben
periódicamente, según la fecha pactada con el banco. En el caso de la moneda
nacional todavía no se ha solicitado dicho servicio, siendo esta una deficiencia que
impide una eficiente gestión financiera en la organización.
En lo que respecta a los medios de pago y a las transacciones totalmente
automatizadas, se comenzó con la introducción de tarjetas con bandas magnéticas en
el año 2007, para facilitar el pago de salario de los trabajadores del centro y eliminar
métodos que ocasionaban diferentes desventajas y riesgos en el manejo del efectivo.
Actualmente se encuentra el 98% de los trabajadores cobrando por tarjetas
magnéticas, existiendo un adecuado procedimiento para el proceso de personalización
de tarjetas magnéticas de los trabajadores que ocasionan altas en la entidad.
Proceso similar está implantado para el pago del estipendio estudiantil, pero hoy día no
existe un procedimiento que facilite la personalización de las tarjetas magnéticas para
estudiantes, lo que ocasiona que de un total de 6201 estudiantes de pregrado (Dato al
cierre de febrero) sólo cobran por tarjetas magnéticas 872 estudiantes, lo que
representa un 14 % del total, siendo esta una de las principales deficiencias que posee
la gestión de pagos actualmente.
2.3 Caracterización general del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
El Sistema de Administración Financiera del Instituto Superior Politécnico José Antonio
Echeverría, es una unidad presupuestada que cuenta a la vez con actividad
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
50
presupuestada con tratamiento diferenciado en el esquema parcial de
autofinanciamiento en divisas (Ver figura 3).
Figura 3: Fuentes de Financiamiento en divisas del ISPJAE.
Fuente: Elaboración propia
Estas fuentes se ven complementadas con el aporte de otras entidades empresariales,
con el resultado del esquema parcial de autofinanciamiento en divisa aprobado,
donativos, proyectos internacionales y otras vías.
En el caso del financiamiento en CUP, se mantiene el carácter presupuestario. La
universidad recibe las asignaciones presupuestarias, a través de transferencias
bancarias a partir de la programación de pagos planificada y aprobada, según las
regulaciones del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) y la Dirección de Contabilidad
y Finanzas del MES. Al cierre de cada mes todos los ingresos en CUP se aportan al
Presupuesto del Estado.
El control presupuestario de los gastos se realiza sistemáticamente, desagregados de
la siguiente forma:
� Por procesos y tipo de actividad.
� Por partidas y elementos del gasto.
La administración financiera del ISPJAE abarca las siguientes áreas de acción:
1. Tesorería interna.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
51
2. Presupuestación financiera.
3. Análisis económico- financiero.
4. Elaboración y evaluación de proyectos de inversión.
5. Financiamiento externo.
2.3.1 Tesorería
La tesorería interna regula dos aspectos fundamentales:
1. Esquemas financieros en divisas.
2. Ejecución y control de los presupuestos en moneda nacional (CUP).
Esquemas financieros en divisas: La tesorería en divisas se fundamenta en la licencia
otorgada por la autoridad financiera y monetaria nacional para el manejo de una cuenta
única en divisas en el Banco Financiero Internacional, donde se regulan los siguientes
conceptos autorizados de ingresos y egresos, según el objeto social aprobado.
Para la administración de la tesorería en divisas, se posee un esquema financiero
propio para la gestión de captación, distribución y utilización de divisas, sustentado en
los siguientes criterios básicos:
1. Existencia de una cuenta del MES en divisas en el BFI para los ingresos,
conjugada con una cuenta propia para ejecutar pagos en divisas.
2. Creación de fondos destinados a:
� Gastos centrales del Instituto, mediante el Fondo Central.
� Programas estratégicos.
� Fondos de las áreas para financiar sus operaciones internas.
El esquema financiero en divisas regula los procedimientos de ejecución, análisis y
control sistemático, con una periodicidad mensual, de los presupuestos de ingresos y
gastos por unidades organizativas y actividades. Se basa fundamentalmente en tres
aspectos principales:
� Distribución de los Ingresos: El ISPJAE deposita en efectivo semanalmente en el
BFI a la cuenta MES los ingresos en CUC recibidos por concepto de
alojamiento, pregrado y posgrado nominalizado. Del monto total depositado, al
cierre de cada mes el Ministerio le asigna al Instituto el 60%. También se aplica
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
52
este porciento a los ingresos recibidos por transferencia bancaria desde el
extranjero. En el caso de los ingresos nominalizados del CIH el MES asigna el
40% del total ingresado.
� Distribución del Fondo Central: De acuerdo a los porcientos establecidos
anteriormente por los diferentes conceptos de ingresos, el 39 % de lo asignado
por el MES corresponde al Fondo Central y el 21% a las áreas captadoras de
divisas. El porciento mayor se asigna al Fondo Central porque está destinado a
financiar diferentes actividades que pueden estar previstas o surgir de repente y
son de interés para la organización. Esta distribución también se planifica
anualmente por el Consejo Universitario y está sujeto principalmente al Plan
Estratégico del Instituto y al nivel de actividad de cada concepto.
� Transferencias Internas: es uno de los procesos fundamentales que garantiza el
aseguramiento de las compras internas de mercancías y servicios, manteniendo
actualizada la disponibilidad financiera interna de las áreas y el Fondo Central.
Los destinos deben ser los siguientes:
� Financiar los gastos comunes y generales, por su naturaleza.
� Contribuir al desarrollo de las funciones.
� Reservar fondos financieros de ayuda extraordinaria ante contingencias y
catástrofes naturales. Posibilitar a la organización acciones inversionistas y de
financiamiento de negocios, encaminadas al desarrollo de la docencia y la
investigación.
En el Sector Autofinanciado el esquema financiero en divisas establece una prelación
de pagos a partir de los ingresos en divisas y se fundamenta en indicadores de
eficacia y eficiencia económica que miden el cumplimiento de los planes y dinámica de
ventas e ingresos, así como la liquidez, la rotación de los activos, los costos por peso
de actividad, la rentabilidad y la recuperación e impacto económico de las inversiones.
El análisis se desagrega por cada área y tipo de actividad.
Las áreas del Instituto se clasifican de diferentes formas:
Áreas Captadoras: Áreas del Instituto que captan divisas.
Áreas Receptoras: Áreas del Instituto que reciben divisas de las áreas captadoras.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
53
Áreas Promotoras: Se encargan de gestionar la comercialización y le corresponde una
parte de sus ingresos por resultados. Sólo existe un área promotora que además
constituye un área captadora, el CETA.
Ejecución y control de los presupuestos en moneda nacional (CUP): todas las
operaciones en CUP que se efectúan son financiadas por el presupuesto del Estado. El
MES notifica anualmente un presupuesto para gastos corrientes y gastos de personal,
el cual no debe sobreejecutarse durante el transcurso del año de acuerdo a la cifra plan
aprobada.
El ISPJAE posee dos cuentas bancarias independientes en CUP (una de ingresos y
otra de gastos), aperturadas en la sucursal del Banco Metropolitano donde opera la
entidad. La cuenta de gastos es financiada mensualmente por el MES que asigna por
transferencia bancaria el monto planificado en el Modelo TP-98 “Solicitud de recursos
financieros: cuenta de gastos” para proceder a la ejecución de pagos. Las entradas a la
cuenta de ingreso corresponden a las operaciones de depósito efectuadas
semanalmente por parte de la Caja Central del Instituto.
Al cierre del año 2010 se ejecutaron $ 45,285,455.98 del presupuesto notificado para
Gastos Corrientes $ 47,715,200.00 (Gastos de bienes y servicios + transferencias
corrientes), lo que representa un 95% de ejecución de acuerdo al plan.
2.3.2 Presupuestación financiera
El Departamento de Planificación y Estadística que pertenece a la Dirección de
Economía es el encargado de elaborar el Anteproyecto del Plan de Presupuesto Anual
del Instituto (Tanto en Divisa como en Moneda Nacional); que constituye la
Planificación Económica y que cumple los siguientes principios:
� Máxima alineación del uso de las fuentes de financiamiento a los objetivos
estratégicos y anuales.
� Balance racional entre objetivos y recursos.
� Integración del balance financiero y de capacidad.
� Efectividad y eficiencia en el uso del presupuesto.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
54
� Amplia participación de los ejecutores en la planificación.
� Desarrollo de la base normativa.
� Adecuado nivel de detalles en la distribución del presupuesto (ni muy global ni
muy detallado).
� El objetivo central no es captar recursos, sino asegurar financieramente los
objetivos de la universidad.
� Proceso de planificación continua en la universidad.
� Análisis y actualización sistemática del plan.
� Informatización de la planificación y el control.
� Correspondencia de la estructura del presupuesto con la estructura de centros
de costos y el plan de cuentas.
� Adecuada definición del financiamiento correspondiente a cada actividad o
proyecto planificados.
Figura 4: Relaciones de la Planificación Económica del ISPJAE.
Fuente: Elaboración propia
Como se observa en la figura 4 la Planificación Económica debe estar estrechamente
vinculada a la Planificación Estratégica del Instituto, lo cual no se logra aún, ya que se
definen objetivos que no cuentan con un balance financiero y económico.
Existen indicadores económicos por cada concepto y por cada área del Instituto que
junto al análisis estadístico del comportamiento de años anteriores permiten estimar el
valor del presupuesto a utilizar en el año entrante.
En el caso de la Moneda Nacional se elabora el anteproyecto teniendo en cuenta la
metodología elaborada por el MES, esta propuesta se eleva al Ministerio, donde es
Objetivos Anuales
Planificación Económica Anual
Planificación Económica Estratégica
Planificación Estratégica del Instituto
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
55
analizada y evaluada por una comisión y puede ser aprobada o no, según los
resultados del análisis de la comisión.
La presentación del anteproyecto de presupuesto se presenta al MES con un formato
específico, que también está previamente establecido en la “Metodología para la
Elaboración del Anteproyecto del Presupuesto de la Actividad Presupuestada”.
A partir del momento que se aprueba el presupuesto, lo cual debe realizarse en el mes
de noviembre del año en curso, comienzan los preparativos para comenzar a
ejecutarse en el mes de enero del próximo año.
2.3.3 Análisis económico- financiero
El análisis económico financiero reviste una importancia vital como herramienta de
dirección y de evaluación de la eficiencia de la entidad, cuyos objetivos son en lo
fundamental poner de manifiesto las reservas existentes en la empresa, lograr el
incremento de la actividad, elevar la calidad de la misma y evaluar los resultados de la
actividad analizada.
En el Instituto se realiza mensualmente el análisis económico financiero teniendo en
cuenta el análisis de los Estados Financieros (Estado de Situación y Estado de
Resultado) al cierre de la Contabilidad cada mes, el cual se sustenta fundamentalmente
con el análisis del cumplimiento de los presupuestos de gastos en pesos cubanos y los
presupuestos de ingresos y egresos en divisas, desagregados por áreas organizativas,
actividades, elementos, fuentes y destinos de los flujos monetarios. También se calcula
determinados indicadores de eficiencia económica que correlacionan los ingresos y los
gastos con los niveles de actividad, permitiendo comparar los resultados de diferentes
períodos.
Esta información se recoge en el Informe Económico que se presenta mensualmente
en los Consejos de Dirección Universitario, donde se adoptan medidas para mejorar el
comportamiento de aquellos indicadores, que de acuerdo a su resultado, se consideren
desfavorables.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
56
Es importante destacar que una de las deficiencias que existe en el área económica de
la organización, es la falta de análisis e interpretación de los Estados Financieros por
parte de los especialistas, fundamentalmente los que corresponden a los Grupos de
Finanzas y Contabilidad.
2.3.4 Elaboración y evaluación de proyectos de inversión
En el Instituto existen proyectos de inversión destinados al desarrollo de áreas
puramente docentes, investigativas o de mejoramiento de las condiciones de trabajo y
vida que no son autorrecuperables financieramente por sí mismas. Por ejemplo:
inversiones en aulas, laboratorios docentes, becas, etc; sin embargo, muchas
inversiones sí son recuperadas con sus propios ingresos. Por ello, la elaboración y
evaluación de proyectos se diferencia, según estos sean financieramente recuperables
o no.
En la actualidad, existen 8 proyectos internacionales con cuentas bancarias
independientes aperturadas en el BFI, los cuales reciben desde el exterior, a través de
transferencias bancarias una parte del financiamiento para ejecutar inversiones y
gastos específicos (Equipamiento para Laboratorios, Muebles para aulas
especializadas, etc.); excluyendo el cálculo de otros gastos asociados al proyecto que
forman parte del financiamiento total del presupuesto, tales como: salarios, recursos de
reparación, insumos y otros. Los proyectos se detallan a continuación:
� Proyecto Laboratorios Cujae-Cantabria
� Proyecto de Comunicación Cujae-Cantabria
� Proyecto Cátedra Iberoamericana
� Proyecto Crea-Andalucía
� Proyecto Análisis Medioambiental
� Proyecto Capacitación e Investigación UPV-Posgrado
� Proyecto Célula del Conocimiento � Proyecto FORTÍN
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
57
Es importante señalar que en la universidad no se efectúan las evaluaciones
económico-financieras de la factibilidad de los proyectos, incluyendo aquellos que
tienen beneficios sociales. Igualmente, no se realiza la debida gestión de los mismos,
que incluye el cronograma de ejecución del que se deriva el flujo de caja que requiere
cada proyecto. Esto hace que no pueda alcanzar la debida eficiencia y efectividad.
2.3.5 Fuentes de Financiamiento
Las fuentes de financiamiento en divisa del ISPJAE están constituidas por las fuentes
internas, identificadas por las actividades autorizadas en la captación de divisa de
acuerdo al objeto social (Resolución 37/2011) aprobado por el Ministerio de Economía
y Planificación (MEP) y las disponibilidades financieras provenientes de los donativos
puntuales y proyectos de colaboración internacionales, así como por las fuentes
externas, compuestas estas últimas fundamentalmente por el financiamiento estatal
nominalizado, directamente asignado por el gobierno central, créditos gubernamentales
y otras fórmulas de financiamiento oficial por las vías aprobadas.
Dentro de las fuentes de captación de divisas autorizadas por el MES el Instituto
presenta: Eventos, Postgrado internacional, Pregrado compensado, Alojamiento y
alimentación, Servicios científicos-técnicos, Producción y Turismo especializado.
2.4 Diagnóstico del diseño actual del Sistema de Finanzas.
Para determinar con mayor exactitud los principales problemas existentes en el
Sistema de Administración Financiera del Instituto se efectuó una revisión del diseño
actual, tomando como referencia la revisión del manual de procedimientos existente,
atendiendo a la definición de la misión, la identificación de los responsables,
participantes y clientes, los documentos de entradas y salidas, el diseño de los
procedimientos de los procesos y actividades, así como la conformación del mapa de
procesos, los indicadores del tablero de control y el mapa de riesgos.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
58
En cuanto a la misión:
En primer lugar es muy útil establecer la misión del servicio o en caso de tenerla
definida, revisarla. La misión identifica el objetivo fundamental del servicio, su razón de
ser. Conviene recordar que la misión debe tomar en consideración tres aspectos: qué
se hace (los productos o servicios que se ofrecen), cómo se hace (qué procesos se
siguen) y para quién se hace (a qué clientes se dirigen).
Teniendo en cuenta esos tres aspectos fundamentales se determinó que la misión del
sistema no está definida correctamente, pues no se hace referencia como aspecto
fundamental de funcionamiento la existencia de un flujo de caja favorable para la
ejecución de los procesos y actividades.
En cuanto a los documentos de entradas y de salidas:
No se incluyen en los documentos de entradas el modelo de planillas de viajes al
extranjero y los autorizos de débitos y en los documentos de salidas sólo se hace
referencia al cheque, o sea, no se consideran las transferencias bancarias y el modelo
CR-09 como instrumentos de pagos.
En cuanto a los clientes y sus necesidades:
Para que cualquier entidad cumpla con la misión trazada es necesario identificar
adecuadamente todos sus clientes, tanto internos como externos.
La relación de clientes internos actualmente definida se encuentra incompleta y no
incluye clientes o áreas que tienen definidos centros de costos independientes, los
cuales hacen uso frecuente de los servicios del Sistema de Finanzas; es decir, no se
especifican a las Vicerrectorías, Direcciones y los Proyectos Internacionales. Con
respecto a los clientes externos no aparecen definidos, lo cual implica falta de
conocimiento y argumentos a la hora de presentar una valoración de los mismos.
Para identificar a los clientes basta con preguntarse ¿quiénes reciben los servicios? El
objetivo de poseer un listado correctamente elaborado de los clientes es importante
para establecer sus necesidades y tener bien definidos los servicios que solicitan.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
59
Dentro de la gama de servicios que oferta el Sistema de Finanzas se han incorporado
el pago de impuestos por concepto de acumulación para la jubilación, de acuerdo a la
escala salarial que posee el trabajador (1%; 2.5%; 3.5% ó 5%), siendo este uno de los
servicios más importantes que se solicita mensualmente.
En cuanto a los procesos:
Teniendo en cuenta que un proceso son los pasos que se realizan de forma secuencial
para conseguir elaborar productos o servicios de valor para el cliente (Salidas) a partir
de determinadas entradas al sistema que pueden ser materiales o información:
identificación de procesos, construcción del mapa de procesos, asignación de procesos
a sus responsables y el desarrollo de instrucciones de trabajo de los procesos, se
puede efectuar un análisis crítico de los procesos que conforman el Sistema de
Administración Financiera de la entidad.
Existen dos procesos que no se encuentran identificados y son importantes para el
funcionamiento de forma integradora del sistema: proceso de gestión de préstamos
internos y proceso de gestión de proyectos de inversión. El mapa de procesos se
encuentra desactualizado y el manual de procedimientos establecido de cada proceso
a partir de la explicación de fase por fase de cada actividad que lo compone no se
encuentra actualizado, pues existen actividades y necesidades que en la actualidad ya
no proceden o se encuentran mal elaboradas.
En el Manual de Procedimientos del proceso Pago de Salarios, las tareas que
conforman la actividad “Personalizar Tarjetas Magnéticas”, se encuentran incompletas
y no se explican detalladamente.
En el procedimiento de la actividad A210202 “Liquidar los vales de Gastos” del Proceso
“Anticipos” no se especifica adecuadamente la liquidación por concepto Dinero de
Bolsillo, según la Resolución No. 138/00, MFP, de 18/05/00: “Reglamento por gastos
de viajes al extranjero”.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
60
En cuanto al Plan de Análisis de Datos:
Una cuestión fundamental previa a la mejora de procesos es la medición porque no se
puede mejorar aquello que no se conoce, es decir, se hace necesario establecer una
serie de elementos o indicadores relacionados con el proceso que se desea medir.
Los pasos a seguir son:
a) Desarrollo de criterios e indicadores.
b) Diseño de un calendario de recogida de datos.
c) Recolección y codificación de datos.
d) Implementación del Tablero de Control
Con respecto al Plan de Análisis de Datos no se desarrollan criterios que fundamentan
adecuadamente los resultados provenientes del cálculo de las Razones Financieras.
Existe un sistema en Excel que permite calcular mediante la introducción de datos los
indicadores de salidas, pero el Tablero de Control es necesario perfeccionarlo, pues
existen dos indicadores que se excluyen: Porciento de pagos anticipados y Porciento
de pagos a crédito, los cuales permiten conocer la cantidad de pagos anticipados y
pagos a crédito que emiten los clientes en un período de tiempo determinado.
En cuanto al Mapa de Riesgos:
El Mapa de Riesgos del Sistema de Finanzas no se encuentra actualizado porque
existen riesgos con probabilidad de ocurrencia que no aparecen identificados.
De acuerdo al análisis crítico efectuado con anterioridad es importante plantear de
manera detallada todos los problemas existentes en el Sistema de Administración
Financiera del ISPJAE.
2.5 Aplicación de la Lista de Chequeo. Análisis de los resultados.
Una de las técnicas utilizadas en el diagnóstico del proceso, fue la aplicación de la Lista
de Chequeo elaborada por la autora del presente Trabajo de Tesis, con el propósito de
detectar deficiencias asociadas al incumplimiento de las principales resoluciones de la
GEF y de esta forma ofrecer soluciones para la total supresión de las mismas.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
61
La Lista de Chequeo propuesta contiene 188 elementos, pero sólo se aplicó un
fragmento con 51 elementos (Ver Anexo 2), los cuales están contenidos dentro de las
siguientes Documentos Legales:
Tabla 2. Resoluciones y Normas aplicadas en la Lista de Chequeo
Ministerio Tipo No/año
No/año Título
MFP Resolución 138/2000 Reglamento sobre los Gastos Originados por Viajes al Extranjero
MFP Norma 1994 Efectivo en Caja y banco MFP Resolución 57/1997 Normas Cubanas de Información
Financiera. MFP Resolución 343/2006 Normas Cubanas de Información
Financiera. Dirección de Economía
Normativa Interna
002/2003 Normas Básicas sobre el Movimiento y Almacenaje de Mercancías.
MEP Resolución 2253/2005 Indicaciones para la Contratación Económica.
MFP
Resolución 268/2008 Procedimiento para la conciliación en las unidades presupuestadas, entre los gastos presupuestarios devengados y los pagos realizados.
MFP Decreto Ley 249/2007. Responsabilidad Material.
MFP Norma 38/2007 Subsistema de Caja y Banco. (Tributa a la Resolución 12/2007)
Contraloría General de la República de Cuba
Resolución 60/2011
Normas del Sistema de Control Interno.
Fuente: Elaboración propia
Para un mejor análisis de la Lista de Chequeo, se utiliza el software MINITAB,
específicamente la Técnica Gráfica y dentro de ésta los diagramas de barras y pastel,
con el objetivo de estudiar la relación entre variables a partir de analizar la frecuencia
de ocurrencia de sus valores, los datos introducidos en el programa aparecen en el
Anexo 3, obteniéndose los resultados siguientes:
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
62
� De los 51 elementos analizados en la Lista de Chequeo, se comprobó que no se
cumplen 13 elementos, lo que representa el 25.5% o un cuarto del total,
demostrando un 74.5 % de cumplimiento (Ver figura 5). Este porciento no es
favorable ya que a pesar que está por encima del 50%, lo correcto es que exista
al menos un 95% de cumplimiento, puesto que el rediseño propuesto para el
Sistema de Administración Financiera en el ISPJAE está hecho con vistas al
perfeccionamiento y a la mejora continua de todos sus procesos, actividades y
procedimientos.
Figura 5: Resultados de la aplicación de la Lista de Chequeo
Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados del Minitab.
Por otra parte se hace un análisis de la influencia que tienen las variables que se
exponen a continuación con el cumplimiento de los elementos contenidos en la Lista
de Chequeo, estas variables son:
� Año de la Resolución (antes del 2000 y después de 2000 hasta la actualidad).
� Origen de las resoluciones (MEP, MFP, Ministerio de Justicia (MJ), Dirección de
Economía).
� Categoría de la resolución (Financiera, Contabilidad, Comercialización, Control
Interno)
Los resultados obtenidos se exponen a continuación:
� Para las Normas y Resoluciones puestas en vigor antes del año 2000, existe un
100% de cumplimiento; y para las del año 2000 en adelante el porciento de
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
63
cumplimiento es de 44,8%, incumpliéndose el 55,2% de los elementos para
estos años (Ver figura 6), esto se debe fundamentalmente a que no existe en el
Instituto un seguimiento y una revisión de las resoluciones y normas vigentes.
Figura 6: Cumplimiento de los elementos propuestos en la Lista de Chequeo con
relación al año de procedencia.
Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados del Minitab.
� Respecto a la relación entre el cumplimiento de los elementos de la Lista de
Chequeo y el origen del documento legal utilizado (Figura 7), se observa que los
elementos provenientes de la Dirección de Economía se cumplen al 100%, pues
son normativas internas elaboradas por el propio centro, las cuales se cumplen
en el total de los casos, producto de la cercanía del origen y además las
auditorías internas en el centro son realizadas con mayor frecuencia que las
externas. Con relación a las procedentes del MEP sólo el 50% se cumple; para
el caso de las pertenecientes al MFP existe un 72.22% de cumplimiento y para
las provenientes de la Contraloría General de la República se cumplen el 75%
de los elementos. Como se observa no existe un total de cumplimiento de las
resoluciones dispuestas por los organismos superiores y puede decirse que la
principal causa de incumplimiento es la inexistencia en el Instituto de un
seguimiento y revisión de las normas legales vigentes, dictadas por los
organismos superiores, ya que el incumplimiento para estos casos se debe en lo
fundamental al desconocimiento de las resoluciones.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
64
Figura 7: Cumplimiento de los elementos propuestos en la Lista de Chequeo con
relación al año origen.
Fuente: Elaboración propia a partir de los resultados del Minitab.
� Haciendo un análisis del cumplimiento de los elementos de la Lista de Chequeo
de manera general, con relación a la categoría de los mismos (Financieros,
sobre Contabilidad, Comercialización y Control Interno); se puede decir que los
elementos con mayor porciento de cumplimiento son los relacionados con la
Contabilidad, con un 90.9%, de igual forma los relacionados con la
Comercialización se cumplen a un 85%, lo cual se considera un cumplimiento
elevado; los elementos relacionados con el Control Interno por su parte tienen
un 75% de cumplimiento y el porciento más bajo corresponde a los elementos
Financieros con sólo un 64% de cumplimiento.
A modo de conclusión se puede resumir que las principales deficiencias encontradas
como resultado de la aplicación de la Lista de Chequeo fueron las siguientes:
� No existe un cronograma del flujo de caja que permita una adecuada
planificación de todas las operaciones de entradas y salidas de efectivo. (Cobros
y pagos)
� Falta de análisis e interpretación de los Estados Financieros por parte de cada
especialista.
� Falta de control en la contratación con proveedores e inexistencia de
certificaciones que avalan las tarifas de precios oficiales establecidas por el
Ministerio de Finanzas y Precios (MFP).
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
65
� Existencia de actas de Responsabilidad Material que no están firmadas por los
Cuadros y Jefes de Áreas que actualmente ocupan el puesto (Ver Anexo 4).
� Desactualización de los Modelos que se utilizan en el Sistema de Finanzas, de
acuerdo a la Norma 38/2007 que tributa a la Resolución 12/2007 del MFP, los
cuales se detallan a continuación (Ver anexo 5):
� Recibo de Efectivo (SC-3-01)
� Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje (SC-3-02).
� Vale para Pagos Menores (SC-3-03).
� Control de Anticipos a Justificar (SC-3-04).
� Reembolso de Fondo (SC-3-05).
� Arqueo de Efectivo en Caja (SC-3-06).
� Registro Control de Cheques Emitidos (SC-3-07).
� Conciliación Bancaria (SC-3-08).
� Falta de elementos en la definición de la misión del Sistema de Finanzas.
� En el procedimiento de la actividad A210202 “Liquidar los vales de Gastos” del
Proceso “Anticipos” no se especifica adecuadamente la liquidación por concepto
Dinero de Bolsillo, según la Resolución No. 138/00, MFP, de 18/05/00:
“Reglamento por gastos de viajes al extranjero”.
� Carencia de una definición de clientes externos y existencia de una relación de
clientes internos incompleta.
� Desactualización en la oferta de servicios que se ofrece a los clientes.
� Inexistencia de procesos claves que no se encuentran identificados y constituyen
de gran importancia para el funcionamiento de manera integradora del sistema.
� Desactualización del mapa de procesos y del manual de procedimientos,
incluyendo sus actividades.
� Existencia de criterios incompletos que no fundamentan adecuadamente los
resultados provenientes del cálculo de las Razones Financieras.
� No existe un Tablero de control actualizado con indicadores que midan el
rendimiento y desempeño del sistema de Finanzas.
� No están identificados adecuadamente los riesgos de los procesos que
conforman el Sistema de Finanzas.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
66
Como resultado de la aplicación de otras técnicas como la realización de entrevistas a
especialistas del área y clientes del proceso, la observación directa del mismo, visita a
los diferentes sitios web y sistemas informáticos que sustentan el aparato de la Gestión
Financiera se detectaron las siguientes deficiencias: � El Sistema Informático Controla tiene funcionalidades dentro de determinados
módulos que no se utilizan adecuadamente, tales como:
Módulo Cobros Gestionar depósitos Módulo Caja Pagos en efectivo.
Valores mínimos en caja
Módulo Pagos Gestionar reclamaciones
Módulo Transferencias Gestionar solicitudes
Módulo Préstamos
Módulo Plan Anual por Actividades/Gestionar actividad por área.
Presupuesto Plan Anual de Ingresos /Gestionar plan de ingresos por área
y por cuenta.
� Sustituir en el Módulo Pago del Sistema Controla, dentro de la opción Gestionar
Pagos, la clasificación de epígrafe y partida por elemento de gastos.
� No existe una adecuada gestión con los bancos que permita utilizar los nuevos
servicios bancarios: Metro en línea, Transferencias múltiples por ficheros y el
envío de estados de cuenta por correo electrónico en el caso de las operaciones
en CUP.
� Inexistencia de un procedimiento que permita un proceso sistemático de
personalización de las tarjetas magnéticas, en especial para los estudiantes de
pregrado del Instituto.
� Insuficiente desarrollo del potencial de ingresos que brinda el objeto social
aprobado en la Resolución No.37/2011.
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
67
En la figura 8 se muestra un resumen de los problemas detectados a través del
Diagrama Causa – Efecto (Espina de Pescado), elaborado con el objetivo de ilustrar
con mayor exactitud las deficiencias encontradas en el diagnóstico actual del Sistema
de Administración Financiera del ISPJAE.
Figura 8: Diagrama Ishikawa. Diagnóstico de la Gestión Financiera.
DeficienteGestión
Financiera
Desactualización del diseñoactual del Sistema de Finanzas
Deficiencia en los SistemasInformáticos que sustentan
la Gestión Financiera
No se controla el flujo de caja queimplican los contratos,
la comprobación de los precios yel cumplimiento del alcance de los mismos.
Existencia de reclamacionesa proveedores
Emisión de pagosa entidades que nocertifican en los contratoslas tarifas de precios de susproductos o servicios
Existencia deprogramas que noestán totalmenteimplementados
No se ejecutan reportesy módulos de los Sistemas
Controla y Asset NS
No se utiliza el PlanIntegral de Medidas deSeguridad Informática
Insuficiente desarrollo del potencial deingresos que establece el objeto social
( Resolución No. 37 / 2011)
Cartera de Productosdesactualizada
Bajo % deutilización delos SistemasInformáticos
No existe la posibilidadde aumentar los ingresos
Falta de elementos en ladefinición de la misión
Relación incompleta de documentosde entradas y salidas
Desactualización del Tablero de Control
No se utilizan los nuevos serviciosbancarios que brindan el BFI y el BM.
Existencia de modelosy procedimientos
que no tributan a las normasy resoluciones vigentes
Existencia de riesgosque no se identifican
en el Mapa de Riesgos
Sobreejecución delpresupuesto
Inexistencia de uncronograma
del flujo de caja
Inadecuada planificacióndel presupuesto
No existe una definiciónadecuada de
clientes internos y externos
Desactualización de laoferta de servicios
Desactualización del Mapa de Procesosy del Manual de Procedimientos
Fuente: Elaboración propia
Con el uso de esta técnica se determinaron cuatro causas fundamentales que
provocaron una deficiente gestión financiera en el ISPJAE: desactualización del diseño
actual del Sistema de Finanzas, subutilización de los Sistemas Informáticos que
sustentan la GF, insuficiente desarrollo del potencial de ingresos que establece el
objeto social aprobado en la Resolución No 37/2011 y la ausencia de control del flujo
Capítulo 2: Situación Actual del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
68
de caja que implican los contratos, la comprobación de los precios y el cumplimiento
del alcance de los mismos, entre otros aspectos.
Teniendo en cuenta que la mayoría de las deficiencias radican en el diseño actual del
Sistema de Finanzas; se propone rediseñar el mismo para mejorar, perfeccionar y
cambiar aquellos elementos que se encuentran desactualizados, incompletos o mal
elaborados.
Conclusiones del Capítulo El escenario en el que se desenvuelve la gestión financiera de la universidad ha
cambiado radicalmente y en consecuencia, se exige una mayor sistematización y
efectividad en los sistemas, procesos, regulaciones y procedimientos que la conforman.
La presencia de una gestión logística integral, en el que se interrelacionen todos los
flujos materiales, informativos y financieros juega un papel primordial en el logro de una
adecuada gestión financiera con los bancos y en el desarrollo de la informatización,
específicamente en la actualización de los Sistemas Informáticos.
El diagnóstico del diseño actual del Sistema de Finanzas demostró que era necesario
el rediseño del mismo, a partir de la definición de la misión, la identificación de los
responsables, participantes y clientes, la confección del manual de procedimientos de
los procesos y actividades, así como la conformación del mapa de procesos; además
de la implementación del Tablero de Control y la elaboración del mapa de riesgos.
La utilización del software MINITAB, específicamente la Técnica Gráfica y dentro de
ésta, los diagramas de barras y pastel, permitió estudiar la relación entre variables y
brindar resultados de la aplicación de 51 elementos de la Lista de Chequeo, contenidos
en Resoluciones y Normas internas y externas vigentes en la actualidad.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
69
CAPÍTULO 3: REDISEÑO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ISPJAE.
En el presente capítulo se realiza el rediseño del Sistema de Administración Financiera
o Sistema de Finanzas a través de la elaboración del Manual de Procedimientos, la
definición de la misión, la identificación de los responsables, participantes, clientes y
sus necesidades, así como la conformación del mapa de procesos, el plan de análisis
mediante un Tablero de Control y la elaboración del Mapa de Riesgos. Se utiliza como
herramienta principal el enfoque de procesos.
3.1 Manual de procedimientos
Descripción del Sistema Código P21 Sistema Finanzas Responsable Jefe del Grupo Finanzas Participantes Especialistas del Grupo Finanzas, Cajero, Jefe del Grupo Finanzas,
Directora de Contabilidad y Finanzas, Administradores y Jefes de Áreas, Compradores y Vicerrector Económico.
I- Misión
Planificar, Supervisar, Ejecutar y Controlar eficientemente la utilización de los recursos
financieros del Instituto, asegurando mediante un flujo de caja favorable la ejecución de
las diferentes actividades del centro según los planes, objetivos, normas e indicaciones
establecidas, apoyando así, el adecuado desarrollo de los procesos fundamentales, de
soporte y estratégicos de la universidad.
II- Oferta de servicio a los clientes
� Financiamiento de las compras y servicios
� Financiamiento de los viajes
� Servicio de registro de operaciones financieras internas
� Servicio de cobros y depósitos
� Pago de salario y estipendio
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
70
� Pago de impuestos (Aportes al presupuesto del Estado)
III- Clientes Clientes Internos:
� Vicerrectorías
� Direcciones
� Facultades y Centros
� Grupos y proyectos de investigaciones
� Proyectos internacionales
Áreas Administrativas y de Servicios
� Trabajadores
� Estudiantes
Clientes Externos y Proveedores:
� Ministerio de Educación Superior (MES)
� Oficina Nacional de Estadísticas (ONE)
� Oficina Nacional de Administración Tributaria (ONAT)
� Banco Financiero Internacional (BFI)
� Banco Metropolitano (BM)
IV- Relación de procesos. Documentos de Entrada y de Salida. Legislación Financiera asociada a cada proceso.
Para una mejor organización en el rediseño del Sistema de Administración Financiera
se codificaron todos los procesos mediante la conformación de la letra “P” que
especifica el vocablo “Proceso” y un número de 4 dígitos: los dos primeros denotan el
Sistema de Finanzas y los dos últimos los procesos que lo conforman. Además se
clasificaron en Procesos fundamentales, de Soporte o Estratégicos de acuerdo a su
importancia y desempeño.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
71
Código Proceso Clasificación P2101 Gestión de Pagos Fundamental P2102 Anticipos Fundamental P2103 Gestión de Préstamos Internos Fundamental P2104 Gestión de Cobros Fundamental P2105 Transferencias Internas Fundamental P2106 Pagos Menores Fundamental P2107 Pagos a Privados Fundamental P2108 Conciliación Bancaria Estratégico P2109 Análisis Financiero Estratégico P2110 Gestión de Proyectos de Inversión Fundamental P2111 Administración de la Disponibilidad Financiera Estratégico P2112 Gestión de Fondos de Caja Soporte P2113 Pagos de Salarios Fundamental P2114 Pagos de Estipendios Fundamental P2115 Depósitos en Banco Soporte
Documentos de Entradas Documentos de Salidas Modelo de Solicitud de Pago Cheques Contratos Cronograma del Flujo de Caja Planillas de Viaje al Extranjero Modelo de Transferencia Bancarias Recibos de Cobro Modelo CR-09 Modelo de depósito de Efectivo Comprobantes de Efectivo (Reintegro de
gastos de viajes al extranjero) Modelo de Vale de Pagos Menores Certificación de Confirmación de Estados de
Cuentas Bancarias Modelo de Transferencia de Fondos Informe mensual de Ingresos y Gastos Modelo de Autorizo de Débitos Informe de ejecución del presupuesto Estados de Cuentas del BFI y el BM
Informe de la Disponibilidad Financiera
Estados de Cuentas MES Reporte de los Ingresos Planificación del Presupuesto Aprobación del Plan de la Economía
(Presupuesto y Divisas) Proyectos de Inversión Informe de la Ejecución de Inversiones
Legislación financiera asociada a los procedimientos de cada proceso:
La Resolución 60/2011, 01/03/2011, que establece las normas y principios básicos de
obligada observancia para la Contraloría General de la República y los sujetos a las
acciones de auditoría, supervisión y control de este Órgano, constituye un modelo
estándar del Sistema de Control Interno, por lo que está asociada a todos los procesos
del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
72
Proceso Gestión de Pagos: � Resolución No. 074/01, 04/09/2001: “Instrucciones complementarias sobre
cobros y pagos”.
� Acuerdo No. 164/00, 09/10/2000: "Penalidades por la emisión de cheques sin
fondos o con deficiencias".
� Resolución No. 042/2004, 13/06/2004: “Procedimiento para la emisión de
licencias para operar cuentas bancarias en pesos convertibles (CUC)”.
� Resolución No. 250/07, 07/11/2007: Dispone, con carácter obligatorio, para
todas las Unidades Presupuestadas, el registro mensual del gasto y el
correspondiente aporte al Presupuesto del Estado de la depreciación y
amortización de AFT.
Proceso Anticipos:
� Resolución No. 138/00, MFP, de 18/05/00: “Reglamento por gastos de viajes al
extranjero”.
Proceso Gestión de Préstamos Internos:
� Resolución No. 138/00, MFP, de 18/05/00: “Reglamento por gastos de viajes al
extranjero”.
Proceso Gestión de Cobros:
� Resolución No. 074/01, 04/09/2001: “Instrucciones complementarias sobre
cobros y pagos”.
� Resolución No. 96/04, 4/02/04: “Registro de operaciones por tipos de moneda”.
� Resolución No. 092/04, 29/12/2004: “Cuenta Única en el Banco Central de Cuba
para todos los ingresos en divisas y aprobación centralizada de la utilización de
las cuentas en pesos convertibles de las entidades cubanas”.
Proceso Transferencias Internas:
� Normativa Interna de la Vicerrectoría Económica.
Proceso Pagos Menores:
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
73
� Resolución Conjunta No. 1/98, MEP – MFP, 30/03/98: “No efectuar pagos en
MLC por dietas dentro del país a las entidades estatales y privadas de capital
cubano”.
Proceso Pagos a Privados: � Resolución No. 042/01, 05/04/2001: “Normas sobre los pagos a privados por
compra de bienes y servicios” con modificaciones por la Resolución No. 65/02
BCC del 2/12/02 y por la Resolución No. 69/03 BCC del 1/08/03.
� Resolución No. 240/2005, 14/10/2005: Establece el procedimiento para la
aprobación de las compensaciones que se pagan por la utilización de vehículos
privados en función de trabajo.
Proceso Conciliación Bancaria: � Resolución No. 051/2003, 08/05/2003: Establece que las entidades estatales y
las sociedades mercantiles de capital ciento por ciento (100 %) cubano, en lo
adelante entidades, deberán confirmar trimestralmente a los bancos, los estados
de sus cuentas corrientes, mediante la emisión de un certificado expedido por el
jefe máximo y el contador de estas entidades.
Proceso Análisis Financiero: � Resolución No. 379/03, 31/12/2003: “Reglamento del impuesto sobre utilidades
los tipos impositivos por actividades económicas”.
Proceso Gestión de Proyectos de Inversión: � Resolución No. 446/02, 30/09/02: “Movimiento de activos fijos tangibles (excepto
inmuebles) entre entidades estatales se realice mediante compraventa”.
� Resolución No. 050/04, 16/02/2004: “Distribución de utilidades después del pago
del impuesto sobre utilidades y el financiamiento descentralizado de las
inversiones”.
� Resolución No. 157/98, 28/09/98: “Perfeccionamiento de las Regulaciones
Complementarias del Proceso Inversionista”.
� Resolución No. 687/02, 24/12/02: “Inclusión en el Plan de Inversiones de los
arrendamientos o leasing de equipos”.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
74
Proceso Administración de la Disponibilidad Financiera:
� Resolución No. 2253/2005, 08/06/2005: Establece las Indicaciones para la
Contratación Económica, para ser cumplidas por las personas jurídicas y
naturales que participan en las relaciones económico-contractuales que se
establecen en el territorio nacional.
� Resolución No. 012/2006, 13/03/2006: Establece que la aprobación de los
fondos requeridos para el pago de los contratos de compraventa de mercancías
de importación, incluyendo los gastos de transportación, tanto de cargas
convencionales como contenerizadas, es responsabilidad del titular del
Presupuesto en divisas.
Proceso Gestión de Fondos de Caja:
� Decreto-Ley No. 172/97, 28/05/97: Regula la cantidad de dinero en circulación y
de créditos. Dicta las normas pertinentes en cada coyuntura económica.
Proceso Pagos de Salarios: � Resolución No. 26/07, 18 /04/ 2007: Se establece que los Centros de Pago están
obligados a liquidar al Banco Prestamista el importe de los adeudos por créditos
sociales de sus trabajadores y asociados, a través de descuentos mensuales que
efectuarán en las nóminas de salarios, subsidios o prestaciones a recibir por cada
deudor. � Resolución No. 98/2010: Los Centros de Pago retendrán de las nóminas de
salario, subsidios y de otras prestaciones, que estén pendientes por pagar a los
trabajadores que se declaren disponibles o que soliciten el cese de la relación
laboral.
Proceso Pagos de Estipendios:
� Resolución No. 15/2008, 7/02/2008: “Reglamento sobre Estipendios, Préstamos
y Subvenciones a estudiantes en la Educación Superior”.
Proceso Depósitos en Banco:
� Resolución No. 324/94, 21/11/1994: “Regulaciones Bancarias sobre el depósito,
extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional”.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
75
V- Esquema del mapa del Sistema
Vales deanticipos
P2101Gestión de
pagos
P2102Anticipos
P2105Transferencias
internas
P2106Pagos menores
P2104Gestión de Cobros
P2107Pagos aprivados
P2109Análisis
Financiero
P2111Administración de la
disponibilidadfinanciera
Área
VicerrectoríaEconómica
P2108Conciliación
bancaria
P2112Gestión de
Fondos de Caja
P2113Pago deSalario
Trabajadoresy/o
Estudiantes
P2115Depósito en
Banco
Cheque (s)Transferencias bancarias
CR-09
Solicitud de planillapara Viaje al Extranjero
BFI
Modelo de Transferencia de Fondo
Área
Vale de pagos menores
EfectivoComprobante
de efectivo
Modelo de Depósito yTransferencia Bancaria
Comprobantes de efectivo
Necesidad de adquirirdeterminado producto
o servicio de unProveedor Privado
ReporteConciliación Bancaria
ISPJAE
Estado actual de ladisponibilidad financiera
MESONE
Proceso deContabilización
Nóminas
Proceso deContabilidad
Efectivo y tarjetasmagnéticas recargadas
Nómina
Informe Mensual Ingresos y Gastos
Efectivo yRecibos
Modelo de Solicitudde Pago
Pago aprobado
BancoMetropolitano
Certificación de Confirmaciónde Estados de Cuentas
Bancarias
Recibos de efectivo y Slip
ProcesoRelaciones
Internacionales
BFI
BancoMetropolitano
Estados de Cuenta
Estados de CuentaVales de anticipos
Vales de pagos Menores
Modelo de Solicitudde Pago
P2114Pago de
Estipendio
P2103Gestión de
préstamos internosSolicitud de préstamo
en divisas
P2110Gestión de Proyectos
de Inversión
MESDiseño, Evaluación,
Aprobación yNotificaciónde Inversión
Ejecuciónde inversiones
Solicitud deinversiones
Sistema FinanzasEntradas Salidas
Necesidad de planificar,elaborar flujo de caja y
establecerprioridades de pago
Fecha de actualización: Abril/2011
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
76
En el Anexo 6 se refleja el Manual de Procedimientos de los 15 procesos que
conforman el Sistema de Finanzas, el cual está sustentado por los siguientes aspectos:
Descripción de Procesos: se muestra una tabla resumen en la que se describe el
proceso de manera general, teniendo en cuenta:
� Código del Proceso
� Código y Nombre del Sistema a que pertenece el Proceso
� Responsable del Proceso
� Participantes del Proceso
� Clientes del Proceso
I- Objetivo: se especifica el objetivo del proceso.
II- Resultados a obtener: se denotan los resultados que se obtienen del proceso.
III- Código y funciones de las actividades del proceso: se especifican los códigos y las
funciones de las actividades que conforman el proceso.
IV- Relación de actividades del proceso: se describe en una tabla el código, el
responsable, los participantes, la frecuencia de ocurrencia y los resultados a obtener
de cada actividad que conforma el proceso.
V- Esquema del mapa del proceso: se muestra la relación entre todas las actividades
que conforman el proceso, las entradas y salidas.
3.2 Diseño de los Puestos de Trabajo En el Anexo 7 se muestra el Diseño de los Puestos de Trabajo del Grupo de Finanzas,
perteneciente a la Dirección de Contabilidad y Finanzas. Para la elaboración del mismo
se consideraron los siguientes requisitos:
Breve descripción de los puestos de trabajo: se especifica el Código, Denominación,
Área, Categoría y el Grupo Escala del puesto de trabajo.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
77
I- Resultados por los que responde: se destacan los principales resultados por los que
responde el trabajador, atendiendo a las funciones que desarrolla en el puesto de
trabajo.
II- Autoridad: se señala la autoridad requerida y el nivel de exigencia que se debe
adoptar en el puesto de trabajo.
III- Requisitos de Conocimientos: se exige una Formación Mínima Necesaria para el
desempeño en el puesto de trabajo.
IV- Competencias: se destacan las competencias fundamentales que deben prevalecer
en el trabajador para ocupar el puesto de trabajo.
V- Relación de actividades que ejecuta: se especifican el código y las actividades del
Sistema de Finanzas que desarrolla el trabajador en el puesto de trabajo.
VI- Requisitos de Seguridad, Protección e Higiene del Trabajo: se especifican las
medidas de seguridad, protección e higiene relacionadas al puesto de trabajo.
VII- Requisitos Físicos: se señalan los requisitos con respecto a la manera de vestir y el
porte físico del trabajador que ocupa el puesto de trabajo.
VIII- Medios de Trabajo: se especifican los medios de trabajo necesarios para el
desarrollo del trabajo.
Se diseñaron 4 puestos de trabajo en el Grupo de Finanzas, los cuales son:
� 1 Director: Dirección de Contabilidad y Finanzas
� 1 Especialista C en Gestión Económica: Grupo de Finanzas
� 2 Técnicos A en Gestión Económica: Grupo de Finanzas y Caja Central
(Remitirse al anexo 7)
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
78
3.3 Descripción del Tablero de Control
I- Descripción Los objetivos y tareas que se propone una organización deben concretarse en
expresiones medibles que sirven para expresar cuantitativamente dichos objetivos y
tareas. De esta forma deben definirse indicadores que sean medibles, alcanzables y
retadores en la gestión financiera que se desarrolla en cada entidad. Mediante la
ejecución de los indicadores definidos y prefijados, se garantiza un control de los
principales parámetros de eficiencia del Instituto y a su vez, permite medir el manejo
interno de las Finanzas, para el caso de los indicadores propios de determinados
procesos. Todo esto favorece la creación y desarrollo del plan de medidas necesarias
que garantizan la mejora de los resultados evaluados. Además es importante
destacar que el principal fundamento en el empleo de indicadores que miden la
Gestión Financiera, es servir de apoyo y complemento en la elaboración de estudios
y análisis, con vistas a facilitar la toma de decisiones por parte de los dirigentes y
ejecutivos en las diferentes instancias de la organización.
3.4 Implementación del Tablero de Control.
En el Instituto actualmente se realiza mensualmente y al cierre de cada año un análisis
de los principales indicadores económicos y financieros, lo cual se refleja en el Informe
Económico y analiza principalmente los siguientes aspectos: Aprovechamiento del
presupuesto, Interpretación de los Estados de Situación y de Resultado, análisis de las
razones financieras, análisis de indicadores de organización, así como la situación del
Control Interno.
Es importante destacar que el Informe Económico ofrece resultados que permiten
evaluar la GEF en el Instituto de manera general, aunque existen aspectos que
Descripción del Tablero de Control Código TC01 Sistema Finanzas Administrador VRE
Participantes Dirección de Economía, Dirección de Contabilidad y Finanzas, y Dirección de ATM.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
79
deberían tenerse en cuenta para efectuar este análisis y no se reflejan claramente en el
mismo. Es por ello que se elabora el Tablero de Control (Ver anexo 8), el cual se
implementará a través del cálculo (Ver formulario, Anexo 9) de los Indicadores de
Salida para los meses de Enero y Febrero del año 2011, con los datos de los
indicadores de entrada, obtenidos fundamentalmente de los Estados Financieros de la
entidad.
3.4.1 Cálculo de los Indicadores para el mes de Enero del año 2011.
1. % Ejecución del Plan (CUC)
A través del cálculo realizado se obtuvo que la ejecución del presupuesto en CUC en el
mes de enero fue de 2,88% de la cifra plan (Ver anexo 10), con respecto a este
resultado no se pueden establecer conclusiones ya que en este caso se analiza la
ejecución para el mes de enero con respecto a lo planificado anualmente, debido a que
no existe una planificación desglosada por meses, lo que no permite hacer un análisis
exacto del porciento de ejecución para cada mes del año.
En el cálculo de la ejecución del plan asignado para cada actividad como corresponde
en el Tablero de Control, se obtuvieron los siguientes resultados:
El total ejecutado para el mes de enero fue de $9647.07, resultado de la suma de la
ejecución de las actividades por área y fondo central, incluye dos actividades que no
tienen presupuesto planificado, pero presentaron ejecución, ellas son:
- Alojamiento y Alimentación con una ejecución de $2644,59.
- Gastos Bancarios con una ejecución de $161,67.
2. Índice de Liquidez
En el mes que se analiza el Instituto presentó un índice de liquidez de 1.50 veces por
lo que se puede plantear que presenta liquidez ya que este índice es mayor que 1,
además se considera un resultado adecuado para el comienzo de año, por tanto, la
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
80
entidad posee la capacidad suficiente para enfrentar sus obligaciones y compromisos
a corto plazo.
3. Índice de Liquidez Inmediata
Al efectuar el análisis de la capacidad que posee la organización de hacer frente a sus
deudas a corto plazo con sólo sus activos más líquidos, es decir, con el total de sus
activos circulantes sin incluir las cuentas de inventarios, se puede concluir que posee
un índice de liquidez inmediata de 0.38 veces en el mes de enero, resultado que se
considera desfavorable ya que es menor que 1, lo que significa que el Instituto no tiene
capacidad para enfrentar sus deudas a corto plazo.
4. Índice de Solvencia
El índice de solvencia fue de 16.78 veces, lo cual se considera satisfactorio ya que está
por encima de su valor objetivo, además expresa que la entidad tiene capacidad para
satisfacer sus compromisos a corto, mediano y largo plazo con la totalidad de sus
activos.
5. Índice de Endeudamiento
Otro indicador que se analiza en el Tablero de Control de la Gestión Financiera es el
Índice de Endeudamiento, que determina el porcentaje en que se financia el Instituto
con lo que debe a corto o largo plazo. En el mes de enero este indicador alcanzó un
valor de 5.90%, en este caso el pasivo total es menor que el capital, lo que significa
que el Instituto posee una mayor independencia financiera o que se financia con sus
propios recursos, esta situación presenta menos riesgo, es más segura, pero a veces
puede hasta llegar a incidir en la rentabilidad de la empresa. Esto puede conllevar
incluso a una alta solvencia, aunque un valor muy alto puede implicar exceso de
recursos y por consiguiente afectaciones en la Rentabilidad.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
81
6. Utilidad Retenida
En el mes de enero el Instituto tuvo una pérdida de $(4 298506.63), debido a que los
gastos existentes superaron a los ingresos en este valor, este comportamiento se
considera desfavorable y se debe a que existe una mala gestión en las ventas.
En la siguiente tabla se muestran los ingresos y gastos totales desglosados por meses,
así como el comportamiento de la Utilidad Retenida para el año 2010:
Tabla 3: Total de ingresos y gastos para el año 2010.
Mes Total Ingresos
Total Gastos
Utilidad Retenida
Enero 53160,56 3273088,96 -3219928,4 Febrero 128000,16 7124478,41 -6996478,25 Marzo 215815,98 10768353,24 -10552537,26 Abril 268067,16 14604294,34 -14336227,18 Mayo 335807,51 18427008,72 -18091201,21 Junio 403456,01 22671647,17 -22268191,16 Julio 476799,94 26144316,83 -25667516,89 Agosto 509480,14 26812440,72 -26302960,58 Septiembre 60891857,06 30168947,31 30722909,75 Octubre 60955629,81 34370235,55 26585394,26 Noviembre 61019970,01 38749530,17 22270439,84 Diciembre 61075847,41 42387838,65 18688008,76
Fuente: Elaboración propia a partir de datos del Estado Resultado 2010.
Como se observa en la Tabla 3 las ganancias se logran a partir del mes de septiembre
debido a que en este período hubo un incremento significativo de los ingresos que
estuvo dado por los Servicios Socioculturales, los cuales en se facturaron y se cobraron
en esa fecha, lo que permitió que se obtuvieran utilidades al final del año.
7. Ciclo de Cobro
Este indicador alcanzó un valor de 108.48 días, resultado desfavorable para el Instituto
porque está por encima de 30 días que es su valor objetivo. Esto es debido
fundamentalmente a que en el mes de enero existía una cuenta por cobrar del cliente
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
82
“Empresa Poligráfica de las Villas” pasada de 90 días, correspondiente a una factura
emitida en diciembre que no fue cobrada en su momento porque el cheque presentó
problemas en el destinatario, el cual tuvo que cancelarse y el saldo quedó pendiente de
cobro hasta que el cliente emitió el documento correctamente; es importante destacar
que el cliente radicaba fuera de La Habana, lo que demoró aún más la gestión de
cobro.
8. Ciclo de Pago
Este indicador presentó un valor de 50.16 días, lo cual se considera inadecuado porque
sobrepasa su valor objetivo (30 días), esto se debe fundamentalmente a que existían
facturas y recepciones pendientes de pago porque en su momento el cheque presentó
error en el importe y por esta razón se canceló, por tanto, no se entregó al proveedor
en el tiempo establecido y generó una cuenta por pagar pasada de término.
9. Índice de Rotación de Inventario
Este indicador expresa la cantidad de veces que rota el efectivo convertido en
inventario, el cual debe ser lo más alto posible pues implica una mayor rotación del
mismo, mejora la rentabilidad y eficiencia económica. En el mes de enero del año 2011
el valor de este indicador fue de 0,01 veces/año, lo cual significa que el inventario rota
aproximadamente cada 36500 días, valor que se considera pésimo debido a que existe
un elevado número de inventario inmovilizado en los almacenes.
10. Cumplimiento de Cifras Directivas
Para el año 2011 las Cifras Directivas implantadas por el MES fueron:
� Gastos de Personal, dentro de ello el indicador Impuesto sobre la Fuerza de
Trabajo.
� Contribución a la seguridad social a largo plazo.
� Gastos de Bienes y Servicios.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
83
A continuación se presenta una tabla con los porcientos de cumplimiento de cada uno
de los indicadores directivos hasta el mes de enero del 2011:
Tabla 4: Cumplimiento de las Cifras Directiva en el año 2011 hasta el mes de Enero/2011. Cifra Directiva Plan 2011 Real
(Enero/2011) % Cumplimiento
Gastos de Personal 25657000.00 1965656.20 7.66 Impuesto sobre la Fuerza de Trabajo
4615000.00 394932.24 8.56
Contribución a la seguridad social a largo plazo
2307000.00 197466.29 8.56
Gastos de Bienes y Servicios 17425000.00 2177542.47 12.50 Fuente: Elaboración propia a partir de la Notificación de Presupuesto 2011 y de los Estados Financieros.
Como se observa los porcientos de ejecución son bajos, lo cual es favorable ya que
sólo corresponden al mes de enero. El cumplimiento de estos indicadores es
estrictamente obligatorio pues son cifras directivas establecidas por el MES para el año
2011.
11. Porciento cheques cancelados
En el mes de Enero el porciento de cheques cancelados con respecto al total de
cheques emitidos es de 23.15 %. Se cancelaron 10 cheques en CUC y 15 en CUP, de
ellos 20 fueron por error en la confección y el resto por diferentes motivos: cheque
caduco, falta del producto en el momento de la compra, error en el destinatario; aunque
el resultado es favorable el problema mayor radica en la falta de cuidado a la hora de
confeccionar los instrumentos de pago.
12. Porciento solicitudes de pago aprobadas.
Este indicador presentó un comportamiento adecuado; de 79 solicitudes de pago
recibidas sólo se rechazaron 2, lo que representa un 97.47 % y es debido a que las
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
84
facturas presentaban el cuño ilegible. Es importante aclarar que del total de solicitudes
recibidas sólo 29 presentan las dos monedas y el resto sólo CUP.
13. Porciento de pagos anticipados
El porciento de pagos anticipados emitidos en Enero con respecto al total de pagos
emitidos fue de 14.63%, resultado favorable porque mientras menor sea este valor
menor cantidad de pagos se tienen que liquidar. Dentro de los proveedores que se les
paga de esta forma se encuentran MCV Comercial, Cubalub, Cupet, Gesta, entre otros.
14. Porciento de pagos a crédito
El 85.37% del total de pagos efectuados en Enero corresponden a solicitudes recibidas
con factura. Esto es debido a que en el Instituto la mayoría de las compras se efectúan
a crédito, es decir, se compra primero la mercancía y después se emite el pago y en
cuanto a los servicios sucede parecido, se recibe primero el servicio y posteriormente
se procede al pago, por tanto, este indicador en su mayoría brinda resultados mayores
que el anterior, lo cual resulta favorable porque de esta manera no se corre el riesgo de
acumular pagos pendientes de liquidación.
3.4.2 Cálculo de los Indicadores para el mes de Febrero del año 2011.
Para el análisis del cumplimiento de los indicadores del Tablero de Control para el mes
de Febrero, se hará un análisis comparativo teniendo en cuenta los resultados
alcanzados en el mes de Enero, anteriormente calculados.
1. % Ejecución del Plan (CUC)
A través del cálculo realizado se obtuvo que la ejecución del presupuesto en CUC en el
mes de febrero es de 6,85% de la cifra plan anual (Ver anexo 11), este resultado
presentó un aumento con respecto al mes de enero ya que estos valores son
acumulativos.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
85
En el cálculo de la ejecución del plan asignado para cada actividad como corresponde
en el Tablero de Control, se obtuvieron los siguientes resultados:
La mayoría de las actividades presentan un bajo porciento de ejecución, excepto la
actividad de mantenimiento de equipos que a pesar de no estar sobreejecutada
presenta un elevado porciento de ejecución para haber transcurrido 2 meses del año.
Además se hace un análisis de la ejecución del presupuesto en CUC por área y fondo
central de acuerdo al plan total estipulado por actividad y a modo de conclusión se
puede plantear que la cifra total ejecutada para el mes de febrero fue de $22952,56
(Anexo 11), este resultado incluye la ejecución de dos actividades que no tienen
presupuesto planificado, pero se consideran dentro de la ejecución, ellas son:
- Alojamiento y Alimentación con una ejecución de $ 3051,09.
- Gastos Bancarios con una ejecución de $ 220,80.
2. Índice de Liquidez
El Instituto presentó un índice de liquidez de 2.69 veces (mayor que 1), resultado que
es favorable para el comienzo de año (Ver anexo 13). Con respecto al mes de enero
este indicador presenta un aumento, lo cual se considera beneficioso, ya que a mayor
liquidez, mayor capacidad tiene la entidad para cumplir con sus obligaciones a corto
plazo.
3. Índice de Liquidez Inmediata
El centro posee un índice de liquidez inmediata de 1.57 veces en el mes de febrero,
resultado que se considera favorable ya que es superior a 1, en comparación con el
mes de enero este indicador presenta una aumento, lo cual es favorable.
4. Índice de Solvencia
El índice de solvencia fue de 17,13 veces, lo cual se considera satisfactorio ya que se
encuentra por encima de su valor objetivo, además expresa que la entidad en este mes
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
86
tiene capacidad para satisfacer sus compromisos a corto, mediano y largo plazo con la
totalidad de sus activos, en comparación con el mes de enero se produjo un aumento
de este indicador, comportamiento que se considera satisfactorio.
5. Índice de Endeudamiento
El Índice de Endeudamiento en el mes de febrero alcanzó un valor de 5.46%,
presentando una disminución con respecto al mes anterior, lo que significa que el
Instituto se está financiando aún más con recursos propios, lo que podría considerarse
positivo para la Rentabilidad de la Empresa.
6. Utilidad Retenida
En el mes de febrero el Instituto tuvo una pérdida de $ (7830432,92), debido a que los
gastos son mayores que los ingresos, este comportamiento se considera desfavorable
y es debido a la mala gestión de las ventas (Ver anexo12).
7. Ciclo de Cobro
En el mes de febrero este indicador alcanzó un valor de 1.74 días, lo que indica que las
ventas realizadas por concepto de pregrado, posgrado y alojamiento nominalizado se
cobran en efectivo, una vez emitida la factura. Por este motivo no se generan cuentas
por cobrar fuera de término, lo cual resulta favorable.
8. Ciclo de Pago
Este indicador en el mes de febrero presentó un valor de 6.78 días, cumpliendo el
término establecido (30 días) y superando los resultados del mes anterior, por lo cual
se puede plantear que existe una adecuada gestión de pagos.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
87
9. Índice de Rotación de Inventario
En el mes de febrero el valor de este indicador fue de 0,02 veces/año, lo cual significa
que el inventario rota aproximadamente cada 18250 días. Es importante destacar que
este indicador presentó un aumento en un 50% con relación al mes de enero, pero
sigue siendo deficiente. Al cierre del mes de febrero las cuentas de inventarios que
presentaron mayores saldos fueron “materias primas y materiales y “útiles y
herramientas”.
10. Cumplimiento de Cifras Directivas
Para el año 2011 las Cifras Directivas implantadas por el MES fueron:
� Gastos de Personal, dentro de ello el indicador Impuesto sobre la Fuerza de
Trabajo.
� Contribución a la seguridad social a largo plazo.
� Gastos de Bienes y Servicios.
A continuación se presenta una tabla con el porciento de cumplimiento de cada uno de
los indicadores directivos hasta el mes de febrero del 2011:
Tabla 5: Cumplimiento de las Cifras Directiva en el año 2011 hasta el mes de Febrero/2011.
Cifra Directiva Plan 2011 Real(Febrero/2011) % Cumplimiento
Gastos de Personal 25657000.00 3880690.88 15,13 Impuesto sobre la Fuerza de Trabajo
4615000.00 779009.54 16,88
Contribución a la seguridad social a largo plazo
2307000.00 389506.19
16,88 Gastos de Bienes y Servicios
17425000.00 3641064.60 20,90
Fuente: Elaboración propia a partir de la Notificación de Presupuesto 2011 y de los Estados Financieros.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
88
Como se observa el porciento de ejecución de los gastos de personal, el impuesto
sobre la utilización del la fuerza de trabajo y la contribución a la seguridad social fue
aproximadamente en la misma proporción, sin embargo, los gastos de bienes y
servicios sólo aumentaron en 8.4 %, lo que expresa que en el mes de febrero se
produjo una disminución en la ejecución de los gastos con respecto al mes de Enero.
11. Porciento cheques cancelados
En el mes de Febrero el porciento de cheques cancelados con respecto al total de
cheques emitidos es de 20.57 %. Con respecto al mes anterior el resultado mejoró su
comportamiento. Se cancelaron 13 cheques en CUC y 16 en CUP, de ellos 17 fueron
por error en la confección y el resto por diferentes motivos: cheque caduco, falta del
producto en el momento de la compra, error en el destinatario; aunque el resultado es
favorable el problema continua radicando en la falta de atención y cuidado a la hora de
confeccionar los instrumentos de pago.
12. Porciento solicitudes de pago aprobadas.
Este indicador presentó un resultado de 94.05%, (Ver anexo 12) valor más bajo que el
mes anterior, lo que indica que en el mes de Febrero aumentó la cantidad de
solicitudes rechazadas con respecto al total emitidas; de 84 solicitudes de pago
recibidas sólo se rechazaron 5, esto es debido a que las mismas no especificaban la
actividad del presupuesto correctamente. Es importante aclarar que del total de
solicitudes recibidas sólo 57 presentaban las dos monedas y el resto sólo CUP. De
manera general el indicador tuvo un comportamiento adecuado.
13. Porciento de pagos anticipados
En el mes de Febrero el porciento de pagos anticipados emitidos es 16.11%, con
respecto al mes anterior aumentó, debido fundamentalmente al aumento en la cantidad
de pagos efectuados a los proveedores: Empresa de Servicios Automotores y a la
División Canon, por concepto de reparaciones de vehículos ligeros y montaje de piezas
para fotocopiadoras.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
89
14. Porciento de pagos a crédito
El 83.89% del total de pagos efectuados en Febrero corresponden a solicitudes
recibidas con factura. Este indicador con respecto al mes anterior presentó una ligera
disminución, pero sigue siendo favorable para la entidad.
3.4.3 Plan de medidas atendiendo a los resultados del Tablero de Control. Durante la implementación del tablero de control se obtuvieron resultados deficientes
en los dos períodos analizados de cuatro indicadores:
� Ejecución del Plan (CUC)
� Utilidad Retenida
� Rotación del inventario
� Cumplimiento de Cifras Directivas
Tomando como referencia el estudio de las causas del comportamiento desfavorable
de estos indicadores se elaboró un Plan de Medidas para su mejora, el cual se muestra
en la siguiente tabla:
Tabla 6: Plan de Medidas
Medidas Responsable Participantes Efectuar una planificación desglosada por meses del presupuesto, para de esta forma, realizar un análisis más exacto del comportamiento de la ejecución con respecto al plan mensualmente.
Dirección de Economía
Directora de Contabilidad y Finanzas, Jefe de Grupo Finanzas.
Realizar una planificación adecuada de los ingresos por área y concepto para cada mes del año, de forma que permita un mayor control para las áreas captadoras de divisas.
Dirección de Economía
Directora de Contabilidad y Finanzas, Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas; Áreas.
Efectuar un análisis mensual de la captación de los ingresos con respecto al plan. Esta medida se sustenta de la anterior.
Dirección de Contabilidad y Finanzas
Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas; Especialistas y Jefe de Grupo Contabilidad; Áreas.
Capítulo 3: Rediseño del Sistema de Administración Financiera del ISPJAE.
90
Una vez que se planifiquen los ingresos actualizar la Cartera de Productos del Instituto e incrementar las ofertas de acuerdo a la Resolución 37/2011 Objeto Social.
Dirección de Economía
Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas; Especialistas y Jefe de Grupo Contabilidad; Áreas.
Efectuar un estudio de acuerdo a las existencias en almacenes, de aquellos inventarios que se encuentran inmovilizados dentro de las partidas “materias primas y materiales” y “útiles y herramientas”.
Dirección de ATM
Dirección de Economía; Dirección de Contabilidad y Finanzas; Técnicos de ATM.
Fuente: Elaboración propia
3.5 Mapa de Riesgos
En el Anexo 14 se refleja el Mapa de Riesgos a través de una tabla resumen que
contiene 11 columnas en la que se realiza una estimación cualitativa de la evaluación
de los riegos principales con probabilidad de ocurrencia que pueden afectar los
siguientes procesos del Sistema de Finanzas:
� Gestión de Pagos
� Anticipos
� Transferencias Internas
� Pagos Menores
� Gestión de Cobros
� Pagos a Privados
� Gestión de Fondos de Caja
� Pago de Salarios
� Pago de Estipendios
En cada proceso se especifican los principales riesgos, la probabilidad de ocurrencia,
valoración del daño o la pérdida, acciones de control, responsables, período,
calificación de las acciones, formas de aplicación, sistema y clasificación. Esta técnica
resultó muy importante para el Instituto ya que a través de su aplicación se adoptaron
acciones de control para eliminar el posible daño o la pérdida de un determinado
recurso financiero.
Conclusiones
91
CONCLUSIONES
Las principales conclusiones a las que permite arribar la realización de este trabajo son
las siguientes:
El estudio efectuado demostró que era necesario el rediseño del Sistema de
Administración Financiera, de acuerdo a las exigencias del MGEF y los cambios
de la Economía Nacional, atendiendo a las Resoluciones y Normativas Internas
y Externas vigentes, con el fin de lograr una mayor sistematización de la Gestión
Financiera del ISPJAE.
La conclusión anterior está avalada por el estudio diagnóstico realizado sobre el
diseño actual del Sistema de Finanzas a partir de la aplicación de la Lista de
Chequeo y otras técnicas que contribuyeron a determinar las principales
deficiencias que impiden el adecuado funcionamiento del Sistema.
El análisis del cumplimiento de los elementos de la Lista de Chequeo con
relación a la categoría de: Financieros, sobre Contabilidad, Comercialización y
de Control Interno, demostró que los elementos con menor porciento de
cumplimiento son los Financieros, con sólo un 64% de cumplimiento.
La nueva gestión financiera posibilita:
Alcanzar en el ISPJAE un nivel de excelencia que garantice la administración
eficiente de los recursos financieros para el adecuado funcionamiento y
desarrollo de la organización.
Un alto grado de informatización y automatización para la toma de decisiones
eficaces y efectivas, rompiendo así los esquemas anteriormente empleados.
El rediseño del Sistema de Administración Financiera abarcó desde la definición
de la misión, la identificación de los responsables, participantes y clientes, la
Conclusiones
92
confección del manual de procedimientos de los procesos y actividades, así
como la conformación del mapa de procesos.
Se estableció e implementó un sistema de indicadores a través de un Tablero de
Control con el fin de controlar el funcionamiento del sistema.
Se definieron y se clasificaron los principales riesgos que afectan el desarrollo de
los procesos que conforman el Sistema de Finanzas y se determinaron las
acciones de control para su prevención.
Recomendaciones
93
RECOMENDACIONES
Con el Rediseño del Sistema de Administración Financiera realizado, se proponen
algunas recomendaciones que contribuyen a seguir perfeccionando su funcionamiento
y sustentar los estudios posteriores:
Completar la implantación del rediseño del Sistema Informático Controla,
teniendo en cuenta el nuevo diseño del Sistema de Finanzas.
Aplicar la Lista de chequeo al Sistema de Finanzas mensualmente y continuar
perfeccionando el diseño de los puestos de trabajo para la mejora de sus
resultados.
Aplicar el fichero de Excel Tablero Control.xls en la conformación del Informe
Económico como una herramienta de control y diagnóstico del manejo de las
Finanzas en el centro e incorporar otros indicadores, formando parte del Proceso
P2110 Análisis Financiero.
Realizar un control sistemático de los cambios que se efectuaron con respecto al
Manual de Procedimientos del Sistema de Finanzas para comprobar la efectividad
del rediseño.
Realizar un estudio de tiempos por registros u observaciones que permita buscar el
óptimo del capital humano necesario, tomando como base el diseño actual de los
puestos de trabajos.
Publicar el rediseño realizado y sus actualizaciones futuras en la Ecoweb del
Centro para difundir los procedimientos y facilitarlos a los clientes del Sistema de
Finanzas.
Extender el rediseño del Sistema de Administración Financiera, con las
modificaciones requeridas, al resto de las universidades del país.
Recomendaciones
94
Impartir cursos de capacitación a todos los trabajadores implicados en el
funcionamiento del Sistema Informático Controla, con el fin de explotar todas las
opciones que brinda.
Crear una plaza de especialista dedicada a la sistematización y actualización de
la documentación legal vigente, a partir de las nuevas condiciones y
resoluciones que surjan.
Bibliografía
95
BIBLIOGRAFÍA
1. Acevedo, José. “Modelos y estrategias de desarrollo de la logística y las Redes de
Valor en el entorno de Cuba y Latinoamérica.” Tesis de doctorado. Facultad de
Ingeniería Industrial. Febrero, 2008.
2. Acevedo, José. “Sistema de Planificación Económica”, “Perfeccionamiento de la
Actividad Económica: Modelo de Gestión Económico-Financiera del MES”,
Editorial Félix Varela, La Habana, Cuba, 2011, páginas 14-25.
3. Acevedo, José; Gómez Martha y Colectivo de autores. “La Logística Moderna en
la Empresa”. Editora Logicuba. Volumen I. La Habana, 2007.
4. Acevedo, José; Gómez, Martha. “Diseño del servicio al cliente”. Editorial ISPJAE,
Ciudad de La Habana, Cuba. 2001.
5. Acevedo, José; Gómez, Martha. “Documentación del Diseño de los Procesos”,
Grupo de Logística y Gestión de la Producción (LOGESPRO); Instituto Superior
Politécnico “José A. Echeverría”. La Habana, 2009.
6. Acevedo, José; Gómez, Martha. “La logística moderna y la competitividad
empresarial”, La Habana, 2001.
7. Acevedo, José; Urquiaga, Ana Julia; Gómez Martha. “Gestión de la cadena de
suministro”. La Habana, 2001.
8. Acevedo, José; Urquiaga, Ana Julia; Torres, Lucy. “Procedimiento de Análisis y
Mejoramiento de Procesos”. Aplicación a una Corporación Comercial”, La
Habana, 2001.
9. Alonso Becerra, A. y otros. “Introducción a la Ingeniería. Materiales Auxiliares
Compilados”. p. 95. Ed. Félix Varela, Ciudad Habana, 2007.
10. Alonso, Alicia y Otros. “Ergonomía” La Habana, 2006
11. Altuve G. José. “Finanzas Teoría y Práctica”. Ediciones del consejo de
publicaciones de la ULA, Segunda Impresión, 1996.
12. Banco Central de Cuba. “Sistema Bancario Cubano: Por una Gestión Perfecta
en el 2004”, Revista No. 1, Publicación Trimestral, Enero – Marzo, 2004.
13. Bichachi, Diana Susana. “El uso de las Listas de Chequeo (Check-List) como
herramienta para controlar la calidad de la ley”, 2010.
Bibliografía
96
14. Bolaño, Rodríguez Yuniel. “Taller de Mapa de Riesgos”. Instituto Superior
Politécnico José A. Echeverría. La Habana, Cuba, 2009
15. Casanova, Cuatrecasas, Luis A. “Logística Empresarial”. Ediciones Gestión 2000
S.A. Madrid, España,1991.
16. Christopher, Martin. “Logística, aspectos estratégicos”. Editorial Limusa, 2002.
17. Colectivo de Autores. “Guía para una gestión basada en procesos”. Instituto
Andaluz de Tecnología. Imprenta Berekintza, 2009.
18. Colectivo de autores. “Manual Técnico del Sistema de Administración Financiera
Integrado”, 2002, página 2.
19. Colectivo de Autores. “Perfeccionamiento de la Actividad Económica: Modelo de
Gestión Económico-Financiera del MES”, Editorial Félix Varela, La Habana,
Cuba, 2001, páginas 70-123.
20. Colectivo de Autores. “Perfeccionamiento de la Actividad Económica: Modelo de
Gestión Económico-Financiera del MES”, Editorial Félix Varela, La Habana,
Cuba, 2011.
21. Colectivo de autores. Sistema de evaluación y acreditación de la GEF. MES, La
Habana, 2007.
22. Consejo de Estado. Decreto Ley 192 de 1999 “Ley de la Administración
Financiera del Estado”.
23. Fred Weston, J. “Fundamentos de Administración Financiera”. Décima Edición,
páginas 3-9, 43-60, 367-411,1993.
24. Fred Weston, J. “Fundamentos de Administración Financiera”. Mc GrawHill, Vol.
I y II, 1992.
25. Fred Weston, J; Thomas Copeland. “Finanzas en Administración”. Mc GrawHill,
Novena edición, Vol. I y II, 1995.
26. Galloway, Dianne. “Mejora continua de procesos”, Ed. Gestión 2000, Barcelona,
1998.
27. Harrington, James. “Mejoramiento de los procesos de la empresa”. Ediciones
Mac Graw- Hill. Interamericana S.A. Santa Fé de Bogotá, Colombia,1993.
28. Heras, M. “Gestión de la Producción”. Barcelona, España, Ed. ESADE, 1996.
29. Hernández, R., Fernández, C. y Batista, P.” Metodología de la Investigación”.
México: Mc Graw Hill, León, O. y Montero, I. ,2003.
30. http://www.gestiopolis.com/Canales4/fin/normagef55.htm, 2010.
Bibliografía
97
31. http://www.knoow.net/es/cieeconcom/gestion/gestionfinanciera.htm, 2010.
32. Ishikawa, Kaoru. ¿Qué es el Control Total de la Calidad?, la modalidad
japonesa. Editorial Ciencias Sociales, 1988.
33. Ishikawa, Kaoru. “Diagrama Causa Efecto”; 1953.
34. ISO 9001: 2000.
35. Kaplan, R. S.; Norton, D. P. “Cuadro de Mando Integral”. 3era Ed. Editorial
Gestión 2000 S.A. Barcelona. España, 1999
36. Morris, Daniel; Brandom, Joel. “Enfoque de procesos”, 2010.
37. Navarro, E. "Gestión y Reingeniería de procesos", 2005.
38. Peppard, Joe; Rowland, Phillip. "La esencia de la reingeniería en los procesos
de negocio" ,1994.
39. Pérez Piñeiro, T. “Fundamentos teóricos de la administración financiera y el
sistema presupuestario". Observatorio de la Economía Latinoamericana, Nº 119,
2009.
40. Pérez, M. “El Sistema de Control de Gestión. Conceptos básicos para su
diseño”, 2005. 41. VI Congreso del Partido Comunista de Cuba. “Lineamientos de la Política
Económica y Social del Partido y La Revolución”. Abril, 2011.
Anexos
98
ANEXOS
Anexos
Anexo 1: Diagrama Ishikawa.
Anexos
Anexo 2: Lista de Chequeo implantada en el Sistema de Finanzas.
No ELEMENTO CUMPLE NO CUMPLE
1
El viajero a su regreso al país, liquidará a la entidad los anticipos que se lahayan asignado dentro de los diez días naturales siguientes a su llegada. X
2
Poseer el certificado comercial para operar en moneda nacional o divisa,según proceda, y que éstos recojan todas las operaciones que se realizan. X
3
Existen documentos que acreditan que se han efectuado arqueos porsorpresa al efectivo y documentos con valor equivalente en poder de loscajeros, así como que se realizan estos arqueos siempre que se sustituya un custodio de estos medios, así co
X
4
Verificar que todos los fondos que opera la entidad, en su cuantía yconcepto, están debidamente autorizados, así como que la responsabilidadde la custodia de los mismos recae en una sola persona.
X
5
El cajero tiene en su poder y está actualizado, un documento emitido por elnivel superior que corresponda y que contiene los nombres y firmas de laspersonas autorizadas para aprobar las operaciones de caja y documentosque originan movimientos en la
X
6
En los pagos por el fondo para pagos menores se debe cumplir que: estánautorizados por los funcionarios facultados para ello, que se adjuntan a losvales los documentos justificativos del pago, que los vales se numeran enorden consecutivo.
X
7
los anticipos de gastos de viaje se liquidan dentro del término establecidosiguiente al regreso del viaje, y que no se conceden nuevas dietas atrabajador alguno sin que previamente haya liquidado la anterior. Comprobarque están habilitados y actualizad
X
8
Los vales de anticipo en poder del cajero se corresponden con los que seencuentran pendientes en el control de anticipos a justificar y liquidación degastos de viajes, y que existe la debida separación de funciones entre elresponsable del control y
X
Anexos
9
Todo ingreso de efectivo tiene el recibo documento que lo ampara,y que está debidamente firmado. X
10
Se reembolsa el fondo fijo, al menos, una vez al mes al final de cadaperíodo y comprobar que se revisan y aprueban por el personalfacultado para ello.Los justificantes de los reembolsos se inutilizancon la palabra "PAGADO" u otra similar, por pers
X
11
se mantiene un adecuado control sobre los cheques en blanco,comprobando además que se encuentran sin firmar. Asimismo severifica el control que existe sobre los cheques emitidos y loscancelados.
X
12
El total de efectivo recibido por el cajero se deposita en el Bancoal día hábil siguiente, o en otro período autorizado. X
13Los depósitos tienen el cuño y la fecha de recibido por el Banco. X
14
Los sobrantes de medios deben contabilizarse en cuentasespecíficas durante el período de investigación, que permitanademás conocer su solución de acuerdo con las regulacionesfinancieras vigentes.
X
15
Los activos y pasivos deben registrarse en el momento en que sereciban o se elaboren los documentos que los amparan y seoriginen los derechos y obligaciones a que dan lugar los mismos.
X
16
Toda adquisición de productos o contratación de servicios debecontabilizarse en el momento de su recepción, independientementedel momento de su pago.
X
17
Los ingresos por las ventas deben contabilizarse en el momento dela entrega de los productos, mercancías y servicios prestados a losclientes y los restantes ingresos al devengarse, independientementedel momento de su cobro.
X
Anexos
18
Los gastos deben registrarse en el momento en que se incurren,independientemente de la fecha de su liquidación o pago.Lascuentas de ingresos y gastos deben agruparse por estos conceptosy en dicho orden, para determinar el resultado del período.
X
19
Los saldos de las cuentas de activos y pasivos deben agruparsepor su homogeneidad, ordenándose en el Estado de Situación deacuerdo con su liquidez o exigibilidad, respectivamente.
X
20
los ingresos o beneficios sólo deben contabilizarse una vezdevengados, independientemente del momento de su cobro;mientras que las pérdidas y riesgos previsibles deben registrarse altenerse conocimiento de los mismos, cualquiera que sea su origen.
X
21
Los Estados Financieros deben registrarse a sus valores históricoso a sus modificaciones sistemáticas ocurridas; no reflejando valoresestimados de liquidación
X
22
Las cuentas que registran los adeudos y obligaciones debendesglosarse por clientes y proveedores y éstos por cada factura,cobro y pago efectuado.
X
23
Las cuentas que controlan los inventarios deben analizarse ensubmayores habilitados para cada producto o mercancía, de formatal que permitan comprobar sus existencias.
X
24
Los estados contables que se elaboran en una entidadpresupuestada deben ser confeccionados utilizando técnicasadecuadas y uniformes. X
25
Los entes contables informan sobre la situación financiera y losresultados de sus operaciones, en lapsos uniformes que permitenmedir, conocer y comparar los datos de un período con otro.
X
26
Las compras deben corresponderse totalmente (en surtido, preciosy cantidades) con lo contenido en la Autorización de Compraaprobada por la Dirección de Economía X
Anexos
27
La Dirección de Economía definirá por escrito con cada proveedorel personal autorizado a realizar compras y firmar facturas en losalmacenes del mismo, así como el personal autorizado a firmar lasfacturas cuando el proveedor entrega las mercancías en lo X
28
El comprador se responsabiliza con obtener en Finanzas elinstrumento de pago correspondiente (cheque, transferenciabancaria, crédito o tarjeta de débito) y entregarlo directamente en lainstancia responsabilizada con el cobro en el proveedor. X
29
Debe garantizarse que el importe del pago coincida exactamentecon el de la factura correspondiente; debe tramitarse cuando hayaalguna desviación la devolución por el proveedor del importe quemarca alguna diferencia con la factura. X
30
Al concluir el pago al proveedor debe realizarse la liquidación delmismo en Finanzas a través de entregar la constancia de recepciónde la mercancía en el almacén, copia de la factura y documentoacreditativo de la entrega del instrumento de pago al prov
X
31
Los contratos deben ser lo suficientemente precisos. Las partesdeben pactar todas las cláusulas necesarias que garanticen elmejor cumplimiento de la prestación objeto del contrato, atendiendoa su naturaleza y tipo. X
32
El objeto del contrato debe describirse de forma tal que aparezcanclaramente formuladas las prestaciones que lo conforman y losrequisitos que deben reunir éstas para su cumplimiento,entendiendo por ello, la descripción completa de los productos oservi
X
33
La conciliación entre los Gastos Presupuestarios Deven-gados,derivados de la ejecución presupuestaria y los pagos ejecutadospor las cuentas de Efectivo en Caja, en Banco y en Cuenta Unica deTesorería, debe realizarse mensualmen-te en cada unidad presup
X
Anexos
34
En cada unidad presupuestada los indicadores que le correspondan a esta conciliacion entre los gastos presupuestarios devengados ylos pagos ejecutados tienen que estar correctamente conciliados.
X
35
Implantar el procedimiento para determinar y exigir laresponsabilidad material a los trabajadores de todas las categoríasocupacionales, funcionarios, y dirigentes, en lo adelante eltrabajador
X
36 Actualizacion del modelo Recibo de Efectivo (SC-3-01) X37
Actualizacion del modelo Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje(SC-3-02). X
38 Actualizacion del modelo Vale para Pagos Menores (SC-3-03). X39
Actualizacion del modelo Control de Anticipos a Justificar (SC-3-04). X
40 Actualizacion del modelo Rembolso de Fondo (SC-3-05). X41 Actualizacion del modelo Arqueo de Efectivo en Caja (SC-3-06). X
42Actualizacion del modelo Registro Control de Cheques Emitidos(SC-3-07). X
43 Actualizacion del modelo Conciliación Bancaria (SC-3-08). X
44
Ambiente de Contro:lPresencia de un adecuado ambiente de control( Estructura Organizativa(Organigrama), planeacion anual, mensual e individual; cumplir con las políticas y prácticas en la gestión de Recursos Humanos.
X
45
Gestión y prevención de riesgos: Cada entidad debe tener identificados los riesgos de su proceso, y una vez identificados se debe determinar la probabilidad de ocurrencia y cuantificar un valos estimado de la pérdida de cualquier índole que pudiera ocaci
X
46
Gestión y prevención de riesgos: Existencia de un Plan de Prevención de Riesgos estructurado por Área o actividad y el de la entidad.
X
Anexos
47
Actividades de control: debe existir una coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización X
48Actividades de control: Tiene que existir un acceso restringido a los recursos, activos y registros. X
49
Actividades de contro: Existencias de indicadores de rendimiento y desempeño X
50
Supervisión y monitoreo: evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno X
51Supervisión y monitoreo: Existencia de un Comité de Prevención y Control X
Anexos
Anexo 3: Datos insertados en el MINITAB.
ELEMENTOS CUMPLIMIENTO AÑO ORIGEN Actualidad Categoría E1 C 2000 MFP 2000 Adelante Financiera E2 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E3 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E4 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E5 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E6 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E7 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E8 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E9 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E10 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E11 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E12 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E13 C 1994 MFP Antes 2000 Financiera E14 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E15 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E16 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E17 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E18 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E19 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E20 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E21 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E22 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E23 C 1997 MFP Antes 2000 Contabilidad E24 C 2006 MFP 2000 Adelante Financiera E25 NC 2006 MFP 2000 Adelante Financiera E26 C 2003 DE 2000 Adelante Comercialización E27 C 2003 DE 2000 Adelante Comercialización E28 C 2003 DE 2000 Adelante Comercialización E29 C 2003 DE 2000 Adelante Comercialización E30 C 2003 DE 2000 Adelante Comercialización E31 C 2005 MEP 2000 Adelante Comercialización E32 NC 2005 MEP 2000 Adelante Comercialización E33 C 2008 MFP 2000 Adelante Financiera E34 C 2008 MFP 2000 Adelante Financiera E35 NC 2007 MFP 2000 Adelante Contabilidad E36 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E37 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera
Anexos
E38 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E39 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E40 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E41 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E42 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E43 NC 2007 MFP 2000 Adelante Financiera E44 C 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E45 NC 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E46 C 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E47 C 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E48 C 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E49 NC 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E50 C 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno E51 C 2011 MJ 2000 Adelante Control Interno Leyenda C: Cumple. NC: No Cumple. DE: Dirección de Economía MFP: Ministerio de Finanzas y Precios . MJ: Ministerio de Justicia MEP: Ministerio de Economía y Planificación
Anexos
Anexo 4: Acta de Responsabilidad Material
Anexos
Anexo 5: Modelos del Sistema de Finanzas.
Anexos
Anexos
Anexos
Anexos
Anexos
Anexos
Anexos
Anexo 6: Manual de Procedimientos
Proceso: Gestión de Pagos
Descripción de Procesos Código P2101 Sistema Finanzas Proceso Gestión de Pagos Responsable Jefe del Grupo Finanzas Participantes Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas, Directora de Contabilidad y
Finanzas, Vicerrector Económico, Administradores y Jefe de áreas.
Clientes Áreas del Instituto
I- Objetivo
Garantizar el aseguramiento de las compras de mercancías, servicios y el pago de los
impuestos (aportes al presupuesto del Estado), mediante la emisión de instrumentos de
pago, manteniendo actualizada la disponibilidad financiera del centro según los planes,
normas e indicaciones establecidas, ejerciendo el adecuado control sobre el uso de los
recursos financieros.
II- Resultados a obtener
� Cheques nominativos, certificados y de gerencia
� Transferencias bancarias
� Modelo CR-09
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210101 Recepción, revisión y aprobación de la Solicitud de Pago. A210102 Confección y registro del instrumento de pago. A210103 Envío de documentos para las firmas autorizadas. A210104 Entrega al área de los instrumentos de pago confeccionados. A210105 Ejecución del pago. A210106 Recepción de la documentación de compra o servicio y acuse de recibo
firmado por el proveedor. A210107 Liquidación del pago y entrega de la documentación que conforma el
Expediente de Pago al Grupo de Contabilidad. A210108 Cancelación de cheques y anulación de pagos.
Anexos
A210109 Gestión de cheques extraviados. IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210101 Recepcionar, revisar y aprobar la Solicitud de Pago.
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas.
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas.
Cada vez que se reciba una Solicitud de Pago.
Solicitud de Pago aprobada.
A210102 Confeccionar y registrar el instrumento de pago.
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas.
Especialistas del Grupo Finanzas.
Cada vez que se emita un Instrumento de Pago.
Instrumento de pago confeccionado y registrado.
A210103 Proceder a las firmas autorizadas.
Jefe del Grupo Finanzas.
Rectora o Vicerrector Económico y Directora de Contabilidad y Finanzas o Especialista del Grupo Inventario.
Cada vez que se emita un instrumento de pago.
Cheque firmado y con acuse de recibo adjuntado para entregar a las áreas.
A210104 Entregar el cheque a las áreas.
Especialistas Grupo Finanzas.
Especialistas, Administrador de área y Compradores.
Cada vez que se necesite realizar un pago.
Cheque entregado.
A210105 Ejecutar el pago.
Administrador de Área, Jefe de Compras. Gestinador de documentos.
Compradores. En el caso de las transferencias bancarias y los CR-09 el gestionador ejecuta el pago.
Cada vez que se necesite realizar un pago.
Cheques entregados al proveedor y acuses de recibo firmados. Transferencias y CR-09 pagados directamente en el banco. entregadas al Grupo Finanzas.
Anexos
A210106 Recibir la documentación de la compra o servicio.
Administrador de Área, Jefe de Compra
Administrador de Área, Técnicos de ATM, Compradores
Cada vez que se realiza un pago.
Documentación de la compra y acuse de recibo entregados.
A210107 Liquidar y entregar a Contabilidad.
Administrador de Área y Jefe de Compras.
Especialista de Finanzas.
Cada vez que se realiza un pago.
Documentación de expediente de pago entregada.
A210108 Cancelar los cheques
Jefe de Grupo Finanzas
Especialista y Jefe de Grupo Finanzas, Administrador de Área.
Cuando transcurre el tiempo de validez del cheque ( 60 días) y no ha sido depositado en banco.(Existen varios motivos)
Cheque cancelado y Pago Anulado. Reintegro de los cheques de gerencia y certificados.
A210109 Gestionar los cheques extraviados
Jefe de Grupo Finanzas
Administrador de Área, Jefe de Compras
Cuando se extravía un cheque
Reporte de la pérdida del cheque reportada
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
Documentación deexpediente de pago
Área
A210101Recepcionar, Revisar
y Aprobar laSolicitud
A210107Liquidar y entregar aDpto. Contabilidad
A210106Recibir la
documentación de lacompra.
A210104Entregar los
cheques a lasáreas
A210108Cancelar cheques
A210109Gestionar los
cheques extraviados
Solicitud de Pago aprobada
Instrumento de pago registrado
Cheque
Documentación de compra
Expediente de Pago
Proveedor
BancoMetropolitano
Carta de chequeextraviado.A210105
Ejecutar el pago
Proceso Contable:Registro y Control
de Pagos
Dirección deContabilidad y
Finanzas
Solicitud Pago.Tipo
de compra:
Cheque (s)
Cheque sin disponibiidadCheque mal elaborado
Cheque caducado
DocumentaciónCheque Perdido
Documentación de lacompra
efectuada
2 Copias desolicitud de pago
Pago Anticipado: Prefactura,Oferta o Cotización
Compra a Credito:IR,Factura original,acta de recepcióny solicitud de pago
BFICarta de chequeextraviado
Carta de chequeextraviado
A2121Confeccionar y
registrar el instrumentode pago
(Cheque, transferenciabancaria o CR-09)
Comunicación dePago Anulado
TipoMoneda
Carta con medidasadoptadas
A210103Firmar el
instrumento depago
Instrumentos de pago firmados
Transferencias bancariasy
CR-09
BFI,Banco Metropolitano
Proceso Gestión de PagosEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011 VI-Descripción del procedimiento La Solicitud de Pago es un modelo (M210101) que se utiliza para solicitar un
determinado Instrumento de Pago (IP), que puede ser cheque nominativo o
certificado, cheque de gerencia, transferencia bancaria o modelo CR-09 para efectuar
un pago correspondiente a la compra de productos o servicios. (Monedas utilizadas:
Anexos
CUC, CUP, USD y Euros, esta última utilizada en el caso de los pagos efectuados de
las cuentas de proyectos internacionales aperturadas en esta moneda). Mediante
este modelo se puede solicitar el pago en las dos monedas (CUC y CUP
principalmente), o en cualquiera de ellas, según se requiera, atendiendo a:
Dos monedas: un original y dos copias.
Una moneda: un original y una copia.
Pago Anticipado: Prefactura, Oferta o Cotización emitida por el proveedor
debidamente firmada y acuñada. No debe exceder de 72 horas entre la fecha de
emisión y la entrega del instrumento de pago.
Pago a Crédito: Copia del Informe de Recepción (IR), la Factura original y el Acta de
Recepción de la mercancía.
Según el tipo de compra se deben seguir los procedimientos de la norma de la VRE:
Regulaciones sobre la ejecución de las compras.
Se debe entregar en el Grupo Finanzas la Solicitud de Pago original con los
documentos justificantes adjuntos por el personal autorizado a efectuar esta actividad
(Administrador de Área o Comprador).
A210101. Recepcionar, revisar y aprobar la Solicitud de Pago
Cuando la solicitud sea entregada por el comprador o administrador del área en el
Grupo Finanzas el especialista debe revisar en el momento que se presenta
(Solicitud de pago y documentos justificantes) que tenga llenos los campos
(escaques) requeridos de manera correcta, con cuño legible, sin enmiendas, ni
tachaduras; de no ser así, se devuelve para que sea rectificado el error o se
complete. En caso que los documentos estén correctos se procede a la siguiente
tarea.
T21010101. Revisión de la solicitud
La Solicitud será analizada por el Jefe del Grupo Finanzas y la aprobará de acuerdo
a:
� Si existe contrato vigente con el proveedor. (El departamento de comercial
envía al Grupo Finanzas la lista de contratos vigentes). Además se debe
Anexos
comprobar que el producto o servicio a pagar corresponda con el objeto social
de la empresa proveedora y que tengan certificados los precios de los mismos,
acorde al Listado Oficial de Precios emitido por el MFP.
� Si el área correspondiente tiene saldo disponible para cubrir el importe del
pago solicitado, o sea, que en el submayor del área exista disponibilidad para
descontar el pago. En caso que no haya saldo disponible deben emitir una
transferencia de fondos aprobada por el Administrador del Presupuesto que
administra la actividad relacionada con el pago.
� Si el importe solicitado corresponde con los documentos justificantes,
presupuestos aprobados por actividades y áreas.
� Si tiene el visto bueno del Administrador del Presupuesto que administra la
actividad relacionada con el pago.
� Si está aprobado por la persona que controla las Órdenes de Trabajo, en el
caso que sea por concepto de reparación, mantenimiento, modernización de
equipos de computación o inversión. (Direcciones de Mantenimiento,
Transporte o Inversiones).
� Si la solicitud y los documentos justificantes son legibles y no presentan
enmiendas, borrones, ni tachaduras.
� Si el Área no presenta cheques pendientes de liquidar.
� Si el plazo de validez de la oferta, prefactura o cotización establecido por el
proveedor no vence en el transcurso de la revisión, aprobación, confección y
entrega del cheque.
A210102. Confeccionar y registrar el instrumento de pago (IP)
Los cheques deben cumplir los requisitos expuestos en la Resolución No. 074/01,
04/09/2001: “Instrucciones complementarias sobre cobros y pagos”.
Para la confección del IP, la Solicitud de Pago debe especificar correctamente el
concepto de pago, el beneficiario, importe, número y título de la cuenta, entre otros
aspectos. Después de confeccionado el IP, el especialista del Grupo Finanzas
procede a su registro en los libros correspondientes (R210101) y en el Sistema
Informático Controla.
En el caso de la divisa cuando el proveedor solicita un cheque de gerencia (USD) se
Anexos
gestiona con el BFI la emisión del IP. Con relación a la certificación de un cheque
tanto en CUC como en CUP es cuando el monto sea mayor de $ 500.00. (El
Gestionador de documentos se encarga de tramitar esta actividad con el banco que
corresponda según la moneda solicitada, mediante el Modelo de Solicitud de
Certificación de Cheques o Gerencia (M210102) y en un plazo de 3 días hábiles debe
recoger el cheque de gerencia o certificado).
Cuando el pago sea para el cumplimiento de la legislación tributaria (Impuestos) el
instrumento a emplear será el Modelo CR-09 (M210103) para todos los conceptos
por los que se paguen impuestos en el Instituto.
A210103. Firmar el instrumento de pago
Después que el instrumento de pago sea aprobado por el Jefe del Grupo Finanzas se
procede a las firmas autorizadas, que están conformadas por una firma principal y
una secundaria. Esta actividad debe ejecutarse en un término de 2 días hábiles a
partir que el cliente solicita el servicio.
A210104. Entregar los cheques al área
Los administradores de área (personal autorizado) deben recoger el cheque en el
Grupo Finanzas a partir de los 3 días hábiles siguientes a la aceptación de la
Solicitud de Pago. Al entregar el cheque el administrador debe firmar el Libro de
Registro de Cheques correspondiente, reteniendo los documentos justificantes del
instrumento de pago. Junto a cada cheque entregado, el Grupo Finanzas debe
entregar el Acuse de Recibo (M210104). Se deben entregar en el Grupo de
Contabilidad las dos (2) copias de la Solicitud de Pago especificando como referencia
cruzada, el número (s) de cheque (s) emitido(s), donde se procede a la
Contabilización: Registro y Control de Pagos.
Los cheques con más de 60 días de confeccionados si no han sido recogidos por el
área solicitante son cancelados y ante una nueva necesidad del área, se debe
realizar una nueva Solicitud de Pago con la correspondiente prefactura, oferta o
cotización actualizada.
Anexos
A210105. Ejecutar el pago
Esta actividad forma parte del proceso de Compras. El área compradora debe
entregar los cheques al proveedor y este debe firmar el Acuse de Recibo
correspondiente (nombre, fecha y firma) como constancia de que recibió el cheque
especificado. No debe entregarse al proveedor cuando ello implique dejar saldo en el
mismo, excepto compras de extrema prioridad.
En el caso de los pagos por transferencia bancaria y CR-09 se gestionan por el
Grupo Finanzas directamente con los bancos, o sea, no se entrega el IP al área.
A210106. Recibir la documentación de la compra.
Esta actividad también forma parte del proceso de Compras. Los administradores de
área y/o el Jefe de Compras deben recepcionar la mercancía comprada, con el
objetivo que los técnicos de ATM verifiquen la documentación de la compra
efectuada en cuanto al importe del cheque y a las facturas originales emitidas por el
proveedor, si no existen errores, el técnico de ATM firmará el Acuse de Recibo,
donde registra el número de Informe de Recepción y lo entrega al Jefe de Área.
Cuando la compra sea de un servicio, la factura se entrega directamente en el Grupo
Finanzas conjuntamente con el Acuse de Recibo del cheque firmado por el
proveedor.
A210107. Liquidar y entregar al Grupo de Contabilidad.
T21010701. Control de Cheques
El Jefe del Grupo Finanzas debe controlar que los cheques entregados a los
proveedores estén debitados según los estados de cuenta del banco y confirmados
en el Libro de Control de Cheques.
T21010702.Liquidación
Cuando sea entregado el acuse de recibo y/o la factura, el Jefe del Grupo Finanzas
debe comparar el contenido de la factura con la prefactura o contrato. Si se
corresponden ambos documentos, se procede a efectuar la liquidación en el Sistema
Controla.
Anexos
En caso que existan diferencias o transcurra más de un mes sin aparecer debitado
en el estado de cuenta del banco se comunica con el proveedor para conciliar los
documentos pendientes. Luego el Grupo Finanzas entrega la documentación del
Expediente de Pago al Grupo de Contabilidad, para efectuar la contabilización de los
mismos.
A210108. Cancelar cheques
T21010801. Cancelación del Cheque
Cuando el comprador busca una mercancía con un cheque(s), donde se especifique
el importe por el que se va a comprar, avalado por una prefactura y dicha mercancía
ya no exista o el servicio contratado ya no se pueda brindar, se debe cancelar el
cheque en el Grupo Finanzas, explicando la causa de la cancelación. Además el Jefe
del Grupo Finanzas se encarga de controlar (Mediante los libros de registro de
cheques) aquellos cheques emitidos, que al transcurrir 60 días de la emisión no
aparecen debitados en el banco. En el caso que el área no tenga conocimiento que el
cheque ha caducado, para proceder a la anulación del mismo, el Jefe del Grupo
Finanzas debe comunicárselo para que el cheque sea devuelto, en caso que se haya
entregado al área.
T21010802. Archivo del Cheque
El cheque cancelado o caducado que sea certificado o de gerencia se registrará en el
libro de registro de cheques correspondiente al tipo de moneda y posteriormente se
procede a la solicitud de reintegro con los bancos. Los cheques que no cumplan este
requisito se archivan en orden consecutivo.
T21010803. Actualizar Modificaciones
Se deben actualizar las modificaciones en el Sistema Controla Una vez anulado el
pago se debe comunicar al Grupo Contabilidad para que se cancele el cheque en el
Sistema ASSETS NS.
A210109. Gestionar los cheques extraviados.
Anexos
T21010901. Notificación Perdida del Cheque
En caso de extravío o pérdida y deterioro de un cheque los Jefes de Áreas y/o el Jefe
de Compras, están obligados en el término de 24 horas a emitir una carta
especificando el número e importe del cheque y entregarla al proveedor con copia al
Grupo Finanzas. Además deben firmar el Acta de Responsabilidad Material
(M210105).
El Jefe del Grupo Finanzas notifica por escrito al correspondiente banco sobre dicha
pérdida especificando: beneficiario, importe, fecha y número del cheque.
Simultáneamente el Jefe de Área y/o el Director de ATM deben analizar las causas y
responsabilidades en la pérdida, adoptando las medidas disciplinarias y de
responsabilidad material que correspondan. Además se debe elaborar una carta para
el Vicerrector de Economía que explique las medidas adoptadas.
Proceso: Anticipos
Descripción de Procesos Código P2102 Sistema Finanzas Proceso Anticipos Responsable Jefe de Grupo Finanzas Participantes Especialistas del Grupo Finanzas, Cajero, Jefes de Áreas Clientes Trabajadores del Centro
I- Objetivo
Garantizar el financiamiento de las actividades del centro y los viajes al extranjero, en
el caso que se requieran para su funcionamiento, mediante la gestión de anticipos en
CUC y CUP, de acuerdo a los conceptos y normas establecidas.
II- Resultados a obtener
� Planilla de Viaje al Extranjero firmada y aprobada
� Modelo de Dietas
Anexos
� Cheque en CUC y efectivo extraído
� Efectivo extraído en CUP
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210201 Entrega del cheque y/o efectivo en CUP a los clientes A210202 Liquidación de los vales de gastos A210203 Devolución en Caja del efectivo no utilizado
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210201 Entregar el anticipo.
Jefe de Grupo Finanzas.
Especialista Grupo Finanzas, Cajero Trabajador y Jefe de Área
Cada vez que se solicite y apruebe un anticipo.
Cheque entregado y /o efectivo extraído.
A210202 Liquidar los vales de gastos.
Jefe de Grupo Finanzas.
Cajero, Especialista de Finanzas, Trabajador, Jefe de Área
Cada vez que se entregue los comprobantes de gastos.
Vales de liquidación.
A210203 Devolver en Caja el efectivo no utilizado.
Jefe de Grupo Finanzas.
Cajero, Especialista de Finanzas, Trabajador, Jefe de Área
Cada vez que los comprobantes de gastos no cubran el monto del cheque solicitado.
Recibo de Cobro.
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
A210201Entregar el anticipo al
trabajador
A210202Liquidar los vales de
gastos
Proceso RelacionesInternacionales: Viaje
al extranjero BFIModelo de Planillade Viaje verificado
y firmado
Comprobantes originales de gastosImporte utilizado
Cheque registrado y firmado
Cheque y en casonecesario modelo
de comprade moneda extranjera
Proceso deContabilidad,
Registro y Controlde Pagos
Documentación deexpediente de Pago
Efectivo no gastadoImporte no utilizado
A210203Devolver en Caja
efectivo no utilizado
Proceso AnticiposEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
A210201. Entregar el anticipo al trabajador
T21020101. Entrega de Cheque (s).
La Vicerrectoría Económica le envía al Grupo Finanzas la Planilla Económica de
Viajes al Extranjero: Solicitud de Divisa para Viaje al Extranjero (M210201) firmada y
aprobada previamente por el jefe de Relaciones Internacionales, solicitando el
anticipo para financiar el viaje al trabajador. Esto debe provenir del proceso de
Relaciones Internacionales: Trámites de Salida P1104 de la actividad A110402:
Analizar y aprobar en Rectoría las propuestas de salida al exterior.
Según la planilla económica se genera el cheque correspondiente, (siempre se debe
verificar que correspondan con la norma emitida por la VRE: Dieta diaria a entregar a
los viajeros cubanos en misión de trabajo al Extranjero, que tributa a la Resolución
No. 138/00, MFP, de 18/05/00: “Reglamento por gastos de viajes al extranjero”.
Anexos
Se le entrega un cheque en CUC, por los valores correspondientes a los trámites
consulares, Visa y Viáticos, Impuestos de Aeropuerto, Impuestos de Transporte,
Dinero de bolsillo, Dieta, Seguridad del Viajero, Colegiaturas. El cheque se registra
en el libro de registro de cheques en CUC y en el registro de anticipos. El trabajador
debe firmar en dichos registros una vez que recoge el cheque, como constancia de
que recibió el mismo.
Se genera además el modelo “Compra de Moneda Extranjera- Extracción de
Efectivo” (M210202) en el cual se especifica el concepto de pago, nombre del
trabajador, con número de carné de identidad, la información del cheque CUC
emitido anteriormente y la moneda solicitada; además debe estar firmado por las
firmas autorizadas. El objetivo de este modelo es poder cambiar el efectivo recibido
en CUC por el equivalente en la moneda necesitada por el trabajador, según el país
donde viaje.
Para la solicitud de anticipos en CUP, el trabajador solicita el anticipo, mediante el
Modelo de Vale de Pagos Menores (M210203), el cual tiene que estar firmado por el
Responsable del Área y una vez que se apruebe por parte del Vicerrector Económico
se registra en los libros de anticipos en CUP, especificando en el modelo el número
consecutivo que generó ese anticipo. El trabajador debe firmar el libro como
constancia de recibido.
T21020102. Entrega de Efectivo
El trabajador entrega el cheque en CUC emitido y el modelo de compra- extracción
en el BFI para extraer el efectivo. El tipo de moneda solicitada variará según el país y
el objetivo o concepto de su viaje. Para los viajes nacionales el trabajador presenta
en la Caja el modelo de Vale de Pagos Menores y se procede a la entrega del
efectivo.
A210202. Liquidar los vales de anticipos
Una vez que el trabajador regresa, debe entregar en el Grupo Finanzas los
comprobantes originales correspondientes a los justificantes establecidos (transporte,
alojamiento, impuesto de aeropuerto y otros gastos autorizados previamente). Esto lo
Anexos
debe realizar dentro de los tres días hábiles siguientes a su llegada. Si el trabajador
viaja al extranjero debe entregar un Modelo emitido por Relaciones Internacionales
(M210203) que refleja la fecha de llegada del trabajador.
T21020201.Liquidación
El Especialista del Grupo Finanzas adjunta estos comprobantes al vale de anticipos y
compara el monto de los comprobantes con el importe del anticipo emitido, lo que
demuestra si hay importe no utilizado o importe sin justificar. En este caso, el
trabajador debe reintegrar el valor del importe mediante un depósito en la caja por el
concepto de reintegro de gastos.
Para esto se elabora un comprobante con el número de cheque a liquidar, el importe
y el nombre del trabajador, el cual se entrega al trabajador y este lo presenta en la
Caja Central para la realización del depósito, dándole copia del mismo. Una copia de
este recibo se debe archivar en el Grupo Finanzas junto con los comprobantes de
gastos y los documentos originales se envían al Grupo de Contabilidad para proceder
a su contabilización.
Proceso: Gestión de Préstamos Internos
Descripción de Procesos Código P2103 Sistema Finanzas Proceso Gestión de Préstamos Internos Responsable Jefe de Grupo Finanzas Participantes Especialistas del Grupo Finanzas, Cajero, Jefes de Áreas Clientes Trabajadores del centro
I- Objetivo
Facilitar mediante un instrumento de pago (cheque en CUC) un préstamo de efectivo
para viajes al extranjero, el cual tiene que ser devuelto en caja en el tiempo
establecido.
Anexos
II- Resultados a obtener
� Planilla de Viaje al Extranjero firmada y aprobada
� Cheque en CUC y efectivo extraído
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210201 Entrega del cheque a los clientes A210202 Devolución del efectivo en Caja
IV-Relación de actividades del proceso Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados
a obtener A210201 Entregar el
préstamo Jefe de Grupo Finanzas
Especialistas Grupo Finanzas, Trabajador y Jefe de Área
Cada vez que se solicite y apruebe un préstamo
Cheque entregado y /o efectivo extraído
A210203 Devolver el efectivo en Caja
Jefe de Grupo Finanzas
Cajero, Especialista de Grupo Finanzas, Trabajador, Jefe de Área
Cada vez que se apruebe un préstamo
Recibo de Cobro
V- Esquema del mapa del proceso
A210301Entregar elpréstamo altrabajador
A210302Devolución de
efectivo en Caja
Proceso RelacionesInternacionales:
Viaje al extranjero BFI
Modelo de Planillade Viaje verificadoy firmado, solicitud
el préstamo en divisa
Regreso del viaje
Cheque registrado y firmado
Cheque y en caso necesariomodelo de compra
de moneda extranjera
Proceso deContabilización,
Registro y Controlde Pagos
Documentación deexpediente de Pago
Proceso Gestión de préstamosInternosEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
Anexos
VI-Descripción del procedimiento
A210301. Entregar el préstamo al trabajador
T21030101. Entrega de Cheque en CUC.
La Vicerrectoría Económica le envía al Grupo Finanzas la Planilla Económica de
Viajes al Extranjero: Solicitud de Préstamo para Viaje al Extranjero firmada y
aprobada previamente por el Jefe de Relaciones Internacionales, solicitando el
préstamo para financiar el viaje al trabajador. Esto debe provenir del proceso de de
Relaciones Internacionales: Trámites de Salida P1104 de la actividad A110402:
Analizar y aprobar en Rectoría las propuestas de salida al exterior.
Según la planilla económica se genera el cheque correspondiente en CUC (se
verifica que el importe solicitado se corresponda con la norma emitida por la VRE) y
una vez firmado se le entrega al trabajador, quien debe firmar el libro de registro de
cheques CUC, como constancia de que recibió el mismo. Se genera además el
modelo “Compra de Moneda Extranjera- Extracción de Efectivo”, en caso que lo
necesite.
T21020101. Entrega de Efectivo
El trabajador entrega el cheque en CUC emitido y el modelo de compra- extracción
en el BFI para extraer el efectivo.
A210202. Devolver el efectivo en Caja
Una vez que el trabajador regresa del viaje, el Especialista del Grupo Finanzas emite
un comprobante de depósito por concepto de reintegro de gastos, que especifica el
importe a devolver, número de cheque emitido inicialmente y nombre del trabajador,
el cual se entrega al trabajador y este lo presenta en la Caja Central para la
realización del depósito, dándole copia del mismo. Una copia de este recibo se debe
archivar en el Grupo Finanzas junto con la Planilla Económica y los documentos
originales se envían al Grupo de Contabilidad para proceder a su contabilización.
Anexos
Proceso: Gestión de Cobros
I- Objetivo
Recibir en caja todo el efectivo correspondiente a los cobros que se realizan a los
clientes internos por los diferentes conceptos y monedas establecidas; y controlar
mediante el Estado de Cuentas de Divisas emitido por el MES los cobros recibidos por
transferencia bancaria.
II- Resultados a obtener
� Modelo de depósito
� Efectivo depositado en caja
� Cobro recibido por transferencia bancaria
III- Código y funciones de las actividades del proceso
Descripción de Procesos Código P2104 Sistema Finanzas Proceso Gestión de Cobros Responsable Jefe de Caja Participantes Directora de Contabilidad y Finanzas, Cajero, Jefe del Grupo
Finanzas; Especialista del Grupo Comercial y Áreas. Clientes Administradores de Áreas, trabajadores y estudiantes
A210401 Confección del modelo de depósito debidamente firmado y acuñado, según concepto de cobro.
A210402 Realización del depósito de efectivo en la caja y emisión de comprobante o recibo de efectivo.
A210403 Control del cobro recibido por transferencia bancaria.
Anexos
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210401 Emitir el Modelo de Depósito.
Jefe de Área Administrador del Área
Cada vez que se necesite realizar un depósito.
Modelo de Depósito.
A210402 Depositar en caja.
Cajero Trabajador, estudiantes y cajero.
Cada vez que se necesite realizar un depósito.
Efectivo depositado; Arqueo de Caja.
A210403 Controlar el cobro recibido por transferencia bancaria.
Jefe de Área Administrador del Área; Especialista Grupo Comercial; Jefe del Grupo Finanzas y Directora de Contabilidad y Finanzas.
Cada vez que se emita un cobro por transferencia bancaria.
Cobro recibido. (Ingreso)
V- Esquema del mapa del proceso
Área o ClienteA210401
Emitir del Modelode Depósito
A210402Depositar en
caja
Modelo de DepósitoRecibo de efectivo Área o Cliente
Necesidad de efectuarpago o depósito por losconceptos autorizados.
Efectivo y Recibosde efectivo del día
ProcesoFinanciero P2112
Gestión deFondos de Caja
Proceso Gestión de CobrosEntradas Salidas
A210403Controlar el cobro
recibido portransfrerencia bancaria
MES Transferencia bancaria Estado deResultadoReporte de Ingresos
Fecha de actualización: Abril/2011
Anexos
VI-Descripción del procedimiento
A210401. Emitir el Modelo de Depósito.
Este proceso debe regirse por las normas internas de la VRE, que tributan a la
Resolución No. 324/94, 21/11/1994: “Regulaciones Bancarias sobre el depósito,
extracción, tenencia y control del efectivo en Moneda Nacional”.
T21040101. Emisión del Modelo de Depósito
El área debe emitir un modelo de depósito por los conceptos siguientes:
� Pérdida (decreto ley 249 de Responsabilidad Material).
� Ventas de productos y servicios. (Factura Comercial)
� Ventas de cafeterías y comedores.
� Liquidación del transporte obrero.
Las áreas promotoras mediante el proceso Comercial P2205 Facturación realizan en
la caja el depósito mediante el Modelo de autorización de depósito (M210401)
emitido por comercial. Se puede generar un cheque por venta de mercancía (libros y
materia prima) el cual se debe depositar en la caja. En caso de Ventas de Productos
y Servicios, el Modelo utilizado será la Factura Comercial (M210402) para CUC.
Los Modelos varían según el concepto, especificando en todos los casos:
� Fecha de emisión.
� Nombre y apellidos de la persona que va a realizar el depósito en caja.
� Área en cuestión (Área que emite el modelo).
� Importe.
� Debe estar debidamente firmado y acuñado.
A210402. Depositar en caja
T21040201. Entrega de Modelo en la Caja
El trabajador se dirige a la caja y entrega el efectivo junto con el modelo autorizado.
El cajero recibe el efectivo y emite un comprobante (M210403) para que el trabajador
entregue en su área. El cajero verifica que el efectivo entregado corresponda con el
Anexos
indicado en el modelo. En caso de no coincidir se retorna el efectivo y el modelo al
cliente (no se realiza la operación de depósito).
T21040203.Arqueo de Caja Diario
Al finalizar la jornada laboral se realiza el arqueo de caja correspondiente al día y una
vez que se realice el cuadre de caja, se entregan los recibos de efectivo al Grupo
Finanzas para que se registren en el Sistema controla. Para esto remitirse a la
actividad (A211202) Arqueo de Caja. P2112 Gestión de Fondos de Caja.
A210403. Controlar el cobro recibido por transferencia bancaria
Al finalizar cada mes el MES emite el Estado de Cuentas en CUC, en el que se
reflejan todas las operaciones de ingresos y gastos que procedieron en la cuenta de
divisas del Instituto existente en el Ministerio. En este documento se especifican los
cobros recibidos por clientes externos e internos mediante transferencia bancaria
correspondientes a los servicios aprobados en el Objeto Social No. 37/2011. Los
mismos se consideran como ingresos y el 60% de su importe se deposita en la
cuenta del Instituto.
Proceso: Transferencias Internas
Descripción de Procesos Código P2105 Sistema Finanzas Proceso Transferencias Internas Responsable Jefe de Grupo Finanzas Participantes Jefes de Áreas, administradores del presupuesto, especialistas Grupo
Finanzas. Clientes Áreas.
I- Objetivos
Garantizar el aseguramiento de las compras internas de mercancías y servicios
mediante la emisión de transferencias internas, manteniendo actualizada la
disponibilidad financiera de las áreas según los planes, normas e indicaciones
establecidas; ejerciendo el debido control sobre el uso de los recursos financieros.
Anexos
II- Resultados a obtener
� Transferencia interna de fondos.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210501 Emisión del modelo de transferencia A210502 Firma por parte del administrador del presupuesto A210503 Realización de la transferencia
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210501 Emitir el Modelo de Transferencia de Fondos.
Jefe de Área Especialistas Grupo Finanzas
Cada vez que se necesite realizar una transferencia de fondos.
Modelo de transferencia de fondos firmado
A210502 Comprobar y firmar.
Jefe de Área.
Jefe de Área, Administrador del presupuesto.
Cada vez que se emita el modelo de transferencia de fondos.
Modelo de transferencia de fondos firmado y acuñado
A210503
Verificar y transferir el dinero en el Sistema Controla.
Jefe de Grupo Finanzas.
Especialistas Grupo Finanzas
Cada vez que se solicite una transferencia de fondos.
Transferencia interna de fondos realizada
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
Modelo de Transferencia de Fondos Internafirmado por administrador del presupuesto
Existencia de disponilibidad
Necesidad de obtenerdeterminado
producto o recibirdeterminado servicio.
Clienteinterno
A210501Emitir el Modelo de
Transferencia deFondos
A210502Comprobar
disponibilidad yFirmar
A210503Transferir dinero en el
Sistema Controla
Importetransferencia
Incremento de disponibilidad ProveedorInterno
Clienteinterno
No coinciden los importes:Rechazar el Modelo de Transferencia
Proceso Transferencias InternasEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
A210501. Emitir el Modelo de Transferencia
Las Transferencias Internas se encargan de financiar aquellas áreas que prestan
servicios internos (Mantenimiento, ATM, imprenta, hoteles, etc.).
Además se realizan para la distribución del fondo central, (asignado previamente por
el MES, por parte de los Administradores del Presupuesto) por actividades según las
necesidades de las áreas. Para este caso se denomina el administrador de
presupuesto que autoriza el dinero del fondo central para el área proveedora
(beneficiario interno).
T21050101. Llenado Modelo Transferencia
El Jefe de Área o su Administrador (Cliente interno) completan la información del
Modelo de Transferencia de Fondos (M210501) (Versión digital Ecoweb).
T21050102. Firmado del Modelo de Transferencia
Se firma debidamente (Firmas de Administradores de Presupuesto) y se envía al
beneficiario o proveedor interno directamente.
Anexos
A210502. Comprobar y Firmar
T21050201. Chequeo importe de la transferencia
El Jefe de Área o su Administrador chequea que el importe de la transferencia
coincida exactamente con el importe de la Solicitud de Pago. En caso de no existir
coincidencias el mismo es devuelto.
T21050202. Firmado del Modelo de Transferencia
Si todo está en orden se firma el Modelo de Transferencia de Fondos y se envía al
Grupo Finanzas.
A210503. Verificar y transferir el dinero en Sistema Controla
T21050301.Verificación del modelo
Se verifica que el Modelo de Transferencia de Fondos esté debidamente firmado por
los Administradores y Jefes del área que transfieren el dinero.
T21050302. Análisis Disponibilidad
Se analiza si el área o el Fondo Central tienen disponibilidad, en caso que no posea
se comunica al beneficiario o proveedor interno, retornando el modelo de
transferencia de fondos. En este caso el beneficiario debe realizar la reclamación
pertinente.
T21050303. Transferencia Dinero en el Sistema Controla
El especialista del Grupo Finanzas realiza la transferencia de dinero en el Sistema
Controla.
Anexos
Proceso: Pagos Menores
Descripción de Procesos Código P2106 Sistema Finanzas Proceso Pagos Menores Responsable Vicerrector Económico Participantes Jefe del Grupo Finanzas, Cajero, Directora de Contabilidad y
Finanzas, Vicerrector Económico. Clientes Áreas.
I- Objetivos
Asegurar la entrega de efectivo en CUP para ejecutar pagos de servicios y compras de
mercancías, siempre y cuando el monto solicitado no exceda el importe de $ 500.00.
II- Resultados a obtener
� Vale de pagos menores debidamente firmado y aprobado.
� Entrega del efectivo al ejecutor del pago menor.
� Modelo de reembolso.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210601 Confección del modelo de Pagos Menores, debidamente firmado y aprobado.
A210602 Entrega de efectivo al portador del Modelo de Pagos Menores. A210603 Reembolso del fondo de efectivo en caja
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210601 Emitir el Vale de Pagos Menores.
Jefe de Áreas
Jefes de Áreas, Vicerrector Económico
Cada vez que se realiza un pago menor
Vale de pagos menores firmado y aprobado
Anexos
A210602 Entregar el efectivo
Jefe del Grupo Finanzas
Cajeros, Trabajador
Cada vez que se necesite realizar un pago menor
Efectivo y comprobante entregado
A210603 Reembolsar el fondo de efectivo en caja
Jefe del Grupo Finanzas
Cajero, Jefe de Grupo Finanzas y especialista Contabilidad
Cada vez que se reembolsa el fondo de efectivo
Efectivo extraído en banco
V- Esquema del mapa del proceso
ÁreaA210601
Emitir el Vale depagos menores.
A210602Entregar el
efectivo
A210603Reembolsar elfondo de caja
EfectivoComprobante
de efectivoÁrea
Necesidad de realizarun pago menor a proveedor
Efectivo y recibos
P010302Proceso de
Contabilización,Control de Caja y
Banco
Modelo de reembolso
Proceso Pagos MenoresEntradas Salidas
Pago Menor Aprobado
Fecha de actualización: Abril/2011
Anexos
VI-Descripción del procedimiento
A210601. Emitir el Vale de pagos menores.
Este proceso debe regirse según la Resolución No. 324/94, 21/11/1994:
“Regulaciones Bancarias sobre el depósito, extracción, tenencia y control del efectivo
en Moneda Nacional”..
T21060101. Emisión del Vale de pagos menores
El área emite el Vale de Pagos Menores (M210401) debidamente firmado,
especificando nombre y apellidos del portador. Se considera un pago menor (en
efectivo) cuando el monto es menor o igual que 500 CUP por lo que este es el monto
máximo permisible de cada vale de pagos menores. Esto está definido en la
resolución 245/2008: Normas Bancarias para Cobros y Pagos del BCC. El modelo
debe estar firmado por el personal que contenga registrada su firma en los Modelos
de Firmas Autorizadas, aprobado por el Vicerrector Económico.
Existen dos variantes de pagos menores:
Se solicita un anticipo y luego se realiza la liquidación presentando vale de pago
menor y la factura o comprobante original correspondiente.
Se solicita el pago menor adjuntando factura o comprobante original del pago ya
realizado al proveedor y el número de IR de la mercancía comprada.
Posteriormente se envía el Vale de Pagos Menores al Grupo Finanzas junto con la
documentación pertinente.
T21060102. Revisión del modelo
El especialista del Grupo Finanzas revisa la solicitud y determina si cumple los
requisitos establecidos y con las firmas autorizadas.
A210602. Entregar el efectivo
T21060201. Entrega del Vale de Pagos Menores
El trabajador que solicita el Pago Menor entrega el Vale de Pagos Menores en la
Caja.
Anexos
T21060202. Verificación del Vale y entrega de efectivo
El cajero verifica que el Vale está debidamente firmado y autorizado. Si todo está
correcto, procede a la entrega del efectivo al trabajador, retiene el Vale y entrega el
comprobante de efectivo.
Proceso: Pagos a Privados
Descripción de Procesos Código P2107 Sistema Finanzas Proceso Pagos a Privados Responsable Jefe del Grupo Finanzas Participantes Vicerrector Económico, Rector, Jefes de Áreas Clientes Áreas y Trabajadores.
I- Objetivos
Garantizar que el centro reciba determinados servicios indispensables sin necesidad de
ampliar la plantilla de contratos, ajustándose a las resoluciones y normativas vigentes y
al presupuesto destinado para esa actividad.
II- Resultados a obtener
� Solicitud de Pago a particulares debidamente aprobada.
� Pago por el servicio prestado.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210701 Solicitud de autorización de pagos a particulares A210702 Entrega del efectivo al particular
Anexos
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210701 Solicitar la Aprobación de pago a privados
Jefe del Grupo Finanzas
Trabajador, Especialistas del Grupo Finanzas, Vicerrector Económico
Cada vez que se realiza un pago a particulares
Solicitud de Pago a particulares debidamente aprobada
A210702 Ejecutar el pago
Jefe de Área Jefe de Área, Cajero
Cada vez que se autoriza un pago a particulares
Pago ejecutado
V- Esquema del mapa del proceso
Área
A210702Ejecutar el pago Área
A210701Solicitar el vale
de PagosMenores
Vale de Pagos Menores firmadoy Factura
Necesidad depagar servicioadquirido deun particular
Entrega de Efectivo
Proceso Pagos a PrivadosEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
A210701. Solicitar la Aprobación de pago a TCP
T21070101. Solicitud de Pago
En la Resolución No. 042/01, 05/04/2001: “Normas sobre los pagos a privados por
compra de bienes y servicios” con modificaciones por la Resolución No. 65/02 BCC
Anexos
Proceso: Conciliación Bancaria
Descripción de Procesos Código P2108 Sistema Finanzas Proceso Conciliación bancaria Responsable Jefe del Grupo Finanzas. Participantes Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas, Especialista Grupo
Contabilidad. Clientes Banco Financiero Internacional y Banco Metropolitano.
del 2/12/02 y por la Resolución No. 69/03 BCC del 1/08/03 y en la Circular Interna:
Pagos de servicios a trabajadores por cuenta propia emitida por la VRE se
especifican los servicios por los que se pueden pagar a Trabajadores por Cuenta
Propia además del procedimiento a seguir, mediante los pagos menores, especifica
que el pago solamente puede ser de un máximo de 100 CUP, lo cual debe ser
autorizado por la Vicerrectoría Económica y la Rectora.
En caso de que sea mayor de 100 CUP debe ser aprobado por el (BCC) por
determinados servicio especificados en la Instrucción No. 1 de 2008: Instrucción
complementaria para el cumplimiento de las Normas Bancarias para los Cobros y
Pagos. En las Normas Bancarias para los Cobros y Pagos (245/2008) del BCC
establece las regulaciones para ejecutar estos pagos y los instrumentos de pago a
utilizar.
El área interesada emite Vale de pagos Menores y la factura y la entrega en la
Vicerrectoría Económica quien revisa que cumpla con las regulaciones establecidas,
si es aprobada se procede a la firma y registro en el Libro de reportes de Pagos a
Privados; luego se envía al Rector para que la firme. Puede no aprobarse la solicitud
en cualquiera de los niveles antes expuestos, en este caso concluye el proceso.
A210702. Ejecutar el pago
Remitirse al proceso Pagos Menores P2106 para pagar a Trabajadores por Cuenta
Propia.
Anexos
I- Objetivos
Mantener el debido control sobre las operaciones bancarias que se realizan en el
Instituto manteniendo actualizada la disponibilidad financiera según los planes, normas
e indicaciones establecidas.
II- Resultados a obtener
� Certificación de Confirmación de Estados de Cuentas Bancarias.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210801 Conciliación bancaria a partir de los estados de cuenta emitidos por el BFI y BM.
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A210801
Conciliar las transacciones bancarias de los estados de cuentas con los Instrumentos de pagos emitidos.
Jefe del Grupo Finanzas.
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas, Especialista Grupo Contabilidad.
(Antes del día 5 de cada mes)
Reporte de Conciliación Bancaria y Modelo TI-32.
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
A210801Conciliar con el banco
los instrumentos depagos emitidos por
Finanzas
BFI
VicerrectoríaEconómica
Reporte ConciliaciónBancaria mensual
Estado de cuenta CUC
BancoMetropolitano
Estados de cuenta CUP
BFI
BancoMetropolitano
Certificación de Confirmaciónde Estados de Cuentas Bancarias
Certificación deConfirmaciónde Estados de
Cuentas Bancaria
Proceso Conciliación BancariaEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
A210801. Conciliar con el banco los Instrumentos de Pago emitidos.
Los especialistas del Grupo Finanzas concilian todas las operaciones efectuadas
diariamente con los Estados de Cuentas emitidos por el BFI y BM.
T21080101. Comprobar Instrumentos de Pago e importe
Se comprueba el número y el importe del instrumento de pago (IP) (cheques,
transferencia bancaria, CR-09) emitidos por el Grupo Finanzas (contabilizados) con el
importe y el número de los documentos que se debitan o acreditan en los Estados de
Cuenta emitidos por el BFI y el BM.
T21080102. Verificar correspondencia de depósitos
Se verifica la correspondencia de los depósitos contabilizados en el mes con el
Estado de Cuenta.
Anexos
T21080103. Comprobar transacciones no correspondientes
Se comprueba si existen pagos o ingresos (Transacciones) reflejados en el Estado
de Cuenta que no corresponden al Centro. De existir se incluyen en la certificación
trimestral (M210801) al Banco pertinente (BM o BFI).
T21080104. Comprobar números de instrumentos de pago e importes
Se verifica que todos los números de instrumentos de pago e importes reflejados en
el Estado de Cuenta coinciden. En caso de que no coincida alguno, se elabora una
carta al banco pertinente o al Ministerio (en dependencia del origen de la falla)
planteando las discrepancias, debe estar firmada y autorizada por el Vicerrector
Económico.
T21080105. Elaboración Reporte de Conciliación Bancaria
El Jefe del Grupo Finanzas elabora un reporte de conciliación bancaria que refleja la
situación de las operaciones bancarias diarias. Se envía a las firmas autorizadas y
posteriormente se archivan.
Trimestralmente se emite con las firmas del Rector y el Vicerrector el documento
conciliatorio (Certificación de Confirmación de Estados de Cuentas Bancarias)
(M210801) a cada banco por cuenta existente, establecido en la Resolución No.
051/2003, 08/05/2003, “Certificación Trimestral de Estados de Cuentas Bancarias).
Esta confirmación se presenta en la sucursal bancaria donde están las cuentas
aperturadas, durante la primera quincena de los meses de enero, abril, julio y
octubre.
Proceso: Análisis Financiero
Descripción de Procesos Código P2109 Sistema Finanzas Proceso Análisis Financiero Responsable Jefe del Grupo Finanzas. Participantes Director de Contabilidad y Finanzas, Jefe del Grupo Finanzas Clientes Vicerrector Económico, Rector, Administradores de presupuesto y
Responsables de Áreas.
Anexos
I- Objetivos
Interpretar los Estados Financieros de manera detallada por actividad, partida,
elemento y centros de costo, tanto en CUC como en CUP y analizar los resultados de
los indicadores financieros, en busca de una mayor eficiencia y eficacia en la
información Contable y Financiera.
II- Resultados a obtener
� Informe “Estado de ejecución de ingresos y gastos del presupuesto”.
� Reporte de Indicadores Financieros.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A210901 Análisis del Estado de Situación. A210902 Análisis del Estado de Resultados. A210903
Confección del informe “Estado de ejecución de ingresos y gastos del presupuesto”.
A210904 Análisis del Estado de Comprobación de Saldos A210905 Análisis del comportamiento de los indicadores financieros. A210906 Análisis del dinero inmovilizado
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a
obtener A210901 Analizar el
Estado de Situación
Director de Contabilidad y Finanzas
Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas, Especialistas Grupo Contabilidad
Mensual Modelo EFUP-5910 “Estado de Situación”
A210902
Analizar el Estado de Resultado
Director de Contabilidad y Finanzas
Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas, Especialistas Grupo Contabilidad
Mensual Modelo EFUP-5911 “Estado de Resultado”
Anexos
A210903
Confeccionar Informe “Estado de ejecución de gastos”
Jefe de Grupo Finanzas
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas
Mensual Modelo EFUP-5914 “Estado de Gastos”
A210904 Analizar el Balance de Comproba-ción de Saldos
Director de Contabilidad y Finanzas
Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas, Especialistas Grupo Contabilidad
Mensual
Estado de Comprobación de Saldos analizado
A210905 Analizar el comportamiento de los Indicadores Financieros
Director de Contabilidad y Finanzas
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas
Mensual Reporte de Indicadores Financieros
A210906 Analizar el dinero inmovilizado
Jefe del Grupo Finanzas
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas
Mensual Cantidad de efectivo inmovilizado
V- Esquema del mapa del proceso
A210901Analizar el Estado de
Situación
Informe
MES,ONE
Estado de Situación
Estado de Resultados
A210902Analizar el Estado de
Resultados
A210903Analizar el Estado de
ejecución de ingresos ygastos del presupuesto
A210904Analizar el Estado de
Comprobación deSaldos
A210905Analizar el
Comportamiento de losindicadores financieros
A210906Analizar el dinero
inmovilizado
Estado de ejecución deingresos y gastosdel presupuesto
Estado de Flujo de Efectivo
Dirección deEconomía
Informe económicofinanciero
Estado de Situación y de Resultados
Proceso Análisis FinancieroEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
Anexos
VI-Descripción del procedimiento
Este proceso debe regirse por el Manual de Normas Cubanas de Información
Financiera.
A210901. Analizar el Estado de Situación
Cuando se efectúa el cierre de la Contabilidad al finalizar cada mes, la Directora de
Contabilidad y Finanzas, analiza todas las cuentas del Estado de Situación, se
comparan los resultados del período actual con los resultados del mes anterior.
(Valores acumulativos) y se determinan las causas de aquellas variaciones que
resultan significativas, según el aumento o disminución de los saldos de las cuentas.
Se obtiene la información del Sistema ASSETS (Para este análisis se consideran las
Memorias de Incidencias que confeccionan los especialistas de los Grupos Finanzas
y Contabilidad). Después se emite el Modelo EFUP-5910 “Estado de Situación” al
MES y a la ONE.
A210902. Analizar el Estado de Resultados
La Directora de Contabilidad y Finanzas cuando efectúa el cierre de la Contabilidad,
además de la A210901, efectúa un análisis de las cuentas que conforman el Estado
de Resultado (valores acumulativos), se analizan con los especialistas cada resultado
de manera detallada y se determina aquellas áreas que generaron mayor cantidad de
ingresos y gastos. Se obtiene la información del Sistema ASSETS. Después se emite
el Modelo EFUP-5911 “Estado de Resultado” al MES y a la ONE.
A210903. Confeccionar el Informe “Estado de ejecución de gastos”.
Esto se realiza según la resolución del MFP: Metodología General para la Evaluación
de la Ejecución del Presupuesto del Estado, donde se detalla paso a paso el
procedimiento a seguir y se incluyen los modelos a entregar.
Se obtiene la información del Sistema ASSETS con todos los ingresos y Gastos del
mes y se elabora el Modelo EFUP “Estado de ejecución de gastos” (Estado de
Ejecución de la Actividad Presupuestada) para el MES y la ONE. Este informe se
analiza, teniendo en cuenta la ejecución del presupuesto por partida y elemento del
gasto. Si existe alguna actividad o concepto sobregirado, se exponen las causas y se
Anexos
toman medidas.
A210904. Analizar el Estado de Comprobación de Saldos
Se obtiene la información que conforma el Balance de Comprobación de Saldos del
Sistema ASSETS NS, esto se realiza para verificar la corrección matemática de las
anotaciones hechas en las diferentes cuentas, pero no garantiza la corrección de las
anotaciones desde el punto de vista técnico y del contenido de cada cuenta, este
procedimiento también se realiza para la comprobación del cumplimiento de la
Ecuación Ampliada de la Contabilidad a través de la verificación de igualdad entre
saldos deudores y acreedores.
A210905. Analizar el comportamiento de los indicadores financieros
Con el Estado de Situación y el Estado de Resultados (Provienen del Proceso de
Contabilización P2011) se realiza un análisis de los indicadores financieros
concernientes al Sistema de Finanzas del Instituto. Para el análisis del
comportamiento de los indicadores se emplea el fichero TableroControl.xls donde se
reflejan los indicadores de entrada y de salida con sus fórmulas integradas, aquí se
especifica el Valor Objetivo de cada uno de los indicadores para comparar con el
resultado obtenido y ver el comportamiento de los mismos. Este análisis se realiza
mensualmente y se registra en el fichero la información obtenida.
A210906. Analizar el dinero inmovilizado
En el proceso P2111 se analiza el Estado actual de las Finanzas y en esta actividad
se determina la cantidad de dinero inmovilizado existente en las cuentas que
conforman el Estado de Situación y el Estado de Resultado.
Proceso: Gestión de Proyectos de Inversión
Descripción de Procesos Código P2110 Sistema Finanzas Proceso Gestión de Proyectos de Inversión Responsable Jefe del Grupo Finanzas. Participantes Director de Economía, Director de Inversiones, Directora de
Contabilidad y Finanzas, Jefe del Grupo Finanzas, Responsables de Áreas.
Clientes Áreas del centro
Anexos
I- Objetivos
Asegurar una adecuada gestión financiera en los Proyectos de Inversiones, a través del
cumplimiento adecuado de cada fase existente. (Diseño, Evaluación, Solicitud,
Aprobación, Notificación de Presupuesto, Ejecución y Control de la Inversión).
II- Resultados a obtener
� Presentación del Proyecto de Inversión.
� Análisis de factibilidad de la Inversión.
� Modelo de Aprobación de Inversiones.
� Modelo de Notificación de Presupuesto para Inversiones.
� Informe de ejecución de pagos de capital.
� Modelo EFUP-5912
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A211001 Diseño de la Inversión A211002 Evaluación de la Inversión A211003 Aprobación de la Inversión A211004 Notificación de la Inversión A211005 Ejecución de pagos de capital A211006 Control de la ejecución de la Inversión
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a
obtener A211001 Diseñar la
inversión Dirección de Inversiones
Áreas, Proyectista del Área de Inversiones,
Cada vez que se solicite una inversión
Presentación del Proyecto de Inversión
A211002 Evaluar económica mente la inversión
Dirección de Inversiones
Áreas, Especialista de Inversiones, Jefe de Grupo Finanzas,
Cada vez que se solicite una inversión
Análisis de factibilidad
Anexos
Director Contabilidad y Finanzas y Director de Economía
A211003 Revisar la inversión aprobada
Director de Contabilidad y Finanzas
Jefe de Grupo Finanzas, Director Contabilidad y Finanzas y Director de Economía
Cada vez que se solicite una inversión
Documento de Aprobación de Inversiones
A211004
Revisar la cifra del presupuesto notificado para la inversión.
Director de Contabilidad y Finanzas
Jefe de Grupo Finanzas, Director Contabilidad y Finanzas y Director de Economía
Cada vez que se solicite una inversión
Documento de Notificación de Presupuesto para Inversiones
A211005
Ejecutar los pagos de capital, debidamente justificados.
Jefe de Grupo Finanzas
Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas, Director de Inversiones, Responsables de Áreas.
Mensual Informe de de ejecución de pagos de capital
A211006 Controlar la ejecución del presupuesto de la inversión.
Jefe de Grupo Finanzas
Especialistas Dirección de Inversiones, Jefe de Grupo Finanzas.
Mensual
Reporte de la Ejecución de las Inversiones (Modelo EFUP-5912 )
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
Dirección deEconomía,
MES,ONE
Monto inicial aprobado
Necesidad de aprobación depresupuesto para inversiones
Monto aprobado para ejecutar gastos de capital
Reporte MensualEjecución de las Inversiones
Instrumento de pago
MESA211003
Aprobación dela Inversión
A211004Notificación del
presupuestopara la Inversión
A211005Ejecución de pagos(Gestión de pagos
P2101 )
A211106Control de la
Ejecución de laInversión
Áreas
Proceso Gestión de Proyectos deInversiónEntradas Salidas
A211001Diseño de la
Inversión
A211002Evaluación de la
Inversión
Análisis de Factibilidad
Necesidad de presentarel proyecto de Inversión
ISPJAE(Áreas y
Dirección deInversiones)
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
A211001. Diseño de la Inversión El área solicita la Inversión (Material o Adquisición de Equipos), de acuerdo a la
necesidad existente y presenta un proyecto inicial a la Dirección de Inversiones.
Dicho proyecto debe ser analizado y perfeccionado por el Proyectista y demás
Anexos
Especialistas del Área de Inversiones, con el fin de conformar un diseño adecuado
de la obra o la adquisición del equipo.
A211002. Evaluación de la Inversión Una vez que se diseña la inversión, la Dirección de Inversiones realiza la evaluación
económica de la misma, a través de un análisis de factibilidad, el cual debe ser
revisado y aprobado por el Director de Inversiones, la Directora de Economía y el
Vicerrector Económico. Si el proyecto es factible, se incluye en el Plan de la
Economía del Instituto, el cual se presenta al MES y se procede a su aprobación.
A211003. Aprobación del presupuesto para la Inversión.
La Dirección de Economía se encarga de tramitar con el MES la solicitud de
inversiones que presenta el área para la adquisición de un determinado Activo Fijo
Tangible o la reparación capital de un edificio o local. Una vez que el Ministerio revisa
la documentación emitida por el centro, procede a la aprobación del presupuesto
para la inversión.
T21100301. Revisar el documento de Aprobación de presupuesto.
La Directora de Contabilidad y Finanzas revisa el importe aprobado con las cifras
solicitadas inicialmente.
T21100302. Archivar el documento de Aprobación de presupuesto.
La Directora de Contabilidad y Finanzas archiva el documento en el Expediente de
Inversiones.
A211004. Revisar el presupuesto notificado para la inversión.
La Directora de Contabilidad y Finanzas revisa el importe notificado con las cifras
aprobadas. En caso que el MES notifique una cifra menor, se gestiona la posibilidad
de aumentar el valor o investigar los motivos de la diferencia entre la aprobación y la
notificación. Posteriormente se procede al archivo del documento en el Expediente
de Inversiones.
A211005. Ejecutar los pagos de capital.
Anexos
Cuando se notifica el presupuesto para la inversión solicitada, se procede a la
ejecución de la obra o adquisición del equipo e inmediatamente al pago del mismo.
El Administrador del Área presenta la Solicitud de Pago (Modelo M210101, explicado
en el procedimiento del proceso P2101) y se ejecuta el pago de capital
correspondiente.
A211006. Controlar la ejecución del presupuesto para la Inversión.
El Jefe del Grupo Finanzas controla mensualmente la ejecución del presupuesto de
inversiones y se confecciona el Informe de Ejecución de las Inversiones, Modelo
5912 para el MES y la ONE.
Proceso: Administración de la Disponibilidad Financiera
Descripción de Procesos Código P2111 Sistema Finanzas Proceso Administración de la disponibilidad financiera Responsable Jefe del Grupo Finanzas. Participantes Vicerrector Económico, Rectora, Directora de Economía, Directora de
Contabilidad y Finanzas, Jefe del Grupo Finanzas; Especialista del Grupo Comercial; Especialista del Grupo de Estadísticas y Áreas.
Clientes Áreas del Centro. I- Objetivos
Garantizar el control de la disponibilidad financiera para mantener continuidad en las
operaciones del centro y un adecuado flujo de caja, de acuerdo a los objetivos y
presupuestos aprobados.
II- Resultados a obtener
� Plan de la Economía (Presupuesto y Divisas).
� Cronograma del flujo de caja actualizado.
� Estado actual de la disponibilidad financiera.
Anexos
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A211101 Planificación del presupuesto en CUP y en divisas A211102 Elaboración y actualización del flujo de caja A211103 Análisis del estado actual de la disponibilidad financiera
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A211101 Planificación del presupuesto en CUP y en divisas.
Directora de Economía
Rectora; Vicerrector Económico; Áreas; Directora de Economía; Directora de Contabilidad y Finanzas y Especialista del Grupo de Estadística.
Anual Plan de la Economía (Presupuesto y Divisas)
A211102 Elaboración y actualización del flujo de caja
Directora de Economía
Vicerrector Económico; Directora de Economía; Directora de Contabilidad y Finanzas; Jefe de Grupo Finanzas y Especialista Grupo Comercial.
Mensual Cronograma del Flujo de caja actualizado.
A211103 Analizar el estado actual de la disponibilidad Financiera
Director de Contabilidad y Finanzas
Vicerrector Económico; Rector, Directora de Contabilidad y Finanzas y Jefe de Grupo Finanzas
Mensual Estado actual de la disponibilidad financiera.
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
A211103Analizar el estado
actual delas finanzas
Necesidad de establecerprioridades de pago
MES,ONE
Estado actual de ladisponibilidad financiera
Proceso Administración de laDisponibilidad FinancieraEntradas Salidas
ISPJAE(Áreas y
Dirección deEconomía)
A211101Planificar elpresupuesto
(CUP y Divisas)
Necesidad de planificar MESPlan de la Economía
A211102Elaborar y
actualizar el flujo decaja
Necesidad de emitir pagoscomprometidos mediante contratos,
pagos sistemáticos y frecuentes
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
A211101. Planificar el presupuesto en CUP y en divisas.
Los Jefes de Áreas presentan en el Grupo de Estadística la propuesta de la
planificación del presupuesto que necesitan para ejecutar el próximo año (Aprobada
por los Responsables de Áreas), sobre la base del análisis real del presupuesto
gastado el año anterior. La Especialista del Grupo de Estadística revisa los modelos
presentados por cada área y conforma el Plan de la Economía del Instituto
(Presupuesto y Divisas). Una vez sea revisado por la Directora de Economía y
aprobado por el Vicerrector Económico y la Rectora, se presenta al MES. Esta
actividad constituye el punto de partida y el eje de sostén en la administración de la
disponibilidad financiera.
Anexos
A211102. Elaborar y actualizar el flujo de caja. Esta actividad también es fundamental en el Proceso de Administración de la
Disponibilidad Financiera porque de la existencia de un adecuado flujo de caja y un
cronograma actualizado del mismo, depende la correcta administración de las
Finanzas del Instituto.
T21110201. Elaborar el flujo de caja
La especialista del Grupo Comercial se encarga de determinar el flujo de caja
necesario, teniendo en cuenta el monto (CUP y CUC) a pagar comprometido en cada
contrato y en el tiempo establecido (fechas), así como otros pagos sistemáticos y
frecuentes que se realizan mensualmente. Posteriormente la Especialista del Grupo
de Finanzas realiza el análisis de todos los pagos ejecutados en el período analizado
para determinar la ejecución de pago de los proveedores, con el fin de conformar el
cronograma del flujo de caja.
T21110202. Actualizar el flujo de caja
La especialista del Grupo Comercial debe actualizar el cronograma del flujo de caja
mensualmente atendiendo a los nuevos contratos firmados (monto comprometido a
pagar y fechas) y chequear el cumplimiento del mismo (pagos emitidos).
A211103. Analizar el estado actual.
T21110301. Análisis Disponibilidad Financiera
Se analiza la situación que presenta la disponibilidad financiera. Se determinan las
vías de mantener y aumentar la disponibilidad financiera del Instituto. Se establecen
las prioridades de pago, la ejecución y el control del pago.
T21110302. Análisis de la relación con las fuentes de ingresos
Se analiza la relación con las fuentes de ingresos.
Fuentes de Ingresos en Divisa:
� Cursos de Postgrado Internacional, Maestría y Doctorado a estudiantes
extranjeros.
� Pregrado (Pasantías, Cursos cortos, Diplomados, etc.) a estudiantes
Anexos
extranjeros.
� Alojamiento y alimentación a estudiantes extranjeros participantes en eventos
y cursos.
� Donaciones
� Eventos
Fuentes de Ingresos en Moneda Nacional:
� Cafeterías
� Comedores de Estudiantes y Trabajadores.
� Comercialización de Revistas Científico –Técnicas y libros.
� Eventos en temas educacionales y científico – técnicos.
� Transportación de personal.
� Proyectos de investigaciones
T2110303. Reajuste de Compromisos de Pago.
Se reajustan los compromisos (Deudas) de pago. Esto se realiza según la resolución
del MFP: Procedimiento para la Conciliación en las Unidades Presupuestadas entre
los Compromisos de Pago y los Pagos realizados, donde se explica paso a paso
cómo realizar esta tarea. Además se ajusta a la Resolución No. 002/2003,
06/01/2003: “Norma Complementaria No. 1 del Sistema de Tesorería.
Proceso: Gestión de Fondos de Caja
Descripción de Procesos Código P2112 Sistema Finanzas Proceso Gestión de Fondos de Caja Responsable Jefe del Grupo Finanzas Participantes Vicerrector Económico, Directora de Contabilidad y Finanzas, Jefe del
Grupo Finanzas, Jefe de Caja, Cajero, Administradores de Áreas. Clientes Áreas, Trabajadores, Estudiantes
I- Objetivos
Garantizar mediante el reembolso del efectivo de manera sistemática (sin violar las
frecuencias establecidas), los distintos fondos de caja autorizados.
($ 12000.00 en CUP y $ 200.00 CUC)
Anexos
II- Resultados a obtener
� Arqueo de caja
� Fondos de caja reembolsados
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A211201 Definición y aprobación de la cantidad de efectivo para fondo.
A211202 Realización obligatoria de un arqueo de caja al finalizar cada jornada laboral.
A211203 Reembolso del fondo de caja IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A211201 Definir el fondo de caja
Jefe del Grupo Finanzas
Rector, Vicerrector Económico, Jefe de la Caja, Cajero
De acuerdo a la necesidad de efectivo
Fondos definidos x concepto
A211202 Arquear la caja
Jefe de la Caja Jefe de Caja, Cajero
Diario
Arqueo de caja
A211203 Reembolsar el fondo de Caja
Jefe del Grupo Finanzas
Jefe de Caja, Especialistas Grupo Contabilidad, Vicerrector Económico, Directora de Contabilidad y Finanzas.
Según el flujo de efectivo (irregular)
Fondo reembolsado
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
A211201Definir el fondo
de cajaÁreaComunicado de vales
de anticipos vencidos
Proceso FinancieroP2102 Anticipos
ProcesoContable
Control de Cajay Banco
Comunicado Faltante
Proceso FinancieroPagos Menores
Vales de anticiposVales de Pagos menores
A211202Arqueo de caja
Diario
A211203Reembolsar elfondo de Caja
Modelo de Reembolso
Vale de anticipos
ISPJAENecesidad de modificarlos fondos en efectivo
en pagos y cobros
Proceso Gestión de Fondos de CajaEntradas Salidas
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
Este proceso debe regirse según la norma emitida por el MFP: Efectivo en Caja y
Banco por la resolución del BNC: Regulaciones bancarias sobre el Depósito,
Extracción, Tenencia y control del Efectivo en Moneda Nacional.
A211201. Definir el fondo de caja
Para la correcta gestión del fondo de caja se debe asegurar que el efectivo y
documentos de valor equivalentes (sellos de timbre, valores, etc.) se guarden en la
caja fuerte, la misma debe ubicarse en un lugar apropiado y seguro, el cajero es la
única persona que posee su combinación y debe existir copia de la combinación en
sobre sellado en poder de la Dirección de Contabilidad y Finanzas.
El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material (M211201) por la custodia
del efectivo depositado en la caja (se archiva en el VRE) y a su vez debe aplicarse la
Ley de responsabilidad material en el caso de faltantes de recursos monetarios, de
acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 249/2007 del Consejo de Estado.
Anexos
T21120101. Definición de Dinero por Fondo
Se define la cantidad de dinero que tiene que haber por cada fondo. Esto se realiza
según la necesidad del Instituto de aumentar o disminuir el monto de los fondos por
factores económicos.
Cada uno de los fondos tiene que estar firmado por el cajero y el jefe de caja y
además debe estar aprobado por el Vicerrector Económico y por la Rector en una
Resolución Rectoral emitida por el Abogado del Centro.
A211202. Arqueo de caja diario
Se debe chequear el comportamiento del fondo de caja diariamente:
Si A = 0 está correcto.
Si A < 0 hay sobrante.
Si A > 0 hay faltante.
En caso de haber faltante o sobrante, se realiza nuevamente el arqueo para
comprobar el monto, se debe comunicar a la Dirección de Contabilidad y Finanzas y
se procede al proceso de contabilización P2002 Control de Caja y Banco para
realizar la apertura del correspondiente expediente. Además de realizarse
diariamente el arqueo de caja por parte de la Jefa de Caja, la especialista del Grupo
de Contabilidad realiza un Arqueo de Caja al final de cada mes y uno sorpresivo.
Se debe informar al Grupo Finanzas los vales de anticipos (Estos anticipos se
otorgan en los procesos P2102 Anticipos y P2106 Pagos Menores) que se hayan
vencido y permanezcan sin liquidar con el objetivo de no volver a entregar más
anticipos al Área en cuestión y comunicar a los Jefes de Área correspondientes.
A211203. Reembolsar el fondo de Caja
T21120301.Confección del Modelo de reembolso
Si en el fondo no hay suficiente efectivo para operar el Jefe de la Caja realiza una
solicitud de reembolso, a través del modelo reembolso de fondo (M211202) donde se
Fondo aprobado
Efectivo disponible
Documentos de pago no
reembolsados A
Anexos
registran todos los modelos de pago menores enumerados consecutivamente,
especificando importe y fecha del vale (Se debe cuñar todos los Vales de Pagos
Menores y los justificantes al reembolsarse con el cuño de "PAGADO").
T21120302. Reembolso del fondo de caja
Se envía el modelo de reembolso al Grupo Contabilidad, donde se solicita un pago
por el valor acumulado de todos los Modelos de Vales de Pagos Menores.
Para esto la especialista del Grupo de Contabilidad se emite una Solicitud de Pago
(M210101) al Grupo Finanzas, mediante el proceso financiero Gestión de Pagos
(P2101), se emite el cheque y se extrae del banco el efectivo solicitado.
Generalmente se realizan entre 3 y 4 reembolsos al mes, aunque está estipulado que
debe hacerse al menos uno mensual.
Proceso: Pagos de Salarios
Descripción de Procesos Código P2113 Sistema Finanzas Proceso Pago de Salarios Responsable Director de Recursos Humanos Participantes Especialista Grupo Contabilidad, Especialista Recursos Humanos,
Jefe de Grupo Finanzas, Cajero. Clientes Trabajadores
I- Objetivos
Garantizar el aseguramiento del pago de salario a los trabajadores en el tiempo
establecido en el cronograma y por el monto apropiado, mediante la emisión de
cheques para el pago en efectivo y la recarga de tarjetas magnéticas, cumpliendo con
los aportes al Presupuesto del Estado, según los conceptos establecidos.
II- Resultados a obtener
� Cheques (3)
� Efectivo extraído y tarjetas magnéticas recargadas.
Anexos
� Pago efectuado a todos los trabajadores del Instituto.
� Aportes efectuados al Presupuesto del Estado.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados
a obtener A211301 Emitir los
cheques Jefe del Grupo Finanzas
Especialista Grupo Contabilidad, Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas, Cajero.
Mensual Cheques emitidos
A211302 Realizar los aportes al Presupuesto del Estado
Jefe del Grupo Finanzas
Especialista Grupo Contabilidad, Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas.
Mensual Aportes efectuados.
A211303 Extraer efectivo del banco y recargar las tarjetas magnéti- cas
Jefe de Caja Cajero, Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas
Mensual Efectivo extraído y tarjetas magnéticas recargadas.
A211304 Pagar a los trabajado- res
Cajero Cajero Mensual Pago efectuado
A211305 Reintegrar la nómina
Jefe del Grupo Finanzas
Cajero, Especialista Grupo Contabilidad
Mensual Nominilla
A211306 Personali zar
Jefe del Grupo
Especialista de Recursos
Mensual Tarjetas magnéticas
A211301 Solicitud de Pago para luego emitirse los cheques. A211302 Realización de los aportes al Presupuesto del Estado. A211303 Extracción del efectivo en el banco y recarga de las tarjetas
magnéticas. A211304 Entrega del salario a cada trabajador. A211305 Reintegro de la nómina a Contabilidad. A211306 Personalización de tarjetas magnéticas.
Anexos
tarjetas magnéti- cas
Finanzas Humanos, Jefe del Grupo Finanzas y Cajeros.
entregadas a trabajadores y estudiantes.
V- Esquema del mapa del proceso
Proceso Pagos de SalariosEntradas Salidas
A211301Emitir los chequesGestión de Pagos)
( P2101)
A211303Extraer efectivo del
banco y recargar lastarjetas magnéticas
A211304Pagar a los
trabajadores
Efectivo y comprobante de extracciónNómina impresa
A211305Reintegrar la
nómina
Nómina
Cheques(3) y CR-09
Nómina
Efectivo Trabajadores
Proceso deContabilización de
Nóminas
Proceso deContabilización de
Nóminas
Modelo deSolicitud de Pago; Nómina
Proceso deContabilización,Control de Caja
y Banco
Comprobante de extracción
A211302Realizar aportes alPresupuesto del
Estado
Necesidad de efectuar elpago a trabajadores
BM, ONAT,Proceso de
ContabilizaciónModelo CR-09
A211306Personalizar
TarjetasMagnéticas
Necesidad de hacer nuevasTarjetas Magnéticas
Fecha de actualización: Abril/2011
Anexos
VI-Descripción del procedimiento
A211301. Emitir los cheques
La ejecución de este proceso debe regirse por la norma de la VRE: Sistema de pago
electrónico a trabajadores. Para el Pago de Salario se emiten tres cheques, uno
para la extracción de efectivo para el pago a trabajadores que no cobran por tarjeta
magnética y dos para la recarga de las tarjetas magnéticas el cual estará a nombre
del Banco Metropolitano. Remitirse al proceso Gestión de Pagos (P2101) para el
procedimiento de emisión de los cheques.
A211302. Efectuar los aportes al Presupuesto del Estado
La Especialista del Grupo de Contabilidad emite las Solicitudes de Pago para
efectuar los aportes correspondientes a las obligaciones fijadas con el Presupuesto
del Estado (ONAT). La Especialista del Grupo Finanzas, una vez aprobado el pago,
emite el IP (modelos CR-09) según el párrafo y los conceptos establecidos:
Contribución a la Seguridad Social (12.5%); Impuesto de la Utilización de la Fuerza
de Trabajo (25%) y Otros Aportes a la Seguridad Social (1%; 2.5%; 3.5%; 5% y
salarios pasados de 6 meses).
Después de proceder a las firmas autorizadas, el Gestionador de documentos se
encarga de tramitar el pago de los aportes en el Banco Metropolitano. Cuando se
realiza el mismo, el BM devuelve una copia del modelo, para proceder a su
contabilización y archivo en el Expediente del Proveedor ONAT. Remitirse al
Proceso 2101 “Gestión de Pagos”.
A211303. Extraer efectivo del banco y recargar las tarjetas magnéticas
Esta actividad debe regirse según la norma emitida por el BCC: Regulaciones
bancarias sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y control del Efectivo en Moneda
Nacional.
Se emiten 3 cheques para esta actividad y el portador y tramitador de la misma será
el Jefe de Caja para la extracción del efectivo y el Jefe del Grupo Finanzas para la
recarga de las tarjetas magnéticas, aunque se haya desglosado en tareas, (estas
ocurren simultáneamente) para comprender los procedimientos de cada una.
Anexos
T21130301. Recarga de las tarjetas magnéticas
Para el cumplimiento de esta actividad se emiten dos cheques dirigidos a Banco
Metropolitano: el primero con el monto total del salario de los trabajadores que
cobran por tarjeta magnética y el otro por el monto de la comisión que cobra el
Banco por prestar el servicio de recarga. Los cheques y la nómina digital (Memoria
Flash) son depositados en Banca Personal (Ambos deben coincidir). El personal
autorizado a esta operación será el único facultado para ejecutar la recarga de las
tarjetas. Posteriormente el banco procede a la contabilización de la nómina, sino
existe error se imprimen dos copias (una para el banco y otra para la entidad) de las
mismas. La contabilización emitida por el Banco una vez impresa llevará el cuño y
firma de los responsables de ambas entidades. Se entrega al Grupo de Contabilidad
la contabilización de la nómina emitida por el Banco.
T21130302. Extracción de efectivo
Una vez recibido el cheque, el Cajero o el Jefe de la Caja al cual está dirigido el
cheque realiza la extracción(los cajeros tienen firma autorizada en el banco) en el
banco, donde se verifica por el carné de identidad que su nombre sea el que
aparece en el cheque. Se cuenta el efectivo en el banco sin sacarlo del fajín. El
cajero debe ir acompañado de un custodio armado. Se debe contar el efectivo al
llegar a la caja sin sacarlo del fajín. En caso de existir billetes descontinuados o
deteriorados se emite una carta dirigida al banco, firmada por el Vicerrector
Económico, acompañada del fajín que contenga el billete o los billetes deteriorados.
El cajero es el encargado de realizar el pago en la caja. Se debe entregar al Grupo
de Contabilidad el comprobante de extracción emitido por el banco.
A211304. Pagar a los trabajadores
El pago en la caja se realiza solamente a los trabajadores del centro que no poseen
tarjetas magnéticas, reflejados en una nómina independiente que identifica este tipo
de pago. La caja principal es la encargada de pagar los 3 días (consecutivos)
hábiles de pago.
En el caso que un trabajador quiera cobrarle el dinero a otro, debe presentar en el
Grupo de Contabilidad el carné de identidad de cada uno junto con un autorizo de
cobro emitido por el trabajador que no está presente; el cual debe contener además
Anexos
nombres y apellidos, motivo de la ausencia, número de carné y firma de ambos
trabajadores donde se aprobará y firmará para el cobro en la caja.
El cajero que esté efectuando el pago de salario debe revisar que el autorizo tenga
la firma y cuño del especialista del Grupo Contabilidad que lo aprobó y si está
correcto debe registrar el nombre completo de este trabajador y su firma en el
espacio de la nómina donde normalmente hubiera firmado el trabajador que no está
presente y posteriormente se entrega el salario al mismo.
A211305. Reintegrar la nómina
Se le envía al Grupo de Contabilidad la Nómina donde firmaron todos los
trabajadores que cobraron el salario. Para el reintegro de la Nómina remitirse a la
tarea T20030202. Revisión de la nómina al proceso de contabilización de Nómina
P2003.
A211306. Personalizar tarjetas magnéticas
T21130601. Entregar fichero en el banco
El Especialista del Grupo Finanzas o el Gestionador de documentos se encargan de
llevar al banco el fichero con la relación de trabajadores o estudiantes que requieren
de nuevas tarjetas magnéticas. (El especialista de Recursos Humanos entrega el
fichero al Jefe de Grupo Finanzas los día 20 de cada mes y en el caso de los
estudiantes, la Jefa Grupo Contabilidad es la encargada de esta tarea.)
T21130602. Emitir Solicitud de Pago.
El Jefe de Grupo Finanzas gestiona con el banco la cantidad de tarjetas que se
personalizaron y se emite la Solicitud de Pago (M210101) por el importe
correspondiente (Cantidad de tarjetas x $0.50). Se emite el cheque a nombre de
Banco Metropolitano y se efectúa el pago.
T21130603.Extraer del banco las tarjetas magnéticas
El personal autorizado a realizar las operaciones de extracción y depósito de
tarjetas magnéticas se encarga de recoger las nuevas tarjetas en el banco. Junto a
las tarjetas magnéticas de salario, el banco entrega también las tarjetas de
Anexos
telebanca y los contratos con los datos de cada persona que se personalizó.
El banco entrega la relación de personas que se personalizaron, las que no se
personalizaron por un determinado error y aquellas que ya presentan cuentas
aperturadas en el banco.
T21130604.Organizar las tarjetas magnéticas con los contratos
Los cajeros se encargan de organizar y entrelazar cada tarjeta de salario y de
telebanca con su contrato correspondiente por el nombre y número de cuenta del
trabajador. En el caso de los estudiantes, el Administrador de la Facultad realiza
esta actividad. Si existe alguna diferencia o error entre los listados y las tarjetas se
gestiona con el banco la devolución de la misma.
T21130605. Entregar las tarjetas magnéticas
Las nuevas tarjetas magnéticas corresponden a trabajadores o estudiantes que
cobran en efectivo. Las tarjetas magnéticas de los trabajadores se le entregan en la
Caja durante el pago de salario cuando se presentan a cobrar el mismo y las de
estudiantes son entregadas por los Administradores de la Facultad que
corresponda.
T21130606. Reintegrar las tarjetas no entregadas al banco
El Especialista del Grupo Finanzas o el Gestionador de documentos devuelve al
banco todas las tarjetas que no fueron recogidas por los trabajadores o estudiantes
y los mismos deben recuperarlas en el Banco Metropolitano donde opera la entidad.
Proceso: Pagos de Estipendios
Descripción de Procesos Código P2114 Sistema Finanzas Proceso Pago de Estipendios Responsable Jefe de Grupo Contabilidad Participantes Especialista Grupo Contabilidad, Especialista Recursos Humanos,
Jefe de Grupo Finanzas, Cajero. Clientes Estudiantes
Anexos
I- Objetivos
Garantizar que el pago de estipendio a estudiantes se realice en el tiempo establecido
en el cronograma y por el monto apropiado, mediante la emisión de cheques para el
pago en efectivo y la recarga de las tarjetas magnéticas, contribuyendo a las
interrelaciones informativas entre los procesos del centro.
II- Resultados a obtener
� Cheques (3)
� Efectivo extraído y distribuido
� Tarjetas magnéticas recargadas.
� Pago ejecutado
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A211401 Emisión de los cheques. A211402 Extracción del efectivo del banco y se recargan las tarjetas
magnéticas. A211403 Entrega del efectivo correspondiente a cada Área para el pago de
estipendio. A211404 Realización del pago de estipendio a los estudiantes. A211405 Reintegro de la nómina a contabilidad. A211406 Personalización de tarjetas magnéticas.
IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados a obtener
A211401 Emitir los cheques
Jefe del Grupo Finanzas
Especialista Grupo Contabilidad, Especialistas y Jefe del Grupo Finanzas, Cajero.
Mensual Cheques emitidos
A211402 Extraer el efectivo del banco
Jefe de Caja Cajero, Especialistas y Jefe de
Mensual Efectivo extraído y tarjetas
Anexos
y recargar las tarjetas magnéticas.
Grupo Finanzas
recargadas
A211403 Distribuir el efectivo
Cajero Cajero Mensual Efectivo distribuido por Área
A211404 Pagar estipendio
Responsables de Áreas
Administrador de Área
Mensual Pago efectuado
A211405 Reintegrar la nómina
Jefe del Grupo Finanzas
Cajero, Especialista Grupo Contabilidad
Mensual Nominilla
A211406 Personalizar tarjetas magnéticas
Jefe del Grupo Finanzas
Especialista de Recursos Humanos, Jefe del Grupo Finanzas y Cajeros.
Mensual Tarjetas magnéticas entregadas a trabajadores y estudiantes.
IV-Esquema del mapa de proceso
Proceso Pagos de EstipendiosEntradas Salidas
A211403Distribuir del
efectivo
A211401Emitir loscheques
A211402Extraer del banco yrecargar las tarjetas
magnéticas
Cheques (3)
Efectivo y comprobante de extracciónNomina impresa
A211405Reintegrar la
nómina
A211404Pagar
estipendio
Efectivo y nómina distribuidos
NominaProceso de
Contabilizaciónde Nóminas
Proceso deContabilización
de Nóminas
Nómina y efectivo no cobrado
EstudiantesEfectivo
Modelo de Solicitudde Pago y Nómina por facultad
A211406Personalizar
tarjetasmagnéticas
Necesidad de hacer nuevas tarejtas
Fecha de actualización: Abril/2011
Anexos
VI-Descripción del procedimiento
A211401. Emitir los cheques
Para la ejecución de este proceso se debe regir por la norma de la VRE: Sistema de
pago electrónico a trabajadores; la norma del MES: Reglamento sobre estipendios,
préstamos y subvenciones a estudiantes en la Educación Superior y la resolución
emitida por el BCC: Regulaciones bancarias sobre el Depósito, Extracción, Tenencia
y control del Efectivo en Moneda Nacional. La Solicitud de Pago (M210101) y la
nómina por facultad (R211201) para el pago de estipendio se solicita en el Grupo
Finanzas desde la tarea T20030102. Confección de la nómina de la actividad
A200301 Confección de la nómina de estudiantes proceso de contabilización de
Nómina P2003.
T21140101. Emisión de los cheques
Para el Pago de Estipendio se emiten tres cheques (M210103), uno para la
extracción de efectivo para el pago a estudiantes que no cobran por tarjeta
magnética y dos para la recarga de las tarjetas magnéticas a nombre del Banco
Metropolitano. Remitirse al procedimiento Gestión de Pagos (P2101).
A211402. Extraer del banco y recargar las tarjetas magnéticas
Remitirse a la actividad extracción del Banco y recarga de las tarjetas magnéticas
del proceso Pago de Salario (P211302).
A211403. Distribuir del efectivo
El Grupo de Contabilidad debe entregar en la Caja el modelo con el desglose de
todos los importes totales por facultad, para proceder a la distribución del efectivo.
El administrador de cada facultad en la Caja debe presentar este modelo también
como contrapartida, el cual debe ser revisado por la Jefa de Caja y si no presenta
errores, se entrega el efectivo especificado y la nómina correspondiente. La entrega
del efectivo solo puede hacerse personalmente al administrador de Área y este firma
el acta de entrega de efectivo, especificando el importe entregado y la cantidad total
de estudiantes que cobran el estipendio.
A211404. Pagar estipendio
Anexos
El pago se realiza por facultad y el encargado es el Administrador de cada Facultad.
En el pago de estipendio se debe asegurar que cada estudiante al cobrar firme la
nómina. Al final del pago le envía la nómina a la caja.
A211405. Reintegrar la nómina
La nómina reintegrada se compara contra la suma del efectivo devuelto por cada
facultad y tiene que cuadrar con la diferencia entre el efectivo entregado al inicio y el
efectivo entregado a los estudiantes (se comprueba el Efectivo Real Pagado).
La caja devuelve la nómina al Grupo Contabilidad donde se contabiliza el reintegro
(Para el reintegro de la Nómina remitirse al proceso de contabilización de Nómina
P2003, la tarea T20030105. Reintegro en la nómina. El reintegro por facultad que se
obtiene de la nómina debe coincidir con el depósito al banco.
A211406. Personalizar tarjetas magnéticas
El procedimiento de esta actividad y sus tareas, se corresponden con el
procedimiento de la actividad A211305 “Personalizar tarjetas magnéticas” del
proceso P2113 “Pago de salarios”. Proceso: Depósito en Banco
Descripción de Procesos Código P2115 Sistema Finanzas Proceso Depósito en Banco Responsable Jefe del Grupo Finanzas Participantes Jefe de Caja, Cajero, Especialistas Dptos. Finanzas y Contabilidad. Clientes BFI y BM
I- Objetivos
Garantizar la seguridad monetaria y la disponibilidad financiera mediante el reintegro y
el depósito de efectivo en las cuentas de Gastos e Ingresos en CUC y CUP,
aperturadas en los bancos correspondientes.
Anexos
II- Resultados a obtener
� El Slip bancario.
� El Informe de Depósito.
III- Código y funciones de las actividades del proceso
A211501 Suma del monto de los recibos de efectivo A211502 Depósito en el banco del efectivo en caja A211503 Elaboración del informe a entregar en el Ministerio de Educación
Superior. IV-Relación de actividades del proceso
Código Actividad Responsable Participantes Frecuencia Resultados
a obtener A211501 Analizar los
recibos de efectivo
Jefe de Grupo Finanzas
Cajero, Especialistas del Grupo Finanzas
Semanal Modelo de Depósito en Cuenta
A211502 Depositar Jefe de Caja Cajero Semanal Slip bancario y recibo de efectivo
A211503 Confeccionar el informe y enviar a Contabilidad recibos y Slip
Jefe del Grupo Finanzas
Especialistas y Jefe de Grupo Finanzas
Semanal Informe de depósito.
Anexos
V- Esquema del mapa del proceso
Proceso Depósitos en BancoEntradas Salidas
A211601Analizar losrecibos de
efectivo
A211602Depositar
A01021603Confeccionar
el informe.
Modelo de Slip bancario
Slipp Bancario y Recibos de efectivo
P2112Gestión deFondos de
Caja.
Efectivorecibos de efectivo
Proceso deContabilización,
Registro y Controlde cobros
Recibos de efectivoy Slip bancario
Fecha de actualización: Abril/2011
VI-Descripción del procedimiento
Este proceso en general debe regirse por la normativa del BCC: Regulaciones
bancarias sobre el Depósito, Extracción, Tenencia y control del Efectivo en Moneda
Nacional
A211601. Analizar los recibos de efectivo.
Semanalmente se debe realizar el depósito en las cuentas de CUP del BM y en la
cuenta de CUC del BM de todo el efectivo que haya sido recibido en la Caja por los
diferentes conceptos estipulados. Se debe primeramente hacer un arqueo de caja
(Gestión de Fondos de Caja P2112) y se revisan los recibos de efectivo de la
semana.
T21160101. Análisis de los recibos de efectivo.
Anexos
Para esto se debe volver a cuadrar los recibos contra el efectivo en caja. Cada
cajero por separado debe sumar los subtotales de cada recibo que haya emitido y
debe calcular un total, que posteriormente conciliará con el total de efectivo que
dispone. Una vez que cada cajero haya cuadrado su efectivo contra el total
calculado, se procederá a sumar los tres totales.
T21160102. Confección del Modelo de Depósito en Cuenta
El modelo de Depósito en Cuenta Bancaria (M211601) debe especificar:
� Número de cuenta.
� Código.
� Nombre del titular.
� Cantidad de monedas y billetes de cada tipo.
� Escribir total en números y letras.
� Firma del cajero que lleva el Modelo al banco.
A211602. Depositar
Semanalmente (Según la Normativa Interna: Frecuencia de Depósito en Banco) se
deposita en el banco, acompañado de un custodio armado.
Se entrega el Modelo de Depósito en Cuenta.
El banco entrega un comprobante de depósito (Slip bancario).
El cajero del banco debe firmar y acuñar el Slip.
Se entrega al Grupo Finanzas el Slip bancario y la documentación que justifica.
(Recibos de efectivo).
A211603. Confeccionar el informe.
El especialista del Grupo Finanzas actualiza la disponibilidad de los submayores de
cada centro de costo y clasifica los recibos de efectivo de acuerdo a la Norma de
Distribución de ingreso por concepto (VRE). Luego se elabora el Informe de
Depósito.
Se entregan al Grupo de Contabilidad todos los recibos de efectivo y Slip bancario,
donde se chequeará que la suma total de los recibos sea igual al Slip. En caso de
que la suma total de los recibos no coincida con el Slip es necesario buscar dónde
Anexos
se encuentra el error y corregirlo, o de lo contrario abrir el expediente
correspondiente. Para esto se remite al proceso de contabilización Registro y
Control de cobros P2004.
Anexos
Anexo 7: Diseño de los Puestos de Trabajo
Descripción de puestos de trabajo Código Denominación Director Área Dirección de Contabilidad y Finanzas Categoría D Grupo Escala S/RES
I- Resultados por los que responde � La seguridad, transparencia, legalidad y pureza de la actividad contable-
financiera del Instituto.
� Entrega oportuna y con calidad de la información solicitada por organismos
superiores.
� Mantener su ética de trabajo y la de sus subordinados acorde a los principios de la
Revolución.
� Control de la disciplina laboral, evaluación de sus trabajadores, planes de trabajo
individuales en los períodos establecidos, disposiciones legales dictadas por
autoridades competentes.
� Supervisar y controlar la gestión de pago.
� Supervisar y controlar el proceso de anticipos para viajes.
� Registrar y controlar de transferencias internas.
� Supervisar y controlar la recepción de depósitos en caja.
� Supervisar y controlar las conciliaciones bancarias.
� Supervisar y controlar las actividades del arqueo de caja.
� Supervisar y controlar los pagos de salarios y estipendios.
� Analizar el flujo de caja.
� Ejecutar los análisis financieros.
� Administrar la disponibilidad financiera.
� Supervisar la personalización de las tarjetas magnéticas.
� Supervisar y controlar los depósitos en banco.
� Otras funciones que el Vicerrector le delegue.
Anexos
II- Autoridad
Autoridad para la gestión de todas las actividades que garantizan calidad en el trabajo
realizado y los servicios brindados. Autoridad hacia todos los trabajadores y funciones
que se realicen en las áreas de Contabilidad y Finanzas.
III- Requisitos de Conocimientos
Formación Mínima Necesaria:
� Graduado de Nivel Superior con entrenamiento en el puesto.
Experiencia Previa:
Conocimientos Específicos 1 2 3 Curso en Contabilidad y Finanzas
x
Curso ASSETS x Curso Sistema Controla x
1-Elementales 2-Medios 3-Superiores
IV- Competencias Dimensiones Efectividad en la toma de decisiones
Abarca todas las posibilidades en una situación antes de tomar una decisión y las colegia con sus subordinados. Rápido en el análisis en momento claves.
Facilidades comunicativas
Tiene fluidez y facilidad en la comunicación oral. Transmite sus ideas de forma clara y coherente. Sabe escuchar diversos criterios. Redacta informes de manera clara y precisa.
Saber planificarse y organizarse
Establece prioridad a sus tareas (tiene en cuenta la importancia y el tiempo para llevarla a cabo). Lleva una agenda de trabajo con todas las actividades a realizar. Pone fecha y orden de cumplimiento a las tareas, así como designa el responsable (s).
Control de la Actividad
Conoce a fondo la actividad que realiza. Controla el cumplimiento de regulaciones y normas legales para la realización de las actividades.
Interés de superación
Se preocupa por recibir cursos avanzados para superarse en el cargo que desempeña.
Anexos
V- Relación de actividades que ejecuta
Código Actividad A210802 Analizar el Balance de Comprobación de Saldos
VI- Requisitos de Seguridad, Protección e Higiene del Trabajo
� Entorno de trabajo con espacio suficiente para facilitar el movimiento con holgura
del trabajador.
� Silla regulable y adaptable a cada trabajador.
� Colocación correcta del ordenador, de frente y no tan cerca de los ojos.
� Suficiente iluminación del local.
� Regulación correcta de los niveles calor/frio de los sistemas de climatización de la
oficina.
� Bajos niveles de ruido.
VII- Requisitos Físicos
Adecuada presencia física en cuanto a:
� Forma de vestir
� Limpieza
� Elegancia
VIII- Medios de Trabajo
� Calculadora
� Computadora
� Impresora
� Aire acondicionado
� Materiales de oficina
� Mobiliario de oficina
Fecha de actualización 2011
Anexos
Descripción de puestos de trabajo
Código Denominación Especialista "C" en Gestión Económica Área Dirección de Contabilidad y Finanzas Categoría T Grupo Escala X
I- Resultados por los que responde
� Mantener su ética de trabajo y la de sus subordinados acorde a los principios de la
Revolución.
� Planifica y controla los consumos y analiza el comportamiento de los
abastecimientos más importantes
� Analiza y emite criterios sobre el comportamiento de los indicadores económicos y
financieros
� Aprueba las Solicitudes de pago.
� Supervisa la confección, registro y cancelación de instrumentos de pago.
� Supervisa las transferencias internas.
� Supervisa la gestión de los pagos menores.
� Elabora estados financieros y de presupuestos en moneda nacional o divisas
según corresponda, realizando valoraciones de los mismos.
� Elabora el reporte de conciliación bancaria.
� Supervisa el Arqueo de Caja Diario.
� Supervisa la distribución del efectivo del pago de estipendio.
� Supervisa la confección del Informe de depósito en banco.
� Confecciona informes sobre los resultados de la ejecución y el cumplimiento del
presupuesto o planes financieros;
� Participa en otras tareas relacionadas con las Finanzas.
II- Autoridad
Autoridad para aprobar las solicitudes de pago
Anexos
III- Requisitos de Conocimientos
Formación Mínima Necesaria:
� Graduado de Nivel Superior con entrenamiento en el puesto
Experiencia Previa:
Conocimientos Específicos 1 2 3 Curso en Contabilidad y Finanzas x Curso ASSETS x Curso Sistema Controla x
1-Elementales 2-Medios 3-Superiores
IV- Competencias Dimensiones
Efectividad en la toma de decisiones
Abarca todas las posibilidades en una situación antes de tomar una decisión y las colegia con sus subordinados. Rápido en el análisis en momento claves.
Facilidades comunicativas
Tiene fluidez y facilidad en la comunicación oral. Transmite sus ideas de forma clara y coherente. Sabe escuchar diversos criterios. Redacta informes de manera clara y precisa.
Saber planificarse y organizarse
Establece prioridad a sus tareas (tiene en cuenta la importancia y el tiempo para llevarla a cabo). Lleva una agenda de trabajo con todas las actividades a realizar. Pone fecha y orden de cumplimiento a las tareas, así como el o los responsables.
Control de la Actividad
Conoce a fondo la actividad que realiza. Controla el cumplimiento de regulaciones y normas legales para la realización de las actividades.
Interés de superación
Se preocupa por recibir cursos avanzados para superarse en el cargo que desempeña.
V- Relación de actividades que ejecuta
Código Actividad A210102 Confeccionar y Registrar el instrumento de pago A210201 Entregar el anticipo A210701 Conciliar con los IP de pagos emitidos. A210801 Confeccionar Informe de de ejecución de ingresos y gastos A210802 Analizar el Balance de Comprobación de Saldos A210803 Analizar el comportamiento de los indicadores financieros
Anexos
VI- Requisitos de Seguridad, Protección e Higiene del Trabajo � Entorno de trabajo con espacio suficiente para facilitar el movimiento con holgura
del trabajador.
� Silla regulable y adaptable a cada trabajador.
� Colocación correcta del ordenador, de frente y no tan cerca de los ojos.
� Suficiente iluminación del local.
� Regulación correcta de los niveles calor/frio de los sistemas de climatización de la
oficina.
� Bajos niveles de ruido.
VII- Requisitos Físicos
� Adecuada presencia física en cuanto a la forma de vestir.
VIII- Medios de Trabajo
� Calculadora.
� Computadora
� Impresora
� Aire acondicionado
� Materiales de oficina
� Mobiliario de oficina
Fecha de actualización 2011
Descripción de puestos de trabajo Código Denominación Técnico "A" en Gestión Económica Área Grupo Finanzas Categoría T Grupo Escala VIII
I- Resultados por los que responde
� Mantener su ética de trabajo y la de sus subordinados acorde a los Principios de
la Revolución.
Anexos
� Confeccionar los instrumentos de pago, registrarlos, cancelarlos
� Realizar las transferencias internas y realizar registro financiero.
� Confeccionar los Informes de depósito en el banco
II- Autoridad III- Requisitos de Conocimientos
Formación Mínima Necesaria:
� Graduado de Técnico Medio con entrenamiento en el puesto. Experiencia Previa:
Conocimientos Específicos 1 2 3 Curso en Contabilidad y Finanzas x
Curso ASSETS x Curso Sistema Controla x
1-Elementales 2-Medios 3-Superiores
IV- Competencias Dimensiones Efectividad en la toma de decisiones
Abarca todas las posibilidades en una situación antes de tomar una decisión y las colegia con sus subordinados. Rápido en el análisis en momento claves.
Facilidades comunicativas
Tiene fluidez y facilidad en la comunicación oral. Transmite sus ideas de forma clara y coherente. Sabe escuchar diversos criterios. Redacta informes de manera clara y precisa.
Saber planificarse y organizarse
Establece prioridad a sus tareas (tiene en cuenta la importancia y el tiempo para llevarla a cabo). Lleva una agenda de trabajo con todas las actividades a realizar. Pone fecha y orden de cumplimiento a las tareas, así como el o los responsables.
Control de la Actividad
Conoce a fondo la actividad que realiza. Controla el cumplimiento de regulaciones y normas legales para la realización de las actividades.
Interés de superación
Se preocupa por recibir cursos avanzados para superarse en el cargo que desempeña.
Anexos
V- Relación de actividades que ejecuta Código Actividad A210101 Recepcionar, Revisar y Aprobar la Solicitud A210102 Confeccionar y Registrar el instrumento de pago A210103 Entregar los cheques a las áreas A210106 Liquidar y entregar a contabilidad A210107 Cancelar los cheques A210201 Entregar el anticipo A210202 Liquidar los vales de gastos. A210301 Emitir el Modelo de Transferencia de Fondos A210303 Verificar y Transferir el dinero en Sistema Controla A211101 Emitir el Cheque A211201 Emitir los cheques A211303 Confeccionar el informe y enviar a Contabilidad recibos y Slip
VI- Requisitos de Seguridad, Protección e Higiene del Trabajo
� Entorno de trabajo con espacio suficiente para facilitar el movimiento con holgura
del trabajador.
� Silla regulable y adaptable a cada trabajador.
� Colocación correcta del ordenador, de frente y no tan cerca de los ojos.
� Suficiente iluminación del local.
� Regulación correcta de los niveles calor/frio de los sistemas de climatización de la
oficina.
� Bajos niveles de ruido.
VII- Requisitos Físicos
� Adecuada presencia física en cuanto a la forma de vestir.
VIII- Medios de Trabajo
� Calculadora
� Computadora
� Impresora
� Aire acondicionado
� Materiales de oficina
� Mobiliario de oficina
Anexos
Fecha de actualización 2011
Descripción de puestos de trabajo Código Denominación Técnico "A" En Gestión Económica Área Caja Central Categoría T Grupo Escala VIII
I- Resultados por los que responde
� Responde por el efectivo en fondo en la caja.
� Responde por la entrega de pagos menores.
� Arqueo de caja diario y el depósito de efectivo en banco.
� Recepción del efectivo en caja cuando se realiza un depósito.
� Extraer el efectivo del banco para pago de salario y estipendio.
� Pagar salario a trabajadores de servicio del centro.
� Distribuir efectivo a facultades para el pago de estipendio.
� Mantener su ética de trabajo y la de sus subordinados acorde a los principios de la
Revolución.
� Realiza otras funciones de similar naturaleza según se requiera.
II- Autoridad III- Requisitos de Conocimientos
Formación Mínima Necesaria:
� Graduado de Técnico Medio con entrenamiento en el puesto.
Experiencia Previa:
Conocimientos Específicos 1 2 3 Curso en Contabilidad y Finanzas x
1-Elementales 2-Medios 3-Superiores
Anexos
IV- Competencias Dimensiones Efectividad en la toma de decisiones
Abarca todas las posibilidades en una situación antes de tomar una decisión y las colegia con sus subordinados. Rápido en el análisis en momento claves.
Facilidades comunicativas
Tiene fluidez y facilidad en la comunicación oral. Transmite sus ideas de forma clara y coherente. Sabe escuchar diversos criterios. Redacta informes de manera clara y precisa.
Saber planificarse y organizarse
Establece prioridad a sus tareas (tiene en cuenta la importancia y el tiempo para llevarla a cabo). Lleva una agenda de trabajo con todas las actividades a realizar. Pone fecha y orden de cumplimiento a las tareas, así como el o los responsables.
Control de la Actividad
Conoce a fondo la actividad que realiza. Controla el cumplimiento de regulaciones y normas legales para la realización de las actividades.
Interés de superación
Se preocupa por recibir cursos avanzados para superarse en el cargo que desempeña.
V- Relación de actividades que ejecuta
Código Actividad A210202 Liquidar los vales de gastos A210402 Entregar el efectivo A210502 Depositar en caja A211001 Definir el fondo de caja A211002 Arqueo de caja A211003 Reembolsar el fondo de Caja A211102 Extraer del banco y recargar las tarjetas magnéticas A211103 Pagar a los trabajadores A211104 Reintegrar la nómina A211202 Extraer del banco y recargar las tarjetas magnéticas. A211203 Distribuir del efectivo A211301 Analizar los recibos de efectivo A211302 Depositar
VI- Requisitos de Seguridad, Protección e Higiene del Trabajo
� Entorno de trabajo con espacio suficiente para facilitar el movimiento con holgura
del trabajador.
� Silla regulable y adaptable a cada trabajador.
� Colocación correcta del ordenador, de frente y no tan cerca de los ojos.
� Suficiente iluminación del local.
Anexos
� Regulación correcta de los niveles calor/frio de los sistemas de climatización de la
oficina.
� Bajos niveles de ruido.
�
VII- Requisitos Físicos
� Adecuada presencia física en cuanto a la forma de vestir.
VIII- Medios de Trabajo
� Calculadora
� Computadora
� Aire acondicionado
� Materiales de oficina
� Mobiliario de oficina
Ane
xos
Ane
xo 8
: Ind
icad
ores
que
mid
en la
ges
tión
finan
cier
a de
la o
rgan
izac
ión.
I- In
form
ació
n de
ent
rada
Id
In
dica
dor
UM
D
escr
ipci
ón
Fuen
te
Res
pons
able
Fr
ecue
ncia
TC
0101
Pr
esup
uest
o as
igna
do
por
activ
idad
.
$ Sa
ldo
corr
espo
ndie
nte
en
CU
P a
cada
act
ivid
ad d
el p
resu
pues
to t
otal
as
igna
do p
or e
l MES
al I
nstit
uto.
MES
y
Área
de
Pl
anifi
caci
ón.
Dire
cció
n de
Ec
onom
ía.
Anua
l
TC01
02
Ejec
ució
n de
l Pr
esup
uest
o.
$ Sa
ldo
real
ej
ecut
ado
por
cada
ac
tivid
ad e
n C
UP.
Ár
eas
(Cen
tros
de C
osto
) D
irect
or
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
Men
sual
, Anu
al
TC01
03
Plan
as
igna
do
por a
ctiv
idad
. $
Salo
cor
resp
ondi
ente
en
CU
C a
cad
a ac
tivid
ad d
el t
otal
del
pla
n as
igna
do
por e
l MES
.
MES
y
Área
de
Pl
anifi
caci
ón.
Dire
cció
n de
Ec
onom
ía.
Anua
l
TC01
04
Ejec
ució
n de
l Pl
an.
$ Sa
ldo
real
ej
ecut
ado
por
cada
ac
tivid
ad e
n C
UC
. Ár
eas
(Cen
tros
de C
osto
) D
irect
or
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
Men
sual
, Anu
al.
TC01
05
Activ
o C
ircul
ante
. $
Tota
l de
ac
tivos
ci
rcul
ante
s o
corri
ente
s co
n lo
s qu
e cu
enta
el
In
stitu
to a
l fin
al d
el p
erío
do q
ue s
e an
aliz
a, d
ígas
e ef
ectiv
o en
caj
a y
banc
o,
inve
rsio
nes,
in
vent
ario
s,
cuen
tas
y do
cum
ento
s po
r co
brar
, en
tre o
tros.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
Si
tuac
ión)
As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad,
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al.
TC01
06
Pasi
vo C
ircul
ante
$
Tota
l de
pa
sivo
s ci
rcul
ante
s ex
iste
ntes
en
el c
entro
al
final
del
pe
ríodo
an
aliz
ado,
dí
gase
do
cum
ento
s,
nóm
inas
, re
tenc
ione
s,
cuen
tas
por p
agar
, ent
re o
tros.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
Si
tuac
ión)
As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al.
Ane
xos
TC01
07
Inve
ntar
io In
icia
l $
Exis
tenc
ia
de
prod
ucto
s al
mac
enad
os
al
com
ienz
o de
l pe
ríodo
que
se
anal
iza
o in
vent
ario
fin
al d
el p
erío
do a
nter
ior.
Gru
po
de
Inve
ntar
io.
Espe
cial
ista
de
l G
rupo
de
In
vent
ario
.
Men
sual
, Anu
al
TC01
08
Inve
ntar
io F
inal
$
Exis
tenc
ia
de
prod
ucto
s al
mac
enad
os a
l fin
aliz
ar e
l pe
ríodo
qu
e se
ana
liza.
Gru
po
de
Inve
ntar
io.
Espe
cial
ista
de
l G
rupo
de
In
vent
ario
.
Men
sual
, Anu
al
TC01
09
Activ
o To
tal
$ In
cluy
e to
tal
de A
ctiv
os C
ircul
ante
s,
Activ
os F
ijos
Tang
ible
s e
Inta
ngib
les
exis
tent
es
en
el
cent
ro
cuan
do
final
iza
el
perío
do
de
anál
isis
; es
de
cir,
todo
el v
alor
mon
etar
io c
on e
l qu
e cu
enta
el I
nstit
uto
al fi
naliz
ar e
se
perío
do.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
Si
tuac
ión)
As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al
TC01
10
Pasi
vo T
otal
$
Incl
uye
tota
l de
Pasi
vos
Circ
ulan
tes,
as
í com
o lo
s pa
sivo
s a
larg
o pl
azo
y Pa
sivo
s D
iferid
os
exis
tent
es
en
el
cent
ro
al
final
izar
el
pe
ríodo
de
an
ális
is,
es d
ecir,
tod
as l
as d
euda
s qu
e pr
esen
ta e
l In
stitu
to a
l fin
aliz
ar
ese
perío
do.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
Si
tuac
ión)
As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al
TC01
11
Cap
ital
$ D
iner
o qu
e tie
ne l
a en
tidad
co
mo
fond
o pa
ra p
oder
eje
cuta
r to
das
las
oper
acio
nes
finan
cier
as a
lo la
rgo
de
un p
erío
do d
e tie
mpo
o a
ño fi
scal
.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
Si
tuac
ión)
As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al
Ane
xos
TC01
12
Tota
l de
Ingr
esos
. $
Este
in
dica
dor
incl
uye
Vent
as
en
CU
C, I
ngre
sos
Fina
ncie
ros,
Ingr
esos
po
r So
bran
tes
de B
iene
s, I
ngre
sos
Dev
enga
dos
e In
gres
os p
or S
ervi
cios
So
cioc
ultu
rale
s, a
lcan
zado
s ha
sta
la
fech
a qu
e se
ana
liza.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
R
esul
tado
) As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al
TC01
13
Tota
l de
Gas
tos.
$
Los
Gas
tos
Tota
les
incl
uyen
lo
s G
asto
s Fi
nanc
iero
s y
los
Gas
tos
Cor
rient
es d
e la
Ent
idad
en
CU
P y
CU
C.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y
Fina
nzas
. (E
stad
o de
R
esul
tado
) As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Dire
ctor
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, Anu
al
TC01
14
Cue
ntas
y
Efec
tos
por
Cob
rar.
$ C
antid
ad to
tal e
n va
lor
mon
etar
io d
e cu
enta
s y
efec
tos
por
cobr
ar
a cl
ient
es.
Asse
ts. N
S, M
ódul
o:
Con
tabi
lidad
. Es
peci
alis
ta C
en
Ges
tión
Econ
ómic
a
Men
sual
, Anu
al
TC01
15
Vent
as N
etas
$
Expr
esa
la c
antid
ad t
otal
de
dine
ro
equi
vale
nte
a se
rvic
ios
o pr
oduc
tos
vend
idos
, po
r lo
gen
eral
con
tem
pla
Vent
as
en
CU
C
e In
gres
os
Dev
enga
dos.
Asse
ts. N
S, M
ódul
o:
Con
tabi
lidad
. Es
peci
alis
ta C
en
Ges
tión
Econ
ómic
a
Men
sual
, Anu
al.
TC01
16
Cue
ntas
y
Efec
tos
por
Paga
r.
$ Fa
ctur
as p
endi
ente
de
pago
a l
os
prov
eedo
res.
As
sets
. NS,
Mód
ulo:
C
onta
bilid
ad.
Espe
cial
ista
C e
n G
estió
n Ec
onóm
ica
Men
sual
, Anu
al.
TC01
17
Com
pras
Net
as
$ C
antid
ad to
tal d
e co
mpr
as re
aliz
adas
en
el p
erío
do d
e tie
mpo
ana
lizad
o.
Asse
ts. N
S, M
ódul
o:
Con
tabi
lidad
. Es
peci
alis
ta C
en
Ges
tión
Econ
ómic
a
Men
sual
, Anu
al
TC01
18
Cifr
as D
irect
ivas
. $
Valo
r as
igna
do p
or e
l M
ES,
ya s
ea
en
CU
C
o C
UP
a
dete
rmin
adas
ac
tivid
ades
o
indi
cado
res
MES
D
irecc
ión
de
Econ
omía
. An
ual.
Ane
xos
sele
ccio
nado
s.
TC01
19
Ejec
ució
n C
ifras
D
irect
ivas
. $
Valo
r rea
l en
pes
os c
orre
spon
dien
te
a es
tas
activ
idad
es e
indi
cado
res,
al
final
izar
el p
erío
do a
naliz
ado.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Dire
cció
n de
Ec
onom
ía.
Men
sual
, An
ual
TC01
20
Che
ques
em
itido
s un
o C
antid
ad
de
cheq
ues
emiti
dos
al
final
izar
el p
erío
do a
naliz
ado.
G
rupo
Fin
anza
s D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
Men
sual
, An
ual
TC01
21
Che
ques
ca
ncel
ados
un
o C
antid
ad
de
cheq
ues
emiti
dos
al
final
izar
el p
erío
do a
naliz
ado.
G
rupo
Fin
anza
s D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
Men
sual
, An
ual
TC01
22
Solic
itude
s de
pa
go a
prob
adas
un
o C
antid
ad
de
solic
itude
s de
pa
go
apro
bada
s al
fin
aliz
ar
el
perío
do
anal
izad
o.
Gru
po F
inan
zas
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, An
ual
TC
0123
So
licitu
des
de
pago
em
itida
s un
o C
antid
ad
de
solic
itude
s de
pa
go
emiti
das
al
final
izar
el
pe
ríodo
an
aliz
ado.
Gru
po F
inan
zas
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, An
ual
TC01
24
Pago
s em
itido
s un
o C
antid
ad d
e in
stru
men
tos
de p
agos
em
itido
s al
fin
aliz
ar
el
perío
do
anal
izad
o.
Gru
po F
inan
zas
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, An
ual
TC01
25
Pago
s al
con
tado
un
o C
antid
ad
de
pago
s an
ticip
ados
em
itido
s al
fin
aliz
ar
el
perío
do
anal
izad
o.
Gru
po F
inan
zas
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, An
ual
TC01
26
Pago
s a
créd
ito
uno
Can
tidad
de
pago
s a
créd
ito e
miti
dos
al fi
naliz
ar e
l per
íodo
ana
lizad
o.
Gru
po F
inan
zas
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Men
sual
, An
ual
Ane
xos
Info
rmac
ión
de s
alid
a Id
. In
dica
dor
UM
Va
lor
obje
tivo
Des
crip
ción
Fr
ecue
ncia
R
espo
nsab
le
01a
Ejec
ució
n de
l P
lan.
(CU
C)
(Gen
eral
del
Ins
titut
o, p
or
Activ
idad
).
%
≥98%
(A
nual
) ó ≥7
≤10
(men
sual
)
Perm
ite
eval
uar
el
nive
l
de
apro
vech
amie
nto
del
plan
(C
UC
). Fa
cilit
a in
form
ació
n ne
cesa
ria
y op
ortu
na p
ara
la to
ma
de d
ecis
ione
s.
Men
sual
, An
ual
Dire
cció
n de
Eco
nom
ía
y D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
01b
Ejec
ució
n de
l P
resu
pues
to.(C
UP)
(G
ener
al
del
Inst
ituto
, pa
rtida
y
elem
ento
de
ga
sto)
.
%
≥98%
(A
nual
) ó ≥7
≤10
(men
sual
)
Perm
ite
eval
uar
el
nive
l
de
apro
vech
amie
nto
del
pres
upue
sto
asig
nado
(C
UP)
. Fa
cilit
a in
form
ació
n ne
cesa
ria y
opo
rtuna
par
a la
tom
a de
de
cisi
ones
.
Men
sual
, An
ual
Dire
cció
n de
Eco
nom
ía
y D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
02
Índi
ce d
e Li
quid
ez
Vece
s ≥1
C
apac
idad
que
tie
ne e
l In
stitu
to d
e cu
mpl
ir co
n su
s ob
ligac
ione
s y
com
prom
isos
a c
orto
pla
zo.
Se d
ebe
com
para
r co
n re
sulta
dos
obte
nido
s de
añ
os a
nter
iore
s.
Men
sual
, An
ual.
Dire
cció
n de
Eco
nom
ía
03
Índi
ce
de
Liqu
idez
in
med
iata
Ve
ces
≥1
Perm
ite
anal
izar
la
ca
paci
dad
que
pose
e el
Inst
ituto
par
a cu
mpl
ir co
n su
s ob
ligac
ione
s a
corto
pla
zo s
olo
con
sus
activ
os c
ircul
ante
s m
ás lí
quid
os.
Men
sual
, An
ual.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
04
Índi
ce d
e So
lven
cia
Vece
s ≥1
Ex
pres
a si
el i
nstit
uto
cuen
ta o
no
con
lo
s bi
enes
y r
ecur
sos
sufic
ient
es p
ara
resp
alda
r lo
s ad
eudo
s qu
e se
ten
gan
cont
raíd
o a
corto
, m
edia
no
y la
rgo
plaz
o.
Men
sual
, An
ual.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
05
Índi
ce d
e En
deud
amie
nto
%
Ex
pres
a el
gra
do e
n qu
e se
fina
ncia
el
Inst
ituto
con
lo
que
debe
a c
orto
y
larg
o pl
azo.
Lo
id
eal
es
que
este
in
dica
dor
tom
e va
lor
1 lo
que
sig
nific
a
Men
sual
, An
ual.
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
Ane
xos
Info
rmac
ión
de s
alid
a Id
. In
dica
dor
UM
Va
lor
obje
tivo
Des
crip
ción
Fr
ecue
ncia
R
espo
nsab
le
que
el in
stitu
to s
e fin
anci
a al
50%
con
su
s de
udas
y a
l ot
ro 5
0 %
con
su
capi
tal.
06
U
tilid
ad R
eten
ida
$ >0
In
dica
si e
l ins
titut
o ha
teni
do u
tilid
ad o
pé
rdid
a en
el
pe
riodo
de
tie
mpo
an
aliz
ado,
si e
ste
indi
cado
r es
may
or
que
0 se
rá u
tilid
ad s
i es
men
or q
ue 0
se
rá p
érdi
da.
(TC
0111
-TC
0112
)
Anua
l D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
07
Cic
lo d
e C
obro
dí
as
≤30
Tiem
po
que
dem
ora
el
Inst
ituto
en
co
brar
sus
ven
tas.
M
ensu
al,
Anua
l D
irecc
ión
de E
cono
mía
08
Cic
lo d
e Pa
go
días
≤3
0 Ti
empo
qu
e de
mor
a el
ins
titut
o en
ef
ectu
ar
el
cum
plim
ient
o de
la
s ob
ligac
ione
s a
corto
pl
azo
con
los
prov
eedo
res.
Men
sual
, An
ual
Dire
cció
n de
C
onta
bilid
ad
y Fi
nanz
as.
09
Índi
ce
de
Rot
ació
n de
In
vent
ario
Ve
ces/
año
≥ Es
te in
dica
dor p
rese
nta
la c
antid
ad d
e ve
ces
que
rota
el
efec
tivo
conv
ertid
o en
inve
ntar
io, e
l cua
l deb
e se
r lo
más
al
to p
osib
le p
ues
impl
ica
una
may
or
rota
ción
de
l ef
ectiv
o,
mej
ora
la
rent
abili
dad
y la
efic
ienc
ia e
conó
mic
a.
Men
sual
, An
ual
Dire
cció
n de
ATM
.
10
Cum
plim
ient
o de
las
Cifr
as
Dire
ctiv
as.
%
100%
Ex
pres
a el
niv
el d
e cu
mpl
imie
nto
del
plan
, de
det
erm
inad
os i
ndic
ador
es o
ci
fras
dire
ctiv
as s
elec
cion
adas
por
el
MES
en
el a
ño.
Men
sual
, An
ual
Dire
cció
n de
Eco
nom
ía
Ane
xos
Info
rmac
ión
de s
alid
a Id
. In
dica
dor
UM
Va
lor
obje
tivo
Des
crip
ción
Fr
ecue
ncia
R
espo
nsab
le
11
Porc
ient
o ch
eque
s ca
ncel
ados
%
15
%
Este
ind
icad
or r
efle
ja e
l po
rcie
nto
de
cheq
ues
canc
elad
os c
on r
espe
cto
al
tota
l de
che
ques
em
itido
s du
rant
e un
pe
ríodo
de
tiem
po.
Men
sual
D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
12
Porc
ient
o so
licitu
des
de
pago
apr
obad
as
%
100%
Ex
pres
a el
po
rcie
nto
de
solic
itude
s ap
roba
das
con
rela
ción
al
to
tal
de
solic
itude
s em
itida
s du
rant
e un
pe
ríodo
de
tiem
po.
Men
sual
D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
13
Porc
ient
o de
pa
gos
antic
ipad
os
%
10%
Po
rcie
nto
de
pago
s em
itido
s co
n O
ferta
, Pr
efec
tura
o
Cot
izac
ión
con
resp
ecto
al
tota
l de
pag
os e
miti
dos
dura
nte
un p
erío
do d
e tie
mpo
.
Men
sual
D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
14
Porc
ient
o de
pa
gos
a cr
édito
%
90
%
Porc
ient
o de
pa
gos
emiti
dos
con
fact
ura
con
resp
ecto
al t
otal
de
pago
s em
itido
s du
rant
e un
pe
ríodo
de
tie
mpo
.
Men
sual
D
irecc
ión
de
Con
tabi
lidad
y
Fina
nzas
.
Fech
a de
act
ualiz
ació
n Ab
ril /
2011
Anexos
Anexo 9: Formulario correspondiente a los indicadores de salida. Fórmulas correspondientes a los Indicadores de Salida. Ejecución del Presupuesto (CUP)= (Ejecución del Presupuesto / Presupuesto asignado por actividad o por Epígrafe y Partida) x 100 Ejecución del Plan (CUC)= Ejecución del Plan / Plan asignado por actividad Índice de Liquidez= Activo Circulante / Pasivo Circulante Índice de Liquidez inmediata = (Activo Circulante – Inventario) / Pasivo Circulante Índice de Solvencia = Activo Total / Pasivo Total Índice de Endeudamiento= (Pasivo Total / Capital) x100 Utilidad Retenida= Total de Ingresos – Total de Gastos Ciclo de Cobro= Cuentas y Efectos por Cobrar / (Ventas Netas) / 360 Ciclo de Pago= Cuentas y Efectos por Pagar / (Compras Netas) / 360 Índice de Rotación de Inventario= Ventas Netas / [(Inventario inicial + Inventario final) / 2] Cumplimiento de las Cifras Directivas= Ejecución Cifras Directivas / Cifras Directivas Porciento cheques cancelados= Total de Cheques Cancelados / Total de Cheques Emitidos x 100 Porciento solicitudes de pago aprobadas= Total de solicitudes de pago aprobadas / Total de solicitudes de pago emitidas x 100 Porciento de pagos anticipados=Total de pagos al contado / Total de pagos emitidos x 100 Porciento de pagos a crédito= Total de pagos a crédito / Total de pagos emitidos x 100
Anexos
Anexo 10: Porciento de ejecución del plan por actividad en el mes de Enero.
Anexos
Anexo 11: Porciento de ejecución del plan por Actividad en el mes de Febrero.
Anexos
Anexo 12: Indicadores de Entrada
Anexos
Anexo 13: Indicadores de Salida
Ane
xos
Ane
xo 1
4: M
apa
de R
iesg
os
Proc
eso
Rie
sgos
Pr
inci
pale
s PO
R.1
VP.2
Acc
ione
s de
C
ontr
ol
Res
p.3
Perío
do
Cla
sific
ació
n de
Acc
ione
s Fo
rmas
de
A
plic
ació
n Si
stem
a C
lasi
ficac
ión
Ges
tión
de
pago
s
Che
que
no
emiti
do
a tie
mpo
o
inco
mpl
eto
(A21
0101
)
Poco
fre
cuen
-te
Mod
erad
a o
Gra
nde
(Dep
ende
de
l pr
oduc
to
o se
rvic
io
que
se
paga
)
-Ver
ifica
r qu
e se
ha
yan
conf
ecci
ona-
do
todo
s lo
s ch
eque
s ac
orde
co
n la
s so
licitu
des
de
pago
ap
roba
das.
-V
erifi
car
que
el
cheq
ue
esté
co
rrec
tam
en-
te
conf
ecci
ona-
do.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
re
ciba
un
a So
licitu
d de
Pag
o
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
. Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
Ef
icie
ncia
. C
umpl
imie
nto
de
la
Legi
slac
ión.
C
alid
ad.
1 PO
R: P
roba
bilid
ad d
e O
curr
enci
a 2 V
P: V
alor
de
la P
érdi
da
3 Res
p.: R
espo
nsab
le
Ane
xos
Entre
ga
de
docu
men
tos
de p
ago
con
ofer
tas
y pr
efac
tura
s ve
ncid
as.
Frec
uen-
te
Gra
nde
- N
o ac
epta
r of
erta
s y
pref
actu
ras
fu
era
del
térm
ino
de
valid
ez.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
re
ciba
un
a So
licitu
d de
Pa
go
Antic
ipa-
do
Proc
edim
ient
o
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
.
Fina
nzas
C
umpl
imie
nto
de
la
Legi
slac
ión
Em
itir
un
pago
por
un
prod
ucto
o
serv
icio
qu
e no
co
rres
pond
a co
n el
obj
eto
soci
al
de
la
empr
esa
(A21
0101
)
Oca
sio-
nal
Gra
nde
-Ver
ifica
r es
trict
amen
te
si c
umpl
e co
n la
s N
orm
ativ
as:
Reg
ulac
ione
s so
bre
la
ejec
ució
n de
la
s co
mpr
as
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
ap
rueb
e un
Pag
o
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
. Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
C
umpl
imie
nto
de
la
Legi
slac
ión
Em
itir
mon
to
inco
rrec
to
del C
hequ
e (A
2101
01)
Oca
sio-
nal
Gra
nde
-Ver
ifica
r qu
e el
m
onto
de
l ch
eque
se
co
rres
pond
a co
n la
So
licitu
d de
Pa
go y
con
el
impo
rte d
e la
fa
ctur
a o
pref
actu
ra,
segú
n tip
o de
pa
go.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
em
ita
un
Che
que
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
V
erifi
caci
ón
Fina
nzas
Uso
y d
estin
o de
lo
s re
curs
os
Ane
xos
En
trega
al
pr
ovee
dor
de
cheq
ues
casi
al
ve
ncer
se
Oca
sio-
nal
Mod
erad
a -
Ges
tiona
r co
n la
s ár
eas
la e
ntre
ga d
e lo
s ch
eque
s al
pro
veed
or,
con
tiem
po
sufic
ient
e.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
em
ita
un
Che
que
Supe
rvis
ión
Verif
icac
ión
Fina
nzas
Ef
icie
ncia
.
Antic
ipo
s
Entre
gar
al
traba
jado
r un
a ca
ntid
ad
dife
rent
e a
la
Reg
ulad
a.
Oca
sio-
nal
Gra
nde
-Ver
ifica
r qu
e el
m
onto
de
l an
ticip
o so
licita
do s
ea
el
estip
ulad
o po
r: -
Res
oluc
ión
No.
13
8/00
, M
FP,
de
18/0
5/00
: “R
egla
men
to
por
gast
os d
e vi
ajes
al
ex
tranj
ero”
.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nanz
as
Cad
a ve
z qu
e se
so
licite
un
an
ticip
o pa
ra
viaj
es
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
U
so y
des
tino
de
los
recu
rsos
Impo
sibi
lidad
pa
ra r
ealiz
ar
la
liqui
daci
ón
del
antic
ipo
y/o
prés
tam
o
Poco
fre
cuen
-te
Gra
nde
-Not
ifica
r a
las
72 h
oras
de
la
llega
da
del t
raba
jado
r al
Je
fe
del
Área
a
la
perte
nece
, el
in
cum
plim
ient
o de
la
liq
uida
ción
.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
so
licite
un
an
ticip
o pa
ra
viaj
es
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
C
aja
Efic
ienc
ia
Ane
xos
Tran
sfe-
re
ncia
s In
tern
as
Impo
sibi
lidad
pa
ra r
ealiz
ar
la
Tran
sfer
enci
a o
real
izar
la
por
el m
onto
in
corr
ecto
)
Poco
fre
cuen
-te
Mod
erad
a o
Gra
nde
-Rev
isar
es
trict
amen
te
el
mod
elo
de
trans
fere
ncia
de
fond
os.
-Com
prob
ar
estri
ctam
ent
e la
di
spon
ibili
-da
d de
la
cu
enta
de
l cl
ient
e in
tern
o
Jefe
de
G
rupo
Fi
nanz
as
Cad
a ve
z qu
e se
so
licite
un
a tra
nsfe
ren-
cia
de
fond
os
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
Uso
y d
estin
o de
lo
s re
curs
os
Pago
s M
enor
es
Oto
rgar
un
an
ticip
o a
un
área
y lu
ego
esta
no
pr
esen
te
la
fact
ura
para
su
liq
uida
ción
Oca
sio-
nal
Pequ
eña
-Ver
ifica
r qu
e la
so
licitu
d de
l an
ticip
o es
té
firm
ada
y ap
roba
da
por
el
pers
onal
au
toriz
ado.
-V
erifi
car
el
regi
stro
y
entre
ga
del
com
prob
ante
de
efe
ctiv
o.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
so
licite
un
pa
go
men
or
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Caj
a U
so y
des
tino
de
los
recu
rsos
Ane
xos
Rea
lizar
el
pa
go c
on e
l Va
le
sin
firm
ar
Oca
sio-
nal
Mod
erad
a -V
erifi
car
que
el M
odel
o de
Pa
gos
men
ores
est
é fir
mad
o po
r la
s pe
rson
as
auto
rizad
as.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e se
so
licite
un
pa
go
men
or
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
U
so y
des
tino
de
los
recu
rsos
Ges
tión
de
Cob
ros
Impo
sibi
lidad
pa
ra r
ealiz
ar
el d
epós
ito
Poco
fre
cuen
-te
Pequ
eña
-Ver
ifica
r qu
e el
M
odel
o
de
Dep
ósito
es
té
corr
ecta
men
te
solic
itado
y
firm
ado
por
las
pers
onas
au
toriz
adas
.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e un
ár
ea
nece
site
re
aliz
ar
un
depó
sito
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
Efic
ienc
ia
Dep
ósito
s de
bi
llete
s fa
lsos
.
Poco
fre
cuen
-te
Gra
nde
-Rev
isar
de
talla
dam
en-
te
los
bille
tes
y en
ca
so
de
sosp
echa
no
acep
tarlo
s.
Jefe
de
C
aja
Cad
a ve
z qu
e un
cl
ient
e re
aliz
a un
de
pósi
to
Supe
rvis
ión
Ve
rific
ació
n Fi
nanz
as
Uso
y d
estin
o de
lo
s re
curs
os
Pago
a
priv
ados
R
ealiz
ar
un
pago
por
un
se
rvic
io
que
no
está
es
tipul
ado
Poco
fre
cuen
-te
Gra
nde
-Ver
ifica
r qu
e el
ser
vici
o a
paga
r es
té
estip
ulad
o en
la
R
esol
ució
n N
o.
042/
01:
“Nor
mas
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Cad
a ve
z qu
e un
ár
ea
solic
ite
un
pago
a pr
ivad
o.
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Vice
rrec-
toría
Ec
onó-
mic
a
Cum
plim
ient
o de
la
Le
gisl
ació
n
Ane
xos
sobr
e lo
s pa
gos
a pr
ivad
os
por
com
pra
de
bien
es
y se
rvic
ios”
.
G
estió
n de
Fo
ndos
de
Caj
a
Arqu
eo
de
Caj
a er
róne
o
Poco
fre
cuen
-te
Pequ
eña
o Mod
erad
a (D
epen
de
de
la
cant
idad
de
ef
ectiv
o)
-Rea
lizar
el
ar
queo
de
ca
ja
dos
vece
s al
fina
l de
l día
. -V
erifi
car
que
todo
s lo
s co
mpr
oban
- te
s se
co
rres
pond
an
con
el
efec
tivo
en
caja
.
Jefe
de
la
C
aja
Dia
rio
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Caj
a Ef
icie
ncia
Exis
ta
Falta
nte
o So
bran
te
Poco
fre
cuen
- te
Pequ
eña
o Mod
erad
a (D
epen
de
de
la
cant
idad
de
ef
ectiv
o)
- Com
prob
ar
que
los
Mod
elos
de
D
epós
ito,
Antic
ipos
y
Pago
s M
enor
es
esté
n co
rrec
tam
en-
te s
olic
itado
s y
firm
ados
po
r la
s pe
rson
as
Jefe
de
la
C
aja
Cad
a ve
z qu
e se
So
licite
un
Pa
go
Men
or
o un
D
epós
ito
en C
aja
Proc
edim
ient
o Su
perv
isió
n
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Caj
a U
so y
des
tino
de
los
recu
rsos
Ane
xos
auto
rizad
as.
Pago
s de
sa
lario
s
Acre
dita
ción
de
sal
ario
el
día
ante
s de
la
fe
cha
de
pago
.
Oca
sio-
nal
Gra
nde
-Rec
arga
r la
s ta
rjeta
s m
agné
ticas
co
n tie
mpo
su
ficie
nte
(72
hora
s an
tes
de
la
fech
a de
pag
o)
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
za
s
Men
sual
Pr
oced
imie
nto
Supe
rvis
ión
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
C
umpl
imie
nto
de
la
Legi
slac
ión
Prob
lem
as
de
cone
xión
en
el b
anco
.
Poco
fre
cuen
-te
Mod
erad
a -
Pres
enta
r en
el
ba
nco
la
pers
onal
iza-
ción
de
ta
rjeta
s m
agné
ticas
co
n tie
mpo
su
ficie
nte.
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
za
s
Men
sual
Su
perv
isió
n
Verif
icac
ión
Fina
nzas
Ef
icie
ncia
Pago
s de
es
tipen
-di
os
Exce
so
de
efec
tivo
en
caja
.
Frec
uen-
te
Gra
nde
- Con
fecc
iona
r cr
onog
ram
a po
r fa
culta
des
para
la
pe
rson
aliz
a-ci
ón
de
tarje
tas
mag
nétic
as y
ch
eque
ar
su
cum
plim
ient
o
Jefe
de
G
rupo
Fi
nan-
zas
Men
sual
Pr
oced
imie
nto
Supe
rvis
ión
Proc
edim
ien-
to d
e tra
bajo
Ve
rific
ació
n
Fina
nzas
Ef
icie
ncia
