Reduccion consumo papel

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ResumenParece difícil imaginar nuestra vida sin papel, ¿verdad?. El papel está presente en nuestra vida enla mayor parte de las actividades que desarrollamos, relacionadas con el trabajo, la comunicación,la educación, etc.

Sin embargo, la sociedad es consciente de la necesidad de alcanzar un desarrollo económico ade-cuado, pero sin dejar de conservar los recursos naturales para ello. Los impactos ambientales aso-ciados a la fabricación y reciclado del papel, así como las numerosas ventajas en cuanto al ahorrode costes y aumento de productividad que supone tener menos papeles en la mano han fomenta-do que a distintos niveles (administraciones públicas, empresas, organizaciones ecologistas, etc.) seimplanten iniciativas para reducir el consumo del papel.

En este artículo se presenta un nuevo paradigma en la sociedad de la información, en el que lainnovación con las nuevas comunicaciones ofrecen nuevas oportunidades de movilidad y colabo-ración, como consecuencia de la desmaterialización que ofrecen los nuevos servicios de telecomu-nicaciones, lo que supone una oportunidad para alcanzar una “sociedad con menos papel”.

Además, se exponen los motivos que justifican la implantación de medidas de reducción de con-sumo de papel, tanto desde el punto de vista ambiental como socio-económico. Además, se mues-tra cómo las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) favorecen el desarrollo económi-co y social, reduciendo el uso del papel en diversos ámbitos de actividad. Por último, se analizan lasprincipales dificultades o retos que la sociedad debe afrontar para conseguir armonizar la expan-sión de la Sociedad de la Información utilizando menos papel.

La reducción del consumo de papel en laSociedad de la Información

Julio de 2005

Telecomunicaciones y desarrollo sostenible

¿Por qué es importantereducir el consumo depapel?El consumo de papel está habitualmente asociado con el desa-rrollo económico y social. En el mundo se consumen cerca de320 Tn de papel y cartón según la Federación de IndustriasForestales Finlandesas, de las que un 90% se concentra enNorte América, Oeste de Europa y Asia. (45)

En los últimos años, hemos sido testigos de un aumento pro-gresivo del consumo de papel al mismo tiempo que lasTecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) sehan incorporado con gran ímpetu en todos los ámbitos socia-les. Esta situación no deja de ser paradójica por el hecho de quela digitalización de la sociedad parecía que iba a eliminar el usodel papel.

El uso irresponsable del papel trae como consecuencia enor-mes desventajas: restricciones a la movilidad y el teletrabajo,ineficiencia en la organización, barreras al conocimiento, laobligación de disponer de un espacio de almacenamiento paraarchivo documental, los costes económicos y de ineficacia delos procesos, etc. Estos inconvenientes son especialmente rele-vantes para una empresa, en la que su consumo procede devarios orígenes: el uso del empleado en su puesto de trabajo,los procesos de gestión interna y los procesos de relación consus clientes. Por ello, cada vez es más frecuente encontrar ini-ciativas de reducción del consumo de este material.

Pero existe también una circunstancia que no debe olvidarse,los impactos ambientales de su fabricación (tala de árboles,tratamiento de la madera, reciclado de papel recuperado, etc),en la que se generan impactos de diversa índole (18):

• Consumo energético: Obtener una hoja de papel a partir de100% de madera precisa 17 Wh y a partir de papel reciclado,12 Wh. (19)

• Consumo de agua (para obtener 1 Tn de papel se precisan 2Tn de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 Tn si setrata de papel de pasta química).

• Vertidos, que contienen elevada carga contaminante (sóli-dos en suspensión, compuestos orgánicos halogenados,etc. ) y que han de ser depurados

• Residuos, aunque en su mayoría son no peligrosos

Afortunadamente, la industria papelera ha ido progresando enla mejora ambiental de sus actividades productivas y ha idointegrando paulatinamente procesos menos perjudiciales parael entorno.

Además, hay que considerar los efectos ambientales del entor-no tecnológico que hace posible la impresión y los residuos quegeneran: tóner, embalajes, impresoras, faxes, etc.

Oportunidades parareducir el consumo depapel gracias a las TICHoy en día las nuevas tecnologías nos facilitan la vida.Ahorramos tiempo en gestiones burocráticas sin esperar colas,hacemos transferencias sin desplazarnos de casa, .... Las venta-jas que ofrecen son múltiples, pero entre ellas podemos desta-car una: el ahorro de papel. Empresas, ciudadanos y organismospúblicos se ven beneficiados a este respecto gracias a los nue-vos servicios que ofrece la Sociedad de la Información. Vamos ahacer un repaso de las posibilidades que ofrecen las TIC parareducir el consumo de papel.

Eficiencia en el entorno de trabajo

El entorno laboral se ha visto inmerso en los últimos años enun enorme proceso de informatización, consiguiendo unamejora en la rapidez y eficacia de la gestión empresarial pero

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Por lo que respecta a España, el consumo de papel en 2004 fue de7.194.300 Tn. Por habitante se consumieron 167 kg, lejos de lo queconsume un ciudadano belga (346 kg), luxemburgués (315 kg) oestadounidense (301 kg). (17)

El consumo de papel para impresión y escritura creció por encima del 10%entre los años 1980 y 2000 (36). Asimismo, el 30% del papel queconsumimos actualmente corresponde a funcionalidades que hace 10años no existían. (20)

sin reducir visiblemente los niveles de consumo de papel, apesar de que las nuevas tecnologías parecen evitar su uso.

Las tecnologías de la información, a las que en ocasiones se lasculpa del aumento progresivo del consumo de papel, puedencontribuir a utilizar de modo más eficiente el papel en la ofici-na, obteniendo de modo paralelo un incremento de la produc-tividad.

Este es el caso de la intranet corporativa. Cada vez es más fre-cuente que las empresas dispongan de intranet para compartirinformación interna. Además de facilitar el acceso a documen-tos internos para su consulta, un diseño adecuado de la intra-net permite a la empresa realizar sus gestiones internas deforma más fácil y más eficiente, sin necesidad de formulariosen papel, como tradicionalmente ocurría en procesos de com-pras, trámites relacionados con gestión de recursos humanos,etc.

El uso de herramientas colaborativas y de compartición delconocimiento son especialmente beneficiosas para las empre-sas que tengan empleados dispersados geográficamente o quenecesitan acceso de un gran número de trabajadores a losrecursos propios de la empresa, evitándose de este modo el usodel correo postal o de fax, que requieren consumir papel. Es evi-dente que el papel, como anclaje físico, dificulta la movilidad enel trabajo.

La mayoría de la información que se maneja internamente enuna empresa no necesita ser almacenada en papel, por lo quela Intranet y otras herramientas pueden ser también un medioadecuado para que los empleados accedan a ese tipo de infor-mación, teniéndola siempre disponible. Además, con menospapeles en nuestras oficinas, perderemos menos tiempo enlocalizar la información necesaria para desarrollar nuestro tra-bajo.

Una adecuada configuración del equipamiento ofimático enuna oficina puede ser también clave para alcanzar el éxito enuna campaña de reducción de papel. La posibilidad de imprimir

a doble cara reduce a la mitad el consumo de hojas asociado aun documento. Incluso existen controladores software paraimpresoras, que permiten imprimir cualquier documento enmenos espacio, gracias a la posibilidad de imprimir en “forma-to de libro” 4 páginas en una sola hoja de papel.

Por ello, muchas empresas han comenzado a afrontar el desa-fío de la oficina sin papel o con menos papel, implantando ini-ciativas de reducción del consumo de papel, motivadas en granparte por sus políticas ambientales, necesidad de ahorro decostes, etc.

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Un oficinista utiliza de media 10.000 hojas de papel cada año. (5) Unempleado de Telefónica consume hoy 3.000 hojas al año.

Telefónica ha puesto en marcha la iniciativa "Eficiencia en el Uso delPapel", con la que se pretenden impulsar distintas acciones encaminadasa la reducción del uso y consumo del papel.

Las principales áreas de actuación que se desarrollarán son:

Consolidación de la impresión y fotocopia con equipos multifunción(instalación de estos equipos en outsourcing, fomento de la impresióna doble cara, reducción de impresoras personales, etc.)

Compra de papel reciclado

Campañas de comunicación a los usuarios para fomentar un consumoresponsable del papel

Implantación de herramientas de productividad personal(compartiendo electrónicamente la información, facilitando lamovilidad de las personas)

Gestión del consumo de papel (seguimiento de las compras y delconsumo, etc.)

Eliminación de procesos basados en papel, etc. (3)

Las empresas del Grupo que participan en la iniciativa de la Oficina sinPapeles representan alrededor de un 70% del consumo de papel que serealiza en el Grupo Telefónica en España. Entre ellas están: Telefónica deEspaña, Telefónica Móviles España, Telefónica Empresas, t-Gestiona, yTelefónica I+D.

Esta iniciativa se inscribe dentro de la nueva cultura de trabajo que va aimpulsar la compañía, en línea con los objetivos planteados en la Cumbrede Directivos celebrada en 2004. En concreto, la Eficiencia en el Uso delPapel forma parte de los proyectos que desarrollan el eje "ExcelenciaOperativa” y que vienen a alinearse con el compromiso adquirido por lasempresas del Grupo de respetar el medio ambiente.

Se estima que los empleados gastan entre el 25 y el 35% de su tiempobuscando la información que necesitan para realizar su trabajo. (4)

La implantación de medidas de eficiencia en el uso del papelimplican ahorros económicos nada despreciables para unaempresa, aunque en ocasiones tales medidas requieran lainversión en equipamiento que haga posible alcanzar esa efi-ciencia (equipos multifunción, escáner, etc.). Las mejores prác-ticas en la gestión de la impresión y fotocopiado recomiendanir a un modelo de outsourcing de la impresión pagando porpágina impresa al proveedor, con lo que se evita la inversión ennuevos equipos, se ofrece un servicio con calidad y disponibili-dad, mientras se controla el consumo.

De modo inmediato, se reduce el coste asociado a la adquisi-ción del papel, aunque hay que tener en cuenta otros ahorrosdirectos añadidos, como son los derivados de reducir, entreotras, las necesidades de:

• impresión y fotocopiado (costes de mantenimiento y repa-ración de equipos, outsorcing, compra de cartuchos detóner y tinta, etc.)

• distribución (costes de envío postal, por ejemplo)

• almacenaje (la reducción de necesidades de espacio se tra-duce a valor monetario en base a los precios de mercado delm2 de oficina en las zonas donde se ubican las empresas)

Las estimaciones varían de una empresa a otra, pero puededecirse que el coste de comprar una hoja supone sólo entre el3% y el 7% de todos los costes generados por el uso posterior deesa hoja. (7)

Otros beneficios menos directos pero también relevantes, quese consiguen con una política empresarial orientada a la “ofici-na sin papel”, pueden ser la mejora de la reputación de laempresa, así como el aumento de eficiencia en sus procesosobteniendo mayores niveles de productividad. El tiempo tam-bién es dinero.

En la medida en la que el negocio de una empresa se base en eluso de documentación, los efectos económicos derivados de laoptimización del uso del papel y del uso de información en for-mato electrónico serán más evidentes.

Movilidad y colaboraciónAcceder a la información donde sea y cuando sea. Esa es lanecesidad que muchas empresas tienen hoy en día para adap-tarse a las exigencias de sus clientes y para seguir mantenien-do posiciones competitivas en el mercado. Por ello, la incorpo-ración paulatina de soluciones de movilidad ofrecen nuevasposibilidades para que sus empleados puedan trabajar sincables y sin papeles, permitiendo el acceso seguro y en tiemporeal a toda su información.

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Desde 2004, Caja Madrid tiene en marcha una iniciativa orientada areducir el consumo de papel, denominada Proyecto Cero Papel,concretada en 13 iniciativas que transformarán sus procesos de trabajo,incorporando masivamente las nuevas tecnologías que permitan lacreación, distribución y almacenamiento de la documentación enformato electrónico.

Las iniciativas que desarrollará esta entidad bancaria a lo largo de esteproyecto de reducción de consumo de papel se distribuyen en dos grupos:

Iniciativas de transformación de procesos y sistemas de trabajo,mediante la creación de expedientes electrónicos, implantación de lafirma electrónica, eliminación de listados en papel y eliminación decomunicaciones internas

Iniciativas de cambio cultural y educacional, mediante el envío decorrespondencia por Internet a clientes, redefinición del puesto detrabajo (uso de pantallas planas TFT y Tablet PC), reuniones sin papel,comunicación y formación interna, etc.

Caja Madrid persigue ahorrar 630 toneladas de papel en los tres años quedurará esta iniciativa. (1)

Se estima que una empresa con 5.000 empleados que imprimiera sólo el10% a doble cara ahorraría 260.000 dólares. (5)

Telefónica I+D ha estimado un valor económico de 11,5€ por cada 100impresiones, teniendo en cuenta los costes de adquisición,mantenimiento y reparación de la impresora, el tóner y los gastos derecursos humanos (operadores).

Las compañías aseguradoras son una muestra de empresas que manejanun gran volumen de información y que necesitan hacerlo de modoeficiente. Por ello, cada vez es más frecuente que este tipo de entidadesdigitalicen su documentación y la almacenen en archivos electrónicos,permitiendo el acceso rápido y fácil a cualquier empleado de la empresa.

Una empresa de seguros norteamericana estima un ahorro de 40.000dólares cada año en costes laborales gracias a su centro dedocumentación digital. (6)

Este tipo de servicios de telecomunicaciones posibilita el traba-jo en equipo de manera eficaz, eliminando obstáculos geográ-ficos y organizativos. Este hecho favorece particularmente laexpansión del teletrabajo, con las importantes consecuenciassociales y ambientales que conlleva su práctica.

El desarrollo de los servicios de movilidad es posible gracias a lautilización de PCs portátiles y de otros equipos de nueva tecno-logía, como pueden ser los PDAs (Personal Digital Assistant),etc. Estos dispositivos, “ordenadores de mano”, fueron original-mente diseñados como agendas electrónicas, pero hoy en díadisponen de las mismas funcionalidades que un ordenadorconvencional. A este tipo de dispositivos se les puede conectarun teclado, que permite escribir “electrónicamente” en cual-quier sitio, sustituyendo al bloc de notas tradicional y permi-tiendo un puesto de trabajo más itinerante todavía que con elportátil.

También es preciso destacar, como elemento impulsor de la uti-lización de servicios de movilidad y su aplicación en el teletra-bajo, la existencia de tecnologías wi-fi (wireless fidelity), quehacen posible que los usuarios accedan a Internet y a las redeslocales de su empresa a través de banda ancha y de forma ina-lámbrica, tanto desde su propio lugar de trabajo como desdeentornos públicos o privados de uso público.

Cabe resaltar, en este breve repaso sobre las posibilidades queofrecen las nuevas tecnologías para promover la oficina móvil ysin papeles, la tecnología inalámbrica de conectividadBlackberry, que proporciona acceso a diversas aplicaciones dedispositivos inalámbricos en todo el mundo. Entre las posibili-dades que ofrece esta tecnología, destacan las posibilidades deacceder al correo electrónico en cualquier lugar y de integrarlas funcionalidades de teléfono, SMS, navegador y organizadoren un solo dispositivo.

Por otra parte, el desarrollo de los sistemas UMTS y 3G tambiéninfluirán en la expansión de los servicios de movilidad, a medi-da que exista una mayor disponibilidad de terminales.

Trámites administrativos sin papeles

Hoy en día, las administraciones públicas impulsan la puestaen marcha de proyectos destinados a potenciar sus servicioshacia los ciudadanos, las empresas u otras administraciones, através de las nuevas tecnologías. El desarrollo de la e-adminis-tración o administración electrónica ofrece una serie de venta-jas socio-económicas indudables, derivadas de la rapidez y fle-xibilidad con la que se realizan los trámites administrativos, lasimplificación de la burocracia, el aumento de la eficiencia, etc.(8) También la administración electrónica conlleva una claraventaja ambiental, fundamentalmente en lo que supone dereducción del uso de documentos en papel.

Muchas gestiones administrativas realizadas por los ciudada-nos o empresas en organismos públicos han requerido hastahace poco la tramitación de documentación en papel (habi-tualmente, un impreso y alguna información complementaria).Si leemos la definición de “papeleo” en el diccionario, podemoscomprobar que este término se asigna al exceso de trámites enla resolución de un asunto. Es decir, el papel ha estado tradicio-nalmente ligado a la realización de trámites, pero afortunada-mente algo está cambiando al respecto.

Las ventajas que ofrece la e-administración a este respectoradican no solo en la posibilidad de acceder a los formularios enformato electrónico, sino a la tramitación telemática de éstos,eliminando prácticamente la necesidad de papel.

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Telefónica Publicidad e Información (TPI) es un claro ejemplo de cómo unaempresa puede aprovechar las ventajas que ofrecen los servicios demovilidad. En particular, esta empresa ha “virtualizado” su red comercialde oficinas en España, que ha implicado la dotación de movilidad a 700comerciales mediante el uso de portátiles, conexión ADSL y móvil.

La gestión comercial de ofertas y facturas se realiza por medioselectrónicos, posibilitando la eliminación del centro de impresión. El 50%de la plantilla teletrabaja, lo que ha supuesto la digitalización de toda lainformación comercial de esta empresa.

Telefónica Móviles dispone de un servicio, Oficina Movistar, que permite elacceso en tiempo real a través de cualquier dispositivo portátil (teléfonomóvil, PDA, etc) a funciones de Intranet, Internet y correo electrónico,ofreciendo a empresas y particulares, una mejora en la movilidad de susgestiones operativas.

El Gobierno español ha puesto en marcha el Plan Conecta para eldesarrollo de la Administración electrónica en España 2004-2007. Entrelos proyectos que se desarrollarán está el proyecto CERTIFICA, para eldesarrollo de sistemas de interacción de datos entre las administracionespúblicas y el ciudadano. A este respecto se pretende eliminar el 80% de loscertificados en papel que actualmente la Administración española exigeal ciudadano, que serán reemplazados por certificados por Internet, convalidez jurídica. De este modo, desaparecerá la necesidad de aportardocumentos de forma reiterada a diferentes organismos de laadministración. (10)

Los procesos internos entre las distintas Administraciones tam-bién se ven beneficiados por la incorporación progresiva deactuaciones encaminadas a una “Administración sin papeles”.

Al igual que sucede con las transacciones comerciales, la segu-ridad es tenida en cuenta, por lo que este tipo de aplicacionesutilizan la firma electrónica.

Transacciones comerciales a través de la Red

El comercio electrónico es un buen ejemplo del uso de las nue-vas tecnologías en la implementación de la Nueva Economía.Fue definido en 1997 por la Comisión de ComunidadesEuropeas como “cualquier actividad en la que las empresas yconsumidores interactúan y hacen negocios entre sí o con lasadministraciones por medios electrónicos”. (37)

Cada vez son más las empresas que realizan sus operacionescomerciales utilizando las nuevas tecnologías. Los procesos decompras están cada día más informatizados y ya no exigen eluso masivo de papel, como ocurría antes. De hecho, un aspectofundamental en las transacciones comerciales como es la fac-turación, tradicionalmente ligada al consumo de papel, se havisto beneficiado de los avances tecnológicos al desarrollarse lafactura electrónica.

Sin entrar en detalles técnicos, podemos definir la factura elec-trónica como un documento electrónico que contiene los datosde una factura tradicional y que ha sido firmada digitalmente.

Entre las ventajas que ofrece la factura digital frente a la tradi-cional, podemos destacar el importante ahorro de papel quesupone a las empresas no tener que generar la factura impre-sa, además de otros beneficios como la reducción del espaciofísico dedicado al almacenamiento de documentación, reduc-ción de errores, agilidad del proceso, etc.

A pesar de la reticencia de algunos empresarios a utilizarla, lafactura electrónica está sujeta a los mismos requisitos y obli-gaciones que la factura en papel, gracias a la existencia delegislación al respecto, lo que asegura su validez legal.Actualmente, muchas empresas proveedoras de productos degran consumo ya utilizan la factura electrónica. En España, másde 3.000 empresas son usuarias.

La banca es un ejemplo de aplicación de las nuevas tecnologíasen transacciones comerciales. Cada vez son más los bancos queofrecen servicios alternativos por Internet y aquellos que sólooperan en la red van captando mayor número de clientes.

Los bancos que ofrecen servicios por Internet se pueden clasifi-car en tres tipos:

• Los que tienen actividades de apoyo a la actividad normaldesde Internet como Caja Madrid y La Caixa

• Los que realizan todas sus operaciones por Internet(e-banks), como uno-e

• Aquellos que promocionan el uso de Internet entre susclientes, incluyendo productos financieros atractivos sóloaccesibles en Internet, como ebankinter

La gestión online de las operaciones bancarias reduce el consu-mo de recursos como el papel, debido a la eliminación deimpresos. Además, la necesidad del cliente de conocer el estado

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Recientemente, la Comunidad de Madrid ha presentado el plan “Papel 0”o plan de simplificación administrativa, que permitirá a los ciudadanosrealizar una amplia gama de trámites desde casa y sin necesidad dedesplazarse a ningún organismo oficial. (11)

La Administración vasca es un claro ejemplo de implantación deiniciativas encaminadas a la reducción del papeleo burocrático. Desdehace unos años, los presupuestos vascos se presentan únicamente en CD-ROM, con el consiguiente ahorro de papel. Además, desde 2004 toda ladocumentación entre el Gobierno y Parlamento vasco se transmiteencriptada a través de la Internet, junto con la firma digital que asegurala validez legal necesaria. (9)

Telefónica de España puso en marcha en junio de 2002, la e-factura, queelimina la edición de la factura en papel.

En diciembre de 2004, 120.000 clientes estaban suscritos al servicio e-factura, lo que supuso en ese año la edición de 1.252.827 facturaselectrónicas.

El servicio e-factura, junto con la impresión de facturas en papel a doblecara y el ensobrado conjunto para clientes con varias líneas ha supuestouna reducción en el consumo de papel en facturación del 1,89% en el año2004. (46)

de sus cuentas puede quedar resuelta al estar disponible enInternet la información más actualizada sobre sus movimien-tos bancarios, dejando la decisión de imprimirlos o no al clien-te. Esta circunstancia puede favorecer que las entidades reduz-can los envíos de correspondencia por correo postal, que pue-dan ser más espaciados en el tiempo o incluso, ser suprimidos

El correo electrónico, otra forma de comunicación

Gracias a las nuevas tecnologías, existe un modelo de comuni-cación interpersonal totalmente integrado en nuestra socie-dad, como es el correo electrónico.

Aunque hay estimaciones que hablan de que una empresapuede incrementar el consumo de papel en un 40% como con-secuencia del uso de correo electrónico (2), puede decirse querealmente la transmisión de un mensaje de correo electrónicono exige el uso de papel y que su envío a la impresora está másbien motivado por el hábito del receptor del mensaje de leer en

papel y no en la pantalla, o de archivar información en soportefísico.

Respecto a la capacidad de sustituir a otros medios de transmi-sión de información que emplean papel, es evidente que lasnuevas TIC y muy especialmente el correo electrónico incidende forma acusada en el uso de otros medios tradicionales,como puedan ser el correo postal o el fax.

No obstante, se puede afirmar que hoy por hoy no existen indi-cios claros de que el correo electrónico sustituya por completoal correo tradicional, sino que más bien actúa como comple-mento de ellos. En cambio, sí que existe una clara tendencia areducirse el uso del fax.

Cabe destacar también la aplicación del correo electrónico parael envío y recepción de faxes, en lo que se denomina “fax enred”, sin utilizar papel.

Por otra parte, el correo electrónico, además de utilizarse para latransferencia de información, está actualmente empleándoseen una actividad también muy ligada al uso del papel, como esla publicidad. El marketing por correo electrónico o el e-marke-ting está considerado como un arma de ventas muy efectiva ya menor coste que las opciones tradicionales en prensa o buzo-neo, ofreciendo como principal ventaja ambiental, la ausenciade papel.

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Entre las iniciativas que integran su Proyecto Cero Papel para reducir elconsumo de papel, Caja Madrid incentivará la correspondenciaelectrónica a través de Internet.

Desde marzo de 2004, a través de un proyecto piloto, unas 10.000personas utilizan este nuevo sistema. Se espera que en 2007, unos200.000 clientes se beneficien de este sistema, con el que además seespera reducir unas 115 toneladas de papel en tres años, salvando unos1.700 árboles. (1) En 2004, la Cámara de Comercio de Madrid y Secretariaplus.com

realizaron un estudio sobre el uso de Internet y el correo electrónico en lasempresas, mediante una encuesta dirigida a secretarias de compañíasespañolas.

Según las participantes en este estudio, el correo postal se sigue utilizandofundamentalmente para envíos importantes o para publicidad, aunquesu uso se ha reducido ligeramente en estos años.

Lo que sí parece evidente es que el correo electrónico afecta másintensamente al uso del fax, con el consiguiente efecto sobre el consumodel papel, puesto que el 55% afirmaron que en su empresa el uso del faxse ha visto reducido a un 50% ya que utilizan preferentemente el correoelectrónico. (14)

“Extracto ecológico” es una iniciativa de Caixa Terrassa orientada a lograrla conservación de los recursos naturales, mediante la reducción delconsumo de papel y la aportación de fondos para proyectos dereforestación y conservación de ecosistemas y de la biodiversidad.

A través de esta iniciativa, iniciada en mayo de 2004, los clientes dados dealta en este servicio pueden consultar extractos y documentos a través dela red. Se estima que en el periodo comprendido entre mayo de 2004 ymayo de 2005 se han dejado de generar en formato papel, más de3.000.000 de documentos.

Además del ahorro considerable de papel, por cada cliente que se dé dealta en este servicio, se dona un euro a DEPANA (Defensa del PatrimonioNatural). (27) Hasta hace poco, el Instituto Nacional de Estadística enviaba

mensualmente unas 15 notas de prensa a los medios de comunicación detoda España utilizando el fax, con el consiguiente consumo de papel entodas las redacciones. A partir de marzo de 2005, este organismo hacomenzado a enviar sus notas informativas por correo electrónico. (12)

La educación on lineLa teleeducación es un concepto empleado desde hace añosque se ha visto reforzado gracias al uso de Internet, contribu-yendo a la mejora de la calidad y difusión de la educación. (47)

Muchos son los que han de recurrir a la formación online o enCD-ROM para tener acceso a la misma (zonas rurales, proble-mas de movilidad, etc.), en la que los libros y apuntes son susti-tuidos por ebooks, páginas web y documentos electrónicos.Aunque el empleo de las tecnologías reduce las necesidades depapel, pueden existir efectos rebote (hábito de imprimir losdocumentos electrónicos, por ejemplo) que impidan la desapa-rición total del papel asociado a dicha actividad.

Además de la formación online, existen ya algunas experien-cias piloto en escuelas que han sustituido los papeles por elempleo de PDAs y teléfonos móviles, con los que además detomar apuntes, se conectan a Internet para consultar los tema-rios y organizar las tareas.

La eliminación total del papel asociado a la educación es aúnintangible, sin embargo, la implantación de las nuevas tecnolo-gías en el ámbito educativo contribuirá a la reducción paulati-na de las necesidades de papel.

Publicaciones digitalesLa adopción del nuevo estilo de vida que impone la NuevaEconomía incrementa las necesidades de información y de víasdestinadas a su consumo. Las nuevas tecnologías se integrandentro de este nuevo concepto de información.

Cada día se lanzan nuevas formas de publicación: más flexibles,económicas, cómodas y de rápida actualización. La tendenciaactual de las publicaciones es la sustitución progresiva del for-mato impreso por el electrónico, o al menos, la creación de edi-ciones digitales como complemento a las ediciones impresas.Periódicos, revistas, ... se apuntan a este concepto, pues existedemanda en este sentido.

Dentro de las ventajas que las publicaciones online ofrecen esdestacable la eliminación de ciertos costes (asociados a impre-sión y distribución en papel), mayor flexibilidad (la informaciónpuede consultarse en cualquier sitio con acceso a Internet) yuna mejora del acceso a la información (más actualizada).Asimismo, se eliminan los excedentes de publicaciones impre-sas en papel pero no vendidas, con el consiguiente ahorro depapel y de reciclado de las ediciones obsoletas.

La adopción de la publicación electrónica ha tenido diferenteacogida según el tipo de información que proporciona. Loscasos con mayor éxito han sido:

• Enciclopedias multimedia (Encarta o la enciclopediaBritánica), las cuales son más económicas que las tradicio-nales y ocupan menos espacio (26)

• Manuales técnicos

• Periódicos electrónicos (que tienen gran atractivo por larapidez con la que son actualizados).

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La Open University realizó un estudio en el que comparaba el impactoambiental de cursos presenciales (campus), on line y por correspondencia,en el cual se analizaba el consumo de papel estimado en cada tipo deformación.

Para el estudio se solicitó a los alumnos que estimaran la cantidad depapel que consumían en sus cursos, en el que se contabilizabanfotocopias, impresión de e-mails y del material de Internet, así como loslibros propios que usaban.

Entre otras conclusiones, se dedujo que el consumo de papel en los cursospresenciales (en campus) y por correspondencia era similar. En lo querespecta al curso on-line, se comprobó que el consumo de papel asociadoa esta modalidad de formación suponía la mitad del consumo de papelempleado en las otras dos modalidades (presencial y porcorrespondencia) sumado.

Las razones que justificarían el consumo de papel en el curso on-line seríala impresión de la documentación por razones de portabilidad, lafacilidad de lectura en papel, la facilidad de encontrar el material, tomarnotas y tener una copia de la documentación. (40)

El primer periódico en soporte electrónico

Apareció en 1979 en Birmingham, llamado Viewtel 202. Se considerabacomo un servicio complementario del diario Birmingham Post and Mail yse recibía mediante Teletexto.(23)

La mayor parte de encuestas de opinión concluyen que el principal uso deInternet es para obtener información. Las visitas a periódicos y revistasonline se encuentran entre los usos más frecuentes. (31) y (32)

En definitiva, los recursos de consulta son los más demanda-dos, lo que confirma la desventaja de estas publicaciones enpapel, que fácilmente se vuelven obsoletas.

Por otra parte, la presentación de los artículos y contenidos enlos periódicos o revistas digitales (mediante el uso de enlacesde hipertexto) favorece una “impresión bajo demanda respon-sable”, de tal modo que sólo se imprime lo realmente necesario.

Los libros online han tenido peor acogida, y a pesar de que ya seestán ofreciendo bastantes títulos tanto clásicos como nuevos,aún el público prefiere los libros en papel. Sin embargo, se espe-ra que con el lanzamiento de equipos orientados a la lectura enformato electrónico (papel electrónico), esta tendencia cambie.Entre sus ventajas más destacables se encuentra la posibilidadde incluir varios libros, con los beneficios correspondientes queeso conlleva en cuanto al ahorro de papel.

Por otra parte, otras empresas tienen su “tienda” en la red yofrecen sus productos en catálogos y en propaganda virtual,ahorrando así los costes de impresión y distribución de losdocumentos y aumentando sus canales de venta.

Dificultades paraalcanzar una sociedad “sinpapeles”El uso de las nuevas tecnologías para impulsar la reducción delconsumo de papel no siempre resulta fácil, sino que requierevencer algunas barreras que pueden surgir en su desarrollo.

Malos hábitos de imprimirLa tecnología ha puesto a nuestra disposición numerosasherramientas que pueden ayudar a las empresas para la reduc-ción del consumo de papel, pero no siempre se logran los obje-tivos deseados. Si los implicados no se conciencian y no cam-bian sus hábitos, el consumo de papel puede llegar incluso aincrementarse.

Aunque se disponga de acceso a contenidos en formato digital,es evidente que los documentos electrónicos se siguen impri-miendo debido a diferentes causas:

• Incomodidad de lectura en pantallas, cuyas causas se des-criben en un apartado posterior

• Comodidad para trabajar (se pueden hacer anotaciones enél) y para transportarlo (puede llevarse a cualquier lugar)

• Sensación psicológica de que es más serio un documentoimpreso que uno en formato electrónico

• Implantación escasa de la firma electrónica, etc

La facilidad de imprimir documentos electrónicos ha aumenta-do con la disponibilidad de impresoras. En la mayor parte de loscasos, conlleva un consumo de papel excesivo, ya que se estimaque de cada 10 hojas que imprimimos sólo leemos una. (42)

Por ello, es importante tomar conciencia de que se debe alcan-zar un consumo de papel responsable. En caso de oficinas yempresas, han de realizarse modificaciones sustanciales a niveloperativo, a fin de que se facilite el trabajo en el PC y online,mediante la creación de herramientas electrónicas y procedi-mientos que faciliten el trabajo electrónico y promuevan elahorro de papel.

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Un análisis de ciclo de vida comparó los efectos ambientales (no solo elconsumo de papel) de un periódico impreso, un periódico on-line y unprograma de TV. Entre otras conclusiones, se dedujo que 10 minutos delectura de noticias en un periódico on-line suponía menor impactoambiental que ver 25 minutos de un programa de noticias de TV o leer el43% de un periódico tradicional (30).

BMG Music Service es una compañía que vende música por Internet.

Envía periódicamente catálogos con información de productos a travésdel correo electrónico, con el consiguiente ahorro de papel asociado a laimpresión. (38)

Dificultad en implantar la firmaelectrónica

Como hemos visto, el uso de Internet y de las nuevas tecnolo-gías agiliza y permite la gestión eficiente de operaciones talescomo la tramitación de expedientes administrativos, la realiza-ción de transferencias bancarias, etc., reduciendo notablemen-te el papel empleado tradicionalmente en ello. Para garantizarla seguridad de las comunicaciones electrónicas en la actividadde las empresas, ciudadanos y Administraciones públicas, exis-ten mecanismos como la firma electrónica.

Se trata de un instrumento capaz de permitir una comproba-ción de la procedencia y de la integridad de los mensajes inter-cambiados a través de las redes de telecomunicaciones. A efec-tos de validez legal, la firma electrónica reconocida, respecto alos documentos electrónicos, tiene el mismo valor que la firmamanuscrita respecto a los documentos en papel.

No obstante, desarrollar los pasos necesarios antes de realizaroperaciones vía Internet, como la solicitud del certificado elec-trónico, puede ser un obstáculo para las personas no familiari-zadas con la informática, lo que traerá como consecuencia quesigan realizando sus gestiones en papel como siempre.

De hecho, este recelo constituye un freno para el desarrollo dela Sociedad de la Información, en especial, de la e-Administración y el comercio electrónico.

Por tanto, parece evidente que los servicios que se ofrezcan a lasociedad deben ser lo suficientemente atractivos y útiles paraque el usuario final asuma el riesgo de seguridad que percibe olas pequeñas incomodidades de solicitar su certificado digital,frente a los beneficios que obtenga.

Dificultad de lectura en los monitores

Existe una circunstancia que parece irrefutable a la hora de“convivir” con los documentos electrónicos: no los leemos igualen pantalla que en papel, por lo que tendemos a imprimirlospara su lectura.

La aparición de fatiga visual es una de las consecuencias fre-cuentemente ligadas a la lectura de textos electrónicos, aun-que también pueden influir las circunstancias del puesto detrabajo (mala iluminación, contrastes inadecuados, etc.)

Asimismo, existe una serie de circunstancias que justifican lasdiferencias en cuanto a comprensión y comodidad de lectura,entre las que pueden destacarse las siguientes:

• Las directrices ergonómicas son distintas. La correcta lectu-ra de un texto escrito requiere una inclinación y distancia altexto, distintas que para leer en pantalla, lo que no solemostener en cuenta.

• La orientación de las páginas en muchos textos de Internetes horizontal en vez de vertical, lo que predispone a unosrenglones largos, que resultan más cansados de leer.También la resolución es menor en textos electrónicos.

• Genaralmente no se tiene una visión de conjunto en eltexto en formato electrónico

Por todo ello, la velocidad de lectura es aproximadamente un30% menor y los lectores tienden a reducir el número de pala-bras que leen, por lo que la comprensión y retención se reduceun 50%. (50)

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En Bruselas se ha puesto en marcha un proyecto piloto en empresaspúblicas y privadas, con el fin de analizar el potencial de ahorro de papely energía gracias a un uso adecuado de las TIC.

La conclusión principal es que es posible una reducción del consumo depapel entre el 10 y el 30% sólo haciendo buen uso de las tecnologíasdisponibles. En la región de Bruselas supondría un ahorro de entre 1.900 y5.700 toneladas de papel por año. (34)

¿Qué hace Telefónica a este respecto?

Desarrollo de una campaña de sensibilización a los empleados delGrupo para reducir el consumo de papel

Eliminación de dispositivos de impresión personales

Eliminación de faxes y reemplazo por un servicio de fax virtual


Promoción de la e-factura entre sus clientes.


Instalación de pantallas TFT en los puestos de trabajo del Distrito-C,ubicación futura del Grupo Telefónica en Madrid.

Necesidad de nuevos equipamientos y tecnologías

Además del cambio de hábitos del que se ha hablado, puedeser necesario realizar una inversión en equipamiento a fin dealcanzar niveles de consumo reducidos, sin perder la operativi-dad. Los equipos más recomendados para trabajar sin papelserían:

• Pantallas planas TFT:

Permiten la lectura más cómoda en la pantalla

• Tablet PC:

Permite hacer anotaciones manuales en un documentoelectrónico y se puede transportar fácilmente

• Herramientas de compartición del conocimiento y gestióndocumental:

• Papel electrónico:

Aún en desarrollo, es similar al papel tradicional. En élpodremos llevar varios libros, incluso leer el periódico contan sólo un dispositivo del tamaño de una hoja y el grosorde una cartulina. Posiblemente será el equipo que en elfuturo consiga gran aceptación y permita una reducciónmás elevada del consumo de papel.

Asimismo, gran parte de las iniciativas desarrolladas porempresas para conseguir eliminar el papel en sus procesosinternos, incluyen la incorporación de equipos anteriormentemencionados, así como equipos multifunción, que permitenintegrar las funciones de impresión, escaneado, copiadora y fax,consiguiendo ahorros económicos y de espacio, sin olvidar laversatilidad que estos equipos ofrecen.

ConclusionesHace una década, se predecía el fin del consumo de papel. Lasprevisiones sobre una “oficina sin papel” aparecían con másfuerza a medida que la sociedad se digitalizaba.

Hoy en día podemos afirmar que no parece previsible la elimi-nación absoluta del uso de papel en nuestra sociedad, mientrasno se consigan soluciones tecnológicas que suplan las circuns-tancias que mantienen vivo el consumo de papel. La facilidadde impresión de la documentación, la desconfianza hacia lafirma electrónica, la facilidad de transporte y manejo del papel,entre otras causas, le hacen prevalecer.

La colaboración de las administraciones públicas pareceimprescindible para fomentar la sociedad de la informacióncon menos papel. Un paso definitivo sería un apagón analógi-co en telecomunicaciones, de tal modo que fuera imprescindi-ble la comunicación electrónica con la administración.

En cualquier caso, es fundamental que la sociedad continúeadoptando medidas para alcanzar un consumo responsable depapel, para así obtener ahorros económicos apreciables, incre-mentar los niveles de productividad y conseguir beneficiosambientales como valor añadido. Como hemos visto, las teleco-municaciones pueden contribuir a vencer este desafío.

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Qué hace Telefónica a este respecto?

Consolidación de la impresión en equipos multifunción

Introducción de herramientas de movilidad, colaboración ycompartición del conocimiento.

Elaborado por: División de Gestión Medioambiental

(TELEFÓNICA I+D)

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Reduccion consumo papel

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