Reglamento de Participación Internacional ASH
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ASOCIACION SCOUTS DE HONDURAS CONSEJO SCOUT NACIONAL
COMISIONADA SCOUT INTERNACIONAL
ASH- P -07/13
PROCEDIMIENTO
VERSION I 2013
REGLAMENTO DE PARTICIPACIONES INTERNACIONALES
ELABORO REVISO AUTORIZO
Olga Marina Dubon Vasquez
Comisionada Scout Internacional
Nelson Javier Pavon
Presidente Consejo Scout Nacional
Consejo Scout Nacional
AUTORIZACION
Aprobado en sesión ordinaria de Consejo Scout Nacional, el día domingo 11 de agosto del 2013, Acta # 31
CONTROL DE CAMBIOS Esta es la primera versión de este documento, elaborado originalmente por Comisionada Scout Internacional, Olga
Marina Dubón Vásquez y aprobado por el Consejo Scout Nacional, por lo cual no se registran cambios. En lo futuro, todo cambio deberá ajustarse a lo establecido en el Manual de Control de Documentos
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Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN
Capítulo I
CONSIDERACIONES GENERALES
Articulo 1.- Ámbito de aplicación de este Reglamento.
Articulo 2.- Acreditación oficial como miembro de una delegación.
Articulo 3.- Autorización de participación en evento internacional.
Articulo 4.- Apoyo de la ASH a las delegaciones a eventos internacionales.
Artículo 5.- Orden y seguridad de las delegaciones.
Articulo 6.- Delegación a conferencias interamericanas y mundiales.
Capítulo II
JEFE DE DELEGACION
Articulo 7.- Notificación sobre eventos internacionales al CSN y llamado a concurso.
Articulo 8.- Requisitos mínimos para ser nombrado Jefe de Delegación.
Articulo 9.- Obligaciones del Jefe de Delegación.
Artículo 10.- Equipo Organizador de la Delegación.
Articulo 11.- atribuciones disciplinarias y sanciones.
Articulo 12.- plazo de informe de participación por el Jefe de Delegación.
Articulo 13.- Contenido del informe de participación.
Articulo 14.- Normativa aplicable a la participación en eventos internacionales en el país.
Articulo 15.- Subrogación de la representación de la delegación por fuerza mayor.
Capítulo III
DE LOS PARTICIPANTES
Articulo 16.- Requisitos previos para integración a una delegación.
Articulo 17.- Cancelación de participación de miembros de la delegación.
Articulo 18.- Requisitos de participación para dirigentes acompañantes.
Artículo 19.- Cantidad permitida de dirigentes acompañantes.
Artículo 20.- Obligaciones del dirigente acompañante.
Articulo 21.- Requisitos para ser miembros del Equipo Internacional de Servicio.
Articulo 22.-.Integracion a la delegación del Equipo Internacional de Servicio.
Articulo 23.-Precedencia de representación en actos protocolarios.
Articulo 24.-Participacion en programas especiales.
Articulo 25.-Partida y retorno de las delegaciones nacionales.
Articulo 26.-Pago de cuotas en cuentas oficiales de la A.S.H.
Artículo 27.- Devolución de cuotas de participación.
Articulo 28.-Tramitación de los procesos de preparación de la delegación.
Articulo 29.-Participacion de Padres de Familia en la Delegación
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Capítulo IV
DISPOSICIONES FINANCIERAS
Articulo 30.-Apoyo económico al Jefe de Delegación en eventos con Beneficiarios
Articulo 31.-Apoyo económico a representantes de la ASH en eventos varios
Articulo 32.-Liquidacion de gastos ante la ASH
Capítulo IV
DISPOSICION FINAL
Articulo 33.-Vigencia.
Introducción
Los eventos internacionales son una herramienta invaluable dentro del
proceso educativo, ofrecen una amplia y rica variedad de experiencias a
niñas, niños, adolescentes, jóvenes y dirigentes.
La Asociación Scout de Honduras (ASH) como parte de la Organización
Mundial del Movimiento Scout a través de la Región Interamericana,
(OMMS/RI) fomenta, auspicia y facilita la participación organizada de todos
sus beneficiarios, Dirigencia y Ejecutivos en eventos y espacios de
representación democrática internacional, reconociendo y haciendo nuestras
las políticas que sobre organización y participación en eventos scouts
internacionales ha adoptado esta instancia mundial. En apego a la
concepción de nuestro Fundador Baden Powell de crear en los eventos
internacionales una oportunidad de conocer personas pertenecientes a
diferentes culturas del planeta cumpliendo el cuarto artículo de la Ley Scout,
que el scout es amigo de todos sin distinción, sin olvidar hacer las cosas en
orden y completas, en lo sucesivo nos apegaremos a esta normativa para
guiar todas las participaciones internacionales de la ASH.
Glosario
CSN: Consejo Scout Nacional
ASH: Asociación Scouts de Honduras
EIS: Equipo Internacional de Servicio
CSI: Comisionado Scout Internacional
OMMS/RI: Organización Mundial del Movimiento Scout/Región Interamericana
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Capítulo I CONSIDERACIONES GENERALES
Articulo 1.- El presente reglamento normará todas las participaciones internacionales de la
A.S.H. como: Conferencias Subregionales, Interamericanas y Mundiales; Delegaciones a
eventos internacionales para niñas, niños, adolescentes jóvenes y adultos, participación en
Eventos Especiales, Talleres, Capacitaciones, eventos internacionales de otros países o
grupos Scouts, incluye toda actividad en la que uno o más miembros salgan del país en
representación de la ASH.
Articulo 2.- Todo miembro, activo, beneficiario o colaborador que salga del país en
representación de la A.S.H., debe hacerlo integrando una delegación internacional, incluso
si la participación fuere de una sola persona. Y será acreditada mediante notificación escrita
(Carta Internacional) extendida por Comisionado Scout Internacional CSI.
Articulo 3.- Será Atribución del Consejo Scout Nacional (CSN), a través del CSI autorizar
la participación de una Delegación en evento internacional, después de evaluar la
organización, el tipo de invitación en caso de haberla, los requisitos de participación y la
conveniencia y factibilidad que miembros de la ASH participen.
Articulo 4.- La ASH, en la medida de sus posibilidades, contribuirá a hacer posible,
incluso económicamente, la asistencia a eventos internacionales de sus miembros.
Propiciando la participación de todos y todas; niños, niñas adolescentes, jóvenes y adultos
en igualdad de condiciones bajo una sola delegación.
Artículo 5.- La ASH a través del Comisionado Scout Internacional (CSI) y el Jefe de
delegación deben realizar todos los esfuerzos para que la participación internacional sea
organizada y segura.
Articulo 6.- La Delegación a las Conferencias Interamericanas y Mundiales deben ser
encabezadas por el Presidente de la Asociación Scouts de Honduras, en calidad de Jefe de
Delegación, estará integrada por el Director Ejecutivo, el Comisionado Internacional y los
demás miembros activos de la Asociación Scouts de Honduras, designados por el Consejo
Scout Nacional, en todo momento privara el criterio del CSN para la integración de la
representación de acuerdo a los temas a tratar. En caso de imposibilidad del Presidente, será
el CSN quien designara.
Capítulo II JEFE DE DELEGACION
Artículo 7.- El CSI notificará al CSN sobre los eventos internacionales inmediatamente
que se reciba la comunicación oficial del mismo, una vez aprobada la participación de la
ASH, se da inicio al procedimiento de selección del Jefe de Delegación, mediante
Comunicado oficial y ampliamente divulgado. El nombramiento del cargo se realiza a
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través del CSI. El Comisionado Scout Internacional puede declarar desierto el proceso de
selección para Jefe de Delegación por falta de postulaciones o porque ninguno de los
postulantes reúne los requisitos mínimos. En este caso para hacer posible la participación
de la delegación, el CSI propondrá ante el CSN candidatos idóneos para ser nombrados.
Artículo 8.- Requisitos mínimos para ser nombrado Jefe o Responsable de Delegación; a)
Estar inscrito, registrado y activo en la ASH los últimos 5 años b) Comprobada solvencia
ética y moral, dentro de la Asociación. c) Estar dispuesto asumir, por escrito, las
responsabilidades que conlleva las funciones del Jefe de Delegación. d) Ser o haber sido
dirigente en la rama en la que el evento es desarrollado. e) Ser mayor de 25 años. d) Contar
con el respaldo y autorización de parte de las autoridades de su respectivo Grupo Scout,
Distrito (de no pertenecer a Distrito la instancia superior) e) Presentar un Plan de Trabajo
con su respectivo cronograma conteniendo todas las actividades técnicas y económicas que
desarrollará antes, durante y después del evento. f) Poseer habilidad organizativa para
trabajar en equipo, resolución de conflictos, liderazgo, comunicación asertiva,
administración de personal y de recursos económicos. g) Firmar un acuerdo de
entendimiento y aceptación de las disposiciones establecidas en el Reglamento de
Participaciones Internacionales de la ASH.
Artículo 9.- El Jefe de Delegación tiene las obligaciones siguientes: a) Coordinará todos
los aspectos logísticos y económicos para hacer posible la participación. Encabeza la
delegación y representa a la ASH en todas las actividades y reuniones que se concreten
durante el desarrollo del evento. Cuando se trate de tomar decisiones trascendentales que
involucren el compromiso de la ASH deberá contar con la aprobación del CSN a través de
su presidente. b) El Jefe de Delegación queda en potestad de integrar un Equipo
Organizador c) Realizar una amplia convocatoria o invitación a todos los miembros activos
y beneficiarios de la Asociación para que se integren a la delegación, determinando plazos
y fechas para la entrega de documentos y pagos de inscripción. d) Vencidos los plazos, el
Jefe de Delegación informará al Comisionado Scout Internacional y este al CSN el número
de participantes, dirigentes, acompañantes y Equipo Internacional de Servicio. e) Todas las
Donaciones, patrocinios, prebendas o regalías que se adquieran a través del Jefe de
Delegación o su equipo deben ser compartidas igualitariamente entre todos los integrantes
de la delegación f) Es responsable de integrar la delegación únicamente con miembros
beneficiarios debidamente inscritos en la ASH y acreditados de acuerdo a los
requerimientos para participar en el evento. g) Elaborar plan de viaje detallando; ruta,
itinerario, alojamiento, alimentación, visitas y presupuesto. h) Mantener comunicación
fluida y efectiva con organizadores del evento y delegación participante.
Artículo 10.- El Equipo Organizador es seleccionado por el jefe de Delegación, conformado
por dos dirigentes, que integran la delegación con beneficiarios o como Equipo
Internacional de Servicio (EIS), pudiendo ser sub jefe de delegación y Responsable de
disciplina, para apoyar todas las actividades que le sean encomendadas por el Jefe de
Delegación
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Artículo 11.- El Jefe de Delegación asume facultades disciplinarias para toda la Delegación
sin excepción, desde el momento de partida de la delegación del país, hasta el momento de
retorno. En cumplimiento de estas facultades puede imponer las siguientes medidas
disciplinarias: a) Amonestación Verbal. b) Amonestación Escrita c) Separación del Evento
(parcial o total). En caso de que los organizadores del evento impongan una medida
disciplinaria a un miembro de la delegación hondureña, el jefe de delegación deberá
coordinar y responsabilizarse del cumplimiento de la misma y ofrecer la colaboración
logística necesaria. Todas las faltas cometidas por un miembro de la Delegación, sin
excepción deben ser notificadas por escrito ante el CSN para su registro y de ser necesario
el CSN las elevara a Corte Nacional de Honor.
Artículo 12.- El Jefe de Delegación será responsable de presentar informe de
participación, debiendo adjuntar obligatoriamente todos los documentos oficiales del
evento y “recuerdo de participación”. El informe deberá de ser entregado en un plazo
improrrogable de un mes, a partir de la fecha de retorno de la delegación. Cuando los
miembros de la delegación hayan recibido aportes para su traslado, alimentación,
hospedaje, cuota de participación o viáticos ya sea de parte de la ASH, de participantes o
donantes se deberá incluir también informe económico.
Artículo 13.- El Jefe de Delegación deberá presentar al Comisionado Scout Internacional,
en un plazo no mayor de (30) días, un informe final completo de la participación de la
delegación hondureña que incluirá:
a) Introducción
b) Actividades realizadas antes del evento.
c) Actividades realizadas durante el evento.
d) Compromisos asumidos o delegados a la ASH
e) Novedades que se hayan presentado antes, durante y después del evento.
f) Documentos que respalden la gestión realizada, listado de participantes y evaluación
de los miembros de la delegación hondureña al evento.
g) Informe económico con los respaldos correspondientes.
h) Medidas disciplinarias impuestas, sin considerar las amonestaciones verbales, así
como las acciones meritorias desplegadas por los integrantes de la delegación.
i) Conclusiones, recomendaciones y sugerencias.
Articulo 14.- Evento Internacional en Honduras; si cualquiera de los eventos mencionados
se realizara en el país, regirán los mismos requisitos y compromisos para la selección e
integración de la delegación.
Artículo 15.- Si el jefe de delegación, por causa de fuerza mayor, durante el evento
internacional quedare imposibilitado de cumplir con sus funciones, el equipo organizador
establecerá un orden de precedencia en la jefatura de la delegación de acuerdo a la
designación previa (sub jefe de Delegación) o en base a experiencia y funciones que dentro
de la ASH cumpla cada uno de sus miembros y ejercerá como suplente hasta que la
situación sea solventada.
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Capítulo III DE LOS PARTICIPANTES
Artículo 16.- Pueden integrar la delegación a evento internacional para niños, niñas y
jóvenes, en calidad de participantes los miembros beneficiarios que se encuentren
debidamente registrados en el periodo correspondiente y cumplan con el rango de edad
determinado por los organizadores del evento. (Contar previamente con la autorización de
su grupo, apoyo económico y autorización de sus padres) Requisitos de Participación que
deben cumplir antes del viaje: a) Llenar las fichas de inscripción y entregar toda la
información y documentos dentro de los plazos establecidos. b) Pagar las cuotas de
participación dentro de los plazos establecidos. c) Asistir a las jornadas de preparación de
la delegación para recibir información detallada sobre el evento y preparar las muestras y
exposiciones que se presentaran en el evento.
Artículo 17.- El Jefe de delegación puede cancelar la participación de los miembros de la
delegación cuyo comportamiento afecte la organización general y ponga en riesgo el
bienestar de la Delegación. Esta medida puede ser apelada ante el CSI de la ASH.
Artículo 18.- Para asistir a un evento internacional para jóvenes, en calidad de dirigente
acompañante debe cumplir los siguientes Requisitos: a) Acreditar ser miembro activo de
ASH al menos dos años, con credencial vigente. b) Demostrar que miembros beneficiarios
de su unidad participan en el evento internacional. c) Pagar las cuotas y valores necesarios
para asistir al evento. d) Haber sido admitido como miembro del Equipo Internacional de
Servicio por los organizadores del evento.
Artículo 19.- Dirigentes Acompañantes, únicamente se permitirán uno por Seisena,
Patrulla o equipo. Sera potestad del CSI junto al Jefe de Delegación autorizar acompañantes
adicionales cuando se justifique de acuerdo a número mayor de participantes, o cuando
uno o más de los participantes sea de condición especial (necesidades especiales)
Artículo 20.- El Dirigente Acompañante debe cumplir las siguientes obligaciones:
a) Coordinar localmente la organización y preparación de la delegación internacional.
b) Mantener informados de los preparativos al Jefe de Grupo y Director de Distrito.
c) Organizar reuniones de información, preparación o entrenamiento con los beneficiarios
de su unidad, grupo o distrito. d) Incentivar la participación de los beneficiarios de su
unidad al evento internacional. e) Informar periódicamente a los padres de familia de su
unidad y su grupo sobre el avance de los preparativos y obtener su autorización escrita para
la participación de sus hijos al evento internacional. f) Asistir a las reuniones preparatorias
que organice el Jefe de Delegación.
Articulo 21.- El Jefe de Delegación y el CSI son los únicos facultados para coordinar con
los organizadores del evento a fin de obtener el Visto Bueno Para ser miembro del equipo
Internacional de Servicio de acuerdo a necesidades y funciones requeridas y tendrán la
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obligación de cumplir los siguientes requisitos: a) Acreditar ser miembro activo o
beneficiario de la ASH, los dos últimos años, con credencial vigente. b) Tener la edad
requerida y las condiciones personales para ser parte del EIS, de acuerdo a las disposiciones
de los organizadores del evento. c) Pagar las cuotas y valores necesarios para asistir al
evento.
Artículo 22.- Los miembros del equipo internacional de servicio forman parte de la
delegación hondureña y como tal deben cumplir con las normas y disposiciones del Jefe de
Delegación y su equipo organizador. Una vez en el evento se pondrán a disposición de los
organizadores para las funciones específicas que les hayan sido asignadas. Siempre deben
tener en cuenta que son parte de la delegación hondureña y mantendrán informado de sus
actividades al Jefe de Delegación.
Artículo 23.- En Actos Protocolarios dentro del evento, representara a la ASH, las
autoridades de la delegación que se encuentren presentes, para el efecto, se establecen el
siguiente orden de precedencia: Presidente del Consejo Scout Nacional, Jefe de Delegación,
Comisionado Scout Internacional, Director Ejecutivo, y miembros del equipo organizador
de la Delegación.
Artículo 24.- Las delegaciones de participación en programas especiales (conferencias,
talleres, intercambio, entrenamiento, capacitación) tendrán su Jefe de Delegación,
designado por el Consejo Scout Nacional, con las mismas atribuciones, responsabilidades y
estímulos establecidos para el Jefe de Delegación a eventos internacionales para jóvenes, en
todo lo que sea aplicable. En lo demás se estará a las condiciones especiales que cada
programa, encuentro o visita determine en forma específica.
Artículo 25.- Todos los integrantes de la delegación deben salir y regresar a Honduras en
las fechas y horarios planificados por el jefe de delegación y su equipo organizador.
Solamente en casos excepcionales a solicitud del jefe de Delegación, el CSI autorizara que
miembros de la delegación salgan o retornen al país en itinerarios diferentes a los
programados por la delegación, siempre que un integrante del equipo organizador les
acompañe.
Artículo 26.- Todas las cuotas por concepto de participación en el evento deben ser
ingresadas y administradas a través de las cuentas bancarias a nombre de la ASH. Queda
prohibido el depósito de cuotas u otros valores en cuentas personales.
Artículo 27.- Si un participante inscrito desiste del viaje en forma justificada, se procederá
a la devolución de las cuotas previamente pagadas considerando lo siguiente:
a) El valor de las cuotas del evento, si ya han sido efectivas, se sujetan a las políticas de
devolución de los organizadores. b) El valor de los boletos aéreos o transporte
internacional serán devueltos de acuerdo a las políticas y normas de las compañías de
transporte, cuando los mismos ya se han efectuado al momento de retiro del participante. c)
Otras medidas adicionales de devolución serán tomadas por el Jefe de Delegación en
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consulta con el Comisionado Scout Internacional. d) no será objeto de devolución, todo lo
que se obtenga por gestión; donación, patrocinio, regalías o similar, será distribuido entre
los miembros de la Delegación participantes del evento.
Artículo 28.- Los procesos de planificación, trámites, visados, pago de cuotas y todo lo
relativo a la preparación de la delegación, será comunicado y coordinado con el
Comisionado Scout Internacional y Jefe de Delegación.
Artículo 29.- La participación de padres de familia en eventos internacionales estará sujeta
a la normativa del país organizador del evento, y será facultad del Jefe de Delegación y CSI
definir la cantidad y necesidad de acompañamiento de padres en el evento, Debiendo
realizar obligatoriamente una reunión con los padres integrantes de la delegación para
explicarles su rol, obligaciones, deberes y derechos, antes, durante y al finalizar el evento.
Capítulo IV
DISPOSICIONES FINANCIERAS
Artículo 30.- La ASH en eventos para beneficiarios, cubrirá los Gastos del Jefe de
Delegación estipulados de la siguiente forma: Evento en la Región Centro Americana,
transporte terrestre y cuota de inscripción al evento. Evento en otras regiones
internacionales un aporte único de $500.00 USA (quinientos dólares americanos).
Artículo 31.- En participaciones internacionales como: conferencias Regionales,
Interamericanas y Mundiales, participación en eventos Especiales, Talleres, Capacitaciones,
y similares, inclusive toda actividad en la que uno o más miembros salgan del país en
representación de la ASH, será potestad del CSN de acuerdo a la disponibilidad económica,
relevancia del evento para la ASH, definir la cantidad de personas a acreditar y la ayuda
económica que se le brindara a cada uno de los participantes.
Artículo 32.- Todo Participante en evento internacional en debida representación del país
y que viaje con aporte económico de la ASH debe presentar a su regreso una liquidación de
gastos en un plazo no mayor a cinco días (05), con el debido soporte económico: facturas
formales y originales a favor de: Asociación Scout de Honduras, de no cumplir con esta
disposición deberá reintegrar inmediatamente a la ASH la cantidad no justifica.
Capítulo V DISPOSICION FINAL
Artículo 33.- El presente reglamento entrara en vigencia a partir de su aprobación por
parte del Consejo Scout Nacional. Y será de aplicación inmediata para todas las
participaciones internacionales en proceso.