Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR). ¿Qué es el PMR? Es un instrumento de monitoreo basado en...
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Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)
Reporte de Monitoreo de Progreso (PMR)
¿Qué es el PMR?¿Qué es el PMR?
Es un instrumento de monitoreo basado en Resultados que proporciona información cuantitativa y cualitativa con respecto al progreso del proyecto, la entrega de los Productos en el corto plazo y la efectividad de los Resultados en el largo plazo
Resultados Integrados con Estrategias de PaisResultados Integrados con Estrategias de Pais
PMR recoge la información del avance en los Productos y Resultados de los proyectos
PMR integra los Resultados de los proyectos con el Marco de Resultados de las Estrategias de País
Estrategia de País
Resultados
ProductosProyecto
PMR
Contenido del PMRContenido del PMR
Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR?Llenado del PMR: ¿Qué Secciones Contiene el PMR?
Datos Básicos (provienen de base de datos corporativa)
Resultados (relacionados con la Estrategia de País)
Productos (relacionados con los resultados)
Desempeño (basado en un índice cuantitativo)
Estado de Situación (corresponde al Plan de Supervisión)
Manejo de Riesgo (Metodología de Gestión de Riesgo)
Lecciones Aprendidas (durante toda la ejecución y al cierre)
Reportes (contienen información cuantitativa y cualitativa)
Validación (Jefes de División y Representantes)
PMR InicialPMR Inicial
¿De dónde Proviene la Información?
Documento de Proyecto
Matriz de Resultados
Tabla de Costos
Plan de Adquisiciones
Plan de Ejecución del Proyecto
Plan Operativo Anual
PMR InicialPMR Inicial
Sección de Resultados (Outcomes):
¿Qué Resultados se quieren Lograr?
¿Con qué Indicador se va a Medir?
¿Cuál es su Línea de Base?
¿Qué se pretende lograr al Fin del Proyecto?
¿Qué Método de Evaluación se utilizará?
Planned Actual Planned Actual
Indicator 1.1.
Indicator 1.2
Indicator 1.3
Indicator 1.4
Indicator 2.1
Indicator 2.2
Indicator 2.3
Indicator 2.4
Outcome 2
Outcome 1
EOP Target(Q1/YY) Outcomes Indicators Unit
Current Baseline
Control (n)
Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes)Plan de la Matriz de Resultados (Outcomes)
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
teop to ti
PMR InicialPMR Inicial
Sección de Productos (Outputs):
Para cada Componente¿Qué Productos se van a lograr?
¿Cuándo se van a lograr los Productos?
¿Cuáles son los Costos asociados a los Productos Anualmente y al Fin del Proyecto?
Plan de la Matriz de Resultados (Outputs)
Plan de la Matriz de Resultados (Outputs)
Quantity Unit1.02.03.0……
$ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ %1.02.03.0……
$ % $ % $ % $ % $ % $ % $ % $ %
End of Program
Total
End of Program
Total
End of Program
Progress
Y2 Y3 Y(n)
Planned PlannedProgress Progress
Y(n)
Y1
UnitsProgress
Y1
Planned Planned
ProgressProgress PlannedPlanned
Y1 Y2 Y3 Y(n)
ProgressPlanned Progress Planned Progress Planned Progress Planned
Progress
Y3
Units UnitsUnits Units
Total Progress PlannedPlanned
Y2
UnitsUnits Units
TOTAL COST (IDB + LOCAL)
TOTAL (IDB)
PROJECT COSTS by OUTPUTS
OUTPUTS
DISBURSEMENTS
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Z Z
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
Y
PMR: SeguimientoPMR: Seguimiento
¿Cuántas veces se da seguimiento a la información PMR?
Se prepara dos veces al año en Septiembre y Marzo
¿Quién revisa su Contenido?
Equipo de Proyecto, Jefe de División y Representante
¿Qué Información se necesita para llenar la Sección de Ejecución en el PMR?
Avance físico de los Productos y Avance Financiero (PEP y POA)
PMR: SeguimientoPMR: Seguimiento
¿De dónde proviene la información para llenar la Sección de Ejecución en el PMR?
Informes Semestrales, Ayudas de Memoria y Plan de Supervisión
¿Qué se ingresa en la Sección de Estado de Situación?
Explicación o comentarios de temas relacionados a desviaciones en el plan de entrega de cada Producto
Riesgos relevantes identificados
PMR: Plan de AcciónPMR: Plan de Acción
¿Qué incluye el Plan de Acción?
Acciones y medidas de mitigación de riesgos, Responsable, Tiempo y Recursos
¿ Se prepara para todos los productos?
Se deberá incluir los Productos con problemas y detallar Acciones concretas
PMR: Lecciones Aprendidas PMR: Lecciones Aprendidas
¿Para qué es útil la Sección de Lecciones Aprendidas?
Recopilar información durante la ejecución del proyecto
¿Qué contiene la Sección de Lecciones Aprendidas?
Recopila Lecciones en tres categorías: Manejo del Proyecto, Trabajo con otros Actores e Innovaciones
Preguntas de Sección Lecciones AprendidasPreguntas de Sección Lecciones Aprendidas
¿Qué supuestos se hicieron y qué se esperaba sucediera durante la Preparación, Diseño e Implementación?
¿Qué ocurrió en la realidad?
¿Qué se hizo al respecto?
¿Qué se podría hacer para que situaciones negativas no se vuelvan a dar y situaciones positivas se puedan replicar en el mismo País o Sector?
Indice de DesempeñoIndice de Desempeño
EVM
Relaciona el presupuesto en base a un tiempo y a acciones
especificas
Buena práctica en gestión de proyecto
Monitorea diferentes métricas del proyecto
Mide y monitorea variaciones de costo
y alcance
Avalado por el Project Management
Institute
Provee información práctica y resumida
Utilización del Método de Valor GanadoUtilización del Método de Valor Ganado
Output 1 100,000
Output 2 150,000
Output 3 80,000
Output 4 95,000
Output 5 110,000
Output 6 55,000
Total (Budget at Completion BAC) 590,000
2
Table of Outputs
2 1 2 1Y4
Project Planned Value
CostY1 Y2 Y3
1 2 1PMR
Plan de la Matríz de ResultadosPlan de la Matríz de Resultados
Cada producto (output) se relaciona con el resultado (outcome) al que contribuye
ti
Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)
A B C D E F G
Budget
Planned % Complete
Actual % Complete
Planned Value
(Cx B)
Earned Value
(D x B)Actual Cost
Output 1 100,000 100 100
Output 2 150,000 100 70
Output 3 80,000 0 0
Output 4 95,000 95 80
Output 5 110,000 30 30
Output 6 55,000 100 100
BAC 590,000
CPI
SPI
PI
Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)
A B C D E F G
Budget
Planned % Complete
Actual % Complete
Planned Value
(Cx B)
Earned Value
(D x B)Actual Cost
Output 1 100,000 100 100 100,000
Output 2 150,000 100 70 150,000
Output 3 80,000 0 0 0
Output 4 95,000 95 80 90,250
Output 5 110,000 30 30 33,000
Output 6 55,000 100 100 55,000
BAC 590,000 428,250
CPI
SPI
PI
El costo presupuestado del trabajo programado de un producto hasta un momento determinado.
PV= Budget x Planned % Complete
Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)
A B C D E F G
Budget
Planned % Complete
Actual % Complete
Planned Value
(Cx B)
Earned Value
(D x B)Actual Cost
Output 1 100,000 100 100 100,000 100,000
Output 2 150,000 100 70 150,000 105,000
Output 3 80,000 0 0 0 0
Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000
Output 5 110,000 30 30 33,000 33,000
Output 6 55,000 100 100 55,000 55,000
BAC 590,000 428,250 369,000
CPI
SPI
PI
El valor del trabajo completado expresado en términos del presupuesto aprobado asignado a
dicho trabajo para un producto del cronograma.
EV= Budget x Actual % Complete
Gestión del Valor Ganado (EV)Gestión del Valor Ganado (EV)
A B C D E F G
Budget
Planned % Complete
Actual % Complete
Planned Value
(Cx B)
Earned Value
(D x B)Actual Cost
Output 1 100,000 100 100 100,000 100,000 105,000
Output 2 150,000 100 70 150,000 105,000 180,000
Output 3 80,000 0 0 0 0 0
Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 150,000
Output 5 110,000 30 30 33,000 33,000 40,000
Output 6 55,000 100 100 55,000 55,000 55,000
BAC 590,000 428,250 369,000 530,000
CPI
SPI
PI
El costo realmente incurrido en la realización del trabajo
SPI = EV/PV 369/428 = 0.86
Tiempo
Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590
T
590
530428
369
ti
EV
AC
Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI)
Índice de Rendimiento de CronogramaÍndice de Rendimiento de Cronograma
El desempeño del cronograma del proyecto se refleja en el Índice de Rendimiento de Cronograma (SPI) en un tiempo específico
Esto se logra calculando la variación de cronograma:
PV
CPI = EV/AC 369/530 = 0.70
Tiempo
Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590
T
590
530428
369
ti
EV
AC
Índice de Rendimiento de CostoÍndice de Rendimiento de Costo
El desempeño del costo del proyecto se refleja en el Índice de Rendimiento de Costo (CPI) en un tiempo específico
Esto se logra calculando la variación de costo:
Índice de Rendimiento de Costo (CPI)
PV
(PI) = SPI x CPI
0.70 x 0.86 = 0.60
Tiempo
Costo Presupuesto hasta la conclusión (BAC) = 590
T
590
530428
369
ti
EV
AC
Cálculo del Valor Ganado (EV)Cálculo del Valor Ganado (EV)
La medición conjunta (tiempo, costo, resultados) del desempeño del proyecto se refleja en el Índice de Desempeño (PI)Índice de Desempeño (PI)
PV
Cálculo del Valor Ganado (EV)Cálculo del Valor Ganado (EV)
A B C D E F G
Budget
Planned % Complete
Actual % Complete
Planned Value
(Cx B)
Earned Value (D
x B)Actual Cost
Output 1 100,000 100 100 100,000 100,000 105,000
Output 2 150,000 100 70 150,000 105,000 180,000
Output 3 80,000 0 0 0 0 0
Output 4 95,000 95 80 90,250 76,000 150,000
Output 5 110,000 30 30 33,000 33,000 40,000
Output 6 55,000 100 100 55,000 55,000 55,000
BAC 590,000 428,250 369,000 530,000
CPI 0.70
SPI 0.86
PI 0.60
El Índice de Desempeño del proyecto (PI) muestra la situación de ejecución en cuanto a los
resultados en un momento t0
Por encima de la meta
Por debajo de la meta
La evolución del PI refleja el desempeño del
proyecto en una sola variable y provee una medición objetiva para el cumplimiento de los Resultados.
.60
.80
1.0
Tiempo
PI
Evolución del Índice de DesempeñoEvolución del Índice de Desempeño
ti
Problema
Alerta
PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨ PMR clasificación en ¨Alerta¨ o ¨Problema¨
La combinación de PI y el porcentaje de Desembolso permitirá clasificar a los proyectos de Alerta o Problema
20% 40% 60% 100%80%% Desembolsado
.60
.80
1.0
PI
20% 40% 60% 100%80%0
1.0
0.8
%Disbursed
PI
PE-L00
BH-L00
CH-L00
CO-L100
PR-L00
PN-L00
GU-L00
ME-L00BR-L00
CO-L00PE-L100
AR-000
DR-L00
UR-L000
Good
Poor
Caution
ALERT PROBLEM
Revisión de la Cartera basado en PMRRevisión de la Cartera basado en PMR
Especialistas, Jefes de División y Gerentes pueden comparar los Resultados de los proyectos a nivel de Sector y/o País.
Solo aquellos proyectos con Planes, Líneas de Base de Tiempo y Costo podrán ser mapeados con fines comparativos.
Índice de Desempeño por País Índice de Desempeño por País
20% 40% 60% 100%80% Desembolsado
.60
.80
1.0
PI
AA-L1040
AA-L1100
AA-L1084
AA-L1068
Índice de Desempeño por SectorÍndice de Desempeño por Sector
20% 40% 60% 100%80% Desembolsado
.60
.80
1.0
PI
AA-L1031 NN-L1036
DD-L1038ZZ-L1041
AA-L1068 AA-L1068
Índice de Desempeño SeguimientoÍndice de Desempeño Seguimiento
20% 40% 60% 100%80% Desembolsado
.60
.80
1.0
PI
AA-L1068
AA-L1068
ConclusionesConclusiones
El PI es un indicador que permite monitorear el desempeño del proyecto integrando el Costo y el Cronograma de Ejecución
El PI es calculado automáticamente en el PMR a partir de los valores de avance físico de Productos y de Costos
El PI compara cada proyecto con su propio Plan
La combinación del PI con el avance de Desembolsos permite clasificar la cartera y monitorear su desempeño a nivel agregado
Fase II
Reportar Progreso en el
PMR con validación de
Jefes de División y
Representantes
Mar 30
• Todos los Proyectos en Portafolio
Data serátransferida automáticamente del PPMR al
PMR
Formato de PMR
terminado
•PBLs, TCs y operaciones NSG
Se llenará PMR inicial al momento de aprobación del Board
• Proyectos en el Programa Operativo
Llenado de PMR inicial con data
disponible
• Proyectos en Portafolio sin PPMR
Ultima fecha para validar data y
reportar sobre el progreso de los proyectos en el
PMR con la validación de
Jefes de División y Representtes
Data serátransferida
automáticamente del PPMR al
PMR
• Proyectos en Portafolio con PPMR (Excepto PBLs, TCs y NSG)
Continúan sucesivament
e
•Todos los Proyectos en el Portafolio
Fase III
Sep 30Jan 31Dec 31
Sept 30Jul 30
Fase I
Fase II
Reportar Progreso en el
PMR con validación de
Jefes de División y
Representantes
Mar 30
• Todos los Proyectos en Portafolio
Data serátransferida automáticamente del PPMR al
PMR
Formato de PMR
terminado
•PBLs, TCs y operaciones NSG
Se llenará PMR inicial al momento de aprobación del Board
• Proyectos en el Programa Operativo
Llenado de PMR inicial con data
disponible
• Proyectos en Portafolio sin PPMR
Ultima fecha para validar data y
reportar sobre el progreso de los proyectos en el
PMR con la validación de
Jefes de División y Representtes
Data serátransferida
automáticamente del PPMR al
PMR
• Proyectos en Portafolio con PPMR (Excepto PBLs, TCs y NSG)
Continúan sucesivament
e
•Todos los Proyectos en el Portafolio
Fase III
Sep 30Jan 31Dec 31
Sept 30Jul 30
Fase IApoyo continuo de los Líderes de Equipo (LE) del PMR
Apoyo continuo de LE (Proyectos <10% desembolso)
Apoyo de LE para el resto de los proyectos
Etapas de Implementación del PMREtapas de Implementación del PMR