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RESOLUCION 4240 DE 2000 (Junio 2) Diario Oficial No 44.037 del 9 de junio del 2000 DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES Por la cual se reglamenta el Decreto 2685 de diciembre 28 de 1999. LA DIRECTORA GENERAL DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES, en uso de las facultades conferidas en el literal i) del artculo 19 del Decreto 1071 de 1999, y CONSIDERANDO: Que el Gobierno Nacional expidi el Decreto 2685 de 1999, por el cual se modifica la legislacin aduanera colombiana; Que para efectos de su aplicacin, se hace necesario desarrollar y precisar algunos de los procedimientos, trmites, requisitos y trminos establecidos en el citado decreto; En mrito de lo expuesto, la Directora General de Impuestos y Aduanas Nacionales, RESUELVE: TTULO I. SISTEMATIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADUANEROS. ARTCULO 1o. SISTEMATIZACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS ADUANEROS. Los procedimientos para la aplicacin de los regmenes aduaneros de que trata el Decreto 2685 de 1999, debern realizarse a travs de la utilizacin del sistema informtico aduanero, o a travs de los servicios informticos electrnicos. En las administraciones aduaneras que carezcan de sistema informtico aduanero o en aquellas donde, a pesar de contar con el mismo, existan regmenes, procesos o trmites que deban realizarse acudiendo a procedimientos manuales, el Director de Aduanas podr autorizar que los trmites se realicen mediante la presentacin fsica de la documentacin, o mediante la entrega en medios magnticos de la informacin requerida. En casos de contingencia, por fallas en el sistema informtico aduanero, o de los servicios informticos electrnicos, corresponde a la Subdireccin de Comercio Exterior de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, o al Administrador de Aduanas respectivo, autorizar el trmite manual mediante la presentacin fsica de la documentacin, o mediante la entrega en medios magnticos de la informacin requerida. Pargrafo. .En casos de inconvenientes en el uso, de los nuevos servicios informticos electrnicos, que impidan a los usuarios y responsables aduaneros efectuar sus operaciones aduaneros dando lugar a la aplicacin de una contingencia por fallas que afecten una operacin en particular, esta situacin deber informarse a la Subdireccin de Gestin y Asistencia al Cliente, a ms tardar al da hbil siguiente en que se presente el inconveniente, enviando mediante correo electrnico las pantallas y el formato 10095 dispuesto para el efecto ARTCULO 1-1. MECANISMOS DE ACCESO A LOS SERVICIOS INFORMTICOS ELECTRNICOS. Los mecanismos de acceso a los servicios informticos electrnicos para la realizacin de los procedimientos aduaneros correspondientes a la llegada de la mercanca y al rgimen de exportacin, previstos en el Decreto 2685 de 1999, se adelantarn en la forma y condiciones establecidos en la Resolucin 12717 de 2005 proferida por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y las normas que la adicionen o modifiquen.

ARTCULO 2o. REGISTRO EN EL SISTEMA INFORMATICO ADUANERO. Todo usuario aduanero que realice operaciones de importacin, exportacin o trnsito aduanero, o que participe en el desarrollo de dichos procesos, deber solicitar su registro en el sistema informtico aduanero de las Administraciones de Impuestos y Aduanas Nacionales con Operacin Aduanera. ARTCULO 3o. REGISTRO DE LOS USUARIOS ADUANEROS PARA EFECTOS INFORMATICOS. De acuerdo con sus caractersticas, los usuarios aduaneros se dividen en: a) Usuario habitual. Es aquella persona jurdica que para desarrollar sus actividades dentro del proceso aduanero, debe obtener ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales su autorizacin, reconocimiento, inscripcin o habilitacin, segn corresponda. El usuario deber solicitar su registro en el sistema informtico aduanero ante la dependencia que le haya otorgado la respectiva autorizacin, reconocimiento, inscripcin o habilitacin; b) Usuario ocasional. Es aquella persona natural o jurdica que para el desarrollo de sus actividades dentro del proceso aduanero, no necesita cumplir con los requisitos de inscripcin, autorizacin, reconocimiento o habilitacin. En tal caso, se deber solicitar el registro en el sistema informtico aduanero ante el Delegado del Centro de Servicios Aduaneros -CESA- de la Administracin de Impuestos y Aduanas Nacionales con Operacin Aduanera, bajo la cual va a efectuar sus operaciones. ARTCULO 4o. TRMITE DE LA SOLICITUD DE REGISTRO. La solicitud de registro en el sistema informtico aduanero deber ser presentada por el representante legal de la persona jurdica o su apoderado, debidamente acreditado para el efecto, indicando los datos de la persona que administrar el sistema, y quien para todos los efectos se llamar delegado de cuenta. Para el efecto, si se trata de persona jurdica, deber entregar los siguientes documentos: Formulario de inscripcin debidamente diligenciado, Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio correspondiente, con vigencia no superior a tres (3) meses al momento de la presentacin de la solicitud, presentacin del documento de identificacin de quien solicita el registro y poder suscrito por el representante legal, cuando se acte a travs de apoderado. Las personas naturales debern diligenciar el formulario de inscripcin y exhibir el documento de identificacin. PARGRAFO. Cuando haya lugar al cambio de delegado de cuenta, la persona natural o el representante legal de la persona jurdica, deber elevar solicitud escrita ante la dependencia que le haya otorgado inicialmente la cuenta, indicando nombre completo e identificacin del nuevo delegado de cuenta y anexando fotocopia de su documento de identificacin. ARTCULO 5o. CLAVE ELECTRONICA CONFIDENCIAL. Para efectos de lo establecido en el artculo 8o. del Decreto 2685 de 1999, la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales otorgar al usuario registrado en el sistema informtico aduanero una clave electrnica confidencial, que en adelante se denominar cuenta, la que consiste en un mecanismo por medio del cual el usuario aduanero puede acceder al sistema informtico aduanero. Las cuentas se clasificarn as: a) Delegado de Cuenta: Se otorga a las personas jurdicas, que requieren crear cuentas de usuarios de aplicacin para el manejo, control y administracin de sus operaciones a travs del sistema informtico aduanero; b) Cuenta de Usuario de Aplicacin: Se otorga a las personas naturales o jurdicas que no cuenten con equipos propios para realizar sus operaciones a travs del sistema informtico aduanero.

PARGRAFO La clave electrnica confidencial podr asignarse mediante el mecanismo de firma y certificacin digital conforme con los presupuestos que establezca la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, para el acceso a los servicios informticos electrnicos. ARTCULO 5-1. MECANISMOS DE CERTIFICACIN Y FIRMA DIGITAL. Los procedimientos aduaneros previstos en el Decreto 2685 de 1999, que requieran la utilizacin del mecanismo de certificacin y firma digital, se adelantarn en la forma y condiciones establecidas en la Resolucin 12717 de 2005 proferida por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y las normas que la adicionen o modifiquen. ARTCULO 6o. VIGENCIA, CANCELACIN E INACTIVACIN DE LAS CUENTAS. La vigencia de la cuenta de los usuarios habituales ser de tres (3) aos. La vigencia de la cuenta de los usuarios ocasionales ser de tres (3) aos, excepto la de las personas naturales y jurdicas que realicen importaciones y exportaciones en las que la operacin sealada en la factura comercial no supere el valor FOB de mil dlares (US$1.000,00), quienes actuarn de manera personal y directa y/o a travs de su representante legal o apoderado y los usuarios que ocasionalmente realicen operaciones de transporte por sus propios medios, que ser de tres (3) das, contados a partir de la fecha de su creacin en el sistema informtico aduanero. La cancelacin de la cuenta se puede presentar en los siguientes casos: a) Cuando al usuario se le cancele la autorizacin, reconocimiento, inscripcin o habilitacin segn el tipo de usuario, y b) Por expresa solicitud del representante legal de la persona jurdica, indicando si comprende la revocatoria del delegado de cuenta o incluye las cuentas otorgadas por ste. La inactivacin de la cuenta procede en los siguientes eventos: a) Cuando a un Usuario Habitual se le suspenda su autorizacin, reconocimiento, inscripcin, habilitacin o renovacin, y b) Cuando el usuario intente ingresar a la aplicacin por ms de tres (3) veces consecutivas sin lograrlo, utilizando una contrasea incorrecta. PARGRAFO. Se podrn reactivar las cuentas, mediante solicitud del representante legal, del mismo delegado, o del usuario de aplicacin ante quien otorg la cuenta, previa verificacin de los datos registrados en el sistema informtico aduanero, dejando constancia de ello en el formulario de inscripcin inicial. ARTCULO 7o. ACTUALIZACIN DE DATOS. El usuario deber informar por escrito, el cambio de datos tales como: razn social, representante legal, delegado de cuenta, direccin, telfono, Fax y correo electrnico, para que se actualice su informacin en el sistema informtico aduanero. ARTCULO 8o. RESPONSABILIDAD POR EL USO DE LA CUENTA. Los usuarios aduaneros registrados en el sistema informtico aduanero sern responsables del manejo y administracin de la cuenta, toda vez que sta es de carcter personal e intransferible. TTULO II. DECLARANTES, AUXILIARES DE LA FUNCIN ADUANERA Y DEMAS USUARIOS QUE REQUIEREN AUTORIZACIN, RECONOCIMIENTO Y CALIFICACIN.

CAPTULO I. AGENCIAS DE ADUANAS. ARTCULO 8-1. OBJETO SOCIAL EXCLUSIVO. En concordancia con lo establecido en los artculos 12 y 15 del Decreto 2685 de 1999, y salvo disposicin especial, se considerarn como operaciones o procedimientos inherentes al agenciamiento aduanero, todos los trmites, diligencias, actividades y dems actos relacionados con la importacin, exportacin y trnsito aduanero de mercancas, que se adelanten ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales u otra entidad. ARTCULO 9o. AUTORIZACIN PARA EJERCER EL AGENCIAMIENTO ADUANERO. Para dar cumplimiento a lo establecido en los artculos 14 y 17 del Decreto 2685 de 1999, el representante legal de la persona jurdica que pretenda ser autorizada como agencia de aduanas, o su apoderado debidamente acreditado, al formular solicitud escrita dirigida a la Subdireccin de Comercio Exterior de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, o a la dependencia que haga sus veces, deber tener en cuenta lo siguiente: a) Que en el certificado de existencia y representacin legal expedido por la Cmara de Comercio correspondiente a su domicilio principal, la razn social de la persona jurdica cumpla con las condiciones de nominacin de que trata el pargrafo 1o del artculo 12 del Decreto 2685 de 1999. Este certificado deber presentarse con una vigencia no superior a tres (3) meses a la fecha de presentacin de la solicitud; b) El patrimonio fiscal lquido mnimo exigido, para el respectivo nivel de agencia de aduanas, a que hace referencia el numeral 4 del artculo 14 del Decreto 2685 de 1999, deber ser soportado con los estados financieros bsicos, Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio. Estado de cambios en la situacin financiera, Estado de Flujos de Efectivo, y sus soportes contables, con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2649 de 1993 y dems normas vigentes. Para el efecto, prevalecern las disposiciones de carcter tributario cuando exista incompatibilidad entre la informacin contable y la fiscal; c) Al suministrar los nombres e identificacin de los empleados que actuarn como sus agentes de aduanas y auxiliares, o como los representantes aduaneros para efecto de otras inscripciones o autorizaciones, deber indicar la administracin o administraciones aduaneras ante las cuales actuarn de acuerdo a su autorizacin, acreditando la idoneidad profesional. Tratndose de las agencias niveles 1 y 2, los agentes de aduanas y auxiliares podrn actuar en todo el territorio nacional; d) Manifestar que ni sus socios, ni el representante legal, ni los empleados que pretende acreditar como sus agentes de aduanas, se encuentran incursos en alguna de las inhabilidades o incompatibilidades de que trata el artculo 27-6; e) Tratndose de las agencias de los niveles 3 y 4, informar la jurisdiccin de la administracin de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales donde pretende ejercer su actividad; f) Las hojas de vida de que trata el numeral 4 del artculo 17 del Decreto 2685 de 1999, debern incluir nicamente la informacin general de identificacin y la experiencia y estudios realizados relacionados con la actividad de comercio exterior. La persona responsable del cumplimiento del Cdigo de Etica deber acreditar experiencia en el rea de recursos humanos. Para el cumplimiento de lo previsto en el pargrafo 2o del artculo 17 del Decreto 2685 de 1999, ser necesario incluir nicamente la informacin general de identificacin del personal directivo de las personas jurdicas que sean socias de la persona jurdica que presenta la solicitud de autorizacin como agencia de aduanas;

Ultima actualizacin: 03/08/2010 Derechos Reservados DIAN - Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales 2006

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