Unidad de Competencia 1Tema 1: Responsabilidades

Mtro. Adrián Murrieta LuzanillaLic. Moises Mar Trejo

1. Custodio

Objetivo del Agente Custodio.

 Vigilar el estricto cumplimiento de los procesos de ejecución y seguimiento para la protección de unidades de carga en rutas de entrega local y foránea.

1. Custodio

Funciones del Agente Custodio.  Verificar que se respete el cumplimiento del procedimiento de inicio de

custodias. Cumplir y hacer cumplir el cuadro de 10 puntos de consigna. Cumplir procedimiento de manejo de equipo GPS portátil. Cumplir procedimiento de crisis. Presentar comprobantes de viáticos, reportes de incidencias y accidentes. Verificar la salida y arribo de la unidad a custodiar. Llenar correctamente y por completo la hoja de custodia. Estar debidamente y correctamente uniformado. Mantener la disciplina durante el servicio y en el interior de las instalaciones. Cubrir servicios fijos en forma extraordinaria, puntualmente y en estricto

apego al cumplimiento de las normas de guardias fijos. Aprobar el plan de Carrera de CONSEG que lo habilite como Guardia tipo

tigre. Verificar que su unidad a cargo este en optimas condiciones para la

prestación del servicio. Verificar el correcto funcionamiento del equipo de comunicación y de

localización satelital. Reportar conforme a procedimiento la debida comprobación de gastos.

1. Custodio

Actividades del Agente Custodio. 

Ejecución de Custodias.

Cumplir y hacer cumplir las consignas. Será el responsable de la custodia, quedando a su cargo el control del servicio

y de los elementos que integren el equipo. Expedir órdenes pertinentes, durante el desplazamiento de la custodia al

transporte correspondiente. Mantener una observación constante a su alrededor para indicar

oportunamente a su personal las medidas preventivas a tomar en cualquier maniobra.

Emplear al máximo su iniciativa para solucionar con éxito cualquier incidente. Recibir o supervisar la entrega de vehículo que este en óptimas condiciones.

Observar y recomendar al chofer o choferes, verifiquen el buen

funcionamiento de sus unidades. Ser el responsable de hacer cumplir el plan de trayecto conjuntamente con los

participantes del transporte, anotando las características generales descriptivas del transporte.

Conocer en términos generales los reglamentos y leyes de tránsito. No tolerar que se haga mal uso del equipo encomendado, reportando

cualquier anomalía.

1. Custodio

Apoyo a servicios fijos.  Cubrir los servicios fijos donde se le indique, sin objeciones y en forma

puntual y certera. Al arribar al servicio, ponerse bajo las órdenes del encargado, supervisor o

jefe de servicio a cargo, aun cuando el encargado tenga menor rango.

1. Custodio

Proceso de los Custodias.

Responsables: Custodios, Radio Operación, Coordinador de Custodias.

Procedimiento de los Custodias.

Las custodias deben cumplir con el siguiente procedimiento durante su servicio:

Recibir por parte del Coordinador de Custodias instrucciones de servicios, los cuales fueron informados por el área de Radio Operación, los datos iníciales que se proporcionan son:

 ◦ Origen de la custodia.◦ Destino de la custodia.◦ Hora en la que se requiere el servicio.

  Tomar nota por parte de los Custodios, los datos y preparar hoja de custodia

así como caja de rastreo para la unidad a custodiar.  Una vez llegando a la dirección de origen de la custodia, comunicar a Radio

Operación, quien informara al Coordinador de Custodias la ubicación de la unidad de servicio.

1. Custodio

Radio Operación proporciona a custodio información complementaria del servicio, como son: ◦ Destino.◦ Unidad.◦ Medio de comunicación.

  Una vez que el custodio sabe que unidad es la que va a custodiar, instala

la caja de rastreo satelital y se comunica con Radio Operación quien confirma señal en pantalla de rastreo satelital VIRTA.

Si el custodio recibe información de no señal por rastreador satelital, resetear la caja (señal negra y roja).

Una vez estableciendo señal satelital, se sigue el monitoreo de custodias que es la acción complementaria de la comunicación del custodio y Radio Operación a lo largo del recorrido.

El custodio debe comunicarse cada 3 minutos en caso de estar en una custodia local, en el momento en el que realice una custodia foránea los contactos serán cada 5 minutos.

1. Custodio

Al llegar al destino del servicio, nuevamente se comunica a Radio Operación quien comunica a su vez al Gerente.

Entregar por parte de él Custodio, el servicio y retira caja de rastreo de la unidad custodiada, recopila información para el llenado de la Hoja de Custodia, los datos que debe recopilar son en relación a:

CUSTODIO Nombre Unidad Origen/Destino Observaciones Hora inicio/conclusión Licencia Kilometraje recorrido Kilometraje fina

UNIDAD CUSTODIADA Nombre de operador Placas de unidad Económico ID – Nextel Línea Transportista

ADICIONALES

Firma del operador

Firma de dueño o encargado de recibir el servicio

1. Custodio

La hoja de Custodia es entregada al Coordinador de Custodias al llegar a oficina para archivar.

  El Custodio espera nuevas indicaciones por el Coordinador de Custodias

respecto a la conclusión del servicio y/o nuevo destino para otro servicio.  En caso de existir un nuevo destino para servicio, se dirige conforme a las

instrucciones transmitidas por su jefe inmediato, siguiendo el mismo procedimiento de comunicación con Radio Operación y Coordinador de Custodias.

  Concluida la (s) custodia (s), se traslada a la base, resguardando la unidad

y entregará la caja de rastreo.

2. Monitoreo

Objetivos de Monitoreo y Custodias.

Vigilar el estricto cumplimiento de los procesos de ejecución y control en los servicios de custodias y monitoreo remoto, por medio de la supervisión constantes, la actualización en conocimientos del Recurso Humano y la optimización de los recursos materiales.  

2. Monitoreo

Funciones del Coordinador de Monitoreo y Custodias.

Administración efectiva y eficiente del desarrollo de las custodias locales y foráneas, integrando con disciplina al personal a cargo para el cumplimiento plenamente satisfactorio del servicio ante el cliente.

Administración del plan integral de mantenimiento vehicular (PIM), considerando todas las unidades de la empresa, incluyendo relación con proveedores, cuidado estético, integridad de expedientes de las unidades (tenencia, licencia, verificaciones, etc.)

  La supervisión, desarrollo e implemento de los procedimientos que

permitan el correcto desempeño del centro de monitoreo CONSEG, para detectar con celo el momento en que debe activarse el procedimiento de emergencia para la prevención de ilícitos que puedan dañar el patrimonio del cliente o de CONSEG según sea el caso.

  La elaboración, supervisión y seguimiento al monitoreo remoto de las

sucursales, servicios, unidades y demás instalaciones u objetos que cuenten con el sistema de monitoreo (GPS).

  Desarrollo y puesta en marcha del producto custodia virtual.

2. Monitoreo

Actividad de Monitoreo y Custodias Operación de Custodias locales y Foráneas.

  Coordinación de personal de custodias para el cumplimiento en tiempo

y conforme a los procedimientos ya establecidos en el proceso de custodias locales y foráneas.

Mantener el nivel de cero incidencias en la operación de custodias, como es retrasos en la hora de arribo, perdida de la unidad custodiada o no detección del estado de emergencia.

Responder en forma clara e inmediata los requerimientos de custodias conforme a la disposición del estado de fuerza que en el momento se tenga para el pleno cumplimiento y satisfacción al cliente.

Entregar en tiempo y forma los informes que se requieran por las demás áreas de la empresa que tengan relación directa con su departamento.

Mantener actualizado el sistema de custodias conforme a los procesos del sistema de información CONSEG® (SIC-CONSEG).

Aplicar el Proceso de Emergencias en Escoltas (PES), actualizarlo cuando sea debido y verificar que el personal de su departamento tenga comprendido en su totalidad la ejecución del mismo.

2. Monitoreo

Actividad de Monitoreo y Custodias Administración de la flotilla vehicular.  Administrar toda la flotilla vehicular de la empresa, cuando todos los

aspectos referentes como son: tenencias, multas, trámites legales, mantenimiento, composturas, estética, refacciones, herramientas de auxilio vehicular, personal asignado, etc.

Control de archivo de seguro vehicular. Cumplimiento del Plan Integral de Mantenimiento (PIM). Supervisar la integridad, funcionamiento y asignación de los Equipos

Portátiles de GPS-VIRTA.

2. Monitoreo

Actividad de Monitoreo y Custodias Administración efectiva de Centro de Monitoreo.

Detección oportuna del estado de emergencia y comunicación inmediata con el cliente.

Desarrollo y actualización de los procedimientos de detección y seguimiento a emergencias detectadas o informadas al Centro de Monitoreo.

Generación de mapeos y envío de información puntual al cliente. Actualización en conocimientos necesarios al personal del area para el

celoso y profesional cumplimiento de sus labores. Registro en bitácoras del seguimiento a custodias. Registro en bitácoras de los eventos detectados por el monitoreo a

través del sistema de cámaras o de radio comunicación. Elaboración de los Partes de Novedades e informativos que se requieran

para dar soporte a los eventos de carácter relevante. Optimización de los recursos materiales y de comunicación que

permitan lograr la rentabilidad de esta área. Elaboración y actualización de nuevos servicios. Formulación y puesta en marcha de la Custodia Virtual.

2. Monitoreo

Actividad de Monitoreo y Custodias Generación y entrega de información de control.

Cumplimiento de los procedimientos de registro de gastos ante tesorería, con los requisitos indispensables y previamente auditados.

Entrega de la información conforme al calendario de Crédito y Cobranza para la elaboración de la facturación.

Generación semanal de los reportes de desempeño a la Gerencia de Control.

2. Monitoreo

Proceso del Monitoreo de Custodias.

Procedimiento del Monitoreo de Custodias.

Responsables: Radio-Operación, Coordinador de Custodias, Custodia. El coordinador de Custodias recibe solicitud de servicio y lo comunica a la

central de monitoreo y a su vez asigna los recursos, los datos son ingresados al SIC_CONSEG dentro del modulo de custodias.

  Radio Operador recibe información por parte del Coordinador de Custodias

acerca del responsable de realizar el servicio (Custodio/Unidad)  Custodio comunica su llegada al lugar de origen a Radio Operador, quien

proporciona información complementaria del servicio (Unidad a custodiar, Placas, Económico, ID-Nextel, Línea transportista)

  Radio Operador comunica a Coordinador de Custodias la ubicación del

custodio al igual que al cliente quienes mantendrán coordinación constante durante el servicio.

2. Monitoreo

Dentro de la bitácora de control de custodias se hace anotación de fecha, hora, origen y destino del custodio.

Se recibe y se registra ubicación, las novedades que se presenten durante el recorrido por parte del custodio.

De existir algún tipo de novedad durante el recorrido se comunicará al área de Radio Operación quien a su vez informará lo sucedido al Coordinador de Custodias y al cliente sobre la situación del servicio.

De tratarse de anomalía que interrumpan el servicio se comunica al Gerente de Operaciones, para la solución del problema, de haber unidad disponible se manda para la conclusión del servicio, de no existir la posibilidad se cancela.

Custodio debe reportarse a Radio Operador cada 3 minutos en custodia local y cada 5 minutos en custodia foráneas, de no haber comunicación durante ese tiempo, Radio Operador tratara de localizarlo hasta restablecer la comunicación, se apoyará en el rastreador satelital para ubicar la unidad, de no mandar señal el portátil, se pide resetearlo, de no conseguir imagen de ubicación se considerará como anomalía en el servicio, siguiendo los pasos anteriores.

2. Monitoreo

De no existir ningún tipo de contratiempos, se sigue monitoreando la unidad.

En caso de existir solicitud de mapeo por parte del cliente, se mandan imágenes de la ubicación del servicio por correo electrónico al cliente.

  Si la custodia sigue en servicio en el cambio de turno, se transmite

información al guardia siguiente para el monitoreo del servicio.  En la conclusión nocturna del servicio Radio Operador comunicará al

cliente y dará instrucciones al custodio para finalizar la custodia, las novedades del servicio son presentadas el Coordinador de Custodias a la mañana siguiente.

  Las custodias que se concluyen dentro de horario diurno son comunicadas

primero al Coordinador de Custodias por Radio Operador y después al cliente.