Resumen de conceptos - PMP

PMBOK Resumen de Procesos y Conceptos

Áreas de Conocimiento

• Desarrollar el Acta de Constitución • Desarrollar el Plan para la Dirección

del Proyecto • Dirigir y Gestionar el Trabajo • Monitorear y Controlar el Trabajo •  Realizar el Control Integrado de

Cambios • Cerrar el Proyecto

Gestión de la Integración

•  Planificar la Gestión del Alcance •  Recopilar requisitos • Definir el Alcance • Crear la EDT • Validar el alcance • Controlar el alcance

Gestión del Alcance

•  Planificar la gestión del cronograma • Definir las actividades •  Secuenciar las Actividades •  Estimar los recursos de las actividades •  Estimar la duración de las actividades • Desarrollar el cronograma • Controlar el cronograma

Gestionar el Tiempo

•  Planificar la gestión de los costes •  Estimar los costes • Determinar el presupuesto • Controlar los costes

Gestión de los Costes

•  Planificar la gestión de la calidad •  Realizar el aseguramiento de la

calidad • Controlar la calidad

Gestión de la Calidad

•  Planificar la gestión de los RRHH • Adquirir el equipo de proyecto • Desarrollar el equipo de proyecto • Dirigir el equipo de proyecto

Gestión de los RRHH

•  Planificar la gestión de las comunicaciones

• Gestionar las comunicaciones • Controlar las comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones

•  Planificar la gestión de riesgos •  Identificar los riesgos •  Realizar el análisis cualitativo •  Realizar el análisis cuantitativo •  Planificar la respuesta a los riesgos • Controlar los riesgos

Gestión de los Riesgos

•  Planificar las adquisiciones •  Efectuar las adquisiciones • Controlar las adquisiciones • Cerrar las adquisiciones

Gestión de las Adquisiciones

•  Identificar a los interesados •  Planificar la gestión de los interesados • Gestionar la participación de los

interesados • Controlar la participación de los

interesados

Gestión de los Interesados

Área de Conocimiento Grupo de Procesos de

Inicio (2) Grupo de Procesos de

Planificación (24) Grupo de Procesos de

Ejecución (8) Grupo de Procesos de

Ejecución y Control (11) Grupo de Procesos de

Cierre (2)

Gestión de la Integración (6)

Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Cerrar el Proyecto

Realizar el Control Integrado de Cambios

Gestión del Alcance (6)

Planificar la gestión del Alcance Validar el Alcance

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance Controlar el Alcance

Crear la EDT

Gestión del Tiempo (7)

Planificar la gestión del Cronograma

Controlar el Cronograma

Definir las actividades

Secuenciar las actividades

Estimar los recursos de las actividades

Estimar la duración de las actividades

Desarrollar el Cronograma

Gestión de los Costes (4)

Planificar la gestión de los Costos

Controlar los Costos Estimar los Costos

Determinar el Presupuesto

Gestión de la Calidad (3)

Planificar la gestión de la Calidad Realizar el aseguramiento de la Calidad Controlar la Calidad

Gestión de los Recursos Humanos (4)

Planificar la gestión de los RRHH

Adquirir el equipo

Desarrollar el equipo

Dirigir el equipo

Gestión de las Comunicaciones (3)

Planificar la gestión de las comunicaciones Gestionar las comunicaciones Controlar las comunicaciones

Gestión de los Riesgos (6)

Planificar la gestión de los riesgos

Controlar los riesgos

Identificar los riesgos

Realizar el análisis cualitativo de riesgos

Realizar el análisis cuantitativo de riesgos

Planificar la respuesta a los riesgos

Gestión de las Adquisiciones (4)

Planificar la gestión de las adquisiciones Efectuar las adquisiciones Controlar las adquisiciones Cerrar las adquisiciones

Gestión de los Interesados (4)

Identificar a los interesados Planificar la gestión de los interesados Gestionar la participación de los interesados

Controlar la participación de los interesados

Área de Conocimiento Grupo de Procesos de

Inicio (2) Grupo de Procesos de

Planificación (24) Grupo de Procesos de

Ejecución (8) Grupo de Procesos de

Ejecución y Control (11) Grupo de Procesos de

Cierre (2)

Gestión de la Integración (6)

Gestión del Alcance (6)

Gestión del Tiempo (7)

Gestión de los Costes (4)

Gestión de la Calidad (3)

Gestión de los Recursos Humanos (4)

Gestión de las Comunicaciones (3)

Gestión de los Riesgos (6)

Gestión de las Adquisiciones (4)

Gestión de los Interesados (4)


¨  La gestión de la integración del proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, definir, combinar y coordinar los diversos procesos y actividades de dirección del proyecto dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos.

¨  La gestión de la integración del proyecto implica tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, equilibrar objetivos y alternativas contrapuestas y manejar las interdependencias entre áreas de conocimiento.



Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto


Cerrar el Proyecto o Fase


Entradas

•  Enunciado del trabajo

•  Caso de negocio

•  Acuerdos •  Factores

ambientales •  Activos de los

Procesos

Herramientas

•  Juicio de Expertos

•  Técnicas de Facilitación

Salidas

•  Acta de Constitución del Proyecto

¨  Es el proceso de desarrollar un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director de proyecto autoridad para asignar los recursos de las organización a las actividades del proyecto.

Desarrollar el Plan Para la Dirección del Proyecto

Entradas

•  Acta de Constitución

•  Salidas de otros procesos

•  Factores Ambientales

•  Activos de los Procesos

Herramientas


•  Técnicas de Facilitación

Salidas

•  Plan para la Dirección del Proyecto

¨  Es el proceso de definir, preparar y coordinar todos los planes secundarios e incorporarlos en un plan integral para la dirección del proyecto. El resultado es un documento central que define la base para todo el trabajo del proyecto.

Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto

Entradas

•  Plan para la dirección del proyecto

•  Solicitudes de cambio aprobadas

•  Factores ambientales •  Activos de los

procesos

Herramientas

•  Juicio de Expertos •  Sistema de

información para la dirección de proyectos

•  Reuniones

Salidas

•  Entregables •  Datos de desempeño

del trabajo •  Solicitudes de cambio •  Actualizaciones al

plan para la dirección del proyecto

•  Actualizaciones a los documentos del proyecto

¨  Es el proceso de liderar y llevar a cabo el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto e implementar los cambios aprobados para alcanzar los objetivos del proyecto. Proporciona la dirección general del trabajo del equipo.

Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto

Entradas


•  Pronóstico del cronograma

•  Pronostico de costes •  Cambios validados •  Información de

desempeño del trabajo

•  Factores ambientales •  Activos de los

procesos

Herramientas

•  Juicio de Expertos •  Técnicas analíticas •  Sistemas de

información para la dirección de proyectos

•  Reuniones

Salidas

•  Solicitudes de cambio •  Informes de


•  Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto


¨  Es el proceso de dar seguimiento, revisar e informar el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeño definidos en el plan. Permite a los interesados comprender el estado actual del proyecto así como las proyecciones.


Entradas


•  Informes de desempeño del trabajo

•  Solicitudes e cambio •  Factores ambientales •  Activos de los

procesos de la organización

Herramientas

•  Juicio de Expertos •  Reuniones •  Herramientas de

control de cambios

Salidas

•  Solicitudes de cambio aprobadas

•  Registro de cambios •  Actualizaciones al



¨  Es el proceso que consisten en analizar todas las solicitudes de cambios, aprobar los mismos y gestionar los cambios a los entregables, los activos de los procesos de organización, los documentos del proyecto y el plan para la dirección.

Cerrar el Proyecto o Fase

Entradas


•  Entregables aceptados

•  Activos de los procesos de la organización

Herramientas


•  Técnicas analíticas

•  Reuniones

Salidas

•  Transferencias del producto, servicio o resultado

•  Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

¨  Consiste en finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos para completar formalmente el proyecto. Proporciona lecciones aprendidas y liberación de recursos.


¨  La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y únicamente el trabajo para completar el proyecto con éxito.

¨  Gestionar el Alcance del Proyecto se enfoca primordialmente en definir y controlar que se incluye y que no se incluye en el proyecto.


Planificar la Gestión del Alcance

Recopilar Requisitos

Definir el Alcance

Crear la EDT/WBS

Validar el Alcance

Controlar el Alcance

Planificar la Gestión del Alcance

Entradas

• Plan para la dirección del proyecto

• Acta de constitución del proyecto

• Factores ambientales

• Activos de los procesos de la organización

Herramientas

• Juicio de Expertos • Reuniones

Salidas

• Plan de gestión del alcance

• Plan de gestión de los requisitos

¨  Es el proceso de crear un plan de gestión del alcance que documento como se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.

Recopilar los requisitos

Entradas

•  Plan para la gestión del alcance

•  Plan de gestión de los requisitos

•  Plan de gestión de los interesados

•  Acta de constitución •  Registro de interesados

Herramientas

•  Entrevistas •  Grupos focales •  Talleres facilitados •  Técnicas grupales de

creatividad •  Técnicas grupales de

toma de decisiones •  Cuestionarios •  Observaciones •  Prototipos •  Estudios comparativos •  Diagramas de contexto •  Análisis de documentos

Salidas

•  Documentación de requisitos

•  Matriz de trazabilidad de requisitos

¨  Es el proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos para cumplir los objetivos del proyecto. Proporciona la base para definir y gestionar el alcance del proyecto, incluyendo el alcance del producto.

Definir el Alcance

Entradas

•  Plan de gestión del alcance

•  Acta de constitución del proyecto



Herramientas

•  Juicio de expertos

•  Análisis del producto

•  Generación de alternativas

•  Talleres facilitados

Salidas

•  Enunciado del alcance del proyecto


¨  Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto. Describe los límites del producto, servicio o resultado mediante la especificación de cuales de los requisitos recopilados serán incluidos y cuales no.

Crear la EDT/WBS

Entradas

•  Plan de gestión del alcance

•  Enunciado del alcance

• Documentación de requisitos

•  Factores ambientales de la empresa


Herramientas

•  Juicio de expertos • Descomposición

Salidas

•  Línea base del alcance: •  EDT • Diccionario EDT

• Actualizaciones a los documentos del proyecto

¨  Es el proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Proporciona una visión estructurada de lo que se debe entregar.

Validar el Alcance

Entradas



• Matriz de trazabilidad de requisitos

•  Entregables verificados

•  Datos de desempeño del trabajo

Herramientas

•  Inspección •  Técnicas grupales de

toma de decisiones

Salidas

•  Entregables aceptados

•  Solicitudes de cambio •  Información de



¨  Es el proceso de formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que se hayan completado. Aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta las posibilidades de aceptación del proyecto completo.

Controlar el Alcance

Entradas



•  Matriz de trazabilidad de requisitos



Herramientas

•  Análisis de variación

Salidas

•  Información de desempeño del trabajo

•  Solicitudes de cambio •  Actualizaciones al plan

para la dirección del proyecto



¨  Es el proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la línea base del alcance. Permite mantener una línea base del alcance a lo largo del tiempo.

Gestión del Tiempo

¨  La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar la terminación en plazo del proyecto.

¨  El plan de gestión del cronograma es un plan secundario de, y está integrado con, el plan para la dirección del proyecto a través del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto.

Gestión del Tiempo

Planificar la Gestión del Cronograma

Definir las Actividades

Secuenciar las Actividades

Estimar los Recursos de las Actividades

Estimar la Duración de las Actividades



Planificar la Gestión del Cronograma

Entradas





Herramientas

•  Juicio de expertos •  Técnicas analíticas •  Reuniones

Salidas

•  Plan de gestión del cronograma

¨  Es el proceso de establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, desarrollar, gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

Definir las Actividades

Entradas


•  Línea base del alcance



Herramientas

•  Descomposición •  Planificación

gradual •  Juicio de

expertos

Salidas

•  Lista de actividades

•  Atributos de las actividades

•  Lista de hitos

¨  Es el proceso de identificar y documentar las acciones específicas que se deben realizar para generar los entregables del proyecto. Proporciona un desglose de la EDT en actividades.

Secuenciar las Actividades

Entradas


•  Lista de actividades •  Atributos de las

actividades •  Lista de hitos •  Enunciado del

alcance •  Factores ambientales •  Activos de los


Herramientas

• Método de diagramación por precedencia (PDM)

•  Determinación de las dependencias

•  Adelantos y retrasos

Salidas

•  Diagramas de red del cronograma


¨  Consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. Proporciona una definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia considerando todas las restricciones del proyecto.

Estimar los Recursos de las Actividades

Entradas


•  Lista de actividades •  Atributos de las

actividades •  Calendarios de recursos •  Registro de riesgos •  Estimación de costos de

las actividades •  Factores ambientales •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas

•  Juicio de expertos •  Análisis de alternativas •  Datos publicados de

estimaciones •  Estimación ascendente •  Software de gestión de

proyectos

Salidas

•  Recursos requeridos para las actividades

•  Estructura de desglose de recursos


¨  Es el proceso de estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para llevar a cabo cada una de las actividades. Permite estimar el costo y la duración de manera más precisa.

Estimar la Duración de las Actividades

Entradas

• Plan de gestión del cronograma

• Lista de actividades • Atributos de las actividades

• Recursos requeridos para las actividades

• Calendario de recursos • Enunciado del alcance • Registro de riesgos • Estructura de desglose de recursos

• Factores ambientales • Activos de los procesos de la organización

Herramientas

• Juicio de expertos • Estimación análoga • Estimación paramétrica • Estimación por tres valores • Técnicas grupales de toma de decisiones

• Análisis de reservas

Salidas

• Estimación de la duración de las actividades


¨  Es el proceso de realizar una estimación de la cantidad de periodos de trabajo necesarios para finalizar las actividades individuales con los recursos estimados. Establece la cantidad de tiempo necesario para completar cada actividad.


Entradas

• Plan de gestión del cronograma • Lista de actividades • Atributos de las actividades • Diagramas de red • Recursos requeridos para la actividades

• Calendarios de recursos • Estimación de duración de las actividades

• Enunciado del alcance • Registro de riesgos • Asignaciones de personal al proyecto

• Estructura de desglose de recursos

• Factores ambientales • Activos de los procesos de la organización.

Herramientas

• Análisis de la red del cronograma • Método de la ruta crítica • Método de la cadena crítica • Técnicas de optimización de recursos

• Técnicas de modelado • Adelantos y retrasos • Compresión del cronograma • Herramientas de programación

Salidas

• Línea base del cronograma • Cronograma del proyecto • Datos del cronograma • Calendarios del proyecto • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto


¨  Es el proceso de analizar la secuencia de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto. Genera un modelo de programación con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto.


Entradas


•  Cronograma del proyecto

•  Datos del desempeño del trabajo

•  Calendarios del proyecto

•  Datos del cronograma •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas

•  Revisiones del desempeño

•  Software de gestión de proyectos

•  Técnicas de optimización de recursos

•  Adelantos y retrasos •  Compresión del

cronograma •  Herramientas de

programación

Salidas


•  Pronóstico del cronograma





¨  Es el proceso de monitorear el estado de las actividades del proyecto para actualizar el avance del mismo y gestionar los cambios en la línea base del cronograma a fin de cumplir el plan. Proporciona los medios para detectar desviaciones.

Gestión de los Costos

¨  La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar, presupuestar, financia, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

¨  Debido a que la capacidad de incluir en los costos es mucho mayor en las primeras etapas del proyecto, la definición temprana del alcance del proyecto se revela como una tarea crítica.

Gestión de los Costos

Planificar la Gestión de los Costos

Estimar los Costos


Controlar los Costos

Planificar la Gestión de Costos

Entradas





Herramientas

•  Juicio de expertos •  Técnicas analíticas •  Reuniones

Salidas

•  Plan de gestión de costos

¨  Establece las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

Estimar los Costos

Entradas


•  Plan de gestión de recursos humanos

•  Línea base del alcance •  Cronograma del

proyecto •  Registro de riesgos •  Factores ambientales

de la empresa •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas

•  Juicio de expertos •  Estimación análoga •  Estimación paramétrica •  Estimación ascendente •  Estimación por tres

valores •  Análisis de reserva •  Costo de calidad •  Software de gestión de

proyectos •  Análisis de ofertas de

proveedores •  Técnicas grupales de

toma de decisiones

Salidas

•  Estimación de costos de las actividades

•  Bases de las estimaciones


¨  Es el proceso que consiste en desarrollar una estimación aproximada de los recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto.


Entradas

•  Plan de gestión de los costos

•  Línea base del alcance •  Estimación de costos de

las actividades •  Base de las

estimaciones •  Cronograma del

proyecto •  Calendarios de recursos •  Registro de riesgos •  Acuerdos •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas

•  Agregación de costos •  Análisis de reservas •  Juicio de expertos •  Relaciones históricas •  Conciliación del límite

de financiamiento

Salidas

•  Línea base de costos •  Requisitos de

financiamiento del proyecto


¨  Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo de cara a establecer la línea base de costos autorizada respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto.

Controlar los Costos

Entradas


•  Requisitos de financiamiento del proyecto



Herramientas

•  Gestión del valor ganado

•  Pronósticos •  Índice de desempeño

del trabajo por completar (TCPI)

•  Revisiones de desempeño

•  Software de gestión de proyectos

•  Análisis de reservas

Salidas


•  Pronósticos de costos •  Solicitudes de cambio •  Actualizaciones al plan




¨  Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar sus costos y gestionar cambios en la línea base de costo. Proporciona medios para detectar desviaciones con respecto al plan con objeto de tomar acciones correctivas.


¨  La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto satisfaga las necesidades para las que fue concebido.

¨  La Gestión de la Calidad del Proyecto trabaja para que asegurar que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del producto.


Planificar la Gestión de la Calidad

Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Controlar la Calidad

Planificar la Gestión de la Calidad

Entradas


•  Registro de interesados •  Registro de riesgos •  Documentación de los

requisitos •  Factores ambientales


de la organización

Herramientas

•  Análisis costo-beneficio •  Costo de la calidad

(COQ) •  Siete herramientas

básicas de calidad •  Estudios comparativos •  Diseño de experimentos •  Muestreo estadístico •  Herramientas

adicionales •  Reuniones

Salidas

•  Plan de gestión de la calidad

•  Plan de mejoras del proceso

•  Métricas de calidad •  Listas de verificación de

calidad •  Actualizaciones a los

documentos del proyecto

¨  Es el proceso de identificar los requisitos o estándares de calidad para el proyecto y sus entregables, así como documentar cómo el proyecto demostrará el cumplimiento con los mismos. Establece como se gestionará y validará la calidad a lo largo del proyecto.

Realizar el Aseguramiento de la Calidad

Entradas

•  Plan de gestión de la calidad

•  Plan de mejoras del proceso

• Métricas de calidad • Medidas de control

de calidad •  Documentos del

proyecto

Herramientas

•  Herramientas de gestión y control de calidad

•  Auditorías de calidad •  Análisis de procesos

Salidas

•  Solicitudes de cambio •  Actualizaciones al


•  Actualización a los documentos del proyecto


¨  Es el proceso de auditar los requisitos de calidad y los resultados obtenidos a partir de las medidas de control de calidad a fin de garantizar que se utilicen los estándares de calidad y las definiciones operativas adecuadas. Este proceso facilita la mejora de los procesos de calidad.

Controlar la Calidad

Entradas


•  Métricas de calidad •  Listas de verificación de

calidad •  Datos de desempeño

del trabajo •  Solicitudes de cambio

aprobadas •  Entregables •  Documentos del

proyecto •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas

•  Siete herramientas básicas de calidad

•  Muestreo estadístico •  Inspección •  Revisión de solicitudes

de cambio aprobadas

Salidas

•  Medidas de control de calidad

•  Cambios validados •  Entregables validados •  Información de

desempeño del trabajo •  Solicitudes de cambio •  Actualizaciones al plan



¨  Es el proceso de monitorear y registrar los resultados de la ejecución de las actividades de calidad a fin de evaluar el desempeño y recomendar los cambios necesarios. Los beneficios clave de este proceso son: (1) identificar las causas de una calidad deficiente y recomendar acciones y (2) validar que los entregables cumplen con los requisitos especificados para la aceptación final.

Gestión de los Recursos Humanos

¨  La Gestión de los RRHH del Proyecto incluye los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto.

¨  El equipo del proyecto está compuesto por las personas a las que se han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto.

¨  También se puede referir a los miembros del equipo del proyecto como personal del proyecto.

Gestión de los RRHH

Planificar la Gestión de los Recursos Humanos

Adquirir el Equipo del Proyecto

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Dirigir el Equipo del Proyecto

Planificar la Gestión de RRHH

Entradas


•  Recursos requeridos para las actividades



Herramientas

• Organigramas y descripciones de cargos

• Creación de relaciones de trabajo

•  Teoría organizacional

•  Juicio de expertos •  Reuniones

Salidas

•  Plan de gestión de Recursos Humanos

¨  Es el proceso de identificar y documentar los roles dentro de un proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicación, así como de crear un plan para la gestión de personal.

Adquirir el Equipo de Proyecto

Entradas

•  Plan de gestión de RRHH



Herramientas

•  Asignación previa

•  Negociación •  Adquisición •  Equipos

virtuales •  Análisis de

decisiones multicriterio

Salidas

•  Asignaciones de personal al proyecto

•  Calendarios de recursos


¨  Es el proceso de confirmar la disponibilidad de recursos humanos y obtener el equipo necesario para completar las actividades del proyecto.

Desarrollar el Equipo del Proyecto

Entradas

•  Plan de gestión de los RRHH


•  Calendario de recursos

Herramientas

•  Habilidades interpersonales

•  Capacitación •  Actividades de

desarrollo del espíritu de equipo

•  Reglas básicas •  Coubicación •  Reconocimiento y

recompensas •  Herramientas para la

evaluación del personal

Salidas

•  Evaluación del desempeño del equipo

•  Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa

¨  Es el proceso de mejorar las competencias, la interacción entre los miembros y el entorno general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto y una reducción en las tasas de rotación de personal.

Dirigir el Equipo del Proyecto

Entradas

•  Plan de gestión de los RRHH


•  Evaluaciones del desempeño del equipo

•  Registro de incidentes •  Informes de desempeño

del trabajo •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas

•  Observación y conversación

•  Evaluaciones de desempeño del proyecto

•  Gestión de conflictos •  Habilidades

interpersonales

Salidas




•  Actualizaciones a los factores ambientales de la empresa


¨  Es el proceso de seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios en el equipo con el fin de optimizar el desempeño del proyecto.


¨  La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

¨  Los directores de proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto.


Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

Controlar las Comunicaciones

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Entradas


• Registro de interesados

• Factores ambientales de la empresa


Herramientas

• Análisis de requisitos de comunicación

• Tecnología de la comunicación

• Modelos de comunicación

• Métodos de comunicación

• Reuniones

Salidas

• Plan de gestión de las comunicaciones


¨  Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.

Gestionar las Comunicaciones

Entradas

•  Plan de gestión de las comunicaciones

•  Informes de desempeño del trabajo



Herramientas

•  Tecnología de la comunicación

• Modelos de comunicación


•  Sistemas de gestión de la información

•  Informar el desempeño

Salidas

•  Comunicaciones del proyecto




¨  Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y realizar la disposición final de la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones.

Controlar las Comunicaciones

Entradas


•  Comunicaciones del proyecto

•  Registro de incidentes •  Datos de desempeño

del trabajo •  Activos de los procesos

de la organización

Herramientas



Salidas






¨  Es el proceso de monitorear y controlar las comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que se satisfagan las necesidades de información de los interesados del proyecto.


¨  La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación de la gestión de riesgos, así como la identificación, análisis, planificación de respuesta y control de los riesgos de un proyecto.

¨  Los objetivos de la gestión de riesgos de un proyecto consisten en aumentar la probabilidad e impacto de los eventos positivos , y disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos del proyecto.


Planificar la Gestión de Riesgos

Identificar los Riesgos

Realizar el Análisis Cualitativo de los Riesgos

Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos

Planificar la Respuesta a los Riesgos

Controlar los Riesgos

Planificar la Gestión de Riesgos

Entradas


•  Acta de constitución del proyecto

•  Registro de interesados



Herramientas

•  Técnicas analíticas •  Juicio de expertos •  Reuniones

Salidas

•  Plan de gestión de riesgos

¨  Es el proceso de definir como realizar las actividades de gestión de riesgos de un proyecto. Asegura que el nivel, el tipo y la visibilidad de la gestión de riesgos son acordes tanto con los riesgos como con la importancia del proyecto.

Identificar los Riesgos

Entradas

• Plan de gestión de riesgos • Plan de gestión de costos • Plan de gestión del cronograma • Plan de gestión de la calidad • Plan de gestión de los RRHH • Línea base del alcance • Estimación de costos de las actividades

• Estimación de duración de las actividades

• Registro de interesados • Documentos del proyecto • Documentos de las adquisiciones • Factores ambientales • Activos de los procesos de la Organización

Herramientas

• Revisiones a la documentación • Técnicas de recopilación de información

• Análisis con lista de verificación • Análisis de supuestos • Técnicas de diagramación • Análisis DAFO • Juicio de expertos

Salidas

• Registro de riesgos

¨  Es el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características (causas, posibles efectos,…)

Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos

Entradas

•  Plan de gestión de los riesgos

•  Línea base del alcance •  Registro de riesgos •  Factores ambientales


de la organización

Herramientas

•  Evaluación de probabilidad e impacto de los riesgos

•  Matriz de probabilidad e impacto

•  Evaluación de la calidad de los datos sobre los riesgos

•  Categorización de riesgos

•  Evaluación de la urgencia de los riesgos


Salidas

•  Actualizaciones a los documentos del proyecto: •  Registro de riesgos •  Registro de supuestos

¨  Es el proceso de priorizar riesgos para análisis o acción posterior, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia e impacto de dichos riesgos. Permite reducir el nivel de incertidumbre y concentrarse en los riesgos de alta prioridad.

Realizar el Análisis Cuantitativo de los Riesgos

Entradas

•  Plan de gestión de riesgos



•  Registro de riesgos •  Factores ambientales

de la empresa •  Activos de los


Herramientas

•  Técnicas de recopilación y representación de datos

•  Técnicas de análisis cuantitativo de riesgos y modelado


Salidas

•  Actualizaciones a los documentos del proyecto: •  Análisis

probabilístico del proyecto

•  Probabilidad de alcanzar los objetivos de costo y tiempo

•  Lista priorizada de riesgos cuantificados

¨  Es el proceso de analizar numéricamente el efecto de los riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto. Proporciona información cuantitativa sobre los riesgos a fin de reducir la incertidumbre.

Planificar la Respuesta a Riesgos

Entradas

• Plan de gestión de los riesgos

• Registro de riesgos

Herramientas

• Estrategias para riesgos negativos (amenazas)

• Estrategias para riesgos positivos (oportunidades)

• Estrategias de respuesta a contingencias

• Juicio de expertos

Salidas

• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto


¨  Es el proceso de desarrollar opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. Aborda los riesgo según su prioridad, introduciendo recursos según las necesidades.

Controlar los Riesgos

Entradas


•  Registro de riesgos •  Datos de desempeño

del trabajo •  Informes de desempeño

del trabajo

Herramientas

•  Reevaluación de riesgos

•  Auditoría de riesgos •  Análisis de variación y

de tendencias •  Medición del

desempeño técnico •  Análisis de reservas •  Reuniones

Salidas






¨  Es el proceso de implementar los planes de respuesta a los riesgos, dar seguimiento a los riesgos identificados, monitorear los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos y evaluar la efectividad del proceso de gestión de los riesgos.


¨  La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo de proyecto.

¨  La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u órdenes de compra emitidos por miembros autorizados del equipo de proyecto.


Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Controlar las Adquisiciones

Cerrar las Adquisiciones

Planificar la Gestión de las Adquisiciones

Entradas


• Documentación de requisitos

• Registro de riesgos • Recursos requeridos para las actividades

• Cronograma del proyecto • Estimación de costos de las actividades

• Registro de interesados • Factores ambientales de la empresa


Herramientas

• Análisis de hacer o comprar

• Juicio de expertos • Investigación de mercado • Reuniones

Salidas

• Plan de gestión de las adquisiciones

• Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones

• Documentos de las adquisiciones

• Criterios de selección de proveedores

• Decisiones de hacer o comprar

• Solicitudes de cambio • Actualizaciones a los documentos del proyecto

¨  Es el proceso de documentar las decisiones de las adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales. Determina si es preciso obtener apoyo externo, de que manera, en que cantidad y cuando.

Efectuar las Adquisiciones

Entradas

• Plan de gestión de las adquisiciones

• Documentos de las adquisiciones

• Criterios de selección de proveedores

• Propuestas de los vendedores

• Documentos del proyecto • Decisiones de hacer o comprar

• Enunciados del trabajo relativo a las adquisiciones


Herramientas

• Conferencia de oferentes • Técnicas de evaluación de propuestas

• Estimaciones independientes

• Juicio de expertos • Publicidad • Técnicas analíticas • Negociación de adquisiciones

Salidas

• Vendedores seleccionados • Acuerdos • Calendarios de recursos • Solicitudes de cambio • Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto


¨  Es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos y adjudicarles el contrato. Permite alinear las expectativas de los interesados internos y externos a través de los contratos.

Controlar las Adquisiciones

Entradas


•  Documentos de las adquisiciones

•  Acuerdos •  Solicitudes de cambio

aprobadas •  Informes de desempeño

del trabajo •  Datos de desempeño

del trabajo

Herramientas

•  Sistemas de control de cambios del contrato

•  Revisiones del desempeño de las adquisiciones

•  Inspecciones y auditorías

•  Informar del desempeño

•  Sistemas de pago •  Administración de

reclamaciones •  Sistema de gestión de

registros

Salidas






¨  Es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos y efectuar cambios y correcciones al contrato según corresponda. Garantiza el desempeño de la adquisición.

Cerrar las Adquisiciones

Entradas


•  Documentos de las adquisiciones

Herramientas

•  Auditorías de adquisición

•  Negociación de adquisiciones

•  Sistema de gestión de requisitos

Salidas

•  Adquisiciones cerradas


¨  Es el proceso de finalizar cada adquisición. Documenta los acuerdos y la documentación relacionada para futura referencia.


¨  La Gestión de los Interesados de un Proyecto incluye los procesos necesarios para identificar personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto, y para desarrollar estrategias de gestión adecuadas a fin de lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto.


Identificar a los Interesados

Planificar la Gestión de los Interesados

Gestionar la Participación de los Interesados

Controlar la Participación de los Interesados

Identificar a los Interesados

Entradas


• Documentación de las adquisiciones



Herramientas

• Análisis de interesados

• Juicio de expertos • Reuniones

Salidas

• Registro de interesados: •  Información de

identificación •  Información de

evaluación • Clasificación del

interesado

¨  Es el proceso de identificar a las personas, grupos u organizaciones que podrían afectar o ser afectados por una decisión, actividad o resultado del proyecto, así como analizar y documentar información relativa a sus intereses, participación, influencia y posible impacto en el éxito del proyecto.

Planificar la Gestión de los Interesados

Entradas


• Registro de interesados



Herramientas

• Juicio de expertos • Reuniones • Técnicas analíticas

Salidas

• Plan de gestión de los interesados


¨  Es el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a los largo del ciclo de vida del proyecto, con base en el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto.

Gestionar la Participación de los Interesados

Entradas

•  Plan de gestión de los interesados

•  Plan de gestión de las comunicaciones

•  Registro de cambios •  Activos de los


Herramientas


•  Habilidades interpersonales

•  Habilidades de gestión

Salidas

•  Registro de incidentes •  Solicitudes de cambio •  Actualizaciones al




¨  Es el proceso de comunicarse y trabajar con los interesados para satisfacer sus necesidades y expectativas, abordar los incidentes en el momento que ocurren y fomentar la participación adecuada en las actividades del proyecto.

Controlar la Participación de los Interesados

Entradas


•  Registro de incidentes •  Datos de desempeño

del trabajo •  Documentos del

proyecto

Herramientas



Salidas






¨  Es el proceso de monitorear las relaciones generales de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los interesados e incrementar así la eficiencia y eficacia de las actividades de participación de los interesados.

Definiciones y Fórmulas

Anexo

Plan para la Dirección del Proyecto

¨  Líneas base del proyecto: ¤  Línea base del alcance ¤  Línea base del cronograma ¤  Línea base de costos

¨  Planes secundarios: ¤  Plan de Gestión del Alcance ¤  Plan de Gestión de los Requisitos ¤  Plan de Gestión del Cronograma ¤  Plan de Gestión de Costos ¤  Plan de Gestión de la Calidad ¤  Plan de Mejoras del Proceso ¤  Plan de Gestión de los RRHH ¤  Plan de Gestión de las Comunicaciones ¤  Plan de Gestión de Riesgos ¤  Plan de Gestión de las Adquisiciones ¤  Plan de Gestión de los Interesados

Dirección de Proyectos

¨  Dirigir un proyecto generalmente implica: ¤  Identificar requisitos

¤  Abordar las necesidades de los interesados

¤  Establecer, mantener y realizar comunicaciones activas y eficaces con los interesados

¤  Gestionar a los interesados para cumplir los requisitos del proyecto

¤  Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto: el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y los riesgos.

Programas y Portafolios

¨  Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que de otra manera no se obtendrían.

¨  Un portafolio consiste en proyectos, programas o subconjuntos de estos gestionados como un grupo con el objetivo de alcanzar objetivos estratégicos.

Tipos de Organizaciones

Activos de los Procesos de la Organización

¨  Son los planes, los procesos, las políticas, los procedimientos y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora y utilizados por la misma.

¨  Pueden agruparse en dos categorías: ¤ Procesos y procedimientos.

¤ Base de conocimiento corporativa

Factores Ambientales de la Empresa

¨  Hacen referencia a condiciones que no están bajo el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto.

¨  Incluyen entre otros:

¤  La cultura, la estructura y el gobierno de la organización.

¤  La distribución geográfica de instalaciones y recursos.

¤  Los estándares de la industria o gubernamentales.

¤  Las infraestructuras.

¤  Los recursos humanos existentes.

¤  La gestión de personal

¤  Los sistemas de autorización de trabajos de la compañía.

¤  Las condiciones de mercado.

¤  El clima político

¤  Los canales de comunicación establecidos e la organización.

¤  El sistema de información para la dirección de proyectos.

Interesados

¨  Incluyen todos los miembros del equipo de proyecto así como todas las entidades, ya sean internas o externas de la organización, que puede afectar, verse afectado o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado del proyecto. ¤  Patrocinador. Es la persona o grupo que provee de

recursos y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su éxito.

¤  Clientes y usuarios. Son aquellas personas que aprobarán y gestionarán el producto, servicio o resultado del proyecto.

Acta de Constitución del Proyecto

¨  Propósito o justificación del proyecto

¨  Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito relacionados

¨  Requisitos de alto nivel

¨  Descripción de alto nivel del proyecto

¨  Riesgos de alto nivel

¨  Resumen del cronograma de hitos

¨  Resumen del presupuesto

¨  Lista de interesados

¨  Requisitos para la aprobación del proyecto

¨  Director del proyecto asignado, responsabilidad y nivel de autoridad

¨  Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto

Matriz de trazabilidad de requisitos

¨  Es un cuadro que vincula los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables que los satisfacen.

¨  Proporciona un medio para realizar el seguimiento de los requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

¨  Incluye, entre otros, los siguientes aspectos: ¤  Necesidades, oportunidades, metas y objetivos del negocio.

¤  Objetivos del proyecto

¤  Alcance del proyecto, entregables de la EDT

¤  Diseño del producto

¤  Desarrollo del producto

¤  Estrategia y escenarios de prueba

¤  Atributos asociados a cada requisitos (identificador único, descripción, el responsable, la fuente, la prioridad, la versión, el estado actual, y la fecha de estado).

Enunciado del Alcance

¨  El enunciado detallado del alcance incluye los siguientes elementos: ¤  Descripción del alcance del proyecto.

¤  Criterios de aceptación de los entregables.

¤  Entregables del proyecto.

¤  Exclusiones del proyecto.

¤  Restricciones. Son factores limitantes que afectan a la ejecución del proyecto (presupuesto, plazo,…)

¤  Supuestos. Son factores del proceso de planificación que se consideran verdaderos.

Plan de gestión de costos

¨  El plan de gestión de costos podría contener: ¤  Unidades de medida. Definidas para cada uno de los recursos.

¤  Nivel de precisión. Consiste en el grado de redondeo de las unidades de medida.

¤  Nivel de exactitud. Se especifica el rango aceptable de las medidas.

¤  Enlaces a los procedimientos de la organización.

¤  Umbrales de control. Establecen un valor acordado para la variación permitida antes de que sea necesario realizar una acción.

¤  Reglas para medición del desempeño, basadas en el cálculo del valor ganado.

¤  Formatos de los informes.

¤  Descripciones de los procesos de gestión de costos.

¤  Detalles adicionales. Como la selección de la financiación, los procedimientos para la gestión del cambio de divisas,…

Técnicas de Gestión del Tiempo

¨  Optimización de recursos: ¤  Nivelación de recursos. Redistribución de recursos de forma más justa. Generalmente

aumenta la ruta crítica.

¤  Equilibrio de recursos. Reajusta las actividades de modo que las necesidades de recursos no excedan ciertos límites manteniendo la duración total del proyecto.

¨  Técnicas de modelado ¤  Análisis de escenarios (¿Qué pasa sí…?). Evaluar escenarios a fin de predecir su

efecto en el proyecto.

¤  Simulación. Implica calcular múltiples duraciones del proyecto a partir de diferentes conjuntos de supuestos, generalmente mediante el uso de distribuciones de probabilidad (Análisis Monte Carlo).

¨  Compresión del cronograma ¤  Intensificación. Consiste en aportar más recursos a las actividades de la ruta crítica.

¤  Ejecución rápida. Consiste en ejecutar en paralelo actividades que estaban previsto ejecutar de manera secuencial. Generalmente deriva en la necesidad de repetir trabajos y en un aumento del riesgo del proyecto.

Fórmulas de control (I)

Fórmulas de control (II)

Fórmulas de control (III)

Componentes del presupuesto

Línea base de costo, gastos y financiamiento

7 Herramientas Básicas de Calidad

¨  Diagramas causa efecto o diagramas de Ishikawa.

¨  Diagramas de flujo, también denominados mapas de procesos, muestran la secuencia de pasos y posibilidades de ramificaciones en un proceso.

¨  Las hojas de verificación, también conocidas como hojas de control, se pueden utilizar como listas de comprobación.

¨  Los diagramas de Pareto, son una forma de diagrama de barras que se utiliza para determinar las pocas fuentes clave de problemas.

¨  Los histogramas, que no tienen en cuenta la variable tiempo.

¨  Los diagramas de control, que se utilizan para determinar si un proceso es estable o no. Un proceso se considera fuera de control cuando: (1) Un dato excede el límite, (2) siete puntos consecutivos se encuentran por encima o por debajo de la media.

¨  Los diagramas de dispersión, que relacionan una variable X (sobre la que podemos actuar) con una variable Y (que es el efecto producido).

Matriz RAM

¨  Una matriz de asignación de responsabilidades (RAM) es una tabla que muestra los recursos del proyecto asignados a cada paquete de trabajo.

¨  Un ejemplo de RAM es una matriz RACI (Responsible (R), Acountable (A), Consulted (C), Informed (I)), que muestra una fila por paquete de trabajo y una columna por recurso (o grupo de recursos).

Escalera de Tuckman

¨  Es uno de los modelos que se utilizan para describir el desarrollo de un equipo, que establece cinco etapas de desarrollo: ¤  Formación. Los miembros del equipo tienden a actuar de manera

independiente y no demasiado abierta.

¤  Turbulencia. El equipo comienza a abordar el trabajo del proyecto y se producen los primeros problemas.

¤  Normalización. Los miembros comienzan a trabajar conjuntamente y a ajustar sus hábitos y comportamientos.

¤  Desempeño. Los equipos que alcanzan esta etapa funcionan como una unidad bien organizada, son interdependientes.

¤  Disolución. El equipo completa el trabajo y se desliga del proyecto.

Teoría de McGregor

¨  La teoría X lleva implícitos los supuestos del modelo de F. W. Taylor, y presupone que el trabajador es pesimista, estático, rígido y con aversión innata al trabajo evitándolo si es posible. El directivo piensa que, por término medio, los trabajadores son poco ambiciosos, buscan la seguridad, prefieren evitar responsabilidades, y necesitan ser dirigidos.

¨  La teoría Y, por el contrario, se caracteriza por considerar al trabajador como el activo más importante de la empresa. A los trabajadores se les considera personas optimistas, dinámicas y flexibles.

Estrategias para Riesgos

Negativos Positivos

Evitar. El equipo actúa para eliminar la amenaza o proteger de su impacto. Generalmente implica cambios al plan.

Explotar. Busca eliminar la incertidumbre de una oportunidad, asegurando que ésta definitivamente se materialice.

Transferir. El equipo traslada el impacto de una amenaza a un tercero. Habitual en productos financieros.

Compartir. Implica asignar toda o parte de la oportunidad a un tercero mejor capacitado para capturar la oportunidad.

Mitigar. El equipo actúa para reducir la probabilidad de ocurrencia o impacto de un riesgo.

Mejorar. Esta estrategia se utiliza para aumentar la probabilidad o impacto de la oportunidad en el proyecto.

Aceptar. El quipo decide reconocer el riesgo y no tomar ninguna medida a menos que el riesgo se materialice.

Aceptar. Estar dispuesto a aprovechar la oportunidad si se presenta, pero sin buscarla de manera activa.

Tipo de Contratos

¨  Contratos de precio fijo. Implica establecer un precio fijo para un producto, servicio o resultado. El comprador ha de especificar de manera precisa el producto o servicio objeto de la adquisición.

¤  Contratos de precio fijo cerrado (FFP)

¤  Contratos de precio fijo más Honorarios (FPIP). Incentivos por reducción de plazos, por ejemplo.

¤  Contratos de precio fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA). Actualizaciones al IPC, por ejemplo.

¨  Contratos de costos reembolsables. Implica efectuar pagos al vendedor por todos los costos legítimos y reales, más los honorarios.

¤  Contrato de costos más Honorarios Fijos (CPFF).

¤  Contrato de Costo más Honorarios por Incentivos (CPIF).

¤  Contrato de Costo más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF).

¨  Contrato por Tiempo y Materiales (T&M). Se utilizan para ampliación de personal o adquisición de algún experto cuando no es posible determinar el alcance.

Resumen de conceptos - PMP

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