Retos en la gestión de los documentos de archivos digitales
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RETOS EN LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES Alicia Barnard A. XVIII Reunión de Bibliotecarios de la Península de Yucatán Febrero 21, 2013 Mérida, Yucatán
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Alicia Barnard Amozorrutia
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RETOS EN LA GESTIÓN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DIGITALES
Alicia Barnard A.
XVIII Reunión de
Bibliotecarios de la
Península de Yucatán
Febrero 21, 2013
Mérida, Yucatán
RETOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES. PROYECTO INTERPARES
No existen como entidades físicas, están constituidos por componentes digitales vinculados (el documento de archivo “manifestado” difiere del documento de archivo “almacenado”).
Su manifestación original desaparece cuando son salvados: no es posible mantener o preservar documentos de archivo digitales, sólo tener la habilidad de reproducirlos o recrearlos.
Es difícil la posibilidad de la reproducción y manipulación para identificar la versión final, oficial, fiable y precisa cuando no se cuenta con un plan de archivos que contemple al menos políticas, procedimientos o lineamientos con base en estándares internacionales.
La obsolescencia tecnológica hace que los documentos sean inaccesibles en un lapso de tiempo muy corto.
Es difícil proteger la propiedad intelectual y los derechos de privacidad.
Alicia Barnard
RETOS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DIGITALES. PROYECTO INTERPARES. CONT.
La mayoría de los sistemas que debieran contener documentos de archivono lo hacen, esto debido a que las entidades que los contienen carecende forma fija y contenido estables.
En sistemas dinámicos, su contenido depende de datos extraídos de unavariedad de otros sistemas que pueden tener representaciones variables.(Ej. sitios de estado del tiempo))
En sistemas experienciales se pretende incorporar el comportamiento deun sistema de transformación y los efectos de las interacciones subjetivasdel usuario. (Ej. Modelaje de mercados financieros, arte interactivo)
En sistemas interactivos, cada intervención o entrada de un usuariodesde otro sistema causa un cambio de contenido y/o de forma. (Ej.Transacciones bancarias, trámites electrónicos)
Los sistemas que contienen los documentos de archivo contienen malosdocumentos de archivo, en principio, debido a que carecen de contextosidentificables y de relaciones entre ellos mismos y con documentosde archivo que están fuera del sistema.
Alicia Barnard
CONSIDERACIONES DE LOS 80’S
La preservación en el largo plazo depende de mejoresprogramas de gestión documental
La necesidad de sistemas integrados para el manejo de archivos electrónicos y papel
El establecimiento de vigencias al diseñar el sistema
Necesidad de recursos
Desarrollo de políticas y procedimientos.
Alicia Barnard
GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA
La Gestión Documental y la Archivística tienen la misma función, organización, mantenimiento y conservación de documentos de archivo auténticos, fiables y precisos a partir de su producción
La Gestión Documental está a cargo de los mismos profesionales, llámense "archivistas” o “gestores de documentos".
Se entiende a la Gestión Documental como una etapa del proceso archivístico, orientado a apoyar la administración y operación de las organizaciones.
La Gestión Documental es una actividad, que junto con otras similares, dentro de la organización tales como recursos humanos, presupuesto y contabilidad, recursos materiales, etc. forman parte de la logística para el desarrollo de actividades sustantivas.
La Gestión Documental hace evidente la importancia del mantenimiento de contextos como elementos esenciales para que el documento de archivo sirva como evidencia y prueba de actos o trámites durante el tiempo que sea necesario.
La Gestión Documental viene a redefinir una parte de la archivística que se actualiza y moderniza dentro de las organizaciones públicas y privadas.
Llansó, Joaquim: Lección Magistral, Diplomado sobre
Administración y Preservación de Archivos Digitales.
Fundación Azmos, 2013
Gestión documental
TI, Seguridad Informática
Análisis de
riesgos
Acceso a la información
Protección de datos
personales
Rendición de cuentas
Valor de prueba
Legislación archivística
Otra
Legislación
Normatividad y estandarización
Cultura organizacional
Alicia Barnard
La intangibilidad de los archivos y las instituciones archivísticas “sin paredes”
El contexto, el contenido y la estructura
El ciclo de vida vs. el modelo de continuidad
La macro-valoración de funciones sociales
La preservación en el largo plazo
Las redes sociales, la nube, e.gobierno, acceso a la información, protección de datos
Alicia Barnard
NUEVOS RETOS EN EL SIGLO 21
Los documentos de archivos en:
• Los medios sociales en la Web 2.0
• Los servicios de la “nube”
Los documentos de archivo y E. Gobierno:
• Entre las instituciones
• Para trámites con los ciudadanos
• Suministro de servicios
• Acceso a la información
• Participación activa delos ciudadanos en políticas de gobierno
Alicia Barnard
REDES SOCIALES
La Fuerza de Tarea recomienda que las agencias de gobierno que desean utilizar sitios de terceros con propósitos de colaboración, entrega de servicios o
diseminación de la información aseguren que copias de los documentos de archivo generados
de tal forma sean retenidos en posesión de la Comunidad de tal forma que cumplan con la
definición de Documento de Archivo de la Comunidad….cualquier información creada o
recibida por la Comunidad en el curso del desempeño de un negocio.
Iacovino, Livia: Beyond distributed networks: participatory governance of digital
memory. Memorias del Seminario Internacional: El futuro de la memoria: el
patrimonio archivístico digital. Ed. Arquivo de Galicia. Santiago de Compostela,
noviembre 18-19, 2010, pp. 9-32
LOS SERVICIOS DE LA NUBE Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Nube privada. La organización requiere definir y normar la responsabilidad de la producción y mantenimiento de archivos según la función.
Nube comunitaria. La comunidad requiere definir y normar cómo se gestionarán los documentos de archivo que se producen.
Nube pública. Se desconoce si tienen mecanismos de gestión documental. Su contratación demanda de especificaciones concretas respecto de la producción, mantenimiento, clasificación y disposición de los documentos de archivo
Nube híbrida. Es necesario establecer la normatividad respecto de la producción, mantenimiento y disposición de los documentos de archivo.
Alicia Barnard
E. GOBIERNO Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL
¿Se tiene una visión integrada de e.gobierno y
gestión documental?
Además de la firma electrónica ¿Cuáles son las medidas para
garantizar autenticidad, fiabilidad e
integridad de los materiales de e.gobierno?
Los repositorios digitales
¿cumplen con algún criterio o
norma de certificación?
Alicia Barnard
COSTOS DEL MANEJO INADECUADO DE LA
INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Desconfianza del ciudadano en sus
gobernantes
Imposibilidad de cumplimiento a
disposiciones legales o normativas
Incapacidad para la práctica legal
adecuada
Insuficiencia de información para resolver
asuntos técnicos o administrativos
Uso parcial de la información que se
produce
Disposición de materiales
documentales de forma arbitraria
CONCLUSIONES
Las iniciativas de gobierno electrónico deben incluir proyectos orientados específicamente
para los archivos públicos y la gestión de documentos
Los aspectos de gestión documentales deben ser lideradas por profesionales de la
Archivística y las Ciencias de la Información y no exclusivamente por ingenieros de sistemas.
La base de un buen gobierno electrónico no es la tecnología sino la información.
Zapata, Carlos A.: Implicaciones de la gestión documental en la fase de información del
Programa de Gobierno en Línea en Colombia. Séptima Semana Nacional de la Transparencia
“Transparencia y su impacto en la Gestión Pública” México, agosto 25-27, 2010
CONCLUSIONES
Incorporar a la gestión documental y preservación de documentos de archivo dentro de las políticas de e.gobierno.
Establecer las políticas, métodos y guías para la producción, mantenimiento y preservación de los documentos de archivo digital o informaciones creadas a través de los diferentes ambientes que utilizan las organizaciones
Reducir riesgos mediante la incorporación del análisis y evaluación de riesgos en el manejo de los documentos de archivo digitales creados en los diferentes ambientes de las organizaciones
Desarrollar programas o estrategias de investigación para dar soluciones a la creación, manejo y preservación de los documentos de archivo digitales en los diferentes ambientes
Establecer programas de formación profesional y capacitación continua en materia de gestión y preservación de documentos de archivo digitales.
Integrar equipos multidisciplinarios, interdisciplinarios y transdisciplinarios
