PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.06

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REUNIÓN DE TRANSFERENCIA Y ARRANQUE Fecha: 22/06/2008Página 1 de 2

1. OBJETIVOS

Esta reunión tiene como objetivos la presentación formal del Proyecto a la organización y el ser Punto de Control de los procesos de Transferencia1 y Arranque2, de manera que:

Se revise el estado del proceso de Transferencia y se comprometan las fechas para llevarlo a cabo de manera satisfactoria, y

Se establezcan los compromisos de la Ofi cina Principal para lograr un Arranque efi caz del Proyecto.

2. DESARROLLO

La Reunión de Transferencia y Arranque es convocada por el Gerente Técnico en coordinación con el Gerente de División, luego del aviso de otorgamiento de proyecto y una vez que el Presupuestador haya preparado la presentación. En general, esta reunión deberá ser convocada a más tardar a las dos primeras semanas de haberse obtenido la Buena Pro.

El Presupuestador es el responsable de preparar la presentación de la Reunión, de acuerdo a la agenda detallada en el numeral 2.1. En los temas relacionados al estado del Arranque y requerimientos de soporte de la Ofi cina Principal, estado de la negociación de Contrato y temas comerciales, se apoyará en el Gerente de Proyecto y en el Gerente Comercial para elaborar la presentación correspondiente, tal como se indica en la misma agenda.

Se debe dejar constancia de la reunión de Transferencia y Arranque elaborando el Acta de Reunión de Transferencia y Arranque, cuyo formato se adjunta. El encargado de elaborar esta acta es el Responsable del Proyecto.

2.1. Agenda

1. Presentación del Proyecto 1.1 Generalidades del Proyecto: cliente, supervisión, alcance, ubicación, etc.1.2 Datos Básicos del Contrato: tipo, monto, plazos, forma de pago, seguros, fi anzas, etc.

2. Aspectos importantes de la Oferta

2.1 Planeamiento 2.1.1 Layout del Proyecto y ubicación de nuestras facilidades.2.1.2 Frentes de trabajo. 2.1.3 Partidas importantes (por costo, plazo, metrado, etc.). 2.1.4 Facilidades del Proyecto. 2.1.5 Recursos y equipos. 2.1.6 Organigrama. 2.1.7 Cronogramas (plazo, mano de obra, equipos).

2.2 Presupuesto interno (Costo Directo e Indirecto). 2.3 Hoja de Riesgo. 2.4 Riesgos y Oportunidades. 2.5 Proveedores y Subcontratistas considerados.2.6 Propuesta al Cliente (explicando la modalidad del presupuesto – este presupuesto servirá en

el Proyecto para las valorizaciones).2.7 Califi caciones.2.8 PdR

3. Contingencias incluidas en el presupuesto y/o posibles errores presupuestales identifi cados hasta ese momento (descuentos no incluidos, MO actualizada no declarada).

4. Puntos críticos de Arranque.

5. Soporte necesario de Ofi cina Principal y estatus de coordinación con Áreas de Soporte (Responsable: Gerente de Proyecto).

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.04 – Transferencia 2 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.05 – Arranque y Coordinación con la Ofi cina Principal

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6. Situación del proceso de Transferencia. (Responsable: Jefe de Control de Gestión de Proyectos).

7. Temas claves comerciales (ROC). (Responsable: Gerente Comercial).

8. Status de la negociación del contrato. (Responsable: Gerente Comercial).

2.2. Asistentes

Asistentes Obligatorios: Responsable de la Propuesta. Gerente de Proyecto. Responsables del equipo del Proyecto. Gerente de División. Gerente Comercial. Gerente Técnico y/o de Presupuestos. Jefe o Responsable del Área de Control de Gestión de Proyectos

Asistentes Opcionales: Gerente General y/o Vicepresidente Ejecutivo. Gerentes de Área de Soporte de O.P. (Administración, Finanzas, RRHH, Contabilidad, Equipos,

Logística) – la no asistencia de las gerencias no podrá ser motivo para el incumplimiento de los acuerdos tomados y responsabilidades asignadas en la Reunión a las Áreas de Soporte.

Miembros de los Equipos de Presupuestos y/o Ejecución.

2.3. Matriz de Responsabilidades

GD GT GP GC PR RP1. Convocar a la reunión √ √

2. Elaborar presentación √3. Colaborar en la elaboración de la presentación

en temas específi cos √ √

4. Elaborar el acta √

GD: Gerente de DivisiónGT: Gerente TécnicoGP: Gerente de ProyectoGC: Gerente ComercialPR: PresupuestadorRP: Responsable de la Propuesta

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Documentos relacionados

GYM.SGP.PG.04 – Transferencia GYM.SGP.PG.05 – Arranque y Coordinación con la Ofi cina Principal

3.2. Anexos

GYM.SGP.PG.04-F02 – Verifi cación del Proceso de Transferencia GYM.SGP.PG.05-F02 – Coordinación con Áreas de Soporte GYM.SGP.PG.06-F01 – Agenda de Reunión de Transferencia y Arranque GYM.SGP.PG.06-F02 – Acta de Reunión de Transferencia y Arranque