Revisión de la Dirección con el Subcomité de Certificación Sistema de Gestión de Calidad Centro...

Revisión de la Dirección con el Subcomité de Certificación

Sistema de Gestión de Calidad Centro Universitario de la Costa Sur

de la Universidad de Guadalajara (CUCSUR)

23 de enero de 2008

ORDEN DEL DÍA

1. Resultado de Auditorias,

2. Retroalimentación del cliente,

3. Desempeño de los procesos y conformidad del producto,

4. Estado de acciones correctivas y preventivas,

5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas,

6. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad y

7. Recomendaciones de mejora.

PLAN ANUAL DE AUDITORÍASPeriodo Programado: De Enero a Diciembre del 2008

Fecha de Actualización

Auditoria Objetivo Alcance Criterios Fecha Duración Responsable

Auditoria de 1era. Parte

Dar seguimiento a la Implementación del Sistema de Gestión de Calidad

Los procesos de Administración de Recursos Financieros, Administración de Adquisición de Materiales y Servicios,

Administración de Infraestructura, Administración de Personal, Administración de Ambiente de Trabajo, Control

Escolar, CRAI-Bibliotecas y Servicios Tecnológicos del Centro Universitario de la Costa Sur”.

Norma ISO 9001:2000Normatividad Universitaria

27 y 28 de febrero de 2008

2 díasMtro. César

Amador Díaz Pelayo


Dar conformidad del Sistema de Gestión de Calidad para mantener el Certificado.





27 y 28 de marzo de 2008

2 díasOrganismo Certificador







28 y 29 de agosto de 2008

2 díasMtro. César

Amador Díaz Pelayo


Dar conformidad del Sistema de Gestión de Calidad para mantener el Certificado.





25 y 26 de septiembre de 2007

2 díasOrganismo Certificador

15 de Enero de 2008

Recursos

10 AuditoresAlimentación

1 auditorViáticos

Honorarios

10 AuditoresAlimentación

1 auditorViáticos

Honorarios

Programa de Séptima Auditoría Interna1.- Resultados de Auditorías ( 7ma. Auditoría Interna)

PROGRAMA DE AUDITORÍA

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

ALCANCE DE LA AUDITORIA

DURACIÓN FECHA

“Los procesos de Administración de Recursos Financieros, Administración de Adquisición de Materiales y Servicios, Administración de Infraestructura, Administración de Personal, Administración de Ambiente de Trabajo, Control Escolar, CRAI-Bibliotecas y Servicios

Tecnológicos del Centro Universitario de la Costa Sur”.


2 días 29 y 30 de agosto de 2007

AUDITOR LÍDER Mtro. César Amador Díaz Pelayo

AUDITOR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Verónica Carrizalez PartidaCRAI-Bibliotecas

Administración de Infraestructura

Administración de Recursos Financieros

Administración de Ambiente de Trabajo

Control Escolar

Sistema de Gestión de Calidad/ Medición, Análisis y Mejora

Adquisición de Materiales y Servicios

EQUIPO DE AUDITORIA

NOMBRE

Administración de Recursos FinancierosArmida Isabel Patiño Martínez

Agustín Jaime Núñe Rodríguez

Armando Martínez López

Control EscolarAna Lilia Salazar Michel

Administración de Infraestructura / CRAI Bibliotecas

CRAI-Bibliotecas


PROCESO A AUDITARPROCESO AL QUE PERTENECE

Administración de Personal

Planeación Estratégica

CRAI - Bibliotecas

Emiterio Gaviño Mendoza Administración de Recursos Financieros Servicios Tecnológicos

Luis Alejandro Santana MónicoCRAI-Bibliotecas

Margarita Vallega Vega/ Gema Ventura Murillo

CRAI-Bibliotecas

Gabriela Michel García

Margarita Leticia Luna Rodríguez


Proceso AuditadoNo

ConformidadesRecomendaciones

de MejoraConformidades


5 8 21


21 2 11


20 0 12


1 4 27

Administración de Ambiente de Trabajo

12 4 15

Control Escolar 0 7 28CRAI Biblioteca 0 4 34Servicios Tecnológicos 0 3 32Planeación Estratégica 2 0 29Sistema de Gestión de Calidad / MAM

0 1 33

Concentrado 61 33 242

Resultado Final 27 0 11

1. Resultado de auditorias

Séptima Auditoría Interna 29 y 30 de agosto

27

0

11

0

5

10

15

20

25

30

No conformidades Conformidades

No conformidades Recomendaciones de Mejora Conformidades

n= 38

ORDEN DEL DÍA





5. Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección

previas,

6. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la

calidad y


78%68%

79%

0% 0% 0% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


Encuestas para medir la Satisfacción del Cliente


Promedio 79Subió 11 %

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

Académicos y Administrativos 79

68



Servicios Tecnológicos

46%

58%66%

0% 0% 0% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Alumnos 58Académicos y Administrativos 73Promedio 66Subió 8 %

COORDINACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE

INFORMACIÓN58




43%

59%53%

0% 0% 0% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Promedio 53Bajó 6 %

ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y

SERVICIOS





Alumnos 52Académicos y Administrativos 59Promedio 56Bajó 2 %

ADMINISTRACIÓN DE

INFRAESTRUCTURA58

43%

59%53%

0% 0% 0% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%




66%

79%68%

0% 0% 0% 0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Promedio 68Bajó 11 %

ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL


60%71%

58% 54%64%

58%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%



Control Escolar


CONTROL ESCOLAR 64



CRAI Bibliotecas

61%69% 73%

57%

75%69%

0%0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%


CRAI BIBLIOTECAS 75

Proceso afectadoFecha de apertura

Reportó: Validó:

Situación Encontrada

De acuerdo a la sexta medición dada de alta el 19 de abril de 2007, los procesos para la administración de los recursos como los relacionados con el usuario final disminuyeron considerablemente.- El proceso de Administración de Infraestructura, disminuyó de 58 a 56 % .- El proceso de Administración de Personal disminuyó de 79 a 68%- El proceso de Adquisición de Materiales y Servicios disminuyó de 59 a 53 %- El proceso de Control Escolar se disminuyó del 64 a 58 %.- El proceso de CRAI Bibliotecas disminuyó de 75 a 69 %.

x x

Descripción del problemaSituación Esperada

8.2.1 Satisfacción del clienteComo una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para obtener y utilizar dicha información.

AIN, APR, AMS, CE, CRAI

Quejas e Insatisfacción de los clientes

17 de Enero de 2007

FORMATO DE HALLAZGOS

Tipo de Hallazgo No Conformidad

Producto No Conforme

001-07No. Consecutivo (Llenado exclusivo por la Coordinación de Calidad)

OrigenOperatividad de los

procesosAuditorias Internas Auditorias Externas

Disminución en el porcentajedesatisfacción de los clientes en la séptimaencuesta para medir la satisfacción del cliente, respecto a la mediciónanterior.Evidencia Objetiva:

Hallazgo:

María del Rosario de la Torre Cruz César Amador Díaz Pelayo

Catálogo de Cursos de Programa de Capacitación CUCSUR 2008

1.- Se realizó la evaluación de competencias a todo el personal involucrado en el SGC, solamente hacen falta las

encuestas del personal de nuevo ingreso en la Coordinación de Servicios Generales

N°

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

16 Externa PendienteCursos programables con base en ofertas de instituciones y dependencias externas

Diciembre Programable Externa

16 Externa Pendiente

Cursos programables con base en ofertas de instituciones y dependencias externas

Noviembre Programable Externa 16 Externa Pendiente

Cursos programables con base en ofertas de instituciones y dependencias externas

Octubre Programable Externa

16 CUCSUR Pendiente

Control y supervisiónPrimera semana de

septiembreProgramable Externa 16 Externa Pendiente

Redacción de documentos de oficina Tercera semana de agosto Programable Externa

16 CUCSUR Pendiente

Las 9' s de la Calidad Primera semana de julio UDPAD UDPAD 16 CUCSUR Pendiente

Principios de Supervisión Tercera semana de junio UDPAD UDPAD

CUCSUR PendienteComunicación Segunda semana de mayo UDPAD 16UDPAD

Grupos efectivos de trabajo Ultima semana de marzo UDPAD 16UDPAD

CUCSUR PendienteWord avanzado Segunda semana de enero UDPAD 16UDPAD

CUCSUR Pendiente

Nombre del curso Fecha de inicio y término

UDPADExcel avanzado Segunda semana de enero UDPAD 16

Instructor N° de horasDependencia Sede Horario

16 CUCSUR PendienteIntroducción a la Norma ISO 9001:2000 Segunda semana de febrero UDPAD UDPAD

CUCSUR Pendiente

16 CUCSUR PendienteInducción a culturas de calidad Programable CUCSUR CUCSUR

16 CUCSUR 9:00 a 18:00 horasIndicadores de Medición para el Análisis y Control de Procesos

12 y 13 de febrero de 2007M.A. Pedro René Rodríguez Pavón

Instituto Nacional de Calidad






previas,


calidad y


ORDEN DEL DÍA

OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Administración de Recursos Financieros

2. Administración de Adquisición de Materiales y Servicios

3. Administración de Infraestructura

4. Administración de Personal

5. Administración de Ambiente de Trabajo

6. Servicios Tecnológicos

7. Control Escolar

8. CRAI - Bibliotecas

http://www.cucsur.udg.mx/Respaldo%20SGC%202TA%20ETAPA%20Final/Manualdecalidad/Objetivos/Objetivos%20ARF.htm

http://www.cucsur.udg.mx/Respaldo%20SGC%202TA%20ETAPA%20Final/Manualdecalidad/Objetivos/Objetivos%20AMS.htm

P R ODUC T O NO C ONF OR ME 2005

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

L iberado 11 17

No liberado 0 0

C ontrol E s c olar B ibliotec a

P R ODUC T O NO C ONF OR ME S G C 2006

0

5

10

15

20

25

30

L IB E R ADO 3 2 15 6 1 27

NO L IB E R ADO 0 0 1 0 0 1

Admón. de R ec urs os F inanc ieros

Admón. de Infraes truc tura

C ontrol E s c olar C R AI B ibliotec aS ervic ios

Tecnologic osS UMAS

P R ODUC T O NO C ONF OR ME 2007

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

L IB E R ADO 7 34 6 0 2 9 18 4 80

NO L IB E R ADO 1 4 0 0 0 7 1 0 13

Admón. de R ec urs os

F inanc ieros

Adquis ic ión de Materiales

y S ervic ios

Admón. de Infraes truc tura

Admón. de P ers onal

Admón. de Amb. de Trabajo

C ontrol E s c olar

C R AI B ibliotec a

S ervic ios Tecnologic os

S UMAS

ORDEN DEL DÍA






previas,


calidad y


0

20

40

60

80

100

120

NO CONFORMIDADES (ORIGEN)

Serie1 111 6 26 0 4

Auditorías Internas

Auditorías Externas

Operatividad de los


Quejas

75%

17%

5% 3%

4. Estado de acciones correctivas y preventivas

2005-2007

n= 147

3 2 13

13

0

2

4

6

8

10

12

14

1er. Auditoría Interna

Cerradas 3 2 3 13

Abiertas 1

GR CE CRAI Todos

n = 22


AUDITORÍAS INTERNAS

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

2da. Auditoría Interna

Cerradas 1 1 2 3 1

Abiertas 0 0 0 0 0

Todos AMT/APR RD CE/CRAI MAM



n= 8

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

3er. Auditoría Interna

Cerradas 4 1 2 1 1 1 1

Abiertas 0 0 0 0 0 0 0

Todos CRAIB CE GRCRAIB/

GRCE/CRA

IBCE/GR



n= 11

0

1

2

3

4

5

6

4ta. Auditoría Interna

Cerradas 6 1 1 1 1

Abiertas 0 0 0 0 0

Todos CE CRAI CE/CRAIB CRAIB/CG



n= 10

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Cerradas 9 1 2 1 1 2 1

Abiertas 0 0 0 0 0 0 0

TodosCE/AM/ST

NAMS/MAM STN MAM AMT/MAM CE/AMT



n= 17



0

0.5

1

1.5

2

2.5

3


Cerradas 1 2 1 3 1 1 1 1 1 1

Abiertas 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Todos ARF CRAIBARF/CRAI

BSTNARF

ARF/AIN/STN/P E/CE

STN/AMT/AMS/AP R

STN/AP R AMT/AMSARF/AP R/AMT/STN

n= 13

0

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

1.4

1.6

1.8

2


Cerradas 1 2 1 1 2 1 1 1 1

Abiertas 0 0 0 0 0 0 1 2 0

Todos CE AIN AMSARF/AIN/AMS/AMT

AMS/AMTAMS/AP R/

CRAIB

AMS/AMT/AP R/ARF

/STN

ARF/AIN/AMT/CRAIB



n= 14

0

2

4

6

8

10

NO CONFORMIDADES 2005

Cerradas 10 0 4 2

Abiertas 0 0 0 0

Operatividad de los Procesos

QuejasAuditorías Externas



OP – QUEJAS- AE- PNC

n= 16



NO CONFORMIDADES 2006

0

2

4

6

8

10

Cerradas 9 1 2 0

Abiertas 0 0 0 0

Operatividad de los Procesos

Quejas Auditorías Externas Producto No Conforme

n= 12



0

1

2

3

4

5

6

Cerradas 6 1 0 0

Abiertas 1 0 0 0

Operatividad de los

ProcesosQuejas

Auditorías Externas


NO CONFORMIDADES 2007n= 8

ORDEN DEL DÍA1. Resultado de Auditorias,


3. Desempeño de los procesos y conformidad del

producto,


5. Acciones de seguimiento de revisiones por la

dirección previas,

6. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de

la calidad y


• El Representante de la Dirección dio la bienvenida a los nuevos integrantes del Subcomité de Certificación que se incorporaron al SGC en el mes de mayo debido a los cambios administrativos del Centro Universitario

• Se entregó en la carpeta informativa a cada líder de proceso el Programa de Capacitación 2007 y se presentó el Catálogo de Cursos que lo integran.

• Se hará llegar un oficio de invitación a los participantes de cada curso para la fecha en que se impartirán y al término de del mismo se entregará una constancia de participación.

• Se acordó que se analizará el procedimiento de competencias, ya que el Líder del Proceso de Administración de Personal propone que el dicho procedimiento sea realizado por una unidad dedicada exclusivamente a ello; por lo cual se turnará dicha propuesta a la Secretaría Administrativa para determinar quien es responsable, y realizar la evaluación de competencias al personal involucrado en el SGC en la segunda semana de julio

ACTIVIDADES CUMPLIDAS ACTIVIDADES PENDIENTES

5.- Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

• Se acordó que el miércoles 27 de junio se reunirá el equipo de Admón., de Personal para revisar los elementos de la carátula de su proceso y modificación en el mapeo y diagramas de flujo.

• Se acordó que el miércoles 27 de Junio se reunirá el equipo de Admón. de Recursos Financieros para revisar los diagramas de flujo de cada subproceso, debido a cambios en el Sistema y para dar seguimiento al proyecto de mejora de dicho proceso.

• El Mtro. Enrique Javier Solórzano Carrillo, Rector del Centro Universitario anunció que se la Auditoría Interna será realizada por el equipo auditor del Centro en el mes de Agosto, y la Auditoría Externa por el Organismo Certificador en el mes de octubre para la Re-Certificación de los procesos.

• Se acordó que se realizará una Visita Bimestral por parte de la Coordinación de Calidad previa a la Auditoría Interna a los procesos que integran el SGC, y se reportarán hallazgos: No Conformidades, Proyectos de Mejora, y Conformidades.

5.- Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas

ACTIVIDADES CUMPLIDAS ACTIVIDADES PENDIENTES

ORDEN DEL DÍA1. Resultado de Auditorias,


3. Desempeño de los procesos y conformidad del

producto,


5. Acciones de seguimiento de revisiones por la

dirección previas,

6. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de

la calidad y


6.- Cambios que podrían afectar al

Sistema de Gestión de la Calidad

• Se elaborará un Proyecto de Mejora por parte de la Coordinación de Calidad para ampliar el alcance del Sistema de Gestión de Calidad, para incorporar los siguientes procesos:

1. Planeación Estratégica2. Programación Académica3. Becas e intercambio Académico

ORDEN DEL DÍA






previas,


calidad y


P R OYE C T OS D E ME J OR A2005-2007

0

5

10

15

20

No. De proyec tos 2 3 3 2 11 6 18 5 3 9 1

A RF A MS A PR A MT A IN CE CRA I B S TN S GC MA M GR

7. Proyectos de Mejora

n= 59

PROYECTOS DE MEJORA 2005

0

1

2

3

4

Cerrados 2 3 1

Abiertos 0 0 0

CE CRAI B SGC


n= 6

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9


Cerrados 1 2 1 1 1 6 7 2 9 1

Abiertos 1 0 0 0 0 0 2 0 0 0

ARF AMS APR AMT AIN CE CRAI B STN SGC GR


n= 34


0

1

2

3

4

5

6

7


Cerrados 0 1 2 1 7 0 2 2 0

Abiertos 0 0 0 0 1 0 0 1 0

Cancelados 0 0 0 0 1 0 0 0 1

ARF AMS APR AMT AIN CE CRAI B STN SGC

n= 19

0

1

2

3

4

5

6

7

8


Cerrados 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Abiertos 0 1 0 1 8 2 0 1 1

ARF AMS APR AMT AIN CE CRAI B STN SGC

n= 14


GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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