RGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN 8. oporte 6. Idioma ...

1. Serie 2. Subserie 3. Nombre del registro o documento de archivo 4. Definición5. Descripción de la categoría de

información6. Idioma

7.Soporte

Análogo

8. oporte

Digital

9.Soporte

Electrónico

10. Descripción del

Soporte

11. Estado de la

información

12.Información

Pública

13.Información Pública

Clasificada

ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.

Subserie Documental con valor

administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X Papel Disponible X

ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Notificación de la demanda

Acto mediante el cual se pone en conocimiento de los sujetos procesales el

contenido de las providencias que se produzcan dentro del proceso, tiene

como finalidad garantizar los derechos de defensa y de contradicción como

nociones integrantes del concepto de debido proceso.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Contestación de la demanda

Acto procesal de la parte demandada consistente en una respuesta que da a

la pretensión contenida en la demanda del actor, oponiendo, si las tuviera,

las excepciones que hubiere lugar, o negando o aceptando la causa de la

acción o en último caso, contrademandando.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Ficha técnica de conciliación

Documento técnico que contiene el estudio jurídico de los casos y procesos

que serán puestos en consideración del Comité de Conciliación.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Acta del comité interno de conciliación

Documento o pieza escrita donde se consigna el resultado de las

deliberaciones y acuerdos de cada una de las sesiones del comité.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Acta de audiencia de conciliación

Documento o pieza escrita que elabora el secretario en el respectivo

expediente judicial para acreditar dichas declaraciones o acuerdos

concernientes a los asuntos de la audiencia.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Auto de pruebas

Providencia empleada para recibir el proceso o causa a prueba; a fin de que,

dentro del término concedido por el juez, presenten las partes las pruebas

que estimen convenientes a su derecho.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Alegatos de conclusión

Oportunidad procesal en la que el apoderado le manifiesta al operador

judicial sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo,

sobre la base de los hechos alegados y las pruebas llegadas al proceso.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Fallo de primera instancia

Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o

cumplidas todas sus etapas procesales, en la cual se define o resuelve de

fondo por parte de un juez o Tribunal.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Edicto

Notificación de alguna resolución judicial dictada en juicio, mediante la

publicación en algún órgano oficial o privado, con el fin de hacer un

llamamiento al demandado incierto o cuyo domicilio se desconoce y

emplazarlo a comparecer en juicio bajo apercibimiento de ser declarado

ausente y juzgado en rebeldía.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Recurso de apelación (según sea el caso)

Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la

decisión que la aclare, modifique, adicione o revoque.



RGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Fallo de segunda instancia (según sea el caso)






ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo Edicto, copia auto ejecutoriado








ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Grupo

Resolución que ordena el cumplimiento del fallo

(según sea el caso)

Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual resuelve las

peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de

determinadas medidas. Dentro del proceso, doctrinariamente se le considera

un acto de desarrollo, de ordenación e impulso o de conclusión o decisión.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Demanda

Escrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la

protección y/o reconocimiento de los derechos e intereses colectivos.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Notificación de la demanda







ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Contestación de la demanda







ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Fallo de primera instancia






ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Recurso de apelación (según sea el caso)





ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Fallo de segunda instancia (según sea el caso)






ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones de Tutela Comunicación de Cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.



ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Demanda





ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Notificación de la demanda







ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Contestación de la demanda







ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Fallo de primera instancia






ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Recurso de apelación (según sea el caso)





ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Fallo de segunda instancia (según sea el caso)






ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares









ACCIONES

CONSTITUCIONALESAcciones Populares Comunicación de Cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.



ACTASActas de Comité Directivo

Modelo Integrado de GestiónActas

Documento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y

compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Directivo

Modelo Integrado de Gestión.

Subserie Documental de

Conservación Total con valor

administrativo, legal y/o jurídico,

fiscal, histórico, científico y cultural

Español X Papel Disponible X


Modelo Integrado de GestiónComunicaciones Internas Comunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.






Modelo Integrado de GestiónControl de Asistencia

Documento donde se registra la presencia y participación de los integrantes

e invitados del comité.





ACTAS

Actas de Comité Evaluador

del Modelo Integrado de

Gestión

Actas


compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Evaluador

del Modelo Integrado de Gestión.






ACTAS



Gestión

Comunicaciones Internas Comunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.





ACTAS



Gestión

Control de AsistenciaDocumento donde se registra la presencia y participación de los integrantes






ACTASActas Comité Operativo

Modelo Integrado de GestiónActas


compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Operativo

Modelo Integrado de Gestión.






Modelo Integrado de GestiónComunicaciones Internas Comunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.






Modelo Integrado de GestiónControl de Asistencia







ACTASActas de Comité Asesor y

EvaluadorActa


compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Asesor y

Evaluador.







EvaluadorRegistro de Asistencia







ACTASActas de Comité de Control

InternoActa


compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité de Control

Interno.





ACTASActas de Comité de Control

InternoListado de Asistencia







ACTAS Actas de Comité Directivo ActaDocumento donde se consigna el resultado de las decisiones, acuerdos y

compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Directivo.





ACTAS Actas de Comité Directivo Listado de AsistenciaDocumento donde se registra la presencia y participación de los integrantes






ACTASActas de Comité Distrital de

EmergenciasActa


compromisos adquiridos en cada una de las sesiones del Comité Distrital de

Emergencias.





ACTASActas de Comité Distrital de

EmergenciasListado de Asistencia







ACTAS Actas de Control Interno Plan de Acción

Herramienta que permite llevar a cabo los fines planteados por la entidad,

mediante una adecuada definición de objetivos y metas, así mismo permite

organizar y orientar estratégicamente acciones, procesos, instrumentos y

recursos disponibles hacia el logro de objetivos y metas. Igualmente, el Plan

de Acción permite definir indicadores que facilitan el seguimiento y

evaluación de las acciones y sirven de guía para la toma oportuna de

decisiones.



ACTAS Actas de Control Interno Programa de AuditoríasConjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propósito específico.



ACTAS Actas de Control Interno Acta


compromisos adquiridos en cada una de las sesiones de la Oficina de Control

Interno.



ACTAS Actas de Control Interno Informes y Presentaciones

Documento donde se registran y evidencian las actividades, operaciones y

actuaciones, así como la administración de la información y los recursos que

se realicen en la entidad de acuerdo con las normas constitucionales y

legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las

metas u objetivos previstos.



ACTASActas de Comité Interno de

ConciliaciónFicha técnica de conciliación

Documento técnico que contiene el estudio jurídico de los casos y procesos







ACTASActas de Comité Interno de

ConciliaciónActa del comité interno de conciliación

Documento o pieza escrita donde se consigna el resultado de las







ACTAS Actas Visitas Entes Externos Acta

Documento redactado por el funcionario competente del ente de control

externo, que tiene por objeto dejar constancia de una actuación

administrativa.

Subserie documental de valor


ACTAS Actas Visitas Entes Externos Documentos soportesDocumentos que evidencian la entrega de la información requerida por el

ente externo.

Subserie documental de valor


ACTOS ADMINISTRATIVOS Acuerdos Junta Directiva Acuerdo Junta DirectivaActo administrativo contentivo de la voluntad de la Junta Directiva que

involucra efectos generales y/o particulares.






ACTOS ADMINISTRATIVOS Circulares Circular

Comunicación oficial interna o externa mediante la cual se da a conocer

internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios,

políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.


administrativoEspañol X Papel Disponible X

ACTOS ADMINISTRATIVOS Directiva Directiva

Acto administrativo contentivo de la voluntad de la administración sobre

aspectos de manejo de rubros que entran y salen de la Entidad y que afectan

el manejo de recursos públicos a nivel Distrital.






ACTOS ADMINISTRATIVOS Resolución ResoluciónActo administrativo contentivo de la voluntad de la administración que

involucra efectos generales y/o particulares .


Conservación Total, posee valor


histórico, científico y cultural


AUDITORÍAS Auditorías Externas Comunicación Oficial / Plan de Auditoría Descripción de las actividades y detalles acordados de una auditoria.Subserie Documental con valor


AUDITORÍAS Auditorías Externas Acta

Documento redactado por el funcionario competente del ente de control

externo, que tiene por objeto dejar constancia de una actuación

administrativa.



AUDITORÍAS Auditorías Externas Informe Preliminar

Documento que contiene los resultados de la evaluación de los componentes

y factores de auditoría a manera de observaciones para que sean analizados

y contestadas por el Sujeto de Control en los aspectos que se consideran no

están suficientemente respaldadas con evidencia valida, suficiente,

pertinente y competente.



AUDITORÍAS Auditorías Externas Informe Final

Documento que contiene las conclusiones y hallazgos finales a las que ha

llegado el equipo de auditoría, luego de realizar el proceso auditor, en torno

de la gestión y los resultados, la opinión de los estados contables y

evaluación del sistema de control interno. Es integral por cuanto se ha hecho

una evaluación conjunta al aplicar en forma articulada los diferentes

sistemas de control.



AUDITORÍAS Auditorías Internas Plan Descripción de las actividades y detalles acordados de una auditoria..Subserie Documental con valor


AUDITORÍAS Auditorías Internas Comunicación Interna Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad. Subserie Documental con valor


AUDITORÍAS Auditorías Internas ActasDocumento elaborado por un funcionario competente de la entidad, que

tiene por objeto dejar constancia de una actuación administrativa.



AUDITORÍAS Auditorías Internas Listas de VerificaciónDocumento que determina las variables medibles que merecen atención

especial dejando un registro del seguimiento hecho.



AUDITORÍAS Auditorías Internas Soportes de Trabajo Documentos soportes que evidencian la realización de la auditoría interna.Subserie Documental con valor


AUDITORÍAS Auditorías Internas Informe

Documento que contiene con veracidad y exactitud las actividades de la

auditoría. los resultados de la auditoria interna en términos de fortalezas y

debilidades, conclusiones y recomendaciones.



CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Solicitud de conciliación

Petición dirigida por escrito por una o varias partes o sus representantes

debidamente facultados solicitando la conciliación para lograr una resolución

extrajudicial respecto de una diferencia determinada.

Serie Documental que constituye

un medio alternativo al proceso

judicial, mediante la cual las partes

resuelven sus problemas sin tener

que acudir a un juicio.


CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Solicitud al convocadoDocumento que convoca a la entidad para el trámite de la Conciliación

Prejudicial.







CONCILIACIÓN PREJUDICIALComunicación oficial remisión expediente a la

ProcuraduríaComunicación oficial remitiendo el expediente del caso a la procuraduría







CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Ficha técnica de conciliaciónDocumento técnico que contiene el estudio jurídico de los casos y procesos








CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PoderDocumento que le confiere a una persona la autoridad para actuar en

representación de la otra.







CONCILIACIÓN PREJUDICIAL DemandaEscrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la








CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Acta del comité interno de conciliación (copia)Documento o pieza escrita donde se consigna el resultado de las








CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PruebasElementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser

apreciados por el juez antes de tomar su decisión.







CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Comunicación allegando pruebas Documento mediante el cual se aportan pruebas a un proceso judicial.







CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Fallo de primera instancia










CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Recurso de apelaciónMedio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la








CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Fallo de segunda instancia










CONCILIACIÓN PREJUDICIAL PruebasElementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser








CONCILIACIÓN PREJUDICIAL Resolución que ordena el cumplimiento











CONTRATOS

Contratos de Aceptación de

Oferta

(mínima cuantía)

Soportes de los Estudios de Mercado

(cotizaciones)

Documentos que soportan los datos correspondientes a el análisis realizado

frente a la comparación de cotizaciones como referente para la apertura de

un proceso de contratación.

Subserie Documental que

comprende el procedimiento de

selección para la celebración de

contratos cuyo objeto sea la

adquisición de bienes o servicios

cuyo valor no exceda el 10%.


CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Estudios previos

Documento mediante el cual se describirá la necesidad que se pretende

satisfacer, el objeto a contratar, la modalidad de selección, el valor estimado

del contrato, la justificación y los factores de selección, que son soportes

para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato.







CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Certificado de disponibilidad presupuestal

Documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir,

la existencia del rubro y la apropiación presupuestal suficiente para atender

un gasto determinado.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Matriz de Riesgo y Análisis de Garantías

Documento mediante el cual se efectúan los estudios de riesgos que pueden

ocurrir en la ejecución de un contrato, y las garantías que deben exigirse para

el cubrimiento de tales riesgos.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Comunicación designación comité asesor

evaluador

Comunicación oficial por medio del cual se formaliza la delegación del

ordenador del gasto a los miembros del comité evaluador dentro de los

procesos de selección.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Invitación

Documento que evidencia el ejercicio jurídico mediante el cual la

administración comunica a una persona natural o jurídica, su voluntad e

intención de contratar con ella, para determinado ejercicio contractual.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Adenda (si aplica)

Documentos que se expiden dentro de un proceso licitatorio, concurso,

selección

abreviada, o contratación de mínima cuantía con el fin de aclarar, modificar

o






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)

de cierre dentro de un proceso de selección.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Propuestas económicas

Documento que contiene las ofertas monetarias y la forma en que cumpliría

las condiciones un futuro contratista, ya sea persona natural o jurídica,

durante los primeros momentos del ejercicio contractual.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Evaluación jurídica y técnica de propuesta

económica mas baja

Fase correspondiente al proceso de contratación de mínima cuantía

adelantado por los miembros del Comité Evaluador, con el objeto de verificar

el cumplimiento de los requisitos habilitantes de la oferta con el precio mas

bajo y determinar mediante el informe de verificación de requisitos

habilitantes, si el proponente se encuentra habilitado, o se le debe requerir

para que subsane documentos de la propuesta, o si el mismo se encuentra

dentro de las causales de rechazo para participar en el proceso de

contratación.








CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Aceptación de la InvitaciónDocumento emitido por el ordenador del gasto dentro de un proceso de

selección de mínima cuantía para configurar junto con la oferta el contrato.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Póliza

Documento mediante el cual se establece una relación entre el asegurado y

una Compañía de Seguros, donde se establecen los derechos y obligaciones

de ambas partes, las Coberturas (son los riesgos que asume el asegurador y

que se describen en la póliza), en relación al seguro contratado.








CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Comunicación sobre último requisito de ejecución

Comunicación oficial emitida por el área jurídica donde se autoriza la

aprobación de la garantía o se informa la fecha de las disponibilidades

presupuestales correspondientes.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del

contrato, definiendo la fecha y firmado entre las partes.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Adición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)

Documento mediante el cual se realiza una modificación del contrato en el

plazo de ejecución en caso de ser una adición, la prorroga hace referencia a

una modificación del contrato en cuanto a su valor, la suspensión es el

documento mediante el cual se establece la posibilidad legal de interrumpir

transitoriamente y por un término claramente determinado, la ejecución del

contrato, el reinicio hace referencia al documento mediante el cual se

determina la reiniciación de un contrato después de una suspensión, este

documento es firmado por las partes plasmando la fecha de reinicio del

contrato y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la

titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos

términos, condiciones y características en que fue suscrito, contrayendo por








CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Informes de actividades y productos

Documento elaborado por el contratista para conocimiento del supervisor,

en el cual debe establecer de manera detallada, las actividades y productos

ejecutados durante cada etapa del contrato, requerido entre otros, para la

presentación de la cuenta de cobro conforme a la forma de pago establecida






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un

contratista o un proveedor.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Acta de terminación anticipada por mutuo

acuerdo. (si es del caso)

Documento mediante el cual se establece la terminación de un contrato de

común acuerdo, entre las partes antes del cumplimiento de su plazo o

ejecución de su objeto.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Reporte de Publicación en el SECOP

Mecanismo que debe ser utilizado por todas las entidades públicas con el fin

de garantizar que todos los proponentes y demás interesados en la gestión

contractual que adelante la entidad, conozcan todas las actuaciones de los

procesos de contratación que se encuentran en curso.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los

bienes que entran a esta área.






CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Acta de liquidación

Documento mediante el cual se realiza la revisión total de las obligaciones

ejecutadas a fin que puedan declararse a paz y salvo y dar finalización a la

relación comercial, una vez revisado se procederá a firmar por cada una de

las partes, este documento también se emitirá en las terminaciones

anticipadas de contratos.








CONTRATOS


Oferta

(mínima cuantía)

Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las

partes involucradas.






CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Estudios previos





Subserie Documental que establece

los compromisos en que las dos

partes se obligan recíprocamente,

la una a conceder el goce del bien

arrendado, y la otra a pagar por el

usufructo, por un precio


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de disponibilidad presupuestal









CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas


ocurrir en la ejecución de un contrato y la confrontación con la póliza física,

con el fin de que cumpla con todas las garantías y condiciones exigidas por la

administración.








CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del arrendatario.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de Antecedentes Fiscales

Documento expedido por la Contraloría General de la República, que prueba

y certifica los hallazgos provenientes de auditorías, actuaciones especiales

y/o denuncias relacionadas con la hacienda pública y el sistema de

tributación del estado.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificados de Antecedentes Disciplinarios

Documento expedido por la Procuraduría General de la Nación que requiere

el ciudadano para diferentes casos; entre ellos, concursar y posesionarse en

cargos públicos, contratar con el estado y licitar con el mismo, también para

efectos de vinculación laboral.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de Antecedentes Judiciales

Documento expedido por la Policía Nacional de Colombia, con el que se da

cuenta de los registros sobre delitos en los que un ciudadano se ha visto

involucrado.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Fotocopia RUT

Documento expedido por la DIAN que permite identificar la actividad

económica ante terceros con quienes sostenga una relación comercial,

laboral o económica en general y ante los diferentes entes de supervisión y

control.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Fotocopia RIT

Documento expedido por la Dirección de Impuestos de Bogotá, que registra

la identificación, ubicación y clasificación de los contribuyentes del Impuesto

de Industria y Comercio, Avisos y Tableros.







determinado.


CONTRATOS Contratos de ArrendamientoCertificado de libertad y tradición del bien

arrendado

Documento público en el que constan los datos jurídicos de un predio y la

posesión actual y anterior del mismo.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Propuesta ganadora

Documento que evidencia la selección, al final del proceso contractual, de

aquella propuesta que cumpla con la totalidad de condiciones exigidas por la

administración.






CONTRATOS Contratos de ArrendamientoResolución de justificación de contratación

directa

Acto administrativo por medio del cual la entidad expone las razones por las

cuales es procedente realizar una contratación de manera directa para

satisfacer las necesidades de un producto o servicio.







determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Contrato

Documento mediante el cual se realiza un acuerdo de voluntades, verbal o

escrito, manifestado en común entre dos o más personas con capacidad

(partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo, regulando sus

relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa, y a cuyo

cumplimiento pueden compelerse de manera recíproca, si el contrato es

bilateral, o compelerse una parte a la otra, si el contrato es unilateral.








CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Certificado de registro presupuestal

Documento expedido por el responsable de presupuesto, mediante el cual se

afecta en forma preliminar un rubro presupuestal, garantizando la existencia

de apropiación presupuestal disponible libre de toda afectación y suficiente

para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar

el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal.







CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Pólizas (Si aplica)










CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Comunicación sobre último requisito de ejecución










determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del








determinado.


CONTRATOS Contratos de ArrendamientoAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)

















determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un








determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los








determinado.


CONTRATOS Contratos de ArrendamientoActa de terminación anticipada por mutuo

acuerdo. (Si aplica)










determinado.


CONTRATOS Contratos de Arrendamiento Acta de liquidación












CONTRATOS Contratos de Comodato Estudios previos






constituye el préstamo de uso, en

que una de las partes entrega a la

otra gratuitamente una especie (no

fungible), mueble o raíz, para que


CONTRATOS Contratos de ComodatoActo Administrativo de nombramiento del

Representante Legal

Documento mediante el cual se evidencia la ostentación o nominación del

cargo como Representante Legal.






haga uso de ella, con la obligación

de restituir la misma especie

después de terminado el uso.


CONTRATOS Contratos de Comodato Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del comodatario.










CONTRATOS Contratos de Comodato Certificado de Antecedentes Fiscales














CONTRATOS Contratos de Comodato Fotocopia RUT




control.










CONTRATOS Contratos de Comodato Fotocopia RIT













CONTRATOS Contratos de Comodato Solicitud elaboración contratoDocumento por medio del cual las diferentes áreas de la entidad presentan

la solicitud de la necesidad que pretenden satisfacer.










CONTRATOS Contratos de Comodato Contrato
















CONTRATOS Contratos de Comodato Pólizas (Si aplica)














CONTRATOS Contratos de Comodato Comunicación sobre último requisito de ejecución













CONTRATOS Contratos de Comodato Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del











CONTRATOS Contratos de ComodatoAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)




















CONTRATOS Contratos de Comodato Actas de entrega y devolutivosDocumento en el que se registran las entregas de los elementos que fueron

recibidos por ocasión de un contrato.










CONTRATOS Contratos de Comodato Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un











CONTRATOS Contratos de ComodatoActa de terminación anticipada por mutuo














CONTRATOS Contratos de Comodato Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los











CONTRATOS Contratos de Comodato Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las











CONTRATOS Contratos de Comodato Acta de liquidación















CONTRATOS Contratos de Compraventa Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para

establecer el valor del proceso de contratación.


el acuerdo mediante el cual el

vendedor se obliga a transferir la

propiedad de un bien al comprador,

y este a su vez, se obliga a pagar su

precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Estudios previos










precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificado de disponibilidad presupuestal









precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Resolución designación comité asesor evaluador

Acto administrativo por medio del cual el ordenador del gasto designa los

funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Evaluador dentro

del proceso de contratación.






CONTRATOS Contratos de Compraventa Proyecto de Pliego de condiciones

Documento que se constituye en proyección de lo que llegará a ser el pliego

de condiciones definitivo, dentro de un proceso contractual en su primera

fase.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Resolución apertura procesoActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de

selección y la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Pliego de condiciones Acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y

que se tiene como futura entre las partes.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea

asesor, evaluador, supervisión etc..






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Adendas (Si aplica)


selección


o

precisar los términos de los pliegos de condiciones o la invitación pública con

posterioridad a su expedición y que formarán parte de los mismos.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)







precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Propuesta ganadora



administración.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Informe de evaluación requisitos calificables

Informe emitido por el Comité Verificador y Evaluador del proceso

contractual posterior a la verificación de los requisitos habilitantes, mediante

el cual se efectúa la ponderación de factores de evaluación establecidos en el

Pliego de Condiciones y se determina cual de los proponentes obtuvo el

mayor puntaje con el fin de recomendar al ordenador del gasto el posible

adjudicatario.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Informe de verificación requisitos habilitantes


contractual, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con

los requisitos habilitantes establecidos en el Pliego de Condiciones, o se les

debe requerir para que subsanen documentos de la propuesta, o si alguno de

los oferentes se encuentra dentro de las causales de rechazo para participar

en el proceso de contratación.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de adjudicación Documento que declara y registra lo ocurrido en audiencia de adjudicación.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificado de Antecedentes Fiscales










precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Fotocopia RUT




control.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Fotocopia RIT









precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificaciones laborales o de experiencia

Documento que deja constancia del tiempo por el que ha estado contratado

un empleado en una empresa, el tipo de labor desempeñada, tipo de

contratación y salario devengado, así como la experiencia adquirida. En

algunos casos, también incluye las funciones realizadas.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa

Constancia de afiliación a los sistemas de salud,

pensión (ARL si aplica) o Certificación de aportes

ley 789

Documento en el que se deja evidencia del soporte del certificado de

afiliación a fondo de pensiones, salud y ARL del candidato objeto a contratar.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Contrato












precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Certificado de registro presupuestal











precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Pólizas










precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Comunicación sobre último requisito de ejecución









precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del







precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de CompraventaAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)
















precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Informes de actividades y productos





en el contrato.






precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las







precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de CompraventaActa de terminación anticipada por mutuo










precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Compraventa Acta de liquidación (Si aplica)












CONTRATOS Contratos de Compraventa Documento de Entrada a AlmacénDocumento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los







precio en dinero.


CONTRATOS Contratos de Consultoría Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para



comprende los acuerdos que

celebra la entidad para el

diagnóstico de desarrollo de

proyectos de inversión, estudios de

diagnóstico, pre factibilidad o

factibilidad de programas o

proyectos, las asesorías técnicas,

las interventorías, asesorías o

gerencia de obras o proyectos, la

dirección o ejecución de diseños,

planos, proyectos y anteproyectos.


CONTRATOS Contratos de Consultoría Estudios previos












CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificado de disponibilidad presupuestal










CONTRATOS Contratos de Consultoría Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Resolución designación comité asesor evaluador










CONTRATOS Contratos de Consultoría Proyecto de Pliego de Condiciones



fase.







CONTRATOS Contratos de ConsultoríaObservaciones y respuesta a observaciones al

Proyecto de Pliego (Si aplica)

Etapa dentro de las primeras fases del proceso contractual, consistente en

que las personas (naturales o jurídicas), interesadas en participar, hacen

saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones, y

la consiguiente respuesta por parte de la administración a las observaciones

presentadas.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de








CONTRATOS Contratos de Consultoría Pliego de condicionesActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y








CONTRATOS Contratos de ConsultoríaObservaciones y respuesta a observaciones al

Pliego de Condiciones Definitivo (Si aplica)



saber a esta sus puntos de vista sobre el proyecto de pliego de condiciones y


presentadas.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea








CONTRATOS Contratos de Consultoría Adendas (Si aplica)


selección


o








CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)








CONTRATOS Contratos de Consultoría Propuesta ganadora



administración.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Documentos de saneamiento (Si aplica)

Documento presentado por el oferente, el cual a sido requerido por el

Comité Verificador y Evaluador del proceso contractual dentro de la etapa de

subsanación establecida en el cronograma del proceso del Pliego de

Condiciones.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Cuadro evaluativo requisitos habilitantes

Documento realizado por el Comité Evaluador de cada proceso de

contratación, donde se verifica que el proponente cumpla con los requisitos

habilitantes establecidos en la invitación o pliego de condiciones.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Informe de evaluación requisitos calificables












CONTRATOS Contratos de Consultoría Informe de verificación requisitos habilitantes




















CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.














CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificado de Antecedentes Fiscales











CONTRATOS Contratos de Consultoría Fotocopia RUT




control.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Fotocopia RIT










CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificaciones laborales o de experiencia











CONTRATOS Contratos de ConsultoríaConstancia de afiliación a los sistemas de salud,

pensión (ARL si aplica)
















CONTRATOS Contratos de Consultoría Contrato




















CONTRATOS Contratos de Consultoría Certificado de registro presupuestal












CONTRATOS Contratos de Consultoría Reporte de Publicación en el SECOP











CONTRATOS Contratos de Consultoría Pólizas











CONTRATOS Contratos de Consultoría Comunicación sobre último requisito de ejecución










CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del








CONTRATOS Contratos de ConsultoríaAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)












tanto las obligaciones propias del contratista inicial.














CONTRATOS Contratos de Consultoría Informes de actividades y productos





en el contrato.









CONTRATOS Contratos de ConsultoríaDocumento de Entrada de Informes de

actividades y Productos al CDI

Documento que constituye el formato de validación de medios analógicos y

digitales.







CONTRATOS Contratos de Consultoría Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un








CONTRATOS Contratos de ConsultoríaActa de terminación anticipada por mutuo











CONTRATOS Contratos de Consultoría Acta de Liquidación














CONTRATOS Contratos de Fiducia Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para



el acuerdo por medio del cual una

persona natural o jurídica llamada

constituyente o fideicomitente

entrega a una entidad fiduciaria,

uno o más bienes concretos

despojándose o no de la propiedad

de los mismos, con el objeto de

cumplir una determinada finalidad

en provecho del constituyente o de

un tercero a quien expresamente

éste determine.


CONTRATOS Contratos de Fiducia Estudios previos











CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificado de disponibilidad presupuestal










CONTRATOS Contratos de Fiducia Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.







CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución designación comité asesor evaluador










CONTRATOS Contratos de Fiducia Aviso de convocatoria

Documento que contiene los datos identificadores del bien y la indicación de

las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el

precio mínimo de venta, si fueren diferentes. Si las condiciones de los bienes

requieren información adicional a la indicada en el presente artículo, la

Entidad debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el lugar en el

cual los interesados pueden obtenerla.












éste determine.


CONTRATOS Contratos de Fiducia Proyecto de Pliego de Condiciones



fase.







CONTRATOS Contratos de FiduciaObservaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.









CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de








CONTRATOS Contratos de Fiducia Pliego de condiciones definitivoActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y








CONTRATOS Contratos de Fiducia Actas de comité asesor evaluador (Si aplica)Documento por el cual se formaliza la delegación del ordenador del gasto a

los miembros del comité evaluador dentro de los procesos de selección.







CONTRATOS Contratos de FiduciaObservaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.







CONTRATOS Contratos de Fiducia Adendas (Si aplica)


selección


o








CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)








CONTRATOS Contratos de Fiducia Cuadro evaluativo requisitos habilitantes










CONTRATOS Contratos de Fiducia Evaluaciones jurídicas, financieras y técnicas

Etapa dentro del proceso de contratación estatal desarrollada por el Comité

Verificador y Evaluador del proceso plasmada en el Informe de Verificación y

Evaluación, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con los

requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros establecidos en el

Pliego de Condiciones, o se les debe requerir para que subsanen documentos

de la propuesta, o si alguno de los oferentes se encuentra dentro de las

causales de rechazo para participar en el proceso de contratación.









CONTRATOS Contratos de Fiducia Propuesta ganadora



administración.












éste determine.


CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.







CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificado de Antecedentes Fiscales











CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia RUT




control.







CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia RIT










CONTRATOS Contratos de Fiducia Fotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de

un individuo en un área específica del conocimiento.







CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificaciones laborales o de experiencia











CONTRATOS Contratos de FiduciaConstancia de afiliación a los sistemas de salud,

pensión y ARL o Certificación de aportes ley 789














éste determine.


CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución adjudicaciónActo administrativo por medio del cual se informa a los interesados en el

proceso de contratación cual a sido el oferente seleccionado.







CONTRATOS Contratos de Fiducia Contrato














CONTRATOS Contratos de Fiducia Certificado de registro presupuestal












CONTRATOS Contratos de Fiducia Pólizas











CONTRATOS Contratos de Fiducia Comunicación sobre último requisito de ejecución










CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del








CONTRATOS Contratos de FiduciaAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)
























éste determine.


CONTRATOS Contratos de Fiducia Informes de actividades y productos





en el contrato.









CONTRATOS Contratos de Fiducia Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un








CONTRATOS Contratos de FiduciaActa de terminación anticipada por mutuo











CONTRATOS Contratos de Fiducia Reporte de Publicación en el SECOP












CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de entrega a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las








CONTRATOS Contratos de Fiducia Acta de liquidación














CONTRATOS Contratos de Interventorías Soportes de los Estudios de Mercado Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para



comprende la supervisión,

coordinación y control realizado

por una persona natural o jurídica,

a los diferentes aspectos que

intervienen en el desarrollo de un

contrato o de una orden, llámese

de servicio, consultoría, obra,

trabajo, compra, suministro, etc.,

que se ejerce a partir de la firma y

perfeccionamiento del mismo,

hasta la liquidación definitiva.


CONTRATOS Contratos de Interventorías Soportes de los Estudios de Mercado Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para















CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de disponibilidad presupuestal










CONTRATOS Contratos de Interventorías Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.







CONTRATOS Contratos de Interventorías Resolución designación comité asesor evaluador










CONTRATOS Contratos de Interventorías Aviso de convocatoria




















CONTRATOS Contratos de Interventorías Proyecto de Pliego de Condiciones



fase.







CONTRATOS Contratos de InterventoríasObservaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.









CONTRATOS Contratos de Interventorías Pliego de condiciones y anexosActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y

que se tiene como futura entre las partes y sus anexos.







CONTRATOS Contratos de InterventoríasObservaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.










CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea








CONTRATOS Contratos de Interventorías Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de








CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)








CONTRATOS Contratos de Interventorías Cuadro evaluativo requisitos habilitantes










CONTRATOS Contratos de Interventorías Informe de evaluación requisitos calificables






adjudicatario.








CONTRATOS Contratos de Interventorías Informe de verificación requisitos habilitantes




















CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.







CONTRATOS Contratos de Interventorías Adendas (Si aplica)


selección


o












CONTRATOS Contratos de Interventorías Propuesta ganadora



administración.














CONTRATOS Contratos de Interventorías Contrato

















CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de registro presupuestal















CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.














CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de Antecedentes Fiscales


















CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificados de Antecedentes Disciplinarios


















CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificado de Antecedentes Judiciales



involucrado.







CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia RUT




control.







CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia RIT










CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificados de EstudiosDocumento legal que acredita al contratista la culminación de estudios en un

nivel determinado y proporciona información final de sus evaluaciones.







CONTRATOS Contratos de Interventorías Fotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de








CONTRATOS Contratos de Interventorías Certificaciones laborales o de experiencia











CONTRATOS Contratos de Interventorías



(Si aplica)
















CONTRATOS Contratos de Interventorías Pólizas











CONTRATOS Contratos de Interventorías Comunicación sobre último requisito de ejecución










CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del








CONTRATOS Contratos de InterventoríasDocumento de Adición, prórroga, suspensión,

Reinicio, Cesión (Si aplica)


























CONTRATOS Contratos de InterventoríasInformes de actividades, productos e informe

técnico



con componentes técnicos de acuerdo al objeto y conforme a las

obligaciones contractuales, las cuales han sido ejecutadas durante cada

etapa del contrato, y el cual es requerido entre otros, para la presentación de

la cuenta de cobro de acuerdo a la forma de pago establecida.










CONTRATOS Contratos de Interventorías Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un








CONTRATOS Contratos de InterventoríasActa de terminación anticipada por mutuo











CONTRATOS Contratos de Interventorías Reporte de Publicación en el SECOP











CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las








CONTRATOS Contratos de InterventoríasDocumento de Entrada de Informes de



digitales.







CONTRATOS Contratos de Interventorías Acta de liquidación















CONTRATOSContratos de Obra

y/o ConstrucciónSoportes de los Estudios de Mercado

Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para



comprende aquellos contratos que

celebra la entidad para la

construcción, mantenimiento,

instalación o cualquier trabajo

realizado sobre un bien inmueble.



y/o ConstrucciónEstudios previos













y/o ConstrucciónCertificado de disponibilidad presupuestal












y/o ConstrucciónMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.









y/o ConstrucciónResolución designación comité asesor evaluador












y/o ConstrucciónAviso de convocatoria















y/o ConstrucciónProyecto de Pliego de Condiciones



fase.






y/o Construcción

Observaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.









y/o ConstrucciónResolución de apertura

Acto administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de







y/o ConstrucciónPliego de condiciones definitivo

Acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y







y/o ConstrucciónActas de comité asesor evaluador (Si aplica)

Documento por el cual se formaliza la delegación del ordenador del gasto a

los miembros del comité evaluador dentro de los procesos de selección.






y/o Construcción

Observaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.









y/o ConstrucciónAdendas (Si aplica)


selección


o







y/o ConstrucciónActa de cierre

Documento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)







y/o ConstrucciónCuadro evaluativo requisitos habilitantes









y/o ConstrucciónEvaluaciones jurídicas, financieras y técnicas

Etapa dentro del proceso de contratación estatal desarrollada por el Comité

Verificador y Evaluador del proceso plasmada en el Informe de Verificación y

Evaluación, mediante el cual se establece si los proponentes cumplen con los

requisitos habilitantes jurídicos, técnicos y financieros establecidos en el

Pliego de Condiciones, o se les debe requerir para que subsanen documentos

de la propuesta, o si alguno de los oferentes se encuentra dentro de las

causales de rechazo para participar en el proceso de contratación.









y/o ConstrucciónPropuesta ganadora



administración.









y/o ConstrucciónFotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.









y/o ConstrucciónCertificado de Antecedentes Fiscales













y/o ConstrucciónFotocopia RUT









y/o ConstrucciónFotocopia RIT









y/o ConstrucciónFotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)

Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de









y/o ConstrucciónCertificaciones laborales o de experiencia













y/o Construcción












y/o ConstrucciónResolución adjudicación

Acto administrativo por medio del cual se informa a los interesados en el

proceso de contratación cual a sido el oferente seleccionado.








y/o ConstrucciónContrato















y/o ConstrucciónCertificado de registro presupuestal













y/o ConstrucciónPólizas











y/o ConstrucciónComunicación sobre último requisito de ejecución









y/o ConstrucciónActa de inicio

Documento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del







y/o Construcción


aplica)



















y/o ConstrucciónInformes técnicos

Informes presentados por el contratista a la supervisión e interventoría, en

virtud de las obligaciones contractuales establecidas en cumplimiento del

objeto del contrato con un componente técnico establecido desde la etapa






y/o ConstrucciónInformes de Interventoría

Informes presentados por el interventor de determinado contrato, cuya

finalidad es establecer el seguimiento técnico, administrativo, financiero,

contable y jurídico sobre el cumplimiento del contrato cuando el seguimiento

comprende un conocimiento especializado.









y/o Construcción

Documento de Entrada de Informes de

actividades y Productos al CDI (Si aplica)


digitales.






y/o ConstrucciónResolución Sancionatoria (Si es del caso)

Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un







y/o Construcción











y/o ConstrucciónReporte de Publicación en el SECOP













y/o ConstrucciónActa de recibo a satisfacción

Documento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las







y/o ConstrucciónActa de liquidación













CONTRATOSContratos de Prestación de

Servicios ProfesionalesCertificado de inexistencia de personal

Documento que evidencia la respuesta de Talento Humano frente a la

certificación de insuficiencia o inexistencia de personal.


constituye aquellos contratos que

celebra la entidad con personas



Servicios ProfesionalesEstudios previos








naturales o jurídicas para su normal

funcionamiento o para la ejecución

de labores necesarias para la



Servicios ProfesionalesCertificado de disponibilidad presupuestal









Servicios ProfesionalesCertificado de estudio de idoneidad y experiencia

Documento en el que se deja evidencia del soporte de la certificación de

idoneidad y experiencia.






Servicios ProfesionalesHoja de Vida

Resumen escrito y ordenado de la capacitación profesional y experiencia

laboral, así como de los datos de ubicación y contacto del contratista.







administración pública.



Servicios ProfesionalesFotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Contratista.










Servicios ProfesionalesLibreta Militar (Hombres menores de 50 años)

Documento que certifica el desarrollo de la actividad militar prestada por un

hombre.










Servicios ProfesionalesFormato Único de Hoja de Vida (función pública)

Documento en el que se deja evidencia del soporte de la hoja de vida de una

persona natural en su calidad de servidor público o contratista.






Servicios ProfesionalesCertificado de Antecedentes Judiciales



involucrado.






Servicios ProfesionalesCertificado de Antecedentes Fiscales














Servicios ProfesionalesCertificados de Antecedentes Disciplinarios














Servicios ProfesionalesFotocopia RUT









Servicios ProfesionalesFotocopia RIT









Servicios ProfesionalesCertificados de Estudios

Documento legal que acredita al contratista la culminación de estudios en un

nivel determinado y proporciona información final de sus evaluaciones.






Servicios ProfesionalesFotocopia de la Tarjeta Profesional (Si aplica)

Documento que acredita la formación académica e idoneidad profesional de







Servicios ProfesionalesCertificaciones laborales



contratación y el salario devengado. En algunos casos, también incluye las






Servicios Profesionales










Servicios ProfesionalesComunicación de Invitación a contratar

Comunicación oficial emitida por del ordenador del gasto donde se pronuncia

para que una persona natural presente una propuesta de servicios..






Servicios ProfesionalesComunicación de Aceptación

Comunicación oficial recibida por medio de la cual el ordenador del gasto

acepta la oferta presentada por la persona que vaya a contratar una

prestación de servicios.






Servicios ProfesionalesComunicación solicitud de contrato

Comunicación oficial emitida por el área solicitante, donde se realiza el

requerimiento para la elaboración de un contrato, radicada en el área de la

Unidad ejecutora para elaboración de documentos en la etapa






Servicios ProfesionalesContrato















Servicios ProfesionalesCertificado de registro presupuestal













Servicios ProfesionalesPólizas














Servicios ProfesionalesComunicación sobre último requisito de ejecución










Servicios ProfesionalesActa de inicio











aplica)






















Servicios ProfesionalesInformes de actividades y productos





en el contrato.










Servicios ProfesionalesResolución Sancionatoria (Si es del caso)



















Servicios ProfesionalesActa de liquidación (Si aplica)















Servicios ProfesionalesFormato de Paz y Salvos

Formato que debe entregar el contratista para la presentación de su última

cuenta de cobro, donde el supervisor y las áreas de Gestión Documental,

Gestión Contractual, Talento Humano, Telecomunicaciones, Almacén e

Informática, certifican que las actividades correspondientes a las mismas se

encuentran cumplidas y/o recibidas a satisfacción.










Servicios ProfesionalesActa de recibo a satisfacción







CONTRATOSContratos de Proveedor

ExclusivoEstudios previos






corresponde a la determinación de

la entidad de elegir una empresa

específica y así evitar la



ExclusivoCertificado de disponibilidad presupuestal








competencia con otros

proponentes, con base en el precio

o la calidad de los servicios o

productos ofrecidos.



ExclusivoMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.











Exclusivo

Documento que lo acredite como proveedor

exclusivo, titular de los derechos de propiedad

intelectual o de derechos de autor

Documento que se requiere para contratar directamente cuando no existen

pluralidad de oferentes, consistente en una certificación que lo acredite

como proveedor exclusivo en el territorio nacional, o titular de los derechos

de propiedad industrial expedido por la Superintendencia de Industria y

Comercio, o de derechos de autor por parte de la Dirección Nacional de

Derechos de Autor del Ministerio del Interior.











ExclusivoCertificado de existencia y representación legal

Documento que expide la Cámara de Comercio, donde da constancia sobre la

existencia y la representación legal de todos los negocios o personas jurídicas

inscritas en los registros públicos.











ExclusivoFotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.











ExclusivoCertificado de Antecedentes Fiscales















ExclusivoFotocopia RUT




control.











ExclusivoFotocopia RIT














ExclusivoCertificado de Antecedentes Judiciales



involucrado.











Exclusivo















ExclusivoComunicación Oficial de Invitación a contratar

Comunicación oficial emitida por el Ordenador donde se pronuncia para que

una persona presente una propuesta para contratar un servicio o un bien

determinado por ser proveedor exclusivo.











ExclusivoComunicación de Aceptación

Comunicación oficial recibida por medio de la cual el ordenador del gasto

acepta la oferta presentada por la persona que vaya a contratar una

prestación de servicios.











ExclusivoPropuesta ganadora



administración.











ExclusivoComunicación solicitud de contrato

Comunicación oficial emitida por el área solicitante, donde se realiza el

requerimiento para la elaboración de un contrato, radicada en el área de la

Unidad ejecutora para elaboración de documentos en la etapa

precontractual.











Exclusivo

Resolución de justificación de contratación

directa














ExclusivoContrato















ExclusivoCertificado de registro presupuestal













ExclusivoPólizas











ExclusivoComunicación sobre último requisito de ejecución














ExclusivoActa de inicio













Exclusivo

Documento de Adición, prórroga, suspensión,

Cesión (Si aplica)






contrato, y la cesión, es el documento mediante el cual se traslada la














ExclusivoActa de reiniciación (Si aplica)

Documento por medio del cual se reinician las actividades y obligaciones de

las partes del contrato después de haberse superado las condiciones que

dieron lugar a la suspensión.











ExclusivoInformes de actividades y productos





en el contrato.











Exclusivo




digitales.











ExclusivoResolución Sancionatoria (Si es del caso)













Exclusivo
















ExclusivoReporte de Publicación en el SECOP















ExclusivoActa de recibo a satisfacción













ExclusivoActa de liquidación













ExclusivoDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)

Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los











CONTRATOS Contratos de Seguros Estudios previos






comprende el acuerdo por el cual

una de las partes, el asegurador, se

obliga a resarcir de un daño o a

pagar una suma de dinero a la otra

parte, tomador, al verificarse la

eventualidad prevista en el


CONTRATOS Contratos de Seguros Certificado de disponibilidad presupuestal











contrato, a cambio del pago de un

precio, denominado prima, por el

tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Resolución comité asesor


funcionarios o contratistas que van a conformar el Comité Asesor dentro del

proceso de contratación.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Proyecto de Pliego de Condiciones



fase.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de











tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Pliego de condiciones Acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y











tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea











tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Adendas (Si aplica)


selección


o












CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)











tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Propuesta ganadora



administración.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Documentos de saneamiento (Si aplica)




Condiciones.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Cuadro evaluativo requisitos habilitantes













tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Informe de evaluación requisitos calificables






adjudicatario.









CONTRATOS Contratos de Seguros Informe de verificación requisitos habilitantes
















CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Fotocopia cedula de ciudadanía del RL Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Certificado de Antecedentes Fiscales














tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Fotocopia RUT




control.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Fotocopia RIT













tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Contrato de Seguros

Contrato mediante el cual intervienen dos partes el asegurador y el tomador,

el primero es la persona que asume lo riesgos a cambio de una

remuneración y el segundo es quien traslada los riesgos al asegurador.










tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Certificado de registro presupuestal
















http://www.gerencie.com/codigo-de-comercio.html


























CONTRATOS Contratos de Seguros Pólizas













CONTRATOS Contratos de Seguros Comunicación sobre último requisito de ejecución













tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del











tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Adición, prórroga, reinicio, Cesión (Si aplica)



una modificación del contrato en cuanto a su valor, el reinicio hace

referencia al documento mediante el cual se determina la reiniciación de un

contrato después de una suspensión, este documento es firmado por las

partes plasmando la fecha de reinicio del contrato y la cesión, es el

documento mediante el cual se traslada la titularidad de un contrato a un

tercero, quien lo recibe en los mismos términos, condiciones y características

en que fue suscrito, contrayendo por tanto las obligaciones propias del











CONTRATOS Contratos de Seguros Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un











tomador.


CONTRATOS Contratos de Seguros Acta de liquidación












CONTRATOS Contratos de Suministro Soportes de los Estudios de MercadoDocumentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para


Subserie Documental que consiste

en que una parte se obliga a

cumplir a favor de otra, en forma

independiente, prestaciones

periódicas o continuadas de cosas

o servicios, a cambio de un pago o

contraprestación, es decir, el

contratista se compromete a

proveer cosas o servicios a la

entidad a cambio de un pago.


CONTRATOS Contratos de Suministro Estudios previos
















CONTRATOS Contratos de Suministro Certificado de disponibilidad presupuestal















CONTRATOS Contratos de Suministro Matriz de Riesgo y Análisis de Pólizas




administración.












CONTRATOS Contratos de Suministro Aviso de convocatoria


















CONTRATOS Contratos de Suministro Resolución designación comité asesor evaluador















CONTRATOS Contratos de Suministro Proyecto de Pliego de Condiciones



fase.












CONTRATOS Contratos de SuministroObservaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.












CONTRATOS Contratos de Suministro Resolución de aperturaActo administrativo mediante el cual se ordena la apertura del proceso de













CONTRATOS Contratos de Suministro Pliego de condiciones definitivoActo jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y













CONTRATOS Contratos de SuministroObservaciones y respuesta a observaciones al






presentadas.












CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de comité (Si aplica)Documento que registra los pronunciamientos que tenga un comité, ya sea













CONTRATOS Contratos de Suministro Adendas (Si aplica)


selección


o














CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de cierreDocumento que declara la ocurrencia del termino (dentro del cronograma)













CONTRATOS Contratos de Suministro Propuesta ganadora



administración.












CONTRATOS Contratos de Suministro Documentos de saneamiento (Si aplica)




Condiciones.












CONTRATOS Contratos de Suministro Cuadro evaluativo requisitos habilitantes















CONTRATOS Contratos de Suministro Informe de evaluación requisitos calificables












CONTRATOS Contratos de Suministro Informe de verificación requisitos habilitantes












CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de audiencia Documento donde se registra todo lo ocurrido en una audiencia.












CONTRATOS Contratos de Suministro Fotocopia cedula de ciudadanía Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal.












CONTRATOS Contratos de Suministro Certificado de Antecedentes Fiscales
















CONTRATOS Contratos de Suministro Fotocopia RUT




control.












CONTRATOS Contratos de Suministro Fotocopia RIT















CONTRATOS Contratos de Suministro Certificaciones laborales o de experiencia
















CONTRATOS Contratos de Suministro


pensión (ARL si aplica) o Certificación de aportes

ley 789














CONTRATOS Contratos de Suministro Contrato

















CONTRATOS Contratos de Suministro Certificado de registro presupuestal
















CONTRATOS Contratos de Suministro Pólizas
















CONTRATOS Contratos de Suministro Comunicación sobre último requisito de ejecución















CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de inicioDocumento mediante el cual se establece entre las partes el inicio del













CONTRATOS Contratos de SuministroAdición, prórroga, suspensión, reinicio, cesión (Si

aplica)






















CONTRATOS Contratos de Suministro Informes de actividades y productos





en el contrato.












CONTRATOS Contratos de Suministro Resolución Sancionatoria (Si es del caso)Acto administrativo por medio del cual se impone una sanción a un













CONTRATOS Contratos de SuministroActa de terminación anticipada por mutuo
















CONTRATOS Contratos de Suministro Reporte de Publicación en el SECOP
















CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de liquidación

















CONTRATOS Contratos de Suministro Documento de Entrada a Almacén (Si aplica)Documento a cargo del personal de almacén, donde queda plasmado los






CONTRATOS Contratos de Suministro Acta de recibo a satisfacciónDocumento en el cual se deja constancia del recibo final a satisfacción por las






CONTRATOSContratos

InteradministrativosEstudios previos






constituye una de las posibilidades

de contratación directa, que el

estatuto contractual consagra para

las diferentes entidades estatales.


CONTRATOSContratos

InteradministrativosCertificado de disponibilidad presupuestal










CONTRATOSContratos

InteradministrativosMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas (Si aplica)




administración.







CONTRATOSContratos

Interadministrativos

Resolución de justificación de contratación

directa










CONTRATOSContratos


Fotocopia cedula de ciudadanía de los

representantes legales de las entidades y acto de

nombramiento y posesión y facultades legales

Fotocopia del documento de identidad del Representante Legal y del acto

administrativo de nombramiento y posesión así como sus facultades legales.







CONTRATOSContratos

InteradministrativosCertificado de Antecedentes Fiscales (Si aplica)











CONTRATOSContratos

InteradministrativosSoportes de los Estudios de Mercado

Documentos que soportan la evidencia de las cotizaciones realizadas para








CONTRATOSContratos




(Si aplica)









CONTRATOSContratos

InteradministrativosFotocopia RUT (Si aplica)




control.






CONTRATOSContratos

InteradministrativosFotocopia RIT (Si aplica)









CONTRATOSContratos


Certificaciones laborales o de experiencia (Si

aplica)











CONTRATOSContratos

InteradministrativosContrato Interadministrativo

Documento de relación que que se realiza entre entidades estatales de

manera directa, donde las obligaciones que se derivan tienen relación directa

con el objeto de la entidad ejecutora.







CONTRATOSContratos

InteradministrativosCertificado de registro presupuestal (Si aplica)












CONTRATOSContratos

InteradministrativosPólizas











CONTRATOSContratos


Comunicación sobre último requisito de

ejecución. (Si aplica)










CONTRATOSContratos

InteradministrativosActa de inicio









CONTRATOSContratos



aplica)

















CONTRATOSContratos

InteradministrativosInformes de actividades y productos





en el contrato.







CONTRATOSContratos

InteradministrativosResolución Sancionatoria (Si es del caso)









CONTRATOSContratos













CONTRATOSContratos

InteradministrativosReporte de Publicación en el SECOP











CONTRATOSContratos

InteradministrativosDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)









CONTRATOSContratos





digitales.







CONTRATOSContratos

InteradministrativosActa de liquidación












CONTRATOSContratos

InteradministrativosActa de recibo a satisfacción









CONTRATOSConvenios de Cooperación

Nacional e InternacionalEstudios previos de las partes intervinientes





Subserie Documental que se define

como la colaboración entre las

partes para apoyar el desarrollo

económico y social de la entidad,

mediante la transferencia de

tecnologías, conocimientos,

habilidades o experiencias por

parte de entidades e instituciones

nacionales y países u

organizaciones multilaterales.



Nacional e Internacional

Certificado de disponibilidad presupuestal (Si

aplica)
















Nacional e InternacionalMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas (Si aplica)




administración.































Nacional e InternacionalCertificado de Antecedentes Fiscales (Si aplica)

















Nacional e InternacionalFotocopia RUT (Si aplica)




control.













Nacional e InternacionalFotocopia RIT (Si aplica)


















aplica)

















Nacional e InternacionalConvenio Acuerdo de voluntades, donde las partes aúnan esfuerzos para un fin común.













Nacional e InternacionalCertificado de registro presupuestal (Si aplica)













Nacional e InternacionalPólizas (Si aplica)



















(Si aplica)
















Nacional e InternacionalActa de inicio

















aplica)























Nacional e InternacionalInformes de actividades y productos





en el contrato.

















digitales.













Nacional e InternacionalResolución Sancionatoria (Si es del caso)

































Nacional e InternacionalReporte de Publicación en el SECOP

















Nacional e InternacionalDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)















Nacional e InternacionalActa de recibo a satisfacción















Nacional e InternacionalActa de liquidación (Si aplica)



















digitales.












CONTRATOSConvenios

InteradministrativosEstudios previos de las partes intervinientes






comprende el negocio jurídico

bilateral de la entidad en virtud del

cual ésta se vincula con otra

persona jurídica pública o con una

persona jurídica o natural privada

para alcanzar fines de interés


CONTRATOSConvenios


Certificado de disponibilidad presupuestal (Si

aplica)











mutuo en el marco de la ejecución

de funciones administrativas.


CONTRATOSConvenios

InteradministrativosMatriz de Riesgo y Análisis de Pólizas (Si aplica)




administración.











CONTRATOSConvenios

















CONTRATOSConvenios

InteradministrativosCertificado de Antecedentes Fiscales (Si aplica)















CONTRATOSConvenios

InteradministrativosFotocopia RUT (Si aplica)




control.











CONTRATOSConvenios

InteradministrativosFotocopia RIT (Si aplica)














CONTRATOSConvenios



aplica)











CONTRATOSConvenios

InteradministrativosConvenio Acuerdo de voluntades, donde las partes aúnan esfuerzos para un fin común.











CONTRATOSConvenios

InteradministrativosCertificado de registro presupuestal (Si aplica)












CONTRATOSConvenios

InteradministrativosPólizas (Si aplica)










CONTRATOSConvenios



(Si aplica)














CONTRATOSConvenios

InteradministrativosActa de inicio













CONTRATOSConvenios



aplica)





















CONTRATOSConvenios

InteradministrativosInformes de actividades y productos





en el contrato.











CONTRATOSConvenios

InteradministrativosResolución Sancionatoria (Si es del caso)













CONTRATOSConvenios

















CONTRATOSConvenios

InteradministrativosReporte de Publicación en el SECOP















CONTRATOSConvenios

InteradministrativosDocumento de Entrada a Almacén (Si aplica)













CONTRATOSConvenios

InteradministrativosActa de recibo a satisfacción













CONTRATOSConvenios

InteradministrativosActa de liquidación (Si aplica)














INFORMESInformes a Entes de Control y

VigilanciaSoportes de trabajo

Compendio de documentos relacionados con el tema central del informe a

presentar al ente de control y vigilancia.







VigilanciaInforme

Los informes consolidan información sobre el desarrollo y funcionamiento de

la entidad respecto a los parámetros del control interno, lo que permite

advertir los detalles de la articulación de la gestión institucional respecto a

los planes de funcionamiento institucional de la entidad en relación con los

planes de desarrollo del gobierno distrital.







VigilanciaComunicación Oficial

Comunicación oficial de envío del informe con sus anexos al ente de control y

vigilancia.






Vigilancia

Informes de Evaluación del Sistema de Control

Interno












VigilanciaInforme de Evaluación a la Gestión Institucional












VigilanciaLista de Verificación

Documento que determina las variables medibles que merecen atención

especial dejando un registro del seguimiento hecho






Vigilancia

Informes de Evaluación del Sistema de Control

Interno Contable












Vigilancia

Informes de Seguimiento a Derechos de Autor

Software












Vigilancia

Informes de Seguimiento de los Controles de

Advertencia












Vigilancia

Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos

Institucionales












VigilanciaCertificación de envío a través de aplicativo

Documento que certifica el envío de los informes que consolidan la

información sobre el desarrollo y funcionamiento de la entidades respecto a

los parámetros del control interno, por medio del aplicativo cordis.





Español X X Papel Disponible X

INFORMES Informes a Otras EntidadesComunicación oficial externa solicitando el

informe

Comunicación oficial emitida por un funcionario de la entidad con destino a

otras entidades.





INFORMES Informes a Otras EntidadesComunicación oficial externa remitiendo el

informe

Comunicación oficial emitida por un funcionario de la entidad con destino a

otras entidades.





INFORMES Informes a Otras Entidades InformeDocumento que consolida el requerimiento de información para otras

entidades.





INFORMES Informes de GestiónComunicación oficial interna solicitando los

resultados obtenidos en cada periodoComunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.



administrativo, histórico, científico


INFORMES Informes de GestiónComunicación oficial interna enviando el informe

solicitado con sus anexosComunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.





INFORMES Informes de Gestión Informe de gestión Documento que consolida la gestión de una dependencia periódicamente.




y cultural


PLANES Planes de Acción Plan de acción

Documento que define las estrategias, actividades y tareas (técnicas y de

gestión) necesarias para satisfacer los requerimientos de un producto o

servicio, según se han definido en el proyecto.


administrativoEspañol X X

Papel y

DigitalDisponible X

PLANES Planes de Acción Acta de reunión plan de acción

Documento en el cual se registran las observaciones, recomendaciones,

compromisos, tareas acordadas y las decisiones adoptadas antes y durante

el desarrollo de la reunión.



Papel y

DigitalDisponible X

PLANES Planes de AcciónControl de asistencia acta de reunión plan de

acción

Documento que permite evidenciar la presencia de los asistentes a la

reunión, así como los datos de ubicación y contacto.



Papel y

DigitalDisponible X

PLANES Planes de Acción Reporte de seguimiento

Documento donde se registra el proceso continuo y sistemático de

recolección y análisis de datos e información para verificar lo realizado y sus

resultados.



Papel y

DigitalDisponible X

PLANESPlanes Estratégicos de la

EntidadInforme de empalme

Documento dirigido al equipo del Alcalde electo, con alcance cuatrienal, el

cual tiene por objetivo generar la información estratégica, administrativa e

institucional de la entidad para el empalme entre la Administración saliente y

la entrante.




y cultural

Español X Digital Disponible X


Entidad

Comunicación oficial interna convocando al

Comité DirectivoComunicación escrita entre los servidores públicos de la entidad.




y cultural



EntidadActa de reunión







y cultural



EntidadRegistro de asistencia

Documento que permite evidenciar la presencia de los asistentes a la

reunión, así como los datos de ubicación y contacto.




y cultural



EntidadPlan de acción



servicio, según se han definido en el proyecto.




y cultural



EntidadReporte de seguimiento

Documento donde se registra el proceso continuo y sistemático de

recolección y análisis de datos e información para verificar lo realizado y sus

resultados.






EntidadActa de Comité Directivo Documento en el cual se consolidan las actuaciones del Comité Directivo.






EntidadCronograma del Direccionamiento Estratégico

Documento que muestra ordenadamente las diferentes tareas y objetivos

que forman el plan, las relaciones de precedencia y antecedencia entre ellas,

su duración y el inicio y fin del proyecto.




y cultural



EntidadOperaciones estratégicas de la Secretaría General

Instrumento de planeación que se utiliza como guía para hacer uso y

aprovechamiento del suelo de forma eficaz y eficiente. Su finalidad es

organizar y vincular el territorio a nivel físico, ambiental, social y económico,

en miras de mejorar la calidad de vida de la ciudad en donde vivimos.




y cultural



EntidadPlan estratégico de la Secretaría General

Documento que registra el conjunto de acciones que adelanta la entidad

para la prestación de los bienes o servicios, en el que se toman como

referentes los requisitos de los usuarios, los legales, los de uso y los de la

entidad.




y cultural


PROCESOS JUDICIALESProcesos ante el Tribunal de

ArbitramentoAuto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.




ArbitramentoDemanda






ArbitramentoNotificación de la demanda








ArbitramentoAntecedentes Constancia legal de los actos delictivos cometidos por una persona.




ArbitramentoContestación de la demanda








ArbitramentoPruebas

Elementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser





ArbitramentoAlegatos de conclusión

Oportunidad procesal en la el apoderado le manifiestan al operador judicial

sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo, sobre la

base de los hechos alegados y las pruebas llegadas al proceso.




ArbitramentoFallo de primera instancia







ArbitramentoEdicto









ArbitramentoRecurso de apelación (según sea el caso)






ArbitramentoPruebas






ArbitramentoFallo de segunda instancia (según sea el caso)







Arbitramento










Arbitramento

Comunicación de cumplimiento (según sea el

caso)Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.



PROCESOS JUDICIALESProceso Contencioso

AdministrativoAuto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.




AdministrativoDemanda






AdministrativoNotificación de la demanda








AdministrativoOficio de traslado al competente

Documento mediante el cual se traslada una petición a la autoridad

competente.




AdministrativoPoder

Documento en el que se fija la extensión y límites de la facultad que una

persona da a otra, llamada representante o apoderado, para que obre en

nombre y por cuenta de aquella.




AdministrativoSolicitud de antecedentes

Solicitud de constancia legal de los actos delictivos cometidos por una

persona.




AdministrativoAntecedentes Constancia legal de los actos delictivos cometidos por una persona.




AdministrativoContestación de la demanda







PROCESOS JUDICIALES Auto de pruebas

Providencia empleada para recibir el proceso o causa a prueba; a fin de que,






AdministrativoAlegatos de conclusión







AdministrativoFallo de primera instancia







AdministrativoEdicto









AdministrativoRecurso de apelación






AdministrativoPruebas






AdministrativoFallo de segunda instancia







AdministrativoOficio de traslado de fallo al competente

Documento mediante el cual se remite una sentencia judicial a la autoridad

competente para cumplimiento o conocimiento.




AdministrativoResolución que ordena el cumplimiento del fallo








AdministrativoComunicación de cumplimiento Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo.



PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.Subserie Documental con valor


PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles DemandaEscrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la




PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Notificación de la demanda







PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Contestación de la demanda







PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Auto de pruebasProvidencia empleada para recibir el proceso o causa a prueba; a fin de que,





PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Alegatos de conclusión






PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Fallo de primera instanciaTipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o





PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Edicto (según sea el caso)








PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Recurso de apelación (según sea el caso)Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la




PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Pruebas (según sea el caso)Elementos de convicción llevados formalmente al proceso para ser




PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Fallo de segunda instancia (según sea el caso)Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o





PROCESOS JUDICIALES Procesos CivilesResolución que ordena el cumplimiento del fallo








PROCESOS JUDICIALES Procesos Civiles Comunicación de cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo. Subserie Documental con valor


PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Auto admisorio de la demanda Providencia a través de la cual se da apertura al proceso.Subserie Documental con valor


PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales DemandaEscrito por medio del cual se solicita a una autoridad judicial o arbitral, la




PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Notificación de la demanda







PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Contestación de la demanda







PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Fallo de primera instancia Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o





PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Recurso de apelación (según sea el caso)Medio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la




PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Fallo de segunda instancia (según sea el caso)Tipo de decisión final que se toma dentro del proceso, una vez agotadas o





PROCESOS JUDICIALES Procesos LaboralesResolución que ordena el cumplimiento del fallo








PROCESOS JUDICIALES Procesos Laborales Comunicación de cumplimiento (según sea el caso) Documento donde se comunica el cumplimiento del fallo. Subserie Documental con valor


PROPOSICIONES ProposiciónCuestionario que formula el honorable concejo de Bogotá sobre un tema

especifico, pueden generarse anexos para soportar la respuesta.

Serie Documental con valor


PROPOSICIONES Comunicación oficial de respuestaComunicación oficial de salida mediante la cual se exponen los puntos de

vista y argumentos sobre la proposición a responder.



PROPUESTAS NO

GANADORAS O

DECLARADAS DESIERTAS

Propuesta

Documento que refleja la escogencia, al final del proceso contractual, de

aquella propuesta que recoja la totalidad de condiciones exigidas por la

administración.



PROYECTOS DE INVERSIÓN Ficha de perfil de proyecto

Documento mediante el cual se describe la necesidad de formular un

proyecto de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaria

Distrital de Planeación.

Serie Documental de Conservación

Total con valor administrativo,

legal y/o jurídico, contable, fiscal,

Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNViabilidad de la modificación Secretaria Distrital

de Planeación

Documento que emite la Secretaria Distrital de Planeación dando concepto

favorable a las modificaciones presentadas para los proyectos de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Comunicación oficial de envío de proyectoComunicación oficial mediante la cual se remite a la Secretaria Distrital de

Hacienda las modificaciones presentadas para los proyectos de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación oficial de solicitud de aprobación

del proyecto de inversión

Comunicación oficial mediante la cual se remite a la Secretaria Distrital de

Planeación y Secretaria Distrital de Hacienda el proyecto de inversión para su

revisión y posterior aprobación.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Matriz identificando las necesidades de inversión Documento donde se consolidan las necesidades de inversión de la entidad

en relación a su objeto misional.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Acta de reunión Documento mediante el cual se consolidan las decisiones o actuaciones de

acuerdo al proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Acta del comité Directivo

Documento en el cual se consolidan las actuaciones durante el Comité

Directivo mediante el cual se realiza la revisión y viabilidad del proyecto de

inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNCronograma de actividades para la formulación

del proyecto

Documento mediante el cual se establecen las fechas para la entrega de la

programación del proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna de lineamientos para la

formulación de proyectos de inversión

Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad

informando los lineamientos para la formulación de proyectos de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna enviando el proyecto de

Inversión

Comunicación oficial escrita entre los funcionario de la entidad, mediante la

cual se remiten las modificaciones presentadas para los proyectos de

inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Ficha de inversión

Documento mediante el cual se describe la necesidad de formular un

proyecto de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaria

Distrital de Planeación.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Planes de contratación

Documento mediante el cual los gerentes de proyectos presentan las

programaciones del presupuesto para la siguiente vigencia, este documento

se considera como antecedente.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Lista de chequeo Herramienta que funciona como una lista de factores claves para estudiar e

investigar la viabilidad del proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación oficial interna solicitando ajustes a

los Proyectos de Inversión


solicitando los ajustes correspondientes a los Proyectos de Inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Ficha resumen proyecto de inversión (EBI - D)

Documento mediante el cual se define la ficha esquemática que contiene el

resumen de la información básica de un proyecto. Corresponde a la

Secretaría Distrital de Planeación (SDP) determinar su contenido general y

las orientaciones básicas para su diligenciamiento.





Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación oficial externa solicitando ajustes a

los proyectos de Inversión

Documento emitido por los servidores públicos de las diferentes áreas de la

Entidad con destino a personas particulares o entidades externas.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna dando viabilidad al

proyecto de inversiónComunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Concepto de viabilidad

Viabilidad que da el Asesor de Planeación Estratégica cuando se registra por

primera vez un proyecto Previa verificación de los siguientes aspectos: i) la

concordancia del proyecto con los lineamientos y políticas del Plan de

Desarrollo Distrital vigente; ii) las competencias de la entidad para ejecutar

el proyecto propuesto; iii) la coherencia de la solución que plantea el

proyecto con el

problema o situación que se pretende resolver, y iv) el cumplimiento de los

lineamientos establecidos por la SDP para la formulación de proyectos.





Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN

Comunicación oficial externa informando la

validación de la información y el cierre del

sistema

Comunicación oficial de salida emitida por los servidores públicos de las

diferentes áreas de la entidad notificando la aprobación de la información.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNCertificado de viabilidad de los proyectos de

inversión

Documento que determina la viabilidad de un proyecto en términos

económicos, técnicos, sociales, ambientales y legales.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna solicitando modificaciones

al proyecto de inversión


solicitando ajustes al proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNDocumento de modificaciones del proyecto de

inversión

Documento que evidencia las operaciones mediante las cuales la entidad

cambia los valores asignados a los proyectos de inversión, aumentado,

disminuyendo o creando nuevos montos, por traslados, reducciones o

adiciones.





Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna dando la viabilidad a las

modificaciones del proyecto de inversión


aprobando la viabilidad a las modificaciones del proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna informando la negativa de

la modificación al proyecto de inversión


notificando denegación de la modificación al proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna enviando las

modificaciones al proyecto de inversión


remitiendo las modificaciones al proyecto de inversión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓN Proyecto de Inversión reformulado o modificado

Es la ficha de Estadísticas Básicas de Inversión EBI, que resume las

características centrales de un proyecto. En ella se debe plasmar la

información de la alternativa seleccionada en la evaluación del proyecto.





Español X XPapel y

DigitalDisponible X

PROYECTOS DE INVERSIÓNComunicación interna solicitando ajustes a los

proyectos de inversión modificados


solicitando ajustes a los proyectos de inversión modificados.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS Demanda

Documento mediante el cual se consolidan las memorias sobre el

incumplimiento de la ley para iniciar un proceso en materia civil y, requerir

una resolución judicial sobre las peticiones formuladas ante el Juez o

magistrado competente, constituyendo el primer acto que inicia la relación

procesal.


administrativo, legal y/o jurídicoEspañol X X

Papel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS Notificación de la audiencia

Documento por medio del cual se pone en conocimiento a las partes o a

terceras personas vinculadas de las decisiones tomadas y las citaciones que

emiten las dependencias del Poder Judicial.



Papel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS AudienciaDocumento mediante el cual se consignan las decisiones, actuaciones e

intervenciones durante la audiencia.



Papel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS Acta de inspección

Documento escrito en el que se hace contar el resultado de las

comprobaciones que, en cumplimiento de las órdenes emanadas de

determinados órganos de la administración pública, han sido efectuadas por

funcionario público, cualificado y legitimado para ello, referidas a la actividad

de la persona física o jurídica objeto de las actuaciones inspectoras.



Papel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS Decreto de pruebas (según sea el caso)Documento en el cual se establece toda decisión judicial fundada en las

pruebas practicadas de manera regular y oportuna.



Papel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS PronunciamientoOrden o declaración que emite un tribunal, un juez o una entidad a cargo de

juzgar.



Papel y

DigitalDisponible X

QUERELLAS Lanzamiento

Documento en el cual se registra la acción de efectivizar la desocupación de

un inmueble por mandato judicial, si fuese necesario, con el apoyo de la

fuerza pública.



Papel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALMatriz de aspectos e impactos ambientales

Documento mediante el cual e identifican los actividades, productos y

servicios a fin de determinar aquellos que generan aspectos ambientales

significativos y controlar los mismos.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Comunicación oficial interna a la Dirección

Jurídica Distrital enviando el proyecto del acto

administrativo para su revisión

Documento donde se solicita la revisión y ajuste del acto administrativo

relacionado con la adopción de los documentos que hacen parte del SIG.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALActa concertación PIGA

Documento de carácter oficial que declara la condición legal de la secretaria,

la cual recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en Comité

PIGA.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALInforme de seguimiento a la matriz de riesgos

Documento mediante el cual se realiza el seguimiento a la matriz de

aspectos e impactos ambientales, como resultado de la aplicación de los

controles operacionales.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALDiagnóstico del Sistema de Gestión Ambiental

Documento que registra el conjunto de actividades que sirven como un

diagnóstico inicial de los procesos de calidad y mejora continua, que tiene

por objetivo determinar: Los procesos y actividades operativas y el flujo de

información interno y externo, los aspectos e impactos ambientales

relacionados, la legislación aplicable a las operaciones en el ámbito

ambiental, la gestión de residuos y su significancia y las situaciones de

emergencia y ocurrencia de accidentes e incidentes.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Acta de Reunión Diagnostico Sistema de Gestión

Ambiental

Documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de

las actividades desempeñadas del SGA.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Comunicación oficial interna a las dependencias

enviando la información para la realización del

Diagnóstico


remitiendo la información para la realización del diagnóstico.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Matriz de identificación de aspectos e impactos

ambientales

Documento que permite la identificación de las actividades, productos y

servicios a fin de determinar aquellos que generan aspectos ambientales

significativos y controlar los mismos.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Comunicación oficial interna al Comité Técnico

del Sistema de Gestión Ambiental para su

aprobación

Comunicación oficial escrita dirigida al Comité Técnico del Sistema de

Gestión Ambiental para la aprobación del diagnóstico.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALPlan de Acción Interno (UAESP)

Documento que tiene por objeto registrar las acciones tendientes al eficiente

manejo de los residuos sólidos producidos, tanto por la entidad, como por los

servidores pertenecientes a ellas, buscando como objetivo central su

adecuado aprovechamiento.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALPlan Institucional de Gestión Ambiental -PIGA-

Instrumento de planeación que parte del análisis de la situación ambiental

institucional, con el propósito de brindar información y argumentos

necesarios para el planteamiento de acciones de gestión ambiental que

garanticen primordialmente el cumplimiento de los objetivos de eco

eficiencia establecidos en el Decreto 456 de 2008, entre otras acciones

ambientales que contemplen las entidades y aporten a la totalidad de los

objetivos ambientales establecidos en el PGA.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Informe de Gestión del Sistema de Gestión

Ambiental

Documento que evidencia la evaluación formal y sistemática efectuada por

la dirección para asegurar la adecuación y efectividad del SIG, permitiendo su

mejora continúa.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Comunicación oficial interna solicitando

información sobre el Sistema de Gestión

Ambiental


requiriendo información sobre el Sistema de Gestión Ambiental.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTAL

Comunicación oficial interna enviando la

información solicitada del Sistema de Gestión

Ambiental


remitiendo información solicitada del Sistema de Gestión Ambiental.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA DE GESTIÓN

AMBIENTALCertificaciones ambientales

Documento que constituye la certificación que garantiza la conservación de

los recursos naturales con el fin de dar un manejo sustentable en beneficio

del entorno natural.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓNComunicación oficial interna

Documento mediante el cual se realiza una solicitud bajo el marco del

mejoramiento de los procesos institucionales, esta se puede presentar por

funcionarios, contratistas o entidades externas.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNPropuesta de documento

Es un boceto, también llamado borrador. Es un documento realizado de

forma esquemática y sin preocuparse de los detalles o terminaciones para

representar ideas, lugares, personas u objetos.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Solicitud creación, modificaciones o eliminación

de documentos

Documento que se utiliza para registrar las solicitudes de modificación,

ajuste o modificación de los documentos que hacen parte del Sistema

Integrado de Gestión (datos, instrucciones, etc.).




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNActa de reunión levantamiento de información

Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión en la

cual se realiza el levantamiento de la información sobre el proceso

institucional a mejorar o crear, los tiempos para realizarlo, la metodología a

utilizar y el producto esperado.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Control de asistencia reunión de levantamiento

de información

Documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión de

levantamiento de información.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNDocumento Aprobado con código y versión

Documento oficial del Sistema Integrado de Gestión que reglamenta y

estandariza las actividades al interior de la entidad.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna sobre solicitud y/o

envío de información


solicitando y/o enviando información.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial externa sobre solicitud y/o

envío de información

Documento de salida emitido por servidores públicos de las diferentes áreas

de la entidad solicitando y/o enviando información.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNResolución de adopción de solución

Documento mediante el cual se establece una actuación administrativa por

parte de la Dirección General en el cual se adopta una solución conforme a

un requerimiento presentado.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNControl Maestro de Documentos

Documento mediante el cual se conforma el Índice que describe

ordenadamente los documentos existentes y el estado de actualización se

encuentran, incluyendo código, nombre, fecha de aprobación y versión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna divulgación de

solución

Comunicación oficial interna electrónica mediante la cual se le informa a

toda la entidad la ubicación del documento en la intranet, recordando la

necesidad de eliminar las copias de versiones anteriores.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Actas de Asesoría del Sistema Integrado de

Gestión

Documento que presenta los resultados obtenidos y proporciona evidencia

de las actividades desempeñadas del SIG.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna solicitando y/o

invitando a la reunión

Comunicación oficial escrita entre los servidores públicos de la entidad de

solicitud y/o invitación a la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Correo institucional solicitando y/o invitando a la

reunión

Comunicación oficial generada, recibida, almacenada y/o enviada por medios

electrónicos, entre los servidores públicos de la entidad, solicitando y/o

invitando a la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNActa de la reunión Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNRegistro de asistencia Documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna sobre creación,

fusión, modificación e implementación de los

Comités Técnicos





Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNPropuestas de actos administrativos

Es un boceto, también llamado borrador. Es un documento realizado de

forma esquemática y sin preocuparse de los detalles o terminaciones para

representar ideas, lugares, personas u objetos.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNActa de reunión Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNRegistro de Asistencia Documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna sobre solicitud y/o

envío de información a las dependencias


solicitando y/o enviando información a las dependencias.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna de envío de la

información de las dependencias a la Oficina

Asesora de Planeación


enviando información a la Oficina Asesora Jurídica.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNDiagnósticos del Sistema Integrado de Gestión

Conjunto de actividades que sirven como un diagnóstico inicial de los

procesos de calidad y mejora continua, que tiene por objetivos determinar el

nivel de avance por cada subsistema que integra el SIG.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna enviando el plan

Sistema Integrado de Gestión aprobado a las

dependencias


envío del plan Sistema Integrado de Gestión aprobado a las dependencias.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNPlan del Sistema Integrado de Gestión

Documento donde se determinan objetivos, metas, prioridades y estrategias

de manera general definidas para un periodo de tiempo para el SIG.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna invitando a reunión

a Gestores para presentar el Plan del Sistema

Integrado de Gestión


invitación a reunión para presentación del Plan del Sistema Integrado de

Gestión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNActa de Reunión de avance

Documento mediante el cual se conforma la memoria de la reunión y se

registral el avance del Plan del Sistema Integrado de Gestión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNRegistro de Asistencia

Documento en el cual se registra la presencia y participación de los

asistentes a la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna solicitando

requerimientos de parametrización e

implementación del sistema


solicitud de requerimientos de parametrización e implementación del

sistema.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial externa solicitando

requerimientos de parametrización e



de la entidad solicitando requerimientos de parametrización e

implementación del sistema.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial interna dando respuesta a

los requerimientos


respondiendo a los requerimientos.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓN

Comunicación oficial externa enviando respuesta

a los requerimientos de parametrización e



de la entidad remitiendo contestación a los requerimientos de

parametrización e implementación del sistema.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNActa de reunión







Español X XPapel y

DigitalDisponible X


GESTIÓNRegistro de Asistencia

Documento en el cual se registra la presencia y participación de los

asistentes a la reunión.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

ATENCIÓN DE

EMERGENCIASGrabación magnetofónica

Medio tecnológico en el cual se registra el archivo de audio y otros formatos

de la información referente al evento, este medio se produce como soporte a

las actividades de evaluar el nivel de la emergencia, activar el grupo de

respuesta a la emergencia, Reportar a la alcaldía local, activar a las entidades

a nivel local para la atención de la emergencia, al montar puesto de mando

unificado en el sitio, activar al Gestor Local, activar a los grupos

especializados de la Entidades del Sistema Distrital para la Prevención y

Atención de Emergencias, al clasificar el evento determinado si se produjo

por un fenómeno de remoción en masa, inundación y/o colapso estructural,

para asignar recursos en el sitio, realizar el desplazamiento al sitio, reportar

llegada, para atender la emergencia y establecer las necesidades (cuando

aplique) de ayudas humanitarias, solicitar las mismas y reportar a la base la

información consolidada sobre la atención del evento, este medio se

almacena en el Servidor del IDIGER.


Total con valor legal, histórico,

científico y cultural

Español X Disponible X

ATENCIÓN DE

EMERGENCIASBitácora

Documento mediante el cual se registran las actividades realizadas frente a

una emergencia y los reportes generados a través del Sistema de

Información para la Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias de Bogotá

- SIRE.




Español X Disponible X

ATENCIÓN DE

EMERGENCIASSIRE

Sistema de información que apoya la administración de la información

relacionada con el proceso de gestión de riesgo y atención de emergencias de

Bogotá.




Español X Electrónico Disponible X

ATENCIÓN DE

EMERGENCIASActa de Plan de Mando Unificado

Documento en el cual se consignarán las observaciones, recomendaciones,

conceptos técnicos formulados y las decisiones adoptadas antes y durante la

ejecución del evento.





AYUDAS HUMANITARIASAyudas Humanitarias de

Carácter No PecuniarioRegistro SIRE

Sistema de Información para la Gestión y Atención de Emergencias - SIRE en

el cual se registran los eventos y/o emergencias que son recepcionados en la

sala de radios.


Conservación Total con valor legal,




Carácter No Pecuniario

Formato de entrega de ayuda humanitaria de

carácter no pecuniario

Documento mediante el cual se registra la entrega de ayuda humanitaria de

carácter no pecuniario a una persona o familia.






Carácter No PecuniarioActa de entrega de ayuda humanitaria

Documento mediante el cual se registra la entrega de ayuda humanitaria a

una persona o familia.






Carácter No Pecuniario

Copia Cedula de Ciudadanía de quien recibe la

ayuda humanitariaFotocopia cédula de ciudadanía del beneficiario.





EVENTOS MASIVOS Inscripción en la Base de Datos SUGA

Registro del evento y documentación requerida en el Sistema Único de

Gestión de Aglomeraciones - SUGA, para la emisión en línea de los conceptos

técnicos o las autorizaciones necesarias para su licito desarrollo.




Español X XPapel y

DigitalDisponible X

EVENTOS MASIVOS Plan de Emergencia y Contingencia

Instrumento principal que define las políticas, sistemas de organización y

procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna,

eficiente y eficaz las situaciones de calamidad, desastre o emergencia, en sus

distintas fases, con el fin de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos

de las situaciones que se presenten en la Organización.





EVENTOS MASIVOS Comunicación oficial sobre ajustesComunicación oficial de salida, producida en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.





EVENTOS MASIVOS Concepto Favorable

Documento electrónico mediante el cual se acreditan los requisitos para

el/la organizador/a del evento en cumplimiento de las exigencias verificables

por cada entidad, dentro del marco de sus competencias específicas y de las

normas que regulan las funciones de cada una de ellas y en observancia de

las disposiciones del Decreto 192 de 2011.





EVENTOS MASIVOS Concepto Pendiente

Documento electrónico mediante el cual los requisitos no son acreditados

para la realización del evento y se precisarán las exigencias necesarias para la

emisión del concepto favorable.





EVENTOS MASIVOS Concepto Desfavorable

Documento electrónico mediante el cual se informa que no se acredita el

cumplimiento de la totalidad de los requisitos por parte del/la organizador/a

de la actividad de aglomeración por lo cual no se da aval para la realización

del evento.





EVENTOS MASIVOS Comunicación oficial de aprobaciónComunicación oficial de salida, producida en desarrollo de las funciones

asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado.





EVENTOS MASIVOS Acta de Puesto de Mando Unificado (PMU)

Documento en el cual se consignarán las observaciones, recomendaciones,

conceptos técnicos formulados y las decisiones adoptadas antes y durante la

ejecución del evento.





EVENTOS MASIVOS Informe sobre evento realizado

Documento mediante el cual se realizan las observaciones pertinentes

cuando se incumple en un evento al cambiar las condiciones o incumplir lo

establecido en el plan de contingencia.





PLANESPlan Día de la Prevención

Distrital

Plan Institucional de Respuesta a Emergencias

(PIRE)

Herramienta de planeación que define los lineamientos para que la entidad

responda de manera adecuada y oportuna ante la ocurrencia de situaciones

de calamidad, desastre o emergencia mediante un esquema organizacional

efectivo.





Español X X Papel y Digital Disponible X


Distrital

Acta de reunión divulgación y sensibilización del

Plan de Emergencias de Bogotá

Documento que constituye la memoria de la reunión sobre la socialización

del Plan de Emergencias de Bogotá.







Distrital

Listado de asistencia a reunión de divulgación y

sensibilización del Plan de Emergencias de Bogotá


e invitados de la reunión.







Distrital

Ficha de campo (pertinencia, chequeo,

evaluación)

Documento de seguimiento y evaluación a las funciones desarrolladas para el

apoyo de actividades en simulaciones o simulacros.







DistritalPlan de trabajo

Documento mediante el cual se establecen las actividades de planeación

para el desarrollo de las tareas de priorización y gradualidad del instrumento.







Distrital

Instructivo metodológico simulacro Distrital

(Instituciones y Distrital)

Documento que contiene las instrucciones para la realización del simulacro

Distrital.







Distrital

Acta de reunión sobre el diseño de ejercicios de

entrenamiento de simulacros y simulaciones

Documento que constituye la memoria de la reunión y reúne los detalles de

las actividades a desarrollar en simulacros y simulaciones .







Distrital

Listado de asistencia a reunión sobre el diseño

de ejercicios de entrenamiento de simulacros y

simulaciones


e invitados de la reunión.







Distrital

Solicitud de requerimientos para el mes de

octubre

Comunicación oficial recibida de un Particular o una Entidad en la cual

solicitan requerimientos para el día de la prevención.







Distrital

Comunicación de respuesta a solicitud de

requerimiento para el mes de octubre

Comunicación oficial mediante la cual se da respuesta a la solicitud de

requerimientos para el día de la prevención, donde se explica la viabilidad o

no del requerimiento solicitado.






PLANES

Plan Institucional de

Respuesta a Emergencias -

PIRE

Plan Institucional de Respuesta a Emergencias -

(PIRE)

Herramienta de planeación que define los lineamientos para que la entidad

responda de manera adecuada y oportuna ante la ocurrencia de situaciones

de calamidad, desastre o emergencia mediante un esquema organizacional

efectivo.





Español X X XPapel, Digital y

ElectrónicoDisponible X

POLÍTICAS PARA LA

ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

Documento de Identificación de necesidadesDocumento en el cual se analizan las políticas existentes e identifican las

necesidades de emitir o actualizar instrumento de atención de emergencias.



legal y/o jurídico, histórico,



POLÍTICAS PARA LA

ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

Informe de viabilidad

Documento en el cual se registra el resultado de la viabilidad después del

análisis de los aspectos técnico, jurídico y económico de la aplicabilidad en el

Distrito Capital para emitir o modificar la política.






POLÍTICAS PARA LA

ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

Guía de actuación en respuesta a una emergencia

Documento mediante el cual se establecen las pautas de orientación sobre

la actuación interinstitucional o interpersonal en una emergencia,

enmarcadas en la normatividad vigente.






POLÍTICAS PARA LA

ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

Protocolo de respuesta a emergencias

Documento mediante el cual se establece el acuerdo operativo

interinstitucional, este documento de elabora en conjunto con las demás

Entidades involucradas.






POLÍTICAS PARA LA

ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

Plan de emergencia y contingencia

Documento mediante el cual se describe el conjunto de acciones

preestablecidas para la respuesta a situaciones de emergencia y desastre en

el Distrito Capital.






POLÍTICAS PARA LA

ATENCIÓN DE

EMERGENCIAS

Solicitud actualización contenidos Web

Comunicación oficial mediante la cual se realiza la solicitud de actualización

del sistema SIRE por emisión o actualización de una directriz relacionada con

la Gestión Integral del Riesgos.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIAS

Solicitud de acompañamiento en simulación de

emergencia

Comunicación oficial mediante la cual se realiza el requerimiento de un

Particular o una Entidad para que se acompañe en un simulacro de

emergencia.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIASSolicitud de información faltante

Comunicación oficial mediante la cual se informa a la entidad sobre los

documentos faltantes y se pide la remisión de ellos.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIASActa de reunión desarrollo de simulaciones

Documento mediante el cual se constituye la memoria de la reunión en la

que se revisa la solicitud y/o documentos anexos, de acuerdo a la guía para

el desarrollo de simulacros.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIAS

Lista de pertinencia para acompañamiento a

simulaciones

Documento en el cual se evalúa el cumplimiento de requisitos previos por

una Entidad y se define el acompañamiento a un simulacro de emergencia.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIAS

Comunicación oficial de recomendaciones de

ajustes en el plan de trabajo y de información

sobre no acompañamiento en la simulación de

emergencia

Comunicación oficial que contiene las recomendaciones y ajustes al plan de

trabajo y la información sobre el no acompañamiento a la simulación de

emergencia.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIAS

Comunicación oficial de negación de

acompañamiento en simulación de emergencia y

de solicitud de informe

Comunicación oficial mediante la cual se informa al particular o la entidad,

sobre la no asistencia del profesional de preparativos del IDIGER y se solicita

informar de la simulación mediante informe.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIASInforme de actividades del ejercicio

Documento que contiene la descripción y evaluación de todo lo observado y

desarrollado durante la simulación.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIASLista de chequeo para simulación

Documento en el cual se realiza la verificación de recursos humanos y

técnicos disponibles para realización de simulacro de emergencia.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIASEvaluación de simulaciones

Documento que da a conocer el detalle y resultado de las actividades

desarrolladas en la simulación de emergencia.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIAS

Evaluación de apoyo para simulación de

emergencia

Documento mediante el cual se evalúa la calidad del apoyo dado en la

simulación de emergencia, teniendo en cuenta las conclusiones del ejercicio

realizado por parte de la entidad o particular solicitante del apoyo e IDIGER.






SIMULACIONES DE

EMERGENCIAS

Informe general de evaluación de simulación de

emergencia

Documento que contiene la descripción y evaluación de todo lo observado y

desarrollado durante la simulación de emergencia.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Solicitud de acompañamiento en simulacro de

emergencia

Comunicación oficial mediante la cual se realiza el requerimiento de un

Particular o una Entidad para que se acompañe en un simulacro de

emergencia.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Acta de reunión revisión inicial de acuerdo a la

guía para el desarrollo de simulacros

Documento mediante el cual se constituye la memoria de la reunión en la

que se revisa la solicitud y/o documentos anexos, de acuerdo a la guía para

el desarrollo de simulacros.






SIMULACROS DE

EMERGENCIASSolicitud de información complementaria

Comunicación oficial mediante la cual se informa a la entidad sobre los

documentos faltantes y se pide la remisión de ellos.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Lista de pertinencia para acompañamiento a

simulacros

Documento en el cual se evalúa el cumplimiento de requisitos previos por

una Entidad y se define el acompañamiento a un simulacro de emergencia.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Comunicación de aprobación o negación de

acompañamiento en simulacro

Comunicación oficial mediante la cual se informa al particular o a la entidad

que es o no viable el acompañamiento solicitado.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Comunicación oficial sobre no asistencia de

profesional de preparativos

Comunicación oficial mediante la cual se informa al particular o a la entidad

solicitante la no asistencia de profesional de preparativos y se solicita

reporte del ejercicio.






SIMULACROS DE

EMERGENCIASLista de chequeo para simulacro

Documento en el cual se realiza la verificación de recursos humanos y

técnicos disponibles para realización de simulacro de emergencia.






SIMULACROS DE

EMERGENCIASEvaluación del simulacro

Documento que da a conocer el detalle y resultado de las actividades

desarrolladas en un simulacro de emergencia.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Evaluación de apoyo para simulacro de

emergencia

Documento que evalúa la calidad del apoyo dado en un simulacro de

emergencia.






SIMULACROS DE

EMERGENCIAS

Informe general de evaluación de simulacro de

emergencia

Documento que contiene la descripción y evaluación de todo lo observado

durante el simulacro.






ACTASActas de Comité Local de

EmergenciasActa de comité local de emergencia

Documento mediante el cual se recopilan las decisiones y la memoria del

comité local de emergencia, en los cuales tanto entidades públicas como

privadas realizan planes, programas, proyectos y acciones específicas, con el

objetivo central de asegurar el manejo integral de riegos en Bogotá.






ACTASActas de Comité Local de

EmergenciasSoportes

Documentos que soportan las decisiones tomadas, actividades a desarrollar

y los avances frente a una acción durante el comité, estos documentos son

ocasionales de acuerdo a las actuaciones dentro del comité local de

emergencia.







Carácter Pecuniario

Solicitud de evacuación o restricción parcial de

uso

Comunicación oficial mediante la cual se describe el estado de alerta en que

se encuentra un predio, este documento es soporte para el tramite de

relocalización transitoria.




contable, fiscal, histórico, científico

y cultural




Planilla atención social IDIGER para la entrega de

ayuda humanitaria de carácter pecuniario

Documento en el cual se describe la atención que se presta a un núcleo

familiar en el cual se verifica el antecedente y se da tramite a la ayuda

humanitaria.





y cultural



Carácter PecuniarioDeclaración de otorgamiento de ayuda

Documento oficial por el cual el beneficiario notifica mediante la declaración

el otorgamiento de la ayuda humanitaria por la afectación durante un evento

determinado a su predio, esta declaración irá acompañada por la fotocopia

de la cedula del responsable de la familia evacuada y del responsable del

predio que recibe a la familia evacuada.





y cultural



Carácter PecuniarioHoja de ruta expediente

Documento mediante el cual se enlistan las actividades para el tramite de

pago de ayuda de relocalización transitoria, en este documento se verifican

los documentos para el tramite de ayuda humanitaria.





y cultural




Base de datos evacuación y relocalización

transitoria

Documento electrónico en el cual se consolidan los datos sobre las ayudas

humanitarias suministradas y negadas, esta conformada por los siguientes

campos: beneficiario, # acta, fecha acta, dirección de donde fue evacuado,

dirección a donde fue trasladado, receptor de la ayuda, localidad, barrio,

resolución, valor, # Certificado de Disponibilidad Presupuestal, # Registro

Presupuestal, fecha de inicio, duración, orden de pago.





y cultural



Carácter PecuniarioCertificado de Disponibilidad Presupuestal

Documento mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación

presupuestal disponible y libre de afectación para la entrega de la ayuda

humanitaria de carácter pecuniario.





y cultural



Carácter PecuniarioCertificado de registro presupuestal

Documento mediante el cual se afecta en forma definitiva la apropiación de

un rubro, garantizando que sólo se utilizará para la ayuda humanitaria de

carácter pecuniario.





y cultural



Carácter PecuniarioOrden de pago

Documento mediante el cual se ordena el pago de la ayuda humanitaria;

debe estar soportado por el CDP, RP y la Resolución ordenando el pago.





y cultural


FICHAS TÉCNICAS DE

INGRESOFicha técnica de ingreso

Documento en el cual se identifica la información básica del predio, la

ubicación, estructura de la vivienda, documentos técnicos de inclusión,

registro fotográfico, esquemas de la estructura de la vivienda y población por

vivienda.






INSTRUMENTOS

PEDAGÓGICOS PARA LA

GESTIÓN INTEGRAL DEL

RIESGO

Solicitud apropiación de la gestión integral del

riesgo

Comunicación oficial mediante el cual la comunidad y/o los sectores

identifican y comunican a la Entidad una necesidad de acompañamiento

frente al fortalecimiento de las capacidades sectoriales y/o organizacionales

en la gestión del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Acta de identificación de necesidades para la

apropiación integral del riesgo

Documento mediante el cual la Entidad identifica una necesidad de

acompañamiento frente al fortalecimiento de las capacidades sectoriales y

organizacionales en la gestión del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Acta de reunión educación

Documento mediante el cual se establece la viabilidad de una nueva acción,

a nivel técnico y financiero y se determinan los recursos técnicos para

elaborar un instrumento pedagógico para la gestión integral del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Listado de asistencia reunión educaciónDocumento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión de

educación.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Acta de reunión seguimiento desarrollo

herramienta pedagógica

Documento en el cual se revisa y realiza el seguimiento de las etapas de

diseño y desarrollo de la acción, en caso de ser realizado por un tercero esta

acta hará parte del contrato.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Listado de asistencia reunión seguimiento de la

herramienta pedagógica

Es el documento soporte en el cual se firma por cada asistente a la reunión

seguimiento del instrumento pedagógico para la gestión integral del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Plan de acción prueba piloto Documento que define los lineamientos para el desarrollo de la prueba piloto

sobre el instrumento pedagógico para la gestión integral del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Plan de trabajo

Documento mediante el cual se realiza la planeación para el desarrollo de las

actividades a realizar para la implementación del instrumento pedagógico

para la gestión integral del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Control de asistencia formación en la Gestión

Integral del Riesgo

Documento en el cual se controla la asistencia a los talleres programados

sobre formación en la gestión integral del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Solicitud de certificación Documento mediante el cual el usuario solicita a la Entidad la certificación

sobre su asistencia al taller de formación en la gestión integral del riesgo.





INSTRUMENTOS



RIESGO

Certificado de asistencia taller formación en la

gestión integral del riesgo

Documento que se emite como certificación de la asistencia al taller de

formación en la gestión integral del riesgo.





PROGRAMAS DE

REASENTAMIENTO

Comunicación sobre inclusión en el programa de

reasentamiento

Comunicación oficial mediante la cual se recomienda a las familias al

programa de reasentamiento, que tienen prioridad técnica definida, después

de la revisión de los antecedentes o de acuerdo a un fallo del juzgado en

donde se especifique que la familia debe ser incluida dentro del programa.






PROGRAMAS DE

REASENTAMIENTO

Comunicación interna sobre actualización de la

cobertura

Comunicación oficial interna mediante la cual se informa al área de

informática la cobertura de predios en alto riesgo no mitigables para que sea

actualizada en la Base de datos.






PROGRAMAS DE

REASENTAMIENTO

Comunicación negación de inclusión al programa

de reasentamiento

Comunicación oficial mediante la cual se informa al usuario que no ha sido

aceptado para el programa de reasentamiento y se le indica los demás

programas a los que podría acceder.






ASISTENCIA TÉCNICA DEL

RIESGOAsistencia Técnica del Evento Reporte del evento

Documento que informa riesgo inminente de fenómenos de remoción en

masa, estructural y/o inundación

Subserie Documental para

Eliminación, no posee valores

secundarios



RIESGOAsistencia Técnica del Evento Formulario de visita en campo del evento

Documento que recopila la información de la visita técnica correspondiendo

únicamente a lo observado en campo y los datos que suministre quien este

en el predio



secundarios



RIESGOAsistencia Técnica del Evento

Registro fotográfico de la condición del riesgo del

evento

Son imágenes tomadas en visitas de campo a los diferentes puntos para

registrar el estado actual de los predios o zona a intervenir y realizar el

respectivo seguimiento.



secundarios



RIESGOAsistencia Técnica del Evento

Acta de visita para evacuación y/o restricción

parcial de uso (Informe)

Documento que registra la recomendación de evacuación o el uso parcial de

una unidad habitacional



secundarios



RIESGOAsistencia Técnica del Evento Solicitud de ayudas humanitarias

Documento que registra las necesidades de un afectado por situación de

emergencia para efectuar la entrega de la ayuda humanitaria



secundarios



RIESGO

Asistencia Técnica para

Prevención del RiesgoSolicitud de asistencia técnica del riesgo Documento externo solicitando asistencia técnica del riesgo



secundarios



RIESGO


Prevención del RiesgoPlanilla de control de reparto

Documento que relaciona los documentos de entrada asignados a cada una

de las áreas de la Entidad



secundarios



RIESGO


Prevención del Riesgo

Acta de visita técnica evacuación y/o restricción

parcial de uso ( Según sea el caso)

Documento que registra la visita técnica de evacuación o uso parcial de una

unidad habitacional y las recomendaciones brindadas a los habitantes de la

casa que se encuentra en riesgo



secundarios



RIESGO



Registro fotográfico de la condición de riesgo




respectivo seguimiento.



secundarios



RIESGO



Formulario de visita presentando las

recomendaciones iniciales (documento de apoyo

a la función)

Documento que presenta recomendaciones iniciales que deben

implementarse de manera inmediata por parte de los responsables de los

predios visitados, por

parte de las entidades del SDPAE o por quien corresponda



secundarios



RIESGO


Prevención del RiesgoSolicitud de evacuación y restricción

Documento en el que se registra la recomendación de evacuación o el uso

parcial de una unidad habitacional



secundarios



RIESGO


Prevención del RiesgoOficio de respuesta oficial

Documento emitido por la Entidad dando respuesta a la solicitud de

evacuación y restricción



secundarios



RIESGO


Prevención del RiesgoOficio remisorio del diagnóstico técnico

Documento que remite la evidencia del análisis efectuado en un área o

terreno señalado para determinar y recomendar las medidas o acciones

inmediatas para su mitigación



secundarios


ACTASActas de Reunión para

Estudios Técnicos de RiesgoActa

Documento que registra la información de la emergencia reportada por el

profesional a cargo y responsable de Asistencia Técnica



secundarios


CONCEPTOSConceptos Técnicos Amenaza

RuinaComunicación oficial recibida

Documento que solicita la emisión de un concepto técnico, remitido por una

alcaldía local o una inspección de policía distrital


Conservación Total con valores




Ruina

Registro Sistemático (Excel) - Inventario de

solicitudes de emisión de conceptos técnicos de

amenaza ruina

Listado que registra las solicitudes de emisión de conceptos de amenaza de

ruina






RuinaComunicación oficial de salida para respuesta

Documento que comunica a la alcaldía local o la inspección de policía la

fecha de la visita






RuinaRegistro fotográfico

Imágenes tomadas en las visitas de campo a los diferentes puntos para

registrar el estado actual de los predios (estructuras y edificaciones)






RuinaComunicación Respuesta Oficial (RO)

Comunicación oficial de respuesta donde después de revisado el concepto

técnico, se envía la carta remisoria






RuinaMapas de localización

Representación gráfica del sector donde se encuentra el predio, Generado

por medio del Sistema de Información del SIRE






RuinaConcepto Técnico de Amenaza Ruina

Documento técnico mediante el cual se describe el sistema estructural del

inmueble a conceptuar, el estado de obsolescencia del mismo y se concluye

si el inmueble amenaza o no ruina y se dan las recomendaciones pertinentes





CONCEPTOS

Conceptos Técnicos de

Licencias de Urbanismo y

Construcción

Solicitud de emisión de concepto técnico de

licencias de urbanismo y construcción

Documento remitido al IDIGER por la constructora interesada en obtener el

concepto relacionado con el trámite de una licencia urbanística, junto con el

formato de verificación de información revisión de estudios de remoción en

masa y los documentos requeridos en el formulario para adelantar el trámite





CONCEPTOS



Construcción

Registro Sistemático (Excel) control de conceptos

técnicosHoja de Excel que registra cada uno de los conceptos técnicos emitidos





CONCEPTOS



Construcción

Planilla de programación de disponibilidad de

vehículo para visitas de campo

Documento que agenda el móvil con la Coordinación Administrativa

indicando fecha y hora de la visita





CONCEPTOS



Construcción

Solicitud de Información Geográfica

Requerimiento hecho a la Oficina de TIC y SIRE solicitando la información

predial y de localización, diligenciando el formato de solicitud de información

geográfica que se encuentra en la intranet





CONCEPTOS



Construcción

Mapas de localización del proyecto en el plano

normativo de amenaza por remoción en masa

Plano con la localización del barrio, desarrollo o plan parcial en el mapa de

amenaza según la temática correspondiente del Plan de Ordenamiento

Territorial, incluyendo la distribución predial, solicitado por la intranet del

IDIGER a la Oficina TICS





CONCEPTOS



Construcción

Documentos técnicos análogos y digitalesPlanos y documentos técnicos suministrados por el área de tecnologías y

ubicados en el SIRE





CONCEPTOS



Construcción

Concepto técnico sobre necesidad de estudios

detallados de amenaza y riesgo por fenómenos

de remoción en masa dentro del trámite de

licencia urbanística

Documento que manifiesta la necesidad de presentar estudios detallados de

amenaza y riesgo por fenómenos de remoción en masa dentro del trámite de

licencia ambiental





CONCEPTOS



Construcción

Comunicación de Respuesta Oficial (RO)

Documento remitido a la Constructora que esta solicitando el Concepto

Técnico, informando que el estudio no contiene los requisitos mínimos para

su revisión, comunicando la situación para su corrección





CONCEPTOS

Conceptos Técnicos para la

Planificación Sectorial y

Territorial

Acta de reunión o comunicación oficial de

solicitud

Documento que nace del comité técnico de legalización y regularización o el

comité de planes parciales, a través de estos se solicita al IDIGER el concepto

técnico, aportando la cartografía aprobada y demás información que se

requiera





CONCEPTOS



Territorial

Listado de asistencia Documento que relaciona los asistentes a los comités de planes parciales o

técnico de legalización





CONCEPTOS



Territorial

Acta de ReuniónDocumento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en los

comités de legalización y regularización y de planes parciales





CONCEPTOS



Territorial

Comunicación Interna o Correo Electrónico

Documento emitido por la Entidad informando los temas tratados y las

conclusiones a que se llego en los comités de legalización y regularización de

planes parciales





CONCEPTOS



Territorial

Oficio (Carta remisoria) o Comunicación Interna

Documento que informa al Comité Técnico de Legalización y regularización o

planes parciales con copia Oficina Asesora de Planeación, que el concepto

técnico no se llevará a cabo en la fecha correspondiente





CONCEPTOS



Territorial

Correo electrónico enviado de forma automática

por la intranet en el que se asigna número de

solicitud de la información geográfica

Documento electrónico enviado por la intranet asignando número de

solicitud de la información geográfica para la emisión del concepto





CONCEPTOS



Territorial

Inventario de Antecedentes Inventario de viviendas para la evaluación de la vulnerabilidad física





CONCEPTOS



Territorial

Registro fotográfico Imágenes tomadas en las visitas de campo a los diferentes puntos para

registrar la vulnerabilidad física de las viviendas





CONCEPTOS



Territorial

Información cartográfica básica actualizada

incluyendo inventario de prediosDocumento que presenta la información cartográfica básica, actualizada





CONCEPTOS



Territorial

Planos y/o Tablas Documentos que sintetizan los resultados obtenidos de las evaluaciones de

amenaza, vulnerabilidad física y riesgos





CONCEPTOS



Territorial

Fichas levantamiento de predios Formato establecido por la Entidad utilizado para consignar la información

referente a los predios, como es localidad, nomenclatura, manzana, lote, etc.





CONCEPTOS



Territorial

Concepto Técnico para Programa de Legalización

y Regularización de Barrios

Documento técnico que reconoce, la existencia de un asentamiento humano,

aprueba planos, regulariza y expide la reglamentación para los desarrollos

humanos realizados clandestinamente, sin perjuicio de la responsabilidad

penal, civil y administrativa de los comprometidos





CONCEPTOS



Territorial

Concepto Técnico Programa de Planes Parciales

Documento técnico que desarrolla y complementa las disposiciones de los

planes de reordenamiento territorial para áreas determinadas del suelo

urbano y para las áreas incluidas en el suelo de expansión urbana





CONCEPTOS



Territorial

Carta Remisoria del concepto Documento emitido por la Entidad remitiendo el Concepto Técnico de

Programa de Planes Parciales





CONCEPTOS



Territorial

Solicitud correo electrónico

Sistema de comunicación electrónico que informa a la Entidad solicitante, o

al Comité Técnico de Legalización y regularización o planes parciales, con

copia a la Oficina Asesora de Planeación, que el Concepto Técnico no se

llevara a cabo en la fecha estipulada





DIAGNÓSTICOS TÉCNICOS

DE RIESGODiagnóstico técnico del riesgo

Documento Técnico que recomienda una evacuación o restricción, cuando se

entregan ayudas humanitarias o de estabilización temporal y cuando se

recomienda la inclusión en el programa de reasentamientos o en la base de

sitios para intervención


Total con valores histórico,



DIAGNÓSTICOS TÉCNICOS

DE RIESGOComunicación remisoria de diagnóstico técnico

Documento emitido por la Entidad remitiendo el Diagnóstico Técnico a quien

lo haya solicitado





ESTUDIOS TÉCNICOS DE

RIESGOActa de Reunión Estudios Técnicos

Documento que registra las decisiones y compromisos tomados en las

reuniones efectuadas en las áreas para determinar la necesidad de realizar

estudios de riesgos






RIESGOListado de asistencia reunión educación Documento que registra los asistentes a la reunión de educación






RIESGO

Formato diligenciado Presentación de la

necesidad de estudios

Documento que define la necesidad y el objeto de estudios de riesgo a

realizar






RIESGOComunicación oficial interna

Documento emitido por el grupo de Estudios y Conceptos Técnicos del Riesgo

a la Subdirección de Análisis para aprobación y firma






RIESGOActa de entrega Final

Formato establecido por la Entidad utilizado por el consultor para la entrega

final del estudio técnico






RIESGO

Solicitud de Ingreso de Documentos al Centro de

Documentación e Información - CDI

Formato establecido por la Entidad solicitando el Ingreso de los Documentos

al CDI






RIESGO

Formato diligenciado de Validación de Productos

de Información

Validación de Productos de Información (Convenio y/o Contratos de ciencia

y tecnología)






RIESGOEstudio de Riesgo

Análisis pormenorizado de los factores de riesgo en una determinada zona o

sector, con el fin de obtener insumos para la formulación de estrategias

Distritales y toma de decisiones, en el marco de la gestión integral del riesgo






RIESGOActa liquidación del contrato

Documento que registra la liquidación del contrato por parte del supervisor

de conformidad con lo establecido en la Ley






RIESGOComunicación Oficial Interna

Documento emitido por el Supervisor del Contrato remitiendo el acta de

liquidación para que sea incluida en el expediente





INFORMES Informe de Gestión

Recuento escrito de la Subdirección de Análisis y Mitigación de Riesgos sobre

la forma cómo llevó a cabo su gestión durante el período, y las medidas que

recomienda a la Dirección para que sean adoptadas por ésta





INFORMESInforme técnico de la Red de Acelerógrafos de

Bogotá

Análisis detallado sobre la red de acelerógrafos con el objetivo de encontrar

una solución o mejora de la mencionada red





PROYECTOS DE OBRAS Y

MITIGACIÓN

Comunicación oficial de solicitud de ejecución de

obras de mantenimiento

Documento radicado en el IDIGER por cualquier ciudadano, representante de

comunidad, Entidad del Distrito o Estatal, funcionario público o cualquier

organismo de control; mediante el cual se solicita realizar labores de

mantenimiento a una obra ejecutada por el IDIGER






MITIGACIÓN

Comunicación oficial de solicitud de adecuación

de predios

Documento radicado en el IDIGER por cualquier ciudadano, representante de

comunidad, Entidad del Distrito o Estatal, funcionario público o cualquier

organismo de control; mediante el cual se solicita realizar labores de

adecuación en predios del Distrito ubicados en zonas de alto riesgo no

mitigable, que hayan cumplido con el proceso de reasentamiento ante la CVP

y que hayan sido entregados oficialmente al IDIGER para realizar las labores

de adecuación






MITIGACIÓNReporte de emergencia

Evento reportado por el área de Emergencias (Asistencia Técnica) del FOPAE

o por cualquier Entidad del Distrito adscrita al Sistema Distrital de Gestión

del Riesgo; mediante el cual se realizan recomendaciones para realizar

diferentes intervenciones de mantenimiento de obras FOPAE o adecuación

de algún predio localizado en zona de alto riesgo no mitigable






MITIGACIÓNRespuesta Oficial Gestión de obras

Documento emitido por el FOPAE hacía cualquier Entidad del Distrito,

funcionario público o cualquier organismo de control; mediante el cual se

solicita desarrollar una obra de mitigación de acuerdo con las competencias

de cada despacho






MITIGACIÓNActa de reunión Gestión de obras

Documento oficial donde se soportan las diferentes actividades y

compromisos realizados en reuniones, mesas o visitas técnicas de campo






MITIGACIÓNFichas Técnicas

Documento emitido por el FOPAE con la caracterización técnica del proceso

de remoción en masa donde se define su zona de influencia, localización,

prioridad de intervención, reasignación de responsabilidades para la

ejecución y seguimiento a la intervención






MITIGACIÓN

Registro Fotográfico para contrato de obra por

adecuación de predios


registrar el estado actual de los mismos y realizar el respectivo seguimiento






MITIGACIÓN

Comunicación Interna de solicitud a

mantenimiento de obras

Comunicación oficial interna mediante la cual se solicita a las dependencia

del FOPAE el acompañamiento o ejecución del mantenimiento de las Obras

FOPAE






MITIGACIÓNLista de predios a adecuar

Documento mediante el cual se listan los predios entregados por la Caja de

vivienda popular al FOPAE para realizar las actividades de adecuación en los

predios reasentados y ubicados en zonas de alto riesgo no mitigable






MITIGACIÓNCopia de las Actas de Entrega de los Predios

Copia de los documentos soporte entregados por la Caja de vivienda popular

al FOPAE, de los predios que terminaron proceso de reasentamiento y que

dan cuenta del derecho de posesión a favor de la administración distrital






MITIGACIÓN

Registro fotográfico de verificación de estabilidad

de obras



respectivo seguimiento






MITIGACIÓN

Ficha de información general y verificación de

obras

Es un documento técnico, en el cual se describe la obra ejecutada por el

FOPAE, junto con su nivel de intervención encontrado en el momento de la

visita






MITIGACIÓN

Comunicación interna de solicitud de verificación

e inclusión de obras

Documento interno para solicitar la verificación e inclusión de obras FOPAE

con posibles fallas a los sitios de intervención






MITIGACIÓNCarta remisoria - CR

Documento oficial donde se solicita al contratista la verificación de

estabilidad de obras






MITIGACIÓNInforme Técnico

Documento técnico donde se describen las condiciones de estabilidad de una

obra






MITIGACIÓN

Comunicación oficial de solicitud de seguimiento

y reparación de obras

Comunicación oficial mediante la cual se informa las labores que se deben

realizar para el seguimiento y reparación de obras






MITIGACIÓN

Informe técnico de sitios intervenidos con obras

de mitigación de riesgos por el IDIGERDocumento donde se reporta el grado de intervención de cada obra






MITIGACIÓN

Comunicación interna para iniciar un proceso de

contratación de obra o solicitud de requerimiento

de estabilidad de obra

Documento interno remitido al área Jurídica de la Entidad, para iniciar un

proceso de contratación de obra o para realizar una solicitud de

requerimiento de estabilidad de obra






MITIGACIÓNDiagnostico Técnico

Documento técnico en el cual se describen las condiciones de amenaza de un

predio dejando claro la responsabilidad de cada uno de los actores según su

competencia






MITIGACIÓNGrabación Magnetofónica

Medio tecnológico en el cual se realiza el archivo de audio y otros formatos

de la información referente al evento, este medio se produce como soporte a

las actividades de evaluar el nivel de la emergencia






MITIGACIÓNRegistro fotográfico de obras de emergencia


registrar el estado actual de los mismos y realizar el respectivo seguimiento






MITIGACIÓNInforme técnico de obras de emergencia

Documento técnico mediante el cual se compila la descripción de un

fenómeno a intervenir, toda la información básica para el diseño de la

intervención y el diseño a nivel conceptual o detallado, así como las

cantidades de obra, valores unitarios y otra información relevante que

permita la ejecución de la medida de mitigación






MITIGACIÓNActa de Reunión de obras de emergencia

Documento oficial donde se soportan las diferentes actividades y

compromisos realizados en reuniones, mesas o visitas técnicas de campo






MITIGACIÓNConcepto Jurídico

Documento técnico y Concepto Jurídico donde se precisan las acciones a

desarrollar en cada sitio priorizado analizan los riesgos, oportunidades,

dificultades y beneficios y se define la viabilidad de una intervención.,

evaluando la disponibilidad predial o el mecanismo de gestión del suelo






MITIGACIÓNPresupuesto

Recopilación de cotizaciones que conforman la carpeta de estudio de

mercado y presupuesto elaborado en medio digital





ACTASActas de Comisión de

PersonalActa de reunión de la Comisión de Personal

Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en la

Comisión de Personal






EvaluadorActa de Comité Asesor y Evaluador

Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en el

Comité Asesor y Evaluador






EvaluadorRegistro de Asistencia

Documento que permite verificar la asistencia de los miembros del comité e

invitados





ACTAS Actas de Comité de ArchivoComunicación Interna citando al Comité de

Archivos

Comunicación dirigida a los miembros del Comité de Archivo e invitados,

citándolos a reunión de Comité





ACTAS Actas de Comité de Archivo Acta de Comité de ArchivoDocumento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en el

Comité de Archivo de la Entidad





ACTAS Actas de Comité de Archivo Registro de AsistenciaDocumento que permite verificar la asistencia de los miembros del comité e

invitados





ACTAS Actas de Comité de

InventariosActa de Comité de Inventarios


Comité de Inventarios





ACTAS Actas de Comité de

InventariosAnexos

Soportes documentales utilizados en el Comité de Inventarios para soportar

la información expuesta o documentos generados en el mismo de acuerdo a

los temas tratados





ACTAS Actas del Comité Paritario

OcupacionalActa del Comité Paritario Ocupacional


Comité Paritario Ocupacional





ACTAS Actas de Junta Directiva Acta de Junta DirectivaDocumento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en la Junta

Directiva de la Entidad





ACTAS Actas de Transferencias

Documentales SecundariasActa de Transferencia Secundaria

Documento que registra los documentos a transferir al archivo central por

parte de las Oficinas de la Entidad





ACTASActas de Transferencias

Documentales Secundarias

Inventario de registros de la documentación a

transferir

Instrumento archivístico de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos a transferir





ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Lineamiento de política presupuestal emitida por

la Alcaldía Mayor de BogotáInstrumento bajo el cual se rige la actividad presupuestal en el distrito capital

Serie Documental para


secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Circular de programación presupuestal y

cronograma presupuestal

Documento emitido anualmente por la SDH conjunto a la SDP el cual señala

las fases del proceso, plazos y modos de consolidación de la información

base para la elaboración del proyecto de presupuesto y cierre anual, en el

cual se muestra la programación presupuestal a desarrollar durante el año



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Acta de reunión presentando los lineamientos

para la programación presupuestal

Documento soporte de reunión en la cual presentan la manera en la que la

entidad prepara, revela y presenta la programación presupuestal, a través

del plan financiero



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Comunicación interna informando a las áreas el

cronograma para la proyección de los ingresos y

gastos para la siguiente vigencia

Documento interno emitido con el fin de informar a las áreas los plazos

establecidos para el óptimo cumplimiento y desarrollo del mismo.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Circular informando a las áreas el cronograma

para la proyección de los ingresos y gastos para la

siguiente vigencia

Informe que muestra la justificación y el análisis de la situación activa y

pasiva de la entidad



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOFormulario plantas de personal con costos

Cuadro que presenta con antelación la información del anteproyecto a la

SDH



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio del formulario de planta de

personal con costos

Proceso que busca preparar y organizar los Recursos Propios que se estima

incorporar al presupuesto de la siguiente vigencia y de los Ingresos de

recursos incorporados al Presupuesto por ajuste de convenios u otro tipo de

recursos propios



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTORelación de gastos esenciales Documento que soporta la proyección anual de rentas e ingresos



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOGastos esenciales PREDIS ORACLE

Mensaje enviado vía correo electrónico que soporta la proyección anual de

rentas e ingresos



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Comunicación interna enviando la proyección de

los ingresos y/o gastos por centro de costos

Documento que refleja las obligaciones legalmente contraídas y

perfeccionadas en vigencias anteriores pero que deben cancelarse con

recursos de la vigencia en que se hagan exigibles



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Informe de justificación de las partidas

presupuestales de ingresos y/o gastos

Las fuentes de financiación se denominan de conformidad con el origen de

las mismas y dependiendo de los momentos de recaudo o ejecución



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Cuadro Preliminar del anteproyecto de ingresos

y/o gastos.

Documento firmado por el Director y remitido a los Subdirectores, líderes y

responsables de la ejecución de gastos de funcionamiento e inversión para el

pago de los mismos



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Programación del presupuesto orientado a

resultados por centro de costo

Documento que refleja los compromisos legalmente contraídos en la vigencia

anterior y que deben ser cancelados con recursos de la vigencia en la que

fueron constituidos.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Comunicación interna solicitando ajustar el

(PMR)

Se presenta las certificaciones mensuales CBN-1092 en el aplicativo SIVICOF

de la Contraloría



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Programación del presupuesto orientado a

resultados (PMR)


de la Contraloría



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOInversión por proyecto PREDIS ORACLE

Documento que muestra los proyectos a ejecutar en cada una de las

anualidades que conforman el periodo de gobierno, considerando para cada

uno de ellos su costo, la fuente de financiación y la asignación presupuestal

anual; clasifica los proyectos de inversión por sectores, entidades y

programas



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOInversión por proyecto SEGPLAN ORACLE

Instrumento de planeación financiera, de preparación de los presupuestos

anuales y de referencia para la toma de decisiones en un horizonte de diez

(10) años, que fija las metas anuales de balance primario requeridas para

garantizar la sostenibilidad fiscal, las cuales deben ser consistentes con las

proyecciones sobre crecimiento económico, tasas de interés, tasas de

cambio, programación de gasto y contratación de crédito



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Programación de ingresos propios

(establecimiento públicos, empresas comerciales

o industriales)

Base para la programación presupuestal y de la estrategia financiera del plan

de desarrollo



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Informe de justificación de los ingresos

proyectadosDocumento que soporta la proyección anual de rentas e ingresos



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Correo electrónico remisorio de la programación

y justificación de ingresos

Mensaje enviado vía correo electrónico que soporta la proyección anual de

rentas e ingresos



secundarios

Español X DOC Disponible X

ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOSIPROJ ORACLE (obligaciones contingentes)

Pasivos que posee la Entidad generados en operaciones de crédito público y

otros contratos administrativos



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Formulario de obligaciones contingentes por

operaciones de crédito y otros contratos

administrativos


perfeccionadas en vigencias anteriores pero que deben cancelarse con

recursos de la vigencia en que se hagan exigibles



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio de las obligaciones contingentes

por operaciones de crédito y otros contratos

administrativos

Comunicación proyectada y dirigida a la Secretaria Distrital de Hacienda de

las obligaciones contingentes a cargo de la Entidad



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOFormulario relación de los pasivos exigibles


perfeccionadas en vigencias anteriores pero que deben cancelarse en la

vigencia que se hagan exigibles



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOFuente de financiación de los pasivos exigibles

Las fuentes de financiación se denominan de conformidad con el origen de

las mismas y dependiendo de los momentos de recaudo o ejecución



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOOficio remisorio de los pasivos exigibles

Documento firmado por el Director y remitido a los Subdirectores, líderes y

responsables de la ejecución de gastos de funcionamiento e inversión para el

pago de los mismos



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Formulario financiación de reservas

presupuestales

Documento que refleja los compromisos legalmente contraídos en la vigencia

anterior y que deben ser cancelados con recursos de la vigencia en la que

fueron constituidos.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOFormulario proyección del servicio de la deuda

Se presenta las certificaciones mensuales CBN -1092 en el aplicativo SIVICOF

de la Contraloría



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio de la proyección del servicio de

la deuda


de la Contraloría



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOPlan Operativo Anual de Inversiones- POAI

Documento que muestra los proyectos a ejecutar en cada una de las

anualidades que conforman el periodo de gobierno, considerando para cada

uno de ellos su costo, la fuente de financiación y la asignación presupuestal

anual; clasifica los proyectos de inversión por sectores, entidades y

programas



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOMarco Fiscal de mediano plazo.








secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOPlan financiero

Base para la programación presupuestal y de la estrategia financiera del plan

de desarrollo



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOPlan financiero plurianual

Instrumento de planificación financiera que tiene como base las operaciones

efectivas, tomando en consideración las proyecciones de ingresos, gastos, el

resultado fiscal esperado y su financiación. debe ser compatible con los

programas anuales de caja de las entidades distritales



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Informe de justificación de los parámetros, las

variables o supuestos utilizados y cambios en las

tendencias de la proyección.

El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Acta de reunión de presentación y aprobación del

plan financiero

Acta soporte de la presentación y aprobación del plan financiero por parte

del ordenador del gasto



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio del plan financiero o el plan

financiero plurianual

Comunicación dirigida a la secretaria distrital de hacienda anexo el plan

financiero o el plan financiero plurianual previamente validado y aprobado

por el ordenador del gasto



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOMarco fiscal de mediano plazo






cambio, programación de gasto y contratación de crédito



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTODocumento de recomendaciones al CONFIS Descripción de Recomendaciones



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOActa aprobando el plan financiero

Documento que registra la aprobación del Plan Financiero por parte de la

Entidad



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Comunicación remisoria del formulario de planta

de personal con costos.

Documento remitido por la Entidad a la Dirección Distrital de Presupuesto

estimando el personal de la actual y posterior vigencia



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio notificando la aprobación o

recomendaciones sobre el presupuesto

Comunicación que notifica la aprobación o recomendación sobre el

presupuesto



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOOficio asignando la cuota global de gastos

Comunicación recibida de la Secretaria Distrital de Hacienda informando la

cuota global del gasto para la siguiente vigencia con las fuentes de

financiamiento aprobadas por el CONFIS



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOPrograma anual mensualizado de caja (PAC)

Instrumento de manejo de la ejecución presupuestal cuya finalidad es la

verificación de los ingresos mensuales disponibles que regulan igualmente los

pagos mensuales



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio de la programación mensual de

pagos a Tesorería Distrital

Documento remitido a la Tesorería Distrital discriminando los pagos a

realizarse mes a mes de acuerdo a la programación establecida



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOAnteproyecto de Presupuesto

Conjunto de objetivos, actividades, consultas, estudios y documentos que se

realizan al interior de la Entidad previo a la elaboración del proyecto de

presupuesto, este contiene:

a. Mensaje presupuestal y estructura organizacional de la entidad.

b. Anteproyecto de Ingresos (establecimientos públicos, unidades

administrativas especiales, Contraloría y Ente Autónomo Universitario)

c. Anteproyecto de gastos

d. POAI con las respectivas fuentes de financiación

e. Informes específicos relacionados con población desplazada, infancia y

adolescencia, juventudes y los demás que por norma legal se establezcan.

f. Productos Metas y Resultados – PMR

g. Documento explicativo, en forma detallada, de la programación de cada

uno de los rubros y proyectos de inversión, de acuerdo con la cuota global de

gasto asignada.

h. Informe de ejecución de vigencias futuras, estableciendo los bienes y

servicios contratados.

i. Solicitud de vigencias futuras de conformidad con las normas vigentes, si a

ello hubiere lugar.

j. Resumen consolidado anteproyecto de presupuesto de ingresos y gastos.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio del Anteproyecto de

Presupuesto.

Comunicación enviada a la Secretaria Distrital de Hacienda correspondiente

a la cuota global del gasto, para que se elabore el mensaje presupuestal, el

anteproyecto de inversión y los cuadros soporte que los sustenta, de acuerdo

con los lineamientos y cronograma establecido en la Circular emitida anual y

conjuntamente con la Secretaría Distrital de Hacienda y Secretaría Distrital

de Planeación, Guía de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal de la

actual vigencia y programación presupuestal del siguiente.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOProyecto de presupuesto

Es el documento o proyecto de acto administrativo mediante el cual se

materializa anualmente el programa de gobierno que ha sido plasmado en el

Plan de Desarrollo, se cuantifica la disponibilidad de recursos y los usos que

se darán a los mismos, debe contener las fuentes que lo financian, la

priorización del gasto, la identificación del gasto público social, los criterios

de racionalización y control sobre los gastos de funcionamiento garantizando

de manera adecuada el funcionamiento de las entidades distritales y la

clasificación de la inversión por sectores



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOAcuerdo de expedición del presupuesto Acuerdo por el cual el Concejo de Bogotá Expide el presupuesto anual.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTODecreto de liquidación

El Decreto de Liquidación es elaborado por la Secretaría Distrital de Hacienda

para firma del Alcalde Mayor, dentro de los diez (10 días) calendario

siguiente a la fecha de sanción del Acuerdo de Presupuesto



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Acuerdo de la Junta Directiva dando concepto

favorable proyecto de presupuesto

Acto Administrativo expedido por la Entidad en el cual se registra las

necesidades y modificaciones de los rubros presupuestales para aprobación

del Director de la Entidad y remisión a la SDH para efectuar los créditos y

contracréditos en el aplicativo PREDIS - SDH



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOResolución del Proyecto de presupuesto

Acto administrativo mediante el cual se presenta al CONFIS Distrital el

presupuesto.



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTO

Oficio remisorio del proyecto de presupuesto al

CONFIS y a Secretaría Distrital de Hacienda

Comunicación mediante el cual se envía al CONFIS y a la SDH el proyecto del

presupuesto



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOResolución de aprobación del presupuesto

Acto administrativo mediante el cual el CONFIS Distrital aprueba el

presupuesto



secundarios


ANTEPROYECTO DE

PRESUPUESTOResolución de liquidación del presupuesto Anexo detallado del presupuesto de rentas e ingresos y de gastos e inversión



secundarios


BAJA DE BIENESBaja de Bienes no utilizables

o inservibles.Concepto técnico de los bienes.

Documento que refleja las características de los bienes de la Entidad

(equipos de sistemas, equipos de comunicaciones, equipos eléctricos y

electrónicos, equipos de emergencia, vehículos, muebles y enseres entre

otros)



secundarios



o inservibles.

Registro fotográfico de los bienes (según sea el

caso)

Serie de fotografías realizadas a los bienes de la Entidad en caso de ser

necesario para su identificación y registro



secundarios



o inservibles.Relación tipificada de bienes a dar de baja.

Documento que establece la salidas definitiva de los bienes no requeridos

por la Entidad para el normal desarrollo de sus actividades



secundarios



o inservibles.

Informe de relación sobre bienes a dar de baja al

Comité de Inventarios solicitando autorización

para iniciar el trámite de baja de bienes.

Formato establecido por la Entidad (ADM-FT-138) en el cual se registra toda

la información de los bienes que se van a dar de baja



secundarios



o inservibles.Acta Comité de inventarios

Documento que registra las decisiones tomadas sobre todos aquellos bienes

susceptibles a dar de baja



secundarios



o inservibles.

Acta de desmantelamiento de bienes (según sea

el caso)El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios



o inservibles.Resolución para dar de baja los bienes.

Acto Administrativo por medio del cual se da la autorización para la

eliminación de los bienes registrados y aprobados para su eliminación en el

acta de comité de inventarios, previa firma del Director General de la Entidad



secundarios



o inservibles.Oficio ofreciendo los bienes a dar de baja Documento que brinda o entrega los bienes a dar de baja por la Entidad



secundarios



o inservibles.Registro fílmico de la diligencia.

Grabación en la que se registra la entrega o baja de los bienes que fueron

aprobados para su eliminación



secundarios



o inservibles.Acta de destrucción.

Documento que registra la destrucción de bienes de acuerdo a su destino

final.



secundarios



o inservibles.Baja de Bienes no utilizables o inservibles.

En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados,

reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o

mecánico o que esa inversión resultaría ineficiente y antieconómica para la

entidad.



secundarios



o inservibles.Avalúo de los bienes reparados.

Estimación o valor asignado aplicado a un bien para determinar su valor de

reposición



secundarios



o inservibles.Relación de bienes a vender

Documento que registra los bienes que la Entidad en desarrollo de sus

actividades no utiliza, y dados de baja son remitidos para su venta



secundarios



o inservibles.Acta de entrega y recibo de bienes. Documento que registra la entrega y recibo de bienes de la Entidad



secundarios



o inservibles.

Solicitud de autorización para incineración de

bienes.

Comunicación en la que se solicita la destrucción de bienes por el método de

incineración



secundarios



o inservibles.Autorización para incineración de bienes.

Documento en el que se autoriza la quema de los bienes que fueron

aprobados para su destrucción por el método de incineración



secundarios



o inservibles.Acta de incineración.

Documento que registra los bienes de la Entidad que fueron destruidos

incluyendo la fecha, el sitio y la cantidad de elementos o bienes eliminados

por el método de incineración



secundarios



o inservibles.Acta de adjudicación del bien.

Documento que registra los bienes otorgados, cedidos o traspasados a un

particular



secundarios


CERTIFICADOSCertificados de disponibilidad

presupuestal

Solicitud de certificado de Disponibilidad

Presupuestal.

Documento en el que se solicita la expedición del Certificado de

Disponibilidad Presupuestal



secundarios



presupuestalCertificado de Disponibilidad Presupuestal

Documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza

sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la

asunción de un compromiso



secundarios



presupuestal

Solicitud de anulación de certificado de

disponibilidad presupuestal.

Documento en el que se requiere la expedición del Certificado de




secundarios



presupuestal

Informe de justificación de la anulación

presupuestal

Documento que evidencia la anulación parcial o total de Certificado de




secundarios



presupuestal

Acta de anulación de certificado de disponibilidad

presupuestal

Documento que registra la invalidación de un Certificado de Disponibilidad

Presupuestal



secundarios


CERTIFICADOSCertificados de registro

presupuestal

Solicitud de registro de disponibilidad

presupuestal

Comunicación en la que se requiere la expedición de un Certificado de

Registro Presupuestal



secundarios



presupuestalCertificado de registro presupuestal

Documento de gestión financiera y presupuestal que afecta en forma

definitiva la apropiación existente, esto implica que los recursos financiados

mediante este registro no podrán ser destinados a ningún otro fin



secundarios



presupuestal

Certificado de compromiso de reservas

presupuestales

Documento de gestión financiera y presupuestal que genera una obligación

sobre aquellos compromisos que no se hayan cumplido en el periodo fiscal

anterior



secundarios



presupuestalSolicitud de anulación de registro presupuestal.

Documento que registra la invalidación del Certificado de Registro

Presupuestal



secundarios



presupuestalActa de liquidación del compromiso presupuestal

Documento en el que se deja constancia de la cancelación del compromiso

presupuestal adquirido



secundarios



presupuestal

Comunicación interna solicitando liberación de

una reserva presupuestal

Documento dirigido a gestión financiera solicitando la liberación de reservas

presupuestales



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Circular de cierre presupuestal.Documento utilizado para comunicar a todas las áreas de la Entidad el cierre

presupuestal



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Registro en el aplicativo PREDIS.Registro de la ejecución presupuestal en este aplicativo establecido por la

Secretaria Distrital de Hacienda



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALInforme de ejecución presupuestal de ingresos y

gastos.

INFORME EJECUCIÓN DE GASTO

Informe Presupuestal emitido por el aplicativo PREDIS HACIENDA el cual

refleja la apropiación inicial con sus modificaciones, los compromisos, giros

del mes y acumulados.

INFORME INGRESOS

Informe presupuestal emitido por el aplicativo PREDIS HACIENDA el cual

refleja los ingresos iniciales con sus modificaciones, los recaudos del mes y

los acumulados, tanto de vigencia como de reserva.



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALRelación de saldos de los registros

presupuestales.Informe que muestra por compromiso su saldo girado y por girar



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Acta de anulación de saldos no comprometidos.Documento en el que se evidencia la anulación de los saldos de los

compromisos por orden del ordenador del gasto al finalizar una vigencia.



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Relación de reservas presupuestales.Listado de los compromisos constituidos legalmente pero que no fueron

ejecutados dentro del año fiscal y serán pagados en la siguiente vigencia



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Relación de cuentas por pagar.Listado de las deudas que tiene la Entidad con cualquiera de sus proveedores

por adquisición de bienes o servicios



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Informe del estado de la tesorería.

Documento que refleja las previsiones de pago y cobro por concepto

presupuestario de tal forma que se puedan proyectar los saldos de la

Entidad, para así tomar decisiones



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALFormulario de superávit fiscal o excedente

financiero.

Documento que muestra al cierre de la vigencia fiscal del año

inmediatamente anterior el resultado de restar las disponibilidades netas en

tesorería, exigibilidades como recursos con destinación específica, reservas

presupuestales constituidas a 31 de diciembre y cuentas por pagar

y los excedentes financieros resultan de deducir el valor patrimonial el

monto del capital social y el de las reservas legales de la entidad



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALInforme de disponibilidades, compromisos y

autorizaciones de giro.

Informe que muestra por Rubro las disponibilidades, compromisos y giros a

la fecha.



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALPropuesta de distribución de los excedentes

financieros

Documento donde se indica, el rubro presupuestal en el cual la entidad

incorpora los excedentes financieros.



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALComprobantes de reintegro de la Tesorería

Distrital.

Documento que refleja las previsiones de pago y cobro por concepto

presupuestario de tal forma que se puedan proyectar los saldos de la

Entidad, para así tomar decisiones



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALOficio remisorio de los informes a la Secretaría de

Hacienda.Comunicación en la que se relacionan los informes a entregar a la SDH



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALInforme de ejecución presupuestal de ingresos y

gastos.Informe detallado de los ingresos y gastos por rubros mensuales realizados



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Acta de anulaciónDocumento que registra la anulación parcial o total de los saldos

comprometidos por parte de la Entidad



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Informe de logros El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Relación de cuentas por cobrar.Listado que registra los cobros que tienen pendientes los acreedores de la

Entidad por obtención de bienes o servicios



secundarios


CIERRE PRESUPUESTAL Informe de ajuste presupuestal

La Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección Distrital de Presupuesto

efectuará los ajustes pertinente- mediante Resolución, sin cambiar el monto

aprobado por el Concejo de Bogotá, la cual será base para la expedición del

acto administrativo por parte de la Entidad Descentralizada correspondiente.



secundarios


CIERRE PRESUPUESTALOficio enviando la información del cierre

presupuestal

Documento mediante el cual se envían los informes de cierre presupuestal

de la vigencia.



secundarios


COMPROBANTES DE

CONTABILIDADComprobantes de Ajuste Comprobante de Ajuste

Documento que resume los ajuste correspondientes a un periodo

determinado



secundarios


COMPROBANTES DE

CONTABILIDADComprobantes de Diario Comprobantes de movimiento diario

Documento que debe elaborarse previo al registro de cualquier operación

indicando el número, la fecha, origen, descripción y cuantía de las

operaciones registradas en la Entidad



secundarios


COMPROBANTES DE

CONTABILIDADComprobantes de Diario Soportes de contabilidad

Documentos que sirven de base para registrar todas las operaciones de

carácter contable que se ejecutan en la Entidad



secundarios


COMPROBANTES PAGO DE

NÓMINADesprendible Pago de Nómina

Documento que registra el desembolso de dinero efectuado a los

funcionarios de la Entidad por los servicios y actividades definidas en su

contrato de trabajo



secundarios


CONCILIACIONES Conciliaciones Bancarias ConciliaciónRegistro de los comprobantes de pago para verificar que el valor pagado

corresponde con el valor solicitado o establecido



secundarios


CONCILIACIONESConciliaciones de

Operaciones ReciprocasActas de Conciliación El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


CONCILIACIONESConciliaciones Especificas

FOPAEConciliación por cuenta o banco

Documento que efectúa una comparación entre los registros efectuados en

la Entidad de sus cuentas (Ahorros o Corriente) contra los registros

efectuados por parte del banco sobre estas mismas cuentas (Ahorros o

Corriente)



secundarios


CONCILIACIONESConciliaciones Especificas

FOPAEExtractos Bancarios

Documento generado por una Entidad Bancaria en el cual se registran las

operaciones o movimientos realizados por parte de la Entidad en un

determinado periodo de tiempo



secundarios


CONSECUTIVO DE

COMUNICACIONES

OFICIALES

Copia comunicación oficial enviada

Copia de las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del

medio utilizado



secundarios


CONSTITUCIÓN CAJA

MENOR

Solicitud del certificado de disponibilidad

presupuestal

Documento en el que se solicita la expedición del Certificado de




secundarios


CONSTITUCIÓN CAJA

MENORCertificado de disponibilidad presupuestal






secundarios


CONSTITUCIÓN CAJA

MENOR

Comunicación oficial motivada para la

apertura de un número mayor de cajas

menores

Documento producido por Gestión Financiera solicitando la apertura de

mayor numero de cajas menores



secundarios


CONSTITUCIÓN CAJA

MENORResolución de creación de las cajas menores

Acto administrativo firmado por el Director en el cual se autoriza la creación

de la caja menor o cajas menores que la Entidad requiere para su normal

funcionamiento



secundarios


CONSTITUCIÓN CAJA

MENOR

Solicitud del certificado de registro

presupuestal

Comunicación en la que se requiere la expedición de un Certificado de




secundarios


CONSTITUCIÓN CAJA

MENORCertificado de Registro Presupuestal






secundarios


CAJA MENOR Comunicación oficial de solicitud de giro inicial Documento emitido por la Entidad solicitando el giro inicial de caja menor



secundarios


CAJA MENOR Comprobante de egreso de caja menorDocumento donde se registra la salida de dinero de la caja menor por

conceptos de gastos menores



secundarios


CAJA MENOR Solicitud de gasto por caja menor Petición de gastos por caja menor



secundarios


CAJA MENORComprobante de egreso provisional de caja

menor

Documento provisional donde se registra la salida de dinero de la caja menor

por conceptos de gastos menores



secundarios


CAJA MENORComprobante de egreso Documento que mantiene el registro de todos los gastos que se efectúan en

la Entidad



secundarios


CAJA MENORDocumentos de soporte de la compra o pago de

servicio por caja menor

Documentos que certifican el pago o la compra de cualquier servicio por caja

menor



secundarios


CAJA MENOR Acta de arqueo de la caja menor

Documento que deja constancia del recuento y la verificación de los saldos

existentes en caja menor verificando la existencia de efectivo, cheques,

recibos de caja y los sobrantes o faltantes en caja



secundarios


CAJA MENOR Relación de gastos por rubro para reintegroListado de las erogaciones efectuadas por cada uno de los rubros para ser

reintegrados a caja menor



secundarios


CAJA MENORRelación de descuentos tributarios por caja

menor

Listado de aquellos beneficios otorgados por la administración pública a la

Entidad por concepto de caja menor



secundarios


CAJA MENOR Comprobantes de egresoDocumentos encargados de mantener el registro de todos los gastos que se

efectúan en la Entidad



secundarios


CAJA MENOR Relación de los saldos totales por rubrosListado de los saldos totales de cada uno de los registros financieros de la

Entidad



secundarios


CAJA MENOR Relación de gastos totales por caja menor Listado en el cual se vinculan todos los gastos efectuados por caja menor



secundarios


CAJA MENOR Comprobantes de egresoDocumentos encargados de mantener el registro de todos los gastos que se

efectúan en la Entidad



secundarios


CAJA MENORRecibo de consignación de los recursos

sobrantes

Comprobante que certifica el deposito de los recursos sobrantes de caja

menor



secundarios


CONTROL DEL PARQUE

AUTOMOTOR

Controles del Servicio de

TransporteSolicitud de servicio de transporte

Formato establecido por la Entidad (ADM-FT-127) en el cual se registra la

solicitud de servicio de transporte indicando el lugar, fecha y hora del

servicio requerido



secundarios


CONTROL DEL PARQUE

AUTOMOTOR


Transporte

Autorización de movilidad del vehículo fuera de la

ciudad

Autorización previa suscrita por el Director de la Entidad aprobando la salida

del vehículo fuera de la ciudad



secundarios


CONTROL DEL PARQUE

AUTOMOTOR


TransporteEvaluación del servicio de transporte (opcional)

Documento en el cual se valora el servicio prestado por el conductor

asignado para prestar el servicio solicitado



secundarios


DATOS DEL APLICATIVO DEL

MANEJO DE INVENTARIOS Y

DEVOLUTIVOS

Registros de la base de datos de inventarios.

Inscripción de todos los bienes adquiridos por la Entidad de acuerdo a la

información consignada en los comprobantes de entrada al almacén junto

con todos sus anexos, en la base de datos de inventarios



secundarios


ELECCIONES DEL COMITÉ DE

PERSONAL

Acto administrativo convocando para elecciones

de representantes de la Comisión de Personal

Documento jurídico proyectado para la firma del Director General en el cual

se convoca a aquellos aspirantes a ser representantes de los empleados en la

Comisión de Personal, divulgado ampliamente por los diferentes mecanismos

y medios de comunicación que posea la Entidad



secundarios



PERSONAL

Documento de convocatoria a la elección de la


Documento en el cual se convoca a los servidores públicos a inscribirse para

formar parte activa en la Comisión de Personal, por parte de los empleados.



secundarios



PERSONAL

Lista de aspirantes inscritos para elección de la


Relación de funcionarios, aspirantes a ser representantes de los empleados

en la Comisión de Personal



secundarios



PERSONAL

Lista de candidatos inscritos para elección de la


Relación de funcionarios inscritos que cumplan con los requisitos estipulados

en el artículo 6 del Decreto 1228 de 2005



secundarios



PERSONALLista general de jurados publicados

Relación de los funcionarios de la Entidad designados por el Jefe de Gestión

de Talento Humano para obrar como jurados de votación



secundarios



PERSONALComunicación oficial de notificación a los jurados

Documento que designa a los jurados de votación elegidos por Gestión del

Talento Humano y que será publicada en la pagina web de la Entidad



secundarios



PERSONALActa de apertura de la mesa

Documento que registra la apertura de la mesa de votación para el sufragio

que elegirá los miembros de la Comisión de Personal por parte de los

funcionarios



secundarios



PERSONALLista general de votantes

Relación de los funcionarios de la Entidad que pueden votar en los

escrutinios para la elección de los representantes de la Comisión de Personal



secundarios



PERSONALVotos

Papel o escrito en el que se expresa la opinión o la voluntad de cada uno de

los funcionarios consultados para aprobar o rechazar a los candidatos

postulados como miembros de la Comisión de Personal



secundarios



PERSONALActa de cierre de la mesa

Documento en el que se registra el cierre de la mesa de votación por haberse

cumplido el tiempo de votación o hallan votado los funcionarios inscritos

para votar en la misma



secundarios



PERSONAL

Acta de escrutinio con número total de

sufragantes

Documento que registra el número de sufragantes en cada una de las mesas

de votación



secundarios



PERSONAL

Acta de escrutinio con número de votos

depositados por mesa

Documento que registra el número de votos depositado en cada una de las

mesas



secundarios



PERSONAL

Acta de escrutinio con número de votos a favor

de cada candidato

Documento que registra el número de votos a favor de cada uno de los

candidatos inscritos para ser miembros de la Comisión de Personal de la

Entidad



secundarios



PERSONALActa de escrutinio general

Documento que registra el número de votos emitidos en favor de cada

candidato, así como los votos en blanco



secundarios



PERSONAL

Acto administrativo de conformación de la


Documento jurídico proyectado para firma del Director General en el cual

conforma la Comisión de Personal



secundarios



PERSONAL

Comunicación oficial convocando a los miembros

de la Comisión de Personal

Documento en el cual se convoca a los servidores públicos a inscribirse para

formar parte activa en la Comisión de Personal, por parte de los empleados.



secundarios



PERSONAL

Comunicación oficial solicitando ampliación de la

convocatoria para elección de los Representantes

de la Comisión de Personal

Documento donde se amplia el plazo para inscripción de los representantes

de los servidores ante la comisión de personal, teniendo en cuenta que a la

fecha estipulada no se haya inscrito candidatos como representantes.



secundarios



PERSONAL

Documento sobre la ampliación de inscripción a

los funcionarios

Documento donde se amplia el plazo para inscripción de los representantes

de los servidores ante la comisión de personal, teniendo en cuenta que a la

fecha estipulada no se haya inscrito candidatos como representantes.



secundarios



PERSONAL

Documento sobre la conformación del Comité de

PersonalResolución donde se conforma la comisión de personal de la entidad.



secundarios



PERSONAL

Comunicación oficial solicitando ratificar la

Comisión de Personal existente

Resolución ratificando o modificando los representantes ante la comisión de

personal.



secundarios



PERSONAL

Documento sobre la ratificación del Comité de

Personal

Resolución ratificando o modificando los representantes ante la comisión de

personal.



secundarios



PERSONAL

Comunicación oficial de notificación de la

resolución adoptando la decisión.

Documento donde se informa a los servidores su delegación ante la comisión

de personal.



secundarios


ELIMINACIONES

DOCUMENTALES

Acta del Comité de Archivos aprobando la

eliminación (copia)

Documento que certifica la destrucción de la información y la disposición

final de los residuos generados



secundarios


ELIMINACIONES

DOCUMENTALES

Inventario de registros documentales (de las

series a eliminar)

Instrumento Archivístico que registra los documentos producidos por cada

una de las áreas de la Entidad en ejercicio de sus funciones



secundarios


ELIMINACIONES

DOCUMENTALES

Comunicación interna entregando la

documentación al responsable del PIGA

Documento emitido por Gestión Documental y remitido a la Oficina Asesora

de Planeación informando que de acuerdo a aprobación del comité de

Archivo se realizará una eliminación documental



secundarios


ELIMINACIONES

DOCUMENTALESCertificación de eliminación Documento que relaciona los documentos a eliminar o depurar



secundarios


ELIMINACIONES

DOCUMENTALES

Comunicación oficial solicitando asistencia

técnica al Archivo de Bogotá para la eliminación

de documentación con biodeterioro (opcional)

Documento emitido por la Entidad en el cual se solicita al Archivo de Bogotá

asistencia técnica para la eliminación de los documentos con deterioro

biológico



secundarios


EMBARGOS Recibo de consignación de pago de embargo Comprobante expedido por el Banco que certifica el pago del embargo



secundarios


EMBARGOS Oficio de embargoComunicación que notifica la retención de determinados bienes o derechos

con valor económico al afectado



secundarios


EMBARGOS Oficio de desembargoComunicación que notifica la liberación de los bienes o derechos con valor

económico de la persona afectada



secundarios


EMBARGOS Planillas de depósito judicial Listado que relaciona los depósitos judiciales



secundarios


ENTRADAS DE ALMACÉN

Documentos que soporta el ingreso (contrato,

convenio, remesas, decisiones judiciales, pólizas,

orden de compra, suministro, factura, formatos

de acta de: reposición, reintegro, compensación,

recuperación, sobrantes)

Documentos legales



secundarios


ENTRADAS DE ALMACÉN Certificado de recibo a satisfacciónDocumento que certifica que la persona afectada se encuentra al día o paz y

salvo y tiene sus compromisos económicos saneados



secundarios


ENTRADAS DE ALMACÉN Concepto de perito (según sea el caso) Concepto técnico expedido por un profesional debidamente autorizado.



secundarios


ENTRADAS DE ALMACÉN Certificado de cumplimiento de obligaciones Documento de IDIGER GFI-FT-01 debidamente diligenciado.



secundarios


ENTRADAS DE ALMACÉN Acta de ReposiciónDocumento en que se registra el recibido de un bien objeto de perdida del

cual hace reposición el reponle del mismo.



secundarios


ENTRADAS DE ALMACÉN Comprobante de entrada a Almacén Documento que registra los ingresos de los bienes materiales a la Entidad



secundarios


ESTADOS CONTABLES E

INFORMES

COMPLEMENTARIOS

Estados básicos, fiscales, económicos y

financieros

Son todos aquellos que detallan o analizan información o ciertas partidas

contenidas en los estados financieros básicos. Los cuales deben ser

preparados y presentados en forma conjunta con los demás estados

financieros

Serie Documental para Selección,

poseen valor administrativo,

jurídico, legal, fiscal y contable


ESTRUCTURACIÓN DE

GEOINFORMACIÓN Comunicación oficial remitente.

Solicitud realizada por la comunidad para caract6erizar y definir zonas de

riesgo para los desarrollos del distrito capital





ESTRUCTURACIÓN DE

GEOINFORMACIÓN Inventario de información Geográfica.

Corresponde a la estructuración lógica, espacial y temporal de las coberturas

geográficas relacionadas con la gestión de riesgos





ESTRUCTURACIÓN DE

GEOINFORMACIÓN

Control de estructuración de información

geográfica

Corresponde a la documentación de los objetos geográficos en términos de

estándares definidos por la infraestructura de datos espaciales del distrito

capital IDECA (catálogo de objeto, catálogo de símbolos, catálogo de

representación etc.)





ESTRUCTURACIÓN DE

GEOINFORMACIÓN Objeto espacial

Corresponde a un objeto geográfico que representa un fenómeno o dinámica

en el espacio geográfico.





GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Orden de pago

Documento generado para efectuar los pagos a proveedores y contratistas

de la Entidad, lleva anexos los soportes necesarios para efectuar el pago,

como son: factura, certificación de cumplimiento, informes de actividades y

otros documentos según sea del caso



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de PagoMemorando remisorio con documentos soporte

para el pago - si aplica

Documento generado por el ordenador de gasto o jefe de área en el cual se

ordena un pago.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Relación de pago de aportes parafiscales.

Soporte del pago que registra los aportes a seguridad social de cada

contratista que debe incluir Salud, pensión y ARL. Este se presenta como

requisito para el pago y lo debe verificar el supervisor del contrato.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Facturas

La factura debe cumplir con los siguientes requisitos: Estar denominada

expresamente como factura de venta, apellidos y nombre o razón y NIT del

vendedor o de quien presta el servicio, apellidos y nombre o razón social y

NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del

IVA pagado, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva de facturas de venta, fecha de expedición, descripción específica

o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados, valor total de la

operación, el nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura,

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Cuentas de cobro

Documento emitido por el contratista en el cual se establece el valor cobrado

por cada contratista en el caso que pertenezca al Régimen Simplificado. Este

documento debe cumplir con similares requisitos al de la factura en sus

especificaciones.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago Certificación de cumplimiento

Documento emitido por el Supervisor del contrato en el cual certifica que el

contratista haya cumplido con las obligaciones pactadas en el contrato y que

determina entre otros el valor a pagar, periodo, tipo de contrato y

información financiera del contrato en mención.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de PagoDenuncia de pérdida o hurto de cheque

efectuada por el beneficiario - si aplicaEl productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de Pago

Comunicación de no pago de uno o varios

cheques enviada a la Entidad Bancaria girada - si

aplica

Documento que contiene la relación de los cheques no pagos a la Entidad

cualesquiera sea la causal para la no cancelación de la obligación por parte

del acreedor



secundarios


GESTIÓN DE PAGOS Ordenes de PagoComunicación oficial firmada por el beneficiario

solicitando el nuevo giro - si aplicaComunicación oficial recibida de solicitud de pago.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOSRelaciones de

AutorizaciónRelación de autorización

Documento en el cual se establece las obligaciones de la Entidad con asuntos

relacionados con nómina y parafiscales, en el cual se detallan los rubros

presupuestales y que sirve como insumo para solicitud de Registro

Presupuestal y aplicación de pago.



secundarios


GESTIÓN DE PAGOSRelaciones de

AutorizaciónAnexos

Son los diferentes documentos que soportan la ejecución de un contrato, que

pueden estar establecidos en la minuta y que son requisito para el pago.

Entradas de almacén, Informes, Actas de reunión, soportes de entrega, etc.



secundarios


HISTORIA DEL VEHÍCULO Hoja de vida del vehículo

Conjunto de documentos que recopilan la información especifica de cada

uno de los vehículos que posee la Entidad, registrando los documentos que

acreditan la propiedad, los mantenimientos, los accidentes y la venta o dada

de baja del respectivo vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Hoja de vida de mantenimiento

Es el registro de la recopilación, en forma permanente, de la información

básica y específica de cada acción de mantenimiento y/o reparación

realizada sobre los bienes muebles e inmuebles. Mediante este registro se

puede determinar y/o decidir con el transcurso del tiempo, el estado físico-

funcional del equipo, necesidad de descarte o reemplazo, análisis de

costo/beneficio



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Fotocopia de la Tarjeta de Propiedad Copia del documento que acredita como propietario del vehículo a la Entidad



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOFotocopia del Seguro obligatorio para Accidentes

de Tránsito (SOAT)

Copia del seguro obligatorio para accidentes cuyo objetivo es asegurar la

atención, de manera inmediata de las victimas de accidentes de transito



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Póliza de segurosContrato establecido entre la Entidad y una compañía de seguros para

indemnizar el daño producido a un tercero en caso de accidente o siniestro



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Fotocopia de la Licencia de ConducciónCopia del documento expedido por la autoridad competente que otorga a su

poseedor la autorización para movilizar vehículos por vía pública



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía (conductor)Copia del documento que identifica a su poseedor como ciudadano en

ejercicio facultado con todos sus derechos y deberes a la nación



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Documentos de importación (si aplica)

Documentos que permiten la entrada de productos importados al país en

este caso de vehículos en caso que la compra sea directamente con el

fabricante o distribuidor autorizado externo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Concepto de viabilidad de reparaciónDocumento que define la posibilidad de reparación y mantenimiento de los

vehículos



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOSolicitud y asignación de servicios de

mantenimiento correctivo de vehículos

Documento que registra la petición y determina el mantenimiento del

vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Diagnóstico de la falla del vehículo

Documento que estipula el estado del vehículo, el tipo de mantenimiento

que se va a efectuar (preventivo o correctivo), el costo del mantenimiento,

las reparaciones y repuestos necesarios, el tiempo de entrega y la viabilidad

de reparación



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOOrden de trabajo para el mantenimiento del

vehículo

Solicitud remitida a gestión financiera para efectuar el mantenimiento

(preventivo o correctivo) del vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Informe de actividades desarrolladas al vehículoDocumento que da a conocer los resultados del mantenimiento efectuado al

vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Recibo a satisfacción de los repuestos (opcional)Documento que garantiza que los repuestos que fueron remplazados al

vehículo sean originales y correspondan al mismo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Listado de repuestos cambiados (opcional) Relación de los repuestos que fueron sustituidos en el vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULORecibo a satisfacción del trabajo realizado al

vehículo

Documento que garantiza que el trabajo realizado en el vehículo cumple con

los requerimientos y garantías de calidad y servicio



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Certificación de pago servicio prestadoDocumento que prueba que se ha realizado el pago por el servicio de

mantenimiento del vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Solicitud de suministro adicional de gasolina Documento que solicita abastecimiento adicional de gasolina al vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOAutorización de suministro adicional de gasolina

(Software)Documento que legaliza el suministro adicional de gasolina



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Registro de consumo por vehículo Documento que relaciona el consumo de gasolina por vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Croquis del accidente de tránsitoMapa levantado por la autoridad competente que evidencia detalladamente

un accidente de transito



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOComunicación oficial relatando el accidente de

tránsitoDocumento que detalla como ocurrió el accidente de transito



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOComunicación oficial efectuando la reclamación

por siniestro ante la compañía aseguradora

Documento que solicita a la compañía aseguradora cubra los gastos

generados por el accidente de transito, previo estudio y aprobación del

siniestro por parte de la aseguradora



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOInforme del responsable del vehículo sobre los

hechos

Documento que detalla como ocurrió el accidente de transito, elaborado por

el responsable del vehículo



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO DenunciaNotificación realizada a la autoridad exponiendo los hechos que causaron el

accidente



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULOComunicación oficial solicitando el pago de la

indemnización

Documento remitido a la aseguradora solicitando el pago de la

indemnización



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Acta de inspección ocular (si la hay)Documento que registra la diligencia efectuada por la autoridad competente

en el lugar de los hechos



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULORespuesta de la aseguradora o Orden de

desembolso

Comunicación recibida de la compañía aseguradora dando la orden de

desembolso o justificando el pago parcial o no pago causado por el siniestro



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Copia del comprobante de salida de almacén Documento que registra la salida de bienes o productos del almacén



jurídico y legal


HISTORIA DEL VEHÍCULO Copia de la resolución que da de baja los bienes.

Copia del acto administrativo que autoriza a retirar del patrimonio de la

Entidad todos aquellos bienes que han perdido la posibilidad de ser

utilizados, por haber cumplido con su ciclo de vida útil



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESFormato de verificación de requisitos para

nombramiento

Documento que permite corroborar los requerimientos de estudios,

experiencia y antecedentes para el nombramiento del aspirante al cargo

vacante



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución nombramiento (Encargo,

Nombramiento en cargo o provisional)

Acto administrativo firmado por el Director en el cual se efectúa el

nombramiento al cargo vacante, ya sea este por encargo o nombramiento en

cargo provisional



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial notificación de

nombramiento por encargo

Documento que comunica al aspirante al cargo vacante, que fue nombrado

para ocupar esta plaza (nombramiento por encargo)



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Comunicación de aceptación del cargoDocumento enviado por el aspirante al cargo vacante, aceptando el

nombramiento al que fue postulado



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Acuerdo de gestión, seguimiento y evaluaciónDocumento donde se establecen los objetivos y compromisos a cumplir, se

acuerda entre el Director General y cada uno de los subdirectores.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESActa de posesión (Encargo, Nombramiento en

cargo o provisional)

Documento que registra la posesión del funcionario al cargo que fue

nombrado (encargo, nombramiento en cargo o provisional)



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial a la Comisión Nacional del

Servicio Civil solicitando autorización para

proveer el cargo de manera transitoria

Documento de carácter oficial enviado a la Comisión Nacional del Servicio

Civil en el cual se pide la aprobación para cubrir el cargo de manera

transitoria



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Lista de elegiblesRelación que tiene por objetivo el orden para proveer los cargos que hayan

sido objeto de concurso



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución confirmando lista de elegibles Acto administrativo que ratifica los cargos que hayan sido objeto de concurso



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Hoja de vida

Resumen escrito y ordenado de la capacitación profesional y experiencia

laboral que busca presentar el potencial del candidato al empleador para

posibilitar posteriormente una entrevista de trabajo y consecución del

empleo al cual se ha postulado



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Formulario de evaluación y entrevista para

ingreso de empleos cargos de libre

nombramiento

Documento que permite evaluar la hoja de vida de los candidatos y la

entrevista a la que son sujetos para acceder a los cargos de libre

nombramiento



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Formato hoja de vida únicaFormulario único de inscripción en procesos públicos y abiertos para la

selección meritocrática de servidores públicos



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Formato Estudio de Hoja de VidaDocumento establecido por el DAFP para ser diligenciado por todos los

servidores públicos de la entidad.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Formato datos de ingreso para servidoresDocumento donde los servidores públicos registran información personal,

familiar y del SGSD, al igual que información de Bienestar Social.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificados de formación académicaDocumentos que certifican que el candidato cumple con los requisitos de

formación académica requeridos para el cargo vacante



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificados de experiencia laboralDocumentos que certifican que el candidato cumple con los requisitos de

experiencia laboral requeridos para el cargo vacante



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Declaración juramentada de bienes y rentas

Formulario que registra bajo gravedad de juramento los bienes económicos

que posee el funcionario o contratista al momento de tomar posesión del

cargo o firmar el contrato por prestación de servicios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Fotocopia del documento de identidadCopia del documento que identifica a su poseedor como ciudadano en

ejercicio facultado con todos sus derechos y deberes a la nación



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Fotocopia de la libreta militar (para hombres)Copia del documento que acredita que se ha definido la situación militar del

candidato a la vacante presentada



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificado de la Policía

Documento que permite verificar que el ciudadano que lo ha expedido no

tiene antecedentes criminales que le impidan ejercer su ciudadanía y aspirar

a cargos públicos



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes disciplinarios de la

Procuraduría General de la Nación

Documento que requiere el ciudadano para diferentes casos; entre ellos,

concursar y posesionarse en cargos públicos, contratar con el Estado y licitar

con el mismo, también para efectos de vinculación laboral



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes disciplinarios de la

Personería de Bogotá

Documento que contiene las anotaciones de sanciones e inhabilidades

disciplinarias que reportan las Entidades Distritales



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes fiscales de la

Contraloría General de la Nación

Documento expedido por la Contraloría General de la República, en el que se

certifica si la persona natural o jurídica está o no incluida en el Boletín de

Responsables Fiscales



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESDeclaración juramentada sobre obligaciones

alimentarias

Documento donde se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 962 de

2005.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de antecedentes profesionales (según

sea el caso)

Documento emitido por el COPNIA, (caso de ingenieros), para conocer si esta

inhabilitado para ejercer como profesional.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESFotocopia de la Tarjeta profesional (de acuerdo al

cargo)

Documento público que acredita la formación académica e idoneidad

profesional de un individuo en un área especifica del conocimiento



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro civil hijos

Documento que registra el nacimiento de los hijos del trabajador,

otorgándoles una identidad, brindándoles un reconocimiento por el Estado y

el derecho a los bienes y servicios brindados por este



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESFormato de declaración juramentada sobre

obligaciones alimentarías

Documento donde se da cumplimiento a lo establecido en la Ley 962 de

2005.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESFormato de Declaración juramentada no estar en

causal de inhabilidad o incompatibilidad

Documento donde se declara el no inhabilidad o incompatibilidad para

ejercer el cargo al cual fue nombrado.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Formato declaración de renta

Documento en el cual se diligencia la información solicitada para el pago de

impuesto de renta, impuesto que debe pagar todo contribuyente sobre las

utilidades o rentas logradas durante el año gravable anterior



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Formato autorización abono en cuenta Documento donde se autoriza la cuenta bancaria para el pago del sueldo.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de matrimonioEs el instrumento jurídico por el cual se legaliza un matrimonio, sea este civil

o religioso



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Declaración extra juicio de convivencia

Es una manifestación libre y espontánea con la que una persona puede ante

una notaría bajo gravedad de juramento, confirmar o dar fe de vivir bajo

unión marital de hecho



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de aptitud laboral (examen medico de

ingreso)

Documento en el que se acredita que la persona aspirante al cargo cumple

con los requisitos de experiencia y formación académica para posesionarse

en este



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a saludDocumento que garantiza que la persona registrada se encuentra cubierta

por el sistema general de salud



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a fondo de cesantíasDocumento que garantiza que la persona registrada mantiene sus cesantías

depositadas en un fondo de cesantías



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a fondo de pensiones

Formato que registra a un trabajador en una administradora de fondo de

pensiones para realizar los pagos al sistema general de pensiones,

financiando con estos pagos las cotizaciones obligatorias que realiza un

empleado en su vida laboral



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a ARP

Formato que registra al trabajador en un sistema general de riesgos en busca

de prevenir, proteger y atender al trabajador de los efectos de las

enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como

consecuencia de la labor que desarrolla



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de afiliación a Caja de Compensación

Documento que registra al trabajador en una caja de compensación familiar,

con el objeto de brindarle una mejor calidad de vida, desarrollo y bienestar a

el y su grupo familiar



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro civil de nacimiento de los hijos






jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando el periodo de

vacaciones acumuladas

Documento que notifica al funcionario sobre los periodos de vacaciones que

tiene acumuladas, señalándole el tiempo que tiene para el disfrute de las

mismas



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución autorizando las vacacionesActo administrativo en el que se notifica a la Entidad y al funcionario el

periodo de vacaciones que tiene para su disfrute



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación de la

Resolución vacaciones

Documento que notifica al funcionario sobre la Resolución que autoriza su

periodo de vacaciones



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución suspendiendo las vacacionesActo administrativo que interrumpe las vacaciones del funcionario por

necesidades en el servicio o trabajo que desempeña



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución aplazando las vacacionesActo Administrativo que pospone las vacaciones del funcionario,

acumulándolas para un periodo posterior



jurídico y legal



Resolución de suspensión o aplazamiento

Documento que notifica al funcionario sobre la Resolución que pospone o

aplaza su periodo de vacaciones



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Incapacidades

Documento que registra la situación de enfermedad o de padecimiento físico

o psíquico que impide al funcionario de manera transitoria o definitiva,

realizar la actividad para la que fue nombrado



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Incapacidad por maternidad

Beneficio prestacional que se le reconoce a la mujer en estado de ingravidez

otorgándole un periodo de descanso que deben tomar forzosamente para

cuidar de si mismas en la etapa final del embarazo, y también para cuidar de

su bebe recién nacido



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Solicitud de licencia por paternidad y adopciónDocumento a través del cual un funcionario público solicita una licencia

remunerada al momento del nacimiento de un hijo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución licencia de maternidadActo administrativo que autoriza a la funcionaria a tomar la licencia de

maternidad



jurídico y legal



Resolución para licencia

Documento en el cual se notifica a la funcionaria del acto administrativo que

aprueba la licencia de maternidad



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Solicitud de licencia no remunerada (ordinaria)Documento en el cual el funcionario solicita una licencia no reglamentaria o

no pagada



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución autorizando o negando la licencia

ordinaria

Acto administrativo que autoriza o niega la licencia no reglamentario o no

pagada



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Comunicación oficial solicitando permisoDocumento remitido por el funcionario a su superior a través de las vías

estipuladas por la Entidad, solicitando un permiso



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial autorizando el permiso o

calamidad domestica

Documento remitido por el jefe o superior al funcionario concediendo el

permiso solicitado por calamidad doméstica



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de nombramiento en periodo de

prueba o ascenso

Acto Administrativo expedido por la Entidad mediante el cual se realiza la

designación del cargo para el cual se postulo el funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando autorización

para asignar empleos provisionalesDocumento que No aplica, ya que, se realiza por medio de resolución.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial autorizando nombramientos

provisionales

Documento expedido por la Entidad aprobando los nombramientos

provisionales



jurídico y legal



Resolución de nombramiento

Documento que notifica al funcionario sobre el nombramiento para el cargo

al cual se postulo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial solicitando prórroga del

término de duración del nombramiento

provisional

Resolución comunicando la ampliación de la provisionalidad en el cargo.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial autorizando prórroga del

nombramiento provisional

Comunicación oficial de aprobación de prórroga del nombramiento en

provisionalidad.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Evaluación del desempeño laboral

Proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de

un empleado en el marco del propósito principal, las funciones y

responsabilidades del empleo de acuerdo con las condiciones previamente

establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales y

comportamentales, su aporte al logro de las metas institucionales y la

generación del valor agregado a la Entidad.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de retiro del funcionario por no

aprobación del periodo de prueba

Acto administrativo que resuelve el retiro del funcionario por no haber

aprobado el periodo de prueba



jurídico y legal



Resolución

Documento que notifica al funcionario sobre la resolución que aprobó el

retiro del mismo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Recurso de reposición

Solicitud efectuada a quien emite la resolución para que este la revoque o

modifique por contener una o varias inconsistencias, y de no hacerlo, la envíe

a su superior para que este la revise y corrija las inconsistencias halladas



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Recurso de apelaciónMedio de defensa por el cual se solicita al mismo funcionario que expidió la




jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución resolviendo el recurso de reposiciónActo administrativo resuelve el recurso de reposición dando una respuesta a

la solicitud efectuada por el afectado



jurídico y legal



Resolución resolviendo el recurso de reposición

Documento remitido al afectado en el cual se le informa de las acciones

tomadas por el funcionario o su superior jerárquico en cuanto al recurso

interpuesto



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución que resuelve el recurso de apelaciónActo administrativo resuelve el recurso de reposición dando una respuesta a

la solicitud efectuada por el afectado



jurídico y legal



Resolución que resuelve el recurso de apelación

Documento remitido al afectado en el cual se le informa de las acciones

tomadas por el superior jerárquico de quien emitió la resolución, dando

respuesta al recurso interpuesto



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando la decisión

tomadaComunicación oficial de notificación de nombramiento.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESSolicitud de inscripción y actualización en el

registro público de carrera administrativa

En la actualidad No aplica en el procedimiento, en el momento que los

servidores ingresen a carrera administrativa aplicará.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCopia de Resolución de nombramiento en

periodo de prueba

Acto administrativo expedido por la Dirección General mediante del cual se

designa al funcionario en periodo de prueba



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Copia de acta de posesión en periodo de prueba Documento que registra la posesión del funcionario en periodo de prueba



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Documento que acredite tener definida la

situación militar, (en los casos en los que haya

lugar)

Documento que acredita que se ha definido la situación militar del

funcionario que se encuentra en periodo de prueba



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de notificación del resultado

de la evaluación

Documento donde se informa a los servidores en libre nombramiento y

remoción la calificación obtenida en la evaluación.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Edicto








jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de insubsistencia del nombramiento

de un empleado

Acto administrativo que informa la terminación del vinculo laboral de un

funcionario con la Entidad



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES


Resolución de insubsistencia del nombramiento

de un empleado

Documento que comunica al funcionario la terminación del vinculo laboral

con la Entidad



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Fallo de suspensión provisionalDocumento que define la continuidad del servidor en el cargo, ya sea por la

faltas o por convocatoria de carrera administrativa.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución de suspensiónDocumento que define la continuidad del servidor en el cargo, ya sea por la




jurídico y legal



Resolución de suspensión

Documento que define la continuidad del servidor en el cargo, ya sea por la




jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial enviando la Resolución a los

entes de control

Documento donde se informa a los entes de control la suspensión temporal o

definitiva del servidor.



jurídico y legal



Resolución de suspensión por reservistaComunicación oficial de notificación del acto administrativo.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud para comisión

interna o externa de servicios

Documento dirigido al Director General solicitando autorización para cumplir

con el objeto de sus actividades que requieren ser ejecutadas fuera de su

sede habitual de trabajo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Decreto autorizando comisión de servicios Acto administrativo autorizando la comisión de servicios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución autorizando o negando la comisión de

serviciosActo administrativo que autoriza o niega la comisión de servicios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución prorrogando el plazo de la comisión

de serviciosActo administrativo que aplaza la comisión de servicios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial comunicando la

autorización de la comisión de servicios

Documento que comunica al funcionario o contratista la autorización de la

comisión



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES


Resolución o decreto para la comisión de

servicios

Documento que comunica al funcionario o contratista la notificación de la

Resolución que autoriza la comisión de servicios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud para comisión

de estudios

Documento remitido por el servidor público al Director General, solicitando

aprobación de comisión para realizar estudios que estén acordes a las

funciones propias del empleo del que es titular



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Decreto de comisión por estudios en el exterior Acto administrativo que aprueba o rechaza la comisión de estudios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución autorizando o negando la comisión de

estudiosActo administrativo que aprueba o rechaza la comisión de estudios



jurídico y legal



Resolución o decreto para la comisión de estudios

Documento que notifica al servidor público la expedición de la resolución o

decreto que aprueba o niega la comisión de estudios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial solicitando comisión para

desempeñar un empleo de libre nombramiento y

remoción

Documento remitido por el servidor público al Director General, solicitando

aprobación de comisión para ejercer temporalmente las funciones de un

cargo de libre nombramiento o remoción



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Resolución autorizando o negando la comisión

para desempeñar un cargo de libre

Nombramiento o remoción

Acto administrativo que aprueba o rechaza la solicitud efectuada por el

funcionario para ejercer temporalmente las funciones de un cargo de libre

nombramiento o remoción



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial informando la autorización

a un funcionario para desempeñar un cargo de

libre nombramiento y remoción

Documento emitido por la Entidad autorizando a un funcionario para ejercer

temporalmente las funciones de un cargo de libre nombramiento o remoción



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial informando la prórroga o

suspensión de la comisión para desempeñar un

cargo de libre nombramiento y remoción

Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario la prórroga o

suspensión de la comisión para ejercer temporalmente las funciones de un

cargo de libre nombramiento o remoción



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial informando a la Comisión

Nacional del Servicio Civil la prórroga o

suspensión de la Comisión

Documento emitido por la Entidad y remitido a la Comisión Nacional del

Servicio Civil la prórroga o suspensión de la comisión para ejercer

temporalmente las funciones de un cargo de libre nombramiento o remoción



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Resolución autorizando o suspendiendo la

comisión para desempeñar un empleo de libre

nombramiento y remoción

Acto administrativo que interrumpe la comisión para ejercer temporalmente

las funciones de un cargo de libre nombramiento o remoción



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando comisión por

invitación

Documento remitido por el funcionario al Director General requiriendo la

aprobación de una comisión por invitación



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de autorización

para comisión en el exterior con gastos pagos

Documento remitido por el funcionario al Director General requiriendo la

aprobación de una comisión al exterior con gastos pagos



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Decreto autorizando comisión al exterior del país Acto administrativo aprobando al funcionario la comisión al exterior



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución autorizando el gasto para la comisión Acto administrativo que aprueba el gasto para la comisión



jurídico y legal



Resolución

Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica al funcionario la

Resolución que aprueba o niega la comisión



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Informe de la comisión

Documento que expone la información recolectada durante la comisión para

ser presentada a Talento Humano anexando certificado de permanencia,

pasabordos de ida y regreso, para así legalizar viáticos si hay lugar a ello



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de encargo de

personal

Documento que da por encargo un empleo al funcionario notificado, no

aplica por la provisional y aplica a los cargos de libre nombramiento y

remoción.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de encargo de un empleo o

funcionario

Documento que da por encargo un empleo al funcionario notificado, no

aplica por la provisional y aplica a los cargos de libre nombramiento y

remoción.



jurídico y legal



Resolución

Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica al funcionario la

Resolución que aprueba o niega el encargo de un empleo o funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Fallo ejecutoriado de sanción disciplinariaSentencia que ya no admite recurso judicial , exigiendo el cumplimiento de la

sanción disciplinaria



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando al funcionario

cuando se hace efectiva la sanción

Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario a partir de

que fecha entra en firme la sanción disciplinaria



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando a los entes de

control la efectividad de la sanción

Documento emitido por la Entidad comunicando a los entes de control la

fuerza de la sanción aplicada al funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de amonestación (con copia

a la hoja de vida)

Documento emitido por la Entidad que comunica al funcionario un llamado

de atención o amonestación con copia a la hoja de vida



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial al sancionado para efectos

de pago

Documento emitido por la Entidad que comunica al funcionario la afectación

económica suscitada por la sanción que se le ha imputado



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial del sancionado autorizando

la forma de pago

Documento emitido por el funcionario sancionado autorizando la forma de

pago por la sanción imputada



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial aprobando la forma de pago

propuesta por el funcionario

Documento emitido por la Entidad autorizando la forma de pago propuesta

por el funcionario sancionado



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial a los entes de control

informando que ya se hizo efectiva la multa

Documento emitido por la Entidad a los entes de control comunicando que la

sanción económica impuesta al funcionario se ha hecho efectiva



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Novedad sobre la sanción disciplinaria Documento donde se registra la sanción disciplinaria.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Comprobante de pago de la multaDocumento que acredita el pago de la multa impuesta por la Entidad al

funcionario sancionado



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando el inicio de

cobro coactivo por moraComunicación oficial de notificación de inicio del proceso de cobro coactivo.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de insubsistencia por calificación

insatisfactoria de servicios

Acto administrativo que da por terminado el vinculo laboral por calificación

insatisfactoria en la evaluación del desempeño, en caso de cargos de carrera

administrativa



jurídico y legal



Resolución

Documento emitido por la Entidad que notifica la resolución que da por

terminado el vinculo laboral por calificación insatisfactoria en la evaluación

del desempeño



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución de reconocimiento de la pensiónActo administrativo que reconoce la pensión a un funcionario cuando este

cumple con los requisitos para acceder a la pensión de vejez



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial renunciando al cargo por

jubilación

Documento remitido por el funcionario a la Oficina de Talento Humano,

comunicando que cumple con los requisitos para acceder a la pensión de

vejez



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de desvinculación del funcionario por

derecho de jubilación

Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la desvinculación

del funcionario por cumplir con los requisitos para poderse jubilar



jurídico y legal



Resolución

Documento emitido por la Entidad en el cual se notifica la resolución que

desvincula al funcionario por cumplir con los requisitos para jubilación



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificado de invalidez

Documento público determinado por una junta médica, que se otorga a

cualquier funcionario o a quien lo solicite y tenga una alteración funcional,

permanente, transitoria o prolongada, física, sensorial o mental, que en

relación a su edad o su condición implique desventajas considerables para su

adecuada integración en el ámbito laboral; permitiéndole acceder a una serie

de derechos y beneficios dados por la ley



jurídico y legal



invalidez absoluta


del funcionario por estar imposibilitado de manera permanente para ejercer

las funciones asignadas en su cargo



jurídico y legal



Resolución


desvincula al funcionario por estar imposibilitado de manera permanente

para ejercer las funciones asignadas en su cargo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Orden judicial para desvinculación del funcionarioDisposición hecha por un juez exigiendo se cumpla la orden de

desvinculación de un funcionario o servidor público



jurídico y legal



decisión judicial


del funcionario por disposición judicial



jurídico y legal



Resolución


desvincula al funcionario por disposición judicial que ordena la

desvinculación de un funcionario o servidor público



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificado de defunción

Documento público que acredita la muerte de una persona, indicando el

mes, el día, la hora y la causa del deceso, es de vital importancia para

solicitar la pensión de parte del cónyuge



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de vacancia definitiva por

fallecimiento del titular

Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la existencia de una

vacante por deceso del funcionario que desempeñaba el cargo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Hoja del diario de circulación nacional Publicación realizada para pago de prestaciones sociales de un ex servidor.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de reconocimiento de prestaciones de

los herederos

Acto administrativo que reconoce las prestaciones o la pensión a los

familiares del funcionario fallecido (cónyuge o en su ausencia sus hijos)



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial de solicitud de certificación

de información laboral para la emisión de bono

pensional

Documento emitido por la Entidad solicitando certificación de información

laboral al fondo pensional para la emisión del bono pensional



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificación de información laboral para la

emisión de bono pensional

Documento que certifica los periodos de vinculación laboral con entidades

públicas del solicitante y que son validos para pensión, y/o para bono

pensional



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificado de factores salarialesDocumento que presenta la información detallada de los diferentes

conceptos salariales que ha devengado un empleado durante un año



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESDocumento de notificación de la expedición de la

certificación de salario para bono pensional

Comunicación que informa al interesado la expedición de la certificación de

salario para bono pensional



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando reconocimiento

o reajuste de la prima técnica

Documento remitido por un funcionario a la Entidad requiriendo se le

reconozca o reliquide la prima técnica



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de negación de la prima

técnica

Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario la negativa de

reconocimiento o reliquidación de la prima técnica



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de reajuste o reconocimiento prima

técnica

Acto administrativo emitido por la Entidad comunicando la reliquidación o

reconocimiento de la prima técnica a aquellos funcionarios que solicitaron

estos reajustes



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES


Resolución de reconocimiento o reajuste de la

prima técnica


reconoce el reajuste de la prima técnica solicitado por el o los funcionarios

que solicitaron estos ajustes



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESAutorización de descuento aportes voluntarios de

pensiones

Documento remitido por el funcionario a talento humano asintiendo se le

descuente estos aportes de sus ingresos mensuales



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Certificado para disminución de la base de

retención en la fuente por concepto de salud

prepagada.

Documento donde consta el pago del servidor por concepto de aportes en

medicina prepagada.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado para disminución de la base de

retención en la fuente por concepto de educación

Documento donde consta el pago del servidor por concepto de educación de

los hijos o del servidor.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Certificado para disminución de la base de

retención en la fuente por concepto de obligación

hipotecaria

Documento donde consta el pago del servidor por concepto de obligación

hipotecaria a nombre del servidor.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Certificados de ingresos y retencionesDocumento que relaciona los ingresos y retenciones realizados por el ente

pagador en años anteriores



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de liquidación

de cesantías parciales o definitivas

Documento remitido por el funcionario a la Entidad solicitando la liquidación

de sus cesantías de manera parcial o definitiva



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESPromesa de compraventa (cesantías para compra

de vivienda)

Contrato mediante el cual una parte se compromete a vender y la otra a

comprar un bien raíz determinado. En ella se establece el plazo para

materializar la compra del bien, condiciones y multas en caso de

desistimiento de alguna de las partes



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de tradición y libertad (cesantías para

compra de vivienda)

Documento público que contiene los datos jurídicos de un predio y la

posesión actual y anterior del mismo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESContrato de obra civil autenticada en notaria

(cesantías para mejoras locativas)

Documento en el que se expresan todas las actividades que un contratista

debe cumplir a petición de un contratante, es valido únicamente para

reglamentar las actividades concernientes a las obras o actividades que se

han pactado por parte de las partes que firman el contrato de obra civil



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESFotocopia de la cedula del arquitecto o Ing. Civil

(cesantías para mejoras locativas)

Documento que identifica al arquitecto o ingeniero encargado de efectuar las

mejoras locativas en un inmueble



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESFotocopia de la tarjeta profesional del arquitecto

o Ing. Civil (cesantías para mejoras locativas)

Documento público que acredita la formación académica e idoneidad

profesional del arquitecto o Ingeniero Civil encargado de efectuar las mejoras

locativas del bien inmueble



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Orden de matricula (cesantías para educación)Documento emitido por una Institución educativa con el cual el aspirante

formaliza su matricula o inscripción a determinado programa de estudios



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro civil (hijos) (cesantías para educación)






jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESRegistro civil de matrimonio (cesantías para

educación)

Instrumento jurídico por el cual se legaliza una unión de hecho, sea este civil

o religioso



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESDeclaración extra juicio de convivencia (cesantías

para educación)

Manifestación libre y espontánea con la que una persona puede ante una

notaría y bajo gravedad de juramento, dar testimonio de que convive por

unión de hecho con su cónyuge o compañera(o) permanente



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Certificación del Ministerio de Educación

avalando la institución educativa (cesantías para

educación)

Documento público emitido por el Ministerio de Educación Nacional en el

cual se confirma la personería jurídica de una institución educativa



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Certificado del banco donde se tenga la

obligación hipotecaria (cesantías para liberación

de gravámenes)

Documento donde consta la obligación hipotecaria a nombre del servidor

para autorizar a la AFC el giro de las cesantías.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCertificado de tradición y libertad (cesantías para

liberación de gravámenes)

Documento público que contiene los datos jurídicos de un predio y la

posesión actual y anterior del mismo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de las cesantías

definitivas

Documento remitido por el funcionario a la Oficina de Talento Humano

solicitando el retiro total de sus cesantías



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de solicitud de visita para

verificar la necesidad de las mejoras locativas

Documento remitido por el funcionario a la Entidad solicitando el retiro del

total de sus cesantías para mejoras locativas



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Comunicación oficial remitiendo el conceptoDocumento emitido por la Entidad remitiendo concepto jurídico que aprueba

o desaprueba la inversión de las cesantías en mejoras locativas



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESConcepto aprobando o desaprobando la mejora

locativa

Documento que basado en estudios y planteamientos técnicos aprueba o

desaprueba la mejora locativa



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial negando las cesantías

parciales

Documento emitido por la Entidad en el cual se le comunica al funcionario la

no aprobación de pago de las cesantías parciales



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESRegistro de retiro de cesantías al Fondo Nacional

del Ahorro (opcional)

Documento donde consta la obligación hipotecaria a nombre del servidor

para autorizar a la AFC el giro de las cesantías.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de autorización de retiro de

cesantías parciales por retroactividad (opcional)

Documento emitido por la Entidad en el cual se aprueba el retiro de las

cesantías parciales por retroactividad por parte del funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de autorización de retiro de cesantías

de los fondos privados (copia)

Acto administrativo emitido por la Entidad autorizando el retiro de las

cesantías de los funcionarios que solicitaron este desembolso



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES

Comunicación oficial de autorización para retiro

de cesantías definitivas de los fondos privados

(opcional)

Documento emitido por la Entidad en el cual se aprueba el retiro de las

cesantías definitivas por parte del funcionario



jurídico y legal



liquidación de las cesantías

Documento emitido por la Entidad comunicando la liquidación de las

cesantías al funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Concepto de seguimiento de cesantíasDocumentos soportes donde se solicita el giro de las cesantías, ya sea para

estado o vivienda.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCircular solicitando actualizar el fondo donde se

encuentra afiliado el funcionario (opcional)

Documento de interés general que requiere actualizar el fondo donde se

encuentra afiliado el funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de reconocimiento de las cesantías e

intereses anuales ( Fondos Privados)

Acto administrativo que reconoce las cesantías y los intereses anuales,

únicamente para los fondos privados



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial de remisión de la planilla a

los fondos privados

Documento emitido por la Entidad remitiendo la relación de funcionarios

afiliados a los fondos privados



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESRegistro Único de Reporte de Accidentes de

Trabajo

Documento que reporta los accidentes de trabajo que se llegasen a presentar

en la Entidad



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESInvestigación de accidentes e incidentes de

trabajo

Informarse de cualquier tipo de incidente o accidente laboral, para

establecer mecanismos de prevención, acciones correctivas y preventivas

que permitan evitar y controlar nuevos eventos similares



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESCitación para ser jurados de votación en

elecciones por votación popular

Notificación realizada por el Estado a cualquier ciudadano colombiano en

ejercicio para hacer parte del organismo encargado de atender a los

sufragantes en las elecciones



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESSolicitud de permiso remunerado por haber sido

jurado de votación

Documento remitido por el funcionario al Área de Talento Humano

requiriendo el permiso a que tiene derecho por haber sido jurado de votación



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Comunicación oficial de renuncia voluntariaDocumento remitido por el funcionario dando por terminado su contrato de

trabajo con la Entidad de forma voluntaria



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución de aceptación de renuncia voluntariaActo administrativo que reconoce y acepta la renuncia voluntaria por parte

del funcionario



jurídico y legal



Resolución

Documento emitido por la Entidad notificando la resolución de renuncia

voluntaria por parte del funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución de modificación de la planta Acto administrativo que modifica la planta de personal de la Entidad



jurídico y legal



supresión del cargoDocumento emitido por la Entidad comunicando la supresión de un cargo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando la decisión de la

liquidación o de reubicación

Documento donde se informa al servidor el cambio de área de trabajo por la

planta global de la entidad.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial solicitando la reubicación

del funcionario a un empleo igual o equivalente.

Documento emitido por la Entidad solicitando la reubicación del funcionario

a un cargo igual o equivalente



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESComunicación oficial informando la ausencia de

un funcionario

Documento emitido por la Entidad comunicando la ausencia de un

funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESPruebas de la ausencia de un cargo (examen

médico, denuncia judicial, etc.)

Documentos que justifican la ausencia del funcionario a su empleo (examen

médico, denuncia judicial, etc.)



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución de insubsistencia abandono de cargoActo administrativo que comunica y resuelve la insubsistencia o abandono

del cargo



jurídico y legal



Resolución

Documento emitido por la Entidad comunicando la resolución de

insubsistencia o abandono del cargo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Edicto








jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Resolución del retiro del funcionarioActo administrativo emitido por la Entidad que comunica y resuelve el retiro

del funcionario



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESResolución de liquidación definitiva de

prestaciones sociales

Acto administrativo emitido por la Entidad que comunica y resuelve la

liquidación definitiva de las prestaciones sociales del funcionario que se

retira



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESPaz y salvo de inventarios de bienes muebles a su

cargo

Certificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la

entrega de los bienes muebles a su cargo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Paz y salvo de inventarios documentalesCertificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la

entrega de los inventarios documentales



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Paz y salvo de entrega del cargoCertificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la

entrega del cargo que ejercía en la Entidad



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Paz y salvo de entrega del carnéCertificado oficial que expide la Entidad al funcionario, constatando la

entrega del carné que lo identificaba como funcionario de la misma



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESExamen médico al momento del retiro

(actualizado para pensión)

Evaluación médica ejecutada cuando se termina la relación laboral, con el

objeto de valorar y registrar las condiciones de salud en las que el trabajador

se retira de las tareas o funciones asignadas



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Registro de bienes y rentasDocumento donde se registra los ingresos, bienes, estados financieros del

servidor, documento anual.



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Evaluación a la fecha de retiro Valoración efectuada por la Entidad al funcionario al momento de retirarse



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALES Informe de entrega del cargoDocumento entregado por el funcionario comunicando a la Oficina de

Talento Humano la entrega oficial de su cargo



jurídico y legal


HISTORIAS LABORALESEvaluación del desempeño de los funcionarios a

su cargo

Documento que verifica, valora y califica el desempeño de los funcionarios

en el cargo que tienen en ejercicio evaluando el aporte al logro de las metas

institucionales y la generación de valor agregado a la Entidad



jurídico y legal


INFORMES Informe final de ejecución

del Plan de Capacitación

Informe final de ejecución del plan de

capacitación

Documento que expone la información recolectada durante la ejecución del

plan de capacitación, describiendo el estado del plan, en busca de mejoras en

la formación y capacitación de los funcionarios





INFORMES

Informe final de ejecución

del Programa de Bienestar

Social

Informe final de ejecución del Programa de

Bienestar Social


programa de bienestar social , describiendo el estado del programa, en busca

de mejorar el bienestar de los funcionarios de la Entidad



secundarios


INFORMES Informe final de ejecución

del Programa de Incentivos

Informe final de ejecución del Programa de

Incentivos


programa de incentivos, describiendo el estado del programa, en busca de

mejorar el sistema de recompensas e integrar estrategias motivacionales



secundarios


INFORMES Informes a Entidades de

ControlInforme

Instrumento cuyo propósito es comunicar al superior jerárquico el avance de

planes, programas, proyectos y demás, a corto, mediano y largo plazo,

describiendo el objetivo del plan, el programa, el proyecto y demás

instrumentos, como se encuentra actualmente, los problemas presentados y

la evaluación de los avances


Selección, poseen valor

administrativo, jurídico y legal


INFORMES Informes a otras entidades Informe a otras entidades

Documento que comunica y expone a otras Entidades del sector el avance en

planes, programas, proyectos y demás instrumentos, describiendo el estado

de avance de estos instrumentos administrativos



administrativo, jurídico y legal


INFORMES

Informes de ejecución del

plan de mantenimiento

preventivo, correctivo y

servicios del área

administrativa

Plan de acción

Herramienta de planificación empleado para la gestión y control de tareas o

proyectos que hacen parte de los objetivos y metas de la Entidad, como tal,

funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se

organizara, orientara e implementará el conjunto de tareas necesarias para

la consecución de estos objetivos y metas.

De esta manera, el plan de acción se constituye como una guía que brinda un

marco o estructura para ejecutar las tareas y proyectos que se encuentran

definidos en la Entidad



administrativo


INFORMES Informes de Ejecución

PresupuestalInforme de ejecución activa (ingresos)

Instrumento que expone y detalla el recaudo de los ingresos que financian el

presupuesto de la Entidad



administrativo, jurídico, legal, fiscal

y contable



PresupuestalInforme de ejecución pasiva (gastos)

Instrumento que expone y detalla el proceso mediante el cual se adquieren

compromisos y se ordenan gastos que cumplan con los requisitos

establecidos en las disposiciones legales vigentes




y contable



Presupuestal

Comunicación oficial remisoria del informe de

Ejecución a Secretaría de Hacienda, Secretaría de

Planeación y entes de control

Documento emitido por la Entidad que remite el Informe de Ejecución a la

Secretaria de Hacienda, Secretaria de Planeación y a los Entes de Control que

lo requieran


Selección, posee valor


y contable


INFORMES

Informe de evaluación de las

actividades de salud

ocupacional

Informe de evaluación de las actividades de Salud

Ocupacional

Documento que analiza los datos suministrados de las actividades ejecutadas

en los programas de Salud Ocupacional





INFORMES

Informe de evaluación de las

actividades para mitigar el

riesgo

Informe de evaluación de las actividades para

mitigar el riesgo

Documento que analiza los datos suministrados de las actividades ejecutadas

para la mitigación del riesgo





INFORMES Informe de Gestión Informe

Instrumento cuyo propósito es comunicar al superior jerárquico el avance de

planes, programas, proyectos y demás, a corto, mediano y largo plazo,

describiendo el objetivo del plan, el programa, el proyecto y demás

instrumentos, como se encuentra actualmente, los problemas presentados y

la evaluación de los avances





INFORMES Informes de Gestión

DocumentalInforme estadístico de los servicios prestados

Los informes de gestión documental condensan la actividad desplegada por

los funcionarios en el ejercicio del cargo y permiten reconstruir de manera

consolidada el direccionamiento de la entidad en un periodo de tiempo

específico





INFORMES Informes de InventarioInforme final de la toma física de los inventarios

en Bodega y bienes devolutivos en servicio

Instrumento que sirve efectuar el control y realizar la evaluación de los

inventarios que se encuentran en Bodega y de los bienes devolutivos en

servicio



secundarios


INVENTARIO FÍSICO DE

BIENES MUEBLES

Inventario General

de Bienes

Programación para la realización de la toma física

de inventarioCircular en donde se detalla el cronograma de la toma física de inventarios.



administrativo, jurídico, legal y

fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de Bienes

Cronograma de ejecución del inventario físico de

bienesCronograma establecido para la toma física de inventarios.




fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de BienesInforme de conteo físico en Almacén o Bodega. Informe que arroja el resultado del conteo físico




fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de BienesInventario individual de bienes físicos en servicio Tarjeta individual del inventario por responsable.




fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de BienesActa de bienes sobrantes (según sea el caso)

Documento que se realiza una vez comprobado que existen elementos

sobrantes en el conteo físico.




fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de BienesActa de bienes faltantes (según sea el caso)

Documento que se realiza una vez comprobado que existen elementos

faltantes en el conteo físico.




fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de BienesInformes final de sobrantes y faltantes.

Informe que hace parte del informe final de toma física d e inventarios en

donde se registran las diferencias encontradas en dicha toma física.




fiscal



BIENES MUEBLES

Inventario General

de Bienes

Acto administrativo de baja o alta de bienes

motivado en la toma física.Resolución administrativa expedida por la Dirección General.




fiscal


INVENTARIOSInventarios Documentales

Archivo Central

Inventario documental Archivo Central (base de

datos)

Formato establecido por el Archivo General de la Nación, en el cual se

consigna los documentos que son producidos en el ejercicio de sus funciones,

describiendo de manera exacta las series o asuntos de cada una de las áreas

de la Entidad, asegurando así el control de los documentos en sus diferentes

fases



secundarios

Español X Base de Datos Disponible X

INVENTARIOSInventarios por

ResponsablesInventario individual de bienes físicos

Formato donde se registra la entrega de bienes físicos a cada uno de los

funcionario para que estos hagan uso de ellos



secundarios


LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Auxiliar Libros Auxiliares

Son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y

detallada los valores y la información registrada en libros principales o libros

mayores



secundarios


LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Diario Libro Diario

Es el libro en el cual se consignan cada día todos los acontecimientos

económicos de la Entidad, es decir, todas las transacciones que se lleven a

cabo, siguiendo un orden cronológico.



secundarios


LIBROS DE CONTABILIDAD Libro Mayor y Balances Libro Mayor y Balances

Es el libro resumen de las operaciones efectuadas en un mes, el cual permite

elaborar los estados financieros de propósito general, contiene todas las

cuentas mayores del PUC que utiliza la Entidad



secundarios


LIQUIDACIONES A FONDOS

DE CESANTÍAS

Comunicación oficial remisorio de los aportes a

cesantías al fondo

Documento emitido por la Entidad remitiendo los aportes a cesantías al

fondo

Serie Documental para Eliminación,

no posee valores secundariosEspañol X Papel Disponible X


DE CESANTÍAS

Relación de los funcionarios afiliados y valor

acreditadoListado de funcionarios afiliados al fondo junto con el valor total de abono




DE CESANTÍAS

Listado de los afiliados al fondo de cesantías del

Fondo Nacional del Ahorro.

Relación de los funcionarios afiliados al fondo de cesantías del Fondo

Nacional del Ahorro




DE CESANTÍASSolicitud disponibilidad presupuestal

Comunicación en la cual se solicita la expedición de un Certificado de





DE CESANTÍASSolicitud Registro presupuestal

Comunicación en la cual se solicita la expedición de un Registro de





DE CESANTÍASCertificado de Registro Presupuestal

Es el documento mediante el cual se perfecciona el compromiso,

garantizando que los recursos comprometidos no sean desviados a ningún

otro fin




DE CESANTÍASCertificado de Disponibilidad Presupuestal

Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal

disponible y libre de afectación para atender gastos de funcionamiento y/o

inversión




DE CESANTÍAS

Comunicación oficial remisorio de los aportes a

cesantías al fondo

Documento emitido por la Entidad remitiendo los aportes a cesantías al

fondo




DE CESANTÍAS

Certificación de pago de cesantías del Fondo

Nacional del Ahorro

Documento expedido por el Fondo Nacional del Ahorra confirmando el pago

de aporte de cesantías a esta Entidad




DE CESANTÍASRecibo de pago de cesantías

Documento que registra el pago de las cesantías, garantizando con este, que

se ha efectuado el abono al fondo



LIQUIDACIONES Y PAGOS DE

OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Novedades de personal

Son todos aquellos acontecimientos ocurridos al personal como lo son

Ingresos, retiros, libranzas, licencias, vacaciones, suspensiones, traslados,

cambios de EPS, cambio de cuentas, horas extras, recargos nocturnos,

dominicales y festivo, resolución de vacaciones, resolución de multas y

sanciones, liquidación de cesantías, órdenes de embargo, incapacidades,

nombramientos, licencias, insubsistencias, renuncias, resolución de primas

técnicas, traslados de fondos de cesantías, certificados para modificar la

base de retención en la fuente, cuotas sindicales y cualquier acto

administrativo que afecte la liquidación y pago de la nómina de los

funcionarios que afectan la nomina




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Relación de descuentos por pensión

Comunicación, donde el funcionario requiere un descuento adicional por

concepto de pensiones para ser liquidado en la planilla de seguridad social

del mes correspondiente.




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Relación de descuentos por retención en la

fuente

Comunicación de los funcionarios, donde solicitan tener en cuenta soportes

de acuerdo a la normatividad vigente, para la deducción de las bases de

retención en la fuente.




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Relación de descuentos por embargosListado de todas aquellas deducciones que acarrea un funcionario por

concepto de embargos




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Relación de descuentos por cooperativasListado de todas aquellas deducciones que acarrea un funcionario por

concepto de cooperativas




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Registro de aportes voluntarios para pensión en

Fondos Privados

Inscripción de los aportes voluntarios para pensión en Fondos Privados que

efectúa el funcionario




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Cuadro de aportes voluntariosSe incluye en el registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la

Construcción (AFC) Planilla




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Registro de aportes voluntarios a Aporte al

Fomento de la Construcción (AFC) (Planilla)

Informe de personal con descuentos, donde se relaciona el funcionario, tipo

de descuento, valor descontado, cuenta bancaria a girar, y documentos de

identificación de las partes.




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Reporte de liquidación mensual para el Fondo

Nacional del Ahorro

Se refiere a la relación detallada de los funcionarios afiliados al FNA a los que

se les realiza el aporte de cesantías del año correspondiente.




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Reporte de provisión mensual de aportes

patronales por cesantías

Prestaciones Sociales como: Prima Semestral, Prima de Navidad, Prima de

Vacaciones, Bonificación por Recreación, Bonificación por Servicios Prestados

entre otras, a las cuales el funcionario tiene derecho de acuerdo a la

normatividad vigente. El reporte de provisiones de estas prestaciones tiene

como finalidad reconocer la adquisición del derecho a percibir dichas

prestaciones mensualmente.




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Solicitud Registro presupuestalComunicación en la cual se solicita la expedición de un Registro de





OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Registros presupuestales Operación mediante la cual se perfecciona el compromiso, garantizando que

los recursos comprometidos no sean desviados a otro fin




OBLIGACIONES DE

PERSONAL

Planilla Integral de Liquidación de aportes (PILA)Documento que relaciona los aportes efectuados por pago de Seguridad

Social por parte de la Entidad



MANTENIMIENTOS

CORRECTIVOS

Mantenimientos Correctivos

de Infraestructura Física

Solicitud de requerimiento de servicio de

mantenimiento correctivo a la infraestructura

física

Documento emitido por la Entidad solicitando el servicio de mantenimiento

correctivo a la infraestructura física



secundarios


MANTENIMIENTOS

CORRECTIVOS



Informe de diagnóstico de la situación presentada

en infraestructura física (opcional)

Documento que contiene 1. Diagnóstico de la estructura física , 2. Tipo de

mantenimiento a desarrollar (preventivo o correctivo), 3. Costos del

mantenimiento,

4. Reparaciones, 5. Tiempo para la entrega, 6. Viabilidad de reparación



secundarios


MANTENIMIENTOS

CORRECTIVOS



Informe de ejecución de obras de mantenimiento

correctivo y recibo a satisfacción

Documento que presenta la información detallada de los avances de obras

de mantenimiento correctivo y recibo a satisfacción



secundarios


MANTENIMIENTOS

CORRECTIVOS


de Reparaciones Locativas y

Servicio de Aseo

Solicitud de servicio de reparación o

mantenimiento de bienes muebles

Documento en el que se solicita la reparación o mantenimiento de un bien

mueble



secundarios


MANTENIMIENTOS

CORRECTIVOS



Servicio de Aseo

Informe de diagnóstico de la situación presentada

en los bienes muebles (opcional)

Documento que contiene 1. Diagnóstico del estado de cada uno de los

bienes, 2. Tipo de mantenimiento a desarrollar (preventivo o correctivo), 3.

Costos del mantenimiento,

4. Reparaciones y repuestos necesarios, 5. Tiempo para la entrega, 6.

Viabilidad de reparación



secundarios


MANTENIMIENTOS

CORRECTIVOS



Servicio de Aseo

Informe de ejecución de mantenimiento

correctivo y recibo a satisfacción

Documento que presenta la información detallada de los avances de obras

de mantenimiento correctivo y recibo a satisfacción



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales

Oficio emitido por la Secretaría Distrital de

Hacienda, informando la reducción del

presupuesto de la Entidad.

Comunicación emitida por la Secretaria Distrital de Hacienda, informando la

reducción del presupuesto de la Entidad



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Decreto de reducción presupuestal. Decreto que ordena la reducción presupuestal de la entidad



secundarios


MODIFICACIONES


Certificados de disponibilidad presupuestal de los

rubros a los cuales se les reduce el presupuesto.

Certificados de disponibilidad presupuestal que soporta la reducción del

presupuesto en los rubros establecidos.



secundarios


MODIFICACIONES


Resolución de reducción presupuestal, emitida

por la Entidad

Certificados de disponibilidad presupuestal que soporta la reducción del

presupuesto en los rubros establecidos.



secundarios


MODIFICACIONES


Comunicación oficial remisoria del Acto

Administrativo de reducción presupuestal a las

Secretarías de Hacienda y Planeación.

Acto Administrativo emitido por la Entidad que resuelve la reducción

presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES


Justificación legal, económica y financiera de la

reducción presupuestal. (solicitada por una

Entidad).

Documento que muestra y sustenta por parte de la administración Distrital

la reducción presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES


Comunicación interna solicitando la reducción

presupuestal. Documento que solicita la reducción presupuestal de la entidad



secundarios


MODIFICACIONES


Acto administrativo de reducción presupuestal

que afecta agregados.Acto administrativo competente para modificar el presupuesto de la entidad.



secundarios


MODIFICACIONES


Comunicación oficial remisoria a la Secretaría de

Hacienda, del Acto Administrativo de reducción

presupuestal.

Acto administrativo competente para modificar el presupuesto de la entidad.



secundarios


MODIFICACIONES


Decreto de Modificación presupuestal expedido

por el Alcalde Mayor.Acto administrativo que modifica el presupuesto de la Entidad.



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Exposición de Motivos El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Acuerdo de Modificación Presupuestal. Acto administrativo que modifica el presupuesto de la Entidad.



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALESReducciones Presupuestales Decreto de Liquidación (Alcalde Mayor). Acto administrativo mediante el cual se liquida el presupuesto de la Entidad.



secundarios


MODIFICACIONES


Resolución de reducción presupuestal en la

Entidad. (Empresas industriales y Comerciales del

Estado y ESE).

El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


MODIFICACIONES


Comunicación oficial solicitando a las Secretarías

de Hacienda y de Planeación la aprobación de la

reducción presupuestal.

Documento emitido por el CONFIS autorizando la reducción presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES


Resolución del CONFIS aprobando la reducción

presupuestal.

Documento emitido por la Entidad requiriendo la suspensión o aplazamiento

presupuestal que no afecta los agregados



secundarios


MODIFICACIONES


Comunicación oficial emitida por el CONFIS

remitiendo la Resolución de aprobación de la

reducción presupuestal. (Sector Central,

Establecimientos públicos, Personería,

Universidad Distrital.)

Resolución que resuelva la suspensión o aplazamiento presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

Suspensiones o

Aplazamientos

Presupuestales

Comunicación oficial solicitando la suspensión o

aplazamiento presupuestal que no afecta los

agregados

Documento emitido por la Entidad requiriendo concepto sobre suspensión o

aplazamiento presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

Suspensiones o

Aplazamientos

Presupuestales

Acto Administrativo de suspensión o


Documento mediante el cual SDH, emite concepto de aplazamiento a

reducción.



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

Suspensiones o

Aplazamientos

Presupuestales

Comunicación oficial solicitando concepto sobre

suspensión o aplazamiento presupuestal.

Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo la suspensión o




secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

Suspensiones o

Aplazamientos

Presupuestales

Concepto sobre aplazamiento o reducción

presupuestal por parte de la Secretaría de

Hacienda.

Documento mediante el cual la Secretaria de Hacienda, emite concepto de

aplazamiento a reducción.



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

Suspensiones o

Aplazamientos

Presupuestales

Resolución de suspensión o aplazamiento

presupuestal, emitida por la Entidad.

Documento que sustenta legal, financiera y económicamente el traslado

presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES

Traslados Presupuestales que

afectan los agregados

Solicitud de traslados presupuestales internos por

centro de costo (Sector Central, Establecimientos

públicos, Personería, Universidad Distrital).

Oficio mediante el cual se solicita un traslado presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Justificación legal, económica y financiera del

traslado presupuestal interno por centro de costo


presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Informe de Justificación legal, económica y

financiera del traslado presupuestal interno que

afecta los agregados.


presupuestal que afecta agregados



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES


afectan los agregadosEstudio de necesidades Documento mediante el cual se establecen las necesidades de la entidad



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Solicitud de concepto sobre las modificaciones

presupuestales de inversión que afectan los

agregados.

Documento emitido por la Entidad requiriendo el traslado presupuestal que

afecta los agregados



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Concepto sobre viabilidad para efectuar el

traslado presupuestal interno por inversión

Documento emitido por Planeación Distrital donde se emite el concepto

favorable para un traslado presupuestal entre proyectos de inversión.



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Comunicación oficial solicitando el traslado

presupuestal que afecta los agregados.

Documento emitido por la Entidad remitiendo la resolución de traslado

presupuestal a la Secretaria de Hacienda



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Resolución de traslado presupuestal que afecta

los agregados.





secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Oficio remisorio del Acto Administrativo de

traslado presupuestal a la Secretaría de

Hacienda.

Documento emitido por la Entidad solicitando la inclusión de modificaciones

presupuestales en la agenda del CONFIS



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Justificación legal económica y financiera

(Empresas industriales y Comerciales del Estado y

ESE)





secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Acto Administrativo de aprobación del traslado

presupuestal (Acta, Resolución o Acuerdo de la

Junta Directiva)

Acto administrativo emitido por el CONFIS en el cual resuelve las

modificaciones presupuestales aprobadas



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Oficio remisorio de Acto Administrativo a las

Secretarías de Hacienda y Planeación.

Documento emitido por el CONFIS a las Entidades informando sobre las




secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Comunicación oficial de solicitud de inclusión de

las modificaciones presupuestales en la agenda

del CONFIS.

Documento emitido por la Entidad solicitando la inclusión de modificaciones

presupuestales en la agenda del CONFIS



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES


afectan los agregadosActa de reunión del CONFIS

Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados por el

CONFIS



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES


afectan los agregadosResolución de aprobación del CONFIS

Acto administrativo emitido por el CONFIS en el cual resuelve las




secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Comunicación oficial del CONFIS a cada una de

las Entidades remitiendo las modificaciones

presupuestales aprobadas

Documento emitido por el CONFIS a las Entidades informando sobre las




secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES


no Afectan los Agregados.

Solicitud de traslados presupuestales internos por

centro de costo. Oficio mediante el cual se solicita un traslado presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES




traslado presupuestal interno por centro de costo


presupuestal



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Comunicación interna solicitando el traslado

presupuestal que no afecta los agregados.

Documento emitido por la Entidad requiriendo el traslado presupuestal que

no afecta los agregados



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Resolución de traslado presupuestal que no

afecta los agregados.

Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo el traslado




secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Comunicación oficial solicitando a la Secretaría

de Hacienda concepto sobre traslado

presupuestal interno.

Documento emitido por la Entidad solicitando a la Secretaria de Hacienda

concepto sobre traslado presupuestal interno



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Concepto sobre traslado presupuestal interno

emitido por la Secretaría de HaciendaEl productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Resolución de traslado presupuestal que no

afecta agregados (Emitida por cada Entidad).

Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo el traslado




secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES




traslado presupuestal de inversión.El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES


no Afectan los Agregados.Estudio de necesidades Documento mediante el cual se establecen las necesidades de la entidad



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Comunicación oficial remisoria a la Secretaría

Distrital de Planeación de la solicitud de concepto

sobre modificación.

Documento emitido por la Entidad solicitando a la Secretaria Distrital de

Planeación concepto sobre modificación



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Concepto sobre viabilidad para efectuar el

traslado presupuestal interno por inversión

Documento emitido por Planeación Distrital donde se emite el concepto

favorable para un traslado presupuestal entre proyectos de inversión.



secundarios


MODIFICACIONES

PRESUPUESTALES



Resolución de traslado presupuestal interno que

no afecta los agregados.

Acto administrativo emitido por la Entidad que resuelve el traslado

presupuestal interno que no afecta los agregados



secundarios


MONITOREOS DE

AMENAZAS

Monitoreo Geotécnico y

Estructural

Formato diligenciado de presentación de la

necesidad de estudios.

Documento elaborado desde el área técnica, en la cual se soporta la

necesidad de contratación de un estudio requerido. Su diligenciamiento está

soportado en un formato predefinido por la entidad, el cual es revisado en su

conjunto por parte del área jurídica antes de proceder al proceso de

contratación.





MONITOREOS DE

AMENAZAS

Monitoreos de la Red de

Acelerógrafos

Comunicación oficial interna de solicitud de

mantenimiento correctivo a equipos.Comunicación oficial interna de solicitud de servicio de mantenimiento.





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Acelerógrafos

Formato diligenciado de Visita de Mantenimiento

a las estaciones de la red de acelerógrafos

Documento en el que se consigna el estado de los equipos en el momento del

mantenimiento





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Acelerógrafos

Informe mensual de operación y mantenimiento

Red Acelerógrafos de Bogotá – RAB

Documento en el que se describen el resumen y resultado de las visitas

realizadas a la RAB con periodicidad mensual.





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Acelerógrafos

Formato diligenciado de Eventos Registrados en

la Red de Acelerógrafos de Bogotá – RABEl productor documental expresa no conocer este documento





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Acelerógrafos

Comunicación oficial interna de solicitud

corrección en el Sistema de Información para la

Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias de

Bogotá - SIRE .

Documento emitido al interior de la entidad, definido bajo un formato

prestablecido, el cual permite solicitar correcciones en el SIRE





MONITOREOS DE

AMENAZAS


AcelerógrafosCatalogo de sismos

Documento que compila la información de registros sísmicos reportados en

la red de acelerógrafos que administra el IDIGER.





MONITOREOS DE

AMENAZAS

Monitoreos de la Red

Hidrometeorológica

Comunicación oficial interna solicitud de soporte

técnico. Comunicación oficial interna de solicitud de asistencia técnica.





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Hidrometeorológica

Comunicación oficial interna de solicitud

corrección en el Sistema de Información para la

Gestión de Riesgos y Atención de Emergencias de

Bogotá - SIRE

Documento emitido al interior de la entidad, definido bajo un formato

prestablecido, el cual permite solicitar correcciones en el SIRE





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Hidrometeorológica

Comunicación oficial interna de solicitud de

mantenimiento correctivo a equipos.

Documento emitido al interior de la entidad, en el cual se solicita la

realización de un mantenimiento preventivo a los diversos equipos de

monitoreo que administra el IDIGER, dirigido al área de TIC.





MONITOREOS DE

AMENAZAS


Hidrometeorológica

Bitácora de operación y mantenimiento a

Estaciones

Documento en el que se describen el resumen y resultado de las visitas

realizadas a la RHB diaria y mensualmente.





NÓMINASolicitud de disponibilidad presupuestal y registro

presupuestal

Documento Interno solicitando Certificados de Disponibilidad Presupuestal y




secundarios


NÓMINA Certificado de Disponibilidad Presupuestal






secundarios


NÓMINA Certificado de Registro Presupuestal






secundarios


NÓMINA Nómina Registro financiero que relaciona los pagos de la Entidad



secundarios


NÓMINA Resumen de NóminaReporte que genera el sistema por conceptos devengados y deducidos de la

nómina mensual.



secundarios


NÓMINA Relación de descuentos de salud Listado que registra los descuentos realizados por el pago de salud



secundarios


NÓMINAReporte resumen por régimen nuevo, antiguo y

generalEl productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


NÓMINARelación de cesantías discriminado por fondos y

régimenRelación de fondos de cesantías por funcionario.



secundarios


NÓMINA Nómina adicional (opcional)

Nómina que se liquida separadamente de la nómina mensual, donde se

tienen en cuenta novedades que por su carácter se deben pagar lo más

pronto posible. Por ejemplo vacaciones, liquidaciones de prestaciones, etc.



secundarios


NÓMINA Copia desprendibles de pagoDocumento que acredita el desembolso de dinero para el pago del salario del

funcionario



secundarios


NOTIFICACIONES POR

ESTADONotificación Estado

Aviso que consiste en que la parte toma conocimiento directo del contenido

de la resolución a través de un listado donde se exhiben todas las

resoluciones dictadas por la Entidad



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de ingresos (copia) Resolución de nombramiento y actos de posesión de nuevos funcionarios.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de retiros (copia)Resolución de aceptación de renuncia o separación del cargo de los ex -

funcionarios.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de encargos (copia) Resolución de encargo por funciones o cargo a funcionarios.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de prima técnica (copia)Resolución por medio de la cual se ordena el reconocimiento y pago de una

prima técnica.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de suspensiones (copia) Resolución de suspensión a funcionarios.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Novedades de licencias (copia)Resolución por medio de la cual se otorga una licencia remunerada o no

remunerada.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Reporte políticas de capacitación El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Certificado de crédito de viviendaCertificación expedida por entidad financiera, donde consta el valor pagado

por intereses de Crédito Hipotecario. Con vigencia de un año.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Registro de reclamación de nóminaComunicación dirigida de un funcionario, donde solicita revisión y aclaración

de la liquidación de nómina y prestaciones sociales.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Autorización de descuentoDocumento remitido por el funcionario en el cual autoriza se le descuente

cierto valor de dinero por un determinado concepto



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Relación mensual de descuentosDetalle que radican entidades, con cartera pendiente con funcionarios de la

entidad, por préstamos a través de libranzas.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA Resolución de vacacionesActo administrativo emitido por la Entidad en el que resuelve la salida a

vacaciones de un funcionario



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINA

Certificados para disminución de la base de

retención en la fuente por concepto de salud

prepagada

Certificación expedida por empresas de Medicina Prepagada o Seguros de

Salud, donde constan los aportes por dichos servicios durante el año gravable

anterior. Con vigencia de un año.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINACertificados para disminución de la base de

retención en la fuente por concepto de educación

Deducción por concepto de dependientes, es una comunicación juramentada

donde se relaciona y certifican, de acuerdo a la normatividad vigente las

personas que dependen del funcionario.



secundarios


NOVEDADES DE NÓMINAResolución sobre acuerdo de retroactividad

(copia)Acto administrativo que resuelve un acuerdo de retroactividad



secundarios


PAGOS DE SERVICIOS

PÚBLICOS Y TELEFONÍA

MÓVIL

Factura de acueducto y alcantarilladoRecibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de acueducto y

alcantarillado


posee valor administrativo y

contable


PAGOS DE SERVICIOS


MÓVIL

Factura de luz Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de energía



contable


PAGOS DE SERVICIOS


MÓVIL

Factura de aseo Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de aseo



contable


PAGOS DE SERVICIOS


MÓVIL

Factura de teléfono Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de teléfono



contable


PAGOS DE SERVICIOS


MÓVIL

Factura de telefonía móvil Recibo de pago que refleja el valor a pagar por servicio de telefonía móvil



contable


PAGOS DE SERVICIOS


MÓVIL

Recibo de pago Documento que registra la entrega de dinero a cambio de un bien o servicio



contable


PAGOS DE SERVICIOS


MÓVIL

Informe estadístico de consumo de servicios

públicos y telefonía móvilDocumento que presenta en cifras



contable


PETICIONES, QUEJAS,

RECLAMOS, Y SUGERENCIAS

(PQRS)

Comunicación Recibida (según sea el caso)Documento recibido por la Entidad atendiendo un asunto al cual se le debe

brindar una respuesta, de acuerdo al área que venga remitido



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Derecho de Petición

Documentos recibidos por la Entidad atendiendo las solicitudes de los

ciudadanos sobre ciertos temas particulares, a los cuales se debe dar una

pronta respuesta de acuerdo a tiempos ya establecidos en el IDIGER



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Formato de sugerencias, felicitaciones, quejas y

reclamos

Documento establecido por la entidad en el cual se consignan las

sugerencias, felicitaciones, quejas o reclamos realizados por los usuarios



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Solicitudes de Información

Petición formulada por cualquier ciudadano a través de la cual se puede

consultar cualquier tipo de información sobre temas particulares y generales

de la Entidad



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Solicitudes de CopiasPetición formulada por cualquier ciudadano a través de la cual se puede

solicitar copias sobre temas particulares y generales de la Entidad



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

RequerimientosPetición formulada por cualquier ciudadano solicitando información de

carácter general o especifico a la Entidad



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Formato control de atención al usuarioDocumento emitido por la Entidad, el cual controla y registra el servicio

prestado a los ciudadanos presencial y telefónicamente



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Formato Buzón de sugerenciasDocumento establecido por la Entidad en el cual se consignan las sugerencias

realizadas por los usuarios



secundarios


PETICIONES, QUEJAS,


(PQRS)

Comunicación Oficial RemisoriaDocumento emitido por la Entidad, dando respuesta a los diferentes

requerimientos realizados por la ciudadanía



secundarios


PLANESPlan de Bienestar Social de

PersonalPlan de acción



servicio, según se han definido en el proyecto



secundarios



PersonalPlan de Bienestar Social

Serie de actividades recreativas, deportivas y culturales que se planean y

ejecutan dentro de la vigencia de un (1) año, en beneficio de aquellos que

hacen parte de la entidad.



secundarios



Personal

Resolución aprobación del Plan de Bienestar

Social (copia)Acto administrativo que aprueba el Plan de Bienestar Social de la Entidad



secundarios



PersonalLista de asistencia al Plan de Bienestar Social

Documento donde se registran los participantes en las actividad

programadas en el Plan de Bienestar.



secundarios



Personal

Evaluación de satisfacción del Plan de Bienestar

Social

Documento donde se registra el nivel de satisfacción de los servidores acerca

de las actividades de Bienestar Social



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Plan de acción






secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Panorama de factores de riesgoDocumento donde se registra los riesgos específicos en el ambiente de

trabajo.



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Cronograma de actividades con la ARPDocumento que programa las actividades con la Administradora de Riesgos

Laborales



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Acta de reunión de COPASO

Documento donde se registran las actividades programadas y desarrolladas¡,

al igual que los compromisos de los miembros del Comité Paritario de

Seguridad y Salud en el Trabajo.



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalInforme de actividades de ejecución de la ARP

(opcional)

Documento que da a conocer los resultados de las actividades efectuadas en

la Entidad, presentado por la ARP



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalCronograma de actividades para mitigar riesgos

(opcional)Documento que programa las actividades para la mitigación de riesgos



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalListado de asistencia a las actividades para

mitigar el riesgo

Documento que relaciona los funcionarios que acuden a las actividades para

mitigación de riesgos



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Registro fotográfico (opcional)Serie de fotografías que registran las actividades realizadas en mitigación de

riesgos



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Documento de inspeccionesPlanillas donde se registran las inspecciones planeadas realizadas por el

COPASST, sobre la infraestructura de la entidad.



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalDocumento de compromiso u oficialización del

hallazgo

Planillas donde se registran las inspecciones planeadas realizadas por el

COPASST, sobre la infraestructura de la entidad.



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalRegistro Único de Reporte de Accidentes de

Trabajo

Documento donde se registran los incidentes y accidentes de trabajo

ocurridos a los servidores y contratistas en el desempeño de sus funciones o

actividades.



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Estadísticas de salud visual, auditiva, ergonómicaDocumento que hace parte del plan de Bienestar social, actividades de

prevención y promoción.



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Programas de vigilancia epidemiológicaPrograma que identifica y evalúa los factores de riesgo que puedan

presentarse en la Entidad



secundarios


PLANES Plan de Salud Ocupacional Plan de Salud Ocupacional

Consiste en la planeación y ejecución de actividades de medicina, seguridad e

higiene industrial, que tienen como objetivo mejorar la salud de los

trabajadores en la Entidad



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalResolución adoptando el Plan de Salud

Ocupacional

Acto administrativo emitido por la Entidad que resuelve la adopción del Plan

de Salud Ocupacional



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalDocumento de divulgación del Plan de Trabajo de

Salud Ocupacional

Documento emitido por la Entidad que publica el Plan de Trabajo de Salud

Ocupacional



secundarios


PLANES Plan de Salud OcupacionalDocumento convocando a las actividades del Plan

de Salud Ocupacional

Documento emitido por la Entidad citando a las actividades del Plan de Salud

Ocupacional



secundarios


PLANESPlanes de Capacitación de

PersonalDiagnostico necesidades de capacitación

Encuesta dirigida a los subdirectores para conocer las necesidades de

capacitación del ser y del hacer.



secundarios



PersonalListado de asistencia

Documento que relaciona los funcionarios que acuden a las actividades

establecidas en el Plan de Salud Ocupacional



secundarios



PersonalPlan Institucional de Capacitación

Busca orientar los procesos de formación y capacitación de los funcionarios,

hacia el fortalecimiento y potenciación, tanto de sus habilidades y destrezas,

como de sus valores y actitudes, con el fin de hacerlos más competentes en

el desarrollo de su actividad



secundarios



PersonalDocumento de inducción

Documento que tiene por objeto que cada uno de los funcionarios recién

integrados a la Entidad conozca los aspectos mas importantes de la misma

como su misión, visión, funciones, servicios que presta etc.



secundarios



PersonalDocumento de reinducción

Documento que tiene por objeto reorientar la integración del funcionario a la

cultura organizacional a causa de los cambios producidos en la institución



secundarios



Personal

Acta de Comisión de Personal (aval del Plan de

Capacitación)

Documento que registra los temas tratados y acuerdos adoptados en la




secundarios



Personal

Resolución aprobando el Plan de Capacitación

(copia)Acto administrativo que resuelve la aprobación del Plan de Capacitación



secundarios



Personal

Comunicación oficial de divulgación del Plan de

CapacitaciónDocumento emitido por la Entidad dando a conocer el Plan de Capacitación



secundarios



Personal

Documento informando a los funcionarios la

participación en las capacitaciones

Documento emitido por la Entidad invitando a los funcionarios participar en

las capacitaciones



secundarios



PersonalCronograma general de inducción

Documento que Programa las actividades de inducción a funcionarios de la

Entidad



secundarios



Personal

Listado de asistencia a los programas de

capacitación

Documento que relaciona los funcionarios asistentes a los programas de

capacitación



secundarios



PersonalEvaluación de conocimiento de la capacitación

Documento que mide los conocimientos adquiridos por los funcionarios en la

capacitación



secundarios



Personal

Evaluación de satisfacción de la

capacitación

Documento que valora la satisfacción generada en el funcionario por la

capacitación recibida



secundarios



PersonalFormato acuerdo de gestión servidores

Documento donde se establecen los objetivos y compromisos a cumplir, se




secundarios



PersonalEvaluación de cumplimiento acuerdos de gestión

Documento donde se evalúa los objetivos y compromisos a cumplir, se




secundarios



Personal

Comunicación de notificación sobre evaluación al

servidor participante

Documento donde se notifican los objetivos y compromisos a cumplir, se




secundarios


PLANESPlanes de contingencia y

seguridad de la información

Solicitud de Usuarios en Tecnología y en Sistemas

de Información

Formato establecido por la Entidad requiriendo la creación de usuario,

asignación de permisos, desactivación de cuentas y asignación de cuentas de

correo electrónico, en busca del cumplimiento del objeto contractual de cada

funcionario que así lo requiera



secundarios



seguridad de la informaciónReporte de soporte a usuarios

Documento que relaciona los servicios prestados en tecnología a los

funcionarios que lo han solicitado



secundarios




Concepto Técnico del Estado Operativo del

equipo

Documento que define el estado en que se encuentra el equipo al que se le

ha solicitado realizar mantenimiento correctivo o preventivo



secundarios



seguridad de la informaciónHoja de vida del indicador

Documento que registra las tareas de mantenimiento correctivo y preventivo

de los equipos de la Entidad



secundarios




Comunicación oficial por correo electrónico sobre

solicitud

Documento electrónico solicitando el mantenimiento de los equipos de la

Entidad



secundarios

Español X DOC Disponible X


seguridad de la informaciónActa de Responsabilidad de Hardware

Formato emitido por la Entidad que legaliza el préstamo de elementos de

hardware, este préstamo no supone un traslado de bienes, ni un reporte a

almacén por tratarse de elementos de flujo permanente para el personal de

la entidad



secundarios



seguridad de la informaciónRelación de prestamos de hardware

Documento que refleja los prestamos de hardware realizados en la Entidad

en determinado periodo de tiempo



secundarios



seguridad de la informaciónSoporte y Atención a Usuarios Internos y Externos

Documento que registra el servicio prestado a los funcionarios de la Entidad

para garantizar la funcionalidad de los sistemas de información y

disponibilidad de los servicios informáticos



secundarios


PLANESPlanes de Mantenimiento del

Parque AutomotorPlan de mantenimiento

Documento que define las tareas para el cuidado y preservación de los

equipos de la Entidad



secundarios


PLANESPlanes de Mantenimiento del

Parque AutomotorRegistro de actividades

Formato utilizado para programar los móviles que serán requeridos para

atender las solicitudes que tengan que ver con actividades de la Entidad



secundarios


PLANES

Planes de Mantenimiento

Preventivo y Correctivo y de

los Servicios a Prestar

Plan de acción






secundarios


PLANES

Planes de Mantenimiento

Preventivo y Correctivo y de

los Servicios a Prestar

Seguimiento a plan de acciónInstrumento que contribuye a la orientación de la gestión de la Entidad para

el cumplimiento de sus objetivos



secundarios


PRESTAMOS

DOCUMENTALES

Solicitud de consulta y préstamo de documentos

(tanto de usuarios internos como externos)

Documento que registra los expedientes que son facilitados a préstamo a los

ciudadanos en general para consulta de la información contenida en ellos



secundarios


PRESTAMOS

DOCUMENTALESRegistro de consulta y préstamos de documentos

Listado que relaciona los usuarios tanto internos como externos y los

documentos prestados para su consulta



secundarios


PRESTAMOS

DOCUMENTALES

Comunicación oficial informando la falta de folios

del expediente.

Documento emitido por la Entidad comunicando la falta de folios en un

expediente



secundarios


PRESTAMOS

DOCUMENTALESReporte de préstamos documentales vencidos.

Listado emitido por Gestión Documental informando el vencimiento de los

documentos que se encuentran en calidad de préstamo



secundarios


PRESTAMOS

DOCUMENTALES

Comunicación oficial solicitando devolución de

documentación que esta vencida.

Documento emitido por la Entidad requiriendo al usuario la entrega de los

expedientes que tenga en su poder y se encuentren vencidos



secundarios


PRESTAMOS

DOCUMENTALES

Comunicación oficial informando la no devolución

de los documentos al archivo.

Documento emitido por la Entidad notificando la no devolución de los

documentos dados a préstamo al archivo



secundarios


PROCESOS

DISCIPLINARIOS

Proceso Disciplinario

OrdinarioQueja

Documento que registra una reclamación realizada por un usuario de la

Entidad a causa de una inconformidad por un servicio recibido o de un

ciudadano cualquiera.



administrativo y contable


PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioPruebas anexas (opcional) Documentos probatorios





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Informe de hechos constitutivos de faltas

disciplinarias

Documento escrito mediante el cual un servidor público informa respecto de

una serie de hechos que pueden ser constitutivos de un posible proceso

disciplinario.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto apertura indagación preliminar (opcional)

Documento mediante el cual se establece de manera motivada, el inicio de

la investigación previa, con el objeto de verificar la identidad del funcionario

denunciado en la queja, el suceso que ocasiono la falta y si esta resulta

irregular





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación apertura de indagación preliminar

(opcional)Comunicación al interesado del inicio de la indagación preliminar





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación personal

Documento que comunica de manera personal la apertura de investigación a

un funcionario público





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación por edicto

Documento publicado en la Entidad comunicando la apertura de

investigación a un funcionario público





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioPruebas (opcionales)

Documentos que contienen los elementos probatorios necesarios para emitir

una decisión respecto de la indagación preliminar.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto inhibitorio (si es del caso)

Documento que contiene la decisión del operador disciplinario de no iniciar

actuación alguna cuando la información o queja sea manifiestamente

temeraria o se refiera a hechos disciplinariamente irrelevantes o de

imposible ocurrencia o sean presentados de manera absolutamente

inconcreta o difusa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación auto inhibitorio Documento que notifica el auto de inhibición para iniciar actuación alguna.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación edicto auto inhibitorio

Documento publicado en la Entidad comunicando el auto de inhibición para

iniciar actuación alguna.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioCitación testigo

Documento mediante el cual se convoca a una persona para que rinda

testimonio.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación decreto oficioso de pruebas Comunicación oficial de notificación de decreto de pruebas.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioSolicitud de documentos

Documento mediante el cual se efectúan requerimientos para que obren

como pruebas al interior del expediente.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioActa visita administrativa Documento en el que se registra las resulta de una visita administrativa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioCitación quejoso ratificación y ampliación

Documento mediante el cual se cita al ciudadano que indicó la queja para

que amplia la información y/o se ratifique en su queja.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioRatificación y ampliación de la queja

Documento que contiene la confirmación y/o ampliación de la queja por

parte del afectado o un testigo





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioTestimonio

Manifestación hecha por un testigo evidenciando o asegurando la veracidad

de los hechos





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Auto decreta pruebas de indagación o

investigación

Documento mediante el cual se orden ala práctica de pruebas en cualquiera

de las etapas de indagación preliminar o de investigación.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioVersión libre

Exposición libre y espontanea dada en una investigación y rendida por el

funcionario afectado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de archivo (si es del caso)

Acto administrativo emitido por la Entidad el cual resuelve se archive el

expediente dando por terminado el proceso disciplinario.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación auto archivo implicado

Documento emitido por la Entidad que notifica el auto de archivo del

expediente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación auto archivo quejoso

Documento emitido por la Entidad que comunica el auto de archivo del

expediente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento que comunica de manera personal la resolución que resuelve la

apertura de investigación a un funcionario público





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioConstancia de ejecutoria

Documento mediante el cual se certifica que el auto administrativo quedó

debidamente ejecutoriado y cobro firmeza.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioRecurso de apelación del quejoso

Solicitud efectuada por el quejoso pidiendo se revoque un auto

administrativo emitido por la Entidad, el cual es resuelto por el superior

jerárquico del funcionario que emitió el acto





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento que deja en firme el acto administrativo para su ejecución

inmediata





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto concediendo recurso de apelación

Acto administrativo emitido por la Entidad que concede el recurso de

apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Auto Rechazando recurso de apelación

improcedente

Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de

apelación interpuesto por considerarlo improcedente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario


extemporáneo


apelación interpuesto por considerarlo extemporáneo





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declarando desierto recurso

Acto administrativo emitido por la Entidad declarando desierto el recurso de

reposición





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación remisión expediente segunda

instancia

Documento emitido por la Entidad remitiendo el expediente al superior

jerárquico para resolver el recurso de reposición.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación auto niega recurso de apelación

Documento emitido por la Entidad comunicando la decisión de negar el

recurso de apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación auto concede apelación

Documento emitido por la Entidad comunicando el auto que concede la

apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación implicado no apelante

Documento mediante el cual se le comunica al implicado la decisión

adoptada.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación personal a no apelante

Documento mediante el cual se notifica la decisión adoptada a quien no

apeló.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioRecurso de queja (si es del caso)

Solicitud efectuada por el funcionario afectado cuando el recurso de

apelación es rechazado o cuando la resolución es inapelable





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declarando desierto recurso de queja Documento mediante el cual se declara desierto el recurso de queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declarando precluído el recurso queja Documento mediante el cual se declara precluído el recurso de queja.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto rechazando el recurso queja extemporáneo

Acto administrativo emitido por la Entidad rechazando el recurso de queja

extemporáneo





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto concediendo recurso de queja Acto administrativo emitido por la Entidad que confiere recurso de queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario


instancia

Documento emitido por la Entidad remitiendo el expediente a segunda

instancia





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación trámite recurso queja Documento emitido por la Entidad dando tramite al recurso de queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto resolviendo la apelación Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo la apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación implicado segunda instancia

Documento mediante el cual se le comunica al implicado la remisión del

expediente a segunda instancia.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento que comunica las decisiones que ponen termino a una actuación

administrativa de manera personal al funcionario afectado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación edicto

Documento publicado en la Entidad el cual contiene la parte resolutiva del

acto administrativo, la determinación y la firma del Director General





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación auto segunda instancia quejoso

Documento mediante el cual se comunica al quejoso de la decisión proferida

por al entidad en segunda instancia.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto apertura investigación

Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo abrir investigación a

un funcionario por posibles faltas cometidas hacia la Entidad





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación apertura de investigación

personería

Documento emitido por la Personería Distrital que establece de manera

motivada, el inicio de la investigación previa, con el objeto de verificar la

identidad del funcionario denunciado en la queja, el suceso que ocasiono la

falta y si esta resulta irregular





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación apertura de investigación

procuraduría

Documento emitido por la Procuraduría que establece de manera motivada,

el inicio de la investigación previa, con el objeto de verificar la identidad del

funcionario denunciado en la queja, el suceso que ocasiono la falta y si esta

resulta irregular





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioCitación notificación personal apertura

Documento mediante el cual se cita al funcionario para que se notifique de la

decisión adoptada por la entidad mediante la cual abre el proceso a

investigación.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento mediante el cual se le informa al funcionario de la decisión

adoptada por la entidad mediante la cual abre el proceso a investigación.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioTestimonio


del hecho que se esta investigando





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento que contiene la confirmación y ampliación de la queja por parte

del afectado o un testigo





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento que registra la orden para presentarse al testigo, en busca de

ratificar y ampliar la queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto decreta pruebas de investigación

Acto administrativo emitido por la Entidad que decreta las pruebas de

investigación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioActa visita administrativa Documento en el que se deja constancia de la visita efectuada.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS




presentar testimonio sobre los hechos





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento mediante el cual se efectúan requerimientos a otras áreas en

busca de información.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de cierre de investigación

Acto administrativo emitido por la Entidad el cual resuelve u ordena el cierre

de la investigación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación cierre de investigación Documento emitido por la Entidad comunicando el cierre de la investigación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioFijación estado cierre investigación

Aviso, orden o decreto publicado por la autoridad con el fin de promulgar y

hacer pública la decisión de cierre de investigación.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioPliego de cargos

Documento que resume las faltas consignadas en un expediente contra el

funcionario, a quien se le comunica para que pueda asumir su defensa





PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de archivo

Acto administrativo emitido por la Entidad que ordena el archivo del

expediente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación decreto oficioso de pruebas

Documento mediante el cual se informa a los interesados respecto de la

decisión adoptada por la entidad de practicar pruebas de manera oficiosa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto prórroga término investigación Acto administrativo que amplia el término de la investigación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación prórroga apertura de investigación

implicado

Documento que posterga la apertura de la investigación al implicado de la

falta





PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS




ratificar y ampliar la queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioActa visita administrativa Documento en el que se registra las resultas de una visita administrativa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto decreta pruebas de investigación

Acto administrativo emitido por la Entidad que determina las pruebas de

investigación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento mediante el cual se efectúan requerimientos para que obren

como pruebas al interior del expediente.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS




presentar testimonio sobre los hechos





PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioTestimonio







PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de archivo

Acto administrativo emitido por la Entidad que ordena el archivo del

expediente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación decreto oficioso de pruebas

Documento mediante el cual se informa a los interesados respecto de la

decisión adoptada por la entidad de practicar pruebas de manera oficiosa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioCitación notificación pliego de cargos

Documento que requiere u ordena al funcionario implicado presentarse a

audiencia para ser notificado sobre los cargos en su contra para que asuma

su defensa





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación pliego de cargos Documento que comunica al funcionario el pliego de cargos en su contra





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declaratoria ausencia

Acto administrativo mediante el cual, transcurrido un determinado período

de tiempo sin que reaparezca el presunto ausente o se tengan nuevas

noticias del desaparecido, se declara su ausencia legal.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento que comunica las decisión adoptada por la entidad mediante la

cual se comunica la declaratoria de ausencia legal del investigado.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto nombramiento defensor de oficio

Acto administrativo emitido por la Entidad que nombra abogado de oficio

para la defensa del funcionario





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto corriendo traslado para alegar de conclusión

Acto administrativo mediante el cual se da la oportunidad a los

contendientes de esgrimir sus argumentos culminantes en procura de sus

propios derechos e intereses.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación consultorio jurídico (si es

apoderado de oficio)

Documento mediante el cual se informa al abogado de oficio del investigado

ausente del traslado para alegar de conclusión.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación defensor oficio

Documento que notifica al funcionario que le fue asignado un abogado

defensor de oficio





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación personal Documento que comunica las decisiones adoptadas por la entidad.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioEscrito de descargos

Documento que contiene los alegatos de conclusión que pueden ser

presentados por el afectado para su defensa





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto decreta pruebas descargos

Acto administrativo emitido por la Entidad que dicta o resuelve las pruebas

en contra del funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación decreto pruebas sujeto procesal

Documento mediante el cual se le informa al funcionario investigado y/o su

defensor, y/o al Ministerio Público, que se han decretado pruebas al interior

del proceso disciplinario.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto niega pruebas

Acto administrativo emitido por la Entidad que niega las pruebas en contra

del funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación personal Documento que comunica las decisiones adoptadas por la entidad.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioRecurso de reposición y en subsidio apelación Oportunidad procesal para debatir la decisión adoptada.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Auto rechazando recurso de reposición

improcedente

Acto administrativo emitido por la Entidad que rechaza el recurso de

reposición por considerarlo improcedente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declarando desierto recurso Acto administrativo emitido por la Entidad declarando desierto el recurso





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario


extemporáneo


apelación por no haber sido propuesto en tiempo.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto resolviendo recurso reposición

Acto administrativo emitido por la Entidad que resuelve el recurso de

reposición interpuesto por le funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Auto rechazando recurso de reposición

extemporáneo


reposición extemporáneo





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario


improcedente


apelación improcedente





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento emitido por la Entidad comunicando al funcionario implicado

que concede la apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento emitido por la Entidad negando al funcionario implicado el

recurso de apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación implicado no apelante Documento mediante el cual se le notifica al interesado no apelante.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación personal Documento que comunica las decisiones adoptadas por al entidad.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento emitido por la Entidad que comunica el auto que concede el

recurso de apelación al funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario


instancia

Documento mediante el cual se notifica la entrega del expediente a la

autoridad de segunda instancia.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS



Documento emitido por la Entidad que comunica el auto que niega el recurso

de apelación al funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declarando desierto recurso de queja

Acto administrativo emitido por la Entidad que declara desierto el recurso de

queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto concediendo recurso de queja Acto administrativo emitido por la Entidad que otorga el recurso de queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto rechazando el recurso queja extemporáneo

Acto administrativo emitido por la Entidad que niega el recurso de queja por

haber sido interpuesto fuera de tiempo.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto declarando prelucido el recurso queja

Acto administrativo emitido por la Entidad que da por extinto el recurso de

queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación trámite recurso queja

Documento mediante el cual se informa la decisión adoptada por la entidad

respecto del recurso de queja





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario


instanciaDocumento que remite el expediente a segunda instancia





PROCESOS DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario

OrdinarioFallo de segunda instancia








PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioCitación notificación fallo de segunda instancia

Documento que cita al funcionario implicado para comunicarle el fallo dado

en la segunda instancia





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación fallo de segunda instancia Documento que comunica el fallo dado en segunda instancia





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioNotificación a otros sujetos procesales

Documento mediante el cual se notifica de la decisión adoptada por la

entidad a otro sujetos procesales.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación fallo absolutorio quejoso Documento mediante el cual se comunica al quejoso del fallo absolutorio.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS




administrativa de manera personal





PROCESOS

DISCIPLINARIOS









PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación registro sanción personería

Documento mediante el cual se le informa a la Personería de la sanción

impuesta.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación registro sanción procuraduría

Documento mediante el cual se le informa a la Procuraduría de la sanción

impuesta.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS




inmediata





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación al nominador para la ejecución

Documento mediante el cual se le informa al nominador de la sanción

impuesta.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación otras autoridades

Documento mediante el cual se le informa a cualquier otra entidad de la

sanción impuesta.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Comunicación a organismos de control sobre fallo

absolutorio

Documento emitido por la Entidad comunicando a los entes de control la

sentencia o veredicto que absuelve al funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Acto administrativo que ordena la ejecución de la

sanción

Resolución emitida por la Entidad que ordena se ejecute la sanción impuesta

al funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioComunicación fallo absolutorio quejoso

Documento mediante el cual se le informa al quejoso del fallo mediante el

cual se absuelve al investigado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioSolicitud de Revocatoria Directa

Documento mediante el cual se solicita a la entidad que de aplicación a la

facultad de dejar sin efectos un acto administrativo expedido por ella

derogándolo en su totalidad.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto que rechaza la revocatoria directa

Acto Administrativo proferido por la entidad rechazando la revocatoria

directa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto que inadmite la revocatoria directa Acto administrativo mediante el cual se inadmite la revocatoria directa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de acumulación

Acto administrativo emitido por la Entidad que autoriza que dos o mas

procesos se deban constituir en uno solo





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de nulidad

Acto administrativo emitido por la Entidad que declara la ineficacia o falta de

valor legal de los actos jurídicos celebrados con violación de las normas

establecidas





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


Ordinario

Auto de remisión por competencia poder

preferente

Acto administrativo mediante el cual se remite a la Personería o a la

Procuraduría para el ejercicio de su poder preferente.





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto de incorporación

Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo que todos los

documentos generados con posterioridad a la notificación deben ser

incorporados al expediente del funcionario investigado





PROCESOS

DISCIPLINARIOS


OrdinarioAuto remisión por competencia

Acto administrativo que remite a otra dependencia u Entidad el asunto de la

referencia por no corresponder al área a quien fue enviado el documento





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Queja

Documento remitido por un usuario poniendo de manifiesto su insatisfacción

en relación con un servicio prestado por la Entidad





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Pruebas

Documentos que comprueban si la acusación realizada al funcionario como

autor de un hecho dañoso doloso o culposo, son o no verdaderas





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal

Informe de hechos constitutivos de faltas

disciplinariasInforme que se elabora con los hechos que constituyen faltas disciplinarias.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Pruebas

Documentos que comprueban si la acusación realizada al funcionario como

autor de un hecho dañoso doloso o culposo, son o no verdaderas





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto inhibitorio

Acto administrativo mediante el cual la entidad decide abstenerse de llevar a

cabo alguna acción.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto citación audiencia

Acto administrativo emitido por la Entidad que cita a audiencia a las partes

involucradas en el proceso





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación personal







PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación edicto verbal

Medio subsidiario para notificar las decisiones que no se pudieren realizar

personalmente, consistente en citación al disciplinado para hacerle conocer

el contenido de la decisión, y si

esto no es posible, fijación del contenido de la misma en la secretaría del

despacho. Con la realización de este procedimiento se entiende cumplida la

notificación.





PROCESOS


Comunicación citación audiencia recursos

humanos

Documento emitido por el área de Recursos Humanos citando a audiencia a

las partes implicadas en el proceso





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación citación audiencia procuraduría

Documento emitido por la Procuraduría citando a audiencia a las partes

implicadas en el proceso





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación citación Audiencia personería

Documento emitido por la Personería citando a audiencia a las partes

involucradas en el proceso





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación citación audiencia implicado

Documento emitido por la Entidad citando a audiencia al funcionario

implicado en el proceso





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto declaratoria ausencia

Acto administrativo mediante el cual, transcurrido un determinado período

de tiempo sin que reaparezca el presunto ausente o se tengan nuevas

noticias del desaparecido, se declara su ausencia legal.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto nombramiento defensor de oficio

Acto administrativo que nombra un abogado de oficio al funcionario

implicado en la falta





PROCESOS


Comunicación consultorio jurídico si es defensor

de oficio

Documento mediante el cual se informa al abogado de oficio del investigado

ausente de la designación como defensor





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Ratificación y ampliación de la queja







PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Versión libre







PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Testimonio


de los hechos





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Audiencia y fallo proceso verbal

Instancia en la que se debate y se adopta la decisión final al interior del

proceso disciplinario.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Testimonio







PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Acta visita administrativa Documento en el que se registra las resultas de una visita administrativa.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Audiencia y fallo proceso verbal

Instancia en la que se debate y se adopta la decisión final al interior del

proceso disciplinario.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto concediendo recurso de apelación

Acto administrativo emitido por la Entidad otorgando recurso de apelación al

funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación auto concede apelación

Documento emitido por la Entidad divulgando el auto que concede el recurso

de apelación





PROCESOS








PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto declarando desierto recurso

Acto administrativo emitido por la Entidad declarando desierto el recurso de

apelación





PROCESOS



extemporáneo

Acto administrativo emitido por la Entidad negando el recurso de apelación

extemporáneo





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación auto niega recurso de apelación

Documento emitido por la Entidad comunicando el auto que niega el recurso

de apelación





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación implicado no apelante

Documento mediante el cual se le comunica al implicado la decisión

adoptada en segunda instancia.





PROCESOS



instancia

Documento emitido por la Entidad remitiendo el expediente a segunda

instancia





PROCESOS DISCIPLINARIOS Proceso Disciplinario Verbal Fallo de segunda instancia








PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación fallo de segunda instancia

Documento emitido por la Entidad comunicando el veredicto dado en

segunda instancia





PROCESOS








PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Notificación edicto







PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto de incorporación

Acto administrativo emitido por la Entidad resolviendo que todos los

documentos generados con posterioridad a la notificación deben ser

incorporados al expediente del funcionario investigado





PROCESOS


Acto administrativo que ordena la ejecución de la

sanción

Resolución emitida por la Entidad ordenando la ejecución de la sanción

impuesta al funcionario implicado





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Solicitud de revocatoria directa

Documento que solicita la invalidación del acto administrativo que ordena la

ejecución de la sanción impuesta al funcionario





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto que rechaza la revocatoria directa Acto administrativo emitido por la Entidad que rechaza la revocatoria directa





PROCESOS


Auto de remisión por competencia poder

preferente

Comunicación remitida a Procuraduría General de la Nación o la Defensoría

competente.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación otras autoridades

Documento mediante el cual se informa a cualquier otra autoridad respecto

del proceso disciplinario.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación al nominador para la ejecución

Documento emitido por la entidad mediante el cual se le informa al

nominador de la sanción proferida





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación registro sanción procuraduría

Documento emitido por la Entidad que comunica la sanción del funcionario a

la Procuraduría





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación registro sanción personería

Documento emitido por la Entidad que comunica la sanción del funcionario a

la Personería





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto de acumulación

Acto administrativo emitido por la Entidad que autoriza que dos o mas

procesos se deban constituir en uno solo





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Comunicación fallo absolutorio quejoso

Documento mediante el cual se comunica al quejoso el acto mediante el cual

se profirió fallo absolviendo al investigado.





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Constancia de ejecutoria


inmediata





PROCESOS

DISCIPLINARIOSProceso Disciplinario Verbal Auto de nulidad

Acto administrativo emitido por la Entidad que declara la ineficacia o falta de

valor legal de los actos jurídicos celebrados con violación de las normas

establecidas





PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE

CAJA PAC

Programa anual mensualizado de caja PAC.

Instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos

disponibles en la Cuenta Única Nacional para los órganos financiados con

recursos del Distrito



secundarios

Disponible X

PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE

CAJA PAC

Comunicación oficial solicitando la

reprogramación de pagos de inversión y

funcionamiento.

Documento emitido por la Entidad solicitando reprogramación de pagos de

inversión y funcionamiento



secundarios

X Papel Disponible X

PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE

CAJA PAC

Comunicación oficial remisoria del PAC por área.

Documento emitido por la Entidad solicitando a cada uno de los

responsables de la ejecución de los compromisos y pagos de las áreas, definir

los montos mensuales de gastos de inversión y gastos de funcionamiento



secundarios

X Papel Disponible X

PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE

CAJA PAC

Solicitud de reprogramación del PAC Documento emitido por la Entidad solicitando la reprogramación del PAC



secundarios


PROGRAMA ANUAL

MENSUALIZADO DE

CAJA PAC

Oficio remisorio de reprogramación del PAC

Documento emitido por la Entidad a la Secretaria Distrital de Hacienda –

Dirección Distrital de Presupuesto la reprogramación del PAC



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud

Ocupacional para Personal -

Elecciones del COPASO

Acto administrativo de convocatoria para

elecciones de representantes del Comité Paritario

de Salud Ocupacional (COPIA)

Resolución emitida por la Entidad invitando a los funcionarios de la Entidad a

elección de representantes del Comité Paritario de Salud Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Documento de convocatoria a la elección del

Comité Paritario de Salud Ocupacional

Comunicación emitida por la Entidad invitando a funcionarios a la elección

del Comité Paritario de Salud Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Lista de aspirantes inscritos para elección del

COPASO

Relación de aquellos funcionarios que respondieron a la convocatoria

realizada para la conformación del Comité Paritario de Salud Ocupacional y

se inscribieron para las elecciones de representantes del mismo



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Documento de divulgación de la lista de

candidatos inscritos al COPASO

Comunicación emitida por la Entidad publicando la lista de candidatos

inscritos, aspirantes a ser parte del COPASO



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Lista general de votantes y jurados publicadaRelación de todos los funcionarios que pueden sufragar en las elecciones y

aquellos que fueron elegidos como jurados de votación



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Comunicación oficial de notificación a los juradosDocumento emitido por la Entidad informando los funcionarios que fueron

designados como jurados de votación en las elecciones del COPASO



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de instalación de la mesaDocumento que registra los miembros de la mesa y materiales para dar inicio

a la votación



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Lista general de votantesRelación de los funcionarios aptos para votar en las elecciones de

representantes del COPASO



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Votos

Documento que contiene la opinión o voluntad de cada uno de los

funcionarios de la Entidad para aprobar o desaprobar a los candidatos a

formar parte del COPASO



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de cierre de la mesaDocumento que se realiza en el momento de cierre del escrutinio en la

elección de los representantes del COPASST por los servidores públicos



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de escrutinio con número total de

sufragantes

Documento que registra el número total de funcionarios que votaron en las

elecciones del COPASO



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de escrutinio con número de votos

depositados por mesa

Documento que registra el número total de votos depositados en la mesa de

votación



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de escrutinio con número de votos a favor

de cada candidato

Documento que registra el número de votos a favor de cada uno de los

candidatos inscritos para ser miembros del Comité Paritario de Salud

Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de escrutinio general

Documento que registra tanto el numero total de votos, votos validos, votos

en blanco y votos anulados y adicionalmente los votos a favor de cada uno

de los candidatos inscritos para ser miembros de la Comité Paritario de Salud

Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acto Administrativo de conformación del

COPASO (copia)

Resolución emitida por la Entidad que conforma el Comité Paritario de Salud

Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Comunicación oficial convocando a los miembros

del Comité Paritario de Salud Ocupacional

Documento emitido por la Entidad citando a los miembros del Comité

Paritario de Salud Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Acta de conformación del Comité Paritario de

Salud Ocupacional (copia)

Documento que registra la conformación del Comité Paritario de Salud

Ocupacional



secundarios


PROGRAMAS

Programa de Salud



Registro del Comité Paritario del COPASO (copia)Documento donde se registra la participación de los representantes de los

empleados y empleador en las reuniones del COPASSt.



secundarios


PROVISIÓN DE PERSONAL Solicitud de provisión de personal

Documento emitido por el área que requiere cubrir alguna vacante,

solicitando al área de Gestión de Talento Humano la consecución de un

candidato de acuerdo al perfil requerido



secundarios


PROVISIÓN DE PERSONAL Comunicación de reporte de empleos vacantesDocumento emitido por la Entidad informando acerca de las vacantes que

existen en la Entidad



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉNSalida a servicio de Bienes de

Bodega a Servicio

Solicitud de traslado o salida de bienes de

almacén a servicio

Documento de IDIGER Formato ADM-FT-38 TRASLADO DE BIENES

DEVOLUTIVOS



secundarios



Bodega a ServicioActa de traslado de bienes Documento soporte de traslado de bienes entre responsables.



secundarios



Bodega a Servicio

Comprobante de traslado o salida de Almacén al

servicio.


DEVOLUTIVOS



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN

Salida de Bienes a Través de

Contrato de Comodato o

Convenio interadministrativo

Solicitud de préstamo de bienes entre entidades.

(Comodato o Convenio)Contrato de Comodato o Convenio interadministrativo entre entidades.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN




Comprobante de salida de bienes (Comodato o

Convenio)Documento de IDIGER Formato ADM-FT-37 SALIDA DE ALMACEN



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN




Acta de Entrega de los bienes por contrato de

comodato o convenio interadministrativo.

Acta en donde consta la descripción de los bienes que se entregan dentro de

un contrato de comodato o un convenio interadministrativo.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN

Salida de Bienes por Hurto,

Caso Fortuito o Fuerza

Mayor.

Comunicación interna donde se confirma el

hurto, caso fortuito o fuerza mayor de un bien.

Documento emitido por la Entidad donde se confirma el hurto, caso fortuito

o fuerza mayor de un bien



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Denuncio del hurto de un bien.Denuncia presentada ante autoridad competente por la perdida o hurto de

un bien.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Documentos sobre incendio (Informe de

Bomberos sobre hechos ocurridos, presupuesto

de obra detallado, Relación detallada del

salvamiento si lo hubiere, documentos con los

cuales se demuestra la propiedad de los bienes

afectados)

Informe bomberos o entidad que atienda el siniestro.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Comunicación oficial aseguradoraComunicación dirigida a la aseguradora realizando la reclamación del

siniestro.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Documentos sobre perdida parcial o hurto

automóviles (Declaración del siniestro, Fotocopia

Cédula de Ciudadanía del conductor, Fotocopia

Licencia de Conducción, Tarjeta de Propiedad,

Denuncia al carbón en la que incluya placas,

número de motor, y número de serie, Copia del

informe de accidente de tránsito, en caso de no

tener el informe de accidente - declaración

juramentada con descripción detallada y objetiva

de los hechos, Original de la citación de tránsito

(si procede, Original de las facturas probatorias

de reparación de emergencia (si procede)

Comunicación en donde se reporte el siniestro del vehículo con los datos

pertinentes.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Informe por daños de bienesinforme adelantado por el responsable, por una entidad, o por un profesional

que atienda y revise el daño que se presento en el bien.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Acta de pérdida de bienes Acta en donde consta la descripción de los bienes que se perdieron.



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉN



Mayor.

Baja de Almacén del bien por hurto. Documento de IDIGER ADMT-FT-41 BAJA DE ALMACEN



secundarios


SALIDAS DE ALMACÉNTraslado de Bienes entre

Dependencias o Servidores.Traslado de Bienes devolutivos en servicio.


DEVOLUTIVOS



secundarios



Dependencias o Servidores.Acta de traspaso de bienes Documento soporte de traspaso de bienes entre responsables.



secundarios



Dependencias o Servidores.

Comprobante de traslado de bienes entre

dependencias o usuarios.Documento soporte de traslado de bienes entre responsables.



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Relación de requerimientosDocumento soporte en donde se relacionan específicamente cada una de las

solicitudes de los usuarios relacionados con los procesos a automatizar



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Seguimiento de Requerimientos para Desarrollo

Documento Bitácora que reúne cada una de las solicitudes indicadas en la

relación de requerimientos y se registran los tiempos de atención y

cumplimiento de cada uno



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Comunicación oficial de notificación Comunicación oficial por medio de la cual se informa de un asunto referente

con la administración tecnológica de la entidad.



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Acta de reunión de viabilidad El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Análisis de requerimiento

Documento que reúne cada una de las solicitudes indicadas en la relación de

requerimientos, se registra el tratamiento que se le da y las alternativas para

la solución



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓNSeguimiento a actualizaciones Sistemas de

Información

Documento bitácora de actualizaciones en el que se registra el modulo y la

fecha en la que se realizo alguna modificación a los sistemas de información



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Lista de casos de uso Conjunto de casos de uso de un sistema de información



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diagrama de casos de usoDocumento con que registra el modelamiento de cada uno de los casos de

uso



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Análisis de Casos de uso Ficha de desagregación y análisis de cada caso de uso



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Informe de DespliegueDocumento que registra la información relacionada con los dispositivos

físicos donde se aloja el software puesto en producción



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Programación de backupsDocumento en el que se programan fechas de copias de seguridad de la base

de datos



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Reporte de Data Protector El productor documental expresa no conocer este documento



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Acta de Entrega y Recibo de Medios MagnéticosActa que relaciona los medios magnéticos recibidos y/o entregados en

custodia para ser almacenados fuera de la entidad



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diagramas de componentes del negocioDocumento donde se registra la estructura de componentes que constituyen

el sistema de información y sus relaciones



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Modelo de datosDocumento que registra la estructura del almacenamiento en un modelo

Entidad Relación



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Diccionario de datosDocumento donde se registra los nombres, tipos, tamaños, rangos de los

datos y estructuras, tablas y objetos de la base de datos



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Análisis de requerimientos

Documento que reúne cada una de las solicitudes indicadas en la relación de

requerimientos, se registra el tratamiento que se le da y las alternativas para

la solución



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Reporte de Trafico

Monitoreo del ancho de banda de la red y los patrones de tráfico a nivel de la

interfaz, Identifica qué usuarios, aplicaciones y protocolos consumen la

mayor parte del ancho de banda



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Reporte de NavegaciónEstadísticas de páginas visitadas, ya se por IP o por URL para uno o todos los

usuarios de la entidad. muestra las direcciones IP de los usuarios más activos



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN Licencias

Contrato entre el licenciante (autor/titular de los derechos de

explotación/distribuidor) y el licenciatario (usuario consumidor /usuario

profesional o empresa) del programa informático, para utilizar el software

cumpliendo una serie de términos y condiciones establecidas dentro de sus

cláusulas



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Manuales de funcionamientoDocumento que indica procesos, procedimientos y pasos para el uso de un

sistema de información



secundarios


SISTEMAS DE INFORMACIÓNSeguimiento a Actualizaciones de Sistemas de

Información

Documento bitácora de actualizaciones en el que se registra el modulo y la

fecha en la que se realizo alguna modificación a los sistemas de información



secundarios


TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

Solicitud de elaboración o actualización de la TRD

del área.

Documento emitido por la Entidad solicitando al elaboración o actualización

de la TRD del área



secundarios



DOCUMENTAL

Cuadros de caracterización documental por

procesos

Documento que permite identificar los formatos, tipos documentales,

definiciones y cada una de las Series Documentales a los que pertenecen



secundarios



DOCUMENTALFichas de valoración secundaria

Instrumento archivístico que permite dar un valor secundario a las series

documentales registradas en la TRD de cada una de las áreas (Histórico,

científico y cultural)



secundarios



DOCUMENTALCuadro de Clasificación Documental. (Anexos)

Instrumento archivístico que identifica cada una de las áreas de la Entidad

junto con el total de series y subseries documentales codificadas y su

tipología documental



secundarios



DOCUMENTALTabla de Retención Documental

Instrumento archivístico que refleja los asuntos que tramita cada una de las

áreas de la Entidad, identificados como Series, Subseries y Tipos

Documentales, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en las

diferentes fases del archivo (Gestión, Central e Histórico) y estableciendo la

disposición final de cada de una de estas Series y Subseries de acuerdo a la



secundarios



DOCUMENTAL

Comunicación oficial remitiendo las TRD para

concepto del Archivo de Bogotá.

Documento remitido por la Entidad al Archivo de Bogotá, remitiendo las

Tablas de Retención Documental junto con todos sus anexos para aprobación

o ajuste



secundarios



DOCUMENTALConcepto de la TRD del Archivo de Bogotá

Documento emitido por el Archivo de Bogotá que basado en un estudio

detallado y concienzudo, aprueba o remite las TRD a la Entidad para su

ajuste



secundarios



DOCUMENTAL

Comunicación oficial remisoria de la Tabla de

Retención Documental al Consejo Distrital de

Archivos

Documento emitido por la Entidad remitiendo la Tabla de Retención

Documental junto con todos sus anexos al Consejo Distrital de Archivos



secundarios



DOCUMENTAL

Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos

(aprobando la TRD) copia

Acto administrativo emitido por el Consejo Distrital de Archivo aprobando las

TRD de la Entidad



secundarios



DOCUMENTAL

Resolución adoptando la TRD, Cuadros de

Clasificación Documental y la guía de gestión

documental (copia)

Acto administrativo emitido por la Entidad adoptando las TRD y los Cuadros

de Clasificación Documental para su adopción y aplicación inmediata



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias

Documentales Primarias

Cronograma de transferencias documentales

primarias

Documento que establece las fechas para realizar las transferencias

documentales desde las áreas de la Entidad al Archivo Central



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación interna enviando el cronograma de

transferencias

Documento emitido por la Entidad a cada una de sus áreas informando la

fecha en que debe realizar la transferencia de sus documentos al Archivo

Central



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias

Documentales PrimariasFormato único de inventario documental


manera exacta y precisa las series o asuntos a transferir y que pertenecen a

cada una de las áreas de la Entidad



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial informando al área las

inconsistencias encontradas

Documento emitido por Gestión Documental informando a cada una de las

áreas las inconsistencias halladas en el Inventario Documental de

Transferencia, para su ajuste y entrega



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial solicitando la asistencia

técnica al Archivo de Bogotá para la

documentación con biodeterioro.

Documento emitido por la Entidad solicitando al Archivo de Bogotá

asistencia técnica para la recuperación de la documentación deteriorada



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial informando la fecha de la

visita

Documento remitido por el Archivo de Bogotá informando la fecha de visita

para brindar la asistencia técnica solicitada por la Entidad



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial informando la programación

de saneamiento ambiental

Documento emitido por la Entidad comunicando las fechas establecidas para

la realización del saneamiento ambiental



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial informando que no se

requiere saneamiento preventivo

Documento emitido por la Entidad comunicando el no requerimiento de

saneamiento preventivo



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Informe técnico de saneamiento ambiental

preventivo.

Documento técnico que presenta las actividades desarrolladas para el

mantenimiento de los archivos y espacios de almacenamiento documental

del IDIGER, garantizando la conservación del acervo documental y la

reducción de los potenciales riesgos de enfermedades respiratorias y de la

piel en los funcionarios y usuarios del servicio de archivo



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial solicitando la asistencia

técnica al Archivo de Bogotá para la

documentación con biodeterioro

Documento emitido por la Entidad solicitando al Archivo de Bogotá visita

técnica para intervenir la documentación con biodeterioro



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial informando la fecha Central

de la visita

Documento emitido por el Archivo de Bogotá informando la fecha de visita a

los archivos de la Entidad



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Concepto sobre el tratamiento para la

documentación con biodeterioro

Documento que define el tratamiento que se debe dar a los documentos que

se encuentren afectados por biodeterioro



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias


Comunicación oficial solicitando transferencia

secundaria

Documento emitido por la Entidad solicitando al Archivo de Bogotá la

Transferencia de sus documentos de valor histórico, científico o cultural



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias

Documentales SecundariasInventario analítico de transferencias secundarias


manera exacta y precisa las Series o asuntos a transferir al Archivo de Bogotá



secundarios


TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES

Transferencias

Documentales SecundariasActa de transferencia al Archivo de Bogotá

Documento que registra la transferencia de los documentos de conservación

total al Archivo de Bogotá



secundarios


14.Información Pública

Reservada

15.Lugar de

consulta

16.Nombre del responsable de la

producción de información

17. Tipo de

Clasificación

Archivo de

GestiónOficina Asesora Jurídica

Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

RGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de

GestiónOficina Asesora Planeación Público

Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de

GestiónDirección General Público

Archivo de


Archivo de

GestiónOficina de Control Interno Público

Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de

GestiónOficina Asesora Planeación Reservado

Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de

GestiónOficina Asesora Jurídica Reservado

Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de

GestiónOficina de Control Interno Reservado

Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de


Reservado

Clasificado

Archivo de

GestiónOficina Asesora Jurídica Público

Archivo de

GestiónOficina Asesora Jurídica Clasificado

Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de


Archivo de
