DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS

Comience a aprovechar todas las ventajas de la Digitalización Certificada y despídase de las facturas de proveedores en papel

Ahorre espacio y mejore su productividad al escanear y compartir un archivo de facturas certificadas en formato electrónico.

Durante mucho tiempo la obligatoriedad de conservar hasta 5 años de facturas recibidas en papel ha supuesto un gran gasto de espacio, tiempo y recursos de su organización. A los riesgos que supone mantener gran cantidad de papel (sensible a pérdidas, incendios e inundaciones) hay que añadir la complejidad de la gestión de un archivo físico.

Con la incorporación de infraestructuras informáticas a las administraciones públicas, se han agilizado gran cantidad de trámites y se ha simplificado la gestión de las empresas y los particulares. Sin embargo es necesario que paralelamente se mejoren las herramientas con las que estos usuarios se relacionan con el sistema.

Los modelos @Factura de Ricoh facilitan el cumplimiento de la normativa de la Agencia Tributaria para la digitalización certificada de facturas de proveedores, cierre fiscal y auditoría en línea. Se optimiza así la gestión de esta documentación y se mejora tangiblemente la agilidad de su negocio. Nuestra estrategia se basa en construir un sistema completo de digitalización certificada que se entrega “listo para funcionar”. Con @Factura de Ricoh se simplifica la operativa del usuario final y se transforma el ciclo de vida de las facturas recibidas, con el objetivo de mejorar la productividad y prescindir definitivamente del archivo físico.

www.ricoh.es

• Excelencia operativa

Ricoh España, certificada ISO 9001, fue la primera empresa de su sector, y una de las primeras de España, en obtener el reconocimiento más alto a la Excelencia en la Gestión según el Modelo Europeo EFQM “5 Estrellas”.

• Medio ambiente

La responsabilidad de Ricoh con el medio ambiente va mas allá de sus procesos internos, sus criterios de diseño y producción y sus políticas de reciclaje: asesoramos a la empresas para la implantación de procesos documentales que reducen las emisiones de CO2, tanto por el ahorro en consumo de energía como de papel.ISO14001 certified

• Responsabilidad social corporativa

La Carta de Responsabilidad Social Corporativa ha sido adoptada por la totalidad del Grupo Ricoh. Nuestro compromiso como marca es hacer más fácil el trabajo de las personas y potenciar la gestión del conocimiento, siempre desde el estricto respeto y armonía con el medio ambiente.

Única solución 100% homologada

Protección del documento en el escáner

Trabajo por lotes desde el alimentador

Separación automática de facturas

Agrupación de facturas multipágina

Lectura automática doble cara

Ajuste de contraste en el escáner

Hasta 81 escaneos por minuto

Los datos y gráficos de este catálogo se refieren a casos específicos. En circunstancias diferentes se pueden obtener resultados diversos. Todos los nombres de compañía, marca, producto o servicio pertenecen a sus respectivos propietarios.Copyright © 2009 Ricoh España S.L.U. Todos los derechos reservados. Este catálogo, sus contenidos y su diseño no pueden ser modificados, adaptados ni copiados para otros usos sin permiso expreso de Ricoh España S.L.U.

La solución de Ricoh para Digitalización Certificada es la combinación perfecta para la gestión de sus facturas

Normativa de digitalización certificadaEl 24 de octubre del 2007, la Agencia Tributaria publicó el reglamento que desarrolla la Orden Ministerial EHA/962/2007. En el reglamento se detallan el procedimiento y los requisitos para la Digitalización Certificada, es decir, para escanear certificadamente las facturas de proveedores, conservando su validez legal en formato digital y así poder destruir las facturas en soporte papel.

Ricoh provee todo lo necesario para que usted cumpla con todos los puntos de la Orden, con la máxima eficacia y profesionalidad.

La solución de Digitalización Certificada de Ricoh@Factura de Ricoh incluye diversos componentes que hacen de ésta la única oferta integral en el mercado.De la mano de la Autoridad Certificadora ANF-TRADISE y su software homologado, Legal Snap Scan, Ricoh ha desarrollado una solución completa en sus equipos multifuncionales. La solución de Ricoh aporta una inigualable sencillez en el proceso de escaneo y la máxima calidad de imagen y legibilidad posibles al aplicar los algoritmos de mejora (contraste, nitidez, corrección de ejes...) antes de la creación del archivo, ya que la norma prohíbe cualquier retoque de la imagen una vez escaneada.

Escanear es ahora más fácil que nuncaLa simplicidad de la interfaz le permitirá operar cómodamente desde el display del multifuncional, incorporando diversas opciones de tratamiento sin intervención manual del usuario sobre el documento.Usted puede separar previamente bloques de facturas por proveedores, escanear automáticamente documentos a doble cara o mejorar la calidad de los originales claros cumpliendo estrictamente la normativa, ya que la imagen digitalizada incorpora estas mejoras de origen y no tras su creación. Y siempre con una altísima velocidad de escaneo.

• Procesar, Firmar y ArchivarLa digitalización certificada requiere adjuntar datos específicos de cada factura a la imagen escaneada, algo muy simple con Legal Snap Scan. Los datos son introducidos en los campos requeridos por el programa y cuando se firma y archiva el documento la imagen ya habrá cumplido todos los filtros que requiere la normativa.

• Auditoría Online SeguraOtro requisito indispensable es que el inspector de la Agencia Tributaria disponga de acceso online para realizar inspecciones remotas bajo petición. Esto se logra mediante la función de custodia temporal que permite subir a un servidor seguro y compartido las imágenes de las facturas correspondientes sólo al periodo de inspección solicitado y por un tiempo limitado. Llegado el caso, usted sólo tendrá que enviar el vínculo de acceso seguro al inspector, a través de correo electrónico.

• Certificado listo para registrarCon cada multifuncional @Factura se entrega además un dispositivo USB Plug&Sign con un certificado electrónico que usted podrá registrar a nombre de una persona física o jurídica mediante un despacho oficial de ANF o mediante su notario particular. [Requisito obligado por el reglamento de la AEAT].

Digitalización Certificada lista para usar@Factura es la solución más completa y fácil de utilizar para la Digitalización Certificada. Los servicios profesionales de puesta en marcha y formación de Ricoh añaden un factor diferencial que asegura el aprovechamiento pleno de la solución desde el primer minuto. Las posibilidades de @Factura y Legal Snap Scan pueden ampliarse con opciones como el procesamiento con OCR o la emisión de facturas telemáticas. Aproveche todo el potencial de esta completa solución y consulte con su asesor comercial los modelos @Factura disponibles.

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