Rubén moreira valdez 08.01.2015 con medallistas de juegos centroamericanos y del caribe di02015
Rubén Moreira Valdezproceso global y considera la evaluación, el seguimiento y la entrega de una...
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Rubén Moreira Valdez
Gobernador Constitucional del Estado de Coahuila de Zaragoza
Eglantina Canales Gutiérrez
Secretaria de Medio Ambiente
Olga Leticia Rumayor Rodríguez
Subsecretaria de Recursos Naturales
Margarita Alba Gamio
Directora de Cultura Ambiental
Griselda Salas Alemán
Coordinadora del Programa
Gobierno del Estado de Coahuila de Zaragoza
Administración 2012-2017
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Presentación
Desde el inicio de la administración el Señor Gobernador, Rubén Moreira Valdez ha
mostrado mucho interés y preocupación por el ambiente, por lo que me solicitó un
programa en el que las personas reconocieran que sus acciones por el cuidado del
ambiente tienen efectos positivos.
Desde la Secretaría de Medio Ambiente nos dimos a la tarea de desarrollar el Programa
Oficina Verde, dirigido a las personas que laboran en estos espacios donde pasamos
mucho tiempo de nuestra vida y donde nos ofrece un abanico de posibilidades para hacer
cambios en cada uno de nosotros, en nuestros hogares y en la institución u organización
donde trabajamos.
En las oficinas todos usamos agua, todos usamos luz, generamos basura, consumimos
diferentes productos y artículos y nos transportamos de diferentes formas; por ello en el
Programa Oficina Verde se han considerado que estos temas como una oportunidad
que nos ofrece realizar acciones a favor de un mejor ambiente.
Estoy convencida que los cambios culturales son esas acciones cotidianas que podemos
hacer, en las que existe la posibilidad de modificar, en las oficinas y en nuestros hogares,
nuestras conductas para relacionarnos de una forma más amigable con el ambiente.
Al participar en el Programa de Oficina Verde mediante pequeñas acciones reconocerán
la importancia de medir aquello que usamos y desechamos e identificar los logros
alcanzados, pero sobre todo podrán sentir un cambio positivo en cada uno de ustedes.
Bienvenidos.
Eglantina Canales Gutiérrez
Secretaria de Medio Ambiente
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Índice
Antecedentes………………………………………………………. 5
Introducción……………………………………………...………… 6
Objetivo……………………………………………………………… 7
Breve descripción del POV……………………………………… 7
Diagrama de funcionamiento…………………………………… 8
Beneficios del POV……………………………………………….. 9
Proceso de la transformación hacia la Oficina Verde……… 10
Etapa 1. Para dar el primer paso……………………………….. 10
1.1 Presentación del POV………………………………..….. 10
1.2 Inscripción……………………………………………….... 11
1.3 Capacitación del Comité Ambiental………………...…. 13
Etapa 2. ¿Qué queremos hacer?.......................................... 13
2.1 Estableciendo la Línea Base……………………………. 13
2.2 Definición de las estrategias de transformación……... 14
2.3 Elaboración del Plan de Acción ……………………….. 21
2.4 Registro del trabajo…………………………………..….. 22
Etapa 3. Lo medido, lo alcanzado…………………………..… 29
3.1 Evaluación………………………………………….……. 29
3.1.1 Informe bimestral……………………………………... 29
3.1.2 Evaluación semestral…………………………….…… 29
Etapa 4. Constancia de Cumplimiento …………………….. 30
4.1 Cumplimiento ………,,,,,,,,,,,,,,,,,,,…………………..… 30
4.2 Seguimiento…….………………………………………... 32
Etapa 5. Ratificación de la Constancia de Cumplimiento... 32
Consideraciones finales………………………………………..
Anexos
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Antecedentes
Los recursos naturales son indispensables para la vida. No obstante, el modelo de
desarrollo y el estilo de vida adoptados hacen pensar que hubiera recursos en
abundancia y que estos difícilmente se van a acabar.
Desafortunadamente esto no es cierto. El uso inadecuado, el desecho inmediato y el
desperdicio que diariamente hacemos de los productos transformados a partir de esos
recursos naturales los hacen cada día más escasos, lo que representa un grave problema
para la sobrevivencia de muchas especies, entre ellas, el ser humano.
Esta situación requiere más acciones para cuidar y aprovechar eficiente y eficazmente
dichos recursos, y las oficinas son un espacio idóneo para adquirir nuevos conocimientos,
modificar conductas y reorientar valores al participar activa y responsablemente en el
cuidado del ambiente.
Por este motivo y reconociendo el interés individual y colectivo de tener un mejor
ambiente, la Secretaría de Medio Ambiente (SEMA) ha establecido el Programa Oficina
Verde (POV) que ofrece la posibilidad de transformar una oficina tradicional en una oficina
ambientalmente responsable, con el apoyo, compromiso y responsabilidad de todo el
personal que labora en ella.
El presente Manual es el material de apoyo didáctico del POV, para orientar y conducir las
acciones hacia esta transformación.
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Introducción
La oficina es un espacio de trabajo común a todos los sectores productivos y de servicios,
siendo en algunos casos, el centro principal de la actividad laboral. Esto facilita el ingreso
del Programa Oficina Verde (POV) a las instituciones y organizaciones públicas o
privadas, independientemente de su tamaño y número de personal, permitiendo adoptar
prácticas culturales de ahorro en espacios en donde pasamos una buena parte del día.
El concepto de Oficina Verde generalmente se ha asociado con acciones de separación
y ahorro de recursos consumibles; sin embargo, estas medidas son insuficientes y ha sido
necesario incorporar en el POV otras que están asociadas a la salud por el tipo de los
desechos que se generan, su relación con el entorno y por el impacto ambiental que
ocasiona la emisión de Gases de Efecto Invernadero (GEI) y a las condiciones
ambientales de los espacios de trabajo.
La reputación que crea una Oficina Verde permite mejorar los niveles de credibilidad y
confianza que puede inspirar cualquier entidad, y ésta se produce en gran medida, debido
a que se transmite y se vive una imagen de responsabilidad.
La Oficina Verde es un activo que incide positivamente en la reputación corporativa y en
el valor agregado y diferenciador que actualmente buscan tanto las organizaciones como
las instituciones, ya que los valores de protección y defensa del medio ambiente cada vez
tienen más relevancia.
El estar inscrito en el POV permite obtener beneficios tanto económicos como culturales,
ya que se busca que las prácticas realizadas en la oficina, trasciendan a los hogares de
los colaboradores.
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Objetivo
Desarrollar una cultura ambiental participativa entre los colaboradores de una
organización o una institución para promover prácticas ambientales responsables, las
cuales tienen indicadores de eficiencia que permiten reconocer el ahorro y al mismo
tiempo disminuir el impacto al ambiente, mediante el uso responsable de los recursos.
Breve descripción del Programa
El POV es una oportunidad de mejora para las oficinas que desean incorporar acciones
de uso eficiente de los recursos, y donde la participación de sus colaboradores es el
ingrediente principal para alcanzar el éxito.
Para iniciar el proceso de transformación de una oficina tradicional a una oficina
ambientalmente responsable, el personal de SEMA realiza la presentación del POV ante
los representantes de la organización o institución interesada. Con base en la información
presentada, la organización o institución toma la decisión de inscribirse al POV, elige las
estrategias en las que estará trabajando para obtener su Constancia de Cumplimiento, a
su enlace y al personal que integrará el Comité Ambiental. Para dar formalidad a la
inscripción, firma una solicitud de ingreso y un Acuerdo de Voluntades.
Con el apoyo del personal de SEMA se forma y capacita al Comité Ambiental y se realiza
el diagnóstico energético de las oficinas. El Comité trabajará en la elaboración de su Plan
de Acción, el cual implementará y tomará evidencia de las acciones desarrolladas. Cada
dos meses la organización o institución informará sus avances, presentando las
evidencias y registros de cada estrategia en la que trabaja. Este reporte se revisará de
manera conjunta con el personal de SEMA.
Después de 6 meses y habiendo demostrado buenas prácticas y ahorros, la organización
o institución podrá solicitar su Constancia de Cumplimiento como Oficina Verde, la cual
tendrá vigencia de un año.
Las oficinas verdes que ya cuenten con la Constancia, continuarán trabajando y enviando
su informe cada seis meses, con el fin de acreditar para una ratificación de la misma.
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Diagrama de Funcionamiento
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Beneficios del POV
La transformación a una Oficina Verde, tiene los siguientes beneficios para quienes
deseen adoptar el programa:
Reconocer y medir el ahorro mediante el establecimiento de indicadores de eficiencia.
Disminuir el impacto ambiental relacionado con las actividades de una oficina.
Generar ahorros económicos por consumo responsable de materiales, agua y energía.
Adecuado manejo de los residuos.
Consolidar una buena imagen con la comunidad y los colaboradores.
Reforzar la importancia del compromiso ambiental dentro de la organización o
institución.
Obtener una Constancia de Cumplimiento como Oficina Verde.
Obtener una ratificación de la Constancia de Cumplimiento con diferentes niveles.
La posibilidad de que algunos colaboradores incorporen estos aprendizajes en el
ámbito familiar y así el impacto del POV sobre el ambiente será mayor.
Las prácticas recomendadas pueden ser un insumo para programas de certificación de
calidad.
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Proceso de transformación hacia la Oficina Verde
ETAPA 1. Para dar el primer paso.
1.1 Presentación del POV.
La SEMA hará una presentación del POV a las oficinas que hayan solicitado información
sobre el programa vía telefónica, correo electrónico, redes sociales o cualquier otro
medio. Se llevará a cabo con los representantes de la organización o institución, con el fin
de que conozcan el programa y valoren la posibilidad de inscribirse.
¿En qué consiste la presentación?
Además de explicar los beneficios del POV, la presentación muestra las etapas del
proceso global y considera la evaluación, el seguimiento y la entrega de una Constancia de Cumplimiento como Oficina Verde. También se definen las estrategias
de transformación en las que la organización o la institución se comprometen a trabajar para alcanzar el nivel deseado.
En esta reunión se define la fecha para la capacitación del Comité y se elabora la minuta
correspondiente (Anexo 1).
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1.2 Inscripción.
La inscripción al programa se realiza mediante la solicitud por escrito (Anexo 2) que envía
la oficina interesada en el POV a la Secretaria de Medio Ambiente, la cual deberá ser
firmada por la autoridad de la institución o directivo de la organización. En la solicitud se
deberá manifestar el interés de participar en el programa, incluir los nombres del Enlace
Coordinador y las personas seleccionadas para integrar el Comité Ambiental.
Acompañará la solicitud de una ficha de registro, con los principales datos de la
organización o institución, marcando las estrategias en las cuales trabajará el Comité
(Anexo 3).
¿Qué hace el Comité Ambiental y quiénes lo integran?
El Comité Ambiental se integra de forma voluntaria por el personal interesado y de acuerdo a las necesidades y posibilidades de cada oficina; se sugiere que se
considere la participación de personal administrativo, de mantenimiento y limpieza, para un mejor seguimiento de las acciones.
¿Qué hace el Enlace Coordinador?
El Enlace Coordinador es el contacto de la institución u
organización con la SEMA para establecer reuniones,
resolver dudas, enviar material, entro otras cosas. Es
recomendable que el Enlace forme parte del Comité
Ambiental
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Posterior a la recepción de la solicitud, personal de la SEMA se pondrá en contacto con el
Enlace Coordinador de la dependencia o de la organización para agendar la capacitación
del Comité Ambiental.
¿Cuáles son las estrategias de transformación?
Uso eficiente de energía eléctrica.
Uso eficiente del agua.
Reducción y separación de residuos.
Uso eficiente de materiales de oficina y aseo.
Uso eficiente del combustible y mantenimiento responsable del parque vehicular.
Para dar formalidad al trabajo que implica el POV para ambas instancias, se considera la
firma del instrumento Acuerdo de Voluntades (Anexo 4) y se entrega el nombramiento de
los integrantes del Comité Ambiental (Anexo 5).
¿Qué es el Acuerdo de Voluntades?
El Acuerdo de Voluntades es un documento con el cual se da formalidad a la inscripción de la
organización o institución. En él se inscriben las estrategias que la oficina inscrita llevará a cabo y
los compromisos de ambas partes.
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1.3 Capacitación del Comité Ambiental.
Para implementar y dar seguimiento al Programa Oficina Verde, el Comité Ambiental
trabajará en un esquema de mejora continua, que le permita analizar, planear, realizar
acciones y auto evaluarse; para ello recibirá una capacitación por parte de SEMA.
Durante la capacitación se explicará el proceso para llevar a cabo la planeación, registro,
seguimiento y evaluación de cada una de las acciones.
ETAPA 2. ¿Qué queremos hacer?
2.1 Estableciendo la Línea Base.
La planeación es la etapa más importante, ya que de ella depende la toma de decisiones
que permitan a la oficina alcanzar los objetivos deseados en cada una de las estrategias
de transformación elegidas.
Para una adecuada planeación, es necesario partir de un punto al que llamaremos “Línea
Base”.
La línea base es la que permite identificar los gastos
y los consumos que ha tenido la oficina en el pasado. Sobre este punto se iniciará la evaluación
de las actividades a desarrollar y se podrán conocer los avances.
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2.2 Definición de las estrategias de transformación.
¿Qué son las Estrategias de Transformación?
Las Estrategias de Transformación son las cinco vertientes de acción en las que el
personal puede modificar conductas para incidir en una disminución o ahorro. Cada
estrategia tiene las siguientes características:
Uso eficiente de energía eléctrica.
Objetivo: Reducir el consumo anual de energía eléctrica en la oficina.
Línea base de consumo de energía eléctrica. Para medir los avances en las acciones
implementadas, se deberán identificar los consumos históricos del pasado año en los
recibos de la CFE. Se realiza anualmente porque los consumos pueden variar de un mes
a otro por la época del año, las demandas de trabajo, etcétera. Esto permitirá conocer
cuánta energía eléctrica se consumió en términos de kilo Watts hora (kWh), cuál fue el
gasto económico erogado ($) y cuántos kilogramos de Gases de Efecto Invernadero
(GEI) se emitieron a la atmósfera.
En la siguiente tabla se registrará el año anterior para tener la “Línea Base”. Ejemplo:
Registro de consumos del año 2015.
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La fórmula para conocerlos GEI emitidos a la atmósfera en ese año es:
kWh totales x .667 = kg de GEI
Los registros anteriores deberán incorporarse en el formato de registro y seguimiento
(Anexo 6, formato Excel).
¿Cómo demuestran sus acciones las oficinas que comparten servicios?
En algunas ocasiones las oficinas interesadas en iniciar
acciones de cuidado de los recursos, se encuentran ante situaciones especiales; una de ellas es que comparten servicios como agua y luz y difícilmente pueden llegar a
medirse para obtener un resultado objetivo.
En estos casos especiales, la oficina realiza acciones demostrativas, entre las que se incluyen: información al personal por diversos medios, instalación de señalética, mantenimiento preventivo y correctivo demostrado con
bitácoras; evidencia de cambios tecnológicos en caso de que se hayan realizado y evidencia de la invitación a las oficinas
no inscritas, a participar ahorrando agua y energía.**
** Se recomienda hacer lo posible por involucrar en el programa a otras oficinas que comparten el edificio.
Durante esta etapa se recomienda realicen un inventario energético que consiste en
entregar a la SEMA la relación de aparatos, sistemas de refrigeración e iluminación que
consuman energía eléctrica, tal como lo marca el Anexo 7, así como una copia del recibo
de la electricidad, con el fin de hacer el estudio correspondiente. Los resultados de este
estudio servirán para identificar áreas de oportunidad que serán enviadas por escrito.
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Uso eficiente del agua.
Objetivo: Reducir el consumo anual de agua en la oficina.
Línea base de consumo de agua. Se deberá registrar el consumo del año anterior, a fin
de determinar el consumo en metros cúbicos y su costo. El consumo del agua también
puede variar dependiendo de la época del año, es por ello que se requiere el registro del
año completo.
En la siguiente tabla se registrará el año anterior para tener la “Línea Base”. Ejemplo: año
2015.
Los registros anteriores deberán incorporarse en el formato de registro y seguimiento
(Anexo 6, formato Excel).
Para las oficinas que comparten este servicio, se seguirán las mismas indicaciones para
el caso de energía eléctrica compartida.
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Reducción y separación de residuos.
Objetivo: Reducir la generación de residuos y separar aquellos que puedan ser enviados
a un proceso de reciclaje.
Línea base de los residuos separados. Si con anterioridad a la inscripción al POV la
oficina ya tenía prácticas de separación de residuos, se registrará de manera mensual y
por tipo de residuos, la cantidad en kg. de los materiales separados de un año atrás.
Ejemplo: año 2015.
¿Cuáles son materiales que podemos separar para enviarlos a
un proceso de reciclado?
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Los residuos son separados para identificar no sólo los que pueden enviarse a una
recicladora, sino también aquellos que pueden ser contaminantes u otros que nos brinden
beneficios adicionales como es el caso de los residuos orgánicos que permiten la
elaboración de composta.
Esta práctica no es muy común pero algunas oficinas verdes ya lo han estado llevando a
cabo con mucho éxito. Si la organización o institución está interesada en realizar
composta, podrá solicitar apoyo al personal de la SEMA o a otras dependencias y
organismos.
Los registros anteriores deberán incorporarse en el formato de registro y seguimiento
(Anexo 6, formato Excel).
Uso eficiente de materiales de oficina y aseo.
Objetivo: Eficientar el uso de materiales de oficina y de aseo, mediante su reducción y
reutilización, realizando además la compra de productos biodegradables o amigables con
el medio ambiente, debido a la su producción.
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¿Cuáles son los productos
amigables con el medio ambiente?
Son aquellos de producción regional que por
su producción local disminuyen el uso de contenedores y envases, consumo de energía
y combustibles para su traslado.
Quienes compran este tipo de productos, apoyan además a la economía local.
Línea base de consumo de materiales de oficina y limpieza. Se registrarán las
entradas de almacén de materiales de oficina y limpieza del año anterior contra las salidas
de almacén del mismo año, para definir la línea base y establecer la meta del año en que
se inician las estrategias de transformación del POV. Ejemplo: año 2015.
Línea base de consumo de productos biodegradables o amigables con el medio
ambiente. Se deberán registrar las compras de este tipo de productos por mes, a partir
de la fecha en la que se inscribieron en el POV. Esto servirá como una línea base para
compararlo con las subsecuentes compras. Ejemplo: año 2015.
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La oficina trabajará por incorporar cada vez más este tipo de productos a su actividad
diaria, por lo que sus resultados en este aspecto deberán ir en aumento.
Los registros anteriores deberán incorporarse en el formato de registro y seguimiento
(Anexo 6, formato Excel).
Uso eficiente del combustible y mantenimiento
responsable del parque vehicular.
Objetivo: Optimizar o disminuir la cantidad de combustible utilizado en los vehículos de la
oficina, así como las emisiones de CO2 al realizar el mantenimiento preventivo, correctivo
y verificación del parque vehicular.
Línea base del consumo de combustible. Se registrará la cantidad de combustible
adquirido el año anterior para los vehículos oficiales o corporativos, así como las
emisiones de GEI, a fin de compararlo con el año en curso. Ejemplo: año 2015.
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Línea base del mantenimiento responsable del parque vehicular. Se registrarán las
bitácoras de mantenimiento y verificación del año anterior, para tener elementos de
comparación. Ejemplo.
Los registros anteriores deberán incorporarse en el formato de registro y seguimiento
(Anexo 6, formato Excel).
2.3 Elaboración del Plan de Acción.
El Plan de Acción es el instrumento donde serán registradas las estrategias de
transformación y las acciones que se implementarán para alcanzar el objetivo propuesto.
Conociendo los datos anteriores, el Comité formulará su Plan de Acción (Anexo 8), el cual
podrá realizar con el apoyo de la Hoja de Trabajo (Anexo 9) y la Propuesta de Actividades
(Anexo 10).
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Del Anexo 10 tomará la ponderación para la selección de las actividades que van a llevar
a cabo, lo que permitirá cuantificar las acciones realizadas, sobre todo si la oficina inscrita
comparte servicios con otras oficinas.
El Comité registrará de acuerdo a los objetivos de cada estrategia, las actividades a
desarrollar, su ponderación, el plazo de implementación, inversión de recursos en caso de
que así proceda, el responsable de la actividad y las metas.
Las metas se traducirán en porcentajes de ahorro en relación a la línea base.
Además de las estrategias seleccionadas para la oficina, se incluirán en el Plan de Acción
las siguientes Acciones Complementarias:
Sensibilización al personal. Estará a cargo del Comité Ambiental y consiste en ofrecer
charlas, talleres, disposición de información en tableros y organización de actividades
complementarias (conferencias, cine, campañas, concursos, etc.). Esta actividad deberá
ser permanente.
Establecimiento de una política ambiental. Esta acción estará a cargo del personal
directivo y representa un valor agregado para la institución u organización.
Las primeras actividades.
a) La primera actividad del Comité Ambiental deberá ser la sensibilización de sus
compañeros, lo que facilitará el desarrollo de las actividades y la posible
incorporación de más personas interesadas en el proceso. En caso de que
requieran acompañamiento para esta actividad, podrán solicitar el apoyo de la
SEMA.
b) Instalación de apoyos visuales para fomentar el ahorro con sus compañeros.
Anexo 11. Señalética.
c) De acuerdo a cada una de las actividades inscritas en el Plan de Acción, iniciar su
aplicación.
2.4 Registro del trabajo.
La oficina deberá registrar sus consumos mensuales y calcular el ahorro alcanzado en
cada una de las estrategias en el formato proporcionado por SEMA (Anexo 6).
La oficina deberá considerar los siguientes cálculos y registros:
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Uso eficiente de energía eléctrica.
Watts consumidos por mes, los cuales serán comparados con la línea base y de acuerdo
al mes que le corresponda. Ejemplo: comparar enero del año en curso con enero del año
anterior, febrero con febrero del año anterior, etcétera. La diferencia será el ahorro en
Watts en el mismo período.
Para obtener la cantidad de emisiones de Gases de Efecto Invernadero (GEI), deberá
realizar la siguiente operación:
kW/h x 0.667 = Kg. de GEI
El consumo per cápita es muy importante, sobre todo para quienes tienen rotación
constante de personal. Para obtenerlo, el Comité deberá realizar la siguiente operación:
kW/h / número de empleados = kW consumidos por persona.
Así mismo, deberá especificar si se llevó a cabo algún cambio tecnológico e integrará una
memoria fotográfica con las evidencias de las acciones demostrativas realizadas.
En el caso de compartir medidor con otras oficinas, deberán especificarse las acciones
que han realizado para invitar a las oficinas no inscritas a ahorrar energía e incluir
evidencia de ello.
Deberá registrar su ahorro en el formato de seguimiento, utilizando el siguiente cuadro y
generando las gráficas correspondientes.
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Uso eficiente del agua.
Se registrarán los m3 consumidos por mes, los cuales serán comparados con la línea
base y de acuerdo al mes que le corresponda. Ejemplo: comparar enero del año en curso
con enero del año anterior, febrero con febrero del año anterior, etcétera. La diferencia
será el ahorro en m3 en el mismo período.
Para el cálculo del consumo de agua per cápita, realizará la siguiente operación:
m3 consumidos / número de personas = m3 de agua por persona.
Deberá especificarse si se realizó algún cambio tecnológico y se integrará una memoria
fotográfica con las evidencias de las acciones demostrativas realizadas.
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Al igual que en el caso de energía eléctrica, si la oficina comparte el servicio con otras
oficinas, deberán especificarse las acciones que han realizado para invitar a las oficinas
no inscritas a ahorrar agua e incluir evidencia de ello.
Deberá registrar su ahorro en el formato de seguimiento, utilizando el siguiente cuadro y
generando las gráficas correspondientes.
Reducción y separación de residuos.
Se deberá registrar el número de estaciones de separación instaladas, así como la
cantidad mensual de residuos separados y su destino.
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El registro del ingreso mensual por las ventas de estos materiales será opcional.
Uso eficiente de materiales de oficina y de aseo.
Deberán registrarse los materiales de oficina y de aseo de manera mensual y obtener su
consumo per cápita. Para ello se hará la siguiente operación por cada tipo de material:
Cantidad de material / número de empleados = material por empleado.
Ejemplo:
Registro del mes de junio
2000 hojas de papel / 56 empleados = 35.71 hojas por persona.
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Se hará el comparativo con las entradas y salidas de almacén a partir del año anterior.
Con los resultados se generarán las gráficas correspondientes.
Compra de productos con menor impacto ambiental.
Se registrarán los materiales adquiridos de forma mensual. En este indicador se pretende
que la compra de este tipo de artículos vaya en aumento.
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Uso eficiente del combustible y mantenimiento responsable del parque vehicular.
Se registrará el consumo mensual de combustible, así como las emisiones de GEI,
debiendo hacer para ello las siguientes operaciones:
Gasolina
Litros x 0.55 = Emisiones de GEI
Diesel Litros x 2.68 = Emisiones de GEI
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Deberá registrar su ahorro en el formato de seguimiento, utilizando el siguiente cuadro y
generar las gráficas correspondientes.
En el cuadro deberán anotarse los consumos del año de inicio del programa y los del
inmediato anterior, con el fin de comparar los consumos de un mes a otro. Esto permitirá
conocer si hubo ahorro. Al concluir el periodo los datos de los consumos de este año,
serán comparados con el siguiente.
Este mismo ejercicio se hará para el registro de las emisiones. En el siguiente cuadro se
muestra un ejemplo para los años 2016 y 2015 como base.
Así mismo se registrarán las acciones desarrolladas para mantener el parque vehicular
con mantenimiento y que también se encuentre verificado.
ETAPA 3. Lo medido, lo alcanzado.
3.1 Evaluación
Para otorgar la Constancia de Cumplimiento como Oficina Verde, se identificarán
los resultados que muestren los cambios que han sucedido en la oficina desde que
se iniciaron las acciones del Programa.
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3.1.1 Informe bimestral.
Cada dos meses la oficina deberá enviar a SEMA:
Registro de los consumos mensuales de las estrategias inscritas en su
Acuerdo de Voluntades (Anexo 4).
De acuerdo a las necesidades que tengan los participantes, el personal de la
SEMA hará visitas a la oficina previa cita con los enlaces. Esta visita será
documentada en la Bitácora de Evaluación y Seguimiento (Anexo 12) y las
áreas de mejora observada se documentarán al final de la reunión.
Si durante el proceso se detectan áreas de mejora que deban ser atendidas y requieran
de la presencia del personal de la SEMA, se hará una cita previa con el enlace. Se llenará
al final de la reunión la Bitácora de Visita (Anexo 13).
3.1.2 Evaluación semestral.
Semestralmente la oficina enviará a SEMA un informe detallado de cada una
de las actividades desarrolladas, incluyendo evidencias, registros
administrativos, boletas de pesaje de residuos, y todo aquello que demuestre
los avances y ahorros alcanzados (Anexo 14). El informe irá acompañado de
una solicitud de la Constancia de Cumplimiento (Anexo 15).
Con este informe y una visita en sitio, se hará la evaluación para determinar la
posible entrega de la Constancia de Cumplimiento o ratificación la misma.
Es importante notar que para la integración de este documento, la oficina podrá solicitar
asesoría a la SEMA.
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ETAPA 4. Constancia de Cumplimiento.
4.1 Cumplimiento.
Después de 6 meses de haber instrumentado las acciones de mejora, las oficinas
enviarán un informe detallado donde se demuestre con evidencias el cumplimiento de las
estrategias que inscribió en el Acuerdo de Voluntades. El informe deberá ir acompañado
por una solicitud dirigida a la Secretaria de Medio Ambiente, en el que pide se le
considere, de acuerdo a la evaluación, la entrega de la Constancia de Cumplimiento como
Oficina Verde, que tendrá vigencia de un año.
En el caso de que la respuesta sea positiva, el personal del POV y el enlace del Comité Ambiental, acordarán la fecha de la entrega de la Constancia.
Constancia de Cumplimiento
La Constancia de Cumplimiento se otorga a las oficinas cuando demuestran el cumplimiento de las estrategias en las que se inscribieron en el Acuerdo de Voluntades
Requisitos
Haber operado al menos durante 6 meses.
Solicitar la constancia por escrito.
Entregar informe con evidencias.
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4.2 Seguimiento.
Las oficinas que cuenten con la Constancia de Cumplimiento deberán seguir enviando
sus informes de actividades con una periodicidad semestral. En este periodo podrán
incrementar los niveles de eficiencia en el trabajo o incorporar un mayor número de
acciones para solicitar la ratificación.
En esta etapa el personal de las oficinas contará con asesoría de la SEMA para lograr la
ratificación de su Constancia.
ETAPA 5. Ratificación de la Constancia de Cumplimiento.
La ratificación de la Constancia se otorgará a las oficinas que después de 6 meses de
haber obtenido la Constancia de Cumplimiento demuestren que continúan trabajando en
acciones de mejora.
La Ratificación considera tres categorías en las que la oficina puede incorporar nuevas
estrategias, para alcanzar un mayor cumplimiento. La categoría verde (cumplimiento
básico) que se refiere a demostrar el ahorro de energía, ahorro de agua y separación de
residuos.
La categoría plata (cumplimiento intermedio) se otorga a aquellas oficinas que cumplen
con cuatro estrategias: ahorro de energía, ahorro de agua, separación de residuos y uso
eficiente de materiales de oficina y aseo.
Finalmente, la categoría oro (cumplimiento alto) es aquella que reciben las oficinas que
además de cumplir con las estrategias antes mencionadas, incorporan el uso eficiente del
combustible y mantenimiento responsable del parque vehicular.
Para obtener esta ratificación, la oficina deberá cumplir los mismos requisitos de
evaluación y seguimiento como lo indica en el siguiente cuadro:
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La ratificación de la Constancia se otorga a las oficinas que continúan en el proceso de mejora.
Categoría Verde
Categoría Plata
Categoría Oro
Se otorga cuando se demuestran acciones de mejora en:
se otorga cuando se demuestran acciones de mejora en:
Se otorga cuando se demuestran acciones de mejora en:
1. Ahorro de energía. 1. Ahorro de energía. 1. Ahorro de energía.
2. Ahorro de agua. 2. ahorro de agua. 2. Ahorro de agua.
3. Separación de residuos. 3. Separación de residuos. 3. Separación de residuos.
4. Uso eficiente de materiales de oficina y aseo, o
Uso eficiente del combustible y mantenimiento responsable del parque vehicular.
4. Uso eficiente de materiales de oficina y aseo.
5. Uso eficiente del combustible y mantenimiento responsable del parque vehicular.
Requisitos
Haber operado al menos durante 6 meses, después de recibir la Constancia de Cumplimiento.
Solicitar la constancia por escrito.
Entregar informe con evidencias.
Consideraciones finales.
Esperamos que este programa se convierta en un instrumento que además de promover y
facilitar los cambios en el quehacer cotidiano de una oficina, contribuya a la reorientación
de hábitos personales ante la responsabilidad que tenemos de cuidar y mejorar el medio
ambiente.
