S2IHERRAMIENTA DE GESTIÓN DE LA I+D+I EN LA UPM

VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN UPM

Proyecto Acuse: Análisis de la cooperación de la UPM con el Sector Empresarial: Sistema informático para elaborar el análisis

¿En qué estado se encontraban las bases de datos de Investigación?:Datos separados por cada fuente, en diferentes tipos de formatos básicos

(Excel, Access, Word, papel). Sin ningún tipo de normalización, indexación, etcCada origen de datos estaba basado en los requerimientos específicos de su

creadorFalta de normalización en todas las fuentes de datosImposibilidad de realizar consultas Nulo poder de cálculoCruzado de datos totalmente inviableA nivel directivo: No se podía realizar una visión global

Necesidades: Reunir de una forma común y centralizada los datosSolución adoptada: Elaboración de una herramienta informática -> Sistema para el seguimiento de la investigación (S2i)

Orígenes del proyecto

• ¿Qué es?• Es un sistema que centraliza toda la información relativa a la

investigación en la UPM (Estructuras de Investigación, Investigadores, Proyectos, Patentes, Software, Marcas, Cátedras, Memorias, Becas y Contratos oficiales, etc)

• ¿Para que Sirve?• Una gestión muchísimo más eficaz y rápida por parte de los

administrativos• Una explotación de la información enorme (Informes, Gráficas,

estadísticas, cruces de datos, etc)• Nuevos y mejores servicios: (A los investigadores, externos a la

UPM, etc)• Difusión de información: Poder difundir, y porque no, vendernos

Sistema para el seguimiento de la Investigación

Para quiénes¿A quienes proponía abarcar el Sistema para el seguimiento de la investigación?:

Equipo DirectivoConsulta datos y cuadros de mando

Alumnos UPMVen información de investigación y datos de doctorado.

Investigadores UPMConsulta sus datos y alimenta el sistema con más información. Hace gestiones online y difunde su investigación

AdministrativosTrabaja con el sistema y lo alimenta de información

Sistema para el seguimiento de la investigación

UPM

Externo a la UPM(Investigadores de otras Universidades, Empresas, Instituciones, etc):

o Consultan toda la investigación hecha en la UPMo Encuentran contactos UPM relacionados con sus

búsquedaso Examinan la calidad investigadora UPM

¿Cómo funciona?

Base de datosPara llegar a estos objetivos, el Sistema cuenta con una compleja base de datos Oracle única relacionada con el resto de bases de datos institucional de la UPM, en la actualidad, aún queda información por enlazar, pero el estado es muy avanzado.

Inv.

AplicacionesAdemás de la base de datos, cuenta con numerosas aplicaciones dispuestas a dar uso de esa información y hacer de interfaz al usuario

Principales Aplicaciones

S2i: Aplicación interna de gestión Portal del Investigador: Aplicación de servicios para el investigador

• Memorias de Investigación• CV (CVN)• Trámites online (solicitudes, gestión de datos, etc)

Observatorio de I+D+i: Aplicación de difusión

S2i - Aplicación de Gestión y Administración (I)Es la principal aplicación y el corazón de todo el sistema, desde donde el V. de Investigación trabaja diariamente. Está pensada para ser el punto de entrada de toda la información institucional de investigación, y portal de administración para los trabajadores del VI.

Es una aplicación de uso exclusivamente interno, los investigadores no tienen constancia de su existencia.

¿Qué pueden hacer nuestros trabajadores en el S2i?. Todo está distribuido por permisos:

• Cada unidad, administrar la información de la que soy propietario. Tenemos los bloques:• Proyectos Internacionales• Proyectos regionales• Patentes, Software, Know How y Marcas• Becas y contratos oficiales de investigación• Cátedras Universidad-Empresa• Grupos y Centros de Investigación• Colaboraciones docentes• Creación de Empresas

• Y de los datos que nuestro vicerrectorado no administra, se pueden consultar de las bases de datos oficiales:

• Personal UPM: Datos de personal docente y de administración de servicios (Situación laboral, docencia, bajas y altas, excedencias, etc.):

• Docencia UPM: Estructura departamental (Docencia)• Académico UPM: Doctorandos de la universidad• Etc.

S2i - Aplicación de Gestión y Administración (II)

• Consulta de toda la vida investigadora de un investigador (Sus contratos, sus patentes, sus proyectos, sus datos de memorias, etc.), y de todo lo relacionado con él.

• Atención a trámites online: Ejemplo: modificación de grupos de investigación

• Uso de listas de distribución por temáticas para difusión por email

• Generar informes• Hacer búsquedas avanzadas, con filtros, y

generar tablas excel’s a medida• Consulta de estadísticas y cuadros de

mando• Etc.

S2i - Aplicación de Gestión y Administración (II)

Explotación de datos

Gestión en S2i

Alta de propuestas Ejecución económica

Actualizaciones

Disponible en CV’sY próximas Memorias

Paso a Contrato yCompletado de datos principales:• Participantes• Desglose económico• Etc.

Visible en el Observatorio de I+D+i

Próximamente: Gestión en PortalDel Investigador: Facturas, datos, solicitudes, certificados, etc.

Actualización en Memorias y CV’s

Posible justificar Horas

TIEMPO

Informes y cuadros demando

Actualización automáticaen ObservatorioSi está publicado

S2i - Ejemplo de gestión Proyectos Internacionales

2014

Usos directivos del S2i. Ejemplo – Plan de Calidad:

S2i – Ejemplo de explotación de datos

Datos institucionales

Investigador completa datosEn Memorias

Toda la actividad investigadora

2014Trabajo diario

Verificación

Plan de Calidad

- Consulta de toda la actividad investigadora 2014

- Comparativas por estructuras, con índices de calidad

- Ayudas a estructuras basándose en el índice de calidad

- Análisis de carencias - etc

Portal del Investigador (En proceso)

• Reunirá todos los servi cios de investigación para el Investigador:

• Acceso a sus memorias

• Acceso a su CV

• Visualización de su información de investigación (Contratos, proyectos, patentes, etc)

• Solicitación de modificación de datos institucionales

• Personales de investigación

• De sus estructuras de investigación

• Tramites online para proyectos

• Carga de facturas

• Solicitud de certificados

• Etc

• Contacto a las diferentes unidades

• Repositorio de documentos institucionales (Guías, manuales, formularios, etc)

• Anuncios basándose en áreas de interés

• Notificaciones personales de trabajo

Aplicación de Memorias de Investigación

• Sirve para la toma de datos de Memorias de investigación:

• Enlazan la información que ya existe en las bases de datos UPM y de los CV’s de sus miembros

• El investigador solo tiene que completar la memoria con los datos restantes

• Se usa para el Plan de Calidad

• Permite exportar datos y comparativas anuales

• Una vez verificado, se publica en el observatorio

• Permite a los investigadores navegar y buscar por la información de su actividad investigadora de todos los años

Aplicación de CV Investigador (CVN)

• Sistema de CV para los investigadores UPM

• Enlaza la información ya existente en las base

de datos UPM y sus Memorias• Rellena la información adicional deseada• Permite configurar que información quiere

generar en sus documentos exportados• Se puede generar un CVN apto para las

convocatorias públicas nacionales• Permite integrar “copiando y pegando”

currículos en formato texto (orientado a CV del MEC)

• Gracias a la elaboración de los CV’s, las Memorias se rellenarán prácticamente solas

El Observatorio es la herramienta de difusión.Búsqueda de informaciónEstructuras de investigaciónInvestigadoresMemorias de investigaciónDatos oficiales completos

Patentes/Software/Marcas Proyectos Internacionales Cátedras Universidad-Empresa

Enlace con Archivo digital de las actividades en las que se haya incluido

Herramientas comparativasPortal de innovación

Noticias de innovación relacionadas con la UPM Clasificación de los RSS de toda la universidad

(Próximamente)

Aplicación de Difusión(Observatorio I+D+i UPM)