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S/4HANA en el Sector Público: La experiencia de la Junta de Extremadura
PROYECTO ALCÁNTARA
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Contenidos
1. Extremadura en cifras2. Situación de Partida3. Definición del Proyecto4. Factores críticos de éxito5. Estado actual y próximos pasos6. Conclusiones
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Contenidos
1. Extremadura en cifras2. Situación de Partida3. Definición del Proyecto4. Factores críticos de éxito5. Estado actual y próximos pasos6. Conclusiones
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1.078.920 Habitantes (51% rural)
26 Hab/Km2
48,4% cobertura +100Mbps
15.000 us. Administración+350.000 us. Comunidad Educativa
+1.100 Aplicaciones
+900 Servidores (2 CPDs)
+10.000 PCs
+4.000 Solicitudes en Educación
+60.000 Solicitudes PAC
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1.078.920 Habitantes (51% rural)
26 Hab/Km2
48,4% cobertura +100Mbps
15.000 us. Administración+350.000 us. Comunidad Educativa
+1.100 Aplicaciones
+900 Servidores (2 CPDs)
+10.000 PCs
+4.000 Solicitudes en Educación
+60.000 Solicitudes PAC
A NIVEL ECONOMICO-FINANCIERO
5434 MM€ de Presupuesto+1 M Documentos contables por año+120.000 Facturas anuales 1500 usuarios en el ámbito económico
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Contenidos
1. Extremadura en cifras2. Situación de Partida3. Definición del Proyecto4. Factores críticos de éxito5. Estado actual y próximos pasos6. Conclusiones
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Actualmente la gestión Económico Financiera
de la Junta de Extremadura se basa en 19
Sistemas de Información con al menos 8
tecnologías diferentes, la mayoría de ellas
Obsoletas. 12 de ellos serán sustituidos por
Alcántara, permaneciendo el resto con
adaptaciones parciales
Arquitectura Actual
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Modelos de GestiónLos procesos actuales están basados en un modelo
de expedientes "100% papel", por lo que el orden en el
que se obtienen o generan ahora los documentos es
indiferente. Ello lleva al menos a 10 Modelos de
gestión Diferentes. Uno por cada Consejería u
Organismo Autónomo
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Dificultades en la Calidad del Dato. Problemas de Poca Fiabilidad, duplicidades, diferente semántica
Calidad de Datos
La necesidad de consolidar datos de diversas fuentes y orígenes conlleva excesivos plazos
Demoras en la consolidación
Gran parte de los procesos requieren la participación de personas en procesos manuales de intercambios de información
Necesidad Intervención humana
Problemas en los procesos de gestión del gasto, control de deuda o Tesorería
Gestión End-to-End
Gran dificultad de aplicar cualquier cambio normativo o nueva tecnología (Firma electrónica, movilidad, Business Intelligence, ...)
Dificultad para abordar Cambios
Gestión
Obsolescencia
Manual
Plazos
Calidad
9Toolbox – PRESENTATION EXAMPLES – size [16:9]
Dificultades Situación Actual
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Voluntad de la Alta Dirección
La Junta de Extremadura a través de su Consejería de Hacienda y Administración Pública quiere llevar a cabo unproceso de Transformación Digital que le permita dar respuesta a todos los objetivos y normativas que le son deaplicación en la actual legislación.
La modernización de la administración y la incorporación de nuevas tecnologías, permite obtener resultados deeficiencia y eficacia, transparencia, mayor interoperabilidad, garantizando los derechos de los ciudadanos arelacionarse con las Administraciones Publicas por medios electrónicos y telemáticos que además simplifican lostrámites a realizar y ofrecen un servicio público de proximidad al ciudadano y de fácil uso.
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Contenidos
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Lo que no es
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Misión del ProyectoModernizar la gestión de recursos económicos
de la Junta de Extremadura para mejorar el
servicio a la ciudadanía
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• Transformar el funcionamiento de la administración, utilizando procesos digitales con firma electrónica.
• Facilitar la transparencia de la gestión al simplificar el origen de datos para su publicación en el portal.
• Simplificar los procesos de interoperabilidad interna y mejorarla con otras administraciones que redunde en un mejor servicio a la ciudadanía.
• Mejorar e incrementar la oferta de servicios telemáticos de forma eficiente y segura tanto a la ciudadanía como a las empresas en base al nuevo sistema.
Objetivos
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Tendencia a la especificidad, por lo que es dificil adaptar a un Estándar« Adoptar Vs Adaptar »
Para los gestores lo más sencillo es « digitalizar » su procedimiento actual, sin pensar en posibles optimizaciones
Tendencia procedimentar en « Modo papel »
Es dificil conseguir la dedicación necesaria por tener que compatibilizar con sus obligaciones habituales
Dedicación de los Key User
Las metodologías ágiles o el modelo de licenciamiento son a veces difíciles de alinear con la normativa de Contratación.
Ley de Contratos del Sector Público
15Toolbox – PRESENTATION EXAMPLES – size [16:9]
Retos del Sector Público
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Contenidos
Alcance
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Alcance Funcional
Migración de Históricos
Sistema de Información
Cuadros de Mando
ADMINISTRACIÓNELECTRÓNICA
Gestor Documental
Content Server
PortaFirmas
CENTRAL DE INFORMACIÓN
CatálogoEntes
Áreas
CIMCA Entes Alcántara
Consolidación
Calculo déficit
Regla del gasto
Cuenta Anual
Interfase otros Sistemas de Información
EDITRANRRHH
(SIRHUS y DOCENTE)
Vivienda (VIVEX)
AplicacionesSanidad(JARA)
Económico-FinancieroElaboración
Presupuestos
Ejecución de Gastos e Ingresos
Activos Fijos
Modificaciones Crédito
Gestión Deuda Operaciones Financieras
C. Extrapresupuestaria
TesoreríaCont
abilid
ad F
inan
ciera
Terc
eros
S4HANASERVICIOS AL CIUDADANO
Portal de Transparencia
Saldos Bancos propios
Gestión de Expedientes
Expediente Suplementario
Expediente Subvenciones
Expediente Contable
Aplicaciones Subvenciones
FacturasFACeSIREX
Sede Electrónica
Informes Central
Información
Otros Informes
CIMCA Entes NO Alcántara Portal de
Ciudadano
Servicios Telemáticos
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Para dar cobertura a todas estas áreas funcionales, la implantación que se plantea, contempla la utilización de las siguientes productos:• SAP S/4 HANA en donde se agrupan los diferentes módulos funcionales que dan cobertura las diferentes operativas financieras y
presupuestarias. Solución específica para el sector público (EA_PS, Enterprise AddOn Public Sector) Contabilidad Financiera – FI Gestión de proyectos – PS Activos Fijos – AM
• SAP BPC (Business Planning & Consolidation), en el marco de SAP BW HANA Gestión de tesorería – TR (junto con CM – Cash Management en el ámbito de BPC)
• Herramientas de Adobe para dar cobertura a las necesidades de edición formal tanto del presupuesto como de la cuenta general o de cualquier otro conjunto de informes.
• Gestor de expedientes iIG4S – iGestiona for SAP).• Consola de Recepción de Facturas (CRF)
Alcance Funcional
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Componentes SAP
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Entidades Publicas:• Centro Investigaciones Científicas y Tecnológicas Extremadura (CICYTEX)• Agencia Extremeña de Cooperación Internacional para el Desarrollo• Instituto de Consumo de Extremadura• Ente Público Extremeño de Servicios Educativos Complementarios• Servicio Extremeño de Promoción de la Autonomía y Atención a Dependencia (SEPAD)
Consejerías:• Presidencia de la Junta de Extremadura• Consejería de Hacienda y Administración Pública• Consejería de Sanidad y Políticas Sociales• Consejería de Economía e Infraestructuras• Consejería de Medio Ambiente y Rural, Políticas Agrarias y Territorio• Consejería de Educación y Empleo• Oficina Presupuestaria de Endeudamiento Publico• Consejo Económico y Social de Extremadura (Entidad Publica)• Consejo Cultura e Igualdad
OO.AA. Administrativos:• Servicio Extremeño Público de Empleo • Consejo de la Juventud de Extremadura• Instituto de la Mujer de Extremadura
Otros Organismos Autónomos:• Instituto de la Juventud de Extremadura• Instituto de Estadística de Extremadura
En esta primera fase se incluyen las siguientes entidades y organismos:
Alcance Organizativo
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Dato único que provee una sola
fuente de información
Un sólo sistema de gestión económico-financiero .
Información de la ejecución del presupuesto en tiempo real.
Visibilidad de todos los actores del proceso al gestionar las propuestas de
Unidades Administrativos y versiones de trabajo de Oficinas de Presupuesto.
Interface Microsoft Excel, permite al usuario beneficiarse de todas las
funcionalidades añadidas de una hoja de cálculo
Se logra mayor agilidad en los procesos que permite dedicar mayor tiempo al
análisis
Mejora la rendición de cuentas y seguimiento del desempeño de las
entidades
Estandarización de procesos y políticas
Definición de roles, segregación de funciones y fortalecimiento de controles
operativos
Beneficios
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Organización: Modelo de
Relación
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Organización: Equipo de Implantación
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SAP ACTIVATE dispone de una adaptación concreta para cada una de las opciones existentes para la adopción de SAP S/4HANA.El esquema general de la metodología para proyectos de nueva implantación de SAP S/4HANA adaptado al Sector Público es el siguiente:
Planificación
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3) Otras Funcionalidades SI- Históricos y Sistema de información central BI/ BO Cuadros de mando Operaciones de cierre Cuenta General/ Anual
PlanificaciónAño 1 Año 2 Año 3
Implementación SAP S/4 Hana
Jun-18 Oct.
Mayo
1) Elaboración del Presupuesto Elaboración Edición
Ago. Feb. 19.
2) Ejecución Presupuestaria Contabilidad Presupuestaria Contabilidad no presupuestaria,
financiera o patrimonial Tesorería Activos Fijos Subvenciones
SeptDic. Ene.-20
Ene.-21
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Contenidos
1. Extremadura en cifras2. Situación de Partida3. Definición del Proyecto4. Factores críticos de éxito5. Estado actual y próximos pasos6. Conclusiones
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Factores críticos de éxito
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Alcántara implicaCAMBIOS…
Factores Críticos de Éxito
• Procedimentales• Normativos• Organizativos• Culturales• Tecnológicos• …
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Y otros tantos retos….
Factores Críticos de Éxito• Complicados procesos de
Migración/Conversión/Consolidación de Información
• Soportar la elevada carga de transacciones, como la PAC
• Importación de la voluminosa información Patrimonial
• Tecnología completamente nueva para la Organización
• Necesidades de adecuación normativa (ej introducir al Firma Digital)
• Política de archivado y gestión documental
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EL PROYECTO TIENE UN OBJETIVO CLARO Y COMPARTIDO POR TODA LA ORGANIZACIÓN…
Factores Críticos de Éxito
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…QUE PARTICIPA DEL MISMO EN UNA ORGANIZACIÓN POR COMITÉS QUE TRATA DE ROMPER LOS SILOS EXISTENTES…
Factores Críticos de Éxito
Comités• Gestión del Cambio• Estandarización• Migración• …
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HUIR DEL “MEGAPROYECTO” (Aunque lo sea)…
Factores Críticos de Éxito
…ACERCANDO EL CONCEPTO “ÁGIL” AL MUNDO ERP:
• Entornos de prueba sandbox preconfigurados para ver qué es esto de SAP• Subproyecto de “Elaboración Presupuestaria” basado en BPC• Mostrando cómo lo hacen “otros” desastacando debates
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TENER AL USUARIO MUY PRESENTE CON UNA ADECUADA GESTIÓN DEL CAMBIO Y COMUNICACIÓN DESDE EL PRINCIPIO
Factores Críticos de Éxito
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Factores Críticos de ÉxitoAPROVECHAR EL “CLOUD” PARA COMENZAR Y CENTRARSE EN
EL SERVICIO VS LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA…
…PERO PARTICIPANDO DE LAS DECISIONES DE PLATAFORMA, HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS AUNQUE ESTÉN FUERA Y
GESTIONADAS POR EL PROVEEDOR DEL ERP
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Estrategias. Buenas prácticas
En un proyecto de estas características es
fundamental no reinventar la Rueda y utilizar:
• Buenas prácticas del Fabricante SAP
• Experiencias similares del implantador en
otros clientes.
• Buenas practicas de gestión y Calidad
mediante la Oficina Técnica.
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Contenidos
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Año 1 Año 2 Año 3
Implementación SAP S/4 Hana
Jun-18 Oct. Mayo
1) Elaboración del Presupuesto Elaboración Edición
Ago. Feb. 19.
2) Ejecución Presupuestaria Contabilidad Presupuestaria Contabilidad no presupuestaria,
financiera o patrimonial Tesorería Activos Fijos Subvenciones
SeptDic. Ene.-20
3) Otras Funcionalidades SI- Históricos y Sistema de información central BI/ BO Cuadros de mando Operaciones de cierre Cuenta General/ Anual
Ene.-21
Estado Actual del Proyecto
20/05/2019
01/2020
16/09/2019
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2018 2019 2020
Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb.
Análisis Funcional de la Solución y Diseño Técnico
Parametrización y Desarrollo
Análisis Migración
Pruebas y Validación
Formación
Puesta en Producción
Análisis Sistema Información y
Edición de la Ley
Parametrización y Desarrollo
Pruebas y Validación
Formación
Consolidación / Soporte
Elaboración del Presupuesto / Edición de la Ley
Estado Actual del Proyecto
20/05/2019
16/09/2019
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2018 2019 2020
Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb.
Análisis Funcional de la Solución y Diseño Técnico
Parametrización y Desarrollo
Análisis Migración
Pruebas y Validación
Formación
Puesta en Producción
Soporte
Ejecución del Presupuesto
Estado Actual del Proyecto
01/2019
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2019 2020
Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar Abr. May. Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov.
EXPLORACIÓN
REALIZACIÓN
Formación
Soporte
Otras Funcionalidades
Estado Actual del Proyecto
Puesta en Producción
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Contenidos
1. Extremadura en cifras2. Situación de Partida3. Definición del Proyecto4. Factores críticos de éxito5. Estado actual y próximos pasos6. Conclusiones
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Conclusiones
• No es un proyecto Tecnológico• Supone una transformación integral de la
organización y por tanto el esfuerzo conjunto es muy elevado y la coordinación de todos los frentes imprescindible.
• Liderazgo de la Alta Dirección y compromiso del equipo.
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Q & A
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MUCHAS GRACIAS!