SABER COMO REDISEÑAR

¿Qué es el Rediseño Organizacional?

EL rediseño debe ser parte de lavisión, misión y objetivos estratégicos de lacompañía

Debe permitir a la empresa seguir a lasvariaciones de mercado y posicionarse mejor

El rediseño puede involucrar reestructurafísica, humana , procedimientos y otrosaspectos

El rediseño es un cambio que no puede serúnico, “solo es cambio es permanente”

¿Cuándo realizar un rediseño organizacional?

Posibles resoluciones de los problemasurgentes en una organización

Posibles soluciones para los problemasimportantes en una organización

Etapas en el rediseño organizacional

Fase 1: ◦ Crear el enfoque estratégico

Fase 2: ◦ Rediseño de la Organización

Fase 3: ◦ Implementación del Rediseño

Etapas en el rediseño organizacional

Fase 4:◦ Medición y monitoreo

◦ Visualizar el Futuro

◦ Crear conciencia de la necesidad del cambio

◦ Clarificar la Visión, Misión y valores

◦ Desarrollo de Factores Críticos, metas yobjetivos

◦ Crear el Equipo Directivo

◦ Crear el Equipo de Rediseño

Etapas en el rediseño organizacional

◦ Analizar la situación actual:

◦ Análisis Técnico

◦ Análisis Social

◦ Rediseñar la Organización

◦ Examinar y proponer cambios a los sistemas clave

◦ Acordar la línea base

◦ Acordar el plan de implementación

Etapas en el rediseño organizacional

◦ Desarrollar calendario de implementación

◦ Comprometer logística de apoyo

◦ Proveer entrenamiento y orientación

◦ Alinear sistemas clave

◦ Reevaluar el rediseño y hacer cambios si esnecesario

◦ Evaluar:

-Desarrollo del Equipo

-Resultados del desempeño

Etapas en el rediseño organizacional

◦ Renovar:

-Concientización

-Compromiso

◦ Destrezas

◦ Reevaluar el rediseño y hacer cambios si es necesario

Es fundamental tener presente: 1.- LaMisión de la organización como una visióncompartida por sus integrantes; 2.-Enunciados de los valores o filosofíaempresarial que conducen la gestión enbúsqueda de la obtención de la Misión; 3.-Una concepción moderna de la organizaciónque reconozca las nuevas dimensiones delpapel del administrador en este trabajo .

◦ Varios oficios se combinan en uno: Esdecir, muchos oficios o tareas que antes erandistintos se integran y comprimen en uno solo

◦ Los trabajadores toman decisiones: Ello implicacomprimir verticalmente la organización, demanera que los trabajadores ya no tengan queacudir al nivel jerárquico superior y tomen suspropias decisiones.

◦ Los trabajos tienen múltiples versiones : Encambio, un proceso de múltiples versiones esclaro y sencillo porque cada versión sólonecesita aplicarse a los casos para los cuales esapropiada

◦ Se reducen las verificaciones y loscontroles: Los procesos rediseñados hacenuso de controles solamente hasta donde sejustifican económicamente

Reconstrucción de los Procesos

REINGENIERÍA DE PROCESOS DE NEGOCIOS Y MEJORA DE PROCESOS

◦ En la actualidad, muchas compañías se estánenfocando en construir nuevos sistemas deinformación que mejoran sus procesos denegocios. Algunos de estos proyectos desistemas representan la reestructuración radicalde procesos de negocios, mientras que en otrosel cambio es más gradual.

Reingeniería de procesos de negocios

◦ Si las organizaciones replantean y rediseñanradicalmente sus procesos de negocios antes deaplicar el poder de la computación, cuentan con laposibilidad de obtener rendimientos bastantessignificativos de sus inversiones en tecnología de lainformación.

◦ La conciliación se minimiza: Se disminuyen lospuntos de contacto externo que tiene un proceso, ycon ello se reducen las posibilidades de que sereciba información incompatible que requiere deconciliación.

◦ Un gerente de caso ofrece un solo punto decontacto

◦ Prevalecen operaciones híbridas centralizadas-descentralizadas

Reconstrucción de los Procesos

◦ Establecimiento de las Políticas y MarcoNormativo de la Organización.

◦ Dividir el Trabajo, agrupar las tareas yfunciones en unidades organizacionales.

◦ Diseño de los procesos, tareas, funciones yprocedimientos de la organización.

◦ Diseño de los diferentes cargos y especificaciónde los requerimientos.

◦ Definición las dependencias jerárquicas de lasdiferentes unidades y estructuras de lasrelaciones funcionales y rediseño de las líneasde comunicación.

Etapas y Procesos del Rediseño Organizacional

◦ Eficiente.

◦ Productiva.

◦ De breves tiempos de respuesta .

◦ Organización aplanada, con tendencia a serpredominantemente horizontal.

◦ Adhocrática, es decir, los equipos de trabajo seadaptan a las exigencias prioritarias de undeterminado período o lo que es lo mismo, elpersonal trabaja de acuerdo a las metas yfunciones de la organización como un todo sinsectorización ni departamentalización formal muyestricta.

Tipos de cambios que ocurren al rediseñar los procesos

◦ Los valores cambian: de proteccionistas aproductivos: La reingeniería conlleva unimportante cambio en la cultura de laorganización, exige que los empleados asumanel compromiso de trabajar para sus clientes, nopara sus jefes

◦ Los gerentes cambian: de supervisores aentrenadores: La reingeniería al transformar losprocesos, libera tiempos de los gerentes paraque éstos ayuden a los empleados a realizar untrabajo más valioso y más exigente.

Tipos de cambios que ocurren al rediseñar los procesos

◦ Estructuras organizacionales cambian: dejerarquía a planas: Las organizaciones másplanas acercan a los ejecutivos a los clientes ya las personas que realizan el trabajo queagrega valor.

◦ Los ejecutivos cambian: de anotadores detantos a líderes: Las organizaciones más planasacercan a los ejecutivos a los clientes y a laspersonas que realizan el trabajo que agregavalor.

Proceso de implementación de las TI para el rediseño organizacional

◦ Debemos identificar el área de la empresa

◦ Establecer claramente los objetivos

◦ Establecer el presupuesto disponible para el proyecto

◦ Seleccionar el mejor proveedor ¿compra o desarrollo ?

◦ Sensibilizar al Personal

◦ Duración del proyecto

◦ Revisar el cumplimiento de los Objetivos planteados

Ventajas de la implementación de la SI/TI en el Rediseño Organizacional

◦ Incrementar el servicio y la satisfacción del cliente (interno y/o externo)

◦ Simplificar procesos eliminando actividades sin valor agregado

◦ Reducir tiempos de respuesta en los procesos

◦ Reducir costos de operación

◦ Incrementar utilidades

◦ Involucrar a la gente en la resolución de problemas

◦ Habilitar la mejora continua y modificaciones a los procesos

◦ Implantar una estructura organizacional eficiente

Rediseño y mejora de procesos

Rediseñar un proceso es hacerlo más eficiente yeficaz. Es conseguir que rinda en un grado superioral que tenía anteriormente, y ello gracias a unaacción sistemática sobre el proceso que haráposible que los cambios sean estables.Se trata de conocer el proceso, sus causasasignables (imputables) de variación, de eliminaractividades sin valor añadido y de aumentar lasatisfacción del cliente. El rediseño de procesosincluye una actividad de mejora permanente, yaque al rediseño en sí ha de seguir la aplicación delciclo PDCA de mejora continua.

Rediseño y mejora de procesos

Un primer paso, esencial para acometer la mejora deprocesos, es contar con el liderazgo de la alta direcciónde la organización. Este liderazgo ha de ser asumidodecididamente e ir acompañado de un intensocompromiso, mientras que es comunicadoexplícitamente de manera que se genere un estado deopinión y actitud favorables hacia las actividades demejora y sus resultados. Igualmente, los líderes debenasegurar que los equipos de mejora tengan a sudisposición todos los recursos necesarios y lacapacitación precisa para emprender y ultimar sumisión.

Rediseño y mejora de procesos

La mejora de un proceso implica una serie deactividades ordenadas, que constituyen en símismas un proceso, y cuyas fases principales estáncontenidas en la figura siguiente. En ella se puedeobservar la presencia de un subproceso (A) que noes otro que el correspondiente al de la mejoracontinua.