San Sebastián, 08 de Marzo de 2006 - SPRI
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Jornada: Facturación Electrónica
San Sebastián, 08 de Marzo de 2006
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Introducción
Conceptos Previos
Facturación electrónica
Aplicación Práctica
3
Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Introducción
Conceptos teóricos 09:30 – 10:45• Reconocimiento legal• Conceptos previos• Firma Electrónica
Facturación electrónica 10:45 – 11:30
Descanso 11:30 - 11:50
Aplicación práctica y demos 11:50 - 13:15Ruegos y preguntas 13:15 - 13:30
Programa
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Talía Besga Basterra:– Responsable del Área Jurídica de Izenpe– Autoridad de Certificación del País Vasco– Ver:
www.izenpe.com
Alberto Urquiza:– Director de Nuevas Tecnologías de Garaitu Consultores S.L.– Consultora especializada en implantación de proyectos de facturación
electrónica– Ver:
www.garaitu.com
Eduardo Sáez:– Director Comercial para España y Portugal de ipsCA– Autoridad Certificadora y empresa de certificación digital y firma electrónica– Ver:
www.ipsca.es
Introducción
Ponentes
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Izenpe es el prestador de servicios de certificación de las Administraciones vascas cuyo objeto es el Fomento del uso y potenciación del desarrollo del gobierno electrónico sobre redesde telecomunicaciones con las necesarias garantías de seguridad,confidencialidad, autenticidad e irrevocabilidad de las transacciones. En particular, la expedición, fabricación y suministro de certificados electrónicos
Garaitu Consultores, S.L. es una consultoría especializada en gestión de empresas. Entre otros servicios, diseña e implanta proyectos de Facturación Electrónica. Para ello, ha firmado un acuerdo de colaboración con una Autoridad Certificadora (ipsCA). Su objetivo es facilitar el progreso a sus clientes utilizando en sus proyectos la plataforma tecnológica de ipsCA.
Introducción
Presentación
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Acercamiento a los conceptos fundamentales de la Firma Electrónica
Aplicabilidad de esta herramienta en nuestras organizaciones: facturación electrónica
Introducción
Objetivos de la jornada
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Introducción
Conceptos Previos
Facturación electrónica
Aplicación Práctica
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Reconocimiento legal
Marco Jurídico
Ley 30/92, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del procedimiento administrativo común.
Directiva 1999/93/CE del parlamento europeo y del consejo, de 13de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica.
Real decreto-ley 14/1999 de 17 de septiembre, sobre firma electrónica, el reconocimiento de su eficacia jurídica y la prestación al público de servicios de certificación.
Orden de 21 de febrero de 2000 por la que se aprueba el reglamento de acreditación de prestadores de servicios de certificación y de certificación de determinados productos de Firma Electrónica.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Reconocimiento legal
Orden de 21 de febrero de 2000 por la que se aprueba el reglamento de acreditación de prestadores de servicios de certificación y de certificación de determinados productos de Firma Electrónica.
Ley 59/2003, de 19 diciembre, de firma electrónica.
Reglamentos posteriores del Estado: Real Decreto 209/2003, de 21 de febrero, por el que se regulan los registros y las notificaciones telemáticas, así como la utilización de medios telemáticos para la sustitución de la aportación de certificadospor los ciudadanos.
Legislación de las Administraciones Públicas Vascas.
Marco Jurídico
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Reconocimiento legal
Elementos de relevancia de la Ley 59/2003
Establece el régimen aplicable a la actuación de personas jurídicas como firmantes.
Se exige especial legitimación para las personas físicas que soliciten la expedición de estos certificados.
Obliga a los solicitantes a responsabilizarse de la custodia de los datos de creación de firma electrónica, asociados a dichos certificados, sin perjuicio de que puedan ser utilizados por otras personas físicas vinculadas a la entidad.
Define las garantías que deben ser cumplidas por los dispositivos de creación de firma para que sean considerados dispositivos seguros.
Establece el marco de obligaciones aplicables a los prestadores de servicios de certificación, en función de si emiten certificados reconocidos o no, y determina su régimen de responsabilidad.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
PKI CONCEPTOS
La Criptografía es la rama de las matemáticas que estudia el cifrado de información legible en información que no puede ser leída directamente, sino que tiene que ser descifrada
La Criptografía es el arte de cifrar y de descifrar los mensaje intercambiados entre un emisor y un receptor.
Los sistemas de criptografía utilizados en la tarjeta se presentan de forma clásica: Utiliza un algoritmo asociado a una llave para convertir un mensaje inicial en mensaje codificado, que no puede ser decodificado que mediante un algoritmo de decodificación asociado a una llave de desencriptación.
Existen dos esquemas clásicos de encriptación:
Encriptación simétrica: utiliza la misma llave para la encriptación y la desencriptación.Encriptación asimétrica: utiliza una llave pública y una llave privada generados por un procedimiento matemático.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
PKI
La vinculación entre la llave pública y el individuo es certificado por un tercero a quien se ha acordado confianza. Este tercero es conocido como “Autoridad de Certificación”.
Un certificado digital es un identificador único que avala la autenticidad de las operaciones y las transacciones electrónicas.
El certificado garantiza:La identidad y la capacidad del emisor y del receptor para realizar operaciones on-line.
La confidencialidad del contenido del envío y de que nadie que no sea una de las partes de la relación pueda acceder a ese contenido.
La integridad de la transacción. Se garantiza que sólo las partes de la relación puedan variar o manipular el contenido.
El no repudio de los compromisos adquiridos. Ninguna de las partes puede negar que la transacción se realizó en un momento concreto y con unos contenidos específicos.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
La relación entre la Clave privada y los Certificados
La clave privada del usuario sólo debe ser conocida por el propio usuario y la clave pública puede ser dada a conocer a los demás usuarios.
Para garantizar la privacidad de las claves privadas se recurre a soporte físicos como las tarjetas electrónicas, que son el soporte seguro que garantiza la imposibilidad de duplicarla y estará protegida por un número que sólo él conoce.
Para garantizar que una clave pública pertenece a un determinado usuario se utilizan los certificados electrónicos.
Certificado Electrónico: Documento electrónico que asocia una clave pública con la identidad de su propietario, una persona física o jurídica.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
¿Qué es una Autoridad de Certificación?:
Dos usuarios que no se conocen podrán confiar entre sí si ambos tienen relación con una tercera parte que dé fe de la fiabilidad de los dos a través de los certificados.
La forma en la que esa tercera parte de confianza avalará que el certificado es de fiar es mediante su firma digital sobre el certificado. En otras palabras:
Aceptar la precisión de la información certificada.Aceptar la articulación de un proceso en el que se inscriba (firma-creación-datos)Aceptar la articulación de un proceso de verificación (firma-verificación-datos) + (firma-verificación-datos).
El concepto de Autoridad de Certificación
Conceptos previos
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previosObligaciones del CA
Publicar la Declaración de Prácticas de Certificación (CPS en inglés)
Garantías en cuanto a confidencialidad datos.
Utilización de Sistemas Fiables de Seguridad.
Tomar medidas contra la falsificación y custodio de información y procedimientos.
Mantener un CRL (Listado de Certificados Revocados) actualizado.
Garantizar un servicio de consulta rápido.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
¿Cuáles son las CA´s?
IZENPE
CERES (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre)
CAMERFIRMA
ANF-ACP
FIRMAPROFESIONAL
GEN VALENCIANA
AC ABOGACÍA
CICCPANCERT - Agencia Notarial de Certificación
BANESTO
CATCERTipsCA
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Diferencias entre las CA´s
Todas las mencionadas anteriormente emiten certificados de Firma Electrónica Avanzada y Reconocida.
Las diferencias estriban en el ámbito de uso del certificadoemitido…
…y en el modelo de comercialización de los certificados.
Es decir, algunas cobran por el certificado emitido, otras por consulta de la CRL, otras suministran los certificados gratuitos y cobran a la renovación.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Autoridad de Registro
Es la entidad que comprueba las identidades de los solicitantes de un certificado.
Se pueden constituir tantas AR como se quiera o establezca la CA en su CPS.
Las AR comprobarán la identidad de los solicitantes de acuerdo con las normas establecidas en el CPS de la CA.
En su caso, la relación con las AR deberá regirse por contratos específicos de prestación de servicios.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Obligaciones de la AR
Identificar y autenticar correctamente al Suscriptor y/o Solicitante y/o a la Organización que represente, conforme a los procedimientos que se establecen en las Prácticas de Certificación específicas para cada tipo de Certificado, utilizando cualquiera de los medios admitidos en derecho.
Validar las solicitudes de revocación y suspensión respecto a aquellos Certificados en cuya emisión hayan participado.
Formalizar los contratos de expedición de Certificados con el Suscriptor en los términos y condiciones que establezca la CA.
Almacenar de forma segura y por un periodo razonable la documentación aportada en el proceso de emisión del Certificado y en el proceso de suspensión/revocación del mismo.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
¿Qué es un Certificado Digital?
Es un archivo con estándar X.509 v3
Contiene información sobre el sujeto que identifica: Identidad titular, clave pública del sujeto, firma de la autoridad certificadora y datos propios del certificado (caducidad, etc.)
Aplicaciones: firmar y cifrar documentos o mensajes y verificar o certificar identidades (como la de un servidor web comercial).
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Versión: Describe la versión del certificado en el caso de es la versión 3, el valor del campo es 2.
Numero de serie: Contiene un número entero que será único por cada CA
Entidad Emisora: Contiene la identificación de la CA que firmado y emitido el certificado. Este campo debe contener un nombre diferenciado
Periodo de Validez: Define el intervalo de tiempo en el que válido el certificado
Sujeto: Contiene la identificación del titular del certificado emitido
Restricciones básica: esta extensión indica si el sujeto del certificado es una extensión.
Declaración de certificado reconocido: se utiliza para indicar que el certificado ha sido emitido como reconocido.
Conceptos previos
Campos
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Diferentes certificados…
Los hay de:• Persona Física. • Persona Jurídica.• Persona física con atributos de jurídica.• Servidor.• Firma de Código.
… y para:• Facturación Electrónica.• Actos Notariales.• Firma de correo electrónico.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
…para diferentes finalidades
Uso muy extendido para e-factura:Algoritmo de emisión: RSA 1024 bitsVersión x.509: V3Uso de clave: Firma digital, Cifrado de clave, Cifrado de
datos, Contrato de clavesUso extendido de claves: Autenticación del cliente; Correo
seguroTipo de certificado: cualificado / reconocidoMétodo de verificación de la identidad: presencial, realizada
por personal adscrito a una organización. Necesario presentar poderes de representación de empresa.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Estandarización de Certificados
No se prevé a corto plazo una estandarización para el uso de los certificados digitales.
Cada Certificados Electrónico se utilizará para finalidades concretas.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Guía práctica de elección
Oficinas BanestoOnlineca.banesto.es
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Banesto
CataluñaOnlinewww.catcert.net
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Cat Cert
BarcelonaOnlinewww.anf.es
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
ANF AC
Colegios Profesionales AdscritosOnlinewww.firmaprofesional.com
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Firma Profesional
Colegio Abogados (todas provincias)Onlinewww.acabogacia.org
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
A C Abogacía
Cualquier Oficina de la Tesorería de la SS y/o Agencia Tributaria
Onlinewww.cert.fnmt.es
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
FNMT
Madrid
Notarías Adscritas (todas las provincias)
Delegaciones del Gobierno Vasco y Hacienda
Valencia
Cámaras de Comercio (todas provincias)
Registro
Onlinewww.ipsca.com
Onlinewww.ancert.net
Onlinewww.izenpe.com
OnlinePki.gva.es
Onlinewww.camerfirma.es
Tramite Petición
Firma de Documentos
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Finalidades
ipsCA
ANCERT
IZENPE
AC Comunidad Valenciana
Camerfirma
CA
Oficinas BanestoOnlineca.banesto.es
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Banesto
CataluñaOnlinewww.catcert.net
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Cat Cert
BarcelonaOnlinewww.anf.es
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
ANF AC
Colegios Profesionales AdscritosOnlinewww.firmaprofesional.com
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Firma Profesional
Colegio Abogados (todas provincias)Onlinewww.acabogacia.org
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
A C Abogacía
Cualquier Oficina de la Tesorería de la SS y/o Agencia Tributaria
Onlinewww.cert.fnmt.es
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
FNMT
Madrid
Notarías Adscritas (todas las provincias)
Delegaciones del Gobierno Vasco y Hacienda
Valencia
Cámaras de Comercio (todas provincias)
Registro
Onlinewww.ipsca.com
Onlinewww.ancert.net
Onlinewww.izenpe.com
OnlinePki.gva.es
Onlinewww.camerfirma.es
Tramite Petición
Firma de Documentos
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Presentación Declaraciones Hacienda, Firma de Documentos, Facturación
Finalidades
ipsCA
ANCERT
IZENPE
AC Comunidad Valenciana
Camerfirma
CA
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Formas de solicitud
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Proceso de emisión
1
2
Identificación presencial del titular. (DNI).Identificación de la empresa. EscriturasIdentificación de los Poderes.
Autoridad Certificadora
3Obtención del certificado
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Caducidad
Según la Ley de Firma Electrónica se pueden emitir certificados con un máximo de 4 años de validez.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
La revocación y suspensión de Certificados son instrumentos a utilizar en el supuesto de que por alguna causa, se deje de confiar en el Certificado antes de la finalización de su período de validez originalmente previsto.
Causas de la revocación, entre otras, son:
– Solicitud voluntaria del Suscriptor. – Pérdida o inutilización por daños del soporte del certificado. – Fallecimiento del signatario o de su representado. – Inexactitudes graves en los datos aportados por el signatario. – Que se detecte que las claves privadas del Suscriptor o de la
CA han sido comprometidas.– Por resolución judicial o administrativa que lo ordene.
Validación: listas de revocación (CRL)
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Almacenamiento: Lectores y tarjetas
Facilidad de manejo.
Protección mediante PIN.
Posibilidad de personalización.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos previos
Almacenamiento: Llaves USB
Uno de los elementos más modernos para la autenticación de usuarios es la llaves USB. Permite integrar passwords, perfiles para acceder a los servicios de red.
La facilidad de manejo hace que los usuarios sólo tengan que conectar su llave y teclear el PIN.
Dispositivo especialmente dirigido a usuarios con una elevada movilidad.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Firma Electrónica
MensajeMensaje
Resumenmensajecifrado
Resumenmensajecifrado
Algoritmo Hash
Algoritmo Hash
Resumenmensaje
Resumenmensaje
Resumenmensaje
Resumenmensaje
==
Firma electrónica: Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante.
Clave públicaA
Descifrado del resumen
MensajeMensaje Resumenmensaje
Resumenmensaje
Clave privadaA
Cifrado del resumen Resumenmensajecifrado
Resumenmensajecifrado
AAA
BBB
Firma electrónica del mensaje de AA..
Autenticación
Integridad.
No repudio en origen.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Firma ElectrónicaCómo ve y comprueba la firma el destinatario
Comprobando que el documento no ha sido alterado después de haber sido firmado.
Comprobando que no está caducado.
Comprobando que es de confianza.
Comprobando que el certificado no está revocado.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Firma Electrónica¿Hace falta originales en papel?
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Introducción
Conceptos Previos
Facturación electrónica
Aplicación Práctica
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
¿Qué es la factura electrónica?
Definición de Factura Electrónica:– Documento mercantil, justificante de las operaciones comerciales
referidas al suministro de bienes y servicios.– Regulada por el derecho fiscal, pues acredita los impuestos indirectos
repercutidos.– Debe cumplir unas normativas según la legislación.
Una factura generada y/o almacenada en medios electrónicos:– Reconocida por las Administraciones y válida fiscalmente.– Mismas características que la factura convencional.– Total validez legal.– Mayor seguridad: Identifica al emisor, no modificable.– Opcional: se puede emplear para algunos o todos los Clientes.
Posibilidad de coexistencia del proceso convencional y el electrónico.– Cada factura, enviada electrónicamente, se puede convertir en un
documento convencional.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
¿Qué es facturación electrónica?
Facturación electrónica es cualquier solución que emplea la tecnología de la firma electrónica para el proceso de facturación.
La e-facturación contempla la generación y entrega de Facturas.– Este ámbito incluye todas las fases del proceso que debe completar el
vendedor para generar y entregar una factura al comprador.– La facturación electrónica posibilita el intercambio de facturas entre el
comprador y el vendedor. Esto se soporta según diversos métodos.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
Principios de facturación electrónica
Contenidos: equivalentes al papel
Consentimiento del destinatario
Libertad de Gestión:– Opciones de externalización
– Opciones de almacenamiento
Responsabilidad del sujeto pasivo
Neutralidad tecnológica
Garantía de autenticidad e integridad:– Mediante certificados electrónicos
Contempla una excepción: Códigos de Barras PDF 417
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
¿En qué se diferencia a la factura tradicional?
CLIENTE
CLIENTE
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
¿En qué se diferencia a la factura tradicional?
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Requisitos
CA´s válidas para Factura Electrónica
Para que un certificado digital sea válido para factura electrónica, la CA debe estar registrada ante la Agencia Tributaria: (www.aeat.es)
Izenpe
FNMT (Ceres)
Generalitat Valenciana
Consejo General Abogacía
Firmaprofesional
ANF
Universitats i Recerca
Camerfirma
Banco Español de Crédito
Agencia Notarial de Certificación
Consejo Superior de Cámaras
Personas Físicas Personas Jurídicas
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Requisitos
e-Facturación Automatización
Facturación electrónica es cualquier solución que emplea la tecnología de la firma electrónica para el proceso de facturación.
En función de la complejidad o repetitividad de las tareas o para optimizar el rendimiento del proceso de facturación, las soluciones van orientadas a la automatización.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso Facturación Convencional
Facturación electrónica
ClienteRecepciónEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoArchivoImpresiónGeneración
ClienteRecepciónEnvíoPostalSelladoEnsobradoPlegadoArchivoImpresiónGeneración
Proceso Facturación Electrónica
Desde cualquier aplicación de la empresa
En soporte electrónico
Usuario reconocido, con certificado digital.
e-MailOtros medios
Recibe la factura en décimas de segundo
Proceso seguro
Generación ClienteEnvíoFirmaArchivo
Nos proporciona muchas posibilidades de automatización
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
Proceso de facturación electrónica
InternetWeb
Almacenar
Entrega Entrega –– ReceptorReceptorGeneraciGeneracióón n -- EmisorEmisor
Sistema de Facturación
y contabilidad
Genera Cadena Original y Sello
digital
PapelImpreso
Documento Electrónico
Firmado
Integran y conservan como parte de su contabilidad
Verificación de Datos de la factura
ArchivoElectrónico
Dispositivo Almacenamiento
Certificado
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
Proceso de facturación electrónica
Fuentes de error en el ciclo de envío - pago de una factura en el proceso de facturación tradicional:
– Recepción de la factura– Verificación– Aprobación– Captura de datos– Resolución de discrepancias– Acceso a la información de la factura– Pago– Gestión de proveedores
El nuevo proceso de facturación mediante e-firma minimiza todos estos problemas
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
Beneficios de la e-facturación
En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas:
Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias.Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude.Permite integración en los sistemas de información.Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración.
Eficiencia en losProcesos
Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones.Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo.Disminución de lugares físicos de almacenaje.
Reducción Costes
Permite accesos simultáneos a las facturas.Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión.
Mejora del Controly visibilidad
Garantiza la autenticidad en el origen Control de modificaciones indeseadas.Certificación con valor legal.
Seguridad
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Costes asociados
Facturación electrónica
Factura electrónica
Factura tradicional
Ahorro
Coste / factura 0,28 – 0,47 € 1,13 – 1,65 € 0,66 – 1,37 €
Fuente: Directiva 2001/115/CE del Consejo de 20 Dic de 2001
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Costes asociados
Facturación electrónica
Fuente: AECOC
Como emisor Como receptorPapel 0,12 Recepción / Manipulación 0,07
Impresión 0,28 Grabación 0,15
Envío 0,35 Tratamiento Manual 1,68
TOTAL 0,75 TOTAL 1,9
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Costes asociados
Facturación electrónica
Fuente: Banc Sabadell
El coste por factura se reduce en 4’49€ y el tiempo medio de gestión en 17’4min
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
¿Mi empresa esta preparada?
Facturación electrónica
La implementación de la e-facturación NO es solamente tecnologíaNO es solamente tecnología. .
Se debe responder a:– ¿Los procesos actuales de facturación van a cambiar? – ¿Me interesa automatizar mi proceso?
¿Me interesa Emitir Facturas Electrónicamente?– ¿Mis clientes van a estar listos para recibir?– ¿Todos mis clientes deben recibir factura electrónica?– ¿Va a suponer algún coste a mis clientes?– Para mis sistemas de información, ¿qué alternativas hay?
¿Me interesa Recibir Facturas Electrónicamente?– ¿De quién voy a recibir electrónicamente?– ¿Hasta dónde quiero incorporar la información recibida a mis sistemas de
información?
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso de implantación
Facturación electrónica
Etapa 1: Etapa 1: Definición funcional de procesos a automatizarDefinición funcional de procesos a automatizar
Etapa 2: Etapa 2: Análisis de Integración en Arquitectura TecnológicaAnálisis de Integración en Arquitectura Tecnológica
Etapa 3: Etapa 3: Implantación del Software necesarioImplantación del Software necesario
Etapa 4: Etapa 4: Puesta en marcha y pruebas de usuarioPuesta en marcha y pruebas de usuario
Etapa 5: Etapa 5: Formación a usuarios y soporte técnicoFormación a usuarios y soporte técnico
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso de implantación
Facturación electrónica
Etapa 1: Definición funcional de procesos a automatizarEtapa 1: Definición funcional de procesos a automatizar
Como punto de partida, se hace necesario el análisis del procesode facturación actual.
Definición, a nivel funcional, de los flujos de información requeridos para cada proceso:
– Integración de work-flow convencional y automatizado.– Fuentes y formatos para la generación de los documentos
requeridos.– Gestión de archivos temporales y finales.– Análisis de los procesos de almacenamiento, back-up y custodia.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso de implantación
Facturación electrónica
Etapa 2: Análisis de Integración en Arquitectura TecnológicaEtapa 2: Análisis de Integración en Arquitectura Tecnológica
Acceso a la BBDD para la obtención de datos.– Definición de interfaces o procesos de captura de datos.
Recopilación, gestión y almacenamiento de documentos.– Definición de estructura de carpetas de entrada y salida de procesos.– Generación de logs y carpetas de incidencias.
Definición técnica de la gestión de envíos.– Conexión con impresora para copias en papel.– Parametrización de envíos mediante correo electrónico y portal web.– Llamada a rutina para el envío de SMS.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso de implantación
Facturación electrónica
Etapa 3: Implantación del Software necesarioEtapa 3: Implantación del Software necesario
En función del análisis previo, se selecciona la herramienta adecuada para la automatización del proceso.
Para optimizar la solución propuesta se debe parametrizar la herramienta de software.
Las implantaciones realizadas servirán como formación al Personal Técnico del Cliente para futuras parametrizaciones de la solución.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso de implantación
Facturación electrónica
Etapa 4: Puesta en marcha y pruebas de usuarioEtapa 4: Puesta en marcha y pruebas de usuario
Una vez implantada la solución propuesta, siguiendo nuestra metodología de implantación, se realizarán pruebas
– A nivel tecnológico– A nivel funcional– Estress testing
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Proceso de implantación
Facturación electrónica
Etapa 5: Formación a usuarios y soporte técnicoEtapa 5: Formación a usuarios y soporte técnico
Una vez puesta en marcha la solución definida
La formación requerida para el manejo del sistema se realizará– Formación Técnica: Aprovechando la fase de implantación de la
herramienta– Formación a Usuarios– Formación e información a Clientes
Soporte técnico: Tanto los usuarios como los administradores delsistema contarán con el soporte técnico
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Retorno de la Inversión
Facturación electrónica
El Retorno de inversión se calcula de manera individual, hay una serie de factores directos que deben considerarse:
– ¿En qué media voy a ser capaz de mejorar y automatizar mi proceso de facturación?
– Es conveniente identificar el famoso “80-20”• ¿Cuántos Clientes me generan el 80% de la documentación? • ¿Quiénes son esos Clientes?
– ¿Cuánto tiempo me va a llevar tener cubierto este 80-20?
Pero también existen una serie de beneficios cualitativos, que a la larga también se verán reflejados como mejoras de negocio:
– La disminución en los tiempos de revisión, aclaración y disputas, los cuales pueden acortar los tiempos de cobro, con la mejora del flujo de efectivo para la Organización.
– La imagen de mercado que puede generarse.– La probable adquisición de nuevos clientes, etc.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Otros procesos a mejorar
Facturación electrónica
InternetRed Portal del Empleadoe-mail
Mediante la firma electrónica se puede dotar de validez legal a cualquier proceso que sea susceptible de ser automatizado y requiera una firma autorizadora:Entrega de nómina:
– Entre los empleados de la Empresa – Gestores de Nóminas (Asesorías, Empresas de trabajo temporal…)
Firma de cualquier otro tipo de documento– En empresas multi-sede, – Actas, contratos, validaciones …– Documentación ISO 9000…
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica
Generación ClienteEnvíoFirmaArchivo
Nos proporciona muchas posibilidades de automatización
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Automatización del Proceso: Emisión
Facturación electrónica
La automatización de la tarea de generación de facturas es función, entre otros aspectos, del nº de facturas que se emiten.
Normalmente estas tareas están gobernadas por un gestor documental (ERP):– Navisión– SAP– BAAN– Aplicación personalizada
EnvíoFirmaArchivoGeneración
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Automatización del Proceso: Emisión
Facturación electrónica
Existen herramientas de firma integrables en cualquier sistema de gestión y capaces de:– Tratar los formatos de conjuntos de facturas– Firmar automáticamente, mediante firma avanzada y
reconocida conjuntos de facturas– Enviar a diferentes destinos dependiendo de las
necesidades del destinatario:• Impresora• Envío vía e-mail de un estándar PDF• Envío de un fichero plano xml, txt, etc• Depositar el archivo en un portal web
– Otros procesos
EnvíoFirmaArchivoGeneración
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Automatización del Proceso: Recepción
Facturación electrónica
ClienteProcesamiento
Con el propósito de generar valor para el Cliente, se puede facilitar la integración de las facturas en sus sistemas de gestión:– Envío de ficheros planos:
• xml• txt• Otros
– Depositar archivos en un portal web
La agencia tributaria ha propuesto un modelo de fichero xml para operaciones entre organizaciones (www.aeat.es)
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Introducción
Conceptos Previos
Facturación electrónica
Aplicación Práctica
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Algunos datos
Aplicación Práctica
Fuente: IDC
“Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de
páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón
de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos en
papel de un sitio a otro.”
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Algunos datos
Aplicación Práctica
Fuente: Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers & Lybrand, Forrester Research, Ikon Office Solutions, Dataquest
El 96% de documentos críticos circula en papel.
El 90% de la comunicación con los clientes se realiza
en soporte papel.
Del 30 al 70% del tiempo de un empleado es dedicado
a la gestión de documentos.
El 30% de documentos contiene información obsoleta.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Algunos datos
Aplicación Práctica
Fuente: Gartner Group, Ashburnham Group, Cap Ventures, Coopers & Lybrand, Forrester Research, Ikon Office Solutions, Dataquest
El almacenamiento / búsqueda de un documento en papel cuesta 20 €.Un formulario en papel mal cumplimentado cuesta 120 €.El coste de la gestión de documentos representa del 6 al 15% de los ingresos de una empresa.Un documento se copia 19 veces de media, sin ningún tipo de control, con un coste de entre 40 y 420 €.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Ahorros alcanzables
Aplicación Práctica
Gartner Group:– Los costes suelen reducirse en un 66%.
Price WaterHouse Coopers:– Entre un 60 y un 80%.
Asociación Nacional de Empresas de Internet (ANEI):– Hasta un 40% de ahorro.
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Herramientas de facturación electrónica
Aplicación Práctica
Facturación electrónica manual:– ¿Qué es?– Requisitos– Demostración práctica
Facturación electrónica semi-automática:– ¿Qué es?– Requisitos– Demostración práctica
Facturación electrónica automática:– ¿Qué es?– Requisitos– Demostración práctica
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Casos prácticos
Aplicación Práctica
Algunos casos prácticos en los que hemos trabajado son:
Empresa Situación inicial Solución Resultados
ConfianzYa trabaja con e-
factura650 Facturas / mes
Portafirmas
Reducción costes administrativosAhorro espaciosReducción tiempos
Camper 2.500 facturas / mesUSign ServerAdobe Output Server
Reducción costesMejora de tareasMejora eficacia en Gestión de
Cobros
Repsol 5.000 facturas / mes U-Sign ServerImportantísima reducción de
costesMejora del cobro
Amena Más de 1M Fact / mes U-Sign Server Reducción costesEficacia en la distribución de los
documentos
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Introducción
Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Conceptos generales sobre firma:– http://www.cert.fnmt.es/tuto1.htm– http://www.delitosinformaticos.com/firmaelectronica– http://ingenieroseninformatica.org/recursos/tutoriales/firmaelectronica/index.php.
Criptografía:– http://www.iec.csic.es/criptonomicon/seguridad/– http://www.seguridadenlared.org/es/index25esp.html
Legislación:– http://www.setsi.mcyt.es/legisla/internet.htm
Lecturas interesantes:– Comentarios a la ley 59/2003 de firma electrónica de Apolonia Martínez Nadal – Comercio Electrónico, Firma Digital y Autoridades de Certificación de Apolonia
Martínez Nadal
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Conceptos Teóricos
Facturación Electrónica
Aplicación Práctica
Teléfono: 943 000 999
Teléfono: 943 44 07 10
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