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SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO COMPONENTE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL PROYECTO 7089 DE 2008 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: PROPUESTA DE DESARROLLO Bogotá, D.C., Agosto de 2010
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SSEECCRREETTAARRÍÍAA DDIISSTTRRIITTAALL DDEE GGOOBBIIEERRNNOO
CCOOMMPPOONNEENNTTEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL IINNTTEEGGRRAALL
PPRROOYYEECCTTOO 77008899 DDEE 22000088
PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL::
PPRROOPPUUEESSTTAA DDEE DDEESSAARRRROOLLLLOO
BBooggoottáá,, DD..CC..,, AAggoossttoo ddee 22001100
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© EQUIPO DE TRABAJO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL JOSÉ GABRIEL DELGADILLO CASTRO - Coordinador General LUZ SMITH FORERO MOSQUERA – Coordinadora Nivel Central MARÍA EUGENIA CEPEDA REYES - Coordinadora Nivel Local Bogotá, D.C., Agosto de 2010
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“Una característica en las actuales organizaciones es el crecimiento exponencial de la documentación, en donde se ha de intervenir en el diseño y aplicación de instrumentos de gestión que permitan instaurar medidas coherentes respecto a la creación, organización, tratamiento, reconocimiento, conservación selectiva y sobre todo planeación documental”.
Ennio Prada Madrid, 2002 “La información siempre se ha constituido como un elemento indispensable para las sociedades incluso en esta época ha tomado mayor importancia su relación directa en el proceso de toma de decisiones, más aún en los entornos organizacionales donde sus características de validez son entendidas como un resultado oportuno y procesado según las directrices de una organización en su sistema de información, conllevando así a comprenderla como un recurso estratégico indispensable para el desarrollo de todo tipo de actividad, ya que su ausencia o mala calidad, puede ocasionar graves daños al que dependa de ella”.
Ennio Prada Madrid, 2006
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CCOONNTTEENNIIDDOO
PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN .................................................................................................................................................................................................................. 99
11.. CCAARRAACCTTEERRIIZZAACCIIÓÓNN IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL ........................................................................................................................................ 1133
11..11 AASSPPEECCTTOOSS GGEENNEERRAALLEESS ........................................................................................... 14
11..11..11 RREESSEEÑÑAA HHIISSTTÓÓRRIICCAA ................................................................................................................................................................................ 1144
11..11..22 NNAATTUURRAALLEEZZAA .................................................................................................................................................................................................. 1188
11..11..33 EESSTTRRUUCCTTUURRAA OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNAALL ........................................................................................................................................ 2200
11..22 DDIIRREECCCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO EESSTTRRAATTÉÉGGIICCOO ...................................................................... 22
11..22..11 MMIISSIIÓÓNN .................................................................................................................................................................................................................... 2222
11..22..22 VVIISSIIÓÓNN ...................................................................................................................................................................................................................... 2222
11..22..33 OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSTTRRAATTÉÉGGIICCOOSS .......................................................................................................................................................... 2222
11..22..44 PPRRIINNCCIIPPIIOOSS DDEE GGEESSTTIIÓÓNN ................................................................................................................................................................ 2233
11..22..55 VVAALLOORREESS ÉÉTTIICCOOSS ........................................................................................................................................................................................ 2244
22.. PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL:: AASSPPEECCTTOOSS GGEENNEERRAALLEESS .................................................. 2266
22..11 AANNTTEECCEEDDEENNTTEESS ...................................................................................................... 27
22..22 JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN ....................................................................................................... 31
22..33 OOBBJJEETTIIVVOOSS ............................................................................................................. 33
22..33..11 OOBBJJEETTIIVVOO GGEENNEERRAALL .............................................................................................................................................................................. 3333
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22..33..22 OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSPPEECCÍÍFFIICCOOSS .................................................................................................................................................................. 3333
22..44 AALLCCAANNCCEE ................................................................................................................ 35
33.. MMAARRCCOO DDEE RREEFFEERREENNCCIIAA ............................................................................................................................................................................ 3377
33..11 MMAARRCCOO CCOONNCCEEPPTTUUAALL ............................................................................................ 39
33..11..11 DDOOCCUUMMEENNTTOO .................................................................................................................................................................................................. 3399
33..22 MMAARRCCOO LLEEGGAALL ........................................................................................................ 41
33..33 CCOOMMPPOONNEENNTTEESS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL .............................. 81
33..33..11 DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN EE IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA .................................................................................................................................................. 8811
33..33..22 CCOONNSSIIDDEERRAACCIIOONNEESS BBÁÁSSIICCAASS .................................................................................................................................................... 8822
33..33..33 PPRROOCCEESSOO DDEE PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN .......................................................................................................................................................... 8833
33..33..33..11 RReeqquuiissiittooss AAddmmiinniissttrraattiivvooss ....................................................................... 84
33..33..33..22 RReeqquuiissiittooss TTééccnniiccooss ................................................................................... 87
33..33..44 TTAABBLLAASS DDEE RREETTEENNCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL ...................................................................................................................... 9944
33..33..55 PPRROOCCEESSOOSS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL ................................................................ 9944
33..33..55..11 PPrroodduucccciióónn ddee DDooccuummeennttooss ...................................................................... 95
33..33..55..22 RReecceeppcciióónn ddee DDooccuummeennttooss ....................................................................... 96
33..33..55..33 DDiissttrriibbuucciióónn ddee DDooccuummeennttooss .................................................................... 97
33..33..55..44 TTrráámmiittee ddee DDooccuummeennttooss ........................................................................... 98
33..33..55..55 OOrrggaanniizzaacciióónn ddee DDooccuummeennttooss ................................................................... 99
33..33..55..66 CCoonnssuullttaa ddee DDooccuummeennttooss ........................................................................ 101
33..33..55..77 CCoonnsseerrvvaacciióónn ddee DDooccuummeennttooss ................................................................ 102
33..33..55..88 DDiissppoossiicciióónn FFiinnaall ddee DDooccuummeennttooss ........................................................... 103
33..33..66 EELL CCEENNTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTAACCIIÓÓNN EE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN --CCDDII--:: CCOOMMPPOONNEENNTTEE
IINNTTEEGGRRAALL DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL .................................................................................. 110044
AANNEEXXOOSS ................................................................................................................................................................................................................................ 110066
AANNEEXXOO 11:: CCOONNCCEEPPTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOO .................................................................................................. 110077
AANNEEXXOO 11:: PPRROOGGRRAAMMAA DDEE CCAAPPAACCIITTAACCIIÓÓNN DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL ...................................... 111122
AANNEEXXOO 22:: PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL .................................................................................................................................. 113355
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22..11 FFOORRMMAATTOOSS GGEENNEERRAALLEESS ....................................................................................... 136
22..11..11 MMEEMMOORRAANNDDOO .......................................................................................................................................................................................... 113377
22..11..11..11 MMooddeelloo .................................................................................................... 137
22..11..11..22 OOrriieennttaacciioonneess GGeenneerraalleess -- DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo .......................................... 138
22..11..11..33 EEjjeemmpplloo ................................................................................................... 141
22..11..22 OOFFIICCIIOO .................................................................................................................................................................................................................. 114422
22..11..22..11 MMooddeelloo .................................................................................................... 142
22..11..22..22 OOrriieennttaacciioonneess GGeenneerraalleess -- DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo .......................................... 143
22..11..22..33 EEjjeemmpplloo ................................................................................................... 145
22..11..33 AACCTTAA ...................................................................................................................................................................................................................... 114466
22..11..33..11 MMooddeelloo .................................................................................................... 146
22..11..33..22 OOrriieennttaacciioonneess GGeenneerraalleess -- DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo .......................................... 147
22..11..33..33 EEjjeemmpplloo ................................................................................................... 149
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ÍÍNNDDIICCEE DDEE FFIIGGUURRAASS
Figura No 1: Secretaría de Gobierno: Estructura ............................................................ 21 Figura No 2: Valores Éticos .............................................................................................. 25 Figura No 3: Programa de Gestión Documental - Alcance .............................................. 36 Figura No 4: Concepto de Documento - Ámbitos ........................................................... 40 Figura No 5: Programa de Gestión Documental: Propósitos .......................................... 82
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ÍÍNNDDIICCEE DDEE CCUUAADDRROOSS
Cuadro No. 1: Secretaría Distrital de Gobierno: Principios de Gestión ................................................. 23 Cuadro No. 3: Gestión Documental: Normatividad General ................................................................ 42 Cuadro No. 3: Producción Documental ............................................................................................. 49 Cuadro No. 4: Recepción de Documentos ......................................................................................... 55 Cuadro No. 5: Distribución de Documentos ...................................................................................... 57 Cuadro No. 6: Trámite de Documentos ............................................................................................. 58 Cuadro No. 7: Organización de Documentos ..................................................................................... 63 Cuadro No. 8: Consulta de Documentos ........................................................................................... 67 Cuadro No. 9: Conservación de Documentos .................................................................................... 73 Cuadro No. 10: Disposición Final de Documentos .............................................................................. 77 Cuadro No. 11: Aspectos ................................................................................................................. 83 Cuadro No. 12: Talento Humano ...................................................................................................... 89 Cuadro No. 13: Condiciones de Gestión Documental ......................................................................... 91 Cuadro No. 15: Producción de Documentos - Actividades .................................................................. 95 Cuadro No. 16: Recepción Documentos - Actividades ........................................................................ 96 Cuadro No. 17: Distribución de Documentos - Actividades ................................................................. 97 Cuadro No. 18: Trámite de Documentos - Actividades ....................................................................... 98 Cuadro No. 19: Organización de Documentos - Actividades ............................................................. 100 Cuadro No. 20: Consulta de Documentos - Actividades .................................................................... 101 Cuadro No. 20: Conservación de Documentos - Actividades ............................................................. 102 Cuadro No. 18: Trámite de Documentos - Actividades ..................................................................... 104 Cuadro No. 14: Memorando: Orientaciones Generales - Diligenciamiento ........................................ 138
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PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN
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PPRREESSEENNTTAACCIIÓÓNN
s habitual posicionar la GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall en diferentes encrucijadas y una de
éstas radica fundamentalmente en la necesidad de reflexionar desde la
multiplicidad de connotaciones y potencialidades que tiene su análisis, en torno
al significado e impacto que tiene la posibilidad de poder contar con talento humano
debidamente calificado para desempeñarse idóneamente y responder de manera
eficiente y oportuna a os requerimientos institucionales de la Secretaría Distrital de
Gobierno, y de esta manera responder al reto de garantizar el pleno y libre acceso a la
información en estricta coherencia con la Política de Transparencia y Acceso a la
Información impulsado por la actual administración como un derecho ciudadano y un
principio rector del desempeño político y social de la Institución.
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11.. CCAARRAACCTTEERRIIZZAACCIIÓÓNN IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL
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CCAARRAACCTTEERRIIZZAACCIIÓÓNN IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL
a Descripción General de la Secretaría Distrital de Gobierno contempla de manera
fundamental, el abordaje de dos aspectos que permiten tener un mayor nivel de
conocimiento de la Entidad, de los criterios y directrices que orientan su proceso
de formulación, implementación, monitoreo y evaluación de política pública, de
las respuestas que ofrece a las crecientes y diversas demandas de la sociedad, y de los
cambios y transformaciones que se han presentado en cumplimiento de su quehacer
institucional.
11..11 AASSPPEECCTTOOSS GGEENNEERRAALLEESS
11..11..11 RREESSEEÑÑAA HHIISSTTÓÓRRIICCAA
La historia de la Secretaría Distrital de Gobierno se remonta a la década de los veinte
cuando durante el gobierno de Miguel Abadía Méndez (último presidente de la llamada
Hegemonía Conservadora), se expidió la Ley 72 de 1926, mediante la cual se otorgaron
nuevas facultades al Municipio de Bogotá, dentro de las cuales se ordenó la creación de
la Secretaría de Gobierno, señalando para tal propósito que, el Alcalde Municipal, en su
condición de Jefe de la Administración Pública Municipal, ejecutor de las disposiciones
normativas municipales emanadas del Concejo y Agente inmediato del Gobernador de
Cundinamarca, debía estar acompañado para el desarrollo de su gestión, entre otros
servidores, por un Secretario de Gobierno1.
1 “Artículo 3º. El Alcalde de Bogotá tendrá un Secretario de Gobierno, uno de Hacienda y otro de Obras Públicas...”. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 72 de 1926 (Noviembre 29): Sobre Facultades al Municipio de Bogotá. Artículo 3. Bogotá, 1926.
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Es importante mencionar que durante las primeras décadas de su funcionamiento, a la
Secretaría de Gobierno le correspondió garantizar el cumplimiento de buena parte de
de los cometidos trazados por la administración municipal y distrital, asumiendo hasta
la década de los cincuenta la coordinación y el cumplimiento de múltiples y diversas
funciones en lo relativo a asuntos militares, espectáculos públicos, Imprenta Municipal,
certificados de supervivencia, poder judicial, introducción de armas, reglamentación de
los ramos de beneficencia, instrucción pública, higiene, policía y asuntos electorales,
registro de libros, control y vigilancia de juegos prohibidos o prácticas no autorizadas,
control y regulación de juegos permitidos, licorerías, chicherías y amparo y registro de
marcas, entre otras.
No obstante lo anterior, en la década de los cincuenta, las Direcciones Municipales de
Educación, Salud y Transito fueron elevadas a la categoría de Secretaría, con lo cual, la
reglamentación de sus funciones y organización administrativa deja de ser competencia
de la Secretaría de Gobierno pasando a ser controladas y reguladas directamente por la
Alcaldía Mayor de Bogotá.
En la década de los setenta, con la expedición del Acuerdo 026 de 19722, se presenta
un trascendental cambio que significó un redimensionamiento del carácter misional,
funcional y estructural de la Secretaría Distrital de Gobierno, dado que el territorio del
Distrito Especial de Bogotá, fue dividido en dieciséis (16) Alcaldías Menores (Circuitos)
que fueron desde la vigencia 1973, dirigidas y coordinadas por un Alcalde Menor que,
en su doble condición, por una parte, como Agente del Gobierno Central; y por otra
parte, como Jefe de la Administración Seccional, asumió la ejecución de las directrices
políticas que en materia de policía, educación, acción comunal, salud pública, bienestar
social, tránsito y transporte, obras y desarrollo urbano, así como en materia de rentas
de tributación, eran formuladas por el Concejo y la Alcaldía Mayor, dependiendo
jerárquicamente de una instancia de la Secretaria de Gobierno denominada Oficina de
2 CONCEJO DEL DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ. Acuerdo Distrital 26 de 1972 (Diciembre 9): Por el cual se crean unas Alcaldías Menores, se reglamenta su funcionamiento y se autoriza al Alcalde Mayor para delegar unas funciones. Bogotá, D.E., 1972.
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Administración y Control de Alcaldías Menores3, la cual en el marco del proceso de
redimensionamiento y reorganización de las funciones misionales de la Entidad, asumió
el cumplimiento de las siguientes funciones:
“1) Asesorar a los Alcaldes Menores en sus actividades y suministrarles Información permanente acerca de los planes y programas de la Administración; 2) Transmitir a los superiores las Iniciativas de los Alcaldes Menores y comunicar a éstos las decisiones que se adopten; 3) Transmitir las órdenes del Gobierno en asuntos de su competencia; 4) Solicitar los Informes necesarios para determinar el rendimiento de las funciones y programas adoptados; 5) Preparar proyectos de normas sobre movimientos de personal y llevar el control correspondiente; 6) Repartir los negocios penales, comisiones civiles, memorandos de obras públicas, Informes especiales y demás asuntos de competencia de las autoridades policivas; 7) Absolver consultas el público sobre asuntos de competencia de las Alcaldías Menores; 8) Organizar la estadística sobre las actividades de las Alcaldías Menores, y 9) Promover la capacitación del personal de las Alcaldías Menores y fomentar pro gramas de bienestar social de los empleados”4.
Posteriormente, con la expedición del Acuerdo 7 de 19745, el Concejo de Bogotá, D.E.,
creó las Alcaldías Menores de La Candelaria y Rafael Uribe Uribe, elevando a dieciocho
(18) el número de Alcaldías Menores, y después, en la década de los ochenta, con la
expedición del Acuerdo 14 de 19836 y el Acuerdo 9 de 19867, las Alcaldías Menores de
Ciudad Bolívar y Sumapaz, respectivamente, con las cuales se completarían las veinte
(20) Localidades que integran la división política y administrativa que actualmente tiene
el Distrito Capital de Bogotá, D.C..
3 Posteriormente, el Alcalde Mayor de Bogotá, en uso de las atribuciones legales conferidas por el Decreto 3133 de 1968 y el Acuerdo 26 de 1972, adscribe al Comité Asesor de la Secretaría de Gobierno las funciones asignadas originalmente a la Oficina de Administración y Control de Alcaldías Menores. ALCALDÍA MAYOR DEL DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ. Decreto 727 de 1973 (Junio 22): Por el cual se adscriben unas funciones al Comité Asesor de la Secretaría de Gobierno y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.E., 1973. 4 CONCEJO DEL DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ. Acuerdo 26 de 1972 (Diciembre 9): Por el cual se crean unas Alcaldías Menores, se reglamenta su funcionamiento y se autoriza al Alcalde Mayor para delegar unas funciones. Artículo 11. Bogotá, D.E., 1972. 5 CONCEJO DE BOGOTÁ. Acuerdo 7 de 1974 (Diciembre 4): Por el cual se crean las Alcaldías Menores La Candelaria y Rafael Uribe Uribe, se determinan y modifican unos límites, se les señala nomenclatura y se atribuyen algunas funciones. Bogotá, D.E., 1974. 6 CONCEJO DE BOGOTÁ. Acuerdo 14 de 1983 (Septiembre 7): Por el cual se crea la Alcaldía Menor Ciudad Bolívar y se modifican los límites de las Alcaldías Menores de Tunjuelito y Bosa señalados en el Acuerdo 8 de 1977. Bogotá, D.E., 1983. 7 CONCEJO DEL DISTRITO ESPECIAL DE BOGOTÁ. Acuerdo 9 de 1986 (Diciembre 17): Por el cual se crea la Alcaldía Menor Rural de Sumapaz. Bogotá, D.E., 1986.
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En la década de los noventa, en concordancia con el principio de descentralización8 que
la Constitución Política de 1991, en virtud del reconocimiento expreso de la naturaleza
y los fines esenciales del Estado, consagró como pilar fundamental del Estado Social de
Derecho9, la Secretaría de Gobierno, en su condición de núcleo de intermediación de
las relaciones entre la Alcaldía Mayor de Bogotá y las Alcaldías Menores, experimentó
transformaciones, mediante la creación de dependencias, tales como Subsecretarías o
Direcciones con el propósito de poder garantizar la formulación e implementación de
acciones gubernamental encaminadas hacia el fortalecimiento de la institucionalidad y
el aseguramiento de una gestión orientada a la oportuna y adecuada protección de los
derechos civiles y garantías sociales de los ciudadanos.
Así mismo, durante la década de los noventa, en virtud de las disposiciones que sobre
Políticas de Modernización Institucional de las Entidades Estatales estaban consagradas
en la Constitución Política de 1991, la Secretaría Distrital de Gobierno, con el propósito
fundamental de garantizar el cumplimiento de los preceptos que orientan el desarrollo
de la Función Pública y las Políticas Públicas de Seguridad, Participación y Convivencia
Ciudadana, modificó su estructura organizacional, tanto en el sector central, como en
el sector local, creando dependencias, tales como la Oficina de Control Interno y la
Oficina Jurídica10 (1994); la Subsecretaría de Asuntos para la Convivencia y Seguridad
Ciudadana y la Subsecretaría de Asuntos Locales y Desarrollo Ciudadano (1996)11; la
Subsecretaría de Planeación y Gestión (1998)12; y las Comisarías de Familia (1995)13, las
8 “La palabra "descentralización" se emplea en sentido genérico y en sentido técnico. De acuerdo con el primero, se le da ese nombre a todo proceso que traslada a asuntos de la capital del Estado a las entidades secciónales o locales, cualquiera que sea su índole; así se habla de descentralización fiscal, económica o industrial. En sentido técnico jurídico, la descentralización significa traslado de competencias de carácter administrativo a manos de autoridades regionales o locales. La descentralización se ha entendido como la facultad que se le atribuye a determinadas entidades públicas para gobernarse por sí mismas, mediante el otorgamiento de funciones específicas que son ejercidas autónomamente”. CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia C-497 de 1994 (Noviembre 3). Actor: Carlos Hernando Pardo Guevara - Magistrado Ponente: Dr. Vladimiro Naranjo Mesa. Bogotá, 1994. 9 En palabras de Manuel García-Pelayo (1991), el Estado Social de Derecho hace referencia a “…un intento de adaptación del Estado tradicional (por el que entendemos en este caso el Estado liberal burgués) a las condiciones sociales de la civilización industrial y post-industrial con sus nuevos y complejos problemas, pero también con sus grandes posibilidades técnicas, económicas y organizativas para enfrentarlos.” GARCÍA-PELAYO, Manuel. Las Transformaciones del Estado Contemporáneo. Editorial Alianza Universidad. Segunda Edición. Madrid, 1991. Pág. 18. 10 ALCALDÍA MAYOR DE SANTAFE DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL. Decreto 917 de 1994 (Diciembre 29): Por el cual se determina la estructura orgánica y se establecen las funciones de las dependencias de la Secretaría de Gobierno de Santafé de Bogotá. Artículo 1º. Bogotá, D.C., 1994. 11 ALCALDÍA MAYOR DE SANTAFE DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL. Decreto 476 de 1996 (Julio 23): Por el cual se determina la estructura interna y se establecen las funciones de las dependencias de la Secretaría de Gobierno de Santa Fe de Bogotá, D.C., Artículo 1º. Bogotá, D.C., 1996. 12 ALCALDÍA MAYOR DE SANTAFE DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL. Decreto 712 de 1998 (Agosto 4): Por el cual se modifica la estructura orgánica y las funciones para algunas de las dependencias, en la Secretaría de Gobierno de Santa Fe de Bogotá D.C. Artículo 2º. Bogotá, D.C., 1998.
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cuales posteriormente son trasladadas al Departamento Administrativo de Bienestar
Social14.
Es importante señalar que, tras una década de importantes cambios en la estructura
orgánica y funcional, como resultado de un proceso de renovación adelantado durante
los últimos gobiernos distritales, la Secretaría Distrital de Gobierno, ha podido alcanzar
cierta homogeneidad en su configuración organizacional15, centralizando funciones que
antes se hallaban dispersas en las diferentes dependencias; y delimitando funciones de
tal forma que, la Entidad en su distinción de cabeza del Sector Gobierno, Seguridad y
Convivencia Ciudadana, ha logrado posicionarse como un organismo con la capacidad
necesaria para implementar acciones gubernamentales encaminadas al fortalecimiento
institucional y canalizar esfuerzos para orientar y liderar el proceso de formulación y
seguimiento de políticas públicas encaminadas al fortalecimiento de la gobernabilidad
democrática en el ámbito distrital y local.
11..11..22 NNAATTUURRAALLEEZZAA
La Secretaría Distrital de Gobierno es un organismo del Sector Central con autonomía
administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación y
seguimiento de las políticas encaminadas al fortalecimiento de la gobernabilidad
democrática en el ámbito distrital y local, mediante la promoción y garantía de la
convivencia pacífica, los derechos humanos, el ejercicio de la ciudadanía, la cultura
democrática, la seguridad ciudadana y el orden público; la prevención y atención de
emergencias; la coordinación del sistema de justicia policiva y administrativa de la
ciudad; la promoción de la organización y de la participación ciudadana en la definición
13 CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.. Acuerdo 10 de 1995 (Junio 8): Por medio del cual se amplían Comisarías de Familia y se dictan otras disposiciones en desarrollo del Código del Menor. Bogotá, 1995. 14 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.. Decreto 551 de 2002 (Diciembre 31): Por el cual se modifican las plantas globales de empleos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y del Departamento Administrativo del Bienestar Social. Bogotá, D.C., 2002. 15 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA DISTRITO CAPITAL. Decreto 539 de 2006 (Diciembre 29): Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y las Funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. Artículo 1º. Bogotá, D.C., 2006.
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de los destinos de la ciudad; y la coordinación de las relaciones políticas de la
Administración Distrital en sus distintos niveles16.
La Secretaría Distrital de Gobierno tiene las siguientes funciones básicas: a) Liderar,
orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y programas dirigidos a
garantizar la convivencia pacífica, el respeto de los derechos humanos, la seguridad
ciudadana y la preservación del orden público en la ciudad; b) Liderar, orientar y
coordinar la formulación de políticas, planes y programas de prevención y atención de
emergencias; c) Liderar, orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y
programas del sistema de justicia y solución de conflictos de la ciudad; d) Liderar,
orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y programas necesarios para el
mejoramiento de la gestión pública local y la consolidación de los procesos de la
gobernabilidad local; e) Crear y ejercer la dirección del Sistema Distrital de
Participación; f) Liderar, orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y
programas encaminados a garantizar la participación de los habitantes en las
decisiones que les afecten y en el control social a la gestión pública en el marco del
Sistema Distrital de Participación; g) Liderar, orientar y coordinar la formulación de
políticas para la defensa del espacio público y el saneamiento y registro de los bienes
constitutivos del patrimonio inmobiliario distrital; h) Liderar, orientar y coordinar la
formulación de políticas, planes y programas dirigidos a la promoción, desarrollo y
organización de las iniciativas y procesos ciudadanos solidarios para la atención de las
poblaciones vulnerables desde la perspectiva de convivencia y seguridad ciudadana; i)
Coordinar las relaciones políticas de la Administración Distrital con las corporaciones
públicas de elección popular y los gobiernos en los niveles local, distrital, regional y
nacional; j) Apoyar a las autoridades electorales, con miras al fortalecimiento de la
democracia pluralista y participativa y el cumplimiento de los derechos y deberes
civiles y políticos; k) Institucionalizar, apoyar y promover los programas de justicia de
paz y reconciliación; l) Ejercer la dirección de asuntos étnicos; m) Liderar, orientar y
coordinar la formulación de políticas, planes y programas encaminados a la defensa y
16 CONCEJO DE BOGOTÁ, D.C.. Acuerdo 257 de 2006 (Noviembre 30): Por el cual se dictan Normas Básicas Sobre la Estructura, Organización y Funcionamiento de los Organismos y de las Entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones. Artículo 52. Bogotá, D.C., 2006; y ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA DISTRITO CAPITAL. Decreto 539 de 2006 (Diciembre 29): Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y las Funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. Artículo 1º. Bogotá, D.C., 2006.
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promoción de los derechos de los consumidores de bienes y servicios; y n) Liderar,
orientar y vigilar la defensa y protección de los derechos constitucionales de los
ciudadanos en todo el territorio distrital17.
11..11..33 EESSTTRRUUCCTTUURRAA OORRGGAANNIIZZAACCIIOONNAALL
La Secretaría Distrital de Gobierno con el propósito fundamental de poder garantizar el
desarrollo y cumplimiento de sus funciones y objetivo misional, presenta la siguiente
Estructura Organizacional18 (Figura No. 1):
17 Ibídem. 18 ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA DISTRITO CAPITAL. Decreto 539 de 2006 (Diciembre 29): Por el cual se determina el Objeto, la Estructura Organizacional y las Funciones de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. Artículo 1º. Bogotá, D.C., 2006; y ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTA DISTRITO CAPITAL. Decreto 413 de 2010 (Septiembre 27): Por medio del cual se modifica el Decreto 539 de la 2006 de la Secretaría Distrital de Gobierno y se dictan otras disposiciones. Artículo 1º. Bogotá, D.C., 2010..
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Figura No 1: Secretaría de Gobierno: Estructura
Fuente: Decreto 539 de 2006: (Diciembre 29) - Decreto 413 de 2010 (Septiembre 27)
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11..22 DDIIRREECCCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO EESSTTRRAATTÉÉGGIICCOO
11..22..11 MMIISSIIÓÓNN
La MMiissiióónn de la Secretaría Distrital de Gobierno, en su calidad de entidad cabeza del
Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia19 es “formular, agenciar y evaluar las
políticas públicas en materia de derechos humanos, convivencia, seguridad, acceso a la
justicia, construcción de ciudadanía, gobernabilidad democrática y el fortalecimiento
del desarrollo local, en beneficio de las personas en el Distrito Capital”20.
11..22..22 VVIISSIIÓÓNN
La VViissiióónn de la Secretaría Distrital de Gobierno, es ser en 2019 “un referente nacional e
internacional en el desarrollo de una ciudad democrática, protectora y segura, que
permite a las personas disfrutar una mejor calidad de vida” 21.
11..22..33 OOBBJJEETTIIVVOOSS EESSTTRRAATTÉÉGGIICCOOSS
La Secretaría Distrital de Gobierno en el desarrollo de la Misión institucional cumple los
siguientes OObbjjeettiivvooss EEssttrraattééggiiccooss:: aa)) DDeessaarrrroollllaarr competencias en el talento humano
que permitan el mejoramiento continuo en todos los procesos de la entidad; bb)) DDiisseeññaarr
e implementar herramientas que fortalezca a las alcaldías locales y garantice las
acciones transectoriales necesarias para dar respuesta integrales a los territorios; cc))
CCoonnssoolliiddaarr la institucionalidad local como líder en los procesos de implementación,
evaluación y control de las políticas públicas, el desarrollo territorial y la gestión social
19 El Objetivo del Sector Gobierno, Seguridad y Convivencia es “Generar sinergia entre las entidades del sector para garantizar la protección de los ciudadanos y las poblaciones en el ejercicio de derechos humanos, la paz, la convivencia, la seguridad ciudadana, la solidaridad, la reconciliación, el disfrute del espacio público, la participación activa de los ciudadanos y las organizaciones sociales en los objetivos de la gestión pública” y su Misión es “velar por la gobernabilidad distrital y local, por la convivencia y seguridad ciudadana; por la generación de espacios y procesos sostenibles de participación de los ciudadanos y ciudadanas y las organizaciones sociales; por la relación de la administración distrital con las corporaciones públicas de elección popular en los niveles local, distrital, regional y nacional; vigilar y promover el cumplimiento de los derechos constitucionales, así como de las normas relativas al espacio público que rigen en el Distrito Capital”. 20 SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO. Marco Estratégico. Bogotá, 2011 (Enero 22). En http//intranet.gobiernobogota.gov.co. 21 Ibídem.
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integral; dd)) DDiisseeññaarr e implementar un modelo de Inspección, Vigilancia y control, que
de respuestas a las necesidades de la ciudad; ee)) IImmpplleemmeennttaarr el Plan Integral de
Seguridad, a través de acciones de previsión, prevención y control, en el marco de la
estrategia de gestión social integral en las 20 localidades, para hacer de Bogotá una
ciudad protectora, segura y humana; ff)) DDeessccoonncceennttrraarr el Sistema Distrital de Justicia,
para facilitar el acceso a las personas; gg)) PPrroommoovveerr el ejercicio de los derechos
humanos, a través del desarrollo de acciones afirmativas, la formación ciudadana, la
equidad y la igualdad de oportunidades; hh)) DDeessaarrrroollllaarr y difundir los mecanismos que
le permitan a los ciudadanos incidir en la toma de decisiones, respecto de la
formulación e implementación de políticas públicas y el control social a la gestión; ii))
DDiisseeññaarr y aplicar los instrumentos técnicos y protocolarios necesarios que permitan la
generación, acceso y democratización de la información soporte para la toma de
decisiones de la entidad; y jj)) SSaattiissffaacceerr las necesidades de los colaboradores de la
entidad y de las personas que demandan nuestros servicios, en desarrollo de la misión
institucional y en el marco de la política y objetivos de calidad.
11..22..44 PPRRIINNCCIIPPIIOOSS DDEE GGEESSTTIIÓÓNN
Los PPrriinncciippiiooss ddee GGeessttiióónn que orientan el funcionamiento de la Secretaría Distrital de
Gobierno son:
Cuadro No. 1: Secretaría Distrital de Gobierno: Principios de Gestión
PRINCIPIO OBJETIVO
AAcccciióónn PPrreevveennttiivvaa Desarrollar acciones, cuyo efecto se oriente directamente a fomentar y
promover un entorno institucional, social, cultural y ambiental confiable y libre de factores de miedo y fragilidad social
Corresponsabilidad Ciudadana Facilitar a los ciudadanos la comprensión e interiorización de derechos, deberes y competencias, relacionados con el cumplimiento de los objetivos de la gestión
del sector
Gestión Integral y Coordinada Identificar sinergias que permitan a las entidades públicas alcanzar sus objetivos
de forma efectiva, en un ámbito de cooperación, coordinación y eficiencia.
Territorialización de la Gestión
Orientar la gestión y los recursos públicos teniendo como punto de referencia las necesidades de los ciudadanos y las características particulares de los
territorios (Decreto101 de 2010)
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CONTINUACIÓN
PRINCIPIO OBJETIVO
Fortalecimiento de la Gobernabilidad Distrital y Local
Lograr el desarrollo descentralizado del Distrito Capital sobre la base de una adecuada organización del territorio y la articulación entre el nivel central y local
(Decreto101 de 2010)
Participación Generar escenarios de incidencia ciudadana en la toma de decisiones públicas y
la construcción de capital social
Región Capital Comprender la gestión del Sector, en un contexto territorial amplio flexible y
recíproco, el cual aumente el impacto de los esfuerzos y optimice la operación de los recursos
Institucionalidad Constituir mecanismos de dirección, coordinación y autorregulación adoptando
instrumentos de seguimiento y evaluación del proceso
Transversalidad Contribuir a reforzar la identidad y Distrital afianzando prácticas e iniciativas
para fortalecer la cultura organizacional y la gestión
Transectorialidad Construir una red de respuestas que permita a las organizaciones de la sociedad
civil y la administración pública, leer el territorio y las necesidades de las personas, presentando respuestas integrales
Fuente: Secretaría Distrital de Gobierno (2011)
11..22..55 VVAALLOORREESS ÉÉTTIICCOOSS
Los VVaalloorreess ÉÉttiiccooss que orientan el desarrollo y cumplimiento de la Misión, los objetivos
institucionales, los planes estratégicos y el portafolio de servicios de la Secretaría
Distrital de Gobierno son (Figura No. 2):
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Figura No 2: Valores Éticos
Fuente: Secretaría Distrital de Gobierno (2011)
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22.. PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL:: AASSPPEECCTTOOSS
GGEENNEERRAALLEESS
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PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL:: AASSPPEECCTTOOSS GGEENNEERRAALLEESS
22..11 AANNTTEECCEEDDEENNTTEESS “La historia de los archivos, es decir, de los depósitos y documentos que contenían, y de la archivística en tanto que plasmación práctica de un oficio que con el tiempo se convertirá en ciencia, constituye la crónica de una evolución marcada por una basculación constante entre el abandono y la preocupación extrema, la liberalización y el secretismo, la profesionalización y el amateurismo. De este modo, cada ciudad, cada región y cada país dibujan su propia historia con rasgos muy personales y específicos, fruto de unas vicisitudes estrechamente imbricadas en su devenir histórico y político”.
Ramón Alberch Fugueras, 200322
Es innegable reconocer la importancia que la Gestión Documental, como resultado de
la producción orgánica y sistemática de documentos de una institución en el ejercicio
de sus funciones, ha alcanzado dentro de la disciplina Archivística23, logrando arraigarse
dentro de las distintas tradiciones e integrarse en la teoría y en la práctica archivística,
convirtiéndose de esta manera en un elemento de capital relevancia en los procesos de
22 ALBERCH FUGUERAS, Ramón. Los Archivos, entre la Memoria Histórica y la Sociedad del Conocimiento. Editorial UOC. Barcelona, 2003. Pág. 29. 23 Parafraseando a Ramón Alberch Fugueras (2003), es importante señalar que “La archivística se ha consolidado en los últimos años como una ciencia emergente en el ámbito de la memoria histórica y de la sociedad del conocimiento. La positiva influencia de los archivos en las investigaciones retrospectivas y en la aplicación de políticas de gestión eficiente de la información debe correlacionarse necesariamente con un bagaje teórico que permita una mejora notable de los profesionales del sector y del número creciente de ciudadanos interesados en formarse en esta disciplina”. ALBERCH FUGUERAS, Ramón (2003). Op. Cit. Contraportada. De igual manera vale la pena traer a colación el hecho de que al hacer referencia a la Archivística como una disciplina, se aceptan como válidos los supuestos que definen como científica una disciplina (Jardim, 1996), es decir, se asume que “la ciencia no es una mera acumulación de conocimiento sino un proceso de innovación permanente a través del cuestionamiento riguroso y sistemático, de tal forma que sólo puede ser científico lo que puede ser cuestionado. Las teorías, por tanto, no se formularían para ser defendidas sino para cuestionar y ser cuestionadas”. CONDE VILLAVERDE, María Luisa. La Investigación en los Archivos. Evolución de su Contexto y Contenido. En Revista Arbor: Ciencia, Pensamiento y Cultura. Volumen CLXXXII, Número 717 (Enero - Febrero). Madrid, 1996. Pág. 33.
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formulación, implementación, monitoreo y evaluación de las políticas, los programas y
los proyectos archivísticos.
Partiendo de este reconocimiento, y consecuentemente de la resignificación tácita de
la información como recurso fundamental para la gestión y la toma de decisiones de las
instituciones, la Gestión Documental ha ido evolucionando de manera paralela con los
procesos de transformación social y política del Estado, posibilitando el surgimiento de
organismos como la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y
la Cultura -UNESCO- (a través del Programa para la Gestión de Documentos y Archivos -
RAMP: Records and Archives Management Programme-) y el Consejo Internacional de
Archivos -CIA-, que trajeron consigo una auténtica transformación en el desarrollo de la
teoría y la práctica archivística.
Al respecto, Joaquim Llansó Sanjuan (2006), expresa lo siguiente:
“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los nuevos problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA). Es muy probable que, a través de la determinación que han mostrado a lo largo de las últimas décadas, mediante sus publicaciones y actividades, la gestión de documentos sea una práctica universalmente aceptada.”24.
Es necesario mencionar que, independientemente de la controversia semántica que se
presenta en relación con lo que algunos autores han denominado como Gestión de
Documentos -Document Management-, Gestión de Registros -Records Management-,
Gestión de Datos -Data Management- o Gestión de Información -Information
Management-25, existe un consenso generalizado frente al hecho de que la Gestión
Documental, tal como es conocida en la actualidad, surge en la década de los cincuenta
24 LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas Archivísticos y Modelos de Gestión de Documentos en el Ámbito Internacional (Parte II). Revista Códice. Volumen 2, Número 2 (Julio – Diciembre). Universidad La Salle. Bogotá, 2006. Pág. 44. 25 HILERA GONZÁLEZ, José Ramón y MARTÍNEZ SÁNCHEZ, José Manuel. Gestión Documental Versus Proceso Documental. Confederación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas -ANABAD-. Boletín ANABAD. Tomo 49, Número 2. Madrid, 1999. Pág. 169.
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a partir de la concepción norteamericana denominada Records Management26, que
tiene una vinculación directa con el ciclo de vida documental que radica básicamente
en la aplicación de procedimientos y operaciones archivísticas que están orientadas a
garantizar el “control sistemático de la totalidad de los documentos desde su creación o
recepción a través de su procesamiento, distribución, organización, almacenamiento y
recuperación hasta su disposición final”27.
“La gestión de documentos apareció en los Estados Unidos, donde fue reconocida de forma oficial, mediante legislación, a mediados del siglo. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en la práctica archivísticas, especialmente a partir de la formulación del concepto de “ciclo de vida” de los documentos; se hace así evidente un hilo conductor que muestra el tránsito de los documentos desde que éstos se crean hasta que deben ser destruidos o -atendiendo a su valor histórico- transferidos a una institución de archivos. A partir de este concepto se ha erigido la estructura de la gestión de documentos en los Estados Unidos, por la que se establecen cuatro fases en la vida de los documentos: creación, mantenimiento y uso, disposición y gestión de los documentos conservados su valor permanente. El resto de los países que, a partir de la Segunda Guerra Mundial, habían empezado a plantearse los mismos problemas, comienzan a adaptar a su idiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en los Estados Unidos.”28.
En el contexto colombiano, al llevar a cabo una revisión, tanto del material bibliográfico
como de las principales disposiciones sobre la materia consagradas en la normatividad,
nacional, tratando de establecer en qué momento y de qué manera se empieza a
abordar la gestión documental, se encuentra que las primeras reflexiones sobre este
tema, como resultado inequívoco de las tensiones y alternancias propias de la prácticas
archivísticas propias de nuestro medio, se presentan en la década de las noventa,
cuando mediante el Acuerdo 7 de 199429, la Junta Directiva del Archivo General de la
Nación -AGN-, dando alcance a las disposiciones normativas emanadas de la Ley 80 de
26 DOYLE, Murielle y FRENIERE, André. La Preparación de Manuales de Gestión de Documentos para las Administraciones Públicas: PGI-91/WS/18. Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura -UNESCO-: Programa General de Información y Programa UNISIST. París, 1991. Pág. 35. 27 HILERA GONZÁLEZ, José Ramón y MARTÍNEZ SÁNCHEZ, José Manuel. Gestión Documental Versus Proceso Documental. Confederación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Museólogos y Documentalistas -ANABAD-. Boletín ANABAD. Tomo 49, Número 2. Madrid, 1999. Pág. 169. 28 LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Gestión de Documentos: Definición y Análisis de Modelos. IRARGI: Centro de Patrimonio Documental de Euskadi. Bergara, 1993. Pág. 234. 29 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 07 de 1994 (Junio 29): Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos. Bogotá, D.C., 1994.
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198930, adopta y expide el Reglamento General de Archivos, contemplando el término
de Gestión de Documentos, desarrollando aspectos tales como, la responsabilidad en la
gestión documental, la administración archivística y el control de los documentos; la
organización de archivos administrativos; los sistemas de gestión de documentos, la
valoración documental, las transferencias de documentos con valor permanente y la
eliminación de documentos31.
Así mismo en 1996, el Archivo General de la Nación -AGN- con la publicación de
“Gestión Documental: Bases para la Elaboración de un Programa”32, propone algunos
lineamientos de carácter general para la implementación de un Programa de Gestión
Documental, acorde con la idiosincrasia institucional colombiana, con el propósito de
que las instituciones lo adoptaran como modelo y comenzaran a generar una cultura
archivística que privilegiara la organización y administración de la información como
pilar fundamental para contribuir al cumplimiento de los cometidos institucionales.
En 2000, el Archivo General de la Nación -AGN-, con la expedición de la Ley General de
Archivos que busca establecer las reglas y los principios generales para regular la
función archivística del Estado, le otorga un mayor nivel de relevancia al concepto de
gestión documental, al considerar aspectos como; la elaboración e implementación de
Programas de Gestión Documental en las entidades públicas, basados en los principios
y procesos archivísticos; la puesta en marcha de procesos de gestión documental
fundamentados en el concepto de archivo total (producción o recepción, distribución,
consulta, organización, recuperación y disposición final); la formación de los archivos
teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos; la elaboración y aplicación
obligatoria de las Tablas de Retención Documental -TRD- en las entidades del Estado, la
reglamentación la retención documental, organización y conservación de las historias
30 “El Archivo General de la Nación tendrá las siguientes funciones: a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad; b) Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva…”. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 80 de 1989 (Diciembre 22): Por la cual se crea el Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Artículo 2°. Bogotá, 1989. 31 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Reglamento General de Archivos. El Archivo. Tercera Edición. Bogotá, D.C., 2003. Pág. 23. 32 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Gestión Documental: Bases para la Elaboración de un Programa. Bogotá, D.C., 1996.
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clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales, entre
otros; y la elaboración obligatoria de los inventarios documentales.
Posteriormente, mediante la expedición de diferentes disposiciones normativas que
básicamente buscan complementar y reglamentar la Ley 594 de 2000, se avanza en la
formulación de la Política Archivística Nacional, la reglamentación de metodologías
orientadas a la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo
de los elementos de carácter técnico y normativo del Sistema Nacional de Archivos, la
sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración
y la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental33.
22..22 JJUUSSTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN
La Secretaría Distrital de Gobierno, con el propósito de garantizar el cumplimiento de
las disposiciones consagradas, por una parte, en la Ley 80 de 1989, mediante la cual se
crea el Archivo General de la Nación -AGN-, y que en su artículo 2°, define entre sus
funciones las de “a) Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con
el fin de planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad; y b) Fijar políticas
y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado
del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas
que sobre la materia adopte la Junta Directiva”; y por otra parte, en la Ley 594 de 2000,
que en su artículo 4°, señala que la modernización es uno de los principios generales
que debe regir la función archivística, entendiendo que el Estado debe propugnar por
“el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de
información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de
documentos y archivos”; y en su artículo 21, establece que “Las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de
nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
33 MEJÍA, Myriam; CAÑÓN, Jeannette; BARRERA, Amanda; MELO C., Alexander; PARADA A., Hernán O.; Triana t., Jorge W.. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental. Archivo General de la Nación -AGN- / Sistema Nacional de Archivos. Bogotá, D.C., 2005. Pág. 7.
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procesos archivísticos” se ha trazado la meta de diseñar e implementar un Programa de
Gestión Documental.
No obstante, sin desconocer la importancia que tiene privilegiar el cumplimiento de un
marco normativo y técnico o metodológico como criterio de orientación en materia de
gestión documental, la Secretaría Distrital de Gobierno, tiene como justificación básica
para el diseño e implementación de un Programa de Gestión Documental, la necesidad
de enfrentar tres retos fundamentales, a saber:
En primer lugar, normalizar y estandarizar los procesos y los procedimientos,
administrativos y archivísticos (producción o recepción, distribución, consulta,
organización, recuperación y disposición final) contribuyendo de esta manera
con el mejoramiento de la planificación, administración y organización de los
documentos y/o registros documentales, desde el momento de su generación
y/o recepción en las dependencias de la Entidad, tanto en el Nivel Central, como
en el Nivel Local (Alcaldías Locales), hasta el momento de su eliminación o
conservación temporal o permanente.
En segundo lugar, propender por la óptima organización de los documentos y/o
los registros documentales (entendiendo que se trata de recursos básicos de
información para posibilitar la modernización de la gestión administrativa de la
institución), conforme con los principios y procesos archivísticos, estableciendo
orientaciones y directrices básicas con el propósito fundamental de garantizar el
cumplimiento de los principios de transparencia, eficiencia y economía que
deben orientar la función administrativa, y de racionalidad en la utilización de
los recursos destinados a espacios, mobiliario, equipos y tecnologías que debe
orientar la planificación, administración y conservación de los documentos.
Y en tercer lugar, optimizar por medio de la implementación de los procesos y
procedimientos archivísticos y la utilización de medios tecnológicos, la calidad,
la eficiencia y la agilidad en las relaciones que la Secretaría Distrital de Gobierno
debe mantener con los ciudadanos y las demás Entidades del Distrito Capital en
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cumplimiento de su misión, procurando el fortalecimiento de la infraestructura
y organización de sus sistemas de información y adecuando el funcionamiento
institucional a los requerimientos y demandas de la sociedad de la información.
22..33 OOBBJJEETTIIVVOOSS
El PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de Gobierno está
formulado con el propósito fundamental de garantizar el cumplimiento de los
siguientes Objetivos, a saber:
2.3.1 OBJETIVO GENERAL
El OObbjjeettiivvoo GGeenneerraall del Programa de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de
Gobierno es normalizar sistemáticamente el Proceso de Gestión Documental de la
Entidad con el propósito fundamental de poder orientar a los funcionarios y hacer más
eficiente el conjunto de procesos y procedimientos administrativos y archivísticos que
contribuyen con el mejoramiento de la planificación, administración y organización de
los documentos y/o registros documentales, desde el momento de su generación y/o
recepción en las diferentes dependencias de la Entidad, tanto en el Nivel Central, como
en el Nivel Local (Alcaldías Locales), hasta el momento mismo de su eliminación o
conservación temporal o permanente, con sujeción a los principios de transparencia,
eficiencia y economía que deben orientar la función administrativa, y al principio de
racionalidad que debe orientar la planificación, administración y la conservación de
los documentos.
2.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VViissiibbiilliizzaarr, dimensionar y valorar la importancia de la correcta administración y
organización de los documentos, dentro de un esquema de Gestión Documental
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fundamentado en la noción de Archivo Total (Producción, Recepción, Distribución,
Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de Documentos).
RReessaallttaarr la importancia del papel que cumplen los documentos y archivos, como
elementos fundamentales de la Administración Pública, para el funcionamiento de
la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos
para la transparencia y el control de la Gestión Pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos.
AArrmmoonniizzaarr el Proceso de Gestión Documental con las disposiciones normativas,
las directrices políticas, los planes, los programas, los proyectos y las realidades de
la Gestión Documental de la Entidad, tanto en el Nivel Central, como en el Nivel
Local (Alcaldías Locales).
RRaacciioonnaalliizzaarr y controlar la producción documental, basándose en principios y
procedimientos archivísticos, con el propósito fundamental de evitar la producción
de documentos innecesarios o la conservación de documentos que no lo ameriten
por periodos que excedan el tiempo necesario o reglamentario.
SSoocciiaalliizzaarr la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas del Archivo
General de la Nación -AGN- y las demás disposiciones normativas aplicables en el
Proceso de Gestión Documental (Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de Documentos).
PPrrooppoorrcciioonnaarr una herramienta de fácil consulta para el apoyo y orientación de
los funcionarios en sus gestiones, tanto administrativas como legales, así como en
la implementación de los principios y procedimientos archivísticos aplicables en el
Proceso de Gestión Documental (Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de Documentos).
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22..44 AALLCCAANNCCEE
El PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de Gobierno aplica
para la totalidad de documentos y/o registros documentales, desde el momento en
que son producidos y/o recibidos por las diferentes dependencias de la Entidad, tanto
del Nivel Central, como del Nivel Local (Alcaldías Locales), es decir, desde el principio de
su ciclo de vida, hasta su eliminación o conservación temporal o permanente, es decir,
hasta la finalización de su ciclo de vida (Figura No. 3).
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Figura No 3: Programa de Gestión Documental - Alcance
Fuente: Archivo General de la Nación (1996)
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MMAARRCCOO DDEE RREEFFEERREENNCCIIAA
ablar de GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall suele ser aún un tema confuso para muchos
servidores públicos de la Secretaría Distrital de Gobierno que tienen a su cargo
la puesta en marcha de procesos y procedimientos de carácter administrativo y
archivístico que propenden por el mejoramiento de la planificación, administración y
organización de los documentos y/o registros documentales.
En este sentido, es evidente que para algunos servidores públicos este tema resulta ser
totalmente desconocido, para otros, se trata de un término de carácter polisémico que
hace referencia a diferentes temas relacionados con el manejo y administración de
archivos, y para otros, se trata simplemente de referencias, comúnmente breves que
sin resultar de análisis concienzudos, se reducen exclusivamente a la visibilización de
un tema de “manejo de papeles”, desconociendo que en esencia, se trata de un tema,
cuya implementación comporta evidentes ventajas y beneficios para el funcionamiento
de la Administración Pública, fundamentalmente en términos de eficiencia, economía,
calidad y oportunidad en la prestación de servicios y en consecuencia del cumplimiento
de los cometidos que se derivan de la misión institucional.
Partiendo del reconocimiento de esta premisa, a continuación se presentan diferentes
conceptos, cuyo abordaje tiene como propósito permitir comprender, dimensionar y
valorar el tema de la Gestión Documental.
HHH
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33..11 MMAARRCCOO CCOONNCCEEPPTTUUAALL
33..11..11 DDOOCCUUMMEENNTTOO “no existe historia sin documentos”
Lefebvre
El término DDooccuummeennttoo, desde una perspectiva amplia, ha sido abordado como objeto
de estudio por diferentes disciplinas, tratándose de una noción polisémica en torno a la
cual existe coincidencia en que, etimológicamente hablando, tal como lo señala José
Ramón Cruz Mundet (1994), procede de la expresión latina “documentum”, derivada
del verbo “doceo-docere” que significa enseñar o instruir sobre algo34. De igual manera,
es necesario señalar que se trata de una noción que ha evolucionado progresivamente
y actualmente se entiende que “documento en un sentido muy amplio y genérico es
todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que
puede transmitir el conocimiento humano”35.
“la consecución de una definición del término documento no sólo es útil y necesaria para la correcta formulación de la Documentación como una clase peculiar de proceso informativo, sino que resulta imprescindible para la construcción de una teoría de la Documentación como ciencia […]. El vocablo documentum deriva formalmente del verbo doceo, al que se añade el sufijo -mentum, que aporta un sentido instrumental. De esta forma el término documentum designa en latín clásico el instrumento, el medio utilizado para ejecutar la acción aludida por el verbo al que se une; dicho de otra manera, aquello que es empleado para llevar a buen término el proceso global de transmisión de conocimientos. Así, documentum adquiere los valores de “ejemplo, lección, modelo” utilizado en la doble acción de enseñar y aprender algo.”36.
En este punto, resulta de especial relevancia señalar que, ha sido tradicional abordar el
estudio del término Documento desde diferentes perspectivas esenciales, transitando
desde una perspectiva antropológica y cultural que considera el documento como una
34 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Fundación Germán Sánchez Ruipérez / Pirámide. Madrid, 1994. Pág. 99; y LE GOFF, Jaques. Documento / Monumento. Revista de Archivística. Año II, Número II. IRARGI: Centro de Patrimonio Documental de Euskadi. Bergara, 1989. Pág. 106. También consultar SAGREDO FERNÁNDEZ, Félix e IZQUIERDO ARROYO, José María. Reflexiones Sobre <<Documento>>: Palabra / Objeto. Boletín Millares Carlo. Número 5. Editor: Universidad Nacional de Educación a Distancia, UNED: Centro Asociado de la UNED de Las Palmas de Gran Canaria. Las Palmas, 1982. 35 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General: Teoría y Práctica. Quinta Edición. Diputación Provincial de Sevilla. Sevilla, 1991. Pág. 87. 36 MARTÍNEZ COMECHE, Juan Antonio. Teoría de la Información Documental y de las Instituciones Documentales. Editorial Síntesis. Primera Edición. Madrid, 1995. Pág. 75.
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extensión o instrumento que le permite al ser humano conservar y transmitir ideas,
sentimientos, informaciones, hacia una perspectiva histórico - jurídica que concibe el
documento como una prueba fehaciente de la ocurrencia de un hecho de carácter
histórico o jurídico37.
Complementando lo expuesto anteriormente, a continuación, retomando las posturas
teóricas de diferentes autores, prescindiendo de la evolución histórica del concepto de
Documento y de lo que históricamente ha venido entendiéndose al abordar el mismo,
se recogen diferentes definiciones, desde una perspectiva eminentemente archivística,
las cuales se suman a otras perspectivas con el propósito fundamental de enriquecer el
proceso de construcción, delimitación y comprensión conceptual (Figura No. 4).
Figura No 4: Concepto de Documento - Ámbitos
37 LÓPEZ YEPES, José. Notas acerca del concepto y evolución del documento contemporáneo. VII Jornadas Científicas Sobre Documentación Contemporánea (1868-2008). Universidad Complutense de Madrid: Departamento de Ciencias y Técnicas Historiográficas. Madrid, 2008. Pág. 276.
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33..22 MMAARRCCOO LLEEGGAALL
Es importante señalar que en Colombia existe un importante acervo normativo que
permite evidenciar que el ordenamiento jurídico ha avanzado significativamente en la
regulación de la función archivística, partiendo de las disposiciones consagradas en la
Constitución Política de 1991, las leyes y decretos y los desarrollos reglamentarios del
Archivo General de la Nación -AGN-, especialmente aquellos que se desprenden de la
promulgación de la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos).
Desde esta perspectiva, partiendo de la premisa básica de que el Programa de Gestión
Documental de la Secretaría Distrital de Gobierno no puede constituir una excepción,
con el propósito de garantizar una adecuada formulación e implementación del mismo,
a continuación se presenta una relación detallada y actualizada de las disposiciones
normativas de carácter general que están relacionadas con la Gestión Documental:
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Cuadro No. 2: Gestión Documental: Normatividad General
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CCOONNSSTTIITTUUCCIIÓÓNN PPOOLLÍÍTTIICCAA DDEE
CCOOLLOOMMBBIIAA Decreto, Sanción y Promulgación
Artículo 8: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
Artículo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
Artículo 63: Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artículo 70: El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.
Artículo 72: El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CCOONNSSTTIITTUUCCIIÓÓNN PPOOLLÍÍTTIICCAA DDEE
CCOOLLOOMMBBIIAA Decreto, Sanción y Promulgación
Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
Artículo 94: La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos.
Artículo 95: La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. El ejercicio de las libertades y derechos reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1) Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2) Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3) Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4) Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5) Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6) Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7) Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8) Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; y 9) Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad.
Artículo 112: Los partidos y movimientos políticos con personería jurídica que se declaren en oposición al Gobierno, podrán ejercer libremente la función crítica frente a este, y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, se les garantizarán los siguientes derechos: el acceso a la información y a la documentación oficial, con las restricciones constitucionales y legales; el uso de los medios de comunicación social del Estado o en aquellos que hagan uso del espectro electromagnético de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; la réplica en los mismos medios de comunicación. Los partidos y movimientos minoritarios con personería jurídica tendrán derecho a participar en las mesas directivas de los cuerpos colegiados, según su representación en ellos. Una ley estatutaria reglamentará íntegramente la materia.
Artículo 113: Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva, y la judicial. Además de los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 23 DE 1982 (ENERO 28)
Sobre Derechos de Autor
Artículo 2: Los derechos de autor recaen sobre las obras científicas literarias y artísticas las cuales se comprenden todas las creaciones del espíritu en el campo científico, literario y artístico, cualquiera que sea el modo o forma de expresión y cualquiera que sea su destinación , tales como: los libros, folletos y otros escritos; las conferencias, alocuciones, sermones y otras obras de la misma naturaleza; las obras dramáticas o dramático-musicales; las obras coreográficas y las pantomimas; las composiciones musicales con letra o sin ella; las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las obras expresadas por procedimiento análogo a la cinematografía, inclusive los videogramas; las obras de dibujo, pintura, arquitectura, escultura, grabado, litografía; las obras fotográficas o las cuales se asimilan las expresadas por procedimiento análogo a la fotografía; las obras de arte aplicadas; las ilustraciones, mapas, planos croquis y obras plásticas relativas a la geografía, a la topografía, a la arquitectura o a las ciencias y, en fin, toda producción del dominio científico, literario o artístico que pueda reproducirse, o definirse por cualquier forma de impresión o de reproducción, por fonografía, radiotelefonía o cualquier otro medio conocido o por conocer.
LEY 80 DE 1989 (DICIEMBRE 22)
Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema Nacional de
Archivos y se dictan otras disposiciones Creación del Archivo General de la Nación - Establecimiento del Sistema Nacional de Archivos
LEY 44 DE 1993 (FEBRERO 5)
Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944
Derechos de Autor
LEY 223 DE 1995 (DICIEMBRE 20)
Por la cual se expiden normas sobre racionalización tributaria y se dictan otras
disposiciones
Artículo 37: Adiciónase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo: "Artículo 616-1. Factura o Documento Equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las venta a consumidores finales. Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional. Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia de esta Ley el Gobierno Nacional reglamentará la utilización de la factura electrónica".
LEY 190 DE 1995 (JUNIO 6)
Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de
erradicar la corrupción administrativa
Artículo 27: El Código Penal tendrá un artículo con el número 148A, del siguiente tenor: "Artículo 148A.- Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de administración de cualquier entidad pública o privada que haga uso indebido de información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste persona natural o jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a seis (6) años e interdicción de funciones por el mismo término de la pena principal".
Artículo 29: El artículo 150 del Código Penal quedará así: "Artículo 150º.- Prevaricato por omisión. El servidor público que omita, retarde, rehuse o deniegue un acto propio de sus funciones, incurrirá en las penas previstas en el artículo anterior".
LEY 270 DE 1996 (MARZO 7)
Estatutaria de la Administración de Justicia
Artículo 95: Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 527 DE 1999 (AGOSTO 18)
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
y se dictan otras disposiciones
Artículo 6: Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si la información que éste contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas prevén consecuencias en el caso de que la información no conste por escrito.
Artículo 7: Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; y b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
Artículo 8: Original. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantía confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; y b) De requerirse que la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.
Artículo 9: Integridad de un Mensaje de Datos. Para efectos del artículo anterior, se considerará que la información consignada en un mensaje de datos es íntegra, si ésta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad requerido, será determinado a la luz de los fines para los que se generó la información y de todas las circunstancias relevantes del caso.
Artículo 10: Admisibilidad y Fuerza Probatoria de los Mensajes de Datos. Los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del Capítulo VIII del Título XIII, Sección Tercera, Libro Segundo del Código de Procedimiento Civil. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
Artículo 11: Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de Datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 527 DE 1999 (AGOSTO 18)
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación
y se dictan otras disposiciones
Artículo 12: Conservación de los Mensajes de Datos y los Documentos. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones: 1) Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta; 2) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3) Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
Artículo 13: Conservación de Mensajes de Datos y Archivo de Documentos a través de Terceros. El cumplimiento de la obligación de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podrá realizar directamente o a través de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artículo anterior.
LEY 594 DE 2000 (JULIO 14)
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones
Ley General de Archivos
LEY 734 DE 2002 (FEBRERO 5)
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único
Artículo 34: Deberes. Son deberes de todo servidor público: 1) Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por funcionario competente (...); 5) Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos (...); 22) Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35: Prohibiciones. A todo servidor público le está prohibido (...) 8) Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento (...); 13) Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones (...); 21) Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas no autorizadas.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 795 DE 2003 (ENERO 14)
Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y se
dictan otras disposiciones
Artículo 22: El artículo 96 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero quedará así: "Artículo 96. Conservación de archivos y documentos. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas por la Superintendencia Bancaria deberán conservarse por un período no menor de cinco años (5) años, desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido este lapso, podrán ser destruidos siempre que, por cualquier medio técnico adecuado, se garantice su reproducción exacta. Parágrafo: La administración y conservación de los archivos de las entidades financieras públicas en liquidación, se someterá a lo previsto para las entidades financieras en liquidación por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y demás normas que lo modifiquen o adicionen. Una vez transcurridos cinco años se deberá realizar la reproducción correspondiente, a través de cualquier medio técnico adecuado y transferirse al Archivo General de la Nación. Las historias laborales de los ex funcionarios de las entidades financieras públicas en liquidación, deberán ser transferidas a la entidad a la cual estaban vinculadas o adscritas una vez finalice el proceso de liquidación correspondiente."
LEY 951 DE 2005 (MARZO 31)
Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Creación de Actas de Informes de Gestión
LEY 962 DE 2005 (JULIO 8)
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos
Racionalización de Trámites y Procedimientos
DECRETO 624 DE 1989 (MARZO 30)
Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección
General de Impuestos Nacionales
Artículo 633: Información en Medios Magnéticos. Para efectos del envío de la información que deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.
DECRETO 1748 DE 1995 (OCTUBRE 12)
Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y demás condiciones de los
bonos pensionales y se reglamentan los Decretos leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos
115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993
Artículo 47: Archivos Laborales Masivos y otros Archivos Informáticos. Dentro de los treinta (30) días siguientes a la expedición de este decreto, el ISS deberá preparar y entregar a la OBP su Archivo Laboral Masivo, acompañado por los demás archivos informáticos de apoyo que resulten necesarios a juicio de la OBP. Cualquier empleador podrá preparar su propio Archivo Laboral Masivo y entregarlo a la OBP. Las cajas o fondos de previsión deberán entregar a la OBP un archivo informático con información sobre los pensionados a su cargo y sobre los empleadores que están o estuvieron afiliados a ellas. La OBP señalará cuáles empleadores y entidades pagadoras de pensiones del sector público tienen obligación de preparar y entregar archivos informáticos masivos. También fijará el diseño, las características técnicas, plazos de entrega y periodicidad de las actualizaciones para todos estos archivos. La información contenida en un Archivo Laboral Masivo equivaldrá a una certificación expedida por el empleador. La información contenida en el Archivo Laboral Masivo ISS equivaldrá a una certificación expedida por el ISS. De ello deberá quedar constancia suscrita por el representante legal de la entidad. La OBP asesorará a los empleadores del sector público, sin costo alguno, en la preparación de sus Archivos Laborales Masivos y establecerá procedimientos para velar por la seguridad de estos archivos. La OBP informará periódicamente a las entidades administradoras y a todos los emisores de bonos, usuarios de sus servicios, cuáles Archivos Laborales Masivos tiene en su poder y con qué limitaciones, si es el caso.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
DECRETO 1094 DE 1996 (JUNIO 21)
Por medio del cual se reglamenta el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (Factura Electrónica)
Reglamentación del Estatuto Tributario
DECRETO 1165 DE 1996 (JUNIO 28)
Por el cual se reglamentan los artículos 437-2, 615, 616-1, 616-2, 617, 618 y 618-2 del Estatuto
Tributario (Factura Electrónica) Reglamentación del Estatuto Tributario
DECRETO 1001 DE 1997 (ABRIL 8)
Por el cual se reglamentan los artículos 616-1, 616-2 del Estatuto Tributario y se dictan otras
disposiciones (Factura Electrónica) Reglamentación del Estatuto Tributario
DECRETO 1747 DE 2000 (SEPTIEMBRE 11)
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de
certificación, los certificados y las firmas digitales Reglamentación de Entidades de Certificación, Certificados y Firmas Digitales
DECRETO 4124 DE 2004 (DICIEMBRE 10)
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos Privados Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos
DECRETO DISTRITAL 173 DE 2004 (JUNIO 4)
Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y
documental en el Distrito Capital
Protección de la Memoria Institucional, Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico y Documental en el Distrito Capital
DECRETO DISTRITAL 475 DE 2006 (NOVIEMBRE 22)
Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.
Creación del Consejo Distrital de Archivos de Bogotá, D.C.
DECRETO DISTRITAL 514 DE 2006 (DICIEMBRE 20)
Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema
Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información
Administrativa del Sector Público
Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) - Sistema de Información Administrativa del Sector Público
CIRCULAR AGN 01 DE 1997 Exhortación al Cumplimiento de la Legislación Básica Sobre Archivos en Colombia (Archivo
General de la Nación) Cumplimiento de la Legislación Básica Sobre Archivos en Colombia (Archivo General de la Nación)
CIRCULAR AGN 02 DE 1997 Parámetros de Implementación de Nuevas
Tecnologías en los Archivos Públicos Implementación de Nuevas Tecnologías en los Archivos Públicos
CIRCULAR EXTERNA AGN 001 DE 2007 Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 - Ley
General de Archivos y demás disposiciones reglamentarias
Disposiciones de Cumplimiento de la Ley General de Archivos
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Cuadro No. 3: Producción Documental
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 43 DE 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos
oficiales Elaboración de Documentos Oficiales – Utilización de Tinta Indeleble
LEY 527 DE 1999 (AGOSTO 18)
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones
Artículo 7: Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; y b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal
Artículo 286: Falsedad Ideológica en Documento Público. El servidor público que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal
Artículo 287. Falsedad Material en Documento Público. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años. Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, la pena será de cuatro (4) a ocho (8) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a diez (10) años.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 288: Obtención de Documento Público Falso. El que para obtener documento público que pueda servir de prueba, induzca en error a un servidor público, en ejercicio de sus funciones, haciéndole consignar una manifestación falsa o callar total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a seis (6) años.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 289: Falsedad en Documento Privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 290. Circunstancia de Agravación Punitiva. Modificado por el art. 53, Ley 1142 de 2007. La pena se aumentará hasta en la mitad para el copartícipe en la realización de cualesquiera de las conductas descritas en los artículos anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artículo 289 de este código.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 291. Uso de Documento Falso. Modificado por el art. 54, Ley 1142 de 2007. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal
Artículo 292: Destrucción, Supresión u Ocultamiento de Documento Público. El que destruya, suprima u oculte total o parcialmente documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si la conducta fuere realizada por un servidor público en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas por el mismo término. Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a la mitad.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 293. Destrucción, Supresión y Ocultamiento de Documento Privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 294. Documento. Para los efectos de la ley penal es documento toda expresión de persona conocida o conocible recogida por escrito o por cualquier medio mecánico o técnicamente impreso, soporte material que exprese o incorpore datos o hechos, que tengan capacidad probatoria.
LEY 599 DE 2000 (JULIO 24)
Por la cual se expide el Código Penal Artículo 295. Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice una de las conductas descritas en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en multa.
LEY 962 DE 2005 (JULIO 8)
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos
Artículo 10: Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo. Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado. Parágrafo: Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".
LEY 962 DE 2005 (JULIO 8)
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos
Artículo 14: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. El artículo 16 del Decreto-ley 2150 de 1995, quedará así: "Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades".
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 1142 DE 2007 (JUNIO 28)
Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de
2000 y se adoptan medidas para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial
impacto para la convivencia y seguridad ciudadana
Artículo 53: El artículo 290 de la Ley 599 de 2000, Código Penal, quedará así: “Artículo 290. Circunstancia de agravación punitiva. La pena se aumentará hasta en la mitad para el copartícipe en la realización de cualesquiera de las conductas descritas en los artículos anteriores que usare el documento, salvo en el evento del artículo 289 de este Código. Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, la pena se incrementará en las tres cuartas partes.”.
LEY 1142 DE 2007 (JUNIO 28)
Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004, 599 de 2000 y 600 de
2000 y se adoptan medidas para la prevención y represión de la actividad delictiva de especial
impacto para la convivencia y seguridad ciudadana
Artículo 54: El artículo 291 de la Ley 599 de 2000, Código Penal, quedará así: “Artículo 291. Uso de documento falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años. Si la conducta recae sobre documentos relacionados con medios motorizados, el mínimo de la pena se incrementará en la mitad.”.
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio
Artículo 48: conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - Medios para el asiento de operaciones. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio Artículo 51: Comprobantes y Correspondencia - Parte de la Contabilidad. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio
Artículo 54: Obligatoriedad de Conservar la Correspondencia Comercial. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
DECRETO 2649 DE 1993 (DICIEMBRE 29)
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia
Artículo 123: Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
DECRETO 1584 DE 1994 (JULIO 25)
Por el cual se reglamenta la clasificación y calificación en el registro de proponentes y se
dictan otras disposiciones
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 11: Supresión de Sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores. La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo. Prohíbese a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la Administración Pública.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artìculo 12: Firma Mecánica. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 13: Prohibición de exigir copias o fotocopias de documentos que se poseen. En todas las actuaciones públicas, queda prohibida la exigencia de copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la entidad pública tenga facultad legal de acceder.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 16: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha información. Parágrafo: Las entidades de la Administración Pública a las que se les solicite información, darán prioridad a la atención de dichas peticiones, las resolverán en un término no mayor de diez (10) días y deberán establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir la información. Artículo Modificado por la Ley 962 de 2005 (Artículo 14).
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 23: Formulario Único. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 24: Formularios Oficiales. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recepcionado por correo certificado a través de la Administración Postal Nacional, salvo que los códigos exijan su presentación personal. Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío. Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de sus documentos o información requerida a la entidad pública. Parágrafo: Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público, esté correcta y claramente diligenciada. Artículo Modificado por la Ley 962 de 2005 (Artículo 10).
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DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 26: Utilización de Sistemas Electrónicos de Archivo y Transmisión de Datos. Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para, que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración. En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 4: Firmas Responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 6: Numeración de Actos Administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 9: Conservación Documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. "Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas". Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 14: Imagen Corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
CIRCULAR AGN 013 DE 1999 (OCTUBRE 12)
Producción Documental: Uso de Tintas de Escritura
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CIRCULAR AGN 02 DE 2010 (AGOSTO 6)
Decisiones Sobre la Solución Tecnológica de Apoyo al Aplicativo de Gestión Documental
ORFEO
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 1673:1986
Norma Técnica Colombiana: Papel y Cartón: Papel para Escribir e Imprimir
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 2223:1986
Norma Técnica Colombiana: Equipos y Útiles de Oficina - Tinta Líquida para Escribir
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 2676:1990
Norma Técnica Colombiana: Elementos para Informática: "Cartuchos de Disco Flexible de 90
mm (35 pulgadas) - Características Dimensionales, Físicas y Magnéticas"
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3393:1996
Norma Técnica Colombiana: Documentación: Elaboración de Cartas Comerciales
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4436:1998
Norma Técnica Colombiana: Documentación: Información y Documentación: Papel para
Documentos de Archivo - Requisitos para la Permanencia y Durabilidad
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Cuadro No. 4: Recepción de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 15: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptados o registrados mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 1: Supresión de Autenticaciones y Reconocimientos. A las entidades que integran la Administración Pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 11: Supresión de Sellos. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores. La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo. Prohíbese a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la Administración Pública.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 32: Ventanillas Únicas. Para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, los despachos públicos deberán disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 3: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 5: Procedimientos para la Radicación de Comunicaciones Oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. Parágrafo: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 8: Control de Comunicaciones Oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 10: Comunicaciones Oficiales Recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Parágrafo: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 11: Comunicaciones Oficiales Enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 12: Comunicaciones Oficiales Vía Fax: Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración. Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
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Cuadro No. 5: Distribución de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 962 DE 2005 (JULIO 8)
Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras
disposiciones
Artículo 10. Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo. Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado. Parágrafo. Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".
LEY 1369 DE 2009 (DICIEMBRE 30)
Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras
disposiciones
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 3: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
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Cuadro No. 6: Trámite de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 23: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.
LEY 58 DE 1982 (DICIEMBRE 28)
Por la cual se conceden facultades extraordinarias al Presidente de la República
para reformar el Código Contencioso-Administrativo
LEY 962 DE 2005 (JULIO 8)
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos
Artículo 10: Utilización del correo para el envío de información. Modifíquese el artículo 25 del Decreto 2150 de 1995, el cual quedará así: "Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos, propuestas o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado y por correo electrónico. En ningún caso, se podrán rechazar o inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recibido por correo dentro del territorio nacional. Las peticiones de los administrados o usuarios se entenderán presentadas el día de incorporación al correo, pero para efectos del cómputo del término de respuesta, se entenderán radicadas el día en que efectivamente el documento llegue a la entidad y no el día de su incorporación al correo. Las solicitudes formuladas a los administrados o usuarios a los que se refiere el presente artículo, y que sean enviadas por correo, deberán ser respondidas dentro del término que la propia comunicación señale, el cual empezará a contarse a partir de la fecha de recepción de la misma en el domicilio del destinatario. Cuando no sea posible establecer la fecha de recepción del documento en el domicilio del destinatario, se presumirá a los diez (10) días de la fecha de despacho en el correo. Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de documentos o información a la entidad pública, para lo cual deberán adjuntar a su petición un sobre con porte pagado y debidamente diligenciado. Parágrafo: Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección esté correcta y claramente diligenciada".
LEY 962 DE 2005 (JULIO 8)
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos
administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen
funciones públicas o prestan servicios públicos
Artículo 14: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. El artículo 16 del Decreto-ley 2150 de 1995, quedará así: "Artículo 16. Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del principio de colaboración. El envío de la información por fax o cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad pública requiera información de otra entidad de la Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información de uso frecuente por otras autoridades".
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 5: Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. Las escritas deberán contener, por lo menos: 1) La designación de la autoridad a la que se dirigen; 2) Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección; 3) El objeto de la petición; 4) Las razones en que se apoya; 5) La relación de documentos que se acompañan; y 6) La firma del peticionario, cuando fuere el caso. Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta. Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrán elaborar formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes. A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el funcionario respectivo, con anotación de la fecha de su presentación y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará derecho alguno a cargo del peticionario.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 6: Términos para Resolver. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos será escrita.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 7: Desatención de las Peticiones. La falta de atención a las peticiones de que trata este capítulo, la inobservancia de los principios consagrados en el Artículo 3º y la de los términos para resolver o contestar, constituirán causal de mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 8: Desistimiento. Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria para el interés público; en tal caso, expedirán resolución motivada.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 9: Peticiones. Toda persona podrá formular peticiones en interés particular. A éstas se aplicará también lo dispuesto en el capítulo anterior.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 10: Requisitos Especiales. Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos éstos deberá fijarse en un lugar visible al público en las dependencias de la entidad. Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan, o que puedan conseguir en los archivos de la respectiva entidad.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 11: Peticiones Incompletas. Cuando una petición no se acompaña de los documentos o informaciones necesarias, en el acto de recibo se le indicarán al peticionario los que falten; si insiste en que se radique, se le recibirá la petición dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas. Si es verbal, no se le dará trámite. Texto subrayado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia.
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DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 12: Solicitud de Informaciones o Documentos Adicionales. Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá, por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que las autoridades decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos pero, en adelante, las autoridades no podrán pedir más complementos, y decidirán con base en aquello de que dispongan.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 13: Desistimiento. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud si hecho el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o las informaciones de que tratan los dos Artículos anteriores, no da respuesta en el término de dos (2) meses. Acto seguido se archivará el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 14: Citación de Terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve la autoridad, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz. En el acto de citación se dará a conocer claramente el nombre del peticionario y el objeto de la petición. Si la citación no fuere posible, o pudiere resultar demasiado costosa o demorada, se hará la publicación de que trata el Artículo siguiente.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 15: Publicidad. Cuando de la misma petición aparezca que terceros no determinados pueden estar directamente interesados o resultar afectados con la decisión, el texto o un extracto de aquélla que permita identificar su objeto, se insertará en la publicación que para el efecto tuviere la entidad, o en un periódico de amplia circulación nacional o local, según el caso.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 16: Costo de las Citaciones y Publicaciones. Costo de las citaciones y publicaciones. El valor de las citaciones y publicaciones de que tratan los Artículos anteriores deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas; si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 17: Del Derecho de Petición de Informaciones. Del derecho a la información. El derecho de petición de que trata el Artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, en los términos que contempla este capítulo.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 18: Información General. Las autoridades mantendrán en sitios de fácil acceso público los documentos relativos a ellas, con información actualizada de interés general acerca de: 1) Las normas que les dan origen y definen sus funciones o su naturaleza y estructura, si es el caso; 2) Las oficinas para formular consultas, entregar y recibir documentos y bienes y conocer las decisiones; y 3) Los métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos, y los organigramas y manuales de funciones. Cualquier persona tiene derecho a pedir y obtener copia de los anteriores documentos.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 19: Información Especial y particular. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional (Subrogado por la Ley 57 de 1985 (Artículo 12)).
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DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 20: Inaplicabilidad de las Excepciones. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este Artículo (Subrogado por la Ley 57 de 1985 (Artículo 19)).
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 21: Examen de los Documentos. La consulta se realizará en horas de despacho al público y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 22. Las peticiones a que se refiere el Artículo 12 de la presente ley deberán resolverse por las autoridades correspondientes en un término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes. El funcionario renuente será sancionado con la pérdida del empleo.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 23: Notificación de las Decisiones - Recursos. Las decisiones que resuelvan peticiones de información deberán notificarse al peticionario y al Ministerio Público si fueren negativas. Las demás se ejecutarán simplemente. Todas estas decisiones estarán sujetas a los recursos y acciones previstos en este código.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 24: Costo de las Copias. La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se hará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición. En ningún caso el precio fijado podrá exceder al costo de la reproducción.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 25: Consultas. El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales. Estas consultas deberán tramitarse con economía, celeridad, eficacia e imparcialidad y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días. Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 26: Atención al Público. Los reglamentos internos a que se refiere el Artículo 1º de la Ley 58 de 1982, atribuirán a uno o más funcionarios o empleados el deber especial de absolver las consultas del público, y de atender las demás peticiones de que trata este título. Tales reglamentos señalarán días y horas en que los funcionarios y empleados deberán conceder audiencias.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 16: Solicitud oficiosa por parte de las entidades públicas. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana, que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a la entidad el envío de dicha información.Parágrafo: Las entidades de la Administración Pública a las que se les solicite información, darán prioridad a la atención de dichas peticiones, las resolverán en un término no mayor de diez (10) días y deberán establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir la información. Artículo Modificado por la Ley 962 de 2005 (Artículo 14).
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DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 17: Antecedentes Judiciales o de Policía, Disciplinarios y Profesionales. Cuando las entidades de la Administración Pública requieran la presentación de los antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en particular deberán, previa autorización escrita del mismo, solicitarlos directamente a la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado deberá cancelar los derechos pertinentes si es del caso.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
Artículo 25: Utilización del correo para el envío de información. Las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún caso se podrán inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recepcionado por correo certificado a través de la Administración Postal Nacional, salvo que los códigos exijan su presentación personal. Para los efectos de vencimiento de términos, se entenderá que el peticionario presentó la solicitud o dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha y hora en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora, el respectivo recibo de envío. Igualmente, los peticionarios podrán solicitar el envío por correo de sus documentos o información requerida a la entidad pública. Parágrafo: Para efectos del presente artículo, se entenderá válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público, esté correcta y claramente diligenciada. Artículo Modificado por la Ley 962 de 2005 (Artículo 10).
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 3: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad. Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 6: Numeración de Actos Administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ACUERDO AGN 060 DE 2001 (OCTUBRE 30)
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales
en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas
Artículo 8: Control de Comunicaciones Oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
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Cuadro No. 7: Organización de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 4 DE 1913 Sobre el Régimen Político y Municipal
Artículo 289: Los jefes de las oficinas vigilarán que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto impondrán multas sucesivas a los secretarios que han funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas correccionales.
LEY 4 DE 1913 Sobre el Régimen Político y Municipal
Artículo 337: El gobierno, en los asuntos nacionales, y las asambleas departamentales, en los que los departamentos y municipios, dispondrán lo conveniente respecto del arreglo de los archivos, la contabilidad de los fondos públicos y los demás detalles relativos a los mismos asuntos. Dichas asambleas dispondrán lo conveniente para la custodia de los reos y su conducción de un lugar a otro.
LEY 80 DE 1993 (OCTUBRE 28)
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Artículo 55: De la Prescripción de las Acciones de Responsabilidad Contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
DECRETO 2649 DE 1993 (DICIEMBRE 29)
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia
Artículo 130: Libro de Accionistas y Similares: Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
DECRETO 1382 DE 1995 (AGOSTO 18)
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación
histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se
dictan otras disposiciones.
DECRETO 254 DE 2000 (FEBRERO 21)
Por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades públicas del orden
nacional
Artículo 36: Contenido del Acta de Liquidación. Culminado el proceso de liquidación de una entidad, el liquidador elaborará un informe final de liquidación que contendrá como mínimo los siguientes asuntos: a) Administrativos y de gestión; b) Laborales; c) Operaciones comerciales y de mercadeo; d) Financieros; e) Jurídicos, y f) Manejo y conservación de los archivos y memoria institucional. El informe deberá ser presentado a la junta liquidadora, cuando sea del caso, al ministerio o departamento administrativo correspondiente o al representante legal respectivo, según sea el caso, para las observaciones pertinentes; si no se objetare en ninguna de sus partes se levantará un acta que deberá ser firmada por el liquidador y adicionalmente por el representante legal de la entidad a la cual se traspasen los bienes y obligaciones de la liquidada. Si se objetare, el liquidador realizará los ajustes necesarios y se procederá conforme a lo establecido en el párrafo anterior.
DECRETO 4124 DE 2004 (DICIEMBRE 10)
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas
a los Archivos Privados
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
ACUERDO AGN 07 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Articulo 18: Creación del Comité Evaluador de Documentos. Mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación se creará el Comité Evaluador de Documentos, como un Comité Asesor del Archivo y formará parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comité Evaluador de Documentos será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos. Asimismo deberá sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminación de documentos de las entidades del sector público. Parágrafo: El Comité Evaluador de Documentos estará integrado por el Director del Archivo General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá, el Jefe de la División de Clasificación y Descripción y un Funcionario de esta División nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva. Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996).
ACUERDO AGN 009 DE 1995 (OCTUBRE 18)
Por el cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo
General de la Nación
ACUERDO AGN 012 DE 1995 (OCTUBRE 18)
Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 Reglamento General
de Archivos", "Organos de Dirección, Coordinación y Asesoría
ACUERDO AGN 006 DE 1996 (FEBRERO 7)
Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación
ACUERDO AGN 009 DE 1997 (OCTUBRE 8)
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de las Tablas de Retención
Documental
ACUERDO AGN 037 DE 2002 (SEPTIEMBRE 20)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ACUERDO AGN 039 DE 2002 (OCTUBRE 31)
Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de
Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000
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CONTINUACIÓN
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
ACUERDO AGN 041 DE 2002 (OCTUBRE 31)
Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la Ley 594 de 2000
ACUERDO AGN 042 DE 2002 (OCTUBRE 31)
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
ACUERDO AGN 015 DE 2003 (OCTUBRE 20)
Por el cual se adiciona un parágrafo al Artículo Primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de
2002
ACUERDO AGN 002 DE 2004 (ENERO 23)
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados
CIRCULAR AGN 007 DE 2002 (DICIEMBRE 20)
Organización y Conservación de los Documentos de Archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva
del Orden Nacional
CIRCULAR AGN 001 DE 2003 (SEPTIEMBRE 5)
Organización y Conservación de los Documentos de Archivo
CIRCULAR AGN 004 DE 2003 (JUNIO 6)
Organización de las Historias Laborales
CIRCULAR AGN 012 DE 2004 (ENERO 21)
Orientaciones para el cumplimiento de la Circular 004 de 2003 (Organización de las Historias
Laborales)
CIRCULAR AGN 001 DE 2004 (AGOSTO 24)
Inventario de Documentos (Eliminación)
CIRCULAR AGN 001 DE 2009 (MAYO 13)
Presentación de Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental
al Archivo General de la Nación
CIRCULAR AGN 002 DE 2009 (SEPTIEMBRE 21)
Tablas de Retención Documental -TRD-
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CIRCULAR AGN 004 DE 2010 (AGOSTO 6)
Estándares Mínimos en Procesos de Administración de Archivos y Gestión de
Documentos Electrónicos
RESOLUCIÓN AGN 147 DE 1997 Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de
la Nación
RESOLUCIÓN AGN 081 DE 2001 Por la cual se adopta el Programa de Gestión
Documental y se aprueba la actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN
RESOLUCIÓN AGN 083 DE 2004 Por la cual se crea el Grupo Técnico de apoyo del
Comité de Archivo del Archivo General de la Nación
RESOLUCIÓN AGN 128 DE 2010 (MAYO 28)
Por la cual se actualiza la metodología de evaluación de TRD y de TVD, se deroga la
Resolución 00047 del 13 de marzo de 2000 y se conforma el Pre-Comité Evaluador de
Documentos
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4095:1997
Norma Técnica Colombiana: Norma General para la descripción Archivística
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5029:2001
Norma Técnica Colombiana: Medición de Archivos
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Cuadro No. 8: Consulta de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 20: Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 27: El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 74: Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 112: Los partidos y movimientos políticos con personería jurídica que se declaren en oposición al Gobierno, podrán ejercer libremente la función crítica frente a este, y plantear y desarrollar alternativas políticas. Para estos efectos, se les garantizarán los siguientes derechos: el acceso a la información y a la documentación oficial, con las restricciones constitucionales y legales; el uso de los medios de comunicación social del Estado o en aquellos que hagan uso del espectro electromagnético de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso inmediatamente anteriores; la réplica en los mismos medios de comunicación. Los partidos y movimientos minoritarios con personería jurídica tendrán derecho a participar en las mesas directivas de los cuerpos colegiados, según su representación en ellos. Una ley estatutaria reglamentará íntegramente la materia.
LEY 4 DE 1913 Sobre el Régimen Político y Municipal Artículo 315: Los secretarios de las corporaciones y autoridades públicas dan fe en los certificados que expida relativamente a los negocios que les están confiados por razón de su empleo. Lo propio sucede con los jefes de las oficinas respectivas.
LEY 4 DE 1913 Sobre el Régimen Político y Municipal
Artículo 316: Todo individuo puede pedir certificados a los jefes o secretarios de las oficinas, y los primeros los mandarán dar si el asunto de que se trata no fuere reservado. Si lo fuere, el certificado se extenderá, pero se reservará en la oficina hasta que cese la reserva y pueda entregársele al interesado. De los certificados se dejará copia en un libro de papel común.
LEY 4 DE 1913 Sobre el Régimen Político y Municipal
Artículo 320: Todo individuo tiene derecho a que s ele den copias de los documentos que existan en las secretarías y en los archivos de las oficinas del orden administrativo, siempre que no tengan carácter de reserva; que el que solicite la copia suministre el papel que debe emplearse y pague al amanuense, y que las copias puedan sacarse bajo la inspección de un empleado de la oficina y sin embarazar los trabajo de esta. Ningún empleado podrá dar copia de documentos que según la Constitución o la ley tenga carácter de reservados, ni copia de cuales quiera otros documentos, sin orden del jefe de la oficina de quien dependa (Ver Concepto 70 de 2003 - Secretaría General).
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 1: La Nación, los Departamentos y los Municipios incluirán en sus respectivos Diarios, Gacetas o Boletines oficiales todos los actos gubernamentales y administrativos que la opinión deba conocer para informarse sobre el manejo de los asuntos públicos y para ejercer eficaz control sobre la conducta de las autoridades, y los demás que según la ley deban publicarse para que produzcan efectos jurídicos.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 12: Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o la Ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional.
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LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 13: La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta (30) años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 14: Para los efectos previstos en el artículo 12, son oficinas públicas las de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas Especiales; las de las Gobernaciones, Intendencias, Comisarías, Alcaldías y Secretarías de estos Despachos, así como las de las demás dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales, los Consejos Intendenciales o Comisarías y los Concejos Municipales o que se funden con autorización de estas mismas Corporaciones; y las de los Establecimientos Públicos, las Empresas Industriales o Comerciales del estado y las Sociedades de Economía Mixta en las cuales la participación oficial sea superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social, ya se trate de entidades nacionales, departamentales o municipales y todas las demás respecto de las cuales la Contraloría General de la República ejerce el control fiscal.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 15: La autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias, autenticadas si el interesado así lo desea, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quien éste haya delegado dicha facultad.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 16: La consulta se realizará en horas de despacho al público, y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 17: La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se liará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición. En ninguna caso el precio fijado podrá exceder al costo de la reproducción.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 18: Si en la respectiva oficina no se pudieren reproducir los documentos o la tarifa señalada fuere elevada a juicio del peticionario, el jefe de aquella indicará el sitio en el cual un empleado de la oficina sacará las copias a que hubiere lugar. En este caso, los gastos serán cubiertos en su totalidad por el particular.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 19: Las investigaciones de carácter administrativo o disciplinario, no estarán sometidas a reserva. En las copias que sobre estas actuaciones expidan los funcionarios, a solicitud de los particulares, se incluirán siempre, las de los documentos en que se consiguen las explicaciones de las personas inculpadas. Parágrafo: Si un documento es reservado el secreto se aplicará exclusivamente a dicho documento y no a las demás piezas del respectivo expediente o negocio.
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LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 20: El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de la prescrito en este artículo.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 21: La Administración sólo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiera en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente. Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal para que éste decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso de que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba y oficialmente.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 22: Cuando la solicitud de consulta o de expedición de copias verse sobre documentos que oportunamente fueron publicados, así lo informará la administración indicando el número y la fecha del Diario, Boletín o Gaceta en que se hizo la divulgación. Si este último se encontrare agotado, se deberá atender la petición formulada como si el documento no hubiere sido publicado.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 23: Las peticiones a que se refieren los artículos anteriores podrán presentarse y tramitarse directamente por los particulares o por medio de apoderado debidamente constituido y acreditado. Si la solicitud de copia o fotocopia de documentos la hace un periodista acreditado en la fecha, se tramitará preferencialmente.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 24: Las normas consignadas en los artículos anteriores serán aplicables a las solicitudes que formulen los particulares para que se les expidan certificaciones sobre documentos que reposen en las oficinas públicas o sobre hechos de que estas mismas tengan conocimientos.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 25: Las peticiones a que se refiere el artículo 12 de la presente Ley deberán resolverse por las autoridades correspondientes en un término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes. El funcionario renuente será sancionado con la pérdida del empleo.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 26: El Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), por conducto del Banco Nacional de Datos, organizará un servicio informativo que suministre al público copia de los documentos a que se refiere la presente Ley. Para el efecto, el DANE irá señalando los documentos que deben ser suministrados al Banco, impartirá instrucciones sobre los requisitos y características que debe reunir la información que a éste se envíe y fijará las tarifas que por cada copia se cobrará a los usuarios del servicio.
LEY 57 DE 1985 (JULIO 5)
Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales
Artículo 27: Para los efectos de la presente Ley, también son oficinas públicas las de las corporaciones de elección popular. En consecuencia, los documentos que en ellas reposen son consultables por los particulares y de los mismos se pueden pedir copias o fotocopia, únicamente con las limitaciones impuestas por el carácter reservado que algunos de ellos tengan.
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DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 5: Toda persona podrá hacer peticiones respetuosas a las autoridades, verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio. Las escritas deberán contener, por lo menos: 1) La designación de la autoridad a la que se dirigen; 2) Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad y de la dirección; 3) El objeto de la petición; 4) Las razones en que se apoya; 5) La relación de documentos que se acompañan; y 6) La firma del peticionario, cuando fuere el caso. Si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma sucinta. Las autoridades podrán exigir, en forma general, que ciertas peticiones se presenten por escrito. Para algunos de estos casos podrán elaborar formularios para que los diligencien los interesados, en todo lo que les sea aplicable, y añadan las informaciones o aclaraciones pertinentes. A la petición escrita se podrá acompañar una copia que, autenticada por el funcionario respectivo, con anotación de la fecha de su presentación y del número y clase de los documentos anexos, tendrá el mismo valor legal del original y se devolverá al interesado. Esta autenticación no causará derecho alguno a cargo del peticionario.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 6: Términos para Resolver. Las peticiones se resolverán o contestarán dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible resolver o contestar la petición en dicho plazo, se deberá informar así al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando a la vez la fecha en que se resolverá o dará respuesta. Cuando la petición haya sido verbal, la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al interesado. En los demás casos será escrita.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 7: Desatención de las Peticiones. La falta de atención a las peticiones de que trata este capítulo, la inobservancia de los principios consagrados en el Artículo 3º y la de los términos para resolver o contestar, constituirán causal de mala conducta para el funcionario y darán lugar a las sanciones correspondientes.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 8: Desistimiento. Los interesados podrán desistir en cualquier tiempo de sus peticiones, pero las autoridades podrán continuar de oficio la actuación si la consideran necesaria para el interés público; en tal caso, expedirán resolución motivada.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 9: Peticiones. Toda persona podrá formular peticiones en interés particular. A éstas se aplicará también lo dispuesto en el capítulo anterior.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 10: Requisitos Especiales. Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, la relación de todos éstos deberá fijarse en un lugar visible al público en las dependencias de la entidad. Los funcionarios no podrán exigir a los particulares constancias, certificaciones o documentos que ellos mismos tengan, o que puedan conseguir en los archivos de la respectiva entidad.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 11: Peticiones Incompletas. Cuando una petición no se acompaña de los documentos o informaciones necesarias, en el acto de recibo se le indicarán al peticionario los que falten; si insiste en que se radique, se le recibirá la petición dejando constancia expresa de las advertencias que le fueron hechas. Si es verbal, no se le dará trámite. Texto subrayado declarado INEXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia.
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DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 12: Solicitud de Informaciones o Documentos Adicionales. Si las informaciones o documentos que proporcione el interesado al iniciar una actuación administrativa no son suficientes para decidir, se le requerirá, por una sola vez, con toda precisión y en la misma forma verbal o escrita en que haya actuado, el aporte de lo que haga falta. Este requerimiento interrumpirá los términos establecidos para que las autoridades decidan. Desde el momento en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento, comenzarán otra vez a correr los términos pero, en adelante, las autoridades no podrán pedir más complementos, y decidirán con base en aquello de que dispongan.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 13: Desistimiento. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud si hecho el requerimiento de completar los requisitos, los documentos o las informaciones de que tratan los dos Artículos anteriores, no da respuesta en el término de dos (2) meses. Acto seguido se archivará el expediente, sin perjuicio de que el interesado presente posteriormente una nueva solicitud.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 14: Citación de Terceros. Cuando de la misma petición o de los registros que lleve la autoridad, resulte que hay terceros determinados que pueden estar directamente interesados en las resultas de la decisión, se les citará para que puedan hacerse parte y hacer valer sus derechos. La citación se hará por correo a la dirección que se conozca si no hay otro medio más eficaz. En el acto de citación se dará a conocer claramente el nombre del peticionario y el objeto de la petición. Si la citación no fuere posible, o pudiere resultar demasiado costosa o demorada, se hará la publicación de que trata el Artículo siguiente.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 15: Publicidad. Cuando de la misma petición aparezca que terceros no determinados pueden estar directamente interesados o resultar afectados con la decisión, el texto o un extracto de aquélla que permita identificar su objeto, se insertará en la publicación que para el efecto tuviere la entidad, o en un periódico de amplia circulación nacional o local, según el caso.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 16: Costo de las Citaciones y Publicaciones. Costo de las citaciones y publicaciones. El valor de las citaciones y publicaciones de que tratan los Artículos anteriores deberá ser cubierto por el peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la orden de realizarlas; si no lo hiciere, se entenderá que desiste de la petición.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 17: Del Derecho de Petición de Informaciones. Del derecho a la información. El derecho de petición de que trata el Artículo 45 de la Constitución Política incluye también el de solicitar y obtener acceso a la información sobre la acción de las autoridades y, en particular, a que se expida copia de sus documentos, en los términos que contempla este capítulo.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 18: Información General. Las autoridades mantendrán en sitios de fácil acceso público los documentos relativos a ellas, con información actualizada de interés general acerca de: 1) Las normas que les dan origen y definen sus funciones o su naturaleza y estructura, si es el caso; 2) Las oficinas para formular consultas, entregar y recibir documentos y bienes y conocer las decisiones; y 3) Los métodos, procedimientos, formularios y sistemas para el trámite de los diversos asuntos, y los organigramas y manuales de funciones. Cualquier persona tiene derecho a pedir y obtener copia de los anteriores documentos.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 19: Información Especial y particular. Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional (Subrogado por la Ley 57 de 1985 (Artículo 12)).
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 20: Inaplicabilidad de las Excepciones. El carácter reservado de un documento no será oponible a las autoridades que lo soliciten para el debido ejercicio de sus funciones. Corresponde a dichas autoridades asegurar la reserva de los documentos que lleguen a conocer en desarrollo de lo previsto en este Artículo (Subrogado por la Ley 57 de 1985 (Artículo 19)).
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 21: Examen de los Documentos. La consulta se realizará en horas de despacho al público y, si ello fuere necesario, en presencia de un empleado de la correspondiente oficina.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 22. Las peticiones a que se refiere el Artículo 12 de la presente ley deberán resolverse por las autoridades correspondientes en un término máximo de diez (10) días. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada. En consecuencia, el correspondiente documento será entregado dentro de los tres (3) días inmediatamente siguientes. El funcionario renuente será sancionado con la pérdida del empleo.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 23: Notificación de las Decisiones - Recursos. Las decisiones que resuelvan peticiones de información deberán notificarse al peticionario y al Ministerio Público si fueren negativas. Las demás se ejecutarán simplemente. Todas estas decisiones estarán sujetas a los recursos y acciones previstos en este código.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 24: Costo de las Copias. La expedición de copias dará lugar al pago de las mismas cuando la cantidad solicitada lo justifique. El pago se hará a la tesorería de la entidad o en estampillas de timbre nacional que se anularán, conforme a la tarifa que adopte el funcionario encargado de autorizar la expedición. En ningún caso el precio fijado podrá exceder al costo de la reproducción.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 25: Consultas. El derecho de petición incluye el de formular consultas escritas o verbales a las autoridades, en relación con las materias a su cargo, y sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales. Estas consultas deberán tramitarse con economía, celeridad, eficacia e imparcialidad y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días. Las respuestas en estos casos no comprometerán la responsabilidad de las entidades que las atienden, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución.
DECRETO 01 DE 1984 (ENERO 2)
Por el cual se reforma el Código Contencioso Administrativo
Artículo 26: Atención al Público. Los reglamentos internos a que se refiere el Artículo 1º de la Ley 58 de 1982, atribuirán a uno o más funcionarios o empleados el deber especial de absolver las consultas del público, y de atender las demás peticiones de que trata este título. Tales reglamentos señalarán días y horas en que los funcionarios y empleados deberán conceder audiencias.
ACUERDO AGN 047 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de
Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por razones de
conservación”.
ACUERDO AGN 056 DE 2000 (JULIO 5)
Por el cual se desarrolla el artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del Capitulo V, “Acceso a los Documentos de Archivo" del
Reglamento General de Archivos
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Cuadro No. 9: Conservación de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 8: Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 95: La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. El ejercicio de las libertades y derechos reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona está obligada a cumplir la Constitución y las leyes. Son deberes de la persona y del ciudadano: 1) Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios; 2) Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas; 3) Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para mantener la independencia y la integridad nacionales; 4) Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica; 5) Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país; 6) Propender al logro y mantenimiento de la paz; 7) Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia; 8) Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano; y 9) Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos de justicia y equidad.
DECRETO 1400 DE 1970 (AGOSTO 6)
Por el cual se expide el Código de Procedimiento Civil
Artículo 251: Distintas Clases de Documentos: Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares. Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública. Documento privado es el que no reúne los requisitos para ser documentos público.
LEY 47 DE 1920 Sobre Protección del Patrimonio Documental y
Artístico
LEY 14 DE 1936 Por la cual se autoriza al Poder Ejecutivo a adherir al Tratado sobre la protección de
muebles de valor histórico
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 1: A partir de la vigencia de ésta ley suprímese el impuesto de papel sellado. En consecuencia todas las actuaciones que lo requerían se surtirán en papel común.
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 2: Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su reproducción exacta y correcta conservación. Será causal de mala conducta el incumplimiento de la anterior disposición.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 3: El Gobierno establecerá para el servicio notarial, en vez de los anteriores procedimientos, la utilización en sus actuaciones de un papel de seguridad cuyas características determine por conducto de la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo que se garantice la correcta conservación de los archivos, sin costo alguno para los usuarios.
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 4: El Gobierno reglamentará la presente ley y proveerá a las entidades gubernamentales respectivas de adecuados mecanismos para poner en práctica las disposiciones aquí contenidas a la mayor brevedad posible.
LEY 63 DE 1986 (NOVIEMBRE 20)
Por medio de la cual se aprueba la "Convención sobre las medidas que deben adoptarse para
prohibir e impedir la importación, la exportación y la transferencia de propiedad ilícita de bienes culturales", suscrita en París el 17 de noviembre
de 1970
LEY 6 DE 1992 (JUNIO 30)
Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir
títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y
se dictan otras disposiciones
Artículo 74: Valor Probatorio de la Impresión de Imágenes Ópticas No Modificables. Adiciónase el Estatuto Tributario con el siguiente artículo: "Artículo 771-1: Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables. La reproducción impresa de imágenes ópticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra, corresponde a una de las clases de documentos señalados en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, con su correspondiente valor probatorio".
LEY 80 DE 1993 (OCTUBRE 28)
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Artículo 39: De la Forma del Contrato Estatal. Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles, y en general aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales (Ver Concepto 596 de 1994 y Concepto 666 de 1995 (Consejo de Estado) - Concepto 1925 de 1999 (Secretaría General).
LEY 397 DE 1997 (AGOSTO 7)
Por la cual se desarrollan los Artículos 70, 71 y 72 y demás Artículos concordantes de la
Constitución Política y se dictan normas sobre patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se
trasladan algunas dependencias
Artículo 12: Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento. El Ministerio de Cultura y el Ministerio del Interior, a través de la Biblioteca Nacional y el Archivo General de la Nación, respectivamente, son las entidades responsables de reunir, organizar, incrementar, preservar, proteger, registrar y difundir el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental de la Nación, sostenido en los diferentes soportes de información. Así mismo, las bibliotecas departamentales y regionales, y los archivos municipales, distritales y departamentales, podrán ser depositarios de su patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental. Parágrafo: El Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Cultura, velará por la recuperación, conservación y preservación del patrimonio colombiano de imágenes en movimiento.
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LEY 1185 DE 2008 (MARZO 12)
Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997 -Ley General de Cultura- y se dictan otras
disposiciones
Artículo 1: Modifíquese el artículo 4° de la Ley 397 de 1997 el cual quedará, así: "Artículo 4°. Integración del patrimonio cultural de la Nación. El patrimonio cultural de la Nación está constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indígenas, negras y creoles, la tradición, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hábitos, así como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico o antropológico...".
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio
Artículo 48: conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales - Medios para el asiento de operaciones. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
DECRETO 410 DE 1971 (MARZO 27)
Por el cual se expide el Código de Comercio
Artículo 60: Conservación de los Libros y Papeles Contables - Reproducción Exacta: Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
DECRETO 2620 DE 1993 (DICIEMBRE 23)
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para
conservar los archivos de los comerciantes
DECRETO 2649 DE 1993 (DICIEMBRE 29)
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia
Artículo 130: Libro de Accionistas y Similares: Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento. Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.
DECRETO 2150 DE 1995 (DICIEMBRE 5)
Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos Artículo 23: Valoración Documental. Las entidades oficiales elaborarán la respectiva tabla de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el Comité de Archivos.
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ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Artículo 60: Conservación Integral de la Documentación de Archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final. Parágrafo: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.
ACUERDO AGN 011 DE 1996 (MAYO 22)
Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos
ACUERDO AGN 047 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 43 del Capítulo V “Acceso a los Documentos de
Archivo”, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre “Restricciones por Razones de
Conservación
ACUERDO AGN 048 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de Documentos”, del
Reglamento General de Archivos sobre Conservación Preventiva, Conservación y
Restauración Documental
ACUERDO AGN 049 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento
General de Archivos sobre “Condiciones de Edificios y Locales Destinados a Archivos
ACUERDO AGN 050 DE 2000 (MAYO 5)
Por el cual se desarrolla del Artículo 64 del título VII “Conservación de Documentos”, del Reglamento General de Archivos sobre
“Prevención de Deterioro de los Documentos de archivo y Situaciones de Riesgo”.
ACUERDO AGN 056 DE 2000 (JULIO 5)
Por el cual se desarrolla el Artículo 45, “Requisitos para la Consulta” del Capitulo V, “Accesos a los Documentos de Archivo”, del
Reglamento General de Archivos
ACUERDO AGN 037 DE 2002 (SEPTIEMBRE 20)
Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la contratación de
los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y
sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
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Cuadro No. 10: Disposición Final de Documentos
NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 63: Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 70: El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 71: La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan estas actividades.
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA
Decreto, Sanción y Promulgación de la Constitución Política de Colombia
Artículo 72: El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica.
LEY 47 DE 1920 Sobre Protección del Patrimonio Documental y
Artístico
LEY 14 DE 1936 Por la cual se autoriza al Poder Ejecutivo a adherir al Tratado sobre la protección de
muebles de valor histórico
LEY 163 DE 1959 (DICIEMBRE 30)
Por la cual se dictan medidas sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y
monumentos públicos de la Nación
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 1: A partir de la vigencia de ésta ley suprímese el impuesto de papel sellado. En consecuencia todas las actuaciones que lo requerían se surtirán en papel común.
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 2: Las entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional, que garantice su reproducción exacta y correcta conservación. Será causal de mala conducta el incumplimiento de la anterior disposición.
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NORMA EPÍGRAFE CONTENIDO / DESCRIPTOR
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 3: El Gobierno establecerá para el servicio not, en vez de los anteriores procedimientos, la utilización en sus actuaciones de un papel de seguridad cuyas características determine por conducto de la Superintendencia de Notariado y Registro, de modo que se garantice la correcta conservación de los archivos, sin costo alguno para los usuarios.
LEY 39 DE 1981 (ABRIL 3)
Por la cual se elimina la exigencia del papel sellado y se suprime el impuesto
correspondiente
Artículo 4: El Gobierno reglamentará la presente ley y proveerá a las entidades gubernamentales respectivas de adecuados mecanismos para poner en práctica las disposiciones aquí contenidas a la mayor brevedad posible.
LEY 80 DE 1993 (OCTUBRE 28)
Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública
Artículo 39: De la Forma del Contrato Estatal. Los contratos que celebren las entidades estatales constarán por escrito y no requerirán ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación del dominio o imposición de gravámenes y servidumbres sobre bienes inmuebles, y en general aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad. Las entidades estatales establecerán las medidas que demande la preservación, inmutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales (Ver Concepto 596 de 1994 y Concepto 666 de 1995 (Consejo de Estado) - Concepto 1925 de 1999 (Secretaría General).
DECRETO 2527 DE 1950 (JULIO 27)
Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos y se conduce valor
probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados
DECRETO 3354 DE 1954 (NOVIEMBRE 18)
Modificación del Decreto 2527 de 1950
El artículo 2º del Decreto 2527 de 1950 quedará así: Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.
DECRETO 960 DE 1970 (JUNIO 20)
Por el cual se expide el Estatuto del Notariado
DECRETO 2620 DE 1993 (DICIEMBRE 23)
Por el cual se reglamenta el procedimiento para la utilización de medios técnicos adecuados para
conservar los archivos de los comerciantes
DECRETO 2649 DE 1993 (DICIEMBRE 29)
Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en Colombia
Artículo 134: Conservación y Destrucción de los Libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ultimo asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por e] término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación. Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de
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Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.
DECRETO 998 DE 1997 (ABRIL 8)
Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentación Histórica de los Archivos de los
organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nación, ordenada por el Decreto
1382 de 1985
DECRETO 1145 DE 2004 (ABRIL 14)
Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de
Información Administrativa del Sector Público, SUIP
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Articulo 18: Creación del Comité Evaluador de Documentos. Mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación se creará el Comité Evaluador de Documentos, como un Comité Asesor del Archivo y formará parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comité Evaluador de Documentos será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos. Asimismo deberá sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminación de documentos de las entidades del sector público. Parágrafo: El Comité Evaluador de Documentos estará integrado por el Director del Archivo General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá, el Jefe de la División de Clasificación y Descripción y un Funcionario de esta División nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva. Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996).
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos Artículo 23: Valoración Documental. Las entidades oficiales elaborarán la respectiva tabla de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el Comité de Archivos.
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Artículo 24: Transferencia de Documentos con Valor Permanente. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipología documental y series perfectamente identificadas.
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos Artículo 25: Eliminación de Documentos. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Artículo 26: Proceso de Eliminación. El proceso de eliminación se ajustar en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, previo pronunciamiento delo(sic) Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.
ACUERDO AGN 007 DE 1994 (JUNIO 29)
Reglamento General de Archivos
Artículo 27: Autorización para Eliminación. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas. El Archivo General de la Nación se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente. Parágrafo: El Archivo General de la Nación aprobará o improbará, previo estudio del Comité Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos de las entidades
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del sector central del orden nacional.
ACUERDO AGN 008 DE 1995 (OCTUBRE 18)
Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al Archivo General de la Nación,
ordenada por el Decreto 1382 de 1995
CIRCULAR AGN 003 DE 2001 (MAYO 25)
Transferencias de la Documentación Histórica de los Archivos de los Organismos del Orden Nacional al Archivo General de la Nación
CIRCULAR AGN 001 DE 2004 (AGOSTO 24)
Inventario de Documentos (Eliminación)
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174:2003
Procesado y Almacenamiento de Microfilmes Tipo Gelatina y Plata
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5238:2004
Micrografía de Series - Procedimientos de Operación
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 4080:2005
Micrografía: Símbolos Gráficos para Uso en Procesos de Microfilmación
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3723:2009
Norma Técnica Colombiana de Micrografía: Microfilmación de Documentos Sobre Películas
de Gelatina y Sales de Plata de 16 mm y 35 mm - Técnicas de Operación
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33..33 CCOOMMPPOONNEENNTTEESS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
33..33..11 DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN EE IIMMPPOORRTTAANNCCIIAA
En concordancia con la definición de la maestra Antonia Heredia (1998)38, mencionada
anteriormente, y según la cual, la Gestión Documental debe comprenderse en esencia,
como “la puesta en ejecución de los principios y conocimientos de la Archivística
integrada…”, el PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall ddee llaa SSeeccrreettaarrííaa DDiissttrriittaall ddee
GGoobbiieerrnnoo puede ser definido como:
“eell ccoonnjjuunnttoo ddee oorriieennttaacciioonneess yy//oo iinnssttrruucccciioonneess qquuee ddeettaallllaann llaass
ooppeerraacciioonneess bbáássiiccaass ppaarraa eell ddeessaarrrroolllloo ddee llooss pprroocceessooss yy pprroocceeddiimmiieennttooss
aaddmmiinniissttrraattiivvooss yy aarrcchhiivvííssttiiccooss ddee ggeessttiióónn ddee llooss ddooccuummeennttooss yy//oo rreeggiissttrrooss
ddooccuummeennttaalleess ddee llaa EEnnttiiddaadd,, ddeessddee eell mmoommeennttoo eenn qquuee ssoonn pprroodduucciiddooss yy//oo
rreecciibbiiddooss ppoorr ssuuss ddiiffeerreenntteess ddeeppeennddeenncciiaass,, ttaannttoo ddeell NNiivveell CCeennttrraall,, ccoommoo
ddeell NNiivveell LLooccaall ((AAllccaallddííaass LLooccaalleess)),, eess ddeecciirr,, ddeessddee eell mmoommeennttoo eenn qquuee
iinniicciiaa ssuu cciicclloo vviittaall,, hhaassttaa eell mmoommeennttoo eenn qquuee ssoonn eelliimmiinnaaddooss oo
ccoonnsseerrvvaaddooss tteemmppoorraall oo ppeerrmmaanneenntteemmeennttee,, eess ddeecciirr,, hhaassttaa eell mmoommeennttoo eenn
qquuee ffiinnaalliizzaa ssuu cciicclloo ddee vviiddaa”.
Es importante señalar que, la implementación del Programa de Gestión Documental de
la Secretaría Distrital de Gobierno, de manera articulada con los Objetivos que han sido
trazados para garantizar el cumplimiento el mismo, pretende alcanzar los Propósitos
que se presentan a continuación:
38 HEREDIA HERRERA, Antonia (1998). Op. Cit. Pág. 35.
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Figura No 5: Programa de Gestión Documental: Propósitos
33..33..22 CCOONNSSIIDDEERRAACCIIOONNEESS BBÁÁSSIICCAASS
La formulación e implementación del Programa de Gestión Documental de la Secretaría
Distrital de Gobierno, entendiendo que se trata básicamente de un conjunto procesos,
procedimientos, actividades y elementos que interactúan entre sí con el propósito de
contribuir con el mejoramiento de criterios de economía, eficiencia y protección legal39
39 Economía: La implementación de un Programa de Gestión Documental contribuye con la racionalización y disminución de costos económicos que están asociados con la duplicación de documentos, talento humano, condiciones de almacenamiento y mantenimiento de documentos, implementos de oficina (papel, carpetas, tinta, etc.) y tecnologías de registro y recuperación. DOLLAR, Charles M.. Electronics Records Management an Archives in International Organizations: A RAMP Study with Guidelines. Paris, 1986. Pág. 19; Eficiencia: La implementación de un Programa de Gestión Documental reduce la pérdida generada por la traspapelación de documentos, hecho que permite un ahorro sustancial en tiempo y dinero en la recuperación de la información; y Protección Legal: La implementación de un Programa de Gestión Documental reduce considerablemente los problemas legales, evitando posibles demandas como resultado de falsas
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en la Gestión Documental, y en consecuencia con el mejoramiento de las condiciones
que se requieren para garantizar y cualificar el cumplimiento de la Misión institucional,
pone en evidencia la necesidad de considerar aspectos administrativos, económicos y
archivísticos (Cuadro No. X)
Cuadro No. 11: Aspectos
ASPECTO DESCRIPCIÓN
AAddmmiinniissttrraattiivvoo
Contempla situaciones administrativas que se presentan en el Proceso de Gestión Documental, tales como, transparencia, calidad, eficiencia, efectividad, oportunidad y simplificación de trámites.
Económico
Contempla variables económicas que se presentan en el Proceso de Gestión Documental, tales como, la reducción de los costos derivados de la producción y conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la Gestión Documental.
Archivístico
Contempla nociones y conceptos generales de la Teoría General
Sobre la Metodología Archivística (Gestión Documental) 40, tales como, Archivo Total, Ciclo Vital del Documento, Principio de Procedencia y Principio de Orden Original.
33..33..33 PPRROOCCEESSOO DDEE PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN
El Proceso de Planeación del Programa de Gestión Documental de la Secretaría Distrital
de Gobierno tiene como punto de partida esencial, el levantamiento de un diagnóstico
que comprende la recolección, análisis e interpretación de información institucional de
carácter técnico y administrativo sobre los procesos, procedimientos, actividades y
condicionamientos y limitantes de la organización, administración, almacenamiento y
conservación de los documentos y/o registros documentales que son producidos y/o
acusaciones o hechos que no se pueden probar como resultado de la eliminación de documentos por desconocimiento de los periodos de retención o por el desconocimiento de las condiciones de manejo y conservación. 40 La Archivística es definida como la “ciencia que estudia la génesis y formación de los conjuntos orgánicos de documentos, situándolos en el contexto de su creación; así como los principios y procedimientos metodológicos empleados en su organización y conservación para que se garantice tanto el ejercicio de derechos e intereses como la memoria de las personas físicas o jurídicas”. MENDO CARMONA, Concepción. Consideraciones Sobre el Método en Archivística. En Revista Documenta & Instrumenta. Número 1. Madrid, 2004. Pág. 35.
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recibidos por las dependencias, tanto del Nivel Central, como del Nivel Local (Alcaldías
Locales), con el propósito fundamental de conocer el estado actual de la Gestión
Documental, identificar las oportunidades de mejoramiento y los factores de riesgo en
la conservación de los documentos.
A continuación se presentan de manera breve y concisa algunos aspectos técnicos y
administrativos que se deben tener presentes como parte fundamental de un marco de
referencia en la formulación e implementación de un Programa de Gestión Documental
en la Secretaría Distrital de Gobierno, debiendo anotar que tratándose de una iniciativa
que cuenta con el apoyo de la Alta Dirección, se convierte en un programa estratégico
para la Entidad, es decir, en un eje de capital importancia para la gestión y dinámica
institucional, en la medida que permite canalizar y armonizar los esfuerzos de todos los
sistemas de gestión de calidad, los procesos y equipos de la Entidad con el propósito de
poder ofrecer a los usuarios internos y externos, servicios institucionales caracterizados
por su accesibilidad, oportunidad, seguridad, pertinencia y continuidad, enmarcados en
altos estándares de calidad, garantizando de esta manera el cumplimiento de la Misión
institucional.
33..33..33..11 RReeqquuiissiittooss AAddmmiinniissttrraattiivvooss
La Secretaría Distrital de Gobierno tiene establecido, desde 2001, el Centro de
Documentación e Información -CDI-, como un área especializada encargada de
administrar y tramitar efectivamente las comunicaciones oficiales producidas
y/o recibidas en el cumplimiento de la gestión institucional.
Al respecto, es importante mencionar que, dicha área, propia del Subsistema
Integral de Gestión Documental y Archivo -SIGA-, y perteneciente a la Dirección
Administrativa, fue creada con el propósito de garantizar el cumplimiento de las
directrices emanadas del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación,
que en uso de las facultades legales otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489
de 1998 y la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo), expide el Acuerdo 060
de 2001, cuyo artículo tercero, señala textualmente lo siguiente:
“Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y
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normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública”41.
Los procedimientos relacionados con la Recepción, Radicación y Distribución de
las Comunicaciones Oficiales de la Secretaría Distrital de Gobierno (tanto las de
carácter interno, como las de carácter externo), fueron inicialmente elaborados
por los integrantes del Grupo de Gestión Documental (Proyecto de Inversión
7089 de 2008), y posteriormente analizados, estandarizados y normalizados por
los analistas del Sistema Integrado de Gestión -SIG-42.
La Secretaría Distrital de Gobierno, dando cumplimiento a las directrices dadas
por el Archivo General de la Nación -AGN-, mediante la expedición de la Ley 594
de 2000 y el Acuerdo 39 de 2002, elaboró las Tablas de Retención Documental -
TRD-, las cuales posteriormente fueron aprobadas mediante Acta del Comité de
Administración de Documentos, entendiendo que se trataba de un instrumento
archivístico de carácter esencial para lograr normalizar la gestión documental,
41 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 060 de 2001 (Octubre 30): Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Artículo 3º. Bogotá, D.C., 2001. 42 Procedimiento de Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas (Primera Versión): P116202-06 (31-08-09) - Procedimiento de Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas (Primera Versión): P116202-07 (31-08-09).
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racionalizar la producción documental e institucionalizar el ciclo vital de los
documentos en el Archivos de Gestión y en el Archivo Central de la Entidad43.
La Secretaría Distrital de Gobierno creó mediante la expedición de la Resolución
0267 de 2007 (Mayo 23) el Comité de Administración de Documentos de la
Secretaría Distrital de Gobierno como la instancia responsable de orientar y
definir las directrices políticas, programas de trabajo, y toma de decisiones en
los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental de la Entidad,
dando de esta manera cumplimiento a las disposiciones de la Junta Directiva del
Archivo General de la Nación consagradas en el Acuerdo 12 de 1995, en cuyo
artículo cuarto, se establece lo siguiente:
“El Artículo 19 del Reglamento General de Archivos quedará así: Artículo 19: Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Parágrafo: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras, por las siguientes personas: El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la Dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos entre otros). En las entidades donde no existen estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.”44.
43 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Ley 594 de 2000 (Julio 4): Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 24. Bogotá, D.C., 2000; y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 39 de 2002 (Octubre 31): Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Bogotá, D.C., 2002. 44 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 012 de 1995 (Octubre 18): Por el cual se modifica la Parte I del Acuerdo No 07 de 1994 (Junio 29): 'Reglamento General de Archivos', 'Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría'. Artículo 4ª. Bogotá, D.C., 1995.
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La Secretaría Distrital de Gobierno, dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley
594 de 2000 (Ley General de Archivos) y en el Decreto 4124 de 2004 (Sistema
Nacional de Archivos), expidió mediante Acta del Comité de Administración de
Documentos el Reglamento General de Archivo de la Entidad45.
33..33..33..22 RReeqquuiissiittooss TTééccnniiccooss
El Proceso de Gestión Documental de la Secretaría Distrital de Gobierno se
encuentra inscrito dentro del Proyecto de Inversión 7089 de 2008 denominado
“Apoyo institucional para aumentar la eficiencia la Gestión del Sector Gobierno”
que tiene como objetivo primordial “brindar el apoyo a la gestión institucional
para atender los compromisos asignados a la Entidad dentro del Acuerdo
Número 308 de 2009 (Junio 9)”. Así mismo, en el marco de dicho Proyecto de
Inversión, se encuentra establecida la meta de “Desarrollar e implementar un
(1) Sistema de Gestión Documental para las Localidades y el Nivel Central” y
dentro de la misma, la Actividad 1561 “Contratación de servicios operativos,
técnicos y profesionales para implementar, desarrollar y garantizar la
sostenibilidad del Sistema de Gestión Documental en las Localidades y en el
Nivel Central de la Secretaría de Gobierno”, orientada a garantizar la efectividad
de la gestión institucional en el fortalecimiento del Proceso de Gestión
Documental en las Áreas Misionales y de Apoyo de la Entidad y en aras de
contribuir con el cumplimiento del Plan de Desarrollo Económico, Social,
Ambiental y de Obras Públicas (2008-2012): Bogotá Positiva: “Para vivir mejor”.
El Sistema de Administración de Archivos de la Secretaría Distrital de Gobierno,
en concordancia con la estructura organizacional establecida para garantizar el
desarrollo y cumplimiento de las funciones y objetivos misionales de la Entidad
(tanto en el Nivel Central, como en el Nivel Local), implementa el Proceso de
Gestión Documental con base en parámetros de coordinación, normalización y
estandarización centralizada y operacionalización centralizada y descentralizada
contando con importantes niveles de acompañamiento e interlocución.
45 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Decreto 4124 de 2004 (Diciembre 10): Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados. Bogotá, D.C.. 2004.
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El Proceso de Gestión Documental que se implementa en la Secretaría Distrital
de Gobierno depende jerárquicamente de la Dirección Administrativa, que
cumple, entre otras funciones: a) adelantar las gestiones correspondientes para
garantizar el normal funcionamiento de Procesos de Archivo y Correspondencia;
b) diseñar, controlar y garantizar la ejecución de los planes, los programas y los
procedimientos necesarios para la adquisición, contratación, almacenamiento,
suministro, registro, control y seguro de bienes y servicios; y c) realizar estudios
de las necesidades institucionales de elementos de consumo y de equipos y
elaborar el Programa Anual de Compras. También participan otras instancias
que contribuyen sustancialmente con el cumplimiento de los objetivos trazados,
tales como, Procesos Estratégicos como Planeación y Gerencia Estratégica46,
liderado por la Dirección de Planeación y Sistemas de Información; y Procesos
de Apoyo, como a) Gerencia del Talento Humano47, liderado por la Dirección de
Gestión Humana Gestión; y b) Gestión y Adquisición de Recursos48, liderado por
la Subsecretaría de Planeación y Gestión.
En la Secretaría Distrital de Gobierno, partiendo del convencimiento de que uno
de los factores de éxito o de fracaso en la ejecución de un proyecto descansa en
buena parte en la calidad e idoneidad del Talento Humano que es incorporado
para su desarrollo, cuenta con un Equipo de Trabajo debidamente asignado la
formulación, implementación, monitoreo y evaluación de las actividades del
Proceso de Gestión Documental, debiendo señalar, que aparte de tratarse de
un Equipo de Trabajo con dedicación exclusiva para garantizar el cumplimiento
del propósito del Programa de Gestión Documental, es un Equipo conformado
por personas con los conocimientos, competencias, habilidades y destrezas para
ejecutar, con sujeción a los principios de racionalidad, calidad, eficiencia y
oportunidad, diferentes actividades de carácter archivístico en el marco de un
esquema de Gestión Documental, fundamentado básicamente en el concepto
general de Archivo Total (Producción, Recepción, Distribución, Trámite,
46 El Proceso de Planeación y Gerencia Estratégica tiene como objetivo orientar la gestión institucional a través de la definición y la articulación de políticas y estrategias para contribuir de manera integral al cumplimiento de la misión. SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO. Marco Estratégico. Bogotá, 2011 (Enero 22). En http//intranet.gobiernobogota.gov.co. 47 El Proceso de Gerencia del Talento Humano tiene como objetivo gerenciar la relación entidad - servidor público y/o servidora pública en términos constitucionales, legales y de desarrollo del talento humano, hacia el logro de la misionalidad de la entidad. SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO. Marco Estratégico. Bogotá, 2011 (Enero 22). En http//intranet.gobiernobogota.gov.co. 48 El Proceso de Gestión y Adquisición de Recursos tiene como objetivo suministrar y administrar los bienes y servicios que la Entidad requiere para el cabal cumplimiento de su Misión, a través de la eficiente ejecución de los recursos financieros. SECRETARÍA DISTRITAL DE GOBIERNO. Marco Estratégico. Bogotá, 2011 (Enero 22). En http//intranet.gobiernobogota.gov.co.
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Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los Documentos).
Dicho Equipo de Trabajo está estructurado de la siguiente manera:
Cuadro No. 12: Talento Humano
PERFIL CARGO TIPO DE
VINCULACIÓN NÚMERO DE PERSONAS
Administrador Público
Coordinador General Prestación de
Servicios 1
Archivista Coordinadora - Nivel Central Prestación de
Servicios 1
Archivista Coordinadora - Nivel Local Prestación de
Servicios 1
Archivista Coordinador de Gestión Documental
Alcaldías Locales Prestación de
Servicios 5
Técnico en Archivística
Técnico - Nivel Local (Alcaldías Locales) (Proyecto 7089 de 2008)
Prestación de Servicios
10
Técnico en Archivística
Técnico - Nivel Local (Alcaldías Locales) (Contratación Directa)
Prestación de Servicios
6
Técnico en Archivística
Auxiliar - Nivel Local (Alcaldías Locales) (Proyecto 7089 de 2008)
Prestación de Servicios
12
Archivista Coordinadora - Nivel Local
(Alcaldías Locales) Prestación de
Servicios 6
Administradora de Empresas
Coordinadora de Normalización y Estandarización
Prestación de Servicios
1
Archivista Profesional de Normalización y
Estandarización Prestación de
Servicios 1
Administradora de Empresas
Profesional de Normalización y Estandarización
Prestación de Servicios
1
Archivista Técnico - Nivel Central Prestación de
Servicios 18
Archivista Auxiliar Nivel Central Prestación de
Servicios 25
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El Proceso de Gestión Documental que se desarrolla en la Secretaría Distrital de
Gobierno que tiene como propósito garantizar el cumplimiento de los siguientes
Objetivos (Anexo No. 1):
“Objetivo General: Generar las condiciones necesarias para el desarrollo y posicionamiento del Proceso de Gestión Documental en la Secretaría Distrital de Gobierno, mediante una estrategia combinada de capacitación, acompañamiento y comunicación, con el propósito fundamental de promover en los funcionarios de las oficinas productoras de documentos, la adquisición de conocimientos y el desarrollo de competencias, habilidades y destrezas que les permitan ejecutar con racionalidad, eficiencia y oportunidad los procesos archivísticos vistos desde su conceptualización hasta la administración de los documentos, dentro del esquema de Gestión Documental enmarcado en el concepto de Archivo Total (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación y Disposición Final de los Documentos).
Objetivos Específicos: a) Propiciar la cualificación técnica y operativa del talento humano, mediante la implementación de una estrategia de capacitación y acompañamiento que posibilite el desarrollo de actitudes, conocimientos, competencias y habilidades de los funcionarios de las oficinas productoras de documentos y el logro de factores de sostenibilidad para el empoderamiento y la autodependencia del Proceso de Gestión Documental en la Secretaría Distrital de Gobierno; b) Potenciar la capacidad de los participantes para intercambiar conocimientos, saberes y experiencias, facilitando y garantizando la comprensión de elementos teóricos, conceptuales y prácticos que contribuyan con el mejoramiento y cualificación del Proceso de Gestión Documental en la Secretaría Distrital de Gobierno; c) Generar espacios de análisis, discusión, reflexión y construcción colectiva acerca de las potencialidades y problemáticas que tiene el Proceso de Gestión Documental y su posicionamiento y redimensionamiento en el funcionamiento y configuración de la Secretaría Distrital de Gobierno; y d) Desarrollar habilidades analíticas, críticas y reflexivas y destrezas de carácter procedimental para garantizar la comprensión y contextualización del Proceso de Gestión Documental en la Secretaría Distrital de Gobierno”49.
49 DELGADILLO CASTRO, José Gabriel; FORERO MOSQUERA, Luz Smith; y CEPEDA REYES, María Eugenia. Programa de Capacitación en Gestión Documental: Propuesta de Desarrollo. Secretaría Distrital de Gobierno. Bogotá, D.C., 2010 (Agosto). Págs. 9 - 10.
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Las instalaciones, tanto de los Archivos de Gestión (Nivel Central - Nivel Local),
como del Archivo Central50, dando alcance a las disposiciones establecidas en el
Acuerdo 049 de 2000, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de
la Nación51, cumplen con las condiciones mínimas, en lo que hace referencia a
las características arquitectónicas y mediomabientales de las edificaciones, así
como de la estantería y mobiliario que son utilizadas para la conservación del
acervo documental de la Entidad.
Cuadro No. 13: Condiciones de Gestión Documental
CONDICIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
(NIVEL CENTRAL) ARCHIVO CENTRAL
Ubicación
Terreno Seco (Sin Riesgos de Humedad)
Terreno Seco (Sin Riesgos de Humedad)
Aislamiento de Industrias Contaminantes Aislamiento de Industrias Contaminantes
Espacio Suficiente de Almacenamiento y Conservación
Espacio Suficiente de Almacenamiento y Conservación
Estructura
Placas y Pisos Resistentes (1.200 kg./m
2.)
Placas y Pisos Resistentes (1.200 kg./m
2).)
Pisos, Muros, Techos y Puertas de Material de Resistencia Mecánica
Pisos, Muros, Techos y Puertas de Material de Resistencia Mecánica
Pinturas sin Sustancias Nocivas Pinturas sin Sustancias Nocivas
Depósito Depósitos de Almacenamiento con Capacidad
Suficiente Depósitos de Almacenamiento con Capacidad
Suficiente
Distribución
Áreas de Custodia Documental con Seguridad (Control y Aislamiento)
Áreas de Custodia Documental con Seguridad (Control y Aislamiento)
Zonas de Trabajo Archivístico Independientes Zonas de Trabajo Archivístico Independientes
Áreas Técnicas: Conexión Depósito, Custodia, Recepción, Organización y Tratamiento
Áreas Técnicas: Conexión Depósito, Custodia, Recepción, Organización y Tratamiento
Estantería
Capacidad Suficiente de Contención de Unidades de Conservación (Cajas)
Capacidad Suficiente de Contención de Unidades de Conservación (Cajas)
Estantería Metálica (Solidez, Resistencia y Estabilidad)
Estantería Metálica (Solidez, Resistencia y Estabilidad)
50 Los Archivos de Gestión de la Secretaría de Gobierno están ubicados en la Calle 16 No. 6 - 66 (Piso 32 - Piso 37) en el Nivel Central y en las respectivas sedes de las Alcaldías Locales en el Nivel Local; y el Archivo Central se encuentra ubicado en la Transversal 78K No. 41A-04 Sur de la Localidad de Kennedy. 51 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-.Acuerdo 049 de 2000 (Mayo 5): Por el cual se desarrolla el Artículo 61 del Capítulo 7º de Conservación Documentos del Reglamento General de Archivos Sobre "Condiciones de Edificios y Locales destinados a Archivos". Bogotá, D.C., 2000..
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CONTINUACIÓN
CONDICIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
(NIVEL CENTRAL) ARCHIVO CENTRAL
Estantería
Altura: 2.20 m. Altura: 2.20 m.
Soporte de Peso (Bandejas): 100 kg./m.
Soporte de Peso (Bandejas): 100 kg./m.
Estantería
Longitud Estantería Total: < 100 m. Longitud Estantería Total: < 100 m.
Módulos Compuestos (Dos (2) Cuerpos) Módulos Compuestos (Dos (2) Cuerpos)
Módulos Estables (Parales, Tapas Laterales y Anclajes)
Módulos Estables (Parales, Tapas Laterales y Anclajes)
Altura Balda Superior: <180 cm. Altura Balda Superior: <180 cm.
Balda Inferior: Distancia - Piso: 10 cm. Balda Inferior: Distancia - Piso: 10 cm.
Baldas Distribuibles - Graduables Baldas Distribuibles - Graduables
Bordes y Ensambles Redondeados Bordes y Ensambles Redondeados
Cerramientos Superiores Libres Cerramientos Superiores Libres
Distribución de Estanterías
Estanterías Separadas de Muros Estanterías Separadas de Muros
Espacio Muros / Estantería: 20 cm. Espacio Muros / Estantería: 20 cm.
Espacio de Circulación Intermodular: 70 cm
Espacio de Circulación Intermodular: 70 cm
Corredor Central: 120 cm. Corredor Central: 120 cm.
Estanterías con Sistemas Visuales de Identificación Documental
Estanterías con Sistemas Visuales de Identificación Documental
Separadores Metálicos (Antideformación y Antideslizamiento)
Separadores Metálicos (Antideformación y Antideslizamiento)
Mobiliario de Oficina
Archivadores Verticales - Gabinetes - Armarios - Estantes - Repisas
Archivadores Verticales - Gabinetes - Armarios - Estantes - Repisas
Conservación Documental
Cajas X200 Preimpresas Cartón Corrugado (Resistencia 790 kg./m.)
Dimensiones: 27cm. x 21cm. x 40cm.
Cajas X200 Preimpresas Cartón Corrugado (Resistencia 790 kg./m.)
Dimensiones: 27cm. x 21cm. x 40cm.
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CONTINUACIÓN
CONDICIÓN ARCHIVO DE GESTIÓN
(NIVEL CENTRAL) ARCHIVO CENTRAL
Conservación Documental
Carpeta Preimpresa Cartón Kraft (Gramaje: 320gr – Dimensiones (Caras)
Anterior: 23cm. x 35cm. y Posterior: 23cm. x 36.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta Preimpresa Cartón Kraft (Gramaje: 320gr – Dimensiones (Caras)
Anterior: 23cm. x 35cm. y Posterior: 23cm. x 36.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Tapa Separada) Preimpresa Cartón Kraft (Gramaje: 600gr. - Dimensiones (Caras)
Anterior: 35 cm. x 26,5 cm. y Posterior: 36,5cm. x 26.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Tapa Separada) Preimpresa Cartón Kraft (Gramaje: 600gr. - Dimensiones (Caras)
Anterior: 35 cm. x 26,5 cm. y Posterior: 36,5cm. x 26.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Cuatro Alas) Preimpresa Propalcote (Gramaje: 320 gr. – Dimensiones (Tapas)
Apertura Vertical: 17cm. x 22cm., Apertura Horizontal: 22cm. x 34cm., Aleta (Apertura
Horizontal): 25cm. x 34cm., Base 22cm. x 34cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Cuatro Alas) Preimpresa de Propalcote (Gramaje: 320 gr. - Dimensiones: Tapa Apertura Vertical: 17cm. x 22cm., Tapa
Apertura Horizontal: 22cm. x 34cm., Aleta Tapa Apertura Horizontal: 25cm. x 34cm., Base
22cm. x 34cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Tapa Separada) Preimpresa Propalcote (Gramaje: 600 gr. - Dimensiones
(Tapas): Anterior: 35cm. x 26.5cm. y Posterior: 36.5cm. x 26.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Tapa Separada) Preimpresa Propalcote (Gramaje: 600 gr. - Dimensiones
(Tapas): Anterior: 35cm. x 26.5cm. y Posterior: 36.5cm. x 26.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Tapa Unida) Preimpresa Cartón Kraft (Gramaje: 600 gr – Dimensiones (Tapas):
Anterior: 35cm. x 26.5cm. y Posterior: 36.5cm. x 26.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Carpeta (Tapas Unidas) Preimpresa de Cartón Kraft (Gramaje: 600 gr - Dimensiones: Tapa Anterior: 35cm. x 26.5cm. y Tapa Posterior: 36.5cm. x 26.5cm. - Capacidad: 200 Folios
Condiciones Ambientales
Temperatura: 15°C - 20°C (Fluctuación Diaria: 4°C)
Temperatura: 15°C - 20°C (Fluctuación Diaria: 4°C)
Humedad Relativa: 45% - 60% (Fluctuación Diaria: 5%)
Humedad Relativa: 45% - 60% (Fluctuación Diaria: 5%)
Ventilación Ventilación: Caudal de Renovación Continua y
Permanente del Aire Ventilación: Caudal de Renovación Continua y
Permanente del Aire
Filtración de Aire
Filtración de Aire (Partículas Sólidas y Contaminantes Externos)
Filtración de Aire (Partículas Sólidas y Contaminantes Externos)
Iluminación
Radiación Lumínica: <=100 lux Radiación Lumínica: <=100 lux
Radiación Ultravioleta: 70 uw/lumen Radiación Ultravioleta: 70 uw/lumen
Iluminación Artificial: Luz Fluorescente (Regulación de Intensidad)
Iluminación Artificial: Luz Fluorescente (Regulación de Intensidad)
Atención de Desastres
Extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito Extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito
Extractores de Agua Extractores de Agua
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33..33..44 TTAABBLLAASS DDEE RREETTEENNCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
El Decreto 1382 de 199552, expedido por el Ministerio del Interior, a instancias del
Archivo General de la Nación -AGN-, ordenó a todos los Organismos Públicos del Orden
Nacional la presentación de las Tablas de Retención Documental -TRD-, instrumento de
carácter archivístico, que tiene como propósito lograr “la normalización de la gestión
documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las
entidades”53
33..33..55 PPRROOCCEESSOOSS DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
El PPrrooggrraammaa ddee GGeessttiióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de Gobierno, de acuerdo
con las disposiciones consagradas en la Ley 594 de 2000, y fundamentalmente con el
propósito de poder trascender la premisa reduccionista que considera la gestión de la
documentación como un simple conjunto de herramientas tecnológicas que permite
administrar soportes materiales que contienen información, enmarca la gestión de sus
documentos dentro del concepto de “Archivo Total”, comprendiendo un conjunto de
procesos relacionados entre sí que se desarrollan en las dependencias, tanto del Nivel
Central, como del Nivel Local, durante el desarrollo de las diferentes etapas del Ciclo
Vital de los documentos.
Desde esta perspectiva, el Programa de Gestión Documental, comprende los procesos
de Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Consulta, Organización, Conservación
y Disposición Final de Documentos, cada uno de los cuales se describe a continuación:
52 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA – MINISTERIO DEL INTERIOR. Decreto 1382 de 1995 (Agosto 18): Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones. Bogotá, D.C., 1995. 53 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-: Acuerdo 039 de 2002 (Octubre 12): Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000. Bogotá, D.C., 2002.
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33..33..55..11 PPrroodduucccciióónn ddee DDooccuummeennttooss
La PPrroodduucccciióónn ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual las dependencias de la
Secretaría Distrital de Gobierno, tanto las del Nivel Central, como las del Nivel local,
generan documentos en cumplimiento de las funciones que les han sido asignadas54.
Dicho proceso comprende el desarrollo de las siguientes actividades:
Cuadro No. 14: Producción de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
CCRREEAACCIIÓÓNN YY DDIISSEEÑÑOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE MMEEDDIIOOSS YY TTÉÉCCNNIICCAASS DDEE PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN EE IIMMPPRREESSIIÓÓNN
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN YY SSEELLEECCCCIIÓÓNN DDEE SSOOPPOORRTTEESS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE TTAAMMAAÑÑOOSS,, CCAALLIIDDAADD YY TTIIPPOOSS DDEE SSOOPPOORRTTEESS
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE UUSSOO YY FFIINNAALLIIDDAADD DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE CCRRIITTEERRIIOOSS DDEE DDIIPPLLOOMMÁÁTTIICCAA IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL 55
NNOORRMMAALLIIZZAACCIIÓÓNN DDEE LLAA PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDEEPPEENNDDEENNCCIIAASS PPRROODDUUCCTTOORRAASS
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE TTIIPPOOLLOOGGÍÍAASS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE DDIIRREECCTTRRIICCEESS DDEE RREEPPRROODDUUCCCCIIÓÓNN ((CCOOPPIIAASS))
CCOONNTTRROOLL DDEE LLAA PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN DDEE NNUUEEVVOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE LLAA PPEERRIIOODDIICCIIDDAADD DDEE LLAA PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
54 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas (1D-GAR-I3) - Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas (1D-GAR-I4) - Plan de Contingencia en el Manejo de Comunicaciones Oficiales (1D-GAR-I5). 55 La Diplomática Institucional hace referencia a la estandarización y normalización de criterios relacionados con la formalidad, imagen, características internas y externas, tipologías de fuentes, designación y autorización de firmas.
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33..33..55..22 RReecceeppcciióónn ddee DDooccuummeennttooss
La RReecceeppcciióónn ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual las dependencias de la
Secretaría Distrital de Gobierno, tanto las del Nivel Central, como las del Nivel local,
verifican y controlan la admisión de los documentos que son remitidos a la Entidad por
personas naturales o personas jurídicas56. Dicho proceso comprende el desarrollo de
las siguientes actividades:
Cuadro No. 15: Recepción Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE MMEEDDIIOOSS DDEE RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS ((MMEENNSSAAJJEERRÍÍAA,,
FFAAXX,, CCOORRRREEOO CCEERRTTIIFFIICCAADDOO,, CCOORRRREEOO EELLEECCTTRRÓÓNNIICCOO,, PPÁÁGGIINNAA WWEEBB,, EETTCC..))
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS OOFFIICCIIAALLEESS
VVEERRIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNFFRROONNTTAACCIIÓÓNN
((NNÚÚMMEERROO DDEE FFOOLLIIOOSS,, CCOOPPIIAASS,, AANNEEXXOOSS,, FFIIRRMMAASS))
RRAADDIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
AASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSEECCUUTTIIVVOO DDEE NNUUMMEERRAACCIIÓÓNN
RRAADDIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
IIMMPPRREESSIIÓÓNN DDEE RRÓÓTTUULLOO DDEE RRAADDIICCAACCIIÓÓNN
RRAADDIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREEGGIISSTTRROO IIMMPPRREESSOO EENN PPLLAANNIILLLLAASS DDEE RRAADDIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS OOFFIICCIIAALLEESS
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
VVEERRIIFFIICCAACCIIÓÓNN YY CCOONNFFRROONNTTAACCIIÓÓNN ((FFOOLLIIOOSS,, CCOOPPIIAASS,, AANNEEXXOOSS,, FFIIRRMMAASS))
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
CCOONNSSTTAANNCCIIAA DDEE RREECCEEPPCCIIÓÓNN
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
DDIILLIIGGEENNCCIIAAMMIIEENNTTOO DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN -- DDAATTOOSS57
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
CCOONNFFOORRMMAACCIIÓÓNN DDEELL CCOONNSSEECCUUTTIIVVOO DDEE CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS OOFFIICCIIAALLEESS EENNVVIIAADDAASS
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
EESSTTAABBLLEECCIIMMIIEENNTTOO DDEE CCOONNTTRROOLLEESS DDEE RREESSPPUUEESSTTAA58
56 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas (1D-GAR-I3) - Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas (1D-GAR-I4) - Plan de Contingencia en el Manejo de Comunicaciones Oficiales (1D-GAR-I5). 57 Remitente, Destinatario, Dependencia Competente, Número de Radicación, Funcionario Responsable del Trámite, Anexos, etc..
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33..33..55..33 DDiissttrriibbuucciióónn ddee DDooccuummeennttooss
La DDiissttrriibbuucciióónn ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual las dependencias de la
Secretaría Distrital de Gobierno, tanto las del Nivel Central, como las del Nivel local,
desarrollan actividades con el propósito de garantizar que los documentos remitidos a
la Entidad por las personas naturales o personas jurídicas lleguen de manera efectiva a
su destinatario, es decir, al funcionario que está revestido de la competencia para
poder asumir el desarrollo del trámite correspondiente59. Dicho proceso comprende el
desarrollo de las siguientes actividades:
Cuadro No. 16: Distribución de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EEXXTTEERRNNOOSS
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA DDEESSTTIINNAATTAARRIIAA // CCOOMMPPEETTEENNTTEE
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EEXXTTEERRNNOOSS
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLAASS CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS OOFFIICCIIAALLEESS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EEXXTTEERRNNOOSS
OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS ((BBUUZZOONNEESS OO CCAASSIILLLLEERROOSS))
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EEXXTTEERRNNOOSS
EENNRRUUTTAAMMIIEENNTTOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS -- DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA DDEESSTTIINNAATTAARRIIAA // CCOOMMPPEETTEENNTTEE
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EEXXTTEERRNNOOSS
RREEAASSIIGGNNAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS ((DDIIRREECCCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO IINNCCOORRRREECCTTOO))
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EEXXTTEERRNNOOSS
RREEGGIISSTTRROO DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE EENNTTRREEGGAA DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS RREECCIIBBIIDDOOSS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS IINNTTEERRNNOOSS
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA DDEESSTTIINNAATTAARRIIAA -- CCOOMMPPEETTEENNTTEE
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS IINNTTEERRNNOOSS
EENNRRUUTTAAMMIIEENNTTOO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS -- DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA DDEESSTTIINNAATTAARRIIAA // CCOOMMPPEETTEENNTTEE
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS IINNTTEERRNNOOSS
RREEGGIISSTTRROO DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE EENNTTRREEGGAA DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS IINNTTEERRNNOOSS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE MMEEDDIIOOSS DDEE DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN
58 Remitente, Destinatario, Dependencia Competente, Número de Radicación, Funcionario Responsable del Trámite, Anexos, etc.. 59 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Trámite de Comunicaciones Oficiales Internas (1D-GAR-I3) - Trámite de Comunicaciones Oficiales Externas (1D-GAR-I4) - Plan de Contingencia en el Manejo de Comunicaciones Oficiales (1D-GAR-I5).
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CONTINUACIÓN
PROCESO ACTIVIDAD
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
CCOONNTTRROOLL DDEELL CCUUMMPPLLIIMMIIEENNTTOO DDEE RREEQQUUIISSIITTOOSS DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
EEMMPPAAQQUUEE YY EEMMBBAALLAAJJEE
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
PPEESSAAJJEE YY PPOORRTTEEOO
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
CCOONNTTRROOLL DDEE GGUUÍÍAASS YY PPLLAANNIILLLLAASS DDEE EENNTTRREEGGAA
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
CCOONNTTRROOLL DDEE DDEEVVOOLLUUCCIIOONNEESS
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE MMEENNSSAAJJEERRÍÍAA EEXXTTEERRNNAA
DDIISSTTRRIIBBUUCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS EENNVVIIAADDOOSS
RREEGGIISSTTRROO DDEE CCOONNTTRROOLL DDEE EENNVVÍÍOO
33..33..55..44 TTrráámmiittee ddee DDooccuummeennttooss
El TTrráámmiittee ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual se define el curso de los
documentos que son objeto de trámites administrativos, desde el momento en que son
producidos y/o recepcionados por las diferentes dependencias de la Secretaría Distrital
de Gobierno, tanto del Nivel Central, como del Nivel Local, en cumplimiento de las
funciones que le han sido asignadas, hasta el momento en que éstas determinan la
disposición final de los mismos, es decir, su eliminación o conservación temporal o
permanente60. Dicho proceso comprende el desarrollo de las siguientes actividades:
Cuadro No. 17: Trámite de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
TTRRÁÁMMIITTEE DDEE
DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE
CCOONNFFRROONNTTAACCIIÓÓNN DDEE LLAA RRUUTTAA DDEELL TTRRÁÁMMIITTEE AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVOO
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE
DDIILLIIGGEENNCCIIAAMMIIEENNTTOO DDEE PPLLAANNIILLLLAA DDEE CCOONNTTRROOLL
60 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Organización y Administración de Archivos de Gestión (1D-GAR-I5).
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PROCESO ACTIVIDAD
TTRRÁÁMMIITTEE DDEE
DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEELL TTRRÁÁMMIITTEE
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE CCOOMMPPEETTEENNCCIIAA DDEE LLAASS DDEEPPEENNDDEENNCCIIAASS ((FFUUNNCCIIOONNEESS))
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE PPEERRIIOODDOOSS DDEE VVIIGGEENNCCIIAA
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE TTIIEEMMPPOO DDEE RREESSPPUUEESSTTAA
RREESSPPUUEESSTTAA DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE::
AANNÁÁLLIISSIISS DDEE AANNTTEECCEEDDEENNTTEESS
RREESSPPUUEESSTTAA DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE::
CCOOMMPPIILLAACCIIÓÓNN DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN
RREESSPPUUEESSTTAA DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE::
PPRROOYYEECCCCIIÓÓNN DDEE RREESSPPUUEESSTTAA
RREESSPPUUEESSTTAA DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE::
PPRREEPPAARRAACCIIÓÓNN DDEE RREESSPPUUEESSTTAA
RREESSPPUUEESSTTAA DDEE SSOOLLIICCIITTUUDD OO TTRRÁÁMMIITTEE::
TTRRÁÁMMIITTEESS DDEE PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS -- CCUULLMMIINNAACCIIÓÓNN DDEELL AASSUUNNTTOO
33..33..55..55 OOrrggaanniizzaacciióónn ddee DDooccuummeennttooss
La OOrrggaanniizzaacciióónn ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual las dependencias de la
Secretaría Distrital de Gobierno, tanto del Nivel Central, como del Nivel Local, en
cumplimiento de las funciones que les han sido asignadas, diseñan e implementan
acciones encaminadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos,
como parte integral de los procesos archivísticos que se ejecutan en la Entidad61. Dicho
proceso comprende el desarrollo de las siguientes actividades:
61 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Organización y Administración de Archivos de Gestión (1D-GAR-I5).
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Cuadro No. 18: Organización de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL62
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE UUNNIIDDAADDEESS AADDMMIINNIISSTTRRAATTIIVVAASS YY FFUUNNCCIIOONNAALLEESS
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
AAPPLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE TTAABBLLAA DDEE RREETTEENNCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL DDEE LLAA DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
AAPPLLIICCAACCIIÓÓNN DDEE TTAABBLLAA DDEE VVAALLOORRAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL DDEE LLAA DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
CCOONNFFOORRMMAACCIIÓÓNN DDEE SSEERRIIEESS YY SSUUBBSSEERRIIEESS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
IIDDEENNTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDEE TTIIPPOOSS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS ((TTRRDD YY//OO TTVVDD))
CCLLAASSIIFFIICCAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
CCOONNTTRROOLL EENN EELL TTRRAATTAAMMIIEENNTTOO YY OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
OORRDDEENNAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL63
RREELLAACCIIÓÓNN DDEE UUNNIIDDAADDEESS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS,, SSEERRIIEESS,, SSUUBBSSEERRIIEESS YY TTIIPPOOSS
OORRDDEENNAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
CCOONNFFOORRMMAACCIIÓÓNN YY AAPPEERRTTUURRAA DDEE EEXXPPEEDDIIEENNTTEESS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS
OORRDDEENNAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS SSIISSTTEEMMAASS DDEE OORRIIEENNTTAACCIIÓÓNN
OORRDDEENNAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE SSEERRIIEESS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS
OORRDDEENNAACCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
FFOOLLIIAACCIIÓÓNN
DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL64
AANNÁÁLLIISSIISS DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN YY EEXXTTRRAACCCCIIÓÓNN DDEE CCOONNTTEENNIIDDOOSS
DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
DDIISSEEÑÑOO DDEE IINNSSTTRRUUMMEENNTTOOSS DDEE RREECCUUPPEERRAACCIIÓÓNN
DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
AACCTTUUAALLIIZZAACCIIÓÓNN PPEERRMMAANNEENNTTEE DDEE IINNSSTTRRUUMMEENNTTOOSS DDEE RREECCUUPPEERRAACCIIÓÓNN
62 La Clasificación Documental es el Proceso Archivístico de Identificación y Establecimiento de Series - Agrupaciones Documentales (Fondo - Sección - Subsección). 63 La Ordenación Documental es el Proceso Archivístico de Ubicación Física de los Documentos en las Series. 64 La Descripción Documental es el Proceso de Análisis de Documentos de Archivo/Agrupaciones: Identificación, Localización Y Recuperación (Gestión O Investigación).
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33..33..55..66 CCoonnssuullttaa ddee DDooccuummeennttooss
La CCoonnssuullttaa ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual los servidores públicos de
las dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno, tanto del Nivel Central, como
del Nivel Local, los organismos de control, vigilancia e investigación, las entidades
del nivel distrital, departamental y nacional y la ciudadanía en general pueden
acceder y consultar los documentos que son producidos y/o recepcionados por la
Entidad en cumplimiento de sus funciones, con el propósito de conocer la información
que contienen65. Dicho proceso comprende el desarrollo de las siguientes actividades:
Cuadro No. 19: Consulta de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
CONSULTA DE DOCUMENTOS
FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSUULLTTAA
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE LLAA NNEECCEESSIIDDAADD YY PPRREECCIISSIIÓÓNN DDEE LLAA CCOONNSSUULLTTAA
FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSUULLTTAA
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE CCOOMMPPEETTEENNCCIIAA DDEE LLAA CCOONNSSUULLTTAA
FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSUULLTTAA
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN DDEE CCOONNDDIICCIIOONNEESS DDEE AACCCCEESSOO
FFOORRMMUULLAACCIIÓÓNN DDEE CCOONNSSUULLTTAA
CCOONNSSTTAATTAACCIIÓÓNN DDEE DDIISSPPOONNIIBBIILLIIDDAADD DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN ((RREESSTTRRIICCCCIIOONNEESS))
EESSTTRRAATTEEGGIIAA DDEE CCOONNSSUULLTTAA
DDIISSPPOONNIIBBIILLIIDDAADD DDEE EEXXPPEEDDIIEENNTTEESS
EESSTTRRAATTEEGGIIAA DDEE CCOONNSSUULLTTAA
DDIISSPPOONNIIBBIILLIIDDAADD DDEE FFUUEENNTTEESS DDEE IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN
EESSTTRRAATTEEGGIIAA DDEE CCOONNSSUULLTTAA
EESSTTAABBLLEECCIIMMIIEENNTTOO DDEE HHEERRRRAAMMIIEENNTTAASS DDEE CCOONNSSUULLTTAA
EESSTTRRAATTEEGGIIAA DDEE CCOONNSSUULLTTAA
UUBBIICCAACCIIÓÓNN DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREESSPPUUEESSTTAA DDEE LLAA CCOONNSSUULLTTAA
AATTEENNCCIIÓÓNN YY SSEERRVVIICCIIOO DDEE LLOOSS UUSSUUAARRIIOOSS
65 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Préstamo y Consulta de los Documentos de los Archivos de Gestión Intermedio de las Alcaldías Locales del Distrito (1D-GAR-I12) - Atención de Usuarios del Archivo Central de la Secretaría Distrital de Gobierno (1D-GAR-I13).
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CONTINUACIÓN
PROCESO ACTIVIDAD
CONSULTA DE DOCUMENTOS
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
IINNFFRRAAEESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS DDEE AARRCCHHIIVVOO
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
SSIISSTTEEMMAA DDEE RREEGGIISSTTRROO YY CCOONNTTRROOLL DDEE PPRRÉÉSSTTAAMMOO DDEE LLOOSS DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREEGGIISSTTRROO DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
IIMMPPLLAANNTTAACCIIÓÓNN DDEE MMEEDDIIOOSS MMAANNUUAALLEESS OO AAUUTTOOMMÁÁTTIICCOOSS DDEE LLOOCCAALLIIZZAACCIIÓÓNN
33..33..55..77 CCoonnsseerrvvaacciióónn ddee DDooccuummeennttooss
La CCoonnsseerrvvaacciióónn ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual las dependencias de la
Secretaría Distrital de Gobierno, tanto del Nivel Central, como del Nivel Local, adoptan
e implementan medidas preventivas o correctivas con el propósito de garantizar la
integridad física y funcional de los documentos que produce y/o recepciona la Entidad
en cumplimiento de sus funciones66. Dicho proceso comprende el desarrollo de las
siguientes actividades:
Cuadro No. 20: Conservación de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN DDEE
DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
DDIIAAGGNNÓÓSSTTIICCOO IINNTTEEGGRRAALL
SSEENNSSIIBBIILLIIZZAACCIIÓÓNN YY TTOOMMAA DDEE DDEECCIISSIIOONNEESS
PPRREEVVEENNCCIIÓÓNN YY AATTEENNCCIIÓÓNN DDEE DDEESSAASSTTRREESS
66 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Organización y Administración de Archivos de Gestión (1D-GAR-I5) - Recepción, Verificación y Ubicación de las Transferencias Primarias (1D-GAR-I6) - Destrucción Física de Documentos (1D-GAR-I7) - Disposición Final de Documentos (1D-GAR-I8).
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CONTINUACIÓN
PROCESO ACTIVIDAD
CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN DDEE
DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
IINNSSPPEECCCCIIÓÓNN YY MMAANNTTEENNIIMMIIEENNTTOO DDEE IINNSSTTAALLAACCIIOONNEESS
MMOONNIITTOORREEOO YY CCOONNTTRROOLL DDEE CCOONNDDIICCIIOONNEESS AAMMBBIIEENNTTAALLEESS
LLIIMMPPIIEEZZAA DDEE ÁÁRREEAASS YY DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
CCOONNTTRROOLL DDEE PPLLAAGGAASS
PPRROODDUUCCCCIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL YY MMAANNEEJJOO DDEE CCOOMMUUNNIICCAACCIIOONNEESS OOFFIICCIIAALLEESS
DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE EESSPPAACCIIOOSS,, ÁÁRREEAASS LLOOCCAATTIIVVAASS,, MMOOBBIILLIIAARRIIOO,, EEQQUUIIPPOOSS YY
UUNNIIDDAADDEESS DDEE CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN YY AALLMMAACCEENNAAMMIIEENNTTOO
RREEPPRROODDUUCCCCIIÓÓNN YY//OO DDIIGGIITTAALLIIZZAACCIIÓÓNN
IINNTTEERRVVEENNCCIIOONNEESS DDEE PPRRIIMMEERROOSS AAUUXXIILLIIOOSS
EESSTTAABBLLEECCIIMMIIEENNTTOO DDEE MMEEDDIIDDAASS PPRREEVVEENNTTIIVVAASS
IIMMPPLLAANNTTAACCIIÓÓNN DDEE PPLLAANNEESS DDEE CCOONNTTIINNGGEENNCCIIAA
AASSEEGGUURRAAMMIIEENNTTOO DDEE LLAA IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN
((DDEETTEERRMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE MMEEDDIIOOSS YY SSOOPPOORRTTEESS))
33..33..55..88 DDiissppoossiicciióónn FFiinnaall ddee DDooccuummeennttooss
La DDiissppoossiicciióónn FFiinnaall ddee DDooccuummeennttooss es el proceso mediante el cual las dependencias
de la Secretaría Distrital de Gobierno tanto del Nivel Central, como del Nivel Local,
seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con el propósito de
poder determinar si son objeto de conservación temporal, permanente o eliminación,
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conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental -TRD- de la Entidad67.
Dicho proceso comprende el desarrollo de las siguientes actividades:
Cuadro No. 21: Trámite de Documentos - Actividades
PROCESO ACTIVIDAD
TTRRÁÁMMIITTEE DDEE
DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN TTOOTTAALL DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE TTRRAANNSSFFEERREENNCCIIAASS DDOOCCUUMMEENNTTAALLEESS SSEECCUUNNDDAARRIIAASS
CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN TTOOTTAALL DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
OORRGGAANNIIZZAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS:: CCOONNSSUULLTTAA DDEE UUSSUUAARRIIOOSS
CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN TTOOTTAALL DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
CCOONNSSEERRVVAACCIIÓÓNN YY PPRREESSEERRVVAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
EELLIIMMIINNAACCIIÓÓNN DDEE DDOOCCUUMMEENNTTOOSS
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IINNTTEEGGRRAALL DDEELL PPRROOGGRRAAMMAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL
El CCeennttrroo ddee DDooccuummeennttaacciióónn ee IInnffoorrmmaacciióónn --CCDDII-- de la Secretaría Distrital es un área
especializada, propia del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo -SIGA,
perteneciente a la Dirección Administrativa que surge como resultado de la necesidad
de poder dar cumplimiento a las directrices dadas por el Archivo General de la Nación -
67 Consultar: Sistema Integrado de Gestión -SIG- (Intranet): Recepción, Verificación y Ubicación de las Transferencias Primarias (1D-GAR-I6) - Destrucción Física de Documentos (1D-GAR-I7) - Disposición Final de Documentos (1D-GAR-I8).
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AGN- en relación con la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades
públicas68.
En este sentido, es importante señalar que el Centro de Documentación e Información -
CDI- es el área especializada que tiene a su cargo la gestión centralizada y normalizada
de la recepción, registro, radicación, digitalización y distribución de las comunicaciones
oficiales derivadas de la gestión de la Secretaría Distrital de Gobierno, contribuyendo
de esta manera con la articulación, consolidación y fortalecimiento del Programa de
Gestión Documental y los Programas de Conservación Documental de la Entidad.
En relación con el funcionamiento del Centro de Documentación e Información -CDI- es
necesario tener presente que, si bien es cierto, se trata de un área que gestiona de
manera centralizada el trámite de las comunicaciones oficiales, es igualmente cierto
que, en concordancia con el carácter misional, funcional y estructural de la Secretaría
Distrital de Gobierno, tiene en funcionamiento puntos descentralizados de recepción
de correspondencia ubicados en las veinte (20) localidades del Distrito Capital, hecho
que bien vale la pena mencionar, no afecta en ningún momento la posibilidad de
propender por el control y normalización unificado de la correspondencia.
Complementando lo anteriormente expuesto, es importante mencionar que el Centro
de Documentación e Información -CDI-, actualmente tiene la posibilidad de contar, por
una parte, con talento humano suficiente y debidamente capacitado; y por otro lado,
con los medios necesarios para garantizar la recepción, el envío, el monitoreo y el
control del trámite de las comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería
interna y externa, fax, correo electrónico u otros medios que le permiten afrontar el
creciente desafío de mejorar continuamente, ofreciendo una respuesta en términos de
oportunidad, eficiencia técnica, y fundamentalmente en términos de calidad.
68 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN-. Acuerdo 060 de 2001 (Octubre 30): Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Bogotá, D.C., 2001.
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Anexo No. 1: Conceptualización de Documento: Perspectivas
PERSPECTIVA CONCEPTO FUENTE / AÑO
LINGÜÍSTICA (GENERAL)
Doctrina o enseñanza con que se procura instruir a alguno en cualquiera materia, y principalmente se toma por el aviso u consejo que se le da, para que no incurra en algún yerro u defecto.
Diccionario de Autoridades (1732)
Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos… Escrito en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo.
Diccionario de la Real Academia Española (1970)
Testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia…. Escrito que sirve para justificar o acreditar algo.
Diccionario de Uso del Español de María Moliner (1973)
Escrito digno de conservarse por su interés para la cultura, la civilización, el conocimiento de la Historia, o para salvaguardar el buen derecho. Documento es igualmente cualquier objeto u obra de cuya observación puedan derivarse dichos fines.
Antonio Matilla Tascón (1960)
Conocimiento susceptible de ser utilizado como objeto de estudio, o prueba de una proposición, presentado sobre un soporte material de cualquier naturaleza y forma.
Vicenta Cortés Alonso (1980)
Un documento es una cosa -en sentido físico, corporal- que «docet», es decir, que enseña, que hace conocer.
Rafael Núñez-Lagos (1950)
Es un objeto corporal, producto de la actividad humana que queda en él reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representación de un hecho ajeno a él.
Luis Núñez Contreras (1981)
[…] cualquier cosa que nos dé noticia de algo que haya sucedido en el pasado próximo o más distante. Vale entonces por documento un pliego escrito, una piedra tallada, una grabación, una película de cine, etcétera. En ese sentido amplio, el concepto de documento puede identificarse con el concepto de fuente de conocimiento e información.
Alberto Tamayo Machuca (1996)
Todo testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información.
Theodore R. Schellenberg (1961) Olga Gallego y Pedro López (1989)
Vicenta Cortés Alonso (1982)
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CONTINUACIÓN
PERSPECTIVA CONCEPTO FUENTE / AÑO
LINGÜÍSTICA (GENERAL)
(CONTINUACIÓN)
Toda supervivencia espiritual o material de la actividad humana capaz de representar un hecho
Antonio C. Floriano Cumbreño (1946)
Un soporte portador de un mensaje emitido con intención comunicativa y potencialmente informativo para el receptor.
Blanca Rodríguez Bravo (2002)
DIPLOMÁTICA
Es un testimonio escrito que tiene, a la vez, un carácter histórico-jurídico, una forma de redacción determinada y no está destinado directamente a dar fe de la veracidad de un hecho o constituir una prueba del mismo sino más bien a garantizar la adecuada transmisión de un hecho, de un mensaje, de una voluntad..., conforme a su naturaleza y a la categoría exigida por la administración o por la ley.
Juan Carlos Galende Díaz y Mariano García Ruipérez (2003)
La testimonianza scritta di un fatto o azione di natura storica-giuridica, compilato con l’osservanza di determinate forme, classificato in definitive nomenclature che ne determinano i canoni distintivi nelle forme suddete, destinate a dare alla testimonianza stessa fede e forza di prova
Jole Mazzoleni (1960)
La evidencia que se produce sobre un soporte (papel, cinta magnética, disco, lámina, etc.) por medio de un instrumento de escritura (lápiz, lapicera, máquina de escribir, impresora, etc.) o de un aparato que graba imágenes, datos o voces… Cualquier documento escrito, desde el punto de vista diplomático, contiene información transmitida o detallada por medio de reglas de representación que son en sí mismas evidencia de la tentativa de transportar información: fórmulas, estilo burocrático y literario, lenguaje especializado, técnicas de entrevista y cosas por el estilo. Estas reglas, que se suelen denominar formas, reflejan estructuras políticas, legales, administrativas y económicas así como cultura, hábitos y mitos, y constituyen una parte integrante del documento escrito porque formulan o determinan las ideas o los hechos que preferimos para que sean el contenido de los documentos.
Luciana Duranti (1996)
La materialización por escrito de un acto o de un negocio, en virtud del cual se crea, se modifica o se extingue una determinada situación jurídica.
Alberto Tamayo Machuca (1996)
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CONTINUACIÓN
PERSPECTIVA CONCEPTO FUENTE / AÑO
DIPLOMÁTICA
(CONTINUACIÓN)
La supervivencia escrita que perpetúa hechos de naturaleza estrictamente jurídica, y que, formulada o redactada sin intencionalidad histórica, sirve no obstante a la Historia como fuente primordial o directa.
Antonio C. Floriano Cumbreño (1946)
[…] cualquier testimonio escrito sobre un hecho de naturaleza jurídica, en el que concurren determinadas y especiales formalidades -variables según las circunstancias de persona, lugar, tiempo y materia- dándole fuerza de prueba.
Teodoro von Sickel
Testimonio escrito, grabado, etc. en cualquier tipo de soporte, de naturaleza varia, revestido de una serie de formalidades extrínseca e intrínsecas y de las garantías necesarias para dar valor y credibilidad: jurídica, administrativa, histórica..., tanto al mensaje, contenido y texto de que es portador, como al propio soporte documental.
Ángel Riesco Terrero (2003)
HISTÓRICA – JURÍDICA
Documento histórico puede entendido como cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho, pero careciendo de forma y fuerza legales
Tomás Marín Martínez; José Manuel Ruiz Asencio; Ángel Riesco Terrero; y
José Trenchs Odena (1997)
El documento jurídico es cualquier testimonio escrito, legalmente válido, destinado a ser prueba jurídica de un hecho… Documento notarial, la configuración escrita (scriptura: conscriptio), y como tal formalmente determinada, de una actuación jurídicamente relevante (negotium: actio)», realizada por el notario, persona legalmente establecida para tal cometido.
José Bono Huerta (1985)
ADMINISTRATIVA
Aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente -con foliación o paginación- y que acredita, mediante escritura o cualquier signo -fotografía, dibujo-, una idea, un pensamiento o una realización humana, o incluso una situación o aspecto de la naturaleza. Con fórmula más breve podríamos decir también que el documento es un soporte continente información apto para ser incorporado a un expediente.
Francisco González Navarro (1972)
[…] aquellas cosas que directamente revelan o acreditan hechos jurídicos, y que, por su índole, pueden ser directamente incorporados a un expediente, protocolo o registro
José Morán del Casero (1968)
[…] soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
Ministerio de Administración Pública (1994)
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22..11 FFOORRMMAATTOOSS GGEENNEERRAALLEESS
n el PPrroocceessoo ddee PPrroodduucccciióónn DDooccuummeennttaall de la Secretaría Distrital de Gobierno se
utilizan una serie de Formatos Generales para la elaboración de los documentos
que se generan en cumplimiento de la misión institucional, los cuales han sido
diseñados y adaptados, teniendo como marco de referencia general la Norma
Técnica Colombiana NTC 3393 de 1996 (Agosto 21)69. Dichos Formatos se presentan a
continuación:
69 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN, ICONTEC. Norma Técnica Colombiana NTC 3393 de 1996: Documentación – Elaboración de Cartas Comerciales. Primera Actualización del Consejo Directivo (Agosto 21). Bogotá, D.C., 1996.
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2.1.1 MEMORANDO
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22..11..11..22 OOrriieennttaacciioonneess GGeenneerraalleess -- DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo
Cuadro No. 22: Memorando: Orientaciones Generales - Diligenciamiento
ÍTEM DESCRIPCIÓN
DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL
El MMeemmoorraannddoo es una comunicación escrita de carácter interno que se utiliza con el propósito fundamental de establecer comunicación con los empleados de la Secretaría Distrital de Gobierno sobre aspectos que están relacionados con la gestión y quehacer institucional. El Memorando se usa básicamente para transmitir decisiones, orientaciones, informaciones o solicitudes. En la elaboración de dicha comunicación se deben tener presentes, entre otros, los siguientes aspectos: a) Soporte de Producción: Papel y/o Medio Magnético; b) Especificaciones del Papel: Tipo: Bond y Tamaño: Carta; y c) Espacio: Sencillo.
MÁRGENES
Superior: 3 cm. Izquierdo: 3 cm. Inferior: 2,5 cm. Derecho: 2,5 cm.
PAGINACIÓN
El número de página se escribe a una distancia que oscila entre DOS (2) y TRES (3) centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De DOS (2) a CUATRO (4) interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).
ENCABEZADO
TÍTULO
LUGAR DE ELABORACIÓN
DATOS DEL DESTINATARIO
Seguido de DOS (2) tabulaciones se escribe en mayúscula sostenida el/los Nombre(s) y Apellidos del/la funcionario(a) a quien va dirigido el Memorando; y en la línea siguiente el Cargo correspondiente.
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PPaaggiinnaacciióónn::
El número de página se escribe a una distancia que oscila entre DOS (2) o TRES (3)
centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De DOS (2) a
CUATRO (4) interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de
la(s) página(s) subsiguiente(s).
EEssttrruuccttuurraa::
Encabezado: Logotipo de la Secretaría Distrital de Gobierno.
Título: El Título se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla
“MEMORANDO”.
Ciudad: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir el nombre de la
ciudad.
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Datos del Destinatario: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir en
mayúsculas sostenidas el nombre completo del funcionario a quien va
dirigido. En la línea siguiente se debe escribir el cargo.
De: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir en mayúsculas el
nombre de la dependencia productora.
Asunto: Constituye la síntesis del tema del memorando. Seguido de DOS (2)
tabulaciones se debe escribir en máximo SEIS (6) palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar.
Texto: Se escribe a UNA (1) línea entre renglones y a DOS (2) entre párrafos.
Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés;
omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
Datos del Remitente: Nombre(s) y Apellido(s) en mayúsculas sostenidas, sin
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial.
Anexo(s) – Opcional: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
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2.1.2 OFICIO
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22..11..22..22 OOrriieennttaacciioonneess GGeenneerraalleess -- DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo
El MMeemmoorraannddoo es una comunicación escrita de carácter interno que se utiliza con el
propósito de establecer comunicación entre todos los empleados de la Secretaría
Distrital de Gobierno (transmitir información, dar orientaciones, señalar pautas y
hacer solicitudes y aclaraciones, entre otras), independientemente de su nivel o
jerarquía, conforme a la aplicación de los principios de simplificación administrativa
y racionalización de recursos. Dicha comunicación debe ser elaborada en papel
bond tamaño carta a espacio sencillo.
MMáárrggeenneess::
Superior: 3 cm.
Izquierdo: 3 cm.
Inferior: 2.5 cm.
Derecho: 2.5 cm.
PPaaggiinnaacciióónn::
El número de página se escribe a una distancia que oscila entre DOS (2) o TRES (3)
centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De DOS (2) a
CUATRO (4) interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de
la(s) página(s) subsiguiente(s).
EEssttrruuccttuurraa::
Encabezado: Logotipo de la Secretaría Distrital de Gobierno.
Título: El Título se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla
“MEMORANDO”.
Ciudad: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir el nombre de la
ciudad.
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Datos del Destinatario: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir en
mayúsculas sostenidas el nombre completo del funcionario a quien va
dirigido. En la línea siguiente se debe escribir el cargo.
De: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir en mayúsculas el
nombre de la dependencia productora.
Asunto: Constituye la síntesis del tema del memorando. Seguido de DOS (2)
tabulaciones se debe escribir en máximo SEIS (6) palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar.
Texto: Se escribe a UNA (1) línea entre renglones y a DOS (2) entre párrafos.
Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés;
omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
Datos del Remitente: Nombre(s) y Apellido(s) en mayúsculas sostenidas, sin
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial.
Anexo(s) – Opcional: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
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2.1.3 ACTA
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22..11..33..22 OOrriieennttaacciioonneess GGeenneerraalleess -- DDiilliiggeenncciiaammiieennttoo
El MMeemmoorraannddoo es una comunicación escrita de carácter interno que se utiliza con el
propósito de establecer comunicación entre todos los empleados de la Secretaría
Distrital de Gobierno (transmitir información, dar orientaciones, señalar pautas y
hacer solicitudes y aclaraciones, entre otras), independientemente de su nivel o
jerarquía, conforme a la aplicación de los principios de simplificación administrativa
y racionalización de recursos. Dicha comunicación debe ser elaborada en papel
bond tamaño carta a espacio sencillo.
MMáárrggeenneess::
Superior: 3 cm.
Izquierdo: 3 cm.
Inferior: 2.5 cm.
Derecho: 2.5 cm.
PPaaggiinnaacciióónn::
El número de página se escribe a una distancia que oscila entre DOS (2) o TRES (3)
centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De DOS (2) a
CUATRO (4) interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de
la(s) página(s) subsiguiente(s).
EEssttrruuccttuurraa::
Encabezado: Logotipo de la Secretaría Distrital de Gobierno.
Título: El Título se coloca con mayúscula sostenida, centrado y con negrilla
“MEMORANDO”.
Ciudad: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir el nombre de la
ciudad.
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Datos del Destinatario: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir en
mayúsculas sostenidas el nombre completo del funcionario a quien va
dirigido. En la línea siguiente se debe escribir el cargo.
De: Seguido de DOS (2) tabulaciones se debe escribir en mayúsculas el
nombre de la dependencia productora.
Asunto: Constituye la síntesis del tema del memorando. Seguido de DOS (2)
tabulaciones se debe escribir en máximo SEIS (6) palabras, con mayúscula
inicial y sin subrayar.
Texto: Se escribe a UNA (1) línea entre renglones y a DOS (2) entre párrafos.
Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés;
omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.
Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
Datos del Remitente: Nombre(s) y Apellido(s) en mayúsculas sostenidas, sin
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial.
Anexo(s) – Opcional: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
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