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PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL A LA GESTIÓN CÓDIGO GIPD01

PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO DE CONTROL INSTITUCIONAL VERSIÓN 2

ELABORÓ:Profesional Oficina de Control InternoProfesional Oficina Asesora de Planeación

REVISÓ:Jefe Oficina de Control InternoJefe Oficina Asesora de Planeación

APROBÓ:Jefe Oficina de Control Interno

FECHA:

05/08/2014

FECHA:

05/08/2014

FECHA:

05/08/2014

OBJETIVO

Definir, programar y realizar las actividades de seguimiento independiente y objetivo a los requerimientos, recomendaciones y observaciones generadas por los organismos de control externos; mediante la verificación de acciones correctivas, no conformidades, producto no conforme y/o acciones de mejora contenidas en los planes de mejoramiento internos y externos, la elaboración y presentación de los respectivos informes de seguimiento, de acuerdo al programa anual institucional, los respectivos cronogramas y calendarios de presentación de informes, siguiendo para el efecto los métodos y procedimientos prescritos por dichos organismos, con el fin de que las acciones derivadas de la evaluación han implementado de manera eficaz y eficiente e informar con oportunidad a la Alta Dirección.

ALCANCEInicia con la compilación de información de los diferentes planes, programas, proyectos y procesos de la entidad. Continúa con el seguimiento y verificaciones periódicas al cumplimiento de objetivos, metas y resultados esperados; los hallazgos de la Contraloría establecidos en el plan de mejoramiento. Finaliza con la elaboración y presentación de los informes de seguimiento remitidos a las distintas instancias competentes internas y externas

AMBITO DE APLICACIÓN:

Este procedimiento aplica a toda la operación de la Superintendencia Nacional de Salud, en consecuencia aplica a todos los procesos de la Entidad.

DEFINICIONES

Control Interno: Es un medio concebido para asistir al gerente y a toda la organización en el empeño de cumplir plenamente los objetivos institucionales. El Control Interno puede verse también como un proceso, un conjunto de acciones positivas que ejecutadas por todos los recursos humanos de la organización, facilitan un adecuado desempeño institucional.

Control Interno Contable: Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas financiera y contable, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin

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DEFINICIONESde lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el PGCP(Resolución 048 de 2004).

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier otra información, que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Pueden ser de carácter cualitativo o cuantitativo.

Hallazgo de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

Informe de seguimiento: Es aquel que verifica que las acciones derivadas de las evaluaciones y de las auditorías internas sean implementadas de manera eficiente y eficaz

Modelo Estándar de Control Interno- MECI: Estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran. El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables al Sistema Integrado de Gestión, que no permiten alcanzar los objetivos de calidad. (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, 2004 NTCGP 1000: 2004)

Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Seguimiento: El seguimiento se define como un proceso por el cual la Oficina de Control Interno determina la adecuación, eficacia y oportunidad de las medidas tomadas por la Alta Dirección con relación a las observaciones y recomendaciones del trabajo informadas.

Sistema Integrado de Gestión (SIG): Es el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos

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DEFINICIONESorientados a garantizar un desempeño institucional articulado y armónico que busque de manera constatable la satisfacción de los grupos de interés.

El SIG se encuentra conformado por los siguientes subsistemas: Gestión de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI), Gestión Ambiental (SGA), Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST), Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), Gestión Documental (SGD) y Responsabilidad Social (SRS).

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. NTCGP 1000:2004

NORMASREQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado”

Artículo 12º.- Funciones de los auditores internos. Serán funciones del asesor, coordinador, auditor interno o similar las siguientes:

c) Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial, que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.d) Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;e) Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesariosf) Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin

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que se obtengan los resultados esperadosDirectiva Presidencial 02 de 1994 Asunto: Desarrollo de la función de control interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional

Apartado de Mecanismos e instrumentos de Seguimiento y Reporte:“Con respecto a este punto lo que es importante destacar es que, para que sea útil, el seguimiento y el reporte deben tener un ciclo inferior al periodo definido para la obtención de resultados en el proceso objeto de control...”

Decreto 1737 de 1998 "por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del Tesoro Público."

Artículo 22º.- Las oficinas de Control Interno y Control Interno Disciplinario verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de las entidades, entre sus organismos respectivos, y a los organismos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de esas disposiciones y las acciones que se deben tomas al respecto.

En todo caso será responsabilidad de los secretarios generales, o quien haga sus veces, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas.

Decreto 2145 de 1999 "por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones"

Artículo 8º.- Evaluadores. Son los encargados de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía del Sistema de Control Interno, con el fin de recomendar las mejoras pertinentes.a. La Contraloría General de la República y las Contralorías

Departamentales y Municipales, por atribución constitucional y legal les corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos públicos en su respectiva jurisdicción, para lo cual podrá tomar como referente principal el informe de evaluación del Sistema de Control Interno, elaborado por la Oficina respectiva o quien haga sus veces;

b. Auditoría General de la República: A quien corresponde evaluar la

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gestión de los órganos de control fiscal en el ámbito nacional y territorial;c. El Departamento Nacional de Planeación, mediante el Sistema

Nacional de Evaluación de Gestión de Resultados Sinergia y su herramienta Plan Indicativo, consolida las realizaciones de cada organismo en materia de inversión, con el propósito de evaluar la ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo;

d. La Procuraduría General de la Nación velará por el ejercicio diligente y eficiente de la administración pública ejerciendo la función preventiva y control de gestión;

e. Las Oficinas de Coordinación del Control Interno o quien haga sus veces de las entidades y organismos del sector público, verifican la efectividad de los sistemas de control interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana.

Corresponde a estas oficinas presentar antes del 30 de enero de cada año el informe ejecutivo anual del Sistema al representante legal de la entidad, quien a su vez lo remitirá al Consejo Asesor en esta materia, en los términos del literal c) del artículo 5 del presente Decreto.Los Jefes de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de las entidades adscritas o vinculadas, también deberán presentar el mencionado informe a sus respectivas juntas o Consejos Directivos, así como a los responsables de la orientación y coordinación de los sectores administrativos.Artículo 21º.- Sistemas de Información Institucional. El Sistema Nacional de Control Interno como instancia de articulación, tendrá como base para su funcionamiento, entre otros, al Sistema Nacional de Evaluación de Resultados Sinergia, el Sistema Nacional de Contabilidad Pública, el

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Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema General de Información Administrativa, los cuales deben fundamentarse en criterios de confiabilidad e integridad.

Directiva Presidencial No. 04 de 2000 Asunto: Del control interno en el marco de la Política de Lucha contra la Corrupción y nombramiento de los jefes de control interno del nivel nacional.

Por otra parte, con el fin de fortalecer la unidad básica del Sistema Nacional de Control Interno, se reestructuró el Departamento Administrativo de la Función Pública mediante el Decreto 1677 de septiembre 1º de 2000, dentro del cual se creó la Dirección de Políticas de Control Interno Estatal y Racionalización de Trámites, con las siguientes funciones, entre otras:

…Realizar en forma selectiva el monitoreo de los Sistemas de Control Interno de las entidades del Estado y formular las recomendaciones pertinentes.“…De igual manera, se reitera la obligación de dar cumplimiento e implementar las políticas y estrategias generadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupción y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, así como la aplicación de las herramientas para la transformación de la Administración Pública, cuyo seguimiento está a cargo de los Jefes de Control Interno…”

Resolución 5289 de 2001 -Contraloría General de la República - CGR "Por la cual se reglamenta la Rendición de Cuenta, su Revisión y se unifica la Información que se presenta a la Contraloría General de la República."

CAPITULO II.DE LA REVISIÓN DEL INFORME SOBRE LA AUSTERIDAD Y EFICIENCIA DELGASTO PÚBLICO Y SU RESULTADO.Artículo 43. REVISIÓN. La revisión sobre el informe sobre la austeridad y eficiencia del gastopúblico se efectuará de manera selectiva y a través de las diferentes modalidades de auditoría que haadoptado la Contraloría General de la República dentro del marco de la Auditoría Gubernamentalcon Enfoque Integral.

Parágrafo. La revisión de la información de las entidades que se encuentren

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incluidas en elPlan General de Auditoría, PGA, la efectuará el equipo auditor. Para las que no se encuentrenprogramadas, se realizará mediante un análisis del informe y de encontrarse hechos que lo ameritense conformará un equipo que realice pruebas de verificación de la información.

Artículo 44. RESULTADO. La Contraloría General de la República se pronunciará en elInforme de auditoría sobre: cumplimiento de las disposiciones; gestión de los administradores y elseguimiento realizado por la Oficina de Control Interno y Oficina de Control Interno Disciplinario,en relación con la austeridad y eficiencia del gasto público.

Respecto a las entidades no programadas en el PGA, los Contralores Delegados, con base en elanálisis selectivo, definirán si hay lugar a emitir un Informe Especial.

Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicio”

Articulo No. 3 Parágrafo. Este Sistema es complementario a los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo establecidos por la Ley 489 de 1998.

Numeral 5.5 los roles y responsabilidades de la Oficina de Control Interno, en tanto señala que es responsable de realizar la evaluación independiente al Sistema de Control Interno y a la gestión de la entidad pública, así como del seguimiento al plan de mejoramiento institucional, de tal manera que debe generar las recomendaciones correspondientes y asesorar a la Alta Dirección para su puesta en marcha.

Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”

Artículo. 39. Obligación de evaluar. “El jefe de Control Interno o quien haga sus veces en las entidades u organismos a los cuales se los aplica la presente ley, tendrá la obligación de remitir las evaluaciones de gestión de cada una de las dependencias, con el fin de que sean tomadas como

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criterio para la evaluación de los empleados, aspecto sobre el cual hará seguimiento para verificar su estricto cumplimiento”.

Decreto 4110 de 2004 “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública” modificado por el Decreto 4485 de 2009 “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.”

Artículo 3°.Como mecanismo para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad, cada entidad con fundamento en el literal h del artículo 4° de la Ley 872 de 2003, deberá diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.

Los procesos que revisten mayor importancia para los usuarios deberán estar permanentemente publicados en las respectivas páginas Web de los organismos y entidades, o en cualquier otro medio de divulgación, informando sus resultados a través de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad.

el Decreto 943 de 2014 “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno-MECI”

Proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo y aunque promueve una estructura uniforme, puede ser adaptada a las necesidades específicas de cada entidad a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran.

El MECI concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad, como responsables del control en el ejercicio de sus actividades; busca garantizar razonablemente el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; a su vez, persigue la coordinación de las acciones, la fluidez de la información y comunicación, anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional

Circular N.º 3 de 2005 Asunto: lineamientos generales para la “La Oficina de Control Interno, asumiendo su rol evaluador independiente, Pág. 8 de 27

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=11232#0




implementación del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI 1000:2005

deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la misma”.

Circular N.° 6 de 2005 "Asunto: Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del Estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública NTCGP 1000:2004" –Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP

En el numeral 3 dice que la Oficina de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deberá realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad conforme al plan de acción que haya establecido previamente.

Decreto 3622 de 2005 "Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo Cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo."

Artículo 15. Seguimiento. El jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en las entidadesadscritas y vinculadas a los Ministerios o Departamentos Administrativos realizará trimestralmente elseguimiento al plan sectorial de Desarrollo Administrativo y reportará dicha información al SecretarioGeneral o Subdirector de Ministerio o Departamento Administrativo para el seguimiento integral del planSectorial.

Artículo 16. Evaluación. El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces en las entidadesadscritas y vinculadas a los Ministerios o Departamentos Administrativos realizará la evaluación al PlanInstitucional de Desarrollo Administrativo y reportará dicha información al Secretario General oSubdirector de Ministerio o Departamento Administrativo para la evaluación integral del plan Sectorial deDesarrollo Administrativo.

Decreto 153 de 2007 “Por el cual se modifica la fecha de entrega del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno.”

Artículo 2°. A partir del año 2008, la copia del Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno, deberá presentarse antes del 28 de febrero.

Circular No. 012 de 2007 Asunto: Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor

Definir la información que debe contener el reporte sobre “Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software” a presentar por los

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sobre programas de computador (software) -Dirección Nacional de Derecho de Autor.

Jefes de Control Interno en virtud de lo solicitado por la Circular 04 de 2006, expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.El informe debe presentarse en la tercera semana del mes de Marzo de cada vigencia (Circular 012 de 2007).

Resolución 357 de 2008 "por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación" - Contaduría General de la Nación

Artículo 1°. Adóptase el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, cuyo contenido se incorpora a la presente Resolución, para implementar y evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental en los entes públicos, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información contable confiable, relevante y comprensible.

Artículo3°. Para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrán la responsabilidad de evaluar la implementación y efectividad del control interno contable necesario para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la entidad contable pública, con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública

Ley 1474 de 2011- Estatuto Anticorrupción "Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública."

Articulo No. 76. ...La oficina de control interno deberá vigilar que la atención se preste de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá a la administración de la entidad un informe semestral sobre el particular. En la página web principal de toda entidad pública deberá existir un link de quejas, sugerencias y reclamos de fácil acceso para que los ciudadanos

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realicen sus comentarios…Decreto 984 de 2012 "Por el cual se modifica el artículo 22 del Decreto 1737 de 1998."

Artículo 1°.El artículo 22 del Decreto 1737 de 1998, quedará así:

"Artículo 22. Las oficinas de Control Interno verificarán en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones, como de las demás de restricción de gasto que continúan vigentes; estas dependencias prepararán y enviarán al representante legal de la entidad u organismo respectivo, un informe trimestral, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto.

Si se requiere tomar medidas antes de la presentación del informe, así lo hará saber el responsable del control interno al jefe del organismo. En todo caso, será responsabilidad de los secretarios generales, o quienes hagan sus veces, velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas.

El informe de austeridad que presenten los Jefes de Control Interno podrá ser objeto de seguimiento por parte de la Contraloría General de la República a través del ejercicio de sus auditorías regulares".

Decreto 2641 de 2012 "Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011."

Artículo 1°. Señálese como metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano de que trata el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la establecida en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano contenida en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.

Artículo 2°. Señálense como estándares que deben cumplir las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 76 de la Ley

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1474 de 2011, los contenidos en el documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”.

Artículo 3°. El documento “Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano” es parte integrante del presente decreto.

Artículo 5°. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas del mencionado documento, estará a cargo de las oficinas de control interno, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas, de acuerdo con los parámetros establecidos

POLÍTICAS DE OPERACIÓN:1. Es obligatorio seguir el calendario de entrega de informes de seguimiento, específicamente de conformidad con los requerimientos legales

vigentes al igual que el informe de Control Interno Contable.

2. La evaluación y seguimiento se realiza a los siguientes planes: Plan Estratégico Institucional, Plan de Desarrollo Administrativo, Plan Anual de Gestión, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan Rendición de Cuentas, Plan de Compras, Plan Anual de Adquisiciones, Planes de Mejoramiento con entes externos, Plan Estratégico de Personal, Plan de Capacitación, Plan de Estímulos y Bienestar, y los demás que defina la Entidad, que se materializara en un informe que contiene los análisis, las observaciones y la evaluación de metas y resultados establecidos que se remite a la Alta Gerencia, a los organismos de control o demás entes externos.

3. La autorización requerida para remitir información a entes externos debe seguir el presente procedimiento que debe tener las pautas sobre los tipos de información permitidos y no permitidos de ser difundidos , cuando se difunda información fuera de la entidad debe tenerse en cuenta los siguientes aspectos: i) la necesidad de un acuerdo respecto de la información a ser difundida; ii) la identificación de los suministradores de información, fuentes, firmantes de informes, receptores de información y personas relacionadas con el informe o

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información difundida; iii) la naturaleza del informe u otra comunicación, incluyendo opiniones, inclusión o exclusión de recomendaciones, descargos, limitaciones y tipo de evaluación o aseveración a ser proporcionada; v)las cuestiones de derechos de autor y las limitaciones a la distribución o a compartir conposterioridad la información.

4. En el caso en que la Oficina de Control interno evidencia información delicada sobre exposiciones, actividades ilegales o malos manejos con implicaciones según las diferencias culturales y prácticas de la entidad, estructuras legales, normas aplicables, así como criterios profesionales, códigos de ética y valores personales, debe tratar de resolver estas situaciones con cautela al evaluar la evidencia y razonabilidad de sus conclusiones y examinar las diversas acciones potenciales que pudieran tomarse para comunicar la información delicada a las personas que tienen la autoridad para resolver el asunto y detener la actividad inadecuada El Jefe de la Oficina de Control Interno deberá realizar informes con recomendaciones contundentes y categóricas que tengan como fin subsanar los problemas encontrados, para ello debe pronunciarse en primera instancia ante el Representante Legal de la entidad, si éste hace caso omiso a su solicitud se procederá a colectivizar la solución ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Agotadas estas dos vías, se podrá poner en conocimiento la situación encontrada ante el Programa Presidencial para la Lucha contra la Corrupción de la Presidencia de la República, la Contraloría General de la República o la Procuraduría General de la Nación, según sea el caso.

5. Las conclusiones de la auditoría pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas o de mejora. Tales acciones generalmente son decididas y emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado. Según sea apropiado, el auditado debería mantener informado al responsable que gestiona el Programa Anual de Auditoría Integral y al equipo auditor acerca del estatus de estas acciones. La finalización y efectividad de estas acciones debería ser verificada periódicamente, para ello la Oficina de Control Interno seguirá el presente procedimiento.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSAB

LECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

1. Programar el seguimiento a la gestión institucional.

Previa identificación de la implementación de las recomendaciones formuladas por la Oficina de Control Internoal interior de los sistemas de gestión, planes, procesos, procedimientos,

Oficina de Control Interno

Jefe de Oficina

Profesionales

Hoja electrónica de Programaci

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTONo. ACTIVIDAD / TAREA

¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE

CARGO ÁREA PARTICIPA

NTE

REGISTRO

actividades, riesgos u otro asunto que fue objeto de auditoría en las diferentes áreas responsables de su ejecución, establecer y consolidar los correspondientes seguimientos para la vigencia, especificando la programación, frecuencia, responsables de realizar la(s) jornada(s) de seguimiento, así como la elaboración y presentación de los informes de seguimiento.

Para la programación de seguimiento a la gestión institucional, deberá tenerse en cuenta las disposiciones normativas vigentes. La Entidad deberá realizar seguimiento obligatorio a los siguientes compromisos:

Seguimiento a la ejecución presupuestal

Seguimiento al proceso de contratación.

Seguimiento a los planes de mejoramiento externos de la Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación y/o Archivo General de la Nación.

Seguimiento al Licenciamiento de

ón de seguimiento a la gestión institucional, actualizada

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

Software de la Entidad Seguimiento a las recomendaciones

sobre racionalización de los procesos y los trámites en la Entidad,.

Seguimiento a los informes especiales remitidos a la Alta Dirección sobre los hallazgos encontrados.

Seguimiento al Mapa de Riesgos de Gestión de la Entidad.

Seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y las no conformidades derivadas de las auditorías de calidad.

Seguimiento a las PQRD, al Sistema de Control Interno y Riesgos de corrupción conforme a lo ordenado en el Estatuto Anticorrupción.

Seguimiento a la Austeridad en el Gasto y la eficiencia en el Gasto Público.

2. Recolectar, consultar y/o solicitar información necesaria para verificar el

Recepcionar de la Alta Dirección y del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo las políticas y directrices objeto de evaluación y seguimiento para la vigencia.

Solicitar a las áreas responsables las


Jefe de Oficina

Profesionales

Todas las áreas de la Entidad

Memorando radicado, código ASFL01.

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

cumplimiento de acciones.

evidencias que acrediten el cumplimiento de las acciones correctiva, acciones de mejora, bien o servicio no conforme, no conformidades o los planes de mejoramiento suscritos con entes externos, así como las medidas o actividades tomadas y desarrolladas para atender las recomendaciones emitidas por la Oficina de Control Interno para cada semestre de la vigencia.

Solicitar trimestralmente la información de los procesos y procedimientos que tienen compromisos a cargo, acreditando las evidencias de acciones de mejora en el Plan de Desarrollo Administrativo, Plan Anual de Gestión, y demás planes institucionales.

Solicitar mensualmente a la Secretaría General información presupuestal de ejecución para el seguimiento a la Austeridad en el gasto.

Solicitar informes de las PQR, el avance en el mapa de riesgos de corrupción, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti-trámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano conforme a lo

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

ordenado en el estatuto anticorrupción a las áreas responsables de la Entidad a fin de presentar con la oportunidad de ley, los informes pertinentes.

La recepción y solicitud de información anteriormente especificada será remitida por el área respectiva mediante memorando interno, código ASFL01, a través del Sistema de Gestión Documental.

3. Verificar, analizar y validar la información recibida.

Validar la información enviada por las dependencias involucradas. En caso de requerirse, solicitar ampliación o aclaración de la misma, mediante memorando interno a través del Sistema de Gestión Documental.

De conformidad con la información requerida, se deberá verificar que las acciones correctivas, preventivas y acciones de mejora incorporadas en los planes de mejoramiento suscritos con entes externos de control o provenientes de auditorías integrales, se hayan implementado de manera eficiente, eficaz, adecuada y oportunamente, para lo cual el equipo auditor deberá evaluar su estado en las actividades, operaciones, procesos, procedimientos, planes,


Jefe de Oficina

Profesional

Memorando radicado, código ASFL01, aclaración de información.

Matriz de seguimiento a recomendaciones diligenciada , código GIFT01

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

sistemas, componentes u asunto(s) involucrado(s) objeto de seguimiento, utilizando formato externo Matriz de seguimiento al plan de mejoramiento externo.

Adicionalmente, tener en cuenta los pronunciamientos de la Alta Dirección de la Entidad referente a las recomendaciones realizadas en los informes de auditorías integrales con el fin de evaluar los esfuerzos para corregir las situaciones previamente comunicadas.

En el seguimiento del sistema de control interno, se verifica la efectividad en el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control esté asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, utilizando el Formato Matriz de seguimiento a recomendaciones, código GIFT01.

El seguimiento al mapa de riesgos de gestión posibilita detectar nuevos eventos de riesgos y oportunidades de mejora que permiten

Matriz Mapa de Riesgos Institucional ASFT12

Matriz Plan de mejoramiento externo.

Matriz seguimiento sistema de control interno contable.

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

disminuir la probabilidad e impacto de los posibles riesgos asociados a los procesos de la Entidad, a través de la evaluación sobre la efectividad del manejo de los riesgos, verificando la vigencia de los mapas de riesgos documentados y la efectividad de las acciones de mejora originadas por la administración de riesgos, utilizando formato Matriz Mapa de Riesgos Institucional. ASFT12

Nota: En todo caso la Oficina de Control Interno deberá presentar sus informes en la forma que lo estime oportuno y conveniente, conforme a los lineamientos impartidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, primando las situaciones de fondo ante lo formal.

4. Elaborar Informe de seguimiento

Se elabora el respectivo informe, código COFL02, teniendo en cuenta los lineamientos de la Ley 87 de 1993, los decretos reglamentarios y demás normas vigentes, utilizando para ello las matrices o formatos, sistemas de información y/o herramientas de origen externo disponibles y exigidos por los


Profesional Informe de Seguimiento código COFL02

Memorando interno,

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

entes de control y demás entidades públicas (Contraloría General de la República, Archivo General de la Nación, Contaduría General de la Nación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Ministerio de Salud y Protección Social, etc.)

Es preciso señalar que para la elaboración del informe del Sistema de Control Interno, tener en cuenta el Instructivo denominado “Para elaboración del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno”, y para la elaboración del informe del Sistema de Control Interno Contable tener en cuenta las orientaciones del Manual para la Implementación del Modelo de Control Interno contable.2007- CGN.

Terminada la elaboración de informe preliminar, remitir el documento al Jefe de la Oficina de Control Interno para su respectiva revisión y aprobación, mediante memorando o correo institucional a través del Sistema de Gestión Documental.

código ASFL01, o correo institucional

5. Revisar y validar el informe de

De conformidad con la normatividad vigente, las políticas, directrices y procedimientos de la

Oficina de Control

Jefe de Oficina

Informe de seguimiento

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

seguimiento. Entidad relacionados a la evaluación y seguimiento, revisar el informe preliminar verificando la oportunidad, veracidad y calidad de la información consignada en el mismo. Adicionalmente, se deberá evaluar el riesgo potencial para la organización, consultar con la Alta Dirección y áreas involucradas compromisos según corresponda.

Terminada la validación y revisión del informe de seguimiento, remitir éste con sus respectivos anexos y soportes a las áreas interesadas internas, mediante memorando interno a través del Sistema de Gestión Documental.

Interno código COFL02,

Memorando interno, código ASFL01.

6. Comunicar y/o presentar el informe de seguimiento.

En la condición de evaluador independiente de la Oficina de Control interno, presentar los informes de seguimiento periódicos que ordena la ley a los entes de control respectivos, mediante comunicación radicada en el Sistema de Gestión Documental, de conformidad con el calendario establecido previamente.

Para el caso de los informes de seguimiento periódicos referente al Plan de Mejoramiento, presentarlos a la Contraloría General de la Republica, de conformidad con los lineamientos


Jefe de Oficina

Oficio radicado

Reportes e informes registrados en los sistemas de información disponibles por las

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¿QUÉ?DESCRIPCIÓN

¿CÓMO?ÁREA

RESPONSABLE


NTE

REGISTRO

de la Resolución Orgánica 6445 de 2012.

Registrar en el instrumento diseñado por la Contaduría General de la Nación para efectos de seguimiento del informe anual, relacionando la información financiera, económica y social en los términos establecidos, a través del sistema Consolidador de Hacienda y de la Información Pública –CHIP- según lo previsto en la Resolución 248 de 2007

Así mismo, registrar la información requerida en la Encuesta MECI referente al seguimiento al avance del Sistema de Control Interno en la Entidad, que incluye debilidades y fortalezas del mismo, de acuerdo con las indicaciones del instructivo para el diligenciamiento del Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, emitido para cada vigencia, emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP

Finalmente, registrar el seguimiento al Plan de Mejoramiento en el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes (SIRECI) disponible por parte de la Contraloría General de la Republica, reportando el (los) hallazgo (s)

entidades externas (CGN, CGR y DAFP).

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD / TAREA¿QUÉ?

DESCRIPCIÓN¿CÓMO?

ÁREA RESPONSAB

LECARGO

ÁREA PARTICIPA

NTEREGISTRO

y el avance del mismo(s) cada semestre.7. Publicar los

informes de seguimiento.

Solicitar publicación de los informes de seguimiento en la página web institucional, intranet y demás medios y/o canales de comunicación institucionales.

En aquellos casos que la Ley o los entes externos así lo exijan, gestionar la publicación y/o divulgación de los informes de seguimiento o de información requerida en los sistemas de información, herramientas y/o instrumentos dispuestos por los mismos para tal fin.

Finalmente, solicitar la publicación de los informes de seguimiento en el Sistema de Información de Planeación y Gestión, mediante memorando interno a través del Sistema de Gestión Documental.


Jefe de Oficina

Profesional

Informe de seguimiento publicado, código COFL02

PUNTOS DE CONTROLID NOMBRE DE LA

ACTIVIDAD / TAREAMÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

3. Verificar, analizar y validar la información recibida.

Validar la información enviada por las dependencias involucradas, en caso de requerirse, solicitar ampliación o aclaración de la misma, mediante memorando interno a través del

Dependiendo de la periodicidad del seguimiento específico.

Profesional de la Oficina de Control Interno

Memorando radicado, código ASFL01,

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Sistema de Información Documental institucional.

De conformidad con la información requerida, se deberá verificar que las acciones correctivas, preventivas y acciones de mejora incorporadas en los planes de mejoramiento suscritos con entes externos de control o provenientes de auditorías integrales, se hayan implementado de manera eficiente, eficaz, adecuada y oportunamente, para lo cual el equipo auditor deberá evaluar su estado en las actividades, operaciones, procesos, procedimientos, planes, sistemas, componentes u asunto (s) involucrado (s) objeto de seguimiento,. Para el plan de mejoramiento se registra información en el formato externo Matriz de seguimiento diseñada para estos efectos por el respetivo ente de control,

Adicionalmente tener en cuenta los pronunciamientos de la Alta Dirección de la Entidad referente a las recomendaciones realizadas en los informes de auditorías integrales con el fin de evaluar los esfuerzos para corregir las situaciones previamente comunicadas.

aclaración de información.

Matriz de seguimiento a recomendaciones diligenciada , código GIFT01

Matriz Mapa de Riesgos Institucional ASFT12

Matriz seguimiento sistema de control interno contable GIDE01

Matriz Plan de mejoramiento externo

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En el seguimiento del sistema de control interno, se verifica la efectividad en el cumplimiento de los planes, metas y objetivos previstos, constatando que el control este asociado a todas las actividades de la organización y que se apliquen los mecanismos de participación ciudadana, utilizando el formato Matriz de seguimiento a recomendaciones, código GIFT01

Para el seguimiento al sistema de control interno contable, de conformidad con los requisitos y lineamientos de la normatividad vigente, es necesario utilizar el formato Matriz seguimiento sistema de control interno contable, código GIDE01 dispuesto por la Contaduría General de la Nación.

5. Revisar y validar el informe de seguimiento.

De conformidad con la normatividad vigente, las políticas, directrices y procedimientos de la Entidad relacionados a la evaluación y seguimiento, revisar el informe preliminar verificando la oportunidad, veracidad y calidad de la información consignada en el mismo. Adicionalmente, se deberá evaluar el riesgo potencial para la organización, consultar con la Alta Dirección y áreas involucradas compromisos según corresponda.

Dependiendo de la frecuencia del informe


Informe de seguimiento validado, código COFL02

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ANÁLISIS DE TIEMPO

La verificación de la implementación de las acciones correctivas derivadas de los informes de auditoría integral y demás informes de evaluación es realizada por el equipo auditor aproximadamente entre tres semanas y cuatro semanas, depende de la especificad y complejidad del seguimiento.

La elaboración de informes de seguimiento se estima aproximadamente entre 4 días y 8 días hábiles, incluye revisión y aprobación del mismo

El registro de información de seguimiento en los sistemas de información dispuestos por las entidades externas es de aproximadamente 1 hora a 3 horas laborales.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Manual Técnico de Control Interno MECI 2014 Instructivo para el diligenciamiento del Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno, emitido para cada vigencia por el

Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP. Instructivo para la presentación del Plan de Mejoramiento Resolución 6445 de 2012. La Contraloría General de la Republica -CGR Manual para la Implementación del Modelo de Control Interno contable. 2007- Contaduría General de la Nación -CGN Dirección Nacional de Derechos de Autor, Plantilla de seguimiento para licenciamiento de software.

CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE CAMBIARON EL DOCUMENTO

DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS

RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL CAMBIO

FECHA DEL CAMBIO

DD/MM/AAAA

VERSIÓN

Adopción del documento Mediante el artículo 7 de la Resolución 1622 del 21 de agosto

Jefe de la Oficina de 21/08/2014 1

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de 2014 se adoptó el proceso y la documentación relacionada en él.

Control Interno

Adopción del documento

Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó la Resolución 1622 del mismo año y se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.

Jefe de la Oficina de Control Interno 19/12/2014 1

Descripción del Documento.

Puntos de control

Se cambió el código del Formato Memorando Informativo, código ASFL02 por ASFL01.Se eliminaron los códigos de los documentos externos. NURC-3-2015-016802

Jefe de la Oficina de Control Interno

26/08/2015 2

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