SEMANA 8 Proceso Administrativo-1 18322 (1)
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
Semana Nº
2015-2
FUNDAMENTOS DEL PROCESO ADMISITRATIVO
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Logros de aprendizaje semana Nº
Mostrar los fundamentos del Proceso Administrativo Identificar las limitaciones y restricciones de la
departamentalización.
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OBJETIVOS A CUMPLIR
Conocer y diferenciar las fases, alcances y
características del proceso administrativo así como los principios de la departamentalización.
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COMPORTAMIENTO CICLICO DELPROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAMIENTO ORGANIZACIÓN
CONTROL DIRECCIÓN
PROCESO
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Planeación Organización Dirección Control
Según Ernest Dale, las funciones del administradorcomo proceso secuencial son cuatro:
Las funciones administrativas, en conjunto,
forman el Proceso Administrativo
EL PROCESOADMINISTRATIVO
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ELEMENTOS
DELPROCESOADMINISTRATIVO
Fasemecánica
Fasedinámica
Prevención (Objetivos, investigaciones y cursos
alternativos)
Planeación - ¿Qué hacer? (Políticas,
procedimientos y programas)
Organización - ¿Cómo hacer? (Jerarquías,funciones y obligaciones)
Control - ¿Cómo se hizo? (Fijar estándares,
medición, corrección y retroalimentación)
Dirección - ¡Que se haga! (Toma de decisiones,
supervisión, motivación, comunicación y liderazgo)
Estructura
Operativa
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Sírvase responder:
1.- Que entendemos por proceso administrativo
2.- En que consiste la estructura del proceso
3.- En que consiste la dinámica del proceso
4.- De manera puntual que es lo que se deseatener en cuenta cuando se:
* Planifica
* Organiza
* Dirige* Controla
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Sírvase responder:
1.- Que entendemos por Planeación, en queradica su importancia, cuales son sus etapas
como proceso, sus principios, técnicas.
2.- Que entendemos por Organización, en que
radica su importancia, cuales son sus etapascomo proceso, sus principios, técnicas.
3.- Que entendemos por Dirección, en que
radica su importancia, cuales son sus etapas
como proceso, sus principios, técnicas.
4.- Que entendemos por Control, en que radica
su importancia, cuales son sus etapas como
proceso, sus principios, técnicas.
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La departamentalización es consecuencia de la división de lastareas y de la especialización horizontal, de manera que los
departamentos o las secciones ubicadas en un mismo nivel jerárquico son responsables de una actividad específica ypropia. La departamentalización puede darse en cualquier nivel jerárquico de la organización.
En general, el término departamento comprende un área o unadivisión o segmento de la organización sobre la cual unadministrador tiene autoridad para el desempeño dedeterminadas actividades. En distintas empresas, este términopuede adquirir diferente significado, por lo que resulta dif ícil
establecerlo con precisión, variando desde el sentido genéricoacabado de dar (departamento de producción, ventas, etc.)hasta el que indica con precisión las relaciones jerárquicasexistentes (p.ejm. un jefe dirige una sección, un supervisor, unsector, etc.).
Concepto de Departamentalización
PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN h i t l
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Estos principios son además del principio de la división del trabajo yde la especialización, todos los que derivan de ellos, constituyendolas pautas fundamentales seguidas por la organización como
respuesta a la menor o mayor división del trabajo y a laespecialización funcional y de las tareas realizadas en la organización.
PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN horizontal
1 División del trabajoLa teoría administrativa tradicional divide el trabajo en tareasespecializadas y las organiza en distintos departamentos. Por tanto,
la división del trabajo consiste en el reparto o división de las tareasen que se puede descomponer una actividad o función entrequienes la integran, con el objetivo de reducir los esfuerzos querealizan y mejorar los resultados tanto en cantidad como encalidad.
La teoría clásica considera que la división del trabajo puede darsetanto vertical como horizontalmente. De la división vertical surgenlos diferentes niveles de la organización, con las relaciones jerárquicas de autoridad y responsabilidad ya explicadas. La divisiónhorizontal aparece como consecuencia de las diferentes actividades
realizadas por la organización, surgiendo los departamentos.Principios Organización.-La extensión de mando, la especialización La división del trabajo, la jerarquía
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2.- Especialización
Como se desprende de la cita de Adam Smith del apartado anterior, éste
consideraba que la eficacia en el trabajo se incrementaba
considerablemente cuando los empleados se especializaban. La idea central
de la división en tareas y de la especialización es que una organización será
más eficiente cuanto mayor sea la división del trabajo en ella.
Ventajas Con la especialización se consiguen
los siguientes objetivos:
•Al ser más reducidas y concretas las tareas
que los empleados llevan a cabo, el trabajo
les resulta más fácil.
•Adquieren experiencia con mayor rapidez
puesto que las tareas son repetitivas.•Facilita la selección de los empleados para
un puesto determinado.
•Se crean nuevos puestos de trabajo que
resultan de la división en tareas.
•Facilita el control por parte de los mandos.
Inconvenientes, la
especialización también tienealgunos inconvenientes:
•La repetición de las tareas
aburre y desmotiva a muchos
trabajadores.
•Una excesiva
especialización no siempre
conduce al incremento de la
productividad.
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Al igual que la división en tareas se puede realizar vertical uhorizontalmente, la especialización también puede darse en esosdos mismos sentidos, resultando una especialización vertical y otrahorizontal. Evidentemente ambas son consecuencia de la división
del trabajo:La división vertical conduce a la especialización vertical, o sea,permite que en la organización coexistan órganos ejecutores adiferentes niveles jerárquicos, y que cada nivel pueda dividirse a suvez en varios, especializándose la supervisión que se realice sobre
ellos. La figura 10 esquematiza el proceso de división vertical.
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La departamentalización es un mediopara obtener homogeneidad de tareasde cada órgano, Para Gulick esahomogeneidad es posible cuando se
reúnen en la misma unidad, todosaquellos que están ejecutando elmismo trabajo, con el mismo proceso,para la misma clientela, en el mismolugar.
TIPOS DEDEPARTAMENTALIZACIÓN
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1.Por Funciones2.Por Productos o Servicios3.Por Ubicación Geográfica
4.Por Clientela5.Por etapas del proceso o
procesamiento
6.Matricial o Por proyectos
TIPOS DE DEPARTAMENTOS
DEPARTAMENTO POR FUNCIONES
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Denominada también Departamentalización Funcional . Consiste en la agrupación de las actividades y tareas de acuerdo
con las funciones principales desarrolladas dentro de la empresa.
La departamentalización por funciones es el criterio másutilizado para organizar actividades empresariales.
DEPARTAMENTO POR FUNCIONES
Dirección
Departamentode
Producción
Departamentode
Ventas
Departamentode
Finanzas
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Dirección
Departamento
de
Producción
Departamento
de
Ventas
Departamento
de
Finanzas
Organización Departamental Por Producto
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Agrupa los trabajos por grupos de productos.
Esta estructura permite a la dirección general delegar a un ejecutivodivisional amplia autoridad sobre las funciones de manufactura,ventas, servicios e ingeniería relativas a determinado producto o
línea de productos.
DEPARTAMENTO DELOGÍSTICA
DEPARTAMENTO DEPRODUCCIÓN
DEPARTAMENTO DEVENTAS
TABLETASINYECTABLES JARABES
GERENCIA
Organización Departamental Por Producto
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GERENCIA
DEPARTAMENTO
DE LOGÍSTICA
DEPARTAMENTODE PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTODE VENTAS
JEFE DE
VENTAS SURCHICO
JEFE DE
VENTAS LIMA
JEFE DE
VENTASNORTE CHICO
Organización Departamental GeográficaAgrupa los trabajos con base en el territorio o la geografía
La departa mentalización basada en
factores territoriales es común en
empresas que operan entre regiones
geográficas extensas. En este caso
puede ser importante que las
actividades que se realizan en un área
o territorio determinado se agrupen y
asignen a , por ejemplo ,un
administrador
Organización
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GERENCIA
DEPARTAMENTODE LOGÍSTICA
DEPARTAMENTODE PRODUCCIÓN
DEPARTAMENTODE VENTAS
JEFE DE VENTASINSTITUCIONES
JEFE DEVENTAS
MINORISTAS
JEFE DEVENTAS
MAYORISTAS
OrganizaciónDepartamental
Por Clientes
La agrupación de actividades que responden a un interés primordial en losclientes es común en diversas empresas . Cuando cada uno de las actividades
de una empresa a favor de sus clientes es puesta bajo la responsabilidad de
un jefe de departamento , los clientes constituyen la base sobre las cuales se
agrupan las actividades.
Agrupa los trabajos con base en los clientes que tienen necesidades y problemascomunes
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Este tipo de departamentalización se basa en agrupar las actividades según
el área productiva o de operación que realice en la empresa, la
departamentalización por procesos y objetivos va muy de la mano con la
tecnología, esto es quizás una de sus principales características, además de
que es común en las empresas manufactureras.
•DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPOS
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•Es un enfoque organizativo que asigna especialistas de diferentes departamentos funcionales
para que trabajen en uno o más proyectos dirigidos por un gerente de proyecto. Según Robbins
(1996 p. 350) la estructura matricial crea una doble cadena de mando que explícitamente infringe
el principio clásico de la unidad de mando. La departamentalización funcional se utiliza paramejorar en la economía de la especialización. Pero paralelamente a los departamentos funcionales
está una serie de gerentes que son responsables de productos específicos, proyectos o programas
dentro de la organización.
Cada proyecto está dirigido por un gerente que integra personal de cada uno de los
departamentos funcionales. La inclusión de esta dimensión vertical a los tradicionalesdepartamentos funcionales horizontales, efectivamente, entrelaza los elementos de
departamentalización funcional de producto, de allí el término matricial o de matriz. ¿Cómo
funciona la matriz? Robbins afirma que los empleados tienen dos jefes: El jefe de departamento
funcional y el gerente de proyecto. Los gerente de proyecto tienen autoridad sobre los miembros
funcionales que son parte de ese equipo de proyecto.
Organización Matricial o por proyecto:
La autoridad es compartida entre los dos gerentes. Por lo general, esto se logra dando al gerente
de proyecto autoridad sobre los empleados del proyecto, correspondiente a las metas de proyecto.
No obstante, decisiones como promociones, recomendaciones y aumentos de sueldo o
evaluaciones anuales siguen siendo la responsabilidad del gerente funcional. Para trabajar de
manera eficaz, los gerentes de proyecto y funcionales deben comunicarse regularmente y
coordinar las demandas sobre los empleados que les son comunes.
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Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Asistente
Organización Matricial o por proyecto
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Sírvase responder:1.- Que entendemos por Departamentalizar.
2.- Cuales son y en que consisten los
principios relacionados con la organización
horizontal.3.- Señale los tipos de departamentalización y
cuales son sus principales características
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Sírvase responder:
1.- Que entendemos por Dirección
2.- Que implica dirigir
3.- Cuales son sus principios4.- Que son estilos de dirección
5.- Que estilos de dirección conoce
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1. Definicion
El control es un mecanismo que permite corregir
desviaciones a través de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin
de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para
el éxito organizacional, es decir, el control se entiende
no como un proceso netamente técnico de
seguimiento, sino también como un proceso informal
donde se evalúan factores culturales, organizativos,
humanos y grupales.
CONTROL
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IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones más evidentes de la importancia del
control es porque hasta el mejor de los planes se puede
desviar. El control se emplea para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
Producir ciclos más rápidos
Agregar valor
Facilitar la delegación y el trabajo en equipo
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BASES DEL CONTROLPodríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes
actividades:
Planear y organizar.
Hacer.
Evaluar.
Mejorar.
Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que
facilitarán alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificación y
organización para fijar qué debe hacerse y cómo.
El hacer es poner en práctica el cómo se planificó y organizó la
consecución de los objetivos. El evaluar que no es más que la interpretación y comparación de la
información
La mejora es la puesta en práctica de las medidas que resolverán las
desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema.
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PASOS DEL PROCESO DE CONTROLEl control administrativo: Es un esfuerzo sistemático paraestablecer normas de desempeño con objetivos de
planificación, para diseñar sistemas de reinformación,para comparar los resultados reales con las normaspreviamente establecidas, para determinar si existendesviaciones y para medir su importancia, así como paratomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar
que todos los recursos de la empresa se usen de lamanera más eficaz y eficiente posible para alcanzar losobjetivos de la empresa".
En ella se divide el control en cuatro pasos los cualesson:
Establecer normas y métodos para medir elrendimiento.
Medir los resultados. Tomar medidas correctivos . Retroalimentación
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Ti d C t l
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Según Terry (1999) Libro “Principios de la Administración”
Tipos de Control
RETROALIMENTACIÒNCONCURRENTEPRELIMINAR
Control preliminar, este tipo de control tiene lugar antes de que principien lasoperaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadaspara asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vezde esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer unainfluencia controladora limitando las actividades por adelantado.
Control concurrente, este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción deejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de lasactividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el planserá llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.
Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de lainformación de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futurasde estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca
sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posiblesdesviaciones futuras de estándar aceptable.
Á
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Áreas del control
Las principales áreas de control en la empresa son: Control de producción Control de calidad Control de costos
Control de los tiempos de producción Control de inventarios Control de operaciones Productivos Control de mantenimiento y conservación Control de desperdicios
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Sírvase responder:
1.- Que entendemos por Control
2.- Cual es su importancia3.- Cuales son sus bases
4.- Que pasos se sigue al desarrollar el proceso de
control
5.- Cuales son sus principios
6.- Cuales son los tipos de control