Sistemas de información gerencial (SIG)Prof. Ing. Edith Urdaneta

INTRODUCCIÓN

Organización Real

Aspectos implicados con los SI:• Los gerentes o administradores dependen de medios formales

e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.

• La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina.

• Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

• La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Aspectos implicados con los SI:• Se ha convertido con el tiempo, en otra área funcional de la

empresa, tal como la contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción.

• Toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.

• Un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista costo / beneficio, partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.

Aspectos implicados con los SI:• El éxito de un SI no debe medirse solo por su eficiencia en

términos de minimizar costos. • El éxito también debe medirse por la efectividad de la TI en

respaldo de las estrategias empresariales de una organización• Facilitando procesos empresariales• Intensificando estructuras y su cultura organizacional • Incrementando el valor comercial de la empresa en un

entorno empresarial dinámico. • Respaldar las operaciones empresariales. • Respaldar la toma de decisiones gerenciales. • Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

Aspectos implicados con los SI:• Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las

empresas. • Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las

instancias de la empresa que así lo requieran. • Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento

dado. • Dar elementos de juicio para realizar pronósticos para la

empresa.

Retos de los SI

• Reto estratégico de los negocios: • Los negocios deben de usar la tecnología actual para diseñar

organizaciones que sean más competitivas y eficaces, con el objetivo de ser competitivas en términos de productividad, el potencial de la tecnología de la información ofrece muchas oportunidades como las que ofrece internet, por lo que las organizaciones necesitan realizar una re ingeniería en la forma en que diseñan, producen, entregan y mantienen los bienes y servicios

Retos de los SI• Reto de la globalización: • El rápido crecimiento del comercio internacional y el

surgimiento de una economía global exigen sistemas de información capaces de apoyar tanto la producción como la venta de bienes en muchos países distintos.

• Es importante desarrollar sistemas de información multinacionales integrados, así como el desarrollar hardware, software y nuevos medios de comunicación globales y a la vez existen la necesidad de crear estructuras de contabilidad e informes multiculturales

Retos de los SI

Reto de la arquitectura de información: • Es la forma específica que la tecnología de información adopta

en una organización para lograr metas o realizar funciones selectas. Se trata de un diseño para los sistemas de aplicación de negocios que sirve a cada especialidad funcional y nivel de la organización, estos sistemas nuevos requieren rediseñar la organización y desarrollar una nueva arquitectura de información.

• La plataforma tecnológica para esta arquitectura se denomina infraestructura de tecnología de información y consiste en el hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanos necesarios para operar el equipo.

Reto de los SI

Reto de la inversión en sistemas de información: • Lograr cambios masivos en la organización y los sistemas con

la esperanza de posicionar estratégicamente a una compañía es complicado y costoso, pero las organizaciones reciben en cambio una inversión rentable en el tiempo.

Reto de los SI

Reto de la responsabilidad y control: • Los sistemas de información son tan indispensables que las

organizaciones deben tomar medidas especiales para asegurar que sean exactos, confiables y seguros.

Relación SI - Organización

• La relación bidireccional: Los sistemas de información y las organizaciones, tienen una influencia mutua. Por una parte, los sistemas de información, deben estar alineados con la organización, para proporcionar la información que necesitan importantes grupos dentro de ellas. Por otra parte, la organización debe ser consciente y debe abrirse a las influencias de los sistemas de información, si es que quiere beneficiarse de las nuevas tecnologías.

Valor de la información• El valor de la información proporcionada por el sistema, debe

cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:

Calidad

• Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportun

i-dad

• Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.

Cantidad

• Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.

Relevancia

• La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (SIG)

SIG = MIS

SIG (Sistemas de información

gerencial)

MIS (Manageme

nt Information

Systems)

Raíz de los SIG

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones. La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

Los SIG son el resultado de…

Procedimien-tos

Tecnologías

PersonasInteracción colaborativa entre:

Definición

Sistema basado en un conjunto de subsistemas que proporciona

información confiable y oportuna facilitando los procesos de

planeación, toma de decisiones y control de las operaciones en la

organización

El SIG es…..1 de los 5 subsistemas de los CBIS*

Sistemas de

información

basados en

computadora

Sistema de información

gerencial

Sistema de información

contable

Sistema de apoyo a

decisiones

Sistema basado en

conocimiento

Oficina virtual

* Computer-based Information Systems

Objetivo• Proporcionar información para el soporte a la toma de

decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera más eficiente

• Puesto que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, se espera que el SIG apoye a todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio

Impacto de los SIG• Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización,

Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control.

A quién sirve un SIG?• Un SIG proporciona información a usuarios que tienen

necesidades similares

Entidad organizacional formal : Compañía o

Subunidad

Información describe a la compañía o a uno de sus sistemas

principales en términos de:

Pasado

Presente

Futuro

La información en los SIG• La información se presenta en forma de:• Informes periódicos• Informes especiales• Salidas de simulaciones matemáticas

Información es utilizada para tomar decisiones que resuelven los problemas

de la compañía

Necesidad de los SIG

Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción

Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligence (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen la toma de decisiones

SIG en las PyMEs

• En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos:• falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran

parte a la tendencia cultural de las organizaciones), • inadecuada utilización de las tecnologías y

conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización.

SIG en las PyMEs

• Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: • costos elevados, • carencia de recursos, • falta de acceso a la información, etc.

• Además las PyMEs tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa, siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo.

SIG en las empresas

En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PyMEs como de cualquier empresa.

Nuevo rol de los SIG en las organizaciones

Administración• Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información, porque estos desempeñan un rol crucial en las

organizaciones contemporáneas. La tecnología digital está transformando a las organizaciones de negocios. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y en muchos casos hasta que bienes y servicios se producen.

Alcance amplio de los SIG

• Existe una interdependencia entre: Estrategia, reglas y procedimientos de negocios y el software, y hardware, bases de datos y las telecomunicaciones de los sistemas de información.

Tecnología de computación

• Las organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinar sus actividades en el espacio y el tiempo.

Redes

• Están transformando la forma y el aspecto de las empresas de negocios, e incluso de la sociedad.

Internet

• La red más grande y más usada del mundo es Internet, que es una red internacional de redes de propiedad tanto pública como privada.

Componentes de un SIG

Un modelo de SIG

Base de Datos

SW para redactar informes

Modelos matemáticos

Personas encargadas de

resover los problemas

SIG

Entorno

Entorno

InformaciónDatos

Software para redacción de informes• Consiste en programas que producen informes tanto

periódicos como especiales. Lo que distingue a estos 2 tipos de informe es la forma en que se dispara su generación.

Un informe periódico se produce con una frecuencia pre-establecida.

• Ej.: Análisis de venta mensual por cliente

Un informe especial se prepara cuando sucede algo fuera de lo ordinario. Este tipo de informe puede describir algo que todavía está sucediendo o que acaba de suceder y puede abordar un tema de interés especial para el usuario en ese momento.

• Ej.: respuesta a una consulta no frecuente a una BD.

Software para redacción de informes: Admón. por excepción• El contenido de información de los informes puede mejorarse

incorporando el concepto de administración por excepción => el procesador de información compara el desempeño real contra los estándares y avisar al gerente cuando el desempeño se sale del intervalo aceptable.

• Puede incorporarse en los informes de 4 maneras:1. Preparar el informe solo cuando ocurren excepciones2. Usar la secuencia del informe para destacar las excepciones3. Agrupar las excepciones4. Mostrar la variación respecto a la norma

Modelado matemático• Un modelo es una abstracción de algo y representa algún

fenómeno: objeto o actividad. • El fenómeno se denomina entidad• Ejemplos.: • Si un modelo representa a una compañía, la compañía es la

entidad.• Si un modelo representa la fluctuación del volumen de ventas de

la compañía, el volumen de ventas es la entidad• El modelo matemático desempeña un papel muy importante

en los SIG

Modelo matemático

Influencia del tiempo

Grado de

certidumbre

Capacidad para

lograr

una optimación

Los modelos matemáticos se pueden clasificar en términos de 3 dimensiones:

Modelado matemático: Influencia del tiempo

Modelo estático

• No incluye el tiempo como variable• Se refiere al escenario en un momento dado• Podríamos compararlo con una foto instantánea

Modelo dinámico

• Incluye el tiempo como variable• Representa el comportamiento de la entidad a lo largo del tiempo• Podríamos compararlo como una película de cine

Modelado matemático: Grado de certidumbre

Modelo Probabilístico

• Incluye probabilidades

Modelo Determinista

• No incluye probabilidades

Modelo matemático: Logro de optimación

Modelo optimador

• El modelo se selecciona la mejor solución entre las alternativas

Modelo suboptimador o satisfactor

• El modelo no identifica las decisiones que producen el mejor resultado sino la que es satisfactoria y suficiente

Simulación

El acto de usar un modelo se denomina simulación

La simulación se efectúa en un escenario específico y predice el

efecto que tendrá la(s) decisión(es) de quien resuelve el problema

Modelado matemático: Ventajas• El proceso de modelado puede ser una experiencia de

aprendizaje• La rapidez del proceso de simulación permite considerar un

mayor número de alternativas porque confiere la capacidad de evaluar el impacto de las decisiones en un tiempo corto. Por ej.: en minutos podemos simular varios meses, trimestres o años de operación

• Los modelos proporcionan una capacidad de predicción que no ofrece ningún otro método de producción de información

• Los modelos son menos costosos que el método de ensayo y error

Modelo matemático: Desventajas• La dificultad para modelar un sistema de negocios produce un

modelo que no captura todas las influencias sobre la entidad• Se requiere un alto grado de habilidad matemática para crear

personalmente modelos más complejos. También se requieren habilidades para interpretar correctamente las salidas

Salidas gráficas• Tanto los informes las salidas de los modelos se pueden

producir en forma tabular o gráfica• Se recomienda el uso de gráficas cuando:• Se desea un resumen rápido de los datos• Se intenta detectar tendencias en el tiempo• Se pronostican actividades• Se desea recibir impresiones relativamente sencillas de una

cantidad muy grande de información

Pasos para analizar un SIG

Pasos para analizar un SIG

Pasos para analizar un SIG

El SIG y las consideraciones de factores humanos• Las influencias que pueden afectar el desempeño de los

empleados durante el desempeño de sus tareas relacionadas con la computadora son consideraciones de factores humanos

• Los diseñadores de SI deben ser conscientes de la forma en que el temor por parte tanto de los empleados como de los gerentes puede afectar el éxito o fracaso de los proyectos de desarrollo y de los sistemas operacionales

El SIG y las consideraciones de factores humanos• La gerencia de la compañía ayudada por los especialistas en

información puede minimizar el temor y sus efectos perjudiciales tomando las siguientes 4 medidas:Usar la computadora como mecanismos para mejorar el trabajoUsar comunicaciones formales para mantener a los empleados

enterados de las intenciones de la compañíaForjar una relación de confianza entre los empleados, los

especialistas en información y la gerenciaHacer que las necesidades de los empleados y los objetivos de la

compañía sean congruentes

SIG y la resolución de problemas• El SIG y sus subsistemas organizacionales contribuyen a la

resolución de problemas de 2 formas básicas:• Recursos de información que abarcan toda la organización, el

SIG es un esfuerzo que abarca toda la organización y busca proporcionar información para resolver problemas. El SIG prepara el terreno para obtener logros en las otras áreas: DSS, la oficina virtual y los sistemas basados en conocimientos.

• Identificación y compresión de problemas, la idea principal en que se basa el SIG es mantener un flujo continuo de información hacia el gerente. Éste usa el SIG primordialmente para detectar problemas actuales o inminentes y luego para entenderlos determinando sus causas y su ubicación.

Beneficios de usar SIGAcceso rápido a la información. Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los

requerimientos de las directivas. Generación de informes e indicadores, que permiten corregir

fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual. Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales

soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.

Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.

Beneficios de usar SIGImpulso a la creación de grupos de trabajo e investigación

debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.

Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación.

Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.

Importancia de los SIG

Los SIG son fundamentales dentro de las organizaciones dado que apoyan la toma decisiones que pueden resolver problemas dentro de la organización