Sensibilización, responsabilidad Archivística

Febrero 24 de2017

ARCHIVO LEY 594-2000 / 1712-2014

obligatorio cumplimiento para la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades

privadas que cumplen funciones públicas

Quienes son responsables de los archivos

Todos los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Un estudio realizado por AGN, determino que

Los archivos desorganizados son fuente de

Corrupción administrativa.

Los documentos son un

recurso de información

Archivos organizados,

indica transparencia

Algunas normas que señalan responsabilidades

Ley 734-2000:Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público

Ley 594-2000 ARTÍCULO 12. Responsabilidad.

Acuerdo 038-2002 ARTICULO RIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS.

Ley 1712-2014 Artículo 29. Responsabilidad Penal. Todo acto de ocultamiento, destrucción o alteración deliberada total o parcial de información pública, una vez haya sido objeto de una solicitud de información, será sancionado en los términos del artículo 292 del Código Penal.”

Circular 003 -2012. responsabilidad de los archivos en relación a la ley 1448 de 2011 LEY DE VICTIMAS https://www.youtube.com/watch?v=1r0cUpdP0xI

PROMOVER CENTRO DE INFORMACIÓN…

Ahorro en el presupuesto.

Hacer uso de la información para la toma de decisiones.

Búsqueda de información de manera ágil y efectiva.

Contribuye al mejoramiento del desempeño laboral.

Racionaliza la producción documental

Reducción de costos y espacios en tiempos de búsqueda

Evidencia de las actuaciones administrativas de los funcionarios en el

desarrollo de sus actividades.

Brindar servicios de información a la comunidad.

Mejora la eficiencia y eficacia de la administración publica

VENTAJAS DE UN BUEN ARCHIVO

Pasos para iniciar a organizar los archivo

• Crear el comité interno de archivos y reglamentarlo

• Capacitar a los funcionarios

• Realizar un diagnostico integrar de archivos

• Indicar responsabilidades de acuerdo a sus funciones

FORMA CORRECTA DE ARCHIVAR

Herramientas dadas por el AGN.

* PINAR

* Organización de documentos, foliación según instructivo AGN

* TVD fondo Acumulado – Archivo Central

* TRD archivos de gestión.

NO DUPLICIDAD.

* FUID.

* Hojas de control.

*PGD

SIC.

• Plan de conservación documental

Capacitación y sensibilización.

Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento

Saneamiento ambiental: desinfección, desratización, y desinsectación

Monitoreo y control condiciones ambientales

Prevención de emergencias.

Almacenamiento y re almacenamiento.

MANEJO DE COMUNICACIONES

Ventanilla única de correspondencia.

Producidos

Recibidos

Otros comunicados.

Comunicaciones e-mail.

MANEJO DE COMUNICACIONES

Ventanilla única de correspondencia.

Producidos

Recibidos

Otros comunicados.

Comunicaciones e-mail.

GRACIAS