Septima Unidad - Pert -Control de Proyectos

Direccin de la Produccin. Curso 2006-2007

CONTROL DE PROYECTOS

Ing. RENATO DIAZ GALDOS

NOVENA UNIDAD

Planificacin y control de proyectos


GESTION DE PROYECTOS 1. Planificacin

Para la organizacin de un

proyecto se requiere:

Tener un objetivo

especfico

Conocer:

la fecha de

cumplimiento

las actividades

detalladas y sus

costos

asociados

Determinar los recursos

necesarios, (personal,

suministros y equipos).


Programacin y control del proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

CONTROL DEL PROYECTO

Asignar los distintos recursos (personas, dinero, materiales, etc.) a las distintas actividades que componen el proyecto, identificando la relacin existente entre

las distintas actividades para lograr una asignacin de recursos ptima

Grficos Gantt y los mtodos CPM y PERT

Coste

Calidad

Tiempo



Programacin del proyecto


PERT (Program Evaluation and Review

Technique) y CPM (Critical Path Method) son

dos tcnicas basadas en redes que

contemplan las relaciones de precedencia e

interdependencia de actividades.

La Programacin de Proyectos sirve para:

Definir la relacin de cada actividad con

las otras y con todo el proyecto

Determinar la precedencia entre

actividades

Obliga a determinar tiempos reales y

estimar costos para todas las actividades

Permite al Gerente del Proyecto a usar

eficientemente los recursos: personal,

dinero y materiales, determinando los

cuellos de botella del proyecto.


Control del proyecto


El CONTROL DE PROYECTOS - como el

control de cualquier sistema de

administracin - implica el monitoreo cercano

de recursos, costos, calidad y presupuesto del

mismo.

CONTROL significa tambin usar un crculo

de retroalimentacin para revisar el plan del

proyecto y asignar mayores recursos donde

son necesarios para no atrasarlo.

Actualmente existen sistemas computarizados

que ayudan en esta tarea como MS Project,

Harvard Total Project Manager (HTPM),

Primavera, MacProject, Pertmaster,

VisiSchedule, Time Line, etc.


PERT Y CPM

PERT y CPM fueron desarrollados para ayudar a los Gerentes a programar, monitorear y controlar proyectos.

CPM apareci, como una herramienta desarrollada por J. E. Kelly de Remigton Rand y M. R. Walker de DuPont.

Independientemente PERT fue desarrollado por la Marina de los EEUU.

PERT y CPM difieren un poco en terminologa y en construccin de la red, pero sus objetivos son comunes.

El anlisis usado en ambos modelos es muy similar.


PERT Y CPM

La mayor diferencia radica en que PERT emplea tres

estimados de tiempo para cada actividad con sus

probabilidades asociadas de que ocurran. Sirven para

calcular valores esperados y desviaciones estndar para

los tiempos de cada actividad.

CPM asume que los tiempos de cada actividad son

conocidos con certeza y por tanto se tiene un solo

tiempo para cada actividad.

PERT/Costo es una tcnica que combina los beneficios

de PERT y CPM. Los tres son importantes porque

pueden responder las preguntas ms criticas acerca del

avance de un proyecto:


PERT Y CPM

Una diferencia importante entre CPM y PERT es el uso

en este ltimo de tres tiempos o duraciones estimadas

para cada actividad.

En CPM se usa un solo valor.

Para cada actividad en PERT se debe determinar un

Tiempo OPTIMISTA, un Tiempo PROBABLE y un

Tiempo PESIMISTA. Con estos tres valores calculamos

el tiempo de conclusin o duracin esperados y la

respectiva varianza. Estudio de probabilidades.


EJEMPLO

Si en una licitacin pblica a suma alzada, 10 postores

presentan su oferta de plazo para ejecucin de una

edificacin, de acuerdo a los siguientes resultados

Postores 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Plazo (das) 180 170 190 180 160 180 170 180 180 150


EJEMPLO

Tabulamos los datos, definimos las frecuencias(f) y finalmente

determinamos la frecuencia relativa:

VALOR DE LA DURACIN FRECUENCIA FRECUENCIA RELATIVA

ESTIMADA EN PROPUESTA (F) P(A) = f/N

150 1 0.10

160 1 0.10

170 2 0.20

180 5 0.50

190 1 0.10

TOTALES 10 1


REPRESENTACION GRAFICA

La Tabla anterior se puede representar como Histograma, en el

cual se marca en el eje horizontal, las duraciones propuestas y en

el eje vertical las Frecuencias:


REPRESENTACION GRAFICA

Si graneamos los datos de los plazos propuestos vs. frecuencias

relativas, obtendremos lo siguiente:


MEDIA ARITMETICA

Comnmente llamado promedio o media. Es un valor tal que la suma de

las desviaciones o diferencias entre las observaciones y dicho valor es

cero; equivale a la suma de las observaciones dividida entre la suma de

ellos.

Formula: X = (SUMATORIA xi) / n

Donde: X = Media

x = Una observacin o medida,

n = Nmero total de observaciones.

Si trabajamos con frecuencias la frmula es

X = (SUMATORIA xi fi) / (SUMATORIA fi)

xi = Valor indicado de la fila i

fi = Frecuencia de la fila i

Reemplazando datos:

X = (150 + 160 +170x2 + 180x5 + 190) /10 X=174


MODA - MEDIANA

MODA.- Es el valor que corresponda a la frecuencia mxima. En

nuestro ejemplo 180 das se repite 5 veces, por tanto constituye la

moda.

MEDIANA.- La mediana de n observaciones xl ,x2,. ..xn

observaciones, es el valor ms intermedio una vez que los datos

son dispuestos de acuerdo a su tamao.

Primer caso.- Si nmero de observaciones es impar; en este caso

n es un nmero impar, la mediana es el valor de la observacin

con el nmero (n+l)/2.

Ejemplo: Determinar la mediana de 15,14,2,27 y 13. Ordenamos los

datos del ms pequeo al ms grande: 2,13,14,15,27. La mediana

es el 3er valor ms grande(5+l) / 2, es decir 14.


MEDIANA

Segundo caso. Si el nmero de observaciones es par, en este

caso la mediana es el promedio de las observaciones con los

nmeros n/2 y (n+2)/2.

Ejemplo 1: Determinar la mediana de 11,9,17,19,4 y 15. Ordenamos

los datos de menor a mayor: 4,9,11,15,17,19. La mediana ser el

promedio de los valores tercero y cuarto (ll + 15) / 2 = 13.

Ejemplo 2: La mediana de los plazos dada por los 10 postores

ordenados es: 150,160,170,170,180,180,180,180,180,190. Aplicando

las frmulas para la ubicacin de los dos valores a promediar,

tenemos: n/2= 10/2, es decir el valor en la quinta ubicacin

ordenada de menor a mayor y (n+2)/2 = (10+2)/2; es decir el valor

de la sexta ubicacin(180): Por tanto la mediana es 180, valor

similar a la moda.


RANGO VARIANZA DESVIACION ESTNDAR

RANGO: es la diferencia entre el valor mximo y el valor mnimo.

Rango: 180-150 = 30.

VARIANZA.- Es una medida fundamental de dispersin. Es la

desviacin cuadrada media de cada observacin. Sus unidades

son los cuadrados de las unidades de la variable. Se utiliza en el

clculo de la red PERT. Su frmula es:

( fi (xi X) ^ 2 ) / n

DESVIACIN ESTNDAR.- Como la varianza no muestra en la

grfica de distribucin de Frecuencias una claridad en la medida

de la dispersin, se utiliza la desviacin estndar, que nos mide la

desviacin de los datos respecto a la media. Es la raz cuadrada

de la varianza.


RANGO VARIANZA DESVIACION ESTNDAR

En funcin a los datos del ejemplo en desarrolllo postores),

vamos a elaborar la siguiente tabla:

Donde X=174 Varianza=1240/10 = 124

Desviacin Estndar = 11.14


3 estimaciones de duracin:

Duracin optimista (a).

Duracin ms probable (m).

Duracin pesimista (b).

Siguen la distribucin de probabilidad

beta.

Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6

Varianza del tiempo: v = (b a / 6)2

Duracin de las actividades de PERT


DIAGRAMA PERT 3. Control

El diagrama Pert utiliza estimaciones probabilsticas de tiempos de ejecucin

Lo que da lugar a la definicin de:

a : tiempo optimista, ( el menor tiempo posible )

m : tiempo mas probable,(la estimacin de tiempo mas exacta si todo sucede satisfactoriamente)

b : tiempo pesimista, (el mximo tiempo necesario)

Con los cuales se determina:

El tiempo esperado (Te) Te = (a+4m+b)/6

Desviacin estndar (te) te = (b-a)/6

Varianza ((te)^2) (te)^2=((b-a)/6)^2

Mediante la incorporacin de la desviacin estndar de los tiempos de

ejecucin, es posible estimar la fecha de terminacin de un proyecto con

una probabilidad del 50 % al 80 %


MTODO PERT

Tiempo pesimista

Tiempo normal o ms probable

Tiempo optimista

Duraciones aleatorias

tt t t

yt t

e

m p

t

p o

0 2

24

6 6

Mtodo PERT

Tcnicas de planificacin y control de proyectos


GESTION DE PROYECTOS Tiempos PERT estimados

2

6

ab

6

4 bmat

.a = Tiempo optimista para ejecucin de la actividad

.b = Tiempo pesimista para ejecucin de la actividad

.m = Tiempo ms probable para ejecucin de la actividad

.t = Tiempo esperado para ejecucin de la actividad

.v = varianza del tiempo de ejecucin de la actividad


NOMENCLATURA

NOMENCLATURA

Tx : Tiempo medio esperado

TxE: Tiempo medio esperado mas prximo

TxL: Tiempo medio esperado mas lejano

VxE , VxL : Varianzas correspondientes

TP : TIEMPO PROGRAMADO

E

L

Tx Vx


EJEMPLO

Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6

Varianza del tiempo: v = (b a / 6)2

EJEMPLO

Act. das a m b Te (te)^2

A 5 2 4 12 5 2.8

B 6 3 4 17 6 5.4

C 5 1 4 13 5 4

D 7 1 4 25 7 16

E 4 3 4 5 4 0.11

F 4 4 4 4 4 0

50 40

30 20

10 60

0 0

0 12.2

5 2.8

5 9.4

7 16

8 0.11

11 8.2

11 4

11 16.11

12 0

16 12.2

16 0


EJEMPLO


PROGRAMACION DE REDES PERT

En la red

T5xe = 0 + 10 + 20 + 8 + 30 = 68

V5xe = 0 + 0 + 0.44 + 1.77 + 44.44 = 46.65

Se toma esta varianza a pesar de que la suma de las varanzas a lo

largo de la ruta (0-1), (1-3), (3-5) es:

0 + 177.59 + 0 = 177.59 > 46.65 valor considerablemente mas

grande.

" La incertidumbre Involucrada en la ocurrencia del evento 5 es la

incertidumbre de la cadena (0-1), (1-2). (2-4) (4-5)."



Refirindonos al evento de terminacin 12:

T12 xe = 122 das

y una varianza asociada de:

V12 xe = 74.41

Desviacin estandar = 74.41 ^ = 8,68

Este dato sirve para definir la curva de distribucin de

probabilidad para la terminacin del proyecto. En la prctica para

proyectos con muchas actividades, como ya se mencion, esta

distribucin tiende a ser la curva de distribucin normal.


Estas dos tcnicas siguen seis pasos bsicos:

Definir el proyecto y todas sus actividades o tareas importantes.

Desarrollar las relaciones entre las actividades: decidir qu actividades deben preceder y cules deben seguir a las otras.

Dibujar la red que conecta todas las actividades.

Asignar las estimaciones de duracin y coste a

cada actividad.

Calcular el camino de mayor duracin de la red. ste es el denominado camino crtico.

Utilizar la red para ayudar a planificar, programar, seguir y controlar el proyecto.

PERT y CPM


Ventajas de PERT/CPM

Se utilizan en varias etapas de la direccin de

proyectos.

No son complejos matemticamente.

Utilizan representaciones grficas.

Proporcionan un camino crtico y tiempo de

holgura.

Proporcionan documentacin del proyecto.

Sirven para controlar los costes.

Las redes creadas proporcionan valiosa

documentacin del proyecto y sealan

grficamente quin es el responsable de las

diferentes actividades.

Aplicables a una gran variedad de proyectos e

industrias.

Se utilizan para controlar no slo programas, sino

tambin costes.


Duracin del proyecto

estimada (T):

Suma de las actividades

del camino crtico, t

Varianza del proyecto

(V):

Suma de las varianzas

de las actividades del

camino crtico, v

Utilizada para obtener la

probabilidad de la

finalizacin del proyecto

Duracin del proyecto


1995

Corel Corp.

Ejemplo de probabilidad de

finalizacin de PERT

Supongamos que es un

diseador de proyectos de

General Dynamics. El

proyecto de un submarino

tiene una duracin de

finalizacin estimado de 40

semanas, con una

desviacin estndar de 5

semanas. Cul es la

probabilidad de finalizar el

submarino en 50 semanas o

menos?


T = 40

s = 5

50 X

Distribucin normal

Z X T

= -

= -

= s

50 40

5 2 0 ,

m z = 0

s Z = 1

Z 2,0

Distribucin estndar normal

Conversin a la variable estndar


m z = 0

s Z = 1

Z 2,0

Z 0,00 0,01 0,02

0,0 0,50000 0,50399 0,50798

: : : :

2,0 0,97725 0,97784 0,97831

2,1 0,98214 0,98257 0,98300

Tabla de la probabilidad estndar

normal

Probabilidades en conjunto

0,97725

Obtencin de la probabilidad


PLANIFICACIN Y CONTROL DE PROYECTOS

Podemos definir un proyecto como una serie de tareas relacionadas, parcialmente ordenadas y generalmente dirigidas a la obtencin de un resultado importante, por lo que requiere un largo perodo de tiempo

para su finalizacin.

DIRECCIN DE PROYECTOS

Fases

Planificacin

Programacin

Control

Planificacin y control de proyectos


PLANIFICACIN DEL PROYECTO

Determinacin

de objetivos

Definicin del

proyecto

Determinar los

recursos necesarios

Organizacin

del proyecto

PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Secuencia de

actividades

Programacin

de recursos

Asignacin de

recursos

CONTROL DEL PROYECTO

COSTES CALIDAD TIEMPO

EJECUCIN DEL PROYECTO

Fases de un proyecto


Planificacin del Proyecto

1.- Determinacin de objetivos

Resultado

Coste

Tiempo

2.- Definicin del proyecto

Proyecto, hitos, sub-hitos y actividades

3.- Determinacin de los recursos necesarios

4.- Organizacin del proyecto

Equipos de proyecto

Planificacin del proyecto


GESTION DE PROYECTOS 1. Planificacin

Para la organizacin de un proyecto se

requiere:

Tener un objetivo especfico

Conocer: la fecha de cumplimiento

las actividades detalladas y sus costos asociados

Determinar los recursos necesarios,

(personal, suministros y equipos).


Microsoft Project


Que es un diagrama de Gantt?

Un grfico de Gantt es una herramienta

visual para ayudar a Plan, Gestionar y

Realizar el seguimiento de un proyecto o

proyectos.


Ejemplo diagrama Gantt


Planificacin de un Proyecto

Definir objetivos

Desarrollar tareas

Establecer plazos

Disponibilidad de recursos

Organizar


La gestin y seguimiento de un Proyecto

Observacion del progreso

Las tareas seran completadas a tiempo?

Es una tarea importante dentro del proyecto ?

Administrar Finanzas

El proyecto va a permanecer dentro del

presupuesto?


Usando MS Project

Definir el proyecto

Construir un plan

Establecer una fecha de inicio

Introduzca las tareas y duraciones

Asignar recursos

Lista de tareas

Afinar el plan


Usando MS Project (contd)

Administrar y realizar el seguimiento

Establecer una lnea de base

Introduzca las cifras efectivas

Ajustar el plan

Cierre el proyecto


Definiendo el proyecto

El objetivo del proyecto debera ser

definido por la persona / grupo que va a

administrar el proyecto.

Tareas, tiempos de inicio, y los plazos

deben ser claramente establecidos.


Establecer una fecha de inicio

. Al abrir un nuevo archivo de

Microsoft Project, el usuario es

avisado de forma automtica una

fecha de inicio. Establecer con

precisin la fecha de inicio ser el

futuro las entradas ms

conveniente.


Introduccin de tareas y duraciones

Las tareas se entr en el "Nombre de

tarea" columna

Subtareas son creadas por un grupo de

sangrado.

Duraciones podrn ser inscritos en el

nmero de das de trabajo o fechas de

inicio y fin se puede utilizar.


Norma Marcadores

Tarea Normal

Designa duracin de tarea ordinaria

Resumen Bar

Designar la duracion de un grupo de sub-tareas


Marcadores Especiales

Hitos

Un punto de referencia que marca un

acontecimiento importante en un proyecto y se

utiliza para vigilar la marcha del proyecto

Para crear un hito, Entrar"0" en el campo de

duracin


Cambio de los estilos de marcador

Haga doble clic en el marcador que quiere

cambiar el formato y en consecuencia


Asignando recursos

Un recurso puede ser una sola persona,

una pieza de equipo, o se puede

representar a un grupo.

La informacin sobre disponibilidad de

recursos incluyen, costos, y el tiempo de

trabajo

Los recursos son muy importantes en la

programacin exacta.


Assigning Resources

To Assign a Resource:

Select the task to which you want to assign the

resource

Click the Assign Resources button on the

toolbar


Assigning Resources

If resources are not already set up,

double click on the name box


Assigning Resources

Enter pertinent information and click OK.


Assigning Resources

When a resource has been selected, click

Assign


Vinculacin de Tareas

Algunas tareas requieren otra tarea que

se completar antes de que pueda

comenzar. Estas tareas deben estar

vinculadas.

Tareas y subtareas estn vinculados

mediante la asignacin de Predecesores.



Predecesor

Una tarea que debe comenzar o finalizar antes

de otra tarea puede comenzar o terminar

Sucesor

Una tarea que no puede comenzar o terminar

hasta que otra tarea comience o termine

Una tarea se convierte en un sucesor cuando

un nmero de fila se introduce en la columna

anterior


Afinar el plan

Cuando todos los recursos se han

asignado tareas adecuadas y estn

vinculados, el diagrama de Gantt original

ser completa

Asegrese de que las tareas se han

vinculado correctamente tarea y

duraciones son correctas.

El proyecto est ahora listo para

comenzar


Establecer una base

Una base de referencia se compara su

plan original para el proyecto con el

curso del proyecto.

Puede ver las tareas que se inici un

poco antes o despus de lo previsto,

super su presupuesto original, llev

ms tiempo de lo previsto, y as

sucesivamente.


Establecer una base

Crear una base de referencia una

vez que se haya pulido, y justo antes

de realmente empezar a trabajar en

el proyecto

Para realizar el seguimiento de los

costos, asegrese de introducir la

informacin de costo antes de crear

la base de referencia

Las actualizaciones pueden hacerse

fcilmente a la base si la

informacin que falta


Establecer una base

El plan de referencia incluye:

Tareas (fechas de inicio y fin, duracin, trabajo,

costo, divisiones, tiempo gradual de trabajo, y

Recursos (en el trabajo, el costo, tiempo

gradual de trabajo, y tiempo gradual costo)

Asignaciones (fechas de inicio y fin, el trabajo,

los costos, tiempo gradual de trabajo, y tiempo

gradual de costo)


Establecer una base

Para establecer una lnea de base:

Punto de Seguimiento en el men Herramientas

Haga clic en Guardar lnea de base


Introduccin de Progreso

Actualizar real fechas de inicio y fin de una

tarea.

En el men Herramientas, a punto de seguimiento y, a

continuacin, haga clic en Actualizar tareas

En virtud de reales, el tipo de inicio y Finalizar fechas


Introduccin de Progreso

Actualizacin sobre el progreso de una tarea Haga doble clic en la tarea que se actualizar

Introduzca un porcentaje

En el diagrama de Gantt, una barra de progreso

aparece en la barra de tareas


Seguimiento de diagrama de Gantt

Realiza un seguimiento de la marcha del

proyecto

Muestra qu tareas estn retrasados, y

que lo que se ha terminado el tiempo

Haga clic en el icono de Gantt de

seguimiento para ver



La determinacin de si las tareas son de

inicio y finalizacin de acuerdo con el

plan:

En el diagrama de Gantt de seguimiento,

punto en la tabla (men Ver) y haga clic

Diferencia.

Arrastra Divider la parte derecha de la

barra para ver la diferencia.

Variance is shown in Days


Seguimiento del pregreso

Determine si las tareas cuestan ms o

menos de los presupuestados

En el diagrama de Gantt de seguimiento, punto

en la tabla (men Ver) y haga clic en Costo

Arrastra la Divider barra hacia la derecha

para ver Costo Total Lnea de base y

campos


Diagramas PERT

Muestra un diagrama

de flujo del proyecto.

Cada cuadro representa

una tarea en el

proyecto.

Conexin flechas

muestran las

dependencias entre

tareas.

Para ver, haga clic en el

icono grfico PERT


Vista de calendario

Mantiene pestaas

de tareas cuando se

producen.

Ver rpidamente las

tareas cunto

tiempo tome, una

vez que comienzan y

terminan, y la

manera en que se

produzcan en

relacin con otras

tareas.

Para ver, haga clic

en el icono

Calendario


Vista de tareas

El trabajo con la

tarea y los recursos

de informacin de

lado a lado.

Crea fcilmente

tiles acerca de los

informes, cuando un

recurso est

programado para

trabajar en una

tarea.

Para ver, haga clic

en el icono Tareas

de uso.


Vista de grafica de los recursos Ver si los recursos

asignados son ms que

la capasidad de los

trabajos asignados y

cuanto es el costo de

estos en un calendario

grafico

Para ver, haga clic en el

icono Grfico de

recursos


Ms vistas

Ver hoja de recursos

Manera fcil de revisar, aadir, editar los datos

sobre los recursos

Ver uso de los recursos

El trabajo con los recursos y la informacin de

las tareas al lado de la otra


El proyecto esta ahora terminado !!

MS Project es una herramienta muy

poderosa si se utiliza correctamente

Este programa puede ahorrar mucho

tiempo a los ingenieros que estn

interesados en el tiempo, coste, etc

Mantiene automticamente su proyecto

organizado

.


Gracias por su atencion!!

Septima Unidad - Pert -Control de Proyectos

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