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10 CLAVES PARA UN

PROYECTO DE INTERCAMBIO

ELECTRÓNICO DE

DOCUMENTOS

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10 CLAVES PARA UN PROYECTO DE INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS

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SUMARIO

1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................ 4

2. ALGUNAS ACLARACIONES RESPECTO A LAS CLAVES ..................................... 5

3. CLAVES PARA TENER EXITO EN UN PROYECTO DE FACTURA ELECTRÓNICA Y EDI 6

3.1. PRIMERA CLAVE: ASUMIR LA PARTICULARIDAD DEL PROYECTO ............................... 6

3.2. SEGUNDA CLAVE: TODOS LOS FACTORES DEBEN TENER TOTAL SOLUCIÓN. ............... 6

3.3. TERCERA CLAVE: DETERMINAR LOS MOTIVOS REALES PARA PONER EN MARCHA SU PROYECTO. ........................................................................................................................ 7

3.4. CUARTA CLAVE: EL EMISOR Y RECEPTOR SON ESENCIALES PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO ......................................................................................................................... 7

3.5. QUINTA CLAVE: LA FACTURA ES UN DOCUMENTO DINAMIZADOR PERO LO ESENCIAL ES LA GESTIÓN DE SU CONTENIDO Y LA VISIBILIDAD DE SU GESTIÓN. ................................. 8

3.6. SEXTA CLAVE: ASUMA SU PROYECTO Y BENEFÍCIESE DEL CAMBIO. ........................... 9

3.7. SÉPTIMA CLAVE: NO COMIENCE DE CERO Y EVITE LA FALTA DE CONECTIVIDAD. ..... 10

3.8. OCTAVA CLAVE: LA SEGURIDAD EN SU JUSTA MEDIDA. CUIDADO CON EL CORREO ELECTRÓNICO. ................................................................................................................. 11

3.9. NOVENA CLAVE: UNA TECNOLOGÍA COMPLETA. .................................................... 11

3.10. DÉCIMA CLAVE: SU PROYECTO DE PUESTA EN MARCHA. ..................................... 12

4. QUIÉN ES SERES .......................................................................................... 13


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1. INTRODUCCIÓN

El intercambio electrónico de documentos es una tecnología malinterpretada en numerosas

ocasiones. Su concepción es muy amplia y muchas empresas pueden relacionarla sólo con el

correo electrónico, con el uso de EDI o incluso con la relación a través de portales de entidades

que han optado por utilizarlos como canal de relación con sus socios.

En realidad el intercambio electrónico de documentos va más allá de la mera tecnología que se

utilice.

Este White Paper busca, a través de 10 claves, incidir en la importancia de otros factores,

además del tecnológico, y que, bajo la amplia experiencia práctica de Seres, demuestran que

dejar de lado un factor o asumir un rol u otro pueden hacer que un proyecto tenga éxito.

Estamos hablando de trasladar millones de dólares en pérdidas a ganancias.

Entendemos éxito, al proyecto que sustituye tareas manuales, improductivas y rutinarias por

procesos automáticos que permitan a las empresas realizar su labor de una forma más rápida,

económica y productiva a la vez que generan el entorno propicio para que sus socios se

beneficien de ese cambio, y permiten ser independiente del volumen e importancia del

documento intercambiado.

Esta experiencia se basa en casos reales; como un empresa de lácteos que tuvo que fue capaz

de triplicar el volumen de sus documentos en apenas meses por la expansión en un nuevo país,

una gran superficie de distribución que es capaz de pagar sus facturas sin intervención humana,

una administración regional que da servicio a todas sus entidades locales desde un único punto

permitiendo diferentes estándares para sus proveedores, una empresa de servicios que decidió

parar su proyecto de digitalización al darse cuenta de los costes incrementales que asumía con

su solución tecnológica, o una empresa que accediendo a la red de Seres pudo llegar a sus

clientes dado que su proveedor anterior era incapaz por falta de conexión (interoperabilidad).


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2. ALGUNAS ACLARACIONES RESPECTO A LAS CLAVES

La factura electrónica, o comprobante electrónico, es un documento especial. Es por ello que

muchos han conocido antes la factura electrónica que el EDI, entendido como Intercambio

electrónico de documentos.

La factura no deja de ser un documento más en la relación entre los Gobiernos, las empresas,

etc. por lo que en él confluyen muchos intereses. La gran diferencia es que sin factura puede

existir proyecto EDI, de hecho, muchas empresas empiezan por el pedido, contrato o incluso

por los estados de cuenta.

La factura está siendo obligada en numerosos países por lo que, si bien estas claves sirven para

cualquier documento, toman especial atención a las facturas.

Dado el impacto del cambio tanto a corto como a largo plazo, es recomendable asesorarse por

expertos que tengan larga experiencia nacional e internacional, en diferentes sectores y con

diferentes requisitos. Factores esenciales para poner en marcha un proyecto con éxito.


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3. CLAVES PARA TENER EXITO EN UN PROYECTO DE FACTURA

ELECTRÓNICA Y EDI

3.1. PRIMERA CLAVE: ASUMIR LA PARTICULARIDAD DEL PROYECTO

Emitir o recibir documentos electrónicos no es un proyecto individual de una entidad, como

puede ser poner en marcha un programa informático (ERP) para facturar, donde la decisión se

centra que cubrir las necesidades internas de la entidad, sino que es un proyecto conjunto con

sus socios comerciales y de negocio, principalmente proveedores y clientes, aunque es común

añadir otras figuras como empleados, accionistas, gobierno…

3.2. SEGUNDA CLAVE: TODOS LOS FACTORES DEBEN TENER TOTAL

SOLUCIÓN.

Por lo tanto para entender un proyecto de intercambio de documentos se debe dar solución

completa a cuatro factores:

⟩⟩⟩⟩ El papel que juega el emisor. Más detalle en la Cuarta Clave: El emisor y receptor son

esenciales para el éxito del proyecto.

⟩⟩⟩⟩ El del receptor de los documentos. Más detalle en la Cuarta Clave: El emisor y receptor

son esenciales para el éxito del proyecto.

⟩⟩⟩⟩ El mensaje y la información contenida. Más detalle en la Quinta Clave: La factura es un

documento dinamizador pero lo esencial es la gestión de su contenido y la visibilidad de

su gestión.

⟩⟩⟩⟩ El contexto y la relación. Más detalle en la Sexta Clave: Asuma su proyecto y benefíciese

del cambio.


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3.3. TERCERA CLAVE: DETERMINAR LOS MOTIVOS REALES PARA

PONER EN MARCHA SU PROYECTO.

Existen principalmente cuatro tipos de motivos. El primero es estratégico y su objetivo es hacer

a la organización más competitiva y potente. El segundo surge de la sumisión que asumen los

socios de negocio de las entidades que ponen en marcha proyectos de intercambio de

documentos. El tercero es impositivo, vinculado directamente a los Gobiernos, donde justifican

el proyecto por factores recaudatorios. El último tiene un carácter excepcional y busca

relacionar el proyecto con otros factores como puede ser el medioambiental.

El primero premia la optimización de procesos y el ahorro de costes, ejes para una gestión

moderna y ágil. En el segundo, la obligatoriedad lleva a muchas entidades a tomar una decisión

precipitada para "salir del paso", que les impide disfrutar de las ventajas de un proyecto

definido como estratégico para el negocio. El tercero se mejora el control administrativo y de

gestión de la fiscalidad del país pero deja a los obligados dedicando recursos solamente en

cumplir con el requisito. El cuarto sirve para sumar la iniciativa a un proyecto mayor, en la

mayoría de los casos oculto para el público general, como puede ser trasladar al mercado su

compromiso con el medioambiente…

3.4. CUARTA CLAVE: EL EMISOR Y RECEPTOR SON ESENCIALES PARA EL

ÉXITO DEL PROYECTO

Ya sea su entidad promotora de un proyecto de emisión y/o recepción debe estar alerta que

tanto sus clientes, empleados... como proveedores, acreedores, etc. deben ser sumados al

proyecto. De nada sirve tener el mejor caballo si hace la carrera en solitario.

Es por ello que muchas entidades confunden cuál es su rol en el proyecto.

Algunas asumen el rol de


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⟩⟩⟩⟩ protector, es decir, facilito una solución gratuita para que mis socios de negocio hagan

su cambio más fácilmente. La realidad es que muchas saben cómo dar el paso solo, de

hecho, algunas ya lo habían dado y Usted no lo sabía. Otras, sobre todo las pequeñas, es

cierto que necesitarán alguna asesoría pero más enfocado a aportar ayuda a

comprender la situación y sus beneficios.

⟩⟩⟩⟩ opresor, es decir, facilito mi solución y que se adapten a ella bajo unas condiciones que,

en algunos casos, rozan la ilegalidad y donde se fomenta la falta de interoperabilidad.

Esta situación crea tensión, incomodidad además de enturbiar la relación con sus socios

negocio. Insostenible a largo plazo.

⟩⟩⟩⟩ facilitador, es decir, cambiar sin que parezca que nada ha cambiado donde la entidad

asume todo el peso del cambio para que su socio siga trabajando igual. Son situaciones

donde el papel cohabita con lo electrónico y donde si bien a corto plazo los resultados

suelen ser buenos a medio plazo la situación es muy rígida y costosa.

⟩⟩⟩⟩ pragmático, es decir, el que traslada e informa a los socios el cambio como algo

inevitable para una gestión más eficiente, donde todos ganan y se muestran un amplio

abanico de posibilidades que permitirán adaptarse al nivel tecnológico y situación de

cada participante para que hagan el cambio de la mejor manera posible. Mientras antes

hagas el cambio mejor para tu negocio y la relación.

3.5. QUINTA CLAVE: LA FACTURA ES UN DOCUMENTO DINAMIZADOR

PERO LO ESENCIAL ES LA GESTIÓN DE SU CONTENIDO Y LA

VISIBILIDAD DE SU GESTIÓN.

La factura electrónica es el documento preferido para iniciar un proyecto de intercambio de

documentos dado que es un documento:


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⟩⟩⟩⟩ bisagra, está entre la cadena de suministro y la financiera. Por lo que tiene diverso

interés y necesidad según las áreas de la entidad que lo trate.

⟩⟩⟩⟩ fiscal y tributario, soporta impuestos y, por lo tanto, es esencial para la inspección

tributaria.

⟩⟩⟩⟩ justificante, sirve para evidenciar una relación comercial, de prueba para un juicio,

justificación para una subvención...

⟩⟩⟩⟩ tecnológico, contiene información que si está estructurada las máquinas la pueden

traten automática capacitando a la entidad a trabajar de forma más rápida.

Si bien es cierto que aceptar facturas electrónicas requiere de una normativa que le dé el

mismo valor que una factura papel debemos ser conscientes que el principal valor de una

factura es su contenido.

Contenido al que se le añade la información del estado de la factura que sustenta las

verdaderas bases de su éxito. Conocer el estado de una factura de forma automática, si la ha

recibido, abierto, tratado, rechazado y su motivo... es un elemento vital para sumar al proyecto

lo antes posible el mayor número de socios posible.

Integrar esta información en los sistemas informáticos de gestión de su entidad da visibilidad

"en vivo" de cuál es su situación financiera respecto a la deuda comercial, ratio de pagos, nivel

de morosidad, situación de la tesorería a corto plazo, etc. algo de vital importancia para la toma

de decisiones de cualquier entidad.

3.6. SEXTA CLAVE: ASUMA SU PROYECTO Y BENEFÍCIESE DEL CAMBIO.

Si miramos directamente al volumen de ahorros de costes de un proyecto de intercambio de

documentos, como puede ser el de facturas claramente detectaremos que quieren más se

benefician son:


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⟩⟩⟩⟩ Los que emitan muchas o tenga mucha dispersión geográfica de facturas.

⟩⟩⟩⟩ Los que reciban muchas facturas.

¿Esto quiere decir que los demás no se pueden beneficiar de ahorro de costes significativos?

Efectivamente, a corto plazo no. En este grupo de entidades se suelen encontrar la mayor parte

de las empresas medianas y pequeñas del mundo. Son estas las que deben mirar la

optimización de proceso como principal razón del cambio o asumirlo como suyo y liderar su

proyecto sumando todas las facturas de su entidad.

En cualquier caso, la factura electrónica tiene atributos inimaginables para el mismo

documento en papel, como la posibilidad de verificar su integridad y la identidad del emisor.

Una vez que el proyecto está en marcha surgen beneficios mayores que los económicos.

3.7. SÉPTIMA CLAVE: NO COMIENCE DE CERO Y EVITE LA FALTA DE

CONECTIVIDAD.

Intercambiar documentos de forma electrónica implica conocer cómo hacer llegar las facturas a

su destinatario. Esta labor está más controlada en papel donde el acceso a las direcciones

postales ha permitido solucionar esta problemática.

Sin embargo en ámbito electrónico esta situación es completamente diferente. Es por ello que

es necesario formar parte de redes de negocio interconectadas. Evita la "redes cerradas", esas

que para poder intercambiar con sus socios, estos deben contar obligatoriamente con conexión

a esa red cerrada.

No se engañe, no existe un red que contengan todas las entidades y lo que en un principio es

una ventaja al tiempo se convierte en un freno mucho mayor para su proyecto.


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Comience su proyecto en una red que cuente con un buen número de interconexiones y de

usuarios. Esto le permitirá no empezar el proyecto de cero y empezar a dar resultados desde el

primer minuto. El crecimiento de usuarios de la red y el aumento de conexiones con otras redes

hará que su proyecto sea sostenible y rentable a largo plazo.

Evite los “portales” propios o minoritarios que hacen a los participantes ir a cada uno para

gestionar sus documentos. Quizás sea una solución sencilla internamente pero descuida la

realidad de sus socios de negocio (ver Segunda Clave: Todos los factores deben tener total

solución.)

3.8. OCTAVA CLAVE: LA SEGURIDAD EN SU JUSTA MEDIDA. CUIDADO

CON EL CORREO ELECTRÓNICO.

Intercambiar documentos implica que información sensible para su negocio, como precios

pactados, proveedores, condiciones contractuales, nivel salarial... puedan salir a la luz.

El correo electrónico es la tecnología más extendida y fácil de usar pero también la más

insegura. Tanto desde el punto de vista de integridad del contenido como de autenticidad.

En la actualidad existe numerosa tecnología que aportan seguridad al correo electrónico pero,

¿estaría seguro de enviar su información a través de un canal donde predomina el spam,

suplantación de identidades, etc.?

3.9. NOVENA CLAVE: UNA TECNOLOGÍA COMPLETA.

La solución tecnológica que elija será una parte importante de su proyecto.


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Es necesario contar con un servicio global, que dé cobertura a las necedades de su centro de

actividad así como a todo el mundo; completo, que cuente con tecnología disponible según sus

requisitos y los de sus socios; a largo plazo, que aporte confianza y permita su evolución de

forma ágil; en funcionamiento, que no sea un esquema dibujado en teoría; no intrusiva, que

no obligue a cambiar la forma de hacer las cosas y los sistemas para incorporarla; y entendible,

que no maree con tecnicismos y se adapte a las necesidades de todos los participantes.

3.10. DÉCIMA CLAVE: SU PROYECTO DE PUESTA EN MARCHA.

La solución tecnológica no es lo único importante.

Convencer, educar y facilitar el cambio es esencial para el éxito de su proyecto. Es necesario

que tanto los participantes internos de la entidad como la de los socios de negocio

participantes tengan claro:

⟩⟩⟩⟩ Los beneficios tanto para su entidad como para sus socios,

⟩⟩⟩⟩ Las fechas del cambio, que deben ser tajantes y respetadas con el calendario marcado,

⟩⟩⟩⟩ Las necesidades especiales de información, donde se indique que información especial o

adicional es necesaria para la correcta gestión interna del documento,

⟩⟩⟩⟩ Dónde y cómo enviar o recibir los documentos.


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4. QUIÉN ES SERES

Seres es líder europeo en el mercado de servicios de intercambio electrónico seguro de

documentos desde hace más de 30 años. Cuenta con presencia en Latinoamérica desde más de

10 años y es un socio tecnológico para ayudar en la transformación digital priorizando en

optimizar, automatizar y asegurar el intercambio de documentos electrónicos B2B, B2G y B2C.

Como filial de Docapost (Grupo La Poste), Seres es un jugador importante en el mercado

mundial de soluciones de gestión electrónica de documentos. Seres es un grupo internacional

presente en Francia, España, Alemania, Portugal, México, Colombia, Ecuador, Argentina y Perú

y, a través de sus socios, en Canadá, EEUU, Reino Unido, Bélgica, Suiza, Italia, etc.

Sus soluciones permiten la optimización de procesos de negocio y la automatización de los

intercambios electrónicos de documentos en el que actúa como tercero de confianza. Entre

sus servicios destacan, SERES e-FACTURA®, plataforma global de factura electrónica, SERESNET,

servicios de intercambios EDI de uso imprescindible en sectores como el retail, automoción,

sanidad, etc. y, VERIPOST, servicio de correspondencia electrónica certificada.

Más información en www.groupseres.com.

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