AUTORIDAD NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL - SERVIRGerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos – GDSRH

SEMINARIO MACROREGIONAL SOBRE ELPROCESO DE TRÁNSITO DE ENTIDADES Y DESERVIDORES CIVILES AL NUEVO SERVICIOCIVIL

LINEAMIENTOS DEL TRÁNSITO Y LAGESTIÓN DEL CAMBIO

PAUTAS PARA EL SEMINARIO

Es un seminario, no un debate.

Las preguntas que surjan a partir de las exposiciones deberánser formuladas utilizando el formato respectivo y seránrespondidas al final del seminario.

Las constancias de participación se entregarán sólo a laspersonas que asistan a toda la conferencia y al final de la misma.

Celulares apagados.

OBJETIVO

Dar a conocer los lineamientos

generales para el tránsito de las

entidades y de los servidores civiles al

nuevo servicio civil y algunas pautas de

como gestionar el cambio.

AGENDA

Es un seminario, no un debate.

Las preguntas que surjan a partir de las exposiciones deberánser formuladas utilizando el formato respectivo y seránrespondidas al final del seminario.

Las constancias de participación se entregarán sólo a laspersonas que asistan a toda la conferencia y al final de la misma.

Celulares apagados.

LINEAMIENTOS DEL TRÁNSITO Y LAGESTIÓN DEL CAMBIO

AGENDA

1. Introducción Objetivos de la Reforma del Servicio Civil

Mitos del Tránsito

Tránsito a la Ley del Servicio Civil

2. ¿Qué es la gestión del cambio? Fases de la gestión del cambio

Dificultades para la gestión

Responsabilidades durante el proceso

1. Introducción Objetivos de la Reforma del Servicio Civil

Mitos del tránsito

Tránsito a la Ley del Servicio Civil

• ‘Profesionalizar’ el Servicio Civil: Se busca que el puesto esté ocupado por elservidor más idóneo (a través de la meritocracia) y así contar con un ServicioCivil que ofrezca servicios de calidad en favor de la ciudadanía.

• Gradualmente, alcanzar un único régimen: terminar con el desorden encontrataciones, remuneraciones, deberes y derechos de los servidores.

• Consolidar el Sistema de Gestión de Personas del Estado y sus actores clave:Contar con instrumentos y técnicas modernas de gestión y fortalecer lasOficinas de Recursos Humanos.

OBJETIVOS DE LA REFORMA DEL SERVICIO CIVIL

PREPARACIÓN

ANÁLISIS SITUACIONAL

MEJORA INTERNA

IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO RÉGIMEN

• Conformación de la Comisión de Tránsito

• Capacitación al Comité de Tránsito

• Sensibilización a los trabajadores de la entidad

• Ejecución del Mapeo de Puestos

• Ejecución del Mapeo de Procesos

• Identificación de espacios de mejora

• Aplicación de mejoras priorizadas

• Ajustes al Mapeo de Procesos

• Cálculo de la Dotación de puestos y posiciones

• Elaboración del Manual de Perfiles de Puestos

• Valorización de puestos• Elaboración del Cuadro

de Puestos de la Entidad

• Organización y ejecución de concursos para ocupar las posiciones presupuestadas.

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TRÁNSITO AL RÉGIMEN DEL SERVICIO CIVIL

Tránsito de las

entidadesTránsito de los

servidores

Es la información estructurada respecto a laubicación de un puesto dentro de la estructuraorgánica, misión, funciones, así como también losrequisitos y exigencias que demanda para queuna persona pueda conducirse y desempeñarseadecuadamente en un puesto.

PERFILES DE PUESTOS: ¿QUÉ ES UN PERFIL DE PUESTO?

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Selección de personal

Desplazamiento

Inducción de personal

.

Evaluación del desempeño

Capacitación de personal

.

El perfil de puesto sirve y enlaza otros procesos técnicos de gestión

de recursos humanos.

IMPORTANCIA DEL PERFIL DE PUESTO

Planificación deRRHH.

Vinculación

.

Periodo de Prueba

.

Progresión en la carrera

Provee información de los puestos a cubrir en los procesos de selección y para definir las técnicas de evaluación

Brinda los datos para elaborar el CPE

Sirve para establecer los factores de evaluación (metas y compromisos asociados al puesto).

Provee información para elaborar el contenido del contrato o resolución

Coadyuva a analizar las alternativas de desplazamiento del personal.

Orienta la inducción al puesto, en adición a la inducción sobre el Estado y la entidad

Sirve de criterioorientador paraevaluar en elperiodo de prueba

Es fuente de información complementaria para el DNC, respecto del cierre de brechas

Coadyuva a analizar las alternativas de progresión y la proyección de planes de desarrollo.

EL CUADRO DE PUESTOS DE LA ENTIDAD - CPE

• El CPE es un documento de caráctertécnico, normativo y estratégico.

• El CPE promueve la transparenciade la entidad y permite alinear unode los ejes transversales señaladosen la Política Nacional deModernización de la GestiónPública (PNMGP): GobiernoAbierto.

Transitar de una gestión pública basada en la administración de

planillas

Gestión Estratégica de los Recursos Humanos en las

entidades

Contribuye a

Es el instrumento de gestión en el cual las entidades establecen los puestos, su

valorización y el presupuesto asignado a cada uno de ellos, incluidos los puestos

vacantes. El CPE debe contemplar todos los puestos de la entidad que se

encuentran bajo los regímenes de la Ley N° 30057, los D.Leg N° 276 y 728, y las

carreras especiales.

2. ¿Qué es la Gestión del Cambio? Fases de la Gestión del Cambio

Dificultades para gestionar el cambio

Actores del proceso

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DE QUÉ SE TRATA LA GESTIÓN DEL CAMBIO

Es permanente en tanto las entidades públicas se encuentren en procesos de modernización, reforma y mejora continua.

“Alcanzar y consolidar, a través de distintas etapas, la visión de lo que una entidad

debe llegar a ser a situación futuro a partir de su situación actual”.*

*Plan Nacional de Modernización del Estado.

Fase de Arranque: Identificación de actores clave

Fase de Diseño y Despliegue:

• Plan de comunicación y sensibilización.

• Plan de liderazgo

Fase de seguimiento: Institucionalización del cambio.

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Identificar el grado de compromiso de los siguientes actores clave:

- Titular de la Entidad

- Directivos

- Líderes sindicales

- Líderes informales de la organización (criterios para su identificación)

¿Brinda información de manera oportuna para el desarrollo de las etapas y los lineamientos

de tránsito?

¿Demuestra abiertamente que no se opone al proceso de tránsito de su entidad?

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BA

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AL

TO

GRADO DE COMPROMISO

DESACUERDO NO SE OPONE CONVENCIDO DEL

PROCESO

I. FASE DE ARRANQUE: IDENTIFICACIÓN DE ACTORES CLAVE

Las comunicaciones relativas deben ir alineadas con los mensajes y objetivos

del resto de elementos que componen la Ley del Servicio Civil. Se deben

considerar esos colectivos de interés.

La comunicación se debe desarrollar gradualmente, asentando los objetivos de

cada una de las etapas de dicho proceso de tránsito y los grupos a los que se

dirige. Así, se pretenden evitar grandes impactos en los receptores y gestionar

de forma adecuada y personalizada el impacto del cambio entre los implicados.

Se debe asegurar un flujo de información continua durante el proceso, dirigida

tanto al personal directivo como al operativo, estén o no vinculados en ese

momento con el proceso de estudio. Asimismo, la comunicación debe estar

abierta en todo momento a la resolución de dudas o aclaraciones pertinentes.

La jerarquía existente en las entidades públicas constituye una oportunidad y

medio de comunicación clave dentro del Plan de Comunicación.

1. Alineamiento con la LSC

2. El Plan de Comunicación

3. Aprovechamiento de la jerarquía institucional

4. Comunicación continua

II. FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR ACABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN

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FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN

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Son los agentes participantes en la transmisión de la sensibilización. Sepropone asignar responsabilidades y mensajes a cada uno de losniveles propuestos, de manera que cada uno de ellos tenga suaudiencia y objetivos que alcanzar.

Nivel 1 (alta dirección y ORH): El emisor a nivel 1 deberá ser SERVIR. De este modo, SERVIR debe llegar al nivel jerárquico más alto de las entidades (o bien la dirección de la entidad, el Comité de tránsito o ambos) para transmitirle el ciclo, metodología y finalidades del cambio.

Nivel 2 (jefes de órganos/UO): serán los miembros de la Alta Dirección los encargados de comunicar y sensibilizar a este nivel.

Nivel 3 (servidores de la entidad): los responsables de comunicar y sensibilizar a la totalidad de la entidad sobre la implementación, cuales son sus objetivos y como afectan los cambios a la situación de estos.

FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN

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De acuerdo a lo mencionado, se deben tener en cuenta varios factores a la

hora de definir los mensajes:

Se debe tratar de mensajes claros y entendibles por cada uno de

los niveles.

Debe mantener consistencia con la misión y visión de la LSC

Es importante resaltar aquellos puntos más importantes dentro

de los mensaje, donde centrar el foco de atención.

Deben transmitir credibilidad a los diferentes niveles.

Es necesario que se adapten a las diferentes necesidades de la

audiencia

Definidos los niveles de audiencia a los que se desea llegar, es importante

definir los mensajes objetivos para cada nivel:

Nivel 1 y 2: Transmitir el objetivo y alcance del cambio, así como

su ciclo y proceso de impacto.

Nivel 3: Transmitir el proceso del cambio, cuales son sus objetivos

y como impacta en la situación de los servidores.

FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN

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• La elección de los canales de comunicación va a venir determinada

por los mensajes a transmitir y por la audiencia objetivo a la que estos

se dirijan.

Canal Descripción Características

Reuniones de trabajo de alto

nivel

Reuniones con un grupo reducido de personas de alto nivel

•Audiencia seleccionada y reducida.

•Normalmente utilizados para comunicaciones de alto nivel o con grupos seleccionados de entidades clave.

•Canal y mensajes personalizados, no válido para audiencias amplias.

Sesiones informativas

Reuniones presenciales frente a un gran número de personas

•Audiencia amplia.

•Presentación de mensajes claro, únicos y concisos.

•Debe permitirse la interacción con la audiencia a fin de que se resuelvan dudas e inquietudes.

Correo electrónico

Mensajes enviados a través del correo electrónico

•Audiencias seleccionadas o masivas

•Mensajes personalizados o institucionales

•No es útil como foro de discusión, sólo utilizar como medio informativoy de forma puntual.

Herramientas web

Intranet de cada institución, prensa online, videos promocionales y otras herramientas online

•Audiencia amplia: agentes internos y externos

•Mensajes institucionales o formativos

•Utilizada para comunicar los principales cambios e hitos en la implementación

FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABO PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

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MENSAJE

• Los mecanismos de retroalimentación permiten recoger información

de la audiencia objetivo de la comunicación y de su entorno. Esta

información permitirá:

- Introducir acciones de mejora, a partir de las sugerencias o

dudas de la audiencia o a partir del análisis de la información

recogida.

- Analizar la consecución de los objetivos del Plan de

Comunicación. Conocer si lo que se quiere transmitir a la

audiencia objetivo es lo que se ha transmitido, el grado de

comprensión y de aceptación de los implicados.

- Registrar los resultados de la comunicación, su puesta en

marcha y la eficacia y eficiencia de los canales utilizados.

FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE COMUNICACIÓN YSENSIBILIZACIÓN

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Temas a trabajar con directivos y los líderes informales:

• Apertura al cambio.

• Transmisión e impacto de mensajes clave.

• Manejo de motivaciones de su personal a cargo.

• Manejo de conflictos.

FASE DE DISEÑO Y DESPLIEGUE: EL PLAN DE ACCIÓN Y SEGUIMIENTO A LLEVAR A CABOPARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO EN LA ENTIDADES - PLAN DE LIDERAZGO

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FASE DE SEGUIMIENTO: INSTITUCIONALIZACIÓN DEL CAMBIO

Tras la implantación del proyecto, es crítico que haya un seguimiento de los resultados obtenidos para

conocer si el cambio se implementó de manera exitosa.

Para ello se debe evaluar el nivel de compromiso de las personas y sobre todo de los líderes,

respondiendo a las siguientes preguntas:

¿Los líderes dieron soporte al proyecto?

¿Los líderes apoyaron a sus compañeros para adoptar el cambio?

Por otro lado, se deben evaluar los indicadores definidos previamente como pueden ser:

Tiempos de demora del proceso de tránsito (real vs proyectado)

Personas que postulan al nuevo régimen

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PRINCIPALES DIFICULTADES PARA LA GESTIÓN DEL CAMBIO - Realidad

Fatiga del cambioDemasiado tiempo y

esfuerzo

No contar con las habilidades necesarias

para asegurar el mantenimiento del

cambio en el tiempo.

Cambios impuestosConocer el contexto actual

de la organización

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ACTORES EN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CAMBIO

• Secretaría de Gestión Pública - SGP

• SERVIR

• ORH

• Comisión de tránsito

• Directivos de las entidades

• Otros agentes de interés

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Gerencia de Desarrollo del Sistema de Recursos Humanos

SERVIR

¡MUCHAS GRACIAS!